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Sumrio
A melhor preparao para o trabalho de amanh o bom trabalho de hoje (in Ana Santiago, Forma Formao Portal do Ser) Estabelecer o caminho que a organizao quer percorrer no futuro, atravs de estratgias e tcticas (Filipe Pedro et al) al) Determinao dos meios mais indicados para atingir os fins definidos (Filipe Pedro et al) al)
Proposta de Evento
A identificao e conhecimento do pblico-alvo torna todas as decises de planeamento do evento mais claras
Essa estratgia definida j no mbito de uma estratgia mais geral (macro) do evento (ver slide 5)
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A escolha de uma m data/hora para a realizao do evento pode causar o INSUCESSO do mesmo! Pormenor muitas vezes descurado pela organizao
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Deve-se ter em conta que o programa o mapa que orientar o participante ao longo de todo o evento. Se esse mapa no existe ou est 14 mal construdo as dvidas sero maiores sero defraudadas as expectativas dos participantes
B) Recursos Humanos Determinar necessidade de pessoal Analisar e descrever funes Definir polticas e procedimentos Elaborar oramento Efectuar recrutamento e seleco Formar equipa Supervisionar e avaliar desempenho
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Um levantamento exaustivo dos recursos a necessitar para cada evento revela-se uma etapa fundamental no processo de planeamento
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Necessidade de transmitir a informao sobre o evento aos colaboradores envolvidos no planeamento, execuo e controlo
Como j verificamos, a montagem e realizao de um evento exige a contratao de vrios servios prestados por empresas especficas (ver slide 8, mdulo 2)
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Classificar e ordenar de forma lgica as actividades a desempenhar Atribuir responsabilidades e tarefas . Fixar alternativas possveis no caso de sucederem falhas Preparar sistema de registo de visitantes, elaborar cronograma geral do evento, checklists, dirio de gesto de espao
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Verificar o indicar o investimento total previsto para o evento Aps definio clara de toadas as actividades deve-se elaborar novo oramento mais preciso e real comparando-o com o preestabelecido e proceder a ajustes O oramento deve indicar todos os servios a prestar, assim como custos Fazer ainda referncia a condies do oramento: modalidades de pagamento, condies de cancelamento, validade;
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Fase fundamental do planeamento, muitas vezes esquecida Fase essencial que permite fazer um balano construtivo do evento Permite identificar erros cometidos e aspectos positivos Informao fundamental para a realizao dos prximos eventos
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O planeamento do evento dever responder s seguintes questes: - O que - Por que - Para que - Onde - Como - Quando - A quem - Quem - Com que
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- O que (natureza do projecto) - Por que (origem) - Para que (objectivos) - Onde (Local) - Como (actividades, planeamento logsticos, metodologia) - Quando (calendarizao) - A quem (pblico-alvo) - Quem (entidade anfitri, organizadora, colaboradores) - Com que (recursos materiais, financeiros)
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- Filipe Pedro et al (2005), Gesto de Eventos - Ana Santiago, Aco de Formao Organizao e Gesto de Eventos, Portal do Ser, Lisboa, Maio de 2007
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