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IV.

Planeamento e Organizao de Eventos


4.1. Importncia do planeamento 4.2. Marketing de eventos/ Perspectiva estratgica de eventos 4.3. Planeamento de eventos: etapas
Objectivos/P Objectivos/Pblicoblico-alvo Or Oramento dispon disponvel Estrat Estratgia do evento Tema Data e Local Programa Afecta Afectao de recursos Reunir os envolvidos Contrata Contratao de servi servios Estrat Estratgia de comunica comunicao Planeamento log logstico Novo or oramento Plano do evento Avalia Avaliao 1

Sumrio

4.1. Importncia do Planeamento

A melhor preparao para o trabalho de amanh o bom trabalho de hoje (in Ana Santiago, Forma Formao Portal do Ser) Estabelecer o caminho que a organizao quer percorrer no futuro, atravs de estratgias e tcticas (Filipe Pedro et al) al) Determinao dos meios mais indicados para atingir os fins definidos (Filipe Pedro et al) al)

Rever contedos sobre planeamento na disciplina de Marketing e Marketing do Turismo

4.1. Importncia do Planeamento


Planear um evento:
perspectivas duas

Perspectiva estratgica MACRO

Plano do evento MICRO


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4.2. Marketing de Eventos/Perspectiva estratgica de eventos


Porque razo necessrio o marketing na organizao e gesto de um evento? A utilizao dos princpios e ferramentas do marketing transmite SEGURANA na tomada de decises Transmite CONFIANA aos patrocinadores, logo, h maior probabilidade de obter patrocnio Maior probabilidade de SUCESSO do evento Avaliao mais cuidada e minuciosa no sentido de uma MELHORIA CONTNUA Ser o ALVO DE ESCOLHA dos consumidores dado o excesso de concorrncia
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4.2. Marketing de Eventos/Perspectiva estratgica de eventos


Qualquer organizao de evento uma actividade de marketing, ou seja, implica um processo estratgico Avaliar as necessidades do mercado/pblico para definio do evento Anlise da situao externa (programao, mercados, concorrncia, preos, condies polticas) e interna (recursos humanos, financeiros, relao com fornecedores e entidades locais, gesto de patrocnios). Exemplos? Identificar opes estratgicas: crescimento, consolidao, conteno, combinao Escolher a melhor estratgia de produto, preo, comunicao e distribuio

4.3. Planeamento de eventos: etapas


Qual o circuito do processo de planeamento?

Proposta de Evento

Estudo de viabilidade Plano de implementao

Metas e objectivos Necessidades de implementao

Acompanhamento e avaliao Prtica futura


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4.3. Planeamento de eventos: etapas


1 Objectivos e Pblico-alvo Definir de forma clara e precisa o objectivo Controlar a amplitude que se quer atingir Exemplos de objectivos:
- Lanamento de novo produto/marca - Reunio de pessoas/discusso de temas - Apresentao institucional da empresa - Promoo de empresa/produto/marca - Divulgao de uma regio/destino

4.3. Planeamento de eventos: etapas


1 Objectivos e Pblico-alvo
Identificar e seleccionar o pblico de interesse Identificar os segmentos e reas geogrficas de onde provm Perceber as suas necessidades, interesses e expectativas Definir o nmero de pessoas a atingir

A identificao e conhecimento do pblico-alvo torna todas as decises de planeamento do evento mais claras

4.3. Planeamento de eventos: etapas


2 Oramento disponvel
Verificar e analisar o oramento disponvel Estabelecer um oramento bsico e definir o grau de flexibilidade Esta etapa deve anteceder todas as opes e aces estratgicas

A verificao do oramento permite distribuir as verbas pelas actividades a incluir no evento

4.3. Planeamento de eventos: etapas


3 Estratgia do evento
Aps definio de finalidades e oramento deve-se optar pela melhor estratgia de execuo do evento (micro)

Essa estratgia definida j no mbito de uma estratgia mais geral (macro) do evento (ver slide 5)

A estratgia o meio que nos permite atingir os objectivos gerais do evento

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4.3. Planeamento de eventos: etapas


4 Definio do tema
Definir, explicitar e divulgar importante e deve ser feito de forma mais rpida possvel (porqu?) A definio do tema implica escolha dos meios de divulgao do evento, escolha do local, pblico-alvo, potenciais patrocinadores, convites O tema principal dever ser curto, objectivo, claro, com impacto. Deve resumir todos os fins que se espera alcanar com o evento A definio do tema ajuda a orientar todas as decises seguintes
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4.3. Planeamento de eventos: etapas


5 Data e Local
Etapas para definio da data: (1) melhor altura para a realizao/base de trabalho; (2) verificar aspectos como feriados, eventos concorrentes, pocas altas e baixas, datas comemorativas; (3) identificar dias da semana mais adequados; A par da data, a escolha dos melhor horrio fundamental. Deve-se j prever eventuais atrasos (normalm/ a actividade inicia 30m aps)

A escolha de uma m data/hora para a realizao do evento pode causar o INSUCESSO do mesmo! Pormenor muitas vezes descurado pela organizao
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4.3. Planeamento de eventos: etapas


6 Data e Local
A definio do local deve atender aos seguintes elementos: (a) Gerais: Objectivo do evento; formato, interesses e expectativas pblico-alvo; disponibilidade do espao; local compatvel com o oramento disponvel? (avaliar custo/benefcio; ter no mnimo 3 opes em carteira) (b) Especficos (condies do espao) O local tem a cara do evento? Tem estacionamento com segurana? Recepo eficiente, agradvel, com sinalctica adequada? Equipamento audio-visual? necessrio recorrer aos servios de fornecedores externos? Existem hotis, restaurantes, bares no local ou perto dele? Localizao, decorao dos espaos Esta etapa implica sempre uma visita de inspeco ao local por forma a avaliar todos estes elementos in loco
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4.3. Planeamento de eventos: etapas


7 Programa
Definio do programa provisrio vs definitivo; interno vs externo Definio do programa geral: horrios, interrupes, refeies, durao, contedo, espectculos/animao Qualquer programa deve constar:
- Dias; hora de incio e fim; tema principal - Oradores e pequeno histrico profissional - Resumo de cada interveno - Sala onde ter lugar a actividade - Horrios e local de refeies - Informao clara sobre transporte dos participantes - Valor e condies de pagamento - Programa social

Deve-se ter em conta que o programa o mapa que orientar o participante ao longo de todo o evento. Se esse mapa no existe ou est 14 mal construdo as dvidas sero maiores sero defraudadas as expectativas dos participantes

4.3. Planeamento de eventos: etapas


8 Afectao de Recursos
A) Recursos financeiros Capital disponvel Despesas a efectuar Fontes de financiamento: subsdios pblicos, doaes de entidades privadas, contribuies particulares, programas especiais, venda de bilhetes, patrocnio, mecenato

B) Recursos Humanos Determinar necessidade de pessoal Analisar e descrever funes Definir polticas e procedimentos Elaborar oramento Efectuar recrutamento e seleco Formar equipa Supervisionar e avaliar desempenho

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4.3. Planeamento de eventos: etapas


8 Afectao de Recursos
C) Recursos fsicos, materiais e servios Infraestruturas Equipamentos diversos Servios diversos: catering, audiovisuais, decorao, etc Servios de apoio: abastecimento, limpeza

D) Recursos legais e de risco Contratos Registo de marcas Segurana Servios de emergncia

Um levantamento exaustivo dos recursos a necessitar para cada evento revela-se uma etapa fundamental no processo de planeamento

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4.3. Planeamento de eventos: etapas


9 Reunir os envolvidos

Necessidade de transmitir a informao sobre o evento aos colaboradores envolvidos no planeamento, execuo e controlo

Envolvidos: colaboradores da empresa, hospedeiros de eventos, fornecedores de servios

Esta fase ser desenvolvida no mdulo seguinte de gesto de eventos


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4.3. Planeamento de eventos: etapas


10 Contratao de servios
Esta fase envolve a contratao de todos os servios necessrios realizao do evento -Catering: escolher a empresa, definir tipos de refeies (almoo, banquete, breakfast, caf da manh, ch da tarde, churrasco, cocktail, coffee-break, happy-hour, jantar, picnic, vinho de honra, welcome drink), formatos de servio (sentado, volante, buffet) menus, horrios, n de pessoas para o servio, - Animao: artistas circenses (andas, malabaristas, mimos, palhaos, trapzio) - Decorao: escolha de local (quente/fresco; aberto/fechado; localizao/histria); tipo de evento (oficial, formal, informal), durao do evento (tipo de materiais a utilizar) - Filmagem e fotografia

Como j verificamos, a montagem e realizao de um evento exige a contratao de vrios servios prestados por empresas especficas (ver slide 8, mdulo 2)
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4.3. Planeamento de eventos: etapas


11 Estratgia de Comunicao
Varivel do marketing utilizada para divulgar/promover o evento: imagem a criar, mensagem a transmitir, posicionamento do evento Identificar os meios de comunicao em funo do pblico-alvo: publicidade no exterior (outdoors, mupies, cartazes, banners em fachadas, viaturas, wc pblicos, etc), fyers, desdobrveis, cartas e convites, comunicao de imprensa/kit de imprensa, merchandising Apostar num bom levantamento de meios nacionais, regionais e locais Utilizar instrumentos de divulgao como o press-release e o convite Preparar sempre um Kit de Imprensa que fornea todas as informaes necessrias sobre o evento A mensagem do evento deve sempre ser clara, concisa, correcta, completa

A escolha da estratgia de comunicao ditar o sucesso ou insucesso do evento.

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4.3. Planeamento de eventos: etapas


12 Planeamento Logstico

Classificar e ordenar de forma lgica as actividades a desempenhar Atribuir responsabilidades e tarefas . Fixar alternativas possveis no caso de sucederem falhas Preparar sistema de registo de visitantes, elaborar cronograma geral do evento, checklists, dirio de gesto de espao

Esta fase ser aprofundada no mdulo seguinte de gesto de eventos

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4.3. Planeamento de eventos: etapas


13 Novo 0ramento

Verificar o indicar o investimento total previsto para o evento Aps definio clara de toadas as actividades deve-se elaborar novo oramento mais preciso e real comparando-o com o preestabelecido e proceder a ajustes O oramento deve indicar todos os servios a prestar, assim como custos Fazer ainda referncia a condies do oramento: modalidades de pagamento, condies de cancelamento, validade;

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4.3. Planeamento de eventos: etapas


15 Avaliao

Fase fundamental do planeamento, muitas vezes esquecida Fase essencial que permite fazer um balano construtivo do evento Permite identificar erros cometidos e aspectos positivos Informao fundamental para a realizao dos prximos eventos

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4.3. Planeamento de eventos: etapas


Em suma

O planeamento do evento dever responder s seguintes questes: - O que - Por que - Para que - Onde - Como - Quando - A quem - Quem - Com que
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4.3. Planeamento de eventos: etapas


Em suma

O planeamento do evento dever responder s seguintes questes:

- O que (natureza do projecto) - Por que (origem) - Para que (objectivos) - Onde (Local) - Como (actividades, planeamento logsticos, metodologia) - Quando (calendarizao) - A quem (pblico-alvo) - Quem (entidade anfitri, organizadora, colaboradores) - Com que (recursos materiais, financeiros)
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4.3. Planeamento de eventos: etapas


Fonte:

Slides elaborados recorrendo ao apoio das seguintes fontes:

- Filipe Pedro et al (2005), Gesto de Eventos - Ana Santiago, Aco de Formao Organizao e Gesto de Eventos, Portal do Ser, Lisboa, Maio de 2007

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