Quatro passos para elaborar um dashboard

Este um resumo das operaes necessrias para a montagem de um dashboard no Microsoft Excel. Antes de percorrer este roteiro, anote em um papel as seguintes informaes: Quais so as informaes e indicadores que desejo representar no dashboard? Onde esto os dados que permitem a apurao dessas informaes? Quais aspectos do dashboard sero interativos, ou seja, quais premissas podero ser alteradas pelo usurio do dashboard para que os resultados exibidos sejam diferentes, e como? Tendo estas informaes, mos obra!

Importao de dados
Dashboards automatizados devem ser capazes de analisar e processar informaes contidas em uma ou mais tabelas; freqentemente, essas tabelas so originrias de bancos de dados externos. Provavelmente seu banco de dados capaz de exportar dados como arquivos de texto, e voc pode import-los para o Excel atravs do menu Dados Importar dados externos Importar dados (veja a figura). Lembre-se de que tambm possvel importar dados de outras fontes, como arquivos do Microsoft Access ou de bancos de dados externos. Antes de importar os dados, contudo, verifique se os indicadores que voc deseja apresentar em um dashboard podem ser obtidos a partir de suas bases.

Manipulao das bases de dados

Uma vez que voc disponha das informaes em tabelas, ser necessrio manipul-las para construir o dashboard. Algumas manipulaes comuns incluem: Criar uma coluna que transforma datas completas em meses e anos (para a gerao de totais mensais): para isso, voc pode usar a funo =TEXTO(endereo; "aaaa/mm"); Criar uma coluna que combina duas ou mais colunas de pivs para utilizao com a funo SOMASE (que s aceita um critrio): para

isso, concatene as colunas de interesse usando o operador & (por exemplo, a frmula = A1 & B1 concatena os valores de A1 e B1 em uma nica clula). Na funo SOMASE, use os critrios concatenados da mesma forma. Note que no Excel 2007 existe uma funo chamada SOMASES que aceita mais de um critrio, tornando esta operao obsoleta; Converter valores para caixa alta ou baixa: use as funes MAISCULA e MINSCULA.

Gerao de tabelas de suporte

Os grficos e tabelas do dashboard sero gerados a partir dos dados importados e sintetizados. A sntese destes dados feita de diversas formas. A primeira partir de funes como SOMASE (SOMASES no Excel 2007) ou SOMARPRODUTO, SOMA, MDIA, CONT.NM, CONT.VALORES, MXIMO, MNIMO, MAIOR, MENOR, ORDEM, PROCV e outras. Quanto mais recursos voc conhecer no Excel, melhor ser a qualidade das funes utilizadas nos seus dashboards. Sendo assim, pratique! Outra possibilidade utilizar tabelas dinmicas. Quando optar por este recurso, tenha em mente que as tabelas dinmicas podem ganhar novas dimenses conforme novos pivs so adicionados a uma coluna, ou seja, reserve espao direita e abaixo da tabela para que eventuais novos itens no sejam gravados sobre informao antiga.

Definio do leiaute e montagem

Tendo todos os indicadores j calculados, faa um esboo do dashboard em uma folha de papel. Visualize os grficos e tabelas, sua disposio em uma grade imaginria e a formatao utilizada em cada painel. Idealmente, seu dashboard deve ter o tamanho de uma tela de resoluo padro (1024768 pixels): considerando a largura padro das colunas de um novo arquivo do Excel, voc no deve ir alm da largura das colunas A:O. Note que isto no significa que voc no deve ir alm da coluna O, mas sim que a largura das colunas de que voc necessita aps a montagem do dashboard deve ser equivalente ou prxima a esse tamanho. Monte os grficos e tabelas sobre este grid. Escolha uma nica fonte, cores consistentes e agrupe informaes de temtica semelhante na mesma regio. Nos dashboards interativos, voc pode vincular algumas clulas do relatrio com os dados de suporte para definir de forma dinmica quais so os dados analisados. Isto til, por exemplo, para visualizar informaes com a periodicidade desejada, ou apenas no ms escolhido pelo usurio do sistema (veja a figura).