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Access: Les requtes

Introduction Les tapes pour la cration d'une requte Modifier une requte

Insrer une colonne Supprimer une colonne Dplacer une colonne

Les types de requtes Exporter les donnes

Introduction
L'un des lments les plus puissants d'une base de donnes est la capacit de faire une recherche sur une masse de donnes entrepose dans la base de donnes. Il est ensuite possible de faire des analyses et d'en sortir des tendances. Par exemple, vous navez pas besoin de voir toute la liste des clients si vous avez seulement besoin du numro de tlphone de lun deux. Il y a aussi des requtes pour certaines requtes d'action telles que la mise jour et la suppression de donnes. La prochaine section consiste comprendre la procdure de cration d'une requte en crant une qui donnera des informations sur les employs. Il faut premirement avoir cr la table "employ" de la page de cration de tables. Si vous n'avez pas le temps de crer la table, vous pouvez copier la base de donnes demoacc1.mdb (pour Access 97 ) ou demoa2k1.mdb ( pour Access 2000 ) contenant la table "Employs" et commencer immdiatement la cration des requtes. Ces fichiers sont sur la page des fichiers de dmonstrations qui contient tous les fichiers utiliss durant mes dmonstrations et les exercices de ce site. Cliquez ici pour vous rendre sur cette page pour ensuite revenir. Aprs, il y a des explications pour les options possibles d'une requte. La page Web suivante est compose d'exercices pour regarder de plus en plus en profondeur les possibilits des requtes.

Les tapes pour la cration dune requte Access.


1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Choisir la ou les tables et les requtes ncessaires Choisir le type de requte Choisir le ou les champs ncessaires Dterminer si les champs ont besoin dtre tris Cacher les champs au besoin Dterminer les critres de slection Excuter la requte Options spcialises : regroupement, gnrateur d'expression Relier des tables

La prochaine tape consiste crer une requte. Il s'agit d'afficher le prnom et nom de famille de tous les employs dont le prnom est Roger. Cliquez sur l'onglet des requtes Appuyez sur le bouton Nouveau. .

1. Choisir la ou les tables et les requtes ncessaires.


Access vous offre plusieurs manires de crer une requte: en utilisant l'un des assistants qu'Access vous offre ou en la btissant du dbut la fin en mode cration.

Le mode Cration est celui qui vous permet toutes les options pour la cration d'une requte. Cependant, il n'y a pas d'assistant pour vous aider. C'est en partie pour cette raison que cette page existe; pour vous dmontrer le potentiel des requtes. L'assistant requte simple vous demande la liste des champs que vous voulez voir et affiche le rsultat. Il n'y a pas de critres de slection. Il affiche les champs demands pour tous les enregistrements. L'assistant requte analyse croise vous demande quelques questions pour crer un tableau crois. Vous pouvez facilement savoir le nombre, la somme, la moyenne et d'autres oprations d'un champ par rapport un autre. Par exemple, vous pouvez savoir le nombre d'employs qui travaille dans l'entreprise par lieu de travail et par occupation. Ou, quels types de produits achtent les diffrents clients de l'entreprise. Cela peut devenir un outil d'analyse puissant. L'assistant requte trouver les doublons est aussi trs intressant lorsque vous ayez des difficults crer des relations entre les tables. L'une des raisons pour qu'Access refuse de crer une relation entre les tables est qu'il y a un doublon illgal dans l'une des tables. Cette requte vous permettrait de savoir quel enregistrement a un contenu d'un champ en double pour vous permettre de corriger la situation. L'assistant requte de non correspondance est aussi utile pour les relations entre les tables. quoi sert une relation s'il n'y a pas la donne quivalente dans l'autre table? Cette requte permet de trouver les enregistrements qui n'ont pas d'quivalent, ou de valeur en commun, dans l'autre table relie. Ceci permet de s'assurer que tous les enregistrements sont relis de l'information d'une autre table. Pour l'exemple, slectionnez l'option Mode cration. Appuyez sur le bouton OK.

Vous pouvez crer une requte partir d'une table ou mme d'une autre requte. Il est mme possible d'avoir une requte qui est compose de champs provenant de plusieurs tables ou de requtes. Access va vous demander de la liste des tables et des requtes de choisir laquelle ou lesquelles vous voulez ajouter votre nouvelle requte. Slectionnez, une la fois, les tables et les requtes et appuyez sur le bouton ajouter. Une fois que vous aurez slectionn la table, la requte ou une combinaison des deux dont vous avez besoin, appuyez sur le bouton Fermer. Slectionnez la table Employs. Appuyez sur le bouton Ajouter.

Puisqu'il n'y a pas d'autres tables ou de requtes choisir, appuyez sur le bouton Fermer. Il est possible de crer une requte partir de plusieurs tables ou de requtes ou une combinaison des deux. Si, pour une raison ou une autre, vous avez oubli une table ou une requte, vous pouvez en ajouter en mode cration en appuyant sur le bouton faudra ensuite rpter l'opration ci-dessus. Pour les besoins de formation, les prochaines requtes seront tous composes partir de la table Employs. Vous tes maintenant dans l'cran pour la cration de requte. La partie du haut contient les tables et les requtes que vous ayez demandes auparavant. La partie du bas est celle qui est la plus importante. C'est l que vous dcidez des champs que vous ayez besoin ainsi que des options que vous voulez. . Il

La premire ligne sert pour slectionner les champs dont vous avez besoin pour votre requte. La seconde ligne est pour dterminer l'ordre d'affichage des donnes. La troisime ligne est pour dterminer si le champ doit tre affich ou pas. Pour certaines conditions, il est prfrable de ne pas afficher un champ. La quatrime ligne et les lignes suivantes servent dterminer les critres pour afficher un enregistrement.

2. Choisir le type de requte


Access vous offre six genres de requtes. Chacune est spcialise pour un certain genre de recherche ou d'opration. Requte slection : Affiche les enregistrements qui rpondent aux critres demands. C'est le type que vous allez utiliser le plus souvent. Il affiche seulement les enregistrements qui rpondent aux critres slectionns. Requte analyse croise : Affiche un tableau de synthse selon les champs demands. Requte nouvelle table: Cration dune nouvelle table avec les champs demands selon les critres demands. Requte mise jour: Mise jour des enregistrements selon les critres demands.

Requte ajout: Ajoute des enregistrements dune autre table selon les critres demands. Requte suppression: limine des enregistrements selon les critres demands. Il est possible d'effacer en mme temps un groupe d'enregistrements qui rpondent aux critres demands. Pour le moment, il s'agit d'une requte de type slection. C'est celle que vous utilisez pour accomplir des recherches dans une base de donnes. Pour les exercices numro 1 jusqu' 21, c'est la requte de type slection qui sera utilis. Les exercices suivants utilisent un autre type de requtes.

3. Choisir le ou les champs ncessaires


Parmi les tables et les requtes que vous avez choisies, vous devez choisir les champs dont vous avez besoin pour votre nouvelle requte. Cela veut dire que vous ntes pas oblig dutiliser tous les champs; seulement ceux ncessaires pour la requte. Aussi, le caractre " * " situ au dbut de chaque table qui se retrouve dans une requte indique que vous pouvez ajouter tous les champs de celle-ci dans la requte dans l'ordre qu'ils sont prsentement dans la table. Ceci s'applique aussi aux autres requtes que vous pouvez ajouter votre requte. Il y a trois manires de choisir un champ: 1. Double-clic sur le champ 2. Choisir parmi la liste 3. " Tirer " un champ et linsrer au bon endroit 1. Double-clic sur le champ Placez le pointeur par-dessus le champ dont vous avez besoin. Faites ensuite un double-clic en utilisant le bouton gauche de la souris.

Le champ slectionn va s'ajouter la fin de la liste des champs dj slectionns. Rptez lopration jusqu ce que vous ayez tous les champs ncessaires la requte. 2. Choisir parmi la liste Placez le pointeur dans la cellule blanche ct du mot Champ:. Cliquez dans la cellule. Cliquez ensuite sur la flche noire pointant vers le bas du ct droit de la cellule.

De la liste des champs, slectionnez le champ dont vous avez besoin. Rptez laction avec la cellule la droite jusqu ce que vous ayez choisi tous les champs ncessaires pour terminer votre nouvelle requte.

3. " Tirer " un champ et linsrer au bon endroit De la liste des tables et requtes que vous avez slectionne, placez le pointeur sur lun des champs que vous voulez dans votre nouvelle requte. Appuyez et gardez votre doigt sur le bouton gauche de la souris.

Une petite bote blanche va apparatre. Ceci est pour indiquer que vous "tenez" le champ de votre choix. Il ne reste qu' le mettre dans la zone des critres. En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, dplacez le pointeur sur la ligne o vous devez insrer le nom des champs. Cette dernire mthode est trs pratique pour insrer un champ entre deux autres. Une fois choisis, ces champs seront affichs dans le mme ordre que vous les avez choisis de gauche droite. Il est aussi possible de dplacer les champs dans la requte. Placez le pointeur sur la petite bote grise au dessus du nom du champ. Cliquez sur cette bote. Appuyez et gardez votre doigt sur le bouton gauche de la souris. Dplacez la souris vers gauche ou la droite jusqu' ce que le champ slectionn soit son nouvel emplacement. Relchez le bouton de la souris. Pour la cration de votre premire requte, utilisez la technique que vous prfrez pour mettre sur la ligne des champs le prnom suivi du champ nom.

4. Dterminer si les champs ont besoin dtre tris


Une fois que vous avez choisi les champs ncessaires pour complter votre nouvelle requte, vous devez dterminer si ces champs ont besoin dtre affichs dans un ordre dtermin. Voulez-vous la liste des clients en ordre alphabtique, en ordre selon leur chiffre daffaire avec votre compagnie, selon leur lieu gographique ou une combinaison de ces ordres? En dessous de chaque nom du champ se trouve l'option pour activer le tri sur celui-ci. Vous pouvez dcider de ne pas l'activer, le tri ou de l'avoir en ordre croissant ou dcroissant.

Cliquez dans la case des tris. Appuyez sur le bouton avec le triangle pointant vers le bas. De la liste, vous pouvez slectionner le type de tri que vous voulez. La priorit des tris. Il faut cependant faire attention. Le champ tri le plus la gauche la priorit sur les autres qui est sa droite. Donc, si les champs prnom et nom sont tris, il sera premirement en ordre de prnom suivi du nom de famille. Ex.: Alain Alain Jose Lacasse Lemire Lacasse

Pour la cration de votre premire requte, il est inutile de trier les champs affichs.

5. Cacher les champs au besoin


Normalement, tous les champs que vous slectionnez seront affichs. Il arrive par moments cependant que vous avez besoin d'un champ pour la recherche mais que vous ne voulez pas afficher celui-ci. Par exemple, vous voulez le prnom et nom des personnes gagnant un revenu suprieur 50 000 $ mais vous ne voulez pas afficher ce montant. Pour cacher un champ de l'affichage

Cliquez sur le carr d'affichage en dessous de l'option du tri. Un "X" dans la case indique que le champ sera affich lors de la prsentation des enregistrements. Pour la cration de votre premire requte, il est inutile de cacher des champs.

6. Dterminer les critres de slection


Aprs avoir choisi les champs et plac dans l'ordre de votre choix, tri sur certains champs, dcid d'afficher ou pas certains champs, il faut dterminer quels sont les critres de slection. Si vous n'crivez aucun critre, tous les enregistrements vont apparatre. Les critres servent filtrer les enregistrements pour afficher seulement ceux dont vous avez besoin. Pour cela, Access vous offre plusieurs oprateurs pour diffrentes situations. Voici une liste ainsi qu'une courte description de chacun. Les oprateurs =, <, >, <=, >= ?, * Et Ou Entre et Pas ou <> moins qu'un autre oprateur soit choisi, le critre est toujours gale au contenu du critre. Ces oprateurs remplacent un caractre (?) ou une srie de caractres (*). Il est possible de combiner des critres pour limiter le nombre d'enregistrements qui rpondent aux critres. Il est possible de combiner des critres pour avoir le plus d'enregistrements possibles. Affiche les enregistrements qui sont entre tels et tels critres. Ceux-ci sont inclusifs. Affiche tous les enregistrements SAUF ceux qui rpondent

aux critres. Est Null Affiche les enregistrements dont le contenu d'un certain champ est vide. Il est possible de crer des champs calculs qui donnent le rsultat d'une formule qui utilise le contenu des champs de l'enregistrement. Ex.: Total: [Quantit]*[Prix_Unitaire]

Champ calcul

Permets d'avoir la somme, la moyenne, le nombre ainsi Les oprations d'autres oprations mathmatiques sur les enregistrements qui rpondent aux critres demands. Gnrateur d'expression Permets d'utiliser au maximum les requtes. Utilise les fonctions intgres dans Access.

Les oprateurs, les oprations ainsi que le gnrateur d'expressions sont expliqus en plus de dtails dans les exercices de la prochaine page Web. Pour l'exemple, crivez roger pour le critre sous le champ "prnom".

7. Excuter la requte
Appuyez sur le bouton . OU Du menu Affichage, slectionnez l'option feuille de donnes. Les enregistrements qui rpondent aux critres seront affichs.

OU

Pour revenir ensuite au mode cration, appuyez sur le bouton Du menu Affichage, slectionnez l'option Cration.

8. Options spcialises : les fonctions, le gnrateur d'expression et les oprations


Access vous offre beaucoup plus pour concevoir des requtes complexes. Il vous offre une longue srie de fonctions que vous pouvez utiliser dans les requtes, les formulaires ou les tats. Pour vous aider utiliser ces fonctions, Access vous offre le gnrateur d'expressions qui vous donne accs toutes les ressources disponibles partir du logiciel. Que ce soit, les champs, les tables, les requtes, les formulaires, les tats, les macros, les modules ou les fonctions intgres, ils sont tous disponibles partir du gnrateur d'expressions. Pour terminer, il est aussi possible de regrouper les enregistrements pour faire des oprations telles que la somme sur un champ, pour compter, pour trouver la moyenne parmi d'autres. Les fonctions En plus des champs calculs, Accs possde des fonctions prdtermines pour vous aider raliser des requtes et des analyses plus complexes. Il y a 176 fonctions de disponibles qui sont regroupes en 16 catgories. Voici la liste des catgories et le nombre de fonctions dans chacune des catgories. Nom de la catgorie Tableau Conversion Base de donnes Date/Heure DDE Regroup.Domaine Gestion d'erreur Financier Gnral Entre/Sortie Inspection Maths Messages Droulement prog Regroupement SQL Texte Nombre de fonctions 2 31 13 23 6 10 4 13 10 14 5 12 3 3 9 28

Il y a une fonction pour presque toutes les occasions. Il suffit d'appuyer sur le bouton pour afficher le gnrateur d'expression. partir de cette fentre, vous avez accs toutes les ressources disponibles Access. Pour voir la liste des fonctions:

Faites un double-clic sur le dossier Fonctions situ dans la premire colonne de la fentre. Cliquez sur le dossier Fonctions intgres. Le contenu de la deuxime et la troisime colonne vont se remplir. La deuxime colonne contient la liste des catgories de fonctions. La troisime colonne contient la liste des fonctions disponibles. Pour avoir plus d'informations sur l'une des fonctions: Cliquez sur la fonction qui vous intresse. Appuyez sur le bouton Aide. Une description de la fonction va apparatre dans une fentre.

Les oprations En plus de faire des recherches avec des critres ou des fonctions intgres d'Access, il est aussi possible de regrouper les champs pour faire des oprations telles que la somme, la moyenne de champs numrique. Parmi d'autres oprations, il est aussi possible de compter le nombre d'enregistrements qui rpondent certains critres. Pour accder aux oprations, appuyez sur le bouton . OU Du menu Affichage, slectionnez l'option Oprations. Voici la liste des oprations et ce que vous pouvez accomplir en les utilisant. Nom des oprations Regroupement Somme Moyenne Min Max Compte EcartType Var Premier Dernier Expression O Description Regrouper sur le champ. Trouver la somme d'un regroupement d'enregistrements. Seulement pour un champ de type numrique ou montaire. Trouver la moyenne d'un regroupement d'enregistrements. Seulement pour un champ de type numrique ou montaire. Trouver la plus petite valeur pour le champ. Trouver la plus grande valeur pour un champ. Compte le nombre d'enregistrements qui rpondent aux critres voulus. Trouver l'cart type d'un regroupement d'enregistrements. Seulement pour un champ de type numrique ou montaire. Trouver la variance d'un regroupement d'enregistrements. Seulement pour un champ de type numrique ou montaire. Trouver le premier enregistrement inscrit dans la table qui rpond aux critres demands. Trouver le dernier enregistrement inscrit dans la table qui rpond aux critres demands. Entrer ses propres formules ou champs calculs pour un regroupement. Entrer des critres sans qu'ils soient pris en considration pour le regroupement.

Ce n'est p as toutes les oprations s'appliquent tous les types de champs. Par exemple, il est impensable de faire une moyenne sur un champ de type Texte. Voici une liste des oprations et sur quel type de champs ils peuvent s'appliquer.

Oprations Texte Mmo Numrique

OLE

Date/Heure Montaire NumroAuto Oui/Non Somme Moyenne Min Max Compte cartype Var Premier Dernier X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

9. Relier des tables.


Si votre requte requiert des champs qui proviennent de plusieurs tables ou d'autres requtes, vous devez les relier sur des champs en commun. Il est aussi possible que vous ayez besoin d'autres tables pour crer des liens "indirectes" entre deux tables. Par exemple, dans la structure des relations entre les tables qui composent une facture que l'on voit la page sur les relations, on remarque qu'il n'y a pas de relations directes entre la table Clients et celle de l'inventaire de l'entreprise.

Mais il y a une relation entre Clients et Facture. Il y aussi une autre relation entre Facture et Transition Fact-Inv et une dernire entre Transition Fact-Inv et Inventaire. Bien qu'il n'y a pas de relation "directe" entre Clients et Inventaire, il est toujours possible de les "relier" en utilisant d'autres tables tels que Facture et Transition Fact-Inv.

Modifier une requte


Aprs votre premier aperu du rsultat de la requte, il est possible que vous vouliez modifier un ou plusieurs lments de la requte. Quelques raisons possibles sont que vous n'avez pas eu le rsultat escompt ou qu'il manque ou qu'il y a trop de champs dans la requte. Aussi vous voulez peut-tre changer l'ordre de prsentation des champs dans la requte. La partie qui suit consiste voir comment insrer une nouvelle colonne entre des champs, supprimer un champ de la liste et comment dplacer un champ dans l'ordre des champs affichs dans la requte.

Insrer une colonne


Il est possible d'insrer une colonne entre deux champs dans la liste des champs de la requte. Cela est avantageux lorsque vous voulez insrer un champ calcul entre deux champs qui sont dans la requte. Cliquez sur la colonne place la droite de la colonne que vous voulez ajouter. Du menu Insertion, slectionnez l'option Colonnes.

Supprimer une colonne


Vous n'avez plus besoin d'un champ pour une requte. Il est facile de le retirer en suivant les instructions suivantes. Cliquez sur la colonne supprimer. Du menu dition, slectionnez l'option Supprimer colonne.

Dplacer une colonne


Il est aussi toujours possible de changer l'ordre de prsentations des champs dans la requte. Avant de commencer l'opration, prenez note que c'est la pointe de la flche (pointeur) qui est utilise pour slectionner la colonne du champ et pour la dplacer. Cliquez sur la petite bote grise au-dessus du nom du champ dplacer.

La colonne au complet devrait tre slectionne. Placez le pointeur par-dessus de la bote grise du champ dplacer. En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, dplacez le champ vers la gauche ou vers la droite selon vos besoins. Le champ va se rinsrer dans la requte l'endroit o il y a une barre verticale entre les champs ds que vous relcherez le bouton gauche de la souris.

Exporter les donnes


Comme pour les tables, Access peut exporter le rsultat d'une requte vers d'autres applications. Cette option est plus avantageuse que pour les tables puisque vous pouvez demander les enregistrements qui rpondent vos besoins. L'exportation vous permet de prendre avantage d'opportunits qu'offrent les autres applications. Avant de pouvoir exporter les donnes, il faut premirement enregistrer la requte dans la base de donnes Access. Du menu Fichier, slectionnez l'option Enregistrer.

Entrez le nom de votre choix. Appuyez sur le bouton OK. Une fois que la requte est enregistre, il est ensuite possible d'exporter. Aprs que vous soyez satisfait des rsultats de la requte, slectionnez du menu Fichier l'option Enregistrer sous/exporter.

Access vous offre un choix: d'enregistrer le rsultat dans un fichier ou comme une requte dans la base de donnes. Slectionnez, l'option Vers un fichier ou une base de donnes externe. Appuyez sur le bouton OK.

Dans la case Nom du fichier, entrez le nom de votre choix. De la liste Type de fichier, slectionnez le format qui rpond vos besoins.

Appuyez sur le bouton Exporter. Access va ensuite crer un fichier dans le format choisi. Vous pourrez ensuite l'utiliser pour rpondre vos exigences. La prochaine page Web contient des exercices pour pratiquer ce que vous avez vu sur cette page. Allez-y vite!