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Videoconferencia y Comunicaciones 'cloud'

Las 5 claves para elegir una solucin de videoconferencia

05/02/2013 por Anna Martnez in Noticia de la semana, Por qu Oigaa

Actualmente existe gran variedad de soluciones y sistemas de videoconferencia profesionales en el mercado, que podramos clasificar en dos tipos: los sistemas de videoconferencia tradicionales, basados en el uso de equipos de sala, y las soluciones de videoconferencia en la nube, basados en la contratacin de servicios gestionados, y que aparecieron en el mercado hace apenas dos aos aproximadamente. A da de

hoy, fabricantes lderes en el sector de la videoconferencia tradicional estn sufriendo serias dificultades para mantener su crecimiento de aos anteriores, como es el caso de Polycom, que comentamos en un post anterior y recientemente el caso de Lifesize , que incluso est viendo decrecer sus ventas de videoconferencia los ltimos trimestres. En cambio, las soluciones basadas en la nube e Internet siguen creciendo trimestre a trimestre en nmero de usuarios. El motivo principal del auge de los servicios cloud es que la compra de equipos de sala es opcional, y adems ofrecen mucha ms flexibilidad y versatilidad al usuario. An as, las diferencias entre las diferentes soluciones de videoconferencia en la nube son muchas y antes de contratar el servicio, el usuario debera analizar bien sus necesidades as como qu ofrecen las diferentes soluciones para asegurar el xito de su implantacin.

A continuacin analizaremos los 5 aspectos clave que se deben tener en cuenta antes de contratar un servicio de videoconferencia en la nube, mediante la realizacin de unas sencillas preguntas:

1.Cunta gente har uso de la solucin de videoconferencia y con qu frecuencia?

Las empresas proveedoras de este tipo de servicio cobran una cuota mensual que puede variar en funcin del nmero de usuarios que deban tener acceso al servicio, as como en funcin del nmero de personas que pueden coincidir en un mismo momento haciendo uso de la herramienta. Teniendo claro estos dos aspectos, podremos conseguir que la cuota a pagar se ajuste perfectamente a nuestras necesidades.

Otro aspecto importante a tener en cuenta es, cuntos asistentes van a participar activamente en la reunin, y cuntos simplemente van a ser meros espectadores. Si el nmero de espectadores es elevado, se puede contratar un servicio que incluya la opcin webcast, que consiste en visualizar la reunin a tiempo real, pero sin posibilidad de poder intervenir en la conversacin ni compartir informacin con los dems. Esta opcin es muy til para empresas que realizan formacin a distancia o los llamados webinars, donde hay un presentador con mltiples asistentes. De este modo, no es necesario contratar salas de elevada capacidad para la realizacin de las videoconferencias. Por otro lado, si no sabemos exactamente cuntos usuarios simultneos van a ser necesarios, siempre podemos empezar contratando los paquetes bsicos e ir ampliando en funcin del uso.

2.Desde dnde vamos a realizar las videoconferencias?

Las videoconferencias pueden realizarse desde una sala de reuniones, la cual requerir de un equipo de sala, o bien desde PCs dotados de webcam. En ambos casos hay ventajas e inconvenientes que a continuacin analizamos.

El principal inconveniente de realizar videoconferencias desde salas de reuniones es el coste del equipamiento, ya que en la mayor parte de las ocasiones es necesaria la compra de equipos especficos. Por otro lado, la calidad de la imagen y sonido es alta, y por tanto, la comunicacin cara a cara tambin es mejor. A menudo las salas estn dotadas de dos pantallas, de esta manera, en una puedes visualizar las personas y en la otra documentos o aplicaciones a compartir, mejorando as el intercambio de informacin. Por otro lado, el hecho de slo poder realizar videoconferencias desde una sala de reuniones resta flexibilidad, ya que requiere que los participantes se desplacen hasta la sala en cuestin.

Respecto a los PCs dotados de webcam, la desventaja ms importante es el reducido tamao de la pantalla, que afecta tanto la visualizacin de participantes como a la de archivos compartidos y en muchas ocasiones, la falta de potencia del ordenador para suministrar seal en alta calidad. Sin embargo, al acceder a la videoconferencia desde tu mismo dispositivo de trabajo, se gana en comodidad e inmediatez, ya que no debes desplazarte a ninguna sala de reuniones, los documentos a compartir estn en el mismo dispositivo desde el que realizas la conexin, y adems, la inversin es nula, ya que es tu PC de trabajo. Tambin es posible realizar la videoconferencia desde cualquier lugar si se cuenta con acceso a Internet.

Existe un tercer escenario desde el cual se pueden realizar videoconferencias: los dispositivos mviles, smartphones y tablets. La demanda de este tipo de servicio aumenta da a da y no todas las soluciones lo permiten, as que es otro factor importante a tener en cuenta a la hora de escoger una empresa proveedora de servicios de videoconferencia.

3.Es compatible con mi sistema operativo, y con otros sistemas de videoconferencia?

Otro aspecto de vital importancia es asegurarte que el software a utilizar es compatible no slo con tu sistema sino tambin con el de los usuarios externos a los que desearas conectar al servicio como invitados. A menudo sucede que los programas informticos de videoconferencia son slo compatibles con Windows, y si algn participante tiene Mac o Linux, no puede hacer uso de l.

Asimismo, debes comprobar con qu otros sistemas de videoconferencia es compatible para poder conectarte con clientes y proveedores que tambin dispongan de servicios de videoconferencia de otras marcas.

4.Qu ancho de banda necesita el servicio? Es seguro el servicio en Internet?

Hace unos aos, la videoconferencia tradicional requera de la instalacin de enlaces de datos exclusivos para poder garantizar la calidad de la imagen y sonido, ya que la transmisin requera de un ancho de banda fijo durante toda la transmisin, a diferencia de los servicios en la nube, que se adaptan a los diferentes tipos de conexin a Internet. An as, debemos preguntar a la empresa proveedora los requisitos mnimos de velocidad tanto de subida como de bajada para los diferentes perfiles de calidad soportados, en especial en los casos donde existan varios participantes, pues no todas las tecnologas ofrecen el mismo nivel de prestaciones al usuario. La mejor manera de asegurarte que el servicio ofrecer siempre la mxima calidad es mediante la instalacin de un router con QoS con tu proveedor de Internet, de forma que en el caso de enlaces de poca capacidad, siempre asigne prioridad a la voz e imagen frente al resto de aplicaciones, y a su vez adapte la resolucin y calidad al ancho de banda disponible. Y con respecto de la seguridad, es importante tambin analizar diferentes aspectos de cada solucin, ya comentados en una entrada anterior, y que toman mayor o menor relevancia en funcin de las necesidades de cada cliente.

5.Es fcil de usar? Quin me puede ayudar?

La aplicacin debe ser sencilla y fcil de usar para cualquier tipo de usuario, a la vez que el proveedor del servicio debera de ofrecer soporte y asistencia a los usuarios en el caso de que stos lo necesitaran. Hemos de tener en cuenta que gran parte de los usuarios no sern expertos en informtica, y que a menudo invitaremos a participantes externos que probablemente sea la primera y quizs nica vez que usen nuestra herramienta de videoconferencia. Existen muchos servicios que carecen de soporte al cliente, otros que lo ofrecen slo va correo electrnico y los ms

profesionales a travs de atencin telefnica, incluso para la organizacin de reuniones con participantes en diferentes pases.

OIGAA Meeting, la videoconferencia profesional en la nube de VozTelecom, es una de las soluciones de videoconferencia cloud con ms xito en Espaa, dando respuesta a todas estas preguntas de forma eficaz, adaptndose a las diferentes necesidades de los usuarios gracias a sus elevadas prestaciones y modalidades de contratacin. Solicita una demostracin gratuita de OIGAA Meeting, y descubre nuestras respuestas a tus necesidades.

OIGAA Meeting, es la videoconferencia profesional en la nube de VozTelecom

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Tags: la videoconferencia, lifesize, Oigaa Meeting, Polycom, videoconferencia en la nube

Un Comentario
1. Madryt 07/02/2013 - 11:29 Responder

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