FACULTAD DE INGENIERA EN ELECTRICIDAD Y COMPUTACIN

SCDOC SISTEMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS

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Manual de Usuario

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Contenido
1. 2. Acceso al Sistema ........................................................................................................................ 3 Sistema ........................................................................................................................................ 3 Pantalla Inicial ................................................................................................................................. 3 Men de Usuario ............................................................................................................................. 4 3. 4. Nuevo Documento ...................................................................................................................... 5 Tramites en Ejecucin ................................................................................................................. 7 Estado del Documento .................................................................................................................... 7 Modificar el Documento ................................................................................................................. 8 Saltar Estacin Actual .................................................................................................................. 9 Enviar Circulacin a cualquier Sustituto ...................................................................................... 9 Cambiar de Estacin Actual......................................................................................................... 9 5. Archivo de Documentos ............................................................................................................ 10

Tabla de Ilustraciones
Ilustracin 1 - Flujo de Trabajo ............................................................................................................ 2 Ilustracin 2 - Acceso al Sistema ......................................................................................................... 3 Ilustracin 3 - Pantalla Inicial .............................................................................................................. 3 Ilustracin 4 - Men del Usuario ......................................................................................................... 4 Ilustracin 5 - Nuevo Documento ....................................................................................................... 5 Ilustracin 6 - Modificar los Destinatarios ......................................................................................... 6 Ilustracin 7 - Trmites en Ejecucin .................................................................................................. 7 Ilustracin 8 - Observar en detalle un Documento ............................................................................. 8 Ilustracin 9 - Tramites en Ejecucin .................................................................................................. 8 Ilustracin 10 - Acciones del Remitente.............................................................................................. 9 Ilustracin 11 - Enviar Circulacin a Otro remitente ........................................................................... 9 Ilustracin 12 - Archivo de Documentos ........................................................................................... 10 Ilustracin 13 - Opciones de Filtro .................................................................................................... 10

Sistema WorkFlow www.fiec.espol.edu.ec/workflow admdev@fiec.espol.edu.ec Manual de USUARIO Qu es SCDoc?

SCDoc es un sistema web basado en la circulacin de documentos y flujo de trabajo. Los Remitentes/emisores pueden crear documentos en el sistema y seleccionar la lista de destinatarios/Receptores en una secuencia predeterminada. Al documento creado se le pueden adjuntar hasta cuatro archivos con informacin. Cuando todos los involucrados en el flujo de destinatarios/receptores hayan revisado el documento, el sistema automticamente guarda/archiva el trmite. Este archivo puede ser consultado luego mediante el respectivo men o con un filtro de bsqueda avanzado.

Ilustracin 1 - Flujo de Trabajo

Remitente: Persona/usuario que crea el documento con el que se inicia el flujo y define la lista de
receptores/destinatarios.

Receptor: Persona/usuario que recibe el documento y forma parte de la lista de

destinatarios/receptores definidos por el remitente

http://www.cuteflow.org/wiki/doku.php?id=general

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1. Acceso al Sistema
Ingrese en la barra de direcciones del navegador web la siguiente direccin http://www.fiec.espol.edu.ec/workflow, esto nos llevar a la pgina de acceso donde se le pedir ingresar su usuario y contrasea de FIEC. Una vez que ha ingresado la informacin solicitada, dar clic en Ingresar. (Ver ilustracin 2). El sistema permite ingresar a los usuarios administrativos y docentes, utilizando su respectiva credencial de la FIEC.

Ilustracin 2 - Acceso al Sistema

2. Sistema
Pantalla Inicial
Una vez que ha ingresado al sistema workflow, se mostrar la siguiente pantalla inicial (ver ilustracin 3). Men

Ilustracin 3 - Pantalla Inicial

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Men de Usuario

Ilustracin 4 - Men del Usuario

Como podemos observar en la ilustracin 4, las opciones que un remitente posee son las siguientes:

Nuevo Documento Permite a un remitente crear un nuevo documento que va a ser puesto en circulacin. Trmites en Ejecucin En esta seccin mostrara todos los trmites que se encuentran en circulacin. Mis Trmites Permitir al usuario observar los trmites en los que l se encuentra inmerso, siempre y cuando sea su turno de poder editar o aadir comentarios al documento en circulacin. Archivo de Documentos Cuando se ha terminado un trmite, el sistema almacenara automticamente dicho documento. Los documentos pueden ser recuperados a travs del uso de filtro avanzado.

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3. Creacin de un Nuevo Documento

Hacer clic en "Nuevo Documento"

Ilustracin 5 - Nuevo Documento

Los siguientes datos se deben proporcionar para describir la circulacin:

Nmero de Oficio Nombre del Documentos Lista de Destinatarios

El cdigo del documento, ese campo es obligatorio. El nombre de la circulacin. Este campo es obligatorio. Por favor, seleccione una lista de destinatarios, que debe ser utilizado para la circulacin. Este campo es obligatorio.

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Anexos (Archivos adjuntos). Comentarios. Puede elegir hasta 4 archivos que se envan con el documento en circulacin. El texto se puede introducir aqu se muestra en la parte superior de cada uno de los documentos por e-mail

Notificacin al remitente al final Si esta opcin est activada, se notifica al remitente si la de la circulacin. circulacin se ha completado Archivar documentos exitosos automticamente. Borrar circulacin automticamente. Si esta opcin est activada, una circulacin completa se archivar automticamente.

exitosa Si se selecciona esta opcin, toda la informacin sobre una circulacin completa se borrar automticamente.

Paso 2 (OPCIONAL)
Esta seccin, de ser necesario, permite al remitente modificar y ampliar una lista de destinatarios ya existente, como observamos en la siguiente pantalla:

Ilustracin 6 - Modificar los Destinatarios

En la parte izquierda puede observar los usuarios que se encuentran ya en la lista de envi del documento, en la derecha puede seleccionar un nuevo usuario para ser agregado a este trmite especifico. As mismo le permite retirar un usuario ya pre-establecido en el trmite. Una vez que el documento este listo para ser enviado, presionar completar. Luego el sistema enviara un correo indicndole a cada uno de los usuarios que existe un trmite pendiente.

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4. Tramites en Ejecucin
Para administrar los documentos, haga clic en "Trmites en Ejecucin" (ver ilustracin 4) en el men (lado izquierdo). Despus usted ver una lista de todos los documentos que se encuentran en circulacin.

Ilustracin 7 - Trmites en Ejecucin

En esta seccin; el usuario (remitente receptor) podrn observar los trmites que se encuentran en proceso de circulacin, adicionalmente se mostrar la siguiente informacin: Estacin Actual Das en Proceso del Trmite Fecha de Envi Usuario Remitente Tiempo total del Trmite Lista de Destinatario Progreso porcentual (%) del Trmite

Estado del Documento

Puede hacer clic en la lupa del grupo opciones (ver ilustracin 7) para obtener una visin sobre el estado actual del documento. Haga clic en el (Ver detalles de circulacin) en el icono de la circulacin que desea ver. Tal como se muestra en la ilustracin 7.

Una vez que haya hecho clic, se mostrar la siguiente pantalla:

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Ilustracin 8 - Observar en detalle un Documento

Para Modificar el flujo del Documento

De vez en cuando puede que sea necesario poder archivar, detener o cambiar la ruta del trmite. Haga clic en "Trmites en Ejecucin" en el men (lado izquierdo).

Ilustracin 9 - Tramites en Ejecucin

Haga clic en el cono (Ver detalles de circulacin), observamos la ilustracin, el documento tiene opciones que pueden ser manejadas por el remitente del documento, estas las puede observar en la siguiente figura:

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Ilustracin 10 - Acciones del Remitente

Renviar email a la estacin actual Saltar Estacin Actual Derivar Circulacin a un nuevo receptor Cambiar Estacin

Saltar Estacin Actual Si el remitente decide que un usuario sea eliminado de la secuencia de revisin del documento, por cualquier causa o motivo que se presente, el sistema le da la opcin de darle paso a la siguiente persona en la lista de destinatarios.

Enviar Circulacin a cualquier Sustituto Esta opcin permite al remitente enviar el documento a una persona totalmente ajena a la lista de destinatarios que esta manejando el trmite en proceso. Cuando haga clic en el icono este les mostrara la pantalla con todos los usuarios disponibles, tal como se muestra a continuacin:

Ilustracin 11 - Enviar Circulacin a Otro remitente

Cambiar de Estacin Actual Permite al remitente cambiar el usuario que debe modificar el documento, este usuario es solo de la lista de destinatarios en el proceso del trmite.

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5. Archivo de Documentos
Por defecto, las circulaciones completas se almacenan en el Archivo. Para ver la lista de los documentos archivados, seleccione el Archivo de Documentos en el men de opciones.

Ilustracin 12 - Archivo de Documentos

Para ayudar a localizar los documentos en el Archivo, SCDOC tiene algunas opciones de filtro de gran alcance. Para ver las opciones de filtro, seleccione la casilla de verificacin Opciones avanzadas de filtro.

Ilustracin 13 - Opciones de Filtro

La pantalla Opciones avanzadas de filtro le permite configurar las opciones para ver slo los documentos archivados que usted est interesado observar. Tambin en esta pantalla se tiene la posibilidad de guardar sus opciones de filtro y / o recuperar una lista de opciones de filtro guardados (Seleccione Filtro).

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Una vez que sus opciones de filtro se establecen, seleccione el filtrar la lista de los documentos archivados. (Inicio de filtro) en el icono para

Nota: Estas mismas opciones de filtro estn disponibles en la pantalla de Tramites en Ejecucin y en Mis Tramites.

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