LA ORGANIZACIN COMO FASE DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar La organizacin es la segunda

fase del proceso administrativo. A travs de ella el sistema establece la divisin del trabajo y la estructura necesaria para su funcionamiento. Con sus principios y herramientas, se establecen los niveles de autoridad y responsabilidad, se definen las funciones, los deberes y las dependencias de las personas o grupos de personas. Fayol (1972), define la organizacin diciendo que consiste en dotar al organismo de elementos necesarios para su funcionamiento a travs de operaciones tpicas a saber, las funciones tcnicas, financieras, contables, comerciales, de seguridad y administrativa. Melinkoff (1987), con relacin al ttulo del escrito la define como el proceso administrativo a travs del cual se crea la estructura orgnica de la institucin, se determinan los niveles de autoridad y de responsabilidad, se establecen las funciones, los deberes y las atribuciones que corresponden a los objetivos trazados previamente en el proceso de planificacin u elaboracin del nivel corporativo estratgico( misin, visin, objetivos corporativos, metas y mecanismos de medida u actuacin). Segn Melinkoff (1987), para estructurar una organizacin es preciso trabajar con los siguientes elementos: a) Los principios generales. b) Los sistemas de organizacin. c) Los instrumentos metodolgicos. a) PRINCIPIOS GENERALES DE LA ORGANIZACIN. Los principios son declaraciones, enunciados o preceptos que guan al dirigente en el acto de construir una organizacin. Desde el periodo clsico de la administracin se han establecido quince principios que deben observarse al organizar una empresa o institucin segn Melinkoff (op cit), se pueden enumerar en orden jerrquico de la siguiente manera. 1. Principio del Objetivo: de acuerdo con este principio, la organizacin debe establecer los fines permanentes o (teologa) hacia los cuales se encamina la organizacin. Estos fines ayudaran a estructurar en forma adecuada a la empresa o institucin. En la actualidad, diversos enfoques de la administracin denominan misin a esta constelacin a fines ms generales y permanentes. As se habla de la misin de la universidad, de la misin del Ministerio de Sanidad y Asistencia Social, etc. 2. Principios de los canales de Supervisin bien definida: segn este principio, en el organismo debe existir una serie de canales de supervisin que deben estar conectados por canales de comunicacin. Toda unidad debe ser supervisada por otra de jerarqua mayor. Principio del espacio control: de acuerdo con este principio, se debe establecer el nmero de personas que deben depender de otra directamente. Se aconseja que el nmero de personas este entre 7 y 8, tomando en cuenta la naturaleza del trabajo, la capacidad del jefe, la preparacin de los subordinados, el medio ambiente fsico.

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4. Principio del equilibrio direccin-control: este principio establece que, a medida que el directivo o jefe delega autoridad en otros funcionarios, debe reservar para s el control de funcionamiento de la organizacin sea total o de la parte de sta que delegue. 5. Principio del equilibrio autoridad-responsabilidad: de acuerdo con este principio, la delegacin de autoridad del ejecutivo al subordinado debe ser clara para el cumplimiento de una tarea bien definida, pero el jefe mximo debe conservar la responsabilidad total final por la autoridad delegada. Principio de fijacin de responsabilidades: este principio establece que la responsabilidad por las acciones no puede ser mayor que la que implica la autoridad delegada, ni debera ser menor. Principio de la seleccin y adiestramiento del personal: se enuncia diciendo que el personal debe ser seleccionado debidamente y en forma previa, luego debe ser adiestrado, recibiendo entrenamiento. Principio de la excepcin: se enuncia afirmando que los jefes o ejecutivos deben resolver solo los problemas extraordinarios, los problemas de rutina deben resolverlos los subjefes del nivel jerrquico correspondiente. Principio de identificacin: este principio establece que todos los actos o hechos que se sucedan o que sea susceptibles de suceder en la institucin y la cantidad de cosas que se manejen, deben tener su identificacin adecuada, para evitar confusiones con otras hechos o cosas semejantes.

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10. Principio de simplicidad: establece que dentro de cualquier organismo slo deben establecerse las funciones que sean indispensables para los fines del organismo. 11. Principio de la moral interna: este principio establece que debe haber responsabilidad, colaboracin y compromiso para el logro de los objetivos institucionales comunes, entre los integrantes de la empresa, tanto directivo como subalterno. 12. Principio de la unidad de mando: afirma que el subordinado no debe recibir rdenes de ms de un jefe sobre la misma materia. 13. Principio de jerarqua o de escala jerrquica: establece que debe existir una cadena de relaciones directas de autoridad desde en directivo superior hasta el ltimo subordinado y que sta debe funcionar claramente a travs de toda organizacin. 14. Principio de especializacin: establece que a medida que la empresa se amplia y diversifica, debe crear grupos, secciones, dependencias, etc. Para que trabajen en una sola especialidad o rea de actividades. 15. Principio de centralizacin descentralizacin: se enuncia diciendo que hay centralizacin cuando la adopcin de decisiones y la responsabilidad estn

centradas en la direccin superior de la institucin y que hay descentralizacin cuando, por delegacin de autoridad, la adopcin de decisiones y la responsabilidad se distribuyen en instancias de direccin intermedias. Una buena descentralizacin distribuye las decisiones y la autoridad en los procesos de ejecucin y concentra en la direccin superior las decisiones de poltica y de orden normativo. b) LOS SISTEMAS DE ORGANIZACIN. Son distintas formas de poner en coordinacin sistemtica, los diversos elementos humanos y materiales de un organismo. Los principales son los sistemas lineales, los sistemas funcionales y los sistemas mixtos. A continuacin se mencionan los sistemas de organizacin que describen algunos autores referidos por Melinkoff en su texto las organizaciones (2000, p 45). Reyes Ponce y Jeener: a) Sistema lineal. b) Sistema funcional. c) Sistema lineal y de Staff. Spriegel: a) b) c) d) Sistema lineal. Sistema funcional. Sistema mixto (Lineal y Staff). Sistema Comisional.

Agramonte: a) b) c) d) Puros: Sistema lineal. Sistema funcional. Sistema lineal y de asesora. Mixtos: Lineal Funcional, de organizacin Comisional

Sistema de organizacin lineal o de lnea jerrquica (perspectiva fayoliana). Este sistema fue propuesto en los inicios del desarrollo organizacional por Henry Fayol (1972), el mismo tiene como caracterstica particular que las funciones generales reposan en la autoridad superior al establecer a partir de esta las lneas de mando, autoridad y comunicaciones, que van desde la mxima autoridad hasta el ltimo funcionario. Se califica de jerrquico porque establece relaciones determinadas por rdenes que emanan desde un mismo departamento, otros autores lo denominan sistema escalar o vertical porque la autoridad o responsabilidad es escalonada, siguiendo los niveles de la organizacin. En este tipo de sistema la cantidad de funciones y la autoridad va disminuyendo a medida que desciende la escala jerrquica. Ventajas del sistema lineal: a) b) c) d) La organizacin resulta sencilla de comprender. Genera rapidez en la ejecucin de las ordenes. Es de gran utilidad en las empresas pequeas. Hay clara definicin de la autoridad responsabilidad

e) Se mantiene la eficacia en la disciplina y la unidad de mando. Desventajas del sistema lineal: a) b) c) d) e) No hace uso de las ventajas de la especializacin. Los jefes deben tener conocimientos diversos La prdida de hombres claves pone en peligro el funcionamiento de la empresa. Existe la posibilidad de descuido de algunas funciones. Demasiada rigidez debido a la restringida discrecionalidad.

Sistema de organizacin funcional o Tayloriano. Este sistema fue propuesto en los inicios del desarrollo organizacional por Frederick Taylor (1972). Este enfoque organizacional tiene como particularidad que en lugar de concentrar las funciones, las distribuye en diversas autoridades superiores o intermedias, pues se basa en la diversidad de funciones que se realizan en un organismo. Para ello clasifica las funciones de acuerdo a las caractersticas y agrupa en unidades especializadas, las funciones similares o parecidas. El sistema no descansa en hombres sino en las funciones. En este sistema vale ms la especializacin que la posicin jerrquica de los hombres. Ventajas del sistema funcional: a) b) c) d) Aprovecha las ventajas de la especializacin. Facilita el entrenamiento del personal debido a las exigencias de cada cargo. Se facilita el control directo. Se puede lograr la cooperacin de todos los funcionarios, unidades o dependencia que forman los organismos.

Desventajas del sistema lineal: a) A veces se dificulta fijar la responsabilidad final en cuanto al resultado de cierta actividad. b) La supervisin es mltiple. c) Se descarta el principio de unidad de mando. d) No estimula el entrenamiento de los ejecutivos. Sistema de organizacin lineal con staff, asesoria o plana mayor. Esa un sistema de uso corriente en las grandes empresas donde se realizan gran nmero de funciones de cierta magnitud o complejidad. Es un sistema de organizacin lineal al cual se agregan funciones asesoras o de dependencias asesoras denominadas staff, estado mayor, asesoria o plana mayos. Las unidades de asesoramiento slo tienen autoridad de asesoramiento, no tienen mando sobre el personal de lnea; solo tienen autoridad de mando sobre el personal de sus sistemas asesores. Ventajas del sistema de lnea y de staff: a) Se aprovechan las ventajas de la especializacin b) Se mantiene la unidad de mando. c) Se comenta la cooperacin entre los funcionarios de lnea y asesora

Desventaja del sistema de lnea y staff: a) Puede generar confusin entre la autoridad de lnea y asesoria. b) Los funcionarios asesores tratan de evadir responsabilidad por no tener autoridad. c) Los funcionarios de lnea descargan la mayor parte de su trabajo en la dependencia asesora o funcionarios asesores. d) La asesora no es de obligatoria aceptacin por la unidad de lnea. Organizacin comisional y tipos de comits o comisiones. En este tipo de Organizacin, la autoridad superior que detenta el poder de decisin, descansa en un consejo, comit o comisin, ubicado en el vrtice de la pirmide. En la prctica este modelo de organizacin de autoridad superior colegiada es poco frecuente. En Venezuela ha sido adoptado por las Universidades Nacionales u Oficiales. Ms frecuentemente existen consejos, comits o comisiones intermedios dentro de una institucin, sea que sta se organice lineal o funcionalmente o en forma mixta. Ventajas: a) Los cometes fomentan la cooperacin entre los integrantes. b) Se reciben aportes valiosos. Desventajas: a) Alto costo en tiempo y dinero, la autoridad colectiva consume mucho tiempo en reuniones. b) Dificultan la toma de decisiones. c) Todos mandan y no adquieren responsabilidad en la reparticin de la autoridad. Un consejo o comit en un grupo de personas encargado de ciertas funciones especficas o de resolver un problema especfico. Debido a las considerables variaciones en la autoridad asignada a los consejos y comits, ha surgido mucha confusin acerca de su naturaleza. Dependiendo de su autoridad pueden ser: 1. Consejos o comits de lnea: La autoridad que detentan es de lnea Pueden tomar decisiones realizan una funcin determinada. 2. Consejos o comits de staff: Asesoran, no tienen autoridad de mando. 3. Comits formales: Estn establecidos explcitamente en la estructura organizativa, se les asignan deberes y autoridad. 4. Comits informales: No estn establecidos en la estructura. Se organizan para estudiar y dar opinin sobre un problema o tema especfico. 5. Comits permanentes: Pueden ser formales e informales pero son estables en la estructura, duran un tiempo indefinido. 6. Comits temporales: Son informales y se crean por un tiempo determinado. 7. Comits consultivos: resuelven consultas formuladas por las instancias subordinadas, tienen poder de decisin. 8. Comits ejecutivos: son los que ejecutan decisiones.

EL PROCESO DE LA ORGANIZACIN. El proceso de organizar busca establecer la estructura orgnica ms eficiente y eficaz, utilizando los principios cientficos de la administracin. Una buena organizacin debe satisfacer, adems, la necesidad objetiva de que cada trabajador conozca y realice su funcin dentro del organismo con el mnimo de esfuerzo, el menor costo y el mximo rendimiento. En ese sentido los pasos esenciales en el proceso de organizar son: 1. Identificar las funciones, actividades y tareas necesarias para alcanzar los objetivos principales de la organizacin. 2. Preparar el organigrama funcional de la organizacin que muestre las distintas actividades o funciones a realizar por la institucin. 3. Definir las funciones con sus correspondientes deberes en trminos de la descripcin de las diferentes clases de cargos que existirn dentro de la organizacin. 4. Seleccionar al personal adecuado para cubrir los cargos. 5. Preparar el manual de la organizacin y el manual descriptivo de las clases de cargos, con las funciones, tareas y actividades a realizar por las personas que los ocupen. 6. Preparar el manual de normas y procedimientos para la ejecucin de las actividades a realizar por las personas que ocupen los cargos. 7. Identificar y cuantificar los recursos materiales necesarios para la ejecucin de las actividades. 8. Conseguir y acondicionar el rea fsica para los funcionamientos de la organizacin. Bibliografa consultada Castillo, L (1992). El PES. En sntesis. Revista de planificacin estratgica. Editorial fundacin Altadir. Caracas. Izurreta, F (1997). En qu consiste el proceso de planificacin estratgica. UCV. Caracas. Koontz, O (1972). Curso de Administracin Moderna. Mc Graw Hill. Mxico. Matus, C (1990). Poltica, Planificacin y Gobierno. Editores Miguel Angel Garca e Hijos. Caracas. Melinkoff, R (1987). Los Procesos Administrativos. Caracas. Editorial contexto. Moyer, H (1989). Planificacin Estratgica Situacional. Luz. Maracaibo. Muoz, L (1981). Notas de Planificacin. ULA. Mrida. Taylor, F y Fayol. (1972). Principios de la Administracin Cientfica.