UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA CENTRO SCIO ECONMICO DEPARTAMENTO DE CINCIAS CONTBEIS

ERLON RODRIGO DA SILVA

A IMPORTNCIA DA AUDITORIA INTERNA NA GESTO DOS RECURSOS FINANCEIROS: UM ESTUDO DE CASO EM UMA REDE DE CONCESSIONRIAS DE VECULOS

FLORIANPOLIS 2008

ERLON RODRIGO DA SILVA

A IMPORTNCIA DA AUDITORIA INTERNA NA GESTO DOS RECURSOS FINANCEIROS: UM ESTUDO DE CASO EM UMA REDE DE CONCESSIONRIAS DE VECULOS

Monografia elaborada pelo Acadmico Erlon Rodrigo da Silva, Como exigncia do curso de graduao de Cincias Contbeis, da Universidade Federal de Santa Catarina. Orientador: Ernesto Fernando R. Vicente, Dr.

FLORIANPOLIS 2008

ERLON RODRIGO DA SILVA

A IMPORTNCIA DA AUDITORIA INTERNA NA GESTO DOS RECURSOS FINANCEIROS: UM ESTUDO DE CASO EM UMA REDE DE CONCESSIONRIAS DE VECULOS

Esta monografia foi apresentada como trabalho de concluso do curso de Cincias Contbeis da Universidade Federal de Santa Catarina, obtendo a nota de , atribuda pela banca constituda pelos professores abaixo:

01 de Julho de 2008

____________________________________ Profa. Dra. Valdirene Gasparetto Coordenadora de Monografia do Departamento de Cincias Contbeis

Professores que compuseram a banca:

_____________________________________ Prof . Dr. Ernesto Fernando Rodrigues Vicente (Orientador) Departamento de Cincias Contbeis, UFSC

____________________________________ Prof. Dr. Orion Augusto Platt Neto Departamento de Cincias Contbeis, UFSC

___________________________________ Prof. Juliane Vieira de Souza Departamento de Cincias Contbeis, UFSC

As conquistas so fceis de fazer, porque as fazemos com todas as nossas foras; so difceis de conservar, porque as defendemos s com uma parte das nossas foras.

Baro de Montesquieu

Dedico este trabalho:

Ao meu pai Nilton. A minha me Lucia.

AGRADECIMENTOS

Primeiramente agradeo a Deus pelo dom da vida. Por iluminar-me em todos os momentos desta caminhada Aos meus pais, Nilton e Lucia, que com muito amor, carinho, incentivo e compreenso no mediram esforos para que eu alcanasse este objetivo em minha vida. Aos meus irmos, Edgar e Ednon, pelo apoio, pacincia e estimulo durante esta caminhada. minha namorada, Gabriella, pela compreenso, pelo apoio e principalmente pelo amor e carinho que me motivaram a concluir esta jornada. Aos meus colegas de curso que nunca deixaram que eu desanimasse. Aos meus colegas de trabalho pelo companheirismo e apoio. Ao orientador, professor Ernesto Fernando R. Vicente, pelo apoio, pela confiana e pela dedicao com que orientou minha pesquisa. Universidade Federal de Santa Catarina, especialmente ao Departamento de Cincias Contbeis. E por ultimo, a todas as pessoas que contriburam direta ou indiretamente para a realizao deste trabalho.

RESUMO

SILVA, Erlon Rodrigo. A Importncia da Auditoria Interna Na Gesto dos Recursos Financeiros: Um Estudo de Caso Em Uma Rede Concessionrias de Veculos. Florianpolis 2008, p.58 Monografia (Graduao em Cincias Contbeis). Universidade Federal de Santa Catarina, 2008.

Orientador: Professor Doutor Ernesto Fernando R. Vicente.

O presente trabalho constitui-se em um levantamento de dados a respeito da Auditoria Interna nas sociedades mercantis e tem como objetivo principal analisar a estrutura organizacional e os sistemas de Controles Internos de uma empresa do ramo automobilstico. Este estudo de carter descritivo com uma abordagem qualitativa a partir de um estudo de caso em uma rede de concessionrias de veculos. Busca evidenciar a importncia da Auditoria Interna na estrutura organizacional e nos sistemas de controle das contas a receber e contas a pagar. Foi identificada a estrutura organizacional utilizada na empresa em questo e tambm analisados os dados obtidos atravs dos questionamentos acerca dos controles das contas a pagar e contas a receber. Os resultados do estudo demonstraram que 66% das respostas obtidas em relao aos controles internos so adequadas, que 20% so adequadas precisando ser aprimoradas, que 6% so adequadas com fraquezas e 8% so inadequadas. Destaca-se que a Auditoria Interna indispensvel para alcanar o sucesso empresarial, visto que as empresas necessitam de ferramentas que as auxiliem no seu processo de gesto, detectando e prevenindo possveis falhas, bem como avaliando e examinando as atividades desempenhadas pela mesma.

Palavras Chave: Auditoria Interna; Controles Internos; Estrutura Organizacional.

LISTA DE FIGURAS
Figura 1 Estrutura Organizacional da Empresa ....................................................................36 Figura 2 Anlise Controles Gerais.........................................................................................38 Figura 3 Anlise Controles de Caixa.....................................................................................39 Figura 4 Anlise Controles de Contas a Pagar...................................................................... 41 Figura 5 Anlise Controles de Contas a Receber...................................................................43 Figura 6 Anlise dos Resultados Gerais.................................................................................44

LISTA DE QUADROS
Quadro 1 Tcnicas de Auditoria............................................................................................22 Quadro 2 Classificao dos Controles Internos.....................................................................28 Quadro 3 Categorias de Controle...........................................................................................30 Quadro 4 Controles Financeiros.............................................................................................31 Quadro 5 Avaliao dos Controles Internos......................................................... .................32 Quadro 6 Anlise Controles Gerais......................................................................... ..............37 Quadro 7 Anlise Controles de Caixa....................................................................................39 Quadro 8 Anlise dos Controles das Contas a Pagar............................................. ................40 Quadro 9 Anlise dos Controles das Contas a Receber.........................................................42

SUMRIO
1 INTRODUO ..................................................................................................................... 9 1.1 TEMA E PROBLEMA......................................................................................................... 9 1.2 OBJETIVOS....................................................................................................................... 10 1.2.1 Objetivo Geral ............................................................................................................. 10 1.2.2 Objetivos Especficos .................................................................................................. 10 1.3 JUSTIFICATIVA ............................................................................................................... 11 1.4 METODOLOGIA............................................................................................................... 12 1.5 LIMITAES DA PESQUISA ......................................................................................... 14 1.6 ORGANIZAO DO TRABALHO ................................................................................. 14 2 FUNDAMENTAO TERICA...................................................................................... 15 2.1 AUDITORIA...................................................................................................................... 15 2.2 AUDITORIA INTERNA ................................................................................................... 16 2.2.1 Conceitos ..................................................................................................................... 16 2.2.2 Objetivos da Auditoria Interna .................................................................................... 17 2.2.3 A Importncia e Necessidade da Auditoria Interna..................................................... 18 2.2.4 Normas de Auditoria Interna ....................................................................................... 19 2.2.5 Planejamento de Auditoria Interna.............................................................................. 20 2.2.6 Procedimentos da Auditoria Interna............................................................................ 21 2.2.7 Riscos da Auditoria Interna ......................................................................................... 23 2.2.8 Papis de Trabalho ...................................................................................................... 24 2.2.9 Fraudes e Erros ............................................................................................................ 25 2.3 CONTROLES INTERNOS................................................................................................ 26 2.3.1 Objetivos do Controle Interno ..................................................................................... 28 2.3.2 Categoria de Controles Internos .................................................................................. 29 2.3.3 Controles Financeiros.................................................................................................. 31 2.3.4 Avaliao do Controle Interno .................................................................................... 32 3 ESTUDO DE CASO ............................................................................................................ 33 3.1 A EMPRESA...................................................................................................................... 33 3.2 COLETA DE DADOS ....................................................................................................... 34 3.3 ANLISE DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL....................................................... 34 3.4 ANLISE DOS CONTROLES INTERNOS..................................................................... 37 3.4.1 Anlise de Controles Gerais e Controles de Caixa...................................................... 37 3.4.2 Anlise dos Controles de Contas a Pagar .................................................................... 40 3.4.3 Anlise dos Controles de Contas a Receber ................................................................ 42 3.4.4 Anlise dos Resultados Gerais .................................................................................... 44 4 CONCLUSES E RECOMENDAES ......................................................................... 45 REFERNCIAS ..................................................................................................................... 47 ANEXOS ................................................................................................................................. 49

1 INTRODUO

Diante da necessidade de desenvolvimento e continuidade das empresas, necessrio que as mesmas busquem ferramentas que as auxiliem em seu processo de gesto. Muitas delas adotam modelos de gesto deficientes, provavelmente por falta de conhecimento dos gestores que utilizam modelos compatveis com seus interesses ou pela utilizao equivocada de determinados mecanismos de Controle Interno, deixando de lado os interesses da empresa. Desta forma esperado que os contadores se aperfeioem, que se adaptem ao novo ambiente organizacional das sociedades mercantis, buscando novos mtodos de trabalho atendendo s necessidades das mesmas. A Auditoria Interna um dos instrumentos que as empresas podem utilizar para desenvolver suas atividades, para avaliar e examinar o desempenho em um determinando perodo e tambm detectar reas problemticas sugerindo correes. Segundo Almeida (2007, p.62):
As normas de auditoria geralmente aceitas, referentes ao trabalho no campo, estabelecem que o auditor deve avaliar o sistema de controle interno da empresa auditada, a fim de determinar a natureza, poca e extenso dos procedimentos de auditoria.

Sendo assim, a eficcia do sistema gerencial dentro de uma organizao indispensvel para o sucesso da mesma. Cabe ento aos auditores avaliarem o sistema de Controle Interno com o intuito de verificar os mecanismos utilizados, buscando auxiliar a empresa em suas atividades.

1.1 TEMA E PROBLEMA

Em virtude das mudanas ocorridas no ambiente empresarial nos ltimos anos faz-se necessrio uma melhor compreenso da importncia de se auditar os sistemas de controle das empresas. As operaes das empresas esto se tornando cada vez mais complexas aumentando-se, portanto, a necessidade da utilizao de normas e procedimentos eficientes de gesto. Neste sentido, o tema a ser abordado nesta monografia a importncia da Auditoria Interna nos sistemas de Controle Interno e gerenciamento das empresas.

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A cada dia que passa os Controles Internos se tornam mais necessrios, principalmente devido ao aumento da competitividade entre as empresas, onde os membros da alta administrao atravs dos mecanismos de gesto podem controlar as operaes realizadas pela empresa, auxiliando-os na anlise das perspectivas futuras, tendncias de crescimento, rentabilidade atual e pagamento de dividendos. Desta forma, a fim de compreender as necessidades das empresas, estudada uma Rede de Concessionrias de Veculos tendo em vista a vontade de demonstrar os mecanismos de Controle Interno utilizados por ela. Assim sendo o problema desta pesquisa : Qual a importncia da Auditoria Interna no processo de gesto e nos sistemas de controle das contas a receber e contas a pagar de uma empresa do ramo automobilstico?

1.2 OBJETIVOS

Atravs da presente pesquisa busca-se atingir objetivos gerais e objetivos especficos com o intuito de responder a questo levantada acerca da importncia da Auditoria Interna para as sociedades mercantis.

1.2.1 Objetivo Geral

O objetivo geral deste estudo consiste em demonstrar a importncia da Auditoria Interna na estrutura organizacional e nos sistemas de controle das contas a receber e contas a pagar de uma Rede de Concessionrias de Veculos.

1.2.2 Objetivos Especficos

Descrever a estrutura organizacional adotada pela empresa em questo; Analisar os sistemas de Controles Internos utilizados nas contas a receber e contas a pagar em uma Rede de Concessionrias de Veculos;

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Demonstrar os resultados obtidos atravs da analise dos sistemas de controle nas contas a receber e contas a pagar.

1.3 JUSTIFICATIVA

Diante das grandes mudanas no mercado, em um ambiente globalizado e competitivo, crucial para o desenvolvimento das empresas que elas busquem ferramentas que as auxiliem no processo de otimizao das suas atividades. O contador no pode mais ser apenas um espectador, responsvel em preparar e emitir relatrios deve assumir uma postura participativa. Pois o avano tecnolgico e as modernizaes ocorridas nos ltimos anos, obrigam as empresas a se adaptarem as novas exigncias do mercado. Fazendo com que procurem o aperfeioamento de seus negcios, otimizando seus Controles Internos e desenvolvendo suas rotinas de trabalho visando o seu crescimento e a sua estabilidade econmica. A contabilidade passou a exercer um papel importante dentro da viso dos administradores, acompanhando as decises tomadas por eles e auxiliando-os na execuo de seus trabalhos, em busca das metas almejadas pela empresa. Desta forma Attie (1992, p.26) enfatiza que:
A partir desse momento, a administrao passa a necessitar de algum que lhes afirme que os controles e as rotinas de trabalho esto sendo habitualmente executados e que os dados contbeis, com efetividade, merecem confiana, pois espelham a realidade econmica e financeira da empresa. A Auditoria Interna neste momento concebida, toma forma embrionria como uma atividade necessria organizao e desenvolve-se a fim de seguir a gerncia ativa, concedendo-lhe alternativas, como ferramenta de trabalho, de controle, assessoria e administrao.

Desta forma, a Auditoria Interna se constitui como uma funo de apoio gesto, auxiliando a organizao a alcanar seus objetivos, tornando-se uma ferramenta indispensvel, focada na melhoria dos controles e processos, minimizando riscos e otimizando suas atividades. A contabilidade utiliza a Auditoria Interna com o objetivo de avaliar e comunicar se os sistemas gerenciais da empresa esto sendo utilizados com eficincia, bem como verificar se os dados contbeis representam efetivamente a situao econmica e financeira da empresa. Justifica-se, este trabalho, pela contribuio tanto para o meio acadmico no que diz respeito ao enriquecimento do conhecimento, como, principalmente, para os empresrios no

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que se refere s deficincias que podem ser encontradas no processo de gesto e nos sistemas de Controles Internos atravs da Auditoria Interna. Dentro deste contexto, deve-se ressaltar a importncia da Auditoria Interna na preveno, identificao, correo de irregularidades dentro das sociedades mercantis.

1.4 METODOLOGIA

Para alcanar o objetivo da pesquisa, o desenvolvimento deste trabalho deve ocorrer de forma descritiva, pois descreve os processos observados, atravs de coleta de dados, relatando e interpretando os resultados obtidos. Portanto na viso de Cervo e Berviam (1983, p.55):
A pesquisa descritiva observa, registra, analisa e correlaciona fatos ou fenmenos (variveis) sem manipul-los. Estuda fatos, fenmenos do mundo fsico e especialmente do mundo humano, sem interferncia do pesquisador. Procura descobrir, com preciso possvel a freqncia com que um fenmeno ocorre, sua relao e conexo com outros, sua natureza e caractersticas.

Na busca de informaes para elaborao do presente estudo a pesquisa bibliogrfica indispensvel, ela desenvolvida atravs de materiais j elaborados, geralmente livros e artigos, objetivando recolher informaes e conhecimentos relacionados ao assunto a ser explorado (RAUPP E BEUREN, 2004). No que diz respeito abordagem do problema o tema requer uma abordagem qualitativa que visa destacar caractersticas no observadas em estudo quantitativo. Para Silva e Menezes (2001, p.20), pesquisa qualitativa: considera que tudo pode ser quantificvel, o que significa traduzir nmeros em opinies e informaes para classific-los e analis-los. Raupp e Beuren (2004, p.92) relatam que:
Na contabilidade, bastante comum o uso da abordagem qualitativa como tipologia de pesquisa. Cabe lembrar que, apesar de a contabilidade lidar intensamente com nmeros, ela uma cincia social, e no uma cincia exata como alguns poderiam pensar, o que justifica a relevncia do uso da abordagem qualitativa.

Desta forma faz-se necessrio repensar, analisar e interpretar a realidade da empresa, utilizando como tcnica de pesquisa o estudo de caso, que permite executar vrios conceitos estudados ao longo do curso e ouvir opinies de quem resolveu, na prtica, os problemas vistos na teoria.

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Gil (1999, p. 73) afirma que, O estudo de caso caracterizado pelo estudo profundo e exaustivo de um ou de poucos objetos, de maneira a permitir conhecimentos amplos e detalhados do mesmo. A coleta de dados para o desenvolvimento do estudo de caso foi realizada em uma Rede de Concessionrias de Veculos e o critrio de escolha foi o acesso aos dados da empresa, bem como o constante crescimento do ramo automobilstico no Brasil. Os dados do estudo de caso foram coletados atravs de entrevistas no estruturadas e com a aplicao de questionrios estruturados com base na Escala Likert. Malhotra (2001, p.255) relata que:
A Escala de Likert uma das escalas por itens mais utilizadas. Os pontos extremos de uma Escala de Likert so em geral discordo muito e concordo muito. Os entrevistados so solicitados a indicar seu grau de concordncia ao checar uma das cinco categorias de resposta. Suas vantagens so a fcil construo e aplicao, porm representa como desvantagem a exigncia de maior tempo para resposta, uma vez que o entrevistado tem de ler integralmente cada afirmao.

Com o objetivo de facilitar a compreenso e melhor avaliar os resultados obtidos com a aplicao dos questionrios, a Escala Likert foi adaptada, alterando-se as categorias de resposta de cinco para apenas quatro. As respostas possveis nos questionrios aplicados so as seguintes: Discordo Totalmente significa que o sistema de controle interno inadequado. Discordo significa que o sistema de controle interno adequado com fraquezas. Concordo significa que o sistema de controle interno adequado podendo ser aprimorado. Concordo Totalmente significa que o sistema de controle interno adequado.

Em relao s entrevistas, elas foram do tipo no estruturada, ou seja, o entrevistador prope um tema e o mesmo desenvolve-se no fluir da conversa. O tema proposto foi relacionado a estrutura organizacional da empresa. No entanto, a pesquisa tem como resultado o conhecimento cientfico na qual se procura encontrar respostas ao problema levantado anteriormente, buscando sugestes que beneficiem o processo de gesto da empresa e consigam explicar cada vez mais os questionamentos acerca da contabilidade.

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1.5 LIMITAES DA PESQUISA

A presente pesquisa desenvolve-se visando demonstrar a importncia da Auditoria Interna para as sociedades mercantis, assim sendo, limita-se a levantar e analisar dados referentes estrutura organizacional e aos Controles Internos nas contas a pagar e contas a receber de uma Rede de Concessionrias de Veculos.

1.6 ORGANIZAO DO TRABALHO

Este estudo est dividido em quatro captulos estruturados da seguinte forma: No primeiro captulo, inicialmente apresentado o tema e o problema de pesquisa. Em seguida, apresentar-se- o objetivo geral e os objetivos especficos que se pretendem alcanar. Logo aps, foi exposta a justificativa e a metodologia aplicada na elaborao deste estudo, bem como as limitaes da pesquisa e a organizao do trabalho. No segundo captulo contm a fundamentao terica, onde so mencionadas consideraes sobre a Auditoria Interna, seus objetivos, sua necessidade, importncia, e tambm traz consideraes sobre os Controles Internos, seus objetivos e suas categorias a fim de adquirir embasamento terico necessrio para a realizao desta pesquisa. No terceiro captulo apresentado o levantamento de dados da empresa em estudo, com a obteno dos resultados da pesquisa aplicada, contendo a descrio de suas atividades e anlise dos dados. Ao trmino, so apresentadas as concluses deste trabalho, bem como algumas recomendaes para futuras pesquisas.

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2 FUNDAMENTAO TERICA

Neste captulo so apresentadas consideraes sobre auditoria, dando maior enfoque a Auditoria Interna, seus objetivos, sua importncia e necessidade para as empresas. Como tambm esto sendo evidenciados os Controles Internos, seus objetivos e categorias.

2.1 AUDITORIA

A auditoria o ramo da contabilidade que verifica a autenticidade das demonstraes contbeis, examina os critrios e procedimentos contbeis adotados em sua elaborao, e se estes esto de acordo com os princpios fundamentais de Contabilidade e com as normas brasileiras de Contabilidade. FRANCO E MARRA (1992). Boynton, Johnson e Kell (2002, p. 30-31) definem auditoria como:
Um processo sistemtico de obteno e avaliao objetivas de evidncias sobre afirmaes a respeito de aes e eventos econmicos, para aquilatao do grau de correspondncia entre as afirmaes e critrios estabelecidos, e de comunicao dos resultados a usurios interessados.

Attie (1998, p.25) por sua vez, define auditoria como, A auditoria uma especializao contbil voltada a testar a eficincia e eficcia do controle patrimonial implantado com o objetivo de expressar uma opinio sobre determinado dado. Entre os vrios conceitos de auditoria, destaca-se o de S (1998, p.25), o qual afirma:
Auditoria uma tecnologia contbil aplicada ao sistemtico exame dos registros, demonstraes e de quaisquer informes ou elementos de considerao contbil, visando a apresentar opinies, concluses crticas e orientaes sobre situaes ou fenmenos patrimoniais de riqueza aziendal, pblica ou privada, quer ocorridos, quer por ocorrer ou prospectados e diagnosticados.

Contudo a auditoria contbil responsvel em averiguar se os dados e informaes apresentados por uma determinada empresa representam adequadamente sua realidade econmica e financeira.

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2.2 AUDITORIA INTERNA

A Auditoria Interna a parte de auditoria que busca desenvolver e avaliar os sistemas gerenciais da empresa auditada, a fim de auxiliar a administrao e scios a cumprir eficazmente suas responsabilidades. Nos tpicos a seguir tratar-se- dos conceitos, objetivos, importncia, necessidade, normas, planejamento, procedimento, riscos , papeis de trabalho e o conceito de fraudes e erros.

2.2.1 Conceitos

Existem inmeras formas de conceituar a Auditoria Interna, no entanto foram evidenciadas as principais definies de acordo com as necessidades da presente pesquisa. Attie (1992, p.28-29) conceitua Auditoria Interna da seguinte forma:
A Auditoria Interna uma funo independente de avaliao, criada dentro da empresa para examinar e avaliar suas atividades, como um servio a essa mesma organizao. A proposta da Auditoria Interna auxiliar os membros da administrao a desincumbirem-se eficazmente de suas responsabilidades. Para tanto, a Auditoria Interna lhes fornece anlise, avaliaes, recomendaes, assessoria e informaes relativas s atividades examinadas.

Boynton, Johnson e Kell (2002, p. 932) definem Auditoria Interna como:

Auditoria Interna uma atividade independente, de fornecimento de segurana objetiva e de consultoria que visa acrescentar valor a uma organizao e melhorar suas operaes. Trazendo para a organizao uma abordagem sistemtica e disciplinada para avaliao e melhora da eficcia de seus processos de gerenciamento de risco, controle e governana, ajuda-a a atingir seus objetivos.

Mello (2008, p.1-2), por sua vez, define Auditoria Interna como:
A Auditoria Interna uma atividade de avaliao independente e de assessoramento da administrao, voltada para o exame e avaliao da adequao, eficincia e eficcia dos sistemas de controle, bem como da qualidade de desempenho das reas em relao s atribuies e aos planos, metas, objetivos e polticas definidas para as mesmas.

Conforme os conceitos citados pelos autores, a Auditoria Interna tem um papel essencial dentro das empresas, uma atividade independente e de assessoramento ao pessoal da administrao, voltada para a avaliao, eficincia e eficcia dos sistemas gerenciais.

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Procura detectar falhas nos processos, corrigi-las e desenvolv-las a fim de melhorar as operaes realizadas pela empresa, busca tambm averiguar se as polticas, metas e objetivos esto sendo alcanadas.

2.2.2 Objetivos da Auditoria Interna

Quanto aos objetivos, Attie (1992, p.29) sintetiza que a Auditoria Interna tem por objetivo:
examinar a integridade e fidedignidade das informaes financeiras e operacionais e os meios utilizados para auferir, localizar, classificar e comunicar essas informaes; examinar os sistemas estabelecidos, para certificar a observncia s polticas, planos, leis e regulamentos que tenham, ou possam ter, impacto sobre operaes e relatrios, e determinar se a organizao est em conformidade com as diretrizes; examinar os meios usados para a proteo dos ativos e, se necessrio, comprovar sua existncia real; verificar se os recursos so empregados de maneira eficiente e econmica; examinar operaes e programas e verificar se os resultados so compatveis com os planos e se essas operaes e esses programas so executados de acordo com o que foi planejado; e comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram tomadas as providncias necessrias a respeito de suas descobertas.

Aoki e Sakurai (1989, apud PAULA, 1999, p.44) referindo-se ao objetivo da Auditoria Interna:
O objetivo da Auditoria Interna assistir aos membros da organizao no cumprimento efetivo de suas responsabilidades. (...) A Auditoria Interna fornece anlises, avaliaes, recomendaes, conselhos e informaes concernentes s atividades examinadas. O objetivo da auditoria inclui promover um efetivo controle a um custo razovel.

Portanto, o objetivo da Auditoria Interna no apenas observar como os Controles Internos funcionam, mas tambm averiguar e examinar se as informaes esto sendo utilizadas com o objetivo de desenvolver as atividades da empresa. Bem como monitorar e estabelecer planos e mtodos de trabalho para tornar os mecanismos mais eficientes atendendo principalmente aos interesses dos gestores.

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2.2.3 A Importncia e Necessidade da Auditoria Interna

Com o constante desenvolvimento das empresas e a diversificao de suas atividades econmicas, a Auditoria Interna vem se tornando um recurso indispensvel para avaliar a eficincia dos gestores e zelar pela confiabilidade das informaes geradas. Segundo Paula (1999, p.40):
A Auditoria Interna importante para a entidade porque: parte essencial do sistema global do controle interno; leva ao conhecimento da alta administrao o retrato fiel do desempenho da empresa, seus problemas, pontos crticos e necessidades de providncias, sugerindo solues; mostra os desvios organizacionais existentes no processo decisrio e no planejamento; uma atividade abrangente, cobrindo todas as reas da empresa; medida pelos resultados alcanados na assessoria alta administrao e estrutura organizacional, quanto ao cumprimento das polticas traadas, da legislao aplicvel e dos normativos internos; apresenta sugestes para a melhoria dos controles implantados ou em estudos de viabilizao; recomenda reduo de custos, eliminao de desperdcios, melhoria da qualidade e aumento da produtividade; assegura que os controles e as rotinas estejam sendo corretamente executados, que os dados contbeis merecem confiana e refletem a realidade da organizao e que as diretrizes traadas esto sendo observadas; estimula o funcionamento regular do sistema de custos, controle interno e o cumprimento da legislao; coordena o relacionamento com os rgos de controle governamental; avalia, de forma independente, as atividades desenvolvidas pelos diversos rgos da companhia e por empresas controladas e coligadas; ajuda a administrao na busca de eficincia e do melhor desempenho, nas funes operacionais e na gesto dos negcios da companhia.

Desta forma, pode-se constatar que a Auditoria Interna uma ferramenta de controle sobre as informaes, registros, aes e funes existentes nas organizaes, que serve de auxilio aos administradores e proprietrios para a tomada de deciso, identificando reas problemticas e sugerindo correes. Paula (1999, p.42) afirma que a Auditoria Interna necessria para a entidade:
para garantir que os procedimentos internos e as rotinas de trabalho sejam executados de forma a atender aos objetivos da entidade e s diretrizes da alta administrao; porque atesta a integridade e fidedignidade dos dados contbeis e das informaes gerenciais, que iro subsidiar as tomadas de deciso dos dirigentes; por salvaguardar os valores da entidade;

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porque, mesmo com todos os controles perfeitos, ainda existiriam pessoas em seus quadros de funcionrios sujeitas s naturais fraquezas humanas, para as quais no existem controles; por permitir a anlise dos dados com iseno e independncia; porque assessora a administrao no desempenho de suas funes e responsabilidades, fortalecendo o controle interno; por sua importncia como rgo de assessoramento, servindo como olhos e ouvidos de seus dirigentes; porque colabora com o fortalecimento dos Controles Internos e ajuda a agregar valor aos produtos; porque assegura alta administrao que as diretrizes administrativas e de ordem legal esto sendo cumpridas adequadamente; para fins de acompanhamento de fatores crticos de sucesso; por avaliar os Controles Internos da empresa. A sua existncia, a mdio e longo prazos, poderia ocasionar a deteriorao dos Controles Internos de uma maneira geral; porque a Auditoria Interna traduz-se num dos braos da alta administrao; por ser obrigatria sob os aspectos legal e estatutrio.

Podem existir muitos motivos para garantir a necessidade da Auditoria Interna para as empresas, entretanto a Auditoria Interna ser sempre considerada necessria quando puder contribuir de alguma forma para melhorar o desempenho da empresa.

2.2.4 Normas de Auditoria Interna

As Normas Brasileiras de Contabilidade agem como instrumentos reguladores dos trabalhos de Auditoria Interna, os auditores devem sempre estar atualizados, atender as normas vigentes e buscar realizar seu trabalho de forma eficaz e com responsabilidade. O CFC (1995) define no item 3.1.1 da NBC P 3 Normas Profissionais do Auditor Interno que:
O Contador, na funo de Auditor Interno, deve manter o seu nvel de competncia profissional pelo conhecimento atualizado das Normas Brasileiras de Contabilidade, das tcnicas contbeis, especialmente na rea de auditoria, da legislao inerente profisso, dos conceitos e tcnicas administrativas e da legislao aplicvel Entidade.

Franco e Marra (1992, p.51) enfatizam que:

As normas so entendidas as regras estabelecidas pelos rgos reguladores da profisso contbil, em todos os pases, com objetivo de regulamentar o exerccio da funo do auditor independente, estabelecendo orientao e diretrizes a serem seguidas por esses profissionais no exerccio de suas funes.

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Portanto, o cdigo de tica do instituto de Auditores Internos estabelece normas para a prtica da profisso de auditor interno. Os auditores internos devem ter a responsabilidade de observar e seguir estas normas pr-estabelecidas, mantendo sempre um alto padro de honestidade, objetividade, diligncia e lealdade. (ATTIE, 1992).

2.2.5 Planejamento de Auditoria Interna

Com o intuito de maximizar a qualidade de uma Auditoria Interna, deve-se realizar com antecedncia um planejamento, a fim de definir os caminhos a percorrer at que sejam alcanadas as metas e objetivos estabelecidos inicialmente. Bem como desenvolver mecanismos objetivando reduzir os erros e situaes indesejadas no decorrer da auditoria, possibilitando realizar um trabalho eficaz. Attie (1998, p. 44) afirma que:
O planejamento o alicerce sobre o qual todo trabalho deve ser fundamentado e funciona como um mapa estrategicamente montado para atingir o alvo. A montagem do planejamento, objetiva percorrer uma estrada predeterminada, num rumo identificado, estabelecido e analisado.

De acordo com Resoluo do CFC (2003), que relata no item 12.2.1.2 para elaborar um planejamento da Auditoria Interna devem-se considerar os fatores relevantes na execuo dos trabalhos, especialmente os seguintes:
a) conhecimento detalhado da poltica e dos instrumentos de gesto de riscos da entidade; b) o conhecimento detalhado das atividades operacionais e dos sistemas contbil e de controles internos e seu grau de confiabilidade da entidade; c) a natureza, a oportunidade e a extenso dos procedimentos de Auditoria Interna a serem aplicados, alinhados com a poltica de gesto de riscos da entidade; d) a existncia de entidades associadas, filiais e partes relacionadas que estejam no mbito dos trabalhos da Auditoria Interna; e) o uso do trabalho de especialistas; f) os riscos de auditoria, quer pelo volume ou pela complexidade das transaes e operaes; g) o conhecimento do resultado e das providncias tomadas em relao a trabalhos anteriores, semelhantes ou relacionados;

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h) as orientaes e as expectativas externadas pela administrao aos auditores internos; e i) o conhecimento da misso e objetivos estratgicos da entidade.

Conforme as consideraes citadas constatou-se que um bom planejamento a base para que se possa estabelecer um programa de trabalho eficiente. No entanto no se pode utilizar um mesmo programa de planejamento para todos os casos, deve-se analisar cada caso, como afirma Franco e Marra (1992, p.224) (..) no aconselhvel elaborar um programa nico, aplicvel a todos os casos. O auditor dever estudar acuradamente as condies da empresa e elaborar o programa adequado.

2.2.6 Procedimentos da Auditoria Interna

O processo de Auditoria Interna em qualquer entidade requer a utilizao de ferramentas de trabalho que possibilitem alcanar os objetivos estabelecidos inicialmente. Com o intuito de realizar um trabalho satisfatrio, os auditores devem aplicar determinados procedimentos de Auditoria Interna. Conforme consta na Resoluo CFC (2003) em relao aos procedimentos de auditoria que, constituem exames e investigaes, incluindo testes de observncia e testes substantivos, que permitem ao Auditor Interno obter subsdios suficientes para fundamentar suas concluses e recomendaes administrao da entidade. No entanto Attie (1998, p.131) afirma que:
(...) os procedimentos de auditoria so as ferramentas tcnicas, das quais o auditor se utiliza para a realizao de seu trabalho, consistindo na reunio das informaes possveis e necessrias e avaliao das informaes obtidas, para a formao de sua opinio imparcial.

Desta forma, faz-se necessrio demonstrar as ferramentas de trabalho utilizadas pelos auditores que possibilitam a formao de sua opinio. Assim sendo, a seguir apresentar-se- o quadro 1 que traz consideraes sobre as tcnicas de auditoria e a descrio de cada uma delas abordadas por Attie.

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TCNICAS Exame Fsico proporciona ao auditor a formao da opinio quanto existncia fsica do objeto ou item examinado. Confirmao implica a obteno de declarao formal e imparcial de pessoas independentes empresa e que estejam habilitadas a confirmar. Exame de Documentos Originais o procedimento de auditoria voltado para o exame de documentos que comprovem transaes comerciais ou de controle. Conferncia de Clculos o procedimento voltado para a constatao da adequao das operaes aritmticas. Exame de Escriturao a tcnica utilizada para a constatao de veracidade das informaes contbeis. Investigao Minuciosa o exame em profundidade da matria auditada, que pode ser um documento, uma anlise, uma informao obtida, entre outras.

DESCRIO DAS TCNICAS DE AUDITORIA Contagem de caixa; contagem de duplicatas a receber/a pagar. Confirmao de contas a receber; confirmao de bancos conta movimento; confirmao das pessoas autorizadas a assinar pela empresa. Documentao de vendas realizadas; documentao de servios adquiridos vendidos. ou

Soma do razo auxiliar de clientes/fornecedores; clculo dos juros a receber/pagar.

Anlise de contas a receber diversas; anlise da conta razo de caixa; conciliao bancria. Exame minucioso de razoabilidade da proviso para devedores duvidosos; exame detalhado da documentao de compras/vendas; exame minucioso dos pagamentos realizados. Inqurito acerca do aumento das vendas do perodo; inqurito sobre a existncia de duplicatas a receber em atraso; e inqurito sobre controles internos existentes. Exame de registro auxiliar de contas a receber/a pagar; exame de registro auxiliar de vendas; exame de registro auxiliar de recebimentos e pagamentos. Correlao do recebimento de duplicatas a receber que afetam as contas a receber; correlao dos pagamentos a fornecedores que afetam as contas a pagar e o disponvel; constituio da proviso para devedores duvidosos que afeta o resultado e as contas a receber. Observao quanto uniformidade de obedincia aos princpios de contabilidade; observao de passivos no registrados.

Inqurito consiste na formulao de perguntas na obteno de respostas satisfatrias.

Exame dos Registros auxiliares o suporte de autenticidade dos registros principais examinados.

Correlao das Informaes Obtidas o relacionamento harmnico do sistema contbil de partidas dobradas.

Observao a tcnica indispensvel auditoria, pode revelar problemas ou deficincias atravs de exames. Quadro 1 Tcnicas de Auditoria Fonte: adaptado de Attie (1992).

Os procedimentos de auditoria so de grande valia no processo auditorial, pois atravs dos mesmos o auditor capaz de buscar subsdios para fundamentar seu ponto de vista. Attie

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(1992, p.170) evidencia que, os procedimentos so os caminhos que levam consecuo do objetivo. Percebe-se assim, que os procedimentos de auditoria necessitam estar intimamente ligados ao objetivo que se quer atingir.

2.2.7 Riscos da Auditoria Interna

A Auditoria Interna realizada com o objetivo de examinar as informaes geradas pela empresa, verificar se os mecanismos de Controle Interno esto funcionando de forma correta e auxiliar os gestores no cumprimento de suas responsabilidades. Entretanto podem surgir alguns riscos no decorrer de uma auditoria, ou seja, os relatrios emitidos pelo auditor podem conter erros ou irregularidades que no foram detectados no processo de auditoria. O CFC (2003) registra que:
A anlise dos riscos da Auditoria Interna deve ser feita na fase de planejamento dos trabalhos; esto relacionados possibilidade de no se atingir, de forma satisfatria, o objetivo dos trabalhos. Nesse sentido, devem ser considerados, principalmente, os seguintes aspectos: a) a verificao e a comunicao de eventuais limitaes ao alcance dos procedimentos da Auditoria Interna, a serem aplicados, considerando o volume ou a complexidade das transaes e das operaes; b) a extenso da responsabilidade do Auditor Interno no uso dos trabalhos de especialistas.

Franco e Marra (1992, p.248) citam trs circunstncias em que os riscos de auditoria podem se manifestar:
1. O erro ou irregularidade ocorreu nos registros ou nas demonstraes contbeis, dando origem ao chamado risco inerente ou implcito. 2. O erro ou irregularidade no foi detectado pelo sistema de controle interno da entidade auditada, gerando o chamado risco de controle. 3. Ao aplicar os procedimentos de auditoria, o auditor tambm no detecta os erros, advindo da o chamado risco de deteco.

Portanto, os riscos da Auditoria Interna devem estar evidenciados na fase no planejamento, de forma a buscar procedimentos mais especficos e exames mais efetivos e eficientes para detect-los. Contudo tem-se que ter cuidado, pois o risco da auditoria pode se manifestar de formas diferentes durante o processo de auditoria, bem como varia de uma auditoria para outra.

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2.2.8 Papis de Trabalho

Os papis de trabalho so documentos que servem para comprovar os procedimentos adotados pelo auditor, onde o auditor registra informaes obtidas e ordenadas por ele, que daro subsdios para formular seu parecer. A resoluo do CFC (2003) ressalta que, Os papis de trabalho constituem documentos e registros dos fatos, informaes e provas, obtidas no curso da auditoria, a fim de evidenciar os exames realizados e dar suporte sua opinio, crticas, sugestes e recomendaes. Entretanto, a Boynton, Johnson e Kell (2002, p.220) descrevem papis de trabalho como:
(...) os registros mantidos pelo auditor sobre os procedimentos aplicados, os testes realizados, as informaes obtidas e as concluses tiradas durante a auditoria. Papis de trabalho fornecem: A principal base para o parecer do auditor. Um meio de coordenao e superviso da auditoria. Evidncia de que a auditoria foi realizada de acordo com as Normas de Auditoria Geralmente Aceitas.

Almeida (2007, p. 88) destaca que os principais objetivos dos papis de trabalho de auditoria so os seguintes:
- atender s normas de auditoria geralmente aceitas; - acumular as provas necessrias para suportar o parecer do auditor; - auxiliar o auditor durante a execuo de seu trabalho; - facilitar a reviso por parte do auditor responsvel, para que ele assegure-se de que o servio foi efetuado de forma correta; - servir como base para avaliao dos auditores; - ajudar no trabalho da prxima auditoria (um conjunto de papis de trabalho bem preparados serve de guia na auditoria do outro exerccio social, concorrendo para que ela seja conduzida de forma mais eficiente); - representar na Justia (no caso de ser movida uma ao contra o auditor ou a firma de auditoria) as evidncias do trabalho executado.

Buscando a melhor compreenso no que diz respeito aos papis de trabalho William Attie em seu livro Auditoria Interna, destaca alguns aspectos fundamentais que so sintetizados a seguir: Completabilidade os papis de trabalho necessitam ser completos por si ss, precisam relatar o comeo, meio e fim do trabalho realizado.

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Objetividade os papis de trabalho necessitam ser objetivos e demonstrar os caminhos trilhados pelo auditor para a conduo dos seus propsitos. No entanto nem todos os documentos e informaes obtidas faro parte dos papis de trabalho, apenas os considerados relevantes sero inclusos.

Conciso os papis precisam ser concisos de forma que todos entendam, com comentrios fundamentados do que representam sem ser necessria a presena de quem os preparou.

Lgica os papis de trabalho devem ser elaborados de acordo com o raciocnio lgico, apresentando seqncia natural dos fatos e o objetivo a ser atingido.

Limpeza aos papis de trabalho necessrio certo cuidado em sua preparao, eliminando-se todas e quaisquer imperfeies e incorrees. (ATTIE, 1992)

Diante das reflexes expostas, percebe-se que os papis de trabalho so de suma importncia para o processo de auditoria, que algumas normas e procedimentos devem ser seguidas para garantir a integridade das informaes geradas. Portanto a fim de assegurar a relevncia de sua auditoria o auditor deve tomar o mximo de cuidado com os papis de trabalho.

2.2.9 Fraudes e Erros

No processo auditorial os auditores frequentemente se deparam com a fraude e o erro, ambos so muito parecidos, porm uma ao totalmente distinta da outra. A fraude ocorre de forma dolosa, quando uma pessoa tem a inteno de alterar algum dado ou resultado a fim de obter beneficio prprio. J o erro ocorre de forma culposa, quando uma pessoa normalmente por falta de conhecimento ou ateno, comete um ato involuntrio e sem inteno que pode prejudicar a empresa. O CFC (2003), em seus itens 12.1.3.1, 12.1.3.2 e 12.1.3.3 traz consideraes a respeito da fraude e do erro:
12.1.3.1 A Auditoria Interna deve assessorar a administrao da entidade no trabalho de preveno de fraudes e erros, obrigando-se a inform-la, sempre por

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escrito, de maneira reservada, sobre quaisquer indcios ou confirmaes de irregularidades detectadas no decorrer de seu trabalho. 12.1.3.2 O termo fraude aplica-se a ato intencional de omisso e/ou manipulao de transaes e operaes, adulterao de documentos, registros, relatrios, informaes e demonstraes contbeis, tanto em termos fsicos quanto monetrios. 12.1.3.3 O termo erro aplica-se a ato no-intencional de omisso, desateno, desconhecimento ou m interpretao de fatos na elaborao de registros, informaes e demonstraes contbeis, bem como de transaes e operaes da entidade, tanto em termos fsicos quanto monetrios.

Portanto os auditores no decorrer do seu trabalho devem sempre estar atentos a estas aes, quando detectadas importante que ocorra uma verificao mais detalhada, tomando as decises necessrias para que no futuro estes erros ou fraudes no venham a trazer nenhum prejuzo e tambm para poder evit-los.

2.3 CONTROLES INTERNOS

A economia do Brasil passa por diversas modificaes que afetam principalmente empresas do setor privado, de tal forma que as mesmas necessitam adaptar-se s novas condies do mercado competitivo. Surge ento a necessidade de criao de um sistema que auxilie a administrao no controle de suas atividades. O Controle Interno uma ferramenta de suma importncia para este controle e tem o objetivo de proteger os bens de prejuzos decorrentes de fraudes ou erros involuntrios; assegurar a validade e integridade dos dados contbeis utilizados pela gerncia na tomada de decises; promover a eficincia operacional da empresa dentro das normas estabelecidas, abrangendo aspectos, tais como prticas de emprego, treinamento, controle de qualidade, planejamento de produo, poltica de vendas e Auditoria Interna. (REZENDE E FAVERO, 2004). Boynton, Johnson e Kell (2002, p.320) define:
Controles Internos so um processo operado pelo conselho de administrao, pela administrao e outras pessoas, desenhado para fornecer segurana razovel quanto consecuo de objetivos nas seguintes categorias: Confiabilidade de informaes financeiras; Obedincia (compliance) s leis e regulamentos aplicveis. Eficcia e eficincia de operaes.

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Franco e Marra (1992, p.207) destacam que Controles Internos so:

(...) todos os instrumentos da organizao destinados vigilncia, fiscalizao e verificao administrativa, que permitem prever, observar, dirigir ou governar os acontecimentos que se verificam dentro da empresa e que produzem reflexos em seu patrimnio.

Por sua vez, Arajo (1998, p.5) registra uma definio de Controle Interno emitida pelo AICPA:
O controle interno compreende o plano de organizao e o conjunto coordenado dos mtodos e medidas adotados pela empresa, para salvaguardar seu patrimnio, conferir exatido e fidedignidade dos dados contbeis, promover a eficincia operacional e encorajar a obedincia s diretrizes traadas pela administrao da companhia

So inmeras as definies para Controle Interno, no entanto foram selecionadas as definies mais relevantes para o presente trabalho. Conforme as definies dos autores, os Controles Internos so todas as ferramentas que os gestores utilizam para assegurar que as informaes geradas sejam confiveis e estejam de acordo com as normas e polticas pr-estabelecidas. Contudo no basta que o auditor saiba o que constitui um bom sistema de Controle Interno, sua funo estudar, avaliar e descobrir possveis deficincias ou falhas do sistema. O Controle Interno a base de qualquer trabalho de auditoria, pois atravs dele que os auditores podem avaliar o processo de gesto, bem como verificar se os erros e irregularidades esto sendo reduzidos. No entanto com as definies citadas anteriormente, pode-se perceber que um sistema de Controle Interno se estende alm dos assuntos relacionados diretamente as funes da contabilidade e dos departamentos financeiros, engloba tambm os aspectos operacionais dentro da organizao. A fim de reforar a definio de Controles Internos, Attie (1998, p.112) enfatiza que:
(...) podemos atestar que o Controle Interno compreende todos os meios planejados numa empresa para dirigir, restringir, governar e conferir suas vrias atividades com o propsito de fazer cumprir os seus objetivos. Os meios de controle incluem, mas no se limitam a: forma de organizaes, polticas, sistemas, procedimentos, instrues, padres, comits, plano de contas, estimativas, oramentos, inventrios, relatrios, registros, mtodos, projetos, segregao de funes, sistema de autorizao e aprovao, conciliao, anlise, custdia, arquivo, formulrios, manuais de procedimentos, treinamento, carta de fiana etc.

Diante desta definio, a seguir apresentar-se- o quadro 2 que demonstra a classificao dos Controles Internos.

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Descrio Esses controles so aqueles relacionados com a proteo dos ativos e a validade dos registros contbeis. Eles incluem o sistema de autorizao e aprovao e a segregao das funes Controles Contbeis de registro daquelas efetuadas pelo departamento que gera as transaes objeto de seu registro ou das relativas custdia dos ativos. Esses controles normalmente se relacionam de forma indireta aos controles internos contbeis. Eles compreendem o plano de organizao e todos os mtodos e procedimentos relacionados com a eficincia operacional, bem como o respeito e obedincia Controles Administrativos s polticas administrativas. Incluem tambm controles estatsticos, programas de treinamento de pessoal e controles de qualidade, entre outros. Quadro 2 Classificao dos Controles Internos Adaptado de CRC-SP (1996).

Classificao dos Controles Internos

Sendo assim, os Controles Internos tm como objetivo fornecer a contabilidade, dados corretos, com o intuito de objetivar a escriturao exata dos fatos ocorridos, e que sejam evitados desperdcios e erros. importante tambm que estes controles tenham mecanismos suficientes para detectar qualquer irregularidade quando esta ocorrer, e que o Controle Interno aplicado seja monitorado de forma contnua dentro da organizao tendo efeito preventivo sobre procedimentos adotados pela empresa.

2.3.1 Objetivos do Controle Interno

A definio e a importncia do Controle Interno abrangem vrios processos onde o gestor determina seu objetivo, projeta seus planos para alcanar este objetivo, busca mecanismos eficientes para controlar. Oliveira, Perez Jr. e Silva (2002, p.84-85), explicitam os principais objetivos do conjunto de sistema de Controle Interno:
a) verificar e assegurar os cumprimentos s polticas e normas da companhia, incluindo o cdigo de ticas nas relaes comerciais e profissionais; b) obter informaes adequadas, confiveis, de qualidade e em tempo hbil, que sejam realmente teis para as tomadas de decises; c) comprovar a veracidade de informes e relatrios contbeis, financeiros e operacionais; d) proteger os ativos da entidade, o que compreende bens e direitos; e) prevenir erros e fraudes. Em caso de ocorrncia dos mesmos, possibilitar a descoberta o mais rpido possvel, determinar sua extenso e atribuies de corretas responsabilidades; f) servir como ferramenta para a localizao de erros e desperdcios, promovendo ao mesmo tempo a uniformidade e a correo;

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g) registrar adequadamente as diversas operaes, de modo a assegurar a eficiente utilizao dos recursos da empresa; h) estimular a eficincia do pessoal, mediante a vigilncia exercida por meio de relatrios; i) assegurar a legitimidade dos passivos da empresa, com o adequado registro e controle das provises, perdas reais e previstas; j) assegurar o processamento correto das transaes da empresa, bem como a efetiva autorizao de todos os gastos incorridos no perodo; e k) permitir a observncia e estrito cumprimento da legislao em vigor.

De forma mais sucinta Attie (1998, p.117) evidencia quatro objetivos bsicos do Controle Interno:
a salvaguarda, dos interesses da empresa; a preciso e a confiabilidade dos informes e relatrios contbeis, financeiros e operacionais; o estmulo eficincia operacional; e a aderncia s polticas existentes.

Em relao aos objetivos bsicos citados por Attie, pode-se considerar que a salvaguarda, dos interesses da empresa refere-se proteo do patrimnio da empresa contra quaisquer perdas e riscos devidos a erros ou irregularidades. E no que diz respeito a preciso e a confiabilidade dos informes e relatrios contbeis, financeiros e operacionais o objetivo compreende a gerao de informaes adequadas e oportunas, necessrias gerencialmente para administrar e compreender eventos realizados na empresa. J o objetivo em relao ao estmulo eficincia operacional determina prover os meios necessrios conduo das tarefas, de forma a obter entendimento, aplicao e ao tempestiva e uniforme. E por ltimo, o objetivo do Controle Interno em relao a aderncia s polticas existentes assegurar que os desejos da administrao, definidos atravs de suas polticas e indicados por meio de seus procedimentos, sejam adequadamente seguidos pelo pessoal. (ATTIE, 1998).

2.3.2 Categoria de Controles Internos

Os sistemas de Controle Interno so estabelecidos a partir de um objetivo que se quer alcanar, no entanto este objetivo pode ser atingido de vrias formas, passando por diversas categorias de controle. No quadro 3 evidenciado as categorias de Controles Internos, como tambm algumas caractersticas de cada uma das categorias.

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CATEGORIA DE CONTROLES INTERNOS CONTROLES GERENCIAIS So dispositivos pelos quais as informaes so produzidas e fornecidas administrao da empresa de forma que possam ser controladas, revisadas e utilizadas.

CARACTERSTICAS Identificar o modo pelo qual a administrao utiliza os relatrios a anlises obtidas; certificar-se que os registros contbeis so isentos de erros; identificar pontos fortes e determinar se os controles do sistema de informaes merece confiana do auditor; considerar o grau de confiana do auditor nos controles internos como indicador para confiana em outros sistemas de controles internos; identificar recomendaes para melhorias nos sistemas.

CONTROLES FUNCIONAIS esses controles esto voltados para estrutura funcional e organizacional da empresa e objetivam normatizar a distribuio das funes para cada indivduo, suas responsabilidades etc.

Considerar como a administrao determina e comunica polticas de procedimentos; considerar como a administrao distribui funes e estabelece limites de autoridade; identificar se os controles organizacionais so confiveis para o auditor; identificar falhas e considerar at que ponto essas falhas podem tornar outros controles ineficazes.

CONTROLES INDEPENDENTES so aqueles estabelecidos pela administrao, mas no relacionados ao fluxo dirio da documentao.

CONTROLES DE FLUXO so aqueles que so inseridos no prprio fluxo de documentao e que visam dar segurana aos procedimentos e s normas. Quadro 3 Categorias de Controle Fonte: Adaptado de CRC-SP (1996).

Reconciliao das contas bancrias com os extratos; conferncia do saldo das contas do razo com o saldo da conta-controle; anlise peridica e regularizao de pendncias; investigao de documentos com valores divergentes; verificao interna/reviso dos procedimentos por outros funcionrios para assegurar a execuo correta; auditoria interna; inspeo fsica de ativos. Identificao de pontos fortes; Determinao se os controles de fluxo fundamentam a confiana do auditor. Ex: clculo de notas fiscais.

Em relao s categorias de Controle Interno constatou-se que as categorias so distintas, cada uma com caractersticas especficas. No entanto, todas tm por objetivo aperfeioar o gerenciamento das atividades da empresa, reduzir erros e tambm auxiliar o auditor a formar sua opinio de forma mais objetiva, fazendo com que ele identifique em cada rea quais os mecanismos mais eficientes e confiveis.

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2.3.3 Controles Financeiros

Os controles financeiros so indispensveis para a gesto de uma empresa, pois apesar de existir outros controles, o controle financeiro a base do sistema de controles internos da organizao e a partir dele que todos os outros controles tornam-se viveis. Os principais controles financeiros so: os controles de caixa, controles de contas a pagar e controles de contas a receber.
CONTROLES FINANCEIROS DEFINIO O controle de caixa tem a finalidade de manter o registro de todos os recebimentos e pagamentos da empresa que ocorrem diariamente. E tambm o setor mais provvel de sofrer desvios e desfalques, como por exemplo: fazer o registro da vendas a menor, deixar de registrar vendas, etc. O controle de contas a pagar proporciona uma visualizao global dos compromissos assumidos pela empresa, permitindo acompanhar de forma fcil os pagamentos a serem efetuados em determinado perodo. O responsvel pelas contas a pagar tem por objetivo verificar, controlar e processar os pagamentos de contas (as notas fiscais, recibos, faturas de fornecedores, etc.), atravs da emisso de autorizao de pagamentos e respectivos cheques. As contas a receber so representadas por faturas ou duplicatas e so relacionadas com as receitas da empresa. A correta administrao das contas a receber pode resultar em melhorias das operaes, no entanto, se os candidatos a crdito e os mtodos de cobrana no forem escolhidos corretamente, poder haver reduo nos recebimentos de caixa, o que poder fazer com que a empresa procure capital adicional para financiar as vendas.

Controles de Caixa

Controles de Contas a Pagar

Controles de Contas a Receber

Quadro 4 Controles Financeiros Fonte: Adaptado de Reinert (2008).

Refletindo sobre as definies acerca dos controles financeiros, percebe-se que uma boa gesto financeira essencial para o sucesso empresarial, pois o objetivo de todas as empresas obter o lucro. Para que seja possvel alcanar este objetivo necessrio que se tenham dados e informaes confiveis oriundas dos controles de caixa, contas a pagar e contas a receber.

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2.3.4 Avaliao do Controle Interno

A avaliao do Controle Interno deve ser realizada de acordo com a necessidade da empresa auditada, onde o auditor atravs de seus conhecimentos especficos determina as possveis conseqncias e implicaes do processo auditorial, bem como os procedimentos a serem adotados. No quadro a seguir so demonstrados quatro aspectos para avaliar os controles internos.

ASPECTOS

DESCRIO Compreende todos os aspectos fundamentais, procedimentos e prticas compatveis, possibilitando alcanar os objetivos que foram propostos. Contm descrio semelhante ao anterior, entretanto recomendvel que o sistema seja aperfeioado de acordo com as circunstncias e necessidades, podendo inclusive torna-se mais econmico e confivel. Apresenta deficincias que podem vir a afetar o sistema de controle como um todo, no momento de sua descoberta deve ser acompanhado pelo auditor para a determinao de suas conseqncias. Possui graves problemas nos sistemas de controle interno, ou at mesmo inexiste. Desta forma, permite que ocorram anomalias, fraudes e atos de dolo contra a empresa.

Sistema de Controle Interno Adequado.

Sistema de Controle Interno Adequado, Podendo ser Aprimorado.

Sistema de Controle Interno Adequado, Com Fraquezas.

Sistema de Controle Interno Inadequado

Quadro 5 Avaliao dos Controles Internos Fonte: Adaptado de Attie (1992).

Os aspectos citados no quadro 4 so de suma importncia no decorrer do processo auditorial, pois diante dos resultados obtidos o auditor pode tomar as providncias necessrias, sugerindo reestruturao, correo ou manuteno dos sistemas de controles internos.

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3 ESTUDO DE CASO

A pesquisa apresenta em seu estudo de caso, os dados retirados de uma Rede de Concessionrias de Veculos como forma de identificar a estrutura organizacional e analisar sistemas de Controles Internos das contas a pagar e contas a receber. Neste captulo apresentado o histrico da empresa estudada, a coleta de dados, a anlise da estrutura organizacional da empresa e a anlise dos Controles Internos.

3.1 A EMPRESA

A empresa a ser estudada nesta pesquisa, trata-se de uma organizao de mdio porte, cujo nome empresarial no poder ser divulgado por motivo de sigilo. Ela est inserida no ramo automobilstico h 20 anos, iniciou suas atividades no dia 1 de agosto de 1987 quando dois amigos motivados pela paixo por automveis resolveram iniciar seu negcio com uma pequena loja de veculos usados na regio da grande Florianpolis. Em virtude do crescimento do ramo automobilstico no Brasil os proprietrios com esprito empreendedor e vontade de crescer continuaram abrindo novas lojas e em 1997 com a entrada de um novo scio a empresa se consolidou no mercado. O crescimento do perodo de 1987 at 2003 foi significativo enquanto a empresa comercializava veculos semi-novos multimarcas, entretanto, o prximo passo dos proprietrios foi mais firme, que seria tornar-se uma distribuidora de veculos autorizada. O crescimento de 2003 at hoje talvez tenha sido maior que nos primeiros 16 anos da rede por conta de uma mudana no mercado de automveis, onde os clientes cada vez mais procuram carros novos e se tornam fiis a uma determinada marca. Em 2003 a empresa resolveu entrar no mercado de veculos novos abrindo duas distribuidoras autorizadas Ford em Porto Alegre/RS e uma em Lages/SC. Alm das distribuidoras autorizadas Ford, em 2004 a empresa em mais uma etapa de seu crescimento investiu em uma concessionria autorizada Mitsubishi na regio da Grande Florianpolis/SC. Em 2006 a empresa adquiriu a concessionria da General Motors situada na cidade de So Bento do Sul ampliando ainda mais seus negcios,

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com a aquisio a empresa abriu nos anos seguintes mais duas concessionrias General Motors nas cidades de Mafra/SC e Rio Negrinho/SC. Atualmente a empresa conta com aproximadamente 600 colaborados distribudos por 7 concessionrios de veculos, sendo 3 concessionrios Ford, 3 concessionrias General Motors e 1 concessionria Mitsubishi, alm das concessionrias a empresa ainda conta com 5 pontos de revenda de veculos multimarcas semi-novos, distribudas nos estados de Santa Catarina e Rio Grande do Sul. Em 2008, buscando um novo desafio, a empresa vem fazendo novos investimentos no ramo motociclstico, abrindo duas concessionrias autorizadas da marca Dafra na regio da Grande Florianpolis/SC. At o incio de 2009, sero inauguradas mais duas distribuidoras de autorizadas Dafra no estado de Santa Catarina. A rede com o intuito de procurar fidelizar seus clientes e atend-los da melhor maneira possvel ainda conta com outros produtos agregados, contm uma locadora de automveis em cada loja da rede e opera tambm com uma corretora de seguros que atende a demanda das prprias revendas, fazendo com que o cliente esteja cada vez mais perto da empresa.

3.2 COLETA DE DADOS

Os dados e as informaes necessrias para a realizao deste trabalho foram obtidos atravs de entrevistas informais e questionrios estruturados com base na Escala Likert para melhor avaliar os dados. Foram realizadas entrevistas com o diretor financeiro da rede, com um gerente do departamento financeiro de uma das filiais e com um gerente regional de vendas e marketing. Tambm foram aplicados questionrios com quatro colaboradores da empresa, sendo trs gerentes do departamento financeiro (um de cada filial) e um gerente regional de vendas e marketing.

3.3 ANLISE DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

A estrutura organizacional est dividida em quatro diretorias e estas por sua vez esto subordinadas ao diretor geral da rede que um dos proprietrios.

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Os quatro diretores citados so: diretor financeiro, diretor de vendas e marketing, diretor de recursos humanos e diretor de ps venda. As diretorias da empresa e o departamento de contabilidade que subordinado ao diretor financeiro, ficam sediados na regio da Grande Florianpolis em uma das lojas da rede. A fim de facilitar o entendimento, os colaboradores que so subordinados aos gerentes de cada filial no sero mencionados nesta explicitao. A diretoria financeira constituda pelo departamento de contabilidade que tem um assistente contbil em cada regio onde a empresa opera e os gerentes financeiros de cada filial da rede. Em relao a diretoria de vendas e marketing, ela composta por quatro gerentes regionais que tem como subordinados os gerentes e supervisores de cada filial. A diretoria de recursos humanos possui uma caracterstica distinta, pois no existem gerentes subordinados ao diretor de recursos humanos, h apenas assistentes regionais de recursos humanos e assistentes regionais de compras. A diretoria de ps venda possui uma peculiaridade comparada s demais diretorias, pois nem todas as filiais esto ligadas direta ou indiretamente a esta diretoria, apenas o gerente de ps vendas e o gerente de peas e servios de cada uma das distribuidoras autorizadas da rede esto subordinados a ela. Para melhor visualizao de como a estrutura desta organizao, a figura 1 apresenta o organograma da empresa:

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Diretor Geral da Rede

Diretor Financeiro

Diretor Vendas/Marketing

Diretor Recursos Humanos

Diretor Ps Venda

Gerentes Depto Financeiro das Filiais

Gerentes de Vendas e Marketing Regionais Gerentes e Supervisores Filiais

Assistentes de RH Regionais

Assistentes de Compras Regionais

Vendedores

Servios Gerais

Gerente Ps Vendas

Consultor Depto Contbil

Chefe Oficina

Mecnicos

Gerente Peas e Servios

Assistentes Administrativos

Assistentes Financeiros Entrega de peas Vendedor Oficina Depto Estoque

Assistentes Contbeis Regionais Figura 1 : Estrutura Organizacional da Empresa

Em relao estrutura organizacional, cabe ressaltar que houve certa dificuldade na elaborao do organograma definindo a estrutura organizacional da empresa, pois no decorrer das entrevistas os entrevistados mostravam-se confusos em alguns pontos relacionados aos cargos e funes dos colaboradores.

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3.4 ANLISE DOS CONTROLES INTERNOS

Este tpico apresenta os questionamentos levantados acerca dos controles gerais e controles de caixa, dos controles de contas a pagar e dos controles de contas a receber, bem como a anlise dos pontos relevantes de cada controle e por ltimo feita uma anlise dos resultados gerais.

3.4.1 Anlise de Controles Gerais e Controles de Caixa

Para que seja possvel analisar os controles utilizados nas contas a pagar e contas a receber indispensvel que se faam alguns questionamentos relacionados aos controles gerais e controles de caixa. O quadro apresenta as respostas obtidas relacionadas aos controles gerais:

QUESTIONRIO DE CONTROLE INTERNO CONTROLES GERAIS 1 Existe organograma definindo claramente funes e hierarquia? 2 Existem auditoria interna, funcionando com efetividade? 3 So utilizados relatrios para acompanhar a evoluo das vendas? a Diretoria/Gerncia Discordo Concordo Discordo Concordo Totalmente Totalmente 1 4 1 2 3 2 2 1

4 H anlises ou relatrios que possibilitem Diretoria/Gerncia detectar transaes anormais, iliquidez de clientes e transaes de valores significativos? 5 As faturas e notas de crdito so assinadas ou rubricadas por um diretor ou funcionrio categorizado antes de serem contabilizadas? 5 NMERO DE RESPOSTAS Quadro 6 Anlise Controles Gerais 2

4 4 9

Analisando o quadro percebe-se que as respostas obtidas na questo 1 que se refere ao organograma da empresa refletem a dificuldade encontrada para a elaborao do organograma da empresa, pois trs das quatro respostas foram negativas, acarretando, portanto em uma deficincia no Plano de Organizao da empresa que uma caracterstica fundamental dos Controles Internos.

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Na questo 2 sobre a existncia ou no de Auditoria Interna, as respostas foram totalmente negativas. Inclusive durante a entrevista realizada com o diretor financeiro foi feito um questionamento referindo-se a ausncia da Auditoria Interna e a resposta foi a seguinte: uma vez ou outra feita auditoria e no realizada em todas as lojas. Detecta-se, portanto um ponto a ser repensado pelos administrados j que a Auditoria Interna conforme explicitado no captulo anterior uma atividade voltada para a avaliao e eficcia dos sistemas gerenciais e tem por objetivo no apenas observar se os controles esto funcionando, mas tambm verificar se as metas e objetivos esto sendo alcanados. A Figura 2 demonstra as respostas obtidas nos controles gerais:

Anlise Controles Gerais

DISCORDO TOTALMENTE 25% 45% 10% 20% DISCORDO CONCORDO CONCORDO TOTALMENTE

Figura 2 Anlise Controles Gerais

Com base na visualizao grfica conclui-se que a maior parte das respostas foram positivas, que seriam as respostas Concordo Totalmente e Concordo o que significa que os controles gerais que obtiveram estas respostas so adequados podendo ser aprimorados em alguns pontos. J as respostas negativas Discordo e Discordo Totalmente significam que o sistema possui reas fragilizadas que merecem uma ateno especial dos administradores, principalmente relacionado ao Plano da Organizao e a inexistncia de Auditoria Interna em todas as lojas da rede. No quadro 6 so expostas as repostas relacionadas aos controles de caixa:

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QUESTIONRIO DE CONTROLE INTERNO Discordo Concordo Discordo Concordo Totalmente Totalmente 4 4 4 4 2 2 4 1 3

CONTROLES DE CAIXA 1 O caixa dirio fechado diariamente? 2 O caixa dirio destina-se, normalmente, para pequenas despesas, nunca transitando por ele pagamentos a fornecedores, salrios, comisses etc.? 3 O caixa dirio funciona no sistema de fundo fixo? 4 A quantia do fundo fixo estabelecida em nvel razovel, levando em considerao a movimentao de despesas? 5 Os pagamentos feitos atravs do caixa dirio tm comprovante formal? 6 Os comprovantes de pagamento so apresentados no momento de obter reembolso? 7 Os comprovantes de pagamento so cancelados por ocasio do reembolso, para evitar reapresentao? 8 O responsvel pelo caixa dirio tem acesso somente aos recursos de seu caixa, nunca tendo acesso a outros fundos ou outras disponibilidades? 9 O dinheiro do caixa dirio conferido periodicamente?

1 1 5

3 3 31

0 0 NMERO DE RESPOSTAS Quadro 7 Anlise Controles de Caixa

Analisando as repostas, nota-se que todas as repostas foram positivas. Destacando que no caixa dirio nunca transitam pagamentos a fornecedores, salrios, comisses, como tambm o fato do caixa dirio funcionar no sistema de fundo fixo e que a quantia de fundo fixo estabelecida de acordo com a movimentao de despesas dirias. A Figura 3 evidencia a soberania das respostas positivas:

Anlise Controle s de Caixa

0%

14%

DISCORDO TOTALMENTE DISCORDO CONCORDO

86%

CONCORDO TOTALMENTE

Figura 3 Anlise Controles de Caixa

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Desta forma o resultado obtido na anlise dos controles de caixa foi adequado, pois compreende todos os aspectos fundamentais, procedimentos necessrios para atender as necessidades da empresa. Contudo, o percentual de respostas concordo foi de 14%, que demonstra que existem alguns requisitos a serem aprimorados.

3.4.2 Anlise dos Controles de Contas a Pagar

Para analisar estes controles foram aplicadas 13 questes especficas aos controles de pagamento e contas a pagar como se pode observar no quadro a seguir:

QUESTIONRIO DE CONTROLE INTERNO CONTROLES DE CONTAS A PAGAR 1 Na emisso de cheques, a favor de fornecedor, o cheque emitido nominalmente ao fornecedor? 2 No momento da assinatura dos cheques emitidos, so juntados os documentos comprovantes (fatura, duplicata, nota fiscal, documento de entrada)? 3 Em caso afirmativo, depois do pagamento esses documentos so cancelados para evitar reapresentao? 4 utilizado um sistema protetor, para evitar que as quantias mencionadas nos cheques sejam adulteradas? 5 Existem formalismos para que os cheques sejam emitidos? 6 Existe controle e conferncia anterior e posterior emisso? 7 Existem procedimentos para a distribuio dos cheques depois de assinados? 8 exigido algum documento para efetuar pagamentos? 9 As conciliaes bancrias so feitas de forma independente, sem qualquer vinculao s pessoas que emitem os cheques e fazem pagamentos? 10 As pessoas incumbidas da emisso de cheques e de efetuar pagamentos no tem acesso a escriturao contbil, principalmente razo? 11 Existem mecanismos para evitar o registro e pagamento de faturas fictcias? 12 Existem procedimentos para detectar as duplicatas em atraso? 13 H controles para evitar a contabilizao em duplicidade de pagamento de faturas reais? Discordo Totalmente Discordo Concordo Concordo Totalmente 4 1 3 3 1 4 1 1 2 3 3 2 4 4

4 1 2 3 14 3 2 1 34

4 0 NMERO DE RESPOSTAS Quadro 8 Anlise dos Controles das Contas a Pagar

41

Observando as respostas obtidas no quadro anterior detectou-se que na questo 9, todas as respostas foram discordo totalmente, identificando, portanto um falha no sistema de controle de contas a pagar que pode comprometer o sistema como um todo, pois a fraude e o erro podem ocorrer com facilidade. Uma vez que a pessoa responsvel por emitir os cheques tambm responsvel pela conciliao bancria e pelos pagamentos efetuados. As demais respostas foram concordo totalmente e concordo, destacando que todas as respostas obtidas na questo 1, na questo 4, na questo 8 e na questo 10 foram concordo totalmente o que demonstra que os controles observados nestas questes funcionam com efetividade, caracterizando um sistema adequado. A Figura 4 registra as respostas obtidas em relao as questes sobre controles de contas a pagar:

Anlise Controles de Contas a Pagar

27%

DISCORDO TOTALMENTE DISCORDO

0% 8% 65%

CONCORDO CONCORDO TOTALMENTE

Figura 4 Anlise Controles de Contas a Pagar

Considerando o grfico apresentado na figura 4 constatou-se que 65% das respostas a respeito dos controles das contas a pagar foram concordo totalmente, 27% concordo. E os 8% restantes discordo totalmente se referem s consideraes preliminares acerca da questo 9 deste assunto, que como foi mencionado podem comprometer o sistema de Controles Internos das contas a pagar como um todo, portanto essa deficincia encontrada deve ser analisada e corrigida para que no futuro no venham a ocorrer fraudes e atos de dolo contra a empresa.

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3.4.3 Anlise dos Controles de Contas a Receber

Para formar uma opinio sobre estes controles foram observadas 13 questes especficas aos controles de recebimentos e contas a receber que so evidenciadas a seguir:

QUESTIONRIO DE CONTROLE INTERNO CONTROLES DAS CONTAS A RECEBER 1 Cheques recebidos so imediatamente cruzados? 2 Existem controles para assegurar que todas as vendas efetuadas sejam faturadas? 3 Esses controles demonstram que todas as vendas efetuadas sejam contabilizadas? 4 As devolues eventualmente efetuadas pelos clientes so controladas? 5 Todas as notas de crdito referentes a devolues ou abatimentos so aprovadas por diretor ou funcionrio categorizado? 6 Em caso positivo, h evidncia dessa aprovao? 7 H controle eficiente sobre a emisso de Notas de Crdito por devolues, abatimentos etc. para assegurar que correspondem a operaes reais? 8 H controles para evitar o registro de vendas fictcias? 9 Existe sistema apropriado para avaliar os riscos de crdito? 10 As contas a receber, de qualquer natureza, so periodicamente verificadas e conciliadas com a escriturao contbil? 11 So utilizados relatrios para Diretoria/Gerncia acompanhar a evoluo das contas a receber? 12 As vendas efetuadas a dinheiro so conciliadas com as notas fiscais de vendas a vista? 13 Todos os recebimentos (de vendas a vista) so registrados prontamente e depois depositados intactos no banco? 1 3 9 33 1 1 Discordo Concordo Discordo Concordo Totalmente Totalmente 4 4 3 3 4 2 1 3 1 1 2 2 4 1 4 4

3 7 NMERO DE RESPOSTAS Quadro 9 Anlise dos Controles das Contas a Receber

Diante das respostas obtidas observou-se que na questo 5 todas as respostas foram concordo totalmente, entretanto na questo 6 e na questo 7, seis das oito respostas possveis foram negativas o que demonstra que existe uma fragilidade nos controles referentes a notas de crdito, pois no so emitidos documentos que comprovem que um diretor ou funcionrio categorizado autorizou a nota de crdito, como tambm no existe um controle

43

eficiente para assegurar que as operaes so reais. Deixando, portanto, uma margem para ocorrer fraude ou erro por parte dos colaboradores. Outro ponto a ser analisado relacionado a questo 13, pois o resultado obtido demonstra que este controle possui fraquezas, j que nem todos os recebimentos a vista so depositados intactos no banco, tais falhas podem acarretar em desvios de dinheiro. Alm das deficincias detectadas anteriormente, importante mencionar a questo 1, a questo 2, a questo 9, a questo 11 e a questo 12 em que todas as respostas foram concordo totalmente, o que evidencia que os controles analisados nestas questes especficas so adequados e funcionam com efetividade. Na Figura 5 apresentada a participao de cada resposta nas questes relacionadas aos controles das contas a receber:

Anlise Controles de Contas a Receber

6%

13%

DISCORDO TOTALMENTE DISCORDO CONCORDO CONCORDO TOTALMENTE

64%

17%

Figura 5 Anlise Controles de Contas a Receber

Analisando a figura acima, percebe-se a superioridade das respostas concordo totalmente o que demonstra que grande parte dos controles relacionados a contas a receber so adequados, no entanto 17% das repostas foram concordo detectando alguns controles a serem aprimorados. As demais respostas foram discordo totalmente com 6% e discordo com 13%, em virtude das respostas obtidas nas questes 6 e 7 na analise das contas a receber.

44

3.4.4 Anlise dos Resultados Gerais

Analisando-se todas as respostas obtidas dos questionrios aplicados percebeu-se que nos quatro tipos de controles analisados houve uma supremacia das respostas concordo totalmente. Destacando-se os questionamentos referentes aos controles de caixa, em que todas as respostas foram positivas. Na figura 6 demonstrado um grfico composto por todas as respostas obtidas:

Anlise dos Resultados Gerais

8%

6% 20%

DISCORDO TOTALMENTE DISCORDO CONCORDO

66% CONCORDO TOTALMENTE

Figura 6 Anlise dos Resultados Gerais

Atravs da visualizao grfica visvel que grande parte das respostas so concordo totalmente e concordo o que demonstra que a empresa possui muitos controles adequados ou que necessitam de pequenas correes. Entretanto 8% das respostas foram discordo totalmente e 6% discordo evidenciando a necessidade de se ter uma auditoria interna funcionando com efetividade o que no acontece na organizao estudada. Pois pequenas deficincias nos Controles Internos podem comprometer o sistema todo. Os principais problemas detectados na anlise dos questionamentos sobre Controles Gerais se referem inexistncia de Auditoria Interna em todas as filiais da empresa estudada e a fragilidade no plano de organizao. Em relao aos Controles das Contas a Pagar a principal deficincia encontrada relacionada aos controles na emisso dos cheques, visto que uma mesma pessoa emite os cheques e faz as conciliaes bancrias. E por ltimo nos Controles das Contas a Receber foi detectado fraquezas nos controles relacionados s notas de crdito.

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4 CONCLUSES E RECOMENDAES

Diante do constante crescimento das empresas nos ltimos anos a Auditoria Interna vem se destacando como ferramenta indispensvel para o sucesso empresarial. Os administradores com o objetivo de realizar eficazmente seu trabalho necessitam de uma estrutura que verifique se os sistemas de gesto e controles adotados funcionam com efetividade. A Auditoria Interna importante, pois uma atividade independente das demais reas da empresa e utilizada como ferramenta de assessoramento ao pessoal da administrao. Quando realizada de forma eficiente traz benefcios significativos, pois tem como objetivo principal observar se os Controles Internos funcionam com efetividade, bem como monitorar e estabelecer planos e mtodos de trabalho para tornar os mecanismos mais eficientes, detectando falhas nas reas examinadas, corrigindo-as a fim de melhorar as operaes realizadas pela empresa atendendo principalmente aos interesses da alta administrao. Portanto, na presente pesquisa buscou-se evidenciar a importncia da Auditoria Interna para as sociedades empresariais, analisando o processo de gesto e os controles utilizados nas contas a pagar e nas contas a receber de uma Rede de Concessionrias de Veculos. Cabe destacar que a metodologia aplicada neste trabalho acadmico contribuiu de forma significativa para o atingimento dos objetivos propostos. Atravs da fundamentao terica e do estudo de caso, foi possvel atingir os objetivos especficos descritos no item 1.2., visto que foram apresentados teorias e conceitos relacionados principalmente a Auditoria Interna, seus objetivos, sua importncia e necessidade, bem como consideraes sobre os controles internos e seus objetivos. Outro objetivo especfico alcanado foi descrever a estrutura organizacional utilizada na empresa em questo, com o auxilio das entrevistas informais realizadas foi elaborado o organograma da empresa. Por ltimo foram analisados os controles internos utilizados nas contas a pagar e contas a receber, com a aplicao de questionrios especficos a cada rea demonstrando-se os resultados obtidos. Identificaram-se alguns controles inadequados que merecem maior ateno por parte dos administradores, pois podem comprometer o sistema como um todo, necessitando, portanto, de uma reformulao nesses controles para garantir o bom

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desempenho das atividades da empresa. E tambm foram destacados os controles adequados que atendem todos os aspectos fundamentais, procedimentos e prticas compatveis aos interesses da empresa. Recomenda-se para futuras pesquisas: Estudar a necessidade da Auditoria Interna para as empresas de pequeno porte; Estudar a anlise dos Controles Internos utilizados em outras empresas; Estudar o papel da Auditoria Interna contra as fraudes e erros nas organizaes. E por ltimo s recomendaes para a empresa: Ampliar a amostra de entrevistas e questionrios; Aprimorar os Controles Internos deficientes detectados na presente pesquisa.

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REFERNCIAS

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ANEXOS

Questionrios aplicados com quatro colaboradores.

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Questionrio 1 Aplicado com o gerente do departamento financeiro da filial de Lages/SC.

QUESTIONRIO DE CONTROLE INTERNO Discordo Concordo Discordo Concordo Totalmente Totalmente 1 1 1

CONTROLES GERAIS

1 Existe organograma definindo claramente funes e hierarquia? 2 Existem auditoria interna, funcionando com efetividade? 3 So utilizados relatrios para a Diretoria/Gerncia acompanhar a evoluo das vendas? 4 H anlises ou relatrios que possibilitem Diretoria/Gerncia detectar transaes anormais, iliquidez de clientes e transaes de valores significativos? 5 As faturas e notas de crdito so assinadas ou rubricadas por um diretor ou funcionrio categorizado antes de serem contabilizadas? CONTROLES DE CAIXA 1 O caixa dirio fechado diariamente? 2 O caixa dirio destina-se, normalmente, para pequenas despesas, nunca transitando por ele pagamentos a fornecedores, salrios, comisses etc.? 3 O caixa dirio funciona no sistema de fundo fixo? 4 A quantia do fundo fixo estabelecida em nvel razovel, levando em considerao a movimentao de despesas? 5 Os pagamentos feitos atravs do caixa dirio tm comprovante formal? 6 Os comprovantes de pagamento so apresentados no momento de obter reembolso? 7 Os comprovantes de pagamento so cancelados por ocasio do reembolso, para evitar reapresentao? 8 O responsvel pelo caixa dirio tem acesso somente aos recursos de seu caixa, nunca tendo acesso a outros fundos ou outras disponibilidades? 9 O dinheiro do caixa dirio conferido periodicamente? CONTROLES DE CONTAS A PAGAR 1 Na emisso de cheques, a favor de fornecedor, o cheque emitido nominalmente ao fornecedor? 2 No momento da assinatura dos cheques emitidos, so juntados os documentos comprovantes (fatura, duplicata, nota fiscal, documento de entrada)?

Discordo Concordo Discordo Concordo Totalmente Totalmente 1 1 1 1

1 1 1

1 1 Discordo Concordo Discordo Concordo Totalmente Totalmente 1

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3 Em caso afirmativo, depois do pagamento esses documentos so cancelados para evitar reapresentao? 4 utilizado um sistema protetor, para evitar que as quantias mencionadas nos cheques sejam adulteradas? 5 Existem formalismos para que os cheques sejam emitidos? 6 Existe controle e conferncia anterior e posterior emisso? 7 Existem procedimentos para a distribuio dos cheques depois de assinados? 8 exigido algum documento para efetuar pagamentos? 9 As conciliaes bancrias so feitas de forma independente, sem qualquer vinculao s pessoas que emitem os cheques e fazem pagamentos? 10 As pessoas incumbidas da emisso de cheques e de efetuar pagamentos no tem acesso a escriturao contbil, principalmente razo? 11 Existem mecanismos para evitar o registro e pagamento de faturas fictcias? 12 Existem procedimentos para detectar as duplicatas em atraso? 13 H controles para evitar a contabilizao em duplicidade de pagamento de faturas reais? CONTROLES DAS CONTAS A RECEBER 1 Cheques recebidos so imediatamente cruzados? 2 Existem controles para assegurar que todas as vendas efetuadas sejam faturadas? 3 Esses controles demonstram que todas as vendas efetuadas sejam contabilizadas? 4 As devolues eventualmente efetuadas pelos clientes so controladas? 5 Todas as notas de crdito referentes a devolues ou abatimentos so aprovadas por diretor ou funcionrio categorizado? 6 Em caso positivo, h evidncia dessa aprovao? 7 H controle eficiente sobre a emisso de Notas de Crdito por devolues, abatimentos etc. para assegurar que correspondem a operaes reais? 8 H controles para evitar o registro de vendas fictcias? 9 Existe sistema apropriado para avaliar os riscos de crdito? 10 As contas a receber, de qualquer natureza, so periodicamente verificadas e conciliadas com a escriturao contbil?

1 1 1 1 1 1 1

1 1 1 Discordo Concordo Discordo Concordo Totalmente Totalmente 1 1 1 1

1 1 1 1 1

52

11 So utilizados relatrios para Diretoria/Gerncia acompanhar a evoluo das contas a receber? 12 As vendas efetuadas a dinheiro so conciliadas com as notas fiscais de vendas a vista? 13 Todos os recebimentos (de vendas a vista) so registrados prontamente e depois depositados intactos no banco? Fonte: Adaptado Franco e Marra (1992).

1 1

Questionrio 2 Aplicado com o gerente do departamento financeiro de uma das filiais de Porto Alegre/RS.
QUESTIONRIO DE CONTROLE INTERNO CONTROLES GERAIS Discordo Concordo Discordo Concordo Totalmente Totalmente 1 1 1

1 Existe organograma definindo claramente funes e hierarquia? 2 Existem auditoria interna, funcionando com efetividade? 3 So utilizados relatrios para a Diretoria/Gerncia acompanhar a evoluo das vendas? 4 H anlises ou relatrios que possibilitem Diretoria/Gerncia detectar transaes anormais, iliquidez de clientes e transaes de valores significativos? 5 As faturas e notas de crdito so assinadas ou rubricadas por um diretor ou funcionrio categorizado antes de serem contabilizadas? CONTROLES DE CAIXA 1 O caixa dirio fechado diariamente? 2 O caixa dirio destina-se, normalmente, para pequenas despesas, nunca transitando por ele pagamentos a fornecedores, salrios, comisses etc.? 3 O caixa dirio funciona no sistema de fundo fixo? 4 A quantia do fundo fixo estabelecida em nvel razovel, levando em considerao a movimentao de despesas? 5 Os pagamentos feitos atravs do caixa dirio tm comprovante formal? 6 Os comprovantes de pagamento so apresentados no momento de obter reembolso? 7 Os comprovantes de pagamento so cancelados por ocasio do reembolso, para evitar reapresentao? 8 O responsvel pelo caixa dirio tem acesso somente aos recursos de seu caixa, nunca tendo acesso a outros fundos ou outras disponibilidades?

1 Discordo Concordo Discordo Concordo Totalmente Totalmente 1 1 1 1

1 1 1

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9 O dinheiro do caixa dirio conferido periodicamente? CONTROLES DE CONTAS A PAGAR 1 Na emisso de cheques, a favor de fornecedor, o cheque emitido nominalmente ao fornecedor? 2 No momento da assinatura dos cheques emitidos, so juntados os documentos comprovantes (fatura, duplicata, nota fiscal, documento de entrada)? 3 Em caso afirmativo, depois do pagamento esses documentos so cancelados para evitar reapresentao? 4 utilizado um sistema protetor, para evitar que as quantias mencionadas nos cheques sejam adulteradas? 5 Existem formalismos para que os cheques sejam emitidos? 6 Existe controle e conferncia anterior e posterior emisso? 7 Existem procedimentos para a distribuio dos cheques depois de assinados? 8 exigido algum documento para efetuar pagamentos? 9 As conciliaes bancrias so feitas de forma independente, sem qualquer vinculao s pessoas que emitem os cheques e fazem pagamentos? 10 As pessoas incumbidas da emisso de cheques e de efetuar pagamentos no tem acesso a escriturao contbil, principalmente razo? 11 Existem mecanismos para evitar o registro e pagamento de faturas fictcias? 12 Existem procedimentos para detectar as duplicatas em atraso? 13 H controles para evitar a contabilizao em duplicidade de pagamento de faturas reais? CONTROLES DAS CONTAS A RECEBER 1 Cheques recebidos so imediatamente cruzados? 2 Existem controles para assegurar que todas as vendas efetuadas sejam faturadas? 3 Esses controles demonstram que todas as vendas efetuadas sejam contabilizadas? 4 As devolues eventualmente efetuadas pelos clientes so controladas? 5 Todas as notas de crdito referentes a devolues ou abatimentos so aprovadas por diretor ou funcionrio categorizado? 6 Em caso positivo, h evidncia dessa aprovao? 7 H controle eficiente sobre a emisso de Notas de Crdito por devolues, abatimentos etc. para assegurar que correspondem a operaes reais?

1 Discordo Concordo Discordo Concordo Totalmente Totalmente 1

1 1 1 1 1 1 1

1 1 1 Discordo Concordo Discordo Concordo Totalmente Totalmente 1 1 1 1

1 1 1

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8 H controles para evitar o registro de vendas fictcias? 9 Existe sistema apropriado para avaliar os riscos de crdito? 10 As contas a receber, de qualquer natureza, so periodicamente verificadas e conciliadas com a escriturao contbil? 11 So utilizados relatrios para Diretoria/Gerncia acompanhar a evoluo das contas a receber? 12 As vendas efetuadas a dinheiro so conciliadas com as notas fiscais de vendas a vista? 13 Todos os recebimentos (de vendas a vista) so registrados prontamente e depois depositados intactos no banco? Fonte: Adaptado Franco e Marra (1992).

1 1

1 1

Questionrio 3 Aplicado com o gerente do departamento financeiro de uma das filiais de Florianpolis/SC.
QUESTIONRIO DE CONTROLE INTERNO CONTROLES GERAIS Discordo Concordo Discordo Concordo Totalmente Totalmente 1 1 1

1 Existe organograma definindo claramente funes e hierarquia? 2 Existem auditoria interna, funcionando com efetividade? 3 So utilizados relatrios para a Diretoria/Gerncia acompanhar a evoluo das vendas? 4 H anlises ou relatrios que possibilitem Diretoria/Gerncia detectar transaes anormais, iliquidez de clientes e transaes de valores significativos? 5 As faturas e notas de crdito so assinadas ou rubricadas por um diretor ou funcionrio categorizado antes de serem contabilizadas? CONTROLES DE CAIXA 1 O caixa dirio fechado diariamente? 2 O caixa dirio destina-se, normalmente, para pequenas despesas, nunca transitando por ele pagamentos a fornecedores, salrios, comisses etc.? 3 O caixa dirio funciona no sistema de fundo fixo? 4 A quantia do fundo fixo estabelecida em nvel razovel, levando em considerao a movimentao de despesas? 5 Os pagamentos feitos atravs do caixa dirio tm comprovante formal? 6 Os comprovantes de pagamento so apresentados no

1 Discordo Concordo Discordo Concordo Totalmente Totalmente 1 1 1 1

1 1

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momento de obter reembolso? 7 Os comprovantes de pagamento so cancelados por ocasio do reembolso, para evitar reapresentao? 8 O responsvel pelo caixa dirio tem acesso somente aos recursos de seu caixa, nunca tendo acesso a outros fundos ou outras disponibilidades? 9 O dinheiro do caixa dirio conferido periodicamente? CONTROLES DE CONTAS A PAGAR 1 Na emisso de cheques, a favor de fornecedor, o cheque emitido nominalmente ao fornecedor? 2 No momento da assinatura dos cheques emitidos, so juntados os documentos comprovantes (fatura, duplicata, nota fiscal, documento de entrada)? 3 Em caso afirmativo, depois do pagamento esses documentos so cancelados para evitar reapresentao? 4 utilizado um sistema protetor, para evitar que as quantias mencionadas nos cheques sejam adulteradas? 5 Existem formalismos para que os cheques sejam emitidos? 6 Existe controle e conferncia anterior e posterior emisso? 7 Existem procedimentos para a distribuio dos cheques depois de assinados? 8 exigido algum documento para efetuar pagamentos? 9 As conciliaes bancrias so feitas de forma independente, sem qualquer vinculao s pessoas que emitem os cheques e fazem pagamentos? 10 As pessoas incumbidas da emisso de cheques e de efetuar pagamentos no tem acesso a escriturao contbil, principalmente razo? 11 Existem mecanismos para evitar o registro e pagamento de faturas fictcias? 12 Existem procedimentos para detectar as duplicatas em atraso? 13 H controles para evitar a contabilizao em duplicidade de pagamento de faturas reais? CONTROLES DAS CONTAS A RECEBER 1 Cheques recebidos so imediatamente cruzados? 2 Existem controles para assegurar que todas as vendas efetuadas sejam faturadas? 3 Esses controles demonstram que todas as vendas efetuadas sejam contabilizadas? 4 As devolues eventualmente efetuadas pelos clientes so controladas?
1

1 1 Discordo Concordo Discordo Concordo Totalmente Totalmente 1

1 1 1 1 1 1 1

1 1 1 Discordo Concordo Discordo Concordo Totalmente Totalmente 1 1 1 1

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5 Todas as notas de crdito referentes a devolues ou abatimentos so aprovadas por diretor ou funcionrio categorizado? 6 Em caso positivo, h evidncia dessa aprovao? 7 H controle eficiente sobre a emisso de Notas de Crdito por devolues, abatimentos etc. para assegurar que correspondem a operaes reais? 8 H controles para evitar o registro de vendas fictcias? 9 Existe sistema apropriado para avaliar os riscos de crdito? 10 As contas a receber, de qualquer natureza, so periodicamente verificadas e conciliadas com a escriturao contbil? 11 So utilizados relatrios para Diretoria/Gerncia acompanhar a evoluo das contas a receber? 12 As vendas efetuadas a dinheiro so conciliadas com as notas fiscais de vendas a vista? 13 Todos os recebimentos (de vendas a vista) so registrados prontamente e depois depositados intactos no banco? Fonte: Adaptado Franco e Marra (1992).

1 1 1 1 1

1 1

Questionrio 4 Aplicado com o gerente do regional de vendas e marketing de Florianpolis/SC.

QUESTIONRIO DE CONTROLE INTERNO CONTROLES GERAIS Discordo Concordo Discordo Concordo Totalmente Totalmente 1 1 1

1 Existe organograma definindo claramente funes e hierarquia? 2 Existem auditoria interna, funcionando com efetividade? 3 So utilizados relatrios para a Diretoria/Gerncia acompanhar a evoluo das vendas? 4 H anlises ou relatrios que possibilitem Diretoria/Gerncia detectar transaes anormais, iliquidez de clientes e transaes de valores significativos? 5 As faturas e notas de crdito so assinadas ou rubricadas por um diretor ou funcionrio categorizado antes de serem contabilizadas? CONTROLES DE CAIXA 1 O caixa dirio fechado diariamente? 2 O caixa dirio destina-se, normalmente, para pequenas despesas, nunca transitando por ele pagamentos a fornecedores, salrios, comisses etc.?

1 Discordo Concordo Discordo Concordo Totalmente Totalmente 1 1

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3 O caixa dirio funciona no sistema de fundo fixo? 4 A quantia do fundo fixo estabelecida em nvel razovel, levando em considerao a movimentao de despesas? 5 Os pagamentos feitos atravs do caixa dirio tm comprovante formal? 6 Os comprovantes de pagamento so apresentados no momento de obter reembolso? 7 Os comprovantes de pagamento so cancelados por ocasio do reembolso, para evitar reapresentao? 8 O responsvel pelo caixa dirio tem acesso somente aos recursos de seu caixa, nunca tendo acesso a outros fundos ou outras disponibilidades? 9 O dinheiro do caixa dirio conferido periodicamente? CONTROLES DE CONTAS A PAGAR 1 Na emisso de cheques, a favor de fornecedor, o cheque emitido nominalmente ao fornecedor? 2 No momento da assinatura dos cheques emitidos, so juntados os documentos comprovantes (fatura, duplicata, nota fiscal, documento de entrada)? 3 Em caso afirmativo, depois do pagamento esses documentos so cancelados para evitar reapresentao? 4 utilizado um sistema protetor, para evitar que as quantias mencionadas nos cheques sejam adulteradas? 5 Existem formalismos para que os cheques sejam emitidos? 6 Existe controle e conferncia anterior e posterior emisso? 7 Existem procedimentos para a distribuio dos cheques depois de assinados? 8 exigido algum documento para efetuar pagamentos? 9 As conciliaes bancrias so feitas de forma independente, sem qualquer vinculao s pessoas que emitem os cheques e fazem pagamentos? 10 As pessoas incumbidas da emisso de cheques e de efetuar pagamentos no tem acesso a escriturao contbil, principalmente razo? 11 Existem mecanismos para evitar o registro e pagamento de faturas fictcias? 12 Existem procedimentos para detectar as duplicatas em atraso? 13 H controles para evitar a contabilizao em duplicidade de pagamento de faturas reais?

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CONTROLES DAS CONTAS A RECEBER 1 Cheques recebidos so imediatamente cruzados? 2 Existem controles para assegurar que todas as vendas efetuadas sejam faturadas? 3 Esses controles demonstram que todas as vendas efetuadas sejam contabilizadas? 4 As devolues eventualmente efetuadas pelos clientes so controladas? 5 Todas as notas de crdito referentes a devolues ou abatimentos so aprovadas por diretor ou funcionrio categorizado? 6 Em caso positivo, h evidncia dessa aprovao? 7 H controle eficiente sobre a emisso de Notas de Crdito por devolues, abatimentos etc. para assegurar que correspondem a operaes reais? 8 H controles para evitar o registro de vendas fictcias? 9 Existe sistema apropriado para avaliar os riscos de crdito? 10 As contas a receber, de qualquer natureza, so periodicamente verificadas e conciliadas com a escriturao contbil? 11 So utilizados relatrios para Diretoria/Gerncia acompanhar a evoluo das contas a receber? 12 As vendas efetuadas a dinheiro so conciliadas com as notas fiscais de vendas a vista? 13 Todos os recebimentos (de vendas a vista) so registrados prontamente e depois depositados intactos no banco? Fonte: Adaptado Franco e Marra (1992).

Discordo Concordo Discordo Concordo Totalmente Totalmente 1 1 1 1

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