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Systme 3COH Notes sur le systme de facturation des ACHATS

3COH,NotessurlesystmedefacturationdesACHATS,mars2012,rv.juillet2012

1. Introduction
Dans le processus dACHAT, la facture mise par un fournisseur et accepte par ltablissement confirme le transfert de proprit dun bien ou dun service du fournisseur ltablissement. Dans le systme 3COH, une facture peut tre enregistre, soit au moyen des fonctions du module de COMPTABILITE GENERALE, soit dans le module ACHATS. Dans le premier cas, on parle d OD fournisseurs , et dans le second de Factures dachat proprement dites. Date de la facture Avant de donner des prcisions sur les diffrences entre ces 2 types de factures, il faut rpondre une question fondamentale dans le traitement des factures dachat : quelle date doit porter la facture ? Autrement dit, quelle est la date partir de laquelle ltablissement considre-t-il quil est propritaire des biens ou services quil a pralablement reus ? La rponse cette question est claire; cest la date de lacceptation de la facture par ltablissement, et non pas la date qui figure sur la facture (la pice justificative).

2. Les OD fournisseur
On utilisera une OD fournisseur lorsque la consommation du bien ou du service na pas fait lobjet dun bon de commande. On parle dailleurs de factures hors bons de commande . Il sagira gnralement de factures portant sur des prestations de services, comme les frais de communications tlphoniques ou de consommation dlectricit.
Une facture de ce type est donc saisie au moyen du module COMPTABILITE GENERALE Dans le groupe radio prvu cet effet, il faut slectionner Fournisseurs , puis cliquer sur OD Crdit

En effet, une facture dachat exprime la constatation dune dette; cest--dire lenregistrement dun crdit au compte dun fournisseur. Il en rsulte que loption OD Dbit sera utilise pour rduire une dette au moyen dune facture davoir ou dune rgularisation. Loption OD Fournisseur prsente sa fentre de saisie et son menu spcifique :

La signification des diffrentes options est vidente. Pour enregistrer une nouvelle OD Fournisseur, il faut videmment cliquer sur le bouton Saisir pour obtenir la fentre de saisie aprs avoir slectionn le fournisseur.
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Il est vident quil faut que le profil de lusager renferme au moins un journal de type 6 (factures dachat) et de sous-type facture pour que lon puisse saisir une OD crdit ou au moins un journal de type 6 et de soustype avoir sur facture dachat pour la saisie dune OD Dbit. Par dfaut le systme se positionne sur le journal qui a t associ au fournisseur lors de la cration du dossier de celui-ci (voir module FOURNISSEURS). NOTA : La date affich par le systme est celle du module ACHATS (voir PARAMETRES | DISPONIBILITE) et non celle du module de la comptabilit gnrale. Pour saisir la facture, il faut introduire, dans len-tte de celle-ci, Une brve description Le numro de la pice justificative (no tel quil apparat sur la facture) Le code du service et de lunit qui a consomm les biens et/ou services

Dans le corps de la facture, il faut introduire, le ou les comptes et le montant (au dbit pour une OD crdit, et au crdit pour une OD dbit). Il sagira gnralement de comptes de charges (classe 6). Ces comptes sont saisis dans la zone du bas de la fentre prvue cet effet :

En principe vous naurez pas saisir le compte fournisseur qui quilibrera lcriture. Ce compte est affich en bas de la fentre.

Pour saisir un compte dans le corps de la facture, vous pouvez soit introduire directement son numro, soit utiliser le bouton jumelles pour le slectionner dans la liste qui vous est propose. La touche <TAB > positionne le curseur de saisie sur la zone DEBIT. Pour passer la zone CREDIT, il suffit denfoncer de nouveau <TAB>. A la saisie du montant, la ligne est insre dans le corps de la facture.

Le total des montants saisis est affich en bas de la fentre.

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Pour quilibrer lcriture, il suffit de cliquer sur le bouton la gauche du compte dquilibre (collectif)

La saisie se termine par lenregistrement ou lannulation des donnes introduites.

3. Les factures dachat proprement dites


Nous avons not plus haut quune facture traduit en comptabilit le transfert de proprit de biens et/ou de services pralablement reus. Ce qui signifie clairement que lenregistrement dune facture suit celui des rceptions sur lesquelles elle porte. De plus ces rceptions doivent avoir t valides pour tre factures. Comment saisir une facture ? Il suffit dactiver loption FACTURES dans le module ACHATS.
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Il est vident que le profil de lusager doit avoir t adquatement dfini. On doit y trouver Catgorie des fournisseurs Journal des commandes aux fournisseurs Journal des rceptions Journal des factures

Dans la grande majorit des cas, la saisie des factures dachat se rduit quelques clics de la part de lusager; la confection de la facture tant automatise Aprs avoir cliqu sur le bouton Saisir , il faut commencer par identifier le fournisseur, soit en introduisant son numro, soit en le slectionnant dans la liste propose.

Une facture peut porter sur une ou plusieurs rceptions et sur un ou plusieurs bons de commande dun mme fournisseur. Distinguons les 2 cas;

3.1. Facture portant sur un bon de commande unique


Cest le cas usuel et le plus simple. Il faut slectionner la commande dans le bloc commande unique .

Le systme vous propose la liste des rceptions valides et non factures du bon de commande slectionn :

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Vous devez slectionner le ou les bons qui ont fait lobjet de la facture. Cette slectionnant peut se faire individuellement en cochant la case cocher la gauche du numro de bon de rception ou globalement en utilisant les boutons ampoule (activer ou dsactiver). Aprs avoir slectionn le ou les bons de rceptions, il faut les charger au moyen du bouton prvu cet effet. Le systme calcule alors automatiquement la facture.

Dans la grande majorit des cas, la facture ainsi produites est conforme aux donnes qui figurent dans la pice fournie par le fournisseur.

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Que faire en cas de diffrence entre les valeurs produites et celles qui figurent sue la facture du fournisseur ? a) si le fournisseur est responsable de lerreur, IL NE FAUT PAS enregistrer la facture; il faudra la retourner celui-ci pour quil procde aux corrections ncessaires. NOTA : Un cas derreur frquent affecte le montant de la TVA. 3COH calcule la TVA, ligne par ligne, alors que beaucoup de fournisseurs optent pour la solution facile en calculant la taxe sur le montant total. Ceci peut introduire des erreurs de quelques centimes. Dans un tel cas, il faut ajuster la facture selon la procdure dcrite plus loin (3.3. Traitement des carts entre rception et facturation) b) si la diffrence a une explication cohrente et a t accepte par ltablissement et par le fournisseur, il faut ajuster la facture selon la procdure dcrite plus loin (3.3. Traitement des carts entre rception et facturation)

3.2. Facture portant sur plusieurs bons de commande


Dans ce cas, il faut slectionner

Aprs avoir ventuellement ajust la priode de slection, il faut cliquer sur commandes.

pour slectionner les

3COH prsente alors, dans une grille, la liste des commandes du fournisseur slectionn au pralable. Ces commandes figurent dans le journal de saisie des commandes par dfaut. Pour slectionner les commandes de tous les journaux du profil, il suffit de cocher la case Tous les journaux .

Pour supprimer une ligne de cette grille, il suffit denfoncer la touche <DELETE (<SUPPRIME>). Pour rcuprer les rceptions non factures, il suffit de cliquer sur individuellement, soit globalement les cases des rceptions facturer. . Il faut alors cocher, soit

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3.3. Traitement des carts entre rception et facturation


Dans la grande majorit des cas, la facture confectionne par le systme devrait tre identique celle prsente par le fournisseur, la facture tant conforme aux rceptions auxquelles elle sapplique. Rappelons que la validation dune rception de biens stocks se traduit par une entre en stock et que cette dernire est accompagne de lcriture comptable suivante Rceptiondesstocks Date 30xxx 38xxx Libell Stocks Achats Dbit M M Crdit M M

Ce qui signifie que les stocks ont t augments dune valeur M, la suite dune opration dachat. La facturation de cette rception produira lcriture suivante : Facturationdelarception Date 38xxx 40xxx Libell Achats Fournisseurdestocks Dbit M M Crdit M M

qui solde le compte ACHATS : le montant qui figurait au crdit dans lcriture de rception apparat au dbit dans la facture associe, et pour le mme montant (si la totalit des biens ou services a t facture). Que se passe-t-il si la facture indique un montant diffrent de celui qui figure sur le bon de rception et que ltablissement accepte cette diffrence ? Examinons les 2 cas possibles a) le montant factur est suprieur au montant de la rception; autrement dit le montant de la dette est suprieur celui du stock. Supposons que le montant rceptionn est de 1 000.00DA et celui factur est de 1 070.00DA. La dette est de 1 070.00DA. Lcriture thorique devrait tre Facturationdelarception Date 38xxx 40xxx Libell Achats Fournisseurs Dbit 1000.00 1000.00 Crdit 1070.00 1070.00

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Ceci nest videmment pas possible, lcriture ntant pas quilibre. Il faut comptabiliser lcart de 70.00 au dbit dun compte de charges. Comment faire ? 1) il faut dabord crer un compte spcifique pour reflter ce genre de situation. Ceci se fait en utilisant le module COMPTABILITE GENERALE. Soit par exemple 65899 ce compte

2) Dans la famille 60 Prestations consommes , il faut crer une sous-famille carts sur achats

Attribuez au compte ACHAT et au compte CONSOMMATION le compte cr ci-dessus 3) Dans le module STOCK, crer une rubrique de cette sous-famille

Notez que le systme associe cette rubrique le compte ACHATS de la sous-famille

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Comment ajuster la facture ? Au chargement des rceptions, 3COH affiche la facture telle quil la cre partir des rceptions. Dans notre exemple, il faut ajouter la rubrique 601600001 ECART/ACHAT sous-valuation stock. Pour cela, positionnez le curseur sur la dernire ligne de la facture, sous la colonne Quantit , puis enfoncez la touche <INSERT>

Le systme prsente alors la liste des rubriques des familles de type service , donc notamment la famille 60 (si elle figure dans le profil de lusager).

Slectionnez la rubrique, puis indiquez le montant de lcart (70.00)

La facture est ajuste pour indiquer les mmes valeurs qui figurent sur la pice justificative.

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b) le montant factur est infrieur au montant de la rception; autrement dit le montant de la dette est infrieur celui du stock. Dans ce cas-ci, lcart doit tre constat non comme une charge, mais comme un produit. Il faut crer un compte de produit 75899 Produits sur cart de stock et une seconde rubrique

dont le compte dachat sera ce compte de produit. Lajustement de la facture se fait de la mme faon que dans le cas a), lexception du fait quil faut saisir, cette fois-ci, un montant ngatif.

4.3 La liquidation budgtaire des factures


La liquidation dune facture est la traduction budgtaire de celle-ci. Ceci peut tre fait, soit dans le module ACHATS (option LIQUIDATION), soit dans le module BUDGET (mme option). En gnral, la ventilation budgtaire propose par le systme est la bonne; il suffit de la valider sans rien avoir saisir. Il est des cas cependant, o lutilisateur doit ajuster ou complter cette ventilation.

Dans ce cas-ci, saisissez, dans les zones prvues cet effet, le poste budgtaire et le montant (positif ou ngatif) ventiler. Pour quilibrer la ventilation, il suffit denfoncer la touche <F1>.

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5. Traitement des factures davoir


Une facture davoir traduit une rduction dune dette de ltablissement lgard dun fournisseur. Il sagit, en quelque sorte, dune facture dachat ngative. Tout comme une facture, une facture davoir peut tre saisie sous la forme dune OD Dbit (module COMPTABILITE GENERALE) ou sous la forme dune facture davoir proprement dite (module ACHATS).

5.1. Cas des OD Dbit


Le traitement des OD Dbit se traite comme celui des OD Crdit, aux exceptions suivantes prs : La transaction est enregistre dans un journal davoir sur factures dachat Le compte fournisseur est DBIT (rduction de la dette)

5.2. Application dun avoir La facture davoir est enregistre dans le journal appropri (journal 624 dans lexemple ci-dessus) et dans le dossier du fournisseur. Ltablissement peut faire de cette facture davoir lun ou lautre des deux usages suivants : Lappliquer pour solder partiellement ou totalement une facture En demander le remboursement par le fournisseur
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5.2.1. Remboursement dun avoir Ce type transaction est pris en charge au moyen des fonctions du module TRESORERIE. 5.2.2. Application dun avoir
Appliquer un avoir consiste utiliser une facture davoir pour solder partiellement ou totalement une facture dachat pralablement enregistre. Exemple : le dossier du fournisseur FA0002 indique 3 factures de montants respectifs de 18 600.00 DA, 286 500.00DA et 412 800.00DA et une facture davoir de 142 500.00DA. On veut utiliser cette facture davoir pour solder la facture de 18 600.00 et pour rgler partiellement la facture de 286 500.00DA. Pour cela, il faut Lancer le module COMPTABILITE GENERALE Slectionner OD Tiers | Fournisseurs | Application Choisir le fournisseur FA0002, puis cliquer sur SAISIR

NOTA : Il faut quun journal d application (type 4 : DCAISSEMENT, sous-type :Liaison) soit prsent dans le profil de lusager.

Si le dossier du fournisseur renferme plusieurs factures davoir non consommes, il faut slectionner la bonne facture en utilisant le navigateur qui est prsent :

Montant est le montant de lavoir, Crdits correspond au total des montants consomms lors dapplications antrieures et Solde est la diffrence entre les 2 valeurs prcdentes; cest--dire le reste consommer. Le bas de la fentre donne la liste des factures non soldes :

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Pour appliquer lavoir 624B0004 aux factures 611B0227 et 611B0229, il suffit de positionner le curseur respectivement sur la premire, puis sur la troisime ligne et faire un <double clic> dans chaque cas. Le montant appliqu apparat alors dans la grille la droite de la fentre.

Notez dans cet exemple que le systme a totalement sold la facture 611B0227 et partiellement solde celle portant le numro 611B0228. En cas derreur vous pouvez utiliser un autre <Double clic> ou enfoncer la touche <DELETE> sur la grille de droite pour effacer une entre de cette grille. Si vous ENREGISTREZ la transaction, la situation devient

La premire facture (611B0227) a t totalement solde et la seconde la t partiellement; elle indique un solde de 162 600.00DA. Notez bien que cette opration dapplication dun avoir ne modifie nullement le solde global du fournisseur; elle altre le solde des pices individuelles.

5.2. Cas des factures davoir (module ACHATS)


De la mme manire quune facture dachat porte sur une ou plusieurs rceptions, une facture davoir porte sur un ou plusieurs rendu fournisseur .

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5.2.1. Cas gnral Prenons un exemple partant dune commande, suivie dune rception et dun rendu fournisseur. La rception donne lieu la production dune facture et le rendu fournisseur lenregistrement dune facture davoir a) Commande, rception, facturation

Pour mettre une commande, il faut au pralable enregistrer une facture pro forma, comme indiqu cidessous :

Supposons que, suite lenregistrement de cette facture pro forma, une seule commande portant le numro 134B0272 est mise et quelle reprend les mmes articles et les mmes quantits que celles qui figurent sur la facture pro forma : 10 BOITES de CAFE MOULU 5 LITRES dHUILE DOLIVE 8 BOITES DE CONFITURE

Enregistrons maintenant une rception en supposant que les trois articles sont livrs exactement dans les quantits commandes. Cette rception porte le numro 154B0649

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La validation de cette rception crera un mouvement dentre en stock portant sur les 3 articles. Ceci peut tre vrifi en visionnant par exemple les fiches de stock des 3 articles. La rception peut maintenant tre facture, Cela se fait en utilisant videmment loption FACTURES. Len-tte de la facture se prsente comme suit :

Nous avons slectionn loption Commande simple car la facture porte sur les lments dune seule commande. Dans la section Fournisseur, le systme affiche 2 comptes comptables : le compte Fournisseurs immos qui sera crdit du montant ttc des articles de type immobilisations qui figurent dans la facture; le second compte Cpte fournisseur sera crdit du montant ttc des autres articles (stocks ou services). Notez que la commande na pas t engage. En effet, le systme accepte la facturation dune commande mme si celle-ci na pas t engage. Une bonne pratique exigerait cependant que lon engage une commande avant que celle-ci ne fasse lobjet dune facture. La slection de la commande provoque laffichage, dans la grille la gauche de la fentre, de toutes les rceptions non totalement factures de cette dite commande. Dans notre exemple, il y a une seule rception, celle portant le numro 154B0649. Pour pouvoir facturer cette rception, il faut lactiver en cochant la case sa gauche ou en cliquant sur le bouton ampoule allume

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Pour crer la facture, il suffit de cliquer sur le bouton Charger :

Dans la grande majorit des cas, cette facture calcule par le systme est identique celle mise par le fournisseur (Nous avons indiqu plus haut la procdure de traitement des carts). Lenregistrement de cette facture provoque son inscription, avec sa distribution comptable, dans le journal des achats (journal 614 Factures de produits alimentaires dans notre exemple).

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Le systme a crdit le compte 40104 Fournisseurs de produits alimentaires qui figure comme compte par dfaut dans le dossier du fournisseur FA0004. Le compte Fournisseurs dimmobilisations na pas t mouvement, la facture ne renfermant aucun article de type bien immobilis. On peut obtenir la liste (rduite une seule, dans notre exemple) des rceptions sur lesquelles porte la facture; il suffit de cliquer sur le bouton jumelles

pour obtenir :

Mais que devient la commande 134B0272 ? En la visionnant. On peut noter que les quantits reues et factures ont t automatiquement ajustes.

b)

Rendu au fournisseur

Imaginons que, constatant une avarie dans les articles reues, ltablissement dcide de retourner une partie des produits reus; par exemple 2 BOITES de CONFITURE et 1 LITRE dHUILE DOLIVE. Il faut enregistrer un

Pour inscrire un rendu fournisseur, il faut dabord slectionner la rception sur laquelle porte ce rendu. En effet, il ne peut y avoir de rendu fournisseur que sil y a eu au pralable une rception. Une fois cette rception slectionne, il faut soit supprimer des lignes (par exemple CAFE MOULU qui nest pas rendu) en enfonant la touche <DELETE> (<SUPPRIME>), soit en modifiant la quantit en enfonant la touche <INSERT> et en saisissant la quantit rendre (2 pour CONFITURE et 1 pour HUILE DOLIVE) :

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La validation de cette opration crera un mouvement de rendu fournisseur portant sur les 2 articles. Notez galement que la commande est ajuste (la colonne Quantit rendue est renseigne:

A la rception des articles retourns, le fournisseur doit mettre une facture davoir. La saisie dune facture davoir est similaire celle dune facture : Choix de loption Factures davoir

Slection de la facture Clic sur Saisir Slection de la facture qui amne laffichage des rendus fournisseur valids lis la commande slectionne (dans notre exemple il y a un seul rendu)

NOTA : Le journal des applications (journal de type 4 dcaissement et de sous-type liaison) doit figurer dans le profil de lusager. Dans la base de donnes standard, ce journal porte le numro 490. Remarque : mode dapplication Le mode dapplication peut tre immdiat ou diffre .

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En mode immdiat, la facture davoir rduit, au moment de sa saisie, le solde de la facture laquelle elle sapplique. Dans ce cas, le systme nautorisera que le paiement du montant net (montant de la facture diminu du montant de la facture davoir). En mode diffr , la facture nest pas utilise pour rduire le solde de la facture. Cette application pourra tre faite ultrieurement (voir 5.2.2.). Chargez les rendu fournisseur

Pour obtenir la facture davoir :

La comptabilisation de la facture davoir se traduira naturellement par le dbit du compte fournisseur (rduction de la dette) :
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5.2.2. Cas de la facturation du montant net Dans lexemple ci-dessus, nous avons trait o le fournisseur facturait la totalit des produits livrs, puis mettait une facture davoir pour les produits que ltablissement lui a retourns. Dans de nombreux cas, cependant, le fournisseur peut mettre une facture unique portant sur le montant net : montant des produits livrs montant des produits retourns Comment traiter ce cas ? Il suffit dattribuer au paramtre Qt facture la valeur nette ,

ce qui force le afficher les rceptions et les rendu fournisseur valids

Le clic sur le bouton Charger provoque la cration de la facture :

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La liste des rceptions factures affiche bien les rceptions et les rendus :

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