Introduccin al Archivo Vertical

Este Blogs tiene la finalidad de dar a conocer un tema tan importante como lo es el Archivo Vertical que es una seleccin de material informativo que agiliz y facilit la localizacin de cada documento, adems de que stos se conservan mejor y se ahorra espacio. De aqu que en el mbito bibliotecario se le denomine a este tipo de coleccin archivo vertical. Es un gran material de apoyo tanto para docentes como para estudiantes ya que nos permiten la facilidad de adquirir y guardar documentos de una manera mas sencilla.

Concepto de archivo vertical

Se puede definir como una seleccin de material informativo sobre temas relevantes, de actualidad, difciles de conseguir o de inters transitorio. Estos materiales pueden ser folletos, recortes de peridicos o revistas, panfletos o volantes, ponencias, resmenes, lminas, fotografas, tarjetas postales, sobretiros*, boletines, fotocopias de materiales muy solicitados, o incluso, si se trata de libros deteriorados pero que an son muy consultados, se puede obtener una fotocopia de la seccin o captulo que se requiere para integrarla como un documento ms de la coleccin del archivo vertical.

Caractersticas del archivo vertical

Un archivo vertical es una coleccin de diversos documentos que por su ndole y caractersticas no se consideran libros, tales como:

Recortes de publicaciones peridicas Fotocopias de artculos de revistas, peridicos o libros Fotografas o lminas Folletos, trpticos e instructivos actualizados Cuadros sinpticos Grficas Informes

Objetivos del Archivo Vertical

Recopilacin y organizacin de documentos que por su naturaleza sern integrados al Archivo. Incrementar las consultas hechas por los usuarios de la institucin investigadores, personal docente, alumnos, personal de apoyo y administrativos, usuarios externos as como interesados en el tema. Realizar una base de datos utilizando los recursos disponibles en la institucin que sirva para la rpida consulta y recuperacin de la informacin. Preservar y conservar este tipo de documentos.

Diferentes tipos de Archivo

Tipos de Archivos. Para la adecuada conservacin del material, documentacin que se debe archivar, es necesario contar con equipos funcionales que permitan cumplir con los fines esenciales del archivo, as se encuentran archivadores de diversa ndole como los archivadores verticales, laterales, las bandejas de escritorio, archivos rotativos, multiusos, automatizados, el microfilm, pues un sistema de archivo puede ser tan simple como colocar tarjetas en una serie de cajetines o tan sofisticado como un sistema electrnico que utilice una unidad principal. En la medida en que el equipo y el mtodo de archivo, cumplan el propsito para el cual han sido creados, sern ms cualificados como sistemas de almacenamiento de informacin. Adems la eficiencia del archivo depender tambin de la vigencia de los registros que se conserven. De alli que se pueda decir que existen diferentes tipos de archivos, entre ellos: Archivo vertical: Los documentos son almacenados en carpetas individuales, colgando de una gua dentro de las gavetas. Las carpetas se colocan una detrs de otra con el borde que presenta la pestaa hacia arriba, donde se escribe la identificacin de lo que all se conserva. Archivo lateral: Los documentos se archivan uno al lado del otro como los libros de estantera en una biblioteca. Normalmente se archivan a su vez en carpetas o cajas que se colocan paralelamente. Archivo horizontal: Los documentos son almacenados en plano, uno encima del otro en carpetas, cajas, archivadores o cajones. Este archivo es vlido en el caso de tener que archivar pocos documentos o cuando se trate de planos o mapas. Por la frecuencia de consulta, tambin se pueden mencionar los archivos: activos, semiactivos e inactivos. Archivos activos: Aquel donde los documentos son consultados frecuntemente o que la documentacin por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisin de los registros no es superior a los cinco aos y es consultada ms de una vez al mes. Archivo semiactivo: Se conservan los documentos que han sido retirados del archivo activo finalizado el ao fiscal. Su finalidad es suministrar informacin para comprobar operaciones realizadas.

Archivo inactivo: Se conservan los documentos de consulta poco frecuente, que tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se almacenan all hasta la destruccin de los mismos una vez que ya han cumplido su funcin.

Importancia
La importancia del archivo vertical radica en que es un valioso instrumento de recuperacin de documentos que proporcionan informacin ms reciente a la aparecida en los libros, o de materiales que por alguna razn no llegaron a publicarse, pero que son de inters para el personal de la institucin. Adems, rene documentos que contienen informacin efmera, es decir, aqulla que cambia con frecuencia, como es el caso de los aspectos estadsticos y los avances tecnolgicos y cientficos. Por lo tanto, a esta coleccin se le debe dedicar especial atencin para mantenerla siempre actualizada; sin embargo, es importante aclarar que no siempre las obras del archivo vertical son transitorias, pues hay ocasiones en que son los nicos documentos con los que cuenta la biblioteca sobre un tema en particular, y es conveniente, en estos casos, conservarlos.

Caractersticas del archivo vertical

Un archivo vertical es una coleccin de diversos documentos que por su ndole y caractersticas no se consideran libros, tales como:

Recortes de publicaciones peridicas Fotocopias de artculos de revistas, peridicos o libros Fotografas o lminas Folletos, trpticos e instructivos actualizados Cuadros sinpticos Grficas Informes