ARHIVISTIC I DOCUMENTARISTIC

Suport de curs

INTRODUCERE
Arhivistica este disciplina care are domenii de investigatie izvoarele scrise pe suporti friabili (uori deteriorabili) i pe baza crora se efectueaz cercetri fundamentale i aplicative n vederea stabilirii solutiilor optime de selectionare, ordonare, inventariere, conservare i valorificare a documentelor. Alturi de arhivistic se afl informarea documentar care studiaz informatiile, datele cuprinse n documente, n publicatii, elabornd apoi mijloace de cercetare eficiente de prelucrare analitic sintetic, de regsire a datelor i de transmitere a lor ct mai bine la beneficiar. Documentele, mai ales acelea care contin informatii tiintifice i tehnice constituie principala surs de informare documentar. Documentul este un act oficial sau particular prin care se adevere te (sau se preconizeaz) un fapt, se confer un drept sau se recunoate o obligatie. Potrivit normelor internationale documentul este definit ca un material pe care este nregistrat o informatie sau o informatie nregistrat pe un segment. Prin urmare elementele unui document constau n: informa tii, nregistrarea lor, suportul. Notiunea de document, din punct de vedere arhivistic, are o accep tiune foarte larg. Astfel n Dictionarul tiintelor Speciale ale Istoriei documentul este definit, n sens arhivistic, ca fiind orice surs pe suporti friabili, realizate cu ajutorul grafiei, fotografiei, nregistr rilor sonore, cinematografice sau a altor imagini, care prezint interes pentru cunoaterea istoric. Prin urmare documentul este un text scris sau tip rit, inscriptie sau orice alt mrturie care servete la cunoaterea unui fapt real, din prezent sau din trecut, redactat ntr-o form clari avnd unitate de unitate de continut i nteles de sine stttor. Legea Arhivelor din 1996 mentioneaz c prin documentele care fac parte din Fondul National al Romniei se ntelege: acte oficiale i particulare, diplomatice i consulare, memorii, manuscrise, proclama tii, afie, chemri, planuri, schite, harti, pelicule cinematografice i alte asemenea mrturii precum i nregistrri foto, video, audio i informatia cu valoare istoric, realizate n tar sau de ctre creatori romani n strintate. Arhivele ar fi, aadar, grupuri mari de documente de o mare diversitate att sub aspectul informatiei ct i sub aspectul suportului pe care sunt realizate n arhive, fie ele arhive na tionale, departamentale (judetene), istorice, curente, documentele se afl grupate n fonduri i colec/ii. Fond arhivistic se consider totalitatea documentelor create n decursul vremii de organele de stat, de alte organizatii sau de persoanele fizice care au ndeplinit func tii sau misiuni de rspundere n stat sau au avut un rol deosebit n viata politic, social, economic, tiintific, cultural sau artistica a trii, care constituie izvor de cunoatere a istoriei patriei, a dezvoltrii politice, economice, sociale i culturale a trii. n actuala Lege a Arhivelor Nationale se specifica: Constituie izvoare istorice i alctuiesc Fondul Arhivistic National al Romniei, documentele create de-a lungul timpului de c tre organele de stat, organizatiile publice sau private, economice, sociale, culturale, religioase, militare, precum i de ctre persoanele fizice. Colecpia arhivistic reprezint un ansamblu de documente a c ror adunare laolalt s-a fcut prin alegere sau din ntmplare; sunt documente care au fost grupate de o organiza tie, de o familie sau de o persoan fizic conform unui anumit criteriu (tematic, cronologic, particularit ti externe, lingvistic) fr a se tine cont de provenienta lor. Colectia are mai multi creatori ai documentelor care de multe ori au fost create n locuri diferite, la intervale de timp diferite, pot avea o tematic diferit dar au formi raporturi asemntoare. S-a dovedit c nu tipul trebuie s fie norma de selectionare a arhivelor, ci utilitatea lor. Doar teoretic, s-a fixat alt criteriu: arhive vii, necesare administra tiei curente i arhive moarte, care nu mai ndeplineau acest oficiu.

Clasificare arhivelor este necesar din considerente teoretice i practice. Exist mai multe criterii de clasificare: A. Dup depinerea arhivelor: 1arhive detinute de organizatiile creatoare de arhiv; 2arhive ale Arhivelor Nationale; 3arhive detinute de alte organizatii i persoane particulare. B. Dup etapele procesului de formare a arhivelor: 1arhive curente (de registratur); 2arhive de depozit; 3arhive istorice (permanente). C. Dup ornduirea social: 1arhive feudale; 2arhive moderne; 3arhive capitaliste; 4arhive socialiste. D. Dup etapele istoriei arhivelor: 1arhiva la destinatar (actul era necesar, dar grija pstrrii lui revenea celui cruia i era destinat i care beneficia de continutul lui); 2arhiva la emitent (grija pstrrii actului revine celui care l creeaz); 3arhiva de registru (de pe actele emise se fcea o copie pentru o mai bun ordine i evident); copierea se fcea n registru; 4arhiva de registru (se mai numete i arhiva de secretariat sau administrativ). E. Dup creatorii arhivelor: 1arhive centrale, create de institutiile de conducere din stat; 2arhive administrative, create de: prefecturi, primrii, consilii populare; 3arhive judectoreti sau judiciare, create de institutii ca: Sfatul Domnesc, tribunale, curti cu juri etc.; 4arhive politieneti; 5arhive economice, provenite de la institutii care au avut atributii n diferite ramuri ale economiei i cele provenite de la Ministerul Agriculturii, al Industriei i al Comertului; 6arhive statistice fac parte din arhivele economice; apar n sec. al XIX-lea, prin nfiin tarea oficiilor statistice (1859); 7arhive militare cuprind documente create de armata, Ministerul de R zboi, Marele Stat Major; 8arhive sanitare apartin unor institutii create la sfritul sec. al XIX-lea; amintesc de leacuri pentru boli, msuri de prevenire, epidemii; 9arhive sociale ale unor organizatii pe ramuri de productie, constituite cu scopul de a-i pstra interesele lor, de organizare n vederea obtinerii de privilegii (bresle i corporatii); 10arhive culturale create de institutii de cultur precum ASTRA, Ateneul Romn, biblioteci, muzee; 11arhive de nvtmnt, slab reprezentate n feudalism, cnd existau coli pe lng mnstiri; dup sec. al XIX-lea se organizeaz nvtmntul, iar arhivele sunt create de coli, licee, universitti; 12arhive ecleziastice -sunt cele mai bogate arhive din perioada feudal pn astzi, cu documentele cele mai vechi; 13arhive personale totalitatea actelor i documentelor concepute, primite, adunate i totodat conservate contient de ctre o persoan; 14arhive familiale ansamblul actelor create i primite de membrii unei familii, de familie ca persoan

juridic sau de organe administrative ale familiei, care prin destinatia lor s-au pstrat n proprietatea succesiv sau colectiv a acesteia.

F. Dup materia subiacent, exist documentele scrise pe: hrtie, lemn, mtase, metal, papirus (material sub form de foit, prelucrat din tulpina plantei numit papirus, pe care se scria n antichitate), pergament (material de scris ob tinut din prelucrarea pieilor unor animale), scoarta de copac. G. Dup modul de percepere de ctre om: 1arhive vizuale; 2arhive sonore; 3arhive audio-vizuale. Scurt istoric al Arhivelor Napionale 1 mai 1831- nfiintarea Arhivei Statului in Tara Romaneasca (Bucureti); 1 ianuarie 1832 - nfiintarea Arhivei Statului in Moldova (Iai); 1860 editarea primei publicatii arhivistice romneti de ctre Petrache Teulescu Documente istorice 1862 unirea celor doua institutii, de la Iai i Bucureti, formnd Directia General a Arhivelor Statului; 1863-1864 Al. I. Cuza promulga ordonantele 705/1863 si 1074/1864, prin care documentele istorice intra in depozitele Arhivelor Statului; 1872 elaborarea unui Regulament care va functiona cu drept de lege pn n 1925; 14 martie 1920 - nfiintarea Arhivei Statului n Transilvania (Cluj); 22 august 1924 - nfiintarea Arhivei Statului n Bucovina (Cernuti); 1925 - nfiintarea Arhivei Statului n Basarabia (Chiinu); elaborarea primei Legi a Arhivelor Statului; nfiin tarea Directiilor Regionale ale Arhivelor Statului pe provincii istorice; 1951 Decretul 17/1951 i H.C.M. 472/1951, prin care Arhivele Statului trec n subordinea Ministerului de Interne; 1957 Legea Fondului Arhivistic de Stat; nfiintarea Directiilor Regionale ale Arhivelor Statului; 1971 Decretul 472/1971, devenit Legea 20/1972, prin care s-a introdus conceptul de Fond Arhivistic National; 1996 adoptarea Legii 16/1996 privind Arhivele Nationale, publicat n Monitorul Oficial al Romniei, partea I, anul VIII, nr. 71, Bucureti, 9 aprilie 1996,

nregistrarea documentelor Legislatia arhivistic prevede obligatia creatorilor de documente de a nregistra toate documentele intacte, ieite ori ntocmite pentru uz intern la registratura general , ntr-un singur registru de intrare-ieire sau n mai multe (atunci cnd institutia creeaz un numr unic de documente), fr ca numerele de nregistrare date documentelor s se repete. nregistrarea documentelor marcheaz existenta oficial a acestora i reprezint actul de natere al fiecrui document i de corectitudinea nregistrrii depinde, n mare msur, asigurarea pstrrii lor. Atunci cnd creatorul de documente creeaz un numr mare de documente, nregistrarea acestora se face la fiecare compartiment de munc , la registratura general nscriindu-se numrul de nregistrare atribuit de expeditor i denumirea compartimentului la care se repartizeaz spre nregistrare i rezolvare. nregistrarea documentelor se efectueaz cronologic, n ordinea primirii lor, ncepnd de la 1 ianuarie pn la 31 decembrie ale fiecrui an. n registrul de intrare-ieire se vor preciza urm toarele elemente: numrul de nregistrare; data nregistrrii; numrul i data documentului date de emitent; numrul filelor documentului; numrul anexelor; emitentul; continutul documentului pe scurt; compartimentul cruia i s-a repartizat; data expedierii; modul rezolvrii; destinatarul; numrul de nregistrare al documentului la care se conexeaz i indicativul dosarului dup nomenclator, care se va stabili i completa n registru dup rezolvarea documentului. Documentele care se refer la aceeai problem se conexeaz la primul document nregistrat; n dreptul fiecrui document conexat se trece n rubrica corespunz toare, numrul de nregistrare al documentului la care se face conexarea. Documentele expediate din oficiu i cele ntocmite pentru uz intern se nregistreaz ca i documentele initiale, completndu-se coloanele adecvate. n cazul documentelor expediate ca rspuns, acestea vor primi numrul de nregistrare al documentului la care se rspunde.

TIPOLOGIA DOCUMENTELOR
Definipii Din punctul de vedere al biblioteconomiei, documentul este definit ca informa tie nregistrat care poate fi tratat ca unitate ntr-un flux documentar, indiferent de forma sa material i de caracteristicile acesteia. (Standard ISO 2789). n sens juridic, unele dictionare i enciclopedii, definesc documentul act oficial sau particular prin care se adeverete sau de preconizeaz un fapt, se confer un drept sau se recunoate o obliga/ie. n Dictionarul tiintelor Speciale ale Istoriei termenul document este definit n sens generic ca nsumnd toate categoriile de surse care pot transmite date istorice (inscrip /ii, urme de civiliza/ie materiala etc.) dar i n sens arhivistic, definind toate sursele pe supor/i friabili, realizate cu ajutorul grafiei, fotografiei, nregistrrilor sonore, cinematografice sau a altor imagini care prezint interes pentru cunoaterea istoric. Dictionarul Explicativ al Limbii Romne definete documentul ca un text scris sau tiprit, inscrip/ie sau mrturie, servind la cunoaterea unui fapt actual sau din trecut. Documentul = un ansamblu format dintr-un suport i o informatie, nregistrat n general ntr-un mod pertinent i astfel nct s poat fi citit de om sau main (defini/ie ISO) = informa/ie nregistrat care poate fi tratat ca o unitate ntr-un proces documentar, indiferent de caracteristicile i forma ei fizic

Clasificarea documentelor 1.Dup suportul documentar (denumit i mediu suport, purttor de informatie sau mediu de nregistrare) sunt: a) documente istorice -nregistrate pe suport istoric (argil, piatr, papirus, pergament, tblite de lemn, pnza etc.). b) documente contemporane -nregistrate pe suport modern (hrtie, carton, material plastic etc.) c) documente tehnice -nregistrate pe suport tehnic care poate fi: suport optic (pelicula fotografic, celita, pelicula de film); suport magnetic (benzile magnetice, cartele magnetice, discurile compacte audio); Necesit utilizarea unui echipament tehnic pentru a fi consultate. 2. Dup tehnica de nregistrare (de fixare pe suport) a) documente obtinute prin metode clasice de nregistrare: documente litografiate (texte gravate n piatr); documente xilografiate (texte gravate n lemn); documente xerografiate (fotografiere, scriere uscat); documente manuscrise (scrise de mn); o documente istorice inscrip/ii (pe piatr, metal, lut etc.) codici (codici = manuscrise vechi pstrate n form de carte. Codex n antichitate desemna o reuniune de table cerate reprezentnd cea mai veche form de carte. n Evul Mediu prin codex se definea o culegere manuscris de legi, de documente medievale sau de orice texte vechi, de obicei cu con tinut variat.) arhivalii (arhivale = manuscrise vechi pstrate n arhive i colectionate i de marile biblioteci, cele mai cunoscute arhivale sunt hrisoavele

documente emise de cancelariile voievodale; zapisele -acte de vnzarecumprare; documente de corespondent elaborate de-a lungul timpului de ctre organe de stat, institutii i persoane particulare -cuprinznd scrisori n original ct i n copii.) o documente contemporane: documente create de organele de stat, organizatii publice sau private. documente dactilografiate (maina mecanic de scris); documente tiprite (imprimare cu ajutorul tiparului); o Dup natura mesajului: texte; date (numerice, alfanumerice). o Dup form: foi volante (afie, anunturi, pliante, invitatii -nu depesc ca ntindere 4 pagini); brouri (lucrri tiintifice, legislatii, cataloage editoriale de librrii, extrase de fragmente din diverse lucrri -nu depesc ca ntindere 48 de pagini i sunt nelegate); cr/i cartea de beletristic; cartea tiin/ific (enciclopedii, lexicoane i dictionare, tratate, manuale, cursuri universitare, monografii, eseuri, dizertatii, tezele, antologii); cartea de art (monografii, albume). b) documente realizate prin metode moderne de nregistrare: nregistrare electromagnetic: o documente audio (discuri, benzile magnetice etc.) o documente video imagini fixe (diapozitive, diafilme, microfilme, microfie) imagini animate (filmate cu camera de luat vederi, simple sau digitale, ori generate de calculator); o documente audiovizuale -documente care combin sunetul i imaginile (filme, benzi i discuri video) nregistrare electronic documente electronice (sunt cuprinse fiierele de date i software-urile de aplicatie; ele pot fi nregistrate pe suport hrtie, magnetic, optic sau orice alt suport conceput pentru a fi prelucrat pe calculator sau printr-un procedeu similar). 3. Dup semnele convenpionale folosite a) documente scrise (avnd la baza litera) b) documente grafice (n care predomina imaginea) -schematice (scheme, planuri, grafice, diagrame, hrti); -imagini reale sau concrete (fotografii, desene, picturi, ilustratii, stampe etc.). 4. n funcpie de sfera de activitate Putem mentiona, astfel: a) dup sfera de aplicare: legi, decrete, hotrri guvernamentale, ordine, decizii, dispozitii, hotrri judectoreti etc. b) dup destina/ie: documente pentru uz intern (rapoarte, decizii, regulamente, dri de seama etc.), documente care intra i ies din organizatie (corespondenta);

c) dup natura proceselor reflectate: documente comerciale, documente financiare etc. Marea diversitate a categoriilor de documente a determinat i aparitia altor definitii, cu sens mai restrns, n functie de sfera de interes a diferitelor domenii de activitate. 5. Sub aspectul comunicrii a) dup forma de emitere documente vizuale documente sonore b) dup forma de receptare vizuale, incluznd aici: documentele scrise sub toate formele i tipurile prezentate, documentele grafice (schematice i iconografice); auditive: banda magnetic, discuri, casete audio, care necesit un echipament pentru audiere; audio-vizuale: film sonor, televiziune; tactile alfabetul Braille pentru nevztori. 6. Dup modul de producere a documentului: a) documente brute: documente gsite ca atare n natur minerale, plante, oase, fosile etc. b) documente fabricate de om: obiecte artizanale sau realizate industrial: vestigii arheologice, e antioane, prototipuri etc.; creatii intelectuale: obiecte de art, opere literare, artistice, tiintifice, tehnice etc. 7. Dup modul de utilizare a documentului: direct prin intermediul unui aparat: microformatele necesit aparate de lectur care mresc imaginile; documentele audiovizuale necesit aparate de proiectie a imaginii i/sau de reproducere a sunetului; memoriile optice pot fi citite prin intermediul unui calculator i a unei interfete adecvate etc. 8. Dup periodicitatea documentului a) monografii -documente care nu sunt produse dect o singur dat. (Monografia = publicatie neperiodic, alctuit din unul sau mai multe volume, care apare o singur dat sau ntr-o perioad limitat de timp, conform unui plan prestabilit.) b) publica/ii seriale -documente care sunt produse n serie i care apar n volume sau fascicule succesive, la intervale de timp mai mult sau mai pu tin regulate: ziare, reviste, anuare, colectii (ex. Biblioteca pentru toti) etc. Ziarele i revistele sunt numite i publicatii periodice, deoarece apar, n principiu, la intervale de timp regulate; periodicitatea poate varia de la o zi (n cazul cotidienelor) la un an (n cazul anuarelor). 9. Dup modul de publicare (ntr-o editur) a documentului a) documente publicate: au ISBN i sunt nregistrate n Anuarul publicatiilor; b) documente nepublicate: nu sunt comercializate, iar difuzarea lor este mai mult sau mai pu tin restrns; acestea constituie ceea ce se numete literatura gri (ex. rapoarte de cercetare, lucrri ale conferintelor, congreselor i simpozioanelor, teze de doctorat, dizertatii, lucrri de diplom, standarde, patente de inventie, literatura efemer, fr valoare informational permanent, de tipul programelor de spectacol, crtilor potale, etichetelor comerciale, afielor, pliantelor etc.)

10. Dup gradul de elaborare a) documente primare: elaborate de autor (crti beletristice, tratate, monografii, studii); b) documente secundare: fac referire la documentele primare, continnd descrieri ale acestora (bibliografii, dic tionare i enciclopedii, cataloage, ghiduri, studii de sintez, referate i adnotri, reviste de abstracte etc.); c) documente ter/iare: alctuite pornind de la documentele primare i/sau de la cele secundare (bibliografii de bibliografii, sinteze etc.). 11. Dup origine a) documente cu unul sau mai mul/i autori persoane fizice; b) documente cu unul sau mai mul/i autori colectivi. 12. Dup originalitate a) documente originale; b) copii. 13. Dup locul de publicare a) autohtone; b) strine. Caracteristicile documentelor sunt de dou tipuri: -caracteristici fizice: material, dimensiuni, greutate, mod de producere, posibilitatea consult rii directe sau necesitatea utilizrii unui aparat, periodicitatea aparitiei etc. -caracteristici intelectuale: scop, continut, subiect, autor (persoan fizic sau autor colectiv), mod de difuzare, originalitate etc.

DOCUMENTARISTIC
Informarea = un proces de selectie, prelucrare i transmitere a informatiilor n scopul mbogtirii cunotintelor. Documentarea = procesul de prelucrare permanenti sistematic a documentelor incluznd: identificarea, achizitia, analiza, nmagazinarea, regsirea, difuzarea i conservarea acestora n scopul extragerii, organizrii i difuzrii informatiilor corespunztoare unei cerinte de informare. Informarea documentar (documentaristica) studiaz informatiile, datele cuprinse n documente, n publicatii, elabornd apoi mijloace de cercetare eficiente de prelucrare analitic i sintetic, de regsire a datelor i de transmitere a lor ct mai bine la beneficiar. n acceptiune curent, a documenta nseamn a depista, a colectiona, conserva i pune la dispozitia consumatorilor de informa tii surse de cunotinte dobndite anterior asupra problemei ce intr n sfera de interes a acestora, fixate n documente de orice gen. Aceast definitie cuprinde activitatea de documentare n sensul cel mai general posibil. n general, termenii informare i documentare tind n exprimarea obi nuit spre sinonimie, ambii presupunnd un fapt de cunoatere. Deosebirile dintre cei doi termeni, deriv tocmai din termenul document. Informapia presupune un fapt de cunoatere care poate fi emis sau recep tionat sub form materializat sau nematerializat, pe cnd documentarea presupune numai forma materializat. ntre cele dou posibilitti de cunoatere, exist, ns, nu numai deosebiri de natur ci i de valoare. Informatia transmis oral, rapid, este receptionat cu un grad de aproximatie, presupus de o astfel de transmisie. Documentarea presupune o receptionare mai metodici mai temeinic, memoria vizual a fiintei umane fiind mai puternic pe tot parcursul vietii, deci i cea mai important. Valoarea informatiei documentare consti n perenitate. Fiind fixat pe suport material, ea poate fi transmis n spatiu dar i n timp. Permanenta este calitatea esential a documentului. Din cele mai vechi timpuri, tezaurul de cuno tinte al omenirii s-a pstrat mai ales prin obiecte concrete, purt toare de informatii. Dictonul latin Verba volant Scripta manent exprim tocmai aceast contientizare a omului asupra necesittii nregistrrii informatiilor pe suport material rezistent. Dac arhivarea se refer la documente a cror problem a fost tratat, documentarea se refer la adunarea de documente nainte ca problemele s fie tratate. Funcpia general a documentarii tiinpifice este aceea de a sprijini cercetarea i creatia. Astfel, personalul care are atribu tii de documentare mediaz informatia ntre productorii i consumatorii de informatii. Desigur, problemele acestei tiinte la nivel de institutii specializate sunt mult mai vaste n ceea ce privete specializarea personalului, tehnicile de specialitate i functiile sale. Ceea ce am intentionat s evidentiem este faptul c, n proportii restrnse, metodele i tehnicile acestei tiinte au ptruns i n activitatea organizatiilor economico-sociale, indiferent de domeniul de activitate, acestea fiind mari generatoare de documente. Astfel s-a dezvoltat documentaristica, ca ramur a tiintei documentrii, presupunnd totalitatea metodelor i tehnicilor de colec/ionare, ordonare, eviden/iere a documentelor constituite ntr-un birou cu scopuri practice, constituind arhiva vie a organizatiilor, pn la etapa de depunere n arhiva de depozit. Lanpul documentar pn la depunerea la arhive : la una dintre extremitti se gsesc documentele care trebuie prelucrate, iar la cealalt produsele documentare. Verigi (etape) principale: A. Achizipia documentelor: gsirea documentelor, selectarea i obtinerea lor;

B. Prelucrarea documentelor: prelucrare material (nregistrare, descriere bibliografic, ordonare, stocare), prelucrare de continut (analiza, clasificarea i indexarea documentului); C. Difuzarea documentelor: punerea la dispozitia utilizatorilor. A. Achizipia documentelor nu se face la ntmplare, ci n mod deliberat n functie de urmtorii factori: a) cunoaterea utilizatorilor; b) bugetul disponibil; c) specificul activit tii. B. Prelucrarea 1. nregistrarea documentelor Exist obligatia creatorilor de documente, n special n ceea ce prive te practica n birouri, de a nregistra toate documentele intacte, ie ite ori ntocmite pentru uz intern la registratura general , ntr-un singur registru de intrare-ieire sau n mai multe (atunci cnd institu tia creeaz un numr unic de documente), fr ca numerele de nregistrare date documentelor s se repete. nregistrarea documentelor marcheaz existenta oficial a acestora i reprezint actul de natere al fiecrui document i de corectitudinea nregistrrii depinde, n mare msur, asigurarea pstrrii lor. Numrul mare i diversitatea documentelor care intr i ies de la un creator necesit organizarea precis a circuitului lor. Atunci cnd creatorul de documente creeaz un numr mare de documente, nregistrarea acestora se face la fiecare compartiment de munc , la registratura general nscriindu-se numrul de nregistrare atribuit de expeditor i denumirea compartimentului la care se repartizeaz spre nregistrare i rezolvare. nregistrarea documentelor se efectueaz cronologic, n ordinea primirii lor, ncepnd de la 1 ianuarie pn la 31 decembrie ale fiecrui an. n registrul de intrare-ieire se vor preciza urm toarele elemente: numrul de nregistrare; data nregistrrii; numrul i data documentului date de emitent; numrul filelor documentului; numrul anexelor; emitentul; continutul documentului pe scurt; compartimentul cruia i s-a repartizat; data expedierii; modul rezolvrii; destinatarul; numrul de nregistrare al documentului la care se conexeaz i indicativul dosarului dup nomenclator, care se va stabili i completa n registru dup rezolvarea documentului. Documentele care se refer la aceeai problem se conexeaz la primul document nregistrat; n dreptul fiecrui document conexat se trece n rubrica corespunz toare, numrul de nregistrare al documentului la care se face conexarea. Documentele expediate din oficiu i cele ntocmite pentru uz intern se nregistreaz ca i documentele initiale, completndu-se coloanele adecvate. n cazul documentelor expediate ca rspuns, acestea vor primi numrul de nregistrare al documentului la care se rspunde. Operatiunea de baz a registraturii este primirea, nregistrarea i repartizarea documentelor spre rezolvare. 2. Descrierea bibliografic - realizarea fiei documentare Se alctuiesc pe coli de format 1/2 sau 1/4 din A4. Trebuie optat pentru o variant sau alta spre a putea fi utilizate mai uor i pentru a le putea sistematiza pe probleme. a) Pentru cr/i

Nume, Prenume ; ... , ... ; ... . Titlu. Subtitlu ed., vol., loc., edit., an, nr. pag. + ilustratii, hrti etc. Pentru mai mult de trei autori se face descriere la titlu. Titlurile se subliniaz. Prefata sau cuvntul nainte se trec numai dac apartin unei personalitti. Exemplu: Catone tefan; erbnescu Neculae. Romnia. Decoratii. 1859-1991 . Bucureti, Edit. Cover, 1992, 52 p. + XV plane cu ilustratii color Cuprins p. 42-48 b) Pentru articole din periodice Pentru articole din reviste: Nume, Prenume Titlu. n: ... , (sau .) Institutia editoare di localit. i editorul, tom (volum sau an), an, nr., fascicol, pag.-pag. Exemplu: Grigorut, Maria . Monede de la Mircea cel Btrn descoperite la Bucureti. n: Bucureti. Materiale de istorie i muzeografie, Muzeul de istorie al municipiului Bucureti, VIII, 1971, p. 247252. -Cifrele romane reprezint anul de aparitie, tom (anul IV, tom VII), iar cifrele arabe nr. lun, volum. Pentru articole din ziare: Nume, Prenume. Titlu. n ..., localit., edit., an, nr. (din sau /) data (zi, lun , an), pag. (- pag.) (adic de la ... pn la ...) c) Pentru publica/ii n limbi strine (cr/i, articole) Nume, Prenume. Titlu (n original). (n traducere). Redactor, prefat, coordonator, ed. ngrijit, cuvnt nainte, traducere ... - Coperta nu se trece. d) Pentru surse inedite - izvoare n arhive: Arhivele Statului, Bucureti (Filiale -ex. Iai), fondul, dosarul / an, (fila, cnd e cazul) - microfilme: Institutia (ex. Arh. Statului Bucureti), tara, rola nr. ..., cadrul ... -piese de muzeu, articole etnografice, piese apartinnd istoriei artei pentru monumente de arhitectur: Institutia, localitatea, piesa (obiect), nr. de inventar (prescurtat nr. inv. 54) 3. Ordonarea documentelor (clasarea documentelor) Clasarea este operatiunea prin care documentele care stationeaz ntr-un birou (acte, foi volante, condici, registre, fotografii, plane, crti, periodice, casete, dischete i alte documente tehnice) se repartizeaz n grupe omogene, n raport cu anumite criterii i subcriterii specifice tipurilor de documente. n practica birourilor s-au consacrat o serie de metode de clasare, avnd la baza principii ordonatoare alfabetice, cronologice, numerice, alfa-numerice, zecimale. Optarea pentru o metod sau alta, depinde de natura documentelor, de specificul activittii, de volumul documentelor manipulate.

documentelor. Exemple: n cazul documentelor generate de activittile administrative, logica alegerii, unuia sau altuia, dintre sistemele de clasare consacrate, se explic prin optarea pentru unul dintre urmtoarele elemente comune, dac? obligatorii pentru orice document emis: se -Numele organizatiei emitente -Nume de persoane i functii responsabile -Data (de emitere sau de primire) opteaz? pentru data, cu elementele: an, luna, zi -Numr de nregistrare (la emitent sau destinatar) -Localitatea (emitentului sau ca destinatarului) -Denumirea documentului sau genul (chitan ta, proces verbal, decizie etc.) -Probleme sau element ordonator, subiecte (continut) se Principiul ordonator depinde de elementul ales pentru reg sirea mai simpl a va institui o clasare Ceea ce trebuie retinut, referitor la aceast etap: Un sistem de clasare nu se stabilecronologic te dup bunul ?; plac al personalului, ci dup criterii de eficient, conturate n functie de cerinte practice, specifice unui compartiment. De exemplu, un serviciu de resurse umane va folosi un sistem de ordonare alfabetic a dosarelor, un serviciu de export va folosi un criteriu geografic etc. O dat stabilit, se va aplica unitar i continuu. Clasarea cronologic Aceast metod de clasare presupune ordonarea documentelor n dosare, pe m sur ce intr dac? n unitate, cele mai recente plasndu-se deasupra celor cu sedat mai veche. Un exemplu clasic, n acest sens, este Registrul de Intrare-Ieire. opteaz? Avantajele sistemului: regsirea unui document se rezolva rapid, cu conditia ca solicitantul s pentru cunoasc data exact la care documentul a fost nregistrat. Sistemul este util, n special pentru denumirile clasarea documentelor care constituie un tot omogen precum: de extrase de cont, rapoarte cu regim periodic etc. n cazul corespondentei curente, aceasta poate fi localizat cu uurint, documentele fiind grupate organiza /ii dup data la care s-a lucrat cu ele. Exist ns dezavantajul c scrisorile, primite i expediate, viznd sau aceeai problem, s fie desprtite prin repartizarea cronologic. numele de persoane Clasarea alfabetic evidentiate ?n documente, clasarea va alfabetic ?ar etc. Aceast metod de clasare se practic , n special, n institutiile de administra tiefi public cum fi primriile, n firme de export, organizatii cu sucursale, filiale, unitti comerciale care au relatii cu furnizori, clienti, servicii de personal, organizatii de asistenta social etc. De asemenea, o clasare alfabetic se poate aplica i n cazul n care se alege drept criteriu comun pentru ordonare, subiectul principal al documentelor sau zona geografic . Ordonarea alfabetic presupune organizarea documentelor ntr-un suport specific de pstrare (dosar, plic, mapa i alte mecanisme de prindere) tinndu-se cont de elemente comune, precum: denumirile organiza tiilor emitente, sau la care se refer documentul, nume de persoane sau denumiri geografice. Problemele deosebite, pe care le prezint acest sistem, apar n alegerea cuvntului director pentru ordonare.

Spre orientare general, putem mentiona sistemul crtilor de telefon sau al dictionarelor. Intrrile alfabetice nu se fac la ntmplare, ci sunt reglementate prin standarde interna tionale elaborate n special pentru activitatea de documentare, precum: STAS 8636 70. Informare i documentare. Ornduirea n catalogul alfabetic pe nume de autori i titluri i n indexuri; STAS 8636 85. Informare i documentare. Reguli de ordonare alfabetic n cataloage i bibliografii. Principii i reguli generale. Trebuie s mentionm, de asemenea, c aceste reguli stau la baza programelor de ordonare alfabetic automatizat a informatiilor, deci ele trebuie respectate i pentru a elimina posibile neconcordante care ar interveni n cazul aplicrii acestui sistem. Ordonarea alfabetic se face n functie de numele autorului (personal sau colectiv) sau n func tie de primul cuvnt din titlu, pentru lucrrile anonime. Pentru orientare general, vom reda cteva criterii generale privind alegerea cuvintelor directoare n ordonarea alfabetic a foilor volante ce constituie, din punct de vedere al formei, ponderea documentelor din birouri. a) Reguli de ordonare privind clasarea alfabetic n cazul numelor de persoane -Numele de familie, indiferent din cte cuvinte este compus, constituie ntotdeauna cuvntul de ordine sau cuvntul director i se aeaz naintea prenumelui; -Ordinea numelor este dat de fiecare liter din cuvnt; n cazul initialelor identice se claseaz dup a doua liter, daci aceasta este identic, dup a treia liter, .a. Exemplu: Edmond, Elisei, Enache, Enchescu, Encica, Enica, Eremia etc. -Prenumele nu se scrie sub forma prescurtat . Initiala se folosete numai pentru patronimic. -n situatiile n care sunt nume identice, clasarea se face n ordinea ini tialelor prenumelui. Exemple: Popescu, Andrei; Popescu, Ion; Popescu, Mihai. -n cazul n care exist nume i prenume identice, initiala reprezentnd numele tatlui va fi luat n consideratie ca element subdirector sau o functie reprezentativ a persoanei. Exemplu: Dumitracu, Gheorghe C.; Dumitracu, Gheorghe N. sau Dumitracu, Gheorghe (contabil); Dumitracu, Gheorghe (jurist) etc. - Numele fr initial va precede, n ordonare, numele cu initial. -Articolul care precede un nume propriu se ia n considera tie la aranjare, fcnd un singur cuvnt cu termenul pe care l preced. Exemplu: ADscli/ei, Marin; A Mariei, Ion; La Fontaine, Jeac de; Le Bon, Gustave. - Numele compuse din initiale desprtite cu puncte preced numele obinuite; -n cazul numelor compuse cu cratim, primul nume se consider cuvnt de ordine. Exemplu: Alpago-Novello, Luigi; BradGeorgescu, Nicolae etc. -Aceeai regul se aplici n cazul numelor compuse f r cratima. Situatiile se ntlnesc, n special, la numele femeilor c storite care-ipstreazi numele anterior cstoriei, adugat de obicei dup numele de cstorie. -Numele compuse cu linioar (cratim) sau prin particule caracteristice ( Ionescu de la Brad, Ion) se ordoneaz dup epuizarea tuturor numelor simple ce alctuiesc prima parte a numelui; Exemplu: Ionescu, Adrian; Ionescu, Anton; Ionescu, Nicolae; Ionescu, Teodor; Ionescu-Brad, Constantin; Ionescu de la Brad, Ion; Ionescu-Rion, Raicu; Ionescu-Siseti, Gheorghe; Ionescu-Siseti, Nicolae; Ionescu-Siseti, Vlad. -n cazul n care se opereaz cu nume strine scrise cu alt alfabet (slav, grec, ebraic, arab) se practic transliterarea n alfabet latin, conform normelor standardizate interna tionale adoptate ca standarde romane. Dac numele ncep cu o particul de noblete (de, von) aceasta nu se ia n considerare; Numele gen OMalley sau McDonalds se clasific ca un singur nume la O sau M.

-Cuvntul director va fi ntotdeauna subliniat, pentru eliminarea confuziilor ntre nume i prenume, n cazuri precum: Gheorghe Andrei sau Petre Ion Andrei. Pentru orientare rapid n ordonare se recomand evidentierea cu alte caractere a cuvntului de ordine, n cazul n care se constituie dosar individual pentru fiecare nume. De exemplu, pe document este scris numele sub forma Ion S. Dinu; pe dosar, va fi DINU Ion S. Situatiile posibile de ordonare alfabetic pot fi: -de ordonare alfabetic a materialelor n dosare, tinndu-se cont de numele persoanelor de unde provin (cereri, oferte, servicii, furnizori, clien ti, contracte individuale, fiele posturilor etc.) constituindu-se attea dosare cte litere ale alfabetului se regsesc n documentele ordonate (de la A la Z) sau -de ordonare alfabetic a mapelor, dosarelor n diferi ti recipienti sau n rafturi, dosare care pot cuprinde documente diverse referitoare, de exemplu, la un angajat sau la societate, ordonate dup alte criterii impuse de norme legislative. b) Reguli de ordonare privind clasarea alfabetic a numelor de organizapii Denumirile organizatiilor sunt compuse de obicei din mai multe cuvinte. Unele cuprind termeni generici, indicnd forma organizatoric (societate comercial pe actiuni, regie autonom, asociatie, universitate, fundatie, primrie etc.), altele indicnd obiectul de activitate ( Camera de Comer/ Industrie Naviga/ie i Agricultura) sau orice alt nume reprezentativ, care o identific ntre alte organizatii, n special, cu acelai obiect de activitate. n ultimul caz, exist o mare diversitate de denumiri, existnd libertatea de op tiune a fondatorilor pentru a-i evidentia identitatea. Ele pot proveni din substantive comune, nume de persoane sau pot fi combinatii de silabe, de initiale, sintagme diferite, cifre etc.). De asemenea, i n antetul documentelor pot fi descrisese n diverse forme. Astfel, unele organiza tii practica descrierea integrala a cuvintelor ce compun denumirea, (Societatea comercial Gemma S.R.L.) sau prescurtat (S.C. Gemma S.R.L.) . n fata unor astfel de situatii, se recomand cteva reguli ce pot asigura unitatea clas rii n scopul regsirii rapide. n cazul Societtilor comerciale, cuvntul de ordine l va constitui denumirea reprezentativ a organizatiei. Exemplu: S.C. METAL STAR S.R.L.; S.C. MIKOS S.R.L.; S.C. MOBITEXT S.A. Cuvntul director a fost cel subliniat. Numele de organizatii, care exprim obiectul de activitate, nu se scriu n antetul documentelor prin forma prescurtat cu initiale, ci cu denumirea ntreag. Exemple: Camera de comer/ Industrie i Naviga/ie, antierul de Construc/ii Navale, Societatea de investi/ii Transilvania, Banca Romn de Dezvoltare etc. Astfel de nume, chiar dac apar sub forma prescurtat, pe un document, cuvntul director va fi stabilit dup forma neprescurtat a denumirii organizatiei; Cnd o organizatie are un nume alctuit din initiale, stabilite n mod subiectiv, fr ca acestea s aib legtur cu obiectul de activitate, n ordonare alfabetic, se respect urmtoarea regul: a) dac initialele ce compun numele sunt desprtite cu puncte sau spatii albe, documentele sau dosarele purtnd astfel de descrieri se plaseaz naintea numelor ntregi, astfel: E. E. Group SRL; E & R. Bacu; Ecoterm SRL; Electro-Sanitas SRL etc. b) cele care nu sunt desprtite prin aceste semne, sunt tratate ca ni te cuvinte, i documentele vor fi plasate n pozitia alfabetic fireasc a numelor ntregi. Exemple: IMS SCOR S.A.; INSTANT S.R.L.; INTER S.R.L. etc. -n cazul organizatiilor cu nume identice, reprezentnd sucursale, filiale sau unit ti de stat cu acelai obiect de activitate, cuvntul de ordine l va constitui cuvntul care desemneaz localitatea. Exemple: AGROMEC Ciocrlia, AGROMEC Deleni, AGROMEC Tulcea.

Dac denumirea unei organizatii este compus din dou sau trei nume (ANA & TOM) cuvntul director l va constitui primul cuvnt; Dac denumirea unei organizatii ncepe cu o cifr, documentul va fi plasat naintea celor cu ordine alfabetic, astfel: 2 X 2 COM S.A.; ARGOS S.A. sau 3 M SERVIS; A. G. PERPETUUM; ALMA S.R.L. Dac sunt de clasat documente care au acelai cuvnt director se impune aranjarea documentelor n ordinea celui de-al doilea cuvnt subdirector; -n cazul n care cuvntul subdirector, este o cifr , gruparea documentelor se face n ordinea natural a numerelor. Exemplu: antierul 1, antierul 2 etc. c) Reguli de ordonare privind clasarea alfabetic a documentelor anonime Se ordoneaz alfabetic dup primul cuvnt al titlului. Aranjarea alfabetic la titlu se face cuvnt cu cuvnt, nu liter cu liter. Exemplu: Corect (cuvnt cu cuvnt) -Pe calea adevrului; Pe marginea prpstiei; Pe vreme rea; Peace; Pecetea ultimului srut; Petale scuturate. Incorect (liter cu liter)-Peace; Pe calea adevrului; Pecetea ultimului srut; Pe marginea prpstiei; Petale scuturate; Pe vreme rea. -Lucrrile care au primul cuvnt identic se a eaz alfabetic, n cadrul literei respective, n func tie de al doilea cuvnt din titlu. Exemplu: Enciclopedia civiliza/iei greceti; Enciclopedia de buzunar; Enciclopedia filosofic; Enciclopedia Romniei. -Articolul hotrt sau nehotrt care precede un substantiv comun sau adjectiv nu se ia n considerare dac se afl la nceputul unui titlu. Dac un i o sunt numerale n titlul respectiv, se iau n considerare la aranjarea alfabetic. De asemenea, adjectivul numeral francez un i une. -n ceea ce privete titlurile ce ncep cu cifre arabe, romane, grece ti etc. pot fi folosite dou sisteme de ordonare: fie se consider ca i cnd ar fi exprimate prin cuvinte n limba textului respectiv (Exemplu: 2000 de adrese utile (Dou mii...); 12 preludii (Dousprezece...); 100 Years (Hundred...); 50 let (Peat...)), fie se grupeaz n ordine cresctoare, separat, la sfritul alfabetului, dup litera Z sau la nceputul alfabetului (Exemplu: 1 Mai; 13 Septembrie; 23 August; XXV ani de la ...; 100 de zile ...; 1001 de nop/i). De obicei, se ntocmesc attea dosare cte litere ale alfabetului sunt reprezentate de documente. n cazul n care, numrul de documente corespunztor dosarului unei litere este prea mare, depind capacitatea acestuia de cuprindere, dosarul literei respective se poate submp rti n mai multe subunitti, astfel: Dosarul Aa an; Ao-as etc. n schimb, dac un dosar este prea voluminos pentru documentele corespunz toare unei litere, se pot include n dosar documentele mai multor litere consecutive, incluse n mape distincte, iar pe dosar se va indica continutul, astfel: ABC, etc. Not: Regulile care stau la baza clasrii alfabetice a documentelor sunt valabile i pentru Indexarea alfabetic a continutului documentelor. Clasare numeric Atunci cnd exist o astfel de optiune de clasare, se atribuie numere fiec rui corespondent, departament sau angajat, n functie de ceea ce avem de clasat. n cazul n care se respect numrul de nregistrare al documentului, clasarea presupune aranjarea documentelor n ordinea natural a numrului atribuit fiecrui document. Clasarea numeric se aplic, n special, n unittile care functioneaz n mai multe cldiri sau n cazul organizrii corespondentei n registraturile mari. n aceste cazuri este necesar repartizarea unor

grupe de numere pe compartimente, astfel nct s existe o corespondent ntre compartimente i grupul de numere care se atribuie.

Exemplu: De la 1 la 5000 pentru secretariatul conducerii -5001-10 000 pentru serviciul Resurse Umane - 10 001-20 000 pentru serviciul Administrativ etc. Reparti tia se face, desigur, n functie de volumul de munc cu corespondenta al fiecrui compartiment sau sediu. n etapa de arhivare, dosarele cu documente provenind din toate serviciile se aduni ordoneaz numeric. Avantajele sistemului: -dosarele fiind repartizate pe compartimente, se pot localiza u or documentele, numai la vederea numrului de nregistrare. - Permite clasarea unui numr mare de documente, mai ales n firmele mari. Dezavantaje: - documentele mai vechi, care poarta numere de nregistrare mai mici, dispar cu timpul din circulatie. Exist totui solutia ca, anual, s se fac o redistribuire a acestor numere pe compartimente. - existi riscul ca asemnarea a dou numere s conduc la greeli de amplasare. Clasarea zecimal (sistematic, pe domenii) - vezi cap. Clasificarea documentelor Folosirea notatiei zecimale pentru exprimarea codificat a conceptelor este utilizat n activitatea de documentare sau n activitatea editorial pentru mprtirea lucrrilor tiintifice n capitole, subcapitole i subsubcapitole. Cunoscut sub denumirea de Clasificare Zecimal Universal (cu forma prescurtat C.Z.U.), aceast metod de ordonare este folosit cu precdere n biblioteci pentru clasificarea documentelor n functie de subiectele pe care le trateaz. C.Z.U. este o schem de clasificare ce se ntrebuinteaz pentru a reprezenta subiectele documentelor o nota tie zecimal, prin mprtirea totalittii cunotintelor umane n zece clase mari, care se submpart la rndul lor n alte zece subdiviziuni .a.m.d. Este universal, att n privinta continutului (cuprinde totalitatea cunotintelor omeneti) ct i n privinta notatiei, compus din cifre arabe i semne matematice sau de punctuatie, a cror ntelegere i semnificatie este international valabila, i independenta fata de limbaj. Schema claselor mari, reprezentnd cunotintele omeneti, se prezint astfel: 1.Generalitti. tiint i cunoatere 5. Matematici. tiintele naturii 2.Filozofie. Psihologie 6. tiinte aplicate. Medicin. Tehnic 3.Religie. Teologie 7. Arte. Recreere. Divertisment. Sport 4.tiinte sociale 8. Limb. Lingvistic. Literatur 5.- clas liber -9. Geografie. Biografie. Istorie Fiecare numr este tratat ca o fractie zecimal cu zero-ul initial omis, i aceasta determin ordinea aranjrii. Pentru uurinta citirii, numrul este, n mod obinuit, punctat dup fiecare trei cifre. Criteriul de subdivizare reflect continutul unui domeniu de la general la particular. Cu ct este mai detaliat domeniul, cu att numrul care o reprezint este mai lung. Astfel: Clasa 3 tiinte sociale cuprinde subdiviziunile: 331 Munca. Relatii de munc 331.1. Teoria i organizarea muncii 331.101. Teoria muncii, tiinta muncii 331.101.1 Ergonomie 331.2. Rolul muncii

331.101. 21 Dreptul la munc Utilizarea acestei metode de clasare este indicat n special, acolo unde domeniile de activitate cunosc o diviziune pronuntat. n cazul documentelor generate de organizatii, se poate recurge la aceast metod de clasare prin stabilirea a zece grupe de activit ti, specifice unei organizatii. Exemplu: 0 Conducere 1 Serviciul aprovizionare 2 Resurse Umane 3 Serviciu aprovizionare Fiecare dintre aceste clase, i detaliaz problemele pentru care primesc sau elaboreaz documente. Se pot constitui astfel, subclase: 3.1 aprovizionare cu materii prime; 3.2 aprovizionare cu materiale; 3.3 aprovizionare cu piese de schimb sau 3.3.1 aprovizionare cu piese de schimb pentru autobasculante etc. Clasarea combinat Aceast metod presupune combinarea a dou dintre sistemele prezentate. Astfel, documentele din dosare pot fi ordonate cronologic, iar dosarul poate primi un indicativ alfabetic pentru grupare n raft sau n bibliorafturi. Este o metod practicati n cazul constituirii unittilor arhivistice conform Nomenclatorului (nota de trimitere la arhivistic) unde documentele se grupeaz n dosare cu continut similar tinndu-se seama de reglementrile n vigoare i de obligatiile legale privind pstrarea lor ulterioar n arhive. 4. Stocarea documentelor Cerinte generale, n asigurarea conditiilor de stocare a documentelor: Posibilitatea de operare simpl? ?i rapid?; Criteriile de organizare trebuie s fie att de bine cunoscute i de clare, nct personalul s nu se ezite nici o clip atunci cnd se ndreapt spre un dulap, spre raft i ?ntr-un apoi spre loc un dosar sau alt unitate S? fie u?or accesibile, adic? mobilierul s? fieun a?ezat convenabil, iar de pstrare. Pn la etapa de constituire a unit tilor arhivistice, personalul trebuie s -i construiasc o strategie dosarele zilnic de repartizare a documentelor. din interior s? fie u?or de localizat; Organizarea locurilor de stapionare Regula coordonatoare: Existen ta perspectiv?, prea multor locuri de este sta tionare ngreuneaz regsirea rapid a Posibilitatea extinderii, ?n dac? necesar; documentelor, de aceea se va reduce la minimum alternativele n care se pot g si documentele. ntr-o prim spatiului etap, trebuie abordat problema distribuirii n spatiu a documentelor, Folosirea numai pentru documente folosite ?n mod curent;dup criteriile: mediul de nregistrare sau forma de prezentare. n aceasta situatie, problema este foarte simpl: se vor stabili de la nceput locuri sau, modul ideal, mobilier i suporturi adecvate pentru dischete, CDExistenta unor distincte conditii dela sigurant? privind informatiile confidentiale. uri, registre sau condici, documente audio-vizuale, filme, fotografii a c ror pondere depinde de domeniul de activitate, precum cel cultural, religios, artistic, militar, tiintific etc. Probleme deosebite, n privinta stationrii documentelor, le ridic, desigur, foile volante, reprezentnd documentatia specific activittii administrative. Se pot evita astfel de probleme, aplicnduse urmtoarea strategie, ori de cte ori se ia contact cu un document pentru prima oar : -

1.se verific dac acesta este important pentru altii, sau pentru personalul biroului respectiv. Actiune: a) dac este important pentru alte persoane din organizatie va fi transmis imediat, notndu-se unde a fost repartizat; b) dac este important pentru birou, vezi pct. 2,; 2. documentului va fi verificat dac necesit sau nu prelucrare sau dac nu prezint interes i poate fi deja distrus. Actiune: a) cel care nu necesit prelucrare se repartizeaz direct n arhiv; b) cel care necesit prelucrare, vezi pct. 3.; 3. va fi analizat sub aspectul urgentei i prioritti executiei. Actiune: cel care suport o planificare, va fi distribuit ntr-un dosar cu documente n ateptare, iar celelalte vor rmne la dispozitie pe birou. Stocarea electronic permite accesul la o cantitatea mare de informa tii. Informatiile de pe hrtii pot fi digitalizate prin scanare i fcute astfel prelucrabile i gestionabile. 5. Gruparea documentelor n dosare. Constituirea dosarelor Fiecare document, dup continut, este repartizat la un dosar. Prima operatie n cadrul formrii dosarului const n aezarea n bibliorafturi sau n mape a documentelor primite de la diferi ti corespondenti, persoane juridice sau fizice, mpreun cu documentele de rspuns (dac au necesitat rspuns), ct i cu anexele lor, conturndu-se aezarea documentelor n ordinea descresctoare a numerelor de nregistrare. Aceasta este prima faz a formrii dosarului n care evolueaz, concomitent cu cea de rezolvare a lucrrilor, respectiv de constituire a documentelor. Urmtoarea operatiune este ordonarea documentelor n dosar, cronologic, sau n cazuri speciale, dup alte criterii (alfabetic, geografic etc.); cnd n constituirea dosarului se folose te ordinea cronologic, actele mai vechi trebuie s se afle deasupra i cele noi dedesubt. La efectuarea acestei opera tii o atentie deosebit se acord anexelor pentru a se asigura gruparea lor la documentele din care au fost desprinse. O dat cu clasarea documentelor n cadrul dosarului se separ dubletele, notele de nsemnri personale care au servit la redactarea referatelor, ciornele, actele care nu au leg tur cu problema din dosar, fie c au fost repartizate greit, fie c au fost consultate i nu au fost puse la locul lor. Dubletele, ciornele, sunt nlturate cu avizul comisiilor de selectionare, iar documentele care nu fac obiectul dosarului respectiv se trec la dosarul de care apartin. 6. Analiza documentelor reprezint examinarea unui document, extragerea de date bibliografice i analiza de continut a acestuia. 7. Clasificarea documentelor Clasificarea Zecimal Universal (C.Z.U. sau C.Z.) este un sistem de clasificare a ansamblului cunotintelor umane. Ea poate fi aplicat la clasificarea documentelor primare care cuprind aceste cunotinte (crti, seriale, documente audio-vizuale etc.), ct ia documentelor secundare (cataloage, bibliografii etc.). n acest fel, se pot grupa n acela i loc toate materialele privitoare la un anumit subiect exprimat i localizat astfel nct s poat fi regsit fr dificultate. C.Z.U. este n esent un sistem practic de codificare a unei informa tii oarecare, astfel ca aceasta s fie regsit cu uurint maxim, oricare ar fi aspectul din care ar fi privit . Ea nu este o clasificare filozofic a cunotintelor i nu stabilete o succesiune a subiectelor dup gradul de important. Trei principii fundamentale sunt evidente n C.Z.U.: a) Ea este o clasificare n sensul strict, depinznd de analiza con tinutului ideii, astfel c notiunile i grupele de notiuni privind aceast idee se regsesc grupate mpreun, evitnd sistematizarea formal a clasificrii n ordine alfabetic sau de alt fel.

b) Este o clasificare universal n care s-a cutat includerea ansamblului cuno tintelor, nu ca un mozaic de grupe izolate, specializate i nchise n ele nsele, ci ca o fresc general compus din subiecte legate unele de altele. Aceast universalitate la nivelul notiunilor se bazeaz pe un sistem de simbolizare care permite asocierea indicilor principali simpli de clasificare (pentru idei simple) fie cu al ti indici principali simpli, fie cu indici auxiliari artnd locul, timpul sau alte notiuni ce revin curent, pentru a forma n fiecare caz indici combinati sau compui. Dac analizm fiecare indice compus, subiectul complex poate fi determinat din toate punctele de vedere, fr introducerea nici unei consideratii subiective a clasificatorului. c) Ea este o clasificare zecimal, construit pe principiul trecerii de la general la particular cu ajutorul mprtirii (poate uneori arbitrare) a totalit tii cunotintelor umane n zece mari clase, la rndul lor submprtite zecimal n continuare pn la detalierea necesar. Acest principiu poate fi aplicat cu o notatie oarecare, ns cifrele arabe sunt bine cunoscute pe plan international, sunt larg aplicate n toate activit tile umane, au o ordine admis n toat lumea, n timp ce literele sau alte simboluri nu au aceste proprietti. C.Z.U. se compune din indici principali, indici auxiliari generali sau comuni i indici auxiliari speciali sau analitici. 1. Indici principali de clasificare Cunotintele omenirii, considerate ca unitate, sunt mp rtite, aa cum am artat anterior, n 10 mari clase i simbolizate prin fractii zecimale. Fiecare din aceste clase se submparte, prin ad ugarea nc a unei cifre, n 10 subclase (clase de al 2-lea ordin) etc., extinderea continundu-se prin cre terea numrului de cifre ale fractiei zecimale i urmnd principiul derivrii de la general la particular. Exemplu: S zicem c avem subiectul pete. l gsim n mai multe prti, depinde de punctul de vedere din care este tratat cartea. Dac este tratat din punct de vedere zoologic, acest subiect l gsim la clasa 5 (TIINTE TEORETICE I NATURALE), n cadrul ei, la 59 este Zoologie i la 597 avem Peti. Ihtiologie. Dac, ns, subiectul este tratat din punct de vedere alimentar, mergem la 6 (Industrii), 63 (Agriculturi domenii nrudite), 639 (Vntoare. Pescuit. Piscicultur), i avem aici 639.2 Semnifica (Pescuit i pie produsele lui) i 639.3 (Piscicultur). Mai putem gsi acest subiect i la clasa 7 (ART. DISTRACT II. Simbol SPORT), la 79 avem Divertisment. Jocuri. Sport., iar n cadrul ei, la 799 avem Pescuit, vn toare i tir a) sportiv. Ceea ce cutm noi este la 799.1: Pescuit sportiv. Pescuit cu undipa. Ad?ugare. Extindere +, / 2. Semne i indici auxiliari generali sau comuni: b) Relatie. Grupare. Fixarea ordinii :, [ ], : : c) Indici generali de limb? =? d) Indici generali de form? (0?) e) Indici generali de loc (1/9) f) Indici generali de grupare etnic? (=?) g) Indici generali de timp ? h) Indici generali de punct de vedere

i) Indici generali de materiale ?i persoane -0? j) Indici generali de divizare ?n afara C.Z.U. a) Semnul de adugare + (plus) este utilizat pentru a reuni doi (sau mai mul ti) indici *?, A/Z C.Z.U. neconsecutivi; se pot exprima astfel n C.Z.U. notiuni obinuit legate unele de altele, sau acelai subiect mai larg vzut sub cteva aspecte i pentru care nu exist numr C.Z.U. direct. Exemple: 622 + 669 Mine i metalurgie (44+460) Franta i Spania Semnul de extindere / (de la ... pn la) se folosete cnd notiunea ce dorim s o clasm n C.Z.U. corespunde la o serie de indici consecutivi; primul i ultimul indice C.Z.U. sunt legati prin semnul /. Exemplu: 592/599 Zoologie sistematic (n loc de 592 + 593 + + 599) b) Semnul de relatie : (dou puncte), cel mai important dintre semnele de legtur, este folosit pentru a exprima o relatie general ntre dou (sau mai multe) notiuni. Exemplu: 17 : 7 Morala i arta 7 : 17 Arta i morala Semnul : se folosete i ntre indici auxiliari. Semnul de grupare [ ] (paranteze ptrate) se utilizeaz pentru gruparea de tip algebric a doi sau mai multi indici principali C.Z.U. legati cu + sau :. Exemplu: 061.22 (100) : [54 + 56] Asociatia international a chimitilor Semnul de fixare a ordinii :: (dublu dou puncte) se utilizeaz pentru a fixa ordinea a doi sau mai multi indici C.Z.U., determinnd astfel univoc un nteles sau n sistemele de informare mecanizate i automatizate pe maini de calculat. Exemplu: 61 :: 796 Medicin sportiv (pentru sportivi) c) Indicii de limb arat limba sau forma lingvistic a unui document, clasificat ca subiect printr-un indice principal C.Z.U. Exemple: d) Indicii de form servesc la indicarea formei n care este subiectul. = tratat 135.1 Exemple: Lucrare ?n limba rom?n? 54 (035) Manual de chimie 811.135.1 (051) 54 Studiul Periodicelimbii n domeniul chimiei 58 (038) Dictionar de botanic Semnul (0) se citete parantezrom?ne zero. e) Indicii de loc sunt utilizati pentru a caracteriza din punct de vedere geografic 821.135.1 notiuneaLiteratur? simbolizatrom?n? de indicele principal. Exemplu: (=135.1) (436) Austria Popoare ?i rase de limb? rom?n? 347.7 (492) Legile de comert n Olanda f) Indicii generali de grupare etnici nationalitate arat aspectele de nationalitate sau etnice ale subiectului reprezentat printr-un indice principal C.Z.U. Exemplu: 398 (=81/=82) Folclor amerindian de nord

645-034 Mobilier metalic Aceti indici deriv n principal din indicii generali de limb prin nchiderea n parantez a 3-055.2 acestora Femeia i astfel se pot deosebi n cazul necesar grupurile lingvistice sau culturale. ?n societate. Femei ?n general Exemple: 616-053.2 (=111) Popoarele de limb englez Pediatrie. Boli la copii (=521) Japonezii g) Indicii de timp servesc la indicarea datei, perioadei sau a altor aspecte ale timpului privind subiectul artat de indicele C.Z.U. principal. Pentru date se folosete notarea obinuit scris n ghilimele superioare i n ordinea an, lun, zi, care permite o mai bun vedere de ansamblu cnd trebuie s clasm un numr mare de fie. Exemplu: 1889.12.11 11 decembrie 1889 Pentru a mpiedica orice confuzie, anii se scriu cu 4 cifre, iar lunile i zilele cu 2 cifre, utiliznd cifra 0 n cazul necesar. Exemplu: 0435.08.04 4 august 435 Semnul plus se scrie nainte pentru a indica n mod expres c un an apartine erei noastre; metoda se folosete n contrast cu ani sau perioade naintea erei noastre i pentru nceputul erei noastre sau perioade peste anul 3000. Exemple: +0090 Anul 90 dup Cristos +3000 Anul 3000 dup Cristos Pentru a exprima milenii, secole sau decade se folosesc 1, 2 sau 3 cifre. Exemple: +4 Mileniul al 5-lea dup Cristos 03 Secolul al IV-lea 19 Secolul al 20-lea (19001999) 191 A doua decad a sec. 20; decada 1910-1919; anii 1910 O perioad de mai multe secole, decade sau ani se exprim prin datele initiale i finale ale perioadei legate cu semnul /. Dac una din datele limit este nedeterminat, ea se nseamn cu 3 puncte. Exemple: 16/18 Secolele 17 pn la 19 1815/1835 Perioada ntre 1815 i 1835 /18 Pn n sec. 19 h) Indicii de punct de vedere se folosesc pentru a arta din ce punct de vedere este privit un anume subiect. Ei sunt utilizati cu avantaje deosebite pentru clasificri extrem de detaliate, de exemplu pentru actele interne ale unei ntreprinderi. Ei se formeaz cu .00 (punct-zero-zero). Exemple: 82.000.141 Literatura din punct de vedere filosofic (82 = literatura; 000.141 din punct de vedere filosofic) 622.002.5 Maini i instalatii miniere 630*5.003 Importanta economic a silviculturii Aceti indici nu se utilizeaz singuri sau la nceputul indicilor compui. i) Indicii generali de caracteristici diferite se folosesc pentru a arta materialul din care sunt fcute produsele sau obiectele, ct i pentru a arta persoana interesat sau persoana la care se refer subiectul lucrrii clasificate. Semnul 0 se citete linioar-zero Exemple: j) Indici generali de divizare n afara C.Z.U. Tabelele principale sunt submprtite n general n sfere ct mai mici de continut comun, ns nu

Exemple: 629 pot cobor Mijloace pn la unele de transport amnunte sau individualizri, deseori necesare n practic. Dac sistemele de 629.06 formare a numerelor compuse nu rezolv problema n cadrul C.Z.U., se pot folosi coduri sau nota tii din Dispozitive la mijloacele transport afara C.Z.U., cu conditauxiliare ia ca acestea s fie clare saude clar indicate. 629.322 i separarea acestor coduri sau notatii Aceti indici sunt: -Semnul * (asterisc) servete pentru introducerea Biciclete externe C.Z.U. 629.322.06 Exemple: Dispozitive auxiliare la biciclete 546.42.027*90 Strontiu 90 (numrul de mas atomic al izotopului) 66-97*C150 Procese chimice la 150oC (498*CJ) Romnia Judetul Cluj (codul auto) - Specificri alfabetice distincte (A/Z), cum ar fi: -Indici de nume Exemple: 1 (091) Kant Filosofia lui Kant 929 Schiller Biografia lui Schiller - Prescurtri mecanice (de exemplu retinnd primele trei litere): Exemplu: 1 (091) ARI Filosofia lui Aristotel 3. Indici auxiliari speciali sau analitici: Servesc la submprtirea mai fin a unui domeniu limitat din tabela principal C.Z.U. sau din unele tabele auxiliare, scotnd n evident anumite particularitti care se repet n acel domeniu. Exist trei feluri de indici speciali: -1/-9 (tipul cu linioar ), .01/.09 (tipul cu punctzero) i 1/9 (tipul cu apostrof, indice de sintez). Exemple: 621.165-72 Dispozitive de ungere pentru turbine cu abur 621.313.3.07 Reglajul mainilor electrice de curent alternativ 669.3556 Aliaje cupru-zinc-staniu Indicii speciali se utilizeaz numai n domeniul pentru care sunt prevzuti, n afara cazului n care se indic utilizarea lor i alte domenii. a) Indicii speciali cu liniut -1/-9 au n principiu un sens mai general i un domeniu de aplicare mai larg dect cei cu .0; astfel indicii speciali cu -1/-9 prevzuti la 62 pot fi ntrebuintati aproape n tot domeniul 62/69, pe cnd indicii speciali cu .0 dati n diferite locuri ale clasei 6 au de obicei o utilizare limitat numai la locul dat. Exemple: 62-4 Forma produselor 66-4 Forma produselor chimice 669-4 Forma produselor metalurgice 674-4 Forma produselor industriei lemnului 691-4 Forma elementelor de construc tie b) Indicii speciali cu punct-zero . 01/.09 sunt utilizati n mod mai diversificat i deseori dezvoltat cu mai multe detalii dect -1/-9, reprezentnd propriet ti recurente, cum ar fi studii de aspect, activitti, procese, operatii, instalatii i echipament. c) Indicii speciali cu apostrof 1/9 se folosesc pentru a ar ta o sintez sau o integrare, crend astfel notatii compuse prin fuziunea elementelor constituente. Exemple: 812/44 Domenii de lingvistic 5472/8 Chimie organic 329.1723 Partidul nationalist-republican 8. Indexarea documentelor este prezentarea sau descrierea continutului acestora prin elementele limbajului natural sau prin intermediul limbajului de informare cu scopul asigurrii posibilittilor de regsire operativ a datelor, informatiilor i chiar a documentelor respective. Din punct de vedere al folosirii limbajului natural avem de a face cu: -indexarea liber care folosete cuvintele limbii nationale, vorbite. Instrumentele pe baza c rora se realizeaz indexarea liber sunt denumite cuvinte-cheie; -indexarea coordonat care folosete tot cuvinte ale limbii, dar verificate printr-un vocabular

controlat sau printr-un tezaur de termeni. Cuvintele din limbajul natural, astfel verificate se numesc descriptori. Cuvnt-cheie = cuvnt sau sintagm extrase din titlul sau din continutul unui document, care servesc la caracterizarea continutului acestuia i care se utilizeaz att la indexare, ct i la folosire. Descriptor = termen sau grup de termeni normaliza ti, care figureaz ntr-un tezaur i au fost alei dintr-o clas de termeni echivalenti pentru a realiza univoc o notiune continut ntr-un document sau ntr-o cerere de informare. Motivatii pentru utilizarea descriptorilor de subiect: 1. de a asigura accesul dup subiect la toate publicatiile relevante; 1.de a asigura accesul pe subiect la documente dup toate principiile organizrii subiectului; 2.de a aduna referintele pentru documentele care trateaz substantial acelai subiect, fr s se tin cont de diferentele de terminologie (care pot surveni datorit diferentelor de limb), diferente ntre specialitii care prelucreaz documentele dup subiect sau diferente care apar n urma schimbrilor de concepte sau disciplinei nsi; 3.de a releva afilieri ntre domenii, dup subiect, afilieri ce pot s depind de similitudini n cadrul domeniului studiat, de metod sau de punct de vedere etc.; 4.de a furniza intrare pentru orice domeniu de cuno tinte, la orice nivel de analiz, de la cel mai general la cel mai specific; 5.de a permite cutarea pentru orice categorie de utilizatori, specializa ti sau nespecializati; 6.de a furniza o descriere formal a continutului subiectului, a oricrei unitti documentare, cu termenul cel mai precis i mai specific posibil, indiferent c descrierea este sub forma unui cuvnt, expresii sau sub forma unui simbol; 7.de a furniza beneficiarului mijloace pentru a face o selec tie din toate documentele, din orice categorie particular, conform oricrui set de criterii ales de ctre acesta (ex.: cel mai recent, cel mai precis, cel mai simplu etc.). Numrul de termeni caracteristici (cuvinte-cheie, descriptori) care pot fi atribui ti unui document este nelimitat, ei fiind determinati de continutul documentului.

n ceea ce privete folosirea limbajului de informare instrumentele de lucru pot fi descriptorii, pot fi cifre sau combinatii de cifre i litere (combinatii alfanumerice). Fiele documentare Fiele documentare pot avea format 1/4 sau 1/2. Trebuie optat pentru o variant sau alta spre a putea fi utilizate mai uor i pentru a le putea sistematiza pe probleme. Se pot alc tui urmtoarele tipuri de fie: a) fia extras; b) fia rezumat; c) fia regest; d) fia de trimitere; e) fi a de atentionare; f) fia bibliografic. Indiferent de tipul fiei, aceasta trebuie s contin o singur idee, problem, pasaj etc. Orice fi documentar trebuie s cuprind n stnga sus datele bibliografice: autor, titlul crtii (titlul crtilor sau al studiilor se prescurteaz pentru a uura redactarea fiecrei fie. Prescurtarea se mentine pe tot parcursul firii materialului respectiv), volum, pagin; n dreapta sau la mijlocul fi ei se scrie ideea, problema, continutul ei. Dac avem un periodic se mai adaug n stnga sus anul de apari tie, numrul, ziua, luna, pagina; n cazul documentelor se noteaz arhiva, fondul arhivistic; dosarul, anul, fila. Pentru microfilme se noteaztara, rola i cadrul respectiv unde se afl problema. Titlurile publicatiilor se subliniaz, iar cele ale periodicelor se pun ntre ghilimele. Cea mai simpli cea mai comod fi este fia extras, deoarece pe ea se trec pasaje ntregi, sub form de citate ntre ghilimele, pentru a arta c fragmentul respectiv apartine altcuiva i nu nou. n general se extrag concluzii, afirmatii care pot forma elemente de baz pentru discutii. Fia extras se folosete i n cazul izvoarelor pentru documentare, cronici, manuscrise, documente de arhiv. n acest caz fi a va contine n stnga sus: emitentul actului, beneficiarul actului, locul, data emiterii (anul, luna, ziua), continutul actului care poate fi integral, rezumat sau combinat: extras cu rezumat. n dreapta sus se pune ideea sau problema pe care o con tine fia. n partea de jos a acestei fi e extras de documente se scrie felul actului (original, copie), materialul, sigiliul etc., volumul din care a fost extras, arhiva, fondul arhivistic, dosarul, anul, fila. Pentru microfilme se pune: tara, rola, cadrul. Fia rezumat este mai dificil de realizat deoarece presupune mai mult practic n problema selectrii materialelor publicate precum i a izvoarelor. Pe aceste fie trebuie indicate paginile din lucrare sau din document care s-au rezumat. Fia regest cuprinde att citate ct i rezumate din lucrri publicate sau izvoare. Se indic pagina n dreptul citatului i n cazul rezumatului fie n dreapta fie n stnga. Fiele extras, rezumat i regest alctuiesc fia principal, informativ. Se poate ntmpla ca pe parcursul lecturii una din aceste categorii de fi es ne fie necesari la un alt capitol dect cel pentru care a fost fcut initial. n acest caz se alctuiete o fi de trimitere care este o fi identic (dublet) cu prima i pe care o vom folosi unde este din nou cazul. O alt fi care se poate efectua este fia de aten/ionare care se realizeaz atunci cnd se alctuiete bibliografia i cercetm n biblioteci, n lucrri bibliografice cu care ocazie observ m i lucrri pentru alte probleme care ar putea s ne preocup sau ne preocup. n acest caz alctuim acest tip de fi care trebuie s contin toate datele bibliografice: autorul, titlul lucrrii sau al studiului etc., anexe i apoi mentiunea pentru ce problem ne va fi util. De asemenea i pe parcursul lecturii pentru lucrarea care este pe masa de lucru, n subsoluri sau n diferite liste bibliografice, putem g si diverse lucrri, studii sau documente pentru care se vor alc tui astfel de fie de atentionare. Ele se vor aduna separat n plicuri pe care se va men tiona problema general pentru care sunt adunate fiele. Fia bibliografic, mentionat deja, este fia pe care se trece fiecare lucrare sau articol n parte. Ea se realizeaz o dat cnd alctuim bibliografia problemei i apoi, a doua oar, cnd ncepem lectura propriu-zis. Ea este prima fi care se face. i apoi n continuare se pot alc tui fie bibliografice ori de cte de cte ori gsim n subsoluri sau chiar n text studii, lucrri, documente, fonduri arhivistice etc., care

ne lrgesc bibliografia problemei la care lucrm.

Fia bibliografic trebuie s cuprind: numele i prenumele autorului sau autorilor. Dac este femeie se va scrie prenumele ntreg. Titlul i subtitlul se scrie a a cum apare pe foaia de titlu a c rtii (prima pagin tiprit dup copert), volumul, locul unde a ap rut lucrarea, editura, anul de apari tie, indicatii referitoare la formatul crtii, numrul total de pagini, anexele -cu mentiuni speciale n legtur cu utilizarea lor n cadrul lucrrii. n cazul periodicelor se mai adaug numele acestora, localitatea, tomul, volumul, anul aparitiei, numrul paginilor ntre care se afl studiul care ne intereseaz. Fie mai speciale se realizeazi n cazul obiectelor cu caracter etnologic, a pieselor din muzee, pentru piese apartinnd istoriei artei pentru monumente de arhitectur, pentru piese arheologice. Dup ce s-au adunat fiele informative acestea se aeaz n plicuri mari sau chiar n dosare plic cu titluri corespunztoare capitolelor din lucrare, conform planului ini tial. Urmeaz apoi studierea materialului adunat. Se stabilesc punctele de lucru, precum i planul definitiv al lucrrii. Se analizeaz izvoarele referitoare la problem, se verific autenticitatea lor, se realizeaz o selectie i o ierarhizare a lor n functie de valoarea fiecrei categorii i de ponderea pe care vrem s o acordm fiecrei surse documentare dup planul ultim, definitivat, ceea ce presupune reclasarea fi elor n alte plicuri i alte dosare.

TIINTELE AUXILIARE ALE ISTORIEI

Arhivistica i informarea documentar (documentaris-tica) sunt dou discipline care au drept sfer de cercetare documentele scrise. Arhivistica este disciplina care are drept domeniu de investiga tie izvoarele scrise pe suporti friabili (uor deteriorabili) i pe baza crora se efectueaz cercetri fundamentale i aplicative n vederea stabilirii solutiilor optime de selectionare, ordonare, inventariere, conservare i valorificare a documentelor. Informarea documentar studiaz informatiile, datele cuprinse n documente, n publica tii, elabornd apoi mijloace de cercetare eficiente de prelucrare analitic i sintetic, de regsire a datelor i de transmitere a lor ct mai bine la beneficiar. Documentele, mai ales acelea care contin informatii tiintifice i tehnice constituie principala surs de informare documentar. Documentul constituie ,,un termen generic nsemnnd toate categoriile de surse ce pot transmite date istorice (inscriptii, urme de civilizatie material, acte etc.) Documentele sunt, aadar, purttoare de informatii i ,,servesc transmiterea acestora n spatiu i timp. Ele sunt utilizate n diferite domenii de activitate ale omului constituind obiect de studii ale diferitelor discipline tiintifice i se afl depozitate n arhive, biblioteci, muzee. O categorie deosebit de important de documente o constituie acelea care sunt studiate de tiintele auxiliare ale istoriei. tiintele auxiliare ale istoriei depisteaz i analizeaz sursele istorice de tot felul, care se afl depozitate n muzee, biblioteci, arhive, colectii particulare. Fr ntelegerea acestor categorii de izvoare ifr stpnirea aspectelor generale ale disciplinelor care se ocup de descrierea lor nu se poate realiza o documentare serioas . Aceste tiinte auxiliare ale istoriei sunt discipline conexe arhivisticii n cea mai mare parte a lor. n arhiv aflndu-se documente heraldice, iconografice, cartografice, codicologice, literare, carte rar romneasci strin etc. Studiul tiintelor auxiliare ale istoriei este util deoarece cunoa terea disciplinelor tratate contribuie la mbogtirea metodologiei interdisciplinare de cercetare i constituie surse primare de documentare i informare. De asemenea, nu se poate omite faptul c n domeniul vast al documentaristicii i arhivisticii, cercettorul, dar i lucrtorul curent se confrunt permanent cu categoriile de izvoare care constituie obiectul acestor tiinte auxiliare ale istoriei i a disciplinelor conexe acestora. Apoi, activitatea arhivistic presupune, de asemenea, stpnirea metodelor de lucru din cadrul acestor discipline, care sunt discipline tradi tionale, dar ntr-o perpetu nnoire metodologici deschise spre noi acumulri. Aadar, n pregtirea documentaristului, a unei persoane specializate n munca de cercetare, realizarea contactului cu bibliotecile, cu arhivele, cu fondurile i colectiile i categoriile de izvoare aflate aici este absolut necesar pentru realizarea unei documentri moderne i eficiente. Documentaristica i arhivistica nu vor putea face niciodat abstractie de Fondul Arhivistic National n activitatea lor de cercetare, documentare i n alctuirea diverselor tipuri de bibliografii i publicatii specializate. tiinpele auxiliare se ocup cu studierea n sine a mrturiilor istorice de tot felul care sunt depozitate n arhive, biblioteci, muzee, colectii particulare. nc din 1822, J. Lelewel aprecia c scopul tiintelor auxiliare ale istoriei const n cunoaterea, respectiv ntelegerea izvoarelor. Termenul de tiinte auxiliare ale istoriei a fost introdus de Theodor Sickel, istoric vienez i paleograf, din a doua jumtate a secolului al XIX-lea. Odat cu dezvoltarea tiintei, acest concept a cptat tot mai mult un caracter relativ. La ora actual mai persist nc divergente de opinii n ceea ce privete sfera tiintelor auxiliare i implicit a terminologiei. Pentru un istoric, orice tiint, de al crei rezultat i metod se folosete, poate fi numit auxiliar. Cu att mai mult n momentul de fa t cnd se constat tendinta unei ,,atitudini integrative n tiint, ntreaga tiint devenind un ,,angrenaj de discipline tiintifice, n care fiecare tiint raportat la alta, este ntr-un anume fel auxiliar Astfel, n timp s-a fcut distinctia ntre tiintele ajuttoare ale istoriei (termenul introdus de specialistul n paleografie latin W. Semkowicz) i tiintele auxiliare ale istoriei. tiintele ajuttoare ale istoriei sunt acelea, dup cum arati cuvntul (lat. auxilium = ajutor), care ,,furnizeaz cunotinte ce nu provin de la izvoare sau care atrag aten tia asupra unor posibilitti noi ale metodei de cercetare, se leag de etapele urmtoare ale activittii istoricului. Ele procur istoricului concluzii i date elaborate.

Termenul de tiinte auxiliare rmne valabil pentru tiintele auxiliare traditionale ale istoriei, legate de cunoaterea izvoarelor i care furnizeaz metoda de cercetare a acestora.

Istoricul Damian P. Bogdan a fost adeptul punctului de vedere conform c ruia aceste discipline trebuie numite tiinte speciale i nu tiinte auxiliare, deoarece: ,,n tiinta istoric, ca i n alte tiinte, desprinderea, formarea i dezvoltarea de noi ramuri tiintifice constituie urmarea evolutiei nsia tiintei care genereaz noi discipline ca o consecint a nevoilor stringente ale investigatiilor tiintifice. O parte dintre tiintele auxiliare, ca urmare a acestei dezvoltri, au devenit tiinte independente, n primul rnd, paleografia, apoi arhivistica, numismatica, diplomatica, cronologia, sigilografia, istoriografia i textologia. Dat fiind aceast dezvoltare, cred potrivit s nu mai numesc tiintele respective auxiliare, ci tiinte speciale, termenul fiind pus n circula tie tiintific nc n anul 1957". Pentru astfel de schimbri de denumire pledeaz numeroi istorici, propunnd i alte denumiri: tiinte istorice de baz, discipline istorice speciale. Oricum, cea mai mare parte a istoricilor recunosc c termenul de tiinte auxiliare reflect neconvingtor sensul lor. Pe aceeai linie s-a situat i Directia General a Arhivelor Statului Bucureti care a publicat un Dictionar al tiintelor speciale ale istoriei, n 1982. Dictionarul le definete astfel: ,,tiinte speciale (auxiliare) ale istoriei, totalitate a tiintelor (arhivistic, diplomatic, paleografie, cronologie etc.) care studiaz izvoarele documentare i elaboreaz metodologia cercetrii acestora n prezent, n istoriografia romneasc se folosesc cei doi termeni: tiinte auxiliare i tiintifice speciale. Stpnirea deplin a acestor tiinte auxiliare i este indispensabil istoricului i documentaristului pentru descifrarea, ntelegerea i evaluarea critic a izvoarelor. Specializarea n istorie, bibliologie, biblioteconomie i documentaristic, chiar i birotic, trebuie s implice i o cunoatere temeinic a tiintelor auxiliare al cror studiu este extins i la epocile moderni contemporan, epoci care pstreaz un numr foarte mare de izvoare documentare. Un istoric, ca i un bibliolog i documentarist nu poate stpni toate limbile, toate tehnicile de lucru, dar el trebuie s cunoasc teoria tiinpelor auxiliare ale istoriei. ,,Acestea sunt constituite din toate tiintele posibile s fie nregistrate n repertoriul culturii umane n ceea ce prive te numrul tiintelor auxiliare, din nou exist mai multe puncte de vedere. A. Sacerdoteanu, istoric cu cele mai mari contribu tii n acest domeniu din istoriografia romneasc din a doua jumtate a secolului XX, a mprtit tiintele auxiliare n tiinte auxiliare majore i minore. tiintele auxiliare majore (geografie, geologie, lingvistic, paleontologie, etnografie, sociologie, drept, psihologie, statistic istoric, demografie) furnizeaz rezultatele sigure i concluziile. Din acest punct de vedere, ele se afl cu istoria n raport de interdisciplinaritate. n schimb, de tiintele auxiliare minore (epigrafia, paleografia, bibliologia, codicologia, cronologia, heraldica, sigilografia, metrologia, numismatica, diplomatica, arhivistica) avem nevoie pentru adunarea i apoi interpretarea izvoarelor n cadrul cercet rii tiintifice. n evolutia acestora exist o strns interdependent cu caracter de reciprocitate, n sensul c dezvoltarea fiecreia contribuie la evolutia celorlalte, iar rezultatele de ansamblu contribuie la progresul fiec reia n parte. tiintele auxiliare se mbogtesc permanent cu noi izvoare care intr mereu n sfera lor de cercetare i se bazeaz pe metode tot mai bune i mai moderne de investigare. tiintele auxiliare minore furnizeaz cercettorului metode de lucru necesare adun rii, verificrii i folosirii izvoarelor. Un loc aparte n cadrul acestor discipline l ocup arheologia, fost disciplin auxiliar traditionali devenittiint de sine stttoare a istoriei. Arheologia este o disciplin istoric cu un cmp de cercetare bine precizat i cu metode de investigatie proprii, pentru cunoaterea ct mai deplin a dezvoltrii societtii omeneti n anumite epoci. Prin unele metode ale sale, ea se apropie de tiintele naturii, dar prin caracterul izvoarelor i mai ales prin interpretarea monumentelor ce constituie aceste izvoare, ea este o disciplin istoric. Diferitele izvoare ale trecutului trebuie s fie privite n contextul istoric Epigrafia (gr. epi = deasupra, pe; grapho = a scrie) este tiinta auxiliar a istoriei care se ocup cu studiul (descifrarea i interpretarea) inscriptiilor pe materiale dure: piatr, metal (plumb, bronz, aur, argint), oase, sidef, filde, lemn, piele, muama, argil, tencuial, sticl, geme, camee, sigilii, inele (inscrip tia de pe veriga inelelor), ponduri i chiar pe stnci (cum este de exemplu inscrip tia lui Darius de la Behistun) n limbile vorbite odinioar sau mai recente. Ea nu- i limiteaz cercetarea la operele cu caracter solemn, cu con tinut juridic, religios, funerar arhitectonic, ci studiaz numeroase produse i nscrisuri cum ar fi: cuvinte, litere

izolate, semnturi, nume proprii, formule, m rci de fabric, nume de unitti militare, scrierile trasate de mn pe monumente -graffiti. Obiectul epigrafiei l constituie nu numai inscrip tiile greceti i latine, ci i cele egiptene, sumeriene, asiriene, hittite, etrusce, punice, miceniene etc. Justa interpretare a izvoarelor epigrafice se afl n strns legtur cu filologia, papirologia, numismatica i ele furnizeaz date deosebit de pretioase pentru cunoaterea proceselor istorice.

Paleografia (gr. palaios = vechi, grapho = a scrie) este tiinta auxiliar a istoriei care are drept obiect de cercetare izvoarele scrise vechi, respectiv cunoa terea, descifrarea i transcrierea lor. Prin aceasta ea furnizeaz informatii pretioase privind materialele pe care s-au scris n timp izvoarele paleografice, instrumentele de scris, precum i evolutia grafemelor (a literelor). De asemenea tot paleografia ofer date importante pe baza c rora se pot identifica originalele i copiile, se pot sesiza falsurile. Apoi tot ea este aceea care determin , ,,n lipsa datei cronologice sau tipografice, epoca i locul unde s-a scris un text paleografic Paleograful studiaz crtile manuscrise, fie n form de sul, fie codice, precum i documentele, respectiv textele care ,,au la baz un emitent i un destinatar, pstrate toate acestea n biblioteci, muzee i arhive publice, ct i n colectii particulare Aadar paleografia se ocup numai cu cercetarea textelor care au fost scrise cu stilul, condeiul i pana pe table de lemn cerat, pe papirus, pe pergament, pe hrtie. ,,Paleografia i propune s ofere cunotintele necesare nu numai istoricilor, ci i arhivitilor i bibliotecarilor care pstreazi se ngrijesc de motenirea scris a timpurilor trecute Paleografia se afl n strns legtur cu o serie de tiinte auxiliare: epigrafia, numismatica, genealogia, sigilografia, diplomatica, arhivistica, cronologia, codicologia, heraldica, metrologia, bibliologia. Dintre toate acestea cea mai apropiat i este epigrafia. Pe de o parte fiindc litera, nainte de a fi spat n piatr, era mai nti desenat cu creti apoi n domeniul prescurtrilor acestea sunt fie identice, fie asemntoare. Bibliologia (gr. biblion = carte, logos = vorbire), cu subdiviziunile ei: istoria crtilor ia bibliotecilor, bibliografia, biblioteconomia, bibliotecografia -este tiinta auxiliar care se ocup de carte i de munca n bibliotec. Obiectul acestei tiinte include: istoricul scrisului, folosit n codice, n c rti manuscrise, suportul su, instrumentele de scris, tehnica tiparului, fabricarea, legatul i ilustrarea crtii, punerea ei n circulatie, publicatiile bibliografice, organizarea bibliotecilor, alctuirea cataloagelor. Bibliotecile, ca detintoare ale tezaurului de cunotinte i ca centre de difuzare ale acestora, sunt verigi ale culturii n orice timp i societate, continund s fie i n epoca contemporan izvoare de cultur. Este cunoscut faptul c de la aparitia televiziunii i a calculatoarelor, numrul crtilor n lume nu a sczut, ci, dimpotriv, a crescut de aproape patru ori. Aadar, n viitor cartea va fi n continuare principalul mijloc de nvtare, de educatie, de creatie i de cercetare. Codicologia (lat. codex, icis = scoart, carte, tblit de scris, condic, registru; logos = vorbire) este acea tiint auxiliar care are ca obiect studiul crtilor manuscrise, materialul de scris, formatul, t ierea perforarea i linierea filelor, instrumentele de lucru, felul n care s-a alc tuit codexul, signatura, tehnica ornamentrii, legtura lui, specia de lemn folosit, natura i culoarea pielii care acoper scoartele, procedeele fixrii acestora, ornamentele lor, depistarea eventualelor fragmente de texte folosite la nt rirea scoartelor. Pe lng acestea, codicologia are n sarcina ei i ntocmirea i publicarea unor instrumente specifice de lucru cum ar fi: inventare, cataloage, diferite repertorii de colec tii i colectionari, de manuscrise datate sau nedatate, sau incorect datate. Pentru a putea crea instrumentele de lucru, codicologia trebuie s apeleze i la alte tiinte auxiliare cum ar fi: paleografia, epigrafia, criptografia, bibliologia, cronologia, filigranologia, diplomatica, critica textelor i altele. Evolutia codicelui nu se poate ntelege fr cunoaterea evolutiei scrierii i dei grafia nu este obiectul de studiu al codicologiei, se recurge n primul rnd lapaleografie. n multe codice exist pasaje scrise cu litere capitale folosite n scrisul pe materiale dure de descifrarea c ruia se ocup epigrafia. Pentru a se lmuri unele fragmente din codice scrise n criptogram , codicologul trebuie s utilizeze cunotinte de criptografie, care este tiinta textelor criptice (secrete, cifrate i a descifrrii acestora). De asemenea, pentru a afla cum a fost alc tuit o carte manuscris de-a lungul timpului sunt necesare i cunotinte de bibliologie.

Dup cum, pentru datarea codicelui, pentru studierea ornamentelor sale i a materialului din care este confectionat, codicologul trebuie s apeleze la cronologie, iconografie, istoria artelor, i chiar la papirologie. De asemenea natura diferit acodicelui impune istoricului cunotinte din domenii diverse: muzic , medicin, teologie, hagiografie. Cronologia (gr. cronos = timp, logos = vorbire) este tiinta auxiliar a istoriei care are ca obiect stabilirea exact a datelor, a evenimentelor istorice, a documentelor. Istoricul i bibliologul trebuie s cunoasc principiile sistemului cronologic practicat pn n epoca contemporan, trebuie stie s raporteze elementele cronologice din documente la modul de datare contemporan. Datarea izvorului are o importan t deosebit deoarece este tiut faptul c un document nu poate intra n circuitul tiintific, nu poate fi folosit dac nu este datat corect, iar o datare greit duce la concluzii eronate. Cronologia recurge la paleografie pentru a putea citi grafia datelor, dar i paleograful, la rndul su, apeleaz la cronologie pentru descifrarea elementelor cronologice principale i secundare i transpunerea lor n datele erei noastre. Genealogia (gr. genos = neam, logos= vorbire) este una dintre cele mai importante tiinte ale istoriei. Ea studiaz naterea i evolutia neamurilor i a familiilor nrudite care se stabilesc ntre persoanele unei epoci date, precum i rolul pe care aceste nrudiri l joac n desfurarea unor evenimente istorice, satisface o ,,frntur din nesfrita sete de cunoatere a omului. Genealogia folosete ca izvoare mai ales registrele de stare civil care cuprind nateri, cstorii, decese, registrele parohiale cu date privind cstoriile, decesele, nmormntrile, diplomele de nnobilare, nltri n grad, foile de zestre, testamente, pomelnice, inscrip tii funerare, registre de ranguri nobiliare i altele. ,,Istoria, cu ajutorul genealogiei, poate cunoate succesiunile (limpezete deci i cronologia), dar poate afla i explicatii sau realiza portrete prin cunoa terea ascendentei unei figuri oarecare (). Se pot crea chiar sisteme de gndire istoric bazate pe succesiunea genera tiilor (). Numai genealogia poate da elemente esen tiale pentru cunoaterea locului pe care l ocup omul n societate din punct de vedere istoric, juridic, etnic i biologic Cercetrile genealogice dau posibilitatea cunoaterii mai aprofundate a anumitor personalitti care au fost n centrul unor evenimente. Fr cercetrile cu caracter genealogic, f r descifrarea prin aceast filier a rolului i pozitiei diferitelor persoane n societate, multe aspecte r mn neelucidate. Genealogia sprijin cercetrile istorice i chiar bibliologice i docu-mentare, furniznd date pentru rezolvarea problemelor de cronologie, lmurete unele chestiuni de istorie social . politici cultural. Anumite informatii sunt furnizate i tiintelor juridice prin explicarea formelor juridice de proprietate i de succesiune. Cunoscndu-se progresia numeric a naterilor, se pot rezolva multe probleme de demografie istoric, mai exact de statistic demografic. Dup cum, prin ntocmirea unui arbore genealogic i a unor tabele a naterilor, se pot da lmuriri cu caracter economic, cum ar fi spre exemplu, cre terea i descreterea averii unor mari familii n diverse epoci istorice etc. Genealogia se afl ntr-un proces de continu nnoire, tinnd pasul cu o serie de alte tiinte auxiliare i domenii cu care se afl n corelatie: cronologia, demografia, antropologia. Sigilografia sau sfragistica (lat. sigillum, = pecete, semn, sigiliu; gr. sfragis = sigiliu, logos = vorbire) este tiinta care se ocup cu studierea sigiliilor sub toate aspectele. Sigilografia are drept obiect descrierea, att a materialelor, ct i a impresiunilor sigilare care sunt studiate din punct de vedere istoric, artistic, tehnic, juridic, diplomatic. Tot aceast tiint se ocupi de modalittile de aplicare a sigiliului, de depistarea falsurilor sigilare, precum i de conservarea i restaurarea lor. Sigiliile s-au conservat sub dou aspecte: ca tipare sau matrice de metal, gravate negativ i ca peceti, adic impresiuni pozitive ale acestora., realizate n cear , hrtie, lut, fum, cerneal. La rndul lor tiparele sigilare sunt i ele izvoare documentare deosebit de importante, transmi tnd pretioase informatii referitoare la arta gravrii. Ele pot elucida i anumite probleme de genealogie, deoarece matricele sigilare ale diverilor demnitari, personalitti, familii etc., au fost pstrate i transmise din generatie n generatie. Sigiliile ca i monedele au un ,,caracter de oficialitate, de garan tie, care le d o valoare exceptional ca izvoare pentru cunoaterea trecutului. Monedele sunt garantate de puterea suveran , sigiliile dei eman adeseori de la institutii sau persoane particulare, prezint garantii suficiente prin nsui faptul c menirea lor este tocmai s certifice autenticitatea unui act

Tot aceste izvoare furnizeaz pretioase informatii privind organizarea cancelariilor, a modului de autentificare a actelor publice sau particulare.

Sigiliile constituie izvoare care pot ilustra n mod special anumite evenimente, ele p streaz informatii pretioase privind istoria unor zone, unor ora e, unor institutii. Este izvorul care pstreaz, sintetizeazi transmite generatiilor mai noi simbolurile strmoilor. Sigiliul, de foarte multe ori, mai ales n epoca modern , a constituit un mijloc de exprimare a idealurilor na tionale i, n consecint, pentru istorie constituie o surs deosebit de pretioasi interesant, dar dificil de descifrat prin nsi complexitatea problemelor ce le contine. Cercettorului din domeniul istoriei i bibliologiei i sunt necesare i cunotinte de heraldic pentru folosirea ct mai exact a izvoarelor. Din cadrul surselor istorice ea utilizeaz pecetile, monedele, inscriptiile de pe pietrele de mormnt, monumentele de arhitectur , diplomele etc. Heraldica (lat. medieval heraldus, hraut = crainic) are drept obiect stabilirea principiilor teoretice, cercetarea, cercetarea, interpretarea i evolutia stemelor unui stat, ora, familie, corporatie etc. Tot ea este aceea care fixeazi studiaz aspectele teoretice ale unei steme, precum i alctuirea acestora. Heraldica este un factor de civiliza tie iar izvoarele acestei discipline dovedesc, odat n plus, ntreptrunderea dintre istorie i art. Pentru interpretarea just a izvoarelor, pentru redarea ct mai fidel a adevrului, istoricul i orice cercettor i documentarist trebuie s poat citi i ntelege elementele heraldice, trebuie, altfel spus, s posede tehnica descifrrii stemelor sau a blazoanelor, care constituie elementul fundamental al heraldicii. Heraldica, prin izvoarele sale speciale pe care le pune la dispozi tia cercettorilor, prin simbolistica sa, constituie un domeniu deosebit de important pentru cunoa terea proceselor sociale, politice i culturale ale societtii omeneti. Prin descifrarea izvoarelor heraldice se poate n telege mai bine mentalitatea lumii medievale n general, moravurile i obiceiurile, de multe ori ele servind la ,,descifrarea ncreng turilor genealogice, adesea foarte ncurcate. Ea a constituit, de asemenea i un domeniu larg de manifestare a contiintei nationale, domeniu pe care romnii l-au folosit din plin. Lupta pentru independen t i pentru unitate national este evidentiati de simbolurile heraldice care au servit i ca arme de lupt pentru realizarea acestor deziderate. Metrologia (gr. metron = msur, logos = vorbire) este tiinta care se ocup cu studiul msurilor fixe sau variabile. Msurile determinate de om prin calcule au variat dup timp i dup loc, formnd adevrate sisteme. Cunoaterea acestor sisteme este necesar pentru folosirea ct mai exact a izvoarelor pentru ntelegerea izvoarelor istorice ale unor epoci, pentru ntelegerea mai ales a problemelor economice ale epocii. Apoi istoria unittilor de msur este legat strns de istoria schimbului de produse. Metrologia este legtur cu paleografia prin lectura corect a izvoarelor paleografice care cuprind elemente metrologice, iar precizarea timpului de apari tie a msurilor sau a greuttilor ajut paleografia la datarea izvoarelor sale lipsite de dat . Ea ofer de asemenea elemente foarte importante pentru studierea monedelor. Numismatica (gr. nomisma = moned) este tiinta auxiliar a istoriei care are drept obiect de studiu moneda (analizat sub toate aspectele). Numismatica are n vedere tipurile monetare, descrierea lor, descifrarea legendelor, materialul din care sunt confectionate, raporturile dintre diferitele categorii de monede, circula tia monetar, alctuirea corpurilor de monede. Medalia constituie i ea un document metalic al unei epoci istorice. Ea este pentru contemporani, dar mai ales pentru urmai, un prilej de ntelegere a importantei acordate unor probleme ale vie tii societtii respective, unor personalitti care prin activitatea desf urat au contribuit la propirea societtii omeneti, unor societti i a unor institutii. O ramur a numismaticii se ocup de medalii i plachete: medalistica. Moneda, prin natura sa specific a fost destinat s fie o valoare circulatorie, constituind un instrument de lucru practic (dar i teoretic) deosebit de important n analiza vie tii economice, sociale, politice i culturale a societtii omeneti. n cadrul ei, modena poate fi o m sur a valorii, deci un instrument de schimb, poate fi un intermediar al schimburilor i o rezerv de valoare. n acest ultim caz, tezaurele monetare pot furniza informa tii pretioase de natur numismatici economic, privind raportul dintre monedele autohtone i cele care circul concomitent cu ele, orientarea economic a statului respectiv, orientare care este n strns legtur cu politica extern etc. Moneda a constituit i constituie n prezent o anten deosebit de sensibil a vietii economice, sociale, politice i culturale a unei societti. De aceea, ea nu este numai un instrument fiscal, ci a fost i un

mijloc de a actiona asupra unei conjuncturi economice, sociale i politice. Aparitia, evolutia, rspndirea ei pn la tezaurizare reflect gradul de dezvoltare a societtii care a emis-o i n cadrul creia circul. n acelai timp moneda contine numeroase elemente ponderale i de valoare intrinsec, elemente iconografice, heraldice, epigrafice i sigilografice care, pentru a putea fi n telese, necesit vaste cunotinte teoretice i o ndelungat experient practic.

Prin natura sa special, studiul monedei reprezint un domeniu deosebit de complex, i de complicat n acelai timp, al cercetrii istorice. n toate epocile moneda constituie un izvor important pentru studierea nivelului economic al unui popor, pentru determinarea i ntelegerea fluctuatiilor economice, a crizelor din acest domeniu, aparitia falsurilor monetare, deprecierile din titlul metalului pre tios, monede cu miez de aram etc., O interpretare ct mai complex a descoperirilor monetare dintr-o zon , conduce la o prezentare ct mai exact a vietii comerciale, a circulatiei bunurilor economice; se pot realiza interesante raporturi valorice ntre monedele diferitelor tri, se poate stabili puterea de cumprare a membrilor societtii ntr-o anumit perioad etc. Istoria finantelor unui stat nu se poate scrie f r date despre circulatia monetar,fr izvoare scrise referitoare la echivalenta monedelor. Prin particularittile sale, moneda reprezint aadar, un izvor de o deosebit nsemntate pentru studierea istoriei, deoarece aa cum afirma marele numismat francez Ernest Babelon, ,,o colec tie de monede este un depozit oficial de documente contemporane care n-au putut fi alterate n decursul timpurilor prin transcrieri greite, prin interpolri voite, prin suprimri arbitrare sau incontiente. Ele sunt martorii oculari i oficiali, chematifr ncetare s fac mrturisiri n vasta anchet pe care tiintele istorice o ntreprind din diferite puncte de vedere asupra trecutului omenirii: o moned este, mai adeseori dect se crede, singurul document autentic care a ferit de profanarea uitrii un eveniment istoric. Arhivistica este tiinta care se ocup cu teoria i practica n arhive. Arhivele, ca p strtoare de vestigii i antichitti, ca pstrtoare a contiintei de sine a popoarelor, constituie condi tia sine qua non pentru reconstituirea istoriei unui popor. tiinta arhivistic, prin cercetrile ei fundamentale i aplicative, are drept scop crearea celor mai bune conditii pentru munca n arhive. Indiferent de forma pe care o au ast zi materialele arhivistice, toate arhivele din lume contin izvoare istorice care lmuresc aspecte economice, sociale, politice, culturale ale unui popor sau se refer la relatiile internationale. tiintele auxiliare ale istoriei s-au format ntr-o perioad ndelungat de timp. nc din antichitate s-a recurs la izvoarele epigrafice i la arhive, ceea ce presupunea cunotinte deosebite. n evul mediu interpretarea mrturiilor istorice era, de multe ori, contradictorie i chiar inexact, ceea ce a dus la elaborarea unor reguli de cercetare i a unor reguli de publicare tiintific a izvoarelor istorice. Se ncepea astfel constituirea tiintelor auxiliare traditionale nc din secolul al XVI-lea, cum a fost heraldica i genealogia. Dar cele mai multe dintre tiintele auxiliare s-au constituit ca atare n secolul al XVII-lea, iar n cel urm tor unele dintre ele au devenit chiar obiect de studiu n unele universitti europene.

PRINCIPALELE OPERATIUNI ARHIVISTICE

Selecpionarea, ordonarea i inventarierea documentelor aflate n depozitele Arhivelor Napionale n Arhiv, documentele au intrat i continu s intre organizate fie n fonduri i colectii cu instrumente de evident, fie dezorganizate, fr instrumente de evident. n acest din urm caz se efectueaz o serie de operatiuni arhivistice. Selectionarea este operatia de baz din activittile arhivistice, constnd n stabilirea valorii documentelor n vederea pstrrii celor cu valoare practici istorico-documentari a eliminrii celor fr valoare; are ca principale obiective: stabilirea izvoarelor documentare de importan t tiintific; ceea ce trebuie pstrat, avnd valoare documentar-istoric. Selectionarea se efectueaz conform unor principii i pe baza unor criterii bine stabilite. Principiile de selectionare sunt urmtoarele: a) Principiul concep/iei istorice este principiul conform cruia, n aprecierea valorii documentelor, o important deosebit o au conditiile n care i-au desfurat activitatea, rolul jucat, pozitia n care s-a aflat creatorul de fond; b) Principiul complexit/ii impune ca valoarea documentului s nu fie apreciat separat, pe fonduri, ci n functie de interdependenta i legturile reciproce ale creatorilor de fonduri, de rela tiile documentelor dintr-un fond cu cele ale altor fonduri; c) Principiul istorismului are n vedere perspectiva folosirii acestora n viitor, impunnd necesitatea de a tine seama nu numai de punctul de vedere al prezentului, ci i de perspectiva cnd, n legtur cu alti factori, documentele pot cpta alt nsemntate; d) Principiul multilateralit/ii este acela care pretinde c aceast apreciere s se realizeze avnd n vedere documentul n ansamblul fondului i nu n cadrul grupelor, seriilor, compartimentelor. Criteriile care stau la baza acestei opera tiuni sunt urmtoarele: criteriul cantittii, criteriu caracteristicilor externe, criteriul frecventei n cadrul F.A.N., criteriul importantei (creatorului de fond), criteriul tipologic al unittilor arhivistice, criteriul valorii practice i criteriul vechimii unittilor arhivistice. n situatia n care dintr-un fond, pentru anumi ti ani, exist putine documente, se retin toate documentele existente din anii respectivi. Documentele din perioada feudal de obicei nu se selectioneaz. Din documentele create de la 1821 la 1878 n Tara Romneasci Moldova i pn n 1920 n Transilvania, Banat i Bucovina se elimin, n mod cu totul exceptional, numai acelea considerate a fi lipsite de orice valoare documentar sau practic. Selectionarea acestora trebuie s fie avizat de Directorul General al Arhivelor Nationale. Documentele care se elimin din fondurile inventariate sunt trecute n inventare cu rubrici speciale, iar n inventarul fondului, la pozitia respectiv, la rubrica Observatii, se trece litera S (Selectionat). n cazul fondurilor neordonate, selectionarea se efectueaz bazndu-se n special pe gruparea documentelor ce urmeaz a fi eliminate pe categoriile stabilite prin planul metodic de lucru. Apoi se nscriu la o singur pozitie n inventarul care se realizeaz. Inventarele documentelor care se elimin sunt nsotite de un proces-verbal ntocmit i semnat de arhivistul sau colectivul care ordoneazi inventariaz fondul. Apoi se supun confirmrii Comisiei de Selectionare, care functioneaz n cadrul DANIC. Dup caz, pot fi supuse aprobrii de ctre eful directiei judetene. Ordonarea Problema ordonrii materialelor arhivistice ipstrarea lor n ordine a preocupat institutiile arhivelor de la nceputurile ei. Ordonarea este operatiunea arhivistic prin care documentele se grupeaz n fonduri i colectii, potrivit

unui criteriu prestabilit: cronologic-structural, structural-cronologic, alfabetic, pe probleme, pe coresponden ti etc. Criteriul este ales n functie de cantitatea i calitatea documentelor. Ordonarea documentelor se face n mod diferit la fondurile ce con tin documente din perioada feudal fat de cele ce contin documente din perioada moderni contemporan.

Ordonarea documentelor se face n mai multe etape: 1) fondarea sau delimitarea fondurilor arhivistice sau ordonarea pe fonduri; 2) ordonarea documentelor n cadrul fondului; 3) constituirea unit tilor arhivistice dosare i ordonarea cronologic n interiorul acestora. 1) Fondarea De multe ori, documentele mai multor fonduri s-au predat la Arhive amestecate, s-au predat dezorganizate, fr instrumente de evident etc. n acest caz trebuie stabilit apartenenta la fond, tinndu-se seama de urmtoarele lucruri: apartenenta se stabilete pe baza adresei destinatarului (care poate fi unitate, persoan etc.), a tampilei de nregistrare, a rezolutiilor, a notelor tergale, a sistemului de arhivare, a continutului actelor, a semnturilor. Exemplele doi i trei ale actelor expediate apar tin fondului unittii care lea emis. Actele intrate apartin institutiei care le-a primit. Emitentul se stabilete dup elementele din antet, dup semnturi, dup continutul actului. Documentele care rezult din activitatea institutiei, din exercitarea atributiilor functiilor, administrarea bunurilor proprii, fac parte din fondul organizatiei sau persoanelor fizice care le-au creat. Publicatiile preluate mpreun cu fondurile arhivistice, dac nu fac parte din unittile arhivistice constituite, se predau la biblioteca documentar . Se alctuiete o list alfabetic a acestora, continnd i cotele din bibliotec, i se anexeaz la inventarul fondului. Trebuiesc respectate urm toarele principii arhivistice: 1) principiul apartenen/ei la fond (sau al provenientei) -documentele create de o institutie formeaz un singur fond, unde nu-i au locul alte materiale create de alte institu tii; 2) principiul integrit/ii fondului -materialele arhivistice create de o institutie trebuie s se pstreze la aceeai arhiv; 3) principiul provenien/ei teritoriale sau al teritorialittii. n cazul arhivelor din teritoriile cedate, arhivele urmeaz teritoriul, realizndu-se ulterior microfilme. n cazul arhivelor din tar, filialele Arhivelor Nationale concentreaz n depozitele lor fondurile arhivistice create pe teritoriul jude tului respectiv. Arhivele create ntr-un anumit teritoriu sunt legate de el i apartin colectivittii care locuiete acea unitate teritorial-administrativ ; 4) principiul istorismului -care duce la fragmentarea n mai multe fonduri a materialelor documentare provenite de la acela i creator, n functie de ornduirile sociale. n ultima vreme, arhivistica romneasc pune accentul pe principiul integrittii fondului, cruia i se subordoneaz cel al istorismului. n ceea ce privete denumirea fondului, este aceea care reprezint ultima titulatur oficial a creatorului su; n cazuri exceptionale, se d titulatura cea mai bine cunoscuti folosit de creator o perioad ndelungat. La fondurile personale i familiale, numele creatorilor vor constitui i numele acestora. 2) Ordonarea documentelor n cadrul fondului Dup ce s-a realizat apartenen ta la fond, urmeaz etapa ordonrii documentelor n cadrul acestuia. Ordonarea trebuie s redea ordinea initial a documentelor, fiind foarte atenti la logica dup care au fost create fondurile. Ordonarea i fiarea documentelor feudale se face diferit fa t de cele din perioada modern i contemporan. Acestea se fieaz mai nti pentru a se cunoa te data, continutul, emitentul, destinatarul i dup aceea se ordoneaz. Documentele din epoca modern i contemporan se ordoneaz nti i apoi se fieaz. La ordonarea documentelor din perioada feudal se parcurg urmtoarele etape: a) gruparea documentelor dup forma exterioar (foi volante, condici, dosare etc.); b) fiarea fiecrui document; c) ordonarea fielor conform principiului ales i apoi ordonarea documentelor asemntoare fielor; d) cotarea definitiv a fielor i documentelor; e) ntocmirea inventarului. Unele fonduri pot avea instrumente contemporane de eviden t, cum este cazul fondurilor oreneti i

ale comitatelor din Transilvania. n acest caz, ordonarea va ncepe cu acestea, urmndu-se schema de organizare a institutiei, iar documentele ordonndu-se cronologic pe probleme. Fondurile din perioada modern i contemporan, compuse n dosare, n cantitate nu prea mare, se ordoneaz n prima etapi apoi se fieaz.

Criteriul este stabilit n functie de cantitatea i calitatea documentelor ce urmeaz a fi ordonate. Principalele criterii de ordonare sunt urm toarele: a) cronologic-structural -pentru fondurile create de organiza tii care au avut compartimente i care au suferit numeroase transformri. Documentele se ordoneaz pe ani, iar n cadrul anilor pe compartimente. b) structural-cronologic -pentru fondurile organizatiilor care au avut aceeai form de organizare sau au suferit putine modificri. Ordonarea documentelor se face pe compartimente, iar n cadrul lor pe ani i n cadrul anilor pe probleme. Schema urmeaz fidel organizarea institutiei. c) cronologic pe probleme -pentru fondurile create de organiza tii care nu au avut compartimente sau cnd nu se poate stabili cror compartimente au apartinut documentele i pentru fondurile cu putine documente. Documentele se grupeaz pe ani, iar n cadrul anilor pe probleme. d) cronologic -pentru fondurile organizatiilor ale cror materiale au fost organizate n acest fel, iar reconstituirea poate fi fcut cu ajutorul instrumentelor contemporane de eviden t. Documentele se grupeaz potrivit datei crerii lor. Dac data emiterii lipsete, se ia n considerare data nregistrrii documentului. n ordonarea documentelor scrise pe acelai suport se va tine seama de data celui mai vechi document. e) alfabetic -pentru unele compartimente ale unor organizatii i se refer numai la anumite categorii de unitti arhivistice. Este cazul dosarelor de personal, dosare de clien ti etc. Gruparea unittilor arhivistice se face n ordine alfabetic. Alte criterii de ordonare ar mai fi ordonarea pe probleme, nsemnnd gruparea documentelor n func tie de problemele la care se refer ; ordonarea pe domenii -se realizeaz grupnd documentele dintr-un fond sau colectie arhivistic pe domeniile (moiile) la care se refer. Se practic mai ales n cazul fondurilor ecleziastice, familiale i personale; ordonarea pe coresponden/i -se realizeaz prin gruparea unittilor arhivistice n functie de emitenti; gruparea pe categorii -se efectueaz n cazul gruprii registrelor unui fond n dou categorii: registre instrumente de eviden t i informare i alte genuri de registre. 3) Constituirea unit/ilor arhivistice -dosare -i ordonarea documentelor n interiorul acestora n cazul n care fondurile nu au dosarele constituite, este necesar operatia de constituire a acestora. Constituirea dosarelor se face pe probleme i, n cadrul acestora, cronologic. Potrivit acestui criteriu, documentele din luna ianuarie vor fi la nceputul dosarului, iar cele din decembrie la sfr it, n ordinea constituirii lor. Data documentelor se stabilete dup data nregistrrii pentru cele intrate i dup data emiterii pentru cele expediate. Anexele i referatele se conexeaz la actele de baz; se adaug, de asemenea, rspunsurile i revenirile. Dup constituire, dosarele se vor coase sau lega ntre dou cartoane flexibile i fiecare dosar va avea la nceput i la sfrit cte o fil liber. Nu trebuie s depeasc 300 de file. Pe coperta superioar se va scrie: denumirea organizatiei creatoare a fondului, denumirea compartimentului, numrul unittii arhivistice conform inventarului, datele extreme ale dosarului, num rul filelor. Fiecare fil a dosarului se numeroteaz cu creionul negru n coltul din dreapta, sus; fiecare dosar ncepe cu fila nr. 1. Dup ce s-au cusut i dup ce s-au verificat i numerotat dosarele, se certific pe fila alb de la sfrit. Certificare cuprinde: numrul filelor n cifre i litere, data certificrii, numele clar i semntura celui care a fcut certificarea. Dup ordonare se ncepe fiarea documentelor. Fiarea documentelor Reprezint operatiunea de transpunere succint a continutului documentului i a elementelor de identificare ale acestuia. Fia este un dreptunghi din carton, de aceeaimrime, care se completeaz cu urmtoarele elemente: 1) cmp rezervat pentru trecerea codurilor; 2) indicii; 3) data documentului; 4) locul emiterii; 5) cota; 6) caracteristici; 7) cuprinsul documentului; 8) data ntocmirii fi ei; 9) numele arhivistului care o ntocmete.

Inventarierea O dat ncheiat ordonarea materialului arhivistic, se poate trece la inventariere. Inventarierea este o operatiune de mare rspundere fat de documente i fat de cercettori. Ea const n luarea n seam a unittii arhivistice n urma creia rezult inventarul fondului sau al colectiei. Inventarierea se face pe baza fielor redactate definitiv i clasate n aa fel nct s se constituie fondul n clasele i seriile sale originare. Inventarul este forma cea mai obinuit de evident i are scop dublu: pe de o parte s asigure o ct mai rapidi complet informare despre o tem dat, iar pe de alt parte s serveasc de control i de verificare, impunnd responsabilitatea administrativ pentru fiecare document dintr-un depozit de arhiv . Inventarul pune clar n lumin structura nsi a institutiei creatoare. El oglindete un fond n ntreaga sa complexitate: dosare, registre, pergamente, mape, pachete, suluri etc. Inventarul rezult din transcrierea fielor clasate reprezentnd descrierea analitic a fiecrei unitti arhivistice din fond. Fiecare partid din inventar are un numr, fie c este vorba de o singur pies, fie c este vorba de un dosar. Numerele sunt continue. Inventarul are ca prefat n care se dau o serie de l muriri privind istoricul fondului, cantitatea de documente, subcapitolele inventarului, sistemele de arhivare folosite, starea de conservare a documentelor, observatii de ordin general. Se dau, de asemenea, informa tii privind abrevierile folosite. La sfr itul inventarului se ataeaz bibliografia utilizat pentru ntocmirea prefetei i pentru realizarea inventarului i indicele care este foarte util n cazul inventarelor care cuprind mai multe volume. Indicele poate fi: onomastic, topografic sau general. Inventarierea se poate face prin dou metode: metoda directi metoda indirect sau fie. Metoda direct presupune munca direct cu materialele documentare; inventarierea se realizeaz nemijlocit cu documentele. Toate datele se trec direct pe coperta dosarului i de aici direct n inventar. Prin metoda indirect se ntelege executarea inventarierii pe baz de fi. nti se realizeaz fiele i apoi acestea se nregistreaz, respectiv se face inventarierea ntr-un registru, cu o rubrica tie special. Inventarul este deci un registru n care sunt transcrise ntr-o anumit ordine fiele documentelor unui fond sau colectii. El este un instrument de evident obligatoriu i primul instrument de informare indispensabil att arhivistului, ct i oricrui cercettor. Aadar, are un caracter administrativ, enumernd documentele fondului i servind i controlului financiar, pe baza lui putndu-se verifica existen ta sau lipsa documentelor. n acelai timp, are i functie de informare, deoarece ofer i cota documentelor. n acest sens, ele se includ pe calculator, servind sistemele informationale generale. Inventarele se dactilografiaz n trei exemplare pe formulare tiprite. Un exemplar se d la Sala de studii, altul la depozitul care pstreaz fondul i al treilea la evidenta centralizat a fondurilor i colectiilor. Rubricatia pentru documentele foi volante: a) nr. curent - se d numr n continuare documentelor din fond; b) numrul de inventar -se trec numerele documentelor dup fie n ordinea acestora, fondurile feudale, ordonate pe pachete, vor avea numerele ncepnd de la 1 pentru fiecare pachet; c) data i locul de emitere; d) observatii. Rubricatia pentru dosare: 1) Numrul de inventar -se trec numerele dosarelor, ncepnd de la 1 pentru fiecare parte structural sau an, respectnd numerele date pe fi e; 2) Numrul vechi al unittii arhivistice - n cazul fondurilor neinventariate; 3) Cuprinsul unittii arhivistice; 4) Datele extreme; 5) Numrul filelor; 6) Observatii.

Ordonarea i inventarierea documentelor din fondurile personale i familiale

Prin fond personal se ntelege totalitatea documentelor create sau primite n decursul vie tii i activittii unei persoane fizice, sistematizate pe diferite criterii determinate n general de felul activit tii depuse de persoana respectiv (Dic/ionar al tiin/elor speciale, p.121). Un astfel de fond cuprinde: actele personale, concepte de scrisori, manuscrise personale sau str ine de arhiv ale persoanei respective, lucrri proprii tiprite, cu adnotri, acte privind activitatea tiintific, politic, cultural, obteasc etc. (ibidem). Prin fond familial se ntelege totalitatea documentelor create de membrii unei familii sau de membrii mai multor familii care provin dintr-un strmo comun sau nrudite prin aliant (ibidem). Schema de ordonare a documentelor personale cuprinde urm toarele grupe de documente: a) Documente personale ale creatorului fondului: acte de stare civil , de studii, diplome nobiliare, testamente, acte de numire n func tii, genealogii, paapoarte, decrete de conferire a unor ordine i medalii, diverse legitimatii etc. b) Documente rezultate din ndeplinirea de c tre creatorul de fond a unor func tii de rspundere, misiuni de stat, din activitatea desf urat n viata politic, militar, social, economic, tiintific, cultural, artistic, de cult etc. c) Documente rezultate din administrarea i exploatarea posesiunilor: acte de proprietate, de vnzarecumprare, motenire, arendare, procesele de proprietate, de administrare a averii, conscrip tii, catagrafii, urbarii etc. d) Manuscrise i copii ale lucrrilor tiintifice, literare, artistice ale creatorului de fond sau ale altor persoane. Tot n aceast grup se pot aduga: memorii, jurnale, carnete cu nsemnri zilnice. Materialele cu caracter tiintific se vor ordona tematic, iar n cadrul fiec rei teme, cronologic. Ciorne, conspecte, variante ale unor lucrri, toate se aeaz dup lucrrile respective. Manuscrisele literare se ordoneaz pe genuri literare: proz, poezie, dramaturgie. n interiorul fiecrei partide, acestea se ordoneaz cronologic. e) Corespondenta personal: scrisori primite de creatorul de fond de la diferite persoane, institu tii din tar, din strintate, conceptele scrisorilor trimise. n cazul n care exist o cantitate mare de coresponden t, aceasta se poate mprti n dou: corespondent primiti corespondent trimis. Corespondenta primit se ordoneaz alfabetic pe emitenti i, n cadrul acestora, cronologic. cea trimis, conceptele, se ordoneaz alfabetic pe destinatari i, n cadrul acestora, cronologic. Anexele scrisorilor i conceptelor rspunsurilor care se gsesc mpreun cu scrisorile primite nu se separ de scrisori. f) Documente despre creatorul de fond: articole, note, memorii, monografii, studii privind via ta i activitatea sa, tieturi din pres, cu referiri la activitatea sa, recenzii ale lucr rilor sale. Acestea se ordoneaz alfabetic dup autori sau cronologic. g) Instrumente contemporane de evident ale fondului. h) Documente ale altor persoane i familii, altele dect ale creatorului fondului. n aceast grup se aeazi colectiile de documente etc. ale creatorului fondului. Ele se consemneaz anexe ale fondului personal sau familial. i) Lucrri artistice i reproduceri de art ca: desene, stampe, gravuri, crti potale ilustrate. Acestea se ordoneaz tematic sau alfabetic, dup autorul lor. j) Documente fotografice -diapozitive, fotografii, albume de fotografii. Ele se vor depozita la fototec , dar la rubrica Observa/ii din inventar se vor trece cotele pe care le-au cptat la serviciul Fototec.

Schema de ordonare a fondurilor familiale

1) Grupa documentelor care se refer la ntreaga familie: privilegii, nscrisuri, acte de proprietate, acte

privind istoria familiei, genealogii, monografii, acte personale legate de bunurile familiale, investi tii, constructii edilitare, acte de administrare a arhivei familiale. 2) Fondurile personale ale membrilor familiei, care se ordoneaz pe persoane, urmnd schema fondurilor personale.

3) Corespondenta-aezat pe destinatari i, n cadrul lor, alfabetic pe emitenti i apoi cronologic. 4) Acte publice -rezultate din activitatea publici obteasc a membrilor familiei, ordonate cronologic sau pe probleme. 5) Diverse -grup ce va cuprinde documente ce nu se ncadreaz la nici o partid. Aceste documente se vor ordona dup continutul su cronologic. Numrul fondului personal sau familial va fi dat de numele persoanei sau familiei care l-a creat. Se adaugi initiala tatlui. Dac sunt mai multi creatori cu acelai nume se va indica i localitatea de reedint.

Prelucrarea arhivistic a documentelor tehnice i de nregistrare

Prin documente tehnice i de nregistrare, n spiritul i litera legii Arhivelor Nationale, se ntelege: totalitatea documentelor purttoare de informatie tehnic (arhive tehnice) sau acelea produse ca urmare a actiunii de nregistrare tehnic pe suporti magnetici, fotosensibili, din hrtie tratat special pentru mecanografie etc. (arhive de nregistrare). Se disting n general dou categorii: arhivele tiintifice i cele inginereti (de ex.: proiectaredezvoltare), indiferent de domeniul de cercetare i aplicatie. Arhivele de nregistrare sunt formate din arhive geodezice i geografice (de ex.: documente cartografice, geologice, seismologice etc.), audio-vizuale (de ex.: cinematografice, orale, fotografice), informatice (indiferent de domeniul de aplicatie) i de laborator (n general fizico-chimice). Documentele tehnice pot aprea n mod incidental n cadrul fondurilor i colectiilor administrative, dar pot forma fonduri i colectii integrale.

Ordonarea i inventarierea documentelor tehnice i de nregistrare aflate incidental n fondurile i colecpiile administrative
Documentele tehnice i de nregistrare pot aprea incidental n cadrul fondurilor colec tiilor administrative fie ca anex la un document administrativ (cerere, memoriu, proces-verbal etc.), fie ca unitate arhivistic separat (nregistrare de nlocuire a unui act tradi tional), fie ca structur separat (de ex.: serviciile din fondurile primariale). Atunci cnd documentele tehnice i de nregistrare apar ca anex la un document administrativ, n conformitate cu principiile generale arhivistice (ale unit tii fondului i respectului fat de creatorul de fond), acestea se vor ordona mpreun cu actul de baz. Cnd documentele tehnice i de nregistrare formeaz unitti arhivistice separate i au suporti fotosensibili sau magnetici, este preferabil s fie ordonate, inventariate la sfr itul fondului ipstrate n functie de necesitti. n cazul prtilor structurale constnd, n majoritate, din documente tehnice i de nregistrare, ordonarea i inventarierea se va face, n cazurile n care ele nu s-au realizat pn acum, potrivit normelor referitoare la fondurile i colectiile formate integral din documente tehnice i de nregistrare.

Ordonarea i inventarierea fondurilor i colecpiilor de arhiv tehnic

Arhivele de cercetare, create n baza cercet rii fundamentale (sau teoretice), se ordoneaz cronologic pe structurile creatorului n ordinea num rului temei de cercetare, dac creatorul nu a avut alte criterii de constituire a propriului fond. Inventarierea se face pe formular tip, potrivit urm toarelor completri: -printre caracteristici se vor mentiona: tipul de suport (calc, pelicul pozitiv sau negativ, band, disc .a.), mijlocul mecanografic sau, dup caz, tehnica de nregistrare a informa tiei (heliograf, nregistrare, informatic etc., respectiv desen n tu, n acuarel.a.). -la cuprinsul documentului se vor men tiona, n succesiune, urmtoarele: autorul (autorii) sau

coordonatorul i autorii, titlul temei de cercetare cu principalele capitole.

-la formular, n rubrica n care se specific numrul filelor, se va aduga: nr. file text + nr. file anex nregistrri (foto, de laborator) etc., dup caz. Arhivele inginereti (cercetare-proiectare), indiferent de domeniul de aplica tie, se prezint formal cu dou prti distincte -una scrisi una desenat. n general, partea scris este format din documente economice i tehnice ce reprezint, n ansamblu, memoriul tehnico-economic i aplicativ, n vreme ce partea desenat reprezint proiectia n plan a obiectelor proiectate. Fondurile acestor arhive se ordoneaz prin combinarea n succesiune a criteriilor. Cronologic (pe nr. de titlu) de proiect (tem de cercetare-proiectare), faza de proiectare i forma de prezentare (parte scris , parte desenat). Spre exemplificare: un proiect se ordoneaz mai nti la anul n care s-a dat tema de cercetareproiectare; n cadrul anului, potrivit numrului de tem (titlu); n cadrul temei (titlului), pe fazele de proiectare; n cadrul fiecrei faze, pe parte scrisi parte desenat. Documentele din partea desenat pot fi, la rndul lor, ordonate n cadrul structurii pe formatele suportului n ordinea logic: plan de ansamblu (general), planuri pe profile, detalii etc. (de la general la particular). Inventarierea se realizeaz ntelegndu-se prin acestea din urm completul parte-scris partedesenat, dat fiind unitatea lor de continut inserabil. Cum ns, din motive de conservare, determinate de formatul documentelor, cele dou prti componente nu se pot arhiva mpreun, este necesar ca unitatea s fie mentinut prin inventariere i cotare. n consecint, la inventariere se vor mentiona: nr. crt. (cota unittii arhivistice), cota veche a documentului, autorul (autorii, eventual coordonatorul i autorii), tema de cercetare-proiectare (titlul proiectului), faza, anii extremi, nr. file scrise, nr. file desenate, cota de coresponden t aprtii desenate (se completeaz numai n cazurile n care desenele au fost ordonate pe formate) i observatii. Spre exemplificare: nr. 312 (nr. proiectului rezultat dup ordonarea proiectelor dintr-un an); cota veche VI a5 (dup Nomenclator); autorii: Popescu Ion, Vasilescu Grigore; Tema de cercetareproiectare: Excavator cu cupa ntoars de 0,5 m3; faza: proiect de executie; anii extremi: 1982-1983; nr. file scrise: 124; nr. file desenate: 14; cot de corespondent: 312 (nr. proiectului), D (desene), I (format), 324 (nr. de ordine al desenului de format), 312 D II 57, 312 D III 59-61; Observatii... n cazurile n care desenele sunt p strate mpreun cu o map sau un tub, indiferent de format, cota de corespondent este cota curent plus lit. D (desen) i numrul desenelor (de ex. 312 D 1-14). Cota de arhiv la partea desenat se scrie totodat pe verso-ul filei document. Fondurile i colectiile cartografice, geografice, geologice, geodezice, mbun ttiri funciare i alte asemenea fonduri i colectii formate din nregistrri diverse pe suporti cartografici se ordoneaz pe grad geografic (sau zon geografic), n cadrul acestuia (acesteia) pe planuri (h rti) de ansamblu i de detalii, n sfrit, dac e cazul, cronologic.

Ordonarea i inventarierea documentelor de nregistrare tehnic

Documentele de nregistrare tehnic sunt de patru feluri, avnd n vedere supor tii i mijloacele tehnice de nregistrare a informatiei, i anume: documente mecanografice, documente audio-video, documente fotocinematografice i documente informatice. Documentele mecanografice sunt produsul nregistrrii mecanice a unor variatii cantitative a unor fenomene fizice, chimice sau biografice. n general ele se realizeaz pe suporti de hrtie speciali (hrtie milimetric, de ex.). Ordonarea lor se face cronologic, alfabetic pe subiecti (statii, posturi, subiecti n urmrire) i, n cadrul acestora, iari cronologic. De exemplu, nregistrrile seismologice realizate pe seismografe se ordoneaz anual sau pe statii, fiecare unitate arhivistic continnd cele 365 de nregistrri de 24 de ore ale postului sau statiei respective. Inventarierea lor este simpl, avnd n vedere unicitatea categoriei de act, pe formular anexa 3.

Documentele audio-video sunt nregistrri magnetice sonore i vizuale ale unor fenomene tiintifice sau sociale. Dup scopul realizrii lor, se disting trei tipuri de documente audio-video: documente audio-video de nlocuire a unor categorii de documente tradi tionale (procese-verbale, rapoarte, note de convorbiri); documente audio-video provocate pentru documentare istoric (aa-numitele arhive orale, memoriale audio-video, fonoteca de aur, filmoteca de aur etc.); n sfr it, documentele audio-video de produc tie curent mass media.

Fiecare tip are sistemul su de constituire i, binenteles, de ordonare-inventariere. Documentele audio-video provocate sunt produse memoriale, realizate conform unui program stabilit n baza unui plan tematic de interviu. n consecin t, ele se constituie n colectii tematice i se ordoneaz alfabetic pe intervievati. Unitatea arhivistic este rola sau caseta. O mentiune specific: planul tematic de interviu se p streaz n forma original n dosarul colectiei, dar continutul su trebuie s fie expus n introducerea la inventar pentru clarificarea cercet torului. Documentele audio-video de productie mass media se ordoneaz mai nti pe cele trei p rti structurale traditionale; documente muzicale, documente vorbite i documente muzicale i scenice de fond. n cadrul acestora se organizeaz structuri separate pe categorii de supor ti: filmotec, bandotec, videotec, discotec. Totodat, n fiecare structur, se apeleaz fie la ordonarea alfabetic (pe creatori), fie cronologic (n cazul emisiunilor de tiri). Inventarierea se face unitate cu unitate arhivistic (care echivaleaz n acest domeniu cu unitatea de pstrare) prin evidentierea, n ordinea nregistrrii, a autorului (sau redactorului), con tinutul informatiei (subiectul emisiunii), genericul minim (regie, imagine, maestru de sunet, cnd e cazul, principalii interpre ti), suport, timp de derulare la vitez X, observatii (anexa 3). Documentele foto-cinematografice sunt nregistrri vizuale pe suporti chimici fotosensibili ale unor fenomene fizice, chimice, biologice sau sociale diverse. Ele pot aprea sub form de: fotografii, microfilme, microfi n micropunct, film etc. Documentele realizate n tehnica microfi ei n micropunct se realizeaz pentru asigurarea n caz de situatii deosebite, ct i pentru transport. Ocup spatiu putin i au densitate de informa tie mare. De obicei se realizeaz dup fonduri de arhiv traditional sau dup surse biblioteconomice. Documentele cinematografice se ordoneaz n colectii, potrivit tematicii i provenientei lor. n acest sens avem colectii de filme romneti artistice, documentare, anima tie, actualitti (fostele jurnale cinematografice), respectiv filme strine cu aceleai tematici. n ultimul caz, cnd numrul de piese este mare, se poate adopta fie structurarea colectiei de filme strine pe tri, fie s formeze colectii pe tri. n cadrul colectiilor, filmele se ordoneaz cronologic, dup anul de productie. Inventarierea se face unitate cu unitate (actul cinematografic) prin specificarea urm toarelor date: nr. crt. (nr. unittii arhivistice), anul de productie, generic (scenariu, regie, imagine, montaj, muzic , productor i, cnd e cazul, principalii interpre ti, sau comentariul, lector etc.), casa de produc tie, titlul filmului i subiectul pe scurt, suport, viteza de rotatie, format, durata. Documentele informatice pot fi constituite din date numerice, texte, grafice, imagini statice sau animate, nregistrri sonore, n genere orice alctuire sau reproducere prin mijloace automate a unor fapte, lucruri, expresii, situatii etc., materializate sub form electronic, pentru a permite citirea i prelucrarea automat de ctre cei interesati. Indiferent de nivelul de dezvoltare a echipamentelor electronice, a tehnologiei informa tionale i a suportului de nregistrare, ordonarea documentelor informatice se face cronologic pe unit ti arhivistice (band, disc), dup intrare n cadrul structurii informatice constituite (fi ier de date, baz de date, banc de date) i se inventariaz unitate cu unitate n complete de sistem informatic.

ANEXE

....................................... Pre?edinte, (denumirea creatorului) ....................................... ....................................... Membri, (sediul) Secretar, .......................................... PROCES VERBAL Nr. ............ ..........................................
Comisia de selectionare, numit prin Ordinul nr. .................. din ........................................, selectionnd n .......................................... edintele din ....................... documentele din anii * ...................... avizeaz ca dosarele din inventarele anexate s fie nlturate ca nefolositoare, expirndu-le termenele de pstrare prevzute de nomenclatorul unittii.
(numele ?i prenumele) (numele ?i prenumele) (numele ?i extremi prenumele) * Anii

Semn?tura Semn?tura Semn?tura

.......................................... .......................................... ..........................................

.......................................... .......................................... ..........................................

..........................................

..........................................

................................... *) Fondul ................... Compartimentul ........................ Nr. Crt. Categoria al de documente INVENTAR documentelor propuse a fi eliminate Anii extremi Cantitatea ?n ml. Observatii * Denumirea Serviciului din cadrul Directiei Arhivelor Centrale sau a filialei 1 2 3 4 5

Nr. crt. Nr. de inv. Data ?i locul emiterii ................................... Cuprinsul unit?tii *) arhivistice Fondul .......................... Observatii 1 INVENTAR al unittilor arhivistice propuse a fi eliminate 2 3 4 Instrumentelor contemporane de evident i informare pe baza Anul 5 Compartimentul ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------inventar Nr. crt. al u.a. din inventar sau nr. de ?nregistrare ori nr. de baz? Observ. 1 * Denumirea Serviciului din cadrul Directiei Arhivelor Centrale sau a filialei INVENTAR 2 3 4

ARHIVA CURENT A UNEI ORGANIZATII. PRINCIPALELE OPERATIUNI ARHIVISTICE

Organizatia economico-social este orice form de organizare avnd o anumit finalitate economic, social, cultural; este un sistem cu o multime de elemente distincte, grupate ntre elemente aflate n interactiune, ceea ce i permite s functioneze cu o anumit finalitate, respectiv realizarea obiectivelor propuse prin programul su de activitate. Fiecare organizatie are o anumit structur care reprezint ansamblul persoanelor i compartimentelor de munc tehno-productiv, economic, administrativ a manierelor de grupare, precum i principalele legturi ce se stabilesc ntre acestea. Structura organizatoric a unei organizatii constituie cadrul ce cuprinde diferitele compartimente de munc dispuse ntr-o schem conform specificului i importantei lor n cadrul sistemului. Indiferent de ramura economic sau de activitatea social desfurat, structura organizatoric a unei organizatii cuprinde urmtoarele elemente: functia, postul, ponderea ierarhic, compartimentele, nivelele ierarhice, relatiile organizatorice i activittile. Func/ia -reprezint ansamblul relatiilor de un anumit fel, ce trebuie ndeplinite permanent i organizate de o persoan ncadrat n unitate. Exist dou categorii de functii: -Func/ia de conducere, care are atributii de conducere a activittii unui numr de oameni, de organizare, de dispozitie i de control; -Func/ia de execu/ie, care are sarcini de producere nemijlocit a bunurilor, de executare de lucrri sau prestare de servicii, sarcini care nu implic luarea de decizii privind munca altor persoane. Postul -reprezint cea mai simpl subdiviziune organizarea prin care definim func tia n raport cu particularittile fiecrui loc de munci se caracterizeaz printr-o serie de cerinte privind studiile, experienta i calittile persoanelor pentru ocuparea functiei respective. Ponderea ierarhic, este reprezentat de numrul de persoane conduse nemijlocit de un cadru de conducere, iar dimensiunea ei scade pe msur ce se coboar scara ierarhic. Compartimentele, sunt elemente constitutive ale structurii organizatorice formate dintr-un grup coerent de persoane numite sau nu, reunite sub o anumit autoritate i care efectueaz munci omogene ce se execut permanent i au caracter stabil. Ele se mpart n functie de specificul sarcinilor ce le au de ndeplinit, n dou: Compartimentele func/ionale (birouri, servicii etc.), care concentreaz activitti de ndrumare economic, organizatoric, administrativ, efectund studii, pregtind decizii etc.; Compartimentele opera/ionale (sectii, ateliere, laboratoare, magazii etc.), n cadrul c rora se realizeaz nemijlocit activitti de baz specifice unittii. Nivelele ierarhice -reprezint pozitiile, subdiviziunile organizatorice fat de organul su superior de conducere. Toate subdiviziunile organizatorice care au aceea i pozitie fat de organele de conducere sunt situate pe o linie ierarhic. Relatiile organizatorice sunt relatiile stabilite ntre subdiviziunile organizatorice ale unit tii, ele fiind instituite prin regulamente interioare sau reglementri oficiale. Aceste rela tii pot fi: de autoritate; de superioritate; Activit/ile -reprezint un ansamblu de sarcini coerente i interdependente a cror grupare i realizare impune constituirea organismelor de munc la nivelul unei organizatii economico-sociale. Exist aproximativ de control. 30 de activitti. Orice structur organizatoric este redat ntr-o organigram care este o schem logic ce prezint elementele structurii organizatorice, leg turile dintre ele i ierarhia lor, numrul de posturi pe fiecare compartiment etc. Anexa organigramei structurii organizatorice este statul de func/iuni, care reprezint structura tuturor

posturilor din ntreprindere i conditiile impuse pentru ocuparea lor.

Un loc aparte printre activit tile din cadrul organigramei structurii organizatorice l ocup activitatea desfurat n cadrul Arhivei organizatiei respective. Fiecare compartiment al organiza tiei economico-sociale are un secretariat unde la sfr itul anului sunt nregistrate, clasate i ordonate actele care privesc func tionarea, organizarea i conducerea respectivului compartiment. Secretariatele compartimentelor organiza tiei, mpreun cu Registratura Central, care are evidenta tuturor actelor care intri ies din institutie, constituie Arhiva curent a unei organizatii economico-sociale. Operatiunile care se desfoar n cadrul acesteia sunt: nregistrarea, ordonarea n vederea grup rii n dosare, gruparea n dosare i inventarierea. Dup inventariere, dosarele vor fi depuse la arhiva de depozit. Apoi, dup termenele stabilite dup functia i categoria de documente, materialele arhivistice sunt supuse selec tionrii. Dup aceast operatiune, documentele care prezint important istorici documentar vor fi depuse spre pstrare permanent la Arhivele Statului i la filialele acestora. Pentru constituirea unei organizatii economico-sociale pe baze tiintifice moderne i eficiente, acesteia trebuie s i se creeze un sistem informa tional informatic rational i operativ (Adrian V. Gheorghe, Birotica, Bucureti, 1989. Integrarea este de trei tipuri, n func tie de obiectul supus integrrii: a) integrarea datelor i informatiilor; b) integrarea programelor informatice; c) integrarea sistemelor de birou. S-a folosit n continuare aceast lucrare pentru probleme privind birotica din cadrul unei arhive curente.). n aceste condi tii, notiunea de document i mbogtete sensul. Un sistem informa/ional este reprezentat de ansamblul metodelor, procedeelor, activit tilor de culegere, transmitere, prelucrare, stocare i analiz a informatiilor n vederea conducerii eficiente a unei activitti. Un astfel de sistem furnizeaz celor care decid, informatii necesare, dar, n acela i timp, face posibili transmiterea practic a deciziilor. El contine deci toate procesele de prelucrare a informa tiei, folosind mijloace i metode moderne, astfel nct s asigure conducerii numai informa tii selectate i prelucrate, elibernd-o de activit ti de rutini economisind timpul afectat cunoaterii n favoarea timpului de studiu i creatiei. Sistemul informational are ca element important informa/ia, prin care ntelegem: comunicrile, tirile despre un fenomen, proces, obiect, care au calitatea de a aduce celor interesa ti un spor de cunoatere care s aib legturi cu scopul urmrit. Informatia este un suport esential al conducerii, ea fiind necesar att pentru fundamentarea i formularea deciziilor, ct i pentru verificarea realizrii acestor decizii n mod practic. Informatia este parte component a unui sistem informational. Organizatia economico-social este un sistem a crui functionare presupune existenta a trei elemente: decizional; decizie, informatie i actiune. Fiecrui element al sistemului i corespunde un subsistem: informational; Subsistemul decizional este cel care se ocup cu conducerea activittii organizatiei, de la ei plecnd deciziile.operational. Are i rolul de a urmri i controla modul cum se realizeaz practic deciziile, precum i efectul lor. Subsistemul opera/ional se refer la activittile practice care se deruleaz n cadrul sistemului ca urmare a aplicrii deciziilor, urmare a acestei activit ti practice. Subsistemul informa/ional furnizeaz noi date care, prelucrate, vor da natere la alte informatii utile n procesul de conducere. El se situeaz ca un intermediar ntre cele dou subsisteme anterioare, contribuind la distribuirea deciziilor ctre subsistemul operational i completarea acestora cu informatiile necesare pentru ntelegerea deciziilor ct mai corect, sau se ocup cu prelucrarea datelor furnizate de sistemul opera tional. Prin urmare, sistemul informational este un subsistem n raport cu organiza tia economicosocial. n cadrul ntreprinderilor se ntlnesc foarte multe informa tii, att ca surs de provenient, ct i ca obiect de referire, respectiv informatii externe, interne, orale, scrise, audiovizuale, primare sau prelucrate etc.

Aceste informatii trebuie s circule ntre cei interesati, circulatia lor formnd circuitele informa/ionale ale sistemului informational. Fiecare circuit informational dispune de canale proprii de transmitere i circulatie a mesajului. Canalele informationale dispun de o anumit capacitate, respectiv flux informa/ional, care reprezint numrul maxim de informatii ce se pot transmite n unitatea de timp. Este de preferat ca acest circuit s fie ct mai direct i s se interfereze ct mai putin posibil. Fluxurile verticale merg de la un nivel ierarhic superior la unul inferior. Fluxurile oblice sunt specifice acelor informatii care penetreaz sistemul i ies n afara lui. Fluxurile orizontale circul ntre componentele ntreprinderii aflate la acelai nivel. Mrimea fluxurilor informationale i continutul de informatii depind de mrimea organizatiei i de modul de organizare a sistemului ei informational. ntr-o organizatie modern, sistemul informational este organizat pe baza mijloacelor de prelucrare automat a datelor. Utilizarea calculatoarelor electronice prezint avantaje deosebite deoarece pe baza lui se mrete foarte mult capacitatea de colectare, prelucrare, stocare, analiz i difuzare de cantitti mari de informatii cu vitez sporiti precizie sporit. Sistemele informationale bazate pe utilizarea calculatorului electronic suport modificri calitative i cantitative de esent, devenind astfel sisteme informatice. Prin urmare, sistemul informatic este partea automat a unui sistem informational. Un sistem informatic are n structura sa mijloace, procedee, tehnici specifice prin care particip la realizarea n conditii optime a functiilor de conducere. El particip la furnizarea informatiilor necesare lurii deciziilor pentru toate nivelele ierarhice ale sistemului. Prin urmare, el nu este un scop n sine, ci un instrument modern i util al conducerii. Prin intermediul su, conducerea unei activitti se realizeaz mai eficient i mai operativ, existnd suficiente situatii n care calculatorul electronic poate lua decizii n locul celor care trebuie s decid, mai ales n cazul deciziilor de rutin. Utilizarea calculatoarelor presupune efectuarea unor opera tiuni de manevrare i prelucrare, care se numesc proceduri. Procedurile sunt realizate cu ajutorul elementelor componente ale unui sistem informatic: a) unitatea de culegere a datelor; b) unitatea de prelucrare a datelor; c) unitatea de transmitere a datelor; d) unitatea de afi are sau furnizare a informatiei. Procedurile vor fi automatizate i n general se cunosc urmtoarele categorii de proceduri: de culegere, sortare ?i control a datelor; de generare a bazelor de date; Sistemul informatic se mai numete i sistem birotic, denumire care are la baz termenul de birotic. Birotica reune ntr-un informatiei; ansamblu disciplinar coerent metode, tehnologii i sisteme pentru de reg?sire ate bazelor automatizarea activittii de birou, prin asistarea unei persoane care decide tehnica de calcul. Trsturile ale unui sistem informatic sunt urm toarele: de principale prelucrare; 1) S fie conceput i realizat avnd ca element central o baz de date n care s fie conectate, integrate, stocate date surse interne i externe i o re/ea de calculatoare. de din afi?are. Baza de date trebuie s fie un fond centralizator de date folosite n comun de tot personalul unit tii conectat la ea. Se pot utiliza i fiiere independente specifice unor anumite aplicatii ale sistemului. Re/eaua de calculatoare este compus din mai multe calculatoare conectate ntre ele, avnd un element central numit server, acesta gestionnd activitatea ntregului sistem. celelalte calculatoare se numesc sta tii de lucru. Legturile i liniile de transmisie pe care le presupune reteaua sunt de mai multe tipuri. 2) S asigure integrarea activittilor de birou. Realizrile actuale din domeniul echipamentelor electronice soft i hard permit desfurarea unor activitti multiple din domeniul biroticii: prelucrare de date, texte, imagini, voce etc. Un sistem informatic trebuie s asigure integrarea tuturor activittilor desfurate prin intermediul mainilor de birou noi. Integrarea poate fi pe orizontal sau pe verticali presupune existenta unei baze unice.

3) Informatiile s fie unice i precise, astfel nct la nivelurile ierarhice ale conducerii s ajung numai informatiile corespunztoare. 4) Informatiile s fie transmise n timp util. 5) S fie conceput i realizat ca un sistem om-main, oferind posibilitatea interactiunii imediate ntre utilizator i sistem. 6) Componentele software ale sistemului informatic s fie selectate, adaptate i realizate astfel nct hard-ul s fie exploatat n conditii de performant. 7) S fie flexibile, s se modifice uor i cu efort minim. Din punct de vedere al informatiei (Constantin Ciochina, Unele probleme privind documentele create n procesul de prelucrare automat a datelor, n R.A., 1979, nr. 2, p. 143-150), documentul este o mul time de date i informatii referitoare la un subiect, aranjate ra tional i fixate pe un suport material n vederea utiliz rii imediate a lor i/sau pentru transmiterea lor n timp. Crearea acestor documente numite informatice care se folosesc n ( i rezult din) procesul de prelucrare automat se continu n diferite faze ale procesului respectiv, se definitiveaz i se completeaz pe parcursul implementrii i exploatrii sistemelor informatice sau n cadrul sistemelor de informare i conducere. Se deosebesc urmtoarele categorii de documente informatice: a) nregistrri de date pe diverse suporturi tehnice; b) programe i sisteme de programe, orice element de programare i exploatare a unui sistem de calcul, cunoscut sub denumirea generic de software; c) documentatiile privind analiza, proiectarea, programarea, testarea-experimentarea i implementarea sistemelor informatice, descrieri de fluxuri i sisteme informationale etc.; d) materiale documentare referitoare la instalarea i ntretinerea echipamentelor de calcul i n general orice documentatie privind hardware-ul; e) acte normative, norme tehnice i instructiuni privind structura organizatoric i functional a unittilor de informatie, precum i documentele create de evidenta intern, de dispecerat, de legturi cu utilizatorii etc. Pentru arhiviti prezint interes, n mod special, nregistr rile de date i documentatiile de analizi proiectare a sistemelor informatice, aceste documente fiind cele mai importante i fiind pstrate permanent. Documentele informatice presupun suporturi speciale. Cu toate c hrtia reprezint 95% din totalul arhivelor, ea presupune mijloace de p strare deosebite i ocup un volum foarte mare n cadrul depozitelor. Din aceste motive, n ultima vreme, arhivele folosesc al turi de hrtie i alte tipuri de suporturi de nmagazinare cu o capacitate mare de stocare, volum mic, i care ofer posibilitti sporite privind cutarea i regsirea informatiilor: a) discul magnetic; b) discul optic; c) microfilmele. Aceste suporturi necesit o protectie deosebit n ncperi aclimatizate, la temperaturi de 12-27 oC i o umiditate de 40-60%. Trebuie ferite de influenta cmpurilor electrice i magnetice, fiind pstrate de obicei n pungi de material plastic i cutii etane. Trebuie asigurate mpotriva focului, apei i radiatiilor radioactive. Informatiile avnd suporturi magnetice se degradeaz ntr-un timp scurt, pentru pstrarea i conservarea informatiilor fiind nevoie de recopieri i recontrol 4-5 ani pentru dischete. Suporturile de celuloid pot fi pstrate 50 de ani. Toate acestea n conditiile n care hrtia poate fi pstrat minimum 100 de ani. Documentele informatice se supun acelorai operatiuni arhivistice ca i documentele obinuite.

Nomenclatorul arhivistic napional Arhiva curent presupune ordine i aceast ordine este asigurat de nomenclatorul dosarelor i indicatorul termenelor de pstrare care reflect structura organizatiei i ntreaga gam de documente pe care le creeaz aceasta. Aceste instrumente stau la baza tuturor operatiunilor pe care le presupune constituirea arhivei curente. Prin noua lege s-a eliminat indicatorul termenelor de p strare ca instrument de lucru, Nomenclatorul dosarelor devenind Nomenclatorul arhivistic national. Operatiunea de baz a registraturii este primirea, nregistrarea i repartizarea documentelor spre rezolvare. nregistrarea documentelor marcheaz de fapt existenta oficial a acestora. Repartizarea documentelor const n clasarea fiecrui document ntr-un anume dosar dinainte stabilit pe baza unui tabel denumit Nomenclatorul dosarelor. Legislatia arhivistic a instituit nomenclatorul dosarelor ca instrument de constituire a arhivei curente, de existenta i aplicarea lor corect depinznd toate activittile ulterioare: clasarea documentelor pe probleme ?i termene de p?strare; constituirea unit?tilor arhivistice; O arhiv fr Nomenclator , n viziunea actual, este un conglomerat eterogen de documente a c rui reorganizare necesit o reclasare a documentelor, deci o dublare a muncii. inventarierea ?i selectionarea unit?tilor arhivistice; Constituirea documentelor pe baza nomenclatorului este sistemul cel mai economic i n acelai timp operativ, clasarea documentelor putnd fi efectuat chiar de ctre specialistul care le-a creat. valorificarea informatiilor documentare. Literatura de specialitate acord acestui instrument o importan t deosebit, stabilindu-i mai multe definitii. Astfel, avnd n vedere menirea lui n constituirea dosarelor, de a orienta ntreaga organizare a muncii de arhiv (inventariere, selectionare, folosire, fiare tematic, microfilme, pstrare), nomenclatorul dosarelor se poate defini ca un tabel sistematic n care sunt desf urate, pe structura schemei de organizare a institu tiei, unittile arhivistice (dosare, registre, condici, cartoteci .a.) concepute pe probleme i termene de pstrare (Viorica Coman, Metodologia de elaborare a nomenclatorului dosarelor, n R.A., 1984, nr. 4, p. 414-419). O alt definitie a acestui instrument ar putea fi urm toarea: nomenclatorul dosarelor este un clasificator de tip structural, un tabel sistematic al denumirilor sau titlurilor de dosare, care ajut compartimentele de munc la gruparea corect a documentelor (Teodor Neca, Precizrile privind ntocmirea i folosirea nomenclatorului, n R.A., 1975, nr. 1, p. 60-65). Elaborarea nomenclatorului este o problem a conducerii organizatiei care solicit printr-o not intern propuneri de la toate compartimentele organizatiei. Fiecare compartiment de activitate stabile te categoriile de documente care urmeaz a fi create n cadrul su i grupate n dosare. prin urmare, nomenclatorul este un fel de plan al grup rii actelor pe anul n curs. Documentele urmeaz s fie grupate n dosare n functie de problema comun pe care o trateazi de importanta lor tiintifici practic, deci de durata de pstrare. Propunerile compartimentelor sunt centralizate, analizate i organizate n cadrul compartimentului Secretariat cu concursul consilierului juridic. Analiza propunerilor trebuie s fie temeinic, astfel nct nici o categorie de documente s nu fie omis, ntruct aceste omisiuni vor duce ulterior, n timpul clas rii documentelor, la ncercri de asimilare prin analogie care, n final, duc la pierderea individualit tii documentelor, la imposibilitatea nominalizrii i regsirii lor. Compartimentele sunt organizate potrivit schemei de organizare a institu tiei. n cazul ministerelor care au n subordinea lor departamente, nomenclatoarele vor fi alc tuite pe departamente sau pe direc tii generale independente, iar n cazul institu/iilor centrale i ale celorlalte organiza/ii se alctuiete cte un nomenclator unic pe structura proprie: directie, serviciu, birou, oficiu etc.

Nomenclatorul se ntocmete (vezi i Normele tehnice pentru nregistrarea, gruparea n dosare, selec/ionarea ipstrarea documentelor scrise i tiprite, a sigiliilor i tampilelor de ctre organiza/iile socialiste i celelalte organiza/ii, n R.A., 1973, nr. 3, p. 3-52) astfel, conform Legii arhivistice din 1996: a) n prima rubric se trec denumirile exacte ale direc tiilor, n ordinea n care acestea figureaz n schema de organizare, cu precizarea c nu se admit tersturi. Aceste denumiri se numeroteaz cu cifre romane (I, II, III). b) n a doua rubric sunt consemnate serviciile sau birourile care compun direc tia respectiv, acestea numerotndu-se n cadrul fiecrei directii cu litere majuscule (A, B, C). c) n a treia rubric sunt consemnate continutul problemelor la care se refer documentele din dosar. Rezumatele dosarelor trebuie formulate de a a natur nct s reflecte exact continutul problemelor. Se vor evita formulri echivoce ca Acte, Corespondent divers, Corespondent sau Lucrri cu ministerul sau institutia X. Se cuprind aici i condicile, cartotecile i celelalte materiale preconstituite (n instruc tiunile generale nr. 6720/27.11.1957 pentru organizarea i functionarea institutiilor de stat erau excluse materialele preconstituite -registre, cartoteci, fi e etc.). Numerotarea dosarelor se face cu cifre arabe, n cadrul fiec rui compartiment de la 1 la n (n anul 1957 numerotarea se f cea ncepnd cu nr. crt. 1 n continuare pe ntreg nomenclatorul. La sfritul fiecrui compartiment aprea un dosar de Diverse n care urma a se repartiza documentele care nu se ncadrau la nici un dosar dinainte stabilit). d) n a patra rubric se trece termenul de pstrare. e) a cincea rubric este rezervat Observa/iilor. Cnd institutia nu are n componenta sa directii, ci doar servicii sau birouri, prima rubric din nomenclator nu se va completa. Dac institutia nu are nici compartimente, nu se va completa nici a doua rubric i se va trece numai denumirea institutiei i numerele dosarelor create de la 1 la n (ex. filialele Arhivelor). Cifra roman de la prima rubric, litera majuscul de la rubrica a doua i cifra arab de la rubrica a treia formeaz indicativul dosarelor. Exemple: IA1, IA2, IA3 etc. Dac institutia nu are dect servicii sau birouri, indicativul dosarelor va fi format numai din litera majusculi cifra arab: A1, A2. Dac institutia nu are compartimente vor fi scrise doar cifre arabe: 1, 2. Indicativul se trece: -pe fiecare document; -n registrul de intrare-ieire; -pe coperta dosarului sau biblioraft; -n inventar. Coloanele nomenclatorului vor fi formate deci din: -directiile i serviciile corespunztoare; -denumirea dosarelor (enuntarea principalelor categorii de documente care definesc problema); -termenul de pstrare luat din indicatorul organizatiei sau ramurii respective de activitate. Fiind alctuit pe baza propunerilor tuturor compartimentelor care alc tuiesc ntreprinderea avnd drept scop ajutorarea compartimentelor de munc la gruparea corect a documentelor i drept schelet schema ntreprinderii, nomenclatorul dosarelor rmne n vigoare atta timp ct n viata organizatiei nu se produc modificri structurale. Cnd apar activitti noi, documentele respective vor fi introduse n nomenclator n compartimentele corespunztoare. Cnd apar compartimente noi, acestea pot fi integrate n nomenclator cu problematica lor. Cnd au loc reorganizri, restructurri de compartimente, schimbri de atributii etc., se alctuiete un nomenclator nou. Cnd competenta i atributiile unei organizatii sunt aceleai pentru ntregul sistem i ca urmare creeaz aceeai categorie de documente pe ntreaga ramur , se poate elabora un nomenclator care s fie utilizat att la constituirea arhivei, ct i la selectionarea documentelor (n cazul centralelor industriale, al b ncilor, n cazul

unittilor de comert exterior, al judectoriilor etc.).

Trebuie precizat c nomenclatorul, dup ce este elaborat n cadrul compartimentului Secretariat, este verificat de inspectorii Arhivelor Nationale, care sunt arhiviti din serviciul metodologic i control al directiilor judetene ale acestei institutii, n raza crora se afl activitatea. Apoi nomenclatorul este aprobat de conducerea organiza tiei, fiind emis de ctre aceasta o decizie n temeiul creia i cu care se difuzeaz pentru aplicare. Un exemplar din nomenclator se d la registratura general pentru a servi la repartizarea corespunztoare a documentelor ctre compartimente i pentru mentinerea n registrul de intrare-ieire al indicatorului dosarului unde s-a clasat documentul. Conceput ca o list sistematic a grupelor de documente care se presupune c se vor alctui n anul n curs n cadrul fiecrui compartiment al organizatiei, la ntocmirea nomenclatorului este necesar s se tin seama de organizarea institutiei, dar i de criteriul de constituire a dosarelor. Astfel, dosarele pot fi constituite n principal pe urm toarele criterii: a) pe probleme; b) geografic; c) pe corespondent; d) nominal. Este necesar ca fiecare dosar trecut n nomenclator s cuprind documente din aceeai problemis aib acelai termen de pstrare. Nerespectarea acestui principiu va duce la situa tia gruprii n dosar a unor documente cu probleme diferite, fr legtur ntre ele i cu termene de pstrare diferite. Pe probleme presupune formarea dosarelor dup teme, adic gruparea documentelor dintr-un an, care se refer la aceeai tem sau problem. De exemplu: lucrri privind schimbul de microfilme, xerografii i fotocopii cu Arhivele de peste hotare. Acesta este criteriul cel mai r spndit, ntruct majoritatea institutiilor i au diversificate activittile n cadrul compartimentelor pe probleme de munc. Geografic presupune gruparea documentelor care provin de la un anumit teritoriu sau care se refer la un anumit teritoriu. Este folosit mai frecvent de institutiile centrale cu unitti teritoriale n subordine i mai cu seam de ntreprinderile bancare pentru o mai bun evident a corespondentilor i o mai rapid efectuare a operatiilor financiar-bancare. Nominal: reclam gruparea actelor dup denumirea sau genul lor. Prin urmare, ntr-un dosar se concentreaz documente de un singur gen: circulare, proceseverbale, planuri, dri de seam, ordine etc. De exemplu: Planuri de munc anuale primite de la unittile n subordine. Sistemele de clasare a actelor pot fi i altele: n functie de natura lor i n functie de provenienta, cerintele, utilittile lor. n practic, dosarele se formeaz mai frecvent prin combinarea acestor sisteme, astfel c vom gsi dosare formate pe probleme, cu acte care sunt clasate n ordine cronologic sau geografic. Trebuie precizat c denumirea dosarelor din indicator trebuie s cuprind toate criteriile aplicate n gruparea documentelor ce l alctuiesc, ntruct rezumarea acestor criterii n denumire va nlesni g sirea rapid a actelor i folosirea lor la ntocmirea diferitelor lucrri curente. Nomenclatorul prin formularea denumirii dosarelor este de dorit s ajung la un asemenea nivel care s-l apropie ct mai mult de inventarul documentelor predat de compartimentele arhivelor organiza tiilor economico-sociale. Un criteriu de care trebuie s se tin seama n procesul de constituire a nomenclatorului este acela numit al selectionrii i care presupune gruparea documentelor n functie de termenul de pstrare. Acest fapt nseamn c documentele al cror continut este redat de denumirile dosarelor trebuie s fie uniforme ca termene de pstrare, adic s aib aceeai valoare documentar. n nomenclator nu se permit formulri care unific documente cu termene de pstrare diferite. De exemplu, nu putem formula: Planurile financiare centralizate anual, trimestriale i lunare cu documenta tia respectiv n care se grupeaz n aceleai dosare documente cu termene de p strare diferite, sau Dri de

seam de activitate i corespondent, n care drile de seam anuale sunt supuse pstrrii permanente, iar corespondenta se pstreaz temporar.

Denumirile dosarelor pot fi aezate n nomenclator n cadrul fiec rui compartiment de activitate ntr-o anumit ordine, n functie de importanta actelor ce compun dosarul, n ordine logic dup continutul documentelor, tinnd seama de criteriile constituirii lor. Astfel, la nceput se nscriu dosarele care cuprind diferite acte normative, directive i ndrumri primite din partea organizatiilor superioare, apoi urmeaz dosarele cu documentatia principal a institutiei sau ntreprinderii, ca: -procese verbale ale edintelor de colegiu sau colectivittilor i comitetelor de conducere; -planurile de activitate anuale i de perspectiv; -dispozitii fat de compartimentele de munc; -corespondenta cu compartimentele de munci cu alte organizatii. Dac rezumatele dosarelor reflect criteriul de materie i probleme, atunci ele trebuie s fie grupate dup continut n aa fel nct documentele privind o anumit problem s se afle n acelai loc. Denumirile dosarelor care reflect criteriile pe corespondent sau geografic se aeaz n nomenclator alfabetic, dup initialele sau numele corespondentilor i dup denumirile geografice. De exemplu: Dri de seam de activitate a sectiilor (n ordine alfabetic). Unele denumiri de dosare formulate dup criteriul cronologic vor urma aceeai ordine. De exemplu: Dri de seam pe lunile februarie, august .... Rezumatele dosarelor trebuie s reflecte exact continutul is se apropie de denumirile grupelor de documente specificate n indicator pentru a se u ura n felul acesta stabilirea termenelor de pstrare. De altfel, conform normelor n vigoare, nomenclatorul dosarelor trebuie s fie ntocmit numai n baza indicatorului. Cuprinznd toate denumirile sau titlurile dosarelor care se creeaz n cadrul unei organizatii sociale aezate structural, n cadrul nomenclatorului poate ap rea uneori fenomenul repetrii referitor la aceeai documentatie la mai multe compartimente. Astfel, din cercetarea nomenclatoarelor unor institutii centrale s-a constatat c o serie de materiale preconstituite: registrele de intrare-ieire, condicile de prezent, de predare i primire a corespondentei .a., apoi diferite acte normative, ordinele, circularele, instruc tiunile, planurile de msuri, reclamatiile, sesizrile, documentele privind micarea personalului, unele documente specifice organiza tiei respective .a., apar la mai multe compartimente. Acest fenomen apare i la unittile subordonate, n special la cele economice, unde anumite categorii de documente apar la mai multe compartimente, ca cele care se ocup de problemele administrative, de personal, de aprovizionare, desfacere, de transport sau financiar. n concluzie, nomenclatorul trebuie s cuprind n mod obligatoriu ntregul volum de acte create n diferite compartimente ale organizatiei social-economice respective, ct i al celor primite din afar . Nomenclatorul trebuie s cuprind deci ntreaga problematic ce intr n competenta organizatiei (competente preluate din legislatia care reglementeaz domeniul respectiv de activitate din regulamentele proprii de organizare i functionare i din alte acte cu caracter nominativ). De mentionat c n nomenclator trebuiesc cuprinse i documentele care, prin informa tiile pe care le nsumeaz, au regim de serviciu sau secret i care, n mod firesc, se constituie dup aceleai reguli, dar se pstreaz separat. Folosirea nomenclatorului n constituirea arhivei curente este u or de aplicat, avnd n vedere faptul c el cuprinde succesiv toate problemele care apar n cadrul compartimentelor, iar gradul de detaliere a clasific rii este nelimitat. Trebuie subliniat c se aplic la ziua de 1 ianuarie a anului i se aplici n anii urmtori n conditiile n care n cadrul structurii organizatiei nu a intervenit vreo modificare. Nomenclatorul dosarelor permite continuarea cu u urint i corectitudine a unittilor arhivistice i asigur cunoaterea i respectarea statutului de importan t al fiecrui act, oferind concomitent o imagine asupra categoriilor de documente detinute de institutiile creatoare i asupra specificului acestora. Procesul de elaborare a Nomenclatorului necesit o atent coordonare i, n aceeaimsur, implicarea conducerii unittii institutiei, care, prin natura atribu tiilor sale, beneficiaz de o vedere de ansamblu asupra activittii i cunoate detaliat problematica specific respectivului domeniu.

Relapia nomenclator -inventar Este de dorit ca nomenclatorul s ajung la un asemenea nivel calitativ care s -l apropie ct mai mult de inventarul documentelor, pe baza cruia documentele constituite n dosare n virtutea nomenclatorului sunt predate arhivelor. ntre cele dou instrumente de lucru n arhiv existi vor exista deosebiri. Astfel, pentru aceea i pozitie n nomenclator se pot crea mai multe unit ti arhivistice (volume) dup numrul documentelor care se creeaz la problema respectiv (De exemplu: facturi, dosare de clien ti, prognoze etc.). Aceste unit ti vor avea acelai indicativ dup nomenclator, dar n inventar vor primi numere fiecare n parte, vor fi nomenclaturizate i se va mentiona numrul volumelor. n timp ce n nomenclator sunt definite generic categoriile de documente referitoare la o anumit problemi sunt enuntate la modul general, n inventar se nominalizeaz n detaliu activittile, obiectivele, msurile etc. n timp ce n nomenclator la compartimentul investi tii se va stabili o pozi tie Dosar de investitii pentru obiectivele n constructie, n inventar se va defini o pozi tie (sau mai multe) n raport de num rul documentelor pentru fiecare investitie de obiective, prin enumerarea celor mai reprezentative documente din dosar i titlul investitiei pentru fiecare dosar care se creeaz . Exemplu: Dosare privind investitia de 2.000.000 lei, pentru constructia podului .... Acolo unde rolul nomenclatorului, ca instrument principal n constituirea arhivei curente, este, binenteles, procesul de clasare a documentelor, de constituire a unit tilor arhivistice i de inventariere a lor, acestea se desfoar fr dificultti, iar selectionarea se desfoar n expirarea termenelor, pe baza investitiilor, ntr-un proces ritmic fr cheltuieli suplimentare. Dac nu se aplic prevederile legale cu privire la elaborarea i aplicarea nomenclatorului dosarelor, acest fapt constituie contraventie i se sanctioneaz cu amend. Amenda se va aplica organului de conducere n competentacruia intr initierea msurilor de ntocmire a nomenclatorului, iar, n cazul existen tei dar neaplicrii lui, amenda se aplic la nivelul compartimentelor sau persoanelor care au n atribu tie clasarea documentelor i constituirea dosarelor dup nomenclator (Cf. Decret 472/1971). Indicatorul termenelor de pstrare a fost al doilea instrument de baz folosit n activitti desfurate n cadrul arhivei curente. Literatura de specialitate i acord o atentie la fel de mare ca nomenclatorului dosarelor. De altfel, nu se poate vorbi despre nomenclator fr a vorbi despre indicatorul termenelor de p strare i despre indicatorul termenelor de pstrare fr nomenclator. n momentul de fat, cele dou instrumente s-au contopit ntr-o form care preia elementele de baz ale amndurora. Noua lege arhivistic a propus eliminarea instrumentului arhivistic numit indicatorul termenelor de pstrare, contopindu-l n Nomenclator (vezi anexa). Indicatorul termenelor de pstrare a avut o importan t deosebit n organizarea arhivelor curente timp ndelungat ii va pstra aceast important, dar sub o tent istoric, ascunzndu-se la baza noilor instrumente arhivistice mai specializate care au fost aprobate prin noua legisla tie. Deoarece a fost utilizat o perioad ndelungat, se consider necesar s fie prezentat, n continuare, n linii generale. Indicatorul termenelor de pstrare a fost definit de Aurelian Sacerdo teanu (Aurelian Sacerdoteanu, Arhivistica, p. 39) ca fiind transpunerea pe un alt plan a nomenclatorului institu tiei i are ca scop principal fixarea valorii permanente sau temporare a dosarelor. O alt definitie a acestui instrument se poate desprinde din Normele tehnice (Norme tehnice pentru nregistrarea, gruparea n dosare, selec/ionarea ipstrarea documentelor scrise i tiprite, a sigiliilor i tampilelor de ctre organiza/iile socialiste). Astfel, indicatorul termenelor de pstrare este un tabel sistematic n care se redau grupele de documente pe diferitele activit ti ale organelor centrale i unittilor n subordine cu specificarea termenului de pstrare al fiecrei grupe, cuprinznd toate grupele de documente, inclusiv cele

preconstituite (condici, registre, cartoteci etc.). Indicatorul de termene este definit de speciali ti ca un clasificator pe ramura de produc tie, care se ntocmete sub forma unui tabel n care se redau grupele de documente nu pe compartimente de lucru, ci pe activitti cu specificarea fiecrei grupe (Teodor Neca, D. Balantoc, nregistrarea documentelor i constituirea arhivei curente, n R.A., 1972, Nr. 3, p. 406-423).

Din definitiile date desprindem modul de ntocmire a indicatorului. Spre deosebire de nomenclator, a crui elaborare era o atributie a organelor de conducere a organiza tiei, indicatorul de termene este ntocmit numai de institu tiile centrale att pentru documentele proprii, ct i pentru cele ale unittilor aflate n subordine. n cazul n care unittile subordonate desfoar aceeai activitate sau activitti similare cu ale forului tutelar, se ntocmete un singur indicator. Se ntmpl ca institutiile centrale s aib mai multe compartimente mari cu activit ti diferite, care s aib la rndul lor organizatii subordonate. n aceast situatie urmeaz s se ntocmeasc indicatoare pentru fiecare departament. Cnd institutiile subordonate desfoar activitti diferite de acelea ale institutiei centrale, crend deci i categorii diferite de documente, se vor ntocmi pentru acestea indicatoare pe ramuri de activitate. Organizatiile centrale care nu au unitti n subordine vor ntocmi un nomenclator indicator cu termenele de pstrare pentru fiecare dosar. Indicatorul se alctuiete pe baza propunerilor f cute de compartimentele organiza tiei centrale (eventual a celor mai importante documente), la solicitarea organelor centrale de conducere. Propunerile erau analizate n cadrul compartimentului care se ocupa cu lucr rile de secretariat sub forma unui proiect care urma s fie aprobat de conducerea organizatiei centrale i trimis spre cercetare i confirmare la DGAS (Tinnd seama de importanta acestui document de lucru, n anul 1957 D.G.A.S. a ntocmit un indicator-tip care trebuia s serveasc drept model tuturor organizatiilor centrale, la ntocmirea de indicatoare speciale. Acest indicator-tip cuprindea termenele de p strare pentru materialele comune tuturor organizatiilor la acea dat problema termenelor de pstrare la creator, consacrnd principiul distinctiei ntre actele care trebuie s aib o viat ndelungati care se predau dup un timp la Arhivele Statului i cele care trebuie s aib o viat scurti care se disting nc de la creator. La 24 aprilie 1958 a fost difuzat o list cu modificrile aduse indicatorului-tip. Obligativitatea ntocmirii acestui document a fost inclus n Hot. 119/1957, art. 7. n indicatoarele special ntocmite de organele centrale urmau a fi incluse materialele specifice ramurii respective, iar pentru cele comune urmau a se prelua termenele din indicatorul-tip). Potrivit acestei anexe, indicatorul va cuprinde toate categoriile de documente, inclusiv materialele preconstituite (registre, condici, cartoteci etc.) ce se creeaz n activitatea organizatiilor. Grupele de documente vor fi ntocmite pe activit ti indiferent de compartimentul care le-a creat. Ele se mentioneaz o singur dat la activitatea respectiv, chiar dac se creeaz n mai multe compartimente ale organizatiei. Grupele de documente vor fi grupate n capitole purtnd denumiri caracteristice activit tii respective (de exemplu: probleme directorii i de organizare, probleme administrativ-gospodreti, planificare, productie etc.). Grupele de documente pot avea i subcapitole, iar acestea subdiviziuni. Capitolele erau numerotate cu cifre, subcapitolele cu litere majuscule, subdiviziunile din cadrul subcapitolelor erau notate cu litere mici, iar grupele de documente erau numerotate cu cifre arabe ncepnd cu numrul 1. Acest numr este denumit n activitatea arhivistic pozi/ie de indicator. Pentru fiecare categorie de documente se stabile te termenul de pstrare n raport cu utilitatea practic n activitatea social-economic, an de an, i apoi cu important istorico-documentar, care urmeaz s stea ca izvor istoric la temelia studiilor i monografiilor de istorie a economiei nationale, economiei politice etc. Grupele de documente cu pstrare permanent erau notate n indicator precizndu-se: permanent. Grupele de documente cu pstrare temporar sunt notate cu cifre reprezentnd numrul anilor ct s se pstreze (1, 2, 15, 30, 35 etc.). Dac pentru o grup de documente valoarea tiintific nu poate fi stabilit cu certitudine n momentul ntocmirii indicatorului, i se stabile te cu aproximatie un termen nsotit de mentiunea C.S. (Comisia de selectionare). De asemenea, dac exist motive s se presupun c n cuprinsul unei grupe de documente cu termene de pstrare temporar se puteau gsi i documente de valoare temporar, pe lng termenul de pstrare temporar se mentiona C.S.

Aceste grupe de documente care con tin mentiunea C.S., alturi de termenul de pstrare temporar, urmeaz ca la expirarea acestui termen s fie cercetate n mod special de ctre comisia de selectionare numit prin decizia conducerii organizatiei. Aceast comisie urma s stabileasc, dup caz, dac se propun spre eliminare sau li se d un termen de pstrare mai mare dect cel pe care l-au avut. Numai Arhivele Nationale au dreptul de a mri termenele de pstrare. Pentru micorarea unor termene, Arhivele Nationale au obligatia de a cere avizul organelor centrale respective. Ca i nomenclatorul, indicatorul poate modifica sensul m ririi sau reducerii unor termene de p strare. Hotrrile n acest sens depind de unii factori ca: l rgirea sau reducerea sferei de activitate, crearea de unit ti n subordine cu profil nou. Toate aceste modificri se fac cu avizul Arhivelor Nationale. n concluzie, indicatorul termenelor de p strare asigur stabilirea unitar a termenelor de pstrare n corelare direct cu valoarea practic sau tiintific a actelor i se ntocmete la nivelul institutiilor centrale, att pentru documentele realizate din activitatea proprie, ct i pentru documentele organizatiilor n subordine. Realizarea instrumentului n cauz impune n mod necesar studierea legisla tiei, a regulamentelor i instructiunilor specifice ramurii, cunoa terea sistemului de organizare i functionare a institutiilor coordonate i a documentelor rezultate din activitatea i consultarea tuturor creatorilor de documente afla ti n subordine. n ce privete functionalitatea indicatorului, aceasta era asigurat de exactitatea cu care sunt definite categoriile de documente, de rigurozitatea clasific rii actelor n grupe i categorii, pe baza criteriilor de continut (structurale), precum i de cuprinderea tuturor categoriilor de acte proprii demersului respectiv de activitate. Exist o serie de documente care au termene de p strare permanent care se mentin la unele organizatii i care sunt importante numai pentru activitatea respectivei organiza tii, fr a avea o important pentru cercetarea tiintific. Decretul 472/1971 stabilea urmtoarele termene de pstrare maxime la organizatia creatoare pentru anumite categorii de documente: a) documentele scrise, tiprite, foto, sigiliile i tampilele: 30 de ani pentru organizatiile centrale, 20 de ani pentru celelalte organizatii; b) documentele foto: 15 ani; c) acte de stare civil: 100 de ani. Dup expirarea acestor termene, respectivele documente cu p strare temporar urmau s fie predate Arhivelor Statului i filialelor acestora. n noua lege, aceste termene de predare s-au modificat. n concluzie, orice activitate n societatea contemporan apare nti ca idee care se materializeaz treptat n documente, n proiecte, n piese scrise i desenate ce se supun dezbaterii unor foruri tiintifice de specialitate, unor colective de oameni, cu atribu tii de conducere, care la rndul lor elaboreaz documente ca: avize, probe de ncercare, buletine de analiz , corespondent etc., astfel c, nainte de a produce, o ntreprindere exist n propria sa documentatie. ntruct nici o activitate nu poate fi conceput fr documentatia pe care o definete io reflect sub toate aspectele, este de conceput ca modalitatea de constituirea a acestor documente, spa tiul de depozitare i personalul calificat corespunztor s fie luate n calcul nc din faza de organizare i de planificare a acestei activitti. Documentele de arhiv sunt un produs social strns legat de procesul de creatie din toate domeniile de activitate uman, de unde necesitatea pstrrii i constituirii lor n acest proces ntr-un mod organizat, care s permit organizarea i utilizarea lor ulterioar n folosul societtii. Aplicarea acestor instrumente n constituirea arhivei curente nl tur o nou prelucrare a documentelor, responsabilul cu arhiva intrndu-i n atributiile de gestionar al documentelor predate la depozitul de arhiv . De asemenea, aceste instrumente asigur intrarea imediat n circuitul cercetrii practice sau tiintifice a documentelor. Pentru a ntelege importanta acestor dou instrumente de lucru n desfurarea activittii arhivistice, trebuie s se cunoasc modul cum se ntocmesc, mbunttirile care li s-au adus de la o legisla tie la alta i

cum se folosesc de ctre organizatiile economico-sociale.

Pe lng sistemul structural de clasificare a documentelor, bazat pe nomenclator i indicatorul termenelor de pstrare adoptat de arhivele romneti, n alte tri se folosete i sistemul zecimal. (Teodor Neca, Probleme privind ntocmirea i folosirea nomenclatorului i inventarelor n arhivele curente, p. 60-65. Particularitatea acestui sistem o constituie faptul c totalitatea documentelor unei organizatii separate sau grup de institutii dintr-un departament se mparte n 10 grupe de probleme denumite clase, fiecare primind un indicativ de la 0 pn la 9 inclusiv. Clasificarea zecimal se poate aplica i la dosare. Continund mprtirea fiecrui serviciu se pot obtine grupe tot mai concrete. Acest sistem a fost experimentat i n cazul unei singure organizatii. Dificultatea cea mai mare este necesitatea de cuprindere a tuturor problemelor din activitate numai n 10 grupe de clasificare. Dup cum se vede, a trebuit s se combine o serie de probleme ntr-o singur problem. Sistemul bazat pe clasificarea zecimal , cu toate c este mai durabil, prezint o serie de neajunsuri care mpiedic aplicarea lui n constituirea arhivei curente. n primul rnd se constat c, dac numrul diviziunilor compartimentelor este determinat n nomenclator prin gradul detalierii dorite a documentelor, n cazul eventualei folosiri a clasificrii zecimale acest numr va fi strict limitat, adic totalitatea documentelor create n cadrul unei organizatii sau grup de institutii nu se poate mprti, dup cum s-a artat mai sus, numai n 10 grupe de probleme, fiecare la rndul lor mprtindu-se n alte 10 grupe. Prin urmare, sistemul clasific rii zecimale pe materii este mai greu de aplicat n cadrul arhivei curente a organiza tiilor.)

EVIDENTA DOCUMENTELOR
Numrul foarte mare al documentelor care intr i ies dintr-o institutie fac necesar organizarea foarte riguroas a circuitului lor. Operatiunile de secretariat realizate n condi tii ct mai bune dau posibilitatea celor interesa ti s cunoasc permanent circulatia i continutul documentelor. Din acest motiv, printre problemele de care se ocup Legea din 1996 privind Fondul Arhivistic National este i aceea a modului n care organiza tiile sunt obligate stin evidenta documentelor de la nregistrarea lor i constituirea lor n dosare, continund cu predarea lor la arhiva unit tii i pn la scoaterea documentelor din evidenta acestui compartiment. Creatorii i detintorii de documente sunt obligatis nregistreze istin evidenta tuturor documentelor intrate, a celor ntocmite pentru uz intern, precum i a celor ieite. Principalele operatiuni arhivistice se desfoar pe baza nomenclatorului arhivistic prezentat n capitolul anterior.

nregistrarea documentelor Prima operatiune la care sunt supuse actele unei organiza tii este nregistrarea, care marcheaz de fapt existenta oficial a acestora. nregistrarea documentelor este o operatiune deosebit de important, de corectitudinea ei depinznd n mare msur toate celelalte operatiuni arhivistice. Toate organizatiile de stat sunt obligate aadar s nregistreze toate documentele primite, expediate sau ntocmite pentru uz intern. nregistrarea se poate realiza fie n cadrul registraturii generale, fie la compartimente. a) La registratura general, documentele se pot nregistra ntr-un singur registru sau concomitent n dou sau mai multe registre, n care caz documentelor li se dau numere din doi n doi ani sau din 4 n 4. Registrul constituit n cadrul compartimentului Registratur general se numea, conform Decretului 472/1971, registru de intrare-ieire. Conform noii Legi, se nume te Registru de evident a intrrilor-ieirilor unittilor arhivistice. Dup nregistrarea documentelor, acestea se predau la compartimente pentru rezolvare, iar acestea, la rndul lor, sunt obligate s predea rspunsurile i documentele emise la registratura general pentru nregistrarea i, respectiv, expedierea n exterior. b) n cazul n care unit tile primesc i emit un numr mare de documente, ele pot nregistra documentele direct la compartimente. n acest caz, fiecare compartiment va tine un registru de intrare-ie ire n care se opereaz nregistrarea i expedierea documentelor primite i emise (Teodor Neca, Eviden/a documentelor create i de/inute de organiza/iile socialiste i celelalte organiza/ii, n R.A., nr. 4, 1979, p. 408-410). Documentele emise se repartizeaz compartimentelor de ctre registratura general pe baz de borderouri, iar acestea trebuie s predea n acelai mod rspunsurile i documentele emise pentru expediere la destinatar. Astfel, sarcina registraturii generale const numai n primirea, repartizarea n compartimente i expedierea ctre destinatar a documentelor i tinerea unei evidente numerice asupra circulatiei documentelor. nregistrarea documentelor n Registrul de eviden t a intrrilor-ieirilor se face n ordinea cronologic a primirii sau expedierii lor. Operatiunea va ncepe obligatoriu la 1 ianuarie cu nr. 1 i se va sfri la 31 decembrie al fiecrui an. Foile registrului trebuie s fie numerotate, iar pe copert trebuie s se treac: 1) denumirea unittii sau, n cazul nregistrrii la compartiment, a unittii i compartimentului; 2) anul la care se refer documentele nregistrate; 3) numrul de nceput i sfrit cuprins n registru.

La sfritul anului sau la ncheierea unui volum al registrului, acesta se certific sub semntur, certificarea prevznd numrul de nregistrare i numrul filelor folosite.

Registrul de intrare-ieire este principalul instrument prin care se marcheaz existenta documentelor, fiind numit i act de natere al acestora. Ele se completeaz astfel: n coloanele a i b, urmeaz s se noteze numrul de nregistrare i data nregistrrii documentului primit sau expediat. n coloana c, se trece numrul de nregistrare dat de institutia sau ntreprinderea care l-a expediat i data cnd s-a fcut aceast operatiune. n coloana d, va fi indicat numrul anexelor n cazul n care documentul nregistrat are prev zute asemenea acte. n acest caz, pe fiecare dintre ambele anexe existente, urmeaz s se nscrie numrul de nregistrare al documentului de baz. n coloana e, se trece continutul documentelor intrate, precum i al celor emise din oficiu. Rezumatul trebuie s fie foarte clar is cuprind ntreaga problematic. n coloana f, se va trece denumirea institu tiei, ntreprinderii sau persoanei de unde provine documentul respectiv. n coloana g, functionarul nsrcinat cu nregistrarea va trece denumirea compartimentului c ruia i sa repartizat documentul respectiv spre rezolvare. n coloana h, urmeaz ca, dup rezolvarea documentului, s se mentioneze data expedierii rspunsului la destinatar. n coloanele i i j, se mentioneaz modul cum s-a rezolvat documentul respectiv (pe scurt, continutul rspunsului) i denumirea institutiei, ntreprinderii sau persoanei unde acesta a fost expediat. n cazul documentelor care se refer la aceeai chestiune, acestea urmeaz s se conexeze la primul document nregistrat, iar legtura dintre ele se va efectua prin men tionarea n coloana k, n dreptul fiecrui document conexat, numrul de nregistrare al documentului la care s-a f cut conexarea. Dac printre documentele conexate se afl i unele din ani diferiti, atunci se va trece anul nregistrrii. La fiecare document nregistrat este necesar ca dup nregistrarea lui n coloana l s se treaci indicativul din nomenclator al dosarului unde acesta a fost repartizat. Rezult c n registrul de intrare-ieire se nregistreaz, prin completarea tuturor coloanelor sale, numai documentele de baz primite de organizatii, nu i anexele. Datele emise din oficiu i cele ntocmite pentru uz intern se nregistreaz n acelai registru ca i documentele intrate, completndu-se ns numai coloanele a, f, h i e. S-a constatat c unele organizatii au registre separate pentru documentele intrate i pentru cele ieite. n acest caz nu se poate tine o evident strict asupra circuitului documentelor, cci un document intrat i nregistrat sub un numr se regsete greu, prin nregistrarea lui dup rezolvare sau emitere, n alt registru sub un alt numr. nregistrarea documentelor prin intermediul registrului de intrare-ie ire este deosebit de important , acest instrument semnalndu-ne n permanent: a) locul unde se gsesc documentele; b) stadiul n care se afl rezolvarea lor; c) modul cum au fost rezolvate documentele. Sigiliile i tampilele sunt nregistrate ntr-un registru separat. nregistrarea se face n ordinea cronologic a punerii lor n functiune. Imprimarea sigiliilor sau tampilelor trebuie s fie foarte clar pentru a se putea citi, ntruct, dup distrugerea celor scoase din uz, registrele de evident rmn singurele urme documentare i, n final, ele intr n pstrarea Arhivelor Nationale. Dup scoaterea din uz a sigiliilor i tampilelor, comisia de selectionare a organizatiei se va ntruni i va proceda la selectionarea lor. Gruparea actelor n dosare Dosarul este un element determinant al lucrrilor arhivistice. De modul cum este construit dosarul

depind: - organizarea fondului arhivistic sau chiar a unei arhive;

- calitatea evidentelor ce se ntocmesc. Datorit acestei importante, actuala legislatie acord o mare parte din prevederile sale procesului de constituire a arhivei curente, repartizrii actelor n dosare dup rezolvare, organizrii i perfectrii lor. n cadrul compartimentelor de munc se creeaz o diversitatea de probleme deosebite ntre ele prin continut, formi alte particularitti. n linii mari, aceste particularitti se pot grupa n: a) lucrri cu caracter intern (norme, instructiuni etc.); b) lucrri intrate n institutie, organizatie. Gruparea i sistematizarea acestor acte pe msura producerii lor necesit o mare atentie. Prima operatiune n cadrul gruprii este ordonarea, aezarea n bibliorafturi a actelor primite, emise i ntocmite (pentru uz intern), n cadrul fiec rui compartiment. Aezarea se face n ordinea nregistrrii lor, n aa fel ca ultimul act nregistrat s fie deasupra. rezult astfel o grupare de acte ale cror numere de nregistrare merg descrescnd. Aceast prim faz de formare a dosarului evolueaz concomitent cu procesul rezolvrii lucrrilor i al constituirii actelor. La repartizarea n biblioraft se tine seama de grupa de documente de care apar tine fiecare act, grupa precizat de nomenclator. Deci trebuie s se tin seam de indicativul pe care l poart fiecare act dat la registratura general dup nomenclator. Sunt situatii, la unele compartimente, cnd gruparea documentelor pe probleme i termene de pstrare n biblioraft nu se face concomitent cu formarea documentelor, ci la sfr itul anului. Aceast modalitate de grupare este greit, deoarece, lsnd actele nenregistrate pn la sfritul anului, cu greu mai pot fi grupate n mod tiintific pe problemele fixate de nomenclator i termenele de pstrare. Biblioraftul asigur o bun pstrare, evident i identificare operativ a actelor. Rspunsurile se aeaz imediat dup actele de baz, iar anexele, indiferent de dat, se altur actelor la care se refer. Dup repartizarea actelor la dosar, a actelor create n cursul anului, potrivit nomenclatorului se trece la definitivarea dosarului. Aceast operatiune presupune ntr-o prim etap inventarierea continutului dosarului. Astfel se inventariaz ordinea hrtiilor n dosare nct prima, cu data cea mai veche, s fie deasupra, urmat de celelalte n ordinea cronologic a datelor pe care le poart actele. Mai recent s-a adoptat ordinea numerelor de nregistrare. Practica demonstreaz c ordinea numerelor de nregistrare este cea mai indicat , pentru c ea corespunde nsui mersului actelor. De aceea i actele normative n vigoare preconizeaz acest sistem. O dat cu inventarierea se face i trierea actelor, ntruct se pot gsi dublete, note i nsemnri personale, care au servit la redactarea referatelor, ciorne etc. sau acte care nu au leg tur cu problemele din dosar, fie c au fost repartizate greit n cursul anului, fie c nu au fost consultate i nu au fost puse la locul lor. Toate acestea nu se distrug, ci se aduc la locul lor normal, unde vor fi notate ca atare. Definitivarea dosarelor presupune i perfectarea lor n vederea predrii la arhiva institutiei, care la rndul ei presupune: 1) numerotarea -este operatiunea care are drept scop s determine locul documentelor n dosar is asigure astfel integritatea lui. Ea const n numerotarea filelor scrise pentru fiecare dosar sau volum dintr-un dosar, n col tul de sus din dreapta, cu creion negru sau mecanic; 2) coaserea -se face ntre dou coperti, cutnd s nu fie atins textul documentelor is se asigure citirea liber; -nainte de a fi cusute se scot obiectele din fier, ace etc., iar foile ndoite i mototolite se ndreapt. ntr-un dosar intr de obicei o grup de documente. Sunt cazuri cnd ntr-o grup de documente prevzute n nomenclator nu se formeaz dect dou sau cel mult trei acte. Pentru a nu se irosi material de protec tie i a se economisi spatiul de depozitare, se pot concentra mai

multe grupe de documente ntr-un dosar, desp rtite printr-o foaie alb, avnd n vedere ca ele s fie similare i s aib acelai termen de pstrare.

Documentele cu format mare: desene tehnice, schi te, materiale ilustrate etc., nu se cos n dosare, ci se pstreaz separat, n rulouri, n cutii speciale sau simple, ndoite. La locul lor n dosare se a eaz o not de trimitere n care se indic locul unde se pstreaz aceste documente. Documentele deosebit de valoroase nu sunt cusute n dosare, ci se pun n coper ti speciale din hrtie, apoi se aeaz n mape. Dac n dosare se afl obiecte mici (mostre): fotografii, desene tehnice, format mic, se pun n plic i se cos mpreun cu celelalte documente. 3) O alt operatiune a definitivrii n vederea predrii este certificarea i completarea datelor cerute pe coperta din fat a dosarelor. Pe coperta dosarului (pentru dosarele secrete, sau nesecrete dar de o mare importan t, se alctuiesc opise separate care se aeaz naintea primei file) se trec elementele necesare identific rii i cunoaterii continutului: -denumirea institutiei, organizatiei i compartimentului de munc de unde provine documentul; -numrul dosarului din inventar i indicativul dosarului dup nomenclator; -continutul dosarului (se enunt sub form de rezumat problemele la care se refer documentele cuprinse n dosar); -data nceperii i a ncheierii; -numrul filelor; -numrul volumului, n cazul dosarelor cu mai multe volume; -termenele de pstrare. O atentie mare trebuie acordat rubricii continutul dosarului care nu trebuie s contin formulri echivoce sau generale ca: Acte, Coresponden t divers etc., deoarece aceste rezumate sunt transcrise n inventar i de modul n care sunt ntocmite depinde calitatea inventarului. De mentionat c este total interzis s se copieze rezultatele din nomenclator. Dup completarea copertei pe o foaie nescris adugat la sfritul dosarului i pe verso-ul ultimei pagini a registrelor i condicilor, se face urmtoarea certificare: Prezentul dosar (registru, condic, cartotec) contine ... file. Numrul filelor se trece n cifre i n litere (n parantez). La sfritul fiecrei note de certificare se trece data, semn tura i functia celui care efectueaz aceast lucrare. Predarea dosarelor de ctre compartimente la arhiva institutiei se face n al doilea an de la constituirea lor, pe baz de inventar (pentru dosarele cu pstrare permanent se ntocmesc 4 exemplare, iar pentru cele cu pstrare temporar 3 exemplare, cte un exemplar din fiecare inventar rmnnd la compartiment, celelalte fiind predate la arhiv o dat cu dosarele) i proces verbal de predare-primire. Este necesar s se asigure predarea tuturor documentelor din anul respectiv la arhiva organiza tiei, aceasta fiind o conditie esential cerut de buna organizare i sistematizare a depunerilor. eful arhivelor are obligatia de a verifica temeinic dosarele care se predau la arhiv i de a confrunta fiecare unitate n parte cu inventarele respective, tiind c din momentul semnrii de preluare sunt direct rspunztori de exactitatea datelor, integritatea, pstrarea i folosirea dosarelor. Cu toate c aceast operatiune pare o problem minor, defectuoasa realizare a ei creeaz mari dificultti n pstrarea, folosirea, asigurarea securittii i n selectionarea documentelor. Nerespectarea normelor de constituire a dosarelor la compartimentele de munc impune cu necesitate refacerea acestora, ceea ce se traduce prin timp de lucru i cheltuieli suplimentare.

Inventarierea documentelor Din punct de vedere arhivistic, inventarierea este operatiunea de luare n evident a unittilor arhivistice dintr-un fond sau o colectie. Inventarul este un instrument de evident cu dubl functionalitate. Astfel, el: a) insereaz sub form de rezumat, n mod concis i concludent, informatiile cuprinse n documentele constituite n unitti arhivistice (dosare). b) este un instrument de eviden t n sens administrativ-gestionar, pe baza c ruia se efectueaz predarea documentelor acelor lucrtori desemnatis asigure conservarea, securitatea i folosirea documentelor n cadrul organizatiei (Viorica Coman, Inventarierea documentelor organiza/iilor socialiste, n R.A., nr. 3/1981, p. 312317). Metodologia activittii de inventariere a arhivei este o problem discutat de arhiviti i istorici, enuntndu-se despre asta preri contradictorii: 1) Unii afirm c ar trebui s rezume foarte sumar probleme mari din cuprinsul unit tilor arhivistice, rmnnd celor interesati ca prin clasica i anevoioasa munc de cercetare s depisteze documentele de care au nevoie. Argumentul folosit n acest sens este acela c n tri cu traditie arhivistic se aplic o astfel de practic. 2) Altii apreciaz c inventarierea este procesul cheie al muncii arhivistice, acest punct de vedere fiind propriu i arhivisticii romneti, care concepe inventarul unui fond arhivistic, al unei colec tii arhivistice etc., ca un instrument prin care se realizeaz documentele constituite n unitti arhivistice i care ofer n acelai timp informatii detaliate asupra continutului acestora. Paralel cu preocuprile pentru reorganizarea arhivelor vechi i ntocmirea evidentelor lor, Arhivele Nationale au cutat modalitti noi, operative i eficiente, de organizare i inventariere a arhivelor curente. Inventarierea arhivelor de ctre creatorii acestora dup criterii bine stabilite, ca un proces dirijat sub ndrumarea i controlul Arhivelor Nationale, a devenit absolut necesar n conditiile crerii an de an a unui volum mare de arhive.

Etapele de lucru Inventarierea este o activitate de realizarea c reia va depinde ulterior selec tionarea i valorificarea documentelor. Modalitatea de inventariere a documentelor curente stabilite de legisla tia arhivistic este perfect aplicabili asigur utilizarea lor operativ n scopuri tiintifice i practice. Se stabilete un mod unic de inventariere pentru toate organiza tiile economico-sociale, att n privin ta formularului, ct i a modului de completare a acestuia. Rigurozitatea cu care se urm rete aplicarea uniform a criteriilor de inventariere are ca scop asigurarea unor evidente care s poat fi utilizate ntr-o prim etap la selectionare, iar dup preluarea documentelor la Arhivele Nationale s constituie evidenta pentru elaborarea de lucrri tiintifice i pentru prelucrarea automat a informatiilor prin tehnica electronic. Documentele constituite la compartimentele de munc ale organizatiei pe baza nomenclatorului se inventariaz pe probleme i termene de pstrare prin intermediul inventarului. La nceputul fiecrui an arhivistic, compartimentele constituie i inventariaz documentele create n cursul anului precedent. Inventarierea documentelor la compartimente este o msur menit s asigure efectuarea n cele mai bune conditii a lucrrilor pe care le presupune de ctre cei care particip nemijlocit, direct, la constituirea documentelor. Aceasta cu att mai mult cu ct organiza tiile i chiar compartimentele din cadrul acestora opereaz cu termeni specifici care trebuie utiliza ti corect n inventariere pentru a nu se denatura n telesul sensului lor real.

Astfel, organul de arhiv al organizatiei sau, n lipsa acestuia, compartimentul care are n competen ta sa munca de arhiv, multiplici difuzeaz tuturor compartimentelor formularul de inventar, obligndu-le n acest fel s rspund rubricilor impuse. Deoarece constituite, ncheiate, certificate, cu datele copertei corect completate, se grupeaz pe termene de pstrare. Fiecare compartiment ntocmete anual attea inventare cte grupe de termene au fost stabilite: de 1 an, 5 ani, 10, 15, 30 etc. Se ntocmesc inventare i pentru dosarele cuprinznd documente cu importan t istorici documentar care se pstreaz permanent.

Dosarele pentru care indicatorul termenelor de p strare prevede X ani C.S., se cuprind n inventarul dosarelor care se pstreaz X ani. Acestea, cnd comisia de selec tionare hotrte pstrarea lor permanent, vor fi scoase din inventarul dosarelor cu termene temporare i adugate n inventarul celor permanente. Inventarul trebuie s cuprind elementele de identificare nscrise pe coperta fiec rei unitti arhivistice care urmeaz dup antet i titlu. a) n antet, n stnga sus, se trece denumirea organiza tiei i a compartimentului care a creat documentele; b) n titlu, se mentioneaz anul documentelor, al dosarului i termenele de pstrare. Elementele de identificare sunt: 1) numrul curent care ncepe cu 1 n cadrul anului i termenului de pstrare respectiv (toate inventarele, indiferent de termenele de pstrare, ca i cele pentru documentele permanente, ncep cu nr.1); 2) indicativul unittii arhivistice, al dosarului, dup nomenclator. Precizmc, dac la acelai indicativ s-au creat mai multe unitti arhivistice (volume), se atribuie numere de inventar n continuare, dar se repet indicativul mentionnd i numrul volumului. Inventarul trebuie s cuprind n mod concis i clar rezumatul fiecrui dosar, informatiile esentiale desprinse din documente, fr a insera i aprecierile subiective ale celui care efectueaz inventarierea. Astfel, sunt mentionate categoriile de documente i obiectul ac/iunii la care se refer acestea. De aceea, de exemplu: a) Proiect de decret privind ... initiat de ... cu avizele i documentatiile corespunztoare b) Regulamente de organizare i functionare a ... c) Bilantul de venituri i cheltuieli pe anul... Prin urmare, sunt trecute denumirile oficiale ale institu tiilor, ale beneficiarilor, clientilor, obiectul actiunii i orice element prin care se pot exprima ct mai concludent informa tiile esentiale din documentele supuse inventarierii. Dac documentele sunt sub form de proiect sau copie sau dac exist n dosar o lucrare n mai multe variante care au constituit etape de lucru ca urmare a unor aviz ri succesive ale organelor superioare, se mentioneazi aceste lucrri. Unittile arhivistice constituite din documente de acelai fel se inventariaz n mod succesiv, n ordine cronologic, lund ca element cronologic ziua, decada, luna, trimestrul, semestrul etc., dup modul de constituire a documentelor, dei toate au primit la constituire acelai indicativ din nomenclator. Alte categorii de documente, ca planurile de produc tie, de munc, drile de seam, de activitate, cele contabile, statistice, bilanturile de venituri i cheltuieli .a. care se ntocmesc trimestrial, se inventariaz n ordinea trimestrelor la termenele de pstrare corespunztoare, iar cele anuale vor fi cuprinse n inventarul documentelor permanente. Prerea c stabilirea continutului unittilor arhivistice i rezumarea lor n inventar ar avea un caracter subiectiv este total nentemeiat, cel putin n situatia unittilor arhivistice constituite pe probleme, acestea fiind modul statornicit n constituirea arhivei curente. Important este ca cel care efectueaz inventarierea documentelor s cerceteze cu atentie unittile arhivistice n ntregime pentru a se edifica pe deplin asupra con tinutului documentelor din componenta sa. c) Alt element de identificare pe care inventarul l eviden tiaz exact este data sau datele extreme ale documentelor din unitatea arhivistic: anul, trimestrul, luna, decada, zilele sau ziua documentelor. n cazul unor unitti arhivistice care cuprind documente privind problema nceput ntr-un an, dar nencheiat, la sfritul inventarului se face men tiunea: ... au fost lsate la ... (denumirea compartimentului) nefiind ncheiate. Unittile arhivistice preconstituite, cum sunt registrele, condicile etc., se inventariaz dup dosare, n inventarele anilor i termenelor de pstrare corespunztoare. d) Pe prima pagin a inventarului se trec:

1) numrul filelor -este un mijloc de control asupra integrit tii documentelor cuprinse n unitatea arhivistic, de identificare a unui anumit document etc.; 2) numrul dosarelor, registrelor, condicilor, cartotecilor etc., pe care le cuprinde dosarul; 3) dosarele care, nefiind ncheiate, au rmas la compartimente (dac este cazul); 4) dosarele care au lipsit la preluare (dac este cazul); 5) data prelurii, numrul dosarelor preluate i semntura celui care predi a celui care preia dosarele. De precizat c documentele secrete beneficiaz de acelai mod de inventariere, numai c ele nu vor fi predate arhivei curente dect n conditii speciale. Inventarele bine ntocmite trebuie s oglindeasc ntreaga complexitate, modul de organizare i functionare, specificul activittii sau productiei, rezultatele obtinute, veniturile, cheltuielile, beneficiile, procesele de nnoire i perfectionare intervenite de la o perioad la alta, relatiile de colaborare cu alte organizatii din tari strintate ale unei organizatii. Acolo unde munca o cere, arhivele pot fi constituite tematic. n aceste conditii, inventarele se constituie pe baza aceluiai criteriu. Compartimentele constituie documentele n unitti arhivistice pe probleme strict delimitate, fiecare avnd un cod de identificare. Fiele arhivistice sunt organizate pe serii de documente alc tuite de la nfiintarea organizatiei pn n prezent, unittile arhivistice fiind repartizate dup cod la problema corespunztoare, introduse n mape i numerotate n continuare n cadrul problemei, evidenta lor cuprinznd elementele inventarului arhivelor. Completarea rubricilor inventarului se face fr prescurtri sau formulri evazive. n arhiva curent, inventarele din fiecare an se vor ordona pe compartimente n ordinea n care acestea figureaz n nomenclator i pe termenele de pstrare. Aceast grupare a inventarelor cuprinznd dosarele din fiecare an, cu acelea i termene de pstrare, pe ntreaga unitate, d posibilitatea folosirii lor mai rapide n rezolvarea anumitor lucr ri curente. Dup efectuarea prelurii dosarelor, n urma unei verific ri atente a continutului dosarelor ia inventarelor, sub semntur, se introduc obligatoriu toate inventarele preluate, fiecare sub num r separat, n Registrul de eviden/ curent, completndu-se toate rubricile prevzute n acest registru. Registrul de evident curent nregistreazi micarea inventarelor n decursul timpului. Unittile care detin i fonduri rezultate din activitatea altor unit ti vor deschide n registrul de eviden t curent cte o partid pentru fiecare dintre acestea. Acest registru cuprinde dou rubrici speciale principale: n prima se trec date privind prelurile de documente, iar n cea de-a doua rubric se trec ieirile de documente din arhiv. a) La preluri se trec urmtoarele date: -numrul de ordine al inventarului; -data prelurii de la compartimente a documentelor din inventarul respectiv; -denumirea compartimentului care a constituit dosarele; -datele extreme ale documentelor cuprinse n inventar (data primului i ultimului document din inventar); -totalul registrelor, dosarelor i al altor documente cuprinse n dosar; -numrul dosarelor, registrelor etc. lsate la compartimente i cum urmeaz a fi depuse ulterior; -totalul documentelor, registrelor etc. care s-au predat la arhiv din inventarul respectiv; -numrul total de dosare existente efectiv la arhiv din toate inventarele fondului respectiv. ntruct fiecare compartiment pred dosarele pe baz de inventare proprii, se consider necesar ca nregistrarea inventarelor s se fac n ordinea n care compartimentele se succed n schema de organizare a institutiei, ncepnd cu inventarul documentelor de p strare permanenti terminnd ci cel cu termenul de pstrare cel mai scurt. b) La rubrica ieiri se trec urmtoarele date: -data ieirii documentelor; -denumirea institutiei ctre care s-a fcut predarea;

-denumirea documentului pe baza cruia au fost predate documentele (proces-verbal); -numrul de nregistrare i data acestui document; -totalul documentelor care au ie it din arhiv.

Functionarii arhivelor au obligatia de a pstra documentele asigurndu-le mpotriva degrad rii, distrugerii sau sustragerii. Depozitarea materialelor arhivistice se realizeaz n depozite special constituite sau nc peri destinate acestui scop. Aceast operatiune trebuie s se fac ordonat n ncperi sntoase, uscate, aerisite, luminoase, pe rafturi sau n dulapuri, n functie de cantitatea lor. Dup natura documentelor care se aduc spre depozitare, depozitele de arhiv se doteaz cu rafturi, fiete, dulapuri, rastele pentru hrti, executate pe baz de standarde sau norme interioare avizate de D.G.A.S. Conform normelor n vigoare, ltimea minim a unui raft este de 70 cm., iar distan ta dintre polite 3035 cm. Prima polit de la tavan trebuie s aib distanta de 10-15 cm., fiind numit poli/ fals i avnd rol de protectie a materialului arhivistic. Ultima polit trebuie s aib cel putin 15 cm. de la pardoseal. Corpurile de iluminat se amplaseaz pe intervalele dintre rafturi, astfel ca distan ta dintre polit i corpul de iluminat s fie de minimum 35 cm. Este interzis montarea tablourilor electrice n incinta arhivei. Cldirea trebuie protejat mpotriva descrcrilor electrice i dotat cu aparatur contra incendiilor. Este interzis depozitarea documentelor n bibliorafturi sau n dosare cu in, pentru protejare folosindu-se mape sau cutii. Pachetele nu se vor lega cu sfoar, ntruct prin manipulare se distruge hrtia. Dosarele se aeaz n raft n pozitie vertical, astfel nct coperta s se citeasc cu uurint. Registrele se pot depozita suprapuse n 2-5 rnduri. Se interzice aezarea documentelor pe jos, n gr mad sau nghesuite n rafturi, printre rafturi sau n lzi sau boxe. Periodic, documentele trebuie controlate dac nu au fost atacate de agenti biologici. Pentru curtenie se folosesc solutii antiseptice. Selecpionarea documentelor i depunerea lor la Arhivele Napionale 1. Selec/ionarea documentelor Conform legii din 1996: n cadrul fiec rei unitti creatoare i detintoare de documente functioneaz cte o comisie de selectionare, numit prin decizie sau ordinul conductorului unittii respective, fiind compus din: un preedinte, un secretar i un numr impar de membri numiti din rndul specialitilor proprii. Aceast comisie se ntrunete anual sau ori de cte ori este necesar pentru a analiza fiecare unitate arhivistic n parte, stabilindu-i valoarea practic sau istoric. n perioada selectionrii toate documentele create sau detinute de ntreprinderi sunt supuse acelorai norme de organizare, evident, selectionare i pstrare. Comisia are deci un preedinte i un secretar care, de obicei, este eful arhivei sau al compartimentului secretariat din cadrul organizatiei. Numrul membrilor este n functie de mrimea institutiei, a organizatiei. n cazul unor organizatii foarte mari se vor constitui comisii de selectionare pe compartimente. n institutiile unde nu se pot nfiinta comisii de selectionare din lips de personal, selectionarea va fi efectuat de responsabilul arhivei i aprobat de conducerea institutiei respective. Atribu/iile comisiei de selec/ionare sunt urmtoarele: -analiza importantei documentelor (n raport cu utilitatea tiintific sau practic); -eliminarea documentelor care nu au important documentar-istoric; -elaborarea indicatoarelor de termene de pstrare pentru institutiile subordonate. Este necesar s fie pstrate termenele de pstrare is se retin permanent toate documentele referitoare la istoricul organizatiei respective, sistemul de organizare, actele de baz create de aceasta.

O mare atentie trebuie acordat unor documente de sintez ca: situatii centralizatoare, rapoarte, memorii, studii, dri de seam etc.

Selectionarea documentelor este necesar s fie fcut anual sau o dat la doi ani, cnd eful de arhiv scoate din arhiv dosarele al cror termen este expirat n vederea analiz rii lor de ctre comisia de selectionare convocat la cererea sa aprobat de conducerea unittii. O cerint obligatorie care se impune acestei comisii este cercetarea integral a documentelor i inventarelor din perioada respectiv indiferent de termenul de pstrare (deci nu numai a documentelor cu mentiunea C.S. sau a celor cu pstrare permanent) pentru a crea o privire de ansamblu asupra documentelor existente i informatiilor ce le cuprind, altfel exist riscul de a distruge documente care nu mai pot fi recuperate sau de a p stra unele ale cror informatii sunt nsumate n altele mai cuprinztoare. Sunt verificate inventarele dac au fost corect ntocmite i dac ncadrarea n termenul de pstrare s-a fcut potrivit indicatorului organizatiei ramurii respective. n caz de nepotriviri privind inventarierea sau ncadrarea n termene, se efectueaz rectificrile necesare. Dosarele cu mentiunea C.S. sunt analizate existnd posibilitatea prelungirii termenului prev zut sau a pstrrii permanente a acestora. Inventarele dosarelor ale cror termene au expirat i pe care comisia de selectionare a hotrt s le elimine se trimit la ANIC sau directiilor judetene pentru confirmare nsotite de un proces verbal. Procesul verbal este aprobat i de conducerea institutiei. Cnd Arhivele Nationale apreciaz c trebuie retinute permanent anumite dosare dintre cele presupuse a fi eliminate, acestea vor fi trecute n inventarul dosarelor permanente la anul i compartimentul care le-a creat. Documentele de acelai fel existente n arhiv n cantitti mari ca: boniere, chitan tiere, facturiere, foi pontaj, bilete de intrare n institutie, dublete sau formulare necompletate etc., care au termene reduse de pstrare (ntre 1 i 5 ani) nu vor fi inventariate, ele urmnd s fie eliminate pe baza unui proces verbal de selectionare, unde se va preciza: categoria de documente; anii extremi; cantitatea.

Pn la confirmarea proceselor verbale care nso tesc inventarele documentelor sau dosarelor ce urmeaz a fi eliminate, documentele se vor pstra pe rafturi n ordinea inventarierii. Dup confirmare, pentru documentele cu pstrare permanent vor fi ntocmite inventare permanente potrivit dispozitiilor n vigoare, iar cele f r valoare istoric sau documentar vor fi predate organelor de resort (Unittile de colectare au fost constituite prin Decretul 10/1960 ca ntreprinderi de recuperare i valorificare a materialelor refolosibile). 2. Selec/ionarea sigiliilor i a tampilelor O situatie aparte o constituie selec/ionarea sigiliilor ia tampilelor din metal sau cauciuc. a. Potrivit legii, sigiliile i tampilele din metal care au imprimate stema trii i denumirea complet a organizatiei au valoare documentar-istoric, urmnd ca la scoaterea lor din uz s se predea ntrun singur exemplar la ANIC sau filialelor acestora. Celelalte exemplare i alte sigilii i tampile din metal scoase din uz se depun la Monet ria Statului pentru justificare i distrugere. b. Sigiliile, tampilele, parafele confec/ionate din cauciuc, scoase din uz, se distrug de ctre institutiile centrale pe baza unui proces-verbal de selec tionare ntocmit de comisia de selec tionare i aprobat de conducerea institutiei respective. Prin selectionare se urmrete, n primul rnd, stabilirea unui regim de p strare permanent a documentelor care au valoare documentar-istoric i care vor fi predate Arhivelor Nationale n termenele stabilite de legislatie pentru pstrare, conservare i valorificare.

n al doilea rnd, prin selectionare se urmrete eliminarea din arhivi predarea n circuitul economic a acelor documente care, prin trecerea unui num r de ani, nu mai prezint important, din nici un punct de vedere, eliberndu-se astfel spa tiile de depozitare pentru pstrarea documentelor n curs de elaborare. 3. Depunerea documentelor spre pstrare permanent la Arhivele Na/ionale Legea din 1996 a Arhivelor Nationale reglementeaz obligatia organizatiilor de a depune la Arhivele Nationale dau la directiile judetene documentele scrise sau tip, create n decursul activit tii lor sau aflate n custodia lor dup 30 de ani de la creare pentru documente scrise, dup 20 de ani pentru documentele fotografice i pelicule cinematografice, dup 100 de ani pentru actele de stare civil , documentele tehnice dup 50 de ani. Depunerea se face nsotit de inventare n dou exemplare, dup cercetarea lor de ctre delegati ai Arhivelor Nationale. Acetia verific dac unittile arhivistice au fost constituite sau dac inventarul reflect continutul documentelor. Se va ntocmi un proces verbal de predare-primire la depunerea documentelor. Unittile pot detine documente de pstrare permanenti, dup expirarea termenului lor, cu aprobarea directorului general al Arhivelor Nationale sau al directorilor directiilor judetene ale Arhivelor Nationale, dac ele sunt necesare desfurrii activittii lor. Organizatiile care au preluat fonduri de la organiza tii care au fost desfiintate sau comasate sau le-au gsit n locul unde i desfoar activitatea au obligatia de a le ordona, inventaria i selectiona ca pe fondul su propriu. i aceste fonduri vor fi predate Arhivelor Nationale, n conditiile prevzute de lege. Organizatiile a cror activitate nceteazi nu mai este preluat de nici o alt organizatie au obligatia de a anunta DANIC sau filialele judetene care vor decide asupra documentelor acestora. Cnd Arhivele Statului nu pot prelua documentele permanente de la institu tii, pentru ca documentele s poat intra n circuitul activittii de cercetare tiintific, acestea au obligatia de a preda inventarele definitive i obligatia de a le pstra n cele mai bune conditii. Conform legii, sigiliile i tampilele confectionate din metal, care au imprimat stema trii i denumirea complet a organizatiei, se depun spre pstrare permanent la Arhivele Nationale sau filialelor ei ntr-un singur exemplar, dup ce au ieit din uz, avnd valoare documentar-istoric. Celelalte exemplare, precum i sigiliile i tampilele din metal fr stema sau denumirea complet a unittii, se depun la Monetria Statului. Pentru cele predate la Arhivele Statului organizatiile se vor justifica la Monetria Statului cu un exemplar din inventarul de depunere semnat de reprezentan tii organizatiei. Inventarul ntocmit pentru sigiliile ce se vor preda se va ntocmi n 3 exemplare, dintre care unul va fi predat Monetriei Statului, dup ce mai nti a fost semnat de reprezentantii Arhivelor Nationale, care a preluat sigiliile. Arhivele create i detinute de cultele religioase sunt reglementate de decret. Acestea sunt exceptate de la depunerea documentelor provenite din activitatea proprie la Arhivele Nationale. Depunerile se fac numai la cererea cultelor. Ele au obligatia de a declara Arhivelor Nationale documentele detinute de alt provenient dect activitatea proprie n vederea prelurii celor de valoare istorico-documentar. Persoanele fizice i organizatiile particulare care detin documente din FAN le pot depune la Arhivele Nationale, sub form de custodie sau donatie, pot vinde Arhivelor Nationale documentele detinute. Detintorul care dorete s vnd documente care fac parte din FAN al Romniei este obligat s comunice aceasta Arhivelor Nationale sau, (...) directiilor judetene (...) care au prioritate la cump rarea oricror documente care fac parte din FAN i care trebuie s se pronunte n termen de 60 de zile de la data nregistrrii comunicrii (Legea din 1996).

BIBLIOGRAFIE:
Berciu-Drghicescu, Adina, Arhivistica : Curs general (pentru Facultatea de Litere, sec/ia Bibliologie i tiin/a informrii, Colegiul de Biblioteconomie i arhivistic, Colegiul de Birotic), Editura Universittii din Bucureti, 1997. Gtjens-Reuter, Margit ; Behrens, Claudia, Manual de secretariat i asisten/ managerial, Editura Tehnic, Bucureti, 1999. Gtjens-Reuter, Margit ; Behrens, Claudia, Manual de secretariat i asisten/ managerial, Editura Tehnic, Bucureti, 2001. Harrison, John, Curs de secretariat, Editura ALL, Bucureti, 1996. Pan, Adrian ; Ionescu, Bogdan ; Mare, Valerica, Birotica, Editura ALL, Bucureti, 1994. Sacerdoteanu, Aurelian, Arhivistica, Editura Didactici Pedagogic, Bucureti, 1970.

Surse electronice: Berciu-Drghicescu, Adina, Arhivistici documentaristic. Partea I : tiin/ele auxiliare ale istoriei, Universitatea din Bucureti, 2002 (http://www.unibuc.ro/eBooks/istorie/arhivistica/index.htm). Berciu-Drghicescu, Adina (coord.), Manual de Secretariat i Asisten/ managerial -Universitatea din Bucureti, 2003 http://www.unibuc.ro/eBooks/StiinteADM/secretariat/index.htm Secretariat & Asistent Managerial : Curs multimedia interactiv pe CD-ROM (2 CD-uri) ISA Multimedia, Bucureti, 2004.

LEGE nr.16 din 2 aprilie 1996 Legea Arhivelor Nationale Textul actului publicat n M.Of. nr. 71/9 apr. 1996

Parlamentul Romniei adopt prezenta lege. CAPITOLUL Dispozipii generale Art. 1. -Constituie izvoare istorice i alctuiesc Fondul Arhivistic National al Romniei documentele create de-a lungul timpului de ctre organele de stat, organizatiile publice sau private economice, sociale, culturale, militare i religioase, precum i de ctre persoanele fizice. Acestor documente statul le asigur protectie special, n conditiile prezentei legi. Art. 2. -Prin documente care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romniei, n sensul prezentei legi, se ntelege: acte oficiale i particulare, diplomatice i consulare, memorii, manuscrise, proclamatii, chemri, afie, planuri, schite, hrti, pelicule cinematografice i alte asemenea mrturii, matrice sigilare, precum i nregistrri foto, video, audio i informatice, cu valoare istoric, realizate n tar sau de ctre creatori romni n strintate. Art. 3. -Administrarea, supravegherea i protectia special a Fondului Arhivistic National al Romniei se realizeaz de ctre Arhivele Nationale, unitate bugetar n cadrul Ministerului de Interne. Arhivele Nationale i exercit atributiile prin compartimentele sale specializate i prin directiile judetene ale Arhivelor Nationale. Protectia special a Fondului Arhivistic National al Romniei se realizeaz n conditii de pace, potrivit prevederilor prezentei legi, iar n caz de r zboi sau de calamitti naturale, de ctre creatori i detintori, cu sprijinul organelor desemnate cu atributii speciale n asemenea situatii i cu asistenta de specialitate a Arhivelor Nationale. Art. 4. -Persoanele fizice i persoanele juridice, creatoare i detintoare de documente care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romniei, denumite n continuare creatori i detintori de documente, rspund de evidenta, inventarierea, selectionarea, pstrarea i folosirea documentelor n conditiile prevederilor prezentei legi. CAPITOLUL II Atribupiile Arhivelor Napionale n administrarea i protectia special a Fondului Arhivistic National al Romniei Art. 5. -Arhivele Nationale acord asistent de specialitate i asigur desfurarea unitar a operatiunilor arhivistice la nivelul tuturor creatorilor i detintorilor de documente, ndeplinind urmtoarele atributii: a) elaboreaz, n conformitate cu prevederile prezentei legi, norme i metodologii de lucru pentru organizarea i desfurarea ntregii activitti arhivistice, inclusiv pentru clasificarea i includerea n Fondul Arhivistic National al Romniei a documentelor prevzute la art. 2, care se dau publicittii, dup caz; b) controleaz aplicarea prevederilor legislatiei n vigoare pe linia muncii de arhivi stabilete msurile ce se impun potrivit legii; c) preia de la creatorii i detintorii de arhiv documentele care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romniei, n conditiile i la termenele prevzute n prezenta lege; d) asigur evidenta, inventarierea, selectionarea, pstrarea i folosirea documentelor pe care le detine; e) asigur documentele pe baz de microfilme i alte forme de reproducere adecvate; f) constituie i dezvolt banca de date a Arhivelor Nationale i reteaua automatizat de informare i documentare arhivistic, stabilete msuri pentru corelarea tehnici metodologici pentru colaborarea serviciilor de informare i documentare arhivisticia compartimentelor similare din cadrul Sistemului national de informare i documentare; g) elaboreazi editeaz Revista Arhivelor i alte

publicatii de specialitate, destinate informrii i sprijinirii cercetrii tiintifice, precum i punerii n valoare a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romniei; h) asigur, prin Facultatea de Arhivistici coala National de Perfectionare Arhivistic, pregtirea i specializarea personalului necesar desfurrii activittilor arhivistice; i) la cerere sau din oficiu atest dac un document face sau nu face parte din Fondul Arhivistic National al Romniei; j) autorizeaz scoaterea temporar peste granit a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romniei, n scopul expunerii sau documentrii cu ocazia unor manifestri tiintifice sau culturale internationale; k) ntretine i dezvolt relatii cu organele i institutiile similare din strintate, n vederea informrii reciproce n domeniul arhivistic i al schimbului de documente i de reproduceri de pe acestea; asigur aplicarea conventiilor i acordurilor internationale privind domeniul arhivistic i particip la congrese, conferinte, reuniuni i consftuiri arhivistice internationale; l) asigur aplicarea prevederilor legislatiei n vigoare n realizarea protectiei documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romniei, respectiv n aprarea secretului de stat, paza i conservarea acestor documente, att n timp de pace, ct i la mobilizare sau rzboi. Art. 6. -n cadrul Arhivelor Nationale functioneaz un consiliu tiintific, format din specialiti ai Arhivelor Nationale, cercettori, cadre didactice universitare i specialiti din ministerele interesate, care analizeaz, dezbate i face propuneri n probleme privind normele i metodologiile specifice de lucru, publicatiile de specialitate, precum i dezvoltarea ntregii activitti arhivistice. Modul de organizare i functionare, precum i componenta consiliului tiintific se stabilesc prin regulament de organizare i functionare, aprobat de directorul general al Arhivelor Nationale.

CAPITOLUL III Obligapiile creatorilor i depintorilor de documente Sectiunea I Evidenpa documentelor Art. 7. -Creatorii i detintorii de documente sunt obligatis nregistreze istin evidenta tuturor documentelor intrate, a celor ntocmite pentru uz intern, precum i a celor ieite, potrivit legii. Art. 8. -Anual, documentele se grupeaz n unitti arhivistice, potrivit problematicii i termenelor de pstrare stabilite n nomenclatorul documentelor de arhiv, care se ntocmete de ctre fiecare creator pentru documentele proprii. Nomenclatoarele ntocmite de creatori la nivel central se aprob de ctre Arhivele Nationale, iar cele ale celorlalti creatori, de ctre directiile judetene ale Arhivelor Nationale, potrivit anexei nr. 1. Art. 9. -Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente n al doilea an de la constituire, pe baz de inventar i proces-verbal de predare-primire, ntocmite potrivit anexelor nr. 2 i 3. Evidenta tuturor intrrilor i ieirilor de unitti arhivistice din depozit se tine pe baza unui registru, potrivit anexei nr. 4. Scoaterea documentelor din eviden ta arhivei se face numai cu aprobarea conducerii creatorilor sau de tintorilor de documente i cu avizul Arhivelor Nationale sau al directiilor judetene ale Arhivelor Nationale, dup caz, n functie de creatorii la nivel central sau local, n urma selectionrii, transferului n alt depozit de arhiv sau ca urmare a distrugerii provocate de calamitti naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil i de nenlturat.

Sectiunea a II-a Selecpionarea documentelor Art. 10. -n cadrul Arhivelor Nationale functioneaz comisia central de selectionare a documentelor, care coordoneaz activitatea de selectionare a documentelor ntocmite i detinute de creatorii la nivel central, iar n cadrul directiilor judetene ale Arhivelor Nationale functioneaz cte o comisie de selectionare a documentelor, care coordoneaz activitatea de selectionare a documentelor ntocmite i detinute de ceilalti creatori. Modul de organizare i atributiile comisiilor prevzute la alin. 1 se stabilesc prin norme privind activitatea arhivistic , aprobate de directorul general al Arhivelor Nationale. Art. 11. -n cadrul fiecrei unitti creatoare i detintoare de documente functioneaz cte o comisie de selectionare, numit prin decizia sau ordinul conductorului unittii respective, fiind compus din: un preedinte, un secretar i un numr impar de membri numiti din rndul specialitilor proprii. Aceast comisie se ntrunete anual sau ori de cte ori este necesar, pentru a analiza fiecare unitate arhivistic n parte, stabilindu-i valoarea practic sau istoric; hotrrea luat se consemneaz ntr-un proces-verbal, ntocmit potrivit anexei nr. 5. Procesul-verbal de selectionare, nsotit de inventarele documentelor propuse spre eliminare ca fiind lipsite de valoare, precum i de inventarele documentelor ce se pstreaz permanent, se nainteaz spre aprobare Comisiei centrale de selectionare, n cazul creatorilor i detintorilor de documente la nivel central, sau comisiilor din cadrul direc tiilor judetene ale Arhivelor Nationale, n cazul celorlalti creatori i detintori de documente. Documentele se scot din evidentele arhivelor i se pot elimina numai n baza proceselorverbale ale comisiilor prevzute la alin. 2. n cazul administratorului unic, acesta poart rspunderea pentru selectionarea documentelor ce urmeaz a fi arhivate. Sectiunea a III-a Pstrarea documentelor Art. 12. -Creatorii i detintorii de documente sunt obligatis pstreze documentele create sau detinute n conditii corespunztoare, asigurndu-le mpotriva distrugerii, degradrii, sustragerii ori comercializrii n alte conditii dect cele prevzute de lege. Persoanele juridice creatoare i detintoare de documente sunt obligate s le pstreze n spatii special amenajate pentru arhiv. Noile constructii ale creatorilor i detintorilor de arhiv vor fi avizate de ctre Arhivele Nationale sau directiile judetene ale Arhivelor Nationale, dup caz, numai dac au spatii prevzute pentru pstrarea documentelor. Arhivele Nationale i directiile judetene ale Arhivelor Nationale pot prelungi termenul de pstrare a documentelor la detintori pn la asigurarea spatiilor necesare prelurii lor. Depozitele de arhiv vor fi dotate, n functie de formatul i de suportul documentelor, cu mijloace adecvate de pstrare i de protejare a acestora, precum i cu mijloace, instalatii i sisteme de prevenire i stingere a incendiilor. Sectiunea a IV-a Depunerea documentelor la Arhivele Napionale

Art. 13. -Persoanele juridice creatoare i detintoare de documente depun spre pstrare permanent la Arhivele Nationale i la directiile judetene ale Arhivelor Nationale, dup cum urmeaz: a) documentele fotografice, precum i peliculele cinematografice, dup 20 de ani de la crearea lor; b) documentele scrise, cu exceptia actelor de stare civili a documentelor tehnice, dup 30 de ani de la crearea lor; c) documentele tehnice, dup 50 de ani de la crearea lor; d) actele de stare civil, dup 100 de ani de la ntocmirea lor; e) matricele sigilare confectionate din metal, avnd nscrise toate nsemnele legale i denumirea complet a unittii, dup scoaterea lor din uz. Art. 14. -Creatorii i detintorii de arhiv pot detine documente care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romniei i dup expirarea termenului de depunere, dac sunt necesare n desfurarea activittii lor, pe baza aprobrii directorului general al Arhivelor Nationale, n cazul creatorilor i detintorilor la nivel central, i a directorilor directiilor judetene ale Arhivelor Nationale, pentru ceilalti creatori i detintori, n conditiile respectrii prevederilor prezentei legi. Ministerul Aprrii Nationale, Ministerul Afacerilor Externe, Serviciul Romn de Informatii, Serviciul de Informatii Externe, Serviciul de Protectie i Paz, alte organe cu atributii n domeniul sigurantei nationale, precum i Academia Romn ipstreaz documentele proprii n conditiile prezentei legi i dup expirarea termenelor prevzute la art. 13. Art. 15. -Organizatiile particulare i persoanele fizice care detin documente din Fondul Arhivistic National al Romniei le pot depune la Arhivele Nationale sub form de custodie sau donatie, scutite de taxe i impozite. Detintorul care dorete s vnd documente care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romniei este obligat s comunice aceasta Arhivelor Nationale sau, dup caz, directiilor judetene ale Arhivelor Nationale, care au prioritate la cumprarea oricror documente care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romniei i care trebuie s se pronunte n termen de 60 de zile de la data nregistrrii comunicrii. Art. 16. -Documentele cu valoare practic, n baza crora se elibereaz copii, certificate i extrase privind drepturile individuale ale cettenilor, vor fi pstrate de ctre creatorii i detintorii de documente. Art. 17. -Creatorii i detintorii de documente, prevzuti la art. 14 i 15, sunt obligatis depun la Arhivele Nationale sau la directiile judetene ale Arhivelor Nationale, dup caz, cte un exemplar al inventarelor documentelor permanente pe care le detin, la expirarea termenelor de depunere a acestora. Art. 18. -n cazul desfiintrii, n conditiile legii, a unui creator de documente, persoan juridic, fr ca activitatea acestuia s fie continuat de un altul, documentele cu valoare istoric, n sensul art. 2 din prezenta lege, vor fi preluate de ctre Arhivele Nationale sau de directiile judetene ale Arhivelor Nationale, iar cele cu valoare practic, n baza crora se elibereaz copii certificate i extrase privind drepturile individuale ale cettenilor vor fi depuse la Ministerul Muncii i Protectiei Sociale sau la directiile judetene ale acestuia. Art. 19. -Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romniei o dat intrate, potrivit legii, n depozitele Arhivelor Nationale i/sau ale directiilor judetene ale Arhivelor Nationale, nu mai pot fi retrase din administrarea acestora, cu exceptia celor predate n custodie.

CAPITOLUL IV Folosirea documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Na pional al Romniei

Art. 20. -Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romniei pot fi folosite pentru: cercetare tiintific, rezolvarea unor lucrri administrative, informri, actiuni educative, elaborarea de publicatii i eliberarea de copii, extrase i certificate. Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romniei pot fi consultate, la cerere, de ctre cetteni romni i strini, dup 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele la care nu s-a mplinit acest termen, cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unittii creatoare sau detintoare. Documentele de valoare deosebit nu se expun public, n original, ci sub form de reproduceri. Art. 21. -Creatorii i detintorii de documente sunt obligatis elibereze, potrivit legii, la cererea persoanelor fizice i a persoanelor juridice, certificate, copii i extrase de pe documentele pe care le creeazi le detin, inclusiv de pe cele pentru care nu s-a mplinit termenul prevzut la art. 13, dac acestea se refer la drepturi care l privesc pe solicitant. Serviciile prestate de ctre Arhivele Nationale pentru rezolvarea solicitrilor persoanelor fizice i ale persoanelor juridice se efectueaz, contra cost, n conditiile prevzute de lege. Art. 22. -Documentele a cror cercetare poate afecta interesele nationale, drepturile i liberttile cettenilor, prin datele i informatiile pe care le contin, sau cele a cror integritate fizic este n pericol nu se dau n cercetare. Fac parte din aceast categorie documentele care: a) privesc siguranta, integritatea teritoriali independenta statului romn, potrivit prevederilor constitutionale i ale legislatiei n vigoare; b) pot leza drepturile i liberttile individuale ale cetteanului; c) sunt ntr-o stare necorespunztoare de conservare, situatie stabilit de comisia de specialitate i consemnat ntr-un proces-verbal; d) nu sunt prelucrate arhivistic. Stabilirea documentelor respective se face de ctre detintorul legal al acestora, potrivit anexei nr. 6. CAPITOLUL V Personalul arhivelor Art. 23. -Creatorii i detintorii de documente, prevzuti la art. 2, persoane juridice, au obligatia de a nfiinta compartimente de arhiv sau de a desemna persoane responsabile cu probleme de arhiv, n functie de valoarea i cantitatea acestora. Desemnarea personalului nsrcinat cu activitatea de arhiv, structura i competenta acestor compartimente de arhiv vor fi stabilite de ctre conducerea unittii creatoare i detintoare de documente, cu avizul Arhivelor Nationale sau, dup caz, al directiilor judetene ale Arhivelor Nationale. Art. 24. -Formarea, atestarea i perfectionarea personalului de specialitate din Arhivele Nationale, ct i din celelalte unitti creatoare i detintoare de documente de arhiv se realizeaz prin Facultatea de Arhivistici prin coala National de Perfectionare Arhivistic. Art. 25. -Personalul de specialitate din cadrul Arhivelor Nationale va fi dimensionat n functie de calitatea i specificul materialului documentar aflat n administrare i face parte din categoria functionarilor publici. CAPITOLUL VI Rspunderi i sancpiuni Art. 26. -Nerespectarea dispozitiilor prezentei legi atrage, dup caz, rspunderea contraventional, civil sau penal.

Art. 27. -Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea n stare de nentrebuin tare a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romniei constituie infractiune i se pedepsete conform prevederilor Codului penal. Art. 28. -Scoaterea peste granit a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romniei sau nstrinarea acestora ctre persoane fizice sau persoane juridice strine, fr autorizarea Arhivelor Nationale, constituie infractiune i se pedepsete cu nchisoare de la 3 la 7 ani, dac fapta nu constituie o infractiune mai grav. Tentativa se pedepsete. Art. 29. -Constituie contraventii la prevederile prezentei legi urm toarele fapte, dac nu sunt svrite n astfel de conditii nct, potrivit legii penale, s fie considerate infractiuni: a) neinventarierea documentelor sau nentocmirea de ctre creatorii acestora, persoane juridice, a nomenclatoarelor arhivistice pentru documentele proprii, potrivit art. 8 alin. 2; b) nepredarea de ctre compartimentele unittii creatoare, la arhiva proprie, a documentelor cu termen de pstrare permanent, pe baz de inventar i proces-verbal de predare-primire, conform prevederilor art. 9; c) neselectionarea documentelor create i detinute de ctre persoane juridice, la termenele prevzute n nomenclatorul propriu, de ctre comisia de selectionare a documentelor, n conditiile prevzute la art. 11; d) neasigurarea conditiilor corespunztoare de pstrare i protejare a documentelor create i detinute de ctre creatorii i detintorii de arhiv, persoane juridice sau persoane fizice, potrivit art. 12; e) nepredarea, la Arhivele Nationale i, dup caz, la directiile judetene ale Arhivelor Nationale, a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romniei de ctre creatorii i detintorii de documente de arhiv, la expirarea termenelor prevzute la art. 13; f) oferta de vnzare sau vnzarea documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romniei de ctre persoane fizice sau persoane juridice, fr respectarea priorittii Arhivelor Nationale de a le cumpra, potrivit prevederilor art. 15 alin. 2; g) nedepunerea la Arhivele Nationale sau la directiile judetene ale Arhivelor Nationale, dup caz, de ctre creatorii i detintorii de documente de arhiv, a inventarelor pe care le detin la expirarea termenelor de depunere, n conditiile prevzute la art. 17. Art. 30. - Contraventiile prevzute la art. 29 se sanctioneaz dup cum urmeaz: a) cu amend de la 500.000 lei la 2.000.000 lei, cele prevzute la lit. a), d) i f); b) cu amend de la 250.000 lei la 1.000.000 lei, cele prevzute la lit. b), c), e) i g). Amenda se aplici persoanei juridice. n cazul contraventiilor prevzute la art. 29 lit. f), Arhivele Nationale pot solicita instantei judectoreti anularea actului de vnzare, chiar i dup expirarea termenului de prescriptie a rspunderii contraventionale, n conditiile legii civile. Art. 31. -Constatarea contraventiilor prevzute la art. 29 i aplicarea sanctiunilor se fac de ctre mputernicitii Arhivelor Nationale i, dup caz, ai directiilor judetene ale Arhivelor Nationale. Art. 32. -mpotriva procesuluiverbal de constatare a contraventiei se poate face plngere, n termen de 15 zile de la comunicare, la judectoria n a crei raz teritorial a fost svrit contraventia. Art. 33. -Contraventiilor prevzute n prezenta lege le sunt aplicabile dispozitiile Legii nr. 32/1968 privind stabilirea i sanctionarea contraventiilor. CAPITOLUL VII Dispozipii finale i tranzitorii

Art. 34. - Creatorii i detintorii de documente sunt obligati s comunice n scris, n termen de 30 de zile, Arhivelor Nationale sau, dup caz, directiilor judetene ale Arhivelor Nationale, documentele care le atest nfiintarea, reorganizarea sau desfiintarea, n conditiile legii. Art. 35. -Denumirile Directia General a Arhivelor Statului i Arhivele Statului, folosite n actele normative n vigoare, se nlocuiesc cu denumirea Arhivele Nationale. Art. 36. -Dispozitiile din prezenta lege referitoare la directiile judetene ale Arhivelor Nationale se aplic, n mod corespunztor, i Directiei Municipiului Bucureti a Arhivelor Nationale. Art. 37. - Anexele nr. 1-6 fac parte integrant din prezenta lege. Art. 38. -Decretul nr.472/1971 privind Fondul Arhivistic National al Republicii Socialiste Romnia, cu modificrile ulterioare, precum i orice alte dispozitii contrare prevederilor prezentei legi se abrog. Aceast lege a fost adoptat de Senat n edin/a din 4 martie 1996, cu respectarea prevederilor art. 74 alin. (1) din Constitu/ia Romniei. PREEDINTELE SENATULUI prof. univ. dr. OLIVIU GHERMAN Aceast lege a fost adoptat de Camera Deputa/ilor n edin/a din 12 martie 1996, cu respectarea prevederilor art. 74 alin. (1) din Constitu/ia Romniei. PREEDINTELE CAMEREI DEPUTATILOR ADRIAN NSTASE Bucureti, 2 aprilie 1996. Nr. 16.