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Access: Les formulaires

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Introduction Cration d'un formulaire assist Entrer de l'information Dplacement dans le formulaire Personnaliser un formulaire

Supprimer un champ Ajouter un champ Dplacer un contrle Dplacer une srie de contrles

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La barre d'outils Slectionner Les assistants


Les intituls Zone de texte Groupe d'option Bouton bascule Bouton radio Bouton crochet Zone de liste modifiable Zone de liste Bouton commande Image Objet indpendant

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Objet dpendant Saut de page Les onglets Sous-formulaire Trait Bote Autres contrles

Introduction

Les formulaires servent mieux prsenter l'information quila se retrouve dans les diffrentes tables. Il est Les possibilits de barre d'outils plus "convivial" ou pratique d'entrer l'information dans un formulaire que directement dans une table ou Les proprits des contrles requte. Aussi, il est possible d'afficher seulement les champs qui sont ncessaires l'cran. Il est aussi Verrouiller un champ possible de "verrouiller" un champ. Ceci Masquer permet un l'utilisateur du formulaire de voir le contenu d'un cham champ pas de le modifier. Comme pour une requte, il est possible d'avoir des champs calculs pour accomplir Ordre de tabulation calculs tel que pour des sous totaux ou des taxes. La liste des fonctions d'Access vous permet d'accompl beaucoup plus que de simples calculs.

La cration d'un formulaire ncessite une table ou une requte pour tre la source de celui-ci. Une requ plus pratique lorsque vous avez besoin d'un formulaire dont les champs proviennent de plusieurs tables. aussi plus pratique si vous voulez filtrer les enregistrements pour voir seulement une partie qui rpond critres.

Imprimer le formulaire

Les exercices sur les diffrents lments et fonctions d'un formulaire seront dmontrs partir de la tab Employs. Pour copier la base de donnes qui contient cette table, et plusieurs autres, cliquez ici pour v rendre la page des fichiers de dmonstrations et sauvegardez le fichier demoacc2.mdb sur votre di Pour ceux qui utilisent le fureteur Netscape pour voir ces pages, lisez la note attention au bas de la page copiez le fichier demoacc2.exe. Pour ceux qui utilisent Access 2000, il y a le fichier demoa2k2.exe sur c mme page Web. Une fois que vous aurez copi le bon fichier, revenez cette page pour continuer votre apprentissage.

Cration d'un formulaire assist

Vous pouvez crer un formulaire partir de rien. Mais il est plus avantageux d'utiliser l'un des assistants qu'Access rend votre disposition pour raliser un formulaire. Vous pouvez toujours par la suite le modi selon vos besoins.

Vous pouvez crer un formulaire partir d'aucun champ. Mais, la "source" d'un formulaire peut tre une ou une requte. Cependant, une requte peut avoir plusieurs tables. Donc, vous pouvez avoir un formula "complexe" qui entre ou accde de l'information dans plusieurs tables en mme temps. Il faut cependa

vrifier le "bon fonctionnement" de ces requtes avant de crer un formulaire bas sur ceux-ci. La rgle que, si vous tes capable d'entrer de l'information directement partir de la requte, vous serez aussi ca de le faire dans le formulaire. partir du menu principal, slectionnez l'onglet des formulaires Appuyez sur le bouton Nouveau. .

Access vous affiche la liste des assistants disponibles pour la cration d'un formulaire. Comme vous le vo y a plusieurs choix. Le tableau ci-dessous dcrit chacun de ces assistants ainsi que les avantages et dsavantages de chacun. Type Description

Mode cration

Permet de construire un formulaire partir de zro.

Avantage/Dsavantage Bien pour de petits formulaires ou des formulaires ayant beaucoup de champ indpendants. Les assistants sont mieux placs pour des formulaires pour afficher les donn tables ou de requtes.

Asssitant formulaire

FormulaireInstantan: Colonnes FormulaireInstantan: Tableau FormulaireInstantan: Feuille de donnes Assistant graphique

Il vous pose quelques questions pour dterminer les champs dont vous aurez besoin ainsi que du genre de prsentation que vous voulez afficher. Il gnre automatiquement un formulaire qui affiche chacun des champs l'un en dessous de l'autre. Il affiche chacun des champs d'un enregistrement l'un a cot de l'autre.

Il vous offre plus d'options que les au assistants.

Rapide crer. Peut toujours changer prsentation par aprs.

Ceci n'est pas toujours pratique lorsqu avez plusieurs champs dans une table une requte. Il affiche tous les enregistrements en Ceci n'est pas vraiment pratique pour mode feuille de donnes comme l'utilisateur moins qu'il connaisse l'entre des donnes partir d'une table. parfaitement le contenu des champs. Il permet d'afficher les champs de type Difficile manipuler la premire fois. numrique ou de type montaire dans de pratique. un graphique. Il suffit d'indiquer l'assistant les champs que vous avez besoins et du genre d'opration (somme,

moyenne, minimum, maximum ...) que vous voulez avoir. Assistant Tableau crois Il vous permet de regrouper plusieurs dynamique champs dans un tableau crois.

Il a aussi l'avantage de vous afficher d oprations. Vous pouvez restructurer prsentation des donnes votre cho Access utilise le module de tableau cr dynamique d'Excel pour afficher le co

Pour les besoins de l'exercice, slectionnez l'option assistant formulaire. Au bas de la fentre, slectionnez la table ou la requte de votre choix. Pour les besoins de l'exercice, slectionnez la table Employs. Appuyez sur le bouton Suivant >.

La prochaine fentre consiste dterminer les champs que vous aurez besoin dans le formulaire. Au bas d fentre, celle-ci est spare en deux parties. La case de gauche affiche les champs de la table ou de la r La case de droite affiche la liste des champs qui seront utiliss dans le formulaire. Pour ajouter un champ Slectionnez de la case de gauche le champ que vous voulez ajouter au formulaire. Appuyez sur le bouton .

Le champ sera ajout la liste des champs slectionns pour le formulaire. Pour ajouter tous les champs, appuyez sur le bouton .

L'ordre dans lequel vous slectionnez les champs est important. C'est dans cet ordre que ces champs vo apparatre dans le formulaire. Vous pouvez toujours le changer en personnalisant le formulaire. Mais, vo pouvez aussi vous viter des aggravations en plaant en ordre les champs ds maintenant.

L'assistant vous permet de choisir des champs provenant de plusieurs tables ou de requtes sans avoir auparavant crer une requte ayant tous les champs voulus. Il faut cependant faire attention d'avoir fa relations permanentes entre les tables avant de choisir des champs de diffrentes tables ou requtes. A

formulaire va afficher tous les enregistrements. Si vous avez besoin d'afficher ou d'accder qu' une par enregistrements ou qu'il n'y ait pas de relations entre les tables ou les requtes dont vous avez besoin, v devez auparavant crer une requte. Pour les besoins de l'exercice, slectionnez tous les champs ( Appuyez sur le bouton Suivant >.

) dans le mme ordre que dans la tab

Le prochain cran demande quelle est la manire que les champs seront affichs l'cran. Access vous d mme un aperu de votre choix la gauche de la fentre avant de choisir dfinitivement. L'option Colon simple va afficher les champs un en dessous de l'autre. L'option Tabulaire va afficher les champs un c l'autre. Access va rduire la taille des champs pour s'assurer que les champs apparaissent l'un cot de L'option Feuille de donnes va afficher les champs de la mme manire que lors de l'entre des donnes une table. Ceci n'est pas pratique si l'utilisateur ne connat pas tous les champs. Le mode Justifi va affic champs l'un cot de l'autre sauf qu'il ne rduira pas la taille des champs. Il va afficher les autres cham dessous. La partie gauche de la fentre vous donne une image du type de prsentation.

Pour les besoins de l'exercice, slectionnez l'option Colonne simple. Appuyez sur le bouton Suivant >. La prochaine fentre vous demande quelle est l'image de fond de votre formulaire. Vous pouvez dcider pas mettre de fond de formulaire en slectionnant l'option Standard.

Pour les besoins de l'exercice, slectionnez l'option Crpuscule. Appuyez sur le bouton Suivant >. La dernire fentre vous demande premirement le titre du formulaire. Changez le titre "Liste des employs".

En plus, Access vous demande ce que vous voulez faire ensuite. Vous pouvez voir le formulaire ou modif immdiatement le formulaire.

Pour les besoins de l'exercice, slectionnez l'option Ouvrir le formulaire pour afficher ou entrer de informations. Appuyez sur le bouton Terminer. Voici un aperu du formulaire une fois termin.

Entrer de l'information

Il vous est maintenant possible d'ajouter ou de modifier les enregistrements de la table comme vous l'av tre fait en mode feuille de donnes lors de la cration de la table. Cependant, la prsentation des donn plus comprhensible pour un nouvel utilisateur qu'en utilisant le mode feuille de donnes.

Dplacement dans le formulaire


Pour se dplacer dans le formulaire, utilisez les touches suivantes:

Utilisez les touches Tab et MAJ (shift) Tab pour vous dplacer au champ suivant ou au champ prcden Utilisez les touches PageUp et PageDown pour vous dplacer d'un enregistrement l'autre. Vous pouvez aussi utiliser la barre de navigation situe au coin infrieur gauche de la fentre pour vou dplacer d'un enregistrement l'autre ou au premier et dernier enregistrement de la table.

Utilisez les flches vers la gauche ou vers la droite pour passer l'enregistrement prcdent ou suivant Utilisez les flches avec une barre verticale pour vous rendre au premier ou au dernier enregistrement table ou de la requte. Utilisez la flche avec l'toile ( * ) pour ajouter un enregistrement la table ou la requte. Placez le pointeur dans la case blanche et crivez le numro de l'enregistrement que vous voulez attein suivi de la touche Entre. OU Appuyez sur la touche F5 et entrez le numro de l'enregistrement que vous voulez atteindre suivi de la t Entre. Pour ajouter un enregistrement la table, allez au dernier enregistrement et appuyez sur la touche PageDown. Un enregistrement vide va apparatre. Ensuite, entrez les nouvelles donnes votre choix. OU De la barre d'outils, appuyez sur le bouton .

Modifier un enregistrement
Il est trs facile de modifier le contenu d'un champ si celui-ci n'est pas "verrouill".

Utiliser les touches du clavier ou la barre de navigation pour vous rendre l'enregistrement que vous v modifier. Placez le pointeur dans le champ sur lequel vous voulez apporter des modifications. Changez le contenu du champ votre choix.

Supprimer un enregistrement

Utiliser les touches du clavier ou la barre de navigation pour vous rendre l'enregistrement que vous v modifier. Du menu dition, slectionnez l'option Supprimer l'enregistrement. OU De la barre d'outils, appuyez sur le bouton .

Rechercher un enregistrement

Access vous permet de retrouver rapidement un enregistrement grce une recherche sur le contenu de des champs de l'enregistrement. Placez le pointeur dans le champ sur lequel vous allez accomplir la recherche. Du menu dition, slectionnez l'option Rechercher. OU

Appuyez sur les touches Ctrl et F. OU De la barre d'outils, appuyez sur le bouton .

Entrez la valeur, la date ou le nom que vous recherchez. Appuyez sur le bouton Rechercher.

Personnaliser un formulaire
Entrez en mode cration en appuyant sur le bouton .

Vous pouvez changer, ajouter et supprimer des objets votre formulaire. Access appelle chaque objet d formulaire un "contrle"; que ce soit du texte, un champ ou tout autre objet sur le formulaire.

Supprimer un champ

Il est toujours possible de supprimer un contrle (objet) du formulaire. Cela peut tre un intitul, une lig bote ou un autre lment du formulaire; incluant les champs. L'exercice qui suit consiste retirer le cha Poste du formulaire. L'exercice suivant va le remettre dans le formulaire. Slectionnez le champ supprimer. Pour les besoins de l'exercice, slectionnez le champ Poste. Appuyez sur la touche supprime. OU Du menu dition, slectionnez l'option Supprimer.

Ajouter un champ

L'exercice prcdent consistait enlever un champ Poste du formulaire. Il vous est toujours possible d'a ou de remettre un champ qui tait la base du formulaire. Cet exercice consiste remettre le champ po avait t retir dans le formulaire l'endroit o il tait plac. Appuyez sur le bouton .

La liste des champs de la table ou de la requte la source du formulaire va apparatre.

De la liste des champs, cliquez le champ dsir. Pour les besoins de l'exercice, slectionnez le champ P En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, dplacez le champ l'endroit dsir dans le form Pour les besoins de l'exercice, replacez le champ Poste son endroit original. Relchez le bouton de la souris.

Il suffit de faire attention l'ordre de prsentation des champs. Cette option est couverte plus loin sur ce page; voir ordre de tabulation.

Dplacer un contrle (objet)


Assurez-vous avant d'avoir appuy sur le bouton . Cliquez sur le contrle dplacer. Placez le pointeur sur la bordure de l'objet. Le pointeur devrait se transformer en une petite main. En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, dplacez le contrle l'endroit de votre choix.

Si vous aviez choisi une zone de texte (champ) ou un intitul, l'lment associ (champ ou intitul) va a dplacer. Pour dplacer seulement un ou l'autre: Assurez-vous avant d'avoir appuy sur le bouton . Cliquez sur le contrle dplacer. Placez le pointeur sur le gros carr noir situ au coin suprieur gauche du contrle. Le pointeur devrait transformer en une petite main avec l'index sur le carr. En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, dplacez le contrle l'endroit de votre choix.

Dans ce dernier cas, seulement l'intitul ou la zone de texte choisi se dplacera. De cette faon, il est po par exemple de mettre le champ en dessous de l'intitul.

Dplacer une srie de contrles (objets)

Pour dplacer plusieurs lments la fois, il faut premirement les slectionner: avec un bloc en utilisan souris ou avec une combinaison de clics de souris et de la touche MAJ (shift). Avec un bloc de souris:

Assurez-vous avant d'avoir appuy sur le bouton . En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, dplacez-l pour entourer tous les lments que voulez slectionner.

Cette technique est pratique si les lments sont proches l'un de l'autre et qu'il n'y a pas de contrles qu

doivent pas tre dplacs entre ceux-ci. Pour tre plus slectif dans vos choix de contrles, utilisez la tec suivante. Assurez-vous avant d'avoir appuy sur le bouton . En gardant un doigt sur la touche MAJ (shift), cliquez sur les contrles dplacer. Une fois que les lments sont choisis, utilisez la technique explique ci-dessus pour dplacer une srie contrles au lieu d'un seul.

Changer la prsentation d'un contrle (objet), changer les couleurs.

partir de la seconde barre d'outils, il est possible de changer la prsentation du texte et des champs. L

suivante de la barre d'outils permet de changer respectivement la couleur d changer la couleur du texte, changer la couleur du contour, changer le type de contour et mettre un effe relief aux contrles (objets) situs sur le formulaire.

Changer la taille d'un contrle (objet).


En tout temps, il vous est possible de modifier la taille

La barre d'outils
Appuyez sur le bouton pour afficher la barre d'outils.

La barre d'outils vous offre l'accs plusieurs contrles que vous pouvez ajouter votre formu La partie qui suit explique chacun de ces outils et donne un exemple du fonctionnement de ch dans un formulaire.

Slectionnez un contrle

En appuyant sur le bouton , il vous est possible de slectionner un ou plusieurs contrles (objets) pou ensuite les dplacer ou changer une de leurs proprits.

Activer les assistants

Cette option vous permet d'activer ou non les assistants pour les diffrents contrles de la barre d'ou

Laissez les assistants "actifs". Ceci va vous aider lors de l'ajout de certains contrles votre formulaire.

Ajouter un "intitul" ou du texte libre.

Aussi anciennement appel une tiquette, il sert dcrire les champs ou ajouter de l'information supplmentaire sur le formulaire. Un intitul apparat chaque fois que vous ajoutez un champ au formu Pour l'utiliser: Appuyez sur le bouton . Cliquez sur le formulaire o vous voulez placer l'intitul. crivez le texte de votre choix.

Ajouter une "zone de texte" ou un champ indpendant

Comme pour les requtes, il est possible d'ajouter des champs calculs partir d'autres donnes dans u formulaire ou un tat. Donc, vous pouvez accomplir des calculs directement dans le formulaire avec une de texte (i.e. champ). Par exemple, le total d'une facture ressemblerait ceci: =[SousTotalProduits] + [SousTotalServices] + [Taxes] . La seule diffrence entre une zone de texte contenant un champ d'un ch calcul est qu'il faut commencer la formule en utilisant le caractre " = ".

La prochaine partie consiste ajouter un champ calcul qui calcule le total des revenus (salaire+commis de l'employ affich l'cran. Appuyez sur le bouton pour ajouter une zone de texte. Cliquez l'endroit o vous voulez le champ indpendant. La zone de texte et un intitul vont apparatre. Placez le curseur l'intrieur de la case de zone de texte. Entrez la formule suivante: =[salaire] + [commission] . Affichez le formulaire en mode Formulaire en appuyant sur le bouton .

Si le champ revenu affiche #Nom?, il y a une erreur dans la formule. Veillez retourner au mode cration vrifier la formule. Entrez un chiffre dans la case salaire ou commission et appuyez sur la touche Entre.

Ds que vous avez appuyez sur la touche Entre, ou dplacez le pointeur un autre champ, le champ indpendant Revenu que vous venez de crer s'est mis jour avec le nouveau total de la somme des ch Salaire et Commission.

Vous pouvez crer vos propres formules pour calculer presque n'importe quoi. Vous pouvez calculer la T TVQ sur une facture, la commission d'un vendeur sur une facture ou utiliser les fonctions d'Access pour d calculs. En fait, vous devriez utiliser un champ calcul dans une requte, un formulaire ou un tat chaq

occasion que vous avez.

Ajouter un groupe d'options

Un groupe d'options vous permet, comme pour la zone de liste modifiable et la zone de liste, de choisir p une liste prdtermine. L'une des diffrences entre un groupe d'options et les deux autres est que toute options apparaissent l'cran. Pour les deux autres, il faut appuyer sur un bouton la droite de la case voir les autres possibilits. Une autre diffrence est que vous devez crire la description, appel une tiq en jargon d'Access, au lieu de choisir parmi une liste qui se retrouve dans une table ou une requte. La d diffrence est qu'il faut dterminer la valeur qui sera conserv dans le champ pour chacune des tiquette vous avez crit.

L'exercice consiste crer un groupe d'options qui sert dterminer le statut social de l'employ. La val sera choisie sera conserve dans le champ Statut de la table Employs. Appuyez sur le bouton . Cliquez sur le formulaire l'endroit o vous voulez mettre un groupe d'options.

la premire fentre, l'assistant de groupe d'options va vous demander la liste des tiquettes, ou descri pour les choix que vous voulez offrir l'utilisateur du formulaire.

crivez ensuite la liste des possibilits. Pour les besoins de l'exercice, crivez les mmes tiquettes, ou descriptions, que ceux affichs la fentre ci-dessus. Appuyez sur le bouton Suivant >.

L'assistant pour le groupe d'options vous demande ensuite si l'une des valeurs devrait tre la valeur par Ce qui veut dire qu'il y aurait une valeur prdtermine. Si aucune autre valeur n'est choisi, c'est celle-c sera la valeur du champ.

Pour les besoins de l'exercice, slectionnez l'option: "Non, je ne veux pas dfinir de valeur par dfaut." Appuyez sur le bouton Suivant >.

Aprs avoir entr les tiquettes, il faut donner une valeur chacune de celles-ci. Par dfaut, Access affic chiffre ct de chacune de ces tiquettes. Il vous est aussi possible de mettre du texte au lieu des chif Cette fentre vous permet de modifier ces valeurs ceux de votre choix. Pour les besoins de l'exercice, laissez les valeurs ceux affichs initialement la fentre. Appuyez sur le bouton Suivant >.

L'assistant vous demande ensuite que faire avec la valeur slectionne. Il vous offre de la conserver dan champ indpendant (conserver la valeur pour un usager ultrieur) ou de placer cette valeur dans un cha d'une table.

Pour les besoins de l'exercice, slectionnez l'option "Stocker la valeur dans ce champ:" et slectionn champ Statut. Appuyez sur le bouton Suivant >.

L'assistant vous demande ensuite de l'information sur le style de prsentation du groupe d'options que v prfrez. Il vous offre le choix pour la prsentation des intituls (descriptions) et de la bordure qui entou groupe. La partie gauche de la fentre vous offre un aperu du groupe d'options avec vos choix d'options

Pour les besoins de l'exercice, slectionnez l'option "Case d'option" pour la prsentation des tiquette Slectionnez l'option "chelonn" pour le choix de la bordure. Appuyez sur le bouton Suivant >.

Le dernier lment dont l'assistant a besoin pour terminer la cration du groupe est le titre pour le group d'options. Ce titre va apparatre au haut du groupe d'options. Pour les besoins de l'exercice: crivez le texte suivant dans la case : Statut social . Appuyez sur le bouton Terminer.

Access va prendre quelques instants pour gnrer le groupe d'options avec les options que vous avez ch Voici le rsultat de l'exercice.

Avec un groupe d'options, il est seulement possible de choisir l'un des choix offerts dans la bote la fois Comme dans cet exemple, il est impossible d'tre clibataire et mari en mme temps!

Bouton bascule Le bouton bascule, comme pour le bouton d'option et le bouton crochet sont utilis Bouton d'option (radio)

pour les champs de type Oui/Non. Il faut appuyer sur le bouton pour dire "oui" ou "activer" l'option ou le champ.

Le bouton d'option (anciennement appel bouton radio) peut tre utilis avec un de type Oui/Non. Il faut "noircir" le bouton pour l'activer ou pour dire l'quivalent Oui.

Bouton crochet Le bouton crochet peut tre utilis avec un champ de type Oui/Non. Il faut mettre
"X" dans la case pour l'activer ou dire l'quivalent de Oui.

Zone de liste modifiable

Comme un groupe d'options et une zone de liste, une zone de liste modifiable vous permet de slectionn

valeur parmi une liste prdtermine. Il vous est aussi possible d'ajouter d'autres valeurs la liste si ncessaire. C'est un lment que le groupe d'options et la zone de liste ne vous permettent pas. Une list aussi l'avantage d'viter des erreurs d'orthographe lors de la retranscription des donnes. Le dernier ava d'une liste modifiable est qu'il est possible d'afficher plusieurs champs en mme temps. Ceci a l'avantage donner une meilleure rfrence au moment de faire un choix pour une valeur de la liste.

L'exercice consiste crer une zone de liste modifiable pour le champ Bureau qui reprsente le lieu de tr des employs. La source de la liste modifiable sera la table Bureau qui contient le nom des villes ainsi q adresses de chacun des bureaux de la compagnie. Du formulaire, slectionnez le champ Bureau et effacez-le. De la barre d'outils, appuyez sur le bouton . Placez la zone de liste modifiable en cliquant l'endroit o le champ Bureau tait situ.

L'assistant vous offre trois manires de dterminer la source pour la liste modifiable. Parmi les choix pou dterminer la source, vous pouvez choisir le contenu d'une table ou d'une requte. Vous pouvez aussi c valeurs de votre choix. Celles-ci seront ensuite conserves dans une nouvelle table. La dernire possibili permet de vous rendre un enregistrement selon le choix de cette liste modifiable. Pour les besoins de l'exercice, slectionnez la premire option: Je veux que la liste modifiable recherche ... Appuyez sur le bouton Suivant >.

L'assistant va ensuite vous demander le nom de la table ou de la requte qui sera utilis pour la source d zone modifiable. Il vous affiche mme la liste de ceux-ci. Pour les besoins de l'exercice, slectionnez la table Bureau. Appuyez sur le bouton Suivant >.

La fentre suivante vous demande de choisir parmi la liste des champs de la requte ceux que vous voul afficher l'cran. Ceux-ci vous donnent une rfrence supplmentaire lors de la slection de la valeur de modifiable. Les champs seront affichs selon l'ordre qu'ils se retrouvent dans la case "Champs slectionn

Pour les besoins de l'exercice, slectionnez dans l'ordre les champs suivants: Bureaux, Adresse, Tl

Appuyez sur le bouton Suivant >.

La prochaine fentre vous demande de dterminer la largeur de chacune des colonnes des champs que v avez slectionns la fentre prcdente. C'est cette largeur qui sera utilise lorsqu'il sera le temps d'af liste modifiable. Aussi, cette fentre vous permet d'afficher ou de cacher la colonne cl; la premire slectionne la fentre prcdente. Pour ce cas, il s'agit du champ Bureaux. Pour les besoins de l'exercice, dsactivez l'option Colonne cl cache. Pour ajuster la largeur des colonnes:

Il est intressant d'tre capable d'ajuster la largeur des colonnes contenant de l'information. Vous pouve assurer que toute l'information du champ apparat dans la case.

Placez le pointeur au bout de la colonne ou entre deux colonnes. En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, dplacez celle-ci vers la gauche ou vers la droite rduire ou largir la colonne.

Pour les besoins de l'exercice, ajuster la largeur des colonnes pour afficher tout le contenu de celles-ci. Appuyez sur le bouton Suivant >.

S'il y a seulement deux champs dans la liste des champs disponibles: Appuyez sur le bouton Prcdent >. Dsactivez l'option de colonne cl cache. Appuyez sur e bouton Suivant >.

Puisque vous avez choisi plusieurs champs l'affichage, l'assistant voudrait savoir la valeur de quel cham il conserver dans la zone modifiable. Pour les besoins de l'exercice, slectionnez le champ Bureaux. Appuyez sur le bouton Suivant >.

L'assistant vous demande ensuite l'endroit o vous voulez conserver la donne. Vous pouvez la conserve un champ indpendant (Mmoriser la valeur pour usage ultrieur) ou la mettre dans l'un des champs de table. Pour les besoins de l'exercice, stocker la donne dans le champ Bureau. Appuyez sur le bouton Suivant >.

La dernire question est de savoir quel est le texte de l'tiquette qui va dcrire la liste modifiable. Pour les besoins de l'exercice, crivez "Bureau" dans la case. Appuyez sur le bouton Terminer. Voici un aperu de la liste modifiable une fois termine.

Pour ajouter un nouveau bureau, ajoutez un enregistrement dans la table Bureaux. Par exemple, ajoutez Toronto au 1000 Younge street. Ensuite, retournez voir le contenu de la liste modifiable.

Zone de liste

Une zone de liste offre l'utilisateur du formulaire un choix de certaines valeurs pour un champ. L'exerc suit consiste crer une zone de liste et d'afficher une liste pour les occupations possibles dans l'entrepr Appuyez sur le bouton Zone de liste .

Dans cette base de donnes, il y a une table qui contient la liste des occupations de l'entreprise. Cette ta s'appelle d'ailleurs Occupations. Vous pouvez aussi crer votre propre liste en slectionnant l'option "Je t les valeurs souhaites."

Pour les besoins de l'exercice, slectionnez la premire option: Je veux que la zone de liste recherc valeurs dans une table ou requte. Appuyez sur le bouton Suivant >.

Access va ensuite vous demander le nom de la table ou de la requte qui contient le champ avec l'inform mettre dans la zone de liste. De la liste des tables et requtes de la base de donnes, slectionnez celle contient l'information que vous voulez afficher dans la zone de liste.

Pour les besoins de l'exercice, slectionnez la table Occupations. Appuyez sur le bouton Suivant >.

La table contient qu'un seul champ: Occupation. Dans cette table, il y a prsentement que deux occupat possibles: grant et vendeur. Si vous vouliez ajouter une autre poste la liste, il faudrait ajouter un enregistrement cette table. Contrairement une zone de liste modifiable, il est impossible d'ajouter un enregistrement directement dans la zone de liste.

Il y a aussi une autre table qui aurait pu tre choisie. C'est la table Employs. Il y a dans celle-ci le cham qui contient dj une liste des occupations des employs. Mais, dans la plupart des cas, vous voudrez ut les informations provenant d'une autre table. Slectionnez le champ occupation.

Appuyez sur le bouton pour transfrer le champ Occupation dans la zone des Champs slectionns Appuyez sur le bouton Suivant >.

L'assistant de la zone de liste vous demande ensuite de dterminer la longueur du champ qui sera affich l'cran.

Placez le pointeur sur la bordure droite de la case. En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, dplacez la souris vers la gauche ou la droite se vous voulez rduire ou agrandir la largeur la longueur de la fentre. Une fois que vous avez dtermin la largeur voulue, relchez le bouton de la souris. Appuyez sur le bouton Suivant >.

L'avant dernire tape consiste indiquer l'assistant de la zone de liste si vous voulez conserver les ch dans une valeur pour usage ultrieur ou parmi l'un des champs qui se retrouve dans le formulaire. Pour l'exercice, la valeur choisie de la zone de liste ira dans le champ Poste.

Slectionnez la seconde option: Stocker la valeur dans ce champ. De la liste des champs disponibles, slectionnez le champ Poste. Appuyez sur le bouton Suivant >.

La dernire tape consiste crire le texte qui ira avec la zone de liste. crivez dans la case de l'tiquette: "Poste". Appuyez sur le bouton Terminer.

Bouton de commande

Les boutons commandes sont trs pratiques pour les utilisateurs de formulaires. Ils permettent de facile accder des options qui affectent le formulaire ou la base de donnes. Par exemple, grces aux bouton commande, il est possible de passer d'un enregistrement un autre, d'ouvrir ou d'imprimer un formulair tat ainsi que plusieurs autres possibilits. Access offre une srie d'options prdtermines pour faciliter cration de boutons de commande. Si, ceux-ci ne rpondent pas vos besoins, vous pouvez toujours cr macro ou un module et "l'attacher" un bouton.

Le prochain exercice consiste la cration d'un bouton commande pour passer l'enregistrement suivan partir de la barre d'outils, cliquez sur le bouton de commande .

L'assistant pour le bouton de commande va afficher la fentre suivante.

Cette premire fentre demande quelle action le bouton devra faire lorsqu'on appuie sur celui-ci. La prem colonne les catgories d'actions possibles. La seconde colonne affiche les actions possibles. Puisque, pou l'exercice, le bouton doit afficher l'enregistrement suivant: De la colonne Catgories, slectionnez l'option Dplacements entre enreg. De la colonne Actions, slectionnez l'option Enregistrement suivant. Appuyez sur le bouton Suivant >.

La prochaine fentre vous demande quel genre de prsentation voulez-vous sur le bouton. Est-ce du tex votre choix ou une image reprsentative? Si vous voulez du texte, il suffit d'crire le texte dans la premi case et de choisir l'option Texte. Pour l'exercice, une image sera utilise. Cliquez sur l'option Image. De la liste des images possibles, slectionnez l'image Suivant.

Il y a aussi deux autres options intressantes sur cette fentre. En cliquant sur l'option " Afficher toutes images", vous aurez plus de possibilits pour choisir une image. Mme avec cette liste, il est encore pos qu'il n'y ait pas d'image qui rponde vos besoins. Il est donc possible, avec le bouton Parcourir d'alle chercher une image que vous avez trouve d'ailleurs et de le coller au bouton. Appuyez sur le bouton Suivant >.

La dernire fentre vous demande quel nom voulez-vous donner au contrle bouton de commande. Dans la case, crivez le texte "Bouton suivant". Appuyez sur le bouton Terminer.

Image

Il est aussi possible d'insrer des images dans un formulaire. Que ce soit le logo de la compagnie ou une reprsentative. De la barre d'outils, cliquez sur le bouton d'image Un pointeur ayant la forme suivante voulez insrer l'image. .

va apparatre. Il suffit de la placer sur le formulaire l'endroit o

Placez le pointeur sur le formulaire et cliquez sur le bouton de la souris.

Access va ensuite vous demander l'endroit et le nom de l'image que vous voulez insrer. Slectionnez l'endroit et l'image de votre choix. Appuyez sur le bouton OK.

L'image va ensuite s'insrer sur le formulaire. Vous pourrez toujours le dplacer sur le formulaire. Selon format de l'image, il est possible que vous ne pourrez pas changer sa taille. C'est une chose prendre e considrations lorsque vous crez les images pour vos formulaires ou vos tats.

Cadre d'objet indpendant

Permet d'insrer des objets provenant d'autres applications Windows tel qu'un graphique d'Excel ou un organigramme de Visio ou d'autres applications. L'objet est indpendant du contenu des tables d'Access.

Cadre d'objet dpendant

L'objet insr est dpendant du contenu des tales ou des requtes d'Access. Une modification de ceux-ci pourrait affecter l'objet dpendant.

Saut de page

Mme dans un formulaire, il est possible de mettre des sauts de page. Cela n'a aucun effet l'affichage l'cran. Mais, cette option est trs pratique au moment de l'impression du formulaire. Cela permet d'imp un formulaire sur plusieurs pages. De la barre d'outils, appuyez sur bouton saut de page Dplacez le pointeur au bas de la zone Dtails. Appuyez sur le bouton gauche de la souris. .

Un petit contrle va apparatre coll sur la bordure gauche de la fentre. Ceci est le sparateur de pa Tout ce qui est au dessus de ce contrle va tre sur une page. Le reste sera imprim sur une autre page Pour voir l'effet de ce contrle, il faut premirement le dplacer au milieu du formulaire. Cliquez sur le contrle du sparateur de page. En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, dplacez le contrle au milieu du formulaire. Le sparateur va automatiquement se coller la bordure gauche du formulaire. Appuyez sur le bouton .

Vous verrez un aperu de votre formulaire s'il tait imprim sur papier. Vous voyez aussi seulement une de votre formulaire. Le reste est sur la page suivante. Appuyez sur le bouton situ au coin infrieur gauche de l'cran.

La page suivante va apparatre l'cran. Vous allez remarquer que le reste du formulaire va apparatre s papier. Mais, aussi, vous allez voir le dbut d'un formulaire pour l'enregistrement suivant. C'est pour cet raison, pour des be

soins d'impression que des sauts de page sont mis la toute fin de la zone Dtail du formulaire; pour ne avoir deux formulaires sur une mme feuille de papier.

Contrle Onglet
Le contrle Onglet offre deux avantages. Il regroupe les informations une mme place et prend moins d'espace l'cran. Il suffit de cliquer sur l'onglet pour voir les informations de la catgorie choisie.

Sous formulaire/Sous tat

Trs pratique pour faire des formulaires complexes dont les donnes proviennent de plusieurs tables reli faut cependant faire attention qu'il y a des relations "formelles" entre les tables. Il y a la page des sousformulaires de ce site qui donne plus d'explications sur cette option.

Trait
Sert sparer les diffrentes sections d'un formulaire. Aide la lecture du formulaire.

Bote
Permet d'encadrer du texte ou un ou plusieurs champs. Seulement pour des besoins de prsentation.

Autres contrles
Il y a plusieurs autres contrles qui sont disponibles.

Changer les proprits d'un champ ou d'un objet.


Slectionnez l'objet, ou le contrle, dont vous voulez changer un attribut. Appuyez sur le bouton sur la barre d'outils. OU Appuyez sur le bouton droit de la souris. Du menu contextuel, slectionnez l'option Proprits.

Voici la liste de toutes les pro ou options que vous pouvez modifier pour chacun des "contrles" du formulaire.

Les proprits peuvent tre regroupes en 4 catgories : Format, Donnes, venneme Autres.

L'option la plus importante es seconde de la liste: Source co Access peut savoir si le conte un champ d'une requte ou d table. Il est aussi possible d'y une formule.

Verrouiller un champ

L'option de verrouiller un champ permet l'usager de voir l'information contenue dans un champ sans p le modifier. L'option Activ est aussi modifie pour que le curseur n'entre pas dans le champ. Slectionnez l'objet, ou le contrle, que vous voulez verrouiller. Appuyez sur le bouton sur la barre d'outils. OU Appuyez sur le bouton droit de la souris. Du menu contextuel, slectionnez l'option Proprits.

Changez l'option Activ Non. Le pointeur n'ira pas dans le champ. Changez l'option Verrouill Oui. L'usager ne pourra pas changer le contenu du champ.

Masquer un champ

Il est parfois intressant de masquer un contrle pour que l'usager ne le voie pas au moment de l'utilisat formulaire. Par exemple, l'usager n'a pas besoin de voir des champs calculs pour des ratios qui sont uti seulement pour le formulaire. Ce contrle sera toujours visible en mode cration. Slectionnez l'objet, ou le contrle, que vous voulez masquer. Appuyez sur le bouton sur la barre d'outils. OU Appuyez sur le bouton droit de la souris. Du menu contextuel, slectionnez l'option Proprits. Changez la proprit Visible Non.

L'usager ne verra plus le champ sur le formulaire. Mais le formulaire peut toujours utiliser ce contrle inv pour ses propres besoins.

Le format automatique
Access vous permet de changer la prsentation de votre formulaire en utilisant un modle prtabli. Appuyez sur le bouton .

La fentre suivante va apparatre.

Cette fentre vous permet d'utiliser l'un des modles existants ainsi que de dcider d'affecter ces change aux polices de caractres, aux couleurs du texte et des bordures. Pour les besoins de l'exercice, slectionnez l'option Couleur 2 pour tous les attributs.

L'assistant de format automatique vous offre trois options: de crer un nouveau format bas sur les vale actuelles du Formulaire Liste des employs, de mettre jour le formulaire avec les option de Couleur 2 supprimer le modle Couleur 2. Pour les besoins de l'exercice, slectionnez la deuxime option (Mettre jour Couleur 2). Appuyez sur le bouton OK. Access va prendre quelques instants pour mettre jour la prsentation du formulaire.

Le bouton gnrer
Mettre jour des formules, Accder des fonctions, des macros ou des modules de programmation.

Appuyez sur le bouton

Access vous offre le choix d'accder au gnrateur d'expression, au gnrateur de macro ou le gnrate code.

Afficher un formulaire
partir du mode cration, appuyez sur le bouton . OU Du menu Affichage, slectionnez l'option Mode Formulaire.

Ordre de tabulation

L'ordre de tabulation vous permet de dterminer l'ordre dans lequel le curseur va passer d'un champ l' sur le formulaire. Il vous est possible de le changer pour vous permettre de mieux rpondre aux besoins formulaire. Pour cet exemple, le champ Poste devrait tre en dessous du champ Nom. Voici comment le dplacer. Du menu Affichage, slectionnez l'option Ordre des tabulations. L'cran qui est affich vous donne la liste des champs qui se retrouve sur le formulaire dans l'ordre que curseur passe d'un champ l'autre.

Cliquez sur la petite bote grise la gauche du champ Poste. En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, dplacez le champ en dessous du champ Nom.

Une fois que le champ est la bonne place, vous pouvez relcher le bouton de la souris.

Le bouton Ordre Automatique, peut automatiquement mettre les champs en ordre. Access met les cham ordre selon leur emplacement sur le formulaire: de gauche droite et du haut vers le bas. Donc, le cham plus proche du coin suprieur gauche du formulaire sera le premier champ o le curseur va s'arrter, cel droite le second etc.

Mais cela n'est peut tre pas ce que vous avec besoin. Imaginez que vous avez sur votre formulaire trois "zones", informations personnelles, salaire et avantages sociaux par exemple. Il est trs possible d'avoir zones l'une cot de l'autre. Donc, l'ordre automatique ne serait pas votre avantage. C'est pour cette qu'il est toujours possible de changer l'ordre de tabulation.

Imprimer un formulaire
Attention!

Puisqu'il s'agit que d'un exemple, n'imprimez pas tous les enregistrements. Imprimez seulement la prem page du formulaire. Sinon, tous les enregistrements vont s'imprimer sous forme de formulaire. Vous pou aussi changer la mise en page du document en utilisant le menu Fichier et Mise en page. Du menu Fichier, slectionnez l'option Imprimer. OU Appuyez sur le bouton .

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