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Produire Un document long avec Word

Table des matires


Introduction ........................................................................................................................................ 3 1 2 La saisie du texte ........................................................................................................................ 3 Notion de paragraphe ................................................................................................................. 4 2.1 2.2 3 3.1 3.2 3.3 4 4.1 Dfinition technique ............................................................................................................ 4 Paragraphe et structuration logique du document ............................................................... 4 Appliquer un style ............................................................................................................... 6 Modifier les styles ............................................................................................................... 6 Numrotation des titres ....................................................................................................... 7 Les notes .............................................................................................................................. 8

Les styles .................................................................................................................................... 5

Au risque de se rpter .............................................................................................................. 7 Les rfrences ............................................................................................................................ 8

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4.2 4.3 4.4

La table des matires ........................................................................................................... 8 La table des illustrations ...................................................................................................... 9 Les index ........................................................................................................................... 10 Indexation manuelle ................................................................................................... 10 Indexation automatique .............................................................................................. 11 Insertion et actualisation de la table dindex .............................................................. 11 Effacer les index ........................................................................................................ 11

4.4.1 4.4.2 4.4.3 4.4.4 4.5 5 5.1 5.2

Renvoi ............................................................................................................................... 12 Accs aux fonctions de mise en page ................................................................................ 13 Les sections ....................................................................................................................... 13 Dfinition ................................................................................................................... 13 Insrer un saut de section ........................................................................................... 13 Paramtrage................................................................................................................ 14 Prcaution sur les documents multi-section ............................................................... 14

La mise en page ....................................................................................................................... 12

5.2.1 5.2.2 5.3 5.3.1 5.3.2 6 6.1 6.2 6.3 7

En-tte et pied de page ...................................................................................................... 14

Elments techniques divers ...................................................................................................... 15 Les limites (ou retraits) de texte ........................................................................................ 15 Les listes puce et liste numrotes.................................................................................. 15 Les sauts de page ............................................................................................................... 15

Recommandations .................................................................................................................... 15

Thierry Godreau 2009

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Introduction
La production de documents longs, tels quun mmoire, ne peut tre ralise efficacement que si certaines mthodes et techniques sont appliques. Un document long comporte des numros de pages, des titres numrots, une table des matires autant dlments qui peuvent tre grs automatiquement par Word mais qui sont fastidieux entrer manuellement. Songez quil suffit dinsrer une page dans un document p our dcaler les numros de toutes les pages suivantes. De mme, la mise en forme (police, taille etc) peut tre applique globalement tout le document garantissant une prsentation homogne moindre effort. La matrise des techniques de base expliques dans le paragraphe 3 est essentielle. Les 2 ou 3 heures que vous consacrerez leur apprentissage seront largement rcupres ds votre premier mmoire, sans compter lconomie de temps sur les nombreux documents que vous serez amens produire par la suite au cours de votre vie professionnelle.

1 La saisie du texte
Dans la construction dun document on ne fait jamais de mise en forme en mme temps quon saisit le texte. La saisie du texte doit tre faite au kilomtre . On se bornera lors de la saisie du texte appliquer les niveaux de titre (cf. 2 et 3) et signaler les lments de listes puce et listes numrotes.

La grammaire et lorthographe
Quand vous entrez du texte, certains mots apparaissent souligns de vaguelettes : les vaguelettes rouges signalent les fautes dorthographe, les vaguelettes vertes les fautes de grammaire. Si les vaguelettes napparaissent pas : dans le menu Outils slectionnez Options dans longlet Grammaire et orthographe cochez les cases Vrifier lorthographe (resp. la grammaire) au cours de la frappe. Les cases Masquer les fautes dorthographe (resp. de grammaire) dans le document doivent tre non coches. Vous pouvez tout moment lancer une vrification de lorthographe et de la grammaire en cliquant sur Grammaire et orthographe dans le menu Outils. Quand une faute vous est signale, cliquez droit sur le mot soulign de vaguelettes et slectionnez la bonne orthographe si elle figure dans la liste propose ou corrigez manuellement lerreur. Word utilise un dictionnaire de la langue dfinie par dfaut. Il utilise galement un dictionnaire personnel PERSO.DIC qui permet lutilisateur de stocker des mots spcifiques son activit de telle faon que le vrificateur dorthographe ne signale pas derreur. Pour cela choisissez Ajouter au dictionnaire aprs avoir cliqu droit sur le mot signal en erreur. Lutilisation du correcteur orthographique ne dispense pas dune relecture attentive. Certaines fautes, de grammaire en particulier, ne sont pas signales.

Thierry Godreau 2009

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2 Notion de paragraphe
2.1 Dfinition technique
Vous dlimitez un paragraphe chaque fois que vous frappez la touche [Entre] (ou []). La touche [Entre] insre dans votre texte un caractre non imprimable ( ) qui provoque le retour la ligne. Ce caractre est appel marque de paragraphe. Le paragraphe est lunit comprise entre deux caractres car (ou entre le dbut du document et le 1er

Remarque : si le caractre saut de paragraphe nest pas affich lcran vous pouvez lafficher en allant dans les options (menu Outils / Options) puis dans longlet Affichage, puis en cochant Marque de paragraphe) ou utilisez la combinaison de touches [Ctrl] [*]. Le paragraphe est l'unit fondamentale pour la mise en forme des documents. Par exemple, la justification (centr, align gauche) du texte est dfinie pour lensemble dun paragraphe.

2.2 Paragraphe et structuration logique du document


Le paragraphe est lunit de base dorganisation logique du document. Un exemple pour comprendre. Observons le texte de la page suivante : Les titres Introduction, Les aventures de Tintin et Milou, ainsi que Conlusion sont des titres de niveau 1 ; ce sont eux qui constituent le premier niveau de segmentation du texte et en donnent les principales articulations logiques Les titres Tintin, Milou, Astrix etc sont des titres de niveau 2.

Les titres et le corps de texte sont tous des paragraphes au sens technique dfini prcdemment. Dans Word, une certaine mise en forme est associe chaque type de texte. Ce lien entre un niveau logique de texte (Titre de 1er niveau, titre de 2me niveau, corps de texte) est appel Style.

Contenu et mise en forme


Toute modification de mise en forme du texte est ralise au niveau du style. La modification d'un style se reporte automatiquement sur l'intgralit des paragraphes auxquels on aura associ le style modifi. Cette action peut tre ralise tout moment et elle est immdiate. En revanche, l'application des styles aux paragraphes (par exemple les titres) est excute au fil de la rdaction (ou mme au tout dbut de la rdaction lors de l'tablissement du plan). Il va de soi qu'une telle opration n'est pas automatisable puisqu'elle relve de votre seul choix quant au contenu de votre document. Les modifications manuelles ponctuelles, telles que le soulignement, destines mettre en vidence un point du texte s'apparentent plus une opration sur le contenu que sur la mise en forme. C'est, vous qui dcidez de souligner.

Thierry Godreau 2009

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3 Les styles
Remarque prliminaire : lutilisation des styles est obligatoire pour numroter les titres automatiquement et pour gnrer la table des matires.

Dans la barre doutils Mise en forme, la premire liste vous permet de choisir le style appliquer au paragraphe courant (paragraphe o se situe le curseur ddition clignotant ).

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Lillustration de la page prcdente vous montre les styles appliqus dans le document relatif aux personnages de bande dessine. Normal : cest le style par dfaut, il correspond au style du corps de texte Titre 1 : style appliqu aux titres de 1er niveau (Exemple : Les aventures dAstrix le Gaulois) Titre 2 : style appliqu aux titres de 2nd niveau (sous-titres des titres de style Titre 1 Ex : Astrix). Titre 3 : styl appliqu aux titres de 3me niveau (sous-titres des titres de style Titre 2). Ces styles sont prdfinis dans Word, en effet, tout document structur comporte du corps de texte et des titres. Remarque 1 : Attention Titre 1 nest jamais le titre du document. Remarque 2 : Le style Titre 1 + Avant : 0 cm a t cr lors de la suppression du numro de titre pour les paragraphes Introduction et Conclusion, gnralement non numrots. Pour effacer ce numro, on a plac le curseur juste devant le mot Introduction puis appuy sur la touche deffacement arrire : []. Remarque 3 : Word associe un style chacun des types de texte du document. 1

3.1 Appliquer un style


Pour appliquer un style Placez-vous sur le paragraphe Dans la barre doutils format, cliquez sur la liste Styles Slectionnez le style

En cas derreur appliquez un autre style. Vous pouvez utiliser galement le panneau latral Style et mise en forme. Pour afficher le panneau latral des styles cliquez sur le bouton sur les versions antrieures 2007 ou sur l'icne situe droite du groupe Style de l'onglet Accueil sur Word 2007. Pour viter dafficher tous les styles disponibles (il y en a beaucoup). En bas du panneau dans la liste Afficher : , slectionnez PersonnaliseDans la liste Catgorie, slectionnez Styles utiliss et cochez la case Toujours afficher les titre 1 3. Vous aurez les principaux styles disposition.

3.2 Modifier les styles


La modification des styles peut tre opre directement sur le document. Pour modifier un style : 1

Placez-vous sur un paragraphe du style modifier Faites les mises en forme

Le style Note de bas de page est associ cette note de bas de page. La mise en forme associe ce style est Times New Roman 10 pt, Alignement de paragraphe Gauche.

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Une que le texte a le format souhaitez Dans le panneau latral cliquez droit sur le style du texte que vous venez mettre en forme Slectionnez Mettre jour pour correspondre la slection. Le style est modifi

Seul le style Normal ne peut tre modifi ainsi. Pour modifier le style normal Cliquez droit sur le style Normal dans le panneau latral Slectionnez Modifier Modifier dans la fentre les lments de mise en forme Pour accder tous les paramtres cliquez sur le bouton Format et choisissez le type dlment de mise en forme modifier

Au risque de se rpter
Il est ESSENTIEL dutiliser les styles Titre1, Titre 2, etc. pour travailler efficacement avec Word sur un document long. Ils vous permettent, en quelques clics, dappliquer une mise en forme tous les textes de mme type de votre document. Leur utilisation est la base de la numrotation automatique et la gnration des tables des matires qui font lobjet des paragraphes suivants.

3.3 Numrotation des titres


Ne numrotez jamais les titres manuellement. Seul le texte du titre est saisi. Cest le niveau du titre et le systme de numrotation choisis qui vont permettre de numroter vos titres. Deux lments interviennent dans la numrotation : le type de numrotation (par chiffre arabe, romain lettre) et la hirachisation (1 puis 1.1 ou I puis A etc.) qui dtermine le format des titres de niveau infrieur. Pour numroter des titres Ouvrez le volet latral Styles et mise en forme en cliquant sur Cliquez sur la liste situe en vis--vis de Titre 1, puis slectionnez Modifier Cliquez sur le bouton Format puis Numrotation Dans longlet Hirarchisation, slectionnez une des numrotations qui associent numrotation et niveaux de titre, comme illustr ci-contre. Validez en cliquant sur OK.

Thierry Godreau 2009

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Dans Word 2007, l'application du style de numrotation des titres ne se fait plus dans les styles mais partir du bouton Listes plusieurs niveaux situ dans l'onglet Accueil. Comme pour les versions prcdentes, slectionnez un style associant des numrotations et des niveaux de titre. Remarque : la numrotation des titres est une fonction sensible. Toute mauvaise manipulation (c'est dire ne donnant pas le rsultat escompt) doit tre annule (CTRL + Z) et non corrige. Les corrections successives compliquent la structure du document et peuvent fausser lapplication des numrotations.

4 Les rfrences
Dans Word, on dsigne par le terme rfrences toutes les fonctionnalits permettant de dresser des tables de contenus (table des matires, des illustrations, d'index), d'oprer des renvois sur d'autres parties du texte (cf.) ou d'insrer des notes autant d'lments essentiels dans un mmoire universitaire. Word 2007 comporte un onglet Rfrences qui affiche toutes les fonctions initialement incluses dans le sous-menu Rfrences du menu Insertion.

4.1 Les notes


Word permet linsertion de notes de bas de page ou de notes de fin de document. Pour insrer une note : Dans le menu Insertion, slectionnez Rfrence puis Note de bas de Page Slectionnez lEmplacement de la note Prcisez le format Validez

Word attribue un style spcifique aux notes, vous pouvez le modifier. Dans Word 2007, cliquez sur le bouton d'insertion de note de bas de page ou sur le bouton Insrer une note de fin.

4.2 La table des matires


Lusage des niveaux de titre vous permet de gnrer trs facilement une table des matires. Pour insrer une table des matires : Placez-vous dans le document lendroit o vous souhaitez insrer la table Dans le menu Insertion slectionnez Rfrence puis Table et index Slectionnez longlet Table des matires Dans la liste Format choisissez le type de table Choisissez la profondeur de la table (3 par dfaut) et cochez les options souhaites. Vous pouvez vrifier leffet rendu dans lAperu avant impression.

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Cliquez sur OK pour valider.

Dans Word 2007, cliquez sur le bouton Table des matires dans l'onglet Rfrences. Slectionnez le modle vous convenant ou cliquez sur Insrer une table des matires pour dfinir vous mme le format de la table des matires. ATTENTION : dans les tables des matires prdfinies, le titre "Table des matires" est en style Titre 1 et risque de dcaler vos numrotations. Supprimez le numro ou changez le style du texte table des matires. Aprs linsertion dune table des matires, il est possible que le document soit modifi et donc que les informations de la table des matires soient errones ou incompltes. Il est impratif dactualiser la table des matires avant impression ou gnration dun PDF. Pour mettre jour la table : Cliquez droit sur la table des matires Slectionnez Mettre jour les champs Loption Mettre jour les numros de page uniquement ne met jour que les numros page. Dans certains cas o la table des matires a t modifie la main cela vite dcraser les modifications manuelles. Dans tout autre cas, choisissez Mettre jour toute la table.

4.3 La table des illustrations


La cration des tables dillustration ncessite dassocier une lgende toute illustration insre dans le document. Pour saisir une lgende : Cliquez-droit sur limage ou le tableau Dans le menu Insertion, slectionnez Rfrence puis Lgende Dans la liste Etiquette slectionnez le type dillustration. Au besoin un nouveau type avec Nouvelle tiquette Compltez la lgende Validez Etiquette 1 Etiquette 2 Voyez les tableaux gnrs ci-dessous

Figure 1 : fort enneige

Tableau 1 : Exemple de tableau

Pour insrer les tableaux Placez-vous lendroit du document o vous souhaitez implanter la table Dans le menu Insertion, slectionnez Rfrence puis Tables et index Dans longlet Table des illustrations, slectionnez le type dillustration dans la liste Lgende

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Au besoin rglez les autres options Validez Table des illustrations

Erreur ! Aucune entre de table d'illustration n'a t trouve. Le message ci-dessus apparat lorsquaucune lgende du type slectionn na t trouve. Dans le cas prsent, il sagit dun bug non encore lucid. Table des tableaux Tableau 1 : Exemple de tableau ......................................................................................................... 9

4.4 Les index


La table des index est une liste organise par ordre alphabtique permettant de retrouver les pages mentionnant le mot ou traitant du sujet dsign par un mot. Comme pour les tables prcdentes la construction dun index comporte deux tapes : Lindexation du texte Linsertion de la table

Lindexation du document peut tre ralise manuellement ou automatiquement.

4.4.1 Indexation manuelle


Il est prfrable deffectuer les indexations manuelles en une seule fois, loutil dindexation Dans le menu Insertion, slectionnez Rfrence puis Tables et index , dans longlet Index, cliquez sur Marquer entre La fentre ci-contre saffiche Utilisez le raccourci [Alt] + [Maj] + [X] La saisie dune Sous-entre permet de dtailler une entre principale Le cochage de Renvoi permet de renvoyer le lecteur une autre entre. Par exemple, dans un document sur la rsistance lentre Rex renvoie Jean Moulin. Tous les lments de texte concernant le rsistant sont indexs sur lentre Jean Moulin.

Ou Si des mots taient slectionns ils apparaissent dans le champ Entre.

Remarque : en reprenant lexemple prcdent, il suffit dindexer une seule fois le renvoi (Voir) de Rex sur Jean Moulin. En revanche, pour que les occurrences de Rex se trouvent dans la table dindex sous lentre Jean Moulin, il faut les indexer toutes sous cette entre. Cochez Gras (entre principale) ou Italique pour que le numro de page se distingue dans lindex

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Cliquez sur Marquer

Ainsi quil est prcis sur la fentre, celle-ci reste ouverte lors du marquage pour vous permettre daller slectionner un autre mot.

4.4.2 Indexation automatique


Lindexation automatique repose sur un tableau deux colonnes stock dans un fichier distinct du document indexer. Pour crer le fichier dindexation Crez un nouveau document Word Dans Tableau, slectionnez Insrer puis Tableau Saisissez 2 dans Colonnes et 1000 dans lignes (vous serez tranquille un moment) Enregistrez le fichier par exemple sous Nom du document principal Index.doc Dans la colonne de gauche saisissez les mots cherchs dans le texte Dans la colonne de droite les entres dindex

Saisie dans le tableau

Gnration des index Dans le menu Insertion, slectionnez Rfrence puis Tables et index , dans longlet Index, cliquez sur Marquage auto Dans la fentre Ouvrir localiser et double-cliquez sur le fichier dindexation.

4.4.3 Insertion et actualisation de la table dindex


Placez-vous lendroit o vous souhaitez insrer la table Dans le menu Insertion, slectionnez Rfrence puis Tables et index , dans longlet Index, cliquez sur OK.

4.4.4 Effacer les index

4.4.4.1 Effacement manuel


Affichez les index (clic sur Effacer les ) lendroit o vous souhaitez supprimer lentre dindex

4.4.4.2 Effacement automatique


Pour effacer les index

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Edition puis Remplacer Dans la zone Rechercher inscrivez ^d XE pour supprimer tous les index ou ^d XE suivi entre double guillemets de lentre dindex supprimer (voir exemple ci-contre). Remplacer par reste vide.

4.5 Renvoi
Les renvois sont utiliss sont utiliss pour faire rfrence une illustration, un signet, un titre Par exemple vous placez une illustration page 10. Dans votre texte vous crivez le texte "voir illustration en page " suivi du renvoi sur l'image. Les informations affichables par le renvoi diffrent suivant le type d'information rfrenc (image, titre ). Pour insrer un renvoi : Placez-vous l'endroit du texte o vous souhaitez insrer le renvoi. Dans le menu Insertion > Rfrences slectionnez Renvoi Slectionnez la Catgorie de l'objet sur lequel porte le renvoi. Lorsque le choix est fait la liste des lments appartenant la catgorie choisie s'affiche dans la fentre. Et spcifiez dans Insrer un renvoi l'information qui doit tre renvoye. Cliquez sur Insrer Remarque : la fentre reste ouverte aprs insertion du renvoi. Par ailleurs, vous remarquez que vous pouvez accder au texte lorsque la fentre est ouverte. Ces deux comportements sont caractristiques des fonctions utilises de manire rptitive, "industrielle". Pendant la rdaction contentez-vous de marquer par une chaine aisment reconnaissable (personnellement j'utilise ###) les points o vous souhaitez faire figurer un renvoi. Vous insrerez les renvois en bloc.

5 La mise en page
On dsigne par mise en page tous les lments de prsentation autres que le texte et les illustrations, savoir : La taille et l'orientation de la feuille La prsentation de la page (bordures, fond ) Les marges (ventuellement en mode gauche/droite)

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Le nombre de colonnes de texte L'en-tte et le pied de page

5.1 Accs aux fonctions de mise en page


Vous trouverez les paramtrages de mise en page de base : rglage des marges, orientation de la page etc. dans le menu Fichier, entre Mise en page Certains lments tels que la taille des marges ou des en-ttes peuvent tre rgls directement l'cran l'aide des rgles.

5.2 Les sections


5.2.1 Dfinition
L'unit de gestion de la mise en page est la section. Une section est comprise entre deux sauts de section. Le dbut et la fin du document marquent respectivement le dbut et la fin de la premire et de la dernire section. Par dfaut, un document comporte une seule section. Vous insrez un saut de section (le plus souvent deux) chaque fois que vous souhaitez qu'une partie du document soit prsente diffremment du reste : page de garde d'un chapitre, page prsente en paysage, texte crit sur plusieurs colonnes etc. Remarque : pour les documents simples, avec juste une page de garde, il est plus simple de cocher la case Premire page diffrente de l'onglet Disposition de la fentre Mise en page.

5.2.2 Insrer un saut de section


Pour insrer un saut de section Dans le menu Insertion, cliquez sur Saut) Dans le groupe section choisissez un type de saut

Pour dlimiter comencer la section sur une nouvelle page slectionner Page suivante Pour raliser un multi-colonnage sans changer de page (par exemple pour prsenter une numrations particulirement longue) slectionnez Continu Si votre document doit tre imprim en recto verso et que vous souhaitez que la section suivante dbute par une page droite (i.e. impaire) slectionnez Page impaire (page paire pour une page gauche).

Rpter l'opration pour dlimiter une nouvelle section

Word 2007, insrez les sauts depuis le bouton Sauts de pages de l'onglet Mise en page Remarque : lorsque vous dlimitez une nouvelle section, elle hrite des lments de mise en page de la section prcdente. Par dfaut les modifications n'intressent que la section courante. ATTENTION toutefois aux en-ttes et pieds de page qui par dfaut sont lis d'un section l'autre.

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5.3 En-tte et pied de page


Dans les documents longs, des notations telles que le numro de page ou le titre du document ou encore sa date dimpression doivent figurer sur chaque page. L encore, il est hors de question, dinsrer manuellement ces informations sur chaque page. Nous allons les placer dans len-tte ou le bas de page du document. La version 2007, propose de nombreux en-ttes et pieds de page prdfinis. Insrez les depuis l'onglet Insertion, boutons en-tte et pied de page. Vous pouvez galement placer des numros de pages de manire trs originale (onglet Insertion puis Numros de page)

5.3.1 Paramtrage
Pour dfinir en-tte et pied de page : Dans le menu Affichage, slectionnez En-tte et pied de page. Le curseur se place dans len-tte de page et la barre doutils En-tte et pied de page saffiche. Pour accder au pied de page faites dfiler la page et cliquez sur le pied de page. Lorsquun en-tte et un pied de page ont t dfinis, ils apparaissent en gris lorsque Word est en mode page. Il suffit de double cliquez dessus pour y accder. La saisie des en-ttes et bas de page ne diffre pas de la saisie du document. Il est possible dy insrer un tableau, des images etc. La barre doutils vous permet dinsrer des champs. Les champs sont des lments dont Word calcule la valeur, cest le cas des numros de page. Choisissez les lments insrer et positionnez-les en utilisant les justifications ou les tabulations.

5.3.2 Prcaution sur les documents multi-section


Lorsque vous voulez modifier l'en-tte et/ou le pied de page sur une section interne de votre document (par exemple sur une section en paysage) il est impratif avant toute modification sur de dsactiver le mode Identique au prcdent sur les en-ttes et pieds de page de la section modifier et sur la section suivante. Pour cela : 1. Placez-vous sur len-tte de la section modifier 2. dans la barre doutil En-tte et pied de page, cliquez sur le bouton Identique au prcdent pour quil prenne lapparence bouton lev .

3. Placez-vous sur le pied de page de la section modifier 4. Rptez l'opration 2 5. Rptez les oprations 1 4 sur la section suivante Cette opration tant ralise votre section est isole du reste du document.

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6 Elments techniques divers


6.1 Les limites (ou retraits) de texte
Hors paramtrage spcifique le texte stend dune marge lautre. Les retraits de paragraphe permettent de placer le texte en retrait par rapport aux marges du document. Les retraits gauche : Llment haut Llment bas Le retrait droite Elle marque la limite droite du texte marque le retrait de la premire ligne du paragraphe marque le retrait des lignes suivantes.

6.2 Les listes puce et liste numrotes


Pour vos listes et numrations utilisez les fonctions listes puces et listes numrotes. Ici encore des styles leurs sont associs. Pour insrer une liste: Cliquez sur le bouton Entrez votre texte Frappez le retour chariot pour crer llment de liste suivant. ou sur le bouton

Pour modifier les paramtres de liste, cliquez droit sur un lment et slectionner laccs aux paramtrages de liste dans le menu contextuel.

6.3 Les sauts de page


Technique rapide frappez [CTRL] + [] Sachez que vous pouvez forcer un saut de page avant les titres important dans l'onglet Enchanement du paramtrage des paragraphes.

7 Recommandations
Faites rgulirement des sauvegardes de vos fichiers sur une cl USB ou sur tout autre support. Assurez-vous que lenregistrement automatique est bien activ dans les Options cela vous permettra dans tous les cas de limiter la perte de travail quelques minutes. Si votre document comporte des tableaux de chiffre avec des calculs, ralisez ces tableaux dans Excel plutt que dans Word. Copiez limage du tableau ([] + Edition/Copier une image) dans le document Word.

Thierry Godreau 2009

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