Mtodos de codificacin

Uperacin inexcusable en cualquier proceso de ficha perforada es la conversin de los conceptos y definiciones usuales en lenguaje escrito a la forma idioxntica breve de las designaciones en clave necesaria e neludible en el proceso de mecanizacin antes aludido. Sus ventajas son extraordinarias una vez conseguida la conversin puesto que en las sucesivas etapas evita inversiones de tiempo y de otra parte posib^lita a las mquinas que se van a utilizar para que puedan mantener el criterio de homogeneidad con que previamente se las programa en las distintas etapas cubrir. A1 emprender este trabajo de divulgacin se estima conveniente hacer una labor de prospeccin en la bibliografa rns imp ^ ortante existente y exponer los diferentes criterios que se vienen siguiendo. Los dos elementos auxiliares empleados han sido la publicacidn God^ng Methods del Remington Rand fiabulating Machines Institute y Ia de la International Rusiness Machines titulada Modern Coding MethQds. El criterio a seguir ser meramente expositivo y de integracin de experiencias recogidas en ambas fuentes de informacin.

INTRODUCCION :E1 desarrollo de la civilizacin puede ser medido por el aumento de capacidad del hornbre para uso de signos y s^mbolos en la comunicacin de ideas a sus semejantes. Con ei aumento en volumen y complejidad de ideas y sucesc^s a ser registraclos y comunicados, estas marcas y grafas pasaron a travs de sucesivas etapas de representacin grfica hasta llegar a smbolos para representar sta. ^,os sirnbolos ms tarde se convierten en letras y palabras descrptivas, las cantid^,des se expresan en nmeros y finalmente para descripciones representativas se aitilizan los nmeros. Tal utilizacin de los nmeros constituye el fundamento de la codificacin que aporta sus ventajas y economia y hace ms expedito el registro y manipulacin de los hechos en la administracidn moderna. l..a codificacidn a su vez crea la posibilidad y sol.uciona la necesidad de clasificaci^in lgica ampliando en extensidn y profundidad su significacin bsica. Asf, la clasificacibn presenta un medio sencillo de descubrir un orden a travs de genera-

hiTODOS DE CCJDIFICACIN

45

lizaciones, y lgicamente hay tantas ms adecuadas clasificaciones cuantos seaii los propsitos perseguidos. Casos y transacciones que afectan a un asunto dado deben ser clasificados de distintas farmas de ta1 moda que desde la totalidad de puntos de vi^sta, un articulc^ pueda ser conocido en tantas fases de elaboracidn como sea posible. Por est^^. razn, el uso de nmeros en la canstruccidn de cdigos debe ir estrechamentc unida a la ^ onsideracin del prapdsito que tale^ cdigos deben servir. La seleccin deI cdigo aprop ^iado para un prablema especifico de contabilidad envueive no solamente codificacin para identificacic^n, sino tambin codificacidn que auxiliar las operaciones mec.nicas qt^,e pre^ceden e i*^cluyen 1^^. preparacidn de un infornie deseado. ^ Las funcianes d^: adicin, sustraccidn, impresic5n, totali^acidn, identificacic^n, espaciado, etc., se inician partiendo de la capacidad de las tabuladoras para distinguir los nmeros de cdigo sucesivos, es decir, teniendo en cuenta su capacidad discriminatoria, pues el criterio de homogeneidad en las operaciorles de surna y resta para que estn facultadas se programa previa y automaticarnente. La elaboracidn de cdigos es una tarea complicada cuyo desarrollo requierc.^ un total conocimiento de todas los factores presentes en un problema particular. Debe estar precedida por una completa concepcin del trabaj o q ue ha de ser hecho y una consideracidn de todos los mtodos posibles de llevarlo a caUo. A menudo, un trabajo dado presupone la combinacin de ciferentes cdigo^; especf ficos para la preparacin de uno adecuado. Un cddiga apropiado es vital para el xito de una aplicacin operativa ce una tabuladora; por esto es importante elaborar un cddigo apropiado para cad^^ situacidn especfica. La construccin de un cdiga decuado debe in^luir con criterio exhaustivo las siguientes caracterfsticas: ^. Fle^xi bilidad. E1 cdigo debe disponer cle espa cios para inclusiones acii c.ionales en serie. 2. Alc.^ance. El cdigo debe ser proyectado para permitir expansin, e^ ii^.clusin de categaras adicio nales. ^ 3. O^eracic^fn. El cddigo debe ser adecuacio a todas las operaciones de segregacin requeridas por las m^iquinas. 4. Conveniencz a. -- El cdigo debe ser de aplicacin f cil. ^,. Constr^^ccidn. El cdigo debe ia^cluir el menor nmer^^ ce dlgitc^s de acuerdo con el problema, para reducir eI esfuerzo de perforacidn y clasificacin a un mnimo. 6, Identi f zcacidn. El cdigo debe, a ser posible, f acilitar la identificacin visual.

DEFINI CION
Codificar es el conjunto de procedimientos mediante los cuales se sustituyez^ nombres y descripciones por sf mbolos numricos, alf abticos o alf anumricos. i^,^. codificacin es el mtodo ms exacto y conciso de identificar artfculos y grupc^s de artculos afines; por estas razones se usan en todo el mundo en trabaj os contables y est adisticos. Las ventaj as de los cddigos cientficamente hechos son notablemente i.ncrementadas cuando se usan en conjuncin con las m^quinas de ficl^a perfo^^tda.

46

ESTADSTICA ESPAOLA

Un ^ buen sistema de codificacin fac^.lita extraordinariamente la prep^arc^in de los informes necesarios y aumenta las posibilidades de rendimiento de uri equipo de las mquinas antes aludidas.

l.

Cdfigos de seri.

La codificacin de serie es til como auxiliar de otras mtodos de codificacin especificos de los trabajos a solucionar mediante sistemas automticos de fichas perforadas. Consiste en la asignacin de la serie natural de los nmeros enteros a una relacin o lista de nombres, artculos, conceptos, etc.
Su mayor inconveniente es la falta de flexibili,dad por cuanto a inclusiones se refiere siemprE que haya de observarse un orden preestablecido de las referidas listas. 5u alcance es reducido par la causa antes dicha y su aplicacin nicamente utilitaria cuando la lista o relacin a la que ha de aplicarse es de ^ corto nmero de nombres, artculos o conceptos. Admite un cierto margen de expansin en cuanto a inclusiones pues la asignacin de nmeros a los distintos elementos de la lista puede hacerse no siguiendo la serie natural de los nmeros enteros sino las que resulten de tomar progresiones aritmticas o,geomtricas cuyo primer trmino sea la unidad y las razones las que las necesidades aconsejen, reservando los nmeros comprendidos entr^e cada dos trminas para las inclusiones que puedan requerirse, deducindase que la capacidad de inclusidn ser tanto mayor cuanto mayor sea la razn.

Merced a este artificia puede mantenerse un cierto orden durante un tiempo impreciso, transcurrido el cual no existe posibilidad de mantenerlo.
ZJ n ej emplo dar^, una idea ms clara de lo expuesto. Supongamos una lista de agentes de una empresa X, y que en su comienzo han de inscribirse como tales los apellidos de los mismos, que son: GARCES, G^II., GON2AI.E7, y GU'TIERRE?,. Si para esta inicial se emplea la segunda decena la lista en sucesivas etapas pasaria por las forrnas siguientes:..
A 2t 22 23 2^ 2^a 26 27 Garcs, Garcill^,n.
Gomara.

Gil. Grate.
Gmez. Gonzlex. Gorostiza.

28
29

30

Guzm^,n.
Gutirrez.

Supuesta que el orden cronolgico de inclusin es el A-^3-C, y que el a1fabtico ha sido el que se desea mantener, queda demostrada la falibilidad de este sistema en la mayoria de los casos. La funci6n ms importante de un mtodo de codificacin en serie es su aplicacin a subdivisiones en cddigos ms cientficamente construidos y que se exponen ms adeiante. ^. . . . . . . . . . . ... . . ^ .

MT07aOS DE CODiFICACIN

47

atra interesante aplicacin de este mtodo es la que tiene lugar en cdigos descriptivos, por ejemplo:
Clases de metal: Tornillos (tarnar^os):

540
(a}

5.1, 5. 2, 5. 3, 5. 4, 7.^ , 7. 2, 7. 3, 7. 4,

541

.APLICACIN:

Tcarnillos

54051
54052 54053

5417^. 5^^72

(b}

^1839 (Espejo) - 3^ (marco nogal) 14" . ^ 8" - ^ 1 {Biselado) ) t 4" . 20" - 12 (Cuadrado) id . ^ $39 ( id. ) ---- 32 (

t 839 ( t$39 (
.APLICACISN:

id. id.

) - 35 ( ) -- 35 (

caoba d .

) ^ 4" .18" - 11 ( I3iselado) ) ^.4" .20" --- ^1^ (Cuadrado)

Mtodo serie. Espejo.-Artculo 18391 ^839^ 9 83^a3 18394

En el ejemplo anterior, si se sigue un criterio puramente descriptivo se exnplearan doce dgitos. 2. Cdigoe d+^ bioque.

Este trmino se aplica a cdigas que utilizan gruPos o bloques de nmeros en serie para representar clasificaciones. Estos bloques no se ordenan segn, los distintos rdenes rlecimales, sino segn cualquier nmero cie unidades.
E J EM PLO:

1 Hojas de afeitar envasadas ^0

2 3
5

ia. id. .
.

id. ^a. .
.

^^ 50 .
.

^-5 l^^^a^g.

6 Navaj a ti po H.--Dorad a d, --Plateada 7 id. --Niquelada 8

^- 2. Tip. H.

a$

E5TADYSTICA ESPAOLA :> Navaj^^ tipo I.---Est. I-i. d . 1(1 ---I d . K . d. 11 ---Id. W. ci. 1^ -Id. ^'. 13 Navaja recta.-Negra -Marfil - d. 14

15

d.

^.3-16 Recta

18

id.

E1 cdigo de bloques facilita un mtoda de codificar por clases cuanda el nmero de dfig^itas debe ser limitado y asinnxsmo prQporciona ms grupos c:c ^ n menos dgitos que cualquier otra clase de mtodo de codificacid^n. Tambi ^ ^ t^^ cilita Ia expansin aunque limitada mediante la reserva de nmeros vacantes en cada grupo. El principio seguido en el ejemplo anterior, puede descubrirse por un sencillo anli^is del cddigo que lo ilustra. Los tres grupos con sus partidas individuales han sido cubiertos con las Z6 primeros nmeros; segr^ esto, i^3 grupos parecidos pueden ser manipulados con dos d^gitos o a,gg n meros. En una codificacin ordinaria de grupo de las mismos articulos sera necesario adj udicar dos dgitos para indicacidn de grupos y uno para las partidas individuales en los grupas. De este modo el cdigo bloque ha tomado un dgito menos que el corresporidiente cdigo de grupo. La codificacin en bloque,, en principio tambin tiene una funcin en cu^nbinacin con otros cdigos para la designacin de subdivisiones y sealizacidn de informacidn especial. Por ejempla, en la siguiente codificacin de operaciones contables los nrneros de subdivisiones de cada cuenta han sido asignados segn el principic^ de bloque.
10.
Rece^^ cin cfe tru^iajo: . 1 Supervisin. ^ I.impieza y conserjera. 3 Utro trabaja.

1-^ Indirecto.

4 ri
f^ 7 13

Acarreo. Recepcibn,
Apilado. Clasificado. Vinificadores, 4-13 Directo.

11.

Fre^uraczd^ de traba;o : t Supervisin. 2 Limpieza y conserjera. 3 Otro trabajo.

1-3 Indirecto.

4
5 6 T

Cortadores.
Corte y clasificado . Pelado y blanqueP. Clasificacin autom^.ticr^. 1^-9 Directo.

8 ^J

Valoracibn. Rebanado.

La principal ventaja del mtodo de codificacin de bloqu^e es el uso de menos columnas que las que ordinaamente seran requeridas si se sometieran los canceptos de un sistema de codif^icacin rns cientifico. Sin embargo, este mtodo

M 1'UDOS DE CQDIFICAGIN

^g

de codificacin tiene un fallo desde el punto de vista mqiiina, y es ste que no proporciona la totalizacin automtica deseada de grupos. Es, por tar^to, aconsejable un meditado anlisis de cada problema en particular antes de usar este mtodo de codificacin.

3.

Cdigos e claslticaclbn por grupoe.

Este mtoda de clasificacidn se usa cuando se desean obtener autom^,ticamente totales parciales y totales generales. Las cdigos de clasificacin de grupos han de considerarse ^ omo los mtodos rr^s eficientes para los problemas ordinarios de codificacin. F'or ej emplo: g-^r representa SUMINISTROS DE OFICINA. con cargo a GASTOS ADMINI^TRATIVOS. El y representa GASTOS ADMINISTRA^.TIVOS y el 7z la partida particular SUMINISTROS DE OFICINA cargada a Gastas Administrativos. Las subdivisiones deben comenzarse can nrneros distintos al CERO para facilitar la aperacidn de m^.quina. Otro buen ejernplo de este mtodo de codificacin es el cdigo standard establecido por Estados, Condados y Ciudades en Norteamrica para poblaciones superiores al millar de habitantes. Los diferentes Estados fueron primero dispuestos por orden alfabtico y se aplic el mtado de cddigo de serie. En otras palabras, f ueron numerados deI i en adelante. Los Codados dentro de cada Estado fueron tambin dispuestos alfabticamente y el cdigo de serie aplicado de nuevo a estos Condados. Las Ciudades f ueron dispuestas alf abticamente dentra de los Condados, y tadas ellas fueron numeradas empe^and.o con el i y continuando en serie numrica para todas las otras Ciudades y Condados hasta que todas, dentro de cada Condado, ^ tuvieron asignado un rimero. Se dej aran libres unos cuantos nmeros despus de la ltima de cada Condado. Estos nmeros se dej aron libres con propsito cie ampliacin. La pri^nera Ciudad del inmediato Condado fue despus numerada. Este mtodo de asignar nmeros se continu hasta que todas las ciudades, dentro de 1os distintos Condados, tuvieron un nmero asignado. Est procedirnierito de asignar nmros a varias ciudades dentro de un Condado, es un buen ejemplo del mtodo de codificacin de BLOQUE,
TLSTADO CONDADO CIUDAD EST. CON.

CIU.

OI 01

Ot 01

01 Q2

Ot 0^ O1

02 02 0^?

13 ^4 ^5

Alabama ^^

Antanga ^^ Baldwin

Antanga Frattvilte Baldwin

^ ^

^^ ^^

Bay M. Fairhope

CJtros ejemplos de clasificacin de grupo, en los cuales las clasificaciones principales y de detalle se representan por dfgitos sucesivos y san los m^.s eficientes para los problemas de codificaci, se exponen a continuacin:

50

EST^iD^STICA ESPA^OLA

1000. Materiales.
1100. Produccin Materiales. ^ 110. Latn. t ^ 11 . Tiras. 1112. Hojas. ^ i ^ 3 . Barras. i 1 i 4. Fundidos. . Tuberas.

i1i5

1 i20 . Acero. 112i . Planchas. i 122 . Tiras.

! ^23 . Ala^nbre. 1124. Barras; etc.

En el cdigo anterior todos los d{gitos, excepto el ltimo rpresentan una clasificacin exacta, de tal modo que una separacidn por el digito peculiar, mediante la clasificacin adecuada, facilita una completa separacin. Cuando se construye un CODIGC) DE GRUP(^i, es aconsejable comenzar cada subdivisidn con e1 Hi^ ^ con preferencia a ao>> dejando ste para indicar los grupos. En el ejemplo de cdigo anteriar, la primera partida detallada es la nmera i.rri y ninguna otra utilizacidn se hace de los nmeros ^.ooo a ^t . z i o ms que para la indicacin de ,grupos. Si este desempleo superf l uo de rro nmeros en cada grupa principal quiere evitarse en consideracidn a la capacidad, pueden ser asignados completa o parcialmente como sigue:
1.000 . Materiales . --Produccin-Latn. ^ . 001. Tiras.

.002. Ho ^ as, 1.003. Barras.

^ . 004. Fundidos. ^, . 005. Tubera.
. UlO. Materiales.--Produccin-Acero. 1. 0^ 1, Planchas.

1.012. Tiras.
^ ^ . 0^ 3 , Alambre. ^..Oi4. Barras.

Esta disposicin no afecta a la eficiencia del cdigo y solamente tiende a consolidar las desi,gnaciones alfabticas y numricas de los grupos,
En m uchos casos se encontrar que habr rns de q d io partidas en un grupo, rompienda as la disposicin ideal del cdigo. Cuando esto ocurre pueden ser combinadas dos colecciones en cada grupo como sigue:
10 . ---Andenea y ni^relacin. i 1. Trabaj oa de tierras y canalizacione9. ^2. Soportes de tierra. 13. Soportes met^,licos. 20 y 30. --Estructuras de drenajes. 21. Puentes de 100 o m^s entre soportes . 22. Puentes de rnenoe de 100 entre soporte9. 23. Conducciones. 30. Canalizaciones. 31. Depsitos.

M^TODOS ^?^ CODI^FICACIN

Los cdigos de clasificacin de grupo son construidos con tanta facilidad y son tan populares, que a menud^ son tilizados donde no es lgico hacerlo. Cuando la integracin automtica e identificacin de grupos definidos no es un factor vital, un cdigo en serie o de bloque cumpliran mejor su com.etido con men os dgitos. ^

4.

Cdfgos de digit^s eigniiicativoe.

E1 trmino ha sido aplics.do a cdigos en los cuales, todos o alguno de ias dfgitos representan peso, dimensin, ciistancia, capacidad algn otro fa^ctar el cual o los cuales han sido transferidos al cdigo. En el sentido estricto de cadificacin esta operacxn no lo es, pues estas factores deterrninan los nmeros sin otr sistema o norma. E1 objeto fundamental de las cddigos de dgitos significativos es eliminar o reducir el trabaj o de descodif icacin median te la utilizacin de un nmero cdigo que es ciirectarnente legible. En se,gundo lugar facilita medio de expansin segn el programa determinado por e1 factor incluido en el cdigo. En resumen, los cdigos de d^gitos significativos se aplican cuando se decide facilitar el trabajo de descodifi:caci.n mediante un cdigo de nrr^eros le;gible.
EJ EMPLO:

N^mero del cddigo:

Nombre estacin ferrocarril:

010
013 015 017 Oi9

Leeds. Mo.
Edgecomb. Mo. Swope Park. Mo. Dodson. Mo. Holmes. Mo.

058
^ 1$ 275

Abbott C^k^ a .
Cleveiand. Mo. W est Li ne. M o. Acorn. Ark.

375

El nmero que representa el nom.bre de la estacic5n, en este caso, est determinado por su distancia en millas a partir de un origen. I,os siguientes ejernplos de aplicacin de cdigos de cinco dgitos e^tplican cdmo pueden ser utilizados en varios artclos. Las das primeras columnas son para clasificacin de grupo solamente, las otras se emplean para Ia unidad de clasificacin segn se expone:
EJE'MPLO:

13000.--L,mparas, Luz el+^ctrica. i3024.-- 20 watios, lmpara, ia. id. i3025.- 25 fd. id. ^ 3040.-- 40 id. id. ^ 3060.--- 60 13050.-^ 250 ia. sd.

EsTAD^STIGA ESPAOLA
{ }TRO:

14000. ----Sacos, Algodn. 140?5.- 2r5 libras. d . 14428.- 2^8 id. 14035.-- 35 14050.- 50 d.

^ ^o^s.-- ^s ^a.
. 1^io0.---i00

d.

^ Cdigos similares a los ejemplos dados pueden hacerse sin lim.itacin alguna. ,,^^ pr^r^cipio puede ser aplicado a cualquier producto y partida que puedan ser idntif^icados por unidades, rnedidas o nmeros, con tal de que estos factores ^o alarguen exageradamente su conversin en cdigas prcticos. ^ El nmero^ de dfgitos del cdigo puede ser tan extenso como Io requiet^a la .naturaleza del prablema. . Los dgitos significativos no siempre necesitan estar determinados por urYidades, medidas o factores de carcter parecido sino clue pueden ser ellos mismos base del ^,digo. Asi, diseando un n,uevo cdigo para reemplazar a uno ya existente, puecie ser ventajoso obtener un nuevo cdigo numrico dispuesto de tal mQdo due reprodzca el antiguo o al rnenos parcialmente, por ejemplo:
4QOO.--Bombas. Antiguo: Moderno:

. 40i7 . ^ 4024 . 40^7 48i2 4997

^.7 24 77 812 997

El antiguo cdigo num^rico o nmeros de identificacin son frecentementc bastante recordahles y por ello debe ser cuidado su valor significatico. Esto es aplicable a la conversidn de srnbolos nemnicos o definitivos en un c^.ligc^, donde, por otra parte, el sfmbolo original debe ser retenido en el nuevo cdiga tanto como sea posible sin aumentar el nmero de dgitos. .^ Utili^ando la codificacin de dfgitos significativos algunas veces ocurre que la autntica dizr^ensidn puede ser utilizada directarnente sin cdigo con tal que ^;1 n^mero de, dgitos no sea demasiado grande para clasificar. As los tamaos cle r^eum^ticos son frecue^temente utilizados sin cdigo alguno si no es el d^: ii^di;ca^idil general de grupos.

b.

Gdiga de df gitoe iinalee.

Este trmino se aplica a la utilizacin de un nmero o nmeros finales para designar cierta informacin relacionada con las partidas as codificadas. Se utiliza solamente en combinacidn con algn otro tipo de cdigo y^ no es completf^^ por s mismo. La utiliz^.cin del cdigo de dfgitos finales tiene gara^itas cuando la informacin a tratar no tiene relacin alguna con las clasificaciones del cdigo princip^^l o primario. ^

MI?TODC}S I7F COUIFIC_^C;I()N

La aplicacin m^s sencilla y crriente del principio dc c.li^;itos fi^^ales c:s la asignacidn de nmeros acabados en o para indicar partidas de especial it^ipr^^-,tancia. Las compar^ias telefbnicas utilizan este principio en la asig^nacin a, lo:^ telfonas de nmeros terminados en o d oo a suscriptores que tienen grandes centralitas privadas, indicando asi a los operadares la posibilidad de utilizaci^ de ms de una lnea. .;-.: Otra sencillo artifieia de este mtoda es asignar todos los art^culos de una clase a nmeros que acaban en pares y todos los de una segunda a impar^s. Esto se acomoda a das clases de art^culos y presupone que sern distribuidas d.e una manera regular. Cuando hay ms de una clase de artculos y no han de ser regulrmentc distribuids, puede ser empleado el siguiente mtodo: ;^ },
Digito final ^.--Productos fabricados. ^.--Idem comprados. 3.--Idem montados. Dgito final 1, 2, 3, 4.---Productoa fabricadc^s. 5, 6.--Idem comprados. . 7, 8, 9.--Idem montados.

La primera disposicin puede ser ampliada para indicar zo clases utiliza;^do todos los dfgitos terminales. La segunda posibilita de ms nmeros para cacla grupo. Uno de los usos ms frecuentes de un cdigo de digitos finales de la primera disposicin es la asignacidn del terminal Hg para indicar VARIOS^ al final de un bloque de nombres, cuentas o productos:
400. Gastos. 40i . Rentas. ^02. Viajes. ^03. Automvil. ^04 . Oficina.

405 . Investigacin. 40f . Anuncios. 4Q9 . Varios. -

Cuando se desea ms capacidad, con un nrnero . o column^ requeridos p^.ra clasificar, el segundo dfgito t^erminal pude ser uti^izado canQ.a signifi^ativo ^r^ lugar del primero: ^ ^ .^
10.---Clase 1 20.-Clase 2 30.--Claae 3 ^i 10, 20, 30, 40.--Clase i 50, 60. ---Clase ^ 70, 80, $O.--Clase 3

E1 inconveniente de este mtado es que puede ser ori,gen de interferencias con el cdigo principal a menos que haya un gran nmero de dgitos, Debc recordarse que el uso de designaciones de dgitos finales tiende a rcducir la cah^^cidad del cdigo principal, pues ciertos nmeros deben ser rescr^^aclos para ^u^ propios artculos y no son disponibles para trs nuevas. El sc^ttnclo ^n^toc.ic^ mostrado anteriormente era basado en la freGUencia de aparicicrl c.le las distintas clases y por esto reduce la capacidad del cdigo principal a la mnima extensic^n.

^,4,

ESTADSTICA ESPAOLA

El uso de fracciones, letras, smbolos, etc., al final de un cdigo numrico para designar articulos especiales no deben ser confundidos como tales signos con el d^gito final de codificacin, pues estos artificios equivalen sencillamente a la adicidn de otro dgito al cdigo principal. Un dfgito final verdadero aade una ms clasificaciones a1 cdiga principal sin la adicin de otros dgitos, y gobierna el rnedio rnediante el cual los nmeros del cdigo regular deben ser asignados.

6.

C^digos de$imslee.

El sistema decimal de codificacin fue creada principalmente para hacer indices en el trabajo de las bibiiotecas y clasifxcar correspondencia de acuerdo con el contenido. Uno de estos cdigos se reproduce en parte a continuacin: 000. General.
00. Filosofia. 2U0. Religin. 300. Sociologa.

^00 . Filologa. , 500. Cienciaa naturales. 5! 0 . Matmticas. 520. Astronom{a. ^ 530. Fsica. 53i . Mac,^,nica. 531. ^.. lwtquinas. 53i . i i. Palancas y balanza. 531. i2. Rueda y biela. 531. 3. Cuerda y catenaria. 53t , t ^ . Polea simple. 53 .1d^1. Polea compuesta.

Se notar^ que la codificacin a la izquierda del punto decimal es la misrna que en el mtodo regular de clasificacin de gr^ipo, y es solamente en las subdivisiones dande el principio decimal eritra en ^ uego. Este tipo de codificacidn no se adapta tan bien a la identificacin de articulos distintos o en general para la designacin de grupos, cuentas y conceptos. Un cdigo decimai es capaz de expansidn ilimitada puesto que cualquier nmero de nuevas subdivisiones pueden ser incluf das y designadas por lugares decimales adicianales. Esto se cumple sin embargo, a expensas de una mayor catidad de dgitos. En el ejemplo ^53i.i^.^. Polea cornpuesta^^ ha sido inserta corno una subdivisin de ^g3^.i4. Polea^. El sistema decimal de designacin ha sido utilizado en muchas ciudades y municipalidades para enumerar colecciones de mapas.
En otras muchas casos debe intentarse convertir el cdigo decimal en uno de dgitos fijo que facilite expansin por medio de nmeros vacantes. E1 anterior e ^ emplo de cdigo canvertido en uno de grupo regular aparecera como sigue: 53^040. Mecnica. 53i i^10. Mqninas. 53110i 53i102 53! i03. Palanca y balanza. 53ii0^ 53ii05 53!lOB. Rueda y biela.

M^TODOS DE GODIFICACIN

^j^

En el ejempla anterior el cdigo ha sido definitivamente limitado a seis dgitos con tolerancia para cansiderable expansin pues no hay seguridad que el cddigo decimal de seis dgitos no haya que ampliar a siete u ocho. A1 hacer tal conversin a menudo se encuentra que puede prescindirse de un dgito del cdigo, utilizando el ltimo lugar decimal particularmente cuando existen pocas " ^ ^ subdivisiones. En resumen, el sistema decimal de codificacin tiene la ventaj a de sus posibilidades ilimitadas de ^,mpliacin; ^ puesta que cualquier subdivisin se puede ax^adir y exponer por grados decimales adicionales. Debe observarse cuidado ^uando se proyectan fichas que van a usarse con un cdigo decimal p ^ reviendo las necesidades de futura ampliacin.

7.

Cbdigoe nemot6cnicoe:

El sistema nemotcnico es una combinacin de caracteres a.lfab^ticas y numricos, asignados de tal modo que ayuden a Ia memoria en la identificacin de un art^culo o concepto determinado as codificado. Un ej emplo de este mtoda de codificacin se utiliza en Narteamrica en la expedicin de las licencias de automviles. La letra correspondiente indica el Condado donde reside el propietario del automvil. Aunque este sistema no es absolutamente nemotcnico, es una ayuda a la memoria. Este mtodo de codificar se usa frecuenternente para designar productos y Glases. For ejemplo, el Cdigo E-6a-2^.-C. podra representar un escritorio de fio X 2^}, en color caoba. ^ Los cdigos nem^at^cnicos se usan pacas veces en la pr^.ctica de las mquinas tabuladoras. Los cdigos son corrientemente demasiada largos, demasiado intrincados, para abtener operaciones satisfactorias con las tabuladoras. Sin embargo, en e1 apravechamiento de cdigos de esta naturaleza para el uso de mquinas tabuladaras, bueno ser^. conservar tantos smbolos del original como ^ ea ^ posible para facilitar su uso. ^En otros casos se acostumbra a emplear letras con sonidos sirnilares para cumplir el propsito y no hay reglas definitivas excepto el consejo de seleccionar simbolos que sugieran de alguna manera el articulo que representa. Las letras ^I, 4, y Q no deben usarse por su similitud con los nmeros i y o. Sf mbolos cuya fontica no cumpla las condiciones anteriares pueden scr empleados tambin con tal que su uso sea familiar cumplindose la finaliclaci nemdnica. Por ejemplo, en Norteamrica ^cRu puede ser utili^ado como simbolo para designar suministro de rnercancas pues el Departamento de Suministros es conocido como Departamento R. La serie y posicin de las letras y cifras que constituyen un simbolo tiene una significacin, de aqu su parecido con los cdigos decirnales. Estos sfrnbalismos deben a ser posible estar constituidos por conjuntos alternados de nmeros y letras, pues son ms f cilmente recordados conj untos heterog^neos de nrneros y letras que cie letras juntas y nmeros en la misma forrna. Adems al proceder a la cla^sificacin ^sta se articula con mayor facilidad cuando la disposicin alfanumerica es combinada.

La desventaja dei. cddigo nemnico es su extensin tanto mayor cuando mas

ESTADISTICA ESPA^OLA

descriptivo sea, cuando lo que se pretende en los ^trabajos de ficha perforada es aquilatar la extensin de las designaciones a un mfnimo indispensable. EIl resumen, este sistema es poco eficiente en los procesos mecnicos.

8.

Cdigos aliab^^ieod.

Este mtodo de codificacxn es corrientemente aplicado para designaciones que requieren la sustitucin de tipos numralcos pQr tipa:^ literales en la tabulard.ra r^um^rtca. .
La vrincipal ventaj a de este mtodo de codificacin es la eliminacirSn de la operacidn de descadificacin. Posteriormente capacita a las tabuladoras numricas para ser usadas en lugar de las alfabticas en algunos casos. Los caracteres alfabticos ms corrientes que se insertan en lugar d carac^teres numricos son:
LB i.ibra. Onza. OZ YD Yarda. GL Ga16n. QT Cuarto. PT Pinta. WT' Pao (Weight^ .

y cualquier otra letra del alfabeto que pueda usarse para representar una serie de nmeros. ^ En los almacenes en cadena, los signos num^ricos son a menudo reemplazadas por caracteres alfab^ticos. En casos de esta naturaleza, ha de hacerse un estudio cientfico de los distintos nombres de productas para determinar qu signo alfabtico insertar en la tabuladora. Los signos alfabticos se asignan a un sectar determinado tenida cuenta la frecuencia con la cual aparecen en una determinada seccin. Un estudio de los nombres deseados imprimir a menudo revela que han de utilizarse m^,s letras en algunas columnas que los g zo espacios disponibles en cada columna de una f icha. Como antes se menciona e n casos de esta naturaleza son letras las que con ms f recuencia se asignan o cambinaciones teniencio ^ en cuenta la anterior situacin. Adems, en algunos casos es posible utilizar ms cle una letra para designar el artculo deseado.

9.

Cdfgae numrico-aliab^tieos.

A . --Serie ^barcial. Algunas veces se ^lesea disponer listas de nombres en serie alfabtica. Para hacer esto sobre una base nurn^rica, se reservan dos columnas para la perforacin del nmero correspondiente a la primera letra del apellido. En otras palabras, o^ representa A, 02 representa B, etc. Los nombres en este mtodo de codificacin son fcilmente numerados empezando con I dentro de cada letra. Segn sto, los dos primeros dgitos en el cddigo representan la Ietra inicial del apellido y. los tres prximos representan el nombre. A menos que se dispongan

MTODOS DE CODIFICACIN

espacios para ampliaein es imposible -conservar esta lista en estricta sQrie alfabtica.
EJEMPLU:

SHERMAN

5HEFtMAN

^9
^eter t8.

9
Theodore 24.8.

^tro de los mtodos que se utilizan proporcinando un medio de clasificacin alfabtica, es 1a asignacin de nmeros a partes especficas del alfabeto. En otras palabr^s, el Cdigo de Bloques se aplica a Ias letras del alf abeto. Por ejemplo: ^ a 4g se puede asignar a todos los nombres comprendidos entre A y AD; 5 o a gq se puede asigns.r a todos los comprendidos entre AD y .-1 G, etc. I:s conveniente tet^er Pn cuenta los siguientes puntos en la construccidn cle este cdigo: ( I} (2} El nmero de no mbres debe ser determinado. El margen de ampliacidn debe estar determi^nado.

Estos dos faetores determinan el nmero de d^gitos necesarios e11 el cdigo final y tambin las agrupaciones.
Cdigo (}^Q^ ,04w . . . . . 900 Nmero final del cdigo -= No^nbres x margen ' 900 = 90 x i0

^3.

Serze conc^leta.---(Todas las listas de nombres disponibles).

Esta disposicidn de codifica.cin es extremadarnente sencilla de estal.^lecer si se tienen en cuenta los sig^uientes puntos:
(z) ^2^ ^3 ) (4) (,5 } (^)

Contar los nombres de las listas a codificar. Estirnar la toleTancia del margen de ampliacin. DespuG determinar el nmero de dgitos necesarios en el ccligo. Dividir la capacidad total del cddigo por el nrnero de nombres c^nocido en la lista. Esto indica el actor exacto de ampliacir'^n. Preparar hoj as numeradas. Poner los nombres en las hoj as saltando tantos espacios entre ixombres como el factor de ampliacidn requiera. Despus cuando los nombres nuevos apare^can se intercalan en el centro de los nrnero5 utilizables vacantes; de este modo la ampliacidn se deja a^.n a ambos lados para nuevos nombres posteriores.

En la mayora de los casos este mtodo de codificacic^n proporciona una disposicin alfabtica completa. Sin embargo es necesario separar los nombres inactivos por eliminacin a inte^rvalos regulares, de suerte que estos nmeros

ESTADiSTICA ESPAOLA

puedan ser asignados otra vez y la s^rie alfahtica de1 cdigo reservada. asi indefir^idamente. Por ejemplo:
03 Abbott, G. E.

04 05

os^ 07 os 09 t0^
i^ t2 i3 ^4 i5

Abrams, I. A. ,

Acme. Fast Freight.

Cdigo Oot, 00^, . . . 900 900 ^ i0 90 ^

N m. f in al cddigo - = f actor de expansin. Nm. de nombres -== t^'. Serie con^pleta.--(No son disponibles 1as listas de nombres.)

Este mtodo de codificacin se usa cuando no se dispone de la Iista de nombres y se desea establecer un Cdigo Patrn para asegurar uniformidad. Dicho mtodo de codificacidn mantendr 1os nomhres en orden alfab^tico riguroso si se siguen las instrucciones siguientes: r. a. Buscar una lista de nombres tal corno la Guia de Telfbnos. Dividir 1a lista en tantas partes iguales que permitan adrnitir de 25 a 3^ nornbres de una divisin. (6o-6,y.) Numerar estas divisiones de i en adelante y registra:r este Cddigo Patrn en un libro cdigo. Por ej emplo:
A Aba Aca Adam. A. Adams. M. a a a a a Ab Ac Ada Adams. L. Adams. Z. ^ 2 3 4 5

Despus preparar hoj as registros numeradas y registrar la divisidn axfabtica y su nmero de cdigo en la cabecera de cada hoj a. Cada hoj a debe tener espacio bastar^te para ^oo lneas y estas lf neas deben ser numeradas de i en adelante. A medida que Ios nombres aparecen, se escri ben en las ho j as correspondientes, colocndolos en el centro de los nmeros vacantes disponibles; as, al primer nombre se le asignar el nmero ,^o, al segundo el 2^ 75, etctera. El nmero de cddigo de cualquier nombre, por tanto, est^ compuesto de una combinacin de nmero de hoj a y de lnea. ^

MTODUS DE CODjFICACIN

5g

(;digos numrico-alabticoe (B}.

En Ias anteriores explicaciones sobre aplicacin de ccigos numrico-alfabticos se ha partido del supuesto de disponibilidad de listas o no disponibilidad de las mismas, no obstante tambin puede atenderse al criterio de extensin de las mismas para enfocar la cuestin, supuesta la existencia de las mismas.

A continuacin aparecen las soluciones a los casos que pueden presentarse en este aspecto. Sarie ^arcial.---Listas cortas. Este es el ms sencillo tlpo de cdigo num^rico alfabtico y se expone a continuacidn:
O Oi
01 02

0?. - A Acme Engineers.

Adam Gc^nstructon Co.

03-C
03 01

03 02
03 03
03 04

Oi 03
O 04

Ahloin y Son. Ajax Construction Co.

Galdwell Eng. Co. Callahan W. E. Calumet Const. Co. Cameron Joyce y Co.

01 05
02 01 02 02 02 03

Etctera. 02 - B
Baker y Thomas. Balmat y Sonns. ^Bannon. J os. L.

03 05
2F.i 01 26 02 2 03

Etctera.
w6-Z Zastrow y Lasen. Zirnmerly Bridge Co. Zimmerly Frank; etc.

02 04

Baptest J. R.;
etc.

Los dos primeros d{gitos representan la letra inicial y 1os dos ltimos se asignan a los nombres individuales. La lista original se codifica en serie alf abtica estricta, pero todos las nuevos nombres se asignan a los nrneros siguientes libres dentro de las propias letras iniciales, destruyndose gradualmente la serie original. y dando or^gen a un cdigo de serie parcial. Este mtodo no debe ser empleado donde la lista de nombres es tan larga que algunos grupos de letras tengan m,s nombres que los que puedan ser rpidarnente observados para referencia o descodificacin, ni debe ser extendido el principio a incluir la segunda letra del alfabeto a los efectos antes mencionadas, pues se requeriran cuatro dgitos para expresar b76 divisiones. Cuatre digitos normalmente darf an g.ggg divisiones. En la rnayora de los casos es aconsejable tener 2^ letras iniciales. Serie ^arcial. Listas lar,gas.

Este tipo de cdigo falla en los grupos alfabticos a partir de la inicial sin el uso de dfgitos extra y aparece como sigue:
A Ac Ad 1-i9 20-39 40-59 B Bae Bak 340-359 3fi0-379 380-399

Ag A1 Ale All

60-79 $0-99 i00-i 19 120-139

Bal Bam I3ar Bari

400-419 420-439 ^^0-459 4fi0-479

60

ESTAUSTICA ESPA1^(JLA

Als Am Ame An And Ap Ar Arm At Au

140-159 Z 60-17^ 8n-i9^^1 w00-w 1^ 22^-239 2^0-259 2,60-279 280-299 300-39 320-339

Barn Wom ^Vaod Wool Wr Wu X-Y' Yo 'L

4^30-4^J',^ ^840-985:^ 9860-9879 9880-9$99 99oCl-999 9920-9939 9940-9959 9960-99T9 9980-9999

'

Los nombres se asignan a los nmeros libres en sus respectvos grupos a1fabticos. No estarn, por tanto, en orden alfabtico estricto fuera de los grupvs, resultando, por tanto un cdigo de serie parcial. La construccin de un cc5digo de esta clase es como sigue: E1 nmero de nombres a ser codificado es primero fijado lo misYn^ que el margen de expansin requerido. Estos determinan el nmero de dfgitos necesarios en cdi;go. Aun+que el ejemplo anterior es un cdigo de cuatro dgitos, el clculo anterior puede indicar que tres, cuatr o cinco dgitos pueden ser requeridos. Nunca deben asignarse nmeros superiores a io, 20 3o a una divsidn alfabtica. De aquf que la total capacidad del cddigo es despus ciividida por una de estas cantidades para determinar el nnnero de divisiones. Cuanto ms pequeo sea el nmero elegido menor ser el fallo alfabtico. E1 cc^igo elegido est basado en veinte nmeros para una divisin. Conocida la lista completa de nombres se procede a contarla y liacer separ^^ciones en el nmero igual de partes que se ha acordado como en el ejemplo anterior. Esto en principio fi ^ a los grupos alfabticos que constituyen el cdigo y ligero ^ ajustes en las divisiones en medio de los grupos dan el cdigo final como lo expuest anteriormente. En el caso que no pueda disponerse de una lista de nombres o 1a existente no sea representati.va, la lista de telfonos, el fichero de correspondencia u otras listas, pueden ser utilizadas para construir el cdigo. Ser m^.s til en la m^.yoria de 1as veces utilizar una verdadera lista, pues la frecuencia de ciertos norr^bres varfa mucho en las diferentes empresas y localidades. Por la misma razn es preferible proyectar un cdigo para cada aplicacin, siguiendo las principios expuestos en esto, que intentar la utilizacirn de 1os muchos cdigos pblicados que han sido diseados para sistemas de ficheros cn generaL Los nambres codificados no requieren ser registrados en un libro numerado, aunque es aconsejable tener una lista cdigo u otro medio para determinar 1os nmeros siguientes disponibles. A los nombres de gran inters pueden asignrseles nrneros terminados en o. Es tambin prctica corriente tener un cdigo de esta clase empezando c^^ ^oo, i.ooo, io.ooo ^oo.ooo, segn el caso, en lugar de comenzar en HZ ^>, dc tal modo que todos los nombres sean designados ^con un nmero parecido de dgitos. En este caso, los nmeros con menos digitos pueden asignarse a los artf culos auxiliares, varios y especiales, sirviendo 1os menos nmeros cle digitos para identificarlos rpidamente y en muchos casos eliminar la nc^cesidad de un segundo cc^digo.

MTODOS DE CODIFICACIN

61

.^Prie co'st^5lEa^cz.-----Tc^cla,s las li^t^ls. Este tipo de c^digo se usa donde es necesario clasificar y listar en estricto orden alfabtico del principio al fin. Se registra en hojas o en un libro numeracio ^y aparece como sigue: H4JA 39
00 (^^.
Q2

Helax^d Co., M. C.

50 51 53 54

Hell Gate Packers.

5^ (. ) Hellman Co. Mc.

0.3 (^^^
U5

o^ 07
n^3

Hellbruin Polish Co.

55

^s 57
58

Helmrath ^3. C(7.

Held Adarns y Co. (.) Ileld F3aking

09
1Q

59
EiQ

11 . ^4 4
^i5 Helier's Drug Stores

^;1 . 1^1{
95 Helpern Spec. Co.

^rf3 47 48 49

98 97 98 99

La construccin de este cdigo es extraordinariarnente sencilla cuando se intenta adecuadamente. E1 primer paso es contar los nombres de la lista a codificar y la estimacin de una cantidad conveniente para expansin. Esto cletermina el nmero de dfgitos y la total capacidad del cdigo. La capacidad del cddigo es dividida despus por el nrnero de nombres conocida en la list a. Esto da exactamente el f actr^r de expansin y no debe ser ajustado aproximadamente excepto cuando resulten fracciones, en cuyo caso el nmero a tomar debe ser el prxiino ms bajo. Por e ^ emplo, si el clculo del anterior resultara ser 7.34z, el factar a utilizar deberfa ser t^7 ^>. Las hojas numeradas son despus preparadas a ^oo nmeros por hoja a pgina. Se preparan tantas hojas corno son necesarias para la total capacidad del cdigo. Los nombres se inscribcn en la hoja saltando tantos espacios entre cada nombre como el factor de expansin indica. E1 factor de expansin del cdigo anterior era ^c5 ^^; por eso los nombres de la lista original fueron incluidos frente a cada quinto nombre. El primer nornbre en la Hoj a o no debe ser inscrito a O i, pues ningn espacio expansiva habrf a antes de este nombre. Es aconsej able ernpezar con 0 3 d 0^. Debe cuidarse ia preparacin dei registro y observar que todos los clculos han sido correctamente efectuados, que los nombres han sido correctamente inscritos o que alcanzada la ltima pgina existan menos espacios disponibles que nambres. Una comprobacin al final mostrar si esto ocurre y si^ es asf, el factor de expansin puede ser reducido de rriodo que los nornbres sobrantes puedan ser encaj ados.

62

ESTADSTICA ESgA'OLA

Los nuevos nornbres son inscritos en medo de las nmeros vacantes disponibles de tal modo que la expansin existe a ambas lados para otros nuevos nombres (ved el ejemplo precedente). Esto permite una serie alfabtica exacta y proporciona un cdigo de serie completo. Es necesario que nombres no usados o de rara aparicin sean eliminados a intervalas regulares para que los nmeros sean reasignados en completa serie alfabtica que as se conservar indefinidamente.

Serie eompleta.--^Ninguna lista. Este rntodo de codificacin puede ser utilizado cuando no se ^dispone de ^ia lista completa de nombres a codificar, pero es necesario un cdigo patrn seg^^ instrucciones de codificacin o para asegurar uniformidad. Un ejemplo en este caso poda ser la codificacin de clientes por ramas de casas cuanda ^ cada rama opera con cddigo propio y los nmeras no son asignados en la propia oficina. ^ Si se utiliza la base correcta este cdigo mantendr los nombres en continuo orden alfabtico hasta la ltima letra. Debe ser sin embargo mantenido en forma de registro de tal modo que Ios nuevos nombres puedan ser asignados adecuadarnente. Los pasos para la canstruccin son como sigue: r. Seleccionar una lista de nombres, tal como una guf a o lista de nornbres y direcciones, que se considera favorable al fin propuesto por su similitud con la que pretende hacer. 2. Dividir esta lista bsica en tantas partes iguales de modo que no entren mas de treinta nombres en una divisin. 3, Ajustar estas divisiones ligeramente de modo que su conformacin las mantenga en grupos alfabticos muy prdximos.
^. Numerar las divisiones de ^r^ en adelate y anotar el cdigo patrn como sigue:
A Ab Abc Ac Ad Adams A Adams L Add ^. 2 3 4 5 6 i' 8 A^; Ah Ai Ai Ald Ald Alk All 9 ^o ^1 ^ 1w ^3 14 ^5 16

5. Preparar hoj as de registro numeradas, cada hoj a con ^oo nmeros y anotar la divisidn alfabtica y nmero a la cabeza de cada hoja, Cuando aparecen los nombres, se insertan en las hoj as en medio de los nmeros vac^,ntes disponibles. As, al primer nombre de cualquier grupo se le .asig^, ^nar{a. el nmra 50, al segundo los nmeras 2.,^ d 75, etc, Esto permite una, serie alfabtica perpetua. El nt^mero cddigo de cualquier nombre se co^npone d^ A^.r^^,

M^T4L^(^ ^ S DE CODI1^ ICACiN

.^j^

combin aGi^ de ^hioj a nmero>> y^Linea ^mero - a^menos . que apa^ez^an . los nmeros completos en cada lfnea. ^ ^. ^ ^ ^ Las designaciones de dgito final pueden ser usadas con este cdigo para describir nombres clave, aunque debe cuidarse que no interfieran la serie alf abtica.

14.

Cdigoe de coneonante^.

El cdigo de consonantes corrintemente origina en el pensamiento del empleado o en el perador de ficha perforada afinidad entre la codificacin ^ la perforacin y consiste en ignorar todas Ias vocales a partir de la primera letra del apellido o artculo. En ejemplos especiales, W e Y pueden despreciarse cuando no destruye la identificacin. La prir^er letra del nombre se conserva siernpre para establecer el fndice efectivo. En algunos casos se rnantienen las dos primeras letras antes de empezar la eliminacin de vocalPS. La precodificacin no^ es necesria. Este tipo de codificacin evita tiempo de clasificacin y especialmente interesante en ei ahorro de espacio cuando aparece una cantidad extraordinaria de descripcin alfabtica, tal coma descripciones c_ie artculas o nombres de lugares. Una lectura con conocimiento de causa o una interpretacin visual de los datos de esta clase de cdigo es conseguida prontamente despus de algur^a experiencia.
EJ$^PLOS:

SMITII J oNES S1^IOWLEY SNODEL PUMPHANDLES TRACK MATERIAL,

SMTH J Ns SNWLY SNDL PMPHNI^LS TRCKM'rizT.,

1 l.

Cbdigo de f ndice iontieo.

En ciertas circunstancias, es deseable hacer f ndices por grupos de nambres^ localidades o artculos de similar fontica. Esto proporciurla el medio d^ ex^minar una seccin de un fichero para lacalizar un artfculo dado due puede ser objeto de una.,variacidn en su expresin o en su es ^ ritura. Por ejeinplo, el nonibr Johnson puede ser preferid de distintas mzl^eras. l::l ccSdigo naice agrupar^i tantas variantes como siguen:
NOMBRE CDIGO fNDICE

JOHNSON J OHNSEN J ONSEN

JOHNSTON JOHN5TONE JOHNSTOWN

J525 J525 J525 J523

JS.^^.3

J ONSTON

J523 J523

Tal mtQdo de codi#icacin, supo,ne, .el ^sta^l^imi^nto c^^ ur^a tabla de, ^^^x^,^

6^}

kSTAD^STICA ESPAI^OLA ^_._____..__ __._

relacionadas en las cuales las vocales AEIOU, y las consonantes WHY, se ignoran. Tal tabla se muestra a continuacin:
i .--BFPV 2.-CGJ KQSXZ 3.--DT

4.---L S.--MN 6.-R

En la prctica la letra inicial de un nombre se conserva y a las tres siguientes consonantes se las da un valar numrico. Asf, el nom.bre de JOHNSC)N se coanvierte en JNSN, o en cdigo numrico J52^,. En aquellos nombres que tienen solamente una o das consonantes, despus de eliminadas las vocales, se aaden ceros para completar los tres dgitos. Este tipo de cdigo es muy ventaj oso y reduce a un mfnimun la bsqueda en el fichero de un artf culo que l^a sido equivocadamente deletreado o cuando el hecho o nornbre es conocido solamente por su sonido. La aplicacin se limita corrientemente a ficheros de extraordinaria volumen.

APLI CA CIUN A UTOMATI CA D E CU DI(IDS

La aplicacidn de designaciones codificadas es errdnearnente considerada como una carga enojosa en atencin a la serie de etapas: referencia, transferencia de referencia a dato original, registro manual en fi^chas, y la subsiguiente comprobacin de este registro. L^ que todavf a queda indeterminado, sin embargo es la exactitud de la transferencia de la referencia al docurnento original. Ffieha^ edfgo patr8n. Transferencia de datos por duplicacidn.

Las fichas cdigo-patrn preperforadas, ordenadas en la serie bsica de referencia, suministran un medio expedito de resolver una situacin diffcil de codificacin. Tales fichas cdigo pueden transportar una rnultiplicidad de datos no todos los cuales san necesarios para una parte del proceso, pero todos ellos objeto de ser utilizados en operaciones varias. Como ejempla muy corriente, puede citarse un fichero-patrdn de empleados, para utilizar en la confecc^idn de nminas, puede registrar tal variedad de datos, como nombre del empleado, situacin, . ^ ocupacin, tipo de salario, nmera de s. s., etc. En este ejemplo de serie bsica se registrara el nmero de reloj o nmero de trabajo en la ficha, el cuai se aplica corrientemente n un orden alfabtico preestablecido. Esto proparciona una rpida lacalizaein de una ticha por nombre, o nmero, y es tambin el medio de restituir el fichero a su base permanente de referencia o de nmero de ernplearlo. Las fichas retiradas manualmente del tichero y en unin de las correspondientes en a: reincorporaciones, deducciones, seguros, cambios de dlrecci6n, etc., son utilizadas para transferir automticamente los datos cdigo esenciales a las fichas de detalle o auxiliares que previarnente han sido preparadas. Despus de ntili^adas las primera^ son restituidas al fic,Iiera para ser vueltas a usar.

M^TODOS b^ CODI^ICACI^N

f^

Las ventajas de utilizacin de las fichas Cdigo-patrn son:

i. Eliminacin de la transcripcin manual de registro-cdigo a documento original.

^, 3. 4.

Se .evita la comprbacin de tal transcripcin. Eliminacidn de la perforacin manual del dato codificado en las f^chas auxiliares. La exactitud automtica deI mecanismo de perforacim duplicada ha^ce supr^rflua la comprobacidn. .

Ffahae cdigo prperioradae.---Utilizacin no frecuente. Similar al mtodo precedente en las preparacin de las fichas cdigo y fichero, este plan requiere que las fichas sean obtenidas en las cantidades requeridas para disponer un ^ suministro preperf orado o fichero reserva. Las f ichas individuales son extraidas del fichero y unidas con los docurnentos originales. Los datos de detalle para completar el r^egistro de la transaccin son perforadas en la propia ficha cdigo. En el ejenaplo de transacciones mltiples del mismo grupo de cddi,go, la ficha cdigo se , utili^a corno un medio duplicador para registrar lo codificado en las fichas auxiliares subsiguientes. Cada uno de estos mtodos tiene sus propias ventaj as,' la eleccin ,depende enteramente de las circunstancias bajo las cuales ha de ser aplicado; sin embargo, los factores de exactitud y ahorro de tiempo son igualmente beneficiosos con uno u otro plar^. ^ ^ Deaeoditieaein automtioa.--Designaciones alfabticas.
Las fichas cdigo-patrn auxilian la funcin discriminatoria y altamente valiasa de descodificacin automtica d^ hechos que durante el proceso adquirieron designacianes nurnricas. Esta caracterlstica es particularmente valiosa cuando se han de hacer informes finales o de control. . Las fichas cdlgo-patrn y las auxiliares con las cuales han de ser unidas, son designadas con un nmero comn de control o campo de referencia. Asi, las patrones pueden ser mezcladas por clasificacin o intercalacin en el fichero de #ichas detalle. En los procesos subsiguientes, en el sistema. la designacin alfabtica o descripcin se lista^ de la Ficha Patrn, mientras las fichas auxiliares que siguen son resumidas segn la clasificacin correspondiente, efectundose as^ la des^odificacin automtica del informe o quedando en situacin de hacerse.

^I^TEMA DE A UTO COMPROBA CION N UMERI CA

Aplicable a todas las clases de cddigos usuales, la autocomprobacin numrica caracterstica de ciertas clases de perforadoras puede ser utilizada para comprobar la exactitud de la aplicacidn y perforaidn de cddigos numricos.

C3E

ESTADSTICA ESPAI^oLA

E1 sistema est basado en la adicin al. nmero original -de un digito extra o terminal. Denominado ^dfgito control^>, esta cifra se determina por un cmputo especial de los dfgitos del nmero original y establece una proteccin casi hermtica +contra las designaciones errneas. El nmero control debe ser siempre pulsadv despus del ltimo dgito del nmero origin^.l. Como ejernplo, con^probandta los ilamados cdigos decirnales que terminan en un nm;ero variab^.e de digitos ms all de la coma deciTnal, deben. pulsarse suficientes ceros o espacios a cantinuacin dEl c^S^iigo numrico para asegurar la situaci.n - del nmero de control en una columna predeterminada. El digito de control se establece brevemente teniendo en cuenta el digito de las unidades, y cada dfgito alternado a partir de ste y hacia la izquierda como un solo nombre. El nmero resulta^.te se multpli.ca por dos, y los digito, dei producto y los saltados que no tuvieron en cuenta en la seleccidn alternada se suman en cruz. Esta suma se resta del prximo mayor terminado en o y la diferencia es el nmero cantral. Ambos cdigas, numrico y alfabtico pueden ser comprobados de este modo, porque el artificio suma caracteres alfabticos del mismo modo que lo hace can numricas. I,a posibilidad de un error en Ios ej em.plos num.ricos es prcticarnente inexistente, I3e este m.odo, todvs los tipos de cdigos mencionados en lo sucesivo pueden ser ob^ eta de comprobacin mediante el dispositivo de verificacin.
CDIGO Df GTTO CONTROL

Numrico. . . .

123^45 i3245 ^28792

5 fi 0 5

Alfanumric.

A812^
24321

BA123

7' Cdigo: ^.2345 53^. 2 1062 42

3^.2

EJEA^PLO:

9 ^i 15

20^5

Cdigo: ^-3A^23

(^)

2 624 2i

^! 2 3 15

20 ^ 5

(1) Para valorar los signos alfab^ticos se h^., tomado una posicidn de perforacidn dc digitv, excluyendo los i1 y i2.