ADempiere

Contabilidad Ernesto Huari Prez

Contenidos
Tabla de Cuentas Dimensiones de cuentas Esquema contable Tipo de compromiso (pendiente) Distribucion del libro diario (pendiente) Costos de productos (pendiente)

Introduccion
La contabilidad en ADempiere se realiza a traves de Documentos.

Algunos ejemplos de documentos son: Orden de Compra, Recepcion de Material, Factura, etc. Estos documentos encapsulan la compejidad del proceso que soportan. Cuando se completan los documentos, estos generan entradas en el libro diario. Luego se pueden crear reportes basados en estas entradas
Proceso de Negocio
Facturacion

Documento

Libro Diario

Ganacias y Perdidas

Factura

Tabla FACT_ACCT

Reporte Financiero

Balance General

Ingreso Manual

Tabla de Cuentas
En la tabla de cuentas, las cuentas se encuentran clasificadas

como:
Cuentas de Balance
Activos Pasivos Capital de Accionistas

Cuentas de Perdidas y Ganancias

Ingresos operativos Gastos operativos Ingresos y ganancias no operativas Gastos y perdidas no operativas.

Tabla de Cuentas
El arbol de cuentas esta definido en el Elmento Contable.
Analisis de Desempeo Reglas contables Elemento Contable

Cada elemento contable representa a un arbol de cuentas. El detalle del

arbol esta en la pestaa: Valor del Elemento

Tabla de Cuentas
Configuracion de Cuentas
Entidad acumulada: son las cuentas resumen que no pueden tener

operaciones directamente. Los nodos finales tienen desactivadas esta opcion. Estas cuentas se utilizan para agrupar otras cuentas y para reportes. Una cuenta acumulada puede tener otras cuentas acumuladas o cuentas finales. Cuentas controladas: Estas cuentas son usadas como resultado de la insercion de un Documento, por lo cual no se puede ingresar una transaccion manual al libro diario usando esta cuenta, ya que esta cuenta es usada directamente y exclusivamente por un documento. Esta opcion solo esta disponible para cuentas finales, no asi para cuentas acumaladas.
Por ejemplo la cuenta Inventario de producto es una cuenta controlada por

documento, y sera usado cuando se genere el documento MM Receipt en la pantalla de Recepecion de Materiales.

Tabla de Cuentas
Configuracion de Cuentas
Ejemplo de cuenta controlada. Si usamos la cuenta Inventario de

Productos (14120) en el diario directamente, nos dara error al intentar completar la entrada.

Analisis de Desempeo Diario CG

Tabla de Cuentas
Configuracion de Cuentas
Aplicar Reales, Aplicar presupuesto, Aplicar estadisticas: estas opciones

sirven para ingresar varios tipos de transacciones y no solo los reales.

Por ejemplo si se desea tener una comparativa entre valores presupuestadas y

valores reales, se pueden ingresar las transacciones con el tipo Presupuesto y cuando se haga efectivo la operacion se puede ingresar el valor real. De este modo se puede tener valores presupuestados y valores reales. Las cuentas controladas por documentos deben tener seleccionada la opcion: Aplicar Reales Al ingresar una transaccion en el Libro Diario se necesita escoger el tipo de transaccion

Dimensiones Contables
Las dimensiones contables sirven para analizar la informacion

contable desde varios puntos de vista.

Por ejemplo si queremos analizar la cuenta Cuentas x Cobrar para cada

cliente por separado(A, B, C), no es necesario crear las cuentas CxC A, CxC B, CxC C. Es suficiente crear una cuenta CxC y crear la dimension Cliente (Socio de Negocio). De este modo cuando ingresemos informacion, los datos del cliente iran informados.

Ver Informacion de Cuenta

Analisis de Desempeo Reglas Contables Dimensiones Contables

Esquema contable
Es la configuracion contable principal. Determina el comportamiento de las

entradas contables en ADempiere.

Analisis de Desempeo Reglas Contables Esquema Contable

Esquema contable
GAAP(Generally Accepted Accounting Principles):

Es un conjunto de metodos usados para procesar, preparar y presentar informacion contable publica. Cada pais puede tener sus propios metodos para lograr sus estandares de contabilidad. Acumulacion: Indica cuando seran reconocidos los ingresos y gastos. Si la opcion esta seleccionada, los ingresos y gastos seran reconocidos cuando se ingrese la transaccion, y no se espera hasta que se reciba el dinero. Metodo de Costeo: Se especifica el metodo de costo de contabilidad Nivel de Costeo

Por ejemplo si se elije Costo estandar y Compaia, necesitamos establecer el costo de los productos a nivel de la Compaia, una sola vez, y no a nivel de cada organizacion.

Esquema contable
Moneda: Es la moneda por defecto que se usara. Esto no significa que se

puedan hacer transacciones con otras moneda, pero la moneda que tendremos por defecto sera la que se llene en este campo.
Control de Perodo automtico: Sirve para que el sistema verifique

automaticamente el periodo actual activo. Este campo va acompaado por los campos: Dias de Historia y Dias a Futuro.

Por ejemplo si el perido activo es Marzo 2010, y la fecha actual es 12 de Marzo del

2010, y en la configuracion de periodos se tiene 2 dias de historia y 2 dias a futuro, entonces el sistema dejara ingresar transacciones con fecha contable entre 10 y 14 de marzo. Si se ingresara una transaccion con fecha distinta a ese rango, se produciria un error de Periodo Cerrado
Uso de Alias en Cuentas: Deberia estar seleccionado. Indica que es posible

asignar alias a la combinacion de cuentas.

Aplicar descuento comercial: Habilitar esta opcion si se desea que los

desucentos se reflejen como transacciones contables en el libro diario.

Esquema contable

Aplicar Servicios separadamente: Cuando se define un producto, el tipo de producto puede ser Articulo, Recurso, Servicio. Si tenemos un producto de tipo servicio (un servicio) y generamos una factura al credito sobre este producto(servicio), se usaria la cuenta CxC de Clientes, que es la que se usa para todos los productos. Si queremos usar una cuenta para productos (CxC de Clientes) y una cuenta para productos (CxC Servicios), debemos habilitar esta opcion. De este modo los productos de tipo servicio tendran su propia cuenta.
Relacion con Socios Reglas de Socio de Negocio Socio del Negocio Cliente Contabilidad del Cliente

Explicitar ajuste de costos: Esta desactivado por defecto. Sirve para generar entradas adicionales en el libro diarios cuando generamos una factura, por ejemplo entrada relacionados a gastos de transporte. Allow Negative Posting: No significa que no se pueda ingresar transacciones negativas, ya que siempre se puede ingresar transacciones negativas o positivas. Esta opcion indica como seran vistas las entradas en el libro mayor. Se recomienda tenerlo desactivado, para que las cantidades en el libro mayor se vean positivas. Post if Clearing Equal: Se selecciona si se necesita tener entradas en el libro diario acerca de la relacion entre una factura y su recibo de material, basado en la informacion contable generada por los documentos de Factura y Recibo de Material

Elemento del Esquema contable

Al crear la compaia, hay varias opciones adicionales las cuales se ven reflejadas en el Elemento del Esquema Contable Los elementos obligatorios que ADempiere necesita son Organizacion, Cuenta, Producto, Socio de Negocio. El elemento del esquema contable proporciona informacion a las entradas del libro diario. Asi una entrada en el libro diario, tendra informacion de la organizacion que realiza la operacion, del cliente con quien se interactua (socio de negocio), el producto por el cual se genera la operacion, la region de ventas donde se realiza la operacion, etc.

Elemento del Esquema contable

Ejemplo: Agregar la informacion de una campaa de marketing a todas las actividades de ventas, para analizar la efectividad de la campaa. Incluiremos la informacion de la campaa en la Factura.
Crear una campaa: Campaa de Aniversario

Cotizacion a Factura Reglas de Ventas y Mercadotecnia Campaa de Mercadeo

Antes de crear la Factura, tambien deberiamos crear la Orden de Compra, Recibo de Materiales,

etc, pero solo crearemos para Factura.

Elemento del Esquema contable

Crear una Factura y Linea de Factura. Llenar en ambos el campo Campaa

Requisicion a Factura Facturas (Proveedor)

Elemento del Esquema contable

Crear una Factura y Linea de Factura.

Elemento del Esquema contable

En el tab Factura, hacer click en Completar En la pantalla de confirmacion seleccionar Completar en el combo, y hacer clik en OK Hacer click en No Aplicado para aplicar la factura. Debe tener de resultado lo siguiente:

Hacer click en Aplicado para ver el libro diario

Se puede ver que las entradas en el libro diario estan referenciadas a una campaa en

particular.

Elemento del Esquema contable

Agregar nuevo elemento al esquema contable. Ejemplo Agregar el elemento Actividad.

Crear Actividad ABC

Analisis de Desempeo Reglas Contables Actividad(ABC)

Crear el elemento del esquema contable

Para que los efectos sean aplicados, reiniciar el servidor J2EE

Elemento del Esquema contable

Desactivar un elemento: Si no deseamos informacion de algun elemento contable en las entradas del libro diario, podemos deactivar el checkbox Activo. Es recomendable desactivar esta opcion en lugar de eliminar el Elemento.
Despues de desactivar el Elemento contable, debemos reiniciar el servidor J2EE

Contabilidad General

En el tab Contabilidad General(CG) se tienen registradas las cuentas generales del Plan Contable. Usar Balance Suspendido: esta configuracin permite hacer balanceos automticos de las cuentas durante los movimientos del diario, esta es una prctica poco recomendable por lo que debemos quitar esa seleccin. Al hacer esto el campo Cuenta puente de balanceo desaparece.

Predeterminados

En este tab estan las demas cuentas del Plan Contable, ordenadas por categorias: Socio de Negocio, Producto, Almacen, etc. Cuando se crean objetos como Socio de Negocio, Producto, etc, se tiene una pestaa de Contabilidad. Los valores de las cuentas que aparecen en dicha pestaa se copian desde las cuentas predeterminadas. Pero se pueden modificar estas cuentas a nivel del objeto.

Adicionales

Navegacion para ver los tabs de contabilidad en algunos objetos

Navegacion
Ingresar con GardenAdmin/GardenAdmin con el rol

GardenAdmin
Verificar que este activado el check Mostrar las pestaas de

Contabilidad en Herramientas Preferencia

Gestion de Materiales Reglas de Gestion de Materiales

Producto
Administracion del Sistema Reglas de la Organizacion

Banco

Navegacion
Analisis de Desempeo Reglas Contables Combinacion de

Cuentas

Navegacion
Gestion de Materiales Reglas de Gestion de Materiales

Producto Contabilidad