Imagine un BI de autoservicio gracias a la exploracin y la visualizacin de datos

Las investigaciones anteriores sobre Business Intelligence (BI) que ha llevado a cabo Aberdeen group demuestran que a las empresas cada vez les resulta ms difcil facilitar la informacin adecuada a las personas adecuadas y en el momento adecuado. Por ejemplo, en el estudio que Aberdeen realiz en febrero del 2012 sobre BI operativo (Inteligencia operativa, parte 1: fomento del rendimiento con visibilidad tctica) se demostraba que el 65% de los directivos tienen un plazo para la toma de decisiones cada vez ms breve, es decir, el margen de tiempo del que disponen para responder despus de que se produzcan eventos empresariales se est reduciendo. Si se tiene en cuenta que muchas empresas tambin tienen que manejar volmenes de datos cada vez mayores, puede verse que existe una oportunidad para la innovacin en los anlisis. En este artculo de anlisis se parte del estudio sobre BI que realiz Aberdeen en marzo del 2011 para examinar el rendimiento de las empresas que ofrecen a los usuarios empresariales herramientas visuales que les permiten explorar datos libremente de forma sencilla para descubrir nueva informacin.

Febrero de 2012

Artculo de anlisis Los artculos de Aberdeen ofrecen el punto de vista de los analistas acerca de la investigacin, partiendo de un examen conjunto de las encuestas, las entrevistas y los anlisis de Definicin los datos del estudio. Este artculo de anlisis trata sobre dos estilos distintos de BI: BI tradicional. Tambin se conoce como "generacin de informes gestionada". Aunque suele haber implicacin de los directivos, este estilo de BI est controlado, impulsado y gestionado predominantemente por el departamento de TI de la empresa. En muchos casos, solo se puede acceder a visualizaciones estticas de los datos, y es el departamento de TI el que tiene que efectuar cualquier cambio o ampliacin. Exploracin visual. Se proporciona a los usuarios empresariales una herramienta visual completa y muy interactiva para que puedan manipular y explorar la informacin directamente. Aunque sigue habiendo implicacin del departamento de TI de la empresa, gran parte de la responsabilidad sobre la creacin de diferentes vistas de los datos y el acceso a ellas recae en la comunidad empresarial.

El ritmo acelerado de los negocios favorece la necesidad de la exploracin visual

El aumento o los cambios en la demanda de informacin sobre gestin son el motivo ms apremiante que lleva a impulsar los proyectos de anlisis en las empresas que utilizan herramientas de exploracin visual (ilustracin 1). Ilustracin 1: El aumento o las modificaciones en la demanda son el motivo principal

Porcentaje de encuestados, n = 346

60% 50% 40% 30%

49% 38%

20% 10% 0% Usuarios de exploracin visual Otros

Fuente: Aberdeen Group, marzo de 2011

This document is the result of primary research performed by Aberdeen Group. Aberdeen Group's methodologies provide for objective fact-based research and represent the best analysis available at the time of publication. Unless otherwise noted, the entire contents of this publication are copyrighted by Aberdeen Group, Inc. and may not be reproduced, distributed, archived, or transmitted in any form or by any means without prior written consent by Aberdeen Group, Inc.

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Casi la mitad (el 49%) de las empresas que utilizan estas herramientas se refieren a este aspecto como un factor de presin. En cambio, llama la atencin que este mismo factor de presin ocupe solo el tercer lugar en la lista de prioridades de las empresas reacias a utilizar este tipo de herramienta de BI. Las soluciones de Business Intelligence tradicionales, tambin llamadas "generacin de informes", pueden resultar muy eficientes para las actualizaciones de mtricas e indicadores de rendimiento clave estandarizados. Por ejemplo, los datos semanales sobre el nmero de pacientes que han ingresado en un hospital, las actualizaciones sobre el volumen y la temporizacin de las entregas de piezas a una fbrica y las cifras de ventas mensuales son datos que se pueden distribuir de forma eficiente a quienes los necesiten utilizando BI tradicional. La generacin de informes puede resultar excelente para proporcionar informacin de rutina de forma rpida y eficiente. No obstante, la generacin de informes gestionada es menos eficiente cuando hay que responder a necesidades de informacin no previstas (y en muchos casos apremiantes). El ritmo acelerado y los rpidos cambios de los entornos empresariales estn impulsando la adopcin de herramientas que pongan el anlisis rpido en manos de los usuarios empresariales.

Caso prctico Qu ocurrira en el caso de un retraso en la entrega o una entrega incompleta de unos componentes que ha solicitado una fbrica? Salvo que se encontrara rpidamente un suministrador de componentes alternativo, el rendimiento de la produccin se podra ver amenazado. La exploracin visual puede ser de gran ayuda en situaciones como esta. Los directivos tendran que investigar y analizar rpidamente distintos suministradores potenciales para poder subsanar el dficit.

La visualizacin facilita un acceso rpido a los datos

En las empresas donde se utiliza la exploracin visual, la probabilidad de que se necesite acceder a informacin prcticamente en tiempo real (minutos despus de que se produzcan los hechos) es ligeramente superior (el 23% frente al 20%). No obstante, lo que es determinante es que los usuarios empresariales puedan encontrar la informacin que precisan con puntualidad. Como se muestra en la ilustracin 2, los directivos que utilizan herramientas de exploracin visual tienen un 10% ms de probabilidades que sus homlogos de acceder a la informacin que necesitan en el tiempo adecuado para que repercuta en la toma de decisiones. Ilustracin 2: La exploracin visual permite el acceso puntual a la informacin

Usuarios de exploracin visual

85%

Otros

77%

70% 75% 80% 85% 90% Porcentaje de encuestados, n = 346

Fuente: Aberdeen Group, marzo de 2011

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Este es el factor clave a la hora de determinar la efectividad de un proyecto de BI. Cualquier inversin en Business Intelligence, sea grande o pequea, resulta intil si no permite a sus beneficiarios acceder a la informacin que necesitan. Y no solo eso, tambin tienen que poder encontrar esa informacin a tiempo para que tenga repercusiones en las decisiones que deben tomar. Encontrar informacin vital demasiado tarde es igual que no encontrarla.

Utilizacin ptima de los recursos de TI

Apostar por la exploracin visual tiene ventajas para los directivos, pero las ventajas para el departamento de TI tambin son muy evidentes. Los usuarios de las herramientas de exploracin visual no solo tienen ms probabilidades de encontrar la informacin que precisan en el tiempo necesario, sino que entre ellos mejora significativamente el aprovechamiento de unos recursos de TI escasos (ilustracin 3). Ilustracin 3: Mejora del 65% en el aprovechamiento de unos recursos de TI escasos
Usuarios de exploracin visual

726

Otros

440

0 200 400 600 800 Usuarios de BI por trabajadores equivalentes a tiempo completo, n = 346
Fuente: Aberdeen Group, marzo de 2011

"Como en muchas grandes empresas, para llegar a la autosuficiencia, an hay mucho trabajo de back-end de datos por delante, por lo que parte de nuestra revisin estratgica es averiguar cmo podemos lograrlo de una forma mejor y ms rpida sin desatender ningn aspecto." ~ Jim Keene, responsable de TI, Harley Davidson

Las empresas que utilizan herramientas de exploracin visual admiten, como promedio, un 65% ms de usuarios de BI por cada empleado equivalente a tiempo completo (FTE) implicado en la implementacin y el desarrollo de proyectos de BI (726 usuarios por empleados equivalentes a tiempo completo frente a 440 usuarios por empleados equivalentes a tiempo completo). Con las implementaciones de BI tradicionales, no es infrecuente que el personal de TI o los analistas empresariales tengan que dedicar un tiempo considerable a personalizar informes, modificar cuadros de mandos y responder a consultas especficas continuamente. Esto se debe a que el BI tradicional suele ofrecer visiones de los datos mayoritariamente estticas. Cuando los usuarios empresariales necesitan informacin distinta a la que ofrecen los informes estticos, no pueden encontrarla por s mismos porque no disponen de las herramientas necesarias y tienen dos opciones: solicitar ayuda al equipo de asistencia de TI o arreglrselas sin los datos. Proporcionar a los usuarios empresariales una solucin de autoservicio
2012 Aberdeen Group. www.aberdeen.com Telfono: 617 854 5200 Fax: 617 723 7897

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mediante herramientas de exploracin visual libera al personal de TI de la carga fija de peticiones de asistencia para cambios o ampliaciones de BI. No obstante, una colaboracin frecuente entre los usuarios empresariales y el departamento de TI sigue siendo necesaria para obtener resultados satisfactorios. El 80% de las empresas donde se utiliza la exploracin visual han indicado que se da esa colaboracin frecuente. En cambio, esto solo sucede en el 49% de las empresas que no utilizan herramientas de exploracin visual. El xito de cualquier proyecto de BI se sustenta, fundamentalmente, en los datos disponibles. Las herramientas de exploracin de autoservicio ms potentes e intuitivas carecen de toda utilidad si no se ponen en relacin con unos datos adecuados y de alta calidad.

Consideraciones clave
La exploracin visual puede favorecer en las empresas una forma eficaz de hacer frente a unas necesidades de informacin de gestin cada vez ms imprevisibles y con un nivel de exigencia creciente. Las empresas que se plantean la adopcin de este tipo de software deberan tener en cuenta lo siguiente: La exploracin visual es muy eficaz para facilitar el acceso a la informacin correcta en el momento oportuno. Los directivos que utilizan herramientas de exploracin visual de datos tienen un 10% ms de probabilidades que los que carecen de ellas de poder acceder a la informacin que necesitan en el tiempo adecuado para que repercuta en la toma de decisiones. A diferencia de los informes estticos tradicionales, que no ofrecen posibilidades de interaccin (o que ofrecen posibilidades de interaccin muy limitadas), las herramientas de exploracin visual facilitan la exploracin libre de la informacin, lo que da a los directivos mayores posibilidades de encontrar respuestas a cuestiones no previstas sin necesidad de ayuda. La exploracin visual permite el autoservicio en BI. Ganan los usuarios empresariales porque, con ms frecuencia, pueden dar una respuesta puntual a necesidades de informacin no previstas, y gana el departamento de TI porque ya no tiene que implicarse directamente para ayudar a los directivos a dar respuesta a dichas necesidades no previstas. En consecuencia, se precisa un nmero significativamente menor de empleados de TI para prestar asistencia a la comunidad de usuarios de Business Intelligence. Las empresas que implementan herramientas de exploracin visual pueden atender a un 65% ms de usuarios de BI con cada empleado de soporte del departamento de TI. Sigue siendo necesaria una estrecha colaboracin entre los usuarios empresariales y de TI. Para obtener resultados satisfactorios con la exploracin visual, los responsables de TI y los de la empresa deberan reunirse con asiduidad para comprobar que se estn previendo las necesidades de informacin de BI de la
Telfono: 617 854 5200 Fax: 617 723 7897 "Hacer que las cosas sean ms visuales e interactivas para los directivos significa que cuando tengan una idea brillante puedan ponerla en prctica, en lugar de tener que concertar una reunin con el departamento de TI. Ha habido un cambio significativo en las reuniones porque los datos no son estticos, sino que se puede interaccionar con ellos y obtener respuestas prcticamente en tiempo real mientras los responsables de la toma de decisiones clave y los expertos se encuentran en la sala." ~ responsable de TI, gran fabricante de bienes de consumo envasados

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empresa y se les est dando respuesta. Tambin es necesaria la formacin. Gracias, en cierta medida, al PC, a Internet y a los smartphones, millones de personas sin formacin tcnica se sienten cada vez ms cmodas con las tecnologas informticas, pero esa familiaridad no se traduce necesariamente en familiaridad con las herramientas de anlisis ni en conocimientos a este respecto. De hecho, las empresas que utilizan la exploracin visual tienen el triple de posibilidades de desarrollar formalmente los conocimientos sobre anlisis de su personal que otras empresas. Esta formacin favorece el uso satisfactorio de la exploracin visual. La exploracin visual puede facilitar un cambio estratgico en el departamento de TI. El personal tcnico responsable de las implementaciones de BI suele verse bloqueado por las continuas peticiones de modificacin y perfeccionamiento de informes, ya que los usuarios empresariales no pueden hacer estas tareas por s mismos. Las funciones de autoservicio que permiten las herramientas de exploracin visual de datos pueden aligerar mucho esta carga, y de ese modo, el departamento de TI de la empresa puede adoptar un papel ms estratgico, centrndose de forma ms especfica en ofrecer a los directivos datos fuente completos y de alta calidad. Es lo que muchas empresas denominan "administracin de datos". De esta manera, la funcin del departamento de TI es ofrecer una amplia variedad de datos depurados listos para que los exploren los usuarios empresariales, proporcionar las herramientas adecuadas (con la formacin correspondiente) y dejar que los usuarios empresariales acten libremente. Si bien puede seguir siendo necesario cierto grado de asistencia, el departamento de TI ya no tendra que dedicarse a modificar informes.

Para obtener ms informacin sobre este u otros temas de investigacin, visite www.aberdeen.com.

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Informes relacionados
2012 Strategies: Putting the Intelligence in Mobile BI to Work (Estrategias para el 2012: poner a trabajar la inteligencia del BI mvil); enero de 2012 The Analytical SMB: More Data, More Users, Less Time (Las pymes analticas: ms datos, ms usuarios, menos tiempo); noviembre de 2011 Agile BI: Complementing Traditional BI to Address the Shrinking Decision-Window (BI gil: cmo complementar el BI tradicional para hacer frente a plazos cada vez ms breves para la toma de decisiones); noviembre de 2011 SaaS Business Intelligence: Driving Agility through Self-Service (Inteligencia empresarial SaaS: el fomento de la agilidad mediante el autoservicio); septiembre de 2011 Migrating from Reports to Dashboards: Upgrading your Business Intelligence (La migracin de los informes a los cuadros de mandos: actualizacin de su Business Intelligence); agosto de 2011 Agile BI: Three Steps to Analytic Heaven (BI gil: tres etapas para llegar al cielo analtico); abril de 2011 Operational Dashboards Drive Profits and Customer Retention (Los cuadros de mandos operativos generan beneficios y retencin de clientes); noviembre de 2010

Autor:David White, analista snior de investigacin, Business Intelligence (david.white@aberdeen.com)

Durante ms de dos dcadas, las investigaciones de Aberdeen han ayudado a empresas de todo el mundo a convertirse en empresas de primera clase. Tras haber comparado el rendimiento de ms de 644.000 empresas, Aberdeen se encuentra en una situacin exclusiva para proporcionar a las empresas los hechos que realmente importan: los hechos que permiten a las empresas avanzar y obtener resultados. Es por ello que ms de 2,5 millones de lectores de ms de 40 pases, el 90% de la lista de Fortune 1000 y el 93% de la lista Technology 500, confan en nuestras investigaciones. Como empresa de Harte-Hanks, las investigaciones de Aberdeen proporcionan una visin global y anlisis a la comunidad de ejecutivos de marketing locales, regionales, nacionales e internacionales de Harte-Hanks. En combinacin, ayudamos a nuestros clientes a sacar provecho del poder de disponer de una visin global para proporcionar programas de marketing multicanal innovadores que generan resultados capaces de cambiar las empresas. Para obtener informacin adicional, visite el sitio Web de Aberdeen en http://www.aberdeen.com o llame al nmero de telfono (617) 854-5200; para obtener ms informacin sobre Harte-Hanks, llame al nmero de telfono (800) 456-9748 o visite http://www.harte-hanks.com. This document is the result of primary research performed by Aberdeen Group. Aberdeen Group's methodologies provide for objective fact-based research and represent the best analysis available at the time of publication. Unless otherwise noted, the entire contents of this publication are copyrighted by Aberdeen Group, Inc. and may not be reproduced, distributed, archived, or transmitted in any form or by any means without prior written consent by Aberdeen Group, Inc. (2012a)

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