2da.

Semana

ESCUELA DE OFICIALES PNP

Access 2007

Lic. Roel Rodrguez Ramrez

enlineaeo@hotmail.com

Descripcin de la nueva ventana de trabajo de MS Access 2007

Ejecutar MS Access 2007. Una vez que hemos instalado en el ordenador el software de Microsoft Office 2007, para iniciar una sesin de trabajo, seguiremos los siguientes pasos:

Para mayor comodidad, lo mejor es tener el acceso directo a Microsoft Access en el Escritorio de Windows con el fin de tenerlo "mas a mano".

Una vez ejecutado o iniciado el programa, se presenta la siguiente pantalla en Access 2007:

Desde esta pantalla de Introduccin a MS Access 2007 tendremos acceso de manera ms rpida y eficaz a aquellas tareas ms frecuentes al iniciar una sesin de trabajo con la base de datos: 1. Abrir un archivo de base de datos reciente.2. Crear una nueva base de datos en blanco. 3. Crear una base con Plantillas Locales 4. Crear una base desde M. Office Online

Elementos de la pantalla de trabajo de MS Access 2007. Mens de control, ttulo y botones de maximizar, minimizar y cerrar.

En primer lugar, a la izquierda nos encontramos el Botn Office que contiene las opciones referentes a la gestin de archivos (nuevo, abrir, publicar...).

A la izquierda del nombre del documento se pueden observar una serie de iconos que constituyen la barra de herramientas de accesos rpidos. sta es una nueva opcin en la ltima versin del programa.

En el ttulo de la ventana de Access aparece el nombre de la base de datos actual, en el caso de la imagen anterior "Gestin de Pedidos Mi Empresa".

Tambin en esta barra nos aparecern los controles correspondientes a maximizar, minimizar y cerrar la ventana.

Barra de Herramientas de Accesos Rpidos

Con esta barra, el programa nos permite colocar a la vista y ms a mano aquellas herramientas que vamos a utilizar de manera habitual en nuestra labor diaria.

Este men tambin nos permitir aadir ms comandos de los que aparecen en la lista inicial. Mediante la opcin "Ms comandos...", se nos da acceso a todos los que puede utilizar el programa, desde los ms habituales y de uso ms comn, hasta los mas especficos.

Tambin se nos permite minimizar la cinta de opciones, de esta manera lo nico que podremos ver en la ventana inicial sern los ttulos de cada uno de los elementos de la cinta de opciones, que no se desplegarn hasta que no se lo indiquemos haciendo clic sobre cada uno de ellos.

Al seleccionar la opcin "Ms comandos...", se nos abre de manera automtica la ventana correspondiente a "Opciones de Access", pero preseleccionando la casilla correspondiente a "Personalizar".

Para elegir que comandos queremos que aparezcan en nuestra barra de accesos rpidos, slo debemos seleccionar el comando deseado en la lista de la izquierda y presionar sobre el botn "Agregar" que aparece entre ambas columnas. De esta manera vamos completando la columna de la derecha con aquellos accesos directos que deseamos que aparezcan en nuestra barra.

Sobre la lista de las opciones elegidas para personalizar nuestra barra de herramientas de acceso rpido, nos encontramos con un men desplegable que nos permite determinar si deseamos que los comandos seleccionados aparezcan en todos los documentos de Access de manera predeterminada, o solamente en la base de datos actual.

Botn de Office.

Este botn situado en la barra de ttulo de la ventana de la aplicacin, nos da acceso a un men mediante el cual podemos realizar diferentes operaciones:

Cinta de opciones

Cinta de opciones

En esta cinta aparecen una serie de opciones a modo de pestaas (o de fichas), de manera original aparecer el nombre de todas ellas, y slo una abierta o desplegada con todos los comandos a los que da lugar.

Para minimizar la cinta de opciones podemos seguir uno de estos dos procedimientos: Mediante la opcin que aparece en el men desplegable de la barra de accesos rpidos.

Fichas. Existen cuatro fichas clasificadas por sus diferentes contenidos: Inicio, Crear, Datos Externos y Herramientas de Base de datos.

Grupos. Dentro de cada una de las fichas existen una serie de elementos con determinadas caractersticas homogneas que aparecen, por ello, agrupados en grupos y enmarcados dentro de rectngulos.

Comandos. Cada una de las diferentes opciones de actuacin dentro del programa.

Barra de Estado. En la zona inferior de la ventana de Access aparece la barra de estado.

Esta barra nos ofrecer en todo momento informacin importante acerca del estado en el que se encuentra la aplicacin, o informacin sobre un comando que estemos utilizando en un momento dado.

El Panel de Exploracin de Objetos de Access 2007

A travs del Panel de Exploracin podremos visualizar y acceder a los objetos que hayamos creado en la base de datos actual en la que estemos trabajando.

1. Hacer clic en el botn

que aparece en el "ttulo" del panel de exploracin.

2. Del men de opciones que se despliega, seleccionaremos aquella categora de objetos que deseamos visualizar (Tablas, consultas, formularios e informes)

3. Al hacer clic en alguna de las categoras o grupos de objetos de Access, aparecer en el panel de exploracin el contenido de dicho grupo, mostrndose los objetos de esa clase que se hayan creado en la Base de datos actual.

En este ejemplo, tenemos una base de datos donde se han creado 5 tablas, tal y como podemos apreciar en el panel de exploracin al seleccionar el grupo "Tablas".

Si deseamos ver de una sola vez en el panel de exploracin, todos los grupos de objetos que se hayan creado en una base de datos: Hacer clic en el botn que aparece en el "ttulo" del panel de exploracin. Seleccionar la opcin "Todos los objetos de Access".

Aparecern organizados en los diferentes grupos de Access, todos los objetos que de cada grupo se hayan creado en la base de datos con la que estamos trabajando.

Agrupar objetos de Access por Tablas y elementos relacionados.

A travs de esta forma de organizacin de los elementos de una base de datos, visualizaremos en el panel de exploracin de Access todas las tablas contenidas en nuestra base de datos y, adems, los objetos que estn relacionados con cada una de las tablas. Hacer clic en el botn que aparece en el "ttulo" del panel de exploracin. Seleccionar la opcin "Tablas y vistas relacionadas".

ste es el aspecto que mostrar en nuestro ejemplo el panel de objetos de Access:

Creacin de una Base de Datos.

1. Hacer clic en Base de datos en blanco, de la pantalla de bienvenida o de introduccin de MS Access 2007

2. En el panel lateral derecho de la pantalla de introduccin a Access, al hacer clic en Base de datos en blanco, aparecer el cuadro destinado a crear la base de datos en blanco

3. El panel de opciones presentado permite establecer la ubicacin exacta del archivo que se va a crear y el nombre que va a recibir, si bien Access 2007 por defecto otorga al archivo el nombre Base de datos1.accdb y lo ubica en la carpeta Mis documentos.

4. Pulsar el botn para acceder al cuadro de dilogo que nos permitir seleccionar una ubicacin distinta y asignar un nombre a la nueva base de datos

5. Localizar la carpeta a travs de Guardar en1 y establecer el nombre en la celda Nombre de archivo2 (no es necesario establecer la extensin ya que Access 2007 la asigna automticamente ".accdb").

Ejemplo: Gestin de Pedidos Mi Empresa 6. Una vez establecidos ambos datos hacer clic en el botn Aceptar.

7. Por ltimo, una vez establecida la ubicacin y la denominacin de la nueva base de datos, hacer clic en Crear

8. Cuando creamos una nueva base de datos, al hacer clic en "Crear", Access nos posicionar en el objeto tablas y nos aparecer una primera tabla en la vista hoja de datos, para que comencemos a disear el objeto fundamental de Access: las tablas.

Fin de la Clase
Gracias por su atencin

Extensin: Siguiente clase repaso oral y escrito.