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Instructivo para la caracterizacin de los procesos A continuacin se presenta una descripcin de lo que debe contener la ficha de caracterizacin del

proceso: 1. Objetivo del Proceso: En la redaccin se debe tener en cuenta actividades + servicio que presta el proceso+ caractersticas del servicio o productos que resultan de la gestin del proceso. 2. Lder del Proceso: Registre el Rol o Cargo del Lder del Proceso. 3. Quien suministra: Corresponde a los proveedores de las entradas o insumos del proceso, requeridos para gestionar las actividades del proceso. Las entradas provienen de otro proceso o de un grupo de inters o de una parte interesada. Tenga en cuenta que la informacin secundaria que genera el proceso est relacionada con la parte interesada. (ver identificacin de informacin secundaria del proceso) 4. Entradas: Identifique aqu los insumos o necesidades o requerimientos para gestionar las actividades del proceso. Algunas entradas son comunes a todos los procesos, las cuales se analizaran en el taller de revisin y ajuste a la caracterizacin. Se sugiere que se analice qu requiere mi proceso de los dems; una vez las identifique se registran y en la columna anterior se coloca el nombre del proceso. 5. Actividades: Con el conjunto de actividades detalladas en esta columna se establece la descripcin genrica del proceso. Para ello, se sugiere: a. Realice un listado de actividades del proceso de manera genrica, que establezcan qu se hace (utilice la tcnica de lluvia de ideas). b. Clasifique la lista de actividades de acuerdo con el PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar). c. Ordene cada grupo de actividades y enumere de acuerdo con la secuencia de ejecucin de stas. d. Registre en el formato de caracterizacin las actividades en el orden establecido en c).
Actividades 1. 2. .. n n+1 .. m m+1 .. l l+1 ..

V A

En los procedimientos se dice el Cmo se hace. Aqu debe quedar descrito el conjunto de actividades que interactan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. 6. Salidas: Resultado de la gestin de las actividades del proceso; una o ms actividades generan un resultado. 7. Quien recibe: Corresponde a las partes interesadas a quien va dirigida la salida o resultado.Puede ser otro proceso o parte interesada o grupo de inters. Tenga en cuenta que la informacin secundaria que genera el proceso est relacionada con la parte interesada. (ver identificacin de informacin secundaria del proceso) 8. Recursos: Son los recursos necesario para gestionar el proceso: a. Fsicos: No son los insumos, son elementos fsicos que se requieren para realizar el proceso. b. Humanos: Son cargos o grupos de trabajo formales c. Ambiente de trabajo: 9. Documentos Asociados al Proceso: Listado de manuales, procedimientos, guas, instructivos propios del proceso que aparecen en el plan detallado de trabajo. 10. Seguimiento y Medicin: Nombre de indicadores y controles del proceso. Los indicadores deben corresponder con la ficha tcnica de indicadores y los controles con los relacionados en el mapa de riesgo del proceso. 11. Requisitos aplicables al Proceso: Relacione los requisitos que le aplican al proceso o
a los que el proceso debe dar respuesta, tanto de la norma NTCGP 1000:2004 como los del MECI 1000:2005.

En las columnas Quien Suministra y Quien recibe quedan determinadas las interacciones entre los procesos es lo que se denomina enfoque basado en procesos