DIAGNOSTICO SITUACIONAL

El propsito fundamental del Diagnstico es reflejar la realidad, a travs del anlisis situacional de un determinado contexto, en un determinado momento y a travs de ello generar procesos de cambio. Es por ello, que se realiz un diagnstico de la situacin actual en que se encuentra la Escuela Nacional Concentrada 1312 S/N S/N S/N Punto Lindo del Municipio Capistrano del Estado Anzotegui, para detectar las necesidades y generar cambios positivos en la misma. A travs de varias visitas a la Unidad Educativa, se evidenci algunas limitaciones administrativas tales como: el Director de la Escuela est fuera de la Sede, el Coordinador labora solo en el turno de la maana, en el turno de la tarde no hay personal directivo y por ltimo no existe personal administrativo; esto trae como consecuencia que no hay cuerpo secretarial que realice las actividades administrativas como la atencin del pblico, expedir certificados, constancias de retiros, de notas, entre otras. Asimismo, en estas visitas se pudo observar que en el turno de la tarde radicaba la mayor limitacin por cuanto, no existe ningn tipo de Directivo y por ende, las docentes tienen que realizar estas actividades. En este caso de investigacin mediante el anlisis de la situacin tambin se pudo observar que la Institucin escolar cuenta con una serie de aspectos positivos que pueden ser utilizados para la transformacin de su realidad y producir cambios, tales como: planta fsica, personal docente y directivo dispuesto a colaborar, imagen positiva del plantel y los docentes en la comunidad. Tambin presenta ciertas debilidades, que con un buen trabajo de equipo y con la ayuda y colaboracin de todos los involucrados en el proceso educativo, se pueden solventar estos aspectos negativos que impiden el buen funcionamiento de la escuela. Estos aspectos positivos y negativos se reflejan en una matriz de doble entrada de las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas o matriz FODA como comnmente se le denomina (ver cuadro N 3) donde se consideran los aspecto internos y externos de la Escuela Nacional Concentrada 1312 S/N S/N S/N Punto Lindo como base fundamental para la concrecin de este proyecto, por cuanto la matriz FODA es un instrumento importante que ayuda a los gerentes a desarrollar cuatro (04) tipos de

estrategias: estrategias de fortalezas y debilidades, estrategias de fortaleza y amenazas, estrategias de oportunidades y debilidades; y estrategias de oportunidades y amenazas (Fred R, Davis. 2009).

El ambiente interno est relacionado con las fortalezas y debilidades que en la actualidad posee la escuela y sobre las cuales se tiene algo de control; el ambiente externo mira las oportunidades que ofrece el entorno y las amenazas que debe enfrentar la Escuela para lograr el buen funcionamiento administrativo. A continuacin la matriz FODA:

CUADRO N 3 FACTORES INTERNOS FORTALEZAS 1.-Planta fsica en buenas condiciones 2.-Docente dispuesto a trabajar 3.-Coordinador presto a colaborar. 4.-Buena Comunicacin Interpersonal. DEBILIDADES 1.-Falta de personal Administrativo (secretaria) 2.-Escaso mobiliario en la Coordinacin tales como: archivos, material de oficina fotocopiadora,computador. 3.-No existe variedad de formatos en la Coordinacin para agilizar el trabajo. 4.-La Direccin queda bastante alejada de la escuela para la solicitud de firma para los formatos. 5.- Poco conocimiento del Coordinador y los Docentes de las actividades correspondientes a sus cargos FACTORES EXTERNOS OPO RTUNIDAD ES ESTRATEGIA FO ESTRATEGIAS OD 1.-Involucrar a los Docentes, 1.-Realizar la actividades Coordinador y representantes para administrativas el Coordinador

1.-Fcil obtener el buen funcionamiento acceso a la administrativo del plantel. Escuela por parte de los representant es padres y madres para solicitar documentos u otros servicios. 2.-Buenas relaciones interinstituci onales con la Alcalda del Municipio Capistrano AME NAZAS 1.-La Comunidad no colabora con las actividades escolares.

del Plantel 2.-Establecer un horario para la solicitud y retiro de los recaudos. 3.-Elaborar un procedimientos administrativos manual de

ESTRATEGIAS OA 1.- Informar a la comunidad del cumplimiento del establecimiento del horario para la solicitud y retiro de los recaudos. 2.-Tener un stop de diferentes tipos de formatos para llenar, 2.- Crear una Comisin entre ya firmados y sellados por el 2.-La personal Docente, Coordinador y Director bajo el poder del mayora de representantes para solicitar la Coordinador. los Colaboracin monetaria o material representant a la Alcalda para fotocopiar los es, padres y formatos madres son de escaso recursos econmicos 3.- No hay cercano ni ciber ni sitios para sacar fotocopias a

ESTRATEGIA FA 1.-Solicitar colaboracin de tipo monetario o material, de acuerdo a sus posibilidades a los docentes, Coordinador, Representantes,para crear formatos y sacar copias de estos.

los formatos. Deben trasladarse a otra poblacin. MARCO TEORICO

En la mayora de las Escuelas Oficiales Venezolanas, no poseen un manual de procedimientos administrativos, para ayudar a optimizar la Institucin Educativa como Organizacin. Asimismo ocurre en otros pases de Amrica Latina, que son pocas las Unidades Educativas que manejan manuales de procedimientos, de funciones, los cuales son necesarios para mejorar la calidad del desempeo del personal, lo cual redunda en el mejor funcionamientos del Centro escolar y en la calidad del producto que se procesa. Las pocas escuelas venezolanas y latinoamericanas que poseen

manual de procedimientos pertenecen al Subsistema de Educacin Superior y estn relacionado a lo financiero-contable. . En base a lo anterior, hay poca informacin sobre los manuales de procedimientos administrativos en una Escuela.

La presente investigacin, toma como antecedentes las tesis y trabajos que mantienen relacin con nuestro tema a nivel empresarial, netamente administrativo y los cuales sirven de fundamentos para esta investigacin. Dentro de stas, se encuentra la investigacin efectuada por Turmero,I. (2012): Elaborar un Manual de procedimientos del personal de Jimmars Motors,C.A. Mitsubishi. Este trabajo requiri de una investigacin de campo. En este trabajos se observ que en la

empresa, se realizan todas las actividades y procesos pero el personal no sabe cmo se deben realizar las actividades de la mejor forma, la empresa no cuenta con manuales, flujogramas, ni alguna herramienta a la que se pueda acudir al momento de presentarse dudas para la ejecucin de algn trabajo o actividad en cualquier departamento, Se concluye que del manual de procedimientos, va a permitir facilitar el proceso de adiestramiento al personal de nuevo ingreso, pues en el estarn establecidas de manera clara y concisa todas las actividades que se desarrollan dentro

de la empresa,. de esta forma se mejorara la eficiencia y eficacia del personal que labora en las distintas reas de la empresa, ya que disminuira la posibilidad de cometer algn error en las actividades que se ejecuten. Abreu y Barrios (2011). Diseo DE UN manual de proCedimientos

administrativos para la cooperativa internet y telecomunicaciones costa oriental del lago R.S (cointelcol). Este trabajo requiri de una investigacin de tipo descriptiva de campo. Se concluye que en la empresa, existe una ineficiencia en el manejo de los recursos humanos y materiales as como tambin y poca claridad en los registros de las operaciones, por la falta de conocimientos sobre las funciones y actividades que debe realizar el personal, Una vez ms se puede notar la necesidad que existe de tener un manual que le permitir a la administracin verificar que los empleados realicen sus actividades segn lo establecido en dicho manual, y la toma de decisiones oportunas y pertinentes. Giselle Gmez (2011): Manual De Procedimientos Para La Organizacin De

Procesos Administrativos De La Empresa Cipca. Este trabajo se realiz bajo la investigacin de diseo no experimental de tipo descriptiva. Se evidenci la necesidad de un manual de procedimientos, ya que, permiti dar soluciones para mejorar las labores desempeadas en el departamento administrativo de la empresa CIPCA, donde, se detect ciertas fallas como: falta de organizacin de los documentos digitales, retrasos, desconocimiento de funciones y prdidas de tiempo, para evidenciar la organizacin de la documentacin y el diseo de formatos para estandarizar sus procesos administrativos.

Base Teoricas: A continuacin se presenta la perspectiva terica, que se manejar para el desarrollo de la investigacin planteada la cual tiene como propsito suministrar un sistema coordinado coherentes de conceptos y proposiciones, que permitan abordar el tema, a manera de establecer un marco referencial, para la interpretacin de los resultados del estudio planteado.

En atencin a las organizaciones modernas Chiavenato, I.(2010) las define como un sistema de actividades, conscientemente coordinadas, formado por dos o ms personas.

Las organizaciones son heterogneas y diversas, cuyo tamao, caractersticas, estructura y objetivos son diferentes. Esta situacin, da a lugar a que haya una gran variedad de organizaciones. Los principales tipo de organizaciones las podemos dividir en:

ORGANIZACIONES SEGN SUS FINES.- Es decir, segn el principal motivo que tienen para realizar sus actividades. Estas se dividen en:

Organizaciones sin fines de lucro: Se caracterizan por tener como fin cumplir un determinado rol o funcin en la sociedad sin pretender una ganancia o utilidad por ello. El ejrcito, la Iglesia, los servicios pblicos, las escuelas, las entidades filantrpicas, las organizaciones no gubernamentales (ONG), entre otras, son ejemplos de este tipo de organizaciones.

ORGANIZACIONES SEGN SU FORMALIDAD.- Dicho en otras palabras, segn tengan o no estructuras y sistemas oficiales y definidos para la toma de decisiones, la comunicacin y el control. Estas se dividen en:

Organizaciones Formales: Este tipo de organizaciones se caracteriza por tener estructuras y sistemas oficiales y definidos para la toma de decisiones, la comunicacin y el control. El uso de tales mecanismos hace posible definir de manera explcita dnde y cmo se separan personas y actividades y cmo se renen de nuevo. Segn Idalberto Chiavenato (2010), la organizacin formal comprende estructura organizacional, directrices, normas y reglamentos de la organizacin, rutinas y procedimientos En fin, todos los aspectos que expresan cmo la

organizacin pretende que sean las relaciones entre los rganos, cargos y ocupantes, con la finalidad de que sus objetivos sean alcanzados y su equilibrio interno sea mantenido.

Este tipo de organizaciones (formales), pueden a su vez, tener uno o ms de los siguientes tipos de organizacin: Organizacin Lineal: Constituye la forma estructural ms simple y antigua, pues tiene su origen en la organizacin de los antiguos ejrcitos y en la organizacin eclesistica de los tiempos medievales.

El nombre organizacin lineal significa que existen lneas directas y nicas de autoridad y responsabilidad entre superior y subordinados. De ah su formato piramidal. Cada gerente recibe y transmite todo lo que pasa en su rea de competencia, pues las lneas de comunicacin son estrictamente establecidas. Organizacin Funcional: Es el tipo de estructura organizacional que aplica el principio funcional o principio de la especializacin de las funciones. Muchas organizaciones de la antigedad utilizaban el principio funcional para la diferenciacin de actividades o funciones. El principio funcional separa, distingue y especializa: Organizacin Lnea-Staff: El tipo de organizacin lnea-staff es el resultado de la combinacin de los tipos de organizacin lineal y funcional, buscando incrementar las ventajas de estos dos tipos de organizacin y reducir sus desventajas. En la organizacin lnea-staff, existen caractersticas del tipo lineal y del tipo funcional, reunidas para proporcionar un tipo organizacional ms complejo y completo.

Organizaciones Informales: Este tipo de organizaciones consiste en medios no oficiales pero que influyen en la comunicacin, la toma de decisiones y el control que son parte de la forma habitual de hacer las cosas en una organizacin .

ORGANIZACIONES SEGN SU GRADO DE CENTRALIZACIN.- Es decir, segn la medida en que la autoridad se delega. Se dividen en:

Organizaciones Centralizadas: En una organizacin centralizada, la autoridad se concentra en la parte superior y es poca la autoridad, en la toma de decisiones, que se delega en los niveles inferiores. Estn centralizadas muchas dependencias gubernamentales, como los ejrcitos, el servicio postal y el misterio de hacienda.

Organizaciones Descentralizadas: En una organizacin descentralizada, la autoridad de toma de decisiones se delega en la cadena de mando hasta donde sea posible. La descentralizacin es caracterstica de organizaciones que funcionan en ambientes complejos e impredecibles . Las empresas que enfrentan competencia intensa suelen descentralizar para mejorar la capacidad de respuesta y creatividad .

En base a lo anterior, la Escuela Nacional Concentrada 1312 S/N S/N S/N Punto Lindo se encuentra ubicada en el tipo de organizacin sin fines de lucro, por ser una Institucin educativa pblica, y en consecuencia no persigue ningn fin econmico, financiero. Segn su formalidad viene siendo, formal-lnea-staff-descentralizada, ya que, se rige por unos lineamientos, directrices que emanan de un nivel superior como es el Ministerio del Poder Popular para la Educacin, por lo tanto posee una pirmide jerrquica aunque en cada nivel de jerarqua tiene cierta libertad para la toma de decisiones.

Toda organizacin existe cuando: 1 hay personas capaces de comunicarse y que 2 estn dispuesta actuar conjuntamente

3 para obtener un objetivo comn

Para una organizacin un objetivo es una situacin deseada que debe alcanzarse. Para esto una de las caractersticas que debe poseer la organizacin es la racionalidad, esto implica adecuar los medio utilizados a los fines y objetivos que se desean alcanzar.(Chiavenato, I, 2008)

Por ende una escuela es una organizacin social que tiene un objetivo comn que es formar ciudadanos y ciudadanas en valores, aptos y tiles para la sociedad, por lo tanto todos los actores que interactan en el pr

La racionalidad es sinnimo de eficiencia y eficacia. Toda organizacin debe considerar la eficiencia y eficacia de manera simultnea, La eficacia es una medida normativa para alcanzar los resultados y la eficiencia es una medida normativa para la utilizacin de los recursos en un proceso.

Una organizacin es racional si se escogen los medios ms eficientes para lograr los objetivos deseados. La racionalidad se logra mediante la elaboracin de reglamentos que sirven para dirigir el comportamiento. La racionalidad est ligada a los medios, mtodos y procesos con los cuales la organizacin considera que alcanzar determinados fines o resultados. Es decir toda organizacin para tener eficiencia y eficacia en su funcionamiento debe poseer reglamentos, normas, dentro de estos podemos mencionar los manuales administrativos los cuales, son documentos detallados y sistemticos que indican las actividades a ser cumplidas por la organizacin y la forma en que las mismas debern ser realizadas, ya sea, de manera conjunta o separada.

Segn Palma (2012):

"Son libros organizados para promover un mejor entendimiento de polticas, prcticas y procedimientos administrativos; su propsito es

el de suministrar un pronunciamiento actualizado, conciso y claro de la funcin exacta de cada fase del negocio de la empresa".

Por lo tanto, son un medio de comunicacin escrita que contienen lo ms primordial y bsico de las polticas, procedimientos, organizacin e historia de las organizaciones, lo cual se presenta en forma prctica, sencilla y breve. Sirve para orientar, coordinar, instruir y normalizar. Finalmente, son un instrumento de planeacin, que nos ayuda a cumplir los objetivos de la institucin.

Considerando que los manuales administrativos son un medio de comunicacin de las polticas, decisiones y estrategias de los niveles directivos para los niveles operativos, y dependiendo del grado de especializacin del manual se definen los siguientes objetivos: Presentar una visin de conjunto de la organizacin (manual de organizacin). Precisar las funciones de cada unidad administrativa (manual de organizacin) Presentar una visin integral de cmo opera la organizacin (manual de procedimientos). Precisar la secuencia lgica de las actividades de cada procedimiento (manual de procedimientos). Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada unidad administrativa (Manual de procedimientos) -Precisar funciones, actividades y responsabilidades para un rea especfica (manual por funcin especfica). Servir como medio de integracin y orientacin al personal de nuevo ingreso facilitando su incorporacin al organismo (manuales administrativos). Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales ( manuales administrativos). (Gonzlez M., 2012).

Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa los nombres diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera:

Por su contenido: Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de este tipo tenemos los siguientes: Manual de Historia: Su propsito es proporcionar informacin histrica sobre el Organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administracin y posicin actual. Manual de organizacin: Su propsito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a travs de la descripcin de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones. Manual de polticas: Consiste en una descripcin detallada de los lineamientos a seguir en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. Pueden elaborarse manuales de polticas para funciones operacionales tales como: Produccin, ventas, finanzas, personal, compras, etc. Manual de procedimientos: Es la expresin analtica de los procedimientos administrativos a travs de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo.

Los manuales de procedimientos son como libros que sirven para resear de una manera clara los pasos que debe seguir un procedimiento. Los procedimientos son una gua (como hacer las cosas) de trabajo al personal. Segn Melinkoff, R (2012), "Los procedimientos consiste en describir detalladamente cada una de las actividades a seguir en un proceso laboral, por medio del cual se garantiza la disminucin de errores".(p. 28).

Los procedimientos son planes en cuanto establecen un mtodo habitual de manejar actividades futuras. Son verdaderos guas de accin ms bien que de pensamiento, que detallan la forma exacta bajo la cual ciertas actividades deben cumplirse.

Asimismo, Gmez F. (2012) seala que: " El principal objetivo del procedimiento es el de obtener la mejor forma de llevar a cabo una actividad, considerando los factores del tiempo, esfuerzo y dinero". (p.61).

Los procedimientos ayudan a realizar las funciones de una manera ms rpida sin retardos en la ejecucin de stas, por cuanto todo el personal conoce de antemano las actividades inherentes al cargo, conllevando al ahorro de tiempo lo cual es esencial en las Escuelas. Segn Biegler J. (2012) " Los procedimientos presentan a la

empresa, una forma ordenada de proceder de cmo realizar los trabajos administrativos, para su mejor funcin, en cuanto a las actividades dentro de la organizacin".(p.54)

Esto quiere decir, que los procedimientos son pasos o secuencia para realizar cualquier actividad de una forma eficiente y eficaz para lograr un buen funcionamiento de la administracin de todo tipo de organizacin. Esta clase de procedimientos se

denominan procedimientos administrativos. Los autores Munich G. Y Martnez G.(1979) Consideran que los procedimientos administrativos: "Permiten establecer la secuencia para efectuar las actividades rutinarias y especficas". (p. 99)

Ante lo relacionado en la cita del prrafo anterior se puede conceptuar el procedimiento administrativo como un instrumento administrativo que apoya la realizacin del quehacer cotidiano en donde ellos consignan, en forma metdica las operaciones de las funciones.

La importancia de los procedimientos administrativos estriba en que los mismos ayudan a: Establecer el orden lgico que deben seguir las actividades. Promueven la eficiencia y la optimizacin. Fijar la manera como deben ejecutarse las actividades, quin debe ejecutarlas y cundo.

En este mismo orden de ideas, los procedimientos nos facilitan la realizacin de las actividades inherentes al cargo, y por ende optimizan el desempeo laboral, lo cual es provechoso para la Escuela, porque redunda en beneficios que consisten en: Aumento del rendimiento laboral. Permite adaptar las mejores soluciones a los problemas. Contribuye a llevar una buena coordinacin y orden en las actividades de la organizacin.

Lo anterior reitera la importancia de los manuales en cualquier organizacin, ya que nos permite alcanzar los objetivos de una forma exitosa y esto se logra porque los manuales de procedimientos en su calidad de instrumento administrativo tienen como objetivo: Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria. Determinar en forma ms sencilla las responsabilidades por fallas o errores. Facilitar las labores de supervisin, de vigilancia. Aumentar la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y cmo deben hacerlo. Ayudar en la coordinacin del trabajo y evitar duplicaciones. evaluacin del control interno y su

Por lo tanto, en las Escuelas deben existir manuales de procedimientos administrativos, ya que, como organizacin, es indispensable para su buen funcionamiento, por cuanto estos manuales tienen como ventajas: Aumentan la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y cmo deben hacerlo. Auxilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del personar ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. Ayudan a la coordinacin de actividades y evitar duplicidades. Determinan en forma ms sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

 Facilitan las labores de supervisin, evaluacin del personal y del plantel Permiten conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin. Promueve que se desee emprender tareas de simplificacin de trabajo como administracin del tiempo, delegacin de autoridad, entre otros.

Esto por supuesto, conlleva a un mejor desempeo del personal, lo cual trae beneficios para la Escuela, como lo conceptualiza Melinkoff, (op.cit) "El aumento del rendimiento laboral, permite adaptar las mejores soluciones para los problemas y contribuye a llevar una buena coordinacin y orden en las actividades de la organizacin".(p.30)

los manuales de procedimientos administrativos son secuencia para realizar una actividad administrativa, por lo tanto deben estar una estructurados para poder

llevarse a cabo. Toda manual consta de tres partes primordiales que son: 1 Encabezamiento. 2 Cuerpo. 3 Glosario. Encabezamiento.- Este debe tener la siguiente informacin: Nombre de la empresa u organizacin. Departamento, seccin o dependencia en las cuales se llevan a cabo los procedimientos descritos. Titulo bastante bueno, pero que de idea clara y precisa de su contenido. ndice o tabla de contenido de un criterio de relacin de los elementos que contiene el manual. El Cuerpo del Manual.- Este debe contener la siguiente informacin: Descripcin de cada uno de los trminos o actividades que conforman el procedimiento, con indicaciones de cmo y cundo desarrollar las actividades. Glosario de Trminos.- Al final del manual se debe incluir los siguientes datos: Anexos o apndices como complementos explicativos de aquellos aspectos del manual que lo ameriten.

 Fecha de emisin del procedimiento para determinar su vigencia. Nombre de la entidad responsable de la elaboracin del manual y su contenido

Cabe sealar que los manuales de procedimientos administrativos constan de esta tres partes, pero no son estndar, sino cada manual se estructura de acuerdo a la necesidad y requerimientos de la organizacin. Para el caso de esta Investigacin, la estructura del manual de procedimientos administrativo que se toma es, segn Paul Latouche (2010): Ttulo del procedimiento. Introduccin: Explicacin corta del procedimiento. Organizacin: Estructura micro y macro de la entidad. Descripcin del procedimiento. Objetivos del procedimiento Normas aplicables al procedimiento Requisitos, documentos y archivo Descripcin de la operacin y sus participantes Grfico o diagrama de flujo del procedimiento Responsabilidad: Autoridad o delegacin de funciones dentro del proceso. Medidas de seguridad y autocontrol: Aplicables al procedimiento.

Asimismo el mismo autor expone que la informacin del manual depender de lo que la Institucin quiere mostrar. En este caso de investigacin se establecer el siguiente contenido en el manual: Portada: en dicha seccin se debe incorporar el logotipo de la institucin, nombre de la institucin o unidad administrativa, el tipo de manual que se presenta, la fecha y el lugar de elaboracin del Manual de Procedimientos, denominacin y extensin. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma, unidad (es) responsable (s) de su elaboracin, revisin y/o autorizacin.

 Introduccin: se indica una breve exposicin sobre el documento, su contenido, objeto, reas de aplicacin o alcances e importancia de su revisin y actualizacin. Objetivo de los procedimientos: es una explicacin del propsito que se pretende cumplir con los procedimientos. Alcance de los procedimientos: representa la esfera de accin que cubren los procedimientos. Responsable (s): en este apartado se indican las unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases. Polticas o Normas de Operacin: se incluyen, en esta seccin, los criterios o lineamientos generales de accin que se determinan en forma explcita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los procedimientos. Conceptos: se indican las palabras o trminos de carcter tcnico que se emplean en el procedimiento, las cuales, por su significado o grado de especializacin requieren de mayor informacin o ampliacin de su significado, para hacer ms accesible al usuario la consulta del manual. Procedimientos: se realiza la presentacin por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qu consisten, cundo, cmo, dnde, con qu, y cunto tiempo se hacen, sealando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripcin del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias reas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operacin. Si se trata de una descripcin detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operacin. Se debe indicar el objetivo del procedimiento, la base jurdica, los rganos que intervienen, las polticas y normas de operacin. Diagramas de flujo: se incluye la representacin grfica de la sucesin en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada

operacin descrita. Los diagramas representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripcin clara de las operaciones, lo que facilita su comprensin. Formularios: se adjunta todos los formularios e instructivos empleados para el desarrollo de los procedimientos. Se incluye una muestra de los formularios que se utilizan en el procedimiento y sus respectivas instrucciones de llenado. Glosario de trminos: es la lista de conceptos de carcter tcnico relacionados con el contenido y tcnicas de elaboracin de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta. Firmas de autorizacin: en este apartado se Indica el nombre, cargo y firma de los titulares de la Institucin que autorizan el manual, as como de las unidades administrativas que los elaboran y revisan. Una de las actividades de mayor trascendencia de organizacin y mtodos, consiste en el anlisis de los procedimientos administrativos vigentes o en la definicin de los circuitos para nuevas empresas y/o nuevas actividades que encare una empresa constituida. Para realizar un manual de procedimientos administrativos se requiere tener claro la normativas de la Institucin, y los lineamientos, Leyes, reglamentos, entre otros que rigen esa organizacin para esclarecer las funciones que son inherentes al cargo En el caso de Venezuela y especficamente de las Escuelas Pblicas stas son regidas por la Constitucin Bolivariana de la Repblica, Ley Orgnica de Educacin y su Reglamento, Reglamento del Ejercicio de la Profesin Docente, Ley de Carrera Administrativa, Ley del Estatuto de la Funcin Pblica y su reglamento. Con respecto al personal administrativo que labora en las Instituciones Educativas Oficiales, son regido por todas las leyes anteriores mencionadas exceptuando la Ley de Educacin y su reglamento y el Reglamento del Ejercicio de la Profesin Docente.

El personal administrativo en las Instituciones Educativas Pblicas est conformado por el cue

DEFINICION DE TERMINOS CONCEPTOS Palabras o trminos de carcter tcnico que se emplean en el procedimiento, las cuales, por su significado o grado de especializacin requieren de mayor informacin o ampliacin de su significado, para hacer ms accesible al usuario la consulta del manual. PROCEDIMIENTO (descripcin de las operaciones). Presentacin por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qu consisten, cundo, cmo, dnde, con qu, y cunto tiempo se hacen, sealando los responsables de llevar a cabo. Cuando la descripcin del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias reas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operacin. Si se trata de una descripcin detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operacin. Es conveniente codificar las operaciones para simplificar su comprensin e identificacin, aun en los casos de varias opciones en una misma operacin. FORMULARIO DE IMPRESOS. Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apndices. En la descripcin de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia especfica de stas, empleando para ello nmeros indicadores que permitan asociarlas en forma concreta. Tambin se pueden adicionar instructivos para su llenado. DIAGRAMAS DE FLUJO. Representacin grfica de la sucesin en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada operacin descrita. Adems, suelen hacer mencin del equipo o recursos utilizados en cada caso. Los diagramas representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripcin clara de las operaciones, lo

que facilita su comprensin. Para este efecto, es aconsejable el empleo de smbolos y/o grficos simplificados. Estructura organizativa. Es la representacin grfica de cada uno de los departamentos que conforman una organizacin, los cuales estn representados a travs de niveles organizacionales y unidos por una relacin jerrquica. Funciones. Se refieren a la unidad organizativa y no a los puestos, constituidos por tres elementos, razones por las que existe la unidad, las funciones y los objetivos. Manual. Es un documento que contiene ordenada y sistemticamente informacin o instrucciones sobre organizacin, historias, normas, procedimiento de una empresa y que se consideran necesarias para la mejor ejecucin del trabajo. Normas. Estndares aceptables de comportamiento dentro de un grupo que son

compartidos por los miembros de l Objetivos. Son los que se espera lograr en el futuro, hacia ellos se dirigen todos los esfuerzos de la organizacin Organigramas: en la representacin grfica de la estructura de la empresa. Organizacin: conjunto de sistemas, estructuras, procesos de direccin, tecnologa y estrategias. Polticas: son guas para la accin y sirven para dar respuesta a las cuestiones o problemas que pueden presentarse con frecuencia y que hace que los subordinados acudan sin necesidad ante los supervisores para que estos les solucionen cada caso.

CAPITULO III DIAGNOSTICO DESCRIPTIVO DE LOS AGENTES INTERACTUANTES PARA EL DESARROLLO DEL INFORME. Roles de los Actores. Director (a). Velar por el cumplimiento de la planificacin y la asistencia del personal Docente, administrativo y obrero adems del mantenimiento general de la institucin.

Docentes

Brindar a los nios y nias un servicio de enseanza de alta calidad, fomentando valores que permitan que los estudiantes crezcan con un sentido crticoreflexivo para que demuestren inters de superacin.

Alumnos. Personal Obrero. Mantener la institucin en perfecto orden y velar por el mantenimiento general de todas las reas que integran la escuela. Estar dispuestos a recibir la enseanza pedaggica que les brindan los docentes ya que les va a servir para su desarrollo y formacin integral.

Consejo Comunal Promover la participacin e integracin de los mbitos familia - comunidad, a travs de la formacin y actualizacin permanentes de todos los actores involucrados.

Garantizar la educacin integral de calidad para todos y todas a nivel de la comunidad. Consejo Escolar.

FUNCIONES DE LOS ACTORES. Coordinadora.

Procesar todo lo concerniente al lineamiento de polticas educativas emanadas de los organismos superiores: Direccin de Educacin, y otros organismos competentes, adems de formular un diagnostico real de la institucin que incluya todos los elementos del proceso de enseanza aprendizaje.

Coordinar y velar por el cumplimiento de los conocimientos pedaggicos y la existencia de los recursos e insumos necesarios en la institucin.

Administrar el presupuesto requerido por la institucin acorde a las necesidades prioritarias que presenta la institucin.

Docentes.

Impartir la enseanza con sujecin a los programas oficiales y las normas establecidas al efecto, por las actividades educativas y los reglamentos.

Propiciar en los nios y nias, familias y compaeros de trabajo la apropiacin de valores cultivando al mismo tiempo la nocin de derechos, deberes y dignidad humana.

Elaborar carteleras y entregar en la fecha prevista las actividades planificadas, recaudos administrativos y cualquier otro documento requerido por la subdireccin del plantel.

Visitar los hogares de los estudiantes y hacer el acompaamiento del mismo en las dificultades del aprendizaje.

Realizar y levantar actas en caso de ser necesario

Llenar y hacer certificados y constancias de notas, retiros de estudiantes, entre otros.

Atender al pblico

Dar permisos a los Docentes en caso de ausencia

Vigilar y velar por el libro de Asistencia

Lleva el archivo

Sacar copias a formatos

Alumnos. Realizar todas las actividades que le imparte el docente en el aula de clase y tener disposicin a los mandatos del personal directivo, administrativo y obreros de la institucin.

Personal Obrero. Organizar, ordenar y mantener limpia todas las reas de la institucin.

Consejo Comunal Proponer medidas e iniciativas que favorezcan la convivencia en el centro, la igualdad entre hombres y mujeres y la resolucin pacfica de conflictos en todos los mbitos de la vida personal, familiar y social.

Promover la conservacin y renovacin de las instalaciones y equipo escolar y aprobar la obtencin de recursos complementarios.

Crear conciencia y fomentar la participacin ciudadana en el proceso de formacin e un nuevo republicano dentro de la organizacin escolar.

Consejo Escolar. Fomentar la cooperacin entre los miembros de la comunidad.

Impulsar y reforzar todas las actividades que se relacionen e integren al mbito de la comunidad.

Colaborar en el logro de los objetivos consagrados en la Ley Orgnica de Educacin y su reglamento.

Promover y desarrollar conjuntamente con los dems rganos de la comunidad educativa actividades que ayuden al mejoramiento en cuanto al logro de los objetivos de la Educacin.

Desarrollar ideas y actividades que ayuden al mejoramiento de la calidad y bienestar de los alumnos.

Participar en la organizacin y promocin de actividades, que permitan a los miembros de la comunidad educativa elevar su nivel de cultura, moral, artstico y deportivo.

Estimular el desarrollo comunal.

Promover la convivencia social.

RESPONSABILIDADES DE LOS ACTORES. Las responsabilidades de cada uno de los actores estn implcitas de manera intrnseca en sus funciones y roles como elementos de suma importancia para la materializacin de todas las actividades, puesto que cada uno de sus elementos supone una responsabilidad, por lo tanto, se afirma que la responsabilidad del directivo en forma general es dirigir cada una de las acciones acadmica e integral de los nios y nias.

Coordinadora. Conservar el equipo y mobiliario escolar adems de mantener en condiciones de aseo, tecnologa y prestacin la institucin.

Docentes Mantener un clima de orden y disciplina en la seccin que les corresponde, cultivar en los nios y nias, padres y representantes la nocin del derecho, deberes y dignidad humana.

Alumnos. Tener un rendimiento acadmico acorde con las actividades asignadas por el docente, adems de mantener el aula de clase ordenada, limpia y apropiada para su uso.

Personal Obrero Los obreros se responsabilizan por la limpieza de las reas, esparcimientos y todas las instalaciones en general; las cocineras son responsables de la alimentacin sana y balanceada de los nios y nias. Consejo Comunal Contribuir con la formacin integral de los ciudadanos y las ciudadanas. Formacin y fortalecimiento de sus valores ticos, la informacin y divulgacin de la realidad histrica, geogrfica, cultural, ambiental, conservacionista y socioeconmica de la localidad, Integracin familia-escuela-comunidad Promocin y defensa de la educacin, cultura, deporte, recreacin, trabajo, salud y dems derechos, garantas y deberes de todos los nios y nias.

Consejo Escolar. Garantizar el desarrollo y defensa de la educacin para todos, gratuita, liberadora y libertadora, sin discriminacin; impulsar la formacin integral garantizando la convivencia colectiva entre todos los miembros que intervienen en el proceso educativo de los nios y nias.

CAPITULO IV MARCO METODOLOGICO TIPO DE INVESTIGACIN Motivado a que el problema que se plantea amerita de una descripcin e interpretacin de los hechos que permita desarrollar los objetivos fundamentales, se utiliz para ello la investigacin de campo, cuya caracterstica fundamental es la de colocar al individuo en contacto directo con el fenmeno en estudio; en tal sentido se hizo necesario efectuar visitas a la institucin para poder obtener informacin concreta y precisa en relacin al trabajo planteado. Ramrez, T. (1999), expresa que: Las investigaciones de campo son muy utilizadas en el rea de Administracin de Personal en los organismos pblicos y privados, tambin se le conoce como Anlisis de Actividades, consiste en establecer para cada cargo las funciones y tareas especficas, partiendo del estudio de las tareas cumplidas para

cargos similares en otros organismos o sobre la base de las tareas que efectivamente realiza el individuo bien para actualizar los manuales de cargo o ajustes al individuo a las tareas que le corresponden segn el cargo. (p. 20)

NIVEL DE INVESTIGACIN

El diseo del manual procedimientos administrativos para su elaboracin requiere de la utilizacin de tcnicas descriptivas para ofrecer una visin clara y detallada de cada proceso, sus particularidades y elementos caractersticos que los distinguen de los dems. Sabino, C. (1994) sostiene que la investigacin descriptiva se propone

conocer grupos homogneos utilizando criterios sistemticos que permitan poner de manifiesto su estructura o comportamiento. (p. 93)

En tal sentido, este tipo de investigacin es til, debido, a que permiti obtener las teoras del problema e informacin confiable, a fin de adaptar ciertos criterios orientados a transformar la situacin mediante la recopilacin de datos que conducirn al logro de los objetivos establecidos.

POBLACIN El universo de esta investigacin estuvo conformado por todo el personal adscrito la Escuela Nacional Concentrada 1312 S/N S/N S/N Punto Lindo que consta de 93 personas incluyendo personal directivo, docentes obrero y representantes del subsistema de Educacin Bsica. En este sentido no se utiliz muestras.

TCNICAS DE RECOLECCIN DE INFORMACIN. Para la realizacin del manual se aplicaron diferentes instrumentos de recoleccin de informacin, para as obtener datos concretos y precisos.

La informacin requerida se obtuvo gracias a la aplicacin de las siguientes tcnicas: a) Revisin Documental: Consiste en la revisin de toda la bibliografa existente y accesible a fin de obtener todos los componentes posibles que favorezcan la investigacin. Esta informacin sirvi de base para la realizacin del Marco Terico. Hurtado, J. (1998) define la revisin documental Como el proceso mediante el cual un investigador recopila, analiza, selecciona y extrae informacin de

diversas fuentes, acerca de un tema particular (su pregunta de investigacin), con el propsito de llegar a un conocimiento y compresin ms profundos del mismo. (p. 83)

b) Observacin Directa: Sirve para visualizar al ocupante del cargo en pleno ejercicio de sus funciones. Este instrumento es aparentemente de fcil aplicacin pero requiere la capacidad de captar detalles que estn subyacentes en una actividad,

adems es favorable para el proceso, ya que no implica detenerlo ni tiempos adicionales para su aplicacin. Chiavenato, I. (1994), seala que la observacin directa es uno de los mtodos ms utilizados, tanto por ser el ms antiguo como por su eficiencia. (p. 245)

sta tcnica se utiliz con el propsito de recabar informacin concerniente a los procedimientos administrativos, observando a las personas cuando

efectuaban sus actividades, para determinar que se est haciendo, quien lo hace y cuando se lleva a cabo. Adems se utiliz para evaluar el indicador del ambiente en la Escuela Nacional Concentrada 1312 S/N S/N S/N PUNTO LINDO y as determinar la situacin actual de ste.

c) Cuestionario: Consiste en una serie de preguntas que se le formulan por escrito a toda la poblacin seleccionada. El cuestionario debe ser preparado de manera que permita obtener respuestas correctas e informacin til. Hurtado, J. (1998), seala que el cuestionario es un instrumento que

agrupa una serie de preguntas relativas a un evento o temtica particular, sobre el cual el investigador desea obtener informacin. (p. 449)

Para la obtencin de la informacin, se utiliz el cuestionario estructurado por preguntas cerradas que permitieron recabar todos los datos necesarios y tiles a la investigacin.

Consisti en un formulario impreso dividido en dos partes la primera parte se realiz con el fin de sondear el grado de conocimientos de aspectos organizativos como: polticas, objetivos, estructura organizativa, entre otros. La segunda parte estuvo orientada hacia los aspectos especficos de los puestos de trabajo. Dicho cuestionario se aplic a todo el personal que labora en la Escuela Nacional Concentrada 1312 S/N

S/N S/N Punto Lindo, objeto de estudio; Adems, la informacin obtenida gracias al cuestionario servir como insumo para la realizacin de los Manuales propuestos en el Captulo VI

d) Entrevista: Este instrumento se utiliz con la firme intencin de obtener la informacin ms confiable del entrevistado, se caracteriz por estar estructurada por preguntas de respuesta directa y rpida, de razonamiento, de opinin y que inciten a afirmar o negar opiniones. Hurtado, J. (1998) define la entrevista estructurada consiste en una especie de interrogatorio en el cual las preguntas se le formulan a las diferentes personas, manteniendo siempre el mismo orden y con los mismos trminos. (p. 441)

sta tcnica se utiliz con docentes, representantes y obreros y al Coordinador por considerar que ste es el responsable directo del quehacer administrativo y de la toma de decisiones en la Institucin en estudio.

PROCEDIMIENTOS DE ANLISIS.

La informacin obtenida por cada uno de los instrumentos aplicados ser objeto de un anlisis exhaustivo para detectar las variables que se presenten. El proceso comprendi en primer lugar la aplicacin de los instrumentos mencionados anteriormente a la poblacin objeto de estudio.

Para la realizacin de este proyecto se utilizaron tcnicas tradicionales tales como: la tabulacin de datos, la cual se realiz de forma manual, ya que no fue necesario la utilizacin de tecnologa informtica para efectuar la tabulacin y anlisis de datos.

Seguidamente se hizo una comparacin de los indicadores que permiti obtener detalladamente las caractersticas de cada cargo en particular. Luego se descart la informacin innecesaria y se seleccion las alternativas viables, lo cual permiti el fcil manejo y comprensin de los datos que luego fueron debidamente verificados, para as obtener la informacin efectiva y de mayor utilidad. Cumplidas todas las etapas precedentes, se procedi a realizar el anlisis y elaboracin de las diferentes funciones y formatos del Coordinador, tal como se seala a continuacin:

Diseo del formato de manual de procedimientos administrativos. Revisin del diseo del formato. Elaboracin del manual de procedimientos administrativos.

ALCANCE DE LA INVESTIGACIN. La investigacin tuvo como objeto fundamental el diseo de un manual procedimientos administrativo, dirigido al Coordinador que ejerce funciones en la

Escuela Nacional Concentrada 1312 S/N S/N S/N Punto Lindo Ncleo Escolar 341, ubicada en el casero Punto Lindo del Municipio San Juan de Capistrano del Estado Anzotegui

ANALISIS DE LOS RESULTADOS

PADRES DE FAMILIA 1. Estn previamente establecidos los requisitos y pasos a seguirse cuando tiene que realizar un trmite dentro de la institucin? REQUISITOS ESTABLECIDOS OPCIONES SIEMPRE CASI SIEMPRE A VECES 0 2 18 FRECUENCIA 0.00 2.15 19.35 PORCENTAJE %

NUNCA TOTAL

73 93

78.49 100.00

REQUISITOS ESTABLECIDOS
78,49% 80 70 60 50 40 30 20 10 0 SIEMPRE CASI SIEMPRE A VECES NUNCA 0% 2,15% 19,35% REQUISITOS ESTABLECIDOS

Fuente: Encuestas Elabora por: Los Investigadores

ANLISIS E INTERPRETACIN: En la encuesta realizada a la poblacin de padres de familia de las estudiantes de la Escuela Nacional Concentrada 1312 S/N S/N S/N Ner 341 Punto Lindo, la mayora manifiesta que dentro de la Institucin siempre no se encuentran definidos los requisitos y pasos para realizar los trmites, seguidos por un porcentaje que manifiesta que solo a veces se encuentran definidos los pasos y requisitos, sin embargo es importante normalizar y regular todo esto en un documento.

2.- Los trmites en la institucin los realiza con facilidad? TRAMITES EN LA INSTITUCIN OPCIONES SIEMPRE 1 FRECUENCIA 1.08 PORCENTAJE %

CASI SIEMPRE A VECES NUNCA TOTAL

6 36 50 93

6.45 38.71 53.76 100.00

TRAMITES EN LA INSTITUCION
1,08% 53,76% 38,71% 6,45% SIEMPRE CASI SIEMPRE A VECES NUNCA

Fuente: Encuestas Elabora por: Los Investigadores

ANLISIS E INTERPRETACIN: En cuanto a la realizacin de trmites en la Escuela Nacional Concentrada 1312 S/N S/N S/N Punto Lindo, la mayora de encuestados manifiestan que siempre es difcil, seguido por un porcentaje que dice que a veces es fcil, esto se debe a que los padres de familia desconocen de la existencia de un documento que regule esto y nicamente se limitan a realizar sus trmites y dan su opinin de acuerdo a como fueron atendidos.

3.-

Conoce

usted

lo

que

es

un

manual

de

procedimientos

administrativos?

CONOCIMIENTO PROCEDIMIENTOS OPCIONES SI NO TOTAL

SOBRE

EL

SIGNIFICADO

DE

MANUAL

DE

FRECUENCIA 20 73 93

PORCENTAJE % 21.51 78.49 100.00

CONOCIMIENTO SOBRE EL SIGNIFICADO DE MANUAL DE PROCEDIMIENTO

21,51%

SI 78,49% NO

Fuente: Encuestas Elabora por: Los Investigadores

ANLISIS E INTERPRETACIN: Cuando se le pregunta a los encuestados si conocen sobre lo que es un Manual de Procedimientos Administrativos, la mayora dice que desconoce, esto se debe a que la mayora de los representantes son de bajo nivel educacional, el resto son aquellos que tienen un grado nivel de conocimiento acadmico y reconocen lo que significa un manual.

4.- Conoce usted si la institucin cuenta con un Manual Procedimientos Administrativos? EXISTENCIA DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO

OPCIONES SI NO TOTAL 20 73 93

FRECUENCIA

PORCENTAJE % 21.51 78.49 100.00

EXISTENCIA DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

21,51%

SI 78,49% NO

Fuente: Encuestas Elabora por: Los Investigadores

ANLISIS E INTERPRETACIN: Cuando se le realiza la pregunta a los encuestados si conocen sobre la existencia de un Manual de Procedimientos Administrativos, la mayora dice que desconoce, esto se debe a que en la Institucin no cuentan con este instrumento indispensable para la correcta organizacin de la misma.

5.- Cmo calificara usted la implementacin de un Manual de Procedimientos para la Institucin? IMPLEMENTACIN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPCIONES FRECUENCIA PORCENTAJE %

MUY IMPORTANTE IMPORTANTE POCO IMPORTANTE NADA IMPORTANTE TOTAL

77 16 0 0 93

82.80 17.20 0.00 0.00 100.00

IMPLEMENTACION DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 82,8%

17,2% 0% 0%

IMPLEMENTACION DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

Fuente: Encuestas Elabora por: Los Investigadores

ANLISIS E INTERPRETACIN: La mayora de los padres de familia de la Escuela Nacional Concentrada 1312 S/N S/N S/N Punto Lindo que fueron encuestados manifiestan que es muy importante la implementacin del Manual de Procedimientos Administrativos, seguidos de un porcentaje que dice que es importante, lo cual motiva a continuar con el trabajo ya que es un instrumento que va a ser de mucha utilidad para la Institucin.

6.- Est usted de acuerdo a brindar su apoyo para ejecutar esta iniciativa, sujetndose a los cambios que esta podra ocasionar?

APOYO A LA INICIATIVA OPCIONES SIEMPRE CASI SIEMPRE A VECES NUNCA TOTAL 62 1 30 0 93 FRECUENCIA PORCENTAJE % 66.67 1.08 32.25 0.00 100.00

APOYO A LA INICIATIVA
70 60 50 40 30 20 10 0 SIEMPRE CASI SIEMPRE A VECES NUNCA 1,08% 0% 32,25% APOYO A LA INICIATIVA 66,67%

Fuente: Encuestas Elabora por: Los Investigadores

ANLISIS E INTERPRETACIN: Al preguntar a los padres de familia si estn dispuestos a brindar su apoyo para la elaboracin del Manual de Procedimientos Administrativos, sujetndose a los cambios que este podra ocasionar, la mayora manifiesta que siempre que sea

necesario brindara su apoyo, seguidas de un porcentaje significativo que dice que a veces colaborara.

7.- Considera usted que el personal que labora en la institucin tiene bien definidas sus tareas? DEFINICIN DE TAREAS OPCIONES SI NO TOTAL 27 66 93 FRECUENCIA PORCENTAJE % 29.03 70.97 100.00

DEFINICION DE TAREAS

27,78%

SI 72,22% NO

Fuente: Encuestas Elabora por: Los Investigadores

ANLISIS E INTERPRETACIN: De los padres de familia encuestados, al preguntarles que si consideran que el personal que labora en la Institucin tiene bien definidas sus tareas, la mayora manifiesta que no, seguidos por un buen porcentaje que dice que si, esta opinin lo dan basndose en la manera como fueron atendidos al momento de realizar un trmite en la Institucin.

8.- Considera usted que se debe capacitar al personal para un mejor desempeo en sus puestos? CAPACITACIN AL PERSONAL OPCIONES MUY IMPORTANTE IMPORTANTE POCO IMPORTANTE NADA IMPORTANTE TOTAL 77 16 0 0 93 FRECUENCIA PORCENTAJE % 82.80 17.20 0.00 0.00 100.00

CAPACITACION AL PERSONAL
90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 82,8%

17,2% 0% 0%

IMPLEMENTACION DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

Fuente: Encuestas Elabora por: Los Investigadores

ANLISIS E INTERPRETACIN: De la poblacin de padres de familia encuestados la mayora manifiesta que es muy importante capacitar al personal de la Institucin para que desempee sus actividades de una manera ms eficiente y eficaz, seguido por un buen porcentaje que dice que esto es importante

DOCENTES Y OBRERO

1.- Conoce usted que es un Manual de Procedimientos Administrativos? CONOCIMIENTO PROCEDIMIENTOS OPCIONES SI NO TOTAL 5 13 18 FRECUENCIA PORCENTAJE % 27.78 72.22 100.00 DEL SIGNIFICADO DE UN MANUAL DE

CONOCIMIENTO DEL SIGNIFICADO DE MANUAL DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

27,78%

SI 72,22% NO

Fuente: Encuestas Elabora por: Los Investigadores

ANLISIS E INTERPRETACIN: Del total de los encuestados el mayor porcentaje manifiesta desconocer sobre lo que es un Manual de Procedimientos Administrativos, esto debido a que la mayora

nunca han escuchado hablar de este tema y el resto son los licenciados que ven este tpico en su carrera.

2.- Conoce usted si la Procedimientos Administrativos?

institucin cuenta con un Manual de

CONOCIMIENTO DE LA EXISTENCIA DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPCIONES SI NO TOTAL 1 17 18 FRECUENCIA 5.55 94.45 100.00 PORCENTAJE %

EXISTENCIA DE MANUAL DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

5,55%

SI NO 94,45%

Fuente: Encuestas Elabora por: Los Investigadores

ANLISIS E INTERPRETACIN: Del total de los encuestados el mayor porcentaje manifiesta desconocer sobre la existencia de un Manual de Procedimientos Administrativos, esto debido a que la Institucin no cuenta con esta herramienta indispensable para una mejor organizacin y normalizacin de la Escuela.

3.-Cmo calificara usted el diseo de un Manual de Procedimientos para la Institucin? IMPORTANCIA DEL DISEO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPCIONES MUY IMPORTANTE IMPORTANTE POCO IMPORTANTE NADA IMPORTANTE TOTAL 13 5 0 0 18 FRECUENCIA PORCENTAJE % 72.22 27.28 0.00 0.00 100.00

IMPORTANCIA DE DISEAR UN MANUAL DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

80 70 60 50 40 30 20 10 0 72,22%

27,78% 0% 0% IMPLEMENTACION DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

Fuente: Encuestas Elabora por: Los Investigadores

ANLISIS E INTERPRETACIN: Al preguntarles a los encuestados que como calificaran la implementacin del Manual de Procedimientos Administrativos, casi en su totalidad manifiestan que es muy importante implementar este instrumento en la Institucin, ya que, consideran que esto

va ocasionar que el personal que labora en la Escuela tenga claras sus funciones y los procesos que se deben seguir para cumplirlas.

4.- Conoce con detalles cules son sus funciones, y los procedimientos que se deben seguir para cumplirlas? CONOCIMIENTO DE SUS FUNCIONES Y ACTIVIDADES A REALIZAR OPCIONES MUCHO POCO NADA TOTAL 14 3 1 18 FRECUENCIA PORCENTAJE % 77.78 16.66 5.55 100.00

CONOCIMIENTOS DE SUS FUNCIONES Y ACTIVIDADES A REALIZAR

5,55;% 16,66;% MUCHO POCO 77,78% NADA

Fuente: Encuestas Elabora por: Los Investigadores

ANLISIS E INTERPRETACIN: De los docentes y administrativos encuestados, al preguntarles que si conocen cules son sus funciones y los procedimientos que se deben seguir para cumplirlas un

poco ms de la mitad manifiesta que conoce mucho, seguidos por otro porcentaje que conoce poco, esto se debe a que no se cuenta con un Manual y ms bien lo hacen por la experiencia que tienen en sus cargos.

5.- Realiza actividades que crea que no corresponden a su cargo? CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES QUE NO LES CORRESPONDEN OPCIONES SIEMPRE CASI SIEMPRE A VECES NUNCA TOTAL 9 5 3 1 18 FRECUENCIA PORCENTAJE % 50.00 27.78 16.66 5.56 100.00

CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES QUE NO LE CORRESPONDEN

5.56% 16.66% 50% SIEMPRE CASI SIEMPRE 27.78% A VECES NUNCA

Fuente: Encuestas Elabora por: Los Investigadores

ANLISIS E INTERPRETACIN: Al preguntar a los encuestados si en ocasiones realizan actividades que consideran no correspondan a su cargo, el mayor porcentaje dice que siempre lo hace

seguido de un buen porcentaje que manifiesta que a veces si realiza otras actividades, lo que indica que es importante contar con el Manual de Procedimientos Administrativos para definir con exactitud las tareas del personal.

6.- Est usted satisfecho con la organizacin actual de la Institucin? ORGANIZACIN DE LA INSTITUCIN OPCIONES MUCHO POCO NADA TOTAL 10 6 2 18 FRECUENCIA PORCENTAJE % 55.56 33.33 11.11 100.00

ORGANIZACIN DE LA INSTITUCION
11.11%

33.33%

55.56%

MUCHO POCO NADA

Fuente: Encuestas Elabora por: Los Investigadores

ANLISIS E INTERPRETACIN: La mayora de los encuestados dice estar muy de acuerdo con la organizacin actual de la Institucin, seguido por un porcentaje significativo que manifiesta estar poco de acuerdo, lo que indica que el personal pone cierta resistencia a los cambios

pero tambin es importante recalcar que si estn dispuestos a colaborar para la implementacin del Manual.

7.- Cree usted que los puestos en los diferentes departamentos son ocupados acuerde al perfil profesional del personal? DISTRIBUCIN DE PUESTOS ACORDE AL PERFIL PROFESIONAL OPCIONES SIEMPRE CASI SIEMPRE A VECES NUNCA TOTAL 16 0 0 2 18 FRECUENCIA PORCENTAJE % 88.89 0.00 0.00 11.11 100.00

DISTRIBUCION DE PUESTOS ACORDE AL PERFIL

90.00% 80.00% 70.00% 60.00% 50.00% 40.00% 30.00% 20.00% 10.00% 0.00% 88.89%

DISTRIBUCION DE PUESTOS ACORDE AL PERFIL 11.11% 0% SIEMPRE CASI SIEMPRE 0% A VECES NUNCA

Fuente: Encuestas Elabora por: Los Investigadores

ANLISIS E INTERPRETACIN:

Al preguntar a los encuestados si los puestos son ocupados de acuerdo al perfil de los profesionales la mayora piensa que si son ocupados de acuerdo al perfil, pero muy pocos piensan que otros casos no lo son

8.- Cuenta el personal con la experiencia suficiente para desempear sus actividades dentro de la Institucin? EXPERIENCIA DEL PERSONAL OPCIONES MUCHO POCO NADA TOTAL 11 7 0 18 FRECUENCIA PORCENTAJE % 61.11 38.89 0.00 100.00

EXPERIENCIA PERSONAL
70.00% 61.11% 60.00% 50.00% 40.00% 30.00% 20.00% 10.00% 0 0.00% MUCHO POCO NADA 38.89% EXPERIENCIA PERSONAL

Fuente: Encuestas Elabora por: Los Investigadores

ANLISIS E INTERPRETACIN: Del total de encuestados el mayor porcentaje manifiesta que el personal tiene mucha experiencia para desempear sus actividades, y otras piensan que no, esta

opinin la realizan particularizando al personal, ya que existe personas que tienen mayor experiencia que otras.

9.- Considera usted que se puede realizar modificaciones en la organizacin para obtener una mayor coordinacin en las actividades? MODIFICACIN DE LA ORGANIZACIN PARA UNA MEJOR COORDINACIN OPCIONES MUY IMPORTANTE IMPORTANTE POCO IMPORTANTE NADA IMPORTANTE TOTAL 14 3 1 0 18 FRECUENCIA PORCENTAJE % 77.78 16.66 5.56 0.00 100.00

MODIFICACION DE LA ORGANIZACIN PARA UNA MEJOR COORDINACION

80.00% 70.00% 60.00% 50.00% 40.00% 30.00% 20.00% 10.00% 0.00% 77.78%

16.66% 5.56% 0

MODIFICACION DE LA ORGANIZACIN PARA UNA MEJOR COORDINACION

Fuente: Encuestas Elabora por: Los Investigadores

ANLISIS E INTERPRETACIN: Al preguntar su opinin sobre la importancia de realizar cambios en la organizacin que mejoren la Coordinacin de la Institucin, los encuestados en su

mayora manifiestan que es muy importante, ya que, esto ayudara a tener un mejor desempeo en las actividades y procedimientos para cumplirlas.

10.- Estn claramente definidas las funciones y responsabilidades de todos los puestos, lneas de autoridad y niveles jerrquicos? DEFINICIN DE RESPONSABILIDADES, LNEAS DE AUTORIDAD Y NIVELES JERRQUICOS OPCIONES SI NO TOTAL 6 12 18 FRECUENCIA PORCENTAJE % 33.33 66.67 100.00

DEFINICION DE RESPONSABILIDADES, LINEAS DE AUTORIDAD Y NIVELES JERARQUICOS

33.33%

SI 66.67% NO

Fuente: Encuestas Elabora por: Los Investigadores

ANLISIS E INTERPRETACIN: Segn la mayora de los encuestados al preguntarles si estn claramente establecidos las funciones, responsabilidades, lneas de autoridad y niveles jerrquicos

manifiestan que no, seguidos de un buen nmero de encuestados que dicen que si, por lo que se hace necesario definir en un documento como el Manual todo lo expresado.

11.- Qu Actividades pueden crearse? NUEVAS ACTIVIDADES OPCIONES A B Tener formatos vacos de todos los recaudos administrativos Establecer horario de recepcin y entrega de requisitos por parte del cliente El Coordinador realice las actividades que le competen Consolidar las funciones de los trabajadores Funciones administrativas a nivel de Autoridad Ninguna FRECUENCIA 3 7 PORCENTAJE % 16.67 38.89

C D E F

8 18 0 0

44.44 100.00 0.00 0.00

CREACION DE NUEVAS ACTIVIDADES

F E D C B A 0 16,67% 20 40 60 80 100 44,44% 38,89% 0% 0% 100% CREACION DE NUEVAS ACTIVIDADES

Fuente: Encuestas Elabora por: Los Investigadores

ANLISIS E INTERPRETACIN. La mayora de los encuestados considera que se debe implementar la funcin de que el Coordinador realice las actividades que le competen, seguido de un buen nmero de encuestados que hay que tener formatos y establecer un horario para la solicitud y entrega de requisitos.

12. Qu funciones se pueden eliminar? ACTVIDADES QUE PUEDEN ELIMINARSE OPCIONES SI NO TOTAL 6 12 18 FRECUENCIA PORCENTAJE % 33.33 66.67 100.00

ACTIVIDADES QUE DEBEN ELIMINARSE

33.33%

A 66.67% B

Fuente: Encuestas Elabora por: Los Investigadores

ANLISIS E INTERPRETACIN: El mayor porcentaje de los encuestados manifiestan que no se debera eliminar ninguna actividad.

INSTRUMENTO DE RECOLECCIN DE DATOS

PADRES DE FAMILIA 1. Estn previamente establecidos los requisitos y pasos a seguirse cuando tiene que realizar un trmite dentro de la institucin? OPCIONES SIEMPRE

A VECES CASI SIEMPRE

NUNCA REQUISITOS ESTABLECIDOS

2.- Los trmites en la institucin los realiza con facilidad? OPCIONES SIEMPRE A VECES CASI SIEMPRE NUNCA TRAMITES EN LA INSTITUCIN

3.- Conoce usted lo que es un manual de procedimientos administrativos? OPCIONES SI NO CONOCIMIENTO DEL SIGNIFICADO DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 4.- Conoce usted si la institucin cuenta con un Manual de Procedimientos Administrativos? OPCIONES SI NO EXISTENCIA DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

5.- Cmo calificara usted la implementacin de un Manual de procedimientos administrativos para la Institucin? OPCIONES MUY IMPORTANTE IMPORTANTE POCO IMPORTANTE NADA IMPORTANTE IMPLEMENTACIN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

6.- Est usted de acuerdo a brindar su apoyo para ejecutar esta iniciativa, sujetndose a los cambios que esta podra ocasionar?

OPCIONES SIEMPRE A VECES CASI SIEMPRE NUNCA APOYO A LA INICIATIVA

7.- Considera usted que el personal que labora en la institucin tiene bien definidas sus tareas? OPCIONES SI NO DEFINICIN DE TAREAS

8.- Considera usted que se debe capacitar al personal para un mejor desempeo en sus puestos? OPCIONES MUY IMPORTANTE IMPORTANTE POCO IMPORTANTE NADA IMPORTANTE CAPACITACIN AL PERSONAL

DOCENTES Y ADMINISTRATIVOS 1.-Conoce usted que es un Manual de Procedimientos Administrativos? OPCIONES SI NO CONOCIMIENTO DEL SIGNIFICADO DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

2.- Conoce usted si la institucin cuenta con un Manual de Procedimientos Administrativos? OPCIONES SI NO CONOCIMIENTO DE LA EXISTENCIA DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

3.-Cmo calificara usted el diseo de un Manual de procedimientos para la Institucin? OPCIONES MUY IMPORTANTE IMPORTANTE

POCO IMPORTANTE NADA IMPORTANTE IMPORTANCIA DEL DISEO DEL MANUAL DE FUNCIONES

4.- Conoce con detalles cules son los procedimientos que se deben seguir para cumplirlos? OPCIONES MUCHO POCO NADA CONOCIMIENTO DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

5.- Realiza actividades que crea no corresponden a su cargo? OPCIONES SIEMPRE A VECES CASI SIEMPRE NUNCA CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES QUE NO LES CORRESPONDEN

7.- Est usted satisfecho con la organizacin actual de la Institucin? OPCIONES

MUCHO POCO NADA ORGANIZACIN DE LA INSTITUCIN

8- Cree usted que los puestos en los diferentes departamentos son ocupados acuerde al perfil profesional del personal? OPCIONES SIEMPRE A VECES CASI SIEMPRE NUNCA DISTRIBUCIN DE PUESTOS ACORDE AL PERFIL PROFESIONAL

9.- Cuenta el personal con la experiencia suficiente para desempear sus actividades dentro de la Institucin? OPCIONES MUCHO POCO NADA EXPERIENCIA DEL PERSONAL

10.- Considera usted que se puede realizar modificaciones en la organizacin para obtener una mayor coordinacin en las actividades? OPCIONES MUY IMPORTANTE IMPORTANTE POCO IMPORTANTE NADA IMPORTANTE MODIFICACIN DE LA ORGANIZACIN PARA MAYOR COORDINACIN

11.- Estn claramente definidas las funciones y responsabilidades de todos los puestos, lneas de autoridad y niveles jerrquicos? OPCIONES SI NO DEFINICIN DE RESPONSABILIDADES, LNEAS DE AUTORIDAD Y NIVELES JERRQUICO 12.- Qu funciones pueden crearse? OPCIONES Tener formatos vacos de todos los recaudos administrativos Ninguna Establecer horario de entrega y solicitud de recaudos Atencin directa al cliente Control y seguimiento institucional SI NO

Funciones administrativas a nivel de autoridad Consolidar las funciones de los trabajadores NUEVAS ACTIVIDADES

13. Qu funciones se pueden eliminar? OPCIONES Personal de servicio poca eficiencia Ninguna FUNCIONES A ELIMINARSE SI NO