TRABAJO FINAL

PRESENTADO POR: ALVARADO CASTELLAR CINDY PATRICIA ARBOLEDA TORRES LEYDI YOANI MATUTE PEREZ MAYORI ESTEISY MORELOS OLANO KARIME JULIETH

PRESENTADO A: JUAN CARLOS LORA JIMENEZ

ASIGNATURA ENFASIS EN LOGISTICA

7 SEMESTRE - ADMON DE EMPRESAS UNIVERSIDAD DE CARTAGENA CARTAGENA, 18 DEMAYO DE 2013

DISTRIBUIDORA COSTANORTE LTDA

MISION Prestar un excelente servicio a nuestros clientes garantizando la calidad de los productos y el cumplimiento de las normas sanitarias vigentes e implementando los procedimientos de las Buenas Prcticas de Abastecimiento teniendo la trazabilidad y estabilidad de los medicamentos y dispositivos mdicos. Con nuestro amplio surtido y buenos precios pretendemos llenar las expectativas de nuestros clientes y con un excelente recurso humano capacitado para prestar una buena atencin del servicio farmacutico en la cadena de distribucin. VISION Convertirnos en los lderes gracias a nuestro excelente servicio garantizando la calidad de los medicamentos y dispositivos mdicos y mantenemos en la memoria de nuestros clientes como la primera opcin. Procurando la calidad de cada uno de los procesos y as tengamos la necesidad de incrementar el recurso humano con el fin de fomentar el empleo y mejorar el servicio a nuestros clientes, equipndonos de nuevos vehculos que nos sirvan para aumentar la cobertura y atencin a nivel distrital, departamental y nacional. Somos empresa posicionada a nivel de la costa. Distribuidora de una amplia lnea de productos farmacuticos, contamos con diferentes puntos de venta en ciudades como Cartagena, Barranquilla, Valledupar y Santa Marta. Nuestra bodega principal est ubicada en Cartagena. Contamos con clientes tales como Entidades hospitalarias, drogueras de cadena, hoteles, empresas industriales entre otras.

GESTION LOGISTICA

Con base en lo estudiado, podemos argumentar que la logstica es el proceso estratgico que coordina y planifica diferentes actividades con el objeto de que el producto llegue a su usuario final en el tiempo, forma adecuada y al menor costo posible. Gracias a esta, se busca gerenciar estratgicamente la adquisicin, el movimiento, el almacenamiento de productos y el control de inventarios, as como todo el flujo de informacin asociado, a travs de los cuales la organizacin y su canal de distribucin, se encauzan de modo tal que la rentabilidad presente y futura de la empresa sea maximizada en trminos de costos y efectividad.

Distribuidora Costanorte ha implementado en los ltimos aos una buena gestin logstica para mejorar y alcanzar la plena satisfaccin de los clientes, debido a que en un tiempo haba desmejorado el servicio y proceso interno, por motivos de la carencia de conocimientos, falta de medicin, control e implementacin de pautas que conllevan al cumplimiento de los objetivos. A continuacin, presentaremos cmo funcionan y se relacionan cada uno de los procesos:

COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO Indagando sobre cmo funcionan estos departamentos al interior de la empresa, pudimos ver la relacin de dependencia que existe entre estos dos conceptos y que ambos se entrelazan para cumplir con los objetivos de reduccin de costos. Comprar es una funcin que tiene como objeto adquirir aquellos bienes y servicios que la empresa necesita del exterior, garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas en el momento preciso y en las mejores condiciones posibles de calidad y precio. As mismo, Aprovisionar es la funcin destinada en poner a disposicin de la empresa todos aquellos productos, bienes y servicios del exterior que le sean necesarios para su funcionamiento. Con base en lo anterior, este proceso funciona de la siguiente manera: Existe una persona encargada del proceso de compras, llamada Jefe de compras. Este es el encargado de realizar los respectivos pedidos a los proveedores, despus de haber hecho una revisin previa de la rotacin de los artculos, la cual se hace mediante un modulo que tiene estipulado el sistema llamado Venytrans del programa General Ledger.

El jefe de compras tiene unos stocks por cada artculo, es decir, con base a estos stocks es que se van a hacer los pedidos para dicha mercanca. Para esto, se requiere de una orden de compra, la cual debe ser verificada y aprobada por gerencia, luego es entregada al proveedor seleccionado para que al final lleve el requerimiento a la empresa y estos productos sean despachados. Para mantener un inventario, se requiere de unos stocks mximos y mnimos con el objetivo bsico de mantener un nivel de stock ptimo: Tener suficiente cantidad de medicamentos para satisfacer la demanda externa y evitar roturas de stock pero siempre de forma que su almacenamiento resulte rentable, evitando que haya un exceso intil del mismo. Es muy importante tener claro cundo y cunto pedir en cada pedido realizado, para esto implementamos el clculo del lote econmico (cuanto pedir) y el punto de pedido (cuando pedir). Este estudio lo calculamos con base en 3 productos ms demandados en la distribuidora en el ao 2012 as:

PRODUCTO

VALOR UNITARIO 4.562 7.187 3.875 TOTAL

ACETAMINOFEN DOLEX JARABE IBUPROFENO

DEMANDA ANUAL (UNIDAD) 24.000 12.000 14.000 50.000

APORTE ANUAL 109.488.000 86.250.000 54.250.000 249.988.000

% MAXIMIZ.

43,8% 34,5% 21,7% 100%

Calculamos el lote econmico y punto de pedido para cada producto:

ACETAMINOFEN 500MG X 100 TAB. DATOS: D = 24.000 S = 6500 b = 4562 t = 10% H= b*t Q= Q= Cantidad de unidades a solicitar por cada pedido D= Demanda S= Costo de emitir un pedido b= Costo unitario del producto t= Costo de almacenar una unidad por un ao %/ao

Q= Q= 827 unidades Por otro lado, hallamos el stock de seguridad, algo que no se calcula en la empresa, sino que fue implementado por nosotras como grupo: SS = S*Z SS = 500*1.65 SS = 825*0.99 SS = 817 Ahora procedemos a hallar el punto de pedido: PP= d * L + SS PP = 24.000/365 dias * 15 + 817 PP = 65,7*15 + 817 PP = 985 unidades + Stock seguridad 817 d= demanda diaria L=Plazo de suministro D= 24.000 F= 24.500

DOLEX JARABE X 90ML DATOS: D = 12.000 S = 6500 b = 7187 t = 15% H= b*t Q= Q= Cantidad de unidades a solicitar por cada pedido D= Demanda S= Costo de emitir un pedido b= Costo unitario del producto t= Costo de almacenar una unidad por un ao %/ao

Q= Q= 380 unidades Stock de seguridad: SS = S*Z SS = 200*1.65 SS = 330*0.99 SS = 327 Ahora procedemos a hallar el punto de pedido: PP= d * L + SS PP = 12.000/365 dias * 10 + 327 PP = 32.9*10 + 327 PP = 329 unidades + Stock seguridad 327 d= demanda diaria L=Plazo de suministro D= 12.000 F= 12.200

IBUPROFENO 400MG X 100 TAB. DATOS: D = 14.000 S = 6500 b = 3.875 t = 13% H= b*t Q= Q= Cantidad de unidades a solicitar por cada pedido D= Demanda S= Costo de emitir un pedido b= Costo unitario del producto t= Costo de almacenar una unidad por un ao %/ao

Q= Q= 601 unidades Stock de seguridad: SS = S*Z SS = 320*1.65 SS = 528*0.98 SS = 517 Ahora procedemos a hallar el punto de pedido: PP= d * L + SS PP = 14.000/365 dias * 10 + 517 PP = 38.3*10 + 517 PP = 383 unidades + Stock seguridad 517 d= demanda diaria L=Plazo de suministro D= 14.000 F= 14.320

Podemos analizar lo siguiente: *El acetaminofn: En cada pedido deben solicitarse 827 unidades, manteniendo un stock de seguridad o colchn de 817 unidades y teniendo un punto de reorden o pedido de 985. *El Dolex Jarabe: En cada pedido deben solicitarse 380 unidades, teniendo un colchn de 327 y un punto de pedido de 329 unidades. *El Ibuprofeno: En cada pedido deben solicitarse 601 unidades, teniendo un stock de seguridad de 517 y un punto de reorden de 383 unidades.

RECOMENDACIONES Y APORTES Con base en la informacin obtenida por parte de la empresa en el rea de compras, podemos resaltar que no se hace un buen anlisis de la rotacin de los productos, y en repetidas ocasiones se compra de mas, as como en otras no se compra lo que en realidad tiene bastante demanda. Una recomendacin por parte nuestra es que los vendedores, quienes son los encargados de ofrecer los productos diariamente al mercado tengan reuniones ms asiduas con el jefe de compras para que con la retroalimentacin lleguen a la conclusin de que se compre lo necesario. Sugerimos que debe haber un apoyo para el jefe de compras que lo asista y reemplace en su ausencia y adems sirva como apoyo en el proceso diario. No se maneja un control ni mtodo para calcular cunto pedir y en qu momento hacerlo, los stocks son manejados por simple visin de la rotacin de productos y no por una medida que implementen para el control de los mismos. Sugerimos que deberan tener ms medicin en esta parte ya que no debemos esperar a que se agote un producto o esperar hasta el lmite para realizar un nuevo pedido, este debe hacerse formalmente y con fundamento.

ALMACENAJE Y DISTRIBUCION FISICA Estas reas tambin estn relacionadas y van muy de la mano con el proceso anterior. Almacenar es guardar y mantener los productos en condiciones ptimas desde que son fabricados o adquiridos de los proveedores hasta que son vendidos y entregados a los clientes. De igual modo, la Distribucin fsica tiene que ver con las actividades relacionadas al movimiento de la cantidad correcta de los productos al lugar preciso en el momento exacto, es decir, desde la emisin del vendedor hasta la recepcin del cliente o comprador. Despus de que la mercanca sale del depsito del proveedor es llevada en un medio de transporte a la Distribuidora Costanorte (en este caso que es quien solicito el servicio). El jefe de recibo es el encargado de revisar y recepcionar esta mercanca con el apoyo de la regente (persona encargada de la supervisin y manejo del manual de procedimientos y actualizacin de los mismos para que la empresa permanezca en los estndares de calidad exigidos) revisando una factura de compra que le entrega el transportador. Hay varios aspectos que se tienen en cuenta para estas revisiones: Que la mercanca llegue en buen estado fsico Revisar si est completa Revisar lote, fecha de vencimiento y registro invima.

Luego de haber realizado esto, llega el proceso de almacenamiento donde esta mercanca es organizada por medio de estibas y en un lugar donde no se deteriore por la luz solar, es decir, el acondicionamiento para esta debe ser el adecuado ya que el Dadis permanece en constante auditoria para ver si se estn cumpliendo los estndares de calidad. Esta mercanca es llevada a la bodega donde se le entrega al surtidor para que revise existencias y pueda distribuirlos en los diferentes estantes predeterminados por laboratorio.

Abarcando el tema de la distribucin fsica, como primera instancia el dpto. de ventas emite las ordenes de pedido direccionndolas hasta la bodega, all son recibidas por los auxiliares, quienes se encargan de la separacin y clasificacin de la mercanca yendo por orden de laboratorio del medicamento solicitado, luego se coloca en una mesa disponible para su facturacin. El facturador es el encargado de pasar por un escner todos estos productos para luego generar una factura. El jefe de despacho nuevamente revisa la mercanca con la factura ya generada e impresa para verificar que se enve lo que en realidad esta facturado y con base en la solicitud del cliente, este cuenta con una serie de domiciliarios que son los encargados de distribuir los pedidos a todos los clientes, utilizando medios de transporte como motos y vans.

RECOMENDACIONES Y APORTES Que el proceso de despacho es muy demorado, se le demoran mucho al cliente en enviar la mercanca, por lo tanto, el lead time no se cumple correctamente. Que la distribucin de los pedidos que se entregan a los domiciliarios sea equitativa, es decir, si recargan a un solo mensajero con todos los pedidos, esta mercanca le llega tarde al cliente, lo cual hace que este busque otras opciones en el mercado. A manera de conclusin, aprendimos y nos retroalimentamos con el estudio de estos conceptos. Es de vital importancia la aplicacin y el funcionamiento de estas reas en las empresas para que se lleve a cabo una buena logstica, sin logstica no existe organizacin, medicin y control en lo que se quiere obtener: la calidad en los productos o servicios ofrecidos y la satisfaccin de nuestros clientes.

LA DISTRIBUCION COMERCIAL EN COSTANORTE LTDA. Para que los intercambios se produzcan no basta con ofrecer un producto o servicio bueno, a un precio (o coste) conveniente y que sea conocido por los consumidores, se necesita, adems, que sea accesible en el momento y lugar donde los consumidores lo demandan. Las actividades que implica la distribucin comercial son realizadas por numerosas personas y entidades que actan como eslabones intermedios entre productores y consumidores formando los canales de distribucin, el conjunto de esos eslabones intermedios constituye el sistema comercial. La distribucin genera una serie de utilidades, en primer lugar, la utilidad de tiempo, al poner el producto a disposicin del consumidor en el momento que lo precise, evitando tener que comprar y guardar grandes cantidades del producto para su posterior consumo. El segundo trmino, utilidad de lugar, mediante la existencia de puntos de venta prximos al consumidor. Por ltimo, utilidad de posesin, a travs de la entrega del producto. La distribucin se configura como un puente entre produccin y consumo, un puente que tiene repercusiones econmicas y sociales. Una de las fortalezas que ms ha distinguido a COSTANORTE es su amplio poder de distribucin. Actualmente, dispone de 18 puntos de venta en la zona costera, los cuales se abastecen directamente de la distribuidora. A travs de estos puntos, llega a alrededor de 10.000 clientes en todo el pas entre familias y empresas constituidas. Sus ventas anuales ascienden a 1.825 millones de pesos. En el ejercicio del cumplimiento de la normatividad vigente, los medicamentos son distribuidos a establecimientos farmacuticos, como farmacias, drogueras, otras distribuidoras y servicios farmacuticos de las Instituciones prestadoras de Servicios de Salud y dems establecimientos autorizados, y slo se distribuyen los medicamentos y dispositivos mdicos que cumplan con las condiciones legales y tcnicas para su distribucin o comercializacin.

Estos productos son adquiridos y distribuidos a sitios legalmente autorizados por las entidades territoriales de salud o el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos -INVIMA. Nuestra distribuidora para negociar o establecer como cliente a un establecimiento farmacutico verifica y solicita los siguientes documentos: *Certificado de cmara de comercio (se verifica No. de Registro Mercantil, Representante Legal, Direccin, Actividad Comercial u Objeto, Tipo de Sociedad). * Certificado de la Secretaria de Salud (que acredita su legal cumplimiento) * NIT * Cedula de representante legal No se distribuye medicamentos a establecimientos que no estn autorizados como servicio farmacutico por la secretaria de salud, para cumplir con las normas vigentes y por poltica de la empresa.

MANUEL DE PROCEDIMIENTOS TECNICOS

PROCEDIMIENTOS ESENCIALES

5.

DISTRIBUCION DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD DE LA DISTRIBUCION COSTA NORTE LTDA

CODIGO: RESPONSABLE: PROCEDIMIENTO:

05 DMD ASESOR COMERCIAL DE VENTAS QUIMICO FARMACEUTICO_________________________ 1. REALIZAR LA PREVENTA (BUSCAR CLIENTES) 2. SOLICITUD DE DOCUMENTOS PARA VERIFICAR SU LEGAL FUNCIONAMIENTO COMO DROGUERIA 3. ANEXAR LOS DOCUMENTOS AL KARDEX DE

CLIENTES. 4. OFERTAR PRODUCTOS AL CLIENTE 5. REQUERIMIENTO DEL PRODUCTOS POR PARTE DEL CLIENTE. 6. ELABORACIN DEL PEDIDO (POR MUTUO ACUERDO) 7.FIRMA DEL PEDIDO 8. PRESENTACION DEL PEDIDO EN LA EMPRESA.

Para atender a nuestros clientes, COSTANORTE ha especializado sus fuerzas de ventas por canal y por grupo de productos, y las apoya con avanzados sistemas de informacin. Con el fin de garantizar el resultado, monitorea gestin a travs de auditoras permanentes de distribucin y espacios en los diferentes canales, por medio de su propia rea de Investigacin.

RECOMENDACIONES Y APORTES Con base en el estudio realizado podemos concluir que Distribuidora Costanorte emplea un modelo D llamado Distribucin Directa Desde El Almacn Central, debido a que todos sus productos son distribuidos directamente desde el almacn central (ubicado en Costanorte) a la red de distribuidores o puntos de ventas pertenecientes a la misma organizacin. La gestin de stocks es manejada con base a la rotacin de la mercanca, la cual est organizada por laboratorios y as como va faltando existencias as se va generando pedidos de compra (proceso que se debe mejorar con la implementacin del clculo de lote econmico y punto de pedido). Pudimos darnos cuenta que cuidan mucho el valor costo de los productos, velan por estas cifras para que no sean superiores y puedan afectar las utilidades. Les falta por mejorar la forma en como asimilan el grado de serviciabilidad, no han entendido que toda mejora de servicio implica costes, tanto a nivel de inventarios como de los diferentes medios y tecnologas utilizados para satisfacer al cliente. Aqu juega un papel muy importante el lead time debido a que las ventas dependen del tiempo de entrega de la mercanca deben mejorar este periodo de entrega y utilizar sus herramientas para medir el nivel de servicio al cliente.