CONTABILIDAD GANADERA. DEFINICIN DE ACTIVIDAD GANADERA.

Refirindonos al ganado bovino es la actividad que tiene como finalidad la cra, levante y ceba del ganado. CICLOS GANADERO. Cra. Es la actividad que se dedica a la reproduccin de semovientes, que puede ser para ganado de carne o para semovientes de reproduccin que busque mejorar la raza, se conoce como actividad de ganado puro. Su ciclo puede ser hasta de un ao, ello depende de destinacin de las cras y del tipo de ganado y por el peso Levante. Como su nombre lo indica es la etapa en la cual se prepara el animal para el ciclo de reproduccin o de engorde cuando se trata de ganado de carne. Su tiempo vara segn el tipo de ganado, puede ser hasta de 10 meses, tambin se tiene en cuenta el peso del ganado.

Ceba. Es el ciclo de engorde del ganado, cuando su finalidad es el suministro de carne para el consumo humano. El tiempo del ciclo depende del tipo de ganado, su peso y del pasto en los cuales se maneje el ganado. La explotacin del ganado de leche y lana tambin se clasifica como actividad ganadera. Tambin se considera actividad ganadera el manejo de las cuentas en participacin o ganado en compaa. CLASIFICACIN DEL GANADO. Teniendo en cuenta la destinacin de los semovientes se pueden clasificar como bienes movibles o como activos fijos, son movibles cuando su finalidad es la venta una vez 1

terminado su ciclo, en este caso los semovientes se registran en la cuenta de inventarios, cuando son utilizados para el proceso de reproduccin se clasifican como activos fijos. El ganado clasificado como activo fijo se puede amortizar, para ello se utiliza un ciclo de 8 aos, a partir del momento en que los semovientes terminan el ciclo de levante e inician su perodo productivo, cuando se hace descarte la venta, en mi concepto, se debe tratar como venta de activo fijo. ESTRUCTURA DEL PLAN DE CUENTAS. Para el registro de la contabilidad se utiliza el plan nico de cuentas que fue expedido por el Gobierno Nacional mediante el Decreto Reglamentario 2650 de 1993, que tiene una estructura obligatoria de seis dgitos. Actualmente no existe un plan de cuentas para el sector agropecuario, por ello se debe utilizar el de los comerciantes. Esta estructura se organiza como: Clase primer dgito. Grupo los dos primeros dgitos. Cuenta los cuatro primeros dgitos y Subcuenta los seis primeros dgitos. En el caso de la ganadera las cuentas que se deben estructurar corresponden a los inventarios de ganado, activo fijo para el ganado no clasificado como activo movible y la clase siete que corresponde a los costos de proceso. Primero vamos analizar la cuenta de inventarios que corresponde a los semovientes que se tienen destinados a la venta en el desarrollo normal del ganadero. El ganado se clasifica en cra, levante y ceba, cuando se trate de ganado de leche solo se clasifica como inventario los nacimientos que no se dejaran como futuros reproductores. Para el manejo de los inventarios de semovientes el plan nico de cuentas tiene la cuenta 1445 a partir de este punto se estructura la subcuenta segn las necesidades de la empresa. Con base a los centros productivos o fincas que tenga la empresa se puede controlar el inventario por cuentas auxiliares o por medio de centros de costos, es muy 2

importante la forma como se organice el plan de cuentas para tener disponible la informacin financiera necesaria para todos los anlisis que requiera los administradores de la organizacin. Lo ms recomendable es utilizar un plan de cuentas con 8 dgitos como mnimo, si se va controlar con base al plan de cuentas, lo primero que se debe definir es la clasificacin de las fincas y del tipo de ganado, supongamos que la empresa tiene tres fincas y su explotacin es ganado de levante y ceba, las fincas se denominan palmera y el trbol. Se decide que la tercera pareja de dgitos corresponda a la identificacin de la finca y la cuarta al tipo de ganado. Fundamentado en lo anterior el plan de cuentas se estructura: 144510 144520 144530 finca la Colombia. finca la palmera. finca el trbol. la Colombia, la

Ahora se clasifica el ganado utilizando la cuarta pareja de dgitos. Ganado de levante 10. Ganado de ceba 20. Si se compra ganado de levante para las fincas la palmera y el trbol, por valor de $25,146,870 y $36,780,956 respectivamente y se hace un traslado de ganado de levante de la finca la palmera $12,785,960. El ganado comprado es a crdito, para el ejemplo se ha omitido la retencin en la fuente, pero esta se debe hacer porque de lo contrario se est expuesto a una sancin. DB. 14452010 Inventario de ganado de levante hacienda la palmera $25,146, 870 DB. 14453010 Inventario de ganado de levante hacienda el trbol $36,780, 956 3 a ganado de ceba de la finca la Colombia por valor de

CR. 22051000 Proveedores nacionales de ganado

$61,927, 826

Para el traslado entre fincas se elabora una nota de contabilidad y como soporte contable se anexa el informe de traslados tanto de la finca que entrega como la que recibe. El registro contable es: Db. 14451020 Inventario ganado de ceba hacienda la Colombia $12, 785,960 Cr. 14452010 Inventario de ganado de levante hacienda la palmera $12, 785,960 Como se puede observar si se utiliza este sistema en la contabilidad se tiene un mayor nmero de cuentas, ahora veamos que sucede si se utilizan centros de costos, para el ejemplo vamos a utilizar los siguientes centros de costos, 01 para hacienda la Colombia, 02 para la palmera y 03 para el trbol la clasificacin del ganado es la misma pero en este caso la cuarta pareja de dgitos es 00, con base al ejemplo anterior los registros contables seran: Db. 14451000 Inventario ganado de levante Cr. 22051000 Proveedores nacionales $61, 927,826 $61, 927,826

Para el traslado entre fincas el registro contable es: Db. 14452000 Inventario ganado de ceba $12, 785,960 (se registra con el centro de costos 01) Cr. 14451000 Inventario de ganado de ceba $12, 785,960 (se utiliza el centro de costos 02) Para el traslado entre fincas no tuvimos en cuenta los costos de mantenimiento del ganado incurridos en la finca la palmera, en la prctica se deben aplicar los costos al ganado que se traslada para que la finca que reciba asuma los costos que ha acumulado el ganado que se traslada.

Cuando se tienen las dos actividades como son las de ganado comercial y de seleccin es necesario separar en contabilidad el inventario de ganado de carne del inventario de ganado de seleccin. En ese caso la estructura es diferente a lo explicado anteriormente, se puede proceder de la siguiente forma: 144510 Ganado comercial. 144520 Ganado de seleccin. Para el ganado comercial o de carne se puede utilizar la siguiente clasificacin: 14451001 Cras machos 14451002 Machos de levante 14451003 Machos de ceba. Para el ganado de seleccin la estructura puede ser: 144520 Ganado de seleccin o reproduccin. 14452000 Cras hembras 14452001 Cras machos. 14452002 Hembras de levante. 14452003 Machos de levante 14452004 Toretes. Para el presente trabajo se presume que el ganado se vende al terminar cada ciclo, por ello no se ha creado la cuenta de toros porque esta denominacin se utiliza para el animal que ya ha servido como reproductor. CUENTAS EN PARTICIPACIN O GANADO EN COMPAA

Otra situacin que se presenta en el manejo del inventario son las cuentas en participacin, cuando se entrega ganado en participacin o compaa se debe reclasificar el inventario y registrar el valor del contrato en las cuentas de orden. Para la reclasificacin del inventario se puede utilizar la cuenta 144550 como ganado entregado en participacin, para identificar los contratos se utilizan centros de costos. En el plan de cuentas la cuarta pareja de dgitos se utiliza para identificar el tipo de ganado, cra, levante o ceba. Con un ejemplo podemos comprender mejor este tipo de registro, la sociedad los Arrayanes S.A. entrega a la sociedad Aguas claras S.A. 150 novillos de levante para el proceso de ceba, se entregan a $500,000 novillo, el costo en libros, al momento de la entrega es de $450,000 novillo. Registros para el depositante. Db. 14455030 Inventario ganado de ceba cuentas en participacin $67, 500,000 Cr. 14452000 Inventario de ganado levante $67, 500, 000

Para reclasificar el inventario por entrega de ganado en participacin a la sociedad Aguas claras S.A. Db. 81102030 Contratos ganado en participacin ceba $75,000, 000 Cr. 84102000 Derechos Contingentes por Contra $75, 000, 000

Para registrar valor del contrato de cuentas en participacin 520 con la sociedad Aguas Claras S.A., 150 novillos a un costo de entrega de $500, 000 Al momento de recibir el ganado el depositario lo contabiliza en cuentas de orden acreedoras, que en este caso es la 9110 Bienes y Valores recibidos en Garanta. Db 941000 Responsabilidades Contingentes por contra $75, 000, 000 6

Cr. 91102030 Contratos de ganado recibido en participacin

$75, 000, 000

Tanto el depositante como el depositario deben ajustar por inflacin las cuentas de orden del ganado en participacin. GANADO COMO ACTIVO FIJO. Los semovientes que son utilizados en el ciclo de reproduccin como sementales y hembras reproductoras se deben contabilizar como activos fijos, as como los animales de servicio en la finca, tanto bovino como caballar y mular. Los semovientes clasificados como activos fijos se agotan por un periodo de ocho aos o ms, se ha tomado como base los ocho aos por la posible vida til de los reproductores que se ha estimado en 10 aos, como el ciclo de reproduccin se considera a partir de los dos aos del animal, se acostumbra iniciar el agotamiento a partir del momento en que el animal esta en capacidad de iniciar su ciclo de reproduccin. Algunos contadores utilizan el trmino de amortizacin, porque agotamiento lo usan para los recursos naturales no renovables. El plan nico de cuentas tiene la cuenta 1584 para contabilizar los semovientes clasificados como activo fijo. Se debe separar el ganado de servicio de la finca del ganado utilizado como reproductor cuando el negocio es el de cra, bien sea para ganado de carne o de seleccin. Para el ganado de cra se puede estructurar el plan de cuentas utilizando las siguientes cuentas: 15 1584 158410 15841000 Activo fijo Semovientes. Hembras Cras hembras 7

15841001 15841002 158420 15842000 15842001

Novillas de levante Vacas Machos Cras machos Machos de levante

15842002 Toros El ganado que se tiene como activo movible se clasifica de inmediato en inventario, si el proceso se determina que algunos de los animales no se van a dejar como reproductores entonces se trasladan a inventario, siempre y cuando no hayan servido como reproductores. Para los ajustes por inflacin se hace la misma clasificacin en la cuenta 158499. CUENTA DE INGRESOS POR VENTAS. En la cuenta de ingresos es muy importante tener la informacin de venta por tipo de ganado y por finca, para esta ltima se utilizan los centros de costos, ello nos permite elaborar estados de resultado por cada centro de produccin. Los ingresos operacionales se registran en el grupo 41 cuenta 4105 y subcuenta 410555, con base a ello se crean las cuentas auxiliares que nos permiten mayor informacin. Cuando se presten servicios de ganadera como monta o venta de pajillas de semen se pueden tratar como servicios conexos utilizando para su registro la cuenta 410595 actividades conexas. La siguiente estructura es para ingresos por venta de ganado de seleccin. 41 4105 410555 41055500 41055501 41055510 Ingresos operacionales. Agricultura, ganadera, caza y silvicultur. Ganador caballar y vacuno Venta cras hembras Venta novillas de levante Venta cras machos 8

410555 11

Venta toretes de levante

Cuando se trate de ingresos por venta ganado comercial 41055500 Ingresos operacionales novillos de levante 41055505 Ingresos operacionales novillos de ceba. Si se tiene ganado en compaa tanto en ganado de seleccin como comercial se estructura el plan de cuentas en tal forma que nos permita tener la informacin de los ingresos por estas ventas. En el caso de seleccin se puede proceder: 45055520 Ventas cras hembras en participacin 45055521 Ventas de novillas en participacin. 45055522 Venta de toretes de levante en participacin. En igual forma se procede con el ganado comercial. En todos los casos se deben utilizar los centros de costos para el control de ventas de cada finca y de cada contrato en participacin. De la misma forma se procede con la estructuracin del plan de cuentas para el costo de venta. En la clase 7 que corresponde al costo del ciclo ganadero se utilizan los grupos 72, 73 y 74. Para el grupo 72 se utiliza la misma estructura de la cuenta 5105 que corresponde a la mano de obra directa. Para el grupo 73, que son los costos indirectos, es necesario primero determinar las cuentas que son propias de la actividad ganadera para poder estructura el plan de cuentas. Esta cuenta es de libre estructuracin por parte del Contador de la empresa, por ello es necesario determinar primero cuales son las cuentas auxiliares que se utilizarn en el proceso contable para poder clasificarlas en las distintas cuentas. 9

Para el control de costos de cada finca se utilizarn los centros de costos, si en la finca se tiene ganado de seleccin y ganado de carne se debe establecer centros de costos que permitan identificar los costos aplicables a los ganados de seleccin y a los ganados de carne. Para la mano de obra indirecta se utiliza la misma estructura de la 5105. En la cuenta de impuestos podemos mencionar: Impuesto predial. Impuesto degello. Impuesto de vehculos. En la cuenta de arrendamiento se pueden tener: 7320 Arrendamiento. Arrendamiento de maquinaria. Arrendamiento de potreros. 73200500 73201000

732011500 Arrendamiento de vehculos Entre las cuentas de sostenimiento podemos mencionar: 7345 Sostenimiento. 734510 00 Sostenimiento de cercas y corrales. 73451001 Sostenimiento de vas de comunicacin. 73451002 Sostenimiento de canales de riego. 73451003 Sostenimiento de vehculos. 73451004 Sostenimiento maquinaria y equipo. 734515 73451500 73451501 73451502 73451503 73451504 73451505 Sostenimiento de potreros. Matamalezas. Alambres y accesorios Fertilizantes y fungicidas Insecticidas y garrapaticidas Renovacin de pastos. Renovacin de postes. 1

Se puede tener una cuenta que denominamos sostenimiento de ganado y que puede ser la 73 4520 y como cuentas auxiliares podemos mencionar: 73452000 Servicios veterinarios. 73452001 Servicios de inseminacin. 73452002 Drogas y garrapaticidas. 73452003 Compra de semen 73452004 Servicios de monta. 73452005 Servicios de vacunacin. 73452006 Registro de nacimientos. 73452007 Sales y concentrados. 73452008 Implementos de vaquera. Para los servicios contratados con terceros se utiliza la cuenta 74. 7410 74101500 74101502 74101503 74101504 Contratos de servicios. Contratos de limpieza de potreros. Contratos de limpieza canales de riego. Contratos de alambrada de cercas y corrales. Contratos corte de pasto.

74101501 Contratos de fumigacin de potreros.

CONTROLES DE INVENTARIOS. Los controles internos permiten que las operaciones se realicen en forma correcta y en su momento para obtener un buen rendimiento en el estado de resultado. Los controles de inventarios se implementan para su manejo en la finca, por ello es necesario capacitar el personal que labora en las fincas. Los controles deben ser sencillos de manejar y entender.

En el manejo del ganado se pueden tener algunos controles como: Informe de compra. Informe de ventas. Informe de nacimientos. Informe de traslados entre fincas. Informe de consumos para la finca. Informe de otros movimientos. (Muertes, robos, donaciones, etc.) Informe de inventarios de cada finca al final de cada mes. Todos estos informes deben ser prenumerados y se pueden elaborar en original y copia, el original para la oficina central y la copia para el archivo de la finca. Para la facturacin se utiliza el informe de salida de ganado por ventas, para el ingreso del ganado al inventario, por compras, se utiliza el informe de compras de ganado, para los semovientes nacidos en la finca el soporte es el informe de nacimientos. Para el retiro por muertes, consumos, robos y donaciones es el informe de otros movimientos. Todos estos movimientos en el programa de inventarios se deben cruzar con los registros contables para que no se presenten diferencias. CAPITALIZACIN DE COSTOS. Esta parte es el tema que ms problemas presenta en la prctica porque los ganaderos buscan minimizar el pago de impuestos y para ello optan por aplicar todos los costos del proceso ganadero como deducciones de la renta fiscal del periodo gravable. El procedimiento correcto es capitalizar los costos como un mayor valor de los semovientes. Para la capitalizacin de los costos se debe determinar primero a que ganado se la capitalizan costos.

Si es ganado de seleccin clasificados como inventarios se capitalizan costos a las hembras y machos hasta el momento de su enajenacin, pero si son clasificados como reproductores hasta en el momento en que termina el ciclo de levante y estn aptos para iniciar el ciclo de reproduccin. Los semovientes clasificados como activos fijos se capitalizan durante los ciclos de cra y levante. En el proceso de cra los costos de los terneros se capitalizan desde el momento en que se inicia en proceso de inseminacin que puede ser por monta o artificial. Una vez efectuada la inseminacin se separan las vacas y se clasifican en el inventario como un lote que se controla vacas en gestacin. Durante el proceso de gestacin los costos de cada lote de vacas en gestacin se capitalizan en una cuenta de inventarios como costos del proceso de gestacin al momento de los nacimientos los costos acumulados por cada lote se asignan a los terneros nacidos y de ah en adelante se puede utilizar el sistema de unidad equivalente animal para capitalizar los costos a las cras, tanto hembras como machos. Cuando se utiliza este mtodo se aplica hasta la etapa de levante, para ello es muy importante la informacin de la persona responsable del proceso en el punto de produccin o sea en la finca. Este tipo de equivalencia la determina la persona que administra el hato ganadero, ello por el conocimiento que tiene del proceso del mismo. Una clasificacin que trae la enciclopedia agropecuaria Terranova, es la siguiente:

CATEGORA

CABEZA FACTOR

DE UNIDAD ANIMAL. 1.0 1.0 0.80 1

CONVERSIN EQUIVALENTE Vaca en 1 1 1 100% 100% 80%

produccin Vaca Novilla de levante

Cra hembra Cra macho Manco de levante Macho de ceba

1 1 1 1

60% 60% 80% 100%

0.60 0.60 0.80 1.0

Cuando se trata de ganado de carne o sea el que tiene como finalidad el suministro de carne para el consumo humano, los costos se capitalizan hasta el momento en que son vendidos los semovientes. El mtodo ms utilizado es el basado en el nmero de semovientes manejados durante el perodo base de capitalizacin, para capitalizar las cras existen varios conceptos, como el precio de reposicin, valor de mercado, un porcentaje del valor de la vaca, un porcentaje estimado de los costos al momento de nacer, pero el ms tcnico es utilizar el nmero de semovientes manejados durante el periodo. El nmero de semovientes se puede determinar teniendo en cuenta el mtodo de unidad equivalente animal. Para determinar los semovientes manejados en el periodo se procede: Inventario inicial Nacimientos Compras Traslados entre fincas = Semovientes manejados en el periodo. (Generalmente un mes). Se deben incluir los lotes de vacas gestantes. Veamos con un ejemplo como se puede aplicar la distribucin de costos, supongamos que durante el mes de julio de 2,011 los costos de la finca los algarrobos ascendieron a $5,347, 890, para este ejemplo se presume solo ganado de ceba, los animales manejados fuero 1,560 animales, esto se determina: + + +

Ganado en participacin +

Cuota por animal = Costos totales / semovientes manejados Cuota por animal = $5, 347, 890 / 1,560 = 3,428.1346 Para aplicar los costos se multiplica este factor por cada animal. Cuando se tiene el sistema de inventario permanente se capitalizan los costos a los semovientes del inventario final del periodo objeto de capitalizacin la diferencia se registra como mayor costo de los semovientes vendidos en ese periodo, por ejemplo en nuestro ejemplo el inventario final es de 1,320 cabezas lo que significa que se vendieron 240 cabezas, si se tiene inventario permanente al momento de la venta se descarga del inventario al costo que tiene el semoviente vendido y al final del periodo se ajusta el costo con los costos que le correspondan. En nuestro caso el mayor valor del inventario es: 1,320 cabezas X 3, 428. 1346 = 4, 525,137.70 Como mayor costo de venta se registra: 240 X 3, 428. 1346 = 822,752.30

Como estos costos estn registrados en las cuenta 73 y 74 para el traslado se utiliza una cuenta puente en cada una de ellas. Ahora veamos como se procede cuando se utiliza el sistema de unidad equivalente animal, supongamos unos costos del mes por valor de $6, 897,546 En la prctica no se capitalizan costos a los semovientes reproductores y a los de servicio de la finca, cuando se estn utilizando en labores propios de la actividad. Para nuestro ejemplo el inventario inicial estaba representado de la siguiente forma:

Unidad

Factor 300 350

Equivalente 60% 60% 180 210

Aplicacin Animal 919,674 1,072, 953 1,226, 232 1,226, 232 2,452, 465

Unidad Normal 678, 447.00 791, 522.00 1,206, 128.00 1,206, 128.00 3,015, 320.00 Equivalente

Cras hembra Cras machos

Novillas levante 400 Machos levante 400 Total semovien 2,250

80% 320 80% 320 1,830

Novillo de ceba 800 100% 800

Utilizando el mtodo tradicional la cuota por animal es: $6, 897, 546 / 2, 250 = 3,065.58 Con base al mtodo de unidad equivalente animal la cuota es: $6, 897, 546 / 1, 830 = $3, 769.15 Se puede observar que con el sistema de unidad equivalente animal los semovientes de mayor edad se afectan con ms costos. En el caso de las vacas gestantes antes de proceder a la determinacin de la cuota por animal se deben capitalizar los costos que son directamente identificables con este grupo, con el saldo restante se determina la cuota por animal, se deben tener en cuenta los lotes de vacas gestantes porque se les debe carga costos del proceso. Cuando se presentan nacimientos antes de capitalizar los costos se aplican los costos acumulados del grupo de vacas en gestacin a los nacimientos y luego utilizando unidad equivalente animal se procede a capitalizar los costos del mes. COSTOS DE GANADO EN PARTICIPACIN PARA EL DEPOSITARIO. Cuando se recibe ganado en participacin o compaa los costos en que se incurren para su manejo se deben capitalizar para poder analizar la utilidad obtenida en el contrato de cuentas en participacin. 1

El proceso para determinar la cuota por animal es igual a la ya explicada, la diferencia esta en el tratamiento contable que se debe dar a los costos aplicados a la cuenta en participacin, como no se tiene un inventario entonces lo ms recomendable es contabilizarlos como otros activos en la cuenta 180595. Es necesario utilizar centros de costos para tener identificados los costos aplicables a cada contrato y en la medida que se liquiden se retiran los costos, bien sea como costos de los ingresos recibidos o como mayor valor del ganado recibido como pago de la participacin en el contrato. Para contabilizar los ingresos que recibe el depositario como participacin en el ganado en compaa se puede utilizar la cuenta 45059500 actividades conexas, se llevan por centros de costos para tener informacin para efectos de analizar el resultado econmico de estos contratos. El costo de estos ingresos se puede registrar en la cuenta 61159500, utilizando centros de costos para cada contrato.