Evaluacin al sistema de control interno Mtodo flujo grama

Cliente Secretaria

Componente: Documentos por cobrar.

Jefe de Administracin Contador General Auxiliar

Jefe de Ventas

Inicio

Llegada del cliente a la empresa

Asignacin de un turno.

Se informa de lo que va a comprar

Se informa al Dep. De Ventas

Alguien quien atienda no

si

Conversa con un personal de ventas.

El cliente aguarda

Se hace venta a crdito no

si

Pide autorizar al jefe de administracin.

Se negocia la compra a crdito

Emisin de la autorizacin

concede el crdito

Se ponen de acuerdo el valor del monto

Finalizacin de la negociacin.

Fin

Se registra la autorizacin y la venta

Se emite el documento

Se entrega el documento al cliente

Se archiva los documentos copia

Fin

Evaluacin al sistema de control interno Mtodo Flujo grama Componente: Inventario de suministros y materiales.

Bodeguero
Inicio
Verifican si hay suficientes materiales y suministros

Secretaria

Jefe de produccin

Contador General

Auxiliar

Solicitud de requerimiento.

Elaboracin y solicitud de cotizaciones

Recepcin de las cotizaciones

Supervisin de las cotizaciones

Se selecciona una si Recepcin del pedido realizado. Se hace el pedido respectivo. Se hace el requerimiento seleccionado.

no

Se procede a entregar el documento respectivo.

Emisin del documento. Documento que justifica la compra.

Se procede a entregar el documento respectivo.

Se procede a archivar el documento.

Fin

Evaluacin al sistema de control interno Mtodo Flujo grama Componente: Impuesto a la renta por pagar del ejercicio.

Contador General
Inicio

administrador

Asistente de administracin

Gerente general

Informacin sobre la base imponible del ejercicio . Se determina el impuesto Documento de la base imponible proyectado

Recalcula las operaciones realizadas

si Estn bien

Se determina el monto para pagar el impuesto

no no Algn error

si

Resista los valores y en la cuentas correspondientes.

Proyecta el impuesto con documentos

Se pasa al limpio todos los clculos realizados al inicio

Impuesto a la renta por pagar

Observa informe recibido

no conforme

si

Fin

Evaluacin al sistema de control interno Mtodo Flujo grama Componente: Inventario de productos en proceso

Jefe de Produccin

Auxiliar Produccin

Bodeguero P. Proceso

Secretaria

Bodeguero P. Terminados

Contador general

Inicio

Requieren productos terminados en bodega

Solicitud de requerimiento .

Entrega de la solicitud

Verificacin de existencias en bodega

si Hay productos no

Confirma que se entregara lo solicitado

Notificacin a bodeguero de productos terminados

Lectura de orden de transferencia

Documento de autorizacin .

Lectura de orden de transferencia

Productos a transferir

Recepcin de productos

si Correcta Se comunica la transferencia

No Se registra los productos transferencia

Informe de transferencia correcta

Se archiva los documentos

Fin

Evaluacin al sistema de control interno Descripcin del flujograma componente: Documentos por cobrar. La empresa posee documentos por cobrar a clientes por lo que a continuacin mencionaremos ciertos puntos a seguir por la empresa: El cliente ingresa a la empresa en busca de satisfacer su necesidad de compra o adquirir el bien bajo los elementos de costo y calidad quien ser atendido por la secretaria de la empresa quien informara al personal de ventas para que lo atienda. Si existe personal el cliente ser atendido de lo contrario se le dir que espere un momento para su atencin, en caso de ser atendido se le explicara de los productos y de los plazos de pago que tendr el cliente por la compra del producto. Si el cliente desea adquirir el bien a crdito ser entrevistado por el jefe de administracin quien a su vez informara las condiciones de compra y pago al cliente quien acepta las condiciones. Luego de aceptadas las condiciones se informa al contador general para que registre la venta y ser enviada al auxiliar de contabilidad para que guarde y archive el documento de compra del bien en la empresa.

Conclusin: la empresa por su actividad econmica a la que se dedica cuenta con una serie de clientes por lo que existirn algunos que tendrn deudas pendientes con documentos firmados esta pueden ser por distintos motivos por conceptos de ventas a crditos los mismos que tendrn que ser cobrados por el personal de ventas estos calores darn saldos favorables en los ingresos para la empresa. Evaluacin al sistema de control interno Descripcin del flujograma componente: Inventario de suministros y materiales. Las secuencia de las operaciones que se generan en base a la adquisicin de suministros y materiales ya registrados y que son necesarios en los distintos procesos de produccin de la empresa sigue el siguiente procedimiento: El proceso comienza con la verificacin por parte del bodeguero de la existencia de suministros y materiales para la continuidad de los diferentes procesos productivos.

El mismo bodeguero realiza la solicitud u orden de pedido de los suministros y materiales faltantes necesarios para la elaboracin de los distintos productos de la empresa. La solicitud de requerimiento es entregada a la secretaria, la misma que se encarga de efectuar las cotizaciones de los suministros y materiales para luego realizar un informa para el jefe de produccin el cual revisara y estudiara la mejor propuesta con los mejores precios y condiciones. Revisar las cotizaciones por el jefe de produccin, se procede a autorizar y a efectuar la compra ms conveniente y cotizacin escogida. Autorizada la compra por el jefe de produccin la secretaria procede a realizar el pedido de suministros y materiales procedentes de bodega. Realizado el pedido se procede a la verificacin de los materiales y suministros constatando cantidad, precio y su buen estado. El bodeguero recepta el documento que respalda la compra efectuada para luego ser entregada la copia al contador general. El contador general verifica su validez del documento y procede a ingresarlo en la contabilidad de la empresa.

Conclusin: La empresa de lcteos no cuenta con un plan de contingencias ms adecuado destinado a solucionar problemas o imprevistos como proformas de materiales y cotizaciones previa a la compra de suministros de materiales para un buen proceso productivo para la empresa adems aunque estn identificados las partes que intervienen en la operacin de adquisicin de estos materiales, no se ha determinado a la persona o responsable directa que realice un control del proceso que sigue esta transaccin. Nivel de riesgo: Moderado Nivel de confianza: Moderado Evaluacin al sistema de control interno Descripcin del flujograma componente: Impuesto a la renta por pagar del ejercicio. El impuesto a la renta que la empresa debe pagar por concepto de la utilidad obtenida durante al periodo contable es el resultado de una serie de clculos y revisiones realizadas por funcionarios la cual se detalla a continuacin:

Nivel

El contador general parte de la base imponible obtenida de la conciliacin tributaria para el clculo del impuesto y expresado en trminos monetarios como un valor a pagar por la empresa. Enseguida se proyecta dicho calculo al administrador de la empresa para que lo revise y asegure su correcta determinacin del impuesto y sin esta correcto se realiza una nueva revisin por el asistente de administracin y constatando que no estn sin ninguna falla; al encontrarse con fallas se devolver al contador general para que lo corrija para luego ser nuevamente revisado hasta que todo est en orden. Una vez realizada las respectivas revisiones y observaciones el contador general procede a registrar el valor correspondiente en la contabilidad de la empresa seguido elabora un informe sobre el pago de impuestos a la renta que la empresa tiene; adjuntando el documento de conciliacin tributaria y enviado al gerente general. el gerente general observa el informe y de conformidad lo guarde y si no solicitara nuevamente su revisin por el contador general. de riesgo: Bajo

Nivel de confianza: Alto Conclusin: la empresa a pesar del estricto control sobre el clculo y el valor por concepto del impuesto a la renta cuenta con otros controles innecesarios tomando tiempo al personal y dejando realizar otras actividades.

Evaluacin al sistema de control interno Descripcin del flujograma componente: Inventario de productos en proceso.

El proceso que sigue la empresa de lcteos para transferir productos de la bodega de productos en proceso a la bodega de productos terminados sigue la siguiente secuencia de operaciones tal como se describe a continuacin: el jefe de produccin es el responsable de supervisar la existencia necesaria de productos en proceso y terminados en bodega. El auxiliar de produccin luego de revisar la existencia se procede a notificar al bodeguero de productos en proceso para luego informar la existencia de los productos.

Una vez que el bodeguero de productos en procesos ha dado el respectivo informe de la orden de requerimiento verifica si en bodega posee productos que puedan ser trasferido a la bodega inmediata de productos terminados. Si existen productos a ser transferidos se procede a comunicar a la secretaria que informe que el requerimiento solicitado se va a cumplir sin ningn inconveniente y si no existe solo se devuelve la orden al jefe de produccin. En caso de que exista la orden de requerimiento se informa al bodeguero de productos en proceso la transferencia de productos terminados previa orden del jefe de produccin Una vez informado al bodeguero de productos terminados, sobre la orden de requerimiento se procede a autorizar enviando un comunicado al bodeguero de productos en proceso de dicha transferencia, para luego ser alistados los productos a transferir. Cuando el bodeguero de productos terminados haya recibido los mismos en su bodega se verifica los productos de acuerdo a la orden de requerimiento, al estar correctamente se avisa al contador general de la transferencia para que se realice el respectivo registro en la contabilidad del compaa. En caso de no estar correcta dicha orden se notificara al bodeguero de productos en proceso para que nuevamente se recuente los productos transferidos.

Nivel de riesgo: Moderado Nivel de confianza: Moderado Conclusin: la empresa de lcteos no cuenta con un registro ordenado de las operaciones para la transferencia de productos en proceso en las respectivas bodegas. Adems que existe personal con responsabilidades ajenas a dicho proceso. Tambin que no existe ningn tipo de control sobre la contabilizacin de la transferencia en los registros contables.

ADMINISTRACION DE INVENTARIOS

Una buena administracin de inventarios debe proveer los materiales y suministros que las operaciones vayan requiriendo, y al mismo tiempo minimizar la inversin de inventarios, las prdidas como consecuencia de la cada en desuso de ciertos materiales, stocks deteriorados y prdidas de ventas al no contar con un nivel adecuado de existencias. Los inventarios pueden ser de tres tipos: - Existencias de Materias Primas. - Existencias de Productos en Proceso. - Existencias de Productos Acabados. Las principales variables que afectan al nivel de inventarios son: Nivel de ventas y durabilidad o perecibilidad del producto: (especialmente al nivel de existencia de productos acabados). - Perodo y naturaleza tcnica del proceso de produccin: (especialmente al nivel de existencia de productos acabados). - Eficiencia en la programacin de compras y confiabilidad de las fuentes de abastecimiento (especialmente al nivel de existencias de materias primas). Por qu se dice que una buena administracin debe tener un nivel ptimo de inventarios?. Dado a que mantener un nivel mayor de inventarios implica inmovilizar recursos adicionales y adems se incurre en un mayor costo de mantencin (manipulacin y almacenamiento de los inventarios). Cmo se determina el nivel ptimo de inventarios? Existen dos enfoques para determinar dicho nivel. 1. Enfoque de certeza: Donde todas las variables pertinentes se conocen con un 100% de seguridad. 2. Enfoque de incertidumbre: El cual est ligado a las teoras de probabilidades. 1. Enfoque de certeza: Aqu se encuentra el mtodo del LOTE ECONOMICO: En este mtodo, la cantidad ptima se determina conociendo: i) ii) La demanda. Los costos asociados a los inventarios, aqu se distinguen dos tipos de costos: Costos de Mantenimiento Costos de la ORDEN.

Costos de Mantenimiento: Son aquellos costos como: - Almacenaje, manipuleo. - Seguros. - Costos de los recursos de capital comprometidos. Estos son constantes por unidad de inventarios y por unidad de tiempo, por lo tanto, estos costos de mantenimiento aumentan en proporcin directa con la cantidad promedio del inventario. Cul es la cantidad promedio del inventario? Si el ritmo de utilizacin de un artculo fuera constante en el tiempo y no hubiera que mantener ningn stock de seguridad, el inventario promedio, es el siguiente: Inventario promedio = Q + O =Q

donde:

2 2 Q = cantidad de u de cada pedido que se supone constante y que corresponde al saldo inicial. O = saldo final de inventario.

Luego el Costo de Mantenimiento, es igual al costo unitario de mantenimiento (C) multiplicado por el inventario promedio en existencia, o sea:

Costo de mantenimiento = C Q 2 2. Costos de la Orden: Estos incluyen costos tales como: Costos de colocar una orden, es decir gasto administrativo requerido para emitir las rdenes internas colejar precios, elegir al proveedor, etc. - Gastos de recibir y controlar las mercaderas que llega a bodega. - Costos de embarque y de acarreos. Estos costos tienen una parte fija y variable; (los costos de un departamento de compras y de recepcin son fijos. Por ejemplo: El personal del departamento de compras en un costo fijo, pero en cambio el costo de colocar un pedido, es variable). -

Luego los costos totales de orden de un perodo son iguales a: Costo de ORDEN = F+ S O Q donde: F = Costo fijo de la orden. O = Demanda para un perodo de tiempo. Q = Unidades de cada pedido. O/Q = Nmero de pedidos en un perodo de tiempo. S = Costo variable de cada pedido. Luego, los COSTOS TOTALES DEL INVENTARIO, va a ser igual al costo total de mantenimiento ms el costo total de ORDEN.

C. Total: C Q + F + S O 2 Q De la frmula se desprende: Cuanto mayor es la cantidad de cada pedido (Q), tanto mayor son los costos de mantenimiento, pero menores los costos de orden. - Cuanto menor es la cantidad de cada pedido, menos son los costos de mantenimiento, pero mayores los costos de vidas. Por lo tanto, para hallar, el nivel ptimo de inventario que minimice ambos costos es necesario hallar la derivada de la frmula del costo total, e igualar esta derivada a cero. C. Total: C Q + F + S O 2 Q

dCT = C S O dq SO = C Q 2
2

Q=

2SO
C

Como la segunda derivada, es mayor que cero, para todos los valores posibles de Q, esto es un mnimo. Grficamente la situacin es la siguiente:

Costos

Costo total INVENTARIO

Costo total MANTENIMIENTO

Costo total del Costo ORDEN Costo fijo del costo de ORDEN

Dimensin del lote de reposicin.

Conclusiones del grfico Costos mantenimiento varan en forma directamente proporcional con la dimensin de cada pedido. Costos emisin de orden: varan inversamente con la disminucin de estos: La lnea del costo total comienza declinando a medida que disminuye el costo total de ORDEN. Pero esta misma lnea comienza a elevarse cuando esa disminucin en el costo de orden, no alcanza a compensar el crecimiento en los costos de mantenimiento. - El punto Q, representa la disminucin ptima de cada perodo, porque minimiza el Costo Total. - Cuando la lnea del costo total, alrededor del punto Q, es ms o menos plana, puede ser mejor que en lugar de fijar una cantidad determinada, se fijen dos lmites: uno mximo uno mnimo Entre estos lmites la cantidad de cada pedido puede variar Cuntos pedidos se deben hacer durante un perodo de tiempo? El nmero de pedidos va a depender de la Demanda y del Lote econmico. Es decir: N de Pedidos = Demanda Q Cada cunto tiempo se deben solicitar los pedidos? El tiempo de ordenamiento = T D/q donde: T = horizonte de planificacin. Grficamente la situacin sera la siguiente: donde Q = lote econmico t = perodo que cubre el lote.

tiempo

La utilizacin del inventario constituye una lnea quebrada, pero se puede aproximar a una lnea recta para fines de estudio. De acuerdo al grfico, el nuevo pedido debera solicitarse cuando el inventario alcanza el punto cero, pero aqu se esta suponiendo que la empresa puede reponer el inventario sin ninguna espera, cosa que no sucede en la prctica. Por lo tanto, para calcular el momento o instante en que la empresa debe solicitar un nuevo pedido se debe determinar el plazo total de entrega. Este plazo se determina de la siguiente forma: a) Colocacin del pedido: Desde el da de la emisin de la requisicin hasta el da en que el proveedor recibe el pedido. b) Tiempo de entrega: Es el tiempo que transcurre desde el momento en que el proveedor recibe el pedido y el momento en que la mercadera es puesta en bodega de la Empresa. Por lo tanto, el plazo total de entrega es a y b.

Teniendo el plazo total de entrega se puede calcular el punto de pedido, que ser igual al consumo promedio, multiplicado por el plazo total de entrega. Y cul es el consumo promedio? es el lote econmico dividido por el tiempo de ordenamiento. De este modo, se solicitar el nuevo pedido, considerando las unidades que sern consumidas o vendidas durante el plazo total de entrega. Ejemplo: Demanda 9.000 u anuales. Costo de orden de cada pedido = $50. Costo de mantenimiento, durante el ao es de $5. Tiempo de espera total = 10 das. i) Determinacin del Lote Econmico 2 Q=

2 x 9.000 x 50
5

Q = 424 unidades

ii) iii)

Nmeros de pedidos: D = 9000 = 22 pedidos Q 424 Tiempo de ordenamiento= 360 = 17 das 22

iv)

Punto de Pedido = 424 10 das = 249 17

Consumo promedio del lote econmico Por lo tanto, cuando el inventario sea igual a 249 unidades, se debe solicitar el nuevo pedido de tal forma que cuando lleguen las nuevas unidades el inventario ser igual a cero, ya que las 249 unidades, sern consumidas o vendidas durante el plazo total de entrega. Hasta aqu se ha supuesto que la: - demanda es totalmente predecible. - gran confianza en las fuentes de aprovisionamiento. Habitualmente esto no sucede, por lo tanto es necesario tener un margen de seguridad o stock de emergencia. Cmo se calcula el stock de seguridad o emergencia? Una de las formas, es mediante un porcentaje que se calcula sobre la reserva de aprovisionamiento. Qu es reserva de aprovisionamiento? Es la reserva que ser consumida durante el plazo total de entrega, es decir el punto de pedido, calculado anteriormente. La reserva de emergencia se consume? No, a menos que el nuevo pedido no llegue a tiempo o que aumente el nivel de demanda esperado. La suma de la reserva de emergencia y de la reserva de aprovisionamiento, es el nuevo punto de pedido cuando existen mrgenes de seguridad. Por lo tanto, la reserva de emergencia ms el lote econmico, arroja la existencia mxima que tendr la Empresa en un momento dado. De acuerdo al ejemplo anterior, si el margen de seguridad es un 10%. La seguridad de emergencia sera igual a 25 unidades. Luego Punto de Pedido = 249 + 25 = 274 u. e Existencia Mxima = 424 + 25 = 449 u.