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Organizao de Eventos

Helen Rita Menezes Coutinho

Curso Tcnico em Hospedagem

Organizao de Eventos
Helen Rita Menezes Coutinho

Manaus-AM 2010

Presidncia da Repblica Federativa do Brasil Ministrio da Educao Secretaria de Educao a Distncia

Centro de Educao Tecnolgica do Amazonas Este Caderno foi elaborado em parceria entre o Centro de Educao Tecnolgica do Amazonas e a Universidade Federal de Santa Catarina para o Sistema Escola Tcnica Aberta do Brasil e-Tec Brasil.
Equipe de Elaborao Centro de Educao Tecnolgica do AmazonasCETAM Coordenao Institucional Adriana Lisboa Rosa/CETAM Laura Vicua Velasquez/CETAM Coordenao do Curso Mrcia Fernanda Izidoro Gomes/CETAM Professora-autora Helen Rita Menezes Coutinho/CETAM Comisso de Acompanhamento e Validao Universidade Federal de Santa Catarina UFSC Coordenao Institucional Araci Hack Catapan/UFSC Coordenao do Projeto Silvia Modesto Nassar/UFSC Coordenao de Design Instrucional Beatriz Helena Dal Molin/UNIOESTE e UFSC Coordenao de Design Grfico Carlos Antonio Ramirez Righi/UFSC Design Instrucional Renato Cislaghi/UFSC Web Master Rafaela Lunardi Comarella/UFSC Web Design Beatriz Wilges/UFSC Gustavo Mateus/UFSC Diagramao Bruno Csar Borges Soares de vila/UFSC Guilherme Atade Costa/UFSC Andr Rodrigues Silva/UFSC Juliana Tonietto/UFSC Andria Takeuchi/UFSC Reviso Jlio Csar Ramos/UFSC Projeto Grfico e-Tec/MEC

Catalogao na fonte elaborada pela DECTI da Biblioteca Central da Universidade Federal de Santa Catarina
C871o Coutinho, Helen Rita Menezes Organizao de eventos / Helen Rita Menezes Coutinho. Manaus : Centro de Educao Tecnolgica do Amazonas, 2010. 62 p. : tabs. Inclui bibliografia Curso Tcnico em Hospedagem, desenvolvido pelo Programa Escola Tcnica Aberta do Brasil. ISBN: 978-85-63576-18-7 1. Eventos especiais - Organizao. I. Ttulo. II.Ttulo: Curso Tcnico em Hospedagem. CDU: 380.31

Apresentao e-Tec Brasil


Prezado estudante, Bem-vindo ao e-Tec Brasil! Voc faz parte de uma rede nacional pblica de ensino, a Escola Tcnica Aberta do Brasil, instituda pelo Decreto n 6.301, de 12 de dezembro 2007, com o objetivo de democratizar o acesso ao ensino tcnico pblico, na modalidade a distncia. O programa resultado de uma parceria entre o Ministrio da Educao, por meio das Secretarias de Educao a Distancia (SEED) e de Educao Profissional e Tecnolgica (SETEC), as universidades e escolas tcnicas estaduais e federais. A educao a distncia no nosso pas, de dimenses continentais e grande diversidade regional e cultural, longe de distanciar, aproxima as pessoas ao garantir acesso educao de qualidade, e promover o fortalecimento da formao de jovens moradores de regies distantes, geograficamente ou economicamente, dos grandes centros. O e-Tec Brasil leva os cursos tcnicos a locais distantes das instituies de ensino e para a periferia das grandes cidades, incentivando os jovens a concluir o ensino mdio. Os cursos so ofertados pelas instituies pblicas de ensino e o atendimento ao estudante realizado em escolas-polo integrantes das redes pblicas municipais e estaduais. O Ministrio da Educao, as instituies pblicas de ensino tcnico, seus servidores tcnicos e professores acreditam que uma educao profissional qualificada integradora do ensino mdio e educao tcnica, capaz de promover o cidado com capacidades para produzir, mas tambm com autonomia diante das diferentes dimenses da realidade: cultural, social, familiar, esportiva, poltica e tica. Ns acreditamos em voc! Desejamos sucesso na sua formao profissional! Ministrio da Educao Janeiro de 2010
Nosso contato etecbrasil@mec.gov.br

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Indicao de cones
Os cones so elementos grficos utilizados para ampliar as formas de linguagem e facilitar a organizao e a leitura hipertextual. Ateno: indica pontos de maior relevncia no texto.

Saiba mais: oferece novas informaes que enriquecem o assunto ou curiosidades e notcias recentes relacionadas ao tema estudado. Glossrio: indica a definio de um termo, palavra ou expresso utilizada no texto. Mdias integradas: sempre que se desejar que os estudantes desenvolvam atividades empregando diferentes mdias: vdeos, filmes, jornais, ambiente AVEA e outras. Atividades de aprendizagem: apresenta atividades em diferentes nveis de aprendizagem para que o estudante possa realiz-las e conferir o seu domnio do tema estudado.

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Sumrio
Palavra da professora-autora Apresentao da disciplina Projeto instrucional Aula 1 Generalidades sobre eventos 1.1 Conceituao 1.2 Ambiente 1.3 Caracterizao 1.4 Tipologia de eventos 1.5 Evoluo histrica dos eventos 1.6 Atores que atuam no evento 1.7 Conceitos complementares Aula 2 Planejamento e organizao de eventos 2.1 Conceituao 2.2 Planejamento no evento 2.3 Concepo 2.4 Pr-evento 2.5 Per ou transevento 2.6 Ps-evento 2.7 Conceitos complementares Aula 3 Recursos humano 3.1 Planejamento dos recursos humanos Aula 4 Recursos financeiros 4.1 Importncia dos recursos financeiros 4.2 Oramento 4.3 Estruturas financeiras 4.4 Controle 4.5 Contabilidade 4.6 Recursos financeiros 9 10 11 13 13 14 14 15 20 22 22 25 25 26 26 27 31 34 36 37 37 43 43 44 45 45 46 46

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Aula 5 Estratgias de comunicao 5.1 Conceituao 5.2 Coordenao 5.3 Comunicao 5.4 Meios de comunicao 5.5 Administrao 5.6 Recursos humanos 5.7 Parcerias Referncias Currculo da professora-autora

49 49 50 51 53 55 55 56 58 59

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Palavra da professora-autora
Caro estudante, Estudar aplicar a inteligncia para aprender; examinar; analisar; observar atentamente. O professor, por si s, no pode estudar por voc. O ato de aprender recproco. O professor exerce um papel importante, antes de tudo por ser um orientador. Entretanto, cabe a voc, estudante, o desejo, a vontade e o interesse pelo estudo. Estudar muitas vezes um ato isolado e solitrio e tambm um ato espiritual. Pelo estudo voc se libertar paulatinamente das trevas da ignorncia. proporo que voc vai estudando, seu esprito vai se elevando sempre em direo a uma maior luminosidade. Tentando buscar um maior aperfeioamento para o seu estudo e, consequentemente, para a sua profissionalizao, elaborei este caderno de estudo, que composto por texto, dicas de aperfeioamento e trabalhos relacionados rea de organizao de eventos. Os textos introdutrios e as avaliaes de aprendizagem propostas serviro para aprofundamento do contedo, pois, atravs da busca, voc ir diversificar mais o seu aprendizado. Observe com ateno o que se pede em cada atividade e os prazos de entrega que sero estabelecidos pelo seu tutor. Por uma questo de interao com o grupo de estudantes, no deixe de participar dos chats e dos fruns. Prof. Mestre Helen Rita M. Coutinho

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Apresentao da disciplina
Quando se l os jornais, suas manchetes, seus cadernos e suplementos de cultura, o que se v so eventos em cascata. Os eventos fazem parte das programaes dirias nas emissoras de TV. As rdios tornaram-se promotoras de evento. Existe uma diversidade de eventos, dentre eles: de moda, cientficos, de negcios, culturais, esportivos, ecolgicos, sociais, religiosos e gastronmicos. difcil imaginar a uma sociedade sem eventos. Os eventos se tornaram estratgias de comunicao de produtos e marcas de todos os tipos. Os eventos conseguem mobilizar a opinio pblica, podem gerar polmica, criar fatos, despertar emoes nas pessoas e fazer do entretenimento a nova indstria do terceiro milnio. Evento um conceito de domnio amplo. Segundo Melo Neto (2004), atravs dos eventos que o homem moderno aprende e reaprende a ter emoes, desenvolve o seu senso crtico, aprimora suas vises, preza a liberdade e adquire maior sensibilidade. Dessa forma, aprimora a sua vida emotiva e social, transpondo as fronteiras estreitas das emoes do erotismo, da sensualidade e das aventuras amorosas, alm dos transes religiosos. Participando de eventos, as pessoas educam seus sentidos, aprimoram seu olhar, adquirem uma nova viso do mundo, absorvem novos conhecimentos e vivem novas experincias.

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Projeto instrucional
Disciplina: Organizao de Eventos (carga horria: 30h) Ementa: Conceituao, tipologia, evoluo histrica, estrutura organizacional. Planejamento, realizao, conduo e avaliao de eventos. Recursos fsicos, humanos, materiais e financeiro. Estratgias de comunicao. Procedimentos e processos.
OBJETIVOS DE APRENDIZAGEM
Sites: Conhecer o conceito de eventos. 1. Generalidades sobre Eventos Caracterizar um evento. Diferenciar os diversos tipos de eventos. Contextualizar a evoluo histrica dos eventos. http://www.secretariando. com.br/eventos/even-indice. htm http://www.sinprorp.org.br/ Clipping/2003/331.htm http://www.youtube.com/ watch?v=W2mvbZTQ-20 Sites: http://www.qualitysi.com/ site/artigos2.php http://www.youtube.com/ watch?v=EmtBc9QlgUc http://www.youtube.com/ watch?v=4UnmyGCDibw Sites: http://www.camara.gov.br/ sileg/integras/385891.pdf http://www.espacoeventos. com/recepcionista-de-eventos.php Site: http://pt.wikipedia.org/wiki/ Lei_Rouanet 4 8

AULA

MATERIAIS

CARGA HORRIA (horas)

Conhecer o conceito de planejamento. 2. Planejamento e Organizao de Eventos Caracterizar as etapas do planejamento de um evento. Elaborar o projeto de um evento. Contextualizar sobre planejamento e organizao de evento. Conhecer a importncia dos recursos humanos no processo de desenvolvimento do evento. Contextualizar estratgias de recursos humanos no planejamento e organizao de eventos. Contextualizar oramento no processo de planejamento do evento. Identificar a estrutura financeira de um evento. Reconhecer a prtica de busca de patrocnio. Conhecer o conceito de comunicao. Diferenciar os diversos tipos de meios de comunicao. Contextualizar a comunicao no processo de organizao de eventos. Identificar o tipo de meio de comunicao ideal para um evento.

3. Recursos Humanos

4. Recursos Financeiros

Site: http://pt.wikipedia.org/wiki/ Meios_de_comunicao 4

5. Estratgias de Comunicao

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Aula 1 Generalidades sobre eventos

Gestor algum que tem a tarefa de criar um todo verdadeiro que seja maior do que a soma de suas partes, uma entidade produtiva que oferea mais do que a soma dos recursos nela investidos. (PETER F. DRUCKER)

Objetivos
Conhecer o conceito de eventos. Caracterizar um evento. Diferenciar os diversos tipos de eventos. Contextualizar a evoluo histrica dos eventos.

1.1 Conceituao
Para melhor entendimento do objeto de estudo, dentro de um processo histrico, torna-se necessrio inicialmente conceitu-lo. Para isso, leia o Quadro 1.1.
Quadro 1.1: Resumo de conceitos de eventos
Gicomo (1993) Senac (2000) Zanella (2003) Evento componente do mix da comunicao, que tem por objetivo minimizar esforos, fazendo uso da capacidade sinrgica da qual dispe o poder expressivo no intuito de engajar pessoas numa ideia ou ao. Evento um acontecimento previamente planejado, a ocorrer num mesmo tempo e lugar, como forma de minimizar esforos de comunicao, objetivando o engajamento de pessoas a uma ideia ou ao. Evento uma concentrao ou reunio formal e solene de pessoas e/ou entidades realizada em data e local especial, com objetivo de celebrar acontecimentos importantes e significativos, e estabelecer contatos de natureza comercial, cultural, esportiva, social, familiar, religiosa, cientfica, etc.

Para saber mais sobre eventos, acesse: http://www.secretariando.com. br/eventos/even-indice.htm

Como pode ser verificado, evento uma atividade dinmica que possui vrias definies. Mas, fazendo uma anlise no conceito de vrios autores, Matias (2004, p.75-76) afirma que evento : a) ao do profissional mediante pesquisa, planejamento, organizao, coordenao, controle e implantao de um projeto, visando atingir seu pblico-alvo com medidas concretas e resultados projetados;

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b) conjunto de atividades profissionais desenvolvidas com o objetivo de alcanar o seu pblico-alvo pelo lanamento de produtos, apresentao de uma pessoa, empresa ou entidade, visando estabelecer o seu conceito ou recuperar a sua imagem; c) realizao de um ato comemorativo, com finalidade mercadolgica ou no, visando apresentar, conquistar ou recuperar o seu pblico-alvo; d) soma de aes previamente planejadas com o objetivo de alcanar resultados definidos perante seu pblico-alvo.

1.2 Ambiente
Segundo Allen (2003, p. 13), o momento crucial na criao de um evento a compreenso do ambiente do evento. A primeira providncia a ser realizada a fim de compreender esse ambiente identificar os principais participantes os parceiros, as pessoas e as organizaes provavelmente afetadas por ele. O gerente de eventos precisa, ento, analisar os objetivos desses principais participantes o que cada um deles espera ganhar com o evento, e que foras atuando sobre eles possivelmente afetaro suas respostas ao evento. Aps esse entendimento, os organizadores estaro em melhores condies de combinar os elementos criativos do evento e de lhes conferir um formato e um tratamento visando aos melhores resultados para ele.

Figura 1.1: Local para realizao de eventos


Fonte: http://www.ccsr.ac.uk/sars/conference/programme/images/conference.jpg

1.3 Caracterizao
Antes de traar as metas, necessrio conhecer as caractersticas do evento. De acordo com o Senac (2000), os eventos se caracterizam pelos seguintes aspectos: o porte, a data de realizao, o perfil dos participantes e os objetivos que pretendem alcanar, conforme o Quadro 1.2.

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Quadro 1.2: Resumo da caracterizao de eventos


PEQUENO Evento com nmero de at 200 participantes. MDIO Evento com nmero de participantes estimado entre 200 e 500. GRANDE Evento com 500 participantes at 5.000. MACRO OU MEGAEVENTO Evento acima de 5.000.

QUANTO AO PORTE

QUANTO DATA DE REALIZAO

FIXA Evento com data de realizao invarivel, de acordo com as comemoraes cvicas, religiosas e outras. Realiza-se, anualmente, no mesmo dia, com periodicidade determinada. MVEL Evento que sempre se realiza, porm em data varivel, segundo o calendrio ou os interesses da organizao promotora. ESPORDICA Evento de realizao temporria, que acontece em funo de fatos extraordinrios, porm previstos e programados. GERAL Evento organizado para uma clientela em aberto, limitada apenas em funo da capacidade do local de realizao. DIRIGIDO Evento restrito a pblico que possui afinidades com o tema. De modo geral se subdivide em grupos de interesses diversificados. ESPECFICO Evento realizado para pblico claramente definido pela identidade de interesse pelo assunto.

QUANTO AO PERFIL DOS PARTICIPANTES

QUANTO AOS OBJETIVOS

CIENTFICO E CULTURAL O objetivo poder ser educacional, poltico, artstico ou esportivo. DE CARTER COMERCIAL O objetivo , basicamente, comercializao de um ou mais produtos. SOCIAL O objetivo poder ser beneficente, congregao e integrao.

1.4 Tipologia de eventos


De acordo com suas caractersticas e peculiaridades, os eventos podem ser classificados em diversos tipos.
Para saber mais sobre tipologia, acesse: http://www.sinprorp.org.br/ Clipping/2003/331.htm

1.4.1 Congresso
uma programao centrada em determinada rea de conhecimento. Um congresso de medicina, por exemplo, com o objetivo de atualizao, divulgao ou transferncia de conhecimentos e tcnicas. O congresso geralmente promovido por instituies que representam profissionais das reas tcnico-cientficas e culturais. Caracteriza-se como evento de grande porte e periodicidade varivel, que engloba, inclusive, atividades sociais para os participantes. No desenvolvimento do congresso so utilizados vrios recursos e procedimentos metodolgicos como comisses de estudo, painis de debates, palestras, conferncias, cursos, mesas-redondas, etc. Esses recursos e procedimentos podem ser combinados ou usados isoladamente, de acordo com o que foi planejado entre o organizador e os promotores.

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1.4.2 Seminrio
O seminrio tem como objetivo a transmisso, atualizao, debate, divulgao ou transferncia de conhecimentos e tcnicas centrados num tema bsico, que pode ser desdobrado em subtemas. A exposio feita por uma ou mais pessoas com a presena de um coordenador. O assunto exposto do conhecimento da plateia, que participa em forma de grupos. Geralmente divide-se em trs fases: exposio, discusso e concluso. Os custos do seminrio so cobertos pelas inscries, apoio, patrocnios e troca de servios.

1.4.3 Simpsio
O simpsio o mtodo pelo qual duas ou mais pessoas, versadas em determinado ramo do conhecimento, sob a direo de um coordenador, expem um tema de sua especialidade, cada qual apresentando uma parte deste ou focalizando-o de pontos de vista diferentes, com a participao do auditrio, no final da sesso, por meio de perguntas aos expositores. Evento destinado divulgao de experincias, pesquisas ou inovaes tecnolgicas em determinada rea profissional, para intercmbio de informaes. O simpsio caracteriza-se como evento prtico e simples, de pequeno porte e curta durao, dirigido a pblico especializado e diretamente interessado no assunto. promovido tanto por entidades tcnico-cientficas, como por empresas com fins comerciais. Seus custos so normalmente pagos pelo promotor, atravs das verbas destinadas ao marketing do produto.

1.4.4 Conferncia
a exposio de um assunto de amplo conhecimento do conferencista, que geralmente uma pessoa reconhecidamente competente. Aps a explanao, a palavra poder ser dada plateia para questionamento; porm, quando a conferncia realizada na abertura de um evento maior, aconselhvel no abrir espao para perguntas, pois a ordem do dia poder ficar comprometida. Evento que tem por objetivo o aprofundamento de um tema especfico. Tem curta durao ou em sesso geral nica.

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1.4.5 Palestra
a exposio de um assunto para uma plateia relativamente pequena. O assunto geralmente de natureza educativa e os ouvintes j possuem algum conhecimento sobre o que ser exposto. Aps a apresentao dever ser aberta para questionamentos.

1.4.6 Mesa-redonda
Consiste em uma reunio de especialistas que sustentam posies divergentes e mesmo opostas a respeito de um tema. Propem eles expor os seus pontos de vistas, diante de um auditrio, sem finalidades polmicas, mas apenas para apresentar suas posies e fornecer esclarecimentos. Os expositores ficam sob a coordenao de um moderador, com tempo limitado para a exposio e posterior debate. A plateia pode encaminhar perguntas mesa.

1.4.7 Frum
Programao promovida por grupos representativos da comunidade, destinada reflexo sobre assunto de interesse coletivo, de determinada classe ou categoria profissional. Este evento caracteriza-se pela discusso e debate. A plateia participa com questionamentos. Ao final, o coordenador da mesa colhe as opinies e apresenta uma concluso representando a opinio da maioria. Poder ter a durao de um ou mais dias.

1.4.8 Jornada
Programao destinada reunio de mbito regional, de profissionais de determinada rea de conhecimento, visando ao tratamento prtico de determinado assunto, mediante a utilizao de tcnicas de dramatizao, expresso corporal, demonstrao, simulao de casos, entre outros. Pode ter durao de mais de dois dias.

1.4.9 Mostra
uma exposio pequena, circulante e visa somente divulgar. a nica forma de expor que circula, isto , pode ser vista em vrios locais, com a mesma forma e contedo.

1.4.10 Debate
a discusso entre duas pessoas que definem pontos de vista diferentes sobre um tema. possvel realizar debates com mais de dois participantes, porm a oportunidade da palavra fica reduzida. A plateia s poder participar com aplausos e protestos moderados.

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1.4.11 Feira
A feira uma iniciativa de uma ou vrias empresas que se associam para divulgar e promover seus produtos, tcnicas e servios, visando comercializao. A finalidade principal da feira , em ltima instncia, a conquista de mercado, isto , o aumento da demanda pelos produtos em exposio. Na montagem da feira as mercadorias so arrumadas e preparadas de forma a permitir que sejam examinadas, tocadas, ou degustadas pelos visitantes. Esse contato direto do pblico com os produtos estimula a concretizao de negcios, fazendo com que a feira funcione como eficiente recurso de marketing dos produtos. A feira somente deve ser promovida por setores com seus processos de produo j estruturados e, portanto, em condies de absorver os resultados positivos que sero gerados. um evento de grande porte, aberto ao pblico em geral, de periodicidade comumente anual ou bienal. Seu tempo de durao estimado entre dois e 15 dias. H uma vasta documentao que regulamenta a promoo de feiras e informa sobre exigncias oficiais, registros necessrios, providncias diversas, condies de exportao dos produtos apresentados e outras. De acordo com o tipo dos produtos expostos, as feiras classificam-se em: a) feiras verticais ou setoriais apresentam apenas uma categoria de mercadoria, de tecnologia ou de servio. Procuram mostrar todas as fases de produo do setor, o que favorece uma imagem de integrao vertical dos subsetores que participam do processo; b) feiras horizontais apresentam produtos de diversas categorias, tecnologias e servios. Preocupam-se, principalmente, com a ltima gerao do produto para a venda. Os custos com a montagem e manuteno das feiras so sempre muito altos. Muitas empresas se interessem em apoi-las e patrocin-las porque os altos custos de organizao representam, na verdade, um investimento mnimo, se considerarmos que a feira atinge, em curto espao de tempo, vasta clientela, proveniente das mais diversas localidades. Considerando-se que o nmero de visitantes tende a aumentar a cada realizao de uma feira, este tipo de evento apresenta tambm vantagens a longo prazo para os promotores.

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1.4.12 Exposio
Evento que promove, divulga e informa sobre produtos, tcnicas e servios de uma ou vrias reas de atividades, colocando-se disposio do pblico visitante. Difere da feira por ser um evento de menor porte e ter carter mais informativo.

1.4.13 Salo
um evento destinado a promover, divulgar e informar sobre produtos, visando criar, entre os consumidores, uma imagem positiva da instituio promotora. No possui finalidades comerciais imediatas. Seu objetivo principal a promoo institucional.

1.4.14 Workshop
So encontros onde h uma parte expositiva seguida de demonstraes do objeto (produto) que gerou o evento. Poder fazer parte de um evento de maior amplitude.

1.4.15 Oficina
semelhante ao workshop, sendo que a oficina mais utilizada na rea educacional e o workshop na rea comercial/empresarial. Poder, tambm, fazer parte de eventos de maior porte.

1.4.16 Lanamento de um produto


Poder tanto ser realizado na prpria organizao, acompanhado de um caf da manh, como, dependendo do impacto que se quer dar e a verba de que se dispe, ser feito em locais externos, previamente contratados. A decorao do ambiente segue o tipo de produto, e o cardpio do que ser servido depender do pblico convidado. Se o produto a ser lanado uma pea nica, dever ser coberto com um tecido (com as cores nacionais ou da organizao) e ser descoberto aps a apresentao pela pessoa designada para tal.

1.4.17 Encontros de convenincia


Consistem em um anfitrio reunir pessoas para um momento de descontrao, integrao ou at mesmo negcios, no qual um servio de buffet atende de acordo com o tipo de encontro. a) coquetel um encontro no qual as pessoas circulam, sendo servidas por garons ou servindo-se de uma mesa estrategicamente colocada; b) almoo pode ser realizado por ocasio de comemoraes, homenagens, programa de visitas, etc.;

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c) jantar realizado pelos mesmos motivos que o almoo e nos mesmos locais. Os cuidados em relao ao cardpio tambm devem ser tomados pelos organizadores; d) banquete um encontro suntuoso e solene com considervel nmero de pessoas; e) brunch oferecido em substituio ao caf da manh e almoo, no meio do dia. composto de caf, leite, ch, chocolate, sucos diversos, vinho branco e at champanhe, frios, frutas, omeletes, panquecas, tortas doces e salgadas, canaps e carnes brancas.

1.5 Evoluo histrica dos eventos


Os primeiros registros que identificaram deslocamento, que podemos considerar como origens do turismo, mais especificamente do turismo de eventos, foram os primeiros Jogos Olmpicos da Era Antiga, datados de 776 a.C. De quatro em quatro anos os Jogos Olmpicos aconteciam na Grcia e possuam carter religioso. Nesse perodo nenhum tipo de combate era travado. Foi a partir desse evento que foi desenvolvido o esprito da hospitalidade. Institudas em 500 a.C., as Festas Saturnlias (antecedentes do Carnaval) foram outro tipo de acontecimento identificado na Antiguidade. Segundo Matias (2004, p.4), o primeiro evento realizado, denominado congresso, aconteceu em 377 a.C., em Corinto. Esse congresso reuniu todos os delegados das cidades gregas, que elegeram Felipe o generalssimo da Grcia nas lutas contra a Prsia. Em 56 a.C, aconteceu o ltimo evento da Idade Antiga, que foi a Conferncia de Luca, que tinha por objetivo re conciliar os dois rivais, Pompeu e Crasso. A civilizao antiga deixou de herana para o turismo e para o turismo de eventos o esprito de hospitalidade, a infraestrutura de acesso e os primeiros espaos de eventos.

Consulte o site indicado e em seguida elabore uma apresentao digital ilustrada. Deposite no frum Da disciplina para que seus colegas conheam sua viso e entendimento sobre o tema. http://www.youtube.com/ watch?v=W2mvbZTQ-20

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1.5.1 Evoluo dos eventos religiosos e dos eventos comerciais


Com a queda do Imprio Romano, o triunfo do Cristianismo e o estabelecimento de reinos germnicos em terras que haviam sido romanas marcaram o incio da Idade Mdia. A falta de segurana nas estradas foi um dos motivos da pouca expresso para o desenvolvimento do turismo na Idade Mdia. Porm, para o turismo de eventos, a Idade Mdia foi bastante significativa. Esse perodo foi marcado por uma srie de eventos religiosos e comerciais. Os conclios, as representaes teatrais, as feiras comerciais foram os principais tipos de evento que marcaram essa poca. As viagens realizadas por jovens da nobreza para complementar os seus estudos os Grand Tour tambm so dessa poca. Outras realizaes foram o aparecimento de meios de hospedagem albergues ou estalagens. A Revoluo Industrial operou grandes mudanas na sociedade, transformando a economia manual em mecanizada. Houve transformaes tambm nos transportes e comunicao. Essas mudanas que se processaram refletiram tambm nos tipos de eventos realizados, causando o surgimento dos eventos cientficos e tcnicos. Somente no sculo XIX, o turismo e o turismo de eventos surgiram como atividade organizada, atravs do ingls Thomas Cook, que organizou a ida de um grupo de pessoas para participar de um congresso. Matias (2004) afirma que no foram os eventos cientficos e tcnicos que propiciaram o desenvolvimento do turismo de eventos. Para se consolidar definitivamente como atividade econmica e social no sculo XX, receberam contribuio de outros tipos de evento, como eventos esportivos, feiras de amostras e, principalmente, das exposies universais. O automvel causou verdadeiro impulso ao turismo. Depois foi a vez do avio, que encurtou as distncias. Todas essas facilidades oferecidas pelos avanos tecnolgicos em termos de transporte, comunicao e comercializao de bens e servios tursticos so as molas propulsoras do desenvolvimento do turismo e do turismo de eventos.

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1.6 Atores que atuam no evento


Anfitrio Aquele que recebe os convidados; dono da casa; em eventos organizacionais, , quase sempre, a autoridade maior da empresa presente ao encontro. Autoridade Aquele que tem o poder de se fazer obedecer; quem detm o domnio, o poder. Nas organizaes, a autoridade se encontra nas chefias intermedirias dos diversos nveis de hierarquia e na direo superior. Comunidade Conjunto de pessoas que vivem em comum. Em relao s organizaes, o local fsico onde se encontram e o raio de ao em que exercem e recebem influncias. Clientes Pessoas fsicas ou jurdicas que, direta ou indiretamente, interferem na realizao do evento. Empresa Unidade econmica de produo. Pode ser pblica, privada e de economia mista. Mestre de cerimnias Pessoa que apresenta e dirige um encontro, mantendo o assunto dentro da pauta. Organizador de congresso Pessoa (fsica ou jurdica) que presta servios de assessoria, planejamento e organizao de con gressos. Patrocnio Quando uma organizao pblica ou privada assume a responsabilidade total ou parcial dos custos da organizao do evento. Promotor Pessoa (fsica ou jurdica) que presta servios de assessoria, planejamento e organizao de feiras. Pblico Para as relaes pblicas, o grupo de pessoas ligado, de modo direto ou indireto, aos inte resses de uma organizao. Em relao ao centro do poder, pode ser dividido em interno e externo.

1.7 Conceitos complementares


Calendrio Sistema de diviso e emprego do tempo. Em eventos, um dos primeiros passos a ser definido.

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Cerimonial Conjunto de regras que orientam as cerimnias civis, militares ou religiosas. Diplomacia Ramo da administrao pblica encarregado das relaes de um governo perante Estados e governos estrangeiros. Significa, tambm, habilidade no trato de questes delicadas, polidez. Discurso Exposio de ideias proferida em pblico. Para evitar disperso do tema ou repeties inconclusivas, deve ser redigido antecipadamente. Etiqueta Formalidade no trato social. Pressupe urbanidade e respeito no trato entre pessoas, tanto no contato social quanto no envolvimento profissional. Herldica a cincia que estuda as regras, a composio, a descrio e a interpretao dos brases. O heraldo ou arauto atuava nas solenidades como anunciador, o que corresponderia ao mestre de cerimnia atual. Hierarquia Qualquer classificao que tenha como base as relaes entre superiores e dependentes ou classificao por ordem; graduao de autoridade. Protocolo Em relao ao cerimonial, o que determina os lugares na estrutura poltica e administrativa em um evento. Temrio Conjunto de assuntos a serem tratados em um encontro. Define o tema, indicando tambm o horrio em que ser abordado, e o palestrante. Trade turstico Conjunto de pessoas fsicas e/ou jurdicas que atuam no setor turstico.

Resumo
Esta aula apresentou generalidades sobre eventos. Iniciou com o conceito, passou para a caracterizao e tipologia de eventos e encerrou com a evoluo dos eventos. Apresentou todo o estudo introdutrio para conhecer um evento.

Atividades de aprendizagem
1. Verifique o calendrio de eventos municipais de sua cidade. Cite cinco eventos e destaque suas caractersticas segundo o porte, o perfil dos participantes, o(s) objetivo(s) e data. Deposite suas respostas no Ambiente Virtual de Ensino-Aprendizagem (AVEA).

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2. Descreva as caracterscas diferenciadoras dos seguintes eventos: feira, mostra, exposio e salo; workshop e oficina; seminrio e mesa-redonda. Deposite seu texto no AVEA. 3. Trabalho em quarteto. Pesquisem sobre os principais eventos religiosos e comercias e elaborem uma linha do tempo para demonstrar a evoluo dos eventos. Depositem o trabalho no AVEA.

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Aula 2 Planejamento e organizao de eventos


A melhor preparao para um bom trabalho de amanh o bom trabalho de hoje. (ELBERT HUBBAND)

Objetivos
Conhecer o conceito de planejamento. Caracterizar as etapas do planejamento de um evento. Elaborar o projeto de um evento. Contextualizar sobre planejamento e organizao de evento.

2.1 Conceituao
O processo de planejamento consiste em estabelecer em que ponto uma organizao se encontra no presente e para onde ela pretende se dirigir no futuro, com as estratgias ou tticas necessrias para atingir esse ponto. Resumindo em poucas palavras, o processo de planejamento se interessa pelos fins e pelos meios para atingir tais fins. Citando o famoso general americano Douglas MacArthur (apud Allen et al., 2003, p. 50), sem um plano, no passamos de turistas. MacArthur faz aluso ao valor do planejamento em fazer com que uma organizao se concentre em objetivos especficos e crie caminhos atravs dos quais esses objetivos possam ser alcanados. Para a definio desses caminhos, fundamental compreender os fatores internos e externos que iro condicionar quaisquer decises a serem tomadas. O gerente de eventos precisa saber que, para fazer um planejamento, uma srie de questes precisa ser analisada. Uma delas a necessidade de monitorar e avaliar o progresso; coordenar decises em todas as reas de forma que os objetivos do evento sejam alcanados; e despertar o interesse, inspirar e motivar os responsveis pela execuo dos vrios elementos do plano.

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O planejamento uma ferramenta de gerenciamento. Deve-se tambm notar que o engajamento efetivo nessa atividade implica alguma dose de disciplina da parte do gestor de eventos. Conforme Allen et al. (2003), o planejamento um processo antinatural: muito mais interessante no fazer nada. O fracasso chega de surpresa quando h falta de planejamento. Ainda segundo Allen et al. (2003), os gestores de eventos tambm precisam saber que os planos devem ser adaptados dinmica das circunstncias. Eles devem tomar cuidado com o excesso de planejamento e a preocupao com detalhes, em vez de atentar ao conjunto de consideraes estratgicas. O projeto um documento que deve ser consultado e adaptado com frequncia.

Para saber mais, acesse o site: http://www.qualitysi.com/site/ artigos2.php

2.2 Planejamento no evento


Quando comea o processo de planejamento do evento? Segundo Matias (2004, p. 111), as fases do processo de planejamento e organizao de eventos so: a) concepo; b) pr-evento; c) per ou transevento; e d) ps-evento.

2.3 Concepo
Nesse primeiro momento o empreendedor dever levantar o maior nmero possvel de elementos que o ajudem a criar o corpo do evento, e nesse momento reunies so importantes (Figura 2.1). Os mais importantes elementos so: a) identificao dos objetivos (geral e especficos); b) coleta de informaes sobre os participantes, patrocinadores, entidades e outras instituies em potencial; c) reconhecimento das necessidades desse evento; d) elaborao de alternativas para suprir as suas necessidades; e) listagem dos resultados desejados; f) estimativas de exequibilidade econmica e tcnica; g) estimativas de tempo e recursos necessrios; h) estabelecimento de diretrizes; i) elaborao dos contornos dos projetos.

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Figura 2.1: Reunio de planejamento


Fonte: http://www.flickr.com/photos/smashcon/4713586863/sizes/l/

2.4 Pr-evento
O planejamento o elemento fundamental num processo de organizao de evento. a fase decisiva do evento, na qual esto inseridos a coordenao executiva e os controles financeiro, tcnico-administrativo e social do evento. Nesta fase, so definidas e realizadas atividades como mostra o Quadro 2.1.
Quadro 2.1: Resumo das atividades de pr-evento
identificar os rgos governamentais, entidades e empresas com interesses voltados execuo do evento para fornecer patrocnio, subvenes, doaes e outros; levantar os nomes e confirmar a presena dos convidados, conferencistas, autoridades e outros; definir a responsabilidade de todos os profissionais e prestadores de servio envolvidos nas fases do pr-evento, per ou transevento e ps-evento; abrir conta bancria especial para o evento (receita e despesas) sob a inteira responsabilidade da empresa organizadora. preparao da correspondncia preliminar; expedio da correspondncia preliminar para entidades governamentais, empresas e pessoas que possam colaborar de alguma forma com o evento; tomada de preo e confeco de material administrativo necessrio ao evento; controle e arquivo da correspondncia recebida e expedida; remessa de circulares e cartas informativas para os participantes potenciais e outros; recebimento, controle e classificao dos trabalhos a serem apresentados, enviados pelos participantes e convidados; recebimento, controle e confirmao das inscries e adeses; obteno dos cadastros de pessoas que podero se inscrever como participantes (mailing list); criao e execuo de fluxograma de informaes. elaborao do pr-projeto para a organizao do evento o passo inicial, porque apresenta, em linhas gerais, a ideia do que se pretende realizar. Mas, para concretizar a ideia, necessrio que o pr-projeto seja detalhado, transformando-se no projeto do evento.

Servios iniciais

Servios de secretaria

Detalhamento do projeto

Fonte: Adaptado de Matias (2004)

Os principais itens que devem ser enfocados nesse projeto e que compem a estrutura organizacional de um evento so:

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a) definio do produto; b) escolha do local; c) definio da data; d) elaborao de temtica e calendrio; e) identificao e anlise dos participantes; f) estratgia de comunicao e marketing; g) infraestrutura de recursos audiovisuais, materiais e servios; h) servios de transportes para participantes e convidados; i) programao social, cultural e turstica; j) agncia de viagem e turismo; k) recursos financeiros; l) cronograma bsico. Vale lembrar que, dependendo do tipo do evento e de sua abrangncia, cada um desses itens pode apresentar grau de relevncia diferenciado, ou seja, maior ou menor grau de detalhamento. Para o planejamento e organizao de um evento, primordial elaborar um projeto com informaes bsicas que direcionem o desenvolvimento das atividades necessrias sua efetivao. Para isso, o Quadro 2.2 demonstra o modelo de projeto.
Quadro 2.2: Modelo de projeto
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 Ttulo Entidade e/ou empresa promotora Entidade e/ou empresa organizadora Cidade-sede Local do evento Tema do evento Objetivos Justificativa Pblico-alvo e previso de participantes Descrio do evento Perodo de realizao do evento e horrio Inscries e informaes Taxa de inscrio e/ou ingresso (continua)

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Quadro 2.2: Modelo de projeto


Recursos necessrios: 14.1 Recursos humanos 14.2 Recursos materiais 14.3 Recursos de divulgao 14.4 Outros recursos Instalaes Servios (transporte, hospedagem, alimentao, decorao e outros) Previso oramentria: 17.1 Receitas 17.2 Despesas Cronograma Consideraes finais (concluso) Fonte: Adaptado de Matias (2004)

14

15 16 17 18 19

Saiba mais: Para saber mais, acesse o site: http://www.youtube.com/ watch?v=EmtBc9QlgUc

So apndices do projeto: modelo de carta-convite, modelo de material de divulgao, modelo da ficha de inscrio, modelo de certificado, modelo de formulrios em geral, regulamento de funcionamento, outros. Durante todas as fases do planejamento e organizao de um evento, so utilizados alguns instrumentos que auxiliam no controle e desenvolvimento das atividades. So exemplos desses instrumentos o briefing e o checklist. O briefing o conjunto de informaes e instrues facultadas, com antecedncia, aos organizadores de evento sobre os aspectos mais relevantes do evento que ser organizado, conforme o Quadro 2.3.
Quadro 2.3: Modelo de briefing
EMPRESA / CONTRATANTE Razo social: Endereo: Contato: Cargo: Segmento de atuao da empresa: Produto e/ou linha de produto ou servio: 1 EVENTO 1.1 Ttulo: 1.2 Objetivo: 1.3 Qual o tipo de evento? 1.4 Qual o tema definido? 2 PBLICO-ALVO 2.1 Perfil: 2.2 Previso: 2.3 Polos emissores: 3 DATA/DURAO 4 LOCAL (continua)

Fone: e-mail: Depto:

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Quadro 2.3: Modelo de briefing


5 PROGRAMA 5.1 Programao do evento: 5.2 Programao social: 6 HOSPEDAGEM 6.1 Inclui hospedagem? 6.2 Quais as categorias dos hotis a serem utilizados? 7 TRANSPORTE 7.1 Qual o meio de transporte que ser utilizado para este evento? 7.2 Existe empresa transportadora oficial do evento? 8 SERVIOS O que ser oferecido aos participantes? Alimentao, brindes, traslados, atividades sociais, culturais e tursticas, outros. Especificar cada um. 9 CONVIDADOS E AUTORIDADES 9.1 Quem so os convidados e as autoridades? 9.2 Qual o diferencial de servios e as honras que sero oferecidas a eles? 10 VERBA 10.1 Existe verba prevista? 10.2 Qual o valor? 11 COMISSO ORGANIZADORA 11.1 Existe uma comisso organizadora? 11.2 Quem so os contatos? 12 IDIOMA Qual ser o idioma oficial do evento? 13 DIVULGAO 13.1 Como ser feita a divulgao? 13.2 Quais veculos de comunicao sero utilizados? 13.3 Existe logotipo do evento? 14 EQUIPAMENTOS Quais equipamentos audiovisuais e administrativos sero utilizados? 15 MATERIAIS Quais materiais administrativos e do participante sero utilizados? 16 SERVIOS Quais servios sero necessrios? Traduo simultnea, buffet, decorao, sonorizao, filmagem, fotografia, outros. Especificar cada um. 17 RECURSOS HUMANOS 17.1 Quantidade e funo. 17.2 Com que qualificao? (concluso) Fonte: Adaptado de Matias (2004)

O checklist uma relao de providncias, tarefas ou necessidades do evento. O Quadro 2.4 apresenta um modelo de checklist.
Quadro 2.4: Modelo de checklist
Evento: Local: Data: Horrio: Responsvel: (continua)

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Quadro 2.4: Modelo de checklist


DISCRIMINAO Reserva do local Contratao de servios grficos Contratao de servios de sonorizao Contratao de servios de foto e filmagem Contratao de servios de decorao (concluso) Fonte: Adaptado de Matias (2004) Setor Responsvel Situao

2.5 Per ou transevento


Fase decisiva do evento, em que esto inseridos a coordenao executiva, o controle financeiro, tcnico-administrativo e social do evento. a aplicao das determinaes previstas no pr-evento, na qual todas as etapas do evento so acompanhadas mediante a aplicao do checklist por rea, conforme est descrito a seguir. A Secretaria do evento responsvel por todo o apoio administrativo do evento, isto , por toda a infraestrutura necessria instalada no local, que apoiar, direta ou indiretamente, a realizao do evento. Ela considerada o centro administrativo do evento, onde devero ficar os recepcionistas, que sob a orientao de um coordenador, tero como atribuies: a) recepcionar os participantes, convidados e autoridades; b) atender os participantes; c) atender ao plenrio e s salas de comisses e apoi-los; d) preparar com antecedncia os impressos e outros materiais necessrios ao evento; e) supervisionar os servios oferecidos aos participantes, convidados e autoridades; f) efetuar novas inscries; g) entregar materiais aos participantes; h) prestar informaes em geral;

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i) entregar os certificados; j) elaborar controles das tarefas sob sua responsabilidade; k) providenciar materiais para os palestrantes. O servio de recepo de um evento pode ser considerado o carto de visitas, por ser o primeiro contato do participante com o clima do evento.
Para saber mais sobre planejamento de evento, acesse o site: http://www.youtube.com/ watch?v=4UnmyGCDibw

Independentemente do evento, imprescindvel demonstrar hospitalidade ao participante, dar importncia presena dele e transmitir o desejo dos organizadores de que ele encontre no evento motivos de grande satisfao. Outros fatores de organizao determinam o bom funcionamento desse servio, tais como:

Elabore uma apresentao em forma digital contendo texto e ilustrao sobre o planejamento de um evento que seja tradicional em sua cidade ou que voc deseja que ele passe a fazer parte das festividades de sua comunidade. Poste no AVEA

a) escolha e montagem em local apropriado; b) placas de indicao; c) informaes corretas em tempo hbil; d) elaborao de rol de informaes importantes. Os recepcionistas tero suas atribuies definidas pelos coordenadores e devero se apresentar da seguinte forma: a) uniformizados; b) com crach de identificao; c) identificao dos idiomas que dominam; d) maquiagem discreta; e) poucas joias ou bijuterias; f) sapatos confortveis. To importante quanto os recepcionistas o clima do evento. Ele percebido pelo estado emocional dos participantes; um aspecto totalmente subjetivo que, se presente nos participantes, ir condicionar atitudes e opinies com relao s atividades do evento. O clima a qualidade de ambiente que se consegue criar para o evento, envolvendo os participantes.

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A Sala de Recepo ou sala VIP o local onde as autoridades, convidados especiais e palestrantes so recebidos pela comisso organizadora do evento. A sala de recepo deve apresentar as seguintes caractersticas: a) proximidade do local do evento; b) decorao agradvel; c) temperatura amena; d) servio de copa; e) acesso ao telefone. A Sala de Imprensa o local montado e equipado para recepcionar a imprensa e fornecer as informaes do evento. Nesse local, podero ser realizadas as entrevistas coletivas, o encontro com os jornalistas para a distribuio do briefing do dia e da relao das autoridades presentes, convidados especiais e palestrantes. Essa sala de responsabilidade da assessoria de imprensa, encarregada de coordenar os contatos que tratam de assuntos de divulgao do evento. Esse local dever estar devidamente equipado para atender s necessidades dos jornalistas no desempenho de seu trabalho. Afinal, o evento precisa da mdia na etapa pr-evento, transevento e ps-evento. A Sala das Comisses Tcnicas definida de acordo com o porte do evento. nesse local que acontece a discusso, deliberao, votao e aprovao de determinados aspectos ou para grupos de trabalhos, conforme subtemas do evento. O local destinado para abrigar esse tipo de funo deve oferecer condies adequadas, permitindo o fluxo do seu desenvolvimento sem perturbar o andamento do evento como um todo. A Infraestrutura de Apoio Operacional refere-se a toda parte operacional do evento, ou seja, instalao fsica do local, material de secretaria, equipamentos de audiovisuais e apoio logstico. A Infraestrutura de Apoio Externo (caso o porte do evento assim exija) dever ter o apoio no aeroporto, no hotel, na programao social, cultural e turstica e nos traslados.

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A traduo simultnea dever acontecer se o evento for internacional, com delegaes de vrios pases. A transmisso da conferncia feita por meio de um canal, para diversos receptores, atravs de fones de ouvido. A Pesquisa de Opinio deve ser realizada para que o promotor e o organizador do evento possam identificar quais foram os pontos fortes e fracos do evento, as ameaas e oportunidades. atravs dela que os pontos de estrangulamento podem ser corrigidos nos prximos eventos, o que proporcionar aos participantes qualidade na prestao dos servios e elevado grau de satisfao.

2.6 Ps-evento
O processo de encerramento inicia-se logo aps a realizao do evento. Esse processo de encerramento consiste na avaliao tcnica, administrativa e dos participantes. nesse momento que ocorre a confrontao dos resultados esperados com os obtidos, possibilitando identificar os pontos positivos e negativos do evento. Para efetivao dessa fase, so necessrios alguns instrumentos de controle, que foram utilizados durante a organizao do evento, tais como: a) formulrios de procedimentos formais; b) checklist; c) relatrios peridicos das atividades; d) atas das reunies peridicas; e) questionrios de avaliao dos participantes; f) outros. Os setores que devem ser trabalhados efetivamente no ps-evento so: a Secretaria, divulgao do ps-evento e servios complementares. Os servios de Secretaria no param aps o evento. Ela responsvel na fase do ps-evento pelas seguintes atividades: a) preparar e enviar correspondncia final; b) controlar, arquivar e encadernar toda a correspondncia enviada e recebida antes e durante o evento;

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c) agradecer a todos que forneceram materiais ou colaboraram para realizao do evento; d) preparar relatrio final sobre as atividades em geral; e) providenciar a edio e publicao dos anais; f) enviar os anais aos participantes do evento; g) elaborar portflio. A divulgao do ps-evento feita atravs da compilao e preparao de notcias gerais sobre todo o transcorrer do evento, seus resultados e objetivos alcanados, para remessa mdia impressa e eletrnica de expresso. Fazem parte dos servios complementares as seguintes atividades: a) apresentar o final do balano financeiro e fazer a prestao de contas; b) apresentar balancete administrativo e demonstrativo de todas as providncias tomadas; c) liquidar todas as pendncias que possam surgir sobre instalaes, materiais, recursos humanos ou equipamentos utilizados; d) devolver associao ou empresa promotora do evento todos os materiais que tenham sobrado; e) desmontar instalaes que foram efetuadas para o evento; f) transportar materiais e equipamentos utilizados no evento. Anlise e avaliao so fundamentais para o aprimoramento da organizao de um evento. Os instrumentos que auxiliam a avaliao do evento so o cronograma bsico (documento que determina tarefas, estabelece responsabilidades e prazos) e o checklist. As pesquisas de opinio dos participantes internos e externos tambm oferecem subsdios no processo de avaliao final do evento. Nesse processo a avaliao que os participantes fazem do evento realizada por intermdio de respostas a um questionrio de pesquisa de opinio aplicado durante o evento. A equipe deve reunir-se para avaliar o evento como um todo, seus sucessos e fracassos.

Aula 2 Planejamento e organizao de eventos

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2.7 Conceitos complementares


Captao de evento conjunto de aes que visa atrair para determinada regio ou cidade evento que se realiza periodicamente. Fluxograma representao grfica de uma sequncia de operaes. No planejamento, pode ser encontrado em todas as etapas. Gerao de evento conjunto de aes que visa realizao de um evento, dentro das necessidades ou oportunidades de mercado. Precedncia antecedncia no tempo, na ordem ou no lugar. A formao da ordem de precedncia uma das partes mais importantes do cerimonial.

Resumo
A aula apresentou o conceito de planejamento no evento, assim como as etapas do processo de planejamento: concepo, pr-evento, transevento e ps-evento; ou seja, todas as providncias que devem ser tomadas para um bom evento.

Atividades de aprendizagem
1. Trabalho em equipe: Discutam e decidam por um evento para o qual possam fazer o planejamento. Elaborem o projeto de um evento de mdio porte. Descrevam como aconteceu a concepo do evento e o pr-evento. Depositem seu texto no AVEA. 2. Quais os principais instrumentos de controle que podem ser utilizados no planejamento de um evento? Disserte sobre a importncia desses instrumentos. Deposite seu texto no AVEA. 3. Voc pde observar as vrias atividades da Secretaria em um evento. Foi afirmado que esse setor o corao do evento. Voc concorda com essa afirmativa? Justifique sua resposta. Deposite seu texto no AVEA.

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Aula 3 Recursos humano


Gerenciar a arte de fazer com que os outros trabalhem. (DAVID WATT)

Objetivos
Conhecer a importncia dos recursos humanos no processo de desenvolvimento do evento. Contextualizar estratgias de recursos humanos no planejamento e organizao de eventos.

3.1 Planejamento dos recursos humanos


Segundo Allen (2003, p.75), entende-se o planejamento de recursos humanos para eventos como uma srie de processos e prticas sequenciais inter-relacionadas, que recebem suas orientaes da viso/misso, objetivos e estratgias do evento. Os eventos obviamente iro diferir quanto ao nvel de sofisticao que apresentam na rea de recursos humanos em vista de fatores como os recursos disponveis no que tange s finanas e qualidade tcnica dos profissionais.

3.1.1 Estratgia e objetivos dos recursos humanos


O estabelecimento de estratgias e objetivos de orientao; a determinao das necessidades do pessoal; a realizao de uma anlise de funo; e a produo de descries e especificaes de cada funo so determinantes no planejamento do evento.

Para saber mais sobre o profissional cerimonialista, acesse: http://www.camara.gov.br/ sileg/integras/385891.pdf http://www.espacoeventos. com/recepcionista-de-eventos. php

3.1.1.1 Formao de pessoal


a principal rea de deciso estratgica para os gerentes de eventos com respeito aos recursos humanos, pois sem ela no h nada para se estrategiar! Os gestores de eventos precisam decidir sobre quantos funcionrios/ voluntrios sero necessrios para realizar o evento. Uma das maneiras de executar essa tarefa consiste em trs etapas:
Depois de estudar sobre regras de cerimonial e pesquisar um pouco mais, elabore um pequeno vdeo com a apresentao do cerimonial de qualquer evento a que voc tenha assitido ou que voc mesmo desenvolva. Poste no AVEA seu trabalho.

Aula 3 Recursos humanos

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a) identificar todas as tarefas relacionadas criao do evento, apresentao e trmino; b) determinar o nmero de pessoas necessrias para a srie de tarefas associadas realizao do evento; c) enumerar o nmero de funcionrios/voluntrios, supervisores e capacidades/ experincia/qualificaes necessrios para formar uma fora de trabalho.

3.1.1.2 Anlise de funo


A anlise de funo um importante aspecto no processo de planejamento de recursos humanos. Ela envolve a definio de uma funo em termos de tarefas e dedicao exigida, e da identificao de habilidades, capacidades e qualificaes necessrias para realiz-las com xito. Conforme Stone (1998 apud WATT, 2004), as questes respondidas por esse processo so: a) quais tarefas devem ser agrupadas para criar uma funo ou cargo? b) o que deve ser buscado nos candidatos? c) como deve ser uma estrutura organizacional e que inter-relaes devem existir entre as funes? d) quais programas de treinamento e aperfeioamento? O nvel de sofisticao evidente na aplicao do processo de anlise de funo ir obviamente diferir conforme o evento.

3.1.1.3 Descries de funo


As descries de funo so outro resultado do processo de anlise da funo com o qual os gerentes de eventos precisam ter alguma familiaridade para combinar com eficcia pessoas com funes. As descries de funo geralmente incluem as seguintes informaes: ttulo da funo e nvel de dedicao exigido; salrio/recompensas/incentivos associados ao cargo; sumrio da funo; deveres e responsabilidades; capacidades, conhecimento, qualificaes, atributos pessoais requeridos pelo cargo; autoridade investida no cargo; padres de desempenho relativos ao cargo. No caso dos cargos voluntrios, geralmente so descritos em termos bem mais genricos.

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3.1.1.4 Especificao de funo


A especificao de funo deriva da descrio de funo e procura identificar a experincia, as qualificaes, as capacidades, as habilidades, o conhecimento e as caractersticas pessoais necessrias para executar uma dada funo. Um ponto importante a identificao do perfil das pessoas que devem ser recrutadas e de que modo elas devem ser avaliadas.

3.1.1.5 Recrutamento e seleo


O recrutamento bem-sucedido est baseado na maneira como foram conduzidos os aspectos do processo de planejamento de recursos humanos, e implica determinar onde podem ser encontrados candidatos qualificados e de que maneira eles podem ser atrados para a organizao do evento. O evento est buscando atender s suas necessidades em termos de recursos humanos, ao mesmo tempo em que candidatos potenciais esto tentando avaliar se atendem s exigncias da funo, desejam se candidatar para o cargo e veem vantagens em participar da organizao. A Figura 3.1 apresenta um diagrama do processo de recrutamento.
Anlise da funo
- descrio da funo - especicao da funo

Previso e planos de recursos humanos

Oramento
- custo do recrutamento

Procedimento do recrutamento
- anncio - agncias de emprego - boca a boca - Instituio Educacional

Contratao

Procedimento de seleo
- formulrios - entrevistas - testes - referncias - EED

INDUO

- termos e condies - contrato de emprego - recompensas - chas de funcionrios

CANDIDATOS

Figura 3.1: O processo de recrutamento e seleo de colaboradores


Fonte: Adaptado de Allen (2003)

Os recursos financeiros so fatores limitadores para o processo de recrutamento. No caso de eventos de grande porte, geralmente h previso oramentria para esse propsito.

3.1.1.6 Treinamento e aperfeioamento profissional


O treinamento e o aperfeioamento profissional objetivam mudar o comportamento e o desempenho dos funcionrios e voluntrios. Nesse sentido, o treinamento se concentra em fornecer capacidades/conhecimentos especficos que possibilitem s pessoas desempenharem uma determinada funo ou melhorarem seu desempenho.

Aula 3 Recursos humanos

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O aperfeioamento profissional concentra-se na aquisio de novas capacidades, conhecimento e atitudes que iro preparar os indivduos para futuras responsabilidades na funo.

3.1.1.7 Avaliao do processo e dos resultados


Como em todos os processos do gerenciamento, faz-se necessria uma reviso peridica para determinar o andamento do processo. A sugesto reservar um tempo especfico, talvez como parte de uma avaliao mais ampla do evento, para examinar at que ponto o processo como um todo e as vrias partes que o compem alcanaram os objetivos inicialmente estabelecidos para ele.

3.1.1.8 Tcnicas para a formao efetiva da equipe de funcionrios e voluntrios


O esprito de equipe um dos maiores desafios do gerente de eventos; para isso, prope-se uma frmula de 14 itens para a formao efetiva e a manuteno da equipe. a) as equipes tm um porte razovel; b) as pessoas so adequadamente selecionadas para trabalhar em grupos; c) os lderes de equipes so treinados; d) as equipes so treinadas para executar suas funes; e) os voluntrios e funcionrios so apoiados pela organizao; f) as equipes tm objetivos; g) os voluntrios e funcionrios confiam uns nos outros; h) a comunicao entre voluntrios e a organizao do evento tanto vertical quanto horizontal; i) a estrutura organizacional promove a comunicao entre voluntrios e funcionrios; j) os voluntrios e funcionrios assumem responsabilidades; k) os voluntrios e funcionrios se divertem enquanto acompanham as tarefas; l) as contribuies dos voluntrios e dos funcionrios so reconhecidas; m) os voluntrios e funcionrio comemoram seu sucesso; n) a organizao toda promove e encoraja o bem-estar das equipes de voluntrios.

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O monitoramento do rendimento e produtividade da equipe pode ser atravs da observao de suas atividades.

Resumo
Esta aula demonstrou que para gerenciar recursos humanos se faz necessria uma srie de atividades, tomando por ponto de partida a misso, a estratgia e os objetivos da organizao do evento. Os passos foram identificados nesta aula como estratgia e objetivos de recursos humanos; recrutamento; treinamento e aperfeioamento profissional; e avaliao e feedback.

Atividades de aprendizagem
1. Desenvolva uma especificao de funo para o cargo de gerente de eventos de um evento especial da sua escolha. Deposite seu texto no AVEA. 2. Considerando um festival comunitrio de pequeno porte, faa uma anlise de funo. Deposite seu texto no AVEA. 3. Discuta, em termos gerais, como voc trataria da avaliao de desempenho dos voluntrios e funcionrios de um evento. Deposite seu texto no AVEA.

Aula 3 Recursos humanos

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Aula 4 Recursos financeiros


O patrocnio a parte mais difcil de todas. (ROBIN KNOX-JOHNSON)

Objetivos
Elaborar um oramento no processo de planejamento do evento. Identificar a estrutura financeira de um evento. Reconhecer a prtica de busca de patrocnio.

4.1 Importncia dos recursos financeiros


Um evento no ser bem-sucedido sem suporte financeiro. Comprometer-se com a realizao sem garantia prvia dos recursos financeiros necessrios o maior erro do gestor de eventos. A falta de planejamento financeiro gera um desgaste durante todo o processo, leva a uma baixa qualidade e, possivelmente, ao fracasso do evento. A falta dos recursos financeiros pode at cancelar o evento, deixando todos com uma m impresso. Segundo Watt (2004, p. 61), dois pontos importantes nesse aspecto so: a) algumas vezes melhor suspender um evento no incio do que insistir e apresentar um fracasso, gerando uma imagem negativa para sua organizao; b) nem todos os eventos necessitam de uma grande soma de dinheiro para ter sucesso, especialmente os locais. Antes da deciso final da execuo de um evento, faz-se um estudo de viabilidade. Planejamento bem organizado e planejamento acompanhado so sempre as palavras-chave para evitar transtornos financeiros para organizadores e promotores do evento.

Aula 4 Recursos financeiros

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4.2 Oramento
Um oramento bem detalhado pea-chave para o perfeito andamento de qualquer evento. Nesse tpico, todo cuidado pouco para descobrir as necessidades reais do evento para que o investimento seja feito sem excesso. Na etapa de pr-evento o gestor deve criar mecanismos de monitoramento das finanas. Durante a elaborao do projeto, diversos problemas podero surgir: a) dificuldade de obter informaes precisas sobre as necessidades reais; b) gerentes sem experincia ou qualificao, que no do a devida ateno ao oramento; c) previses imprecisas a respeito de tendncias futuras; d) falta de informaes sobre os requisitos tcnicos disponveis; e) oramentos baseados em informaes imprecisas; f) procedimentos de elaborao de relatrios e controles insatisfatrios; g) pouca flexibilidade, a qual costuma ser necessria em eventos. A tarefa fundamental desenvolver uma anlise de mercado adequada com o pr-projeto. O primeiro passo no processo de exame das necessidades financeiras estabelecer o custo exato dos itens. Uma forma prtica para fazer o controle financeiro utilizar uma tabela na qual o gestor dever listar os itens em uma coluna e, ao lado desta, a quantidade e valores, obtendo-se assim um demonstrativo preciso das previses. essencial ser o mais exato possvel nas tabelas oramentrias. Watt (2004, p.62) sugere que cada atividade deve ser desmembrada e analisada da seguinte forma: a) a atividade exata a ser realizada; b) o custo estimado; c) o benefcio; d) a receita; e) a necessidade da atividade; f) o lugar ocupado nas prioridades oramentrias; g) a forma como as despesas da atividade podem ser monitoradas; h) de que forma a receita ser captada e o seu grau de certeza.

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Organizao de Eventos

Antes de tomar decises definitivas sobre o prosseguimento do projeto, existem alguns custos fixos que devero ser garantidos para a promoo de qualquer evento. Assim que houver uma deciso coesa com o grupo organizador do evento, o projeto ter seu prosseguimento. Tambm fazem parte da anlise financeira os seguintes itens especiais: imposto; inflao; seguro; taxas de cmbio; contingncias; e cronograma.

4.3 Estruturas financeiras


Aps verificar a viabilidade do evento, as estruturas operacionais financeiras precisam ser estabelecidas. Elas podem ser simples ou mais complexas. O controle de um evento de menor porte pode exigir menos sofisticao, mas demandar o mesmo cuidado. Segundo Watt (2004, p.64), onde houver estrutura formada por comisses, existem duas opes principais: a) a comisso de finanas autnoma: todos os outros solicitam dinheiro e esperam por sua deciso; b) cada comisso ou subcomisso tem seu prprio tesoureiro para cuidar do oramento alocado. A escolha do mtodo ir depender da natureza e do porte do evento, alm das finanas e das personalidades envolvidas. Todos devem estar cientes das vantagens e desvantagens de ambas as opes. O oramento ser definido durante vrias etapas. O processo demorado, mas eficaz, envolvendo todos na identificao de custos (e receitas possveis) e minimizando a chances de erro ou negligncia. Esse processo, alm de ser fundamentalmente importante, deve ser desenvolvido junto com as metas e objetivos do projeto, mantendo-os no foco.

4.4 Controle
O controle de todas as transaes financeiras deve ser minucioso. Os sistemas de controle efetivo devem: a) ser compreensveis;

Aula 4 Recursos financeiros

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b) permanecer flexveis; c) seguir as estruturas organizacionais; d) orientar a ao corretiva; e) identificar rapidamente os desvios; f) ser econmicos.

4.5 Contabilidade
essencial manter a organizao das contas durante o processo, pagando faturas e organizando um balano final de lucros e perdas, o que ser necessrio como mecanismo de monitoramento, mas tambm para que se possa finalizar o caixa rapidamente.

4.6 Recursos financeiros


Todos os organizadores de eventos procuram instituies pblicas e privadas em busca de financiamento e recursos. Alm disso, o prprio evento ir produzir receita a partir de uma srie de atividades: franquia; doaes; venda de ingressos; programaes paralelas; taxas de ingresso; captao de recursos; sorteios; suvenires; alimentao; publicidade; hospedagem corporativo; licenciamentos; feiras comerciais; contribuio de participantes; comercializao de estandes; bar. Antes de iniciar o projeto de qualquer evento, essencial garantir que os recursos financeiros necessrios estaro disponveis, e no se basear em probabilidades. Para atrair investimentos, o evento deve ter um propsito claramente definido, que seja amplamente aceito.

4.6.1 Patrocnio
Encontrar patrocinadores nunca fcil e depender disso pode ser perigoso. Se o evento ocorrer mais de uma vez, existe tambm o risco de perder patrocinadores em algum momento, pois so poucos os que apoiam as promoes indefinidamente. Quando se est buscando patrocnio, muito importante observar o projeto do ponto de vista do patrocinador. necessrio acreditar no evento para convencer qualquer outra pessoa de seu valor.

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Algumas dicas na busca de patrocnio so: utilize a imaginao e a inovao; realize um esforo de marketing; defina claramente o tipo de mercado; considere a possibilidade de mudar a natureza de sua atividade, evento ou promoo; experimente abordar seus patrocinadores por meio de organismos empresariais locais; avalie as respectivas imagens; aborde os alvos improvveis; faa a pesquisa necessria; confira os patrocinadores existentes; experimente comear com o apoio da mdia. Resumindo, o patrocnio pode valer a pena, mesmo com todo o esforo a ele associado.

Resumo
Esta aula demonstrou que para gerenciar recursos financeiros se faz necessrio realizar uma srie de atividades, tomando por ponto de partida o oramento, estrutura financeira, controle, contabilidade, recursos financeiros e patrocnio do evento. Os passos foram identificados nesta aula por cada um dos itens. Resumindo, o evento s pode acontecer se tiver oramento.

Para saber sobre a Lei Rouanet, acesse: http://pt.wikipedia.org/wiki/ Lei_Rouanet

Atividades de aprendizagem
1. Trabalho em equipe: Vocs esto encarregados de captar recursos para a Festa dos Crianas de uma comunidade carente local. Esse um evento escolar. Elaborem uma relao de organizaes que vocs podero abordar para obter apoio financeiro e justifiquem as escolhas. Depositem seu texto no AVEA. 2. Com base no evento mencionado na primeira atividade, prepare uma estimativa oramentria apresentando receitas e despesas previstas. Deposite seu texto no AVEA.

Aula 4 Recursos financeiros

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Aula 5 Estratgias de comunicao


Ou voc faz parte da soluo, ou faz parte do problema. (ELRIDGE CLEAVER)

Objetivos
Conhecer o conceito de comunicao. Diferenciar os diversos tipos de meios de comunicao. Contextualizar a comunicao no processo de organizao de eventos. Identificar o tipo de meio de comunicao ideal para um evento.

5.1 Conceituao
O conceito de comunicao recebeu uma aula especfica em funo de sua grande importncia. A comunicao fundamental para o processo de gerenciamento de eventos e, portanto, deve ser estudada profundamente pelo profissional ou estudante. De acordo com Watt (2004, p.52),
muitas organizaes possuem uma srie de caractersticas que afetam seu funcionamento. Uma delas a coexistncia entre as estruturas formais e informais, ambas fundamentais no caso de relacionamentos.

Na organizao de evento, so as funes necessrias para a sua realizao que definem a sua estrutura. E, qualquer que seja a estrutura, ela deve ser projetada para atender operacionalizao da forma mais apropriada e eficiente possvel. Definido o desenho organizacional, as vrias tarefas devem ser distribudas. Porm, no basta organizar s o projeto; muito importante garantir que todos os envolvidos no processo de planejamento e organizao saibam quais so as suas atribuies, a quem esto subordinados e qual o seu lugar na estrutura organizacional.

Aula 5 Estratgias de comunicao

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O modo mais comum de formalizar a estrutura organizacional por meio do diagrama, mas se deve tomar cuidado para que no ocorra o engessamento. Para um evento de grande porte necessrio um diagrama mais detalhado para poder apresentar claramente as estruturas e no haver confuso com as atribuies. Aps o estabelecimento da estrutura necessria para a realizao do evento, comunique a cada indivduo ou grupo suas atribuies. preciso explicar detalhadamente a responsabilidade de cada um e deixar claro a importncia de cada elemento no processo. Cada colaborador deve possuir atribuies precisas, desde o presidente do grupo executivo at o do cargo mais humilde. Como exemplo, podemos verificar o Quadro 5.1, a seguir.
Quadro 5.1: Descrio de tarefas
Nome do cargo Funo geral Supervisor de estacionamento. Responsvel pela entrada, estacionamento e sada de todos os veculos que vm ao evento. Organizar o espao e a distribuio adequados para o estacionamento. Garantir facilidade de entrada e sada para todos os veculos: 2 horas para a entrada, 30 minutos para a sada. Estacionar todos os veculos de forma segura e protegida. Garantir a prestao de servios a todos os grupos especiais, como VIPs e portadores de deficincias. Estabelecer conexes com exigncias relevantes. Gerente do local. Seis funcionrios. Polcia. Guardas de trnsito. Departamento de estradas. Brigadas de incndio. Coordenador VIP.

Tarefas especficas

Subordinado a Seus subordinados

Possui conexo com

Fonte: Adaptado de Watt (2004)

Nesse sentido, o diagrama de relacionamentos e a descrio de cargos devem ser combinados para responder s seguintes questes: Qual o meu cargo? Quais so as minhas tarefas? Qual o meu papel? A quem estou subordinado? Quais so os meus objetivos? Quem est subordinado a mim? A estrutura organizacional deve ser apropriada, eficaz e projetada especificamente para cada evento, devendo abranger o planejamento, o desenvolvimento, os relacionamentos de trabalho e as formas de atingir os objetivos.

5.2 Coordenao
a partir da diviso de trabalho, da forma que as tarefas sero alocadas e realizadas, que os colaboradores se articulam. A articulao de esforos

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fundamental para um bom gerenciamento. Nas organizaes existe a necessidade de mecanismos de coordenao, com organograma e fluxograma bem definidos; nas organizadoras de eventos no seria diferente. Os nveis e papis devem ser claramente definidos. Para que os eventos sejam coesos e bem-sucedidos, a meta e os objetivos devem ser compartilhados, pois dessa forma a coordenao dos trabalhos ser facilitada. Independentemente do porte do evento, todos devem trabalhar de forma rdua e permanentemente. A articulao de esforos ser uma consequncia natural, se a comunicao funcionar em toda a organizao, se o planejamento, a delegao e os sistemas de controle forem escolhidos e estiverem operando de forma correta.

5.3 Comunicao
A comunicao eficaz leva articulao e, da, a uma organizao eficiente. Para que um bom gerenciamento de eventos acontea, a comunicao em nveis interno e externo deve funcionar de vrias formas e entre indivduos e organizaes. Dar, receber ou trocar informaes, de forma que o material comunicado seja completamente entendido por todos os envolvidos, comunicao. Antes de decidir como a organizao vai se comunicar, o gestor deve considerar quais so os seus objetivos com essa comunicao. Eles podem ser vrios: Enviar uma mensagem Realizar a ao correta. Receber uma mensagem Intercambiar informaes. = Garantir a compreenso. A comunicao nos eventos deve alcanar, em ltima anlise, uma ao ou, no mnimo, um intercmbio de comunicao. Um evento sequncia de tarefas realizadas; e, para que essa aes sejam realizadas de forma eficaz e eficente, a comunicao se faz necessria. Ento, a escolha correta da forma de comunicao essencial. a) comunicao verbal uma das formas de comunicao mais comuns a comunicao verbal; porm, nos eventos, pode no ser satisfatria porque dificilmente o receptor d um retorno. Porm, o caso do relacionamento interpessoal falicitado com esse tipo de comunicao. A comunicao verbal necessria, mas no abuse dela;

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b) comunicao no verbal a aparncia pessoal, os gestos, expresses faciais, orientao corporais e o contato visual so exemplos de comunicao no verbal. A utilizao correta desse tipo de comunicao pode consolidar ou arruinar um relaciomento; por isso, cuidado com essa interao, pois ela feita na maioria das vezes de forma inconsciente; c) comunicao escrita essa uma das formas mais comuns na organizao, porm costuma ser utilizada em excesso e de forma ineficaz. At por uma preocupao ecolgica, a utilizao de documentos deve ser reduzida ao mnimo. A comunicao escrita consome muito tempo para ser lida e escrita, alm de poder ser desmotivadora e facilmente ignorada; d) comunicao visual vdeos e logotipo so exemplos de comunicao visual. Os vdeos podem ser utilizados para a promoo de produtos e para o treinamento de funcionrios. O logotipo transmite uma mensagem e pode contribuir para o sucesso de um evento; e) comunicao eletrnica o correio eletrnico, internet, fax e telefones mveis so elementos que traduzem evoluo tecnolgica nessa forma de comunicao. Em eventos, independentemente do porte, os rdios so absolutamente essenciais para comunicao interna.

Figura 5.1: Comunicaco


Fonte: http://www.sxc.hu/photo/1286690

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Quaisquer que sejam as formas de comunicao escolhidas, a informao deve ser: clara, correta, concisa, completa, corts e corretamente direcionada. Dito de forma simples: as pessoas precisam entender o recado para consequentemente saber o que fazer! Mas, o que isso quer dizer? Segundo Watt (2004), todos os envolvidos precisam entender claramente os seguintes fundamentos: a) a estrutura geral da organizao; b) quem tem poder e responsabilidade sobre o qu; c) quais os mtodos de comunicao a serem utilizados; d) como a comunicao ser realizada; e) que tarefas cada um deve realizar, quando e como.

5.3.1 Estratgia de comunicao e marketing


A estratgia de comunicao consiste na definio e adequao dos meios e mensagens a serem utilizados, na busca de informar, sensibilizar e motivar o pblico-alvo. Cada segmento de pblico exige que seja estudada, analisada e elaborada uma estratgia de comunicao especfica, com meios, veculos e mensagens adequadas s suas caractersticas. A mensagem pode ser informativa, motivacional ou ambas, desde que esteja diretamente ligada aos objetivos do evento, seja concebida com a mesma diretriz e utilize a linguagem correta. Os meios de comunicao so os condutores das mensagens ao pblico pretendido; portanto, cada tipo de pblico exigir meios de comunicao adequados ao seu perfil.

5.4 Meios de comunicao


Segundo Matias (2004, p. 118-119) os meios de comunicao mais utilizados nos eventos so: a) jornais, revistas, rdios e TV a assessoria de imprensa pode enviar sugestes de pauta, press releases, agendar entrevistas coletivas que, quando acei-

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tas pelos editores e jornalistas, sero divulgadas gratuitamente nos veculos. Quando h disponibilidade de verba, fazem-se os anncios ou matria paga que so inseridos conforme os objetivos do evento e a definio de pblico; b) cartaz uma mensagem rpida e direta; sendo assim, deve ter linguagem clara e objetiva, alm de um visual atraente e criativo. Esse um dos meios mais usados para divulgao de eventos; c) folder, informativo e folheto seu retorno em termos de pblico muito pouco. um meio que divulga apenas as mensagens bsicas e deve ser entregue aos potencialmente interessados de forma direta; d) mala direta a remessa, via correio, de folhetos, folders, circulares a um pblico em potencial (mailing list); e) dilogo utilizado em telemarketing. Para transmisso de mensagens claras e objetivas, deve ser criado um dilogo padro. O horrio para sua utlizao deve ser respeitado; f) painis, outdoors e backlights so de abrangncia coletiva, utilizados quando o pblico-alvo a comunidade como um todo ou uma fatia muito significativa dela; g) press release instrumento dirigido exclusivamente para a imprensa escrita e eletrnica, no intuito de despertar o interesse dos jornalistas em divulgar matrias sobre o evento; h) internet por meio da criao de uma homepage do evento, a qual pode ser utilizada pelo pblico para proceder inscries e reservas; i) bus-doors painis colocados na parte traseira dos nibus. Mdias alternativas para divulgao dos eventos:
Para saber mais sobre meios de comunicao, acesse http://pt.wikipedia.org/wiki/ Meios_de_comunicao

a) parajet utiliza-se de um parapente motorizado, que levar atrs uma faixa contendo o nome do evento, sua data, enfim, um mnimo de informaes em funo do tamanho. utilizado para atingir pessoas prximas orla martima; b) dirigvel serve apenas para consolidar a marca do evento, pois no permite maiores dados; c) rede de TV interna e/ou alto-falantes cada vez mais presentes em condomnios, clubes, aeroportos, tambm podem ser uma excelente alternativa na divulgao de eventos;

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d) bike-door mesmo sistema utilizado no bus-door, s que tambm pode ser colocado na parte frontal da bicicleta; e) man-door uma pessoa que se veste com um grande cartaz ou carrega bales ou faixas. importante lembrar que para realmente alcanar o pblico-alvo, a estratgia de comunicao deve ser bem estruturada.
Elabore em um programa digital um painel com os vrios meios de comunicao comentando sua importncia funo e especificidade para a realizao de um evento. Poste no AVEA.

5.5 Administrao
A formalidade da comunicao exercida pela administrao. A execuo das tarefas e a comunicao do evento dependem da qualidade dos procedimentos e processos administrativos. preciso que os sistemas sejam instalados, com estrutura e colaboradores treinados. Durante o evento, o excesso de burocracia pode atrasar o processo. s vezes, uma nota escrita mo pode ser adequada, sem que seja necessrio digit-la, podendo ser enviada por fax ou fotocopiada para circulao interna.

5.6 Recursos humanos


Todos os colaborados so importantes no processo de execuo do evento. Os organizadores sabem, ou melhor, devem saber, que os recursos humanos afetam diretamente o andamento do evento; por isso, so muito importantes os relacionamentos interpessoais e a dinmica do grupo. Assim, a motivao, envolvimento e treinamento so essencias para os envolvidos no evento. Dessa forma, os relacionamentos interpessoais precisam ser trabalhados para se obter o melhor da equipe de trabalho. Para que uma estrutura organizacional seja facilitada rumo s suas metas, seus organizadores devem estar cientes da formao de panelinhas, alianas problemticas, pontos fortes e fracos das pessoas, ressentimentos e individualismos, alm de conflitos pessoais. O relacionamento entre os colaboradores deve ser observado, e os aspectos a serem avaliados podem ser os seguintes: a) as pessoas se gostam e/ou se respeitam e, portanto, trabalham juntas? b) cada indivduo ou seo tem o status necessrio? c) existe poder para autorizar e controlar o trabalho em andamento?

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d) cada membro compreende todos os papis no grupo? e) a liderana do grupo est relacionada sua operao? O grupo deve estar sintonizado para o bom andamento do processo de execuo do evento.

5.7 Parcerias
Um evento o resultado do encontro de vrios parceiros. As parcerias constituem um aspecto importante da organizao de eventos. muito difcil uma organizadora de eventos desenvolver um evento sem o estabelecimento de parcerias. As parcerias so estabelecidas no planejamento, pois quanto mais cedo for o envolvimento, maior ser o comprometimento do parceiro. O mais comum so as parcerias com as empresas locais e autoridade local. Independentemente da modalidade e do tipo de evento, as parcerias so essenciais. Por exemplo, no caso dos eventos esportivos interessante um relacionamento com uma entidade beneficente local para a captao de recursos. De forma geral, a identificao dos possveis parceiros para o evento o ponto de partida para o organizador. As parcerias so benficas a partir de suas qualificaes especiais, dos recursos dos quais dispem ou do financiamento que podem trazer para o evento. Para isso, acordos devem ser feitos entre todos os parceiros com relao aos propsitos do evento e seus perfis. As metas e objetivos compartilhados e os relacionamentos de trabalho claramente definidos so as bases de grandes parcerias. A articulao com a polcia, corpo de bombeiro, secretaria de sade, secretaria de planejamento e DETRAN costuma ser til, mesmo que seja apenas para a troca de informaes. Este tipo de parceria, dependendo do tipo de evento, pode ser presena real na comisso, na tomada decises e parte do todo, ao invs de ser um elemento externo, assessorando em um nvel inferior.

Resumo
Caro estudante, nesta aula voc viu o conceito de comunicao, tipos e formas de se comunicar, estratgias de comunicao, a administrao, os recursos humanos e as parcerias no evento. So temas direcionados para o planejamento que nortearo voc no planejamento de um evento.

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Atividades de aprendizagem
1. Voc pde verificar que a comunicao mereceu uma aula separada neste caderno. Quais so as razes apresentadas para essa nfase e ateno especial? Voc a considera justificada? Por qu? Deposite sua resposta no AVEA. 2. Imagine um evento de pequeno porte, como um ciclo de palestras na escola ou um concurso artstico local, e sugira: a) uma estrutura organizacional adequada; b) uma descrio de cargo e funo para dois funcionrios principais. 3. Destaque cinco tipos de estratgias de comunicao e descreva os pontos fortes e fracos de cada uma. 4. Em sua cidade, quais as estratgias de comunicao que podem ser utilizadas? Encontre cinco estratgias consolidadas, faa um pequeno comentrio sobre o que encontrou e deposite-o no AVEA.

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Referncias
ALLEN, Johnny et al. Organizao e gesto de eventos. Rio de Janeiro: Campus, 2003. GIACOMO, Cristina. Tudo acaba em festa. So Paulo: Pgina Aberta, 1993. MATIAS, Marlene. Organizao de eventos: procedimentos e tcnicas. 3 ed. Barueri: Manole, 2004. MELO NETO, Francisco Paulo de. Criatividade em eventos. 3 ed. So Paulo: Contexto, 2004. NUNES, Marina Martinez. Cerimonial para executivos: um guia para execuo e superviso de eventos empresariais. 2 ed. Porto Alegre: Sagra Luzzatto, 1999. SENAC DN. Eventos: oportunidades de novos negcios. Rio de janeiro: SENAC, 2000. SIMES, Roberto Porto. Relaes pblicas: funo poltica. So Paulo: Summus, 1995. ZANELLA, Luis Carlos. Manual de organizao de eventos: planejamento e operacionalizao. So Paulo: Atlas, 2003. WATT, David C. Gesto de eventos em lazer e turismo. Porto Alegre: Bookman, 2004.

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Currculo da professora-autora
Helen Rita Menezes Coutinho, Professora Titular da Universidade do Estado do Amazonas (UEA), lotada na Escola Superior de Artes e Turismo (EAT), no Curso de Turismo. Mestre em Administrao pela Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC), Especialista em Educao Profissionalizante pela Fundao Getlio Vargas (FGV/ISAE), Bacharel em Turismo pela Universidade de Fortaleza (UNIFOR). Atualmente, alm da docncia no Curso de Turismo da UEA/EAT, atua na docncia de Cursos de Ps-Graduao e membro do Comit de Iniciao Cientfica da Escola Superior de Artes e Turismo (UEA/EAT). Faz parte do corpo docente do Centro Universitrio de Ensino Superior do Amazonas (CIESA) nos Cursos de Administrao, Cincia da Computao e Comunicao.

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