Diferena entre um Evento de Grande Porte e Pequeno Porte

O que mais difcil de organizar, um mega evento, tipo Rock'n Rio ou um evento simples, como um jantar de confraternizao para 10 executivos?

Contedo
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1 Avaliao do Briefing 2 Planejamento essencial 3 Fornecedores, os parceiros 4 Maior profissionalizao 5 Veja Tambm

[editar]Avaliao do Briefing Organizar um evento, de qualquer natureza, de qualquer porte, nunca tarefa fcil e quem j organizou um, sabe muito bem do que estou falando. Cada evento nico e seu grau de dificuldade de execuo est associado a fatores como prazos, recursos, planejamento e relevncia e no, como pode parecer primeira vista, simplesmente ao seu porte ou magnitude. Alis, avaliar o grau de dificuldade do evento por seu porte um pecado mortal para um organizador. Evidentemente que, quando se trata de um mega evento, natural a existncia de uma maior preocupao com sua organizao. O grande problema reside na organizao dos eventos de pequeno porte, os chamados "eventos simples" (como se existissem eventos assim), pois a preocupao com sua organizao reduzida, por vezes, pelo prprio solicitante que, ao passar o briefing, insiste em que se trata de algo "simples", de fcil organizao. Cuidado, no caia nessa armadilha! Essa talvez seja a primeira grande lio, aprendida por alguns a duras penas, de que todo evento complexo e seu grau de dificuldade de execuo no deve ser avaliado por seu porte, mas, sim, pelo contexto, prazo, recursos e importncia. Ento, respondendo questo inicial, podemos afirmar que todo evento, independente de porte, requer um nvel de ateno e empenho por parte dos organizadores para que sua execuo seja um sucesso. [editar]Planejamento essencial O segundo passo para se obter a excelncia na organizao de um evento o planejamento. Um bom planejamento essencial, pois um evento envolve variveis controlveis e, infelizmente, variveis incontrolveis. Essas que so o problema, pois so incontrolveis, imprevisveis, e podem comprometer todo o evento. Nunca se esquea que o grau de excelncia da organizao de um evento medido por seu resultado final. Se o evento foi um

fracasso, no importa o quanto o organizador tenha motivos justos e plausveis para explicar as falhas, porque nada disso ser levado em conta. Portanto, no adianta ter boas desculpas. O que preciso evitar os problemas. Por esse motivo, o planejamento de um evento deve trabalhar com as duas variveis, sempre. No se obtm a excelncia simplesmente planejando o que e como as coisas "devem" acontecer (variveis controlveis). To importante quanto, planejar tambm o que no previsto, mas pode acontecer, e o que se deve fazer nesses casos. Portanto, um bom planejamento alm de prever detalhadamente o que deve ser feito, como ser feito, quem ser o responsvel, quais os recursos humanos e materiais necessrios, investimento demandado e cronograma de aes, deve simular quais os eventos no previstos provveis, e qual a conduta para cada um deles. preciso ter um plano de contingncia para cada diferente cenrio adverso possvel. evidente que no se pode prever ou imaginar tudo o que pode acontecer fora do previsto na organizao de um evento, mas uma simulao de alguns fatos mais "possveis" reduzir sensivelmente o nvel de risco. Alguns exemplos clssicos: e se chover no dia? e se faltar energia? e se a atrao principal no aparecer? So itens no previstos, mas que podem acontecer e comprometer todo o trabalho de organizao e... adeus excelncia. Perca tempo no planejamento, no tenha pressa. Simule o evento, cheque os itens, monte cenrios adversos, informe-se sobre resultados de eventos similares. Essas medidas podem ajudar muito a montar um bom planejamento. O tempo economizado aqui pode custar muito mais no futuro. Pense que cada item no previsto no planejamento ir aparecer na hora da execuo e ter que, de alguma forma, ser equacionado (podendo ser eliminado ou adaptado), s que a de forma improvisada e com um grau de risco muito superior ou at, dependendo de sua importncia no contexto, comprometer todo o evento. Acredite, j houve casos de um simples transformador de energia acabar com um evento, cujo foco central era a exibio de um vdeo, que simplesmente no pode ser exibido, pois o local tinha energia em 220v, o equipamento era 110v e, como o local era distante de grandes centros, no havia transformador disponvel em um raio de 100 km. Anfitries e convidados parados, uns olhando para os outros... constrangimento geral e, certamente, um emprego perdido ou um prestador de servios sem cliente. [editar]Fornecedores, os parceiros No importa se a organizao feita internamente ou terceirizada, via agncia ou empresa especializada, sempre haver fornecedores no processo. Trabalhar com fornecedores confiveis e de boa qualidade fundamental. A regra simples: sem fornecedores de qualidade no se obtm excelncia, assim como impossvel fazer um bolo gostoso sem ingredientes certos e de qualidade. Portanto, muito cuidado ao contratar fornecedores sem referncias, desconhecidos e duvide sempre dos que aceitam trabalhar com preos abaixo do mercado, prazos exguos. Condies que, muitas vezes, o prprio contratante impe. No se iluda, milagre no existe. Portanto, no o pea favores ao seu fornecedor e, se por acaso, voc pedir e ele aceitar, desconfie.

[editar]Maior profissionalizao A excelncia na organizao de eventos, como um fator subjetivo, sempre estar condicionada ao padro de exigncia do mercado. Nesse sentido, podemos observar que o nvel de profissionalizao do setor uma necessidade iminente. Ao contrrio do que ocorria antigamente, quando os eventos eram encarados como "festas" ou atividades complementares, hoje eles so parte importante das estratgias de marketing das empresas. Os eventos ganham, cada vez mais, destaque no composto mercadolgico, recebendo mais recursos e importncia estratgica. Como conseqncia, o nvel de exigncia quanto criatividade e qualidade de execuo fica cada vez maior, obrigando os organizadores a apresentarem graus de profissionalismo cada vez mais elevados. O tempo dos amadores do setor est acabando. A concorrncia ser cada vez maior e somente os que apresentarem padro de qualidade compatvel com as exigncias do mercado sobrevivero. Sem excelncia na concepo, planejamento e execuo, no h mais como sobreviver no setor. [editar]Veja

Tambm

Diferena entre um Evento de Grande Porte e Pequeno Porte Entrevista com Edson Crescitelli, vice-presidente executivo da AMPRO - Associao de Marketing Promocional. Conhea qual a grande lio que um organizador de eventos deve aprender e quais so os fatores associados dificuldade de execuo de eventos. Alm disso, aprenda a planejar um evento de excelncia, independentemente de sua estrutura. Mercado de Eventos: uma Porta de Entrada para Novos Negcios Entrevista com o diretor operacional do Grupo Brasil Rio, que investiu no mercado de eventos e criou a Fispal ( Feira Internacional da Alimentao). Veja sua opinio no que diz respeito s vantagens e desvantagens de se apostar nesse mercado.
Fonte: site www.casadoseventos.com.br