CONTROL Y MANEJO DE INVENTARIO DE GANADO

FECHA: 20 de agosto de 2011 CODIGO: SB-P-M07 VERSIN : 01 PGINA: 1 de 4

PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO CDIGO SB-P-M07 INVENTARIO DE GANADO VERSION FECHA LTIMA ACTUALIZACIN 01 20 de Junio de 2011 CARGO ELABORACIN Y ACTUALIZACIN Coordinador de Calidad FIRMA FECHA

20 de Junio de 2011

REVISIN Y APROBACIN

Comit de Calidad

20 de Junio de 2011 PGINA

CAMBIOS REALIZADOS

DISTRIBUCIN DEL DOCUMENTO N COPIAS 2 1 1 1 1 DEPENDENCIA Comercial Comercial Comercial Comercial Comercial RESPONSABLE Gerente Comercial y Director comercial Director Comercial (Planeta Rica) Director Comercial ( Sahagn) Director Comercial (Sampus) Director Comercial (Sinc)

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1. RESPONSABLE Director Comercial. 2. OBJETIVO Responder por la custodia, control y adecuada administracin del ganado de propiedad de Subastar S.A que se encuentra en paradero. 3. ALCANCE Este procedimiento aplica para las actividades de compra y venta de ganado de propiedad de Subastar S.A. 4. DEFINICIONES Paradero: Pequea extensin de tierra, ubicada en rea rural, adecuado para el desarrollo de actividades ganaderas y que est destinado para el pastaje de ganado en corto tiempo. Orden de compra de ganado: Documento en el cual se registran las caractersticas del ganado sobre el cual se proyecta la compra. Relacionadas con nmero de reses, clase, total kilogramos, precio por kilo y valor total de la compra. Planilla de ingreso de animales a inventario: documento interno donde se especifican las caractersticas de lotes que adquiere Subastar S.A por medio de la compra en subasta y sirve para alimentar la base de datos del inventario de ganado comprado. Reporte de novedades de inventario: documento que se diligencia cada vez que se presenta una novedad como: traslado de ganado, venta de ganado en subasta de otra sede, muerte de animal en corrales o subasta, muerte de animal de inventario, perdida de un animal. Se especifican los datos del animal para que quede respaldo de la novedad. 5. GENERALIDADES En Subastar S.A se manejan 3 clases de inventario: Inventario de ganado del centro de costos: Compra de ganado. Inventario de ganado quedado en base. Inventario de ganado para Frigorfico.

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El inventario del centro de costos Compra de ganado se alimenta con compras hechas al inventario de ganado quedado en base y por medio de compras directamente en fincas autorizadas por el Gerente comercial, estas dos compras son manejadas en el mismo inventario. El inventario de ganado que se queda en base se alimenta con el ganado que no es comprado por los clientes y Subastar S.A asume su compra. El inventario de ganado para Frigorfico se alimenta con las reses compradas por Subastar S.A para este fin. Para todo animal reportado por muerto, debe presentarse anexa en la Novedad de inventario, la foto del animal y relacin del nmero de la factura en donde se origin la compra para efectos contables. 6. PROCEDIMIENTOS
ACTIVIDAD 1 DESCRIPCION Verificar la forma de entrada de ganado al inventario, siendo: Ganado comprado en fincas o ganado quedado en base Para el ganado quedado en base, se verifica la compra a nombre de Subastar S.A en el registro Relacin cuentas por cobrar a nombre de Subastar S.A. dado por el software Subagan, as mismo la venta de los lotes que estaban en inventario y que fueron trados a la subasta con ese fin Ingresar la informacin al formato Reporte de Novedades de Inventario despus de cada subasta, reportar las ventas y las compras de acuerdo al nmero y fecha de subasta, diligenciar campos como nmero de factura, numero de lote, cantidad de animales, sexo, total kilos, valor unitario kilo y valor total del lote, y centro de costos para el cual se dirige Para ganado comprado en fincas, se verifica el formato Orden de compra de ganado diligenciado en el momento de la compra, donde se especifica el nmero de animales, peso promedio, precio por kilos y nombre del proveedor Alimentar la base de datos de DOCUMENTO/REGISTRO N/A RESPONSABLE Director Comercial Promotor Comercial

Relacin cuenta por cobrar

Director Comercial Promotor Comercial

Reporte de Novedades de Inventario

Director Comercial Promotor Comercial

Orden de compra de ganado

4 5

Director Comercial Director

Inventario de ganado

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inventario con la relacin de cuentas por cobrar y con la orden de compra de ganado para el que fue comprado en finca, esta es verificada antes de cada subasta para escoger lotes que se puedan ofrecer en la subasta siguiente Los lotes comprados se ingresan a la base de datos en entregas (compras) y los vendidos del inventario son trasladados a Consignaciones(ventas) Presentar informe de inventario de ganado a contabilidad a final de cada mes Cada vez que se presente novedad en el inventario como: traslado, muerte en corrales o muerte de inventario, perdida, diligenciar el formato, Novedad de inventario, para especificar datos de los animales, presentar a contabilidad el reporte

compras Inventario de ganado ventas

Comercial Promotor Comercial

Inventario de ganado compras Inventario de ganado ventas Informe de inventario de compra de ganado

Director Comercial Promotor Comercial Director Comercial Promotor Comercial

Reporte de Novedad de inventario

Director Comercial Promotor Comercial

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Documento Procedimiento Compra de ganado Procedimiento Subasta Tipo Fsico Fsico Procedencia Interno Interno

8. REGISTROS
Registro Reporte de novedades de inventario (RNI) Inventario de ganado compras Inventario de ganado ventas Informe Inventario compra de ganado Tipo Fsico y/o Magntico Fsico y/o Magntico Fsico y/o Magntico Fsico y/o Magntico Cdigo Responsable Director Comercial Director Comercial Director Comercial Director Comercial Tiempo de retencin 1 ao Almacenamiento Oficina de Contabilidad Oficina de Contabilidad Oficina de Contabilidad Oficina de Contabilidad

F-M07-01

F-M07-02

1 ao

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