MEMORANDO DE PLANEAMIENTO AL AREA DE RECURSOS HUMANOS

NOMBRE

: JESUS E. CHAPOAN FANNING

CURSOS

: AUDITORIA GUBERNAMENTAL

DOCENTE

: HERNAN TERN SAL

CICLO

: VIII

Pimentel, 21 de Mayo del 2013

MEMORANDO DE PLANEAMIENTO

Jess Chapoan Fanning

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EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE RECURSOS HUMANOS Entidad: Proyecto Especial Olmos Tinajones. Encargado: Ing. Francisco Gayoso Zeballos. Preparado por: Jess Chapoan Fanning Supervisor: Jaqueline Mendoza Vsquez De conformidad con el Plan anual de Control para el ao 2013 del rgano de Control Institucional del Proyecto Especial Olmos Tinajones, aprobado con Resolucin de Vicecontraloria General N050-2013GC, se programo la ejecucin de la presente accin de control posterior EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE LA OFICINA DE ADMINISTRACION CORRESPONDIENTE AL AO 2012, por existir denuncias por parte del personal sobre irregularidades. I. OBJETIVO GENERAL: Determinar si los procesos de personal y remuneraciones se han efectuado en concordancia con la normatividad vigente. OBJETIVO ESPECIFICO: Comprobar si se aplican correctamente las disposiciones establecidas en relacin con la contratacin y capacitacin del personal. Verificar si tienen un sistema de archivo de los movimientos de personal acadmico y administrativo que sirva de fuente de informacin laboral y estadstica. Verificar si cuentan con un sistema que permita la actualizacin de la plantilla, el registro oportuno de los movimientos de personal y la deteccin de incompatibilidades salariales. II. ALCANCE: El alcance del examen especial al rea de Recursos Humanos, comprende el periodo de 01.ENE.2012 al 31.DIC.2012 y se llevara a cabo teniendo en cuenta las Normas de Auditoria Gubernamental; comprendiendo la revisin de los diversos procedimientos que sern ejecutados por el Jefe de Administracin, as como el especialista en Personal. Fecha: 21/02/2011 Iniciales: JCHF

III. DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES DE LA ENTIDAD:

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El proyecto Especial Olmos Tinajones PEOT es un rgano descentralizado del Gobierno Regional de Lambayeque cuyo Gerente General es el Ing. Francisco Gayoso Zeballos, y a su vez depende del Consejo Directivo del PEOT, presidido por el Ing. Germn Fernndez Castro (desde el 17 enero del 2011). Misin: El PEOT tiene como misin promover el desarrollo integral de la actividad agrcola y energtica de la Regin Lambayeque, con el propsito de consolidar una zona agroindustrial de primer nivel en Amrica Latina, orientada a satisfacer la demanda interna de energa y de los productos alimenticios bsicos y generar excedentes de exportacin con valor agregado. Visin: El PEOT tiene como visin desarrollar estudios, ejecutar, supervisar y mantener obras de ingeniera orientadas al aprovechamiento integral de los recursos hdricos superficiales y subterrneos, con fines de generacin de energa y de riego, garantizando estndares de eficiencia, eficacia y rentabilidad, dentro de un marco de permanente investigacin, adaptacin tecnolgica y manejo ambiental, a fin de contribuir al desarrollo integral en el mbito de su influencia. El PEOT fue creado por Decreto Ley N 25986, Ley del Presupuesto del Sector Pblico para 1993 y surge como consecuencia de la fusin de dos importantes Proyectos Especiales: Proyecto Hidrulico Olmos Tinajones, siendo su mbito geogrfico los departamentos de Lambayeque, Cajamarca y Piura. El PEOT fue fusionado al Gobierno Regional de Lambayeque mediante D.S. N 015-2003VIVIENDA del 05.JUL.2003, constituye la Unidad Ejecutora N 002 comprendida en el Pliego Presupuestario 45 Gobierno Regional de Lambayeque del Sector 01 Presidencia del Consejo de Ministros. El Proyecto Especial Olmos Tinajones (PEOT) es responsable de la supervisin, ejecucin, mantenimiento y operacin de las obras de infraestructura que componen el Proyecto de Irrigacin Tinajones y el Proyecto de Irrigacin e Hidroenergtico Olmos.

IV. NORMATIVIDAD VIGENTE Jess Chapoan Fanning Pgina 3

Dentro de los dispositivos legales que servirn de base como criterios de auditoria, se mencionan los siguientes: Constitucin poltica del Per de 29.DIC.1993, promulgada el 29.DIC.1993.

Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF) del Proyecto Especial Olmos

Tinajones, Aprobado con Resolucin Ejecutiva Regional N761-2004 GR.LAMB/PEOT.GG del 31 de Diciembre del 2004.

Manual de Organizacin y Funciones (MOF) del Proyecto Especial Olmos Tinajones,

Aprobado con Resolucin Gerencial N 375/2008 GR.LAMB/PEOT.GG del 25 de Agosto del 2008, vigente a la fecha.

Reglamento Interno de Trabajo. Aprobado con R.D N 098/2004- GR.LAMB/PEOT-DE. Ley N 29812 - Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal 2012 de
09.DIC.2012. Resolucin de Contraloras. N 162-95-CG DE 22.SET.1995, que aprueba las NAGU, modificada por Resolucin de Contralora N 259-2000-CG. De 07.DIC.2000. Normas de Control Interno Aprobadas por R.C. N 320-2006-CG del 30.OCT.2006, publicada el 03.NOV.2006. Ley N 26771, Ley D.S. N 021-2000-PCM. Decreto Supremo N 035-2005-PCM de 06.MAY.2005 y publicado el 07.MAY.2005 Disponen otorgamiento de Declaracin Jurada para prevenir casos de Nepotismo que modifica el Decreto Supremo N 120/2001-PCM. Decreto Legislativo N 713 - Consolidan La Legislacin Sobre Descansos Remunerados De Los Trabajadores Sujetos Al Rgimen Laboral De La Actividad Privada, como norma matriz o nuclear y por el Decreto Supremo N 012-92-TR de 02.DIC.1992. Ley N 27444, Ley del procedimiento Administrativo General. DS N 063-2007-PCM nica disposicin Final. "El Registro Nacional de Sanciones de Destitucin Despido. Ley 27815 ley del Cdigo de tica de la Funcin Publica. Ley N 28175, Ley Marco del Empleo Pblico. Decreto Legislativo N 728 Dictan Ley del Fomento, publicado el 12.NOV.2001. de Prohibicin de Ejercer la Facultad de Nombramiento y Contratacin de Personal en el Sector Pblico en caso de parentesco, y su Reglamento

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 Ley N 27482-Ley que regula la publicacin de la Declaracin Jurada de Ingresos y Bienes y Rentas de los funcionarios y servidores pblicos del Estado y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N 080-2001-PCM. Ley N 27588-Ley que establece prohibiciones e incompatibilidades de funcionarios y servidores pblicos, as como de las personas que presten servicios al Estado bajo cualquier modalidad contractual y su Reglamento. Ley N 27594-Ley que regula la participacin del Poder Ejecutivo en el nombramiento y designacin de funcionarios pblicos. Decreto Supremo N 001-97-TR, Texto nico Ordenado de la Ley de compensacin por Tiempo de Servicios. Decreto Legislativo N 1057 que regula el Rgimen Especial de Contrataciones Administrativa de servicio. Ley N 29158 Ley Orgnica del Poder Ejecutivo. V. INFORME A EMITIR Y FECHA DE ENTREGA: El examen especial tendr una duracin de cuarenta (40) das hbiles, inicindose el da 03.JUN.13 y culminara el 26.JUL.13, el informe Final del Examen Especial deber emitirse el da 12.AGO.13 y deber ser dirigido a la Contralora General de la Repblica, Sede Central, al Presidente del Directorio de PEOT, a la Presidencia del Gobierno Regional, a la Gerencia del PEOT, al Jefe de OCI del Gobierno Regional. Inicio 03/06/2013 24/06/2013 22/07/2013 Fin 21/06/2013 19/07/2013 26/07/2013 N Das 15 20 5 40

Memorando De Control Interno (Planificacin) Ejecucin Informe Final TOTAL

VI. IDENTIFICACIN DE LAS REAS CRTICAS: reas crticas rea de Abastecimiento rea de Recursos Humanos Riesgo Alto Alto

reas Significativas

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GDO GPI UGESDE TOPOGRAFIA GDT VII. PUNTOS DE ATENCION: Contratos y pago de remuneraciones de empleado y obreros. Contratacin de profesionales para cubrir plazas de acuerdo al Cuadro de Asignacin de Personal y que cuentes con el Presupuesto correspondiente. Encargaturas de los puestos. Revisin de documentos de gestin. Retencin del impuesto de renta de quinta categora. Prcticas de Nepotismo. Revisin de las vacaciones de los servidores y funcionarios del PEOT. Calculo de las CTS y Beneficios Sociales. VIII. FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD A EXAMINAR:
DOCUMENTACION ASIGNACION

N 01

APELLIDOS Y NOMBRES GAYOSO ZEBALLOS FRANCISCO

CARGO GERENTE GENERAL ADMINISTRADORA JEFE DE PERSONAL

VIGENCIA

OBSERVACIONES

RER 149-2011 RG 660/2006 RG 207/2007

02 VASQUEZ FORERO VILMA 03 COLLAO PUICAN JUDITH

A partir 21-022011 - CONTINUA A partir 01.01.2006 - CONTINUA A partir 28-052007-CONTINUA

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IX. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES:

JUNIO DETALLE DE ACTIVIDADES Entrevista general Aplicacin del cuestionario de control interno Presentacin del memorando del control interno Revisin y verificacin de la documentacin sustentadora del rea Cruce de informacin registrado con documentacin sustentadora Formulacin de hallazgos Evaluacin de los descargos recibidos Formulacin de observaciones Formulacin del informe final (borrador) Presentacin y sustentacin del informe final 1 SEMAN A X 2 SEMANA 3 SEMANA 4 SEMANA 1 SEMANA JULIO 2 SEMAN 3 A SEMANA

4 SEMANA

OBSERVACIONES

X X

X X X X X

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X. PRESUPUESTO: El tiempo estimado para el desarrollo del planeamiento, ejecucin y elaboracin del informe es de cuarenta (40) das hbiles utilizndose un total de 948 horas y tendr un costo de S/. 19,189.00 (diecinueve mil ciento ochenta y nueve y 00/nuevos soles).

NOMBRES Y APELLIDOS CPC. ING. CPC. CPC TOTAL

CARGO JEFE DE OCI AUDITOR ENCARGADO AUDITOR AUDITOR

C/H 40.20 28.00 17 11

HORAS 200 48 350 350 948

COSTO TOTAL 8040.00 1344.00 5950.00 3850.00 19,189.00

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PROGRAMA DE AUDITORIA. CLIENTE PERIODO REA OBJETIVO : PROYECTO ESPECIAL OLMOS TINAJONES. : 2012. : RECUROS HUMANOS. : Examinar las actividades y procedimientos que realiza la Unidad de Personal del Proyecto Especial Olmos Tinajones, a efectos de determinar el grado de eficiencia y eficacia en el cumplimiento de sus funciones. HECHO O/ N PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA Unidad de Personal, con el fin de evaluar el grado de solidez del mismo, teniendo presente que las respuestas deben ser confirmados, variando en algunos casos el alcance del examen. POR FECHA REF. P/T

OBSERVACIONES

1 Aplicar el Cuestionario de Control, formulado para la

2 Verificar la existencia de Manual de Organizacin y

Funciones, Reglamento Interno y evaluar en qu medida estos documentos responden a los requerimientos operativos del Proyecto y si son de conocimiento de la totalidad del personal, que permitan asegurar su fiel cumplimiento. en la elaboracin del Cuadro de Asignacin de Personal (CAP) y del Presupuesto Analtico del Personal (PAP) con criterio tcnico. de Ingreso de Personal y si sta ha elaborado y aprobado, cumpliendo adecuadamente las bases del Concurso, a fin de asegurar la legitimidad del mismo y el ingreso de personal idneo. por concurso previa convocatoria pblica y si la seleccin del personal incluye: - Calificacin de hoja de vida. - Prueba de Conocimientos. - Prueba Psicolgica. - Experiencia. - Entrevista Personal.

3 Determinar si la Unidad de Personal ha participado

4 Verificar la existencia de una Comisin de Concurso

5 Comprobar si la seleccin de personal se efecta

6 Determinar si se han elaborado los Cuadros de

Mritos y si se han publicado los resultados parciales y finales del concurso.

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HECHO O/ PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA N 7 Verificar si se ha contratado al postulante segn orden de mrito y si se encuentran desempeando los cargos asignados. 8 Verificar si los trabajadores perciben sus remuneraciones asignadas de acuerdo a sus contratos y que se haya efectuado nicamente los descuentos establecidos por Ley. 9 Constatar en las Planillas de Remuneraciones se hayan efectuado nicamente las retenciones establecidas por Ley y otros conceptos aceptados por el trabajador. 10 Revisar los procedimientos establecidos por el Proyecto, a efectos de cautelar que las planillas o sus totales, sean alterados o cambiados una vez que hayan sido aprobados. 11 Verificar que los fondos originados por descuentos, por tardanzas, inasistencias, multas, etc. sean transferidos en forma intacta al CAFAE. 12 Verificar si la Unidad de Personal ha distribuido los formatos respectivos para la Declaracin de sus Bienes y Rentas y si estas han sido analizadas por la Unidad de Personal. 13 Comprobar si la Unidad de Personal ha organizado el archivo correspondiente a esta informacin. 14 Determinar que acciones ha realizado la Unidad de Personal por el incumplimiento a la presentacin de la Declaracin Jurada. 15 Determinar si la Unidad de Personal ha elaborado el Reglamento Interno sobre asistencia y permanencia del personal. 16 Verificar si el Registro de Control de Asistencia y Permanencia est actualizado y si los Jefes de las unidades orgnicas intervienen en el control de los trabajadores bajo su dependencia. 17 Realizar pruebas selectivas sobre control de asistencia, permisos y permanencia del personal. 18 Verificar si la Unidad de Personal registra los datos de los trabajadores y si los conserva en forma ordenada y de fcil identificacin. 19 Selectivamente analizar los Legajos de Personal. POR FECHA

REF. P/T

OBSERVACIONES

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HECHO O/ PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA N 20 Verificar si se han elaborado normas y mtodos para efectuar la evaluacin del comportamiento laboral de los trabajadores. 21 Comprobar si la evaluacin se ha realizado peridicamente. 22 Determinar la existencia de planes de capacitacin u otras acciones que permitan un mejor desarrollo del personal. 23 Verificar si la Unidad de Personal ha participado en la elaboracin y ejecucin del Plan Institucional de acciones de capacitacin. 24 Si existe un plan de capacitacin, determinar y verificar el cumplimiento de este. 25 Determinar qu acciones se estn desarrollando a fin de conciliar el bienestar del trabajador con el bienestar de su hogar, a efecto de evitar en el trabajador un desequilibro personal social. 26 Verificar si la entidad ha dispuesto acciones destinadas a velar por la conservacin y defensa de la salud integral del trabajador. POR FECHA

REF. P/T

OBSERVACIONES

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO:

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CLIENTE PERIODO REA OBJETIVO

: PROYECTO ESPECIAL OLMOS TINAJONES. : 2012. : RECURSOS HUMANOS. : Verificar si el proceso de seleccin y reclutamiento del personal del Proyecto Especial Olmos Tinajones se realiza cumpliendo con las normativas vigentes. PREGUNT AS RESPUESTA SI NO N/A REF . P.T

1. Se cuenta con algn sistema de administracin de personal? 2. Existen polticas, procedimientos y objetivos para la contratacin de personal? 3. Existe un plan de capacitacin de la organizacin que favorezca el mantenimiento y mejora de la competencia para cada uno de los puestos? 4. Se realiza una evaluacin peridica del desempeo que identifique las falencias de los trabajadores? 5. Se fomenta en la entidad una actitud de confianza entre los Empleados y entre ellos y los niveles directivos? 6. Se documentan los requerimientos para el reclutamiento y seleccin del personal? 7. Se dispone del MOF, ROF y otros manuales de funcin de personal? 8. Existen programas de capacitacin y desarrollo personal? 9. Se motiva al personal para que asuma mayor control en su trabajo? 10. Considera que la entidad funciona en trminos inteligentes? 11. Cuenta la entidad con un organigrama que manifieste las relaciones jerrquico funcionales? 12. Existe algn control con los permisos que los trabajadores solicitan?

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