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Inspection de lEducation nationale Nice 3 BD SLAMA NICE

Lassistant administratif au directeur

Document propos par le groupe de travail des directeurs, runi le mardi 19 septembre 2006 lInspection acadmique, le matin lcole Ste Hlne laprs-midi. Nathalie Ardisson Nicole Borgialli Montserrat Collet Jocelyne Maurel Franoise Joutard Monique Huquet Martine Nicolle Christian Bernard

Anne scolaire 2006-2007

Sommaire du document

La charte de lassistant administratif au directeur Outil daide lvaluation de lassistant administratif Lassistant administratif au directeur dcole
(dans le cadre du profil de poste dfini nationalement)

Sa situation administrative : Son lieu de travail Son emploi du temps


Les tches pouvant tre confies lassistant administratif


Au niveau de la gestion administrative Au niveau de la gestion matrielle Au niveau de laccueil du public Au niveau de la gestion des lves

Rponses aux questions les plus souvent poses

Charte de lassistant administratif au directeur


Lassistant administratif est affect une cole dans laquelle il agit sous lautorit fonctionnelle du directeur de lcole qui lui dfinit ses tches et qui il rend compte du travail effectu. Comme tout adulte travaillant dans un tablissement qui accueille des enfants, lassistant administratif, mme sans mission dencadrement, doit avoir : Une tenue et une hygine correctes Un langage surveill et adapt Une attitude bienveillante mais distancie par rapport aux lves Le respect du rglement intrieur de lcole

Comme toute personne travaillant au sein dun service public, lassistant administratif doit, dans le cadre de son activit, Loyaut et fidlit au directeur Respecter les horaires Maintenir une stricte confidentialit quant aux informations internes auxquelles il peut avoir accs. Sastreindre la discrtion professionnelle quant la connaissance du fonctionnement de lcole et des personnes qui y travaillent (enfants et adultes). Veiller un accueil de grande qualit du public (disponibilit, amabilit, politesse, patience) Veiller un respect du matriel public mis sa disposition et celle des usagers. Comme toute personne travaillant dans une cole publique, lassistant administratif doit garder prsents lesprit les valeurs de la rpublique et le principe de lacit, ce qui signifie notamment : Sinterdire toute propagande, toute volont dlibre de mettre en vidence une appartenance religieuse ou politique Sinterdire toute attitude qui remette en cause le principe dgalit (aucune discrimination daucune nature). Jai pris connaissance des termes de cette charte et lapprouve. Le directeur lassistant administratif

Outil daide lvaluation de lassistant administratif


(en cas de besoin).

Se conforme aux devoirs et obligations dun agent dtat (voir charte) (dontologie de lagent dtat) Sait travailler au sein dune quipe Sait sorganiser Accomplit correctement les tches qui relvent de sa comptence et qui lui sont demandes. Liste des tches accomplies : SVP, spcifiez les tches accomplies pendant la priode dessai : . ..

Comptences attendues

oui

non

..

Lassistant administratif au directeur dcole


(Dans le cadre du profil de poste dfini nationalement.)

Il est employ par un collge. Le principal de ltablissement est son employeur. A ce titre, tout document relatif lorganisation du service de lassistant administratif doit lui tre transmis par le directeur de lcole (emploi du temps, demandes dautorisation dabsence, certificat darrt de maladie) Lassistant administratif doit avoir une assurance personnelle responsabilit civile . Une information peut lui tre donne sur lautonome quil est libre de prendre ou non. Dans lcole. Nous suggrons, dans la mesure du possible, de prvoir pour lassistant administratif un lieu de travail fonctionnel autre que le bureau du directeur.

Sa situation administrative :

Assurance

Son lieu de travail

Son emploi du temps

Horaires - pour les coles 4,5 jours Lhoraire hebdomadaire de service est de 27,83 heures. - pour les coles 4 jours lhoraire hebdomadaire est de 26,70 heures.

Pendant la priode dessai, lhoraire hebdomadaire est de 26 heures. Conseil : en pratique, dans lintrt de lcole et de lassistant, nous conseillons de dfinir un horaire de travail fixe qui permettra chacun de sorganiser sur des repres stables. Il est possible de demander ponctuellement plus dheures hebdomadaires, dans la stricte limite de 35 heures, condition de rquilibrer ensuite le temps de travail. Lorganisation des horaires de travail doit se faire en tenant compte des ncessits de service et de la situation personnelle de lassistant (contraintes familiales particulires, dplacement pour se rendre sur le lieu de travail ). Il peut paratre souhaitable dans certains cas, de privilgier une semaine quatre jours. Lemploi du temps annualis des assistants administratifs doit faire lobjet dun avenant au contrat de travail. Aussi il est urgent denvoyer au collge employeur un emploi du temps hebdomadaire fix sur cette base. Absences : (voir imprim p12) - pour maladie : il conviendra de prvenir le collge et de lui fournir le plus rapidement possible larrt de travail du salari.

- Pour convenance personnelle : tenir le collge inform rapidement. Dans tous les cas, il vous appartiendra dadresser au collge employeur, le dernier jour de chaque mois, un tat de prsence, prcisant les ventuelles absences du salari (date, jour) ou signifiant un tat NEANT. Amnagement ponctuel : Un changement dhoraire peut avoir lieu soit la demande de lintress soit en raison dune contrainte ponctuelle de lemploi du temps ou de lcole. Dans ce cas un crit doit tre sign par le directeur et lassistant administratif 7 jours avant. (se reporter limprim joint). Cet imprim sera gard en archives. Sortent de ce champ les convocations pour les besoins du contrat.

DISPOSITIONS PREVUES POUR LE REPORT DHEURES TRAVAILLEES

HEURES SUPPRIMEES JOUR heures

REPORTS PROPOSES

Nice, le .

Signature de lassistant

Signature du directeur

Les tches pouvant tre confies lassistant administratif


La personne rfrente tant toujours le directeur. Le directeur doit rester responsable de la gestion des dossiers et documents administratifs destination des lves et de leurs familles (certificat de scolarit, de radiation, sant scolaire, listes lectorales,), de la collectivit de rattachement et de la tutelle Education nationale.

1- Au niveau de la gestion administrative.

Courrier
Imprimer le courrier chaque jour

Affichage
Faire une fiche avec les numros durgence pour la placer audessus de chaque combin tlphonique Mise en forme des documents pour affichage Mise en place des informations externes (parents) et mises jour. Accrochage sur les tableaux daffichage Mise en place des informations internes (enseignants, partenaires) et mises jour. Accrochage sur les tableaux daffichage Etiquetage des dossiers (suspendus, etc) PPMS : Actualiser la liste du personnel de lcole. Taper et afficher les consignes, les listes dlves, etc Etablir des fiches individuelles avec les consignes suivre

Sauvegarder les documents sur disquettes ou cl USB

Classements, mises jour

Rception Courrier placer dans le parapheur pour le directeur Envoi Sur les indications du directeur (dans parapheur) Prparer le courrier poster

Aide la saisie et la mise jour de logiciels de gestion dcole (base lves, Maelis, SI1D). Radier les dmnagements et les dparts au CP dans le registre matricule Inscrire les nouveaux par ordre alphabtique dans le registre matricule Remplir la page de garde des livrets dvaluations Pointer et classer les documents rendus par les familles (feuilles de renseignements, assurances , communication dadresse, autorisations de photographier les enfants, dclarations de candidature, etc)

Ventilation dans les dossiers, aprs classement du directeur Circulation interne des informations Faire viser les courriers tous les enseignants de lcole Imprimer le courrier demand par les enseignants et le classer dans la pochette courrier de la semaine Ranger chaque vendredi aprs-midi le courrier de la semaine dans le classeur courrier Prparer les certificats de scolarit et de radiation

Relever les numros de police dassurance

Prparer les enveloppes pour les lus

Lister les noms des personnes autorises rcuprer les enfants Mettre jour la liste lectorale Prparer et tenir un cahier des retards, et des sorties pendant le temps scolaire Organiser un plan de classement

tlphone
Relever les messages tlphoniques (les consigner par crit sur un registre) Transmettre ces informations Appeler les familles des lves absents Appliquer la procdure du contrle des absences. Lister les coordonnes tlphoniques des lves sur fiches individuelles ou sur tableaux rcapitulatifs Mmoriser les numros de tlphone

photocopies
Tches de reprographies - dans lcole - chez COREP ? Rpartir par classe les documents distribuer aux enfants

2- Au niveau de la gestion du matriel et des installations Rendre oprationnels le matriel pdagogique et les diffrentes salles
Actualiser les diffrents tableaux de services, plannings(rcrations, garderie ,etc )

Taper des fiches individuelles de services Essayer les diffrentes cls stockes Etiqueter les diffrentes cls Lister les cls confies au personnel Faire une fiche des consignes de scurit pour chaque salle Inventaire(s) Planification et gestion des emprunts Recherche de documentation

Selon ses comptences en informatique

La salle informatique

La BCD
gestion, classement, prt, raliser des sommaires dans diffrents thmes lecture un petit groupe dlves, sous la responsabilit et en prsence de lenseignant.

LEPS
Gestion du matriel.

Trier les catalogues

Les arts plastiques

Cassettes, DVD, CD

La salle audiovisuelle

Planification des Installer le installations matriel sportives Ranger le matriel et les productions

Des parents : demande de RDV, demande de documents (certificat de scolarit)

3- Au niveau de laccueil du public Accueil et renseignement Tches spcifiques du public

Horaires Rglement intrieur Tenir jour le carnet dadresse de la messagerie Prparer les notes dinformations aux parents

Livraisons : suivi administratif Ne pas dcharger le camion !


Pointer les commandes reues Rentrer les commandes sur lordinateur

4- Au niveau de la gestion des lves Accompagner, sous lautorit et en prsence du directeur ou du matre de la classe, des groupes dlves lors de dplacements vers des manifestations culturelles ou sportives.

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Rponses aux questions les plus souvent poses


LAssistant administratif, lassistante administrative peuvent ils 1- Travailler en journe continue ? Oui, en respectant une pause de 45minutes qui peut-tre rduite 30 minutes en accord avec lintress. 2-Ouvrir et tre prsent au portail lors de laccueil ? Ne doit pas se substituer lobligation de surveillance des enseignants. 3-Surveiller les enfants en rcration ? Non, ne se substitue pas lenseignant. 4-Prodiguer un soin un enfant (change, bobo) ? Non 5-Remplacer du personnel Mairie absent ? Non, surtout pas. 6-Surveiller la cantine ? Cela nentre pas dans le contrat ducation nationale, mais il peut avoir obtenu un autre contrat avec la mairie et tre rmunr pour cela. 7-Avoir la charge dun groupe denfants la BCD ? Non 8-Sortir de lenceinte de ltablissement pour poster du courrier ou rcuprer un recommand, pour faire des photocopies (sur le mme trottoir que lcole) ? Oui, par le trajet le plus direct et dans le cadre des heures de travail. 9-Assister au Conseil d Ecole ? Oui, en respectant la charte, en ayant la dontologie de lagent dtat. 10-Aider la tenue du bureau de vote ? Oui, en respectant la charte, en ayant la dontologie de lagent dtat.

Attention, ces rponses sont susceptibles de modifications selon lvolution rglementaire. Nous vous tiendrons informs.

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DEMANDE DAUTORISATION / DE REGULARISATION DABSENCE (1) NOM Prnom : Fonction : .. Absence du :... Motif : Pices justificatives jointes : Nice, le Signature

(1) rayer la mention inutile AVIS DU CHEF DETABLISSEMENT Dcision : accorde accorde sous rserve de report des heures (voir verso) refuse Observations : . Nice, le. Le Principal

RAPPEL DES DIRECTIVES EN CAS DABSENCE 1) Faire informer le Chef dtablissement de toute absence, au plus tard ds la premire heure de service, en prcisant la dure prvue. 2) Etablir une demande pralable pour toute absence prvisible. 3) Fournir au plus tard le deuxime jour de labsence, un certificat mdical pour toute absence, pour raison de sant, devant excder 48 heures. 4) Pour les examens, stages, etcremettre la photocopie de la convocation en tablissant la demande pralable.

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NOM de lcole : Mois de :

ETAT MENSUEL DES ABSENCES ( renvoyer au chef dtablissement chaque fin de mois) Prnom :

Nom :

Le : ..

La directrice, le directeur de lcole, Signature :

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