Vous êtes sur la page 1sur 8

Le droit comptable oblige l'entreprise mettre en place une organisation qui permette : la saisie, l'enregistrement et la conservation des donnes

nnes sur des registres comptables, le contrle de l'exactitude des donnes et des procdures de traitement, la production des tats financiers ncessaires.

La gnralisation de l'informatique comme outil de tenue d'une comptabilit a conduit le lgislateur assouplir les conditions de forme.

I L'ORGANISATION COMPTABLE CLASSIQUE

Le code du commerce, travers la loi comptable du 30/04/83 indique : "Toute personne physique ou morale ayant la qualit de commerant doit procder l'enregistrement comptable des mouvements affectant le patrimoine de son entreprise; ces mouvements sont enregistrs chronologiquement. Elle doit contrler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l'existence et la valeur des lments actifs et passifs du patrimoine de l'entreprise. Elle doit tablir des comptes annuels la clture de l'exercice au vu des enregistrements comptables et de l'inventaire. Ces comptes comprennent le bilan annuel, le compte de rsultat et une annexe : ils forment un tout indissociable." "Les documents comptables sont tablis en franc et en langue franaise. Les documents comptables et les pices justificatives sont conserves pendant dix ans. Les documents comptables relatifs l'enregistrement des oprations et l'inventaire sont tablis et tenus sans blanc ni altration d'aucune sorte, .."

Le dcret d'application du 29/11/83 prcise : "Tout commerant tient obligatoirement un livre-journal,, un grand-livre et un livre d'inventaire. Le livre journal et le livre d'inventaire sont cts et paraphs, dans la forme ordinaire et sans frais, par le greffier du tribunal de commerce ou, le cas chant, du tribunal de grande instance statuant en matire commerciale, au registre duquel, le commerant est immatricul. Chaque livre reoit un numro d'identification rpertori par le greffier sur un registre spcial. Par drogation l'alina prcdent, des documents informatiques crits peuvent tenir lieu de livre-journal et de livre d'inventaire; dans ce cas , ils doivent tre identifis, numrots et dats ds leur tablissement par des moyens offrant toute garantie en matire de preuve".

"Un document dcrivant les procdures, et l'organisation comptable est tabli par le commerant ds lors que ce document est ncessaire la comprhension du systme de traitement et la ralisation des contrles. Ce document est conserv aussi longtemps qu'est exig la prsentation des documents comptables auxquels il se rapporte."

"Les mouvements affectant le patrimoine de l'entreprise sont enregistrs opration par opration et jour par jour sur le livre-journal. Tout enregistrement comptable prcise l'origine, le contenu et l'imputation de chaque donne ainsi que les rfrences de la pice justificative qui l'appuie. Les oprations de mme nature, raliss en un mme lieu et au cours d'une mme journe, peuvent tre rcapitules sur une pice justificative unique." "Les pices justificatives sont classes dans un ordre dfini au document vis l'article 1er "

"Les critures du livre-journal sont portes sur le grand-livre et ventiles selon le plan de comptes du commerant"

"Le livre-journal et le grand-livre sont dtaills en autant de journaux auxiliaires et de livres auxiliaires que les besoins du commerce l'exigent. Les critures portes sur les journaux et les livres auxiliaires sont centralises une fois par mois au moins sur le livre-journal et le grand-livre". Sur la base de ces dispositions lgales et rglementaires, il est possible de dresser un schma rcapitulatif de l'organisation comptable.

1) Schma gnral de l'organisation comptable classique

a) Les pices justificatives Dfinition : Les pices justificatives sont les documents (factures d'achat, double des facture de ventes, souches de chques, pices de caisse, double des bulletins de paye, ..) qui sont l'origine d'un enregistrement comptable 10 ans

Dlai de conservation :

Les pices justificatives doivent tre contrles (vrification des erreurs ventuelles) , classes par nature et rfrences dans un ordre logique. On peut galement les prtotaliser et les prcomptabiliser pour acclrer le travail de saisie

La prtotalisation consiste totaliser les sommes significatives relatives des documents de mme nature et faisant l'objet d'un mme type d'enregistrement comptable. Il devient alors possible, par exemple, de passer une seule criture pour enregistrer toutes les factures d'achat d'une journe.

La prcomptabilisation consiste analyser chaque document ou ensemble de documents prtotaliss pour indiquer les comptes dbiter et les comptes crditer . Techniquement, la prcomptabilisation peut se faire sur un ticket comptable agraf sur la pice justificative, sur un dessin de ticket comptable reproduit sur la pice justificative sur un bordereau de saisie

b) le livre-journal Dfinition : Le livre-journal est un registre obligatoire sur lequel les oprations sont enregistres chronologiquement sous la forme d'une criture (ou article) . Dlai de conservation : 10 ans. Conditions de forme : Un formalisme particulier est impos au comptable car le livre-journal peut tre utilis comme moyen de preuve :

le livre-journal doit tre tenu sans blanc ni ratures ; il est interdit d'effacer et d'utiliser des encrivores. le livre-journal doit tre cot (numrotation des pages et indication du nombre de pages) et paraph (signature pour authentification) par le greffier du tribunal de commerce ou du tribunal de grande instance statuant en matire commerciale.

Les erreurs doivent tre corriges par des critures de contrepassation : on passe l'criture errone en sens inverse pour l'annuler, puis on passe la bonne criture.
c) Le grand-livre Dfinition : Le grand livre est un registre obligatoire qui regroupe tous les comptes de l'entreprise. Il est "aliment" par le report des critures au journal.

Il peut tre dtaill en autant de grands livres auxiliaires si le besoin s'en fait sentir (la plupart des entreprises choisissent de disposer d'un grand-livre gnral, d'un grand livre auxiliaire des clients et d'un grand livre auxiliaire des fournisseurs).
Dlai de conservation 10 ans : Conditions de forme : Aucune condition de forme n'est prvue

d) la balance La balance est un tableau qui rcapitule un moment donn, pour tous les comptes de l'entreprise, le total des dbits, le total des crdits et le solde. C'est un moyen de contrle des galits suivantes propres toutes comptabilits :

Total des dbits = Total des crdits Total des soldes dbiteurs = Total des soldes crditeurs

Si ces galits ne sont pas vrifies, cela signifie qu'il y a eu erreur dans un ou plusieurs enregistrements (non respect de la partie double, critures non quilibres) ou erreur de totalisation ou de calcul d'un solde. La balance ne permet pas de dtecter toutes les erreurs (oubli d'oprations, erreurs de calcul qui se compensent, erreurs sur les noms des comptes. La balance est aussi un moyen d'information : elle est tablie au moins une fois par mois pour des raisons fiscales ou pour faire le point de la gestion. A la fin de l'exercice comptable il est dress une "balance avant inventaire" et une "balance aprs inventaire". d) Le livre d'inventaire Dfinition : Dlai de conservation : Conditions de forme Le livre d'inventaire est un registre obligatoire qui regroupe les donnes d'inventaire et sur lequel sont transcrits les documents de synthse (bilan, compte de rsultat, annexe) 10 ans Conditions identiques celles du livre journal.

La division du journal permet aussi la division du travail comptable. On peut facilement imaginer une structure dans laquelle chaque employ de comptabilit est spcialis sur un journal ; le chef comptable tant charg de coordonner et de contrler l'ensemble. La division du journal prsente tout de mme le risque de double enregistrement d'une opration.

3) Schma de l'organisation comptable classique dans le cadre d'une comptabilit informatise

L'informatisation de la comptabilit ne remet pas en cause le schma de l'organisation comptable classique mais le complte en offrant une possibilit supplmentaire de contrle d'exactitude et de cohrence des donnes saisies. Le schma ci-dessous se prsente donc comme un organigramme de traitement.

Les logiciels de comptabilit sont le plus souvent "multisocits" : ils permettent la tenue simultane de plusieurs dossiers. Chaque dossier constitue une comptabilit d'entreprise. Lors de la cration d'un dossier, il faut procder quelques travaux de paramtrage (identification de l'entreprise, dfinition de l'exercice comptable , cration d'un plan de comptes ou amnagement du plan de comptes propos par dfaut par le logiciel, choix d'un journal unique ou d'un journal divis.

La saisie des oprations se fait dans un registre lectronique appel BROUILLARD. Les critures passes sont alors dites "provisoires". Le comptable dite quotidiennement le brouillard et contrle les critures passes ; il peut ventuellement corriger les erreurs d'imputation (mauvais numros de compte et/ou mauvais montants). Une fois contrles, les critures provisoires doivent devenir dfinitives. Le comptable doit alors VALIDER les critures. La validation a pour effet supprimer les critures du brouillard et de les reporter les critures titre dfinitif dans le grand-livre. Une criture valide ne peut tre corrige que par contrepassation dans le nouveau brouillard et nouvelle validation. La mise jour du plan de comptes, la consultation et l'dition slective du journal, comptes et documents de synthse devient extrmement souple. II L'ORGANISATION COMPTABLE DANS LE SYSTEME CENTRALISATEUR 1) Schma d'organisation Les critures sont enregistres quotidiennement dans des journaux auxiliaires mais seuls les comptes clients sont mis jour quotidiennement. Les journaux auxiliaires font l'objet d'une centralisation mensuelle dans un journal gnral appel journal centralisateur. La mise jour celle des comptes gnraux est diffre et se fait au moins mensuellement par report des critures centralises dans le grand livre gnral. 2) Diffrence fondamentale avec l'organisation comptable classique A une division du travail comptable dans l'espace (plusieurs journaux) le systme centralisateur ajoute une division dans le temps.

Vous aimerez peut-être aussi