GUIA DE AUDITORIA INTERNA No.

13 PRESTAMOS BANCARIOS

INDICE INTRODUCCION PROPOSITO DE LA GUIA CONCEPTO, NATURALEZA Y REGISTRO CONTABLE OBJETIVOS DE LA AUDITORIA INTERNA PROCEDIMIENTOS BASICOS DE CONTROL COLOCACION DE RECURSOS EVALUACION Y ANALISIS DE LA ADMINSTRACION DE PRESTAMOS BANCARIOS PRESTAMOS BANCARIOS Y EL AMBIENTE DE PROCESO ELECTRONICO DE DATOS (P.E.D.) TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA RECOMENDABLES A LOS PRESTAMOS BANCARIOS PRESENTACION Y DISCUSION DEL BORRADOR DEL INFORME INFORME FINAL SEGUIMIENTO

GUIA DE AUDITORIA INTERNA No. 13 PRESTAMOS BANCARIOS

INTRODUCCION La presente gua de auditora interna, relacionada con prstamos bancarios, emitida por la Comisin de Auditora Interna del Instituto Guatemalteco de Contadores Pblicos y Auditores

destaca el punto fundamental de enfocar la importancia de lla evaluacin del control, la administracin y registro de los crditos que se manejan en una institucin bancaria. El crdito bancarios, que se administra a travs del Departamentos de Cartera, constituye uno de los rubros importantes de las instituciones bancarias, las cuales garantizan que los objetivos de prstamos se cumplan y que mediante su adecuada administracin y control permitan tanto la disminucin de riesgos en toma de decisiones financieras, as como el incremento de la eficiencia operativa de la institucin. El auditor interno debe conocer plenamente las polticas y procedimientos aplicados en los prstamos bancarios, que se tienen establecidos en la administracin de la cartera de crditos de una institucin bancaria, para recomendar la conveniencia de la utilizacin o modificacin de los mismos. En esta gua se incluyen los propsitos de la misma, el conepto, naturaleza y registro contable de los prstamos bancarios, los objetivos de auditora interna, los procedimientos bsicos de control, la evaluacin de la dministracin de crdito, los aspectos relacionados con los sistemas de procesamiento electrnico de datos, las tcnicas y procedimientos de auditora, la discusin del borrador del informe preliminar, el informe final y su seguimiento.

PROPOSITOS DE LA GUIA Los propsitos de esta gua son los siguientes: A. Establecer el concepto, naturaleza y registro contable de los prstamos bancarios. B. Definir los objetivos de auditora interna. C. Determinar la metodologa recomendable en la ejecucin del trabajo de auditora interna, a travs de tcnicas y procedimientos aplicables. D. Establecer la comunicacin del resultado de la auditora.

CONCEPTO, NATURALEZA Y REGISTRO CONTABLE

CONCEPTO: En trminos generales, se puede decir que los crditos surgen de la trasmisin, mediante escritura pblica, de fondos monetarios por parte de una persona individual o jurdica denominada acreedor a favor de otra que se llama deudor, a la cual se le reconocen caractersiticas de solvencia moral y econmica futura, obligndose sta a realizar uno o varios pagos en fecha predeterminada. NATURALEZA: De acuerdo a su naturaleza los prstamos bancarios, en general se clasifican en: A. Fiduciarios (cambio personal) B. Prendario (garanta prendaria) C. Hipotecarios (garanta hipotecaria ) REGISTRO CONTABLE: Los registros contables que se encuentran relacionados con los prstamos bancarios, tienen como objetivo, presentar en los Estados Financieros el monto real de la deuda y los intereses causados, contemplando asimismo, las reservas crediticias, a fin de responder a eventuales prdidas, para que su anlisis sea eficiente y adecuado, en la toma de decisiones financieras. Los prstamos bancarios se clasifican a corto plazo (1 ao) y a largo plazo (ms de 1 ao).

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA INTERNA Los objetivos bsicos que persigue son: Garantizar que el destino de los prstamos est acorde con las polticas de crdito establecidas. Garantizar que los saldos por prstamos bancarios, tanto en moneda nacional, como extranjera que se muestren en los estados financieros, se presenten adecuadamente, y de acuerdo a los lineamientos que establece la Superintendencia de Bancos. Promover la eficiencia operativa de los renglones que conforman los prstamos bancarios, evaluando las polticas y procedimientos aplicados, y que permitan manejar, medir y controlar los riesgos crediticios.

Cumplimiento de metas, planes, polticas, procedimientos escritos, leyes y reglamentos relacionados con los prstamos bancarios.

PROCEDIMIENTOS BASICOS DE CONTROL El auditor interno debe asegurarse que el banco, opere de manera adecuada y eficiente, verificar la existencia de polticas, procedimientos contables y administrativos aplicables a la institucin. Los cuales deben ser establecidos por la administracin, mismos que servirn para medir tanto la capacidad de colocacin y recuperacin de los recursos de la institucin; as como para efectuar un adecuado programa de auditora, recomendando como mnimo los siguientes:

COLOCACION DE RECURSOS: Revisar que el banco cuente con polticas de crdito de corto, mediano y largo plazo aprobadas por un Comit de crditos y el consejo de Administracin. Verificar que los prstamos bancarios sean otorgados previo a los anlisis de estados financieros, y la debida autorizacin de la Administracin, mediante actas o resoluciones emitidas. Constar que el banco tenga procedimientos de revisin para la concesin de prstamos y que stos sean aplicados consistentemente. Comprobar que las instituciones bancarias cuenten con polticas, procedimientos y un reglamento sobre prrrogas y renovaciones de los crditos. Analizar el activo crediticio de la empresa, mediante el balance de las cuentas de los registros auxiliares, contra los saldos del libro de mayor general, tomando las medidas correctivas en las diferencias detectadas.

Evaluar que todos los prstamos otorgados y los intereses acumulados por estos, se reflejen adecuadamente en los estados financieros. De acuerdo a lineamientos que establece la Superintendencia de Bancos. Verificar que el banco se adhiera a polticas apropiadas de contabilidad con relacin a contemplar las provisiones contra prdidas potenciales. Considerar que los prstamos estn debidamente clasificados de acuerdo a su naturaleza en: fiduciarios, prendarios, hipotecarios, la combinacin de stos y otros que se consideren necesarios en la institucin bancaria. Revisar que el banco cuente con garantas reales respecto a prstamos de corto, mediano y largo plazo. Evaluar que el banco revise constantemente las tasas de inters fijadas por la Administracin, procurando que las tasas sean competitivas. Verificar que el departamento de cartera no desembolse los fondos sin que haya sido documentada completamente la operacin y suscritos los acuerdos contractuales. Observar que los bienes muebles e inmuebles que estn en garanta de prstamos hipotecarios y/o prendarios, estn valuados por un perito debidamente autorizado en la materia para no otorgar prstamos que rebasen un porcentaje legal del valor del bien. Constatar que los bienes dados en garanta para obtener crditos hipotecarios y/o prendarios tengan pliza de seguros, para garantizar el pago de los mismos. Comprobar que los prstamos otorgados a una sola persona individual o jurdica, de caracter privado, que figure como deudor o codeudor, no podr exceder del 20% del patrimonio de una institucin bancaria. Determinar que los prstamos otorgados a familiares, empleados o funcionarios de la institucin bancaria, llenen los requisitos establecidos en el reglamento emitido y autorizado por la Administracin. Comprobar que la institucin mantenga informacin de sus deudores y garantes del crdito (incluye: codeudores, fiadores, avalistas), sobre los aspectos siguientes: A. Para personas jurdicas: a. b. c. d. e. Denominacin o razn social y nombre comercial Nmero de identificacin tributaria (NIT) Nombre del representante legal Actividades econmicas a que se dedica Direccin de la sede social

B. Para personas individuales: a. b. c. d. e. f. g. Nombres y apellidos completos Nmero de identificacin tributaria (NIT) Actividad y ocupacin principal Direccin particular, comercial, si la tuviere Nmero de cdula de vecindad, o de pasaporte si se trata de extranjeros domiciliados en el pas Fotocopia de la patente de comercio

Observar que las escrituras que amparan los prstamos estn custodiados en archivos de metal, con clave, llave y que exista control dual. Revisar que la institucin cuente con una clasificacin de su clientela (cliente A o B) para conocer la situacin financiera y capacidad de pago de la misma, as como referencias crediticias comprobables.

RECUPERACION DE RECURSOS Integrar los saldos de los crditos, de acuerdo a su antigedad o Categora, segn requerimiento de la Superintendencia de Bancos. Confirmar con los clientes los saldos de capital e intereses pendientes de cancelar a determinada fecha. Verificar que se realice la valuacin mensual de la cartera crediticia, con base a las disposiciones emitidas por la Superintendencia de Bancos. Comprobar que la institucin bancarias cuente con un departamento de cobros o una seccin de administracin de prstamos para la recuperacin de la cartera morosa vencida y en cobro administrativo para su coordinacin con el departamento jurdico para la recuperacin de los prstamos en cobro judicial. Constatar que la institucin practique la distribucin oportuna de los avisos de cobro y la comunicacin a los diferentes niveles de la entidad, sobre los clientes que presenten mora en sus pagos. Revisar que todo prstamo que se considere de dudosa recuperacin deber provisionarse en un 100% de la prdida estimada. Verificar que los bienes recibidos en pago de los prstamos concedidos, exista un informe mensual sobre la situacin de los mismos y promocionar directa o indirectamente la venta oportuna de los activos a travs de corredores especializados.

Comprobar que los activos extraordinarios de la institucin sean vendidos conforme lo indica la ley de Bancos. Revisar que el banco cuente con garantas reales respecto a prstamos de corto, mediano y largo plazo.

EVALUACION Y ANALISIS DE LA ADMINISTRACION DE PRESTAMOS BANCARIOS El auditor interno debe realizar peridicamente pruebas para verificar que las polticas y procedimientos establecidos en la empresa le permitan alcanzar la mayor eficiencia y efectividad en las operaciones o funciones relacionadas con la institucin y el desempeo de todo el sistema financiero para detectar problemas financieros de las instituciones a medida que van surgiendo y antes de que puedan ser detectados por otros medios. Las pruebas mnimas a observar son: A. Que exista funcionario responsable de la administracin de la cartera de crditos, con capacidad para supervisar, adecuadamente los valores de la empresa, que tome decisiones financieras giles y oportunas en la administracin de los prstamos de acuerdo a las circunstancias del mercado financiero. B. Evaluar los procedimientos de elaboracin, destino y el adecuado anlisis de los informes relacionados con el manejo de las operaciones crediticias. C. Verificar la existencia de anlisis de coeficientes financieros bancarios claves y otros datos financieros genrados por entidades de actividad similar. D. Revisar aspectos fiscales relacionados con los prstamos bancarios. E. Establecer si existen procedimientos operativos adecuados para los prstamos concedidos por la institucin bancaria. F. Comprobar que exista autorizacin por parte de la Administracin de la institucin, para otorgar prstamos y que las mismas se realicen con empresas legales de reconocida solvencia y solidez financiera. G. Revisar los aspectos legales, financieros, de liquidez, tasas de crecimiento, sensibilidad en las tasas de inters, para conocer el mbito crediticio de la institucin. H. Determinar que la recuperacin de la cartera de crditos sea efectiva, mediante polticas y procedimientos adecuados. I. Examinar las polticas existentes para afrontar los problemas de fluctuacin del tipo de cambio, para el manejo de los crditos en moneda extranjera. J. Verificar las polticas relacionadas con los anlisis financieros mediante la evaluacin de riesgos crediticios y su incidencia en los resultados de la institucin.

PRESTAMOS BANCARIOS Y EL AMBIENTE DE PROCESO ELECTRONICO DE DATOS (P.E.D.) El auditor interno debe establecer si en la empresa se cuenta con programas de computacin (software) y equipo (hardware), mediante el cual descansen controles internos para el manejo de los prstamos bancarios, de existir estos, debe efectuar una revisin evaluacin de los controles, sistemas, procedimientos de informtica, de los equipos de cmputo, su utilizacin, eficiencia y estructura se seguridad en el procesamiento de la informacin, lo cual puede realizar, efectuando lo siguiente: A. Evaluacin administrativa del procesamiento electrnico de datos de prstamos bancarios: Objetivos de la Administracin Polticas y procedimientos Organizacin del Departamento Funciones, niveles de autoridad y responsabilidad del rea de procesos electrnicos y/o logstica Integracin de los recursos materiales y tcnicos Costos y controles presupuestales Controles administrativos del rea de procesos B. Evaluacin de los sistemas, procedimientos y la eficiencia en el uso de la informacin relacionada con los prstamos bancarios. Evaluacin y anlisis de la informacin Evaluacin del sistema operativo Control de los proyectos de programas de desarrollo Control del procesamiento adecuado de las trasacciones de cartera crediticia. Grado de integracin y coordinacin de las principales aplicaciones del sistema en el rea de prstamos bancarios Control de sistemas y su programacin Instructivos y manuales actualizados Formas de implantacin Seguridad Fsica Controles de mantenimiento de utilizacin de los sistemas Flujogramacin de procesos de la cartera crediticia C. Evaluacin del proceso de datos y de los equipos utilizados en el rea de Cartera Crediticia. Controles de datos fuentes y manejos de cifras

Controles de operacin del sistema contable Control de entrada y salida de informacin Control de asignacin de trabajo Control de medios de almacenamiento de datos Control de copias (backups) fuera de las instalaciones de la empresa Seguridad de la computacin y los planes de recuperacin de posibles desastres Que el equipo de computacin est adecuadamente asegurado Procedimientos de verificacin del Registro de las Transacciones Que exista autorizacin previa al cambio de programas

TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA RECOMENDABLES A LOS PRESTAMOS BANCARIOS A continuacin se incluyen algunas tcnicas y procedimientos que dispone el auditor en el rea de prstamos bancarios. Familiarizacin: El Auditor debe familiarizarse con las operaciones o funciones, relacionadas con el manejo de los prstamos bancarios, considerando los siguientes aspectos: A. Reconocimiento de las polticas, prcticas, presupuestos, manuales de procedimientos especficos del Departamento de Cartera de la empresa. B. Estructura organizacional C. Caractersticas del manejo de la cartera crediticia D. Indagar sobre la rentabilidad y costo-beneficio de las operaciones de cartera comercial e hipotecaria E. Inspeccionar la localizacin y ubicacin interna y externa, las caractersticas de las instalaciones de cada una de las secciones del Departamento de Cartera.

Narrativas, Entrevista y flujogramas Por medio de las entrevistas personales y/o flujogramas de las funciones relacionadas con los prstamos bancarios, el auditor interno logra: A. Estudiar y evaluar las polticas y procedimientos de crditos, las directrices en los manuales o instructivos respectivos, o efectuar entrevistas directas al personal que se lleva a cabo las actividades relacionadas con el manejo y recuperacin de los prstamos bancarios, para determinar las fortalezas y las debilidades del control interno existente.

B. Conocer cmo se desempea la direccin financiera, o cmo se ejecutan las diferentes actividades de anlisi estratgicos, planificacin, accin de poltica, manejo de recursos humanos, controles y manejo de las funciones inherentes al rea de cartera crediticia.

Anlisis de Informacin financiera En anlisis de informacin financiera, debe llenar los requerimientos mnimos del auditor interno para formarse un juicio de las operaciones de los prstamos bancarios, de tal manera que: A. Obtenga informacin financiera que maneja la administracin de la empresa, con el fin de efectuar un anlisis adecuado y que permita conocer la forma en que se administra el Departamento de Prstamos. B. Conozca el anlisis de separar coeficientes financieros la calidad de los prstamos de una institucin a efecto de emitir una opinin para que la direccin de la empresa tome las decisiones administrativas y financieras necesarias. C. Realice revisiones analticas que incluyan comparaciones del comportamiento de las tasas de inters activas, las tendencias del crecimiento o disminucin de la cartera con perodos anteriores y de la preferencia con datos de entidades que ejecuten las misma actividad financiera. Examen de la documentacin e investigacin especfica El auditor interno al recolectar los datos financieros y la generacin de coeficientes financieros, asi como verificar otros datos obtenidos, y concer el resultado de las entrevistas personales especficas que considere necesarias. A continuacin se mecionan algunas: A. Estudiar la informacin financiera obtenida enfocando su atencin primordialmente hacia el nivel y la tendencia de los coeficientes financieros clave para conocer el comportamiento de la cartera comercial e Hipotecarias y evitar los riesgos crediticios. B. Evaluar los manuales o instructivos de polticas y procedimientos de crdito, verificando su actualizacin y cumplimiento. C. Analizar los registros contables, tanto principales como auxiliares y las formas existentes, para comprobar su funcionalidad en cada una de las transacciones de prstamos bancarios. D. Evaluar el contenido, oportunidad, periodicidad, destino y utilidad de los informes financieros y fiscales relativos a la administracin de la cartera crediticia. E. Elaborar si fuese necesario, diagramas de flujo, que muestren el recorrido que sigue la apertura, concesin, registro y recuperacin de un prstamo y diagnosticar del control interno. F. Analizar las operaciones crediticias de la empresa mediante la evaluacin de la efectividad de los procedimientos y sistemas de la instituciones para administrar los riesgos de crdito, estimar la calidad delos riesgos adquiridos, su clasificacin correcta en trminos de su recuperacin y la creacin de reservas suficientes, a fin de

cubrir las prdidas actuales o potenciales. Adems verificar la autenticidad de ingreso obtenido y reportado por las operaciones que se manejan con riesgos crediticios y determinar el grado, caractersticas y tipos de acumulacin de riesgos de cartera. G. Determinar los costos administrativos del manejo y control de la cartera de crdito, as como estudiar la eficacia y eficiencia del recurso humano. H. Evaluar la razonabilidad de la cartera de la empresa, la situacin del mercado financiero, las fluctuaciones en los tipos de cambio que afectan los crditos del exterior en moneda extranjera, para establecer las ventajas o desventajas, desde el punto de vista financiero y fiscal. I. Investigar las tendencias del mercado financiero para la captacin o colocacin de recursos de la entidad, a fin de tomar las decisiones financieras oportunas, sin comprometer la liquidez y solvencia de la empresa.

PRESENTACION Y DISCUSION DEL BORRADOR DEL INFORME: El auditor interno, debe presentar un informe relacionado a la auditora efectuada, el cual tendr revelaciones sobre las fortalezas y debilidades del control interno, as como errores e irregularidades encontradas, con una cuantificacin del costo de las mismas y presentar recomendaciones en borrador, discutirlo con los funcionarios responsables y personal involucrado, a fin de obtener puntos de vista aprovechando su experiencia. En la discucin se lograr: A. Asegurarse que se trate de problemas o errores cuya solucin sea factible, en las circunstancias actuales o en un futuro inmediato. B. Cuantificar o estimar las incidencias de estos problemas o errores en las operaciones y resultados de la empresa. C. Relacionar los problemas o errores detectados con los establecidos en otras reas de la institucin. D. Establecer el costo-beneficio de las recomendaciones a sugerir. E. Presentar las fortalezas y debilidades de control y sus recomendaciones de acuerdo a su prioridad.

INFORME FINAL

El auditor interno debe presentar por escrito el resultado final de la evaluacin del control interno, como evidencia del trabajo ejecutado y debe consistir en una declaracin clara y sencilla. El informe debe contener una breve descripcin del trabajo realizado, la identificacin y cuantificacin de las deficiencias encontradas, as como las debilidades en los procedimientos de control; las justificaciones o comentarios del personal involucrado y finalizando con las recomendaciones. El informe debe enviarse al rgano que reporta, el cual debe considerarse la adopcin de las medidas correctivas, siendo importante que las decisiones tomadas en base al informe, tengan seguimiento por parte de auditora interna.

SEGUIMIENTO El auditor interno debe cumplir con lo establecido en sus programas de trabajo, en cuanto al seguimiento de las recomendaciones efectuadas en auditorias anteriores a los prstamos bancarios, por lo que debe tomar en cuenta lo siguiente: Las recomendaciones de auditorias recurrentes Verificar las acciones correctivas realizadas Al verificar que las recomendaciones anteriores no fueron atendidas, se deben tomar las decisiones oportunas de acuerdo a los procesos administrativos de la entidad. Considerar si la Gerencia o el consejo de administracin, asumi la responsabilidad de no tomar ninguna medida correctiva sobre los hallasgos reportados. Comunicar los resultados de la auditora de seguimiento sobre prstamos bancarios al rgano que reporta.