Estrategias para integrar sistemas de gestin

Hctor Garzn (Colombia) Guillermo Surez (Argentina)

Temario
Introduccin Gestin de la Calidad Calidad Personal Procesos generalidades- Mapa Procesos Gestin ambiental- Aspectos Gestin de SI-SO y RL - Riesgos Procesos Integracin del sistema de gestin Caracterizacin integral Conclusiones

Objetivos de las organizaciones

CUMPLIR CON
REQUISITOS DEL MERCADO REQUISITOS LEGALES NORMATIVAS INTERNACIONALES GENERAR GANANCIAS

Partes interesadas
Los resultados de sus actividades afectan diferentes sectores:
CLIENTES CALIDAD DE PRODUCTOS RENDIMIENTO DESARROLLO CONTINUIDAD CUIDADO RESPONSABLE

DUEOS

PERSONAL

PROVEEDORES

SOCIEDAD

Objetivo de las organizaciones

Satisfacer a todas las partes interesadas en forma balanceada.

Gestin de calidad
ISO 9001:2000

ISO 9001:2000

Un sistema de gestin que pone nfasis en una parte interesada: el cliente (sin descuidar a las otras partes interesadas)

Est formado por los procesos que afectan (o tienen un impacto significativo) sobre el cliente

Qu es calidad?

Cumplir con las especificaciones

Adecuacin para el uso

Satisfaccin de necesidades

Satisfaccin y previsin de necesidades y expectativas

Calidad (ISO 9000:2000)

Grado en el cual un conjunto de caractersticas inherentes satisfacen requisitos.
Notas: 1 - El trmino calidad puede utilizarse acompaado de adjetivos tales como pobre, buena, o excelente. 2 - Inherente significa existente en algo, especialmente como una caracterstica permanente.

Sistema de gestin de la calidad

Sistema de gestin para dirigir y controlar una organizacin con respecto a la calidad
(ISO 9000:2000).

Principios de gestin de la calidad

1. Enfoque al cliente 2. Liderazgo 3. Involucramiento del personal 4. Enfoque basado en procesos 5. Enfoque sistmico de la gestin 6. Mejora continua 7. Toma de decisiones en base a datos 8. Relacin mutuamente beneficiosa con los proveedores

ISO 9001:2000
MEJORA CONTINUA DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

Responsabilidad de la Direccin

Clientes

Gestin de los recursos

Medicin, Anlisis y mejora

Clientes
Satisfaccin

Requisitos
entrada

Realizacin del Producto

Producto
salida

TALLER DE CALIDAD PERSONAL (10 min)

LOS PROCESOS ENFOQUE BASICO DE LOS SISTEMAS DE GESTION

ENFOQUE TRADICIONAL

TRANSICION

ENFOQUE POR PROCESOS

Hector V. Garzn Granados

ENFOQUE TRADICIONAL

TRANSICION

ENFOQUE POR PROCESOS

Entendiendo el enfoque basado en procesos

El enfoque basado en procesos es una forma poderosa para organizar y gestionar cmo las actividades del trabajo creen valor Las organizaciones en ocasiones estn organizadas en unidades jerrquicas funcionales. Las operaciones se conducen verticalmente y la responsabilidad para las salidas esperadas estn divididas entre las diferentes unidades. El cliente final o las partes interesadas no estn siempre visibles para todos los involucrados

Entendiendo el enfoque basado en procesos

Consecuentemente hay problemas en los lmites de la interface y obtiene mayor prioridad los objetivos de las unidades aisladas Esta accin le da ventaja a los objetivos de las unidades aisladas o no mejora lo esperado por las partes interesadas y se enfocan en sus funciones mas que en el beneficio de toda la organizacin

Es por esto que mencionamos que el enfoque basado en procesos elimina las barreras entre las diferentes unidades funcionales y unifica la atencin al objetivo principal de los procesos

Entendiendo el enfoque basado en procesos

El enfoque basado en procesos requiere que la organizacin lleve a cabo la gestin de cada proceso como un nico proceso y tambin como un componente de la red de los procesos

Entendiendo el enfoque basado en procesos

O utputs from other processes

O utputs from other processes

Inputs toA

PR O C ESSA

Inputs toB

O utputs fromA

O utputs fromB Inputs toD PR O C ESSB

O utputs fromD

PR O C ESSD

Inputs toC

O utputs fromC

PR O C ESSC
Example of a generic process sequence.

P A R T E S I N T E R E S A D A S

A P C D
Input E
PROCESS E PROCESO E

Ouput E

Input A
PROCESS A PROCESO A

Output A

A A C C

P P D D

P A R T E S I N T E R E S A D A S

A A P P C D C D

Input C
PROCESS C PROCESO C

Input D Output C
PROCESS D PROCESSOD

Ouput D

A A P P C D C D
Input B
PROCESS B PROCESO B

A A P P C D C D

Output B

A A P P Input F C D Cliente C D Internal

Customer Interno

Output F
PROCESS F PROCESO F

Cliente Interno Feedback

A A P P C D C D

DRAFT ISO/TC 176/SC2/ N 544

TIPOS DE PROCESOS
PROCESOS DE DIRECCIONAMIENTO

DIRECCIONAN Y MONITOREAN

PROCESOS

DE

REALIZACION

SU RESULTADO VA AL CLIENTE

PROCESOS DE SOPORTE
PROCESOS DE MEDICION Y MEJORA

APOYAN Y SUMINISTRAN RECURSOS MIDEN ANALIZAN Y DESARROLLAN MEJORAN

PROCESOS GERENCIALES

PROCESOS DE MEDICION ANALISIS Y MEJORA

salida

PROCESOS DE SOPORTE

PROCESOS DE SOPORTE

TALLER MAPA DE PROCESOS (20 min.)

Gestin ambiental
ISO 14001:2004

Medio ambiente

1. Conjunto de circunstancias fsicas que rodean a los seres vivos. 2. (Por ext.) Conjunto de circunstancias fsicas, culturales, econmicas, sociales, etc., que rodean a las personas.

Diccionario de la Lengua Espaola Real Academia Espaola Edicin XXI, 1992

Medio ambiente

Lmites indefinidos Multidisciplinario Aspectos sociales, econmicos, polticos Relacin con calidad y salud y seguridad ocupacional

Medio ambiente

No hay interpretacin tcnica nica de los problemas. Estn sujetas a subjetividades (posiciones ticas, morales, etc. Est contaminadas por aspectos polticos y econmicos.

Medio ambiente
preocupacinde dela lapoblacin, poblacin, preocupacin

cambiospolticos polticos cambios

presinambiental ambientalsobre sobrelas lasempresas empresas presin

Normas ISO 14000

Una serie de normas para sistemas de gestin ambiental. Lineamientos para desarrollo e implementacin voluntaria de principios de SGA. Aplicable a cualquier organizacin, con independencia del tamao, tipo y nivel de madurez. Las normas no pretenden reemplazar los requisitos legales.|

Sistema de gestin ambiental

Parte del sistema de gestin de la organizacin usado para desarrollar e implementar su poltica ambiental y gestionar sus aspectos ambientales Clusula 3.8, ISO 14001:2004

MODELO INDUSTRIAL TRADICIONAL

MATERIA PRIMA ENERGIA

PROCESO DE FABRICACION

PRODUCTO

RESIDUOS

AIRE

AGUA

SUELO

MODELO INDUSTRIAL LIMPIO

MATERIA PRIMA ENERGIA

PROCESO DE FABRICACION

PRODUCTO

RECUPERACION TRATAMIENTO

RESIDUOS

AIRE

AGUA

SUELO

ETAPAS DE LA EVOLUCION DE LA GESTION AMBIENTAL

REACTIVO

RESPONSABLE

PROACTIVO

COMPETITIVO

Resistencia a cumplir hasta ser obligado

Cumplir con la normatividad ambiental y sanitaria

Administrar los aspectos ambientales, inclusive algunos no regulados

Administrar los aspectos ambientales con un enfoque competitivo

ISO 14001:2004
Mejora continua
salida

Poltica ambiental
Planificar Planificar Actuar Actuar Verificar Verificar Hacer Hacer

Revisin por la Direccin

Planificacin

Verificacin y acciones correctivas

Implementacin y operacin

MEJORAMIENTO CONTINUO
REVISION POR LA GERENCIA POLITICA AMBIENTAL

VERIFICACION Y ACCIONES CORRECTIVAS Monitoreo No conformidades Acciones correctivas y prevent. Registros Auditoras del sistema

MODELO SGA ISO 14001

PLANIFICACION Aspectos Ambientales Requerimientos legales Objetivos y metas Programas de gestin

IMPLANTACION Y OPERACION Estructura y Responsabilidades Entrenamiento, Competencia Comunicaciones Documentacin Control operacional Preparacin y respuesta emergencias

TALLER ASPECTOS AMBIENTALES (20 min)

GESTION EN SEGURIDAD INDUSTRIAL, SALUD OCUPACIONAL Y RIESGOS LABORALES

GESTIN EN SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y RIESGOS LABORALES

Ignorar la Gestin de la Salud Ocupacional y la Seguridad, tiene dos tipos de consecuencias: Humanas Financieras: * para la organizacin * para el individuo

COSTOS PARA LA ORGANIZACIN

SALARIOS, COSTOS MEDICOS, REEMPLAZOS

EL EFECTO ICEBERG

PRIMAS DE SEGUROS. REPARACIONES, PRODUCCI PRODUCCIN INVESTIGACI INVESTIGACIN SANCIONES DE LEY IMAGEN PUBLICIDAD NUEVOS CLIENTES CONFIANZA DEL MERCADO

COSTOS PARA EL INDIVIDUO

Costo del tratamiento Prdida del salario Costo de vida ms alto (alojamiento y transporte especial)

La indemnizacin no siempre compensa estas prdidas

Histricamente, los grandes desastres son resultados de fallas de gestin: 9 9 9 9 9 9

Trabajo bajo presin Incrementar la fatiga No capacitar Ignorar la falta de experiencia Fallar en comunicacin Falta de motivacin del personal

Cada vez mas, la seguridad ocupacional es apreciada como:

y salud

Un beneficio directo para la organizacin. Algo que interesa tanto a clientes como a pblico en general. Como una condicin contractual Un reflejo de cambio cultural en la Gestin de la mejora y de las condiciones laborales de los empleados.

La Seguridad y Salud Ocupacional NO PUEDE ser administrada slo a travs de:

* Reglamentos * Individuos * Sentido Comn Se ha demostrado que la Salud Ocupacional y Seguridad necesitan ser administradas a travs de herramientas de gestin proactivas.

HERRAMIENTAS DE GESTION PROACTIVAS

Identificacin de riesgos Establecimiento de controles Definicin de responsabilidades Capacitacin y concientizacin Monitoreo de resultados, inspecciones y auditorias Revisiones sistemticas del sistema

DESARROLLO DE LA NORMATIVIDAD EN SISTEMAS DE GESTION

1987/94-00 1996/04 1996 1999 2000.

ISO 9000 ISO 14000 BS 8800 OHSAS 18001 Sistemas integrados de Gestin

Mejora continua
Revisin inicial Revisin por la Direccin
Planificar Planificar Actuar Actuar Verificar Verificar Hacer Hacer

Poltica ambiental

Verificacin y acciones correctivas Implementacin y operacin

Planificacin

4 Requisitos del sistema de gestin en S & SO

4.1
Requisitos Generales 4.2 Poltica de S & SO

4.3
Planificacin Para identif. de peligros, eval. control de riesgos Requisitos Legales y Otros

4.4
Implementacin y Operacin Estructura y Responsabilidad Entrenamiento, concientizacin y competencia Consulta y Comunicacin Documentacin Control de Documentos y Datos Control Operativo Preparacin y respuesta ante emergencias

4.5
Verificacin y Accin Correctiva Medicin y seguimiento del desempeo Accidentes, incidentes, no confor. y acciones correctivas y preventivas Registros y su admn. Auditora

4.6
Revisin por la Gerencia

Objetivos Programa (s) de Gestin en S & SO

TALLER RIESGOS OCUPACIONALES (20 min)

Normas de gestin

Objetivos fundamentalmente econmicos Actores distintos de acuerdo a su naturaleza

INTEGRACION DE SISTEMAS DE GESTION

Normas compatibles

Requisitos Comunes

Componentes del sistema de gestin

Ambiental

Calidad

Requisitos Especficos

S y SO

Modelo de sistema integrado

RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION Y LIDERAZGO

RECURSOS

PARTES INTERESADAS

POLITICA OBJETIVOS METAS

PLANIFICACION E IMPLEMENTACION

GESTION DE LOS PROCESOS

MEDICIONES

COMUNICACION E INFORMACION

REVISION POR LA DIRECCON Y PLAN DE MEJORAS

Estrategias para integrar sistemas de gestin

Principios de gestin de la calidad

1. Enfoque al cliente 2. Liderazgo 3. Participacin del personal

4. Enfoque basado en procesos

5. Enfoque de sistema para la gestin 6. Mejora continua 7. Enfoque basado en hechos para la toma de decisin 8. Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor

Enfoque basado en procesos

Un resultado deseado se alcanza ms eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso.

Qu es un proceso?

Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman entradas en salidas
( ISO 9000:2000 )

Qu es un proceso?

ENTRADA

SALIDA

Caractersticas de un proceso
Salida

Caractersticas de un proceso
Salidas
SALIDA SALIDACONCRETA CONCRETA
Tornillo estampado

FLUJO FLUJODE DESALIDA SALIDA

Flujo de tornillos (10.000 por mes) Flujo de seminarios (5 al ao)

Seminario realizado

Caractersticas de un proceso
Cliente

Cliente: organizacin o persona que recibe un producto. (ISO 9000:2000)

Caractersticas de un proceso
CLIENTES CLIENTES REQUISITOS REQUISITOS

La seccin de roscado

Tornillos estampados dentro de tolerancia.

Los asistentes al seminario.

Sala con aire condicionado.

Caractersticas de un proceso
Proveedor

Proveedor: organizacin o persona que proporciona un producto. ( ISO 9000:2000 )

Caractersticas de un proceso
Proveedores

La fabrica de barras de acero.

El hotel que renta la sala.

Caractersticas de un proceso
Intervinientes

1. La seccin estampado. 2. El instructor.

Caractersticas de un proceso
Secuencia de actividades

Caractersticas de un proceso
Recursos

Caractersticas de un proceso
Recursos
Consumibles Consumibles
Acero SAE 1020.

Amortizables Amortizables
Mquina estampadora

Apuntes entregados.

Retroproyector.

Caractersticas de un proceso
Indicadores
Indicador global del proceso

Indicador parcial del proceso.

Caractersticas de un proceso
indicadores
EFICACIA EFICACIA
% de tornillos fuera de tolerancia. N de jornadas sin A A en el mes de Julio.

EFICIENCIA EFICIENCIA
Toneladas acero/toneladas de tornillos estampados. Cantidad de apuntes copiados/ asistentes a cada seminario.

Control de un proceso
Hacerlo ocurrir tal y como queremos que ocurra.
1. Definir la forma de ejecutar el proceso. 2. Ejecutar las actividades del proceso 3. Comprobar que el proceso se desarrolla segn lo previsto. 4. Garantizar la repetitividad del proceso.

Mejora de un proceso
Mejorarlo una vez que lo hemos hecho ocurrir.
Cambiar la forma en que queremos que ocurra un proceso. Esta mejora se debe reflejar en los indicadores del proceso.

Mejoras estructurales.

Mejoras en el funcionamiento.

Mejora de un proceso
1. PLANIFICAR.

A V

P H

2. HACER.

3. VERIFICAR.

4. ACTUAR

Descripcin de los PROCESOS

RECURSOS RH Infraestructura Amb. de trabajo Financieros Etc.
DOCUMENTOS Y REGISTROS

ASPECTOS H,S,E,Q,S,F,.. RIESGOS H,S,E,Q,

PROVEEDORES ENTRADAS

PROCESOS Actividades de P . H . V . A .

Requisitos y Expectativas
SALIDAS PRODUCTOS Y SERVICIOS

CLIENTES Y PARTES INTRERESADAS

DESEADOS Y NO DESEADOS OTROS PROCESOS O EXTERNOS

OTROS PROCESOS O EXTERNOS

CONTROLES Indicadores de Gestion y de resultados

Implementando el enfoque basado en procesos

5.1 5.2 5.3 5.4 5.5

Identificacin de los procesos de la organizacin Planificacin de los procesos Implementacin y medicin de los procesos Anlisis de los procesos Acciones correctivas y preventivas de los procesos
Hector V. Garzn Granados

Implementando el enfoque basado en procesos

5.1 Identificacin de los procesos de la organizacin 5.1.1 Definir el propsito de la organizacin 5.1.2 Definir la poltica y el objetivo de la organizacin 5.1.3 Determinar los procesos en la organizacin 5.1.4 Determinar la secuencia de los procesos 5.1.5 Definir los dueos de los procesos 5.1.6 Definir la documentacin de los procesos

Implementando el enfoque basado en procesos

5.2 Planificacin de los procesos

5.2.1 Definir las actividades en los procesos 5.2.2 Definir los requisitos de medicin 5.2.3 Definir los recursos necesarios 5.2.4 Verificar la definicin del proceso

Hector V. Garzn Granados

Implementando el enfoque basado en procesos

5.3 5.4 5.5

Implementacin y medicin de los procesos Anlisis de los procesos Acciones correctivas y preventivas de los procesos

Hector V. Garzn Granados

CARACTERIZACION
ASPECTOS
RECURSOS? (Materiales/Equipos Herramientas, Tecnologia etc) CON QUIEN? (Competencias Habilidades Experiencia Conocimientos)

RIESGOS

PROVEED. Otros Procesos internos o Proveed. externos

INPUTS Los que se transforman

PROCESOS ACTIVIDADES DE

PHVA

OUTPUTS Productos Servicios Deseados y no deseados

CLIENTES Y PARTES INTERESADAS Otros Procesos Internos o Partes Intere sadas externas

COMO ? (Procedimientos, Registros Instructivos, Guas, etc.)

QUE RESULTADOS? (Indicadores de Gestin y de resultados)

TALLER CARACTERIZACION INTEGRAL DE PROCESOS (20 min)

CONCLUSIONES

MUCHAS GRACIAS