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MANUEL DES PROCEDURES

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NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

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PROJET APPUI AU PROGRAMME NATIONAL DE MICROFINANCE






MANUEL DES PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVE,
FINANCIERE ET COMPTABLE











Redige par : OM Consulting Projets
Novembre 2002




MANUEL DES PROCEDURES


AVANT PROPOS



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Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

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2
AVANT PROPOS

Le present manuel decrit l`organisation, les procedures de gestion administrative, Iinanciere et
comptable du Projet d`appui au Programme national de microIinance (PPMF). La mise en
place des procedures Iormalisees repond aux objectiIs ci-apres :

Iournir un cadre Iormel d`execution des operations a caractere administratiI et Iinancier
conIorme :
aux principes de gestion generalement admis,
aux dispositions des conventions de financement,
a la legislation Camerounaise.

responsabiliser davantage le personnel dans l`accomplissement des tches respectives par
une deIinition precise des postes et des attributions aIIerentes,

rendre plus productiI le personnel pour une eIIicacite accrue par l`optimisation des circuits
d`inIormation (circulation des documents),

enIin, mettre en ouvre un contrle interne eIIicace,


Ce manuel a ete elabore sur la base des dispositions de l`Accord de Prt 522-CM entre le
Gouvernement Camerounais et le Fonds International pour le Developpement Agricole
(FIDA) et du manuel d`execution et de gestion du PPMF. Le manuel a pour objectiI de mettre
a la disposition des responsables du Projet, un outil de reIerence a la Iois operationnel et
pedagogique pour la conduite des operations du PPMF.


Le respect et l'application effective de ces procedures conditionnent l'eIIicacite du systeme
de gestion qui doit se traduire pour le PPMF par des contrles reguliers pour pallier les
diIIerents risques qui peuvent resulter d'irregularites ou de malversations (domaine de
l'exceptionnel), mais surtout de negligences, d'erreurs d'execution, de jugement ou de
comprehension (domaine du quotidien).




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SIGLES ET ACRONYMES



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SIGLES ET ACRONYMES

ACDI agence canadienne de developpement international
ADAF Appropriate Development Ior AIrica Foundation
ADI Agence pour le Developpement International
AFD Agence Franaise de Developpement
ACECCAM Association des cooperatives d`epargne et de credit du Cameroun
ACIM Association camerounaise des associations de MicroIiance
APECCAM Association ProIessionnelle des etablissements de credit au Cameroun
EMF Association des services Iinanciers
BAD Banque AIricaine de Developpement
BEAC Banque des Etats de l`AIrique Centrale
BERDSCO Benevolent Community Education and Rural Development Society
BICEC Banque Internationale Camerounaise d`Epargne et de Credit
CAA Caisse Autonome d`Amortissement
CAMCCUL Cameroun Cooperative Credit Unions League
CCEI Caisse Commune d`Epargne et d`Investissement
CIDR Caisse International de Developpement et de Recherche
CNMF Comite National de MicroIiance
COBAC Commission Bancaire en AIrique Centrale
COOPEC Cooperative d`Epargne et de Credit
COSOP Country Strategic Opportunity Paper
CP Coordonnateur du Projet
CSP Comite de Suivi du Projet
CUT Community Unit Trust
CVECA Caisse villageoise d`epargne et credit autogeree
DCE-DCEFE Direction du Contrle Economique et des Finances Exterieures
FCFA Franc de la Communaute Financiere AIricaine
FIDA Fonds International de Developpement Agricole
FIMAC Fonds d`intervention pour les micros realisations agricoles et
communautaires
FMI Fonds monetaire international
FOCAOB Fonds commun d`appui aux organisations de base
FONADER Fonds national de developpement rural
GTZ Agence de cooperation technique allemande
IFPRI Institut international de recherche sur les politiques alimentaires
EMF Institution de MicroIiance
MIFED MicroIiance et developpement
MINAGRI Ministere de l`agriculture
MINFI Ministere des Iinances et du budget
MINEPAT Ministere des aIIaires Economiques, de la Programmation et de
l`amenagement du territoire
MUFA Mutuelle des Iemmes aIricaines
NWPRDP North West Province Rural Development Project

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SIGLES ET ACRONYMES



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NCCWEDT National Central Ior Counselling and Women Entrepreurship
Development Training
ONG Organisation non gouvernementale
PIB Produit interieur brut
PIP Programme d`investissement prioritaire
PNAM Programme national d`appui a la MicroIiance
PNVRA Projet d`appui au programme national de vulgarisation de recherches
agricoles
PTBA Programme de travail et de budget annuel
RAF Responsable AdministratiI et Financier
RMF Responsable MicroIiance
RSE Responsable Suivi -Evaluation
ROSCA Rotating Savings and Credit Association
SCA Savings and Credit Association
UCP Unite de coordination du projet
USD Dollar americain.


Documents

B/C Bon de Commande
B/L Bon de Livraison
B/R Bon de Reparation
D/A Demande d'Achat
D/A Demande de Reparation



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TABLES DES MATIERES



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AVANT PROPOS ................................................................................................................................................. 2
SIGLES ET ACRONYMES................................................................................................................................. 3
PARTIE I : DESCRIPTION DU MANUEL....................................................................................................... 7
I. 1 OBJECTIFS DU MANUEL ........................................................................................................ 8
I.2 ORGANISATION DU MANUEL................................................................................................ 8
I.3 MISE A JOUR DU MANUEL ..................................................................................................... 9
PARTIE II : DESCRIPTION, ORGANISATION ET GESTION DU PPMF............................................... 11
II.1 DESCRIPTION DU PPMF ....................................................................................................... 12
II.2 ORGANISATION ET GESTION DU PPMF ........................................................................... 15
II.2.1 ORGANIGRAMME GENERAL.......................................................................... 15
II.2.2 ORGANES DE PILOTAGE ET D`ORIENTATION........................................... 16
II.2.3 COORDINATION ET SUIVI DU PROJET......................................................... 17
II.2.4 EXECUTION DU PROJET.................................................................................. 41
PARTIE III : SYSTEME D`INFORMATION DE GESTION FINANCIERE ET....................................... 43
COMPTABLE..................................................................................................................................................... 43
III.1 OBJECTIFS DU SYSTEME D'INFORMATION COMPTABLE.......................................... 44
III.2 ORGANISATION ET GESTION DU SYSTEME.................................................................. 44
PARTIE IV. PROCEDURES DE GESTION................................................................................................... 46
GESTION ADMINISTRATIVE...................................................................................................... 49
GESTION DU PERSONNEL......................................................................................... 51
Absences.................................................................................................. 54
Rupture du contrat de travail................................................................... 56
Evaluation du personnel .......................................................................... 67
GESTION DES ACHATS.............................................................................................. 68
Traitement des demandes d`engagement ................................................ 75
Suivi des commandes .............................................................................. 78
Suivi des marches et contrats .................................................................. 79
Reception d'une commande..................................................................... 80
GESTION DU COURRIER ........................................................................................... 88
Courrier Depart........................................................................................ 90
Courrier Arrivee ...................................................................................... 91
SUIVI DES IMMOBILISATIONS ET DES VEHICULES........................................... 92
Prise en compte d`une immobilisation...........Erreur ! Signet non dfini.
Suivi des immobilisations ....................................................................... 96
Sortie des immobilisations ...................................................................... 97
Prise d`inventaire..................................................................................... 98
Suivi des vehicules .........................................Erreur ! Signet non dfini.
GESTION FINANCIERE.............................................................................................................. 103
MOBILISATION DES RESSOURCES....................................................................... 105
Principes generaux ................................................................................ 107
Remboursement des depenses............................................................... 108
Reapprovisionnement du Compte Special ............................................ 109
Paiement Direct ..................................................................................... 113
Engagement Special .......................................Erreur ! Signet non dfini.

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TABLES DES MATIERES



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GESTION BUDGETAIRE........................................................................................... 118
Principes generaux ................................................................................ 120
Preparation du budget.....................................Erreur ! Signet non dfini.
GESTION DE LA TRESORERIE................................................................................ 128
Gestion de la caisse ............................................................................... 131
Approvisionnement de la caisse de l'UCP ............................................ 132
Reglement de Iactures par caisse ...................Erreur ! Signet non dfini.
Avance de Ionds .................................................................................... 141
GESTION COMPTABLE.............................................................................................................. 144
CADRE COMPTABLE................................................................................................ 146
ORGANISATION COMPTABLE............................................................................... 151
GUIDE D`IMPUTATIONS COMPTABLES .............................................................. 159
Principes generaux ................................................................................ 161
Comptabilisation des Iactures d`immobilisations................................. 162
Comptabilisation des Iactures de charges ............................................. 164
Dept initial sur le Compte Special. ..................................................... 166
Dept initial sur le compte de contrepartie ........................................... 167
Reglement des Iactures par le Compte Special ..................................... 168
Reglement des Iactures par le Compte de Contrepartie........................ 170
Emission d'une DRF - FIDA................................................................. 171
Paiement de la DRF-FIDA.................................................................... 172
Emission d`une DRF - ETAT ............................................................... 173
Paiement de la DRF - ETAT................................................................. 174
Paiement Direct ..................................................................................... 175


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DESCRIPTION DU MANUEL



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PARTIE I : DESCRIPTION DU MANUEL









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DESCRIPTION DU MANUEL



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I. 1 OB1ECTIFS DU MANUEL

Le manuel des procedures Iormalise les principales procedures de gestion administrative,
Iinanciere et comptable. Il a pour objectiIs de :

Iournir un cadre Iormel d`execution des operations a caractere administratiI,
decrire l`organisation administrative, Iinanciere et comptable,
decrire les procedures des depenses dans les conditions garantissant un contrle interne
eIIicace, en Iormalisant les contrles a eIIectuer ainsi que les responsables de ceux-ci a
chaque etape du circuit des documents,
decrire les procedures a mettre en ouvre par l`ensemble du personnel comptable et
administratiI ainsi que les tches qui lui incombent,
utiliser de Iaon optimale, pour la meilleure eIIicacite de l`action engagee, l`ensemble des
moyens mis en ouvre tels que :

les movens humains,
les movens materiels,
les movens financiers.

I.2 ORGANISATION DU MANUEL

Partie 1 : Prsentation du Manuel des procdures

Cette premiere partie presente l`organisation du manuel. Celui-ci est structure de maniere a en
Iaciliter l`exploitation et la mise a jour aIin de l`adapter a l`evolution tant de l`organisation du
Projet que des procedures Iormalisees.

Partie 2 : Description, Organisation et Gestion du PPMF

La deuxieme partie du manuel presente le Projet notamment ses objectiIs, la strategie de mise
en ouvre, et ses composantes ainsi que les cadres institutionnel et organique.

Partie 3 : Systme d`information de gestion comptable et financire du PPMF

La troisieme partie presente le systeme d'inIormation du PPMF principalement dans sa
composante Iinanciere et comptable

Partie 4 : Procdures administratives, financires et comptables

La quatrieme partie decrit les procedures administratives, Iinancieres et comptables selon la
methodologie du "Playscript" avec une description detaillee des diIIerentes etapes de la
procedure.

MANUEL DES PROCEDURES


DESCRIPTION DU MANUEL



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I.3 MISE A 1OUR DU MANUEL

I.3.1 Modification des procdures

La mise a jour du present manuel est aussi importante que sa mise en place. S`il n`est pas mis
a jour regulierement et si chaque exemplaire ne subit pas la mise a jour, il perd de son
eIIicacite. Une liste des detenteurs du manuel sera maintenue par le Coordonnateur du Projet
pour permettre la mise a jour de tous les exemplaires chaque Iois qu`une mise a jour sera
operee.

La mise a jour du manuel peut tre motivee par :

des changements dans la structure ou les activites du PPMF suivant les decisions des
autorites de tutelle et du bailleur de Ionds,
les modiIications des systemes et procedures dans le but d`ameliorer les procedures
existantes pour Iaire Iace a des situations nouvelles,
des changements rendus necessaires par l`application des textes et decrets concernant les
lois et regles en vigueur en Republique du Cameroun,
des modiIications en ce qui concerne l`aIIectation du personnel ou des tches lui
incombant,
des amenagements dans l`organisation du PPMF.

1.3.2 Responsabilits de la tenue de la mise jour du manuel

La responsabilite de la tenue et la mise a jour du manuel des procedures incombe au
Coordonnateur du Projet. Il decide en outre des copies a mettre a la disposition du personnel.
La decision de modiIication des procedures existantes est prise sur son initiative.

1.3.3 Mthodologie de mise jour

Lorsque la decision de modiIication de procedures existantes est envisagee, le Coordonnateur
du Projet convoque une reunion a laquelle doivent participer tous les agents susceptibles
d`tre concernes par ces modiIications.

Cette reunion doit debattre de l`opportunite de la modiIication proposee et des solutions a
adopter. A l`issue de cette reunion un proces-verbal est etabli indiquant les elements suivants :

les procedures devant tre modiIiees,
les raisons pour lesquelles les modiIications sont demandees,
les principes des modiIications a apporter,
la personne chargee de rediger les nouvelles procedures a inclure dans le manuel.


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DESCRIPTION DU MANUEL



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La personne chargee de la redaction des nouvelles procedures les soumet au Coordonnateur
du Projet qui y apporte les eventuelles modiIications qu`il juge necessaire pour arrter le texte
deIinitiI.

Apres adoption du texte deIinitiI portant sur les modiIications apportees au manuel, l'Unite de
Coordination du Projet (UCP) se charge de distribuer les nouvelles sections du manuel aux
interesses. Le secretariat doit tenir un registre permettant de suivre la mise a jour de chaque
copie du manuel.

La personne chargee de la distribution des nouvelles sections du manuel note dans le registre
la date de transmission de la nouvelle section aux interesses ainsi que les reIerences
correspondantes.





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PRESENTATION DU PRO1ET



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PARTIE II : DESCRIPTION, ORGANISATION ET GESTION DU PPMF







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Description du Projet

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II.1 DESCRIPTION DU PPMF

II.1.1 Zone d`intervention

Le Projet d`appui au Programme national de MicroIiance est un programme de lutte contre la
pauvrete et de developpement rural. Le projet couvre l`ensemble du territoire de la
Republique du Cameroun.

II.1.2 Objectifs et impacts

Il a pour objet de contribuer a l`amelioration de l`acces des ruraux et des plus pauvres a des
services Iinanciers de qualite. Le PPMF est place sous la tutelle du Ministere de l`Economie
et du Budget (MINFI) qui en est l`agent principal.

Le PPMF vise d`une maniere generale a accrotre de maniere durable les revenus, le bien-tre
et la participation au developpement local des menages ruraux pauvres et en particulier les
Iemmes.

Plus speciIiquement, le Projet a pour objectiI de :

a) RenIorcer la capacite institutionnelle de l`Etat en matiere de MicroIiance et a elargir et
renIorcer les mecanismes consultatiIs au niveau du secteur, aIin de creer des
conditions de mise en ouvre eIIicace de la politique nationale de MicroIiance et
d`assurer la mise en conIormite avec le cadre reglementaire regional ;

b) Apporter un appui a la consolidation des reseaux, y compris a l`extension de leur
couverture et a la diversiIication de leurs services, par :
i) la proIessionnalisation des Etablissements de MicroIiance (EMF),
ii) la restructuration et l`organisation des ces structures aIin de consolider les
realisations des grands reseaux et d`ameliorer les interIaces ou d`en creer
entre les grands reseaux, les banques commerciales et le secteur agricole,
iii) la consolidation ou l`extension, sur une base pilote, des recentes initiatives
Iaisant preuve de creativite en matiere d`institutions, de conception des
produits et d`extension des services vers les groupe a Iaible revenu, pour
contribuer a l`extension des services Iinanciers aux zones rurales a Iort
potentiel, actuellement privees d`acces a ces services,

c) apporter un appui a l`examen et a la synthese d`etudes de cas Iondees sur les
meilleures experiences des EMF en matiere d`innovations institutionnelles et de
developpement de nouveaux produits Iinanciers, a leur presentation sous une Iorme
Iacilement accessible et a leur diIIusion.




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Description du Projet

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II.1.3 Stratgie de mise en ouvre

La strategie de mise en ouvre du PPMF est basee sur :

l`apport d`une contribution importante a l`amelioration des services Iinanciers en
milieu rural par la proIessionnalisation et le developpement des EMF en milieu
rural,

le developpement d`un important programme de Iormation et d`organisation des
gerants des Etablissements de MicroIinance,

l`utilisation des competences techniques disponibles au sein des operateurs prives,
associatiIs et publics, sur une base contractuelle, qui seront charges de l`execution
proprement dite des activites du Projet sur le terrain,

l`instauration d`un dialogue permanent entre les populations beneIiciaires, les
agents du Projet et les operateurs economiques.

II.1.4 Composantes et activits

Les activites a mener par le Projet pour atteindre les objectiIs ci-dessus sont regroupees dans
les quatre (4) composantes decrites ci-apres :

Composante A : Professionnalisation et dveloppement des EMF
1. ProIessionnalisation et consolidation
2. Extension des reseaux en zones rurales
3. Emergence de structures innovantes

Composante B : Recherche et action

1. Recherche et action.

Composante C : Appui institutionnel

1. Appui institutionnel

Composante D : Coordination du projet
Coordination, gestion et supervision du Projet par le biais :
1. de la mise en place de l`UCP, chargee de coordonner la mise en ouvre du
Projet, de superviser et de contrler les operateurs partenaires sous-traitant les
activites de terrain, et de gerer les Ionds du Projet et de prt,

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2. du recrutement du personnel de l`UCP et de la mise a leur disposition des
moyens de travail necessaires.

II.1.5 Cot de financement

Le cot total du Projet est de 13,53 millions dollars US. Son Iinancement est assure par le
FIDA et l`Etat camerounais.



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Organisation et Gestion du Projet

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II.2 ORGANISATION ET GESTION DU PPMF

II.2.1 ORGANIGRAMME GENERAL



































U C P

Etablissements de microIinance (EMF)
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Organisation et Gestion du Projet

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II.2.2 ORGANES DE PILOTAGE ET D`ORIENTATION

II.2.2.1 Le Comit de Suivi du Projet

Le Comite de Suivi du Projet (CSP) est l`organe de supervision nationale du Projet. Il
constitue un cadre de dialogue entre le Ministere des Finances et du Budget et tous les acteurs
impliques dans la mise en ouvre du PPMF.

Il a pour mission de :

veiller au respect des objectiIs et de la strategie d`intervention du Projet,
examiner les PTBA elabores par l`UCP avant leur transmission au FIDA et a l`UNOPS
pour avis et commentaires,
examiner et adopter les rapports d`activites et Iinanciers prepares par l`UCP et Iormuler
des recommandations,
passer en revue le Ionctionnement et l`etat d`avancement du Projet,
veriIier l`application des recommandations des diIIerentes missions d`appui exterieur, en
particulier des missions de supervision,
entreprendre toute action depassant le domaine de competence de l`UCP, y compris
l`arbitrage des conIlits pouvant surgir entre les diIIerents ministeres impliques et les
diIIerents operateurs partenaires.

Le CSP est preside par le Ministre des Finances et du Budget represente par le Directeur des
Contrles Economiques et des Finances Exterieures. Il est compose des membres suivants :

le Directeur des Contrles Economiques et des Finances Exterieures (DCEFE),
le Coordonnateur de l`UCP,
le CheI de la Cellule des Marches Financiers et des Systemes Financiers Decentralises,
un representant du FIDA,
un representant du CTS,
un representant du Ministere de l`agriculture (MINAGRI),
un representant du Ministere des aIIaires Economiques, de la Programmation et de
l`amenagement du territoire (MINEPAT),
un representant du MINCOF,
un representant de la Caisse Autonome d`Amortissement (CAA),
un representant de chacun des reseaux ou agences d`execution participant au projet.

Le CSP se reunit sur une base trimestrielle sous la presidence du Directeur des Contrles
Economiques et des Finances Exterieures.




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Organisation et Gestion du Projet

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II.2.3 COORDINATION ET SUIVI DU PRO1ET

II.2.3.1 Unit de Coordination du Projet

L`Unite de Coordination du Projet (UCP) est l`organe charge de coordonner, de suivre et de
contrler l`execution des activites mises en ouvre dans le cadre du Projet. L`UCP est basee a
Yaounde.

Les principales Ionctions de l`UCP sont de :

preciser les modalites de mise en ouvre du Projet,
elaborer les PTBA avec l`etroite collaboration des beneIiciaires.
coordonner la mise en ouvre des composantes et le travail des partenaires executant les
activites sur le terrain,
preparer les termes de reIerence, cahier de charges, dossiers d`appel d`oIIres, dossiers de
projet et dossiers de consultations restreintes,
depouiller les appels d`oIIres et selectionner les operateurs partenaires,
preparer puis signer les contrats avec les diverses organisations partenaires selectionnees,
superviser l`execution physique et Iinanciere des contrats, et regler les prestataires,
apporter les appuis et conseils necessaires aux partenaires charges d`executer les activites
pour Iaciliter leur travail et ameliorer leur perIormance,
tenir la comptabilite generale, analytique et budgetaire du Projet,
assurer la gestion du Ionds FIDA et des Ionds de Contrepartie,
preparer les Demandes de Retrait de Fonds (DRF),
mettre en ouvre le contrle Iinancier et de gestion du Projet,
eIIectuer le suivi -evaluation interne des activites du Projet,
rediger les rapports semestriels et annuels d`avancement du Projet : rapports techniques,
Iinanciers et de suivi -evaluation,
en concertation avec les operateurs partenaires, participer a l`inIormation et a la
sensibilisation des beneIiciaires potentiels sur les objectiIs, la strategie d`intervention et
les modalites de participation au Projet,
assurer le suivi et le contrle de la realisation des activites de terrain executees par les
operateurs partenaires,
etablir et maintenir d`etroites relations avec les structures administratives, les collectivites
territoriales, les organisations privees et les autres acteurs de developpement du monde
rural interesses au Projet aux niveaux departemental et local.

L`organisation de l`UCP est representee dans l`organigramme ci-apres :



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PRESENTATION DU PRO1ET

Description des Postes

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Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

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19

L`UCP est dirigee par un Coordonnateur et comprend :

- 1 Responsable AdministratiI et Financier,
- 1 Responsable de la Cellule Suivi -Evaluation,
- 1 Responsable de la MicroIiance,
- 1 Assistant MicroIinance,
- 1 Assistant de Direction,
- 1 Agent AdministratiI,
- 1 Comptable,
- 1 Secretaire,
- 1 standardiste,
- 1 agent de liaison,
- 4 chauIIeurs,
- 1 Technicien de surIace,
- 2 gardiens.




Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

20

MANUEL DES PROCEDURES


PRESENTATION DU PRO1ET

Description des Postes

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


















II.2.3.2 Description des postes





Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

21
DESCRIPTION DE POSTE

Titulaire du poste :
PPMF
Titre : Coordonnateur du Projet CODE :
Superieur Hierarchique direct : President du Comite de Suivi
du Projet
Remplaants: RMF/RAF
Date de mise a jour : Novembre 2002 Nombre d`agents sous sa responsabilite : Folio : 1/2

1. Rle

Il assure, sous l`autorite du DCEFE du MINFI, la planiIication, l`organisation, la coordination, le contrle
et la mise en oeuvre de l`ensemble des activites du Projet.

2. Activits et tches du poste

Activits et tches

- Coordonner l`execution de l`ensemble des activites du projet en relation avec les diIIerents
partenaires,
- Gerer les contributions Iinancieres exterieures et celles du gouvernement,
- Gerer les contributions des structures beneIiciaires du projet,
- Elaborer les protocoles d`accord, conventions et contrats entre le Projet et les partenaires
prestataires de services pour le compte du Projet,
- Coordonner et superviser la preparation des PTBA,
- Assurer la bonne execution des composantes du projet selon le planning etabli,
- Tenir la comptabilite du projet,
- Assurer l`acquisition de Iournitures et materiels pour les besoins du projet et des Etablissements de
MicroIinance,
- Developper des strategies de matrise et de renIorcement des reseaux de MicroIinance,
- Preparer les dossiers d`appel d`oIIres pour les travaux et l`acquisition des equipements,
- Preparer et organiser les ateliers de Iormation,
- DeIinir les conditions d`eligibilite des EMF au projet,
- Superviser la preparation des rapports d`activites semestriels et annuels du Projet, des rapports
d`evaluation et des rapports Iinanciers par le personnel de l`UCP ainsi que leur transmission en
temps voulu au CSP, au MINFI et au FIDA,
- appuyer les missions d`appui technique et de supervision du Projet et s`assure de la mise en ouvre
de leurs recommandations.



Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

22
DESCRIPTION DE POSTE

Titulaire du poste :
PPMF
Titre : Coordonnateur du Projet CODE :
Superieur Hierarchique direct : President du Comite de Suivi
du Projet
Remplaants: RMF/RAF
Date de mise a jour : Novembre 2002 Nombre d`agents sous sa responsabilite : Folio : 2/2

3. Documents

3.1. Documents reus au poste de travail
Programme Annuel d`Activites et le Budget annuel; Correspondance de l`exterieur pour les diIIerents
echanges; Dossier DRF pour approbation; Dossier passation des marches;
Rapport d`activite des cadres; Rapport Iinancier ; Rapport de l`etat d`avancement de la passation des
marches; Aides memoire de supervision; Rapports d`audit, Comptes rendus de reunions; etc.

3.2. Documents produits au poste de travail
Notes de service; Lettres pour notiIication, inIormation, avertissement, reponse, accompagnement, relance,
etc.;Documentation necessaire pour les missions de supervision et d`evaluation ; etc.

1. Rapports produits au poste

Nature
Rapports periodiques; Rapports d`activite ; etc.

5. Relations l`intrieur

Avec l`Assistante de Direction pour Iiltrer le courrier, les appels et les visites pour transmettre les
ordres et assurer la supervision.
Avec le Responsable AdministratiI et Financier pour le operations Iinancieres, comptable et
Administratives
Avec le Responsable du Suivi Evaluation pour le suivi d`execution et l`evaluation des resultats
obtenus (rapports de suivi evaluation).
Avec le Responsable de la MicroIinance pour les activites de MicroIinance.

6. Relations avec l`extrieur

Avec le Comite de Suivi du Projet pour l`approbation des programmes de travail et des budgets
annuels et de l`examen des resultats.
Avec la Direction des Contrles Economiques et des Finances Exterieures pour le suivi evaluation
externe du projet
Avec les Bailleurs de Ionds pour toute question de strategie, de programmation et de budget, de
developpement.
Avec les organismes representatiIs du secteur de la MicroIinance associations et groupement
proIessionnels, organismes regionaux ou nationaux, etc..) aIin de participer aux seminaires et
autres rencontres importantes pour le secteur.
Avec les auditeurs, experts et conseils exterieurs : pour conIier des travaux a realiser





Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

23

DESCRIPTION DE POSTE

Titulaire du poste :
PPMF
Titre : Responsable Suivi valuation CODE :
Superieur Hierarchique direct : Coordonnateur Remplaant :
Date de mise a jour : Novembre 2002 Nombre d`agent sous sa responsabilite : Folio :1 /2

1. Rle

Sous l`autorite du Coordonnateur du Projet, le Responsable Suivi Evaluation est charge de Iournir des
inIormations qualitatives et quantitative sur l`execution du Projet.

2. Activits et tches du poste

Activits et tches

- DeIinir les criteres de base d`evaluation de perIormance des le debut du projet,
- preciser les indicateurs cles de suivi-evaluation en Ionction de la strategie et des objectiIs du
Projet,
- rediger les termes de reIerence des etudes et preparer les contrats des partenaires pour les
etudes et le suivi-evaluation,
- identiIier les partenaires pouvant intervenir pour la mise en ouvre du suivi-evaluation du
Projet et evaluer leurs capacites,
- participer au choix des partenaires pour l`execution du suivi-evaluation,
- suivre l`execution des contrats avec les partenaires pour les etudes et le suivi-evaluation,
- Participer a la preparation des programmes de travail et des budgets annuels,
- Rediger les rapports de suivi du projet
- Proposer les mesures de reIormes a envisager en Ionction des resultats obtenus par le Projet,
- superviser le suivi et l`evaluation de l`ensemble des activites du Projet,
- animer la revision et l`actualisation periodique du cadre logique du Projet, selon une
approche participative impliquant tous les cadres de l`UCP,
- assister les cadres de l`UCP (responsables techniques) dans le suivi de leurs activites
respectives,
- concevoir l`ensemble des Iiches de suivi des activites des operateurs partenaires puis
collecter, traiter et analyser les inIormations provenant de ces Iiches de suivi,
- recueillir periodiquement au moyen des enqutes et visites de terrain, les autres inIormations
necessaires pour le suivi de l`ensemble des activites,
- s`assurer de la reception en temps utiles des rapports d`activites des operateurs partenaires,
-












Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

24

DESCRIPTION DE FONCTION

Titulaire du poste :
PPMF
Titre : Responsable Suivi valuation CODE :
Superieur Hierarchique direct : Coordonnateur du Projet Remplaant :
Date de mise a jour : Novembre 2002 Nombre d`agent sous sa responsabilite : Folio : 2/2

Activits et tches

- realiser l`interpretation socio-economique des indicateurs de suivi par rapport aux objectiIs du
Projet et evaluer l`impact du Projet,
- rediger les rapports de synthese trimestriels et annuels de suivi-evaluation,
- diIIuser les resultats du suivi-evaluation aux beneIiciaires et aux partenaires,
- eIIectuer de Irequentes visites de terrain pour le suivi et l`evaluation des operateurs
partenaires,
- participer aux visites de terrain des missions techniques d`appui et des missions de
supervision du Projet.


3. Documents

3.1. Documents reus au poste de travail
Rapports dactivite des EMF,
Rapports financiers
Etc.

3.2. Documents produits au poste de travail
Fiches de collecte des donnees necessaires au suivi-evaluation
Etc.

4. Rapports produits au poste

Nature

Rapports de suivi periodiques, Etc.

5. Relations l`intrieur

Avec le Coordonnateur du projet pour rendre compte.


Avec les autres cadres de la cellule pour le suivi et l`evaluation de leurs activites

6. Relations avec l`extrieur

Avec les Etablissements de MicroIinance, les experts et consultants pour le suivi des activites et les
etudes demandees par le Projet.


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

25

DESCRIPTION DE POSTE

Titulaire du poste : Responsable MicroIinance
PPMF
Titre : Responsable Microfinance CODE :
Superieur Hierarchique direct : Coordonnateur du Projet Remplaant : Assistant MF
Date de mise a jour : Novembre 2002 Nombre d`agent sous sa responsabilite : Folio : 1/2

1. Rle

Sous l`autorite du Coordonnateur du Projet, le Responsable MicroIinance est responsable des activites
de MicroIinance dans le suivi technique du Projet.

2. Activits et tches du poste

Activits et tches
- Evaluer les besoins des Etablissements de MicroIinance (EMF),
- Rechercher les ressources a mme de satisIaire lesdits besoins,
- DeIinir de Iaon precise les champs d`intervention et les interIaces entre les diIIerents
Etablissements de MicroIinance,
- Assurer la planiIication, l`organisation et la coordination des activites des diIIerents
Etablissements de MicroIinance,
- Etablir les contrats et les justiIier aupres de la Coordination du Projet,
- Elaborer les dossiers d`appels d`oIIres et proceder a l`analyse technique des oIIres,
- Elaborer les strategies de renIorcement des reseaux existants,
- Evaluer la qualite des prestations et le resultat des actions realisees.


3. Documents

3.1. Documents reus au poste de travail
Les rapports dactivite des EMF,
Etc.

3.2. Documents produits au poste de travail
.

1. Rapports produits au poste

Nature
Rapports de suivi des activites, programme de formation
Etc.

2. Relations l`intrieur

Avec le Coordonnateur pour rendre compte.


Avec les autres cadres de l`UCP dans le cadre de la collaboration.





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DESCRIPTION DE POSTE

Titulaire du poste : Responsable MicroIinance
PPMF
Titre :Responsable Microfinance CODE :
Superieur Hierarchique direct : Coordonnateur du Projet Remplaant : Assistant MF
Date de mise a jour : Novembre 2002 Nombre d`agent sous sa responsabilite :1 Folio : 2/2


3. Relations avec l`extrieur

Avec les Etablissements de MicroIinance, les experts et consultants pour le suivi des contrats de travaux
et etudes.




Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

27

DESCRIPTION DE POSTE

Titulaire du poste : Assistant MicroIinance
PPMF
Titre : Assistant RMF CODE :
Superieur Hierarchique direct : Responsable MicroIinance Remplaant :
Date de mise a jour : Novembre 2002 Nombre d`agent sous sa responsabilite : Folio : 1/2

1. Rle

Sous l`autorite du Responsable MicroIinance, il l`assiste dans l`execution des activites de
MicroIinance du Projet.

2. Activits et tches du poste

Activits et tches
Il execute sous la direction et le contrle du responsable de la section les operations de :

- Evaluation des besoins des Etablissements de MicroIinance (EMF),
- Recherche des ressources a mme de satisIaire lesdits besoins,
- DeIinition de Iaon precise les champs d`intervention et les interIaces entre les diIIerents
Etablissements de MicroIinance,
- planiIication, organisation et coordination des activites des diIIerents Etablissements de
MicroIinance,
- Redaction des contrats,
- Elaboration des dossiers d`appels d`oIIres et analyse technique des oIIres,
- Elaboration des strategies de renIorcement des reseaux existants,
- Evaluation de la qualite des prestations et du resultat des actions realisees.


3. Documents

3.1. Documents reus au poste de travail
Les rapports dactivite des EMF,
Etc.

3.2. Documents produits au poste de travail
.

4. Rapports produits au poste

Nature
Rapports de suivi des activites
Etc.

5. Relations l`intrieur

Avec le Responsable de MicroIinance et le Coordonnateur du Projet pour rendre compte.


Avec les autres cadres de l`UCP dans le cadre de la collaboration.



Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

28
DESCRIPTION DE POSTE

Titulaire du poste : Assistant MicroIinance
PPMF
Titre :Assistant RMF CODE :
Superieur Hierarchique direct : Responsable MicroIinance Remplaant :
Date de mise a jour : Novembre 2002 Nombre d`agent sous sa responsabilite : Folio : 2/2


6. Relations avec l`extrieur

Avec les Etablissements de MicroIinance, les experts et consultants pour le suivi des contrats de travaux
et etudes.



Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

29

DESCRIPTION DE POSTE

Titulaire du poste :
PPMF Titre : Responsable Administratif et
Financier
CODE :
Superieur Hierarchique direct : Coordonnateur du Projet Remplaant :
Date de mise a jour : Novembre 2002 Nombre d`agents sous sa responsabilite : Folio : 1/3

1. Rle

Sous la responsabilite du Coordonnateur du Projet, le Responsable AdministratiI et Financier est
charge de la gestion administrative, Iinanciere et comptable du PPMF.

2. Activits et tches du poste

Activits et tches
Assure la gestion administrative
Veille a l`application des procedures administratives, Iinancieres et comptables,
Participe a la preparation des budgets,
EIIectue le suivi d`execution des budgets,
Prepare les demandes de retrait de Ionds,
Veille au deblocage des Ionds de contrepartie,
Tient a jour le Iichier des immobilisations,
Prepare les rapports de suivi Iinancier periodiques.

Assure la gestion du personnel
Veille a la tenue a jour des dossiers du personnel,
Prepare les bulletins de paye,
Paye les salaires.

Gere les relations avec les Iournisseurs
Passe les commandes aupres des Iournisseurs et eIIectue le suivi,
Participe a la reception des commandes,
CertiIie et liquide les Iactures ainsi que les decomptes,
Prepare les cheques et autres moyens de reglement,
Paye les Iournisseurs,
Prepare les operations de passation des marches



Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

30

DESCRIPTION DE POSTE

Titulaire du poste :
PPMF Titre : Responsable Administratif et
Financier
CODE :
Superieur Hierarchique direct : Coordonnateur du Projet Remplaant :
Date de mise a jour : Novembre 2002 Nombre d`agent sous sa responsabilite : Folio : 2/3

Activits et tches
Gere la tresorerie
Veille a l`approvisionnement regulier des comptes bancaires,
EIIectue les rapprochements bancaires mensuels.

Supervise le travail du comptable
Contrle les brouillards de saisie transmis par le comptable,
Veille a la tenue a jour de la comptabilite,
EIIectue les travaux d`inventaire comptable,
Prepare les etats Iinanciers pour l`audit.

Collabore avec les missions de supervision et d`audit.



3. Documents

3.1. Documents reus au poste de travail
Factures de Iournisseur et de prestataire ;
Contrats ;
Dossier FRF ;
Dossier DPD ;
Correspondance ;
Etat de paie
Livre de paie ;
Cheque ;
Ordre de virement ;
Ordre de paiement
Dossier de reglement ;
Echeancier
Documents comptables












Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

31

DESCRIPTION DE POSTE

Titulaire du poste :
PPMF Titre : Responsable Administratif et
Financier
CODE :
Superieur Hierarchique direct : Coordonnateur du Projet Remplaant :
Date de mise a jour : Novembre 2002 Nombre d`agent sous sa responsabilite : Folio : 3/3

3.2. Documents produits au poste de travail
Budgets annuels,
Dossiers de passation des marches,
Bons de commande ou lettre de passation de marche, bons de livraison,
Document de paiement,
Situation de tresorerie,
Etats Iinanciers, etc.

4. Rapports produits au poste

Nature
Rapports Iinanciers trimestriels,
Etats Iinanciers pour l`audit,
etc..

5. Relations l`intrieur

Avec le Coordonnateur a qui il rend compte,
Avec les autres cadres pour les assister sur les questions Iinancieres et recevoir d`eux les
inIormations et les conseils dans leurs domaines respectiIs,
Avec le comptable pour l`encadrement et la supervision.

6. Relations avec l`extrieur

Avec les banques, assurances, Iournisseurs, prestataires, Bailleurs de Ionds, ainsi que les
administrations publiques dans le cadre de son travail,

Avec les auditeurs, les experts Iinanciers et conseillers juridiques pour toute question dans
leurs domaines de competence.



Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

32

DESCRIPTION DE POSTE

Titulaire du poste :
PPMF
Titre : Comptable CODE :
Superieur Hierarchique direct : Responsable AdministratiI et
Financier
Remplaant :
Date de mise a jour : Novembre 2002 Nombre d`agent sous sa responsabilite : Folio : 1/2

1. Rle

Sous la responsabilite du Responsable AdministratiI et Financier, le Comptable eIIectue les travaux
de saisie des pieces comptables ainsi que toute autre tche conIiee par son superieur hierarchique.

2. Activits et tches du poste

Activits et tches

- Assure la tenue a jour de la comptabilite,
- EIIectue la saisie des pieces comptables dans le logiciel,
- Classe les documents comptables,
- EIIectue les paiements ( remise de cheques ),
- EIIectue la paie du personnel,
- Tient a jour le Iichier des immobilisations,
- Contribue a la preparation des DRF,
- Contribue a la preparation des DPD,
- Contribue a la preparation des dossiers d`appels d`oIIres,
- Contribue a la preparation des rapports de suivi Iinancier,
- Prepare les bons de commande,
- Execute toute autre tche a la demande de son superieur hierarchique.

3. Documents

3.1. Documents reus au poste de travail
Pieces comptables imputees pour la saisie,
Bon de livraison,
Cheques a remettre aux Iournisseurs.

3.2. Documents produits au poste de travail
Brouillards de saisie,
Journaux comptables,
Balance generale et auxiliaire,
Grand livre general et auxiliaire des comptes,
Registre des marches,
Registre des commandes,
Bulletins de paye.






Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

33
DESCRIPTION DE POSTE

Titulaire du poste :
PPMF
Titre : Comptable CODE :
Superieur Hierarchique direct : Responsable AdministratiI et
Financier
Remplaant :
Date de mise a jour : Novembre 2002 Nombre d`agent sous sa responsabilite : Folio : 2/2

4. Rapports produits au poste

Nature
Etats Iinanciers interimaires et annuels


5. Relation avec l`intrieur

Avec le RAF pour lui rendre compte.

6. Relation avec l`extrieur

Avec les Iournisseurs pour la remise des bons de commandes, la reception des livraisons et la remise des
cheques de reglement des Iactures.




Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

34

DESCRIPTION DE POSTE

Titulaire du poste :
PPMF
Titre : Assistante de Direction CODE :
Superieur Hierarchique direct : Coordonnateur Remplaant :
Date de mise a jour : Novembre 2002 Nombre d`agent sous sa responsabilite : Folio : 1/1

1. Rle

Assister le Coordonnateur du Projet et assurer le secretariat administratiI.

2. Activits et tches du poste

Activits et tches
- Gestion de l'emploi du temps du Coordonnateur du Projet,.
- Accueil des visiteurs,
- Enregistrement de courrier arrivee et depart (correspondances, Iactures et autres),
- Dactylographie et expedition des courriers depart,
- Preparation des ordres de mission,
- Redaction des comptes rendus de reunion,
- Classement des documents administratiIs.

3. Documents

3.1. Documents reus au poste de travail
Tous les documents venant de lexterieur ,
Tous les documents venant des agents du PPMF et adresses au Coordonnateur du profet,
Tous les document du Coordonnateur du profet.

3.2. Documents produits au poste de travail
Correspondances ,
Comptes rendus de reunion ,
Ordres de mission.

4 Rapports produits au poste

Nature
Comptes rendus de reunion.

5 Relations l`intrieur

Avec le Coordonnateur du Projet : pour prendre les ordres et instructions et pour rendre compte.
Avec le reste du personnel pour servir d`intermediaire aupres du Coordonnateur du Projet

6 Relations avec l`extrieur
Avec les visiteurs pour les introduire ou pour les renseigner.




Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

35
DESCRIPTION DE POSTE

Titulaire du poste : Secretaire
PPMF
Titre : Pool Secrtariat CODE :
Superieur Hierarchique direct : Responsable AdministratiI et
Financier
Remplaant : Secretaire
Standardiste
Date de mise a jour : Novembre 2002 Nombre d`agent sous sa responsabilite : Folio : 1/1

1. Rle

Sous la responsabilite du Responsable AdministratiI et Financier, Le pool Secretariat assure le
secretariat pour le compte des cadres du Projet.

2. Activits et tches du poste

Activits et tches
- Accueil des visiteurs,
- Distribution du courrier aux beneIiciaires a l`interieur de l`UCP,
- Enregistrement de courrier arrivee et depart (correspondances, Iactures et autres),
- Dactylographie des courriers et autres documents,
- Preparation des ordres de mission,
- Redaction des comptes rendus de reunion ou rapports de mission,
- Classement des documents administratiIs,
- Gestion de la petite caisse et elaboration des rapports de caisse,
- Toute autre tche conIiee par les agents du projet.


3. Documents

3.1. Documents reus au poste de travail
Tout document ou courrier remis par les agents du Profet pour dactvlographie

3.2. Documents produits au poste de travail
Correspondances,Comptes rendus de reunion ,Etc.

4. Rapports produits au poste

Nature
Neant

5. Relations l`intrieur
Avec le Responsable AdministratiI et Financier pour rendre compte.
Collabore avec les autres membres du projet.

6 Relations avec l`extrieur
Avec les visiteurs pour les introduire ou pour les renseigner.



Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

36
DESCRIPTION DE POSTE

Titulaire du poste : Secretaire Standardiste
PPMF
Titre :Pool secrtariat CODE :
Superieur Hierarchique direct : Responsable AdministratiI et
Financier
Remplaant :
Date de mise a jour : Novembre 2002 Nombre d`agent sous sa responsabilite : Folio : 1/1

1. Rle

Sous la Responsabilite du Responsable AdministratiI et Financier, le Standardiste gere les appels
telephoniques et apporte un appui a la Secretaire du Pool.

2. Activits et tches du poste

Activits et tches
- Reoit les appels provenant de l`exterieur
- Emet les appels demandes par le personnel du projet
- Veille au bon Ionctionnement du telephone et de ses accessoires
- Gere le registre des appels emis
- Execute tout autres travaux de secretariat a la demande
- Assure l`interim de la secretaire du Pool
-

3. Documents

3.1. Documents reus au poste de travail
Tout document ou courrier remis par les agents du Profet pour dactvlographie

3.2. Documents produits au poste de travail
Correspondances ,
Registre des appels emis
Etc.

4 Rapports produits au poste

Nature
Rapport des appels emis


5 Relations l`intrieur

Avec le RAF pour rendre compte.


Collabore avec les autres membres du projet

6 Relations avec l`extrieur
Receptionne et emet les appels telephoniques
Avec les visiteurs pour les introduire ou pour les renseigner.


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

37
DESCRIPTION DE POSTE

Titulaire du poste :
PPMF
Titre :Agent Administratif CODE :
Superieur Hierarchique direct : Responsable AdministratiI et
Financier
Remplaant :
Date de mise a jour : Novembre 2002 Nombre d`agent sous sa responsabilite : Folio : 1/1

1. Rle

L`agent de liaison exerce, sous le contrle du Responsable AdministratiI et Financier, les Ionctions de
Coursier. Il est rattache au secretariat du Coordonnateur et est charge notamment de :

2. Activits et tches du poste

Activits et tches
la Transmission et la recuperation du courrier,
la reprographie des documents,
la gestion du photocopieur,
l`accomplissement de toutes autres tches que le Coordonnateur du projet juge utile de lui
conIier,
l`accomplissement de toutes autres tches que les cadres du projet jugent utile de lui conIier.


3. Documents

3.1. Documents reus au poste de travail
Tout document a lui confier dans le cadre de sa fonction

3.2. Documents produits au poste de travail
Neant.

4 Rapports produits au poste

Nature
Neant

5 Relations l`intrieur

Avec l`ensemble du personnel pour les courses et autres tches compatibles avec sa Ionction.

6. Relations avec l`extrieur

Transmission de documents.


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

38

DESCRIPTION DE POSTE

Titulaire du poste :
PPMF
Titre :Chauffeurs CODE :
Superieur Hierarchique direct : Responsable AdministratiI et
Financier
Remplaant :
Date de mise a jour : Novembre 2002 Nombre d`agent sous sa responsabilite : Folio : 1/1

1. Rle

Les chauIIeurs s`occupent de l`entretien et de la conduite des vehicules du projet.

2. Activits et tches du poste

Activits et tches
veiller au bon Ionctionnement des vehicules,
veiller a maintenir les vehicules propre,
mettre a jour le livret de bord,
suivre le operations d`entretien general des vehicules,
suivre les operations de reparation des vehicules,
veriIier et inIormer le RAF des echeances des documents d`assurance et des dates de revision
des vehicules.


3. Documents

3.1. Documents reus au poste de travail
neant

3.2. Documents produits au poste de travail
Livrets de bord vehicule.

4 Rapports produits au poste

Nature
Neant

5 Relations l`intrieur

Avec l`ensemble du personnel pour les courses et autres tches compatibles avec leur Ionction.

6. Relations avec l`extrieur
Garagistes, Iournisseurs de pieces detachees, etc.



Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

39

DESCRIPTION DE POSTE

Titulaire du poste :
PPMF
Titre :Gardiens CODE :
Superieur Hierarchique direct : Responsable AdministratiI et
Financier
Remplaant :
Date de mise a jour : Novembre 2002 Nombre d`agent sous sa responsabilite : Folio : 1/1

1. Rle

Les gardiens veillent a la securite des locaux et de leur contenu.

2. Activits et tches du poste

Activits et tches
veiller a la securite des biens et du personnel du Projet au sein des locaux du siege,
contrler les entrees et sorties des bureaux,
accueillir les visiteurs et les orienter vers les services de secretariat du projet (CP et Pool
secretariat),
s`assurer que tous les bureaux sont Iermes en l`absence de leurs occupants.


3. Documents

3.1. Documents reus au poste de travail
neant

3.2. Documents produits au poste de travail
Neant

4 Rapports produits au poste

Nature
Neant

5 Relations l`intrieur

Avec le RAF pour rendre compte.



6. Relations avec l`extrieur
Filtrage des acces aux locaux.



Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

40

DESCRIPTION DE POSTE

Titulaire du poste :
PPMF
Titre :Technicien de surface CODE :
Superieur Hierarchique direct : Responsable AdministratiI et
Financier
Remplaant :
Date de mise a jour : Novembre 2002 Nombre d`agent sous sa responsabilite : Folio : 1/1

1. Rle

Veiller a la proprete et a l`entretien des locaux.

2. Activits et tches du poste

Activits et tches
veiller a la proprete des locaux (bureaux et salles communes),
vider les corbeilles a papier,
balayer les bureaux et tous les espaces attribues a l`UCP,
depoussierer le materiel et mobilier de bureau,
nettoyer les vitres Ientres des bureaux,
la gestion des produits et materiel d`entretien mis a disposition par le RAF.


3. Documents

3.1. Documents reus au poste de travail
neant

3.2. Documents produits au poste de travail
Neant

4 Rapports produits au poste

Nature
Neant

5 Relations l`intrieur

Avec le RAF pour rendre compte.



6. Relations avec l`extrieur
Neant.

MANUEL DES PROCEDURES


PRESENTATION DU PRO1ET

Organisation et Gestion du Projet

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

41
II.2.4 EXECUTION DU PRO1ET

Le Projet n'execute pas directement les activites mais utilise les competences techniques
disponibles au sein des operateurs prives, associatiIs et publics, qui sont charges de
l'execution proprement dite des activites du Projet sur le terrain.

La composante Professionnalisation et developpement EMF : Les activites mises en
ouvre dans cette composante s`executeront dans le cadre des sous-composantes
suivantes :

ProIessionnalisation des EMF :
Par la Iormation des Iormateurs, des gerants et des agents des EMF, ainsi que des
membres des organes de gestion et de suivi des EMF existantes,
Par l`apport d`une assistance et d`un soutien logistique en vue de reorganiser et de
renIorcer les EMF et les reseaux d`EMF existants,
Par le soutien logistique a la creation d`un centre de ressources au sein de l`un des
reseaux existants et la remise en etat de locaux de IMF en vue de renIorcer leur
capacite.

Extension des reseaux d`IMF en zone rurale :
Cette sous-composante sera realisee dans les regions ou il existe de bonnes perspectives de
complementarite avec les activites de developpement rural et agricole

Emergence de structures innovantes

Cette composante prevoit un appui aux reseaux d`EMF qui proposent des solutions
novatrices en Iaveur des populations pauvres et des Iemmes.
Par l`appui a la remise en etat des locaux
Par la Iourniture d`une assistance technique a la conception et a la mise en ouvre de
nouveau systeme de gestion
Par la Iormation du personnel et des elus des diIIerentes instances
Par l`apport d`une assistance Iinanciere

La Composante Recherche et action . Le projet apportera son appui a la recherche
dans le domaine de la microIinance avec d`autres unites de recherche, universite, centres de
recherches, et avec un operateur de recherche action, identiIie par le projet, eventuellement
Iorme a cet eIIet. Il apportera egalement un appui a travers des contrats avec des reseaux
d`EMF actiIs au Cameroun.

La composante Appui institutionnel , Cette composante a pour objet d`appuyer les
structures de l`Etat ayant en charge des actions a mener dans le domaine de la microIinance.


MANUEL DES PROCEDURES


PRESENTATION DU PRO1ET

Organisation et Gestion du Projet

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

42
La composante ''Coordination du Projet'' ; cette composante a pour objet de gerer les
activites et les ressources du projet. Elle prevoit une assistance Iinanciere pour :
la mise en place de l`UCP autonome placee sous la tutelle du MINFI, chargee de
coordonner la mise en ouvre du Projet, de superviser et de contrler les operateurs
partenaires sous-traitant les activites de terrain, et de gerer les Ionds du Projet et de
prt,
le recrutement du personnel de l`UCP et la mise a leur disposition des moyens de
travail necessaires.


MANUEL DES PROCEDURES


SYSTEME D`INFORMATION



REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 43
43



















PARTIE III : SYSTEME D`INFORMATION DE GESTION FINANCIERE ET
COMPTABLE





MANUEL DES PROCEDURES


SYSTEME D`INFORMATION



REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 44
44
III.1 OB1ECTIFS DU SYSTEME D'INFORMATION COMPTABLE

Le systeme d'inIormation comptable permet de tenir la comptabilite de projet suivant les
normes de l`OHADA et de Iournir les inIormations necessaires sur les cots de realisation des
activites. De Iaon speciIique ses Ionctions prennent en compte :

- La tenue dune comptabilite en partie double, en conformite avec les principes comptables
internationaux generalement admis (normes IASC) ,
- Lenregistrement et le suivi de toutes les operations comptables et de tous les
engagements,
- La tenue dune comptabilite generale, auxiliaire et analvtique entierement integree avec
les modules de controle budgetaire et de suivi des immobilisations ,
- Letablissement automatique des etats financiers de fin dannee (tableau emplois
ressources, bilan, situation de tresorerie, .) ,
- Le suivi des depenses par source de financement et notamment le suivi des financements
exterieurs en plusieurs monnaies (monnaie locale, DTS, Dollars, .) ,
- Le suivi des conventions de financement permettant de connaitre, a tout moment, la
situation de chaque categorie de lAccord de Prt ,
- La preparation automatique a partir de la comptabilite generale, des Demandes de
Retraits de Fonds (DRF) et des Demandes de Paiement Direct (DPD) ,
- Ledition des etats recapitulatifs des depenses sur les formulaires du FIDA ,
- La tenue dun controle budgetaire en temps reel permettant de connaitre a tout moment la
situation par bailleur, composante, nature de depenses, region, etc., (rubriques pouvant
tre combinees entre elles) ,
- Le suivi detaille des couts par composante (comptabilite analvtique) ,
- Le suivi des marches et contrats ,
- Le suivi des immobilisations.

III.2 ORGANISATION ET GESTION DU SYSTEME


III.2.1 Organisation

Le systeme d`inIormation comptable est base sur le logiciel SUCCESS Gestion Financiere qui
repond aux speciIications Ionctionnelles ci-dessus.






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MANUEL DES PROCEDURES


PROCEDURES DE GESTION



REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 46
46















PARTIE IV. PROCEDURES DE GESTION




MANUEL DES PROCEDURES


PROCEDURES DE GESTION



REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 47
47
Cette quatrieme partie du manuel decrit les procedures de gestion administrative, Iinanciere et
comptable applicables au projet.

Les procedures ont ete elaborees en respectant les principes ci-apres :

svsteme dautorisation des transactions financieres,
procedures didentification, de saisie et de traitement exhaustif des operations realisees,
fiabilite et presentation comptable appropriee des informations relatives a ces operations,
fustification et evaluation reguliere des informations,
mesures de securite et de protection des actifs.

Chaque procedure est decrite selon la methodologie du "Playscript" expliquant le deroulement
sequentiel de chacune des operations contenues dans la procedure. Le plan general adopte
pour la description de la procedure est le suivant :

1. Objet de la procdure,
2. Application de la procdure,
3. Rgles de gestion,
4. Liste des oprations,
5. Description de la procdure.




MANUEL DES PROCEDURES


PROCEDURES DE GESTION

Index des Fonctions

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 48
48



FONCTIONS INDEX


GESTION ADMINISTRATIVE ADM

GESTION FINANCIERE FIN

GESTION COMPTABLE CPT





MANUEL DES PROCEDURES


GESTION ADMINISTRATIVE



REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 49
ADM
49



















GESTION ADMINISTRATIVE





MANUEL DES PROCEDURES


GESTION ADMINISTRATIVE

Index des Sous-Fonctions

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 50
ADM
50



SOUS - FONCTIONS INDEX


GESTION DU PERSONNEL ADM-1

GESTION DES ACHATS ADM-2

GESTION DU COURRIER ADM-3

SUIVI DES IMMOBILISATIONS ET DES VEHICULES ADM-4



MANUEL DES PROCEDURES


GESTION DU PERSONNEL



REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 51
ADM-1
51



















GESTION DU PERSONNEL



MANUEL DES PROCEDURES


GESTION DU PERSONNEL

Index des Procdures

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 52
ADM-1
52



PROCEDURES INDEX


Recrutement ADM-11

Absences ADM-12

Conges ADM-13

Rupture du contrat de travail ADM-14

Salaires ADM-15

Missions ADM-16

Evaluation du Personnel ADM-17






MANUEL DES PROCEDURES


GESTION DU PERSONNEL

Recrutement

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 53
ADM-11
53

1. OBJET DE LA PROCEDURE

Recruter le personnel de l`UCP dans le respect des dispositions de l'Accord de Prt et de la
legislation Camerounaise.

2. APPLICATION

La procedure s'applique pour le recrutement d'un agent au sein de l`UCP.

3. REGLES DE GESTION

Le recrutement du personnel se Iera selon les dispositions des conventions de Iinancement
notamment de l'Accord de Prt. Aussi, les Responsables du projet veilleront-ils a recueillir
au prealable l`avis du FIDA et de l`Institution cooperante.

Le personnel de la direction de l`UCP a un statut de contractuel.

Le personnel beneIicie d`un contrat d`assurance contre les risques de maladie et
d`accident selon la reglementation en vigueur en matiere de droit du travail souscrit par
l`Emprunteur.

Les contrats sont geres par Le Comptable sous la responsabilite du Responsable
AdministratiI et Financier.

Apres signature, les contrats sont saisis dans le logiciel.

Le Comptable a la responsabilite de la gestion des dossiers du personnel sous la
supervision du Responsable AdministratiI et Financier.

Chaque agent a un dossier tenu par Le Comptable. Ce dossier comprend :
Le contrat ,
Tous les documents administratifs de lagent ,
Les evaluations trimestrielles et annuelles ,
Etc...







MANUEL DES PROCEDURES


GESTION DU PERSONNEL

Absences

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 54
ADM-12
54
Absences

1. OBJET DE LA PROCEDURE

Reglementer les autorisations d`absence du personnel.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procedure s`applique a ordre de paiement d`un agent devant s`absenter du service pour
diverses raisons.

3. REGLES DE GESTION

Pour les autorisations d'absence, il sera Iait reIerence a la Convention collective
interproIessionnelle, en ce qui concerne le nombre de jours a accorder au travailleur a
l'occasion d'evenements Iamiliaux tels que:

deces du confoint, du pere, de la mere ou dun enfant du travailleur (3 fours),
mariage du travailleur (3 fours),
mariage dun enfant, dun frere, dune sur (2 fours),
naissance au fover (3 fours).

Ces autorisations d'absence ci-dessus sont automatiques et prescrites dans les 30 jours.
Elles sont accordees au travailleur sans retenue sur salaire ou sans deduction du conge
annuel dans une limite de 10 jours.

En dehors des cas ci-dessus enumeres, des autorisations d'absence peuvent tre accordees
au travailleur pour convenance personnelle dans la limite de 10 jours par an et deductibles
des conges annuels de l`agent.

Dans le cas d`une absence sans autorisation prealable, il sera procede a une reduction
proportionnelle de son salaire et de son conge annuel.

Toute absence non autorisee entrane systematiquement des sanctions disciplinaires.

Les autorisations d`absence sont accordees par le responsable hierarchique. Les absences
de plus de trois jours non prevues par la convention collective doivent tre approuvees par
le Coordonnateur du Projet. Toutes les demandes d`absence doivent tre visees par le
Responsable AdministratiI et Financier qui conserve l`original dans le dossier de
l`interesse pour d`eventuels traitements.




MANUEL DES PROCEDURES


GESTION DU PERSONNEL

Congs

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 55
ADM-13
55

1. OBJET DE LA PROCEDURE

Reglementer les departs en conges du personnel.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procedure s`applique a tout le personnel pour le depart en conges.

3. REGLES DE GESTION

Les conges ordinaires sont regis par les dispositions contenues dans les contrats du personnel.

Autres congs

Conges de maternite
En dehors du conge annuel, la Iemme salariee en etat de grossesse beneIicie d'un conge de
maternite d'une duree de 14 semaines dont 6 avant l'accouchement.

Conges maladie
Pour obtenir un conge maladie ou un renouvellement de conge maladie, l`agent doit produire
un certiIicat medical delivre par un medecin agree.

Conges pour convenance personnelle
Les conges pour convenance personnelle sont accordes a titre exceptionnel en cas de necessite
ou de Iorce majeure sans solde.




MANUEL DES PROCEDURES


GESTION DU PERSONNEL

Rupture du Contrat de Travail

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 56
ADM-14
56
Rupture du contrat de travail

1. OBJET DE LA PROCEDURE

Reglementer les ruptures de contrat de prestations de services.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procedure s`applique a l`occasion de la rupture d`un contrat de travail signe par l`UCP
avec un agent.

3. REGLES DE GESTION

La rupture des contrats de travail conclus entre l`UCP et le Personnel peut intervenir pour
l'une des causes ci-apres :

lexpiration du contrat,
la resiliation,
la demission ou labandon de poste par lagent,
le licenciement,
le deces de lagent.

Expiration du contrat

Les contrats a duree determinee prennent Iin a l'arrivee du terme convenu au moment de la
conclusion.

Le recrutement et la gestion des contrats de travail du Personnel doivent respecter les
dispositions prevues dans les conventions de Iinancement (Accord de Prt).

La rsiliation

La resiliation d'un contrat peut intervenir pour des raisons diverses par exemple au cours de la
periode d'essai, ou en cas de Iaute lourde, en cas d`incompetence averee ou en cas de deces de
l`agent.

SauI en cas de deces de l`agent, la partie qui prend l'initiative de la rupture, doit aviser le
cocontractant par une lettre precisant les motiIs de la rupture et conIormement aux clauses de
resiliation du contrat.

Au moment de son depart du Projet, l`agent doit remettre a l`UCP tous les biens et materiels
mis a sa disposition.

En tout etat de cause, l`agent ne sera libre de tout engagement vis a vis de l`UCP qu'au
moment ou il lui sera remis son certiIicat de travail et un reu pour solde de tout compte.

MANUEL DES PROCEDURES


GESTION DU PERSONNEL

Rupture du Contrat de Travail

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 57
ADM-14
57

La dmission ou l'abandon de poste

Toute absence non justiIiee d'une duree superieure ou egale a dix (10) jours est assimilee a un
abandon de poste.

L`agent a la possibilite de donner sa demission sous reserve du respect de l'obligation du
preavis.

Lorsqu'un agent demissionne de son emploi sans respect du preavis, ou abandonne son poste
de travail, L`UCP se reserve le droit de reclamer a l'interesse l'indemnite compensatrice de
preavis, ou de l'assigner en justice pour reparation du prejudice qui resulterait de cette
demission ou de cet abandon de poste.

Le licenciement

Les droits de licenciement pour les contractuels seront calcules conIormement aux
dispositions de la convention collective interproIessionnelle, lorsque le licenciement est du
Iait de l`UCP

Le dcs de l`agent

En cas de deces d'un agent, le salaire de presence, et les indemnites de toutes natures acquises
a la date du deces reviennent de plein droit a ses heritiers.





MANUEL DES PROCEDURES


GESTION DU PERSONNEL

Salaires

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 58
ADM-15
58

1. OBJET DE LA PROCEDURE

Payer les salaires aux agents de l`UCP.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procedure s'applique mensuellement pour le paiement des salaires des contractuels et des
salaires du personnel detache de la Ionction publique.

3. REGLES DE GESTION

La procedure est mise en ouvre des le 20 du mois par Le Comptable.

Les agents de l`UCP sont classes suivant leur emploi et qualiIication. Le salaire de chaque
agent est determine en Ionction de l`emploi qui lui est attribue au sein de l`UCP. Le
salaire est Iixe au mois pour le personnel permanent.

Les salaires sont payes a la Iin du mois. Le paiement est constate par un bulletin
individuel de paye, qui est redige de maniere a Iaire apparatre clairement les diIIerents
elements de la remuneration, la categorie proIessionnelle, la nature exacte de l'emploi
occupe.

La remuneration est versee soit en espece, soit par cheque, soit par virement bancaire.

Lorsque l`agent en exprime le besoin, un acompte de quinzaine representant le tiers de la
remuneration du mois precedent peut lui tre accorde. Le paiement du salaire tient compte
de l'avance perue.

Les heures supplementaires sont celles accomplies au dela de la duree legale de travail ou
de la duree consideree comme equivalente. Elles donnent lieu a une majoration de salaire
uniquement pour le personnel d`appui et de soutien (Secretaires, ChauIIeurs). Le
personnel de direction (cadres) de l`UCP ne saurait pretendre a la remuneration des heures
supplementaires.

4. LISTE DES OPERATIONS

1. Preparation de la Pave
2. Calcul et edition des bulletins
3. Controle des etats de pave
4. Comptabilisation de la pave
5. Etablissement des cheques et ordres de virement
6. Signature des cheques et ordres de virement
7. Remise des cheques et depot des ordres de virement
8. Paiement des salaires en especes


MANUEL DES PROCEDURES


GESTION DU PERSONNEL

Salaires

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 59
ADM-15
59
5. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE


INTERVENANTS

DESCRIPTION DES TACHES

DOCUMENTS
ET
INTERFACES



Le Comptable





Le Comptable










Le RAF



Le Coordonnateur





Le Comptable



Le Comptable



1. PREPARATION DE LA PAYE

rassemble les elements variables de paye du mois :
. nombre de fours travailles,
. sommes a prelever du salaire (remboursement des
avances),
. etc..

2. CALCUL ET EDITION DES BULLETINS DE PAYE

saisit les elements de paye,
edite le livre de paye du mois, et les bulletins de paye en deux
(2) exemplaires,
prepare les etats de paiement des salaires,
transmet les bulletins, le livre de paye et les etats au
Responsable AdministratiI et Financier.

3. CONTROLE DES BULLETINS ET DES ETATS

contrle les bulletins de paye et les etats,
signe les bulletins de paye et les etats,
transmet les bulletins et les etats signes au Coordonnateur.

contrle les bulletins de paye et les etats,
signe les bulletins de paye et les etats,
transmet le dossier au Comptable.

4. COMPTABILISATION DE LA PAYE

passe les ecritures comptables de paye.

5. PREPARATION DES ORDRES DE PAIEMENT

prepare les cheques et les ordres de paiement,
transmet les ordres de paiement et les bulletins au
Responsable AdministratiI et Financier.

















Bulletins
de pave



Etats de paiement














Ordres
de paiement

MANUEL DES PROCEDURES


GESTION DU PERSONNEL

Salaires

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 60
ADM-15
60

INTERVENANTS

DESCRIPTION DES TACHES

DOCUMENTS
ET
INTERFACES



Le RAF




Le Coordonnateur







Le Directeur General
la CAA






Le Comptable


















6. SIGNATURE DES ORDRES DE PAIEMENT

rapproche les bulletins et les ordres de paiement,
signe les ordres de paiement,
transmet les ordres de virement et les bulletins de paye au
Coordonnateur.

veriIie la signature du Responsable AdministratiI et Financier
sur les ordres de paiement,
rapproche les bulletins et les ordres de paiement,
signe les ordres de paiement,
transmet le dossier a la CAA pour paiement.

7 SIGNATURE DES CHEQUES ET ORDRES DE VIREMENT
PAR LA CAA

reoit le dossier des salaires du personnel de l`UCP
Fait veriIier les elements de paye
signe les cheques et ordres de virement,
retourne les bulletins, cheques et ordres de virement a l`UCP

8. REMISE DES CHEQUES ET DEPOTS DES ORDRES DE
VIREMENT

enregistre les copies des ordres de paiement dans le brouillard
de banque,
prepare les bordereaux de remise de cheques,
remet les cheques aux beneIiciaires contre signature des
bordereaux,
depose les ordres de virement a la banque,
Iait emarger les agents sur les etats de paiement,
distribue au personnel un exemplaire des bulletins de paye,
classe le second exemplaire des bulletins de paye,












Ordres
de paiement




















Bordereau
de remise
de cheques et
ordres de
paiement

MANUEL DES PROCEDURES


GESTION DU PERSONNEL

Salaires

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 61
ADM-15
61

La secretaire








9. PAIEMENT DES SALAIRES EN ESPECES

approvisionne la caisse,
paye les salaires,
Iait emarger les agents payes sur les etats,
remet un exemplaire des bulletins de paye aux agents,
transmet le second exemplaire des bulletins de paye au
comptable pour classement.





MANUEL DES PROCEDURES


GESTION DU PERSONNEL

Missions (Dpart)

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 62
ADM-16
62

1. OBJET DE LA PROCEDURE

Gerer les missions a realiser dans le cadre des activites du projet.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE :

La procedure s`applique pour les missions et concerne le paiement des Irais de mission.

3. REGLES DE GESTION :

Les ordres de mission du personnel de l`UCP sont signes par le Coordonnateur du Projet.
Ceux du Coordonnateur du Projet sont signes par le president du Comite de Suivi du
Projet.

Les missions doivent tre initiees au moins deux semaines avant la date de depart Iixee.

Les Irais de mission comprennent :
les perdiem
le carburant necessaire pour effectuer la mission.

Les Irais de mission sont precises par le bareme en vigueur conIormement a la categorie
des agents et au rapport d`evaluation du Projet.

Pour les missions les perdiems sont evalues et payees a 100 au depart.

La quantite de carburant est Ionction de la distance a parcourir et de la consommation du
vehicule. La totalite du carburant est Iournit a l`agent soit en bons de valeur soit en
especes a justiIier par des reus des stations de vente de produits petroliers.


4. LISTE DES OPERATIONS

1. Preparation de lordre de mission
2. Signature du Coordonnateur
3. Jerification du Responsable Administratif et Financier
4. Fourniture de carburant
5. Etablissement de la fiche de perdiem
6. Paiement des frais de mission



MANUEL DES PROCEDURES


GESTION DU PERSONNEL

Missions (Dpart)

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 63
ADM-16
63
5. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE


INTERVENANTS

DESCRIPTION DES TACHES

DOCUMENTS
ET
INTERFACES


La secretaire















Le Coordonnateur






La Secretaire




Le Responsable
AdministratiI et
Financier


1. PREPARATION DE L`ORDRE DE MISSION

A la demande de l`initiateur de la mission :
prepare l`ordre de mission :
. N de lordre de mission,
. Nom , prenoms et fonction du chef de mission
. Lieu de la mission,
. Dates de depart et de retour,
. Motif,
. N du vehicule,
. Nom et prenoms du chauffeur,
. Noms et prenoms des personnes a bord,

transmet l`ordre de mission au coordonnateur apres
veriIication de l`initiateur de la mission.


2. SIGNATURE DE l`ORDRE DE MISSION

s'assure de l`utilite de la mission,
signe l'ordre de mission,
aIIecte l'ordre de mission au Responsable AdministratiI et
Financier.

enregistre l'ordre de mission,
transmet l'ordre de mission au Responsable AdministratiI et
Financier.

3. VERIFICATION DU RAF

veriIie que l`ordre de mission est signe par le Coordonnateur,
aIIecte l`ordre de mission au Comptable.




Ordre de mission








Ordre de mission





Ordre de mission










Ordre de mission











MANUEL DES PROCEDURES


GESTION DU PERSONNEL

Missions (Dpart)

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 64
ADM-16
64

INTERVENANTS

DESCRIPTION DES TACHES

DOCUMENTS
ET
INTERFACES



Le Comptable





Le Comptable










Le Responsable
AdministratiI et
Financier


Le Coordonnateur





La secretaire




4. FOURNITURE DE CARBURANT

remet le carburant au chauIIeur,
Iait emarger le beneIiciaire dans le registre carburant ,
garde une copie de l`ordre de mission comme piece
justiIicative.

5. ETABLISSEMENT DE LA FICHE PERDIEM

prepare la Iiche perdiem,
. Nom et prenoms,
. Fonction,
. Taux,
. Montant,
. References de la piece didentite,
. Emargement,
transmet la Iiche perdiem l`ordre de mission au Responsable
AdministratiI et Financier.

contrle la conIormite de la Iiche de perdiem avec les
annotations du Coordonnateur,
signe la Iiche perdiem,
transmet la Iiche perdiem et l`ordre de mission au
Coordonnateur,
contrle les documents,
signe la Iiche perdiem,
aIIecte les documents a la secretaire (caissiere).

6. PAIEMENT DES FRAIS DE MISSIONS

paie les Irais de mission contre emargement de la Iiche
perdiem par les beneIiciaires,
classe les pieces.


Registre
Carburant





Rapport de
mission










Fiche de perdiem




Fiche de perdiem










MANUEL DES PROCEDURES


GESTION DU PERSONNEL

Missions (Retour)

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 65
ADM-16
65

1. OBJET DE LA PROCEDURE

Gerer les retour de missions a realiser dans le cadre des activites du projet.


2. APPLICATION DE LA PROCEDURE :

La procedure s`applique pour les missions et concerne la production des rapports de missions.


3. REGLES DE GESTION :

Les ordres de mission du personnel de l`UCP doivent tre vises par les gestionnaires des
EMF ou autres structures visitees (date d`arrivee et date de depart).

Au plus tard 72 heures apres le retour d`une mission, le CheI de mission redige un rapport
de mission qu`il signe et depose avec l`ordre de mission vise chez l`Assistante de
Direction.

Une copie du rapport de mission est conservee chez l`Assistante de Direction et aupres du
superieur hierarchique de l`agent qui a eIIectue la mission. L`original est transmis au
Responsable Suivi-Evaluation. Selon le cas, une copie du rapport de mission pourrait tre
aIIectee au president du CSP.


4. LISTE DES OPERATIONS

1 Redaction du rapport de mission,
2 Enregistrement du rapport de mission,
3 Appreciation du rapport de mission,


MANUEL DES PROCEDURES


GESTION DU PERSONNEL

Missions (Retour)

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 66
ADM-16
66


INTERVENANTS

DESCRIPTION DES TACHES

DOCUMENTS
ET
INTERFACES



Le cheI de mission





chez l`Assistante de
Direction



Le Coordonnateur






1. REDACTION DU RAPPORT DE MISSION

redige son rapport de mission et le signe,
depose le rapport de mission et l`original l`ordre de mission
vise chez l`Assistante de Direction.

2. ENREGISTREMENT DU RAPPORT DE MISSION

enregistre le rapport de mission l`ordre de mission,
transmet les documents au Coordonnateur.


3. APPRECIATION DU RAPPORT DE MISSION

apprecie le rapport de mission,
aIIecte un exemplaire l`originale du rapport de mission aux
services concernes.



Rapport de
mission



















MANUEL DES PROCEDURES


GESTION DU PERSONNEL

Evaluation du Personnel

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 67
ADM-17
67
Evaluation du personnel

1. OBJET DE LA PROCEDURES

Permettre l'evaluation objective des perIormances du personnel.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procedure s'applique a tout le personnel du Projet.

3. REGLES DE GESTION

Une Iiche de notation du personnel du projet est disponible.

Les criteres de notation sont :

1. la capacite dinitiative,
2. les resultats obtenus par rapport aux obfectifs,
3. lassiduite,
4. la qualite de travail,
5. le respect de la hierarchie.

Chaque critere est note sur quatre (4) points. La note globale est donc sur vingt (20)
points.

Les evaluations sont Iaites par trimestre. Chaque agent est evalue par son superieur
hierarchique sur la base des criteres ci-dessus.

En Iin d`annee, une evaluation globale est Iaite sur la base des evaluations trimestrielles.

Le Coordonnateur du Projet prend en compte les notes de l`agent au moment de la
reconduction du contrat.



MANUEL DES PROCEDURES


GESTION DES ACHATS



REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 68
ADM-2
68


















GESTION DES ACHATS




MANUEL DES PROCEDURES


GESTION DES ACHATS

Index des Procdures

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 69
ADM-2
69



PROCEDURES INDEX


Passation des marches ADM-21

Traitement des demandes d`achat ADM-22

Suivi des commandes ADM-23

Suivi des marches et contrats ADM-26`

Reception d`une commande de contrepartie ADM-25

Traitement d`une Iacture ADM-26

Travaux d`entretien et de reparation ADM-27




MANUEL DES PROCEDURES


GESTION DES ACHATS

Principes de Gestion

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 70
ADM 2
70

1. GENERALITES

La Ionction ACHAT exige en general qu'un service specialise en assure la gestion par le
contact avec les Iournisseurs dans le but de pourvoir aux besoins des services par des articles
acquis aux meilleures conditions de qualit, dlai de livraison, prix et paiement.

Dans le cas du PPMF, cette Ionction revient au Comptable sous la supervision du
Responsable AdministratiI et Financier qui a la responsabilite des achats et de la gestion des
stocks au niveau du Projet.

Pour ce Iaire, il doit :
- connatre les besoins des diIIerents services, en temps utile,
- trouver les Iournisseurs,
- passer les commandes et suivre leur execution.

2. REGLES DE GESTION

Achats par voie dappel doffres (Passation des marches),

Les achats par appel d`oIIres se Ieront conIormement aux directives du FIDA.

Autres achats,

Les besoins sont exprimes sur les demandes (D/A) emises par le personnel de l`UCP.

Une Iois le besoin exprime et reu, Le Comptable doit se reIerer a un double Iichier :

par articles indiquant les fournisseurs susceptibles de repondre aux specifications
demandees,
par fournisseur, avec tenue a four des prix pratiques et des relations anterieures.





Le choix d'un Iournisseur decoule de la comparaison des oIIres, eventuellement debattues
en commission prevue a cet eIIet selon la valeur des biens a acquerir.

AIin d`obtenir des prix competitiIs, tout achat d'un montant superieur ou egal a Cent Mille
(100.000) Francs CFA doit Iaire l'objet d'une consultation d'au moins trois (3) Iournisseurs
(dans le cas ou il existe plusieurs fournisseurs).




Lorsqu`un fournisseur ne respecte pas ses engagements, il doit tre inscrit sur
une liste noire aprs deux (2) avertissements crits. Tout fournisseur inscrit sur
cette liste ne peut plus tre consult pour les achats du Projet.

MANUEL DES PROCEDURES


GESTION DES ACHATS

Principes de Gestion

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 71
ADM 2
71

Le Comptable dispose d`un carnet de bons de commande (B/C) pre-numerotes en triple
exemplaire :

original ( a retourner par le fournisseur avec la facture),
un duplicata (a conserver par le fournisseur),
souche.

Le Comptable suit la commande jusqu'a la livraison par le Iournisseur.

Pour le suivi du delai de livraison, Le Comptable eIIectue les relances ecrites signees par
le Coordonnateur du Projet. En cas de retard, il prend avec le service utilisateur et le
Iournisseur les dispositions (livraisons Iractionnees) propres a amortir les inconvenients
de l'alea.




MANUEL DES PROCEDURES


GESTION DES ACHATS

Passation des Marchs

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 72
ADM-21
72

1. OBJET DE LA PROCEDURE

Passer les contrats et marches en vue d`obtenir des services ou des biens conIormement aux
directives de l`Accord de Prt signe avec le FIDA.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procedure s`applique pour l`acquisition des biens et des services et pour les travaux de
genie civil sur Iinancement FIDA.

3. REGLES DE GESTION

Les contrats ou marches pour les biens, travaux ou services a Iinancer sur les Ionds du
FIDA sont conclus conIormement aux dispositions de l`annexe 3 de l`Accord de Prt.

Dans la mesure du possible, la passation des marches sera organisee de telle maniere que
chaque appel d`oIIres propose soit d`une importance suIIisante pour donner lieu a une
concurrence aussi etendue que possible.

Fournir pour approbation a l`UNOPS et au FIDA, la liste des biens a acquerir, ainsi que le
regroupement propose pour ces biens.

Les soumissionnaires doivent tre ressortissants d`un Etat membre du FIDA.

Communiquer a l`UNOPS avant attribution deIinitive du marche ou du contrat:

le nom des soumissionnaires,
le rapport douverture des plis,
le rapport devaluation des offres,
les proces-verbaux de la commission des marches,
la proposition dadfudication.

Les conditions et modalites du contrat ne doivent pas, sans l`accord de l`UNOPS et du
FIDA, diIIerer materiellement (de plus de 10) de celles des oIIres retenues et
communiquees a l`UNOPS et au FIDA.

Transmettre, apres signature, deux (2) exemplaires du contrat a l`UNOPS et au FIDA.


MANUEL DES PROCEDURES


GESTION DES ACHATS

Passation des Marchs

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 73
ADM-21
73
4. REGLES DE PASSATION DES MARCHES

MARCHES DE BIENS

APPEL D`OFFRES INTERNATIONAL (AOI)

Tout contrat pour l`acquisition des vehicules doit tre conclu selon la procedure d`appel
d`oIIres international etablie dans les Directives.

APPEL D`OFFRES LOCAL (AOL)

Tout contrat pour l`acquisition de materiel, de mobilier et de Iournitures d`un montant global
egal ou superieur a la somme de 5 000 dollars EU (USD) peut tre passe sur la base d`un
appel d`oIIres dont la publicite est Iaite localement, conIormement a des procedures
approuvees par l`Institution cooperante.

CONSULTATION DE FOURNISSEURS A L`ECHELON NATIONAL


Tout contrat pour l`acquisition de materiel, de mobilier et de Iournitures d`un montant global
inIerieur a la somme de 5 000 dollars EU (USD) peut tre passe sur la base de l`evaluation et
de la comparaison des oIIres d`au moins trois Iournisseurs et suivants des procedures
approuvees par l`Institution cooperante.


MARCHES DE TRAVAUX DE GENIE CIVIL

APPEL D`OFFRES LOCAL (AOL)

Tout contrat pour des travaux de genie civil portant sur la construction de nouveaux btiments
et la rehabilitation du siege du Projet peut tre passe sur la base d`un appel d`oIIres dont la
publicite est Iaite localement, conIormement a des procedures approuvees par l`Institution
cooperante.


CONSULTATION DE FOURNISSEURS A L`ECHELON NATIONAL

Tout contrat pour des travaux de genie civil de rehabilitation est passe sur la base de
l`evaluation et de la comparaison des oIIres d`au moins trois Iournisseurs et suivant des
procedures approuvees par l`Institution cooperante.






MANUEL DES PROCEDURES


GESTION DES ACHATS

Passation des Marchs

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 74
ADM-21
74


SERVICES DE CONSULTANTS

Les contrats de services de consultants seront passes conIormement aux procedures de
l`UNOPS.





MANUEL DES PROCEDURES


GESTION DES ACHATS

Traitement des Demandes d`Achat

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 75
ADM-22
75
Traitement des demandes d`engagement

1. OBJET DE LA PROCEDURE

SatisIaire les expressions de besoins des diIIerents services du Projet.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procedure s'applique chaque Iois qu`un service du Projet initie une Iiche d`expression des
besoins.

3. REGLES DE GESTION

La procedure est initiee par le Responsable de service sur la base d'une Iiche d`expression
des besoins.

Toute expression de besoins devra tre satisIaite dans les delais les plus courts possibles.

4. LISTE DES OPERATIONS

1. Expression des besoins,
2. Traitement de la D/A,
3. Etablissement du B/C,
4. Signature du B/C par le RAF,
5. Signature du B/C par le Coordonnateur,
6. Jentilation des documents.




MANUEL DES PROCEDURES


GESTION DES ACHATS

Traitement des Demandes d`Achat

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 76
ADM-22
76
5. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE


INTERVENANTS

DESCRIPTION DES TACHES

DOCUMENTS
ET
INTERFACES



Le Demandeur








Le Responsable
AdministratiI et
Financier



Le Comptable







Le Comptable





Le Responsable
AdministratiI et
Financier






1. EXPRESSION DES BESOINS

remplit une demande d`achat en precisant :
. le service,
. la date,
. la description des articles demandes,
. les quantites.
signe la D/A et la transmet au RAF,


2. TRAITEMENT DE LA D/A

approuve la D/A,
signe la D/A,
transmet la D/A au Comptable.

Articles en stock

remplit le bon de livraison interne,
livre les articles au demandeur contre signature du bon de
livraison interne.


Articles acheter

3. ETABLISSEMENT DU B/C
prepare le B/C,
transmet le B/C au Responsable AdministratiI et Financier.


4. SIGNATURE DU B/C PAR LE RAF

contrle le B/C,
signe le B/C,
transmet le B/C et la D/A au coordonnateur.






D/A













Bon de livraison
interne









Bon de commande



MANUEL DES PROCEDURES


GESTION DES ACHATS

Traitement des Demandes d`Achat

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 77
ADM-22
77

Le Coordonnateur









Le Comptable





5 SIGNATURE DU B/C PAR LE COORDONNATEUR
approuve la commande,
s`assure de la signature de la D/A et du B/C par le
Responsable AdministratiI et Financier,
signe la D/A et le B/C,
(Pour les commandes de plus de 30 millions consultation du
prsident du CSP)

retourne les documents au Comptable.

6 VENTILATION DES DOCUMENTS

Ventile le B/C comme suit :

. Original B/C Duplicata -~ Fournisseur
. Souche B/C -~ Comptable



MANUEL DES PROCEDURES


GESTION DES ACHATS

Suivi des Commandes

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 78
ADM-23
78
Suivi des commandes

1. OBJET DE LA PROCEDURE

Permettre le suivi des commandes passees aux Iournisseurs, les relancer si necessaire aIin de
disposer des livraisons dans les meilleurs delais.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procedure s'applique a toutes les commandes passees par le Projet avec les Iournisseurs.

3. REGLES DE GESTION

Le suivi des commandes releve de la responsabilite du Comptable.

Le suivi est Iait mensuellement.

4. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

En Iin de mois, le Comptable utilise son registre des commandes aIin de repertorier les
commandes dont la livraison est en retard. A cet eIIet, il :

- recense les livraisons en retard,
- relance les fournisseurs concernes.

Le projet de lettre de relance est prepare par le Comptable et transmis au Responsable
AdministratiI et Financier.

Le Responsable AdministratiI et Financier vise la lettre de relance qui est ensuite envoyee
a la signature du Coordonnateur du Projet.

En cas de necessite, la commande est annulee au proIit d`un autre Iournisseur.





MANUEL DES PROCEDURES


GESTION DES ACHATS

Suivi des Marchs et Contrats

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 79
ADM-24
79
Suivi des marchs et contrats

1. OBJET DE LA PROCEDURE

Permettre le suivi des contrats et des marches passes par le Projet avec les tiers.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procedure s'applique a tous les contrats et les marches du Projet.

3. REGLES DE GESTION

Le suivi des contrats et des marches est realise par le Responsable AdministratiI et
Financier grce au logiciel SUCCESS.

Des la signature d`un contrat ou d`un marche, le Responsable AdministratiI et Financier
conserve un exemplaire du contrat ou du marche.

Tous les contrats sont numerotes et saisis dans le logiciel par Le Comptable (module
`Contrat``).

Le logiciel gere un registre des contrats qui est automatiquement mis a jour a chaque
nouveau contrat saisi.

4. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

Pour realiser le suivi des contrats a l`aide du logiciel, toute Iacture relative a un contrat est
saisie dans l`option saisie facture en precisant le numero du contrat.

Pour tout paiement a eIIectuer sur un contrat, le Responsable AdministratiI et Financier
obtient du Comptable la Iiche de suivi du contrat donnant toutes les Iactures et tous les
paiements eIIectues. Cette Iiche est editee automatiquement par le logiciel SUCCESS.




MANUEL DES PROCEDURES


GESTION DES ACHATS

Rception d`une Commande

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 80
ADM-25
80
Rception d'une commande

1. OBJET DE LA PROCEDURE :

Receptionner toute livraison de Iournitures ou d'equipement acquis par le Projet.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procedure s'applique a toute livraison apres une commande passee a un Iournisseur.

3. REGLES DE GESTION

Toute livraison se Iait sur la base d`un bordereau de livraison (B/L) prepare par le
Iournisseur.

Les livraisons sont receptionnees par Le Comptable (qui signe le B/L) en presence
eventuellement du beneIiciaire pour les achats courants.

Dans le cas des marches de materiels ou Iournitures speciIiques, les livraisons sont
receptionnees par une Commission de Reception interne ou externe.

La reception de la livraison par une Commission donne lieu a la redaction d'un proces
verbal de reception signe par les membres de la Commission.

Les livraisons doivent correspondre quantitativement et qualitativement a la commande
pour qu`elles soient acceptees.

Si la quantite livree n'est pas egale a la quantite commandee, le Comptable le notiIie au
Iournisseur. Il peut accepter ou non la reception de la livraison partielle avec avis du
beneIiciaire et du Responsable AdministratiI et Financier.

Les B/L sont contresignes par le Comptable apres contrle des articles receptionnes par Le
Comptable.

4. LISTE DES OPERATIONS

1. Controle et approbation de la livraison
2. Livraison au beneficiaire
3. Jerification du Responsable Administratif et Financier
4. Classement des documents


MANUEL DES PROCEDURES


GESTION DES ACHATS

Rception d`une Commande

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 81
ADM-25
81
5. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE


INTERVENANTS

DESCRIPTION DES TACHES

DOCUMENTS
ET
INTERFACES


Le Comptable
























Le Comptable









1. CONTROLE ET APPROBATION DE LA LIVRAISON

des livraison de la commande :
veriIie que les articles livres sont ceux mentionnes sur le B/L
du Iournisseur,
eIIectue un contrle physique des articles livres par comptage
des quantites livrees et les rapproche des quantites portees sur
le B/L,
veriIie que les articles livres sont ceux qui ont ete commandes
(quantitativement et qualitativement) et qui Iigurent sur le
B/C,
signe le B/L du Iournisseur,
etablit un bon de reception en trois (3) exemplaires,
un exemplaire pour le fournisseur
un exemplaire a foindre a la facture
un exemplaire en souche

met a jour le registre des commandes en enregistrant la
livraison :

. la date de livraison
. le N du B/L

procede a un contrle physique systematique ou par sondage
de la livraison pour se Iaire une opinion de la Iacture reue ou
attendue.

2.LIVRAISON AU BENEFICIAIRE :

prepare un B/L interne et le vise,
livre les articles au beneIiciaire contre decharge du B/L
interne,
transmet au Responsable AdministratiI et Financier le B/C
le B/L du Iournisseur le B/L interne pour contrle.






B/L
du fournisseur








Bon de Reception















B/L interne










MANUEL DES PROCEDURES


GESTION DES ACHATS

Rception d`une Commande

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 82
ADM-25
82

INTERVENANTS

DESCRIPTION DES TACHES

DOCUMENTS
ET
INTERFACES


Le Responsable
AdministratiI et
Financier






Le Comptable


3. VERIFICATION DU RAF
Iait un rapprochement entre B/C et B/L aIin de s`assurer que
les articles commandes ont ete receptionnes et que les
quantites livrees aux beneIiciaires ou mises en stock
correspondent aux quantites receptionnees par le Comptable,
transmet les documents au Comptable pour classement.

4. CLASSEMENT DES DOCUMENTS

classe le B/L Iournisseur B/L interne le B/C le Bon de
Reception dans le dossier "Factures recevoir".




B/C
B/L du fournisseur
B/L interne





MANUEL DES PROCEDURES


GESTION DES ACHATS

Rception d`une Commande

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 83
ADM-25
83

1. OBJET DE LA PROCEDURE :

Traiter les Iactures Iournisseurs transmises au Projet en contrepartie des prestations ou des
travaux eIIectues ou des Iournitures livrees.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procedure s'applique a toute Iacture reue par le Projet.

3. REGLES DE GESTION

Toutes les Iactures sont reues au Secretariat du Projet (Assistante de Direction) qui les
enregistre chronologiquement et appose le cachet "Courrier Arrive" du Projet.

L`Assistante de Direction tient un registre des Iactures (Iacturier) dans lequel elle
enregistre toutes les Iactures reues.

La Iacture est transmise par le Iournisseur en trois (3) exemplaires (dont un original et
deux copies) accompagnee de l'original du B/C une copie du B/L ou du proces verbal de
reception.

Toute copie de Iacture doit porter le cachet COPIE apposee par l`Assistance de
Direction.

Toutes les Iactures sont certiIiees, liquidees et saisies par le Comptable.

4. LISTES DES OPERATIONS

1. Reception et Enregistrement de la facture,
2. Certification, liquidation et comptabilisation de la facture.



MANUEL DES PROCEDURES


GESTION DES ACHATS

Rception d`une Commande

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 84
ADM-25
84
5. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE


INTERVENANTS

DESCRIPTION DES TACHES

DOCUMENTS
ET
INTERFACES


L`Assistante de
Direction








Le Coordonnateur



Le Responsable
AdministratiI et
Financier




Le comptable

1. RECEPTION ET ENREGISTREMENT DE LA FACTURE

des reception de la Iacture :
enregistre la Iacture dans le registre des Iactures,
appose le cachet "Courrier Arrive" sur la Iacture avec :
. la date darrivee,
. le numero interne
appose le cachet COPIE sur les exemplaires autres que
l`original,
transmet la Iacture et les pieces jointes au Coordonnateur,


aIIecte la Iacture et les pieces jointes au Responsable
AdministratiI et Financier

2. CERTIFICATION, LIQUIDATION ET COMPTABILISATION DE
LA FACTURE

veriIie que :
- la facture est destinee au PPMF,
- la facture correspond a une fourniture ou a une
prestation de service sollicite par le Profet,
aIIecte la Iacture et les pieces jointes au Comptable pour
traitement.
veriIie l'authenticite du B/C joint a la Iacture,
veriIie les quantites reellement livrees et celles Iigurant sur la
Iacture,
veriIie la concordance des quantites et des prix entre le B/C et
la Iacture du Iournisseur,
eIIectue un contrle arithmetique des montants sur la Iacture,
Iait certiIier la Iacture a la personne responsable de la
depense,
appose le cachet ''BON A PAYER" et vise la Iacture,
comptabilise la Iacture (cI. procedures comptables) :

imputation comptable des factures,
saisit la facture dans le logiciel comptable,
appose le cachet SAISIE sur la facture.
classe la Iacture le B/L le B/C dans le dossier Factures
payer .



Facture













Facture














Fiche
dimputation


MANUEL DES PROCEDURES


GESTION DES ACHATS

Traitement d`une facture d`entretien ou de rparation

REDIGE
NOV. O2

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 85
ADM-26
85

1. OBJET DE LA PROCEDURE

Entretien et reparation des equipements et du materiel roulant du Projet.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procedure est appliquee pour les services relatiIs a l'entretien et a la reparation des
equipements et du materiel roulant du Projet.

3.REGLES DE GESTION

Un contrat de maintenance pourrait tre signe avec un prestataire de la place pour la
maintenance et la reparation des equipements de bureau (ordinateurs, photocopieurs,
climatiseurs, etc...).

Le Responsable AdministratiI et Financier Iait jouer la concurrence pour obtenir les
meilleures prestations au moindre cot.

Le Comptable detient un carnet de bons de reparation en trois exemplaires :
. original duplicata -~ Prestataire
. 3eme exemplaire -~ Souche

Dans le cas ou il est necessaire d'acheter des pieces detachees chez un Iournisseur autre
que le prestataire, la procedure d'achat par bon de commande est utilisee.


4. LISTE DES OPERATIONS

1. Preparation de la D/A,
2. Etablissement du devis des travaux,
3. Accord du Responsable Administratif et Financier,
4. Etablissement du B/R,
5. Signature du B/R,
6. Jentilation des documents.


MANUEL DES PROCEDURES


GESTION DES ACHATS

Traitement d`une facture d`entretien ou de rparation

REDIGE
NOV. O2

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 86
ADM-26
86
5. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE


INTERVENANTS

DESCRIPTION DES TACHES

DOCUMENTS
ET
INTERFACES


ChauIIeur
ou
Utilisateur du
materiel



Le Responsable de
service


Le Comptable



Le Responsable
AdministratiI et
Financier



Le Comptable










Le Responsable
AdministratiI et
Financier

1. PREPARATION DE LA D/A

prepare une D/A en precisant :
. la date
. lobfet de ordre de paiement
. la description des travaux demandes,
transmet la D/A au Responsable du service utilisateur du
vehicule ou du materiel.

signe la D/A,
transmet la D/A au Comptable.

2 ETABLISSEMENT DU DEVIS DES TRAVAUX
Iait etablir un devis par le prestataire pour les travaux
demandes,
transmet la D/A et le devis au RAF

3. ACCORD DU RAF
approuve l`engagement en signant la D/A,
retourne les documents au Comptable pour l'etablissement du
B/R.

4. ETABLISSEMENT DU B/R

etablit le B/R en trois (3) exemplaires en mentionnant :

. le nom du prestataire
. ladresse
. lappareil ou le vehicule a reparer
. le service utilisateur
. la description detaillee des pannes signalees et les
montants correspondants
transmet le B/R et la D/A au Responsable AdministratiI et
Financier.

5. SIGNATURE DU B/R

contrle le B/R,
signe le B/R,
transmet le B/R, le devis et la D/A au Coordonnateur




D/A











D/A








B/R


MANUEL DES PROCEDURES


GESTION DES ACHATS

Traitement d`une facture d`entretien ou de rparation

REDIGE
NOV. O2

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 87
ADM-26
87

INTERVENANTS

DESCRIPTION DES TACHES

DOCUMENTS
ET
INTERFACES


Le Coordonnateur





Le Comptable


s'assure que le RAF a signe le B/R,
signe le B/R,
retourne les documents au RAF qui les aIIecte au Comptable.

6. VENTILATION DES DOCUMENTS

ventile les documents comme suit :
.original B/R duplicata -~ Prestataire,
.souche B/R Souche D/A -~ Assistant Administratif.
.Exemplaire D/A -~ Demandeur



B/R








MANUEL DES PROCEDURES


GESTION DU COURRIER



REDIGE
NOV.02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 88
ADM-3
88

















GESTION DU COURRIER





MANUEL DES PROCEDURES


GESTION DU COURRIER

Index des Procdures

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 89
ADM-3
89



PROCEDURES INDEX


Courrier Depart ADM-31

Courrier Arrivee ADM-32









MANUEL DES PROCEDURES


GESTION DU COURRIER

Courrier Dpart

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 90
ADM-31
90
Courrier Dpart

1. OBJET DE LA PROCEDURE

Decrire le traitement du courrier depart.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procedure s'applique a tout courrier (lettre, Iax, email) devant quitter le PPMF pour un
destinataire exterieur.

3. REGLES DE GESTION

Tout courrier oIIiciel du PPMF doit tre signe par le Coordonnateur du Projet et porter le
cachet du PPMF. Un numero ou une reIerence est egalement attribue au courrier.

Tout courrier a transmettre doit tre enregistre dans le registre "courrier dpart" ou "fax
dpart" s'il s'agit d'un Iax avant sa transmission par la Secretaire (L`Assistante de
Direction).

Elle inscrit :
. le numero attribue au courrier,
. la date de depart,
. le destinataire,
. lobfet,
. les observations eventuelles.

Une copie de chaque courrier doit tre conservee au Secretariat du Projet qui tiendra un
chrono "courrier dpart", et un chrono "fax dpart" a cet eIIet.

Le courrier Iax sera archive avec le rapport de transmission delivre par le telecopieur.







MANUEL DES PROCEDURES


GESTION DU COURRIER

Courrier Arrive

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 91
ADM-22
91
Courrier Arrive

1. OBJET

Decrire le traitement du courrier arrive.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procedure s'applique a tout courrier reu par le PPMF.

3. REGLES DE GESTION

Tout courrier reu doit tre enregistre par l`Assistante de Direction dans le registre
"courrier arrive" ou dans le registre "fax arrive" s'il s'agit d'un Iax.

Elle inscrit :
. la date darrivee,
. la date et le numero de la correspondance,
. lexpediteur,
. lobfet,
. le destinataire.

L`Assistante de Direction appose le cachet "courrier arrive" sur le courrier et inscrit :
. la date darrivee,
. le numero interne attribue au courrier.

Tout courrier reu doit tre transmis au Coordonnateur du Projet qui l'aIIecte aux
destinataires apres en avoir pris connaissance.

L`Assistance de Direction distribue le courrier aux destinataires avec un cahier de
transmission dans lequel les interesses emargent pour acquitter la reception eIIective du
courrier.

Une copie du courrier est conservee au secretariat dans le chrono "courrier arrive" ou
"fax arrive" s'il s'agit d'un Iax.




MANUEL DES PROCEDURES


SUIVI DES IMMOBILISATIONS ET DES VEHICULES



REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 92
ADM-4
92















SUIVI DES IMMOBILISATIONS ET DES VEHICULES




MANUEL DES PROCEDURES


SUIVI DES IMMOBILISATIONS ET DES VEHICULES

Index des Procdures

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 93
ADM-4
93



PROCEDURES INDEX


Prise en compte d`une immobilisation ADM-31

Suivi des immobilisations ADM-32

Sortie des immobilisations ADM-33

Prise d'inventaire ADM-34

Suivi des Vehicules ADM-35




MANUEL DES PROCEDURES


SUIVI DES IMMOBILISATIONS ET DES VEHICULES

Prise en Compte d`une Immobilisation

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 94
ADM-41
94


1. OBJET DE LA PROCEDURE

Decrire le traitement d`une immobilisation acquise par le Projet.

2. REGLES DE GESTION

L`entree des immobilisations dans le patrimoine du PPMF est constatee par un bordereau
de livraison et/ou proces verbal de reception.

Le Comptable tient un dossier pour chaque immobilisation.

La gestion des immobilisations est conIiee au Comptable sous la supervision du
Responsable AdministratiI et Financier.

Toutes les immobilisations du PPMF sont inventoriees et enregistrees dans un Iichier
inIormatique.

La prise en compte d`une immobilisation dans ce Iichier se Iait sur la base d`une Iiche
d`immobilisation renseignee par Le Comptable.

Les inIormations a inscrire sur la Iiche sont :

. la nature de limmobilisation,
. la designation,
. la famille,
. laffectation (centre de responsabilite),
. la date de reception,
. la localisation (:one ou sous :one),
. la valeur dacquisition,
. la source de financement.

Chaque immobilisation est identiIiee dans le Iichier par un numero d`immatriculation
unique.

Le numero d`immatriculation et le nom du Projet sont inscrits sur l`immobilisation.

3. DESCRIPTION DU LOGICIEL DE GESTION DES IMMOBILISATIONS

3.1 Le logiciel de gestion des immobilisations est une composante du systeme d`inIormation
du PPMF. Il permet de suivre les immobilisations par :

- localisation geographique,

MANUEL DES PROCEDURES


SUIVI DES IMMOBILISATIONS ET DES VEHICULES

Prise en Compte d`une Immobilisation

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 95
ADM-41
95
- nature et famille,
- affectation,
- source de financement.

3.2 La Iacilite d`acces aux inIormations du Iichier inIormatique par une combinaison
quelconque des criteres de selection permet une recherche aisee des inIormations sur les
immobilisations.

3.3 Le logiciel est egalement un outil precieux pour la prise d`inventaire physique avec la
possibilite oIIerte d`editer un listing de toutes les immobilisations par localite et classees par
nature et Iamille.

3.4 Le logiciel permet enIin de generer les amortissements et de produire le tableau des
immobilisations avec les valeurs brutes, les dotations de l`exercice, les amortissements
cumules et les valeurs nettes.






MANUEL DES PROCEDURES


SUIVI DES IMMOBILISATIONS ET DES VEHICULES

Suivi des Immobilisations

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 96
ADM-42
96
Suivi des immobilisations

1. OBJET DE LA PROCEDURE

Contrler et suivre l'utilisation des immobilisations du Projet ainsi que leur entretien.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

Cette procedure s'applique a toutes les immobilisations du Projet autre que les vehicules.

3. REGLES DE GESTION

Chaque immobilisation doit porter le nom du Projet et un numero d'identiIication.

Le Comptable veille a l'entretien regulier des immobilisations du Projet.

Le Comptable veille au renouvellement des polices d'assurance souscrites.

Un inventaire physique des immobilisations est eIIectue a la Iin de chaque annee.






MANUEL DES PROCEDURES


SUIVI DES IMMOBILISATIONS ET DES VEHICULES

Sortie des Immobilisations

REDIGE
NOV. 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 97
ADM-43
97
Sortie des immobilisations

1. OBJET DE LA PROCEDURE

Decrire le traitement des immobilisations sorties du patrimoine du Projet.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procedure s'applique aux immobilisations sorties du patrimoine du Projet.

3. REGLES DE GESTION

Les immobilisations peuvent sortir du patrimoine du Iait d'un vol, d'une destruction, d'une
cession ou autres.

En cas de vol ou de destruction, un proces verbal doit tre etabli par la police ou
l'utilisateur.

En cas de cession, la decision doit tre prise par le Coordonnateur du Projet.

Le Iichier des immobilisations doit tre mis a jour par le Comptable pour prendre en
compte les mouvements intervenus.






MANUEL DES PROCEDURES


SUIVI DES IMMOBILISATIONS ET DES VEHICULES

Prise d`Inventaire

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 98
ADM-44
98
Prise d`inventaire

1. OBJET DE LA PROCEDURE

Inventorier physiquement toutes les immobilisations et tous les stocks du PPMF.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procedure s`applique en Iin d`exercice et concerne les immobilisations et les stocks du
PPMF.

3. REGLES DE GESTION

L`inventaire est eIIectue dans la derniere quinzaine de l`exercice (a partir du 15
decembre).

L`inventaire porte sur tous les biens meubles, immeubles et les stocks appartenant au
PPMF :

- materiel,
- mobilier,
- batiments,
- fournitures de bureau,
- etc..

Les methodes a appliquer comprennent le mesurage, le comptage, le pesage physique ou
autre methode appropriee.

L`inventaire physique a lieu dans les bureaux de l`UCP ou tout autre lieu ou serait dispose
un bien appartenant a l`UCP (garage, atelier de reparation ou EMF, etc..).

Tous les mouvements d`immobilisations sont arrtes ou enregistres dans un registre
special le cas echeant et communique a l`equipe d`inventaire.

Les rapports de prise d`inventaire sont transmis au Coordonnateur du Projet au plus tard le
30 juin qui, a son tour, les transmet au Responsable AdministratiI et Financier avec ses
observations pour exploitation.

4. LISTE DES OPERATIONS

1. Constitution des equipes,
2. Preparation de linventaire,
3. Prise dinventaire.


MANUEL DES PROCEDURES


SUIVI DES IMMOBILISATIONS ET DES VEHICULES

Prise d`Inventaire

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 99
ADM-44
99
5. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE


INTERVENANTS

DESCRIPTION DES TACHES

DOCUMENTS
ET
INTERFACES






















Les equipes de
Pre-inventaire




Le Comptable






L`equipe
d`inventaire


1. CONSTITUTION DES EQUIPES

Equipe de pre-inventaire

Le comptable
Un ou plusieurs agents de lUCP

Equipe d`inventaire

Le Responsable Suivi-Evaluation
Le Comptable UCP
Un agent de lUCP

Equipes de supervision

Responsable AdministratiI et Financier
Auditeur externe

2. PREPARATION DE L`INVENTAIRE

nettoie les lieux de stockage et leurs alentours,
centralise tous les stocks non consommes au cours de
l`exercice,
procede a un rangement correct de tous les biens a inventorier
aIin de Iaciliter le comptage par l`equipe d`inventaire.

Iournit tous les documents et pieces comptables justiIiant les
mouvements d`immobilisations au cours de l`exercice,
Iournit les listings des immobilisations pour chaque service et
localite.

3. LA PRISE D`INVENTAIRE

arrte les Iiches de stock au 31 decembre apres contrle et
comptage physique,





MANUEL DES PROCEDURES


SUIVI DES IMMOBILISATIONS ET DES VEHICULES

Prise d`Inventaire

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 100
ADM-44
100

INTERVENANTS

DESCRIPTION DES TACHES

DOCUMENTS
ET
INTERFACES

L`equipe
d`inventaire








L`equipe de
supervision


procede a l`inventaire exhaustiI des immobilisations du
PPMF,
remplit les Iiches d`inventaire en trois exemplaires,
ventile les Iiches d`inventaire comme suit :
. un exemplaire -~ Comptabilite
. un exemplaire -~ Suivi-evaluation
. un exemplaire -~ Auditeur externe.


eIIectue les contrles necessaires aIin de s`assurer de la
Iiabilite des travaux d`inventaire.


Fiches de Stock

Fiches
dinventaire





MANUEL DES PROCEDURES


SUIVI DES IMMOBILISATIONS ET DES VEHICULES

Suivi des vhicules

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 101

101

1. OBJET DE LA PROCEDURE

Contrler et suivre l'utilisation des vehicules et leurs consommations de carburant ainsi que
leur entretien.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

Cette procedure s'applique a tous les vehicules du Projet.

3. REGLES DE GESTION

Chaque vehicule est muni d'un livret de bord permettant de suivre son utilisation, son
entretien et sa consommation en carburant.

Avant chaque deplacement, le chauIIeur ou l`utilisateur eIIectue les operations ci-apres,
sur le livret de bord du vehicule :

- inscrit la date,
- inscrit lobfet du deplacement,
- inscrit la quantite de carburant prise,
- releve le kilometrage au depart.

Au retour du deplacement, le chauIIeur :
- inscrit le kilometrage a larrivee,
- signe le carnet et le remet dans le vehicule.

Chaque mois, Le Comptable :

- prepare un releve par vehicule :
. des kilometrages parcourus,
. des consommations de carburant
- releve les consommations excessives.

A chaque entretien du vehicule (vidange, changement de Iiltre, pieces detachees,
pneumatique), le chauIIeur du vehicule remplit la Iiche d'entretien du livret de bord du
vehicule en inscrivant :

la date
la nature des travaux realises,
son nom et sa signature.

N.B.: Le Comptable demande le livret de bord du vehicule avant d'approuver tout travail
d'entretien sur le vehicule.


MANUEL DES PROCEDURES


SUIVI DES IMMOBILISATIONS ET DES VEHICULES

Suivi des vhicules

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 102

102

4 - PRINCIPES DE SUIVI

Les vehicules doivent porter le nom du Profet et tre utilises dans le cadre des activites du
Profet.

Le Comptable veille a lentretien regulier et preventif des vehicules tel que prevu par le
Constructeur.

Toute panne ou tout dvsfonctionnement constate sur un vehicule doit tre porte a la
connaissance du Comptable.

Tous les mois, Le Comptable fait relever le kilometrage ainsi que les consommations de
carburant a partir des livrets de bord des vehicules.

Le Comptable veille au respect des dates de renouvellement de polices dassurance et
visites techniques.

Une copie des pieces (assurance, carte grise, etc..) de chaque vehicule est conservee par
Le Comptable dans un dossier tenu pour chaque vehicule.

Le plan comptable permet de suivre distinctement les couts relatifs a la consommation de
carburant et aux travaux de reparation de chaque vehicule.



MANUEL DES PROCEDURES


GESTION FINANCIERE



REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 103
FIN
103



















GESTION FINANCIERE




MANUEL DES PROCEDURES


GESTION FINANCIERE

Index des Sous - Fonctions

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 104
FIN
104



SOUS - FONCTIONS INDEX


MOBILISATION DES RESSOURCES FIN-1

GESTION BUDGETAIRE FIN-2

GESTION DE LA TRESORERIE FIN-3




MANUEL DES PROCEDURES


MOBILISATION DES RESSOURCES



REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 105
FIN-1
105



















MOBILISATION DES RESSOURCES





MANUEL DES PROCEDURES


MOBILISATION DES RESSOURCES

Index des Procdures

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 106
FIN-1
106



PROCEDURES INDEX


Remboursement des depenses FIN-11

Reapprovisionnement du Compte Special FIN-12

Paiement direct FIN-13

Engagement special FIN-14

Mobilisation des Ionds de contrepartie FIN-15




MANUEL DES PROCEDURES


MOBILISATION DES RESSOURCES

Principes Gnraux

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 107
FIN-1
107
Principes gnraux

Il existe quatre procedures types de mobilisation des Ionds :

- Procdure I - Remboursement des depenses,
- Procdure II - Reapprovisionnement du Compte special,
- Procdure III - Paiement direct,
- Procdure IV - Engagement special

Les Ionds FIDA sont mobilises pour Iinancer les depenses du Projet eligibles
conIormement aux dispositions de l`Accord de prt.

Les demandes de retrait de Ionds a adresser a l`UNOPS et au FIDA doivent tre
numerotees chronologiquement en commenant par le numero 1, sans tenir compte de la
procedure utilisee. Les Ieuilles recapitulatives jointes aux demandes de retrait de Ionds
devront tre numerotees de la mme maniere en vue de correspondre aux pieces jointes.

Le nom du pays d'origine de tous les biens et services a Iinancer sur les Ionds du prt doit
tre indique dans la colonne "remarques" de chaque Ieuille recapitulative.

Le FIDA n'accepte pas les DRF de montants inIerieurs a l'equivalent de 20.000 dollars EU
pour tout paiement direct a un contractant, Iournisseur ou consultant. Ces paiements
devront tre Iaits sur les Ionds du Compte special.

Seuls le Coordonnateur et le Responsable AdministratiI et Financier sont habilites a
certiIier les demandes de decaissement.

Les Representants autorises du Cameroun ( Directeur General de la CAA et son adjoint)
sont seuls autorises a signer les demandes de decaissement.

Pour de plus amples inIormations, l`on se reIerera aux directives relatives aux procedures de
decaissement du FIDA ainsi qu` a la lettre a l`emprunteur.






MANUEL DES PROCEDURES


MOBILISATION DES RESSOURCES

Remboursement des Dpenses

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 108
FIN-11
108
Remboursement des dpenses

1. OBJET DE LA PROCEDURE

Rembourser les depenses pre-Iinancees par l`Emprunteur.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

Cette procedure est utilisee lorsque les depenses aIIerentes au Projet et qui sont remboursables
par le FIDA sont pre-Iinancees par l`Emprunteur.

3. REGLES DE GESTION

Pour se Iaire rembourser l`Emprunteur etablit une demande de decaissement.

Les pieces justiIicatives devront tre jointes a ordre de paiement. La Ieuille recapitulative
est utilisee lorsque plusieurs Iactures ou reus seront reclames. Une Ieuille recapitulative
est utilisee par categorie de decaissement.

S`agissant des depenses Iinancees au moyen de lettres de credit, l`Emprunteur devra
joindre :

une copie dument remplie et signee des releves de paiement de la banque,
une copie de la facture du fournisseur.

Les demandes de remboursement doivent tre presentees chaque mois ou au plus tard trois
mois apres la date de paiement.






MANUEL DES PROCEDURES


MOBILISATION DES RESSOURCES

Rapprovisionnement du Compte Spcial

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 109
FIN-12
109
Rapprovisionnement du Compte Spcial

1. OBJET DE LA PROCEDURE

Reconstituer le Compte Special.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procedure s`applique aux depenses eIIectuees par le Projet sur le Compte Special pour
regler le cot raisonnable des biens et services necessaires a l`execution du Projet.

3. REGLES DE GESTION

La procedure s`applique mensuellement pour un montant total des depenses superieures
ou egales a 20 du montant autorise.

Les Demandes de Retrait de Fonds (DRF) doivent tre presentees dans la monnaie du
compte special, trois mois au plus tard apres la date du paiement des depenses par le
Projet.

Chaque DRF devra tre equivalente a au moins vingt (20) pour cent du montant autorise.

Seules les depenses autorisees selon les clauses de l`Accord de Prt et dment
supportees par des pieces justiIicatives attestant que le paiement a ete eIIectue sont
envoyees en remboursement.

Les documents d`accompagnement de la DRF sont :

- la lettre de transmission,
- la situation de credit,
- le certificat de service fait.

Les pieces justiIicatives comprennent :

- Facture acquittee et certifiee,
- Bordereau de Livraison, ou PJ de reception (Marches),
- Bon de Commande,
- Bon de livraison,
- Pieces attestant le reglement,
- Un etat de rapprochement du compte special signe par le Coordonnateur du
Profet.

Les pieces justiIicatives des depenses Iigurant sur la Ieuille recapitulative sont conservees
a l`UCP a des Iins de veriIications sur place.


MANUEL DES PROCEDURES


MOBILISATION DES RESSOURCES

Rapprovisionnement du Compte Spcial

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 110
FIN-12
110
Les DRF doivent tre transmises au FIDA en double exemplaire avec les pieces
justiIicatives.

4. LISTE DES OPERATIONS

1. Preparation de la DRF par le Comptable,
2. Controle et certification de la DRF,
3. Certification et signature de la DRF par la CAA,
4. Expedition de la DRF a lUNOPS et au FIDA,
5. Comptabilisation.






MANUEL DES PROCEDURES


MOBILISATION DES RESSOURCES

Rapprovisionnement du Compte Spcial

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 111
FIN-12
111
5. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE


INTERVENANTS

DESCRIPTION DES TACHES

DOCUMENTS
ET
INTERFACES



Le Comptable













Le Responsable
AdministratiI et
Financier













Le Coordonnateur







1. PREPARATION DE LA DRF PAR LE COMPTABLE

sur instruction du Responsable AdministratiI et Financier,
rassemble les pieces en vue de constituer la DRF,
eIIectue un contrle systematique des pieces,
s`assure de la regularite et de la sincerite de chaque piece,
veriIie les mentions de reglement,
edite a partir du logiciel les Ieuilles recapitulatives et les
releves de depenses,
transmet les Ieuilles recapitulatives, les releves de depenses et
les pieces justiIicatives au Responsable AdministratiI et
Financier.

Pour viter les pertes de pices, les petites pices volantes
doivent tre agrafes ou colles sur des feuilles de format A4.

2. CONTROLE ET CERTIFICATION DE LA DRF

veriIie les pieces et les Iormulaires utilises :

formulaires appropries selon la categorie de
depenses,
classement par categorie,
classement par rubrique pour le fonctionnement,
eligibilite de la depenses par rapport aux clauses de
lAccord de Prt.

Iait photocopier la DRF en cinq (5) exemplaires,
certiIie les releves de depenses,
transmet la DRF et les pieces justiIicatives au Coordonnateur.

contrle les Iormulaires et les pieces jointes,
veriIie que les releves de depenses ont ete certiIies par le
Responsable AdministratiI et Financier,
certiIie les releves de depenses,
transmet le dossier a la CAA.





Formulaire DRF

Pieces
fustificatives





























MANUEL DES PROCEDURES


MOBILISATION DES RESSOURCES

Rapprovisionnement du Compte Spcial

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 112
FIN-12
112

INTERVENANTS

DESCRIPTION DES TACHES

DOCUMENTS
ET
INTERFACES


Le Directeur General
de la CAA







LE RAF






Le Comptable

1. CERTIFICATION ET SIGNATURE DE LA DRF PAR LA
DIRECTION GENERALE DE LA CAA

Iait contrler par ses services les Iormulaires et les pieces
jointes,
certiIie les releves de depenses,
signe ordre de paiement de decaissement.

2. EXPEDITION DE LA DRF A L`UNOPS ET AU FIDA

Envoie deux (2) exemplaires de la DRF avec les pieces
justiIicatives a l`UNOPS,
envoie un (1) exemplaire de la DRF sans les pieces
justiIicatives au FIDA,
transmet un exemplaire au Comptable.

5. COMPTABILISATION

comptabilise la DRF (cI. procedures comptables)
met a jour le registre des DRF,
appose le cachet DRF et inscrit le numero de la DRF sur
chaque piece,
classe les pieces.

Le registre des DRF est automatiquement mis jour lorsque
la DRF est dite en mode automatique par le logiciel
SUCCESS.







DRF












Fiche
dimputation




MANUEL DES PROCEDURES


MOBILISATION DES RESSOURCES

Paiement Direct

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 113
FIN-13
113
Paiement Direct

1. OBJET DE LA PROCEDURE

Faire payer les Iactures des Iournisseurs, entrepreneurs et consultants directement par le
Bailleur de Ionds en contrepartie des Iournitures livrees, travaux ou prestations eIIectues.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procedure s`applique pour le paiement des Iactures ayant Iait l`objet d`un contrat, d`un
marche ou d`une commande prealablement approuve par le FIDA. Il s`agit notamment des
Iactures relatives aux contrats de travaux, de Iourniture de biens ou de services.

3. REGLES DE GESTION

A chaque Iacture de Iournisseur ou decompte etabli par les entrepreneurs sont joints :

la lettre de transmission,
le certificat de service fait,
le B/C ou le Contrat ou le Marche,
le B/L du fournisseur ou le PJ de reception.

Toutes les Iactures doivent porter les cachets :

du Profet avec un numero,
"BOA A PAYER" attestant leligibilite de la facture au paiement.

Les Iactures de contrats dont le montant est inIerieur a l'equivalent de vingt mille (20.000)
dollars EU doivent tre reglees sur le Compte Special.

Les marches et documents sur la passation des marches doivent tre deja transmis avant la
Ordre de paiement Direct (DPD).

4. LISTE DES OPERATIONS

1. Preparation de la DPD,
2. Controle et certification de la DPD,
3. signature de la DPD,
4. Transmission de la DPD a lUNOPS et au FIDA,
5. Comptabilisation et classement.


MANUEL DES PROCEDURES


MOBILISATION DES RESSOURCES

Paiement Direct

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 114
FIN-13
114
5. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE


INTERVENANTS

DESCRIPTION DES TACHES

DOCUMENTS
ET
INTERFACES



Le Comptable














Le Responsable
AdministratiI et
Financier





Le Coordonnateur





Le Directeur General
de la CAA







1. PREPARATION DE LA DPD

sur instruction du Responsable AdministratiI et Financier :
prepare les Iactures a regler par paiement direct.
s`assure que les Iactures :

- portent le cachet du Profet,
- portent le cachet de controle BOA A PAYER ,
- sont accompagnees du B/C, marche ou contrat et du B/L
du fournisseur ou PJ de reception.

s`assure que les Iactures sont eligibles au paiement,
edite la Ieuille recapitulative au moyen du logiciel SUCCESS,
transmet la Ieuille recapitulative les pieces justiIicatives au
Responsable AdministratiI et Financier.

2 CONTROLE ET CERTIFICATION DE LA DPD

contrle la Ieuille recapitulative, les Iactures et les pieces
jointes,
prepare ordre de paiement de decaissement,
Iait photocopier la DPD en cinq (5) exemplaires,
certiIie la DPD,
transmet la DPD les pieces justiIicatives au Coordonnateur
du Projet.

certiIie la DPD,
transmet la DPD a la CAA.


3. SIGNATURE DE LA DPD
Iait contrler par ses services les Iormulaires et les pieces
jointes,
signe la Demande de decaissement,





Formulaire DPD































MANUEL DES PROCEDURES


MOBILISATION DES RESSOURCES

Paiement Direct

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 115
FIN-13
115

INTERVENANTS

DESCRIPTION DES TACHES

DOCUMENTS
ET
INTERFACES



Le RAF





Le Comptable


4. TRANSMISSION DE LA DRF A L`UNOPS ET AU FIDA

envoie deux (2) exemplaires de la DPD avec les pieces
justiIicatives a l`UNOPS,
transmet un exemplaire sans les pieces justiIicatives au FIDA.

5. COMPTABILISATION ET CLASSEMENT

comptabilise la DPD (CI. procedures comptables),
met a jour le registre des DRF,
appose le cachet DRF et inscrit le numero de la DPD sur
chaque piece,
classe les pieces.

Le registre des DRF est automatiquement mis jour lorsque
la DRF est dite en mode automatique par le logiciel
SUCCESS.





DPD





Fiches
dimputation






MANUEL DES PROCEDURES


MOBILISATION DES RESSOURCES

Engagement Spcial

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 116
FIN-14
116

1. OBJET DE LA PROCEDURE

Faire payer les Iournisseurs pour les biens et services importes par le Projet au moyen d`une
lettre de credit exigeant des garanties de remboursement.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procedure s`applique pour demander un engagement special du FIDA aupres de la banque
situee dans le pays du Iournisseur (banque negociatrice). Cette procedure est applicable pour
l`acquisition par le Projet de vehicules et d`equipements.

3. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

3.1 Demande de lettre de credit aupres de la banque commerciale

Le Projet demande a sa banque l`ouverture d`une lettre de credit aupres de la banque
negociatrice dans le pays du Iournisseur.

3.2 Demande d'engagement special

Le Projet envoie ensuite au FIDA :

une demande dengagement special,
deux copies de la lettre de credit fournie par sa banque commerciale,
une copie du contrat ou du bordereau dachat relatif au paiement devant tre
effectue.






MANUEL DES PROCEDURES


MOBILISATION DES RESSOURCES

Mobilisation des Fonds de Contrepartie

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 117
FIN-15
117

1. OBJET DE LA PROCEDURE

Approvisionnement du Compte de Contrepartie.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procedure s`applique pour demander a l`Etat la mise a disposition des Ionds de
contrepartie pour regler le cot raisonnable des biens et services necessaires a l`execution du
Projet.

3. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE

Une programmation annuelle des Ionds de contrepartie est envoyee au Ministere du plan
au mois de mai pour l`annee a venir.

Le montant alloue au Projet est inscrit au budget national.

Un Compte de Contrepartie est ouvert au Tresor Public pour recueillir les Ionds.

En debut d`annee, la totalite budget alloue est mis a la disposition du Projet a titre
d`avance par ordre de paiement.

La reconstitution de l`avance est eIIectuee par des justiIications des depenses.

En Iin d`exercice, il y a clture du credit alloue au projet au titre de l`exercice ecoule.
L`avance est justiIiee en Iin d`exercice par des pieces comptables. Le reliquat eventuel est
reversee a l`Etat (Tresor).






MANUEL DES PROCEDURES


GESTION BUDGETAIRE



REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 118
FIN-2
118



















GESTION BUDGETAIRE





MANUEL DES PROCEDURES


GESTION BUDGETAIRE

Index des Procdures

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 119
FIN-2
119



PROCEDURES INDEX


Preparation du budget FIN-21

Suivi budgetaire FIN-22



MANUEL DES PROCEDURES


GESTION BUDGETAIRE

Principes Gnraux

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 120
FIN-2
120
Principes gnraux

1. IMPORTANCE DU CONTROLE BUDGETAIRE

Les efforts pour tablir un budget prvisionnel seraient vains si l'on n'y adjoignait le
contrle assurant la fonction de comparaison des ralisations aux prvisions.

Le contrle budgetaire exige logiquement trois series d'intervention :

1. pour la prevision, etablissement dun programme precis en vue datteindre dans un
delai donne, un resultat determine,
2. au cours de lexecution, etude svstematique et permanente des perturbations
susceptibles de modifier les previsions de programme,
3. periodiquement, operer les afustements necessaires pour atteindre lobfectif defini,
en depit des variations intervenues dans les facteurs de decision.

Un tel contrle n'exclut pas la souplesse necessaire a toute action dans la mesure ou un budget
est etabli pour un certain niveau d'activites mais doit tre suIIisamment Ilexible pour repondre
aux aleas intervenus pendant son execution.

A long terme, l'exercice du contrle budgetaire comporte la recherche des ecarts apparents et
de leurs causes, aIin de prevoir des budgets successiIs plus precis.

2. LES DIFFERENTS BUDGETS

Budget d'investissement

En general les investissements sont envisages a plus long terme que le budget annuel de
Ionctionnement (modernisation et gros entretien de l'equipement et des machines). Le
contrle budgetaire incorpore dans les previsions la tranche annuelle de ces investissements.

Budget d`exploitation

Ce budget prend en compte les charges courantes ainsi que les produits attendus pendant
l`exercice. Ce budget est un compte d`exploitation previsionnel presentant les charges et les
produits ainsi que le resultat d`exploitation de l`exercice.

Budget de trsorerie

Il recapitule l'ensemble des depenses et recettes pour permettre l'equilibre permanent de la
tresorerie sur une periode donnee. Il est indispensable de l'elaborer pour :
- assurer en temps opportun les liquidites,
- eviter le blocage de lexecution des programmes pour deficit de
- tresorerie,
- controler svstematiquement la situation comptable.

MANUEL DES PROCEDURES


GESTION BUDGETAIRE

Principes Gnraux

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 121
FIN-2
121
3. CONTROLE DE L'EXECUTION DES BUDGETS

Il ne serait pas realiste d'attribuer aux budgets une valeur simplement theorique ou de les
considerer comme etant des cadres rigides alors qu'ils ne sont que des previsions. Le contrle
budgetaire recherche les ecarts entre les previsions (parIois exprimees en cots standards ou
simplement estimees) et les realisations eIIectives.

Les qualites requises pour un bon contrle budgtaire sont :

efficacite : la recherche des exceptions doit aboutir soit a la constatation d'erreurs dans les
previsions, soit a une anomalie dans l'execution dont il Iaut deceler les causes;

rapidite : un ecart constate risque de s'aggraver si des mesures correctrices ne sont pas
prises a temps;

frequence : les veriIications operees lors du contrle budgetaire peuvent tre plus
nombreuses et plus rapprochees que celles emanant de la comptabilite.

Dans le cas du PPMF, ces veriIications sont eIIectuees quotidiennement lors des demandes
d`engagement emises par les diIIerents services.





MANUEL DES PROCEDURES


GESTION BUDGETAIRE

Prparation du PTBA

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 122
FIN-21
122

1. OBJET DE LA PROCEDURES

Servir de guide pour l`elaboration des Programmes de Travail et Budget Annuels (PTBA) du
Projet.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procedure s`applique pour l`elaboration des PTBA.

3. REGLES DE GESTION

Le PTBA est elabore a partir des programmes d`activites et budgets de chaque
Composante au titre de l`annee concernee en conIormite avec le plan d`operations du
Projet et le rapport d`evaluation.

La preparation du PTBA commence des le mois de juillet. Les travaux s`etalent sur trois
mois : juillet, aot, septemebre.

Tous les partenaires du Projet sont associes a la preparation du PTBA.

Le Projet de PTBA est soumis a l`appreciation du FIDA.

Le PTBA est soumis a l`approbation du CSP.

Le PTBA adopte est soumis du FIDA au plus tard le 31 mars de l`exercice en cours.

4. LISTE DES OPERATIONS

1. Reunions de concertation sur le PTBA,
2. Reunion preparatoire a lelaboration du PTBA,
3. Elaboration des programmes dactivites et des budgets associes,
4. Consolidation des programmes dactivites et des budgets,
5. Debats budgetaires,
6. Amendement des programmes dactivites et des budgets,
7. Elaboration du PTBA,
8. Examen et adoption du PTBA par le Comite de Suivi du Profet (CSP),
9. Transmission du PTBA finalise a lUNOPS et au FIDA.



MANUEL DES PROCEDURES


GESTION BUDGETAIRE

Prparation du PTBA

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 123
FIN-21
123
5. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE


INTERVENANTS

DESCRIPTION DES TACHES

DOCUMENTS
ET
INTERFACES


Le Coordonnateur






Le Coordonnateur

















Chaque Responsable
de service







Le Responsable
AdministratiI et
Financier


1. REUNIONS DE CONCERTATION SUR LE PTBA

convoque les cadres du projet a des reunions de concertation
sur l`elaboration du PTBA.

2. REUNION PREPARATOIRE A L`ELABORATION DU PTBA

convoque tous les Responsables de services a une reunion
preparatoire a l`elaboration du PTBA. Cette reunion a pour
objectiIs de :

fixer les obfectifs a atteindre pour lannee a venir,
fixer les axes prioritaires dans le cadre de lexecution
des activites en tenant compte des recommandations
des missions de supervision, des resultats defa acquis
et des preoccupations des beneficiaires,
faire le point des realisations du budget en cours pour
decider des mesures correctrices a prendre pour
lexercice a venir,
adopter le canevas et les nouvelles normes pour la
preparation du budget,
fixer le calendrier de preparation du PTBA.

3. ELABORATION DES PROGRAMMES D`ACTIVITES ET
BUDGETS ASSOCIES

Elabore, en collaboration le responsable MicroIinance, son
programme d`activites en tenant compte des conclusions de la
reunion preparatoire,
elabore le budget associe en utilisant les canevas appropries,
transmet le PTBA au Responsable du Suivi-Evaluation,
transmet le budget au Responsable AdministratiI et Financier.

4. CONSOLIDATION DES PROGRAMMES D`ACTIVITES ET DES
BUDGETS

Iait la synthese des budgets reus pour degager le budget
global du Projet,





























Programmes
dactivites et
budgets





Budgets


MANUEL DES PROCEDURES


GESTION BUDGETAIRE

Prparation du PTBA

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 124
FIN-21
124

INTERVENANTS

DESCRIPTION DES TACHES

DOCUMENTS
ET
INTERFACES




Le Responsable du
Suivi-Evaluation










Le Coordonnateur du
Projet







Les Responsables de
service






Le Responsable
AdministratiI et
Financier
&
Le Responsable du
Suivi-Evaluation

transmet un exemplaire de la synthese a chaque Responsable
et au Coordonnateur.

Centralise les programmes d`activite,
Iait une synthese des programmes d`activites,
transmet un exemplaire de la synthese a chaque Responsable
et au Coordonnateur.

Tous les Responsables impliqus dans le processus de
budgtisation prennent connaissance des synthses
budgtaires et des programmes d`activits en prlude aux
dbats budgtaires.

5. DEBATS BUDGETAIRES

Sous la conduite du Coordonnateur du Projet, les debats
budgetaires sont menes par chaque Responsable de service.

Les Responsables de service justiIient et deIendent leurs
programmes d`activites et budgets par rapport aux objectiIs et au
plan d`operations du Projet.

6. AMENDEMENT DES BUDGETS ET PROGRAMMES

ajustent leurs budgets et leurs programmes d`activites
respectiIs sur la base des observations et des corrections
demandees pendant les debats,
transmettent les programmes et budgets ajustes au RAF et au
R/SE

7. ELABORATION DU PTBA

centralisent les programmes d`activites et budgets transmis
par les Responsables de service
elaborent le PTBA

Le PTBA comprend :

la description des activites et les obfectifs vises,
le bilan dexecution au 30 septembre du PTBA
precedent,







Programmes
dactivites



















Programmes
dactivites et
budgets





Profet PTBA






MANUEL DES PROCEDURES


GESTION BUDGETAIRE

Prparation du PTBA

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 125
FIN-21
125

INTERVENANTS

DESCRIPTION DES TACHES

DOCUMENTS
ET
INTERFACES













Le Coordonnateur


Le Comite Suivi du
Projet



Le Coordonnateur

les programmes dactivites par composante et sous-
composante,
les previsions budgetaires par service, composante et
sous-composante,
le plan de financement des activites et les previsions
de deboursements par source de financement,
le plan dachats,
le plan de formation,
le planning des activites par service.

transmettent le PTBA au Coordonnateur.

expedie un exemplaire du PTBA a chaque membre du CSP.


8. EXAMEN ET ADOPTION DU PTBA PAR LE CSP

se reunit sur convocation de son President,
examine et adopte le PTBA.

9. TRANSMISSION DU PTBA A L`UNOPS ET AU FIDA

transmet le PTBA adopte a l`UNOPS et au FIDA pour
approbation.






















PTBA






MANUEL DES PROCEDURES


GESTION BUDGETAIRE

Suivi Budgtaire

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 126
FIN-22
126

1. OBJET DE LA PROCEDURE

Editer les tableaux de bord trimestriels pour le suivi analytique et budgetaire par composante,
par source de Iinancement, par categorie de deboursement du prt.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

Les Tableaux de bord sont edites tous les trimestres et utilises dans la preparation des rapports
Iinanciers trimestriels.

3. REGLES DE GESTION

Le suivi budgetaire est realise au niveau de chaque service.

Chaque service prepare un rapport Iinancier sur l`execution du PTBA.

Tous les rapports sont envoyes au Responsable AdministratiI et Financier pour elaborer le
rapport Iinancier consolide.

La Iiabilite des inIormations Iournies dans les tableaux de bord requiert la tenue a jour de
la comptabilite. Toutes les depenses doivent tre ventilees selon les axes ci-apres :

- quelle structure execute la depense ? (centre de responsabilite),
- pour quelle activite ? (composante et sous-composante),
- sur quel Iinancement ? (source de Iinancement),
- sur quelle categorie de deboursement ? (categorie et sous-categorie),
- dans quelle region ? (zone et sous-zone).

4. LISTE DES OPERATIONS

1. Edition des tableaux de bord,
2. Redaction du rapport financier.




MANUEL DES PROCEDURES


GESTION BUDGETAIRE

Suivi Budgtaire

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 127
FIN-22
127
5. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE


INTERVENANTS

DESCRIPTION DES TACHES

DOCUMENTS
ET
INTERFACES


Le Comptable






Le RAF




1. EDITION DES TABLEAUX DE BORD TRIMESTRIELS

edite les tableaux de bord analytiques et budgetaires,
transmet les tableaux de bord edites au Responsable
AdministratiI et Financier.

2. REDACTION DU RAPPORT FINANCIER

redige le rapport Iinancier a partir des tableaux de bord
Iinanciers et des rapports d`activite des cheIs de section.

Ce rapport comprend :

une description succincte des activites et des obfectifs
vises,
une analvse globale de la situation financiere et des
performances par rapport aux obfectifs du PTBA,
une analvse detaillee du point dexecution des budget
par centre de responsabilite, par composante et sous-
composante, par :one dexecution des activites du
PPMF et par source de financement,
une analvse des deboursements par source de
financement et par categorie de deboursement,
une analvse de la tresorerie.






MANUEL DES PROCEDURES


GESTION DE LA TRESORERIE



REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 128
FIN-3
128



















GESTION DE LA TRESORERIE





MANUEL DES PROCEDURES


GESTION DE LA TRESORERIE

Index des procdures

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 129
FIN-3
129



PROCEDURES INDEX


Gestion des comptes bancaires FIN-31

Gestion de la caisse de la caisse FIN-32

Approvisionnement de la caisse de l'UCP FIN-33

Reglement de Iactures par banque FIN-34

Reglement de Iactures par caisse FIN-35

Avance de Ionds FIN-36





MANUEL DES PROCEDURES


GESTION DE LA TRESORERIE

Gestion des comptes bancaires

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 130
FIN-31
130
1. OBJET DE LA PROCEDURE

Permettre une gestion des comptes bancaires du Projet conIormement l'Accord de Prt et
garantir une gestion rigoureuse de la tresorerie.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procedure s`applique a tous les comptes bancaires du Projet.

3. REGLES DE GESTION

Les Ionds verses au Compte Special ne doivent pas tre utilises a d`autres Iins et ne
doivent pas non plus servir de garantie sans l`accord prealable du FIDA.

Le Coordonnateur du Projet et le Responsable AdministratiI et Financier sont les seuls
signataires autorises (signatures conjointes) a engager les depenses.

Le Directeur General de la CAA et son adjoint (signataire suppleant) sont les seuls
signataires autorises a mouvementer les comptes bancaires du Projet.

Il est realise un suivi individualise de chaque compte au moyen d`un journal de banque
par compte bancaire : Compte Special, Compte de Contrepartie.

Le Comptable enregistre chronologiquement tous les mouvements de Ionds dans les
journaux de banque correspondants.

Chaque journal de banque est arrte mensuellement par le Comptable et contrle par le
Responsable AdministratiI et Financier.

Un etat de rapprochement bancaire mensuel pour chaque compte est eIIectue par le
Comptable et contrle par le Responsable AdministratiI et Financier.

Le Comptable prepare la situation hebdomadaire de tresorerie a presenter au Responsable
AdministratiI et Financier et au Coordonnateur.



MANUEL DES PROCEDURES


GESTION DE LA TRESORERIE

Gestion de la caisse

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 131
FIN-32
131
Gestion de la caisse

1. OBJET DE LA PROCEDURE

Assurer le Ionctionnement de la caisse tout en garantissant une gestion saine et rigoureuse.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procedure s`applique a toutes les caisses du Projet.

3. REGLES DE GESTION

Caisse UCP

La Secretaire tient la caisse de l`UCP pour Iinancer les menues depenses eligibles au titre
des activites a Iinancer au moyen des ressources du Projet.

Le niveau d'approvisionnement de la caisse de l`UCP est Iixe a Un Million (1 000 000)
Francs CFA. TouteIois, la caisse peut tre exceptionnellement approvisionnee au dela du
plaIond indique pour Iaire Iace a un besoin immediat et ponctuel de tresorerie (ex .
pavement des salaires en fin de mois).

La caisse permet de payer les depenses de montant inIerieur a Cent Mille (100 000)
Francs CFA. Les depenses superieures ou egales a Cent Mille (100 000) Francs CFA sont
reglees par cheque.

La caisse est arrtee en Iin de journee par la Secretaire et contrlee par le Responsable
AdministratiI et Financier. Il a latitude de contrler la caisse de Iaon inopinee. TouteIois,
il lui est recommande de Iaire un contrle systematique chaque Iin de mois.





MANUEL DES PROCEDURES


GESTION DE LA TRESORERIE

Approvisionnement de la caisse de l'UCP

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 132
FIN-33
132
Approvisionnement de la caisse de l'UCP

1. OBJET DE LA PROCEDURE

Approvisionner la caisse de l'UCP pour assurer son Ionctionnement de Iaon reguliere.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procedure est applicable des que le niveau des Ionds en caisse atteint Deux Cent Cinquante
Mille (250 000) Francs CFA.

3. REGLES DE GESTION.

Un arrte de la caisse est eIIectue avant tout reapprovisionnement par la Secretaire.

La caisse est reapprovisionnee a concurrence du montant des depenses justiIiees et des
previsions de depenses dans la limite du plaIond autorise.

La procedure est declenchee par la Secretaire a partir de la situation journaliere de caisse.

La caisse est approvisionnee dans la limite de 1 000 000 FCFA (sauI cas exceptionnel).

4. LISTE DES OPERATIONS

1. Arrte de la caisse,
2. Controle des pieces par le Responsable Administratif et Financier,
3. Etablissement de lordre de paiement,
4. Signature du cheque,
5. Remise du cheque au comptable,
6. Encaissement du cheque et enregistrement.




MANUEL DES PROCEDURES


GESTION DE LA TRESORERIE

Approvisionnement de la caisse de l'UCP

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 133
FIN-33
133
5. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE


INTERVENANTS

DESCRIPTION DES TACHES

DOCUMENTS
ET
INTERFACES


La Secretaire





























Le Responsable
AdministratiI et
Financier

1. ARRETE DE LA CAISSE

arrte la caisse,
inscrit dans le brouillard de caisse :
. la date darrte,
. le libelle "Arrte de caisse",
. le solde des especes en caisse dans la colonne,
"Recettes".

remplit la Iiche d'arrte de caisse :
. date darrte,
. solde initial de la caisse,
. montant de lapprovisionnement reu,
. montant des autres recettes effectuees sur la caisse,
. total recettes,
. montant des depenses fustifiees,
. solde theorique,
. solde en caisse.
.
calcule la diIIerence entre le solde theorique et le solde en
caisse et l'inscrit sur la Iiche.

La diffrence entre le solde thorique et le solde en caisse doit
tre nulle pour que la caisse soit exacte. En cas d`cart, les
justifications doivent tre fournies.

transmet l`arrte de caisse et le brouillard de caisse au
Responsable AdministratiI et Financier.

2. CONTROLE DE LA CAISSE PAR LE RAF

procede au contrle de la caisse sur la base :

de la fiche darrte preparee par le comptable,
du fournal de caisse,
des pieces de caisse,
des especes en caisse.






Brouillard de
caisse



























Arrte de caisse

Brouillard de
caisse


MANUEL DES PROCEDURES


GESTION DE LA TRESORERIE

Approvisionnement de la caisse de l'UCP

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 134
FIN-33
134


INTERVENANTS

DESCRIPTION DES TACHES

DOCUMENTS
ET
INTERFACES





































Le Comptable




contrle l`exactitude de chaque montant de l`arrte de caisse :

- Solde initial : doit correspondre au solde en caisse au
dernier arrte.

- Approvisionnement : doit correspondre au montant des depenses
justiIiees au dernier arrte et au montant
reu.

- Autres recettes : doit correspondre au total des reus emis
pour les autres recettes.

- Sous/total : doit tre egal au total des montants
precedents.

-- Depenses Justifiees : doit tre egal a la somme des depenses
supportees par des pieces probantes (a
tre rapproche avec le total porte sur le
releve des pieces).

-- Solde theorique : diIIerence entre total recettes et depenses
justiIiees.

- Solde en caisse : total des especes en caisse

valide l'arrte en signant la Iiche d'arrte :
. date,
. nom,
. signature.

transmet les documents au Comptable,
Iait preparer un ordre de paiement de reapprovisionnement par
le Comptable.

3. ETABLISSEMENT DE L`ORDRE DE PAIEMENT

etablit un ordre de paiement au nom de la secretaire,
transmet l`ordre de paiement et l`arrte de caisse au
Responsable AdministratiI et Financier pour signature.





































Ordre de paiement



MANUEL DES PROCEDURES


GESTION DE LA TRESORERIE

Approvisionnement de la caisse de l'UCP

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 135
FIN-33
135


INTERVENANTS

DESCRIPTION DES TACHES

DOCUMENTS
ET
INTERFACES



Le RAF





Le Coordonnateur






Le DG
de la CAA




CAA




Le RAF


Le Comptable





La Secretaire

4. SIGNATURE DE LA ORDRE DE PAIEMENT

VeriIie l`ordre de paiement,
Signe l`ordre de paiement,
transmet l`ordre de reapprovisionnement et l`arrte de caisse
au Coordonnateur.


s`assure que le Responsable AdministratiI et Financier a signe
le demande de reapprovisionnement,
signe l`ordre de paiement,
transmet l`ordre de paiement a la CAA.


5 ETABLISSEMENT ET SIGNATURE DU CHEQUE
Reoit l`ordre de paiement de l`UCP,
Fait veriIier l`ordre de paiement,
Fait etablir un cheque,
Signe le cheque.

Transmet le cheque a l`UCP,


6 REMISE DU CHEQUE

Transmet le cheque au comptable,


enregistre l`operation dans le brouillard de banque,
remet le cheque a la secretaire,


7. ENCAISSEMENT DU CHEQUE ET ENREGISTREMENT

encaisse le cheque,
enregistre le reapprovisionnement dans le brouillard de caisse.


















Cheque















MANUEL DES PROCEDURES


GESTION DE LA TRESORERIE

Rglement de Factures par Banque

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 136
FIN-34
136

1. OBJET DE LA PROCEDURE

Regler les Iactures en contrepartie des Iournitures livrees ou des prestations eIIectuees a ordre
de paiement du Projet.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procedure s'applique aux reglements de Iactures par cheque ou par virement bancaire.

3. REGLES DE GESTION

Le reglement des Iactures se Iait par programmation hebdomadaire.

Les Iactures doivent tre certiIiees et liquidees accompagnees d`un B/C et d`un B/L, d`une
copie du contrat de services ou de Iournitures et doivent porter le cachet BON A
PAYER avec visa du Comptable et du Responsable AdministratiI et Financier.

Les Iactures relatives aux travaux doivent tre certiIiees par les services techniques.

Les Iactures relatives a des contrats doivent porter les numeros des contrats
correspondants.

Les Iactures de montant inIerieur a Cent Mille (100 000) Francs CFA sont regles par la
caisse.

Le Comptable prepare les bordereaux de remise de cheque en trois (3) exemplaires :

. loriginal signe par le beneficiaire est foint a la facture,
. le duplicata accompagne le cheque,
. le triplicata reste en souche,

Toute Iacture reglee porte le cachet PAYE .

4. LISTE DES OPERATIONS

1. Point des factures en instance,
2. Choix des factures a paver,
3. Etablissement des ordres de paiement,
4. Signatures des ordres de paiement,
5. Signature des cheques,
6. Paiement des fournisseurs.


MANUEL DES PROCEDURES


GESTION DE LA TRESORERIE

Rglement de Factures par Banque

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 137
FIN-34
137
5. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE


INTERVENANTS

DESCRIPTION DES TACHES

DOCUMENTS
ET
INTERFACES


Le Comptable





Le Responsable
AdministratiI et
Financier








Le Comptable






Le Responsable
AdministratiI et
Financier











1. SITUATION DES FACTURES EN INSTANCE

Iait la situation des Iactures en instance de reglement,
s`assure que les Iactures ont ete certiIiees et liquidees,
transmet les Iactures au Responsable AdministratiI et
Financier.

2. CHOIX DES FACTURES A PAYER

contrle les Iactures B/C B/L,
decide des Iactures a mettre en paiement en tenant compte de
la tresorerie disponible et de la date de reception des Iactures a
l`UCP,
vise les Iactures eligibles au paiement,
transmet les Iactures a regler au Comptable pour
l`etablissement des demandes de paiement.

3. ETABLISSEMENT DES ORDRES DE PAIEMENT

regroupe les Iacture par Iournisseur,
etablit un ordre de paiement au nom de chaque Iournisseur,
transmet les Iactures les ordres de paiement au Responsable
AdministratiI et Financier.

4. SIGNATURE DES ORDRES DE PAIEMENT

veriIie la coherence des montants des Iactures et des ordres de
paiement correspondants,
veriIie les ordres de paiement,
montant en chiffres et en lettres,
nom du beneficiaire,
Imputation budgetaire,
Eligibilite de lengagement,
Reference du contrat,
signe les ordre de paiement,
transmet les dossiers au coordonnateur,




Factures en
instance





Factures a paver




Ordre de paiement




Ordre de paiement







Ordre de paiement



MANUEL DES PROCEDURES


GESTION DE LA TRESORERIE

Rglement de Factures par Banque

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 138
FIN-34
138

INTERVENANTS

DESCRIPTION DES TACHES

DOCUMENTS
ET
INTERFACES

Le Coordonnateur






Le DG de la CAA




CAA



Le Comptable

s`assure que le Responsable AdministratiI et Financier a signe
les ordres de paiement,
signe les ordres de paiement,
transmet les dossiers de paiement a la CAA

5 SIGNATURE DES CHEQUES

Reoit les ordres de paiement de l`UCP,
Fait veriIier les ordres de paiement,
Fait etablir les cheques,
Signe les cheques.

Transmet les cheques a l`UCP.


6. PAIEMENT DES FOURNISSEURS

enregistre les cheques dans les brouillards de banque,
prepare les bordereaux de remise de cheques avec photocopies
des cheques,
paye les Iournisseurs contre decharge des bordereaux de
remise de cheques,
appose le cachet de paiement sur les Iactures reglees et
mentionne :

. la date de paiement,
. la reference du cheque de paiement ou de lordre de
virement,

joint l'original du bordereau de remise a la Iacture reglee,
classe les Iactures reglees avec toutes les pieces (B/C, B/L,
D/A, Bordereau de remise de cheque) dans le chrono
Banque correspondant.


Ordres de
paiement





Cheques









Bordereau de
remise de cheques


Brouillards de
banque




MANUEL DES PROCEDURES


GESTION DE LA TRESORERIE

Rglement de Factures par Caisse

REDIGE
EN NOV
02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 139
FIN-35
139

1. OBJET DE LA PROCEDURE

Regler en espece les Iactures reues par le Projet.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procedure s`applique pour le reglement en espece des Iournisseurs en contrepartie des
prestations ou travaux eIIectues ou des Iournitures livrees.

3. REGLES DE GESTION

Le reglement des Iactures se Iait par programmation hebdomadaire.

Les Iactures doivent tre certiIiees et liquidees accompagnees d`un B/C et d`un B/L et
doivent porter le cachet BON A PAYER avec visa du Comptable et du Responsable
AdministratiI et Financier.

Seules les Iactures d`un montant inIerieur a Cent Mille (100 000) Francs CFA sont regles
par la caisse.

Toute Iacture reglee porte le cachet PAYE .

4. LISTE DES OPERATIONS

1. Regroupement des factures a regler,
2. Controle des factures,
3. Paiement des fournisseurs.



MANUEL DES PROCEDURES


GESTION DE LA TRESORERIE

Rglement de Factures par Caisse

REDIGE
EN NOV
02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 140
FIN-35
140
5. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE


INTERVENANTS

DESCRIPTION DES TACHES

DOCUMENTS
ET
INTERFACES


Le Comptable






Le Responsable
AdministratiI et
Financier




La Secretaire


1. REGROUPEMENT DES FACTURES A REGLER

regroupe les Iactures a regler,
s`assure que les Iactures ont ete certiIiees et liquidees,
transmet les Iactures au Responsable AdministratiI et
Financier.

2. CONTROLE DES FACTURES

s`assure que les Iactures ont ete certiIiees et liquidees,
vise les Iactures a regler,
transmet les Iactures a la Secretaire pour paiement.

3. PAIEMENT DES FOURNISSEURS

paye les Iournisseurs contre acquittement des Iactures,
appose le cachet de paiement sur les Iactures,
enregistre les paiements dans le brouillard de caisse,
classe les Iactures acquittees dans le chrono de caisse.




Factures a regler





Factures a regler






Brouillard de
caisse




MANUEL DES PROCEDURES


GESTION DE LA TRESORERIE

Avance de Fonds

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 141
FIN-36
141
Avance de fonds

1. OBJETDE LA PROCEDURE

Mise a disposition de Ionds a justiIier.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procedure s`applique pour les achats a eIIectuer au comptant et aux depenses a regler par
les cadres du Projet dans l`execution de leurs activites.

3. REGLES DE GESTION

Les Ionds avances sont justiIiables dans les 24 heures pour les achats au comptant et des la Iin
des activites pour les depenses reglees par les cadres du Projet.

Toutes les avances de Ionds sont comptabilisees en debitant le beneIiciaire. Son compte sera
solde apres justiIication des Ionds perus.

4. LISTE DES OPERATIONS

1. Elaboration du programme dactivites et du budget,
2. Approbation du programme dactivites,
3. Etude du budget,
4. Mise a disposition des fonds,
5. Justification des fonds reus,
6. Enregistrement de loperation.



MANUEL DES PROCEDURES


GESTION DE LA TRESORERIE

Avance de Fonds

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 142
FIN-36
142
5. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE


INTERVENANTS

DESCRIPTION DES TACHES

DOCUMENTS
ET
INTERFACES




Le demandeur




Le Coordonnateur





Le Responsable
AdministratiI et
Financier






La Secretaire









Le Comptable




1. ELABORATION DU PROGRAMME D`ACTIVITES
ET DU BUDGET

soumet un budget accompagne du programme des activites a
mener au Coordonnateur pour approbation.

2. APPROBATION DU PROGRAMME D`ACTIVITES

approuve le programme d`activites,
aIIecte le programme d`activites au R/SE,
aIIecte le budget au Responsable AdministratiI et Financier.

3. ETUDE DU BUDGET

veriIie la conIormite du budget avec les normes en vigueur,
met a disposition des Iournitures et materiels didactiques, (cI.
procedures d`achat),
transmet une copie du budget au Comptable ou a la Secretaire
en vue d`engager la procedure d`avance de Ionds.

4. MISE A DISPOSITION DES FONDS

prepare un bon de caisse en quatre (4) exemplaires qu`il vise
et qu'il soumet a la signature du Responsable AdministratiI et
Financier et du Coordonnateur ( pour les avances n`excedant
pas cent mille (100 000) Irancs CFA),
decaisse la somme necessaire contre acquittement du bon de
caisse par le beneIiciaire,
classe le bon de caisse dans le chrono BON DE CAISSE A
1USTIFIER .

prepare et Iait signer au Responsable AdministratiI et
Financier et au Coordonnateur un ordre de paiement pour des
avances de montants superieurs a cent mille (100 000) Irancs
CFA,
ou remet le cheque (etabli a la CAA) au beneIiciaire contre
decharge d`un bordereau de remise de cheques.




Programme
dactivites
&
Budget











Budget









Bon de caisse






Bordereau de
remise de cheques



MANUEL DES PROCEDURES


GESTION DE LA TRESORERIE

Avance de Fonds

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 143
FIN-36
143

INTERVENANTS

DESCRIPTION DES TACHES

DOCUMENTS
ET
INTERFACES



Le beneIiciaire







La Secretaire

5. JUSTIFICATION DES FONDS RECUS

presente au Comptable ou la Secretaire les pieces
justiIicatives des depenses eIIectuees,
reverse le reliquat eventuel contre un reu delivre par le
Comptable ou la Secretaire.

6. ENREGISTREMENT DE L`OPERATION

enregistre le montant reel de la depense dans le brouillard,
classe les pieces justiIicatives dans le chrono des pieces de
caisse.




Pieces
fustificatives





Brouillard de
caisse ou banque





MANUEL DES PROCEDURES


GESTION COMPTABLE



REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 144
CPT
144



















GESTION COMPTABLE






MANUEL DES PROCEDURES


GESTION COMPTABLE

Index des Sous - Fonctions

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 145
CPT
145



SOUS - FONCTIONS INDEX


CADRE COMPTABLE CPT-1

ORGANISATION COMPTABLE CPT-2

GUIDE D`IMPUTATION COMPTABLE CPT-3








MANUEL DES PROCEDURES


GESTION COMPTABLE



REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 146
CPT-1
146



















CADRE COMPTABLE







MANUEL DES PROCEDURES


CADRE COMPTABLE



REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 147
CPT-1
147
1. Cadre comptable gnral

Le cadre comptable propose pour le PPMF se conIorme aux dispositions de l`OHADA.
L`OHADA Iixe les regles d`etablissement des etats Iinanciers. Ces etats Iinanciers sont
presentes de Iaon a permettre leur comparaison dans le temps et dans l`espace. Le reglement
enonce les principes generalement reconnus par les normes internationales. Il s`agit de :

Le principe de prudence , pour une appreciation raisonnable des evenements et des
operations a enregistrer, aIin d`eviter de transIerer sur l`avenir des risques actuels ;

La transparence dans la mise en ouvre permet a l`entreprise de donner une presentation
claire et loyale de l`inIormation ;

Limportance significative , En vertu de ce principe, tout element susceptible d`inIluencer
le jugement que les destinataires des etats Iinanciers peuvent porter sur le patrimoine, la
situation Iinanciere et le resultat de l`entreprise doit leur tre communique ;

Lintangibilite du bilan , Le bilan d`ouverture doit correspondre au bilan de clture. Ne
peuvent tre imputes sur les capitaux propres d`ouvertures les incidences des changements
de methodes ainsi que les produits et les charges sur exercices anterieurs ;

Le cout historique , l`evaluation des elements inscrits en comptabilite est Iondee sur la
convention du cot historique qui permet d`enregistrer les biens, a leur date d`entree dans
le patrimoine, a leur cot d`acquisition exprime en unites monetaires courantes. Par
derogation a cette convention et en vertu du concept du maintien du capital Iinancier de
l`entreprise, les conditions de reevaluation legales ou libres sont precisees ;

La continuite de lexploitation , L`entreprise est presumee poursuivre ses activites sur un
horizon temporel previsible. Lorsque la continuite de l`exploitation de l`entreprise n`est
plus assuree, les methodes d`evaluation doivent tre reconsiderees. Il en est de mme en
cas de non-continuite d`utilisation d`un bien ;

La permanence des methodes. Les methodes d`evaluation et de presentation utilisees pour
l`etablissement des etats Iinanciers ne doivent pas changer d`un exercice a un autre. Cette
constance dans l`application des methodes permet d`assurer la comparabilite de
l`inIormation dans le temps et dans l`espace. Ce principe admet, touteIois, des
changements motives par la recherche d`une meilleure image du patrimoine, de la
situation Iinanciere et du resultat de l`entreprise. Les circonstances de telles modiIications
sont limitativement prevues ;

La specialisation des exercices. Il est rattache a chaque exercice les produits et les charges
qui le concernent et uniquement ceux-la.




MANUEL DES PROCEDURES


CADRE COMPTABLE



REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 148
CPT-1
148
2. Cadre comptable analytique

Pour permettre un suivi eIIicace des activites a mener par le PPMF, la comptabilite analytique
reposera sur cinq (5) axes d`analyse principaux :

la destination de la depense (activite ou composante),
le Responsable de la depense (service) ou Institution sous-traitante,
le financement de la depense (bailleur de fonds),
la :one concernee (:one du Profet),
la nature de la depense (categorie).

3. Principe d`quilibre entre les emplois et les ressources

Le Projet ne Iaisant pas de recettes propres, il beneIicie de subventions pour le Iinancement
des depenses.

La comptabilite de projet se distingue de la comptabilite de societe par le Iait qu`elle n`a pas
un objectiI de resultat comptable. Le Projet est une structure d`execution qui realise des
activites (investissements) qu`elle Iinance au moyen de subventions (d`investissement)
retrocedees par l`Etat dans le cadre d`accord de credit ou de subventions passes avec les
bailleurs de Ionds internationaux. La comptabilite de projet doit respecter l`equilibre entre les
depenses (emplois) et les subventions (ressources) qui servent a les Iinancer.

Cette speciIicite nous permet de mettre en place un plan comptable ne comportant pas de
compte de gestion; toutes les charges etant considerees comme investissement au titre de Irais
immobilises.

En outre, le plan comptable sans compte de gestion presente le double avantage d`alleger le
nombre d`ecritures a passer dans les comptes de subventions (les subventions d`exploitation
n`etant pas prises en compte) et de pouvoir suivre sur toute la duree du Projet la totalite des
cots. Dans le cas de l`utilisation des comptes de gestion, ceux-ci sont soldes a la clture de
chaque exercice.

Nous avons retenu en accord avec le PPMF le plan comptable sans les comptes de gestion.


20-Charges Immobilisees 14- Subventions
21 a 24 - Immobilisations








MANUEL DES PROCEDURES


CADRE COMPTABLE



REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 149
CPT-1
149


Le plan comptable du Projet est elabore en respectant les dispositions du cadre comptable
OHADA adapte aux besoins speciIiques du Projet.

Le systeme de "reporting" genere :

brouillards de saisie,
fournaux auxiliaires,
balances et G/L generaux,
balances et G/L analvtiques,
liste complete des immobilisations,
tableau des amortissements,
tableau Emplois Ressources.

4. Comptabilisation des immobilisations

La comptabilisation des immobilisations se Iait au cot historique. Les immobilisations
acquises en devises sont comptabilisees au taux de change du jour de paiement du Iournisseur.
Dans le cadre du projet les amortissements ne seront pas pratiques sur les immobilisations.

5. Principe de saisie des pices comptables

Dans le logiciel, toutes les saisies comptables sont Iaites dans des journaux. Quatre (4) types
de journaux sont utilises (Achats / Tresorerie / Operations diverses / Paiements directs).

Les saisies sont Iaites a partir de Iiches d`imputation correctement remplies par le Comptable.
Les ecritures sont contenues dans des brouillards.
Les brouillards sont contrles et valides.
Apres validation, le principe d`inviolabilite des ecritures est respectee.



MANUEL DES PROCEDURES


CADRE COMPTABLE



REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 150
CPT-1
150

SCHEMA DE SAISIE DES PIECES COMPTABLES DANS LE LOGICIEL SUCCESS


































erreur
Pi eces
compt ables
Edition
Fi che
d`i mputation
Brouillard
Contrle
Validation
corrections
Saisie

MANUEL DES PROCEDURES


ORGANISATION COMPTABLE



REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 151
CPT-2
151



















ORGANISATION COMPTABLE



MANUEL DES PROCEDURES


ORGANISATION COMPTABLE

Organisation du Systme Comptable

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 152
CPT-2
152
1. Organisation du systme comptable

1.1 1ournaux comptables

Les operations sont enregistrees chronologiquement dans les journaux en Ionction de leur
nature. Ainsi le systeme comptable du PPMF comprend les journaux suivants :

1ournaux d'achat

Dans ces journaux sont enregistrees les Iactures et decomptes.

1ournaux de banque (1 par compte bancaire)

Ces journaux enregistrent les operations d`entrees et de sortie de Ionds mis a la disposition par
le FIDA et l`Etat.

1ournal des paiements directs

Ces journaux enregistrent des operations particulieres permettant de constater la mise en
paiement direct des Iactures et decomptes.

1ournal des oprations diverses

Ce journal enregistre toutes les autres operations non comprises dans les trois categories
precedentes en particulier :
les operations d'emission des DRF,
les operations de regularisation pour la clture et la reouverture de l`exercice.



MANUEL DES PROCEDURES


ORGANISATION COMPTABLE

Organisation du Systme Comptable

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 153
CPT-2
153
1.2 Dossiers comptables

Le comptable classe les pieces comptables dans des dossiers comptables. Ces dossiers
comptables sont materialises dans la description des procedures.
Le systeme de classement des pieces comprend les dossiers suivants:


Dossier

Types

Critre de classement
des pices

Pices comptables classes
Contrats Permanent Composante
N contrat
Contrats
Bons / Lettre de commande Permanent N Bon / Lettre de
commandes
Bons et Lettre de
commande
Factures et decompte a
payer
Temporaire Chronologique Facture /Decompte
Pieces jointes
Copie Bons et Lettre de
commande
Copie bordereau de
livraison
Paiements directs Temporaire Chronologique Facture
Copie Bons et Lettre de
commande
Copie bordereau de
livraison
Banque compte special

Permanent Mois
Chronologique
Copie des cheques et ordres
de paiement Pieces
justiIicatives
-Facture/ decomptes
-Bon de commande
-Bordereau de livraison
-Autres pieces justiIicatives
-Releve bancaire
Etat de rapprochement
DRF Permanent Chronologique DRF


MANUEL DES PROCEDURES


ORGANISATION COMPTABLE

Planning des Travaux Comptables

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 154
CPT-2
154
2. Planning des travaux comptables

2.1. Travaux quotidiens

Achats

- Imputation des Iactures,
- Contrle des imputations,
- Saisie des Iactures dans le logiciel comptable,

Trsorerie banque

- Imputation des transactions bancaires (cheques, ordres de virement, bordereaux de
versement, avis de debit et credit, remises de cheques),
- Contrle des imputations,
- Saisie des transactions bancaires dans le logiciel comptable,
- Edition des brouillards de saisie,
- Contrle des saisies,
- Validation des ecritures.


2.2 Travaux mensuels

Achats

- Edition du journal d'achats,
- Contrle des saisies du mois,
- Rapprochement des documents inIormatiques pour coherence avec les supports de saisie,
- JustiIication des soldes Iournisseurs et analyse.

Trsorerie Banque

- Collecte des releves bancaires,
- Comptabilisation des Irais bancaires,
- Saisie des Irais bancaires,
- Edition des journaux de banque,
- Contrle des saisies du mois,
- Etablissement des etats de rapprochement bancaire et analyse,

Comptabilisation des ventuelles critures de rgularisation,

- Edition des journaux de banque deIinitiIs,
- VeriIication du classement des pieces et documents de banque (releves bancaires, avis de
credit et de debit, ordres de virement, etc.),

MANUEL DES PROCEDURES


ORGANISATION COMPTABLE

Planning des Travaux Comptables

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 155
CPT-2
155
- Suivi des operations de tresorerie non denouees (operations de virement en attente,
cheques ou documents receptionnes mais non transmis, etc.).

Suivi comptable

- Edition du grand-livre et de la balance generale,
- Edition des etats de suivi analytiques,
- Edition des etats de suivi budgetaire,
- Comparaison des realisations de la periode avec le budget et explication des ecarts.


2.3. Travaux annuels

Inventaire des Immobilisations

- Inventaire physique des immobilisations,
- Edition du tableau des immobilisations et rapprochement avec les pieces justiIicatives et
la comptabilite generale,
- Apres l`inventaire physique, identiIication des immobilisations a sortir eventuellement du
Iichier et des comptes ou des immobilisations a ceder.

Inventaire comptable

- Realisation des travaux d`inventaire comptable,

Edition des tats financiers et audit des comptes

- Edition des etats Iinanciers de Iin d`exercice,
- Audit des comptes par un auditeur externe.


MANUEL DES PROCEDURES


ORGANISATION COMPTABLE

Analyse et Contrles Comptables

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 156
CPT-2
156
3. Analyse et Contrles comptables

3.1 Objet et gnralits

L'analyse de compte a pour objectiI de s'assurer, d'une part que les soldes de certains comptes
collectiIs sont bien supportes dans le detail par les comptes individuels correspondants et
d'autre part que les comptes individuels sont bien justiIies par le detail des operations. Il s'agit
de Iaon generale de tous les comptes de la classe 4 ( comptes de tiers a moins d'un an) et 5
(comptes Iinanciers a moins d'un an)

3.2 Contrle des comptes de Tiers

Les soldes des comptes Iournisseurs individuels doivent correspondre au solde du compte
collectiI correspondant du plan comptable.
En cas de diIIerence, il existe une anomalie qu'il conviendra d'analyser et de resoudre.
VeriIier que le solde du compte Iournisseur du mois reIlete bien les mouvements au debit
et au credit passes sur les comptes Iournisseurs individuels.
En eIIet, une mauvaise saisie par exemple d'un reglement aIIecte a un autre Iournisseur peut
rendre le compte tiers debiteur alors qu'il n'aurait pas d l'tre.
Pour l'ensemble des tiers Iournisseurs, ayant ete imputes dans le mois, s'assurer qu'une
anomalie de cette nature n'existe pas (ceci ne devrait pas tre en principe le cas si les Iactures
et les reglements sont lettres au Iur et a mesure).

3.2 Lettrage des tiers fournisseurs

VeriIier que toutes les operations (Iactures et reglements) enregistrees sur les tiers pendant le
mois ont bien ete lettrees.

3.3 Comptes devant avoir un solde nul

Le Comptable doit s'assurer que les comptes qui doivent theoriquement avoir un solde nul a
chaque Iin de mois, sont bien dans cette situation.

MANUEL DES PROCEDURES


ORGANISATION COMPTABLE

Analyse et Contrles Comptables

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 157
CPT-2
157
Ces comptes sont les suivants:
42xxx Personnel, remuneration due
58xxx Jirement de fonds

3.4 Contrles de l'exhaustivit de l'enregistrement des factures

VeriIier que toutes les Iactures reues et traitees pendant le mois ont bien ete enregistrees
en comptabilite.
Ce contrle peut tre eIIectue en rapprochant :
le nombre de factures contenues dans le brouillard dachat du mois
le nombre de factures reues le mois calcule par la difference entre le dernier
numero attribue et le premier N du mois a partir du registre des factures.

3.5 Contrle de cohrence du compte d'immobilisations corporelles et du fichier des
immobilisations

VeriIier que chaque ecriture du mois passee sur un compte d'immobilisation corporelle
correspond a un dossier d'equipement cree dans le repertoire des immobilisations;
L'etat d'inventaire du repertoire des immobilisations doit indiquer des totaux par compte
egaux aux soldes des comptes d'immobilisations corporelles.

Ainsi le repertoire des immobilisations doit constituer une comptabilite auxiliaire pour les
comptes d'immobilisation.




MANUEL DES PROCEDURES


ORGANISATION COMPTABLE

Travaux de Clture Comptable

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 158
CPT-2
158
4. Travaux de clture comptable (Inventaire)

4.1 Gnralits

L'UCP arrte sa comptabilite chaque annee au 31 decembre. Les travaux eIIectues ont pour
objet de :

Clturer l'exercice comptable ;
Etablir les documents comptables de Iin d'exercice pour l`audit des comptes.

4.2 Balance de clture

Avant l'edition de la balance generale, le comptable procede a l'analyse des comptes a partir
du grand livre aIin de deceler d'eventuelles erreurs. Une Iois, ce premier niveau de contrle
eIIectue, une balance provisoire est editee.

Le comptable, devra s'assurer, que l'equilibre Iondamental entre les debits et les credits est
veriIie, que les soldes des comptes du grand livre ont ete correctement reportes dans la
balance, que les comptes devant tre soldes a la clture le sont eIIectivement.
En outre, il procede a la veriIication de l'exactitude arithmetique de la balance. On peut en
eIIet y decouvrir une erreur d'addition.
Apres veriIication de la balance, le comptable lance l'edition de la balance generale deIinitive.

4.3 Etablissement des tats financiers

Une Iois que la balance generale est exacte il Iaut proceder a l'edition du Tableau des Emplois
et Ressources (TER).




MANUEL DES PROCEDURES


GUIDE D`IMPUTATION COMPTABLE



REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 159
CPT-3
159



















GUIDE D`IMPUTATIONS COMPTABLES








MANUEL DES PROCEDURES


GUIDE D`IMPUTATION COMPTABLE

Index des Procdures

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 160
CPT-3
160



PROCEDURES INDEX


Comptabilisation des Iactures d'immobilisations CPT-31

Comptabilisation des Iactures de charges CPT-32

Dept initial sur le Compte Special CPT-33

Dept initial sur le Compte de Contrepartie CPT-34

Reglement des Iactures par le Compte Special CPT-35

Reglement des Iactures par le Compte de Contrepartie CPT-36

Emission d'une DRF CPT-37

Paiement de la DRF CPT-38

Demande de reapprovisionnement du Compte de Contrepartie CPT-39

Reception des Ionds de Contrepartie CPT-310

Paiement Direct CPT-311






MANUEL DES PROCEDURES


GUIDE D`IMPUTATION COMPTABLE

Principes Gnraux

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 161
CPT-3
161
Principes gnraux

Ce guide contient essentiellement les schemas d`ecritures relatiIs aux operations courantes
du Projet.

Il ne contient pas necessairement toutes les operations.

Il se veut touteIois assez representatiI de l`essentiel des operations realisees par le Projet.

Le guide se presente sous la Iorme d`une Iiche par operation. Pour chaque operation, il est
decrit :
la piece de base,
le fournal dans lequel loperation est a comptabiliser,
le schema decriture comptable a passer .
. compte a debiter,
. compte a crediter,
. libelle,
. montant a comptabiliser,
un commentaire explicatif eventuellement.

En cas de mise a jour des schemas d`ecritures du present guide, les modiIications doivent
tre proposees par le Comptable et approuvees par le Responsable AdministratiI et
Financier.





MANUEL DES PROCEDURES


GUIDE D`IMPUTATION COMPTABLE

Comptabilisation des Factures d'Immobilisations

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 162
CPT-31
162
Comptabilisation des factures d`immobilisations

OBJET DE LA PROCEDURE

Constater l'acquisition d'equipements : vehicules, mobiliers et materiels de bureau, etc.

JOURNAL COMPTABLE

Journal des achats.
Journal des OD.

PIECE JUSTIFICATIVE

La Iacture du Iournisseur.

SCHEMA D'ECRITURES

Journal des achats

N compte
Debit
N compte
Credit
Libelles des comptes
Libelle de l'ecriture
Montant
Debit
Montant
Credit

21xxxx
a
24xxxx





40xxxx


Immobilisations


Fournisseur

Libelle : achat ---------------------
1


Montant
Facture




Montant
Facture

Journal des OD

N compte
Debit
N compte
Credit
Libelles des comptes
Libelle de l'ecriture
Montant
Debit
Montant
Credit

45xxxx


44xxxx






14xxxx


14xxxx


FIDA - depenses a regler


ETAT - Depenses a regler

FIDA - Subvention d'equipement
a demander

ETAT - Subvention d'equipement
a demander
Achat........

Part FIDA


Part Etat






Part FIDA


Part Etat

1
exemple : achat materiel inIormatique



MANUEL DES PROCEDURES


GUIDE D`IMPUTATION COMPTABLE

Comptabilisation des Factures d'Immobilisations

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 163
CPT-31
163

COMMENTAIRE

Les immobilisations sont comptabilisees TTC dans la mesure ou la TVA n'est pas
recuperable.

La TVA non recuperable est supportee par la Contrepartie.

Les livraisons partielles d'immobilisations qui ne peuvent tre mises en exploitation
doivent tre constatees en immobilisations en cours.






MANUEL DES PROCEDURES


GUIDE D`IMPUTATION COMPTABLE

Comptabilisation des Factures de Charges

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 164
CPT-32
164
Comptabilisation des factures de charges

OBJET DE LA PROCEDURE

Constater l'acquisition de Iournitures de bureau, de prestations de services (entretien,
reparation, etc.).

JOURNAL COMPTABLE

Journal des achats.
Journal des OD

PIECE JUSTIFICATIVE

La Iacture ou l'avis d'echeance ou tout autre document constitutiI d'un titre de creance.

SCHEMA D'ECRITURES

Journal des achats

N compte
Debit
N compte
Credit
Libelles des comptes
Libelle de l'ecriture
Montant
Debit
Montant
Credit

20xxxx






40xxxx


Charges (a preciser)


Fournisseur

Libelle : achat ---------------------
2


Montant
Facture




Montant
Facture

Journal des OD

N compte
Debit
N compte
Credit
Libelles des comptes
Libelle de l'ecriture
Montant
Debit
Montant
Credit

45xxxx


44xxxx






14xxxx


14xxxx


FIDA Depenses a regler


ETAT Depenses a regler

FIDA - Subvention
d`investissement a demander

ETAT Subvention
d'investissement a demander
Libelle : ..............................................

Part FIDA


Part Etat






Part FIDA


Part Etat

2
exemple : achat Iournitures de bureau

MANUEL DES PROCEDURES


GUIDE D`IMPUTATION COMPTABLE

Comptabilisation des Factures de Charges

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 165
CPT-32
165
COMMENTAIRE

Les achats de biens de services dans le cadre du Ionctionnement de l`UCP sont
comptabilises en charges immobilisees.

La TVA non recuperable est supportee par la Contrepartie.

Les charges sont comptabilisees TTC dans la mesure ou la TVA n`est pas recuperable.




MANUEL DES PROCEDURES


GUIDE D`IMPUTATION COMPTABLE

Dpt Initial sur le Compte Spcial

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 166
CPT-33
166
Dpt initial sur le Compte Spcial.

OBJET DE LA PROCEDURE

Comptabiliser le dept initial sur le Compte Special.

JOURNAL COMPTABLE

Journal de banque ''Compte Special.

PIECE JUSTIFICATIVE

Avis de credit bancaire.

SCHEMA D'ECRITURES

N compte
Debit
N compte
Credit
Libelles des comptes
Libelle de l'ecriture
Montant
Debit
Montant
Credit

52xxxx






45xxxx


FIDA Compte Special


FIDA - Avance en Compte Special

Libelle : Dept initial

Montant





Montant





MANUEL DES PROCEDURES


GUIDE D`IMPUTATION COMPTABLE

Dpt Initial sur le Compte de Contrepartie

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 167
CPT-34
167
Dpt initial sur le compte de contrepartie

OBJET DE LA PROCEDURE

Comptabiliser au debut de chaque exercice le dept initial sur le Compte de Contrepartie.

JOURNAL COMPTABLE

Journal de banque ''Compte Contrepartie.

PIECE JUSTIFICATIVE

Avis de credit du Tresor.

SCHEMA D'ECRITURES

N compte
Debit
N compte
Credit
Libelles des comptes
Libelle de l'ecriture
Montant
Debit
Montant
Credit

52xxxx






44xxxx


ETAT - Compte Contrepartie


ETAT - Fonds de dotation

Libelle : dotation contrepartie

Montant





Montant





MANUEL DES PROCEDURES


GUIDE D`IMPUTATION COMPTABLE

Rglement des Factures par le Compte Spcial

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 168
CPT-35
168
Rglement des factures par le Compte Spcial

OBJET DE LA PROCEDURE

Constater l'emission du cheque ou la transmission d'un ordre de virement pour le paiement des
Iactures sur le Compte Special.

JOURNAL COMPTABLE

Journal de banque ''Compte special.
Journal des OD.

PIECES JUSTIFICATIVES

La photocopie dechargee du cheque par le beneIiciaire.
La photocopie dechargee de l'ordre de virement par le gerant du compte.

SCHEMA D'ECRITURES

Journal Compte Special.

N compte
Debit
N compte
Credit
Libelles des comptes
Libelle de l'ecriture
Montant
Debit
Montant
Credit

40xxxx






52xxxx


Fournisseur


FIDA - Compte Special

Libelle : reglement Iacture N ..

Montant
Cheque





Montant
cheque


Journal des OD.

N compte
Debit
N compte
Credit
Libelles des comptes
Libelle de l'ecriture
Montant
Debit
Montant
Credit

45xxxx






45xxxx


FIDA - DRF a etablir


FIDA Depenses a regler

Libelle : ............................

Montant
Cheque





Montant
Cheque





MANUEL DES PROCEDURES


GUIDE D`IMPUTATION COMPTABLE

Rglement des Factures par le Compte Spcial

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 169
CPT-35
169
COMMENTAIRE

Un cheque ou un ordre de virement peut regler plusieurs Iactures du mme Iournisseur. Il
est important de conserver le detail des Iactures mises en paiement.

Les virements sont souvent soumis a des Irais bancaires et a des commissions (notamment
pour les virements a l'etranger). Dans ce cas, les Irais seront constates sur la base de l'avis
de debit de la banque. En cas d'absence de Irais, l'avis de debit sera classe avec la copie de
l'ordre de virement.





MANUEL DES PROCEDURES


GUIDE D`IMPUTATION COMPTABLE

Rglement des Factures par le Compte de Contrepartie

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 170
CPT-36
170
Rglement des factures par le Compte de Contrepartie

OBJET DE LA PROCEDURE

Constater l'emission du cheque ou la transmission d'un ordre de virement pour le paiement des
Iactures sur le Compte de Contrepartie.

JOURNAL COMPTABLE

Journal de banque ''Compte Contrepartie.
Journal des OD.

PIECES JUSTIFICATIVES

La photocopie dechargee du cheque par le beneIiciaire.
La photocopie dechargee de l'ordre de virement par le gerant du compte.

SCHEMA D'ECRITURES

Journal Compte Contrepartie

N compte
Debit
N compte
Credit
Libelles des comptes
Libelle de l'ecriture
Montant
Debit
Montant
Credit

40xxxx






52xxxx


Fournisseur


ETAT - Compte Contrepartie

Libelle : reglement Iacture N ..

Montant
Cheque





Montant
cheque


Journal des OD

N compte
Debit
N compte
Credit
Libelles des comptes
Libelle de l'ecriture
Montant
Debit
Montant
Credit

44xxxx



44xxxx

ETAT - DRF a etablir

ETAT - Depenses a regler

Libelle : ............................

Montant
Cheque



Montant
Cheque

COMMENTAIRE

Un cheque ou un ordre de virement peut regler plusieurs Iactures du mme Iournisseur. Il est
important de conserver le detail des Iactures mises en paiement.


MANUEL DES PROCEDURES


GUIDE D`IMPUTATION COMPTABLE

Emission d`une DRF - FIDA

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 171
CPT-37
171
Emission d'une DRF - FIDA

OBJET DE LA PROCEDURE

Constater en comptabilite la transmission d`une DRF en vue de la reconstitution du Compte
Special.

JOURNAL COMPTABLE

Journal DRF FIDA
Journal des OD

SCHEMA D'ECRITURES

Journal DRF FIDA

N compte
Debit
N compte
Credit
Libelles des comptes
Libelle de l'ecriture
Montant
Debit
Montant
Credit

45xxxx




45xxxx

FIDA - DRF etablie


FIDA - DRF a etablir

Libelle : Emission DRF FIDA N.

Montant




Montant

Journal des OD


14xxxx






14xxxx



FIDA Subvention d'equipement a
demander

FIDA - Subvention d'equipement
a recevoir

Libelle : Emission DRF FIDA N..


Montant





Montant

COMMENTAIRE

Les ecritures sont passees apres avoir prepare la demande pour reapprovisionnement de Ionds.


MANUEL DES PROCEDURES


GUIDE D`IMPUTATION COMPTABLE

Paiement de la DRF - FIDA

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 172
CPT-38
172
Paiement de la DRF-FIDA

OBJET DE PROCEDURE

Constater l`arrivee des Ionds sur le Compte Special.

JOURNAL COMPTABLE

Journal de banque Compte Special
Journal des OD

PIECE JUSTIFICATIVE

L`avis de credit bancaire (Compte Special)

SCHEMA D'ECRITURES

Journal Compte Special

N compte
Debit
N compte
Credit
Libelles des comptes
Libelle de l'ecriture
Montant
Debit
Montant
Credit

52xxxx




45xxxx

FIDA - Compte Special


FIDA - DRF etablie

Libelle : Paiement DRF FIDA N....

Montant
reu




Montant
reu

Journal des OD

N compte
Debit
N compte
Credit
Libelles des comptes
Libelle de l'ecriture
Montant
Debit
Montant
Credit

14xxxx






14xxxx



FIDA Subvention d'equipement a
recevoir

FIDA - Subvention d'equipement
reue

Libelle : Paiement DRF FIDA N..


Montant
reu




Montant
reu


MANUEL DES PROCEDURES


GUIDE D`IMPUTATION COMPTABLE

Emission d`une DRF - ETAT

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 173
CPT-39
173
Emission d`une DRF - ETAT

OBJET DE LA PROCEDURE

Constater en comptabilite la transmission d`une demande de reapprovisionnement de Ionds au
Tresor en vue de la reconstitution du Compte de Contrepartie.

JOURNAL COMPTABLE

Journal DRF Etat``
Journal des OD

SCHEMA D'ECRITURES

Journal DRF Etat

N compte
Debit
N compte
Credit
Libelles des comptes
Libelle de l'ecriture
Montant
Debit
Montant
Credit

44xxxx




44xxxx

ETAT DRF etablie


ETAT DRF a etablir

Libelle : Emission DRF ETAT N..

Montant




Montant

Journal des OD


14xxxx






14xxxx



ETAT Subvention d'equipement a
demander

ETAT - Subvention d'equipement
a recevoir

Libelle : Emission DRF - ETAT N......


Montant





Montant

COMMENTAIRE

Les ecritures sont passees apres avoir prepare la demande pour reapprovisionnement de Ionds.


MANUEL DES PROCEDURES


GUIDE D`IMPUTATION COMPTABLE

Paiement de la DRF - ETAT

REDIGE
NOV 02

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 174
CPT-310
174
Paiement de la DRF - ETAT

OBJET DE PROCEDURE

Constater l`arrivee des Ionds sur le Compte de Contrepartie.

JOURNAL COMPTABLE

Journal de banque Compte Contrepartie
Journal des OD

PIECE JUSTIFICATIVE

L`avis de credit du Tresor

SCHEMA D'ECRITURES

Journal Compte Contrepartie

N compte
Debit
N compte
Credit
Libelles des comptes
Libelle de l'ecriture
Montant
Debit
Montant
Credit

52xxxx




44xxxx

ETAT - Compte Contrepartie


ETAT - DRF etablie

Libelle : Paiement DRF ETAT N....

Montant
reu




Montant
reu

Journal des OD

N compte
Debit
N compte
Credit
Libelles des comptes
Libelle de l'ecriture
Montant
Debit
Montant
Credit

14xxxx






14xxxx



ETAT Subvention d'equipement a
recevoir

ETAT - Subvention d'equipement
reue

Libelle : Paiement DRF ETAT N..


Montant
reu





Montant
reu

MANUEL DES PROCEDURES


GUIDE D`IMPUTATION COMPTABLE

Paiement Direct

REDIGE
JUIN 00

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 175
CPT-311
175
Paiement Direct

OBJET DE LA PROCEDURE

Constater le paiement direct des Iournisseurs par le FIDA.

JOURNAL COMPTABLE

Journal Paiement Direct
Journal des OD

PIECE JUSTIFICATIVE

L`avis de paiement du FIDA.

SCHEMA D'ECRITURES

1. Emission de la DPD

Journal Paiement Direct

N compte
Debit
N compte
Credit
Libelles des comptes
Libelle de l'ecriture
Montant
Debit
Montant
Credit

45xxxx



45xxxx

FIDA DPD etablie

FIDA Depenses a regler

Libelle : Emission DRF N...........

Montant



Montant

Journal des OD

N compte
Debit
N compte
Credit
Libelles des comptes
Libelle de l'ecriture
Montant
Debit
Montant
Credit

14xxxx




14xxxx


FIDA Subvention d'equipement a
demander
FIDA - Subvention d'equipement
a recevoir

Libelle : Emission DRF N...........


Montant



Montant



MANUEL DES PROCEDURES


GUIDE D`IMPUTATION COMPTABLE

Paiement Direct

REDIGE
JUIN 00

REVISE
LE:


Projet d`appui au Programme national de MicroFinance

REF. 176
CPT-311
176

2. Rglement du fournisseur par le FIDA

Journal Paiement Direct

N compte
Debit
N compte
Credit
Libelles des comptes
Libelle de l'ecriture
Montant
Debit
Montant
Credit

40xxxx



45xxxx

Fournisseur

FIDA DPD etablie

Libelle : Paiement DRF N...........

Montant
paye



Montant
paye

Journal des OD

N compte
Debit
N compte
Credit
Libelles des comptes
Libelle de l'ecriture
Montant
Debit
Montant
Credit

14xxxx






14xxxx



FIDA Subvention d'equipement a
recevoir

FIDA - Subvention d'equipement
reue

Libelle : Paiement DRF N...........


Montant
paye





Montant
paye

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