Cng ty C phn C in v xy dng Vit Nam

-----o0o-----

Quy trnh Kim sot ti liu

M s: Qt - 01

Ngi vit

xem xt

ph duyt

H tn: Nguyn Th Kim Xun Chc v: CV. Phng HC PC

H tn: Phm Ngc Chung Chc v: Trng ban ISO

H tn: Nguyn Ngc Bnh Chc v: Tng G cng ty

Theo di sa i
Nu nhn thy bt k trang no ca ti liu ny b thiu hoc b bn, rch nt, m khng c c th phi xin cp li ti liu

M s: QT-01 Trang:1/9

Ngy ban hnh: 01/3/2007

Ln ban hnh: 02

M s:

QT - 01 01/3/2007 02 01 Ghi ch

Quy trnh Kim sot ti liu

Ngy ban hnh: Ln ban hnh: Ln sa i:

Ngy
01/3/2007

V tr
QT-01

Ni dung sa i
Hiu chnh li ton b (v form mu v b sung ni dung)

theo di phn phi Ban Gim c Phng HC-PC Phng NS-L-TL Phng KT-C Phng KT-XD Phng KT, KH & T Phng KT-TC TT Thng mi - XNK 1- Mc ch: Qui nh cch thc son tho, ph duyt, phn phi v qun l cc ti liu thuc h thng qun l cht lng ca Cng ty C phn C in v Xy dng Vit Nam nhm m bo:
Nu nhn thy bt k trang no ca ti liu ny b thiu hoc b bn, rch nt, m khng c c th phi xin cp li ti liu

XN C kh XN B tng m ln XN X l h tng XN Xy Lp

M s: QT-01 Trang: 2/9

Ngy ban hnh: 01/3/2007

Ln ban hnh: 02

M s:

QT - 01 01/3/2007 02 01

Quy trnh Kim sot ti liu

Ngy ban hnh: Ln ban hnh: Ln sa i:

+ Ph duyt ti liu v s tha ng trc khi ban hnh; + Xem xt, cp nht khi cn v ph duyt li ti liu, + m bo nhn bit cc thay i v tnh trng sa i hin hnh ca ti liu, + m bo cc vn bn ca ti liu thch hp sn c ni s dng; + m bo ti liu lun r rng, d nhn bit; + m bo cc ti liu c ngun gc bn ngoi c nhn bit v vic phn phi chng c kim sot. Ngn nga vic s dng v tnh cc ti liu li thi, v p dng cc du hiu nhn bit thch hp nu chng c gi li vi mc ch no . 2- Phm vi p dng Qui nh kim sot ti liu ch p dng kim sot cc ti liu thuc h thng cht lng: - S tay cht lng; - Cc qui trnh; - Hng dn cng vic; - Biu mu; - Cc ti liu t bn ngoi p dng trong h thng cht lng. Cc h s; vn bn lu tr; d liu trong my tnh, bng a khng thuc phm vi p dng ca qui nh ny. 3- Ti liu tham kho - S tay cht lng - Tiu chun ISO 9001:2000 4- nh ngha - Ti liu: c hiu l s tay cht lng, cc qui trnh, hng dn, biu mu v cc ti liu c ngun gc t bn ngoi nh cc ti liu k thut, cc ti liu do cc t chc, nh xut bn ban hnh... c s dng thc hin cc hot ng trong h thng cht lng. - Ti liu kim sot: l cc ti liu c ng du kim sot Ti liu kim sot ca Cng ty trang ba u, c theo di trong danh mc phn phi ti liu, mi khi sa i c
Nu nhn thy bt k trang no ca ti liu ny b thiu hoc b bn, rch nt, m khng c c th phi xin cp li ti liu

M s: QT-01 Trang: 3/9

Ngy ban hnh: 01/3/2007

Ln ban hnh: 02

M s:

QT - 01 01/3/2007 02 01

Quy trnh Kim sot ti liu

cp nht ti ngi s dng.

Ngy ban hnh: Ln ban hnh: Ln sa i:

- Ti liu li thi: l cc ti liu khng cn hin hnh (gi tr s dng), nhng ti liu c, ti liu qu hn lu tr, s dng c du kim sot " Ti liu li thi" ti trang u tin ca ti liu. - Ti liu khng kim sot: l ti liu khng c du Ti liu kim sot trang ba u, ngi s dng ti liu ny khng c cp nht bn mi mi khi ti liu ny thay i. Ghi ch: Ti liu kim sot hoc khng kim sot ch p dng cho ti liu thuc h thng qun l cht lng ISO 9001:2000. 5- Ni dung 5.1 Lu ban hnh, sa i ti liu: Trch nhim Gim c, trng cc b phn
Cn b c phn cng

Ni dung
Nhu cu s dng ti liu Phn cng son tho/sa i ti liu Hon chnh ti liu

Biu mu nh km

Cn b c phn cng

Gim c, trng cc b phn

Xem xt v Ph duyt Nhn bn, ng du kim sot, ghi s Phn phi v thu hi ti liu li thi

---

Cn b c phn cng

S cp pht/thu hi ti liu BM - 01 - 02

Cn b c phn cng v cc n v lin quan

Nu nhn thy bt k trang no ca ti liu ny b thiu hoc b bn, rch nt, m khng c c th phi xin cp li ti liu

M s: QT-01 Trang: 4/9

Ngy ban hnh: 01/3/2007

Ln ban hnh: 02

M s:

QT - 01 01/3/2007 02 01

Quy trnh Kim sot ti liu

Ngy ban hnh: Ln ban hnh: Ln sa i:

Cn b c phn cng v cc n v lin quan

Lu h s

5.2 Hnh thc ti liu + Hnh thc, cu trc qui trnh v cc hng dn c qui nh (trnh by) ging ti liu ny trong ch ring hnh thc ca cun STCL khc vi cc quy trnh, hng dn. + Hnh thc biu mu c thit k theo mc ch s dng cho cc hot ng khc nhau, nhng cn phi c m s kim sot: - M s biu mu: ghi gc bn phi pha trn, c ng khung. 5.3 H thng k m hiu 5.3.1 S tay cht lng: K hiu STCL 5.3.2 Qui trnh: k hiu QT - XX, trong : - QT l ch vit tt ca qui trnh - XX l s th t ca qui trnh t 01-99 trong Cng ty. 5.3.3 Hng dn hoc qui nh: k hiu HD - XX, hoc Q - XX trong : - HD/Q l ch vit tt ca hng dn/quy nh - XX l s th t ca hng dn/quy nh t 01-99 trong Cng ty. 5.3.4 Biu mu: k hiu BM - XX - YY, trong : - BM l ch vit tt ca biu mu - XX l s th t ca qui trnh t 01-99 trong Cng ty. - YY l s th t ca biu mu t 01-99 trong Quy trnh. Ch vit tt tn cc b phn c qui nh nh sau: - Phng Hnh chnh - Php ch - Phng K thut - C in - Phng K ton -Ti chnh - Phng Kinh t, K hoch v u t - Phng K thut - Xy dng - Trung tm thng mi - xut nhp khu : HC-PC : NS-L- TL : KT - C : KT-TC : KT,KH&T : KT-XD : TT TM-XNK - Phng Nhn s - Lao ng - Tin lng

Nu nhn thy bt k trang no ca ti liu ny b thiu hoc b bn, rch nt, m khng c c th phi xin cp li ti liu

M s: QT-01 Trang: 5/9

Ngy ban hnh: 01/3/2007

Ln ban hnh: 02

M s:

QT - 01 01/3/2007 02 01

Quy trnh Kim sot ti liu

- X nghip - Trng ban ISO 5.4 Ni dung ti liu

Ngy ban hnh: Ln ban hnh: Ln sa i: : XN : TB

5.4.1 S tay cht lng ca Cng ty bao gm t nht nhng ni dung nh sau: - Bng theo di nhng thay i - nh ngha cc t vit tt - Gii thiu v Cng ty - S t chc ca Cng ty - Chnh sch cht lng - Gii thiu v h thng cht lng ca Cng ty - Cc chng ca H thng cht lng p dng ti Cng ty. 5.4.2 Cc qui trnh/quy nh: Ni dung ca qui trnh/quy nh bao gm cc mc sau 1. Mc ch: Nu mc ch ca ti liu 2. Phm vi p dng: Nu phm vi m ti liu c p dng 3. Ti liu vin dn: Lit k nhng ti liu c s dng khi thc hin 4. nh ngha: nu c. 5. Ni dung: Nu ni dung chi tit ca qui trnh/quy nh 6. H s: Nu cc loi h s lin quan n qui trnh/quy nh v cch thc lu tr cc h s 7. Ph lc v biu mu nh km: Nu ln cc loi biu mu v ti liu din gii cn thit km theo (nu c). 5.4.3 Hng dn: Ni dung ca hng dn c th bao gm cc mc nh trong qui trnh. Nu hng dn n gin th c th vit ngay ni dung chi tit. Mt hng dn c th l mt phn ph lc ca qui trnh 5.5 Trch nhim ban hnh cc loi ti liu: c thc hin theo qui nh phn cp ca Cng ty Loi ti liu Chu trch nhim vit
Ngy ban hnh: 01/3/2007

Nu nh ngha hoc cc ch vit tt trong ti liu,

Xem xt

Ph duyt

Nu nhn thy bt k trang no ca ti liu ny b thiu hoc b bn, rch nt, m khng c c th phi xin cp li ti liu

M s: QT-01 Trang: 6/9

Ln ban hnh: 02

M s:

QT - 01 01/3/2007 02 01
T. Gim c T.Gim c

Quy trnh Kim sot ti liu

Ngy ban hnh: Ln ban hnh: Ln sa i:

S tay cht lng Cc quy trnh/quy nh Hng dn cng vic

Trng ban ISO Trng/Ph phng, Chuyn vin Trng/Ph phng, Chuyn vin

Tng gim c TG, Trng ban ISO hoc ngi c u quyn Trng ban ISO

T. Gim c

5.6 Phn phi ti liu 5.6.1 Ti liu sau khi c ph duyt, cn b c phn cng cp nht vo Danh mc ti liu ni b theo biu mu BM-01-01 ( lit k ton b ti liu HTQLCL hin c c cp pht v s dng), ng thi sao chp vi s lng theo qui nh s dng phn phi cho cc b phn lin quan. Mi mt b phn c Danh mc ti liu ni b ring (BM-01-01) v tt c cc ti liu c phn phi n cc n v u phi c ng du Ti liu kim sot v c du gip lai. 5.6.2 Khi phn phi ti liu, ngi c trch nhim gi cc b phn phi ghi vo s cp pht/thu hi ti liu (BM-01-02) v c ch k ca ngi nhn. 5.6.2 Cc ti liu mun phn phi ra bn ngoi phi c php ca Ph trch b phn. 5.7 Sa i v cp nht ti liu 5.7.1 Trong qu trnh s dng nu thy ti liu cn phi sa i th nhng ni dung sa i phi c xem xt ph duyt bi cc cp trc nh khi ban hnh ti liu mi. Trnh t sa i ti liu c thc hin theo s mc 5.1. 5.7.2 Ni dung thay i c ghi trong Bng theo di thay i ti liu, cp nht trang th nht ca mi ti liu. Phn ni dung thay i phi c in ch nghing d nhn bit. 5.7.3 Ngi qun l ti liu c trch nhim cp nht ti liu sa i cho nhng ngi s dng theo S cp pht/thu hi ti liu BM-01-02, ng thi phi thu hi ti liu c trnh s dng nhm ln. Loi ti liu cn cp nht l: S tay cht lng, cc qui trnh, hng dn, biu mu
Nu nhn thy bt k trang no ca ti liu ny b thiu hoc b bn, rch nt, m khng c c th phi xin cp li ti liu

M s: QT-01 Trang: 7/9

Ngy ban hnh: 01/3/2007

Ln ban hnh: 02

M s:

QT - 01 01/3/2007 02 01

Quy trnh Kim sot ti liu

Ngy ban hnh: Ln ban hnh: Ln sa i:

5.7.4 Ti liu thu hi s c hu b, bn gc ti liu c c gi li tham kho (nu cn), nhng trang ba phi c du kim sot " Ti liu li thi" trnh s dng nhm ti liu li thi. 5.8 Cc ti liu c ngun gc t bn ngoi Cc ti liu c ngun gc t bn ngoi nh: Cc ti liu v cc vn bn qui nh c s dng trong Cng ty khng do ni b cng ty ban hnh m nhn c t cc nh xut bn, cc n v bn ngoi (lu khng bao gm cng vn n) nh ngh nh 209, cc tiu chun ngnh, 365 mu son tho vn bn....c cc b phn cp nht vo Danh mc ti liu bn ngoi BM-01-03 (nhm ph bin v s dng trit c hiu qu cc ngun ti liu/t liu tham kho, h tr ...), ng thi trn trang ba u tin ca ti liu phi ng du hiu kim sot Ti liu bn ngoi, ghi r tn n v, b phn s dng trnh nhm ln, tht thot. 5.9 Qun l cng vn i - n

5.9.1 B phn vn th khi nhn c cng vn n u phi vo s cng vn n (bao gm c cc bn fax), sau trnh Gim c/Ph Gim c xem xt ph duyt ni dung. Cc cng vn sau khi c ph duyt vn th c trch nhim chuyn n nhng b phn lin quan v cp nht vo s theo di. 5.9.2 Cng vn chuyn ra ngoi Cng ty bng ng fax, chuyn pht, hoc chuyn thng trc tip u phi qua vn th ghi s v lu bn gc hoc sao. 5.10. Qun l bn v k thut, bn v thit k: Cc bn v k thut, thit k nhn c t ch u t hoc do ni b cng ty ban hnh u phi lp danh mc bn v BM-01-04 kim sot v nhn bit, cc bn sao khi pho t phi c du kim sot ca cng ty hoc ch k ca cp c thm quyn trc khi s dng nhm m bo tnh hiu lc ca ti liu. 6- Lu h s

T T

Ni dung h s

n v lu tr

Thi gian lu

Nu nhn thy bt k trang no ca ti liu ny b thiu hoc b bn, rch nt, m khng c c th phi xin cp li ti liu

M s: QT-01 Trang: 8/9

Ngy ban hnh: 01/3/2007

Ln ban hnh: 02

M s:

QT - 01 01/3/2007 02 01

Quy trnh Kim sot ti liu

Ngy ban hnh: Ln ban hnh: Ln sa i:

1 2

Danh mc ti liu ni b S cp pht/thu hi ti liu Danh mc ti liu bn ngoi Danh mc bn v

Tt c cc n v P. HC-PC

Khi c s thay i 3 nm

3 4

Tt c cc n v Cc x nghip

Khi c s thay i 3 nm

7. Biu mu nh km: Danh mc ti liu ni b S cp pht/thu hi ti liu Danh mc ti liu bn ngoi Danh mc bn v BM - 01 - 01 BM - 01 - 02 BM - 01 - 03 BM - 01 - 04

Nu nhn thy bt k trang no ca ti liu ny b thiu hoc b bn, rch nt, m khng c c th phi xin cp li ti liu

M s: QT-01 Trang: 9/9

Ngy ban hnh: 01/3/2007

Ln ban hnh: 02