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Synthse du Forum IIPE sur les systmes dinformation tenu du 29 novembre au 17 dcembre 2010

La synthse a t rdige par Khadim Sylla et Jacques Clauzier

Sommaire
Avant-propos .............................................................................................................................. 3 I - Cadre de dveloppement des systmes dinformation : ........................................................ 4 II - Organisation des structures impliques dans le dveloppement de SI : ............................... 4 III - Processus de dveloppement des systmes dinformation : ............................................... 5 IV - Les domaines concerns par le dveloppement des SI : ..................................................... 6 V - Les modes de collecte retenus dans le cadre des SI : ........................................................... 8 Les outils : .............................................................................................................................. 8 Le cadre technique : ............................................................................................................... 9 VI - Les traitements informatiques et lutilisation des informations : ..................................... 10 VII - La formation des personnels : ......................................................................................... 11 VIII La coopration internationale ........................................................................................ 12

Avant-propos

Le dveloppement des systmes ducatifs reste en grande partie tributaire des choix stratgiques des dcideurs, des capacits de mise en uvre des rformes et des ressources mobilisables cet effet. Sur ces trois dterminants de la russite, le systme dinformation occupe une place primordiale. Dabord en amont, le SI, pice matresse dans lamlioration des processus de gestion, offre des intrants indispensables la prise de dcision, notamment par lclairage quil apporte sur le fonctionnement du systme ducatif. Ensuite, dans la phase de ralisation, les mcanismes de suivi et valuation trouvent leur efficacit dans la qualit du SI qui renseigne sur les ralisations dj accomplies, les volutions apporter et le chemin qui reste parcourir. Enfin en aval, lvaluation globale des rformes engages ne peut se faire sans la disponibilit dinformations sur le processus global de mise en uvre, pouvant induire par ailleurs des effets de rtroaction positives sur les capacits internes des ministres. Ces constats mettent en vidence le rle central du systme dinformation et la ncessit pressante de veiller son bon fonctionnement. La forte participation au forum tmoigne de cet intrt et reflte une proccupation certaine des planificateurs et spcialistes de lducation. Le forum a t loccasion dchanger sur diffrents aspects du SI. Un accent particulier t mis sur les difficults souvent rencontres et les rponses apportes dans les contextes spcifiques nationaux. Les contributions ont t dune grande diversit et trs riches denseignements et dexpriences. Entre la compilation de lensemble des interventions, bien entendu, expurges des rptitions et une synthse plus analytique, nous avons finalement fait le choix de suivre la trame dfinie par la chronologie des questions qui avaient t suggres pour organiser les discussions. Dans cette optique, des lments de rponse ont t proposs en sinspirant galement de vos nombreuses contributions. Aussi, pour chaque question/rubrique, un rsum des constats et situations voqus a t propos. En raison des contraintes de temps, la synthse est certainement loin dtre exhaustive. Toute contribution pouvant lamliorer sera la bienvenue. Nous profitons de loccasion pour vous annoncer la sortie prochaine dune publication de lIIPE relative au systme dinformation, qui aborde de manire plus approfondie les problmatiques abordes durant le forum. Nous vous ritrons encore une fois nos sincres et profonds remerciements pour votre prcieuse contribution et esprons avoir dautres opportunits dchanges afin dapprofondir la question centrale du systme dinformation.

I - Cadre de dveloppement des systmes dinformation :


Un cadre optimal pour faciliter le dveloppement des SI est la mise en place dun schma stratgique (ou schma directeur) de dveloppement de SI : 1- Le systme ducatif doit se doter dun schma de dveloppement des systmes dinformation moyen terme. Le schma dfinit les projets prioritaires mettre en uvre partir dune analyse exhaustive des besoins, des expriences passes et celles de pays comparables. Lobjectif est de faire partager des axes stratgiques de dveloppement clairement identifis par lensemble des acteurs. 2- Le schma saccompagne dune analyse dtaille des besoins matriels, humains et financiers ncessaires pour chaque projet. Celle-ci permet dapprcier le degr de faisabilit du schma, de faire prciser les priorits par les diffrents dcideurs et de fixer ainsi le rythme de ralisation du schma. 3- Ce schma est volutif. Il sappuie sur une procdure de rvision priodique : - court terme pour une adaptation aux contraintes de ralit du rythme de dveloppement des projets, - moyen terme pour lactualisation des axes stratgiques et la dfinition de nouveaux projets. 4- Le schma de dveloppement des SI est dclin chaque anne en un calendrier des oprations qui dcrit prcisment les diffrentes tapes de ralisation de chaque projet en indiquant les structures responsables, les chefs de projet et les acteurs impliqus et les activits raliser. 5- Les projets pris en compte dans le cadre du schma directeur ne se limitent pas aux activits lies aux statistiques scolaires. Ils concernent galement les ressources humaines, les examens, la gestion financire, le suivi-valuation, etc. Il sagit de toutes les activits qui concourent la gestion du systme ducatif. Constat : mme si certains pays se sont dots dun schma directeur, la plupart des SI se dveloppent en dehors dun cadre de rfrence. Cette situation est lorigine de nombreuses dperditions qui obrent les finances publiques, entraine des gaspillages de ressources et retarde considrablement le dveloppement des SI.

II - Organisation des structures impliques dans le dveloppement de SI :


Une proposition dorganisation qui sappuie sur les conditions de russite est privilgier pour les projets de dveloppement des SI, savoir une expertise en matire daudit sur les conditions actuelles de fonctionnement et les rponses apporter, des procdures didentification des responsabilits des structures et des personnels associs aux projets et des actions de diffusion de linformation sur les projets auprs des acteurs concerns de tout niveau.

1- Lexistence dune structure transversale dexperts en dveloppement de projet permet de professionnaliser la dmarche de dfinition dun cadre stratgique dans un domaine

par dfinition hautement technique. Cette structure joue un rle dappui dans la prparation des travaux de rflexion sur les axes stratgiques. Elle est directement rattache au plus haut niveau de dcision oprationnel du systme ducatif. 2- Les directions sont par ailleurs clairement identifies dans la description de chaque projet avec leur niveau de responsabilit : pour la matrise douvrage (bnficiaires) : si le schma stratgique de dveloppement porte sur tous les domaines dactivit du systme ducatif, toutes les directions sont concernes. Nanmoins, en fonction des axes prioritaires les plus souvent retenus, les directions principalement impliques sont celles charges de la planification, des ressources humaines et de la gestion financire. La dfinition des cahiers des charges, action qui ncessite un certain niveau de technicit, conduit, de manire quasi systmatique, la direction de linformatique intervenir en appui aux autres directions responsables de la matrise douvrage. pour la matrise duvre : la direction informatique est essentiellement concerne dans cette phase de dveloppement des SI. Nanmoins, lorganisation de cette direction peut solliciter des comptences en dveloppement situes un niveau dconcentr (service informatique de rgion) en particulier pour lcriture de modules complmentaires. Par ailleurs, il peut tre fait appel des socits de services informatiques pour rpondre des besoins particuliers de comptences et (ou) des exigences de calendrier que les moyens en interne du systme ducatif ne peuvent satisfaire. Constat : dans certains systmes, leffort de coordination se traduit par la mise en place dune structure transversale de gestion. Dans dautres, le dveloppement du SI se ralise de manire clate, chaque structure (direction) travaillant la satisfaction de ses propres besoins. Leffort de coordination demeure minimal dans ce contexte. On constate galement une forte dpendance des structures infranationales par rapport ladministration centrale, dont la prdominance sexerce parfois de manire bureaucratique, essentiellement travers des directives.

III - Processus de dveloppement des systmes dinformation :


Le dveloppement de nouveaux systmes dinformation ou la rvision dun SI existant constitue des oprations complexes et longues qui ncessitent la mise en place de processus spcifiques chaque tape de ralisation. 1- Lanalyse des techniciens, spcialistes dans le dveloppement des SI, ne peut seule suffire pour la bonne marche dun projet. Les dcideurs, qui sont intervenus dans lanalyse de besoins, en particulier dans le domaine du pilotage, doivent tre galement largement impliqus dans toutes les tapes de dveloppement dun projet de SI. Enfin, une approche de terrain pragmatique qui sera le reflet le plus exhaustif

possible des points de vue des utilisateurs de tous niveaux, doit tre intgre dans la dmarche densemble du projet. 2- Un moyen pour organiser la participation ou reprsentation de tous ces acteurs concerns par le projet est de mettre en place un comit de pilotage, sous lautorit du chef de projet, compos dune reprsentation la plus exhaustive possible. Les travaux du comit sappuieront sur des techniques danimation avec la fixation, en amont de chaque runion, dobjectifs atteindre pour chaque sance ; lobjectif densemble tant lmergence la plus exhaustive possible des besoins et la description des modalits retenir pour leur couverture. 3- Cette rflexion est mene sous contraintes dfinies dans le cadre stratgique de dveloppement, en particulier concernant le champ dintervention du SI et les prvisions budgtaires. Les spcialistes traduisent ensuite lexpression de ces besoins par une rdaction normalise de cahiers des charges adapts aux besoins de la matrise duvre. 4- Les comits de pilotage accompagnent ensuite le dveloppement du projet. Linterface en continu avec la matrise duvre est assure le plus souvent par des informaticiens prsents dans les comits de pilotage. Ces comits sappuient sur les calendriers dfinis dans le cadre du schma stratgique. Ils peuvent ventuellement faire voluer les calendriers annuels pour tenir compte du rythme davancement des projets. 5- Des comits de suivi et (ou) dutilisateurs sont mis en place pour assurer la maintenance et lvolution du SI une fois celui-ci mis en service. Constat : dans de nombreux contextes, le processus de dveloppement explicite ni formalis. Les concertations ont gnralement lieu mais systmatique ni exhaustive. Labsence de formalisation des concertations, tapes de mise-en-uvre et de suivi par les diffrents acteurs (dcideurs terrain) gnrent trs souvent des retards et des erreurs de conceptions. du SI nest pas pas de manire de dfinition des et utilisateurs de

IV - Les domaines concerns par le dveloppement des SI :


Tous les domaines du systme ducatif sont concerns par les systmes dinformation. Cependant, au regard des expriences dans les diffrents pays, certains domaines dactivit sont prioritaires et de ce fait prdominants dans les systmes ducatifs : il sagit des domaines lves, examens, ressources humaines et immobilires. Ils rpondent des besoins dinformation primordiaux pour la connaissance et la gestion des systmes ducatifs, savoir : la connaissance des effectifs dlves scolariss et leurs parcours, travers les constats (annuaires) de rentres scolaires des lments dvaluation pdagogique et des savoirs des lves ainsi que la performance du systme travers les rsultats aux examens, la connaissance des moyens en ressources humaines engags pour assurer le service dducation, et de leur volution

la connaissance du rseau de loffre de formation travers une approche de type carte scolaire.

Les domaines du suivi individuel des lves, de lvaluation pdagogique du systme partir de lvaluation des comptences des lves, restent minoritaires dans les SI actuellement dvelopps pour les raisons suivantes : ils doivent sappuyer sur des technologies plus complexes, dpasser lapproche globale statistique pour travailler sur des donnes individuelles gres par chantillon. les mthodologies dvaluation sont normalises et bases sur des batteries dexercices normaliss. les procdures sont lourdes et coteuses sur le plan budgtaire et en moyens humains spcialiss.

Les SI spcialiss dans le domaine financier sont le plus souvent centraliss avec une approche de type bilan qui reste plus ou moins confidentielle. La liaison automatise, dans le cadre dun SI financier, entre les actes de gestion engendrant des engagements financiers et des restitutions synthtiques de type comptable restent peu dvelopps. La comptabilit nationale est le principal lment moteur au dveloppement de SI dans ce domaine. On observe que la priorit est donne lamlioration des domaines clefs cits ci dessus avant le dveloppement de domaines plus spcifiques comme lvaluation pdagogique. Constat : on remarque, toutefois, la mise en place progressive de structures en charge de lvaluation des acquis scolaires dans de nombreux pays. Pour ceux qui nen disposent pas, les rsultats des tudes conduites au niveau sous rgional, notamment par le PASSEC, constituent une source dinformation apprciable pour lanalyse du niveau des lves et les facteurs explicatifs des performances et contre-performances. Concernant le systme dinformation financier, un systme dinformation de suivi-valuation dcentralis des projets commence merger dans certains pays. Cette volution contribuera sans doute amliorer le SI financier. Par ailleurs, la contribution des mnages fait lobjet de collecte dinformations dans le cadre des statistiques scolaires dans certains pays. Mais la fiabilit de ces informations est souvent remise en cause, soit parce quelles sont juges incompltes soit parce que les modes de collecte ne sont pas efficaces.

V - Les modes de collecte retenus dans le cadre des SI :


Il sagit de rappeler certains principes qui peuvent aider les choix (quand il y a possibilit de choix) entre diffrents modes de collecte : 1- plus le recueil de linformation est fait la source de linformation, cest dire plus il est intgr dans le cadre dactes de gestion usuels, meilleure sera la qualit de linformation qui est mobilise, initialement pour rpondre des besoins de gestion et ventuellement de pilotage. 2- la mise en place de nouveaux SI ne doit pas empcher de changer les modes de gestion mais elle entrane la plupart du temps une simplification des actes de gestion. 3- si la collecte de linformation reste une charge pour celui qui fournit linformation, cest dire si elle est plus ou moins dconnecte dactes de gestion courante du fournisseur dinformation, la perspective dun retour sur investissement rsultats denqutes plus ou moins analyss et synthtiques - permet damliorer le respect des calendriers et la fiabilit des informations fournies. Les outils : Deux grands types de collecte dinformation sont utiliss dans les SI : 1- le questionnaire : il est le mode de recueil des donnes le plus souvent utilis car le plus simple sur le plan technologique. Du fait du recours au support papier, il permet dassurer une collecte exhaustive de linformation en saffranchissant au maximum de contraintes techniques. Nanmoins, il prsente des inconvnients au niveau de la fiabilit de linformation qui est dclarative, qui est dj le rsultat de dnombrement au niveau de la source, et qui gnre en consquence des problmes de cohrence densemble lorsque les rsultats par critres descriptifs retenus (genre, ge, niveau de formation) sont croiss. Les processus de mobilisation sont lourds : diffusion des questionnaires, dlai de remplissage et de collecte, dlais de saisie le plus souvent centralise, et les procdures de contrle ne permettent pas forcment de retourner la source de linformation (dmarche trop coteuse, en particulier en temps). Le traitement de linformation est loign de la source dinformation et les retours dinformation souvent trop dcals dans le temps pour tre totalement pertinents. Lensemble de ces possibilits de disfonctionnement a un impact non ngligeable sur la fiabilit densemble du systme dinformation. Les marges de progrs pour amliorer la fiabilit portent le plus souvent sur ces types de difficults. Ce mode de recueil de donnes reste toutefois bien adapt lorsque la population interroger est limite en nombre et portent sur des collectes dinformation qualitative : enqute par sondage essentiellement valuation des niveaux de comptence, opinion des enseignants sur leur condition de travail 2- Les bases de donnes individuelles intgres au processus de gestion : les systmes dinformation sont mis en place en priorit pour amliorer lefficacit des services de

gestion. Les diffrentes tapes de gestion dans les diffrents processus de gestion sont analyses et sont informatises (voire automatises) par des systmes dinformation dits intgrs (exemples : gestion des lves en tablissement scolaire, gestion des ressources humaines). Lutilisation des systmes dinformation se fait en temps rel par les gestionnaires, leur permet la fois des gains de temps et une gestion rigoureuse. Avec une utilisation en temps rel et de fait une gestion dmultiplie de la saisie, des processus de contrle des donnes intgrs dans les applications, les bases de donnes sont mises jour quasiment en temps rel et assurent un niveau de fiabilit de linformation directement lie lutilisation qui en est faite. Laccs gnralis au systme dinformation par tous les acteurs impliqus, avec une dfinition prcise des droits daccs, permet de faciliter la circulation de linformation, et le partage des bases par les utilisateurs de tout niveau.

Quel que soit le mode de collecte dinformations retenu, les conditions de russite de tout SI passent par un certain niveau dexigence concernant le cadre technique et le niveau de formation et de comptences des acteurs impliqus dans le SI. Constat : la tendance actuelle au dploiement des rseaux informatiques au niveau des structures de gestion (centrale et dconcentre) laissent entrevoir des volutions intressantes en matire de collecte dinformation. Aussi, la possibilit de se connecter distance grce aux technologies 3G (qui sont promues des performances encore plus leves) pourrait faciliter les flux dinformation, mme au niveau des zones recules, sans accs llectricit. Le cadre technique : 1- Tout systme dinformation, quil sagisse dune aide la gestion et (ou) de la mobilisation de donnes des fins de pilotage, ncessite de formaliser le cadre dans lequel il est utilis. Tout systme dinformation saccompagne dune dfinition prcise des concepts relatifs aux actes de gestion ou aux donnes que lon cherche mobiliser et des nomenclatures associes chaque donne mobiliser (nomenclatures des spcialits de formation professionnelle, technologique, des grades des corps enseignants, etc.). Ce travail est le plus souvent dvolu aux statisticiens qui interviennent au niveau fonctionnel de lapplication informatique. Il intervient dans la phase de dveloppement du SI mais fait galement partie intgrante de la maintenance de lapplication. Ce travail de dfinitions et de mises jour des nomenclatures a pour objectif de prendre en compte et de formaliser tout changement dans les processus assists par les SI. 2- Tout systme dinformation sappuie galement sur le choix de technologies les plus adaptes en termes defficience. Cependant ces choix sont soumis des contraintes lies au contexte, aux consquences en matire dquipement informatique quimpliquent ces choix, et aux budgets allous pour leur dploiement et leur maintenance. Par ailleurs, un objectif de compatibilit entre les SI est primordial pour permettre lutilisation maximale des informations partages par plusieurs SI et viter les doubles saisies et tout risque dincohrence. Des recours des interfaces sont envisager sachant quinvitablement les SI, en volution permanente, ne peuvent pas tre tous compatibles ensembles dans un calendrier commun.

Ces questions et choix techniques sappuient essentiellement sur des comptences dinformaticiens. Dans un contexte budget limit, il est utile de rappeler que les outils de bureautique peuvent permettre de dvelopper des systmes dinformation dont le champ dintervention reste plus limit (au sein dune mme structure) mais plus faciles mettre en uvre et qui peuvent servir dexprimentation avant un dploiement plus large ralis avec dautres technologies.

VI - Les traitements informatiques et lutilisation des informations :


Les systmes dinformation rpondent diffrents types de besoin. Leur organisation et les traitements informatiques qui leur sont associs, correspondent ainsi diffrents types dutilisation : laide la gestion, laide au diagnostic et pilotage, la communication. 1- concernant laide la gestion : toutes les possibilits dautomatisation des actes de gestion sont exploiter. La saisie directe est limite au maximum avec des oprations de mise jour individuelle et toute information saisie est utiliser quel que soit le SI. Cette utilisation des SI sappuie galement sur la dfinition prcise des niveaux de saisie concerns. Les services gestionnaires disposent de produits de restitution adapts leurs besoins de gestion, le plus souvent la production de listes (dlves, denseignants ) selon des critres dfinis par le gestionnaire, ou la sortie automatise de documents administratifs (certificat de scolarit, diplme nominatif, ) 2- concernant laide au pilotage : les SI doivent intgrer des modules de restitution qui vont de la sortie de tableaux prdfinis la mise disposition de bases de donnes extraites des SI et destines des traitements spcifiques partir de logiciels spcialiss dinterrogation de bases type Business object, Access Des systmes de paramtrage (sur les critres intgrs au SI : secteur denseignement, localisation, type de personnels) peuvent complter les produits de restitution pour une plus grande adaptation aux besoins dexploitation des informations. Par ailleurs, de vritables systmes dinformation spcifiques laide au pilotage peuvent tre dvelopps. Ils utilisent et synthtisent des donnes extraites des autres SI existants et permettent ainsi la constitution de tableaux de bord, de produits daide au diagnostic prsentant des sries dindicateurs sur lensemble des grands domaines du systme ducatif et aux diffrents chelons gographiques impliqus dans le pilotage. Lobjectif recherch sera alors de faciliter lanalyse croise des informations mobilises par lensemble des SI et de renforcer ainsi le niveau dintrt pour les SI auprs des dcideurs impliqus dans les processus de dveloppement des SI (schma stratgique, comits de pilotage et dutilisateurs). 3- concernant la communication : il sagit de renforcer la circulation de linformation en interne en mettant en rseau les diffrents acteurs avec le partage doutils daide la gestion et au pilotage. Par ailleurs, la valorisation des SI passe par le dveloppement de modules spcifiques qui automatisent au maximum la production de comptes-

rendus dactivits, de plaquettes de prsentations synthtiques des chiffres clefs du systme ducatif du niveau national aux niveaux dconcentrs. Constat : les outils de traitement de linformation tel quAccess et de plus en plus MySQL sont implants dans de nombreux pays, de mme que les cubes OLAPS (tableaux croiss dynamiques). Par ailleurs, de plus en plus de ministres de lducation se sont dots de sites Web o sont diffuses diverses informations relatives au systme ducatif. On peut cependant regretter la mise--jour irrgulire de certains sites.

VII - La formation des personnels :


La russite du dveloppement des SI et de leur mise en uvre implique un effort permanent de formation des personnels concerns des degrs divers dans les changements denvironnement, et de pratiques engendrs par les SI. Les personnels spcialiss titre divers dans les SI, informaticiens, statisticiens, planificateurs, doivent disposer de formations mtiers leur permettant de mettre jour et (ou) de dvelopper leurs connaissances professionnelles de faon rester forces de proposition actives dans lamlioration et le dveloppement des systmes dinformation. Des formations plus spcifiques sont mettre en place pour sensibiliser les personnels gestionnaires, utilisateurs des applications de gestion : ces formations sont destines la prise en main par les gestionnaires des outils informatiques spcialiss dans laide la gestion. En plus de laspect mtier de la formation, il est important de prsenter ces outils dans leur contexte de systme dinformation avec lensemble des enjeux sous jacents la mise en place de ces SI afin sassurer dune implication maximale de lensemble des personnels, en particulier au niveau de la qualit des informations mobilises. Des formations doivent galement accompagner lutilisation des produits de restitution lis laide au pilotage utilisation des tableaux de bord, dfinitions et modes de calcul des indicateurs, analyses croises pour llaboration de diagnostics Ces formations sont destines un public compos de dcideurs du niveau central et (ou) des niveaux dconcentrs. En amont de cet ensemble de formations plus ou moins spcialises, de vritables oprations de communication et de promotion sont ncessaires avant la mise en place de tout nouveau SI pour permettre tous les acteurs de partager les nouveaux enjeux et apports des SI et de dvelopper ainsi une nouvelle culture dune gestion et dun pilotage du systme partir dinformations fiables, standardises et partages. Constat : sil est vrai que de nombreuses comptences existent dans les administrations, il nen demeure pas moins vrai quelles sont insuffisantes pour la gestion du systme ducatif dans son ensemble, avec ses diffrents dmembrements. Ce constat pose la question de la masse critique de comptences atteindre et les stratgies pour y parvenir. De la mme faon quil est utile et ncessaire de disposer dun plan stratgique pour le dveloppement dun SI, il en est de mme pour le dveloppement des ressources humaines, dimension ncessaire intgrer dans tout plan stratgique de dveloppement des SI. Cette approche systmatique doit se traduire par la prise en compte de tous les besoins et tous les niveaux de gestion.

Le dveloppement des capacits dont il est question doit aussi intgrer le dveloppement des capacits institutionnelles, qui, elles, passent par la qualit des processus de travail, le dveloppement dune mmoire institutionnelle et lassurance de la continuit administrative.

VIII La coopration internationale


La place de la coopration internationale se situera tous les niveaux du processus de dveloppement des SI, de la conduite de projets, de laide technologique, du renforcement des capacits et de laide financire. Mais cette coopration sera dautant plus efficace quelle sera bien cible et sinscrira dans un cadre national de dveloppement, avec la garantie dun transfert rel de comptences. Par ailleurs, la coopration avec les structures prives, publiques et parapubliques nationales dans le dveloppement du SI participent galement au dveloppement des capacits nationales. Il est par consquent utile dimpliquer des acteurs autres que ceux ministriels dans le cadre de la coopration internationale.