'

Ral Horocio Saroka

Pablo Andrs Gaitn

Manuales
administrativos
l. INTRODUCCION
Una de las caractersticas sc.lientco:s del presente siglo es, sin uda, la inte
gracjn del hombre en grandes organi:l:nciones a las . cuales dedica gran porte
de su tiempo en el desempeo de mltiples actividade5. Si bien el ser humano
por su carcter eminentemente gregario siempre se ha manifestado a tJ.w.;s de
grupos, lo ha hecho en general en aquellos que posibilitabnu un contacto cara
a cara entre sus miembros, los que a su vez tenan unn activa pnr ticipncin en
la creacin y transmisin de las que regulaban su existencia. Lo im
posibilidad prctica ele utilizar los mismos procedimientos on el manejo de ma
crogrupos como son lns organizaciones nctunles, hace impresciudible la sistemn
tizacin rlc lns relaciones entre los componentes de las mismas, u efectos de
cumplir con E>ficiencia los objetivos para los cuales han sido crendas.
El estudio de la ciencia administrativa ha pcsibiljtado el desarrollo de un
grnn ntimero de herramientu que c;oadyuvnn en el logro de una efectiva sis-
tematizacin, tanto en ln fa:z: administrativa como en la operati va. De todas
ell as V11mos a analizar en particular los manuales, instrumentos import antes den
Contador l'tiblico y Licenciado en Administracin do Emprea. U.B.A. Realiw u tunio
do en la Ohio StA te University EE.UU. Profe1or de U 13'. A. y Unic.-nithu!
Nocional de k Floto.
Licenciado en Economa y Contadw Pblico U.B.A. Conulror en organil\llci<n r ,,,.,.
tulministrat ivos.
T. l l ADMI NISTRACION DE EMPRESA$ - 337
tro del sistema de i.\iormacin de toda organi.u.c10n rnciounlmcnte condncida.
Por lo tanto, es objetivo del presente trabajo contribuir a una ms adecuada
prepnracin y util.izacin de los mismos.
Se entiende que un manual es todo cuerpo sistemtico que indique las ac
!!!!4ades a aer cumplidas miembroa de las .. en
gue l as :nismas debern ser realiZAdas, ya &ea conjWlta o pro
psito fundamental de los es el de instruu n Ii.is ii:tiemLros de a orgo
nizacin, de aspectos tales como, !unciones, autoridad, normas, pr(ICedi-
mieutos, P.Olticas, ohjelivos, etcJ
Estos aspectos, en algunas empresas, son difunuidos entre sns miembros
mediante circulares, memorndums, instrucciones internas, que numeradas en
fo.rmu correlati vo van orm'ando el cuerpo de que en buena porte
constitnycn la " legislacin", que rige lu conduccin de la empresa. Si bien este
procedimiento cumple en parte el propsito antes anunciodo, de ni nguna manera
conforma un sistema orgnico y completo que permita suponer que se trota de
un adecuado susti tu to de los manuales. En realidad ambas herramientas se com
pleOlentan en lugar de debido n que los objetivos a ser
son diferentes. Mientras que las circnlares e i nstrucciones internas pueden ser
muy 1tile.s para la transmisin de comunicados o disposicione!< cuya vigencia
sen transitori a o sujeto a modificncione. constnutes -por ejemplo: r.ambio tcm
porario en el horario de labor del personal- , los mannnlcs deben rescnu rse
pura inlormacin de ms estable:, referida a In estructuru de . la org11
nizacin y sus procedimientos administrathos bsicos.
11. VENTAJAS Y LIMITACIONES DE LA DE MANUALES
Los manuales ofrecen una serie de ventaj as que no baceu ms que rcOe
jar le importancia antes mencionada. Sin embargo, y como es usual, tnn1bin
riehen ciertns limitaciones, que de ninguna manera invalidan su utilidnd. sino
que lJiliDnn la atencin acerca de ciertas que dcbidnmente ob..'<(' n a
dos permiten nns. utilizacin ptima de los ..
Las ventajas y limitaciones aqu enumeradas uo prelendeu ser una
de las mismas.
2, 1. VENTAJAS
-Son Wl& fuente permanente de inormaei6n sobre las p_rcticas gPncr,a (
y
a instl.tncionali:ur y hacer los proccdimicutos. L:t. norv
mas no escritM l'on en general de difcil institucionalizacin. En cambio no
ocurre lo mismo si estn incluidas en el manual ya que nadie puede ndudr ele,.
conocimiento.
- facilit'!!!..!!!...!ija<;io de v
- PO.'Iibilit an la normalizacin . ._/
- Evitan y malentenclidos, hechos frecuentes en aqneUas orgooi v'
:r.aciones en las cuales no se ha establecido por escrito la "versin" de la
orgaoiz.acin sobre los temas susceptibles de entrar en con!licto.
338 - ADMINISTRAOON DE EMPRESAS T. JI
,.
:-Ast>guran conl.iou.idad y c2_herencia eo IM prcticas y_ nonna.L!._Irnv' v
[lempo. Y a qu_e los procedimientos adoptados por la orglllliucin, son defi
mdos por el manual y no por 1M personas que los efeetiviun, el cambio de s-
tas, no afecta la vigencia de aqullos.
-Unorman Ja terminologa tcnica blisica del trabajo administrativo.
-Son herramientas utilisimas en el ent rennCl.cnto y capacitacin mto; ...,/
U!!...9mpleados, como as tnmLin de aquellos que perteneciendo a lo or
goni.z.acin, se los ascienda de categora o sean osignados n cumplir funci oms
en ob'OS sectores de la misma.
- Aumentan la eficacia en la realir..ncln de actividades.
--Su utili..:tacion trae aparejado importantes reducciones de tiempo inactivo.
-Son uno guia de trabajo efectiva y un valioso elemento de consulta.
- lncentivnn la moral del empleado, ya que al ubicar su actividnd den
tro del procedimiento, le permite ver cmo contribuye a Ja obtencin del pro
dueto total,
- Posibilita u uno delegacin efectivo, ya que al existir instrucciones es
critas, el seguimiento por parte del supervi sor se puede circuuscriLir el control
XJr excepcin, es decir, actuar exclusivamente oute las cosas que salen del ci r-
cni to normal.
-Son un elemento mporlontc tic revisin y evuluncin objeti,a c lns prc-
licns insti tuciouali..:tadas.
-Al claramente establecido por escr ito qu es Jo que hny que hacer.
existe una mayor prerlisposicin por parte del personal a asumir responsabili-
dades.
-Son u11 legado histrico de lo evol ucin administrativa de Jo cmprcsn.
- Son un freno importante para la improvisacin, en sus rlistinws rna
nicstocioncs.
-Posibilitan un ahorro real de tiempo, al evitar las preguntas de' rutina, ya
t]nc la respuesta r<pida a las mismol! se obtiene a travs de la lectur3 del
manual .
2,2. LIMtT ACIOtUS
Constituyen una berrnmienlll, pero no la solucin p11ra los prohlemos
administrativos que se pueden presenlllr.
o eoco _preparacin trne aparej!!_dO in con \'C
ni cntes en el de las operaciones.
- El costo de coreccin y de reviein puede ser alto.
--Si oo se los aE_!Ualiu permanentemente pierden vigencia con raP.idez.

- ].ncl uyen slo l os aspectos formale.s de la O!ge.niuci,!!, dejando de Judo
los in{ormales, cuya l'igencia e importancia pua }a vida de la mismo <'.l! nu-
torin.
T. 11 - AOMINISTRACION DE EMPRESAS ....- 339
utilidad; muy detallados, cambjos
los en obeoletos.
- Quitau wscrecloruilidad al personal , convirtindu.<e muchas en un
freno para la i niciativa i ndividuol.
-Una redaccin mala o hacer muy engorroso su wo.
Del de lns ventajas e inconveoic.ntcs de la utilizacin de
les podemos concluir, que para que los cumplan con eficacia sus pro
>Ositos, debern Jlennr los siguientes requisi tos:
l, Que :; u preparacin tenga por objeto la snti sfaccin de una
reo l.
2. Que lengim una diagramacin adecuada y su seo clara y seu-
ci!la.
3. Que su utilizacin sea racional, y que se con flexibilidad cunndo
las circunstancias as lo requieran.
4 , Que se revise continuamente su contenido, con el objeto rle mnutencrlo
nctualizado.
S, Que .se instruya al en su utili7.acin, para obtener }u., mojt>tes
de su contenirlo.
11!. TIPOS DE MANUALES
En la actualidad un gran nmero de Lan adoptado el uso
de manuales administrativos como medio paro la satisfaccin de distioto.s t ipoo;
de necesidades. diferentes clase.'! de manuales, Jos lU:s ut iliz:l!lo,;:
l. Muuunl de organizacin.
2. Manual de polticas.
3, Manusl de proeedimientos y normas.
4. Manual para especialistas.
5. .Manual del empleado .
6.
Mannnl de propsitos m1Jltiplcs.
Mencionarcmo5 n continuacin lns caroctcrsticas salientes de eada uno de
ellos.
3,1 . MANUAl DE ORGAHIZACIOH
Es le detallada escri to de la {ormnLa travs de
ln Jescripcin los objetivos, funciones, autoridad Y..2!St><msabilidaJ de los dis
tintos puestos de trabajo 9.!:!e su esiTuctura.
Para que este manual cumpla con eficiencia los para los c11alca ha
creado deber contener:
l. Organigrama o diagrama de estructuro de In organizacin, u sen In
presentacin grfica simplificada de l a estructura formal. Podr contener nno o
ms diagrnmas de acuerdo con el graJo de dctolle y P.lttcnsin de 1u5 mumo11.
340 - AOMtNISTRACION DE EMPRESAS T. 11
.
2. Uno definicin dnra de los objetivos generales de la orgauiza<-llln,
as tambin los objetivos bsicos de las reas departamentnlcs.
3. Funciones a ser cumplidas por los distintos puestos de traba jll.
4. Descripcin detaJlda de las atr ibuciones y limitaciones correspondientes
a los distintos miembros del personal jerrquico, en tales como;
- jera:rquia
- funci ones
- alcance J e la autori dad qnc recibe y que puede de!tgar
- responsabilidad asignado
-su integracin en el sistema de informacin
- relaciones ele lnea y staff que los vinculan con otros tic
estructur8.
Su presencia se hace i mprescindible en organizaciones de considerable mng
nitud, donde la superposicin ele toreas y funciones, los confli ctos de au toriolarl y
lu dilucin de responsahilidod son fenmenos comunes.
En el mhito ile la aJmi nistracin pblica se conoce a este manual como
Rgimen Orgnico Funcional el cual , sin se limi ta a la definicin de
las misiones y de las rea.s de actividad n(l incluyendo codos
lO$ conteni dO$ enuncinrlos prencdentemcntc (
1
).
3,2 . MAHUAL DE POLITICAS
Es la descripcin t\ctallnda de lineamientos a ser por los cjecu-
en la tu!IUI de pata el logro de los objetivos.
Una correcta definicin ele polticas, 5cguida rit' un ngi.;t ro cfcl'l vo ,,.
mismos en el ma nual corresporvlicnte. permitir :
1. Agil..iuu el proceso decisurio.
2 . Facilitar la desceutralizacin, al suminist rar a los ni,eles .
lineamientos claros n ser en In tomn de <lecisones .
3. Servir de para rn1n onstan! e y cfcctivn revisiin.
Es que el mnnual cont enga. ntlcrnos de Jo,
general es, aquellas rut r<' lat'onen con usp<r to!l ele opt>ra<'ion. en
reas tales como:
fj n<lll7.<1S
personal
come rcialzacin
investigacin
produccin
externa,
( l} Pueden mOttelo..-c tl" mttr\U:'IJrs Jc it.,ciOn rn lu" nhra..; rn fll' nltt<
3 y 4 d le
T. 11 ADMINISTRACION DE EMPRESAS - 34 1
3,3. MAHUAL DE PROCEDIMIEHTDS T HORM.U
Es Jo expresin analti ca de procedimienlo5 adrui o.istrativos a tra.-s de
los cuales CJ!Jlali.z.o la actividad operati va rle la empresa, como as tambin la
ffiunciaci<n de normas de funcionamiento lusica5 iilas culllcs ie&>rau IIJUSiatst'
los miembros de l.11 misma. -
Se detallan a continuacin los tlc manual de C$1as
<nracter isticas:
l . Normas de procedimientos: Es la relacin or escrito de la secuencia
los procedimientos que constituyen "el aparato ci rculatorio" de lo orgnniz -
cin, con la i ndcaci<n de los distintos sectores o travs de los euules los mismos
,;e drscovuelven.
2. Formulario3: Todos aquellos documentos y comprobantes <ue circulan
<lentro de los circuitos admini strativos. Es de utilidad adici onar tt la descripcin
escrita de las caracterst icas de los mismos. cjemplorc.s que permitan m:s
rpida indi\'illualiz.acin.
3 . CursogrnmrM: Grficas de los distintos procedimientos descriptos, que
sc conoc:cn tambin como diagramas de procedimientos o flujogramas .
Por su natu.ralew, los manuales de procedi mientos y normas son los
nunurosos y con frecuencia se uti.Jiun en lns orguni:r.aciones.
3,4 . MAHUAL PARA. ESPECIALISTAS
Es aquel que agrnptt normas, pautas e instrucciones de aplicacin espcci ca
ll detcrminado tipo de act ividades o \oren! como, vor ejemplo, "Manual del
vendedor " o " Compendio de la secretaria" .
La preparacin de este tipo de manuales por porte de la misma empresa
es rccmueru.lablc cuando el nmero de empleados que l os utilizo es lo suficiente-
ment e ;rantl e como para justiiicorlo.
El objetivo bsico perseguido con su preparacin, es el ele entrenamiento
y capaci tacin de empleados, conto as tambin I!Crvi r tl1: elemento tic consulto
panl la rcalb:acin de l o9 turcas asignados.
3,5, MANUAl DEL EMPLEADO
Se observa cado vez con mavor frecuencia la tendencia en empresas de
cierta envergadura a entregar a los. empleados que se incorporan a la misma, un
tipo e.spedal de manuales, que tienen por objeto lograr una rpida asimilacin
del personal nuevo, como as tambin 8U po.stedor entrenamiento.
Se enuncian o conliuuacin algunas de lns informaciones que un tnannal
de estas Cl\racterticas puede contener:
l. Actividades por la empresa.
2. Breve resea histrica.
3. Objetivos generales que se persiguen.
4 . Autoridades.
342 AOMIN15TRACION DE EMPRESAS - T. ti
-
5. Regimeu Je ineeutivos.
6. Derechos y obligaciones r!e Jos empleados en general.
7. Rgimen de sanciones y sus causales.
8. Instaneios a seguir ante conJlielos IJUt! se planteen.
9. Normas de coutporlamicnto b.siCDs y de cumplimiento oLiiMaloriu po
ro todo el peT&Onol.
10. Servicios que la empresa presto a sus empleados_.
Este monnul es especialmente lil pnrn niveles i ntermedios e inferiores.
En general se los imprime en sistema offset, poniendo especial Alcnein en la
diagramnein y terminacin.
Por lo eonJt n lu eulrega del mismo se rca!iz11 el de ingc;;o. E.i uun
formo de dnr l u hicovcnidn nuevo empl eado y c crear nno bueno pntlispo
sicin porn con In empresa. El uso de modernas tcnicas de redaccin, t:omo ser
lo introduccin de grficos y de dilogos y dibujos la
excelentes rcsnlt odos, ya cuc proporciona toda la informacin en forma
nmeno, lo cuul , en es uno garanta de su total iecturn.
3,6. MAHUAL DE PROPOSITOS MULTIPLES
Cuando el volumen de I!Ctiviclacles, el rtmero r!c emplenc.los o la simpli
r idad de la estructura de la empresa, no justifiquen la prcp:ll'acin y uli lizacin
ele Jos dislintos mnnuulcs menciouados anteriormente, puede ser comcuicul<" In
ronfcccin de un manual de propsitos mllti plcs, Nl el runl se prop<lr<"iouc
informacin cuyo enunciacin escriln sea do int er., parn In
Siguiendo a TennY (2), domos n conlinuaciu un bos1tt1ejo tipo dP. un mn-
mull de r.arnt:tcristir.u:
l. TiUiu.
2 . Prlogo.
3. l odie de nJnlcrios.
1 . Historia l a empresa.
5 . Poltirns gemrolcs ele la
G . Organizacin.
7. Depnrt umcntos de l u cmpnsu. nuloridnd y
ll. Reglamentos de oficina.
9. de oficina y mnnlcnimcnlo.
lO. Puntos sobre per.;onal. ContrAtacin, ascensos, terminacin, auscncins
por enfermedad, beneficios para los cmplcacl?! y actividades socinles.
11. Varios.
12. lndice.
(2) Ver l olmt oilotb 13 hiiJlio;r:l!i"- >Unl o 2.
T. JI AOMINISTRACION DE EMPRESAS -
IV. ESTRUCTURA DE UN MANUAL
Las panes principales de uu manual pueden ser las siguientes:
4,1. CONTENIDO
Es_!:lna .sinttica_:lc la! llistintas el manual
e.n la secuencia en que estn eresentaili>s. Se diferencia _!leC ndice eD__cJ.lle._$!'tc
lti mo es muchQ_!ns detall ndo y llevo .J:L,rrt'uncs.2, est
expuesto
Un modelo de contenido es el siguiente:
- ndice numrico
- introduccin
- paro el uso del manual
- normas para la liquidacin de y jornale:;
- de procedimiento
-glosario
- ndice
4,2. INOICE NUMERICO
Es Ja cuunciaciu dctullada de los e tcms que cott,pt'ctn
de el mnnual con 4el nmero de pgJ!ta . Es el ndice que pode-
mos encontrar en cuaiiJucr libro dctexto. Cuanto m1s llctnlliHlo sen, ms
sc:ni b locali zacin tic 1a informncin contenida.
4,3 . IHTRODUCCION
En esta seccron se "presenta" el manual cxJlicnndo el propsi to del rnismo.
En algunos casos suele contener una carta presentacin (inunda por el nus
alto ejecutivo do la empresa, en la que se explican los obj etivos perseguido .. ,,
En los JDanuales ms operativos, la redaccin de In se planten en general
en forma impt:'l'sonal.
El tono con que .:;e redacta lo carta es de importancia, ya que m a 1lltr lu
puuta de la exigiL.)lidad de su utilizacin. Al pie del texto suele colocarse imprc.,n
el nombre y fi rma del ejecutivo que tiene autoridno! pDtll el uso del
mnnunl.
4, 4. INSTRUCC IONES PARA SU USO
parte d.e:l manual es J e funtlamentnl importnucin ya que de la clu-
rirlntl con. que est expuesta depender el mayor o menor uso que de lltc se realice.
Lo.s manunles .le organhacin y de procedirnicntos, que pueden ser u5ual
cla.ras.
primera de !:ts instrucciones concierne a la mnnunl: cu.l
es su y los fundamentos de los o seccione!!_ en los cuoles cst
<lividido el contenido.
344 - ADMINISTRACIOt--1 DE EMPRESAS T. 11
Debe e:qlicnrse el sistema de codilicacin tanto para las
del contenido, como as tambin para la enunciacin do funciones, poliLic.s,
no.rma8, etc. Otras de l a9 instrucciones versar sobre la (orma
ndices numricos y muy especialmente el temt ico, incluyendo ejemplos acla-
ratorios en la medida de las posibilidades.
Partiendo del supuesto fundamcutal que el maoual ser continuamente re
visado y actualizado, es qne figuren instrucciones acerca de la forma
de identificar esas revisiones, modificaciones o cmo introducir
el nuc,o material y cmo destruir el material involidado.
Tambin es importante dejar aclarado !.,_qu _}'ersonal debe recurrirse P-ara
llalizar consultas sobre pJ.l.ntos que no estn claros o sobre temos no
4,S. CUERPO PRINCIPAL
Es, por la parte miis extensa e importante del manual. En ella
estn transcriptos los contenidos que son objeto del mismo.
Normalmente se encuentran vnrias divisiones realizadas de ucuerdo con ul
gn criterio homogneo.
4,6 . APfHPICE
No :>iempre necesaria la ut.ilizocin de esta seccu.m. Se j ustifica para b
inclusin c muestras de formularios, ilust rnci ones, gr6ficos, y todo otro
contenido cuya inclusin en el cuerp_o princiral oci\o en desmedro de la
e la exposicin.
4,7. GLOSARIO
E u los manuales suele usarse cierta terminologa cuyo conocimiento no
siempre existe por los usuarios del Por un lado se trata de palullra5
o bien palahrM de uso en el lenguaje comn, pero que en el !tnbito
de la administracin de empresas tienen \ltl signific11do ms restringidn o dfe
rente. entre personas que tengan dominio de esa terminologin. puc<l <' n
existir J istintas interpretaciones. Es por ello de suma utilidad que el ma1n1:ll
of rt'zca un listado de los tnninos utilizados v su definicin.
- ----
A ttulo de ejemplo, el Jll nnual de orga11zacin deLe contener IJ.' defin
ciones de trminos corno: funciones, autoridad, responsabilidad, catgo, r.tr.
El manual de procedimientos por su parte, puede r.ontcner
de trmi nos como: procedimientos, nor mas, diog1amn, re-
gistros, archivos, etc.
4, 9 . tHDlCE TEMATtCO
listado alfabtico de los distintos_ IP.icos que comprendc..s.l mnnunl.
Al respecto llcl>e dcinirs.e hasta IJU grado de anlisis se hobr. de akonutr. ;:,
muy int eresante y til complementarlo ron referencias cruzadas.
T. lf AOMINJSTRAClON DE EMPRtSAS - 345
V. ELABORACIOI-{ DEL MANUAL
kpreEf'acin de efectivo impLiea el cum limiento de UI_Lp ro-
integrado por una serie de tareas n!laciooadas cuy!_!gr!l
en ltcilitll In programacin dd trahlljo.
Se det ulluu o con tinuacin as que, :a nuestro entender,
un prociclimiento est1indar para lu elahoracim de manuales admi
ll l'" l i
l . Dcfi u itin del o jcti I'O a culllplir.
2. EIC'cl'in del o l o5 respon .. <ables de la preparacin
3. tudio preliminr de la organi u cin.
1 .
!i. RcJc, de informacin.
r. Elaloracic;n propiamente di cha:
- Rc9acdn.
- Diugrnmocin.
-Formato.
- - Cooifieacin.
- Impt"CSin.
- Encuadernacin.
- Pruebas piloto.
7. Distribucin.
B. de
9. Seguimiento.
S, l . DfFIHICIOH DEL OBJ ETIVO A CUMPLI R
Es imprescindible una de!in.icin clara de l a necesidad que se rrctende sa-
tisfacer, ya que de ella depende todo el trabajo La preparnciu de un
m;mual poco adecuado a las circunstancias, puede traer aparejado inconvenientes
m11yous que la carencia del mismo.
Es importante comprendl'r q ue Wl manual no es_ lo soluciil mgica de todos
los problemas, sino que muchos problema! -p.ucden solucional'l'e oon un manual
arlcr.undo.
5,2. ELECCION DEL O LOS RESPOHSAaU:S DE LA PREPAUCION
Una ve:t definida -In n ecesidad y el tipo de znanual adecuado para satisfa-
cerla, debe elegirse el responsable de la ' prcparaci.
346 - "OMINISTRACION DE EMPRESAS T. 11
-
En esta etapa se presentan dos tipos <le alternativas;
l. De or<len cualitativo.
2. De orden cuantitativo.
1. El primer aspecto a ser cc.usiderudo, es si la nsign.ocJun de lo tarea re-
raer en personas de la empresa (analistas) o externos a In misllla ( consullorcs
cspecinl izados en estas Es evidente que los por el hecho ele
desorrallar sus en {orma permanente dentro de Jo orgaoiucin, tic
neo un mayor conocimiento de ella y sus necesidades, cos.1 qoe no ,uccdc con
los onalistas externos.
Si n .tmbnrgo, es .importante tener en cueuln que ltimos son CS):IeCa
listas en el tema, con una 8.lllpa experiencia, producto d el t.ipo de
1ue habitualmente reuliz.m1 y que o{recen una mayor objetividad e indcpt'od!'n
cio de criterio, caractersticas vnliosos en estas ocasiones.
Otru consideracin importontc es el costo de elaboracin, ya que el hecho
de contratar externamente ll los responsables lo incrementa sustancloltncntc.
Las organizaciones han adoptu<lo nltcrnntivamente uno u otro sistema puru
la preparacin de sus manuales. Las grandes, que cuentan eon un dcportamcnto
u oficina de sistemas y proced imientos, encargan a Jos mismos la coufcccin
de los distintos tipos de m3nualcs. mientras que en las de menor envcrgadurn,
que carecen de estos sectores especialiUJdos, existe Jo tendencia a contrutn C).tCr
nomentc la preparacin de los mismos. y siempre como parte de una
m:s nmplia de organiwcin.
2. Otro aspecto que requiere una definicin es el nmero de
p:m1 la conc1 ciu del trabajo. l..aF allernatins blsicas que se Jllantcan en este
nspecto son dos; el responsable de la elaboracin puede ser:
l. Una persono.
2. Un comitt>.
La primero alternativa tiene como ,entojas su cjecuLividod y u.na
clarameote establecida; en cambio, la segunda ofrece las ventajas de
decisiones que soo producto de ]n integracin de distintos puntos d"' V!lu.
Se entieurle como alternativa ms recomendable la primera, c. decir In
a t.ral's de un responsable que rena los requisitos de un
de estructura y procerlunicntos, dejando de Jodo l11 preparacin por pnrtc ele un
comi t, d11do que sus limitaciones - fal tn de cjecutividatl , diluci6n de rl!spon-
ssbilidnd- eclipsan sus ''enlajas. Sin cm.l.largo, aunque sus posibilidad!':< cjccu-
ti.vas scnn mris que limitadas, los comits pueden jugar un papel f'n
la rcvi8in y discusin del monual propuesto.
Como es l:;ico, el tcsponsable de la confeccin deber1i con tar con la rola
Loracin t.le per!onal dependiente ele con la magnitud del tra!.ajo.
5, 3 . ESTUDIO PRELIMINAR DE LA ORGAHI:ZACIOH
Esta es lo ctop en que el o los analistns se deben interiorizar del n
los objetivos y alcnnccs del mismo. Estos aspectos ncltruicren una pA
T. 11 - AOMINISTRACION DE EMPRESAS -
ticulo r importancia en el caso de que el nnalistu contratado scu ex temo, ya CJUc
le posibilitar toma r contacto con la organizacin y captar l11s caracter5ticas
tientes de lo misma. F.s de suma imporl!mciu que el analista cOinprcml a clarn-
mcnte qu es lo que se esp<'rn de su trabajo, yu que malas intcrprctnciones
llcvurin o r esuhallo5 deficiente-.
Los responsables de la rcalit.11r entrevistas con el J:>crsonal
>Uperior, a las instaJ:wiom'$ de lu empresa, estudiar tal
c.:omo organigramas, manuak s preCICistcntes, balances general , todo tip!.'
le uclividud que l':_Et:rrnita al encargado de la pree_aracon de los manuuh:s
global dr In organizacin donde tiene que desorrnllar su 1\Ctiviclod.
S,4 PLANEAMtENTO
En e>la etnpo el anali:<ta debcni I!;U celar su trabajo en el . clebiendo
ello ddinir clarrunenlt: la eolidud Y. contirlad de informacin a tcc;ogcr,
fuentes de In misma, los t-olnboratlorcs que nr>ecsita y o! ros recursos
On.Ja. la iut):>Ortaucia cpte el factor tiempo tienl' paru la vigcncin ele los ton-
es im>rl'SCimlible una correcta estimacin ele\ mismo, evitando ) mhimo
interr upciones y demoras.
J>arn ;rondes clnmle el numcto tic tarclls a cumpl ir en la
preparacion lo justificjue, puede ser de suma utilidad In utili?.ucin clc
de pr.;ramucin conto por ejemplo grJficas ele barras. tipo GA!';TT, y oun hcrru-
el e aogramacin y control, como PEnT o C PM.
El .-ficicntc: cumplituicnto tle rt upu po,;ibilitar ele!
t' ll cl menor tiempo posible, compaliblc con una claborucin, como
t;un!Ji,:n un menor costo de preparacin.
S,S . RflEVAMtENTO DE JH FORMACJON
Cumplida ln etuj>U anterior , el nnulistn hn definido cu 1ipo y cuuti dud
i ntur mucicin VP a .recoger, como turohio In fuente de dt: In

implcUl cntncin dl' esta uuen !<: puede llevur a caL() utili2'anc.lu
me;t.o., ya sea conjnnta o Ellos son:
J .
:! . Oh!f'rYaei n di recl<l.
!!_. preimpresos.
1. AulilliS de Jocumentacin.
1 . El mtodo de lHs entrcvj.!l tas es el m.!l Iccomcml:olllc. para 14 oLtuncin
d.: 1lctaminado tipo de informacin, como ser:
3_.8 - tl. DMINISTRtl.CtON DE EMPRESAS T. 11
.
Con personal
jerrquico
Con empleados
Obje_ti vos
Polticas
Jerarquas
Autoridatl
Fnnciones
Responsabi !idndes
Relaciones
P.rcxedimientos
Tareas
Normas
Mtodos
Colahorociu del personal
Flujo de trabajo
2 . A tra,:; de observacin directa se puede obtener informacin sobre:
--CumpHmiento de normas.

-Actividades.
- Oisposicion de equipos y oficinas.
-Circulacin tle
-Mnncjo y utilizaci<n do y registros.
3. La util izacin de formularios posibilita el acopio de
grun cantiJad de informacin, con una reduccin sustancial de tiempo, pero es
imprescindible instruir a los empleados sobre la correcta integracin de los cues-
Este mtodo se usa generalmente para recabar informacin de los niveles
" perat ivos, acerca de:
- Dependencia.
-Funciones.
- Tareas.
- Informacin recibi<lu y emitida.
- Archivos y registros qrte se utilizan.
-Mtodos de trabajo.
Se incluyen como anexo model<!s de formularios que se utiliz.an para esh1s
propsitos (
3
).
{3) \'er ilu.1racio11c No . 7, 8, 9, 10, ll 1 1!!.
T. 11 AOMINISTRACION DE EMPRESAS - 349
El anlisis de documentacin es tnrullin de suma utilidad pnra la oh-
tencin de distinto tipo de informacin. Se detallan o continuacin fuentes vurias
de consulta:
-Manuales utilizados anteriormente por la empresa.
- Manuales en vigencia en la emprc$8 que cubren objetivo$.
de otras empresas.
- Archivos de formula rios y conprobantcs.
- Registros varios.
- Boletines y circulares.
- Organigramas.
-DiagraJDes de proceso.
-Estatutos y reghnnentos.
Una vez obtenida la informacin lJUSC$\du. necesario ><pDrllr :JI{ucllu < m
es irrelevante para el Lrabojo.
Se debcni confirmar toda informacin relevante sohe In l.' unl <ueden du<IM.
parll luego c:losificarla siguiendo criterios adecuados.
Con toda la informacin que necesito, el nnolistn <st cu dt
posar a la siguiente etapa.
5, 6 . ELABOR.ACIOH PROPIAMENTE DICHA
L'l vigencia y utilidad de un manuAl estn .clsdas por el cuidudo puesto c;u
elaboracin de ah la importancia que esta etapa tiene el cumplimiento
del proyecto total.
Exisie UD sinnmero de factores que intervienen en la preparacin de un
manual y para que el mismo sea efecti vo tenerse wny en cnento.
Anali.uuemos a continuacin cadn nna de l11s tarcos qu('. n nuestro entender.
son claves.
J , 4,1. RlDACC10H
Es muy imvortoote comprender que lo tednccin es slo nn medio po.ru Lran5-
mitir informacin, y no uu fin en si misruo. Un estilo rebuscado '! complejo
puede convertir su lectura en UD verdadero suplicio, constitnyndose <'11 un in
centivo para disminuir su eoruJulta y aun paro llevar a su abandono definitivo.
De nh la importanci a de uno redaccin clara y concisa qne permita cxtr;er rpi
<lamente y sin falsas inteipretaciones, la informacin que el Jnannal contieut'.
Por Jo tonto, en la redaccin de los mismos debcnn oLservarse las re
comcndnciones:
- frases cl01ras y cortas.
- Utiliwr nicamente terminologa tcnica impescindiblc.
- Tono {orwal.
- Evitar
- Urriformidad en el estilo.
350 - AOMtNISTRACION DE EMPRESAS - T. 11
..
Ex.i.&ten distintos tipos de redaccin que pueden ser utiliudos con ex.ito sego
el tipo de manual de que se trate, para cuya descripcin seguiremos los analiUidos
por ScHtCKl:R (').
l. De liliro de cocina.
2. Narrativo convencional.
3. De gwn teatral.
4. De ttulos y encnbeuunientos.
S. De matriz.
6. Grficos de flujo.
l. DE LlORO DP. ,COCINA
Como su titulo claramente Jo indica este estilo de escritura es ideal para ma-
nuales de instruccione.$ o de todos aquellos de cnya lectura se espera uoa accin
inmediata. Se caracteriu por Jo utiliz.acin de la vot. activa, el tono imperativo,
que guia Ja forma en que In tarea deber ser realizada. Estt tipo de est ilo reduce
al mnimo la discrccionalidad de la persona a la cual est dirigido. A ttulo ele
ejemplo agregaremos 11 continuacin algWJas frases redactadas en esta forma.
l . Controle n diario la ficha de stock. .
2. Cuando la Cl!istcnca llegue al punto de pedido, confeccione una solcitu
(le compra en original y dnplcado.
3. Enve el original de compras y a rebiTe el dnplicado.
Las frases anteriores podran corresponder a un manual de procedimientos pn-
ra el encargado de almacenes.
2. NARJUTIVO CONVENCIONAL
Es el estilo ideal }'lira t ransntir informacin a ser tomada ('H cuenta CH las
llcciones del lector, pero no incita a la accin por su sola lectura.
T.cne un carcter em.ineutcmentc enunciati\o. Es el vnm ma-
nuales de polticas o de organizacin.
Se ci tan a CWli.nuacin dos ejemplos de este tipo de rcdac.'cicn:
En un manJU de polticas
Es politiea de la empresa veuder a los precios m!l bajns de pluo.
En un manual de organir.acin
Cada jefe ejecutivo posee autoridad delegado suCi cientc y In total respoMa
bWdnd por la gestD que en el rea a su cargo se realice.
J. DE CUlN TEATitAL
Es unu oduptncin del estilo de utilizndo en las obras de !entro, con
l a diferenr.ia de que los parlamentO! se remploi.an por las distintos toreas a rca-
litar y l os 11ctorcs por los empleados, si se esl describiendo u o procedimiento in
terno de un departamento, o por una seccin o deparlawento si el proce..<o tien<"
lugar entre varios.
Se deicribe a conlinuacin Wl fragmento de manuDI de procedimientos en lo
p11rte relativa a reposicin de bienes de cambio.
( 4-) Ver t. ohr citda en b hiblioKra{ia, punto 6.
T. 11 ADMINISTRt-CION DE EMPRESAS - 351
ArtiYHia4 ruporuobf
SECCI:-1 ALMACf!'ES
DF. l>ART.-\;\lE:'ITO DE COMI'Il;O.S
t. DJ:: TTUJ.OS o l!:i'\'CADEZ;O.MIIi:!'TO:J
r
Controla la existencia de mercade-
ras a travs de la Cicha de stock. Si
est cerca del punt o de pedido, pre
para una solicit ud tle compr11 c,n
1los e jcmplares.
2. Enva d original a compras y ar
chlva el duplicado.
3. Ano!iUI la solicilllll y In aprueba 1.)
la rechaza.
'1. Si In rechaz.a, archiva la solicitut! )'
comunica n In srccin olmnccnes In
causa.
S. Si la solioi tud es aprobado, consulta
el registro de proveedores, para de
terrui nar quines estn en condicio-
ucs de suministrarlo.
6. Entrr- stos realiza unn cotizacin
telefnica en cuanto n precios, t-nli
dod. condiciones de pago, plnr.os dt>
tntrcgo.
, . Acljudi<"a la co01pra ol proveerlo
mR comeniente y confecciona lo
orJ cn de CQmpra .or l!ll
base a la solicitud de compro.
Este tipo J e redaccin posibilito u na rpida locnl il.acin del tema buscado
dentro del manual . Siguiendo este estilo c11da tema importante que el
contenga. tiene u n titulo que lo separa claramente del resto. Estos
tos permiten ubicar el tema buscado, sin ncce.sidad de leer hnjas
Se cita a conti nuacin un ejemplo de este estilo:
EsTJIIJCTUII.4 :
P.ep-ortame, to o lmocenes
Ubicacitt c>slmclurul: Depenrlc jenr
de l a de
cin y uncionalmonre de 13 !!nn!io
de inon:ws y control.
Ob jeli uos: Proveer cfica;; y efi.:ienlc
ment e los solicit:JJos pnt ,,
departamento Je fabricacin, como
tambin mantener niveles ptimos tic
materinles en existencia, reduciendo al
muxmlo lns prtlitlas por y ex
travos.
352 - ADMINISTRACION DE EMPRESAS T. 11
..
DE i'RI)DUCTOS
1:-IVF.NTA OTO I'EAI\I M'IENTE:
l. Recepcin de los materiales.
2. Control de caJida,\ y cantidaJ tic
los
3. Conservacin en perfecto estado Je
las existencias.
4 . Cumplimiento de las rdenes tle n
quisicin de materiales provenicn
tes del departamento de produccin.
5. Cont rol de ex.istencias a trnll de
l 6
sistemas de inventarios permanen-
tes.
de (isicos
peridicos.
Los productos en existencia debern ser
clasificados de acuerdo con la inciden
cin que tengan en el costo total 11lmn
cenado, en alguna de las siguiente.<
en tegortl5:
1 . Cttlegara A: Entrarn dentro de
sta todos aquellos productos t:on
un peque.io porcentaj e de inciden
cin en el volumen total fsico, pero
cun un gran porcentaje en la i nver-
i
sin total en existencina.
2. Ccrtegora B: Comprend.:r uquellol
J productos cuya incidencia porr.en
1
tual con respecto :tl voh.\mcn fsic11
1
y el costo de inversin est cquil i-
brodn.
3. Categora C: incl u idos en
1
sta aquello.s cuya incidencin en l:o
l
inversin total sea bajo, pero con
forme un grao porcentaje en t'l
, olunu:n fsico total.
r El COrltrol de la existencia de produc
tos .se oerfcccionor o travs de un sis
l
tcllla ;le! pe;manonte pora
lo cual todos y cado uno de los produc
105 debern contar con uno ficha in
1
1
di vid uo! en la cual se unotorn lb:<
entrados, la5 snlidas y el saldo eo cxis-
1
tencio. Cada una de estas !ichos debcni
o su ve:& contener stocks
1
y mfn imos, como as tambin el punto
Je pedido, de los productos rellpectivo..
11 AOMINISTRACION DE EMPRESAS -
INVf.!'TARtos
i . Ih :>IHR!Z
Se real izarn por lo menos dos veces al
ao inventarios fsicos globales de los
productos en existencia. Los mismos es
tarn a cargo del deparlamcnto de fi
nonz.as y control, que enviar el per
sonal necesario a tal efecto. los
debern contar con la mxima coloho
racin del personal c!el dc.oorlamento.
Este control deber .ser complementado
l'Oil comprobaciones semanales de exis
tencio, bas;nJosr. en un mtodo de
en A y B.
E.stt estilo es algunas Ycces u tiliztldo cu mnnuales de procedimeutos para
guiar actividades cuya realizacin es funr in de v:r iublcs mltiples.
la rpida identiicRein de las l'arinblcs a las que sujet a ln nccin.
Se cita como ejemplo una matriz Je pautas para la liquidacin de
y jornales, de acuerdo con el eumpli.micnto de lns normos y
a como en la N9 l.


l'l<'rlccto
A..#,O:n(IU5
1 2 3

S, mos 1 2 3
'
S o tno1
}..m,n!lr,O(iQn
cSt
--- -- -
-
1
s.A.t cf-f'
.
-
-
rl" [t'I(.CI"t<"dos o foe.
1
1
1
--l=-
----
)"'Pf'rYi t(lrc s
1
--t- --
--
--'--
- --
[n";lltodot. l
J:c,l;;.:o('Q

1
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1
1
) C"fC
! 1
1

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UCICH"
'

i
1

1
H-
Corclocts
! !

Ohdolrt.
; r---
f- - - .L--
-
+ ---=
Mtdio
J)(lYI(',
l . Matriz ele pautcs para liquidacin de 3ueldos y jornal!'s.
354 - ADMINISTRACI ON DE EMPRESAS T. 11
,.
6. Gnf'ICAS DE FLUJO
La represent.11ciu grfica de los disti ntos procc.dimicutos <tdministrativos, c.s
una imprescindible, que permite unn "'isn completa cid flujo clcl
trabajo dentro y entre los distin tos departamc.n.tos de lo emprcsu. Grficas .de este
tipo se encuentran en la mayora de. los manuales de Muchos
procedimientos que ltcJalrnente expresados parecen muy c<unplicarlos, coru:.c.ta-
me!nlc representados simplifican notablemente su
5,6.1.
Un, VCZ. definidos el C'.OO!cnid'u y el Jcngunjc U Utili:t.UI' JIIITU lnumuitirJo, SC
hoce oeu.sario:
l. Distribuirlo lgcnmente. dent ro del manual or captulos.
2. Disponer ordcnadmente los temas dentro de. los c.optulos.
Ln del cont enido del nw.nual y:J ha sid-o dcsr rol!ada en el pun-
to '!, por lo que nos he.mos de circunscribir al segundo nspec.lo.
Una lgica disposicin de los es unn ga ranta de l<>cturo rlipido y (;c.il
comprensin. P'nra podc.r lograrlo es importante que:
-Se rea:Jice unn distribucin esttica, armoniosa, cl:Jro y prctico de los
datos esenciales.
- Lo visunlizn<'in de la infomwciu se hago fcilmente.
- E;,:ista una secuencia ordenada de los dat os incluidos.
- Cada tc,mo. pue.du se.r Icilmc-.u.te id.cJJtifi <>A.do, a trov:; t!e. la inscrcihtt
de ttulos adcc.undos.
Para que el manual se mantenga continuamente actualizado, ser neces:Jrio
rMlizor modifi cacione5 en su contenido, n trnYs de. In insercin y eliminacin
de temas.
Ln utili:.:a.c.n de hojas o encohcumlen tos prcdiscoclns r aci.li tsri notable
mente esta posibilitando:
- Fdl ide.ntif(eacin.
- Uni(ormidad.
-Inclusin de todos los temas ne.c.csario!!.
Se dct&Uan 11 continuacin los. estndares lJUC Ul\JU hoja o ('.ncn-
IJezamiento prediscados (ver il'usfrnciu N" 2) dcuer6n conhncr.:
1 . Me.mbrt.te de. lo organiu.cin.
2. Ttulo. del manua} de que se
3 . Cuadros a ser literal y codficamente, para:
-Capitulo.
- Seccin
- Tema.
4 . Fecha de Hprobac.in.
S. de. e.ntr.11da c.n vjge.ncia.
T. 11 - ADMINJSTRAClON DE EMPRESAS - 3SS
INDUSTRIAL S.A.
Hojo N
MANUAL DE PROCEDIMIENTO
Coptu1o ~ c d 6 n
T-
AFRC8ACION VIGENCIA REVISION REVISION RE(MPI.AZA RESPONSAOLE
.
.
..
1
i
1
1
1
1
1
!
1
1
1
i
1
f
;
i
1
1
1
L
2. Modelo de hoja tJe un manual de procedimiento.
J56 - ADMINISTRACION DE EMPRESAS T. 11
..
6. Fecha de revisin.
7. Norma que reemplaza.
8. Autoridad de la orgaoiz.acin que ha emitido la ooru1a.
Un aspecto importante a ser tomado en cuenta en el llenado de la hoja, es
la provisin del espacio necesario para los mrgenes, hecho ste quo de no recibi r
la atencin que merece puede traer aparejado inconvenientes posteriores. Ana-
lizaremos la finalidad de Jos mismos:
Margen izquierdo: deber ser lo suficientemente amplio paro permitir:
- Fcil perforacin.
-Cmoda lect ura.
Margen derecho: se le ueber asignar el espacio necesario para:
.:_ Eqnilibriu. estticamente al izquierJo.
- Constituir un recurso, para ampliaciones y agregados.
-Evitar el desgaste.
Margen inferior: ebeJ cumplir los mismos requisitos que el anterior en
cuanto a espacio asignado, para la satisfaccin de propsitos semejantes a lo;
enunciados para el margen derecho.
S, 6.3. fORMATO
Se recomienda como medida a ser adoptada en In preporacu>n de los ma,-
nunlcs descriptos tm el presente articulo, el formato A4 de las uorroas /RAM
3001 (210 mm por 297 mm), lo que posihilitnri la utili.wcin ,de materiales nor
maliMdos, como asi hmtbin el uso y conservacin cuando el manual entre en
vigonci.1.
m5 pequeas que la nnterionnentc recomendada, sern de utilida<l
cuando se trate por ejemplo de.l manual del empleado que po sus
de impresin y uso lo justifica.
Es importante recordar cuc si se reducen las medidas, tambin ser menor .
la extensin del tc:>cto en lo.s pginas, lo qne aumeata el nmero de ellas, convir
tiendo al manual en una herramienta dernasiado voluolinoso y por lo tanto di-
ficil de utilizar. El problema del volumen se puede solucionar reduciendo el tipo
de impresin, pero esto dificulta la lectura. Por otra parte la utilizacin de un
formato mayor es poco funcional por su dificultad de mani.puleo, y con
servocin.
s,a.4. CODtFICAGIOH
El objetivo b!!ico de la codi!icaciu es la ubicacin rpida de los datos bus
cados en el manual. Para ello es necesario que cada titulo de captulo, !Seccin,
tema, etc., est expresado literal y codilicadamente.
E.xistcn tres sistemas bsicos de codificacjn y toda una serie de variaciones
sobre los mismos;
l . Alfabtico.
2. Numrico.
3.
T. rr . ADMINISTRACION DE EMPRESAS - 357
El sistema que mejor x adapta a las caractensttcas de l011 manuales es el
numrico, ya xa utilizando nmeros arbigos exclusivamente, o combirundolos
con nmeros :romanos.
En la codificacin de m11nuales se deben considerar dos aspecto&.
1 . !ndividualiucio de los temas .
.2. Identificacin de las hojas.
El sistema elegido deber posibilitar la satisfaccin de evitando ton-
!usioncs. Poro ell o se recomienda el siguiente procedimiento:
l. Dividir el contenido del manual en capitulo,
2. Asignar a cada captulo un nmero identifico torio ( rom11nos).
3. Subdi,idir cada captulo en secciones.
. 4. Asignar a cada seccin un nme.ro ideutifienlorio ( arlibigos ), tl CJUl'
N: r.olocor a la derecha del que individualiza al cnptulo, por un ;uin.
Con esto se obtiene la base de codificacin o ser utHizncla tanto pora la!l lt o-
eomo para los temas.
5. Cada seccin del manual necesitar una o ms hojas poro se.r
du; por Jo tanto se individnal.i.m 11 cada una de ellas con un mi mero anbigo co-
locado a la' derecha del que identificnr a ln se-ccin.
6. Resumiendo:
IV. Capt ulo.
IV/2. l. 2. Seccin.
l. Pginll.
7. El cdigo as obtenido fignror en el margen superior derecho de la
hoja.
8 . Dentro de las pginas los temas ae denlificon con In misma base de co-
difi cacin a la que se agregun los nmeros nece!larios. de acuerdo con el :rado
ele onlisis de cado tema.
Con el objeto de aclarar el sis tema reeomeuclaclo incluyen cuatro hojas
de un manual de organizacin. (Ver ilustracion<'s N 3, 4, 5 y 6 ).
IMPRUIOH
La eleccin del tipo de reproduccin a utilir.ar merece una gran utcucin
tloi.ln la variedncl de sistem11s que se pueden utilizar, los <pte ofrecen allcmat i-
de costo y calidad de impresin muy distintas.
G decisin acerca del mtodo ele impresin estar en funcin de:
l. Cantidad tic copias.
2. Costo.
3 . Usos del manual.
4. Calidacl de impresin.
:; 55 - ADMINISTRACION DE EMPRESAS - T. 11
,.
INDUSTRIAL S.A
Hojo N"' V.0.1
MANUAL DE PROCEDIMIENTO
c .... ,..


V o o

VIGENCIA REVIS!ON REVISION REEMPlAZA llUKlt-6ABL E
V
.\aF.AS Dcr.LftTA>It.NTALU
---------
3. Numerarin y e!lcabcwmiellltl dt!l nwrwrtl.
5 . Vigencia estimada de Jos contenidos.
6. Tiempo de impresin.
7 . Equipos ele impresin con que cut'nlu In orgoniwcin.
Cuunclo el con tenido del mnnuel es muy volumi noso puede resullllr convc-
nicnle In impresin en ambos coras de lo hojn, pero esto impone restriccinncs
tlic:ni<as ('JI cua nto ol grosor '! calidod del papel. romo as tambin en el mtodo
di' Jcpro<luccin a ser utilizado. -
Si la recne !!obre un rul<>tlo costoso de imprcs.in, como ser ofL;ct
o tipogr.,fia. se sugiere se r<.' alicrn prucbns a su uso c-on mtodos rn;:
ceonrnicos.
los Pistcmas ms corrientes de reprodu('rin son los siguienles:
l . COpios con uuquinM de escribir.
2. Fotocopias.
3. Reproduccin mirueogrMica.
4 . Rotaprint.
5. Tipograf.n.
6 . Sistema
l y 2. Se utiliza n cuando son neccsnios muy por.us copias.
T. 1t - ADMINISTRACION DE EMPRESAS - 359
5. Reproduccin mimeogrfico.
Es el sistema ms econmico de reproduccin masiva pero se ob
tienen copias de calidad inferior . Se recomiendo su uso poro l u
etapa de eJ:p<:rimeutacin.
4 . flotoprint.
EJ mas preciso que el sistema mimeogrfico, obtenindose
de mejor calidad pudiendo reproducirse diseos ms complejo.!!,
incluyendo textos preimpresos.
5. Tipografa.
De mayor costo que los anteriores, provee una mayor calidad de-
rupias y tle di seos. Implico lo i ntervencin de una imprent n y
" oroceso utowtco de reproduccin.
6. Sistema offset.'
Es un sistema muy costuso, pe:o po.;ibilita la ohleuein dt
ele mxima cali dad y precisin.
Se recomi enda su utilizacin porn lo i mpresin de man u a curu
contenido no sen conlinuomenl e sujeto A cambios.
S.A.
Hojo NO
V.1.1.
MANUAL DE PROCEDIMIENTO
Co.thlio Sca,_A T..,oc
V
1
1-23
.-,pR08ACION VIGENCIA RE'VISION REVISION RHMPJJ.ZA
1
.. \L
1.1 llo l llt\ O
1.2
---.........
1.3 UTO. IDift
4. NumHaciri n dt lt!lllll.S.
360 - ADMINISTRACION DE EMPRESAS T. 11
..
J,4.,. IHCUAOI!JIMACIOM
l::l manual tir:nr: crue St'r u na herramienta cn3mica, para Jo cual es impres
<:i nJi!Jle que su contenido pueda ser modilicado de acuerdo a c:l'curutancias
eu cualquier momento. sin necesidad de aectar su ensamblado. De ah que se
como sis tema de encuadernacin el empastado ( libros comunes) y se
la c;arpctn de hojas movibles como el ms conveniente. Sin embargo
el rutodo anteriormente desechado para la encuadernacin de la mayori01 de
los manuales, puede ser utiliuldo con xito en aquellos manuales cuyo conteuid,J
no susceptible de sufrir frecueutes modicaciones, como por ejtmplo el ma-
nual del empleado.
La encuadernaci n en carpetas de 3 anill03 es a nuestro ent ender In nui.i
conveuienlc, ya que facilita la lectun r d isminuye el riesgo do prdida de
por rotura de los ojales. Este tipo de carpeta pese a la difusin que ha tenido en
el exterior todo en EE. UU.) n o ha sido dCllarrollarla mnsivnmente en el
pais.
J, t.7. PRUtiAS PILOTO
Autes de que el mnnulll sea utilizado definit ivamente es conveniente que
sea probada su utilidad, yo sea con re.specto o la totalidad de su contenido o al
3unns de sus partes. Para ello se recomienda In realizacin de pruebas piloto, que
evidencien en qu g rado cumple su comctitlo y culcs p uco.ltn ser la.s modifica-
dones que lo perfeccionen.
5,7. DISTRtBUCIOH
Es de suma impnrtouciu u n; dcfin cion clara con respecto a los J.estioata-
rio! de los distintos manuales que usa uru1 empresa. Una distribucin indiscri-
mnarl a y maaiva Jc ejemplares ea un in til y dU!ceptible de in
terCerencias en ln.s prcticas normales, tuc muy selectivo limitara se
rinmente eus posibilidndo.s.
Une vez cumplido la etapa lllllerior, es convenien te confecconur lUl a listn
Je los destinatarios de .los distintos ejemplares, lo cual deber contnr con el C3
pacio correspondlente para indicar la recepcin del manual y sus posteriores mo
t.lificaciones. En general los re.sxmsahles por la tenencia de manuales, son los :
jtfes rle las distinta! dependencias, los rue debeTn estructurar l ru medi03 1\tcc
!:Jrios para cue sus subordinados tengnn un acceso rpido y cmodo n los ruismos.
algnnos casos datlo In consulta f recuente por parle de los empleados de
Jclcrminados temas Jet mnnuol, puede resultar de sumo utilidad la imprc-sin
<le stos y su posterior distribucin.
Es conveniente que los responsables tlo los distintos que tiencu
personol en relacin de dependencia, muntcngnn un regi!tro de con
estadsticos, con el objeto de coutribuir al onlisi. permanente de eficiencia de
los
5,8 . INSTRUCCIOH DE USUARIOS
Una vez concluido el proceso de preparacin del manual, es menester
t ruir a l os usuarios del mismo respecto de su utilizacin. Para ello se debern
preparar programas de instruccin, cuyo cumplimiento estar a cargo del nna
lista y los respectivos de dependencias.
T. 11 AOMINI STRACION DE EMPRE3AS - 361
Una forma practica y amena de cumplir este cometido es la de crear situu-
I'ones cuyas soluciones dependan de la utiliz.acin del manual
S,9. SEGUIMIEHTO
Desde el momento que el manual comienz.n a ser utili:r.ado debe contcolorsc
_e!! qu medi<ln cumple los objetivos para los cuales ha sido crea
ili. Esta tarea que deber estar 11 cargo de annlistas de estructura y procediwicn-
los se puede realzor a travs del mantenimiento de registros estadsticos de con
encuestas, entrevistas, etc. De la eficiencia con que esta turca se rcolicc,
<lcpcndcr que el m;muol se u1nntenga t:ontinuamr.nte nclualizado o c11ign en dc,;-
uso por Se recomieuda un scguimieoto estricto en las primeras semm111S
de uso pues t:stos son los momentos <rticos que definen su uso o abandonu }lot
parle del USUII\'O.
VI. PROCESO DE ACTUALIZACION
Se ('Onsideran aqu las medidas tendientes a mantener lu vigenci: de ],,s
manuales.
6,1. IHTERCALACIOH
Ante la crcacon de una nueva ttorma destinada a rct,mpl.!!:z.ur una ) :1 n
Yigcncia se debern seguir los siguientes pasos:
INDUSTRIAL S.A.
Hojo 14;.
V.1.2
MANUAL DE PROCEDIMIENTO

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V
1 1 45
APROBACION VIGENCIA R(VISION REVISION RHMPLAZA
l

1., 4 Jht . .\CUJ.,J.:S J Ul IC"'-'
1 t 5 }l.t:L \CIO:-<t:$ .n,.';'\CrO;\'AtF.&

5. Numeracin de temas y pagi11as.
362 - ADMINISTRACION DE EMPRESAS T. 11
-
l. He.daccin de la nueHI norma en las hojasp.J:t<.liscadas. En algunas orga
se suel:cn utilizar colores de papel a de tinta como as. tambin tipos
de. impresin distintos o los utiliudos originariamente r.n el manual con oh
jcro d'c restlt ar el cambio.
2. clnra en la mi:,ma hoja de. In fl"..chn de entrada
3 . la nueva norm1t en d manual con la an telacin nccc.sada a
vigencia, con e.( obje.to el personal voya fomnndo conod
dd t'-llmbio.
Esta reoliwrse;
o dc.trs de lD norma a se reemplazado.
--n una es.P.ecial_ cf:el n Yigen ..

6, 2. El lMINAC.ION
Conw regla ;cnt:ral )!!_!)arrua re.c.mpl at.nda tiene del ll!!)_
nual d da en tuc. In nuc"-a l\Itl'a en ' ' igeJlcia destmcndo o
r.n uua n.Q.!'lllas de vigc.nc.in. Se prdiere, t!ll genr.rnl., qw.:
;;e prutC<h s las hojas
VIl. EVALUACION DE MANUALES
1\'o c.c muy com n cn.conli'ar que las cmptcsas utilicen l :Olltn
lt t rranlit-.ntas de orgunir.nein. De. aquellos que cin:ul:ln, <!S :otnn encoulntr <Jlll.'
uo rnen condicio1tcs satisfactorias.
Con el f h1 de facilita-r. la c.voluacin de manualr.s t'xiste.ntes prl'.scnl n a
una li sta de tX!nl rol o check li.ct que servir de ayuda p:ua cumplir
rli clto
1 . ;,Qu. los IJSUurios?
2. Es el titul o t!el manual ade.c11udo y claro?
.3. ;,Es de fcil ( l.rnguaj e, nvisin) .
. ,. Con qu. se 1., c.ons ulta '?
5. ;, Es l a c.ncuadc.w adn uckcnadn ? ;, Permit e el tipo de. <" ncuatlent<H:. in.
la f:ir il ll'l'lura y ln insercin de material nuevo'?
6. En CJU. cnso$ se ]CJ conFulta '!
'i. Contie.ne. instrucciont>s pnra su ;, Son flme.ntc: <'OWp rcn
i hles? ;, Conlic.ne. ejemplos
8. Conticr.c ndir.c teJntko? Esl' bien ordcnnJo? uhicnr >
t il mc.n te: la infornt ncin re-queri da ?
9. Qu sistema de codificacin d<' hojas utili:t.a? E:< el nt!!I adr.cuado?
lO . .Se han cli st rihuido los tcmos del <.ucrw principal tic acucl'll,, '-'"11
1.111 orrlrn lgico'!
T. JI ADMINISTRACION OE EMPRESAS - 363
U. Existen hojas preimpresas?
12. Existen ilustraciones, ejemplos, que faciliten la compren-

l J. Se m&ntieue octua.lz.ado? Cul C!:l el procedimiento de actualir.acin?
Quin o quines son los responsables del mismo?
14. La uiagraruacio es buena? Se han observado aspectos tales como: ti-
o:: uuecuados, espacios entre lineas calidad de impresin?
15. Se ha previsto la de un glosari o con lo definicin de trmi-
nos dudosos? Es Jo suficientemente amplio?
16 . Se han destinado al apndice aquell08 tos cuya inclusin' en <-l
cuerpo principal inteJ"rumpe la fluidez de lo lectura?
17. Se ha suficiente espacio en blanco para permitir el ugrcg;ulo
le prrafos?
18. ;,Existe un nmero suficiente de
19. Desde su entrada eu vigencia, se han observado czunbios positivos 1."1\
l<l forma e que se desarrollan los actividatles?
20. El contenido del manual, provee soluciones para todas situacio-
que se presentan o es necesnrio realizar interpretaciones por o.nnloga?
21. Su.s dimellSiones son compatibles con 1111 fcil manipuleo y cmodo
archivo?
22. Se intercalan las normas nuevas en el manual con antelacin a $11
entruda en vigencia? Con qu antelacin se lo
23. Qu criterio se sigue para diferenciar los normQs nuevas de oquclln:<
q ue van n ser reemp)ozad11s?
:n. Qu hace con lns normas reemplazados?
VIII. CONCLUSIONES
El propsito de este tr11bnjo ha sido el de brindar un, csquemo. prcticll pu rn
desempeo y evaluacin de mo.nuales adn:Uuistrativos, que permitan a aquella
personas involucradas en su confeccin y uso contar con una gua paro. me j otlll'
desempeo.
Se ha incluido dentro del concepto del monuol para el desarrollo d.el presen-
te trabajo, a todo cuerpo 5slemtico que indique las acthidadcs a ser cumplidas
por los miembro' de las organizaciones y la fonoa en cue las mismas debern ser
realizados yo. sea cGnjunta o separadamente.
Lo$ manuales, como todo medio para la obtencin de fines, tienen ventajas
y limitaciones, lns que dcberu ser evaluadas detenidamente por los encargados
de su preparacin y aplicacin, lo que permitir obtener mejores en
la utilizacin de mismG.3.
364 - ADMINISTRACION DE EMPRESAS T. 11
'
INDUSTRIAL S.A.
llojo Nt
V.2.1
MANUAL DE PROCEDIMIENTO
Cot)lrulo S.ciI\ 'f' l"r\QI
V 2 1-2
APROBACION VIGENCIA REVJSJON REYISION
RHMPlAZA . RfSPONSA9LE
2 J>R Poouccr.'<
2.1 OJ:n\-11
2.2
---.......
6. Otru tjemplo.
Huir sido citadas como entl'c olra$ las siguientes: institucionoli1.UII
procedimientos, aumentan la eficieucia, normalizan las activiJades, uni!orman
la terminologa, SUDlinistnn la informacin, posi bilihi n la fij acin de
etctera.
Algunas de las limitaciones aladas fueron: fnlta de flexibilidad, prditlu
de vigencia, alto costo de preparacin, restriccin 1l c la del pcr
sonal , etc.
Pura que los manuales cumplan con eficnr i n y cfi dr.ncn debeni n
reunir los siguientes requisitos:
l . Satisfaccin de una necesidad re a l.
2. Adecuada diagramocn y redaccin.
3. Revisin permanente de su contenido.
4. Instruccin al persorUJI en cuanto n su utili1.arin.
Los de manuAles tratudos, han si1Jo:
Ma11ual de organizacin: Es el que descrilx las caractensllcas de la ocguui-
zacin fonhal, indicando los obj etivos, funciones, a u torida.d y responsabilidad O<'
los distintos puestos de trabajo que componen su estmctura.
,Ua11ual de polticas: Enuncia detollndan1entc las polititas en In
orgoizacin.
Manual de procedimientos y 110ruws: las normM 1lc funcionamiento
y procedi mientos administrntivos. que rigen las activhlades oprr11t ivas de lo em-
presn.
T 11 ADMIN!STRACJON DE EMPRESAS - 365
de cspcci.alistas: nortnus e instrucciones bsicas para la
renllz.ocin de acli\'idades especiales.
Monrwl del empleado: Resea las Clracteristiros salientes de la organizacin
para lograr una ms rpida asimilacin de lo11 empleados nuc\'os.
Manual de proposit os mrltiples: Rene los coractcrslicas sailent es llc tooos
los a nteri ores.
La estructura de un manuol l>t! <li\idl! tn parles rlaramrute
pero cslrcchamcnle relacionadas entre !>. Ellas son:
Conteuido: Es la d eS<'ri pcin :-inttka r securnri nl de las portes que com
pnucn el manual.
lntlicc numhico: Es l u dcscripcin tletllao r sccucnc: ial de 'los temas
tallos en el manual, r.on espccificncin de In donde se encuentntn.
lntrflcluccill: PJcscutn el manual r (':!:plito Sllil propsitos.
Instrucciones: Sccci6n en la que se i nsl ruyc 1-nhtc su util izacin.
Cuerpo principal: Eu cMa seccin se cll'>tliTollun los tNnns .
. l]><;lldice: Se destino a la inclusiuu de i 11futuuain romplcmeutario.
C/o$ario: Listado de los tnnino.< 111 ili:r.ndos y !'U tl cfi nici<in.
/ndir.e temtico: Listado nlfahti co ue loN ! Cm!tS contenidos.
Lo elaboracin de un mnnual implico el cumplimiento de un piOCcso i n!.>
grado por una serie J c l igadas scucncinl mcntc: Ellas !'On:
l . Definicin del objetivo a cumplir: Es decir, clefini r la necesidad que se
prNendc con su preparacin y posterior utiliucin .
.
2. Eleccin del respcmable de la prep<1raci11: Se deber determinar cla
ramcntc un r esponsable y si el mismo ser un mirmbro tle la organizacin o una
JICrsona t'XIerna a la mismn.
3. preliminar ele la organiUJCI<IIl: En esta etapa el analista se de-
bcr interiorh.ar de las caractersticas de la organiz.ncin. de los obj etivos y alcances
del trahaj o a realiwr. Esta es una etapa clave cuando la eleccin del responsable
T(!('ae $Obre u n analista externo.
4 . Plancamiento: En csla etapa el dcberi cstimnr el tiempo a uti
lizor, los materiales y colaboradores que necesita, In ctllidud y cantidad de infor-
macin o recoger, com.o as tambin l11s fuentes de ln misma.
S. Rele11amienlo de in[ormaci11: En cstn ctnpn el analista se al>ocn a ln
recoleccin de informaci n, utili:umdo con ese fin los siguientes mtodos:
- Entrevistas.
-Observacin directa.
-Formularios.
- Anlisis de informacin.
6. Elaboracii)n propiammte dicla: ComprP.nde lus tarea.s:
- Rt>daccin: Se deber utilizar un estilo claro y conciso, que permita ex-
lrnrr rpidamente la infonnaein contenida . E:ri!lten mltiples allernativss en
366 - ADMINISTRACION DE EMPRESAS T. 11
..
cuanto o la eleccin del estilo, como ser: de libro de cocina, narrativo convencio-
nal, de guin teatral, de ttulo y encabezamientos, de !n4tri.r:, grficos de Dujo,
lO$ cuales podrn ser wados conjunta o separadamente de acuerdo o las circuo!-
toncias y el ti po de manual.
- Diagrarnacin: Implica la dis tribucin lgica del contenido dentro de
captulos y la csposicin de stos dentro del manual.
- FonnaJo: Se recomienda le adopcin de tnmaios estiUldariz.ados que po-
sihilten el uso de materiales normaliwdos y un adecuado manipuleo y conser
,acin.
- Codificacin: Se deber utilizar el sistema de cod.icacin que posibilite
In ripda ubicacin de los temas buscados dentro del manual.
- lmprcsin: Existen dis tintos mtodos de impresin, que difieren en cunn.
toa l a calidnd, cnntidad costo rle las copinf a oiMncr. Estas alternativas dl'.bern
eval uadas en relacin a los obj etivos del manuul y los recursos con que cuentn
In empresa.
- ErzcuaderiHtcir: Se debcr rcali;o;ar de DJotlo tal que po!li.Lilte una fcil
intercolacin de hojas, ya que esto es un requisito indispensable para que el
manual conserve constantemente su vigencia.
- Pruebas piloto: Se debern realizar paro lo apticebilidad del
mnnulll o de algunas de sus partes cornponeutes.
7 . Di.sLribucin; Parn que los tn:muales curuplau su comet ido uo sl o
tic:nen que estor correctamente clul>orodos, sino que tambin odeeuadaroente
tri buidos. Poro ello es de fundooleutal importancia una individualizacin claro
de los destinatarios dt! los distintos ejemplares. de manera tal que stos puedan
sn consultados en el momento Y. lu;ar indicado<.
8. Seguimiento: Desde el momento que el manual comicaw o 5er utili-
zado debe controlursc ('Ontinunmcntc en qu medida cumple los objetivos para
los cuales h n si do ercndo. El personal pnra tnrea t.on los aoalistos
de O y M.
9. Proceso de> m:ltwli:acin: En m('dda en que esto tarea se eurnpln
cdecundamcntc, l a vigencia de Jos u1o.nualts est garantizada. Este proceso
cumple intecnlando normas y climn:111do tlel manual l11s que. hou per
di<lo vigencia.
lO. Evaluadrr dt! manrwlc:s: Cono o medio pnrn la evaluacin uc monunlcs
rc1omicndn muy c.spccial mcnte la utilizacin do listas de control o checlc Ust.
fomo ln que ha si do ('ol ocoda de ejemplo en la l tima parle del trabajo.
BIB LIOGRAFIA
(;r.<114)t, tltt monua! de oficina, Editori.ol Madrid, 1960.
2 Tt:r.n, IL. Aclntintroci4tt y COP'rol de oJU:ina.s, Editorial CECSA, Mjico.,
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F .. r;rioc .. M"cchi, ,\in:s ( eo
6. ScntCKEJI, KuL C. J.. Dilttio y de cJecuoos, .. do
f.C.f..U. B.A., Buenos Arc3. 1969.
T. 11 ADMINtSTRACtON DE EMPRESAS - 367