Douglas, M. (abril,2005). Sistemas ERP, la solucin para fabricantes por proceso : alimentos y bebidas, los beneficiados .

Inbound Logistics Mxico, 2 (3) pp. 16-19. (AR29465)

L.I.T.TOOLKIT
Por Merril Douglas

Sistemas ERP, la solucin para fabricantes por proceso:

Alimentos y bebidas, los beneciados

El procesador de leche Milnot controla el inventario con un sistema ERP diseado para fabricantes por proceso. iRenaissance ante los grandes desafos.

abricar una rasuradora elctrica o una botella de shampoo, acaba siendo lo mismo en el punto de venta: un artculo que toman los consumidores en la tienda, lo pagan y se lo llevan a su hogar. Sin embargo, los pasos para armar las partes de una rasuradora o para mezclar los ingredientes para producir un shampoo son muy diferentes. Y las compaas se comprometen con estos dos tipos de produccin manufactura a discrecin con componentes y manufactura por proceso con ingredientes tienen diferentes necesidades de tecnologa de informacin, dice Scot McLeod, Vicepresidente de Mercadotecnia en Ross Systems, empresa de software con sede en Atlanta. Cuando los desarrolladores de software introdujeron por primera vez los sistemas de planeacin de recursos empresariales (ERP), la manufactura a discrecin present la oportunidad ms grande. Entonces, la mayora de las aplicaciones se disearon en torno a una lista de materiales y ruteo, dndole a los fabricantes las partes y piezas que se necesitaban juntar, despus definiendo en orden de armado, indica McLeod. Pero, en la manufactura por proceso, en lugar de armar partes, el productor mezcla ingredientes, en algunos casos los calienta o los enfra y en otros, cam-

bia su estado, y a veces, hasta vara la composicin de los ingredientes. La leche, por ejemplo, viene con mayores o menores porcentajes de grasa y agua, dependiendo de la poca del ao y de lo que comieron las vacas. Si los fabricantes por proceso usan un sistema diseado originalmente para operaciones a discrecin, tendrn dificultad para conservar sus recetas y formulaciones, dice McLeod. Imagine tener que asignar otro nmero de parte al producto final cada vez que cambien los atributos, esto es bsicamente lo que tendran que hacer.

Cumplimiento de normas
En el mundo posterior al 11 de septiembre, los fabricantes por proceso enfrentan otro desafo, la necesidad de cumplir con las normas definidas en la Ley de Bioterrorismo del 2002, que exige a los procesadores de alimentos guardar registros de la fuente de origen de sus ingredientes y empaques y los destinos de sus productos terminados. Si la Administracin de Alimentos y Drogas de Estados Unidos (FDA) cree que algn alimento representa una amenaza para la salud, el procesador debe poder rastrear las fuentes de origen de los ingredientes en un lote contaminado e identificar quin recibi los bienes terminados elaborados con dichos

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ingredientes. La compaa tiene que generar esta informacin una funcin conocida como rastreo de lotes en un perodo de cuatro horas, si se trata de horas hbiles, y en ocho horas, fuera del horario normal de trabajo, para que as los funcionarios puedan retirar el producto del mercado oportunamente.

Dnde qued la carne?

Es difcil rastrear el origen y destino de los ingredientes alimenticios, por la mezcla de los mismos, dice McLeod. Los procesadores crean productos intermedios que despus se incorporan a otros productos. Por ejemplo, la carne de puerco que se procesa en un rastro se enva a un fabricante de embutidos y la salchicha que se produce se enva a otra compaa que hace pizza congelada. Si alguien se enferma por consumir la pizza, el procesador tiene que rastrear esa salchicha hasta su fuente de origen y ubicar cualquier otro producto que contenga carne del mismo lote. Para enfrentar estos desafos, Ross Systems desarroll iRenaissance, un sistema ERP diseado para fabricantes por proceso. La suite tiene mdulos para administrar recursos financieros, servicio al cliente, manufactura, desempeo, producto, proveedores, calidad y regulaciones; as como la cadena de abastecimiento. Las compaas que usan iRenaissance son fabricantes de la industria de alimentos y bebidas, ciencias de la vida, productos qumicos, metales y productos naturales. La Compaa Milnot, con sede en St. Louis, fabricante de leche evaporada y condensada, empez a usar iRenaissance en 1997. Entre otros beneficios, la compaa logr un mayor control sobre su inventario y as la eliminacin casi total de faltantes y cancelaciones por excesos en el mismo. En 1998, Milnot adquiri BeechNut Baby Food, que rpidamente instal los mdulos financieros de iRenaissance. El pasado mes de julio, Beech-Nut empez a usar la otra parte de la suite. Antes de instalar iRenaissance, Milnot usaba varios paquetes de software separados para correr su operacin de manufactura. Como estas aplicaciones no estaban integradas, los empleados transferan datos de un sistema a otro
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Con el uso de un sistema ERP integrado, todos pueden ver los datos de embarques de nuestros clientes. Los empleados saben qu est sucediendo y la planeacin de produccin se puede hacer correctamente.
Connie Huck

volviendo a capturar o exportando e imporando stos. Las transferencias no siempre funcionaban bien y datos importantes se perdan. Alguien actualizaba algo en un sistema pero nunca se actualizaba en los otros mdulos, o bien, la actualizacin tomaba bastante tiempo, indica Connie Huck, contralora de Milnot. Esto dejaba a los sistemas perpetuamente fuera de sincrona. Cuando la compaa reciba un pedido grande de leche evaporada, por ejemplo, no se avisaba al software que controlaba el inventario de empaques sino hasta que era demasiado tarde. Con frecuencia se nos terminaba el material de empaque. Nunca tenamos las etiquetas correctas. El inventario no estaba bien, dice Huck. Con relacin al monitoreo del inventario de leche, a veces se presentaba un error humano. La leche se mide en libras y si se tecleaban las libras incorrectamente o si los empleados presionaban una tecla de unidad de medida diferente, tenamos problemas para determinar el inventario disponible de leche, dice Huck. Milnot tampoco contaba con la informacin que necesitaba para hacer un rastreo rpido de lotes. Para retirar un producto del mercado, tenamos que ver las ltimas facturas para saber cuntas cajas de ese producto se haban producido indica Huck. La compaa distribuye leche con su propio nombre y hace productos de marca propia para tiendas. Las latas con marca Milnot eran difciles de rastrear porque la compaa las mandaba a varios clientes. Con el proceso anterior a iRenaissance, el retiro nos tomara hasta dos das, indica.

lo suficientemente amigable como para que todos pudieran hacer la transicin sin obstculos, dice Huck. Ahora que todas las aplicaciones de su administracin estn integradas, los empleados de Milnot tienen total visibilidad de los pedidos e inventario. Como el sistema trabaja en la red, con acceso disponible desde cualquier computadora equipada con un browser, cualquiera que necesite ver datos en el sistema lo puede hacer, pudiendo estar en la oficina sede de St. Louis, en la planta de produccin de Milnot en Seneca, Mo., o de viaje. Todos tienen acceso a los datos de embarques de nuestros clientes, dice Huck. Los empleados pueden ver qu est sucediendo en cualquier momento y la planeacin de produccin se puede hacer correctamente.

Tamao correcto, precio correcto

Cuando Milnot decidi reemplazar sus distintas aplicaciones por un ERP integrado, la compaa eligi iRenaissance por su precio principalmente, indica Huck. Con un ingreso anual de $90 millones de dlares en esa poca, Milnot no poda justificar una inversin en alguno de los sistemas ERP de renombre. El producto de Ross Systems era la mejor opcin. Adems, iRenaissance es fcil y sencillo. Los empleados de la compaa pensaron que era un sistema

La compaa ya no enfrenta faltantes de inventario y ya no tiene que cancelar grandes volmenes de inventario no utilizado. Antes Milnot acumulaba aproximadamente $200,000 dlares anuales en cancelaciones. Este ao fueron $1,700 indica Huck.

ticular por lo general la carga de una pipa en el proceso de manufactura y distribucin, explica McLeod. Un lote de leche puede dividirse en diferentes lotes para hacer diferentes productos como la leche condensada y la evaporada. Algunos de esos productos terminados pueden empacarse con la etiqueta de Milnot y enviarse a diferentes tiendas; otros pueden empacarse para venderse con la marca propia de una tienda y enviarse a un solo centro de distribucin de ese cliente. Debido a que rastreamos los lotes en las diferentes etapas del sistema hasta su entrega al cliente podemos teclear un botn, escribir el nmero de lote del proveedor y el sistema genera automticamente una lista de disposicin, dice McLeod. Tambin podemos ver si queda producto de ese lote todava en inventario; si ya se us pero est contenido en productos intermedios; si est en el piso de manufactura o si est presente en un producto terminado en inventario esperando a ser enviado a los clientes, agrega. Y podemos saber si una parte del producto ya fue adquirido por un cliente y si ya se envi. Como Beech-Nut empez a usar el sistema de iRenaissance apenas desde el verano pasado, Milnot todava no evala los beneficios que brinda el software a ese negocio, dice Huck. Beech-Nut siempre ha apretado la rienda de su inventario; por consiguiente, sus metas con el sistema iRenaissance se inclinan ms hacia una mayor eficiencia en el proceso de manufactura. ste es un desafo para el fabricante debido a que las frutas y verduras frescas que contienen los productos varan en composicin, igual que la leche.

De 48 horas a una hora

Con la automatizacin del proceso de rastreo de lotes, el sistema ayud a Milnot a reducir el tiempo para ubicar el producto en cuestin pasando as de dos das a una hora. En lugar de revisar minuciosamente las facturas impresas, ahora podemos capturar el nmero de lote y ver quin recibi el producto en cuestin y a dnde se envi, dice Huck. Esto es posible porque iRenaissance rastrea la leche de un lote en par-

Qu viene despus ?
Los planes de Milnot para el futuro incluyen un mejor aprovechamiento de las funciones de administracin de la cadena de abastecimiento de iRenaissance al poder hacer pronstico de produccin. Mientras que la cartera de productos es relativamente pequea, dice Huck, hemos tenido 200 SKUs, y con la produccin temporal, tenemos que asegurar que estemos produciendo los productos correctos. Necesitamos estar seguros de tener el inventario correcto disponible.
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