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GESTION DE STOCK

July 2009

Hilde De Boeck

Table des matires


Introduction Organisation du stock centrale 1. Gestionnaire de stock 2. Stockage: - Les Conditions
- Rangement des produits

3.

Les outils de gestion


La Liste standard Fiche de stock Tableau mensuel de consommations Rapport mensuel

4. Inventaire physique 5. La Commande 6. Rception dun commande 7. Distribution du matriel 8. Scurit et hygine Organisation du stock de travail Conclusion

Introduction
Comment dfinir un bonne gestion? Efficacit: disponibilit et qualit des produits (rupture de stock, conditions de stockage) Efficience: cot de lobjectif (premption des surstock) Lintrt?
Ralisation des activits Garantir la qualit des examens Eviter les ruptures de stock Economiser Supervision (usage de matriel, voles,..)

Introduction
Quel sont les facteurs qui influence la gestion? Le structure: hpital, centre de sant, labo de rfrence,.. La politique du structure ou lorganisation Le mode dapprovisionnement (march locale, internationale, donations des programmes nationaux, etc. ) Lespace et les ressources humaines disponible Lactivit du labo Le niveau du stock: stock de travail ou stock centrale

Introduction
Ou commencer Analyser la situation, lorganisation et identifier les faiblesses.
Structure: niveau diffrent? le circuit? (de gestion centralis: pharmacie centrale de lhpital au stock de travail au labo) Responsabilit: Qui? Gestionnaire de stock identifi? Approvisionnement: Comment lapprovisionnement est-il organiser? Qui fait la commande, est ce quil y a priodicit fixe? Quel est le budget disponible? Besoin: les examens fait? techniques utiliss? matriel ncessaire? Disponibilit? Future? Est-ce quil y a des nouveaux tests introduire? Donation? Est-ce quil y a du matriel offert par des programmes nationales? Quand et comment le rquisitionner. Etat actuelle: Faire linventaire

Introduction
En gnral il existe deux niveaux: Stock central:
Grer par un gestionnaire de stock Distribution du matriel dans les diffrents services Acquisition priodique (semestrielle, annuelle) du matriel (nationale, internationale, programmes,..)

Stock de travail:
Localiser et grer (suivi de consommation) par le labo(rantin) - Rquisition priodique au stock central (hebdomadaire, mensuel,..) - Physiquement sparer du matriel sur les paillasses (accs limit)
= PRINCIPE, = GRANDEUR Soit ralistes (adapter au terrain et aux ressources humaines)

STOCK CENTRALE

Si le labo gre son stock totale il faut le mme organisation et outils quun stock centrale

1. Gestionnaire de Stock
Tches en gnrale: Rception et prparation des commandes Gestion des stocks, bonne tenue et rangement des outils de gestion Scurit et entretien de lentrept Surveillance de la chane de froid Aide prparer la commande (local/international)
Certaines tches peuvent varier selon les procdures, organisations locale.

1. Gestionnaire de Stock
Quotidiennes / Hebdomadaire: A chaque jour surveiller les conditions de stockage (temprature chane de froide, nettoyer si ncessaire) Selon lintervalle des commandes (hebdomadaire mensuelles - durgence) Fournir les produits aux services demandeur Recevoir les produits et les stocker Actualiser les fiches de stock Surveiller les niveaux des stocks

1. Gestionnaire de Stock
Mensuelles: Trier les stocks prims Mettre jour le tableau de consommation Remplir le rapport mensuel Surveiller les niveaux des stock et adresser ventuellement une commande durgence Inspecter le local de stockage(gnrateur, insectes, etc.) Mettre jour les fiches lectroniques de stock

1. Gestionnaire de Stock
Trimestrielles: Procder un inventaire physique, mettre jour les fiches de stock Remplir un rapport dinventaire (liste de prims, pr prims, etc.) Evaluer ltat de stock, commande mensuelle moyenne (CMM) des services et aider a soumettre la commande. Rvaluer les niveaux de stock minimum et ajuster si ncessaire.

2. Stockage Les Conditions


Toujours respecter les conditions de stockage (sur les conditionnements) Temprature Contrler la temprature de lentrept. (max.30 C)
ventilations, protection contre lensoleillement direct

Humidit
minimaliser par favoriser les courants dair. Jamais stock les produits mme le sol ou au contact des murs Utilise des tagres ou des palettes.

Lumire: Ne pas exposer les produits la lumire directe

2. Stockage Rangements des produits


Idalement des zones diffrents pour les diffrents activits Zone arrive stockage des commandes avant le contrle Zone dpart stockage des commandes prpares avant lexpdition Plan de travail pour faciliter la rception et prparation des commandes Zone de stockage adaptes aux catgories (chane de froid, dangereux, etc.) Un bureau rserv au travail administratif et conservation des documents de gestion.

2. Stockage - Rangements des produits


Classification: Selon ordre alphabtique (cf.liste standard) Selon type/catgorie (ex. RDTs, ractifs, matriel de prlvement,
consommables, non-consommables etc.)

Placer les liquides sur les tagres les plus basses. Immdiatement retirer les produits endommags ou prims et les liminer Stocker les produits premier prim, premier sorti Disposer les cartons que les tiquettes dindentification , les dates de premption soient visible ou crit clairement Produits inflammable / corrosifs Entreposer dans lendroit le plus froid. Entreposer les rserves importantes dans un locale spar si possible Toujours stocker les corrosives distances des inflammables.

3. Les outils de gestion - Liste Standard


Comprend les produits en stock, accompagn par leurs spcifications (catgorie, quantit par emballage, etc.) En fonction des examens fait, qualification du personnel, protocoles et programmes nationaux, etc. Permet de savoir quels produits doivent tre en stock Facilite la gestion Simplifie les commandes Eventuellement indiqu distribution des produits par service La base des pr-impression des documents de gestion. Doit tre ractualise aux volutions des activits, max. une fois par an)

3. Les outils de gestion - Fiche de stock


Outil essentielle dans la gestion priorit n 1! Intrts? Suivi de tous les mouvements de stock Connatre a chaque moment quantit exact en stock
FICHE DE STOCK Produit: Rf..: Remarques: CMM (consommation mensuel moyenne) : Stock Minimum : Date Origine/Destination Entre Sortie Stock Remarques Description:

3. Les outils de gestion - Fiche de stock


Comment utiliss? Une fiche = 1 article produits identique, conditionnements diffrents = mme fiche Un mouvement = 1ligne prcis la date, une seule information par ligne plusieurs mouvements le mme jour => plusieurs lignes Indiqu la date de premption (remarques) pour les entres Note la date le plus proche si produits avec plusieurs dates sont livrs Note les sorties telles que casses, dtriors ou primes

3. Les outils de gestion - Fiche de stock


O ranger les fiches? Bote ou classeur: par famille et/ou alphabtiquement Avec le produit (o il est stock) Une fois compltement remplie: Reporter stock thorique sur nouvelle fiche Archiver la fiche prcdentes. chaque mouvement de stock le gestionnaire compare le stock disponible avec le seuil dalerte!!

3. Les outils de gestion Tableau mensuel des consommations


Ce tableau (rempli chaque mois) indique les consommation par produit (et par service).
Idalement un tableau par service et un tableau compil

Intrts? Calculer les consommations mensuelles moyennes (CMM) -> paramtre de commande Visualiser lvolution des consommations (viter des ruptures).

3. Les outils de gestion Tableau mensuel des consommations


Article Bact Alert Gants Seringue Janv 100 600 20 Fev 200 500 50 Mars 100 800 30 . CMM 133 633 33

Tableau de consommation mensuelles 2008 Service Microbiologie

Article Bact Alert Gants Seringue

Microbiologie 100 600 20

Biochimie 0 300 50

Virologie 0 400 10

Consommation Total 100 1300 80

Tableau de consommation mensuelles Jan 2008 Stock Central

3. Les outils de gestion Tableau mensuel des consommations

Article Bact Alert Gants Seringue

Janv 100 1300 80

Fev

Mars

CMM 100 1300 80

Tableau des consommations mensuelles 2008 Stock Central

3. Les outils de gestion Rapport mensuel


Intrts? Reprend lessentiel des donnes lies lactivit au cours dun mois Permet vue ensemble des mouvements Permet lanalyse de ltat en fin de priode Facilite les commandes Rapportage au responsable/superviseur

3. Les outils de gestion Rapport mensuel


Les informations contenues: Etat de stock en dbut de priode:
stock thorique (ou physique si fait) du mois prcdent date de premption la plus proche (aide mmoire)

Entres en stock
approvisionnement par origine: march local, international autre: donation, retours, etc.

Sorties de stock
Total de consommation (reprend le total distribus au cours du mois) autre: les prts, prim ou dgrad

Etat de stock en fin de priode


stock thorique calcul si un inventaire est ralis, le stock physique est not stock exprim en mois de consommation

3. Les outils de gestion Rapport mensuel

Etat de stock dbut de priode Produits Stock Date Prempti on

Entres en stock au cours de la priode

Sorties de stock au cours de la priode Total entres (E=B+C +D) E 0 Consom mation autre Total sorties (H= F+G) H 100

Etat de stock Fin de priode

Internation al

Local

Autre

Stock thor (I=A+E-H) I 500

Stock Physique

Stock en mois de consomm K 5

CMM

A Bact Alert 600 3-2008

F 100

L 100

Gants

7800

1300

1300

6500

1300

Seringue

600

80

80

520

6,5

80

Dtermin le stock minimum (seuil dalerte) en mois bas sur: Dlai de livraison et stock de scurit (en mois) x CMM
Ex. Dlai livraison: 2 mois Stock de scurit: 1 mois => Stock minimum = 3xCMM

3. Les outils de gestion Rapport mensuel

Dtermin le stock minimum (seuil dalerte) en mois bas sur: Dlai de livraison et stock de scurit (en mois) x CMM
Ex. Dlai livraison: 2 mois Stock de scurit: 1 mois => Stock minimum = 3xCMM

3. Les outils de gestion Rapport mensuel


Les conclusion: Stock exprim en mois de consommation indicateur facilement interprtable Risque de rupture chaque fois stock (en mois) est < seuil dalerte La validit du stock (dates de premption)
Si vous avez stock pour 5 mois mais qui prime dans deux mois. Pensez a faire commande! (et donation)

4. Inventaire physique
Lopration consistant compter manuellement le nombre des produits de chaque type prsents dans le magasin/labo. Fait rgulire au moins avant chaque commande Intrts? Vrifier que le stock physique en stock (rellement disponible) corresponds au stock thorique (enregistrs sur les fiches) Identifier les causes dcart et les corriger Vrifier labsence des prims ou dtiors et les retirer Identifier les produits avec premption infrieure 6 mois Superviser la gestion

4. Inventaire physique La ralisation


1. Choisir la date lavance (aucune entre ou sortie pendant linventaire) 2. Affection du personnel (min. 2 personnes, ex. gestionnaire et superviseur) 3. Ranger lentrept et les produits: ranger premier prim, premier sorti retirs les prims ou dtiors (remplir fiche de stock!) sassurer que botes, dates sont bien visible 4. Dnombrement des produits Compter les produits par units 5. Mise jour des fiches: noter date, inventaire et quantit en couleur diffrent) 6. Mesures prises suite aux rsultats: Comparer et vrifier thorique et physique sur les fiches, identification et correction du problme. 7. Discussion des rsultats avec le personnel

4. Inventaire physique
En cas de discordances - les causes les plus frquentes: Erreurs de comptage Erreurs de calcul sur la fiche de stock Erreurs lors de remplissage de fiche de stock (vrifier avec les documents lis, bon de commande etc. ) Confusion entre items similaires Sous notification des entres ou des sorties Si les carts sont nombreux il faut faire des inventaires plus souvent.

5. La commande
La commande doit couvrir la consommation entre 2 commandes. Estime les besoins en fonction des consommations antrieurs
Toujours sassurer de la cohrence des donnes de consommation

Tiens en compte le dlai de livraison Pas de commande sans inventaire!! Tiens en compte lvolution des activits.

5. La Commande
Priodicit (PC) Le dlai entre 2 commandes, dpendant de la capacit de stock, conditions dapprovisionnement, les capacits de gestion, etc. Dlai de livraison (DL) Dlai entre llaboration dun commande et la rception des produits. Stock de Scurit (SS) Permet de faire face aux imprvus (livraison retarde, hausse de consommation) et dviter les ruptures.

5. La commande
Quantit commander = CMM x (PC+DL+SS) stock disponible
Garde en compte si ventuellement certains quantits des produits nont pas encore t livres lors de la prcdente commande.

CMM: consommation mensuelle par mois (en unit) PC: priodicit des commande (en mois) DL: dlai de livraison (en mois) Stock disponible (en unit) : inventaire physique

6. Rception dune commande


La rception vrifie: La conformit de la livraison: dsignation des produits et quantits Ltiquetage: lisibilit et prsence des dates de premption - Garder la commande dans le zone intermdiaire de rception - Si des produits chane de froid: contrler lintgrit ds la rception et placer au frigo.

6. Rception dune commande


Vrifier la contenu (facture, packing list,etc.) de la livraison avec la commande (bon de commande) Inspecter les emballages et vrifier le contenu Vrifier les dates dexpiration (pas accept des prims, renoter la date en gros) Ranger en stock (en respectant la principe de rotation: premier prims, premier sorti) et remplir les fiches de stocks correspondantes Ranger les documents (commande, facture, etc.) et les archiver dans le classeur

7. Distribution du matriel
La commande doit tre valider par le responsable du service Etablir un planning pour les diffrents services Prparation du commande (carton, chariot): Prparation des produits: vrifier premption et intgrit Remplir les fiches de stock Vrifier le bon de commande

8. Scurit et Hygine
Sassurer que rien peut tomber et blesser le personnel Mettre disposition des extincteurs (ou des seaux de sable) et organiser des exercice dincendie Protection contre les nuisibles:
Prserver la propret et ne pas entreposer ni laisser daliments Peindre ou vernir le bois Utiliser des palettes et des rayonnages Empcher les nuisibles de pntrer le stock

Protection contre le vol:


Fermer cl et limiter le nombre de cls fabriques. Restreindre laccs aux seuls membres du personnel dsigns.

8. Scurit et Hygine
Prvoir un point deau pour le lavage des mains du personnel. Dsigne une personne pour le nettoyage (idalement 1x/semaine)

Stock de travail

Stock de travail au labo


Mme principe que pour le stock centrale: Identification dun responsable: = taches que le gestionnaire de stock Sparer physiquement du matriel en rotation (armoire cl) Les laborantins sadresse au responsable si ils ont besoin du matriel ou rapport le prise du matriel du stock Utilisation dun fiche de Suivi Stock de Travail : Fixe les unit de consommation par exemple:
Bandelette urine: par boite Kit Biochimique lipase: par bouteille de ractif Test de grossesse: par bandelette

Toujours faire un inventaire physique avant de placer la commande!!

Stock de travail au labo

Soit ralist! Essensiellement pour les consommables et test diagnostiques (RDTs) Si la situation lexiges on peut fixer galement une unit de consommation pour les ractifs (colorants,..) et faire le suivi. Ex. des aliquot de 100mL de Giemsa dans un bouteille

Conclusion
Faire lanalyse a partir des vcus des laborantins Identification de(s) responsable(s) Identifier les priorits et labore un plan daction (raliste) Elabore les outils adapter pour la ralisation du gestion Analyser les rsultats (consommation vs. activit) Communication entre les diffrents acteurs

Mme si lapprovisionnement se fait par un service centrale lengagement du labo est indispensable