INFORMATICA II

Crear una base de datos en blanco 1. En la pgina introduccin a microsoft office access, en nueva base de datos en blanco, haga clic en base de datos en blanco.

2.

En el panel base de datos en blanco, escriba un nombre de archivo en el cuadro nombre de archivo. Si no especifica una extensin de nombre de archivo, access la agrega automticamente. Para cambiar la ubicacin predeterminada del archivo, haga clic en buscar una ubicacin donde colocar la base de datos (situado junto al cuadro nombre de archivo), busque la nueva ubicacin y, a continuacin, haga clic en aceptar. Haga clic en crear. Access crea la base de datos con una tabla vaca denominada tabla1 y, a continuacin, abre tabla1 en la vista hoja de datos. El cursor se sita en la primera celda vaca de la columna agregar nuevo campo.

3.

4.

Comience a escribir para agregar datos o puede pegar datos de otro origen, tal y como se describe en la seccin copiar datos de otro origen en una tabla de access. Escribir informacin en la vista hoja de datos es muy similar a trabajar en una hoja de clculo de microsoft office excel 2007. La estructura de la tabla se crea conforme se escriben los datos: cuando se agrega una nueva columna a la tabla, se define un nuevo campo. Access define automticamente el tipo de datos de cada campo en funcin de los datos que escribe. Si, de momento, no desea incluir informacin en tabla1, haga clic en cerrar . Si realiz cambios en la tabla, access le pedir que guarde los cambios efectuados en la tabla. Haga clic en s para guardar los cambios, haga clic en nopara descartarlos o haga clic en cancelar para dejar la tabla abierta. importante si cierra tabla1 sin guardar los cambios al menos una vez, access elimina toda la tabla, aunque haya escrito datos en ella. Agregar una tabla Puede agregar nuevas tablas a una base de datos existente mediante los comandos del grupo tablas en la ficha crear.

Crear una tabla empezando en la vista hoja de datos en la vista hoja de datos, puede escribir datos inmediatamente y dejar que access cree la estructura de la tabla en segundo plano. Los nombres de los campos se asignan mediante nmeros (campo1, campo2, etc.) Y access define automticamente el tipo de datos de cada campo en funcin de los datos que escribe. 1. En el grupo tablas de la ficha crear, haga clic en tabla. Access crea la tabla y selecciona la primera celda vaca de la columna agregar nuevo campo. nota si no ve una columna agregar nuevo campo, puede que se encuentre en la vista diseo en lugar de en la vista hoja de datos. Para cambiar a la vista hoja de datos, haga doble clic en la tabla del panel de exploracin. Access pide un nombre para guardar la nueva tabla y, a continuacin, cambia a la vista hoja de datos. 2. En el grupo campos y columnas de la ficha hoja de datos, haga clic ennuevo campo. Access muestra el panel plantillas de campos, que contiene una lista de los tipos de campos utilizados habitualmente. Si hace doble clic en alguno de estos campos o lo arrastra a la hoja de datos, access agregar un campo por ese nombre y establecer sus propiedades en los valores correspondientes a ese tipo de campo. Puede cambiar las propiedades ms adelante si lo desea. Si arrastra el campo, deber arrastrarlo hasta un rea de la hoja de datos que contenga datos. Aparece una barra de insercin vertical, que le indica dnde se colocar el campo. Para agregar datos, comience a escribir en la primera celda vaca o pegue datos de otro origen, tal y como se describe en la seccin copiar datos de otro origen en una tabla de access. 4. Para cambiar el nombre de una columna (campo), haga doble clic en el encabezado de columna y escriba el nuevo nombre.
3.

Es recomendable asignar un nombre significativo a cada campo que le permita saber qu contiene cuando lo examine en el panel lista de campos. 5. Para mover una columna, haga clic en su encabezado para seleccionar la columna y, a continuacin, arrastre la columna a la ubicacin que desee. Puede seleccionar tambin varias columnas contiguas y arrastrarlas todas de una vez a una nueva ubicacin. Para seleccionar varias columnas contiguas, haga clic en el ttulo de la primera columna y, a continuacin, con la tecla mays presionada, haga clic en el ttulo de la ltima columna.

Crear una tabla empezando en la vista diseo en la vista diseo, cree primero la estructura de la nueva tabla. A continuacin, cambie a la vista hoja de datos para escribir datos o introduzca datos mediante otro mtodo, como pegar o importar. 1. 2. En el grupo tablas de la ficha crear, haga clic en diseo de tabla. Para cada campo de la tabla, escriba un nombre en la columna nombre del campo y, a continuacin, seleccione un tipo de datos de la lista tipo de datos.

nota si no ve las columnas nombre de campo y tipo de datos, puede que se encuentre en la vista hoja de datos en lugar de la vista diseo. Para cambiar a la vista diseo, haga clic con el botn secundario en el panel de exploracin y luego haga clic en la vista diseo . Access pide un nombre para la nueva tabla y, a continuacin, cambia a la vista diseo. 3. Si lo desea, puede escribir una descripcin para cada campo en la columna descripcin. La descripcin se muestra en la barra de estado cuando el cursor se sita en ese campo en la vista hoja de datos. La descripcin se usa tambin como texto de la barra de estado para los controles de un formulario o informe que se crean arrastrando el campo desde el panel lista de campos, y para los controles que se crean para ese campo mediante el asistente para formularios o el asistente para informes. 4.

Despus de agregar todos los campos, guarde la tabla: Haga clic en el botn de microsoft office clic en guardar o presione ctrl+g. y, a continuacin, haga

5.

Puede empezar a escribir datos en la tabla en cualquier momento cambiando a la vista hoja de datos y haciendo clic en la primera celda vaca. Puede pegar tambin datos de otro origen, tal como se describe en la seccin copiar datos de otro origen en una tabla de access. Crear una tabla mediante una plantilla access proporciona plantillas para los tipos de tablas ms comunes. Con un simple clic de mouse, puede crear una estructura de tabla completa con campos ya configurados y listos para usar. Si es necesario, puede agregar o eliminar campos para que la tabla se ajuste a sus necesidades. En el grupo tablas de la ficha crear, haga clic en plantillas de tabla y, a continuacin, seleccione una de las plantillas disponibles de la lista. Para agregar datos, comience a escribir en la primera celda vaca o pegue datos de otro origen, tal y como se describe en la seccin copiar datos de otro origen en una tabla de access. Para eliminar una columna Haga clic con el botn secundario en el encabezado de la columna y, a continuacin, haga clic en eliminar columna .

1. 2.

Para agregar una nueva columna

En el grupo campos y columnas de la ficha hoja de datos, haga clic en nuevo campo. Access muestra el panel plantillas de campos, que contiene una lista de los tipos de campos utilizados habitualmente. Si hace doble clic en alguno de estos campos o lo arrastra a la hoja de datos, access agregar un campo por ese nombre y establecer sus propiedades en los valores correspondientes a ese tipo de campo. Puede cambiar las propiedades ms adelante si lo desea. Si arrastra el campo, deber arrastrarlo hasta un rea de la hoja de datos que contenga datos. Aparece una barra de insercin vertical, que le indica dnde se colocar el campo. 3.

Guarde la tabla: Haga clic en el botn de microsoft office clic en guardar o presione ctrl+g. y, a continuacin, haga

Definir propiedades de campo en la vista diseo independientemente de cmo haya creado la tabla, es conveniente examinar y definir las propiedades de los campos. Esto slo se puede hacer en la vista diseo. Para cambiar a la vista diseo, haga clic con el botn secundario del mouse en la tabla en el panel de exploracin y, a continuacin, haga clic en la vista diseo. Para ver las propiedades de un campo, haga clic en el campo en la cuadrcula de diseo. Las propiedades aparecen debajo de la cuadrcula de diseo, bajo propiedades del campo. Para ver una descripcin de cada propiedad del campo, haga clic en la propiedad y lea la descripcin en el cuadro situado junto a la lista de propiedades bajopropiedades del campo. Puede obtener informacin ms detallada presionando f1. En la tabla siguiente se describen algunas de las propiedades de campo que suelen ajustarse. Propiedad Tamao campo Descripcin del Para los campos de texto, esta propiedad define el nmero mximo de caracteres que se puede almacenar en el campo. El valor mximo es 255. Para los campos numricos, esta propiedad define el tipo de nmero que se va a almacenar (entero largo, doble, etc.). Para permitir un almacenamiento de los datos ms eficaz, es aconsejable asignar la menor cantidad de espacio prevista para los datos. Puede aumentar ese valor posteriormente si cambian sus necesidades. Esta propiedad define el modo en que se muestran los datos. No afecta a los datos reales cuando se almacenan en el campo.

Formato

Puede seleccionar un formato predefinido o especificar un formato personalizado. Mscara entrada de Utilice esta propiedad para especificar un modelo para todos los datos que se incluyan en este campo. De este modo, se asegurar de que todos los datos se escriben correctamente y contienen el nmero de caracteres necesario. Para obtener ayuda en la creacin de una mscara de entrada, haga clic en situado en el margen derecho del cuadro de propiedades. Utilice esta propiedad para especificar el valor predeterminado que aparecer en este campo cada vez que se agregue un nuevo registro. Por ejemplo, si hay un campo de fecha/hora en el que siempre desea registrar la fecha en la que se agreg el registro, puede escribir "fecha()" (sin las comillas dobles) como valor predeterminado. Esta propiedad indica si un valor es necesario en este campo. Si establece esta propiedad en s, access no permite que se agregue un nuevo registro a menos que se especifique un valor para este campo.

Valor predeterminado

Requerido

Universidad de los ngeles Antologa de tercer cuatrimestres de la materia de informtica Licenciatura en derecho Alumno: Juan Carlos Mirn romero