Plaza Comunitaria Recomendaciones de Negociacin para la obtencin de recursos humanos, materiales y econmicos

Marzo, 2003.
Unidad de Asuntos Internacionales CONEVyT-INEA
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Organizar y administrar una Plaza Comunitaria representa un gran compromiso para los responsables del proyecto. De la apropiada organizacin que todos los componentes de infraestructura y administracin depende el xito en los diferentes servicios que ah se ofrecen La instalacin de una Plaza Comunitaria siempre comienza con el diseo y construccin de un proyecto en el que se exponen las diferentes fases que culminarn con el inicio formal de los servicios. El proyecto de instalacin ser nuestra gua permanente de accin y debemos emprender las acciones que permitan cubrir cada fase antes de pasar a la siguiente (un conjunto de recomendaciones para la creacin del proyecto y el armado de diferentes estrategias de plantacin se incluyen en el anexo 1). Debemos tener claro que si no planeamos apropiadamente las circunstancias idneas para la instalacin de Plaza Comunitaria podemos tener dificultades que a veces son infranqueables, por ejemplo, si instalamos una Plaza Comunitaria totalmente funcional, con todos los servicios disponibles y materiales didcticos pero que sin embargo est ubicada en un lugar de difcil acceso para los usuarios o de nula presencia de poblacin con necesidad de terminar su educacin bsica o interesada en el resto de los servicios. Tambin puede suceder que, estando en el lugar perfecto para la asistencia de los usuarios ideales, no se cuenta con la infraestructura apropiada para atender a las personas y los servicios son llevados a cabo de manera inapropiada. Todos los posibles problemas debern anticiparse y, en esa medida, evitaremos que sean un obstculo en el proceso de instalacin. Ahora nos ocuparemos brevemente de un aspecto fundamental antes de la instalacin de Plazas Comunitarias: la negociacin con personas e instituciones que son patrocinadores potenciales de los componentes de infraestructura y servicios que harn falta para su correcto funcionamiento. Es a travs de la Negociacin que obtendremos los recursos que necesitamos. Para lograr apoyo de las instituciones no basta con buenos propsitos por lo que todo aquel que inicie alguna negociacin, requiere tener bien claros los objetivos y procedimientos que seguir. En respuesta a la solicitud de algunos responsables de proyectar y poner en marcha Plazas Comunitarias, el equipo de la Unidad de Asuntos Internacionales del CONEVyT-INEA, proponemos un conjunto de factores a considerarse durante la negociacin, con el propsito de aumentar la probabilidad de lograr el apoyo de instituciones y organizaciones en la obtencin de los recursos humanos, materiales y financieros, necesarios para el funcionamiento integral de Plazas Comunitarias Unidad de Asuntos Internacionales CONEVyT-INEA
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Sugerencias generales:
Primer conjunto de actividades La negociacin consiste en un intercambio de informacin, recursos e ideas que permiten un beneficio para ambas partes. Una negociacin exitosa es aquella en la que ambas partes consideran que han obtenido una ganancia, de no haber ganancia en el trato, no hay negociacin que prospere. Por lo anterior es importante que tengamos muy claro cul es nuestra oferta en trminos de servicios, recursos y reconocimientos. Por supuesto tambin es muy importante saber qu es exactamente lo que requerimos de las personas con las que estamos negociando. Al saber con precisin que es lo que ofrecemos a cambio de lo que queremos, evitaremos la ambigedad y los malos entendidos, por ello, conviene elaborar una pequea tabla en la que se muestren nuestras expectativas de negociacin detallando ambas cuestiones, por ejemplo:

Componentes de la negociacin Patrocinador Beneficios para el Necesidades de la plaza potencial patrocinador Obtener permiso para Distrito Escolar Los padres beneficiados con operar en las XXI o directora los servicios sern ms instalaciones de la Joan Johnson. efectivos al apoyar a sus escuela George hijos en sus estudios y la Washington. eficiencia terminal de la propia escuela se ver muy favorecida. Contar con 10 equipos de Mr. John Smith Incluiremos a los cmputo. trabajadores de su empresa como usuarios de los servicios y les daremos cursos de ingls y cmputo.
Es muy importante que ambas partes sientan que el intercambio ha sido justo y bajo ninguna circunstancia dejar de cumplir lo prometido ya que, de hacerlo, podemos producir no slo el abandono de ese patrocinador sino de los vnculos que dicha persona o institucin puede recomendarnos posteriormente.

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 Debemos preparar un documento o una presentacin que pueda exponerse brevemente, en la que se explique el proyecto de Plaza Comunitaria para presentarlo al candidato. Como dice el dicho popular, dependiendo del sapo es la pedrada, por ello, debemos seleccionar con mucho cuidado la informacin que ser de utilidad y evitar informacin que pueda aburrir a nuestro interlocutor que, en el peor de los casos, pueda distraerlo al grado que no comprenda la informacin que nos interesa especialmente que entienda. De entre los puntos que podemos exponer al patrocinador destacan los siguientes: Qu es una Plaza Comunitaria? Los servicios que ofrece y a quienes estn dirigidos Los beneficios que obtendr la comunidad y la institucin que proporcione el apoyo. La necesidad de instalar la Plaza Comunitaria en la comunidad Nmero y tipo de habitantes que requieren de los servicios educativos en los niveles de alfabetizacin, primaria y/o secundaria, bachillerato, cursos, etc. Servicios complementarios de navegacin y telecomunicacin, cursos especiales, etc. Los apoyos que otorga el gobierno Mexicano para la instalacin de Plazas Comunitarias. Materiales didcticos impresos, en video y en medios electrnicos. Actualizacin de catlogos de recursos y material documental. Acreditacin y certificacin oficial de estudios. Negociaciones de revalidacin y equivalencias con modelos y sistemas escolares mexicanos y extranjeros. Cursos de formacin para asesores, formadores de asesores y responsables de Plaza Comunitaria. Reconocimientos oficiales. Los servicios educativos del CONEVyT-INEA como plataforma para la obtencin del GED. Anlisis formales de complementacin y cobertura de perfiles entre los grados escolares y de desarrollo de ambos pases. Procedimiento para instalacin y funcionamiento. Recursos humanos, materiales y econmicos necesarios Presentacin de los resultados de Plazas Comunitarias en otros Estados o Ciudades de Estados Unidos. Unidad de Asuntos Internacionales CONEVyT-INEA
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Relacin de los recursos humanos, materiales y econmicos que hacen falta y por los que se busca el apoyo.

Es importante destacar que existen documentos especializados que el CONEVyTINEA ha elaborado como apoyo para la presentacin de proyectos, dentro del paquete bsico de formacin. En este caso puede usarse el documento No. 8: Plaza Comunitaria e-Mxico o su presentacin ejecutiva en Power Point (existe en ingls y espaol). En caso de no contar con los documentos citados, la Unidad de Asuntos Internacionales se los har llegar en el momento en que los soliciten. Es muy importante contar con informacin bsica suficiente acerca de las caractersticas e intereses del patrocinar potencial, especialmente, qu espera obtener a cambio de su apoyo. Al contar de antemano con esta informacin tendremos muy claro cul ser nuestra ganancia y qu podemos realmente ofrecer de aquello que el patrocinador potencial pretende obtener de nosotros. Segundo conjunto de actividades Hacer una lista de posibles candidatos tomando en cuenta lo siguiente: El inters, la intencin y el alcance socio-econmico del o los candidatos que pueden proporcionarnos su apoyo. El tipo de necesidades que cada uno de ellos puede ayudar a solventar Elegir a los candidatos idneos de acuerdo con el tipo de necesidad que nos interesa cubrir y concertar una cita con ellos. Debemos estimar la posibilidad de reunirlos dentro de la misma sesin o concertar citas independientes segn convenga al caso. Tercer conjunto de actividades Presentacin del proyecto al o los candidatos. Utilizando el documento elaborado en la primera actividad, se sugiere seguir el orden de los siguientes pasos, aunque podrn adecuarse de acuerdo con las condiciones, circunstancias y necesidades que se presenten. Explicar qu es una plaza comunitaria, sus objetivos, los servicios que ofrece, qu recursos se requieren para su funcionamiento. Procedimiento para instalacin y funcionamiento. Unidad de Asuntos Internacionales CONEVyT-INEA
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Presentacin de los resultados de los logros obtenidos en otras Plazas Comunitarias. Relacin de los recursos humanos, materiales y econmicos que hacen falta y por los que se busca el apoyo.

RECOMENDACIONES: En el momento de la entrevista es muy importante que el expositor: Tenga suficiente informacin acerca del proyecto, especialmente, para aclarar las dudas que pudieran presentarse. Exprese con palabras claras y sencillas los objetivos y metas del proyecto. Resalte los beneficios que obtendr la comunidad y el candidato con la realizacin del proyecto. Al terminar la entrevista es muy importante: Establecer acuerdos, compromisos y plazos para realizar las actividades pactadas. Para tal efecto se puede establecer un cronograma o calendario de actividades que defina plazos especficos. De entre las actividades que es importante destacar en el cronograma, destacan la instalacin, difusin, inicio del servicio, operacin e informe oficial de los primeros resultados. Dar seguimiento hasta el cumplimiento de los acuerdos y compromisos establecidos. En el caso de haber logrado el apoyo, proceder a la implantacin de la Plaza Comunitaria, as como mantener informado de los avances y logros a quien o quienes proporcionaron el apoyo para la realizacin del proyecto.

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