Sistemas de registro contable de mercancas

UNIDAD I

El estudiante: Explicar lo que es un documento fuente y su importancia. Identificar las cuentas que distinguen el procedimiento de registro perpetuo o constante. Relacionar documentos fuente con las cuentas del procedimiento de registro perpetuo o constante. Distinguir los mtodos de valuacin de inventarios promedio mviles, peps y ueps y su impacto en el Estado de Resultados al usar el procedimiento de registro perpetuo o constante. Aprender y manejar lo que significa la cuenta de costo de ventas y almacn. INTRODUCCIN Como parte de su ejercicio profesional, los contadores recurren a sistemas que generan datos e informacin del estado y desarrollo de una unidad econmica mediante procedimientos de registro. Dentro de stos destacan, en nuestro pas, el uso del procedimiento analtico o pormenorizado y el de inventarios perpetuos o constantes. El primero se abord en el curso de Contabilidad I y el segundo es materia de este curso, junto con otros temas. Esta unidad se centra en el procedimiento perpetuo. Se ha dividido en cinco grandes apartados. En el primero, sistema de registro contable, se aborda la metodologa para determinar el sentido de la frase y su definicin. Despus se trata lo relativo a la clasificacin e importancia legal y administrativa de los documentos fuente. El tercer apartado aborda la definicin del procedimiento constante o perpetuo, las cuentas que lo identifican, sus ventajas y desventajas, los sistemas de valuacin de la mercanca, el registro en diario y mayor, y la determinacin de la utilidad o prdida. El ltimo apartado trata lo referente al Impuesto al Valor Agregado, conceptos bsicos y su registro.

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1.1

QU ES UN SISTEMA DE TRATAMIENTO CONTABLE DE MERCANCAS

La interrogante no es acerca de una palabra como silla, que nos abstrae mentalmente y puede ser definida como mueble cuya funcin principal es servir de asiento. El cuestionamiento es una oracin que engloba cuatro conceptos: sistema, tratamiento, contable y mercancas. Para darle respuesta hagamos un ejercicio: primero definamos sistema, despus tratamiento y por ltimo contable. De inmediato interrelacionemos los tres trminos y demos respuesta a la interrogante. Con estas acciones pretenderemos alcanzar dos objetivos: comprender lo que ha de entenderse por sistema de tratamiento contable de mercancas y adiestrarnos en una metodologa para formular un constructo. 1.1.1 Procedimiento para determinar lo que ha de entenderse en una oracin Determinar herramientas y/o material a utilizar: con nuestro nivel de estudios se sabe que la herramienta principal para conocer el significado de una palabra es el diccionario, en consecuencia recurramos a uno. Allegarnos de las herramientas y/o material: consultar un diccionario implica comprar uno o solicitarlo en prstamo, por lo tanto hay que realizar alguna de estas acciones. Definir los trminos: esto es, buscar el significado de las palabras que conforman la oracin. Interrelacionar trminos: construir mentalmente lo que se entiende en nuestro caso por sistema de tratamiento contable de mercancas. Para esto subryese en el diccionario la palabra u oracin que se adecua al fenmeno que pretendemos expresar. Formular la respuesta: escribir la respuesta. Teniendo los elementos a la mano hagamos el ejercicio. Primero escribamos las definiciones, luego identifiquemos y a la vez subrayemos la palabra u oracin que corresponda a la situacin que deseamos externar. La enciclopedia hispnica define sistema como el conjunto ordenado y estructurado de normas, formalismos y procedimientos de acercamiento a un fenmeno natural, lgico o social. Base de estudio para la investigacin de las realidades cientficas.1 Por su parte, la Real Academia Espaola considera entre otras acepciones que la palabra tratamiento se refiere al modo de trabajar ciertas materias para su transformacin.2 La voz contable hace referencia a la contabilidad y se entiende como la tcnica que se utiliza para producir sistemtica y estructuradamente informacin cuantitativa, expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad econmica y de ciertos eventos econmicos identificables y cuantificables que la afectan, con el objeto de facilitar a los diversos interesados tomar decisiones en relacin con dicha entidad econmica.3
Encyclopedia Britannica Publishers, Inc. Enciclopedia Hispnica (1989-1990). Micropedia, vol. II. Mxico. Real Academia Espaola (2001). Diccionario de la Lengua Espaola, t. II. Madrid, p. 2220. 3 Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, A. C. Normas de informacin financiera.
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UNIDAD I

El concepto mercanca es definido como: objeto apto para satisfacer necesidades humanas, de cualquier tipo que ellas sean. Por lo tanto, mercanca, en el campo contable, refiere un bien que se intercambia ya sea por dinero u otro bien. 1.1.2 Definicin Relacionando las definiciones anteriores podemos formular el constructo de sistema de tratamiento contable de mercancas como: Conjunto de procedimientos de registro que privilegian el uso de determinadas cuentas contables que permiten identificar la existencia y cantidad vendida de mercanca que es objeto constante del binomio compra-venta con el fin de satisfacer una necesidad para el comprador y para el vendedor la produccin de una utilidad econmica y, que aplicadas junto con otras cuentas produce informacin cuantitativa, expresada en unidades monetarias, de las transacciones que realiza una entidad econmica y los eventos econmicos identificables y cuantificables que la afectan.

1.2

DOCUMENTOS FUENTE DE OPERACIONES REFERENTES A MERCANCAS

La adquisicin y venta de mercanca son operaciones comerciales que estn respaldadas por documentos mercantiles, tales como facturas y notas de venta, entre otros. Estos documentos se conocen con el nombre de documentos fuente. Contablemente se estudian ya que de su anlisis se infiere las cuentas que deben afectarse para registrar el evento en trminos monetarios y son utilizados por la mayora de nosotros. En su presentacin grfica adquieren diversa formas; los hay de una cuartilla, media cuartilla o un cuarto de cuartilla. Su presentacin puede ser horizontal o vertical. Tambin letra y papel pueden ser de uno o ms colores. 1.2.1 Clasificacin de documentos fuente Los documentos fuente son diversos; algunos de ellos son los siguientes: Factura Pagar Cheques Carta porte Nota de Venta Nota de crdito Letras de cambio y Recibos de caja.

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La factura es generalizada y ampara la propiedad de un bien, lo mismo la carta porte. Este ltimo documento es equivalente a la factura y la expide el transportista de bienes muebles. El cheque es un documento mercantil que libera una persona que tiene dinero depositado en una institucin bancaria. Tanto la factura como la carta porte son elaborados en una imprenta a peticin del contribuyente, pero el cheque es un documento que elabora la institucin bancaria. Los dems documentos mencionados: nota de venta, nota de crdito, letra de cambio, pagar y recibo de caja, tambin pueden mandarse a hacer en una imprenta o bien pueden adquirirse en una papelera. A continuacin se ilustran factura, recibo, cheque y pagar.

Figura 1.1 Factura con cdula de identificacin fiscal en el anverso.

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UNIDAD I

Figura 1.2 Factura con cdula de identificacin fiscal en el reverso.

Al analizar los datos del anverso de esta factura se puede determinar que no cumple con los requisitos indicados en los artculos 29 y 29-A del cff, ya que uno de los requisitos es que las facturas presenten cdula de identificacin fiscal del vendedor; en consecuencia podra, decirse que es un documento no deducible fiscalmente. Sin embargo, al examinar el reverso de la misma se detecta que dicha cdula se encuentra dentro de esta parte de la hoja. El reverso presenta los siguientes datos:

Figura 1.2a Detalles de la factura con cdula de identificacin fiscal en el reverso.

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Un tipo de factura diferente al anterior debido al orden de los requisitos son los documentos que amparan el pago de un servicio. Dentro de ellos encontramos la factura telefnica que expide la empresa conocida comnmente como Telcel y cuya apariencia es:

Figura 1.3 Factura con sello y cadena digital en el reverso.

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UNIDAD I

sta, al igual que la anterior, no presenta la cdula de identificacin fiscal en el anverso. Sin embargo, al observar el reverso se percata uno de la existencia de sello y cadena digital. Estos dos elementos sustituyen a la cdula:
Figura 1.3a Factura con sello y cadena digital en el reverso.

Otro tipo de documento fuente es el recibo. Una de sus versiones ms comunes es la expedida por las entidades gubernamentales descentralizadas como las Comisiones Municipales de Agua Potable y Saneamiento del Estado de Veracruz-Llave que expiden un documento como el siguiente:

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Figura 1.4 Operacin de un servicio.

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UNIDAD I

Generalmente, las compras o el pago de servicios se realiza de diversas maneras: en efectivo, con tarjeta bancaria de dbito o crdito, cheque o bien mediante alguna combinacin de este tipo de medios de pago; es decir, una parte en efectivo y otra con cheque. Este ltimo documento mercantil presenta la siguiente forma:

Figura 1.5 Cheque.

Recordemos que la adquisicin de bienes o servicios no solamente se hace mediante los medios de pago anteriores. La prctica comercial de compra-venta incluye el trueque y el crdito. Respecto al ltimo medio de compra los documentos que amparan una operacin de este tipo generalmente son la letra de cambio o el pagar. El formato de este ltimo es el siguiente:

Figura 1.6 Pagar.

1.2.2 Importancia legal Legalmente la posesin de un documento fuente permite a quien lo ostenta (siempre y cuando el documento est expedido a su nombre) amparar la propiedad del bien o servicio que acredita dicho documento. Adems, le permite a su dueo deducir para efectos fiscales y as pagar una menor cantidad de impuesto. En el mundo de los negocios los documentos deben contener, entre otros datos: nombre y direccin de quien vende y compra, la fecha de la operacin, descripcin y valor unitario de los bienes o ser-

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vicios sujetos de la operacin, el monto total de la misma, el monto de determinados impuestos, tal como el Impuesto al Valor Agregado (iva) y, en su caso, la indicacin de retencin de impuestos. Requisitos legales para efectos fiscales Respecto a lo anterior, es conveniente mencionar que quien desee deducir los bienes y servicios que adquiere para su actividad empresarial, profesional o arrendataria, ha de considerar que el documento para amparar este tipo de operaciones fiscalmente debe reunir determinados requisitos. El Cdigo Fiscal de la Federacin (cff) marca la pauta, en sus artculos 29 y 29-A que establecen los requisitos que deben contener los documentos fuente: Artculo 29. Cuando las leyes fiscales establezcan la obligacin de expedir comprobantes por las actividades que se realicen, dichos comprobantes debern reunir los requisitos que seala el Artculo 29-A de este Cdigo. Las personas que adquieran bienes o usen servicios debern solicitar el comprobante respectivo. Los comprobantes a que se refiere el prrafo anterior debern ser impresos en los establecimientos que autorice la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico Para poder deducir o acreditar fiscalmente con base en los comprobantes a que se refiere el prrafo anterior, quien los utilice deber cerciorarse de que el nombre, denominacin o razn social y clave del Registro Federal de Contribuyentes de quien aparece en los mismos son los correctos, as como verificar que el comprobante contiene los datos previstos en el artculo 29-A de este Cdigo. Los contribuyentes con local fijo estn obligados a expedir los comprobantes respectivos El comprobante que se expida deber sealar en forma expresa si el pago de la contraprestacin que ampara se hace en una sola exhibicin o en parcialidades en el comprobante se deber indicar el importe total de la operacin y el monto de los impuestos que se trasladan, desglosados por tasas de impuesto Las personas fsicas y morales que cuenten con un certificado de firma electrnica avanzada vigente y lleven su contabilidad en sistema electrnico, podrn emitir los comprobantes de las operaciones que realicen mediante documentos digitales, siempre que dichos documentos cuenten con sello digital amparado por un certificado expedido por el Servicio de Administracin Tributaria, cuyo titular sea la persona fsica o moral que expida los comprobantes. Los contribuyentes que ejerzan la opcin a que se refiere el prrafo anterior debern cumplir con las obligaciones siguientes: II. Incorporar en los comprobantes fiscales digitales que expidan los datos establecidos en las fracciones i, iii, iv, v, vi y vii del artculo 29-A del Cdigo. IV. Proporcionar a sus clientes en documento impreso el comprobante electrnico cuando as les sea solicitado. El Servicio de Administracin Tributaria determinar las especificaciones que debern reunir los documentos impresos de los comprobantes fiscales digitales.

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UNIDAD I

Artculo 29-A. Los comprobantes a que se refiere el Artculo 29 de este Cdigo, adems de los requisitos que el mismo establece, debern reunir lo siguiente: Contener impreso el nombre, denominacin o razn social, domicilio fiscal y clave del registro federal de contribuyente de quien los expida. Tratndose de contribuyentes que tengan ms de un local o establecimiento, debern sealar en los mismos el domicilio del local o establecimiento en el que se expidan los comprobantes. II. Contener impreso el nmero de folio. III. Lugar y fecha de expedicin. IV. Clave del registro federal de contribuyentes de la persona a favor de quien expida. V. Cantidad y clase de mercancas o descripcin del servicio que amparen. VI. Valor unitario consignado en nmero e importe total consignado en nmero o letra, as como el monto de los impuestos que en los trminos de las disposiciones fiscales deban trasladarse, desglosado por tasa de impuesto, en su caso. VII. Nmero y fecha del documento aduanero, as como la aduana por la cual se realiz la importacin, tratndose de ventas de primera mano de mercancas de importacin. VIII. Fecha de impresin y datos de identificacin del impresor autorizado. IX. Tratndose de comprobantes que amparen la enajenacin de ganado, la reproduccin del hierro de marcar de dicho ganado, siempre que se trate de aquel que deba ser marcado. Los comprobantes autorizados por el Servicio de Administracin Tributaria debern ser utilizados por el contribuyente, en un plazo mximo de dos aos Los contribuyentes que realicen operaciones con el pblico en general, respecto de dichas operaciones debern expedir comprobantes simplificados en los trminos que seale el Reglamento de este Cdigo. Dichos contribuyentes quedarn liberados de esta obligacin cuando las operaciones con el pblico en general se realicen con un monedero electrnico que rena los requisitos de control que para tal efecto establezca el Servicio de Administracin Tributaria mediante reglas de carcter general. Efectos de la falta de comprobantes Hay quien podra considerar la lectura parcial de los dos artculos tediosa y difcil, pero quien incursiona en el mundo de los negocios ha de considerar el impacto de recibir un documento que, aunque ampare la propiedad de un bien, no es deducible fiscalmente. Por ejemplo, si una persona compra un televisor de 20 marca Zea en $1,000.00 y la vende en $1,500.00 entonces, el resultado de sus actividades fue una ganancia de $500.00. Si consideramos que el Impuesto Sobre la Renta grava la ganancia, y la tasa de este impuesto es de 28%, el isr a pagar ser de $140.00. El contribuyente que en este caso es el vendedor entrega el isr a Hacienda. Sin embargo, el pago cambia cuando los documentos fuente no renen requisitos para ser deducibles fiscalmente. Esto generara un mayor pago de impuestos. Comparemos las situaciones: I.

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Caso 1 Teniendo comprobantes con requisitos para ser deducibles fiscalmente Venta Menos: Costo de Ventas Utilidad Bruta Menos: Gastos Resultado/Base isr Tasa isr 28% isrt a pagar 1,500.00 1,000.00 500.00 -0500.00 0.28 140.00

Caso 2 Sin tener comprobantes con requisitos para ser deducibles fiscalmente Venta Menos: Costo de Ventas Utilidad Bruta Menos: Gastos Resultado/Base ISR Tasa ISR 28% ISR a pagar 1,500.00 -01,500.00 -01,500.00 0.28 420.00 Tabla 1.1 Efecto de la aplicacin de documentos que renen requisitos para ser deducibles fiscalmente en el pago de isr.

Nota: la tasa utilizada es la ms alta. Existe una escala y en funcin de la utilidad obtenida se determina la tasa a aplicar.

En el ejemplo expuesto, sin duda, una empresa se vera afectada al pagar un impuesto de $420.00 en lugar de uno cuyo monto asciende a $140.00. Cmo evitar esta situacin? La respuesta parece ser obvia: exigir que los comprobantes de compra de bienes o servicios renan requisitos para ser deducibles fiscalmente. Abundando en el ejemplo anterior, recurdese que la Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos y la Ley Federal del Trabajo establecen que los trabajadores participarn de las utilidades (ptu). La tasa de participacin es del 10% de las utilidades. Considerando que la utilidad es de $500.00, entonces, el monto a repartir a los trabajadores ser de $50.00 10% de $500.00, pero como el empresario no tiene documento fuente (factura) que rena requisitos fiscales para deducir, el sr a su cargo es de $420.00; al sumar las cantidades que por isr y ptu tiene que pagar un empresario se obtiene la cantidad de $470.00, este monto al disminuirse a la utilidad que sirvi de base da como resultado la cantidad que realmente representa una utilidad neta. Sumado este monto a los $50.00 del ptu hace un monto a pagar de $470.00. As, la ganancia que le queda al empresario es de entre 30.00 y $500 menos $470.00. 1.2.3 Importancia administrativa Administrativamente los documentos fuente coadyuvan al proceso de control. Imaginemos una empresa que compra y vende televisores. Sus empleados pueden afirmar que han comprado 5 de estos bienes a un precio de $1,000.00 cada uno y por lo tanto la existencia de efectivo ha disminuido en $5,000.00. Posteriormente a la compra pueden expresar que han vendido 4 de los televisores adquiridos en $1,500.00 cada uno; por lo tanto, el ingreso a la caja sera de $6,000.00 (4 x 1,500.00). Si no se expiden comprobantes que amparen las operaciones de ventas, los empleados podran decir que los televisores se vendieron en $1,350.00 cada uno y que la venta total fue de $5,400.00 en vez de $6,000.00. El desfalco se evitara con la expedicin de documentos fuente que amparen tanto ventas como compras y gastos. De lo anterior se puede concluir que los documentos fuente revisten importancia porque son evidencia de las operaciones que realiza una empresa.

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UNIDAD I

1.3

EL PROCEDIMIENTO CONSTANTE O PERPETUO

1.3.1 Definicin El procedimiento constante o perpetuo es aquel registro de mercancas que permite conocer la existencia de mercancas, el costo de lo vendido y, mediante una operacin aritmtica bsica (la sustraccin), determinar el resultado bruto (utilidad o prdida). 1.3.2 Cuentas que lo identifican En el curso de Contabilidad I se estableci que la cuenta de ventas representa el importe de la venta bruta en el sistema analtico o pormenorizado. El procedimiento constante o perpetuo representa la venta neta. Esto es, la cuenta de ventas se ve depurada por las operaciones de descuentos o devoluciones de ventas que se hagan. Adems de la cuenta de ventas, existen otras dos cuentas bsicas que identifican a este procedimiento: almacn y costo de ventas. Procedamos ahora a conocer las causas por las que se afectan. La explicacin de los posibles movimientos se har esquemticamente.

Ventas. Es cuenta de resultados, su saldo es deudor y representa las ventas netas. Cargo (Disminucin) Durante el ejercicio. Ventas Abono (Aumento) Durante el ejercicio.

De las devoluciones sobre ventas (a precio de venta) De los descuentos sobre ventas

Del valor de las ventas (a precio de venta)

Almacn. Es cuenta de balance y pertenece al activo. Conforma junto con otras el activo circulante. Representa a precio de costo, el valor de la mercanca disponible para la venta; es de naturaleza deudora. El movimiento es el siguiente:

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Cargo (Aumento) Al inicio de todo ejercicio.

Almacn Abono (Disminucin) Durante las operaciones del ejercicio.

Por el monto de la existencia (en caso de Por el monto de las ventas realizadas (a existir y a precio de costo de la misma) precio de costo) Por el monto de las devoluciones sobre las compras que la empresa haga a sus Por el monto de las compras (a precio de proveedores (a precio de costo) costo) Por el monto de los descuentos que la Por el monto de los gastos de compra que se empresa reciba de sus proveedores (a incurran durante la adquisicin y traslado de precio de costo) la mercanca adquirida Durante las operaciones del ejercicio. Por el monto de las devoluciones sobre ventas que le hagan al negocio (a precio de costo) Su saldo es deudor y representa la existencia de mercancas. Costo de ventas. Es cuenta de resultados. Su manejo es a precio de costo. Representa el costo de los artculos que se han vendido. Es de naturaleza deudora. El movimiento es el siguiente: Costo de ventas Abono (Disminucin) Durante las operaciones del ejercicio.

Cargo (Aumento)

Durante las operaciones del ejercicio.

Por el monto de las ventas (a precio de costo)

Por el monto de las devoluciones sobre ventas que hagan (a precio de costo)

Su saldo es deudor y representa el costo de la mercancas vendida.

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UNIDAD I

1.3.3 Caractersticas Las principales caractersticas del procedimiento de registro perpetuo o constante son: Las operaciones de compra de mercancas se asientan a precio de costo. Las operaciones de venta de mercanca se registran tanto a precio de costo como de venta. La cuenta de almacn expresa la existencia de mercanca. La cuenta de costo de ventas expresa el costo de la mercanca vendida. La cuenta de ventas expresa las ventas netas.

1.3.4 Ventajas y desventajas del procedimiento La aplicacin del procedimiento constante o perpetuo se debe a la consideracin de superioridad o mejora que el usuario le atribuye. Entre los estudiosos de la contabilidad como entre quienes la ejercen es aceptado que este procedimiento presenta las siguientes ventajas: Se puede conocer, en cualquier momento, la existencia de mercanca sin necesidad de practicar inventarios fsicos. No es necesario cerrar el negocio para poder determinar la existencia de mercancas, puesto que existe una cuenta que las controla. Se pueden descubrir extravos, robos o errores en el manejo de las mercancas, puesto que se sabe con exactitud el importe que debera haber de las mismas. Se conoce casi al instante el resultado bruto. Enfrentando ventas y costo de ventas se obtiene la utilidad o prdida bruta. En el procedimiento analtico para conocer este resultado era necesario realizar nueve asientos. En ste con un asiento basta. Respecto a la primera ventaja, es conveniente mencionar que si bien documentalmente se puede determinar la cantidad de mercanca que posee un negocio para su declaracin no es raro que al comparar el nmero de artculos as determinados exista diferencia entre el dato documental y el fsico. Esto puede obedecer a causas como robo o prdida, entre otras. En cuanto a la segunda ventaja, si bien es posible conocer la existencia final del inventario de mercancas, es conveniente realizar pruebas aleatorias que permitan estimar la confiabilidad de la no discrepancia entre lo registrado y lo fsico. Al hacer la verificacin de manera aleatoria no se requiere del cierre del negocio. Como desventaja, algunos sealan la gran cantidad de tarjetas de almacn que ha de llevarse. Sin embargo, dado los avances tecnolgicos y la incorporacin de paquetera computacional a la cotidianidad contable (como el paquete punto de venta), sta minimiza a tal grado el costo, que parece ridculo no utilizar este procedimiento de registro.

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1.3.5 Registro en el sistema perpetuo o constante Una vez comprendido lo que es un documento fuente y cules son las cuentas que caracterizan al procedimiento perpetuo o constante, relacionemos ambos conocimientos y pongmoslos en prctica. Para ilustrar el procedimiento utilice los documentos de las figuras 1.1, 1.2, 1.3, 1.4, 1.5 y 1.6, y las siguientes consideraciones:
Operacin 1. Descripcin Se adquiere al proveedor Home Depot Mxico S. de R.L. de C.V. S/Factura 67D00143118; 1 circuito de arranque, 2 adaptadores circulares de luz y 3 focos fluorescentes especiales. La operacin fue al contado y se pag mediante el cheque 000007 de Scotiabank. Se compr a crdito un libro diario a Papelera Salaman S.A. de C.V. S/Fact F15817. Por la operacin se firma un pagar. El servicio de telefona celular y de agua potable ascendi a $426.00 y $191.00, respectivamente, S/Factura MD01472304 y Recibo 100143. Las cantidades no se han pagado y el servicio ya fue prestado por Radiomvl Dipsa S.A. de C.V. y cmas Xalapa. Se vendieron 2 focos fluorescentes especiales a $30.00 cada uno al contado. La factura que se expidi es la 25. Considera que aun cuando no est la imagen de la factura junto a las dems imgenes antes mencionadas sta existe.

2. 3.

4.

Nota: el registro de las operaciones no ha separado el iva trasladado y acreditable. Los montos consignados incluyen dicho impuesto, la razn es que debido a que todava no se ha abordado este tema debe registrarse las operaciones sin separar costo e iva.

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UNIDAD I

Operacin

Anlisis Cuentas

Registro Debe Haber

1.

Al observar la factura 67D00143118 detectamos que la misma se expidi a favor de Luis Alberto Delfn Beltrn y su importe asciende a $220.00. Este monto, as como el nombre de quien expidi la factura, aparece en el cheque 000007. Suponemos entonces que existe relacin entre ambos documentos (vanse figuras 1.1 y 1.5). Almacn Bancos $220.00 $220.00

2.

Por su parte, la factura F15817, por un monto de $100.00, se relaciona con el pagar. Esto lo inferimos al observar que el monto consignado en este documento y la expedicin del mismo a favor de una persona coinciden con los datos que registra dicha factura (vanse figuras 1.2 y 1.6).

Gastos de administracin Papelera Doctos por pagar Papelera Salamn S.A. Gastos de administracin Telfono $426.00 Agua 191.00 Acreedores Radio Mvil Dipsa S.A. 426.00 CMAS 191.00

$100.00 $100.00

3.

En cuanto a los datos de la factura MD01472304 y del recibo 100143 (figuras 1.3 y 1.4) no encontramos documento con qu relacionarlos. Esto no implica que el servicio telefnico y de agua no haya sido recibido por parte del usuario. El supuesto que se acepta es: los prestadores del servicio facturan posteriormente al otorgamiento del servicio. En nuestro entorno es una prctica comn. Esta situacin implica una deuda a cargo del negocio, que ser liquidada posteriormente al otorgamiento del servicio. Por ejemplo, al contratar el servicio telefnico con Telfonos de Mxico S.A. de C.V., y una vez instalado el servicio en el negocio o en nuestro hogar, el prestador del mismo realiza cortes mensuales para determinar el costo e informar al usuario del importe que debe pagarle por dicho periodo. El usuario se entera del monto a pagar con la recepcin de la factura que le enva la compaa; tal es el caso de Telcel y CMAS que se presentan en el prrafo anterior.

$617.00

$617.00

4.

Caja Costo de ventas Ventas Almacn

$60.00 25.92 $60.00 25.92

Tabla 1.2 Registro de operaciones por el procedimiento perpetuo o constante.

Nota: el registro de las operaciones no ha separado el iva trasladado y acreditable. Los montos consignados incluyen dicho impuesto, la razn es que debido a que todava no se ha abordado este tema debe registrarse las operaciones sin separar costo e iva.

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1.3.6 Sistemas de valuacin Una de las caractersticas que distingue a este mtodo es que en todo momento se puede conocer el nmero de unidades y el valor monetario de la mercanca destinada para venta. La literatura y el ejercicio contable consignan bsicamente tres mtodos de valuacin: a) promedio mvil (pm), b) primeras entradas primeras salidas (peps) y c) ltimas entradas primeras salidas (ueps). En este curso lo que se desea destacar es el impacto que cada mtodo tiene en el resultado prdida o utilidad, pues ste vara, y los posibles inversionistas deciden invertir en un negocio dependiendo de los rendimientos que les presenten. Antes de continuar veamos el formato y uso de una tarjeta de almacn. Promedio mvil Este mtodo de valuacin consiste en registrar la entrada y salida de mercanca precisamente al costo o precio promedio mvil que aparece en el auxiliar de mayor, la tarjeta de almacn. El costo se obtiene al dividir el importe total de las unidades en existencia que se consigna en la columna saldo, entre el nmero de unidades, que incluye la columna existencia. Costo o precio promedio = Saldo de mercancas Existencia

Este mtodo se caracteriza porque el valor de la existencia de mercancas destinada a la venta se prorratea entre todas las unidades, obtenindose un costo promedio por unidad. Se aconseja aplicar este mtodo de valuacin cuando el valor de los artculos se mantiene constante. No es aconsejable en pocas de inflacin. Veamos el siguiente ejemplo:
Fecha 10/10/2009 12/10/2009 15/10/2009 16/10/2009 20/10/2009 25/10/2009 Descripcin Compra Compra Venta Compra Venta Venta Entrada 10000 20000 10000 Unidades Salida 5000 5000 10000 10000 30000 25000 35000 30000 20000 Precio Debe 5,000.00 20,000.00 7,500.00 0.50 1.00 0.75 0.50 0.83 0.83 0.81 0.81 0.81 Valores Haber 4,150.00 4,050.00 8,100.00 Saldo 5,000.00 25,000.00 20,850.00 28,350.00 24,300.00 16,200.00

Existencia Unitario Promedio

Considera los valores anotados en la columna saldo y en la columna existencia de la tarjeta de almacn. Tomaremos las siguientes cantidades: $16,200.00 corresponde al ltimo rengln de la columna saldo y 20,000 unidades (que se localiza en la ltima fila de la columna existencia). Con estos dos datos se realiza la siguiente operacin:

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UNIDAD I

CP = 0.81 =

16,200 20,000

El resultado se interpreta de la siguiente manera: cada artculo tiene un costo de ochenta y un centavos. ste es su costo de ventas. Primeras entradas, primeras salidas El mtodo de Primeras entradas primeras salidas se basa en el principio de que la primera mercanca que entra al almacn es la primera que sale. Contablemente se afecta el costo en un orden ascendente de acuerdo con la fecha. Se caracteriza porque el valor de la existencia de mercanca es representado por el costo de la mercanca con menos antigedad. Se recomienda usar este mtodo cuando los precios estn disminuyendo.

Veamos lo anterior bajo los datos de la tarjeta de almacn utilizada en el mtodo de promedio mvil. Antes de continuar debemos hacer notar que formato y datos correspondientes a: fecha, descripcin, unidades y precio unitario son los mismos; los dems varan.
Fecha 10/10/2009 12/10/2009 15/10/2009 16/10/2009 20/10/2009 25/10/2009 Compra Compra Venta Compra Venta Venta Descripcin Entrada 10000 20000 10000 Unidades Salida 5000 5000 10000 Existencia 10000 30000 25000 35000 30000 20000 Precio Unitario 0.50 1.00 0.75 0.50 1.00 0.50 Promedio Debe 5,000.00 20,000.00 7,500.00 2,500.00 10,000.00 2,500.00 Valores Haber Saldo 5,000.00 25,000.00 22,500.00 30,000.00 27,500.00 17,500.00

La diferencia entre esta tarjeta y la utilizada en el mtodo de valuacin promedio mvil son las siguientes: La cantidad registrada en la columna precio-promedio. La cantidad registrada en la columna haber. La cantidad asentada en la columna saldo. Causa de la diferencia El precio-promedio que se anota no es propiamente un promedio, es el costo del artculo que se vende.

SISTEMAS DE REGISTRO CONTABLE DE MERCANCAS

31

Este mtodo indica que la primera mercanca que se adquiere es la que debe salir a la venta, en consecuencia si los 5,000 artculos que se venden se adquirieron a cincuenta centavos, se le debe dar salida a este monto. As, la primera venta (15 de octubre) tiene un costo de cincuenta centavos por artculo. Si se venden 5,000 unidades, el costo de ventas total es de $2,500.00 Tenemos entonces que los datos en las columnas precio-promedio, haber y saldo obedecen al hecho de que se da salida a la mercanca a su precio de adquisicin, considerando siempre que lo primero que ingres al almacn es lo primero que debe salir. Las diferencias que se localizan en las dos ventas posteriores a la primera y cuyo costo afecta el saldo se deben a que: La segunda venta es por otros 5,000 artculos. Dado que su precio de adquisicin es tambin de cincuenta centavos por unidad, el costo total de la venta asciende a $2,500.00. La tercera venta es por 10,000 que deben salir del almacn (en cuanto a su salida, al precio de adquisicin) a $1.00, dada la premisa lo primero que entra es lo primero que sale y toda vez que se agot la mercanca adquirida en la primera compra con las ventas realizadas el 15 y el 20 de octubre. As, se tiene una existencia de mercanca valuada en $17,500.00 que se integra por los artculos que se encuentran en el almacn y corresponden a parte de la segunda compra y al total de la tercera adquisicin: 10,000 artculos adquiridos cada uno a $1.00 10,000 artculos adquiridos cada uno a $0.75 ltimas entradas, primeras salidas Consiste en registrar la mercanca que se adquiere y se vende a su precio de costo, pero a sta se le da salida en un orden descendente en cuanto a costo. Se caracteriza porque el valor de la existencia de mercanca est representado por el costo de la mercanca con ms antigedad. Se recomienda usar este mtodo cuando los precios aumentan constantemente. Un caso no deseable pero en el que se aconseja aplicarlo es durante la poca inflacionaria. = = $10,000.00 7,500.00 $17,500.00

Continuemos utilizando los datos que contiene la tarjeta de almacn que se present en el mtodo de promedio mvil y primeras entradas, primeras salidas. Recuerda que los datos correspondientes a: fecha, descripcin, entrada, salida existencia y precio unitario, son los mismos; los dems varan.

32

UNIDAD I

Fecha 10/10/2009 12/10/2009 15/10/2009 16/10/2009 20/10/2009 25/10/2009

Descripcin Compra Compra Venta Compra Venta Venta Entrada 10000 20000 10000

Unidades Salida 5000 5000 10000 Existencia 10000 30000 25000 35000 30000 20000

Precio Unitario 0.50 1.00 0.75 0.75 5000 0.75 5000 1.00 1.00 Promedio Debe 5,000.00 20,000.00 7,500.00

Valores Haber 5,000.00 Saldo 5,000.00 25,000.00 20,000.00 27,500.00 3,750.00 8,750.00 23,750.00 15,000.00

Las diferencias entre esta tarjeta y la utilizada en los mtodos anteriores son las siguientes: La cantidad registrada en la columna precio-promedio. La cantidad registrada en la columna haber. La cantidad asentada en la columna saldo. Causa de la diferencia Recuerda lo mencionado en el mtodo de valuacin anterior: el precio-promedio que se anota no es propiamente un promedio, es el costo del artculo que se vende. Este mtodo indica que la ltima mercanca que se adquiere es la que debe salir a la venta. En consecuencia los primeros 5,000 artculos que se venden deben relacionarse con la ltima compra; en nuestro caso corresponde a la adquisicin del da 12. La compra del da 10 no es la ltima, es la primera. As, la primera venta (15 de octubre) tiene un costo de $1.00 por artculo, por lo que el costo de ventas total referido a sta es de $5,000.00 Los datos en las columnas precio-promedio, haber y saldo obedecen al hecho de que se da salida a la mercanca a su precio de adquisicin, pero teniendo en cuenta que la ltima mercanca es la que primero debe salir. La explicacin a las diferencias que se localizan en las dos ventas posteriores a la primera y cuyo costo afecta el saldo es: La segunda venta es por otros 5,000 artculos, pero dado que antes de la misma se adquiri mercanca (16 de octubre) a un precio unitario de setenta y cinco centavos, entonces el costo total de la venta asciende a $3,750.00. La tercera venta es por 10,000 unidades. Dada la premisa lo ltimo que entra es lo primero que sale y toda vez que de la segunda compra (16 de octubre) existen 5,000 unidades que conforman la mitad de esta venta, hacen falta otras 5,000 unidades que se tomarn de la segunda compra (12 de octubre). A las primeras 5,000 se les da una salida de setenta y cinco centavos por unidad; las otras 5,000 a un peso cada una. El costo total de ventas asciende a $8,750.00 As, se tiene una existencia de mercanca valuada en $15,000.00 que se integra por los artculos que se encuentran en el almacn y corresponden a parte de la segunda compra y al total de la tercera adquisicin:

SISTEMAS DE REGISTRO CONTABLE DE MERCANCAS

33

10,000 artculos adquiridos cada uno a $1.00 10,000 artculos adquiridos cada uno a $0.50 1.4 REGISTRO DEL IVA

= =

$10,000.00 5,000.00 $15,000.00

En los ejemplos tratados en el punto anterior, al analizar los comprobantes que amparan las operaciones del negocio se observ que adems de los datos generales que identifican a comprador y vendedor existen otros, tales como: monto total de la operacin, impuesto al valor agregado (iva) y costo o precio de la mercanca o bien adquirido. En estos momentos aadiremos un nuevo saber: el relativo al registro del iva. Este impuesto grava diversas operaciones de compra-venta; grava el precio de venta y el pago est a cargo del comprador, por esto se dice que es un impuesto al consumo. La Ley del Impuesto al Valor Agregado (liva) regula, entre otros aspectos, los tipos de iva y el procedimiento de clculo a seguir. Por esto es conveniente conocer la terminologa bsica y los tipos de iva que hay. Conceptos bsicos y clasificacin El iva se ha clasificado al menos de cuatro formas distintas. La tabla 1.3 muestra dicha clasificacin.
Impuesto al Valor Agregado (iva) Tipos de iva Trasladado Acreditable A cargo A favor Es el iva que un ven- Es el iva que un com- Es la diferencia positi- Es la diferencia negativa dedor cobra al com- prador paga al vende- va entre el iva Trasla- entre el iva trasladado y el prador de un bien o dor de un bien o ser- dado y el Acreditable. Acreditable. servicio. vicio. Representa la deuda Representa la deuda de de la empresa a favor la shcp a favor de la emde la shcp presa En una operacin de compra-venta el iva para quien vende se denomina iva trasladado. Ese mismo iva para quien compra se denomina iva acreditable.

Tabla 1.3 Tipos de iva.

1.4.1

Cuentas que identifican al IVA

As como en el procedimiento perpetuo o constante existen cuentas que lo identifican (almacn, costo de ventas y ventas) hay rubros que identifican al iva. Las cuentas se presentan a manera de esquema de cuenta T, con el fin de dar idea al lector de las posibles causas que las afectan. trasladado. Es cuenta de pasivo. Se presenta en el Balance dentro del pasivo a corto plazo. Su saldo es acreedor y representa el monto que el contribuyente traslad con motivo de una operacin de venta.
iva

34

UNIDAD I

iva trasladado Cargo Abono (Disminucin) (Aumento) Del saldo de esta cuenta para determinar el iva a Del monto del Impuesto al Valor Agregado que Cargo o a Favor se traslada o carga el contribuyente a sus clientes con motivo de una venta.

Su saldo es acreedor y representa el impuesto a cargo del contribuyente y a favor de la shcp, por efecto de haber trasladado o cargado el mismo a sus clientes en trminos de la liva. Es un pasivo a cargo del contribuyente. acreditable. Es cuenta de activo. Se presenta en el Balance dentro del activo circulante. Su saldo es deudor y representa el monto a favor de este impuesto que han trasladado al contribuyente con motivo de una operacin de compra de un bien o servicio.
iva
iva

acreditable Abono (Disminucin) Del saldo de esta cuenta para determinar el iva a Cargo o a Favor

Cargo (Aumento) Del importe que por concepto de iva le trasladaron al contribuyente al momento de comprar o adquirir un servicio.

Su saldo es deudor y representa el impuesto a favor del contribuyente por efecto de haber trasladado o cargado el mismo sus proveedores en trminos de la liva. Es un activo a favor del contribuyente.
iva

a cargo. Es cuenta de pasivo. Se presenta en el Balance dentro del pasivo a corto plazo. Su saldo es acreedor y representa el monto a cargo de este impuesto despus de haber saldado las cuentas de iva trasladado e iva acreditable.
iva

a cargo Abono (Aumento) Del saldo de la cuenta de iva trasladado una vez que ha sido ajustada con el saldo de la cuenta de iva acreditable a fin de registrar el pasivo del periodo a cargo del contribuyente por este impuesto.

Cargo (Disminucin) Del pago que se hace a la shcp para saldarla.

Su saldo es acreedor y representa el impuesto neto a cargo del contribuyente y a favor de la shcp. Es un pasivo a cargo del contribuyente.

SISTEMAS DE REGISTRO CONTABLE DE MERCANCAS

35

iva a favor. Es cuenta de activo. Se presenta en el Balance dentro del activo circulante. Su saldo es deudor y representa el monto a favor de este impuesto despus de haber saldado las cuentas de iva trasladado e iva acreditable.
iva

a favor Abono (Disminucin) Del pago que hace a la shcp por la devolucin de iva. Del acreditamiento de su saldo contra el iva a cargo cuando no se solicita devolucin a la shcp.

Cargo (Aumento) Del saldo de la cuenta de iva trasladado una vez que ha sido ajustada con el saldo de la cuenta de iva acreditable a fin de registrar el activo del periodo a favor del contribuyente por este impuesto

Su saldo es deudor y representa el impuesto neto a favor del contribuyente y a cargo de la shcp. Es un activo a favor del contribuyente. 1.4.2 Clculo del IVA

Independientemente de conocer las cuentas y su movimiento se ha de saber la manera de calcular el iva. El procedimiento es sencillo y consiste en multiplicar el precio pactado del bien o servicio por la tasa que determina la liva. Hasta hoy, en nuestro pas existen tres tasas 15, 10 y 0%. La ltima implica el no cobro de iva, dado que todo lo que se multiplica por cero da cero. Por ejemplo, si una persona adquiere un televisor cuyo precio de venta es de $1,000.00 el iva (en caso de que se aplique la tasa del 15%) sera de $150.00. El monto total de la operacin es de $1,150.00, esto es, el precio de venta ms iva. La tasa de 15% se aplica en todo el pas. En la zona fronteriza la enajenacin de inmuebles y productos diferentes a los inmuebles se gravan con la tasa del 10 por ciento. Entonces, qu debe hacerse para calcular el iva? La respuesta (como se mencion) es multiplicar precio por tasa.
Considera la venta del televisor a un precio de $1,000.00 Tasas 15% 10% 0% Operacin $1,000.00 $1,000.00 $1,000.00 X X X 0.15 0.10 0.0 $150.00 $100.00 $0

Tabla 1.4 Clculo de iva.

36

UNIDAD I

1.4.3
iva

Determinacin del IVA

a Cargo Caso 1 Cuando el vendedor en la cuenta de IVA acreditable no tiene saldo
iva Trasladado Menos iva Acreditable iva

$28.69 0 $28.69 Caso 2

a cargo

Cuando el vendedor en la cuenta de iva acreditable tiene saldo. En este caso consideremos un saldo de $10.00 Trasladado Menos iva Acreditable
iva iva iva

$28.69 10.00 $18.69

a cargo

a Favor

Cuando el vendedor en la cuenta de iva acreditable tiene saldo. En este caso consideremos un saldo de $30.00
iva Trasladado Menos iva Acreditable iva

Tabla 1.5 Determinacin del iva a cargo o a favor.

$28.69 30.00 $2.31

a favor

1.4.4

Registro del IVA

El registro del iva se ilustra en la tabla 1.6 e indica a las personas encargadas de asentar las operaciones de un negocio lo que deben hacer.

SISTEMAS DE REGISTRO CONTABLE DE MERCANCAS

37

Para ilustrar el registro del 67D00143118:

iva

trasladado e

iva

acreditable, consideremos los datos de la factura

Importe de la operacin: $191.31 Importe del iva: 28.69 Importe total: 220.00 Registro contable que debe hacer el vendedor. En este caso Papelera Salamn s.a. de c.v. Cargo Abono Cuenta iva trasladado Bancos $220.00 Ventas $191.31 iva trasladado 28.69 Registro contable que debe hacer el comprador. En este caso, Luis Alberto Delfn Beltrn Cargo Abono Cuenta Compras $191.31 iva acreditable 28.69 Bancos $220.00

iva

acreditable

Tabla 1.6 Registro del iva trasladado e iva acreditable.

El iva a Cargo se determina por la diferencia entre el trasladado y el acreditable y est presente siempre que el primero sea mayor que el segundo. Para ejemplificar el registro consideremos un iva trasladado de $28.69 como indica la factura 67D00143118 y un iva acreditable de $13.04, este ltimo es el consignado en la factura F15817. Cuenta Cargo Abono iva a cargo. iva trasladado $28.69 (en el caso del vendedor) iva acreditable $13.04 iva a cargo 15.65 El iva a Favor se determina por la diferencia entre el trasladado y el acreditable y est presente siempre que el primero sea menor que el segundo. Para ejemplificar el registro consideremos un iva t5rasladado de $28.69 como indica la factura 67D00143118 y un iva acreditable de $68.64. Esta ltima cantidad es resultante de sumar $13.04 y $55.60. Ambas cantidades se encuentran en las facturas F15817 y MD01472304. Cuenta Cargo Abono *iva a favor (En el caso del comprador) trasladado a favor iva acreditable
iva iva

Tabla 1.7 Registro del iva a cargo.

$28.69 39.35

$68.64

Tabla 1.8 Registro del iva a favor.

Nota: Se consider que la factura 67D00143118 representa una operacin de venta y las facturas F15817 y MD01472304 representan operaciones de compra o adquisicin de un servicio.

En la determinacin del iva a cargo o a favor la norma jurdica indica que hay que enfrentar el monto del iva trasladado contra el del iva acreditable. En caso de que el resultado de la sustraccin sea positivo se considera que hay iva a Cargo; si el resultado es negativo hay iva a Favor.

38

UNIDAD I

1.5

REGISTRO EN LIBROS

Sabiendo el movimiento de las cuentas que identifican al procedimiento de inventarios perpetuos o constantes, al iva, y conociendo varios de los mtodos de valuacin procedamos a registrar en los libros diario y mayor las operaciones de una entidad econmica. Antes de continuar recordemos el significado de las columnas de ambos libros, primero la del diario y posteriormente la del mayor. 1.5.1 Descripcin del rayado de los libros diario y mayor
Fecha Nmero del asiento Folio del mayor Cuenta Debe Ao: Fecha Asiento del diario Folio de la contracuenta Cargo Ao: Fecha Asiento del diario Folio de la contracuenta Haber Abono Descripcin o cuenta Parcial Debe Haber

Tabla 1.9 Descripcin del libro diario.

Tabla 1.10 Descripcin del libro mayor.

1.5.2 Registro en libros diario y mayor Una vez descrito el rayado de ambos libros procedamos a realizar un ejercicio que permita asentar diversas operaciones.

Consideremos los siguientes datos para registrar las operaciones mediante el procedimiento constante o perpetuo y el mtodo peps. Generales de la empresa: Nombre: Las Tres B de Xalapa S.A. de C.V. Direccin: Xalapeos Ilustres No. 44, Zona Centro, Xalapa, Ver. Giro: Compra-venta de televisores.

SISTEMAS DE REGISTRO CONTABLE DE MERCANCAS

39

Operaciones: 1. El da 1 de febrero de 2009 se inicia un negocio con una aportacin de $100,000.00 los cuales se depositan en Scotiabank y se apertura la cuenta de cheques nmero 12345. 2. El da 5 de febrero de 2009 se adquirieron 5 televisores marca Sony, modelo 10001. El precio de venta fue de $1,000.00 cada uno. La operacin fue al contado, por lo que se expide el cheque nmero 000001 de Scotiabank. El proveedor del producto fue Home Depot de Mxico S. de R.L. de C.V. La factura que ampara la operacin es la 12345. 3. El da 15 de febrero de 2009 se compraron 5 televisores marca Sony, modelo 10001. El precio de venta fue de $1,500.00 cada uno. La operacin fue al contado por lo que se expide el cheque nmero 000002 de Scotiabank. El proveedor del producto fue Home Depot de Mxico S. de R.L. de C.V. La factura que ampara la operacin es la 12356. 4. El da 25 de febrero de 2009 se vendieron 5 televisores marca Sony, modelo 10001. El precio de venta fue de $3,000.00 cada uno. La operacin fue al contado, por lo que entregan el cheque nmero 000123 de Scotiabank. El cheque se deposit ese mismo da en el banco. La factura que ampara la operacin es la 00001. 5. Recuerda que las operaciones se efectan en la ciudad de Xalapa, por lo tanto la tasa de iva a aplicar es del 15%. Registro libro diario
Fecha 01-02-09 05-02-09 15-02-09 3 3 4 1 2 3 4 1 Nmero del asiento 1 Folio del mayor 1 2 Descripcin o cuenta Bancos Aportaciones Asiento de apertura. Almacn IVA acreditable Parcial Debe 100,000.00 5,000.00 750.00 7,500.00 1,125.00 8,625.00 Haber 100,000.00 5,750.00

Bancos Compra de 5 TV, Sony, modelo 10001, S/Fact 12345 Almacn IVA acreditable Bancos Compra de 5 TV, Sony, modelo 10001, S/ Fact 12356 Bancos Costo de Ventas Ventas IVA Trasladado Almacn Vta 5 televisores Fact001

25-02-09

1 5 6 7

17,250.00 5,000.00 15,000.00 2,250.00 5,000.00

Tabla 1.11 Registro en libro diario.

Las operaciones registradas corresponden a compra y venta de artculos pero falta registrar los traspasos entre iva trasladado e iva acreditable para determinar el iva a cargo o a favor del contribuyente. Para lograr lo anterior es necesario traspasar el saldo de la cuenta de iva acreditable a la cuenta de iva trasladado y posteriormente dependiendo del saldo que

40

UNIDAD I

predomine hacer la apertura de la cuenta iva a cargo o iva a favor. Los asientos en el libro diario seran los siguientes:
Fecha 31-02-09 31-02-09 Nmero del asiento 5 Folio del mayor 7 4 7 8
iva iva

Descripcin o cuenta trasladado acreditable Traspaso del saldo acreditable para determinar el iva a cargo o a favor. iva trasladado iva a cargo Registro del pasivo a cargo de la empresa por iva correspondiente al mes de febrero.

Parcial

Debe 1,875.00 375.00

Haber 1,875.00 375.00

Tabla 1.12 Registro en libro diario.

El resultado de los asientos que se muestran en el diario anterior indican una deuda por impuestos a cargo de la empresa, lo que sigue es su pago. La fecha de pago del iva es dentro del lapso que abarca del da primero al diez y siete del mes siguiente. En el caso que nos ocupa el pago puede efectuarse del 1 al 17 de marzo. ste se asentara en el libro diario de la siguiente manera:
03-03-09 7 8 1 a cargo Bancos Pago del pasivo a Cargo de la empresa por iva correspondiente al mes de febrero mediante cheque.
iva

375.00

Tabla 1.13 Registro en libro diario del pago de iva a cargo.

375.00

Registro en libro mayor Ahora registremos en el libro mayor lo que se asent en el diario.
La determinacin del iva a cargo o a favor generalmente se realiza a fin de mes. Debe Ao: 01-02 25-02 2 1 2 Bancos Ao: 2009 100,000.00 05-02 2 17,250.00 15-02 03-03 3 7 1 1 Haber 5,750.00 8,625.00 375.00 2 Haber

2009 1 4

3 y 4 3y4 8

3, 6, 7

Debe Ao:

2009

Aportaciones Ao: 2009 01-02 1 Almacn Ao: 5,000.00 25-02 7,500.00 2009 4

100,000.00

3 Tabla 1.14 Registro en libro mayor.

Debe Ao: 05-02 15-02

2009 2 3

1 1

1y5

3 Haber 5,000.00

SISTEMAS DE REGISTRO CONTABLE DE MERCANCAS

41

4 Debe Ao: 05-02 15-02 5 Debe Ao: 25-02 6 Debe Ao: 7 Debe Ao: 31-02 31-02 8 Debe Ao: 03-03

2009 2 3 2009 4 2009

1 1

Acreditable Ao: 2009 750.00 31-02 5 1,125.00

iva

4 Haber 1,875.00 5 Haber

3 ,6, 7

Costo de Ventas Ao: 2009 5,000.00 01-02 Ventas Ao: 01-02 Trasladado Ao: 1,875.00 25-02 375.00
iva

2009 4 2009 4

1 y 5 1 y 5

6 Haber 15,000.00 7 Haber 2,250.00 8 Haber 375.00

2009 5 6 2009 7

4 8

a Cargo Ao: 375.00 31-02

iva

2009 6

Asientos para determinar la utilidad o prdida Los pasos a seguir para determinar la utilidad o prdida en el procedimiento de inventarios perpetuos o constantes son sencillos: a la cuenta de ventas se resta el costo de ventas y el saldo ser utilidad o prdida bruta. Siguiendo el ejercicio anterior lo que ha de hacerse es lo siguiente: El saldo de costo de ventas, que en este caso es de $5,000.00 se ha de traspasar a ventas cuyo saldo es de $15,000,00. El resultado de la sustraccin entre ambas cuentas representa la utilidad bruta de $10,000.00. El asiento en diario por el traspaso del saldo de costo de ventas sera el siguiente:
Fecha 03-03-09 Nmero del asiento 8 6 5 Folio del mayor Descripcin o cuenta Ventas Costo de ventas Traspaso del saldo del costo de ventas para determinar el resultado bruto del periodo. Parcial Debe 5,000.00 5,000.00 Haber

Tabla 1.15 Registro en libro diario. Cancelacin del costo de ventas.

Una vez realizado lo anterior la cuenta costo de ventas est saldada. La cuenta de ventas tiene un saldo acreedor. El saldo de esta ltima debe traspasarse a la cuenta de resultados llamada Prdidas y Ganancias, para esto se ha de hacer el siguiente asiento:

42

UNIDAD I

Fecha 03-03-09

Nmero del asiento 9

Folio del mayor 6 9

Descripcin o cuenta Ventas Prdidas y ganancias Cancelacin de la cuenta de ventas para determinar el resultado del ejercicio

Parcial

Debe 10,000.00

Haber

Tabla 1.16 Registro en libro diario. Cancelacin de la cuenta de ventas.

10,000.00

Utilidad o prdida de operacin antes de impuestos y participacin de los trabajadores en las utilidades A la cuenta de Prdidas y Ganancias se le restan los gastos y se suman los productos para determinar el resultado del ejercicio antes de impuesto sobre la renta y participacin de los trabajadores. En nuestro caso no hay gastos, por lo tanto el resultado del ejercicio es de $10,000.00. Sin embargo, para ejemplificar supongamos que los gastos ascienden a $2,500.00, antes de efectuar este asiento registremos los gastos; el asiento que ha de hacerse es el siguiente:
Fecha Nmero del asiento 10 Folio del mayor 9 10 Descripcin o cuenta Gastos generales Bancos Registro de los gastos generales del ejercicio. Parcial Debe 2,500.00 2,500.00 Haber

Tabla 1.17 Registro en libro diario. Registro de los gastos del periodo.

03-03-09

Fecha

Nmero del asiento 10

Folio del mayor 9 10

Descripcin o cuenta

Parcial

Debe

Haber

Tabla 1.18 Registro en libro diario. Cancelacin de los gastos generales del periodo.

03-03-09

Prdidas y ganancias Gastos generales Cancelacin de la cuenta gastos generales para determinar el resultado del ejercicio.

2,500.00 2,500.00

Con el asiento anterior el resultado antes de impuesto y participacin de los trabajadores en las utilidades sera de $7,500.00. Utilidad o prdida de operacin despus de impuestos y participacin de los trabajadores en las utilidades Si el isr es de $2,100.00 y la participacin de los trabajadores en las utilidades asciende a $750.00, entonces el resultado neto una vez restadas estas dos cantidades sera de $4,650.00. Para que contablemente se refleje la utilidad neta ha de realizarse el asiento siguiente:

SISTEMAS DE REGISTRO CONTABLE DE MERCANCAS

43

Fecha 03-03-09

Nmero del asiento 11

Folio del mayor 9 11 12

isr

Descripcin o cuenta Prdidas y ganancias a cargo por pagar Determinacin de la utilidad neta del ejercicio.
ptu

Parcial

Debe 2,850.00

Haber

2,100.00 750.00

Tabla 1.19 Registro en libro diario. Determinacin de la utilidad o prdida de operacin.

Resultado del ejercicio Generalmente la cuenta que se usa para registrar el resultado del ejercicio no es prdidas y ganancias, es, resultado del ejercicio. Por eso, una vez efectuados los asientos anteriores se traspasa el saldo de esta cuenta a la conocida como resultado del ejercicio. El asiento es el siguiente:
Fecha 03-03-09 Nmero del asiento 12 Folio del mayor 9 13 Descripcin o cuenta Prdidas y ganancias Resultado del ejercicio Registro de la utilidad neta del ejercicio. Parcial Debe 4,650.00 4,650.00 Haber

Tabla 1.20 Registro en libro diario. Determinacin del resultado del ejercicio.

Asientos de registro mediante el procedimiento perpetuo o constante y los mtodos promedio mvil, peps y ueps

Consideremos los datos del ejercicio anterior y agreguemos al mismo tres operaciones ms. Los datos seran los siguientes: Generales de la empresa: Nombre: Direccin: Giro: Operaciones: Las Tres B de Xalapa S.A. de C.V. Xalapeos Ilustres No. 44, Zona Centro, Xalapa, Veracruz Compra venta de televisores

1. El da 1 de febrero de 2009 se inicia un negocio con una aportacin de $100,000.00 los cuales se depositan en Scotiabank y se apertura la cuenta de cheques nmero 12345. 2. El da 5 de febrero de 2009 se adquirieron 5 televisores marca Sony, modelo 10001. El precio de venta fue de $1,000.00 cada uno. La operacin fue al contado por lo que se expide el cheque nmero 000001 de Scotiabank. El proveedor del producto fue Home Depot de Mxico S. de R.L. de C.V. La factura que ampara la operacin es la 12345. 3. El da 15 de febrero de 2009 se compraron 5 televisores marca Sony, modelo 10001. El precio de venta fue de $1,500.00 cada uno. La operacin fue al contado, por lo que se expide el cheque nmero 000002 de Scotiabank. El proveedor del producto fue Home Depot de Mxico S. de R.L. de C.V. La factura que ampara la operacin es la 12356.

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UNIDAD I

4. El da 25 de febrero de 2009 se vendieron 5 televisores marca Sony, modelo 10001. El precio de venta fue de $3,000.00 cada uno. La operacin fue al contado, por lo que entregan el cheque nmero 000123 de Scotiabank. El cheque se deposit ese mismo da en el banco. La factura que ampara la operacin es la 00001. 5. El da 27 de febrero de 2009 se vendieron 3 televisores marca Sony, modelo 10001. El precio de venta fue de $3,000,00 cada uno. La operacin fue al contado por lo que entregan el cheque nmero 0001456 de Scotiabank. El cheque se deposit ese mismo da en el banco. La factura que ampara la operacin es la 00002. 6. El da 28 de febrero de 2009 se compraron 5 televisores marca Sony, modelo 10001. El precio de venta fue de $1,300.00 cada uno. La operacin fue al contado por lo que se expide el cheque nmero 000003 de Scotiabank. El proveedor del producto fue Home Depot de Mxico S. de R.L. de C.V. La factura que ampara la operacin es la 12378. 7. El da 29 de febrero de 2009 se vendieron 5 televisores marca Sony, modelo 10001. El precio de venta fue de $3,000,00 cada uno. La operacin fue al contado, por lo que entregan el cheque nmero 0001566 de Scotiabank. El cheque se deposit ese mismo da en el banco. La factura que ampara la operacin es la 00003. Para comparar se registraron los datos en la tabla 1.21.
Asiento 1 Cuenta Bancos Aportaciones Almacn iva acreditable Bancos Almacn acreditable Bancos
iva

Promedio 100,000.00 100,000.00 5,000.00 750.00 5,750.00 7,500.00 1,125.00 8,625.00 17,250.00 6,250.00 15,0000 2,250.00 6,250.00 10,350.00 3,650.00 9,000.00 1,350.00 3,650.00 6,500.00 975.00 7,475.00

PEPS 100,000.00 100,000.00 5,000.00 750.00 5,750.00 7,500.00 1,125.00 8,625.00 17,250.00 5,000.00 15,0000 2,250.00 5,000.00 10,350.00 4,500.00 9,000.00 1,350.00 4,500.00 6,500.00 975.00 7,475.00

UEPS 100,000.00 100,000.00 5,000.00 750.00 5,750.00 7,500.00 1,125.00 8,625.00 17,250.00 7,500.00 15,0000 2,250.00 7,500.00 10,350.00 3,000.00 9,000.00 1,350.00 3,000.00 6,500.00 975.00 7,475.00

Bancos Costo de ventas Ventas iva trasladado Almacn Bancos Costo de ventas Ventas iva trasladado Almacn Almacn iva acreditable Bancos

SISTEMAS DE REGISTRO CONTABLE DE MERCANCAS

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Asiento 7

Cuenta Bancos Costo de ventas Ventas iva trasladado Almacn

Promedio 10,350.00 2,571.42 9,000.00 1,350.00 2,571.42

PEPS 10,350.00 7,100.00 9,000.00 1,350.00 7,100.00

UEPS 10,350.00 6,500.00 9,000.00 1,350.00 6,500.00

Al comparar los datos de la tabla se puede concluir: Las cuentas que se afectan en los tres mtodos son las mismas. La diferencia entre los tres mtodos radica nicamente en el monto que afecta las cuentas costo de ventas y almacn por la venta de mercanca a precio de costo.

Tabla 1.21 Registro contable de los mtodos promedio, peps y ueps.

Registra las operaciones en los libros diario y mayor.

1.5.3 Efecto de utilizar promedio mvil, peps o ueps en la utilidad o prdida Dado que los mtodos presentan diferencias en las cantidades que se asientan en los rubros costo de ventas y almacn, cul es el impacto en el negocio? La respuesta la obtendremos comparando el efecto que tiene la eleccin de uno de los tres mtodos en el estado de resultado con base en las ventas y el costo de stas. Antes de comparar suma el monto de las ventas y costo de ventas.
Estado de Resultados Promedio Ventas Menos Costo de Ventas Utilidad Bruta Menos Gastos Utilidad antes de Imp y ptu 33,000.00 12,471.42 20,528.58 0 20,528.58

peps

ueps

33,000.00 16,600.00 16,400.00 0 16,400.00

33,000.00 17,000.00 16,000.00 0 16,000.00

La respuesta a la interrogante es que el mtodo de valuacin promedio mvil presenta una mayor utilidad, seguido de ueps y de peps. Entonces, se ha de privilegiar la adopcin del primero? La respuesta est en funcin de otra pregunta: A quin se presentar el Estado de Resultados? Si es a un posible inversionista o a una persona que deseamos otorgue crdito, debemos valuar mediante promedio mvil. Pero si lo que se desea es pagar menos impuesto sobre la renta y repartir menos utilidad entre los trabajadores, con objeto de apuntalar el negocio (por la reinversin que se haga) entonces ha de adoptar ueps.

Tabla 1.22 Comparacin del efecto en el Estado de Resultados de mtodos de valuacin de mercancas.

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UNIDAD I

Considerando lo expuesto acerca de los documentos fuente renase todo el saln, enumrate junto con ellos del 1 hasta el nmero de alumnos que constituyan el grupo, escribe en un cuarto de hoja el nmero que se te asign, dobla la hoja y colcala encima del escritorio. Al azar, en grupo, mencionen cuatro nmeros no consecutivos. Quienes tengan la hoja con dichos nmeros debern desarrollar una mesa redonda que aborde el tema documentos fuente. Identificacin de procedimientos mediante cuentas que los caracterizan. En tu libreta de ejercicios, y despus de leer las pginas 93, 95, 96, 106 y 107, correspondientes a los temas: Cuentas y ventajas y desventajas de los procedimientos, del libro Contabilidad I, copia la matriz 1 y llena los espacios de las celdas B2, C2, B3 y C3 de la misma, escribiendo en stas los rubros que identifican a ambos procedimientos de registro contable de mercanca. Recuerda que la interseccin de columna y fila o rengln se conoce como celda. La celda A1 es la interseccin entre la primera columna y la primera fila; en nuestra matriz corresponde al ttulo Procedimiento. La matriz formulada por ti, posiblemente se parezca a la que visualizars al final de este captulo.
Procedimiento Cuentas de resultados que identifica al procedimiento Celda B2 Celda B3 Cuentas de resultados comunes a ambos procedimientos Celda C2 Celda C3

Matriz 1. Cuentas que identifican procedimientos de registro contable de mercanca.

Analtico o pormenorizado Constante o perpetuo

Desarrolla un ensayo que incluya a) introduccin, b) desarrollo y c) conclusiones. El trabajo debe incluir citas bibliogrficas. El nmero de cuartillas es abierto. El tema a desarrollar puede ser alguno de los siguientes: 1. 2. 3. 4. Sistema contable y procedimiento de registro: diferencias y caractersticas. Los documentos fuente y la evasin de impuestos. Por qu utilizar el procedimiento pormenorizado o constante? La maximizacin de utilidades y la evaluacin de inventario por promedio, peps o ueps.

SISTEMAS DE REGISTRO CONTABLE DE MERCANCAS

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I. Conteste las siguientes preguntas y comntalas con tus compaeros de clase. 1. Qu se entiende por contabilidad? 2. Qu es un sistema de tratamiento contable de mercancas? 3. Qu es un procedimiento de registro? 4. Cules son los procedimientos de registro de mercanca que actualmente se aplican? 5. Qu se entiende por procedimiento pormenorizado o constante? 6. Cul es la ventaja y desventaja de aplicar contablemente el procedimiento pormenorizado o constante? 7. Cules son las cuentas que identifican al procedimiento pormenorizado o constante? 8. Comenta el impacto en las utilidades al aplicar el procedimiento pormenorizado o constante. II. Considerando lo estudiado en esta unidad, elabora un mapa conceptual del procedimiento pormenorizado o constante cuyo fin sea destacar el impacto de los mtodos de valuacin de inventarios en el resultado del ejercicio.

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UNIDAD I