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FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES, ECONMICAS Y FINANCIERAS SECCIN DE POSTGRADO

APLICACIN DEL MTODO DE MONITOREO A LA AUDITORA OPERATIVA, PARA LA EMISIN OPORTUNA DEL INFORME DE AUDITORA, EN UN GOBIERNO LOCAL

TESIS

PARA OPTAR EL GRADO ACADMICO DE MAESTRO EN CONTABILIDAD Y FINANZAS CON MENCIN EN AUDITORIA Y CONTROL DE GESTIN EMPRESARIAL

PRESENTADA POR:

EDITH BERTHA VENTOSILLA BARRIENTOS

LIMA - PER

2008

Asesor y miembros del jurado

Asesor: Dra. Mara Teresa Barrueto Prez

Miembro dictaminador: Dr. Vctor Flix Rivas Gmez Dr. David Isidro Llerena Garca Mg. Miguel ngel Surez Almeira

Dedicatoria:

A mis queridos padres por confiarme sus sueos de lograr un pas con justicia y desarrollo, a mis amados hijos, que junto a Dios son mi fortaleza y gua para superarme como persona y profesional, en el campo de la Auditora Gubernamental.

Agradecimientos

A la Universidad de San Martn de Porres, Seccin de Post Grado - Maestra - Facultad de Ciencias Contables, Econmicas y

Financieras, por darme la oportunidad de fortalecer mis conocimientos y a las

autoridades por haberme apoyado durante la realizacin de mi Maestra; y especialmente a las Doctoras: Isabel Castro De Anderson (QPD) y Yolanda Salinas Guerrero, por su estmulo para concluir esta investigacin.

4 Asesor y miembros del jurado Dedicatoria Agradecimientos NDICE RESUMEN (espaol / ingls) INTRODUCCIN CAPTULO I PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 12 16 17 17 18 19

1.1 Descripcin de la realidad problemtica 1.2 Formulacin del problema 1.3 Objetivos de la investigacin 1.4 Justificacin de la investigacin 1.5 Limitaciones 1.6 Viabilidad del estudio CAPTULO II MARCO TERICO

2.1 Antecedentes de la investigacin 2.2 Bases tericas 2.3 Definiciones conceptuales 2.4 Formulacin de la hiptesis CAPTULO III METODOLOGA

20 21 91 100

3.1 Diseo metodolgico 3.2 Poblacin y muestra 3.3 Operacionalizacin de variables 3.4 Tcnicas de recoleccin de datos 3.5 Tcnicas para el procesamiento de la informacin 3.6 Aspectos ticos

101 103 104 104 105 105

5 CAPTULO IV CAPTULO V RESULTADOS 107

DISCUSIN, CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 135 158

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS ANEXOS

6 RESUMEN

Objetivo: Establecer el mtodo de monitoreo en la auditoria operativa gubernamental en los Gobiernos Locales de Lima Metropolitana, con la finalidad de obtener informes de calidad y de manera oportuna.

Mtodos e instrumentos: Se utilizaron los mtodos descriptivo, inductivo, anlisis, entre otros; apoyados en la gua de entrevista, cuestionario y gua de anlisis documental.

Resultado: Actualmente la supervisin no siempre incide en los aspectos crticos del proceso de auditora operativa. Con la determinacin tcnica de esos aspectos y el mtodo de monitoreo, el supervisor cumplir eficazmente su labor.

Conclusin: Que, es factible y necesario que la Contralora General de la Repblica implemente la metodologa del monitoreo para supervisar el Examen Especial, denominado en este documento como auditora operativa, y contar con formatos de supervisin estandart que permita documentar y evaluar la labor desarrollada por el supervisor de la auditora gubernamental en los Gobiernos Locales de Lima Metropolitana.

Se formul una metodologa de monitoreo para la supervisin de la auditora operativa gubernamental, se adjunta como anexo a la Tesis.

7 ABSTRACT

Objective: Establish the

method of monitoring the

operational auditing

government Local Governments in Metropolitan Lima, with the aim of obtaining quality reports and in a timely manner.

Methods and tools: We used descriptive, inductive methods, among others, supported by the Guide interview, questionnaire and guide of documentary analysis.

Result: Actually, the supervision is not always insist on the critical aspects of the audit procedure. The technical determines those aspects to be monitored; the supervisor will fulfill their tasks effectively.

Conclusion: That is feasible and necessary that the Comptroller General of the Republic implements the methodology of monitoring to monitor the Special Review, called in this document as performance audits, and have standard formats that allow monitoring document and assess the work done by the supervisor the government audit in Local Governments in Metropolitan Lima.

It had formulated a methodology for monitoring the control of the government audit, wich is annexed to the thesis.

8 INTRODUCCIN

La investigacin trata sobre la aplicacin del mtodo del monitoreo en el control de la ejecucin de la auditora operativa, realizada por los rganos de Control Institucional en Gobiernos Locales de Lima Metropolitana para demostrar su importancia en la auditora operativa gubernamental, a travs de sus diferentes etapas: planificacin, ejecucin del programa de auditoria y la emisin de los informes resultantes.

Mi experiencia profesional trabajando ms de 14 aos en la Contralora General de la Repblica, en la funcin de auditor, me ha permitido conocer la realidad del control gubernamental y de la funcin fiscalizadora de los rganos conformantes del Sistema Nacional de Control. En tal sentido, considerando que la administracin de un gobierno municipal es altamente sensible a los manejos inadecuados y/o errores, producidos generalmente por el insuficiente

conocimiento de las normas aplicables a los gobiernos locales por quienes ejercen la administracin de los recursos, centre mi atencin a realizar un anlisis de la metodologa utilizada en la ejecucin de las Acciones de Control, mediante el Examen Especial (denominado en esta tesis como auditoria operativa por la similitud en los procedimientos de planificacin y ejecucin) y el resultado de la misma; determinando que la manera tradicional de supervisin no permite obtener un producto con calidad suficiente y en la oportunidad requerida.

La estructura del presente documento de investigacin est compuesta por cinco captulos: Captulo I, sobre el Planteamiento del Problema, abarcando entre otros

9 aspectos la descripcin de la realidad problemtica, en la cual se hace un enfoque de las limitaciones tcnicas y capacidad operativa que enfrentan los rgano de Control Institucional - OCI, lo que antes se conoca como la Oficina de Auditora Interna ubicados en Lima Metropolitana. En este escenario el Jefe del rgano de Control Institucional realiza el seguimiento y supervisin del desarrollo de la auditora operativa (Examen Especial), aplicando su criterio profesional, ante la falta de un sistema establecido por la Contralora General; sin embargo, en muchos casos los informes no revelan una adecuada supervisin y control de la calidad, toda vez que presentan deficiencias principalmente en la definicin y redaccin de las observaciones, conclusiones, evaluacin de descargos y deslindes, entre otros aspectos, dando lugar a que la Contralora General de la Repblica de oficio solicite que se ajuste el informe a las Normas de Auditora Gubernamental NAGU; y, la presentacin de un informe corregido desacredita tcnicamente a los auditores gubernamentales de los gobiernos locales y consecuentemente al Sistema Nacional de Control.

En tal sentido se pretende demostrar que con la aplicacin del mtodo de monitoreo para la supervisin de las fases de la auditora operativa

gubernamental, permitira la emisin del informe con calidad y oportunidad, en un Gobierno Local de Lima Metropolitana y de ser as disear dicho mtodo con la finalidad de ofrecer una alternativa de mtodo de supervisin, debido a que los textos no estn relacionados con la manera de supervisar la auditora operativa gubernamental de los gobiernos locales y la Contralora General de la Repblica no ha establecido una gua de supervisin de la auditora operativa

gubernamental (Examen Especial) realizados en dichas entidades.

10 En el Captulo II Marco Terico, se presenta los antecedentes de la investigacin, el marco legal de la auditoria gubernamental, tales como la Ley del Sistema Nacional de Control, las Normas de Auditora Gubernamental NAGU y el Manual de Auditora Gubernamental MAGU, asimismo se presentan diversas definiciones conceptuales relacionadas con el tema y el planteamiento de la hiptesis de la presente tesis. La Hiptesis General plantea lo siguiente: El mtodo de monitoreo para supervisar las auditoras realizadas en los Gobiernos Locales de la Provincia de Lima Metropolitana, focalizando los aspectos crticos, permite estandarizar el proceso de supervisin y mejorar la calidad de los informes emitidos por la comisin de auditora en la oportunidad programada ; estableciendo como variables Monitoreo e Informe de Auditoria Operativa Gubernamental.

En el Captulo III Metodologa, se presenta el diseo metodolgico, la poblacin y la muestra la cual est conformada por los auditores gubernamentales que

laboran en quince municipalidades de Lima Metropolitana; as mismo, se indican las tcnicas y otros aspectos de importancia para el desarrollo del presente trabajo.

En el Captulo IV Resultados, se presenta de manera resumida las respuestas de los entrevistados y encuestados sobre la forma que se viene ejerciendo la supervisin de los Exmenes Especiales, denominado en este trabajo como Auditoria Operativa Gubernamental y la necesidad de que se implemente un mtodo de monitoreo para supervisarla con la finalidad de minimizar los errores y mejorar la calidad de los informes emitidos por los rganos de Control

11 Institucional de los Gobiernos Locales y por ende la oportunidad de su presentacin, por ser un aspecto importante de la calidad de un proceso.

En el Captulo V Discusin, Conclusiones y Recomendaciones, se presenta en la discusin el anlisis e interpretacin de los resultados, con nfasis en aquellos aspectos nuevos e importantes estudio derivado de los hallazgos de la investigacin, as como el anlisis de las variables. Las Conclusiones arribadas estn basadas en los hallazgos resultantes relacionadas con los objetivos y las hiptesis planteadas, recomendando las acciones que se consideran viables y necesarios que deben implementarse para contrarrestar las deficiencias indicadas en la realidad problemtica que motiv esta investigacin.

Como complemento de los cinco captulos del presente trabajo se adjuntan cinco anexos: Una gua para aplicar el mtodo de monitoreo de un proceso de auditora operativa gubernamental, para que la labor de supervisin sea eficaz; el glosario de trminos, la Matriz de Consistencia, que presenta la problemtica, objetivos, hiptesis, indicadores y metodologa seguida para la Tesis, el Cuadro de Anlisis y Contrastacin de la Hiptesis; y, finalmente la Entrevista y Encuesta utilizada en el trabajo de campo.

12

CAPTULO I: PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.1 Descripcin de la realidad problemtica Para explicar la realidad problemtica, es importante indicar que el Sistema Nacional de Control est conformado por la Contralora General de la Repblica, los rganos de control institucional de las instituciones pblicas y las Sociedades de auditora (empresas de auditora) contratadas para realizar auditora en una entidad pblica. El Sistema Nacional de Control ejerce sus funciones a travs de Exmenes Especiales, Auditoras Financieras y Auditoras de Gestin. Para fines de explicar como se realiza un examen especial se ha tomado la denominacin de auditora operativa, bajo la consideracin que los procesos realizados son similares.

La funcin de control es altamente riesgosa para el auditor gubernamental, por las implicancias derivadas de las mismas, como el deslinde de responsabilidades de los funcionarios pblicos. De todas las entidades, las municipalidades requieren un control de mayor alcance, en cuanto a las reas y las muestras a auditar; toda vez que, la administracin de un gobierno municipal es altamente sensible a los manejos inadecuados y/o

13 errores, producidos generalmente por el desconocimiento de quienes ejercen la administracin de los recursos, y el impacto social.

En Lima Metropolitana, existen cuarenta y seis (40) municipalidades, de las cuales una es provincial y las otras son distritales, cada una de ellas cuenta con un rgano de Control Institucional -OCI, lo que antes se conoca como la Oficina de Auditora Interna. La capacidad operativa de estos rganos de control es limitada, toda vez que el 90% cuentan con uno o dos auditores, es decir con el Jefe del OCI, un asistente de auditora, y en mejor de los casos tambin con una secretaria. En tal sentido, generalmente el Jefe debe realizar funciones de Supervisor del trabajo realizado por auditores contratados para temas especficos, y en otros casos solo l integra una comisin de auditora; realizando todo el trabajo desde el planeamiento hasta la formulacin de los informes.

En este escenario el Jefe del rgano de Control Institucional realiza el seguimiento y supervisin del desarrollo de la auditora operativa, aplicando su criterio profesional, ante la falta de un sistema establecido; sin embargo, en muchos casos los informes no revelan una adecuada supervisin y control de la calidad, toda vez que presentan deficiencias principalmente en la definicin y redaccin de las observaciones, conclusiones, evaluacin de descargos y deslindes, entre otros aspectos.

El auditor gubernamental ejecuta la auditora operativa con un incipiente planeamiento, debido que su trabajo es contra el tiempo y pese a estar

14 conciente que la planificacin es muy importante, antes de llevarse a cabo lo realiza someramente tratando de ejecutarla durante el trabajo de campo, dando lugar a la ejecucin de procedimientos improvisados y muchas veces no puede cumplir con el alcance y/o cronograma de la auditora operativa en el plazo establecido en su Plan Anual de Control; esta situacin da lugar a que los funcionarios comprendidos en los mismos se quejen, denuncien y por otro lado, la Contralora General de la Repblica de oficio solicita que se ajuste el informe a las Normas de Auditora Gubernamental -NAGU y el Manual de Auditora Gubernamental-MAGU; con el consecuente descrdito del Sistema Nacional de Control y por ende de los auditores

gubernamentales.

Esta situacin podra revertirse con la aplicacin del mtodo de monitoreo aplicado a los aspectos importantes de cada proceso de la auditora gubernamental con atencin a los indicadores establecidos. Un adecuado monitoreo de la ejecucin de la auditora es importante, para superar algunas deficiencias del planeamiento inicial durante el trabajo de minimizando el riesgo de auditora y profesional que el campo, auditor

gubernamental debe asumir personalmente ante un trabajo de ficiente.

De esta manera, el resultado del trabajo de auditora cumplira con las expectativas de la Contralora General de la Repblica y los usuarios finales, debiendo presentar informacin de acuerdo a los objetivos y en el plazo establecidos en el plan de auditora; teniendo en cuenta que dicho plan es aprobado por medio de una resolucin del rgano Superior de Control.

15 El informe de auditora es el resultado final de una evaluacin, en el cual se consignan las observaciones, los comentarios y/o aclaraciones de los funcionarios involucrados en los hechos observados; as como, las recomendaciones y las razones por lo cual los funcionarios involucrados asumiran responsabilidad administrativa, administrativa, civil y/o penal. Estos aspectos son importantes pero la oportunidad que estos aspectos se pongan de conocimiento a los niveles pertinentes y solucionar los aspectos observados a tiempo, es ms importante.

En conclusin el auditor gubernamental de un gobierno municipal, debe cumplir el plazo para la conclusin de la auditora, por lo cual establece cronograma por cada etapa: Trabajo de campo (en el rea auditada), comunicacin de hallazgos (deficiencias detectadas), evaluacin de las aclaraciones y/o comentarios y la elaboracin del informe; sin embargo, no presta atencin a los indicadores para determinar el adecuado cumplimiento del programa de auditora y sobre todo con calidad; toda vez que, la metodologa de supervisin utilizada tradicionalmente, en la auditora operativa gubernamental de una entidad municipal, no permite obtener un producto con calidad suficiente, destacado como falta de calidad la formulacin del informe fuera del plazo programado. Esta metodologa es ejercida de acuerdo a cada supervisor, en base a su experiencia y mejor parecer, toda vez que la normativa indica que el supervisor debe cautelar la adecuada planificacin de la auditora y el cumplimiento de los objetivos y cronograma aprobados, sin embargo no explica cmo realizar este encargo de supervisar y mucho menos como demostrar las actividades desarrolladas.

16 1.2 Formulacin del Problema

1.2.1

Problema Principal La aplicacin del mtodo de monitoreo para la supervisin de las fases de la auditora operativa gubernamental en un Gobierno Local de Lima Metropolitana, permitira la emisin del informe con calidad y oportunidad?

1.2.2

Problemas Secundarios

a.

Cules seran los procedimientos del mtodo de monitoreo para cautelar la ejecucin de la auditora operativa en cumplimiento con el plan y cronograma de trabajo, para obtener resultados con calidad y oportunidad?

b.

Cules seran los aspectos a ser monitoreados para que la labor de supervisin de la auditora operativa sea eficaz?

c.

Cules seran los documentos de monitoreo que demostraran que el supervisor de auditora aplic los procedimientos ms adecuados, a los aspectos establecidos como importantes en el proceso de la auditora operativa?

17 1.3 Objetivos de la Investigacin

1.3.1

Objetivo General Disear un mtodo de monitoreo para supervisar la ejecucin de una auditora operativa gubernamental, en los Gobiernos Locales de Lima Metropolitana, con la finalidad de obtener informes de calidad y de manera oportuna.

1.3.2

Objetivos Especficos

a. Determinar los procedimientos de monitoreo para supervisar eficazmente el proceso de la auditora operativa gubernamental, para que el informe sea emitido con calidad y oportunidad.

b. Establecer los aspectos a ser monitoreados en la ejecucin de la auditora operativa gubernamental, para que la labor del supervisor sea eficaz.

c. Disear los documentos de monitoreo que el supervisor, debe emitir para demostrar que su intervencin se centro en los aspectos importantes de la auditora operativa.

1.4 Justificacin de la investigacin El presente tema fue elegido a fin de ofrecer una alternativa de mtodo de supervisin, mediante el monitoreo focalizando procedimientos para la

18 planificacin y cumplimiento del programa de auditora que desarrolla el auditor gubernamental, debido a que los te xtos no estn relacionados con la manera de supervisar la auditora operativa gubernamental de los gobiernos locales y la Contralora General de la Repblica no ha establecido una gua de supervisin de la auditora operativa gubernamental (Examen Especial) realizados en los gobiernos locales.

Asimismo, el presente trabajo busca brindar formatos de monitoreo para que la planificacin y el programa de auditora se cumpla en el desarrollo del trabajo de campo, y de esta manera cumplir con las expectativas del auditor y los usuarios finales del informe de auditora, brindando las medidas correctivas oportunamente.

La investigacin permitir conocer y aplicar el mtodo de monitoreo a los aspectos crticos del trabajo de auditora, a fin de optimizar la labor de supervisin, ejercida por el auditor encargado del equipo de trabajo, supervisor y Jefe del rgano de Control Institucional. As mismo, permitir documentar la supervisin para evaluar el grado de aporte para que el informe se emita oportunamente.

1.5 Limitaciones del estudio Los textos que tratan de auditora operativa son antiguos y hasta la fecha no se han ubicado libros referidos a los indicadores y aspectos crticos de la auditora operativa gubernamental a nivel municipal.

19 1.6 Viabilidad del estudio La investigacin no demand un alto costo econmico, a pesar de haber requerido el empleo de tcnicas especializadas; sin embargo la preparacin de la propuesta del mtodo de monitoreo requiri una gran inversin en horas hombre de la especialista en auditora gubernamental, que es la autora del presente trabajo, permitiendo de esta manera que una vez concluido constituya una gua para la realizacin de la supervisin eficaz de los Exmenes Especiales (Auditora Operativa) Control Institucional de un Gobierno Local. que realiza el rgano de

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CAPTULO II: MARCO TERICO

2.1 Antecedentes de la investigacin Para la realizacin de la presente tesis hemos revisado informacin concerniente al tema. Luego de haber indagado una variedad de estudios relacionados sobre el tema en investigacin, podemos afirmar que, an cuando existen numerosos trabajos que abordan diferentes aspectos relacionados con las actividades de Auditora Operativa; ninguno de ellos ha planteado la importancia que significa el mtodo de Monitoreo en dicha auditora.

As mismo, de la revisin efectuada a diversas publicaciones anteriores, hemos podido observar que la tendencia de estos autores no reflejan la importancia que tiene la Auditora Operativa en la funcin del auditor gubernamental de las municipalidades de Lima Metropolitana, para el desarrollo de nuestra sociedad y su incidencia en nuestra economa; y, poder cumplir eficientemente con las normas establecidas por la Contralora General de la Repblica. Podemos indicar que al consultar diferentes Escuelas de Post Grado y Facultades de Ciencias Financieras y Contables a nivel de Universidades,

21 as como tambin en la Universidad Superior de Administracin de Negocios (Ex ESAN), entre otros se ha establecido con relacin a la materia de investigacin, que no existe estudios que hayan tratado dicha realidad, por lo cual consideramos que el presente trabajo rene las condiciones temticas y metodolgicas suficientes para ser considerada, como una investigacin indita.

2.2 Bases tericas

2.2.1

Constitucin Poltica del Per, de 1993 Artculo 82 La Contralora General de la Republica, es el rgano superior del Sistema Nacional de Control que tiene a su cargo la supervisin de la legalidad de la ejecucin del presupuesto del Estado, de las operaciones de la deuda pblica y de los ac tos de las instituciones sujetas a su control.
1

2.2.2

Ley N 27785, Ley Orgnica del sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica Fue aprobada por el Congreso de la Repblica el 13 de Julio del ao 2002, y publicada el 23 de julio del mismo ao. Las principales disposiciones contenidas en esta ley que se relacionan a la presente investigacin se indican seguidamente:

CHA NAM ORBE, Ral. LA CONS TITUCIN ACTUAL p- p. 79- 81.

22

En el Titulo I, Capitulo I, sobre el Alcance, Objeto y mbito de Aplicacin de la Ley, artculo 3.- mbito de aplicacin, inciso b), establece que las normas contenidas en la presente Ley y aquellas que emita la Contralora General son aplicables a los Gobiernos Locales. En el Capitulo II, Control Gubernamental, Artculo 6.-

Concepto, indica que el control gubernamental consiste en la supervisin, vigilancia y verificacin de los actos y resultados de la gestin pblica; y, que el control gubernamental es interno y externo y su desarrollo constituye un proceso integral y permanente.

As mismo, establece en el artculo 9.- Los principios del control gubernamental, de los cuales resaltamos los siguientes (e), (g) y (p):

e)

El carcter tcnico y especializado del control, como sustento esencial de su operatividad, bajo exigencias de calidad, consistencia y razonabilidad en su ejercicio;

g)

El debido proceso de control, por el que se garantiza el respeto y observancia de los derechos de las entidades y personas, as como de las reglas y requisitos establecidos.

p)

La publicidad, consistente en la difusin oportuna de los resultados de las acciones de control u otras realizadas por los rganos de control, mediante los mecanismos que la

Contralora General considere pertinentes.

23 En el artculo 10.- Accin de control, indica que la accin de control es la herramienta esencial del Sistema, por la cual el personal tcnico de sus rganos conformantes, mediante la aplicacin de las normas, procedimientos y principios que regulan el control

gubernamental, efecta la verificacin y evaluacin, objetiva y sistemtica, de los actos y resultados producidos por la entidad en la gestin y ejecucin de los recursos, bienes y bienes operacionales institucionales.

As mismo, establece que las acciones de control se realizan con sujecin al Plan Nacional de Control y a los planes aprobados para cada rgano del Sistema de acuerdo a su programacin de actividades y requerimientos de la Contralora General; y, como consecuencia de las acciones de control se emitirn los informes correspondientes, mejoramiento de los la mismos gestin que de la se formularn para el el

entidad,

incluyendo

sealamiento de responsabilidades que, en su caso, se hubieran identificado. Sus resultados se exponen al Titular de la entidad, salvo que se encuentre comprendido como presunto responsable civil y /o penal.

Respecto a las responsabilidades y sanciones derivadas del proceso de control, en el artculo 11, refiere que cuando en el informe respectivo se identifiquen responsabilidades, sean stas de

naturaleza administrativa funcional, civil o penal, las autoridades

24 institucionales y aquellas competentes de acuerdo a Ley, adoptarn inmediatamente las acciones para el deslinde de la responsabilidad administrativa funcional y aplicacin de la respectiva sancin, e iniciarn, ante el fuero respectivo, aquellas de orden legal que consecuentemente correspondan a la responsabilidad sealada. Por lo tanto, cabe destacar lo que establece en el Titulo II, Capitulo II, artculo 15.- Atribuciones del sistema, principalmente a los literales (b), (f):

b)

Formular oportunamente recomendaciones para mejorar la capacidad y eficiencia de las entidades en la toma de sus decisiones y en el manejo de sus recursos, as como los procedimientos y operaciones que emplean en su accionar, a fin de optimizar sus sistemas administrativos, de gestin y de control interno.

f)

Emitir, como resultado de las acciones de control efectuadas, los Informes respectivos con el debido sustento tcnico y legal, constituyendo prueba pre-constituida para el inicio de las acciones administrativas y/o legales que sean recomendadas en dichos informes.

Finalmente en el Titulo III, Capitulo I, artculo 24, sobre las atribuciones de la Contralora General, establece que los Informes de Control emitidos constituyen actos de la administracin interna

25 del rgano de Control Interno, y pueden ser revisados de oficio por la Contralora General, quien podr disponer su re- formulacin, cuando su elaboracin no se haya sujetado a la normativa de control, sin perjuicio de la adopcin de las medidas correctivas que correspondan.

2.2.3

Normas de Auditora Gubernamental - NAGU La normatividad que rige el desarrollo de la auditora en el sector pblico, se encuentra dada por las Normas de Auditora

Gubernamental emitidas y aprobadas por la Contralora General de la Repblica, mediante la Resolucin de Contralora N 162-95-CG del 26.09.95; la cual fue modificada por las Resoluciones de Contralora N 246-95-CG, publicada el 29.12.95, Resolucin de Contralora N 112-97-CG, publicada el 22.06.97, Resolucin de Contralora N 141-99-CG, publicada el 29.11.99 y la Resolucin de Contralora N 259-2000-CG, publicada el 13.12.2000.

Las NAGU son de aplicacin y cumplimiento obligatorio por parte del personal de la Contralora General de la Repblica y de los rganos de Control Institucional de las entidades sujetas al Sistema Nacional de Control. Asimismo, son aplicables al personal de las Sociedades de Auditora cuando sean designadas por parte del Organismo Superior de Control para efectuar auditora gubernamental.

26 En tal sentido estas Normas brindan los criterios que determinan los requisitos de orden personal y profesional del auditor, uniformizando el trabajo de la Auditora gubernamental para contar con resultados con calidad. En tal sentido, estn agrupados de la siguiente manera: Normas Generales Normas relativas a la planificacin de la auditora

gubernamental. Normas relativas a la ejecucin de la auditora gubernamental. Normas relativas al informe de auditora gubernamental.

Las normas en las cuales se fundamenta la presente investigacin, son las NAGU 1.60, NAGU 3.30, NAGU 3.50 y la NAGU 4.20.

NAGU 1.60 Control de Calidad

Esta norma, dispone que el rgano de Auditora Interna, debe establecer y mantener un adecuado sistema de control de calidad que permita ofrecer seguridad razonable que la Auditora se ejecuta en concordancia con las Normas de Auditora Gubernamental, el Manual de Auditora Gubernamental y las Guas de Auditora.

Al respecto, precisa que el control de calidad es el conjunto de polticas y procedimientos, as como los recursos tcnicos

especializados para cerciorarse que las auditoras se realizan de

27 acuerdo con las normas de auditora gubernamental; refiriendo las siguientes:

a.

Controles generales de calidad, relativos al desarrollo de instrumentos tcnicos normativos bsicos para la ejecucin de la auditora gubernamental; seleccin, capacitacin y

entrenamiento de los auditores; y cualidades personales.

b.

Controles durante el desarrollo de la auditora, relativos a la supervisin sobre el trabajo delegado en personal idneo; direccin sobre el trabajo, con instrucciones adecuadas; e inspeccin respecto al grado de aplicacin de los

procedimientos diseados para mantener la calidad de los trabajos de auditora.

c.

Controles despus de culminada la auditora, relativos al establecimiento de polticas y procedimientos para confirmar que los procedimientos de control de calidad han funcionado en forma satisfactoria y asegurar la calidad de los informes .

NAGU 3.30 Supervisin del Trabajo de Auditora.

Esta norma establece que el trabajo de auditora debe ser apropiadamente supervisado durante todo su proceso para asegurar

28 el logro de los objetivos propuestos y mejorar la calidad del Informe de Auditora.

As mismo, indica que la supervisin es un proceso tcnico que consiste en dirigir y controlar las actividades desarrolladas por los miembros del equipo de auditora, desde que se dispone su ejecucin hasta la aprobacin del informe de auditora por el nivel competente; para asegurar la eficiencia, eficacia y economa en la utilizacin de los recursos de auditora.

Cabe resaltar que esta norma dispone que aquellos que ejercen la funcin de supervisin, deban dejar evidencia de la labor realizada en los papeles de trabajo durante el desarrollo de la auditora, a efectos de establecer la oportunidad y el aporte tcnico que brindaron .

NAGU 3.50 Papeles de Trabajo

Esta norma dispones que el auditor gubernamental debe organizar un registro completo y detallado de la labor efectuada y las conclusiones alcanzadas, en forma de papeles de trabajo; por lo cual, establece que es el vnculo entre el trabajo de planeamiento y ejecucin, y el informe de auditora. Por tanto, requiere que estos contengan la evidencia necesaria para fundamentar los hallazgos, opiniones y conclusiones que se presentan en el informe.

29 NAGU 4.20 Oportunidad del Informe

Esta norma es la ms importante, debido a que cautela que la comisin auditora cumpla los plazos estipulados en el programa correspondiente, a fin que el informe pueda emitirse en el tiempo previsto, permitiendo que la informacin en l revelada sea utilizada oportunamente por el titular de la entidad y/o autoridades de los niveles apropiados del Estado; por lo tanto, indica que debe cumplirse las fechas programadas para las distintas fases de la auditora (accin de control).

Esta norma, enfatiza que un informe preparado cuidadosamente puede ser de escaso valor para quienes se encarguen de tomar las decisiones si se recibe demasiado tarde.

2.2.4

Manual de Auditora Gubernamental MAGU, Contralora General de la Repblica del Per El Manual de Auditora Gubernamental MAGU, es el documento normativo fundamental que define las polticas y las orientaciones para el ejercicio de la auditora gubernamental en el Per. Fue aprobado por el Contralor General de la Repblica en su calidad de titular del rgano rector del Sistema Nacional de Control.

Este manual establece los postulados, criterios, metodologa y los procesos que requiere la auditora gubernamental, con el propsito

30 de uniformar el trabajo de los auditores. Asimismo, determina los criterios bsicos para llevar a cabo el control de calidad de la auditora gubernamental que realicen los auditores del Sistema Nacional de Control.

Con el propsito de esta investigacin cabe resaltar los siguientes conceptos y criterios consignados en el manual:

En

el

Captulo

I,

Seccin

040.Objetivos

de

la

Auditora

Gubernamental y tipos de auditora, prrafo 9, indica que la auditora gubernamental est definida por sus objetivos y se clasifican en Auditora Financiera, Auditora de Gestin y Examen Especial.

En el Captulo II, Seccin 060. Criterios Bsicos, prrafo 26, indica como criterio a la Comunicacin oportuna de los resultados de la auditora gubernamental, para que los responsables de la entidad auditada adopten las medidas correctivas pertinentes. As mismo, en el prrafo 33, refiere como parte de la calidad del informe de auditora la oportunidad para ser una herramienta efectiva.

En el capitulo indicado en el prrafo anterior, Seccin 075 El Sistema de Control Interno y la Auditora Gubernamental, prrafo 01, indica que el control interno no puede existir si previamente no existen objetivos, metas e indicadores de rendimiento. Si no se conocen los resultados que deben lograrse, es imposible definir las

31 medidas necesarias para alcanzarlos y evaluar su grado de cumplimiento en forma peridica; as como minimizar la ocurrencia de sorpresas en el curso de las operaciones. Por otro lado, en el prrafo 34, establece que las Actividades de Monitoreo , es el proceso que evala la calidad del funcionamiento del control interno en el tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinmica, cambiando cuando las circunstancias as lo requieran. En el prrafo 35, establece como elementos que conforman las actividades de monitoreo los siguientes: Monitoreo del rendimiento; Revisin de los supuestos que soportan los objetivos del control interno; Aplicacin de procedimientos de seguimiento; y, Evaluacin de la calidad del control interno.

2.2.5

Bases tericas sobre monitoreo Segn: Velsquez H., Enrique. En su libro Gerencia Social , Diseo Monitoreo y Evaluacin de Proyectos Sociales; seala que con el fin de realizar el monitoreo, se deben definir y analizar diferentes campos de observacin como los resultados, los procesos, el impacto y el contexto.

En sntesis, el monitoreo consiste en una seleccin consciente de preguntas que posteriormente sern tratadas en forma calculada y sistemtica. Las preguntas gua que se formulan son las sig uientes:

32 Cules son los objetivos del proyecto? Cmo saber si se est en buen camino para alcanzar los objetivos? Qu debe ser observado y retenido? Qu es importante?

La frecuencia de la informacin en el monitoreo difiere segn el tipo de proyecto o programa. Es muy importante coordinar las frecuencias del monitoreo y la elaboracin de informes a fin de evitar la duplicacin de tareas. Para establecer el ritmo de observacin, deben plantearse las siguientes preguntas gua: Qu informacin es necesaria, tanto para los que ejecutan el proyecto como para los prestatarios? En qu momento? Quin es responsable de proveer la informacin y en qu momento?

Recoleccin de data y uso de Indicadores.-

La recoleccin de

informacin requiere datos fros y calientes. Esto hace referencia a que no slo se necesitan cifras, estudio y evaluaciones, sino tambin discusiones, historias, experiencias y opiniones sobre el alcance de las cifras. Se debe combinar la teora con la prctica y matizar el anlisis cuantitativo con informes cualitativos sobre la base de experiencias vividas.

33 La informacin obtenida permite analizar la evolucin de un proyecto, por lo que su recoleccin debe estar en funcin de los indicadores precisos y necesarios para llevar a cabo la evaluacin. Se requieren indicadores simples y comparables. Para formular

indicadores, se debe partir de una crtica a los objetivos del proyecto acerca de los cambios y los procesos observables. Se puede llegar a una reconsideracin de los objetivos y a una reformulacin de los mismos.

En el momento de formular los indicadores, se deben plantear las siguientes preguntas: Entendimiento: Cmo concretar los objetivos? Qu

indicadores se quiere construir? Coordinacin: Existe relacin entre el indicador y lo que el proyecto busca alcanzar? Cul es? Bajo qu supuestos se establece esta relacin? Simplificacin: Se sabe con exactitud qu se quiere conocer? Se han incluido los elementos esenciales? Ayuda a aclarar o complica el entendimiento? Diferencia: Qu diferencia se quieren descubrir? Qu exactitud deben tener las medidas?

Un proyecto o programa requiere indicadores, tanto cuantitativos como cualitativos, para analizar el progreso en la consecucin de objetivos. En algunos casos, se debe prestar atencin a los

34 llamados indicadores de gnero para estar en condiciones de medir la importancia del rol de la mujer, muchas veces relegado al segundo plano. Para que este indicador sea efectivo, debe cumplir con ciertas condiciones: Factibilidad: Existen los medios disponibles para lograr un fcil acceso a la informacin? Plausibilidad: Los cambios estn ligados a las intervenciones del proyecto? Sensibilidad: El indicador registra prcticamente todo el cambio? Viabilidad: Los indicadores proveen datos sobre lo que se quiere medir? Confiabilidad: Los resultados son confiables? quin los obtenga, siempre son los mismos? No importa

Instrumentos que Facilitan el Monitoreo.-

Los instrumentos se

utilizan con el fin de aclarar el panorama. Existen distintos mtodos para lograrlo, pero se debe tener en cuenta que ninguno es absoluto, sino ms bien todos son de eficacia limitada. Tal como se plante en la introduccin de este documento, en caso de no existir un mtodo eficaz y aplicable, se debe adaptar uno nuevo. Monitoreo de Resultados

El monitoreo de resultados es la base para la crtica de los objetivos en la medida en que permite determinar si los objetivos son, por ejemplo, demasiado ambicioso. Por otro lado, observar un objetivo

35 que ha sido alcanzado es una fuente de motivacin para continuar con el programa.

Cmo analizar los resultados?

a.

Situacin real versus situacin ideal El esquema anterior permite tener una idea clara y

esquemtica acerca de los diferentes niveles de comparacin que hay entre la situacin ideal y la situacin real. Al comparar los medios utilizados con los medios planeados, se mide la eficiencia, mientras que, cuando se comparan los objetivos previstos con los resultados concretos, se mide la eficacia. La comparacin se puede llevar a cabo mediante mtodos cuantitativos y mtodos cualitativos. Los datos recolectados se pueden presentar en un cuadro o en un grfico con eje de tiempo. La comparacin peridica otorga una base slida para un buen pilotaje (mantener el rumbo trazado) y para realizar el monitoreo.

b.

Comparacin dentro-fuera Esta comparacin se refiere a la utilizacin econmica de los medios para llevar a cabo el proyecto, es decir, el rendimiento o la eficiencia. Se busca conseguir los mejores resultados posibles con la mnima inversin. eficiencia: Existen dos tipos de

36 Eficiencia de los medios: uso econmico de los medios materiales. Eficiencia de las prestaciones: realizacin econmica de las prestaciones por unidad de tiempo.

La informacin sobre la evolucin de los costos o las prestaciones por unidad de tiempo se presenta en cuadros o grficos. El monitoreo de la eficiencia tiene como fin confirmar el uso racional de los medios sobre la estructuracin del programa y el calendario de inversiones.

c.

Benchmarking Este punto se orienta a las normas de calidad impuestos a los productos o a los servicios. Para los proyectos de desarrollo en los que se trata, por ejemplo, el asesoramiento y el proceso de aprendizaje, no se aplican estas normas de calidad como tales. Sin embargo, sigue siendo vlido prestar atencin a la calidad adecuada; pero cmo conseguirla?

El Benchmarking propone una comparacin relativa mediante el uso de un proyecto con condiciones similares, que puede servir de referencia para realizar el monitoreo. El Benchmarking permite comparar resultados y procedimientos mediante el intercambio. Se lleva a cabo mediante la bsqueda de parmetros, procesos e incluso efectos que sirvan de

37 instrumentos de medida o Benchmarking. Estos instrumentos pueden ser estrategias o metodologas que tratan, por ejemplo, de comparar los resultados obtenidos sobre la base de los mismos objetivos. Asimismo, este mtodo permite encontrar fortalezas y debilidades.

El Benchmarking se lleva a cabo a travs de los siguientes pasos: 1. Formar un grupo de trabajo cuyos miembros tengan labores claves y jerarquas distintas. 2. Establecer qu aspectos y efectos pueden ser

comparados, y buscar el proyecto o programa con el cual realizar el Benchmarking. 3. Visitar a la contraparte y analizar sus procesos y resultados. 4. El nuevo equipo resume los resultados en un informe que se somete a discusin por ambas partes antes de convertirse en la base del monitoreo.

Para el xito de esta metodologa, es importante plantearse las siguientes preguntas: Es posible comparar resultados y procedimientos sin ideas preconcebidas? Se sabe qu aspectos comparar? Se estn comparando aspectos compatibles?

38 Cul es la relacin entre el Benchmarking y los resultados obtenidos? Se debe tener en cuenta que todo proyecto es un caso nico y, por lo tanto, complejo. Se sugiere empezar por un Benchmarking simple y limitado a un nmero reducido de reas del proyecto.

Monitoreo de los procesos: Cmo se han conseguido los resultados?

El monitoreo de los procesos observa el trabajo que contribuye al logro de objetivos. Se trata de procedimientos de acompaamiento que pueden aplicarse repetitivamente. encuentran los siguientes: 1. Proceso de prestacin: relacionados con la distribucin de las tareas y las relaciones laborales. 2. Cooperacin referente a la clasificacin de roles de trabajo y la dinmica relacional (lazos de cooperacin). 3. Procesos de aprendizaje: relacionados con la ubicacin de obstculos, la resistencia al aprendizaje y su consecuente solucin. Entre estos procesos, se

Monitoreo de Impacto.- El monitoreo de impacto se interesa por los efectos socioeconmicos y ecolgicos que trascienden los objetivos planeados y los resultados esperados de un proyecto o programa.

39 Existe una relacin estrecha entre el contexto y los efectos provocados por el proyecto; stos pueden verse durante el transcurso del proyecto o nicamente una vez que ha concluido.

Por lo tanto, el monitoreo de impacto puede elaborarse durante la implementacin del proyecto o despus, durante un largo perodo posterior a su ejecucin. El monitoreo de impacto slo tiene sentido si se lleva a cabo peridicamente y por un largo perodo.

Por qu realizar un monitoreo de impacto? Este tipo de monitoreo sirve para la formulacin de poltica y el pilotaje (manejo o diseo) estratgico. Los procesos y procedimientos utilizados para llevar a cabo esta tcnica son idnticos a los del monitoreo de los resultados, sin embargo, la realizacin del monitoreo es diferente a cada caso.

El primer paso en el monitoreo de impacto consiste en la formulacin de las hiptesis de impacto. Sobre la base de los

posibles efectos, se seleccionan los campos por ser observados y que sern evaluados a travs de los indicadores pertinentes.

La hiptesis de impacto permite determinar los elementos a los que se desea dirigir la atencin. Es importante considerar los puntos de vista del mayor nmero posible de involucrados en el proyecto, ya

40 sean ejecutados o beneficiarios. Se les debe preguntar acerca de los efectos que esperan del proyecto.

Al planificar un monitoreo de impacto, solicitar la ayuda externa para facilitar la labor; pero no delegarla, pues los actores de un proyecto poseen informacin que deben influir en el proceso de elaboracin y tienen la ventaja de reflexionar sobre la base de la auto observacin. La formulacin de un sistema de impacto contiene las siguientes etapas:

1.

Creacin de un grupo de trabajo de cinco a ocho especialistas, seleccionados de las organizaciones involucradas en el proyecto, que incluya asesores externos, quienes estarn encargados de planificar las siguientes etapas.

2.

Crtica de objetivos: discusin de los distintos objetivos del proyecto. Elaboracin de hiptesis de impacto. Presentacin por el desarrollo econmico, recursos naturales, administracin, etc.

3.

Apertura y separacin de perspectivas: breves entrevistas con los grupos afectados de los cambios en la regin, con duracin de cuatro a seis das.

41 Monitoreo del Contexto.- Se entiende por contexto aque llo que no ser influenciado directamente por el proyecto o programa, pero que influye o puede influir en el desarrollo del mismo. El monitoreo de contexto debe prolongarse durante largos ciclos de observacin, para evitar conclusiones basadas en hechos coyunturales.

El primer paso para llevarlo a cabo es delimitar y seleccionar el campo de observacin. Para realizarlo es til plantearse preguntas como las siguientes: Qu cambios econmicos, sociales o polticos inciden en el proyecto? Cules son los campos de decisin y conflicto que deben observarse con mayor detenimiento? Cules son los riesgos? Cmo se transforma el contexto?

Este proceso debe realizarse convocando a todas las personas involucradas en el proyecto, de esta forma, se obtiene beneficios dadas las diferentes perspectivas. Asimismo, es recomendable

buscar posibles puntos de ruptura que emitan una suerte de seal; por ejemplo, interrumpir una inversin si se concreta la amenaza de un desastre natural.

Para entender en forma ms clara y prctica el uso de este sistema de monitoreo, se va a presentar el caso del proyecto Apoyo en

42 comercializacin a las micro y pequeas empresas del sector confecciones.

La asignacin de un experto en mercadeo y gestin empresarial del Servicio Holands de Cooperacin al desarrollo (SNV), al

departamento de Comercializacin del Centro de Promocin Integral (CEPI), obedece a la necesidad de los microempresarios y pequeos empresarios hombres y mujeres- del sector confecciones en el Cono Sur y Gamarra (Departamento de Lima) de ampliar sus mercados y de mejorar as sus ingresos y su calidad de vida.

El departamento de Comercializacin del CEPI brinda servicios de mercado y comercializacin para posicionar los productos

elaborados por los MYPES en el mercado local e internacional Acta como un eje articulador frente a elevados volmenes o

requerimientos especficos de demanda, y apoya la participacin en ferias, licitaciones y adjudicaciones directas.

El proyecto se inicia en setiembre de 1998 y termina en diciembre de 1999. El resultado esperado es el fortalecimiento del

departamento de Comercializacin del CEPI en mercadeo y gestin, as como brindar a los empresarios una mayor participacin en los mercados locales y de explotacin con el fin de incrementar sus ingresos.

43 Indicadores del Objetivo de Desarrollo.- Elegir el indicador idneo para evaluar las mejoras en el ingreso fue una tarea difcil que existan dos posibles indicadores: la utilidad neta de las empresas y el volumen de ventas de productos o servicios al articulador comercial. La discusin que se produjo gener que el primer posible indicador sea eliminado dado que la relacin causa -efecto no era lo suficientemente directa. Los cambios en el ingreso pueden ser inducidos por factores ajenos al proyecto, como lo son los cambios en la productividad, otras ventas o cambios en los mrgenes de utilidad. Entonces, el volumen de ventas de productos o servicios comercializados por el CEPI se convirti en un indicador verosmil pues se refiere, en forma ms directa, a la intervencin de proyecto. Este indicador es concreto, objetivamente verificable y de fcil obtencin a travs de registros de venta de las empresas.

Indicadores del Objetivo Especfico.- Para verificar el grado de competitividad que se quiere dar a las microempresas, los mejores indicadores que se encontraron son el volumen de ventas por comercializacin de productos o servicios, el tipo de clientes y el nivel de los consumidores. Las fuentes de verificacin seran los registros de ventas del CEPI. En cuanto al objetivo de

posicionamiento, la buena imagen, la alta calidad y la confiabilidad de los productos y servicios constituyen los mejores indicadores. La fuente de verificacin es una encuesta realizada a los clientes.

44 Indicadores de Resultados.- Ejemplo de como determinar este indicador.

Resultado 1: El Departamento de Comercializacin del CEPI ha sido fortalecido en el mercado. Indicadores: El experto ha asesorado en: La formulacin e implementacin de una estrategia de

comercializacin. La formulacin de un plan de mercadeo para un mercado especfico. La produccin de un folleto promocional. La identificacin y el establecimiento de contactos con doce clientes potenciales. La participacin en cuatro ferias nacionales, una feria

internacional, dos licitaciones o ruedas de negocios. El clculo de costos y el establecimiento de precios tanto en el mercado local como en el de exportacin.

Resultado 2: El Departamento de Comercializacin del CEPI ha sido fortalecido en gestin empresarial.

Indicadores: El experto ha asesorado en: La formulacin e implementacin de un plan estratgico. La formulacin e implementacin de dos planes operativos anuales.

45 La redaccin de un manual de funciones.

Resultado 3: El Departamento de Comercializacin ha sido capacitado en la incorporacin de una perspectiva de gnero y la mejora de impacto social.

Indicadores: El experto ha moderado o asesorado en: Dos talleres de concientizacin y de planificacin de gnero. Dos talleres de impacto social La formulacin e implementacin de un sistema de monitoreo del impacto social. La formulacin e implementacin de un plan para mejorar la posicin de la mujer y las condiciones laborales en las MYPES apoyadas.

Las fuentes de verificacin de resultados son los documentos de las diferentes asesoras del experto y los informes trimestrales del mismo. Ahora bien, este proyecto tambin ha realizado su plan de monitoreo, que es como sigue:

Monitoreo de Resultados.- Este nivel de monitoreo busca verificar el grado de cumplimiento de los resultados y las actividades realizadas. La frecuencia de este monitoreo es trimestral y el

responsable es el experto e mercadeo.

46 Monitoreo del objetivo especfico.- Busca verificar el grado de consecucin del objetivo especfico. Los registros que se utilicen son el registro de ventas por comercializacin de productos o servicios y el registro de posicionamiento del articulador comercial. La frecuencia es semestral y el responsable es el gerente del Departamento de Comercializacin del CEPI.

Monitoreo del Impacto Social.- Este nivel de monitoreo busca el grado de consecucin del objetivo de desarrollo. Es el monitoreo ms importante y se realiza cada seis meses. El producto de este monitoreo es un reporte sobre el avance del proyecto en relacin con el objetivo de desarrollo formulado, el anlisis de problemas y las medidas correctivas.

Monitoreo del Contexto.- Se hace un inventario de los principales factores que influyen sobre el proyecto, se evalan los cambios y las consecuencias para el proyecto. Las fuentes de informacin para este monitoreo son la informacin secundaria (peridicos, revistas de anlisis econmico y sectorial, estadsticas), la informacin primaria (entrevistas a especialistas) y la observacin directa.

El producto que se obtiene es un informe breve, que incluye los principales cambios registrados y las consecuencias para el proyecto. El responsable de este nivel de monitoreo es el experto de mercadeo.

47 Como se ha visto anteriormente, el enfoque de COSUDE tambin puede ser aplicado a un proyecto social en el mbito de promocin de pequeas empresas. Al igual que en ejemplos previos, el amoldamiento de los indicadores a las necesidades del ejecutor del proyecto, con el fin de detectar los errores de diseo operacin, es pieza fundamental en la evaluacin y el monitoreo de impacto.

Recomendaciones Acerca del Uso de Indicadores y los Tipos de Monitoreo:

El monitoreo de resultados e impacto requiere un anlisis de la situacin. Los indicadores deben proporcionar una informacin comparable para verificar si se ha mantenido el rumbo y se ha alcanzado el objetivo. Por otro lado, el monitoreo de los procesos pretende determinar si se ha aumentado la capacidad de solucionar problemas, prever un servicio o producto, etc.

Es importante sealar que los proyectos se ven involucrados con distintos grupos y organizaciones, por lo que se acenta el hecho de que no exista una interpretacin nica y justa de una problemtica ni un nico camino para llegar a un objetivo. Las diferencias existentes deben ser puestas en relieve y se debe planificar la participacin de los involucrados, de modo que cada perspectiva sea visible. La Agencia Suiza de desarrollo utiliza el trmino separacin de perspectivas, segn el cual stas se resaltan para que sean percibidas se distinguen las perspectivas

48 de grupos tales como hombre y mujer, urbano y rural, beneficiarios y grupos externos, poderosos y dbiles, etc. Las preguntas gua que deben formularse son las siguientes:

Qu valoran las contrapartes? Quin persigue qu intereses? Quin aborda qu problemas? Dnde se requiere una opinin externa? 2

Monitoreo

(Evaluacin

y Mantenimiento

del Sistema) Marco

Integrado de Control:

Los sistemas de control interno requieren que sean monitoreados, en un proceso que valora la calidad del desempeo de sistema en el tiempo, ello es realizado mediante acciones de monitoreo,

evaluaciones separadas o una combinacin de las dos.

El monitoreo asegura que el control interno continua operando efectivamente. Este proceso implica la valoracin, por parte del personal apropiado, del diseo y de la operacin de los controles en una adecuada base de tiempo y realizando las acciones necesarias. Se aplica para todas las actividades en una organizacin, lo mismo que algunas veces para contratistas externos.

VELSQUE Z H., Enrique y otros. Gerencia Social, Diseo Monitoreo y E valuacin de Proyectos Sociales, Universidad del Pacifico. Centro de Investigacin, p-p. 196-210.

49 El monitoreo puede hacerse de dos maneras: mediante actividades continuas o mediante evaluaciones separadas. Los sistemas de control interno usualmente se estructuran para monitorearse a s mismos sobre una base continua en algn grado.

A mayor grado de efectividad del monitoreo continuo, se necesitan menos evaluaciones separadas. La frecuencia de las evaluaciones separadas necesarias para que la administracin tenga una seguridad razonable respecto de la efectividad del sistema de control interno es asunto del juicio de la administracin. Para tomar tal determinacin, deben hacerse las siguientes consideraciones: la naturaleza y el grado de los cambios que ocurren y sus riesgos asociados, la competencia y la experiencia de la gente en la implementacin de los controles, lo mismo que los resultados del monitoreo continuo. Usualmente, alguna combinacin de monitoreo continuo y evaluaciones separadas asegurar que el sistema de control interno mantenga su efectividad en el tiempo.

Actividades de Monitoreo.- Son mltiples las actividades que sirven para monitorear la efectividad del control interno en el curso ordinario de las operaciones. Incluye actos regulares de administracin y supervisin, rutinarias. comparaciones, conciliaciones y otras acciones

50 Las siguientes son ejemplos de actividad de monitoreo continuo: En el desarrollo de las actividades regulares de administracin, la gestin operativa obtiene evidencia de que el sistema de control interno contina funcionando. Cuando los reportes de operacin esta integrados o se concilian con el sistema de informacin financiera se usan para administrar operaciones en una base continua, las inexactitudes o excepciones

significativas a los resultados anticipados es probable que sean detectadas fcilmente. Por ejemplo administradores de ventas, compra y produccin en niveles de divisin, subsidiaria y corporacin se encuentran tratando con las operaciones y pueden cuestionar los informes que difieren significativamente de su conocimiento de las operaciones. La efectividad del sistema de control interno es aumentada mediante la

informacin oportuna y completa mediante la solucin de estas excepciones.

Las comunicaciones recibidas de partes externas corroboran la informacin generada internamente o sealan problemas. Los clientes corroboran implcitamente los datos de facturacin pagando sus facturas. Mediante el dialogo, los reclamos de clientes respecto de la facturacin pueden indicar deficiencias sistemticas en el procesamiento de las transacciones de ventas. De la misma manera, los reportes emitidos por los administradores de inversin respecto de ganancias, perdidas e

51 ingresos de valores pueden corroborar o sealar problemas con los registros de la entidad.

La estructurada organizacional apropiada y las actividades de supervisin proporcionan una visin amplia de las funciones de control y de la identificacin de deficiencias.

Los datos registros mediante los sistemas de informacin se comparan con los activos fijos. Los inventarios de productos terminados.

Los auditores internos y externos regularmente proporcionan informacin sobre la manera como los controles internos pueden fortalecerse. En muchas entidades los auditores dedican considerable atencin a evaluar el diseo de controles internos y aprobar su efectividad. Se identifican las debilidades potenciales y se recomiendan a la administracin acciones alternativas, acompaadas a menudo de informacin til para realizar determinaciones de costo-beneficio. Los auditores internos o el personal que desempea funciones similares de revisin pueden ser particularmente efectivos en el monitoreo de las actividades de una entidad.

52 Los seminarios de entrenamiento. Las sesiones de planeacin y otras reuniones proporcionan retroalimentacin importante a la administracin respecto de los controles son efectivos.

Al personal se le pregunta peridicamente para establecer explcitamente si entiende y cumple el cdigo de conducta de la entidad. El personal de operacin y financiero puede

similarmente ser requerido para establecer si determinados procedimientos de controles, tales como conciliar cantidades especificadas, s esta desempeando regularmente. Tales estados pueden ser verificados por personal administrativo o de auditora interna. 3

Mtodos de monitoreo de planificacin y prog ramacin de auditora operativa

Al respecto, podemos sealar que el autor H. Quinn, nos presenta una propuesta interesante en la medida que tiene que ver con la realizacin de un trabajo previo a la visita de inspeccin de la Contralora General de la Repblica. En este sentido es interesante que se realice un trabajo de relevamiento de informacin que permita que posteriormente la visita la inspeccin pueda llegar con una vasta y detallada informacin sobre la institucin, de tal manera

CONTROL INTE RNO. reas e specfica s de Implantacin de Procedimientos y Control . Tomo III, p- p 247-290.

53 que ya se tendra el conocimiento de los problemas y las reas en donde se concentran los problemas crticos.

Adems, tener una informacin previa significa, por un lado que el trabajo de inspeccin de la Contralora General de la Repblica se haga en menor tiempo, por otro lado, los resultados que se obtengan sern ms efectivos pues ya se sabr de antemano que reas son los crticos de la institucin.

Por otro lado en el campo de la administracin de actividades que apuntan hacia la obtencin de resultados efectivos, tenemos al llamado Programa de Evaluacin y Revisin Tcnica-Mtodo de Paso Crtico (PERT-CPM) que si bien se aplica a proyectos industriales, puede ser til para monitorear actividades futuras, sobre todo por su incorporacin del factor tiempo.

El Programa de Evaluacin y Revisin Tcnica-Control del Progreso de Monitoreo, fue diseado para proporcionar diversos elementos tiles de informacin para los administradores del proyecto. Primero, el Programa de Evaluacin y Revisin Tcnica-Mtodo de paso Crtico, expone la ruta crtica de un proyecto. Estas son las

actividades que limitan la duracin del proyecto. En otras palabras, para lograr que el proyecto se realice pronto, las actividades de la ruta crtica deben realizarse de pronto. Por otra parte, si una

actividad de la ruta crtica se retarda, el proyecto como un todo se

54 retarda en la misma cantidad. Las actividades que no estn en la ruta crtica tienen una cierta cantidad de holgura; esto es, pueden empezarse ms tarde, y permitir que el proyecto como un todo se mantenga en programa. Programa de Evaluacin y Revisin Tcnica- Mtodo de paso Crtico, identifica estas actividades y la cantidad de tiempo disponible para retardos.

Programa de Evaluacin y Revisin Tcnica- Mtodo de paso Crtico, tambin considera los recursos necesarios para completar las actividades. En muchos proyectos, las limitaciones en mano de obra y equipo hacen que la programacin sea difcil. Programa de Evaluacin y Revisin Tcnica- Mtodo de paso Crtico, identifica los instantes del proyecto en que estas restricciones causarn problemas y de acuerdo a la flexibilidad permitida por los tiempos de holgura de las actividades no crticas, permite que el gerente manipule ciertas actividades para aliviar estos problemas.

Finalmente, el Programa de Evaluacin y Revisin TcnicaMtodo de paso Crtico , proporciona una herramienta para controlar y monitorear el progreso del proyecto. Cada actividad

tiene su propio papel en ste y su importancia en la terminacin del proyecto se manifiesta inmediatamente para el director del mismo. Las actividades de la ruta crtica, permiten por consiguiente recibir la mayor parte de la atencin, debido a que la terminacin del proyecto, depende de ellas. Las actividades no crticas se

55 manipularn y reemplazarn en respuesta a la disponibilidad de recursos.

Antecedentes.- Los orgenes del mtodo del camino crtico: el mtodo Programa de Evaluacin y Revisin Tcnica (Program Evaluation and Review Technique) desarrollado por la Armada de los Estados Unidos de Amrica, en 1957, para controlar los tiempos de ejecucin de las diversas actividades integrantes de los proyectos espaciales., por la necesidad de terminar cada una de ellas dentro de los intervalos del tiempo disponible. Fue utilizado originalmente por el control de tiempos del proyecto Polares y actualmente se utiliza en todo el programa espacial.

El mtodo CPM (Critical Path Method), el segundo origen del mtodo actual, fue desarrollado tambin en 1957 en los Estados Unidos de Amrica, por un centro de investigacin de operaciones para la firma Dupont y Remington Rand, buscando el control y la optimizacin de los costos de operacin mediante la planeacin adecuada de las actividades componentes del proyecto.

Ambos

mtodos,

aprobaron

los

elementos

administrativos

necesarios para formar el mtodo del camino crtico actual, utilizando el control de los tiempos de ejecucin y los costos de operacin, para buscar que el proyecto total sea ejecutado en el menor tiempo y al menor costo posible.

56 Definicin.El mtodo del camino crtico es un proceso

administrativo de planeacin, programacin, ejecucin y control de todas y cada una de las actividades componentes de un proyecto que debe desarrollarse dentro de un tiempo crtico y al costo ptimo.

Usos.- El campo de accin de este mtodo es muy amplio, dada su gran flexibilidad y adaptabilidad a cualquier proyecto grande o pequeo. Para obtener los mejores resultados debe aplicarse a los proyectos que posean las siguientes caractersticas: a. Que el proyecto sea nico, no repetitivo, en algunas partes o en su totalidad. b. Que se deba ejecutar todo el proyecto o parte de l, en un tiempo mnimo, sin variaciones, es decir, en tiempo crtico. c. Que se desee el costo de operacin ms bajo posible dentro de un tiempo disponible.

Dentro del mbito aplicacin, el mtodo se ha estado usando para planeacin y control de diversas actividades, tales como

construccin de presas, apertura de caminos, pa vimentacin, construccin de casas y edificios, reparacin de barcos,

investigacin de mercados, movimientos de colonizacin, estudios econmicos, ampliaciones de fbrica, planeacin de itinerarios para cobranzas, planes de venta, censos de poblacin, etc.

57 Generalmente las personas que se ocupan de monitorear planes de trabajo se incomodan ante la expresin administracin de

proyectos. Sin embargo el monitoreo es nicamente un sistema para administrar tareas, recursos y costos de manera eficaz. Un buen sistema le ayudar a mejorar la comunicacin y la coordinacin a reducir gran cantidad de tiempo.

Al respecto debemos describir los conceptos del monitoreo como un proceso comprobado y realista que trata de equilibrar tres conceptos: mbito, programacin y recursos. Generalmente, esto significa planear, organizar y realizar el seguimiento de las tareas, as como identificar y programar los recursos para que realicen dichas tareas. El mbito es el intervalo de tareas necesario para cumplir los objetivos. La programacin indica el tiempo y la

secuencia de cada tarea, as como la duracin total del trabajo de inspeccin. Los recursos son las personas a los equipos que

realicen o facilitan las tareas. Los recursos normalmente conllevan costos, como salarios, gastos operativos, que probablemente desee controlar.

Cuando

el mbito,

la

programacin

los

recursos

estn

compensados, disponemos del nmero necesario de recursos para realizar todas las tareas en la fecha lmite o incluso antes.

58 Una de las cuestiones ms importantes del monitoreo es garantizar el cumplimiento de loa objetivos especficos de la forma ms eficaz posible. El plan de trabajo es la herramienta principal de monitoreo necesaria para alcanzar este propsito.

Sin un plan formal se reducen las probabilidades de cumplir los objetivos, tales como ajustarse al presupuesto o a la programacin. Si no le resulta fcil llevar a cabo un seguimiento de quin se encarga de cada tarea o de cuando deben finalizar las mismas. Perder la oportunidad de cumplir los objetivos mencionados. Asimismo, si algo va mal, se incumple una fecha lmite o una tarea dura ms tiempo del que haba pensando, puede que encuentre dificultades innecesarias para determinar el origen del problema y su efecto en la programacin.

Un buen monitoreo ayudar a tener xito. Todos los integrantes del equipo se beneficiarn de las mejoras en la coordinacin y en la comunicacin, dndole as un mayor nfasis a los resultados. Adems tendr la sensacin. Pero para realizar este monitoreo se hace necesario contar un realista Plan de Trabajo. Por eso que lo primero es definir el Plan de Trabajo.

En esta etapa de definicin se toman las decisiones ms importantes relativas trabajo de inspeccin, tales como:

59 Definir el mbito del trabajo Qu objetivos desea cumplir? Cules son las tareas ms importantes y cuntas tareas son necesarias para cumplir los objetivos?

Determinar

los

recursos

Qu

recursos, concretamente

personas y equipos, se encuentran disponibles para ayudarle a alcanzar los objetivos?

Determinar los lmites de la programacin. Cunto tiempo se tiene? Cules son los hitos y las fechas lmite del trabajo de inspeccin?

Una vez decididos los objetivos y el alcance se estar preparado para crear un plan propio del monitoreo.

El plan de trabajo es el ncleo del monitoreo. Define el mbito los recursos y la programacin en un mismo lugar, lo que permite mantener dichos factores equilibrados a lo largo de todo el trabajo a realizar. El plan define factores tales como exactame nte cuntas y cules son las tareas que deben realizarse, quien las va a realizar, el costo estimado de cada una de las tareas y de todo el trabajo, la secuencia de tareas, las dependencias entre la duracin estimada de las mismas y la duracin total del trabajo de inspeccin.

60 Para que el monitoreo sea eficaz, deber:

Identificar todas las tareas, as como qu o quin las va a realizar.

Realizar una estimacin del trabajo y del tiempo que ocuparn las tareas, preferiblemente con la ayuda de las personas directamente responsables de dichas tareas.

Determinar las dependencias entre tareas.

Por ejemplo,

averiguar si una tarea no puede comenzar hasta que otra finalice, si hay varias tareas que deben empezar al mismo tiempo o si hay dos tareas que deben terminar

aproximadamente a la vez.

Indicar las delimitaciones de tareas y responsabilidades. Por ejemplo, puede que una tarea comience en una fecha determinada. Cuanto ms precisa se la informacin, mas

conciso ser el plan de monitoreo; una vez que el trabajo de inspeccin comienza, el monitoreo permitir:

Realizar

un

seguimiento

del

progreso

del

proyecto,

comparando los datos reales con las estimaciones originales.

61 Revisar los factores relativos a los recursos, el mbito y la programacin equilibrar las prioridades.

Identificar los problemas que pudieran desviar el proyecto de la programacin.

Analizar las necesidades de recursos a lo largo del proyecto, asegurndose ejemplo: De que ningn integrante del equipo tenga una sobrecarga de trabajo.

Evaluar y realizar cambios con el fin de alcanzar los objetivos.

Adems el monitoreo se convierte en una herramienta eficaz para controlar las actividades que comprenden el trabajo de inspeccin, veamos:

a.

Calcula en detalle el conjunto de la programacin: plazos, metas, tareas, etc.

b.

Equilibra los factores crticos de la programacin combinando mbito, recursos y tiempo; sobre todo teniendo en cuenta: Horas necesarias para cumplir una tarea. Recursos asignados Duracin por cada tarea.

62 c. Identifica problemas que puedan afectar la programacin, con esto evita que un problema lleve al fracaso el trabajo de inspeccin. Identifica y corrige problemas. Analiza sobrecarga de recursos o de tareas. Identifica tareas que afectan el presupuesto.

d.

Realiza seguimiento integral y permanente, esto involucra los siguientes aspectos: Controla el progreso de las actividades. Compara los resultados con las comparaciones. Analiza la posibilidad de hacer ajustes. Establece etapas progresivas de actualizacin, con el fin de constatar las actividades pendientes.

El Monitoreo y la Informacin

El monitoreo de un plan de trabajo de inspeccin (Planificacin y Programacin) es el resumen de 2 modelos que vinculan al monitoreo con la informacin:

Diagrama de GANTT: Muestra la informacin sobre las tareas de manera pre-determinada.

63 Grafica de recursos: Muestra la informacin acerca de una o varios recursos (personas o equipos) que se haya asignado al trabajo de inspeccin.

Informacin de tareas

Descripcin

* Diagrama de Grantt

Lista de tareas e informacin relacionada y un diagrama que muestra grficamente las tareas y las duraciones en funcin del tiempo. Utilice esta vista para escribir y programar una lista de tareas.

* Diagrama de Red

De que muestra todas las tareas y sus dependencias. crear y Utilice una vista para con un precisin formado la de

ajustar en

programacin

diagrama de flujo.

* Calendario

Calendario mensual que muestra las tareas y sus direcciones. Utilice esta vista para mostrar las tareas programadas en una semana o en un intervalo de semanas concretos.

* Uso de tareas

Lista de tareas que muestra los recursos asignados agrupados bajo cada tarea.

64 Utilice esta vista para ajustar la cantidad de trabajo que los recursos realizan en las tareas.

* Gantt de Seguimiento

La

lista

de

tareas

informacin

relacionada y un diagrama que muestran grficamente las barras de las tareas planeadas y programadas. Utilice esta

vista para comparar la programacin deseada con la real.

* Hoja de tareas

Lista de tareas e informacin relacionada. Utilice esta vista para escribir y

programar tareas en un formato de hoja de clculo.

* Grfico de Recursos

Grfico que muestra la asignacin, el costo o el trabajo de los recursos a lo largo del tiempo. Utilice esta vista para demostrar informacin acerca de un solo recursos o de un grupo de recursos a lo largo del tiempo.

* Hoja de Recursos

Lista

de

recursos

informacin vista para

relacionada.

Utilice esta

65 especificar y modificar informacin de recursos en un formato similar al de una hoja de clculo.

* Uso de Recursos

Lista de recursos que muestra las tareas asignadas agrupadas bajo cada recurso. Utilice esta vista para mostrar la

informacin de

los costos o de

asignacin de trabajo que los recursos realizan en las tareas. 4

2.2.6

Bases tericas sobre auditora operativa

El Instituto Mejicano de Contadores Pblicos , considera como objetivos de la Auditora Operacional en su aplicacin a los sistemas administrativos de informacin siguientes:

a)

Evaluar el contenido y la presentacin de los informes que se distribuyen a los diferentes usuarios en todos los niveles de la organizacin.

b)

Proponer planes de accin especficos para mejorar la calidad de la informacin que se obtiene a todos los niveles de la organizacin.

MICROS OFT P ROYECT. (2000). Administracin Profe sionales. mscasup@microsoft.com

de

Proyectos

con

Re sultados

66

c)

Recomendar la obtencin de reportes adicionales para cubrir las carencias de informacin importantes para la administracin de la entidad econmica, as como el medio ms apropiado para lograrlo.

d)

Estudiar la relacin costo-beneficio que representa para la empresa el procesote los datos y la obtencin de reportes, con el fin de proponer medidas tendientes a lograr que esta relacin sea favorable y que el costo se mantenga en niveles aceptables.

Metodologa Respecto a la metodologa, indica que para llevar a cabo una auditora operacional, debe considerarse que los procedimientos se determinan fundamentalmente por los objetivos y las circunstancias particulares de la empresa o entidad y por el criterio de la persona encargada de realizar la auditora.

Familiarizacin As mismo, precisa que adems de la familiarizacin de carcter general, es necesario conocer la estructura organizacional de operacin y los sistemas que la organizacin tiene instalados para obtener informacin. Asimismo, que es importante determinar el enfoque de los diferentes sistemas de informacin, sus objetivos, las

67 polticas que son aplicables a estos sistemas y los medios para el procesamiento de transacciones que se utilizan en la empresa o entidad.

Visitas a las instalaciones Considera que al realizar las visitas a las instalaciones, es conveniente no perder de vista la ubicacin fsica que tienen las diferentes oficinas e instalaciones; y que el principal objetivo de las visitas a las instalaciones es el de obtener un conocimiento detallado de la forma de operacin de la entidad e involucrarse an ms con sus polticas, administracin y procedimientos de control. Toda vez, que el ptimo entendimiento de la organizacin, ayudar a enfocar mejor las recomendaciones que resulten del anlisis que se realice de la situacin de los sistemas administrativos de informacin

Investigacin Inicial Refiere que en la investigacin preliminar conviene determinar cmo se lleva a cabo la planeacin de las operaciones, con objeto de identificar el grado de detalle y la calidad de los procedimientos que se utilizan para pronosticar los resultados y la situacin financiera a futuro.

Considera que en esta etapa de investigacin inicial, es importante obtener informacin sobre las caractersticas de la administracin del

68 negocio, la calidad del control interno establecido y la rigidez, y elasticidad de los mtodos y procedimientos que se utilizan.

Adems que en la investigacin inicial se debe obtener informacin general sobre la calidad de la informacin que proporcionan los actuales sistemas administrativos de informacin. Por tanto, los

siguientes pasos de la metodologa se enfocan en forma directa a los problemas que afectan la calidad de la informacin que se procesa.

Investigacin y Anlisis Indica que dentro de esta etapa de investigacin y anlisis, tiene relevancia la obtencin de ejemplos de la informacin que se genera en el proceso de planeacin estratgica, en la planeacin detallada de las operaciones y en el control e las actividades, as como evaluar en forma detallada la calidad del proceso de planeacin y la disponibilidad que tiene la empresa de tener acceso a cifras sobre la industria o el mercado en el cual participa.

Para documentar los resultados del anlisis realizado, se deben elaborar los de trabajo que pueden denominarse Inventario de Puntos Detectados en la Revisin, en las cules se anotarn todas aquellas inquietudes y observaciones que fueron determinadas durante el curso del trabajo, sirvan de base para llevar a cabo el diagnstico de la situacin encontrada.

69 Diagnstico En la etapa de diagnstico, el auditor operacional deber asegurarse de la validez de los puntos detectados en el anlisis y su efecto respecto de los objetivos de la empresa. No deber perder de vista el correcto enfoque de sus recomendaciones, las cuales debern de ser prcticas y realistas.

Elaboracin y Discusin del Informe En esta etapa indica que se elabora un enfoque describiendo los resultados de la revisin. Los elementos que deber contener el informe sern aquellos determinados durante la etapa de diagnstico y deben presentarse en forma clara y ordenada. Debe ser dirigido a un nivel suficientemente alto dentro de la organizacin con el fin de contar con la aprobacin y apoyo al plan de accin que se sugiere, as como el compromiso para adoptarlo.

Por otra parte, considera a manera de motivar la creatividad de los auditores operacionales de sistemas administrativos de informacin, los siguientes puntos que deben de considerarse al redisear los informes sobre la situacin de los recursos en las empresas o entidades:

Informar acerca del cumplimiento del plan estratgico.

70 Informar sobre los planes y programas especficos que realizan los ejecutivos, comparados con los presupuestos mensuales, semanales, etc.

Proporcionar informacin sobre el manejo y utilizacin del efectivo indicando los costos de financiamiento.

Informar acerca de la situacin que guarda la cartera, incluyendo datos sobre antigedad de los saldos, anlisis de la antigedad de la cobranza realizada, volmenes de ventas por clientes, volmenes de notas de crdito emitidas, cheques de clientes devueltos por el banco, devoluciones por cliente, etc.

Informar sobre la situacin que guardan las existencias de los inventarios, incluyendo ndices de rotacin, evolucin de productos de lento movimiento, deteccin de la obsolescencia, planeacin de requerimientos de materiales y suministros, valuacin de los inventarios, etc.

Analizar la funcin de produccin en la empresa, los costos incurridos en produccin, la capacidad instalada en funcin a la realmente utilizada, anlisis del cumplimiento del programa de produccin y controles para determinar y valorar la produccin en proceso.

71 Informar sobre la situacin de los activos fijos en la empresa, incluyendo su valor, depreciacin localizacin, as como su reexpresin financiera.

Anlisis financiero de la situacin de la empresa, comparativo con el mercado, con ejercicios anteriores y medicin del impacto de la inflacin a sus activos y pasivos.

Informacin sobre la situacin de los prstamos a cargo de la empresa y el costo que ha tenido el financiamiento. Asimismo, informar la situacin de las lneas de crdito establecidas y la disponibilidad para obtener crditos adicionales para la empresa.

Informar sobre la situacin que guarda la inversin de los accionistas en la empresa, tanto desde el punto de vista de las acciones preferentes, como de las acciones comunes.

Informar acerca de la rentabilidad de la empresa y los resultados obtenidos, analizando el origen de los gastos efectuados y de los ingresos.

Considerar

la

necesidad

de

informar

por

reas

de

responsabilidad, con objeto de poder medir la eficiencia con

72 que han trabajado las diferentes reas dentro de la

organizacin. 5

En el Manual Latinoamericano de Auditora Profesional en el Sector Pblico, emitido por el Instituto Latinoamericano de Ciencias Fiscalizadoras ILACIF, el Captulo XVI trata sobre el Proceso de la Auditora Operacional; y considera que la siguiente definicin constituye un enunciado claro de la auditora operacional en el sector pblico en Latinoamrica:

Es

el examen objetivo, sistemtico

y profesional, de

las

operaciones, identificando y revisando profundamente aquellas reas consideradas como crticas, efectuado con la finalidad de:

Verificarlas y evaluarlas; Establecer aumentar en grado de eficiencia, efectividad y economa de su planificacin, organizacin, direccin y control interno,

Informar

sobre

los

hallazgos

significativos

resultantes,

presentando comentarios, conclusiones y recomendaciones para mejoras; y Determinar el cumplimiento con las disposiciones legales relacionadas.

INS TITUTO ME XICANO DE CONTA DORES PUB LICOS, A. C. Auditora Operacional, p-p153-165.

73 En este manual se precisa que la auditora operacional se enfoca en la forma como se llevan a cabo las actividades al momento de efectuar el examen y como podran ser mejoradas dichas actividades. Seala que las mejoras pueden ser especficamente en las actividades o en los procesos gerenciales que las dirigen. As mismo, considera que el examen de todas las actividades o reas de operacin, sera injustificable, por lo cual la auditora operacional se concentra en aquellas actividades o reas consideradas ms crticas e importantes. Seala que el propsito del examen y evaluacin, es establecer y aumentar el grado de las tres Es, smbolos de la a uditora operacional respecto a los componentes bsicos de la gerencia, y las define en forma concisa y sencilla como sigue:

Eficiencia Efectividad

Rendimiento efectivo sin desperdicio innecesario Logros de los objetivos o metas programadas

Economa

Operacin al costo mnimo posible

En el manual se indica que, los componentes o elementos bsicos de la gerencia han tenido muchas definiciones, a las cuales agrega las siguientes para fines de que se entienda bien la definicin de la auditora operacional.

Planificacin.-

Es el establecimiento de los objetivos y metas

bsicas, formulacin de las relacionadas estrategias, polticas,

74 procedimientos y mtodos, asicomo la determinacin de las fuentes y usos de los recursos necesarios para conseguir dichos objetivos y metas.

Organizacin.- Es el establecimiento de la estructura o agrupacin de las actividades necesarias para llevar a cabo los planes y definiciones de las lneas de autoridad y responsabilidad.

Direccin.-

Hacer que todo el personal participe de manera

coordinada en la ejecucin de los planes dentro del marco organizacional y normativo, para lograr los objetivos y metas.

Control Interno.- Comprende el plan de organizacin y el conjunto de mtodos y medidas adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su informacin financiera y administrativa, promover eficiencia en las operaciones y estimular la observancia de la poltica prescrita y cumplimiento de las metas y objetivos programados.

Sobre el proceso de la Auditora operacional, seala que se inicia en el momento en el cual se toma la decisin definitiva de efectuar el examen. El primer paso es definir el objetivo principal y primordial de la auditora, tanto como sus objetivos especficos. La amplitud del objetivo principal depender de si la auditora operacional cubrir

75 una entidad completa o ciertos programas, actividades o funciones especficas de una o de varias entidades.

En el presente Manual se trata la auditora operacional en trminos del examen de las operaciones de una entidad para simplificar la terminologa, sin embargo, precisa que debe ser claramente entendido que la auditora operacional puede dirigirse a:

una entidad del sector pblico uno o mas programas, acti vidades o funciones de una entidad un programa, actividad o funcin comn efectuado por varias entidades

En tal sentido, indica que los objetivos que puede tener la auditora operacional en relacin a la entidad, programa o actividad o funcin a ser exami nado pueden ser:

El grado en que las entidades del sector pblico y sus servidores han cumplido adecuadamente con los deberes y atribuciones que les han sido asignados,

Si tales funciones se han ejecutado de manera eficiente, efectiva y econmica,

Si los objetivos y metas propuestas han sido logrados; Si la informacin gerencial producida es correcta y confiable, y; Si se han cumplido con las disposiciones legales aplicables.

76 De igual manera, se considera que las cinco fases de la auditora operacional presentadas a continuacin son necesarias en el caso del primer examen de una entidad:

Fase I Fase II Fase III Fase IV Fase V

Estudio Preliminar Revisin de legislacin, objetivos, polticas y normas Revisin y evaluacin del control interno Examen profundo de reas crticas Comunicacin de resultados

En el siguiente flujograma se grafican estas fases:

77

EL PROCESO DE LA AUDITORIA OPERACIONAL


COMIENZA PROGRAMA DE FASE I FASE I ESTUDIO PRELIMINAR PROGRANA DE FASE II FASE II REVISION DE LEGISLACION, OBJETIVOS POLITICAS Y NORMAS

ARCHIVO CORRIENTE

ARCHIVO PERMANENTE

PROGRAMA DE FASE III

PAPELES DE TRABAJO

FASE III REVISON Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

COMUNICACION PERMANENTE CON FUNCIONARIOS RESPONSABLES

E S T U D I O

IDENTIFICACION DE AREAS CRITICAS PROGRAMA DE FASE IV FASE IV EXAMEN PROFUNDO DE AREAS CRITICAS

DESARROLLOS DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORIA

CONDICIONES

CRITERIOS

EFECTOS

CAUSAS

ACCIONES TOMADAS POR FUNCIONARIOS RESPONSABLES

E X A M E N

FASE V COMUNICACIN DE RESULTADOS

PROGRAMA DE FASE V

BORRADOR DEL INFORME

CONFERENCIA FINAL FUNCIONARIOS RESPONSABLES

SINTESIS DEL INFORME

INFORME
CARTA DEL INFORME INTRODUCCION COMENTARIOS HALLAZGOS CONCLUSIONES RECOMENDACIONES

I N F O R M E

78 Evidentemente en exmenes subsiguientes la informacin disponible sobre la entidad dara como resultado la necesidad de solamente actualizar los conocimientos generales pertinentes a las dos primeras fases; e iniciar con la revisin y evaluacin del control interno y an esta fase podra limitarse a la confirmacin de si la informacin original pertinente sigue siendo vlida cuando no se han efectuado cambios considerables, enfatizando en la revisin de otros aspectos no cubiertos completamente en el examen anterior, asimismo, puede dirigirse a otras reas crticas previamente identificadas pero no examinadas o a nuevas reas crticas que han surgido.

En la auditora interna, las dos primeras fases es mucho ms fcil, excepto respecto a asuntos especficos cuando se examinan unidades o actividades determinadas ya que frecuentemente en forma peridicamente el auditor interno puede revisar objetivamente el sistema de control interno general, identificando y asignando prioridades a varias reas crticas y efectuando posteriormente los exmenes separados de cada una de dichas reas (que en efecto estn constituidas de las fases 4 y 5 nicamente). 6

Las Normas de Auditora Gubernamental - NAGU , establecen dos tipos de auditora gubernamental definidos por sus objetivos, y los

MANUA L LA TINOAMERICA NO DE AUDITORA PROFES IONAL EN E L SECTOR PUBLICO EMITIDO POR EL ILA CIF

79 clasifica en auditora financiera y auditora de gestin o de desempeo, indicando lo siguiente:

a)

La auditora financiera, a su vez, comprende a la auditora de estados financieros y la auditora de asuntos financieros en particular.

b)

El objetivo de la auditora de gestin, es evaluar el grado de economa, eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos pblicos, as como el desempeo de los servidores y funcionarios del Estado, respecto al cumplimiento de las metas programadas y el grado con que se estn logrando los resultados o beneficios previstos por la legislacin presupuestal o por la entidad que haya aprobado el programa o la inversin correspondiente.

As mismo, establece el concepto de examen especial, como la auditora que puede comprender o combinar la auditora financiera de un alcance menor al requerido para la emisin de un dictamen de acuerdo con normas de auditora generalmente aceptadas- con la auditora de gestin - destinada sea en forma genrica o especfica, a la verificacin del manejo de los recursos presupuestarios de un perodo dado, as como al cumplimiento de los dispositivos legales aplicables. Establece como objetivos del examen especial los siguientes:

80 Determinar si la programacin y formulacin presupuestara se ha efectuado en funcin de las metas establecidas en los planes de trabajo de la entidad,

Evaluar el grado de cumplimiento y eficiencia de la ejecucin del presupuesto.

Determinar la eficiencia, confiabilidad y la oportunidad con que se evala el presupuesto de las entidades.

Investigar denuncias de diversa ndole,

Ejercer el control de las donaciones recibidas, los procesos licitarios, del endeudamiento pblico y cumplimiento de contratos de gestin gubernamental, entre otros.

Esta normativa indica que el examen especial es realizado por la Contralora General de la Repblica y por los rganos de Auditora Interna del Sistema como parte del aIcance del trabajo necesario para emitir el informe anual sobre la Cuenta General de la

Repblica preparada por la Contadura Pblica de la Nacin.

En el Manual de Auditora Gubernamental MAGU , en el Captulo I, Seccin 040 Objetivos de la Auditora Gubernamental y

81 tipos de Auditora, prrafo 9, se indica que la auditora

gubernamental est definida por sus objetivos y se clasifica en:

Auditora Financiera Auditora de Gestin Examen Especial

Las definiciones de cada tipo de auditora es la misma que establecen las NAGU.

As mismo, la parte IV del MAGU esta referido al examen especial y detalla sus objetivos, etapas, los procedimientos y la formulacin del informe, aplicando lo dispuesto en las NAGU.

Comparando las definiciones y procedimientos descritos sobre la Auditora Operacional u Operativa con las que corresponden al Examen Especial segn la MAGU, se determina que son similares a las referidas en el EXAMEN ESPECIAL, tal como se muestra en el flujograma de la pgina siguiente; con las diferencias de la Auditora Operacional que se indican:

Los hallazgos son comunicados a los funcionarios implicados en estos para que emitan sus comentarios o aclaraciones al respecto,

82 Se evalan los comentarios o aclaraciones de los funcionarios a fin de determinar si los hallazgos se mantienen, varan o el funcionario salva responsabilidad o se indica que es responsable por los hechos deficientes, irregulares u omitidos por ste,

El resultado del Examen Especial, se presenta en el Informe de Auditora y es remitido al Alcalde en los Gobiernos Locales, sino est implicado y a la Contralora General. De existir hechos ilcitos adicionalmente se emiten los Informes Especiales y se remiten a los antes indicados y al El Ministerio Pblico o Poder Judicial, segn corresponda.

83 E L P R OC E S O D E L E X AME N E S P E C I AL

COMIENZA PLANEAMIENT O INICIAL

EST UDIO PRELIMINAR

REVISION DE LEGISLACION, OBJET IVO S POLITICAS Y NORMAS EVALUACION PRELIMINAR REVISION Y EVALUACION DEL CONT ROL INT ERNO COMUNICACIN PERMANENTE CON FUNCIONARIO S RESPONSABLE

PAPELES DE T RABAJO

IDENTIFICACION DE AREAS CRTICAS

PROGRAMA DE AUDIT ORIA EXAMEN PROFUNDO DE AREAS CRT ICAS

DESARROLLO DE LOS HALLAZGOS DE AUDIT ORIA

CONDICIONES

CRITERIO S

EFECT O S

CAUSAS

ACCIONES T OMADAS POR FUNCIONARIO S RESPONSABLES

COMUNICACIN DE HALLAZGOS

BORRADOR DEL INFORME

APRO BACION DEL INFORME POR LA ALTA DIRRECCION

INFORME
OFICIOS DE ENT REGA DEL INFORME. -T IT ULAR GOB. LOC. - OCI INT RODUCCION COMENTARIOS OBSERVACIONES CONCLUSIONES RECOMENDACIONES

84 Por lo antes expuesto y considerando que el EXAMEN ESPECIAL es un tipo de auditora gubernamental y es realizado normalmente por los rganos de control institucional de los Gobiernos Locales, se ha considerado ms apropiado, denominarla en esta investigacin como AUDITORA OPERATIVA, con la finalidad de que sea comprendida por todos los que tengan acceso al presente trabajo, es decir auditores del sector privado, pblico y cualquier otra persona interesada en el presente tema de investigacin.

Es importante considerar los siguientes criterios sobre los requisitos para un control eficaz que el especialista JUAN PEREZ CARBALLO indica, para aclarar lo que se busca con el mtodo de monitoreo y la participacin del supervisor en el proceso de la auditora operativa gubernamental y las condiciones que debe existir en el rgano de Control Institucional : que si bien es cierto que el sistema de control ha de ser especfico para cada organizacin, pues ha de adaptarse a sus caractersticas de negocio y operativas, es posible identificar principios generales que han de regir su comportamiento para que la funcin de control cumpla su cometido: motivar al conjunto de la organizacin para que la compaa acte segn sus objetivos.

As mismo indica que, para que el sistema de control cumpla esta funcin, se debe cumplir las siguientes exigencias generales:

85 Debe contar con el respaldo activo de la Direccin de modo que sea considerado por toda la organizacin como un instrumento sustancial del proceso de gestin. No basta con que la Direccin diga que hay que controlar, ha de involucrarse en su diseo y operacin, asumiendo la responsabilidad de su funcionamiento. Slo as la organizacin entender que no se trata de cumplir con rutinas y formalidades.

Es necesario que el sistema responda a la naturaleza y exigencias de las actividades. Cada responsable, y la empresa en su conjunto, deben incorporar los controles adecuados a los factores clave de su gestin.

Los controles deben orientarse a la accin; para ello es preciso que contemplen el futuro ms que el pasado. Esto requiere que la informacin sobre desviaciones sea til para tomar

decisiones y que incluso el propio sistema sea capaz de anticipar desviaciones. Por ejemplo, es ms importante adelantar que se producir un dficit de tesorera que sealar que lo hubo hace un mes. Por su puesto que esta ltima

desviacin, si se analizan sus causas, servir para corregirlas y evitarla en lo sucesivo.

La base del control debe apoyarse en los centros de responsabilidad. La organizacin de la empresa, con la

86 asignacin que establece de funciones y decisiones, es el medio principal para dirigir y coordinar el trabajo de las personas. Por ello, el control ha de evaluar el grado de

cumplimiento de los objetivos por cada responsable.

Los objetivos precisan estar claramente asignados, evitando responsabilidades confusas o compartidas; deben ser

asumidos por cada responsable, quien ha de participar en su formulacin y controlar su cumplimiento. Adems los objetivos han de ser relevantes, relistas y congruentes entre s.

El sistema debe identificar rpidamente las desviaciones y aplicar el principio de excepcin, que exige prestar atencin preferente a aquellas desviaciones de mayor entidad,

soslayando desviaciones menores, de importancia reducida. Este principio de control por excepcin debe aplicarse, sin embargo, con prudencia. Si la atencin se limita a las desviaciones adversas se pude llegar a desmotivar a la organizacin, que percibir que la Direccin slo toma nota de las desviaciones negativas y omite o ignora todas las de ndole favorable, incluso aunque stas superen ampliamente a aquellas.

87 El perodo de control debe adaptarse a las caractersticas de cada rea controlada, de modo que las actuaciones que se deriven del anlisis de las desviaciones sean eficaces.

El sistema debe ser sencillo, econmico y flexible. Sencillo para que resulte comprensible y manejable, evitando la profusin de puntos de control e informes; econmico para que se justifique su operacin; y flexible para evitar que se convierta en una rutina incapaz de adaptarse a las condiciones cambiantes y de satisfacer las necesidades de control de la organizacin. Conviene recordar, a este respecto, que la existencia de muchos controles no garantiza, necesariamente, un mejor control de las operaciones.

Enfatiza que estos ocho principios genricos son aplicables a cualquier sistema de control y deben convivir con su diseo especfico y si falla uno de estos principios, la funcin de control ser incapaz de cumplir la misin que le es propia. 7 En el caso de la auditora gubernamental la calidad del informe y principalmente la oportunidad de su presentacin al titular de la entidad.

PEREZ CARBA LLO, Juan. Control de la Gestin Empre sarial . V. Editorial E. S. I. C. MADRID 1994, p-p. 3-18.

88 2.2.7 Bases tericas sobre informe de auditora

En el Manual Latinoamericano de Auditora Profesional en el Sector Pblico, emitido por el Instituto Latinoamericano de Ciencias Fiscalizadoras ILACIF, el Captulo XXVI, trata sobre la

Comunicacin de los Resultados de la Auditora Operacional y refiere la siguiente definicin del Informe de Auditora:

El informe de auditora es el producto final del trabajo del auditor gubernamental en el cual presenta sus comentarios sobre hallazgos, sus conclusiones y recomendaciones y en el caso del examen de estados financieras el correspondiente dictamen.

As mismo, indica que mediante el informe de auditora el auditor, pone en conocimiento de la entidad examinada, otros organismos y los funcionarios pblicos apropiados los resultados de su traba jo; por lo tanto, el informe de auditora debe contener la expresin de juicios fundamentados en las evidencias obtenidas sin ocultar o desvirtuar los hechos que puedan inducir a error.

Cabe comentar que el informe de auditora normalmente es el nico documento que emite el rgano Superior de Control o el rgano de Control Institucional como resultado de las auditoras efectuadas en las entidades pblicas. Su contenido es muy importante para la administracin de la entidad, as como, para otros funcionarios de

89 niveles ms altos del gobierno, instituciones financieras y otras entidades que tengan relaciones con la entidad auditada.

Fundamentalmente este documento permite tomar las acciones correctivas necesarias por los funcionados apropiados y en forma oportuna en la gestin de la administracin pblica, en tal sentido es importante que cada informe de auditora en lo posible, sea un trabajo preciso y perfecto.

En este manual se establece que la utilidad del informe radica en su contenido y por lo tanto la efectividad del informe disminuye con la inclusin de asuntos de poca importancia, porque ellos tienden a distraer la atencin del lector de los asuntos realmente importantes que se informan.

Es de suma importancia resaltar, que en este manual se considera que la oportunidad y utilidad son esenciales para informar con efectividad. Asegurando que un informe cuidadosamente preparado puede ser de escaso valor si llega demasiado tarde al nivel de decisin para considerar la informacin en relacin a cualquier aspecto que necesite efectuar.

De igual forma, indica que los problemas que afectan la oportunidad del informe generalmente se originan en las fases de planeamiento, administracin y anlisis del trabajo. Las demoras en el procesa-

90 miento del informe generalmente rastrean a problemas no resueltos o desconocidos que deban haber sido resueltos durante la fase de desarrollo del hallazgo. La integracin del informe con las fases de trabajo de planeamiento y ejecucin deben ayudar a prevenir stos problemas y facilitar su solucin oportuna.

Respecto a la importancia de la oportunidad de comunicar el resultado, seala que los hallazgos que involucran aspectos tales como gastos innecesarios o indebidos, desperdicio de fondos pblicos, operaciones o transacciones ilegales y otras fallas en proteger los intereses del gobierno, deben ser comunicados sin tardanza de modo que se puedan tomar acciones decisivas de correccin oportuna.

As mismo, trata sobre la exactitud y conveniencia de la informacin sustentatoria, indicando que todos los procedimientos prescritos de preparacin, revisin y procesamiento deben ser aplicados con el objeto de producir informes que no contengan errores de hechos, lgica o razonamiento.

Precisa que el requisito de exactitud est basado en la necesidad de ser justos e imparciales en el informe, de asegurar a los usuarios y lectores del mismo que su contenido es digno de crdito. Una falta de exactitud puede ocasionar la duda sobre la validez de todo el informe y desviar la atencin de lo esencial del informe. Este aspecto

91 es muy importante, toda vez que, tambin est en juego la reputacin profesional del rgano Superior de Control o unidad de auditora interna, tanto como del auditor que prepar el informe.

Sobre la conveniencia de la informacin sustentatoria precisa que todos los datos, hallazgos y conclusiones proporcionados en el informe deben estar adecuadamente sustentados por suficiente evidencia objeti va de los papeles de trabajo, para demostrar o probar, cuando sea necesario, los fundamentos de los asuntos informados y su exactitud o razonabilidad. No es necesario incluir informacin sustentatoria, excepto la que sea necesaria para la presentacin convincente. Sin embargo, sta informacin debe ser sistemticamente guardada en los archivos y estar disponible.

Indica que las opiniones y conclusiones deben estar identificadas claramente como tales en el informe y estar basadas en suficiente trabajo de auditora que las respalden. En la mayora de los casos, el ejemplo de una sola deficiencia no puede respaldar una conclusin amplia y la consiguiente recomendacin de accin correctiva.

2.3 Definiciones conceptuales

a.

Monitoreo El monitoreo es un proceso intrnseco a la ejecucin de un proyecto/programa que cautela de manera preventiva y concurrente las

92 posibles desviaciones en el desarrollo de las actividades y dispone las acciones correctivas de manera inmediata, con la finalidad de asegurar que el producto sea de calidad y se obtenga en el plazo programado o establecido previamente, en cumplimiento de los objetivos y metas . En tal sentido, el monitoreo cumple la funcin de evaluar la calidad del control interno de un proyecto/programa, y permite al sistema reaccionar en forma dinmica, cambiando cuando las circunstancias as lo requieran. Se orienta a la identificacin de controles dbiles, insuficientes o innecesarios y, promueve su reforzamiento.

b.

Auditora operativa Para definir la Auditora Opera tiva Gubernamental, tal como se ha concebido en el presente trabajo, se debe tener en cuenta que la Auditora Gubernamental es el examen objetivo y sistemtico

profesional de operaciones financieras o administrativas efectuado con posterioridad a su ejecucin en las entidades sujetas al Sistema Nacional de Control, con la finalidad de evaluarlas y elaborar un informe que contenga conclusiones, observaciones y recomendaciones; de acuerdo al Manual de Auditora Gubernamental - MAGU el Examen Especial puede incluir una combinacin de objetivos financieros y operativos o restringirse a slo uno de ellos, dentro de un rea limitada o asunto especfico de las operaciones. Los rganos de Control Institucional generalmente realizan examen especial con objetivos operativos.

93 As mismo, considerando que en el MAGU se indica que el desarrollo del examen especial sigue las mismas fases que la prctica de una auditora de gestin, es decir: a) Planeamiento, b) Ejecucin, c) Informe; excepto en lo que se refiere a la fase de planeamiento, dado que sus procedimientos son ms simplificados que una auditora de alcance amplio; y, los procedimientos de la Auditora Operacional establecida en el Manual Latinoamericano de Auditora Profesional en el Sector Pblico, emitido por el Instituto Latinoamericano de Ciencias

Fiscalizadoras ILACIF, para fines del presente trabajo se define la Auditora Operativa, como la auditora realizada por los rganos de Control Institucional de los Gobiernos Locales, mediante el cual verifica el adecuado manejo de los recursos pblicos, as como el cumplimiento de la normativa legal y otras normas reglamentarias aplicables, en cautela del adecuado cumplimiento y eficiencia de la ejecucin presupuestal, con la finalidad de cumplir con su razn de ser como Gobierno Local y su responsabilidad ante el desarrollo social.

c.

Informe de Auditora Es el documento escrito mediante el cual la Comisin de Auditora expone el resultado final de su trabajo, a travs de juicios

fundamentados en las evidencias obtenidas durante la fase de ejecucin, con la finalidad de brindar suficiente informacin a los funcionarios de la entidad auditada y estamentos pertinentes, sobre las deficiencias o desviaciones ms significativas, exponiendo las

94 recomendaciones que permitan promover mejoras en la conduccin de las actividades u operaciones del rea o reas examinadas.

Las caractersticas y estructura especficas del informe, segn el tipo de auditora, que deben ser materia de cumplimiento, se encuentran establecidas en las NAGU 4.20, 4.30, 4.40, as como en la NAGU 4.50 Informe Especial.

d.

Calidad La calidad son las caractersticas del producto final libre de deficiencia que responde a la satisfaccin de las necesidades del cliente o usuario final; para cuya obtencin se debe tener un adecuado control en el desarrollo del proceso.

El control de calidad son los mtodos que se utilizan para verificar de manera independiente el cabal cumplimiento de los principales estndares definidos en el diseo del sistema y determinar la necesidad de actualizarlos, mejorarlos o eliminarlos, de ser necesario.

El control de calidad a ser aplicado en la auditora gubernamental incluye a todas las actividades relacionadas con la ejecucin de la auditora gubernamental, tanto a nivel institucional como a nivel de las auditoras especificas, en la planificacin, programacin organizacin, ejecucin, supervisin y seguimiento de sus resultados.

95 Las Normas de Auditora Gubernamental - NAGU son los criterios que determinan los requisitos de orden personal y profesional del auditor, orientados a uniformar el trabajo de la Auditora gubernamental y obtener resultados de calidad.

Al respecto, la NAGU 2.20, establece que el trabajo del auditor debe ser adecuadamente planeado a fin de asegurar la realizacin de una auditora de calidad; asimismo, indica que debe establecer los recursos necesarios y su costo, informes a emitir, entre otros.

Al respecto, en el MAGU, Seccin 720, prrafo 07, indica que en el Memorando de Programacin y plan de examen especial (auditora gubernamental), en su estructura debe presentarse entre otros, la informacin de Recursos de personal y especialistas en caso necesario; y, en el prrafo 12 seala que en el plan de examen, debe describirse el nmero de horas programadas (presupuesto de tiempo), entre otros.

Por otro lado, la Contralora General anualmente emite Lineamientos de Poltica para la formulacin de los planes de control de los rganos del Sistema Nacional de Control y una Directiva para la Formulacin y Evaluacin del Plan Anual de Control de los rganos de Control Institucional - OCI, y establece que la relacin de posibles acciones y actividades de control, deber ser contrastada con los recursos disponibles del OCI como son: capacidad operativa, pres upuesto

96 asignado, etc., para determinar el nmero de acciones de control que el OCI est en condiciones de programar.

d.

Oportunidad La presentacin del informe en la oportunidad requerida, es presentarla en el tiempo programado en el plan de auditora; es decir en el plazo conveniente, por lo tanto si es conveniente es til, en tal sentido cumple su finalidad para lo cual se realiz la auditora.

e.

Aspectos a ser controlados La ejecucin de la auditora operativa en el gobierno local debe contar con estrategias que le ayuden a incrementar el valor de sus intervenciones y por ende de sus informes. Sin embargo, el ambiente de los procesos de los gobiernos locales se han vuelto tan amplios, veloces y complejo que se requiere focalizar el control a ciertos procedimientos para reducir el tiempo de la ejecucin de la auditora y de su seguimiento, para convertirlo en tiempo enfocado al futuro, ms que a la supervisin/correccin del presente.

Los aspectos a ser controlados son aquellos considerados como crticos y por lo tanto necesariamente se deben llevar a cabo bien y estn relacionados a temas de eficiencia y operacin, y hacerlos ms rpido, de la forma ms econmica y manteniendo el estndar de calidad que se requiere.

97

Los aspectos crticos en la ejecucin de la Auditora Operativa en un gobierno local, que se consideran en el presente trabajo son:

Etapa de Planeamiento Focalizacin de la problemtica de la entidad, de manera objetiva e independiente Determinacin adecuada de los objetivos para afrentar la problemtica Clculo del plazo para ejecutar la auditora, considerando las informacin que proces o procesa la administracin Determinar el perfil de los integrantes del equipo de auditora, para conocer sus fortalezas y debilidades con la finalidad de asignarles la tarea ms adecuadas a su competencia y experiencia Formular procedimientos auditora contundentes en el programa de

Ejecucin de la auditora Coordinacin entre los integrantes del equipo a las dos semanas de haber iniciado el trabajo de campo, para determinar el grado de conocimiento sobre el proceso del rea o tema que se le asign y definir el grado de monitoreo que requiere Orientacin por parte del encargado respecto a las tareas asignadas a los integrantes diariamente

98 Supervisin con aportes por escrito para monitoreo de las acciones sugeridas para cumplir con los objetivos y metas Muestra en base a la presunta deficiencias detectadas o denunciadas Redaccin de los hallazgos de manera separada por cada elemento: condicin, criterio, causa y efecto Determinar las funciones establecidas formalmente o legalmente, incumplidas por los funcionarios que habran intervenido en los hechos detectados como deficientes o irregulares, como requisito para comunicar el hallazgo

Formulacin del informe Ajustes a los hallazgos comunicados, aceptando algunas

correcciones solo de forma antes de ser incluidos en el informe Evaluacin de las aclaraciones y/o comentarios de los funcionarios solo en base a los hechos comunicados, o que tengan relacin directa Identificacin de los hechos irrefutablemente por los cuales seran responsables los funcionarios comprendidos en las observaciones. Recomendaciones en base a las causas detectadas y mejora de los hechos observados Beneficio costo de las recomendaciones y la factibilidad de su aplicacin f. Procedimientos de monitoreo

99 Son aquellos procedimientos que estn basados en polticas y estrategias que permitan cautelar de manera preventiva y concurrente las posibles desviaciones en el desarrollo de las de las actividades programadas y disponer las acciones correctivas de manera inmediata, con la finalidad de asegurar que los informes sean de calidad y se obtenga en el plazo programado, en cumplimiento de los objetivos y metas.

g.

Documentos del monitoreo Son los papeles de trabajo u hojas de trabajo en el cual el auditor supervisor redacta, registra, calcula y verifica el desarrollo de sus actividades y los procedimientos verificados en el trabajo de

planeamiento, ejecucin, y elaboracin del informe de auditora. Por tanto, debern contener la evidencia necesaria para fundamentar sus opiniones y conclusiones sobre la ejecucin del trabajo por parte del equipo de auditora.

La NAGU 3.50 se establece que el auditor gubernamental debe organizar un registro completo y detallado de la labor efectuada y las conclusiones alcanzadas, en forma de papeles de trabajo.

En tal sentido, el supervisor tambin debe tener un registro con los documentos y/o formatos que le permita demostrar el cumplimiento de sus funciones y permita evaluar su labor.

100 2.4 Formulacin de la hiptesis

2.4.1

Hiptesis general El mtodo de monitoreo para supervisar las auditoras realizadas en los Gobiernos Locales de Lima Metropolitana, focalizando los aspectos crticos, permite estandarizar el proceso de supervisin y mejorar la calidad de los informes emitidos por la comisin de auditora en la oportunidad programada.

2.4.2

Hiptesis secundarias a. Estableciendo los procedimientos apropiados para monitorear los procesos de la auditora operativa, se obtendr informes con calidad y de manera oportuna.

b.

Estableciendo los aspectos crticos de la ejecucin de la auditora operativa gubernamental para focalizar el monitoreo, la labor del supervisor ser eficaz.

c.

Diseando los formatos para monitorear los aspectos crticos del proceso de la auditora operativa gubernamental, se documentar y estandarizar el proceso de supervisin.

101

CAPTULO III: METODOLOGA

3.1 Diseo metodolgico

3.1.1

Tipo de investigacin De acuerdo a la naturaleza del estudio que se ha planteado, rene las condiciones metodolgicas suficientes para ser considerada un tipo de investigacin bsica, por cuanto todos los aspectos son teorizados, aunque sus alcances sern prcticos en la medida que los rganos de Control Institucional de los Gobiernos Locales apliquen el manual del Mtodo de Monitoreo de una Auditora Operativa para la emisin oportuna del informe de auditora, que se presenta en el Anexo N 1 como una propuesta del mtodo de supervisin de la auditora operativa en el mbito gubernamental.

3.1.2

Nivel de investigacin La investigacin de acuerdo a la finalidad que persigue, su nivel es de Naturaleza Descriptiva Explicativa.

102 3.1.3 Mtodos Los principales mtodos que se utilizaron en la sinttico, presente inductivo,

investigacin

son:

descriptivo,

analtico,

deductivo, lgico, entre otros.

3.1.4

Diseo El estudio en cuanto a la naturaleza rene las caractersticas de una investigacin por objetivos, de acuerdo a lo que se plantea en el esquema siguiente:

oe1 ----------- cp1 OG oe2 ----------- cp2 oe3 ----------- cp3 CF = HG

Donde:

OG oe cp CF HG

= = = = =

Objetivo General objetivo especfico conclusin parcial Conclusin Final Hiptesis General

103 3.2 Poblacin y muestra

3.2.1

Poblacin La poblacin est conformada por los rganos de Control Institucional OCI de los Gobiernos Locales ubicadas en Lima Metropolitana, cuyo personal realiza auditora operativa (Examen Especial).

Se tuvo en cuenta el mbito de Lima Metropolitana, porque la mayora de los Gobiernos Locales tienen recursos econmicos para que puedan apoyar adecuadamente con capacidad logstica a los OCIs, mediante equipamiento y la contratacin de personal

adicional para llevar a cabo la auditora operativa, cuando el caso lo amerita, y por lo tanto es factible contar con un supervisor para que aplique el mtodo de monitoreo para cautelar la calidad del proceso y la emisin del informe de auditora con calidad y oportunidad.

3.2.2

Muestra La muestra fue elegida de manera discrecional no probabilstica, seleccionando a quince (15) rganos de Control Institucional, bajo la consideracin que podra contar con un sistema o forma de controlar los procedimientos de la auditora operativa con la finalidad de cautelar un resultado con calidad.

104 Las tcnicas de recoleccin de datos se aplicaron al Jefe y dos (2) auditores de cada rganos de Control Institucional OCI, que por motivo de confidencialidad no es factible nombrarlos. La muestra representa el 37% de cuarenta (40) OCIs de los Gobiernos Locales ubicadas en Lima Metropolitana.

3.3 Operacionalizacin de variables

Variable Independiente- Indicadores X. Monitoreo X1. X2. X3. Aspectos crticos Procedimientos Documentos

Variable Dependiente- Indicadores Y. Informe de Auditora Operativa Y1. Y2. Oportunidad Calidad

3.4 Tcnicas de recoleccin de datos Las principales tcnicas que se utilizaron en la investigacin son las siguientes: Entrevista Encuesta Anlisis documental

105 Los principales instrumentos que se utilizaron en la investigacin son las siguientes: Gua de Entrevista Cuestionario Anlisis Documental

3.5 Tcnicas para el procesamiento de la informacin

Entre las principales tcnicas que se han utilizado para este estudio, son las siguientes:

TCNI CAS DE ANLISIS:

TCNI CAS DE P ROCESAMI ENTO DE DATOS: a) b) c) d) Ordenamient o y clasificacin Procesamiento manual Proceso computarizado con Excel Proceso computarizado con SPSS

a) b) c) d)

Anlisis documental Indagacin Conciliacin de datos Tabulacin de cuadros con cantidades y porcentajes e) Formulacin de grficos f) Otras que fueron necesarias.

3.6 Aspectos ticos

El presente trabajo de investigacin se ha realizado de conformidad con los objetivos y alcance indicados, revelando la fuente de la informacin y respetando las sugerencias de los revisores, en cumplimiento con las disposiciones de la Universidad de San Martn de Porres; evitando as acciones dolosas, inexactas o cualquier otra que incurra en faltas graves al

106 honor y a la tica. As mismo, se tuvo en cuenta el cumplimiento del Cdigo de tica Profesional, principalmente en el principio de Confidencialidad: El Contador Pblico Colegiado, debe respetar la confidencialidad de la informacin obtenida como resultado de sus relaciones profesionales, y no debe revelar esa informacin a terceros, salvo que exista un deber legal o profesional.

107

CAPTULO IV: RESULTADOS

4.1 Resultados de las entrevistas En base a los resultados obtenidos, se presentaran en forma de comentario un resumen de la opinin que brindaron los entrevistados en relacin a las siguientes interrogantes:

a.

La Auditora Operativa Gubernamental

A la pregunta: Qu entiende usted por Auditora Operativa Gubernamental?

Los entrevistados sealaron lo siguiente: Es un examen objetivo, independiente sistemtico y profesional de las operaciones y/o actividades que realiza la entidad gubernamenta l. Es la evaluacin selectiva de la gestin pblica en la administracin de los recursos a fin de determinar si stas se han efectuado con eficiencia, eficacia y economa; con el fin de evaluar el cumplimiento de objetivos y metas alcanzados durante el perodo, con el objeto de emitir

108 recomendaciones constructivas para el mejor cumplimiento de metas y objetivos.

Otro grupo de entrevistados sealaron que, es un examen especial que se ejecuta en las diversas reas crticas de una Entidad y de las reas administrativas; a fin de determinar el adecuado uso de los recursos.

b.

El monitoreo

A la pregunta: Qu entiende usted por monitoreo?

Los entrevistados sealaron lo siguiente: Es un sistema de vigilancia de los actos que realizan los individuos, adoptando correctivos en los casos de desviacin de los objetivos. Es el proceso que evala la calidad del control interno que puede cambiar de acuerdo a la necesidad a travs de determinados puntos en el tiempo.

Otro grupo de entrevistados sealaron que, el monitoreo es el seguimiento constante de todo el proceso de auditora y que tiene por finalidad asegurar los resultados en la oportunidad y plazos previstos, corrigiendo desviaciones de ser el caso.

Es la vigilancia que se debe efectuar a las funciones, actos, a los trabajos previamente establecidos con el fin de cautelar el cumplimiento de los objetivos planificados; siendo un elemento de control orientado a

109 guiar o conducir las cosas en el camino correcto y de acuerdo a lo previsto.

c.

Mtodo de Monitoreo

A la pregunta:

Cree usted que se puede establecer un mtodo de

monitoreo, enfocando solo los aspectos crticos de la Auditora Operativa Gubernamental?

Los entrevistados sealaron lo siguiente: Puede ser, pero tiene que ser ajustado de acuerdo al tipo de entidad que se va a examinar. No, se debe considerar un mtodo de monitoreo de toda la Accin de Control, porque todo aspecto es importante, como por ejemplo hay un descuido total en la preparacin y archivo de los papeles de trabajo.

As mismo, indicaron que si se habla de un monitoreo aplicado a puntos crticos de la auditora operativa, no es conveniente, porque si se monitorea en base a los puntos crticos y se toma en esta las otras reas puede suceder que las llamados puntos crticos pueden ser levantados, pero las reas donde no se ha aplicado ningn monitoreo pueden convertirse en puntos crticos de alto riesgo.

Otro grupo de entrevistados sealaron que si es posible establecer mtodos de monitoreo, siempre y cuando se tomen en cuenta todos los

110 aspectos crticos a que se refiere; para as direccionar mejor el esfuerzo de supervisin y asegurar que los principales aspectos estn siendo bien desarrollados.

d.

Monitoreo aspectos crticos de la auditora operativa.

A la pregunta: Cree usted que basndose en los procesos importantes de las tres etapas de la auditora operativa

gubernamental, permita cumplir con los objetivos de la auditora operativa eficazmente?

Los entrevistados sealaron lo siguiente: S, porque la supervisin debe enfocarse en los aspectos crticos e importantes y asistir al auditor encargado en los procedimientos que deben ser aplicados, orientando la accin en las tres etapas de la auditora operativa, a fin de cumplir con los objetivos establecidos en el memorando de planificacin de la Accin de Control a realizar.

Otro grupo de entrevistados sealaron que estableciendo las tres fases de la auditora si se cumple con los objetivos, dado que estn relacionadas directamente a las NAGAS, NAGUS y MAGU.

Consideran que lo hace ms factible, y precisan que su xito depender de que est adecuadamente diseado y que sea bien aplicado.

111 Si bien es cierto, que las etapas de auditora llmese planeamiento, ejecucin y emisin del informe, deben ser debidamente supervisadas, al margen de la buena supervisin requiere que los recursos humanos deben estar debidamente entrenados y con una basta gama de experiencia.

e.

Reduccin de los costos y tiempo

A la pregunta: Cree usted que al establecer un sistema de monitoreo focalizando los aspectos crticos, permita reducir el tiempo, y por lo tanto el costo de una auditora operativa gubernamental?

Los entrevistados sealaron lo siguiente: S, porque en la ejecucin de la accin de control, se necesita tomar decisiones, redistribuir el trabajo por imprevistos y si no existe monitoreo, silenciosamente se pierde efectividad, asimismo hay una tendencia de los auditores a extenderse en la ejecucin de los procedimientos lo cual debe ser monitoreado.

Otro grupo de entrevistados sealaron que si se establece el monitoreo focalizado a los puntos crticos, se va a tener efecto en menor tiempo y a un menor costo. La sistematizacin del control de calidad a travs del monitoreo de aspectos crticos facilita y optimiza la direccin y supervisin, por tanto, ello promueve la eficiencia de la auditora.

112 S, efectivamente un monitoreo ahorrara costos, evitara distraerse en aspectos poco materiales, mejorar la calidad del trabajo y la oportunidad en los resultados de la auditora operativa. El tiempo s se reducira, en cuanto al costo debera suceder lo mismo, pero en la prctica no ha habido antes una supervisin mediante del mtodo del monitoreo.

f.

Modificacin de los sistemas de supervisin

A la pregunta: Cree usted que se deba modificar los sistemas de supervisin, para ser ms optima la gestin de los rganos de Control Interno (rgano de Control Institucional) de los gobiernos locales de Lima Metropolitana?

Los entrevistados sealaron lo siguiente: S, debe efectuarse una supervisin ms directa y personalizada que conozca la problemtica de la entidad y pueda sugerir acciones concretas de mejora. Los sistemas de supervisin que ejerce la Contralora General al trabajo de los rganos de Control Interno, es muy colateral, es necesario implementarlos a fin de que se asegure una mejor gestin.

Otro grupo de entrevistados sealaron que no existe un marco tcnico para efectuar la supervisin de las acciones de control y se refleja en los retrasos de presentacin de los informes, asicomo deficiencias en la

113 formulacin; debiendo optimizar los sistemas de supervisin a fin de que su rol sea fundamental en cuanto al cumplimiento oportuno, y con garanta de confiabilidad en el informe y su calidad.

g.

Formatos de Supervisin

A la pregunta: Cree usted que los formatos que utilizan los supervisores, sean los adecuados para focalizar los aspectos crticos de una auditora operativa? Los entrevistados sealaron lo siguiente: Actualmente no se vienen aplicando formatos para efectuar la supervisin, slo se efectan reuniones de supervisin, en donde se exponen las orientaciones necesarias. Para determinar la focalizacin del punto crtico no solamente es suficiente los formatos que utilizan los supervisores, sino tambin se tiene que complementar con acciones y evaluar la eficacia de los controles internos, aplicados en las reas determinadas.

Otro grupo de entrevistados sealaron que no existe un formato estndar a ser utilizados por el supervisor, que slo se cuenta con un Proyecto de Gua de Supervisin de Auditora. As mismo, aclaran que estos no deben contener demasiada informacin que tal vez pueda resultar irrelevante y ms bien centrarse a los aspectos crticos que permitan asegurar razonablemente que el trabajo de control sea suficiente.

114 h. Formatos actuales de supervisin y los aspectos crticos de Control

A la pregunta: Cree usted que durante las etapas de ejecucin de la auditora operativa gubernamental se pueda monitorear los aspectos relevantes por medio de los formatos, que utiliza actualmente el supervisor?

Los entrevistados sealaron lo siguiente: No tienen conocimiento de los formatos, pero la implementacin de formatos, ayudara a organizar las labores de supervisin, siendo necesario un aporte en ese sentido. Los formatos deben ser utilizados para la ejecucin en todas las etapas, tal vez podra darse un nfasis mayor a la ejecucin, pero sin descuidar las otras etapas, sobre todo de la planificacin.

Otro grupo de entrevistados sealaron que son aspectos relevantes que forman parte importante de la auditora, pero no hay formatos

pre-establecidos o Standard, estos deberan disearse de acuerdo a las circunstancias para uniformizar procedimientos de supervisin.

i.

Aspectos crticos en las etapas de la ejecucin de la auditora. A la pregunta: Basndose en su experiencia profesional, Cules cree que son los aspectos principales y crticos, que determinan el adecuado logro de los objetivos de la auditora operativa

115 gubernamental, en los gobiernos locales de Lima Metropolitana, y deberan ser incluidos en un sistema de monitoreo eficaz?

Los entrevistados sealaron lo siguiente: En el planeamiento Determinacin de objetivos (generales y especficos). Determinacin de las reas a revisar. Determinacin de criterios. Con el Memorando de Planteamiento, se puede ubicar los puntos crticos. Especialmente en el Memorando de Programacin y la elaboracin del plan de examen especial. El enfoque de arriba hacia abajo. Definicin del Alcance. Estimacin de tiempos. Conocimiento de las actividades de la entidad y establecimiento de reas crticas o de riesgo. Determinacin de la muestra. La experiencia del auditor, Jefe de Comisin, y Supervisor. Conocimiento previo de la entidad y operaciones a auditar.

En el trabajo de campo Obtencin de la evidencia Elaboracin de papeles de trabajo Ejecucin de todos los procedimientos

116 Redaccin coherente de los hallazgos, considerando los atributos. Control de comunicacin de los hallazgos.

En la formulacin del informe Evaluacin objetiva de los descargos presentados Esmero en recomendaciones que permitan superar la causa. Determinacin de las responsabilidades.

4.2 Resultados de las Encuestas En base a los resultados obtenidos, se presentaran en forma de comentario, un resumen de la opinin que brindaron los encuestados en relacin a las siguientes interrogantes: a) Cumplimiento de objetivos y normas por un sistema de

supervisin eficaz

A la pregunta Cree usted que el logro de los objetivos y metas previstos y cumplimiento de las Normas de Auditora se debe a que existe un sistema de supervisin eficaz en los rganos de Control Institucional de los Gobiernos Locales de Lima

Metropolitana?

117 No siempre se cuenta con un supervisor que cautele el logro de objetivos y metas. El sistema de supervisin no siempre lo permite. No siempre se cumple con los objetivos y metas previstos. Ninguna de las anteriores.

ANLISIS DE LA FRECUENCIA

a b c d TOTAL

8 11 9 2 30

25% 38% 31% 6% 100%

Con respecto a sta pregunta nuestros encuestados marcaron lo siguiente: para la primera alternativa un 25% de los encuestados, sealan que: no siempre se cuenta con un supervisor que cautele el logro de los objetivos y metas; con lo que se refiere a la segunda alternativa un 38% seal que: el sistema de supervisin no siempre lo permite; con respecto a la tercera alternativa: un 31% de los encuestados sealaron: no siempre se cumple con los objetivos y metas previstos; por ltimo un pequeo grupo de encuestados 6% seal que: ninguna de las anteriores; tal como se muestra en el grfico siguiente.

118

CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS Y NORMAS POR UN SISTEMA DE SUPERVISIN EFICAZ

38% 31% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0%


a) Solo si se toma los aspectos crticos b) El sistema de monitoreo lo permite c)No siempre se llega a los objetivos previstos d) Ninguna de las anteriores

25%

6%

FUENTE: Encuesta a Supervisores y auditores que laboran en el rgano de Control Institucional de Lima Metropolitana.

b)

Los formatos de supervisin son apropiados.

A la pregunta Cree usted que los formatos de supervisin que utiliza el supervisor, cumpla con certeza los estndares

apropiados para garantizar el seguimiento del logro de los objetivos en el plazo previsto?

119 No siempre los supervisores documentan su labor. Los formatos de supervisin deben de adecuarse. No existen formatos que evidencien la labor de supervisin. Ninguna de las anteriores.

ANLISIS DE LA FRECUENCIA

a b c d TOTAL

0 17 13 0 30

0% 56% 44% 0% 100%

Con respecto a sta pregunta nuestros encuestados marcaron lo siguiente: para la segunda alternativa un 56% seal que: los formatos de supervisin deben de adecuarse; con respecto a la tercera alternativa: un 44% de los encuestados sealaron: no existe formatos que evidencie la labor de supervisin.

120

LOS FORMATOS DE SUPERVISIN SON APROPIADOS

56% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 1 0% 0%


a) Siempre y cuando el auditor cumpla su labor

44%

b) Los formatos de monitoreo deben de adecuarse c) Solo si se renen constantemente el supervisor y los auditores d) Ninguna de las anteriores

FUENTE: Encuesta a Supervisores y auditores que laboran en el rgano de Control Institucional de los Gobiernos Locales de Lima Metropolit ana.

c)

Los Formatos estndar.

A la pregunta Cree usted que los formatos, que utilizan los supervisores sean los adecuados para la Auditora Operativa de los Gobiernos Locales?

121

Si son los adecuados.

No son estndar. Los formatos se deben de acondicionar de acuerdo a la entidad. Ninguna de las anteriores.

ANLISIS DE LA FRECUENCIA

a b c d TOTAL

4 9 15 2 30

13% 31% 50% 6% 100%

Con respecto a sta pregunta la mayora de nuestros encuestados marcaron lo siguiente: el 31% sealaron que no son estndar; y el 50% que son la mayora, sealaron que los formatos se debe n adecuar de acuerdo a la entidad.

122

FORMATOS ESTNDAR

50% 50% 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% 6% 31%

13%

a) Son las Adecuadas b) No son Estndar c) Se pueden condicionar e) Ninguna de las Aneriores

FUENTE: Encuesta a Supervisores y auditores que laboran en el rgano de Cont rol Institucional de los Gobiernos Locales de Lima Metropolit ana.

123 d) Mtodo de Monitoreo.

A la pregunta Cul es su opinin de establecer un mtodo de monitoreo, focalizando los aspectos crticos en la Auditora Operativa de los Gobiernos Locales?

El sistema de monitoreo debe formularse de acuerdo a la entidad. Debe de estar basado en criterios tcnicos de auditora. Solo si se conocen los aspectos crticos de la aud. Operat. Gub. Ninguna de las anteriores

ANLISIS DE LA FRECUENCIA

a b c d TOTAL

11 17 2 0 30

38% 56% 6% 0 100%

Con respecto a sta pregunta la mayora de nuestros encuestados marcaron lo siguiente: un 56% de los encuestados, sealan que debe de estar basado en criterios tcnicos de auditora; y, el 38% de los encuestados, marc: el sistema de monitoreo debe de formularse de acuerdo a la entidad.

124

MTODOS DE MONITOREO

60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 38%

56%

6%

0%

a) Sistema de Monitoreo b) Criterios Tcnicos c) Aspectos Crticos d) Ninguna de las Anteriores

FUENTE: Encuesta a supervisores y auditores que laboran en el rgano de Control Institucional de los Gobiernos Locales de Lima Metropolit ana.

125 e) El monitoreo y los aspectos crticos.

A la pregunta Cree usted que el mtodo de monitoreo focalizando los aspectos crticos del proceso de la auditora operativa gubernamental, aplicados en los Gobiernos Locales van a ayudar en el cumplimiento de los plazos previstos?

Solo si el mtodo es adecuado. Si el mtodo de monitoreo esta basado en criterios tcnicos de auditora y la experiencia. Depende si el mtodo es aplicable a todas las auditoras. Ninguna de las anteriores

ANLISIS DE LA FRECUENCIA

a b c d TOTAL

17 13 0 0 30

56% 44% 0 0 100%

Con respecto a sta pregunta nuestros encuestados marcaron solo dos alternativas: un 56% de los encuestados, sealan que solo si el mtodo es adecuado; y, el 44% seal si el mtodo de monitoreo est basado

126 en criterios tcnicos de auditora y la experiencia, tal como se muestra en el siguiente grfico.

EL MONITOREO Y LOS ASPECTOS CRTICOS

60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%

56% 44%

0% 0%
a) Mtodo Adecuado b) Criterios Tcnicos c) Mtodo Aplicable e) Ninguna de las Anteriores

FUENTE: Encuesta a Supervisores y auditores que laboran en el rgano de Control Institucional de los Gobiernos Locales de Lima Metropolit ana.

127 f) Efecto del mtodo de monitoreo en la auditora operativa.

A la pregunta Cules seran los resultados de aplicar el mtodo de monitoreo a una Auditora Operativa, en los Gobiernos Locales?

Solo se cumplira con las normas de auditora Focalizar los aspectos crticos Apoyar al supervisor para un eficiente seguimiento, optimizando su tiempo. Ninguna de las anteriores.

ANLISIS DE LA FRECUENCIA

a b c d TOTAL

0 13 17 0 30

0% 44% 56% 0% 100%

Con respecto a sta pregunta nuestros encuestados marcaron lo siguiente: con respecto a la segunda alternativa: focalizar los aspectos crticos, un 44% de los encuestados, marc; otro grupo de encuestados

128 el 56% seal que: apoyar al supervisor, para un eficiente seguimiento, optimizando su tiempo.

EFECTO DEL MTODO DE MONITOREO EN LA AUDITORA OPERATIVA

56% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 0%


a) Se cumplen con las Normas de Auditora b) Focaliza los aspectos Crticos c) Apoyar al supervisor d) Ninguna de las Anteriores

44%

0%

FUENTE: Encuesta a Supervisores y auditores que laboran en el rgano de Control Institucional de los Gobiernos Locales de Lima Metropolit ana.

129 g) Los mtodos de monitoreo y los objetivos previstos.

A la pregunta Cundo el sistema de supervisin se complementa con un mtodo de monitoreo enfocando los aspectos crticos en una auditora operativa, se cumplir con los objetivos previstos, de manera eficaz?

A B C D E

Definitivamente s Probablemente s No sabe, no opina. Probablemente no. Definitivamente no.

ANLISIS DE LA FRECUENCIA

a b c d TOTAL

15 15 0 0 30

50% 50% 0% 0% 100%

Con respecto a sta pregunta nuestros encuestados marcaron lo siguiente: la primera alternativa un 50%, sealan que: definitivamente

130 si; otro grupo de encuestados 50% sealaron la segunda alternativa: probablemente S.

LOS MTODOS DE MONITOREO Y LOS OBJETIVOS PREVISTOS

50% 50% 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% 0% 0% 0%
a) Definitivamene s b) Definitiva no c) No sabe, no opina d) Probablemente no e) Definitivamente no

50%

FUENTE: Encuesta a Supervisores y auditores que laboran en el rgano de Control Institucional de los Gobiernos Locales de Lima Metropolit ana.

h)

Los mtodos de monitoreo ms recomendables.

A la pregunta Cul de los mtodos de monitoreo es el ms recomendable para aplicar al proceso de una Auditora Operativa en los

131 Gobiernos Locales, a fin de cautelar el cumplimiento de los objetivos y metas eficazmente?

a b c d

EL PERT - CPM. Diagrama de GANNT. Grficos de recursos. Otros.

ANLISIS DE LA FRECUENCIA

a b c d TOTAL

11 17 2 0 30

38% 56% 6% 0 100%

Con respecto a sta pregunta nuestros encuestados marcaron lo siguiente: en la primera alternativa un 31% de los encuestados, sealan que: El PERT-CPM; otro grupo de encuestados un 19% sealaron por la segunda alternativa que: Diagrama de GANNT; con respecto a la tercera alternativa: Grficos de Recursos, no lo marcaron por creer que no es el recomendable; sin embargo por la ltima alternativa: otros; marc un 50% de los encuestados.

132

LOS MTODOS DE MONITOREO MS RECOMENDABLES


50%

50% 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% 0%


a) El PERT-CPM b) Diagrama de GANNT c) Grficas de recursos d) Otros

31% 19%

FUENTE: Encuesta a Supervisores y auditores que laboran en el rgano de Control Institucional de los Gobiernos Locales de Lima Metropolit ana.

i)

Formatos estndar y control del avance de la auditora

A la pregunta Cree usted que con formatos estndar los supervisores puedan determinar el avance exacto en porcentajes, del programa de auditora y de la formulacin del informe?

133

Depende como estn formulados los formatos. Estos formatos deben estar formulados teniendo en cuenta las etapas de la auditora. No se requieren de formatos estndar.

Ninguna de las anteriores

ANLISIS DE LA FRECUENCIA

a b c d TOTAL

12 8 8 2 30

46% 25% 25% 6% 100%

Con respecto a sta pregunta nuestros encuestados marcaron lo siguiente: para la primera alternativa, Depende como estn formulados los formatos, marc la mayora con un 44%; con lo que se refiere a la segunda alternativa un 25% seal que: estos formatos deben estar formulados teniendo en cuenta las etapas de la auditora; con respecto a la tercera alternativa: un 25% de los encuestados sealaron: no se requieren formatos estndar; tal como se indica en el siguiente grfico.

134

FORMATOS ESTNDAR Y CONTROL DEL AVANCE DE LA AUDITORA

45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0%

44% 25% 25% 6%


a) Si se puede cuantificar con los formatos estndar b) Cada supervisor maneja sus formatos c) Los formatos no deben de ser estndar d) Ninguna de las anteriores

FUENTE: Encuesta a Supervisores y auditores que laboran en el rgano de Control Institucional de los Gobiernos Locales de Lima Metropolit ana.

135

CAPTULO V: DISCUSIN, CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5.1 Discusin

Este captulo tiene el propsito de presentar el proceso que conduce a la demostracin de la hiptesis propuesta en la investigacin EL MTODO DE MONITOREO PARA SUPERVISAR LAS AUDITORAS REALIZADAS EN LOS GOBIERNOS LOCALES DE LIMA METROPOLITANA,

FOCALIZANDO LOS ASPECTOS CRTICOS, PERMITE ESTANDARIZAR EL PROCESO DE SUPERVISIN Y MEJORAR LA CALIDAD DE LOS INFORMES EMITIDOS POR LA COMISIN DE AUDITORA EN LA OPORTUNIDAD PROGRAMADA

Este estudio comprende, como parte de la investigacin el cumplimiento de los siguientes objetivos especficos:

a. Determinar

los

procedimientos

de

monitoreo

para

supervisar

eficazmente el proceso de la auditora operativa gubernamental, para que el informe sea emitido con calidad y oportunidad.

136 b. Establecer los aspectos a ser monitoreados en la ejecucin de la auditora operativa gubernamental, para que la labor del supervisor sea eficaz.

c. Disear los documentos de monitoreo que el supervisor, debe emitir para demostrar que su intervencin se centro en los aspectos importantes de la auditora operativa.

5.1.1 Anlisis e Interpretacin de resultados de las entrevistas

a. Los procedimientos de monitoreo

Vigilancia constante del proceso de auditora con la finalidad de adoptar correctivos en los casos de desviacin de los objetivos.

Evaluar la calidad del control interno para adecuarlo a las circunstancias que se presenten en el tiempo, para que el informe resultante se presente en la oportunidad y plazos previstos en la planificacin.

El monitoreo al proceso de la auditora operativa reducir los reprocesos y el insumo de horas hombre en aspectos de poca importancia y por ende reducir el tiempo y costos.

137 b. Aspectos que deben monitorearse, para que la labor del supervisor sea eficaz

El monitoreo debe ser a las tres etapas de la auditora.

Proceso de planeamiento: determinacin de objetivos, criterios, alcance, muestra y tiempo de ejecucin de la auditora.

Proceso de ejecucin del programa de auditora: lo ms importante es la evidencia, papeles de trabajo, ejecucin de los procedimientos, redaccin de los hallazgos y control adecuado de la comunicacin de los hallazgos a las personas que intervinieron en los hechos detectados.

Formulacin del informe: la evaluacin de los descargos, determinacin de responsabilidades y formulacin de

recomendaciones efectivas para superar las causas de los hechos observados.

c. Documentos de Monitoreo

No existe un marco normativo y la Contralora General no supervisa el accionar de los rganos de Control Institucional durante el proceso de la auditora.

138

No existe un formato estndar para la supervisin

No se aplica formatos de supervisin, y que estos por s solo seran insuficientes para focalizar los puntos crticos, por lo cual se debe complementar con acciones y evaluaciones de la eficacia de los controles internos del proceso de la auditora

Se requiere disear formatos de monitoreo para que el supervisor de auditoria documente el cumplimiento de su labor, como parte de su papeles de trabajo.

5.1.2 Anlisis e Interpretacin de resultados de las encuestas

a. Los procedimientos de monitoreo

La mayora de los encuestados consideran que se debe cautelar el cumplimiento de los objetivos y metas de la auditora en la oportunidad requerida.

De igual forma, otros encuestados consideran que el control del proceso de la auditora operativa gubernamental, debe estar basado en criterios tcnicos y la experiencia del supervisor.

139 b. Aspectos que deben monitorearse, para que la labor del supervisor sea eficaz.

De igual forma, otros encuestados consideran que el control del proceso de la auditora operativa gubernamental, debe estar basado en criterios tcnicos y la experiencia del supervisor.

La mayora de los encuestados consideran aplicable el mtodo de monitoreo a los aspectos crticos del proceso de auditor a operativa en el gobierno local, siempre y cuando el mtodo de monitoreo est basado en criterios tcnicos de auditora y la experiencia, esto significa que los encuestados solo creen en ste mtodo, si otros auditores ya los han utilizado. As mismo, que el apoyo de la supervisin sera eficaz porque focalizara en los aspectos crticos del proceso de la auditora;

optimizando sus horas hombre.

Respecto al cumplimiento de los objetivos de la auditora, el 50% de los encuestados indicaron que cundo el supervisor complementa su funcin con el mtodo de monitoreo, enfocando en los aspectos crticos de la Auditora, se lograra cumplir los objetivos previstos de manera eficaz; y el otro 50% sealaron: probablemente s, esto quiere decir que es probable que se cumpla los objetivos previstos pero no eficazmente, habiendo escepticismo en esta respuesta por los encuestados.

140 c. Los documentos de monitoreo

Respecto al cumplimiento de los objetivos de la auditora, el 50% de los encuestados indicaron que cundo el supervisor complementa su funcin con el mtodo de monitoreo, enfocando en los aspectos crticos de la Auditora, se lograra cumplir los objetivos previstos de manera eficaz; y el otro 50% sealaron: probablemente s, esto quiere decir que es probable que se cumpla los objetivos previstos pero no eficazmente, habiendo escepticismo en esta respuesta por los encuestados.

La mayora de los auditores encuestados consideran que el avance de la auditora operativa se puede cuantificar siempre en cuando los formatos o documentos de monitoreo estn diseados adecuadamente, esto quiere decir que el supervisor puede trabajar con estos formatos y les servirn como una herramienta tcnica para medir el avance exacto del desarrollo del proceso de auditora en general, y particularmente la fase de elaboracin del informe resultante;

La segunda mayora de encuestados seal que estos documentos seran tiles siempre en cuando puedan medir el avance de las diferentes etapas de la auditora;

141 Un tercer grupo siendo tambin la segunda mayora seal que los formatos no deben de ser estndar, quiere decir que no se pueden trabajar con un solo formato, posiblemente consideran que los formatos deben ser de acuerdo a cada auditora que se realice.

5.1.3 Anlisis de las variables

5.1.3.1 Anlisis sobre Monitoreo

Consideramos que el significado de monitoreo es diferente de supervisin y evaluacin, tal como se fundamenta

seguidamente.

Supervisin es el examen diligente y cuidadoso, que realiza un nivel superior, del trabajo desarrollado por otros; y evaluacin es la estimacin del rendimiento o valor de algo. Como se aprecia tanto la supervisin como la evaluacin son de carcter externo y posterior a la ejecucin de un evento o proceso.

El trmino

monitoreo

(seguimiento) es

empleado

por

administradores que desean realizar una apreciacin del progreso de un proyecto/programa. Un monitoreo

(seguimiento) es emprendido por aquellos que dirigen el

142 proyecto/programa es decir que se trata de un proceso interno. Se lleva a cabo en intervalos regulares durante la duracin de todo el proyecto/programa y es usualmente integrado en el sistema interno de manejo del desempeo. Es una funcin continua que utiliza una recopilacin sistemtica de datos sobre indicadores especificados para proporcionar a los administradores y a las partes interesadas principales de una intervencin para el desarrollo, indicaciones sobre el avance y el logro de los objetivos as como de la utilizacin de los fondos asignados.

Teniendo en cuenta las definiciones antes vertidas, se determina que el monitoreo es intrnseco al proceso de un proyecto/programa que cautela de manera preventiva y concurrente las posibles desviaciones en el desarrollo de las actividades y dispone las acciones correctivas de manera inmediata, con la finalidad de asegurar que el producto sea de calidad y se obtenga en el plazo programado o establecido previamente, en cumplimiento de los objetivos y metas; en tal sentido, el monitoreo cumple la funcin de control interno de un proyecto/programa.

El control interno no puede existir si previamente no existen objetivos, metas e indicadores de rendimiento. Si no se conocen los resultados que deben lograrse, es imposible

143 definir las medidas necesarias para alcanzarlos y evaluar su grado de cumplimiento en forma peridica; as como minimizar la ocurrencia de sorpresas en el curso de las operaciones. Por lo tanto, el monitoreo, es el proceso que evala la calidad del funcionamiento del control interno en el tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinmica, cambiando cuando las circunstancias as lo requieran. En tal sentido, se debe tener presente los elementos que conforman las actividades de monitoreo:

Monitoreo del rendimiento; Revisin de los supuestos que soportan los objetivos del control interno;

Aplicacin de procedimientos de seguimiento; y, Evaluacin de la calidad del control interno.

La NAGU 1.60 Control de Calidad, dispone que el rgano de Auditora Interna, debe establecer y mantener un adecuado sistema de control de calidad que permita ofrecer seguridad razonable que la auditora se ejecuta en concordancia con las Normas de Auditora Gubernamental, el Manual de Auditora Gubernamental y las Guas de Auditora.

Al respecto, precisa que el control de calidad es el conjunto de polticas y procedimientos, as como los recursos tcnicos

144 especializados para cerciorarse que las auditoras se realizan de acuerdo con las normas de auditora gubernamental. Teniendo en cuenta el cumplimiento de la referida norma, el monitoreo aplicado al plan de auditora presenta el siguiente efecto:

a. Enfoca los aspectos crticos de la auditora operativa gubernamental, basado en criterios tcnicos, para que la labor del supervisor sea eficaz.

b. Reduccin de tiempo y costos en el reproceso, mejorando el servicio que brindan los rganos de Control

Institucional en las entidades municipales y elevando el prestigio en el Sistema Nacional de Control.

c. Control preventivo y concurrente de la eficacia del diseo y operacin de la estructura de control interno del plan de auditora, para determinar si est funcionando de acuerdo a lo planeado y que se modifica cuando es necesario.

d. Reaccin dinmica, cambiando el sistema de seguimiento cuando las circunstancias as lo requieran.

145 e. Previene los sucesos y acciona ante situaciones que impidan cumplir las Normas de Auditora Gubernamental (NAGU) y el Manual de Auditora Gubernamental (MAGU).

5.1.3.2 Anlisis sobre Informe de Auditora

El anlisis de este documento es importante pues se trata del producto final del trabajo del auditor, el cual fue previsto en el plan de auditora; por lo tanto contiene el mensaje del auditor sobre lo que ha hecho y como lo ha realizado; as mismo, los resultados obtenidos. En tal sentido, cabe resaltar a manera de introduccin, los aspectos de su importancia:

El informe es el nico resultado tangible de la auditora realizada.

La auditora ser juzgada en funcin de la utilidad del informe para el usuario final.

El encargo de la ejecucin de otras auditoras e incluso la imagen del auditor, se ver condicionada por la valoracin del informe.

El presente trabajo de investigacin radica principalmente en la determinacin de un mtodo que haga posible la emisin

146 de un informe de auditora con calidad y oportunidad, teniendo como mbito los gobiernos locales de Lima Metropolitana; en tal sentido se consider pertinente denominar como Auditora Operativa al Examen Especial, el cual es uno de los tipos de auditora establecido en las y el Normas Manual de de Auditora Auditora

Gubernamental

NAGU

Gubernamental MAGU y que generalmente realizan los rganos de Control Institucional de los gobiernos locales. En tal sentido, el presente anlisis se realiza al Informe de Auditora Operativa, con enfoque gubernamental.

Definicin.- El informe de auditora operativa gubernamental, es el documento emitido por el Auditor como resultado final de su examen y/o evaluacin, incluye informacin suficiente sobre Observaciones, Conclusiones de hechos significativos, as como Recomendaciones constructivas para superar las debilidades en cuanto a polticas, procedimientos,

cumplimiento de normas y otros.

Importancia.-

El

informe

de

auditora

operativa

gubernamental, reviste gran Importancia, porque suministra a la administracin del gobierno local, informacin sustancial sobre su proceso administrativo, como una forma de contribuir al cumplimiento de sus metas y objetivos programados.

147 El Informe a travs de sus observaciones, conclusiones y recomendaciones, constituye el mejor medio para que las organizaciones puedan apreciar la forma como estn

operando. En algunas oportunidades puede ocurrir que, debido a un descuido en su preparacin, se pierde la oportunidad de hacer conocer al gobierno local lo que realmente desea o necesita conocer para optimizar su administracin, a pesar de que se haya emitido un voluminoso informe, pero inadvertidamente puede faltarle la sustentacin y fundamento adecuado; en consecuencia su contenido puede ser pobre; con esto queremos hacer resaltar el hecho de que, el Informe debe comunicar informacin til para promover la toma de decisiones. Lamentablemente esto no se logra si el informe revela pobreza de expresin y no se aportan comentarios constructivos.

Redaccin del Informe.- La redaccin se debe efectuar en forma sencilla a fin de que su contenido sea comprensible al lector, evitando en lo posible el uso de terminologa muy especializada; evitando prrafos largos y complicados, as como expresiones demasiado tcnicas y confusas.

La redaccin del Informe debe merecer mucha atencin y cuidado de parte del auditor para que tenga la acogida y

148 aceptacin que funcionarios del gobierno local esperan de l, en este sentido el Informe debe: Despertar o motivar inters. Convencer mediante informacin sencilla, objetiva. veraz y

Por lo antes expuesto, los requisitos del informe de auditora operativa gubernamental son:

La claridad y simplicidad, significan introducir sin mayor dificultad en la mente del lector del informe, lo que el auditor ha escrito. Cuando el informe no presenta claramente los hechos, puede dar lugar a una doble interpretacin,

ocasionando de este modo que, se torne intil y pierda su utilidad.

La exactitud, es esencial en todo Informe, no solamente en lo referente a cifras, sino en cuanto a hechos. El contenido del Informe debe estar sustentado en evidencias susceptibles de ser demostradas en cualquier circunstancia; por consiguiente el Informe no debe contener conceptos errados. Nuestra misin respecto a la exactitud, es presentar informacin digna de creencia y confiabilidad, es decir que no genere duda, porque si esto ltimo ocurriera, el Informe perdera su validez

149 y como consecuencia podra devenir en demrito para el profesional y la consecuencia legal correspondiente.

El hecho de que un Informe sea conciso, no significa que su contenido sea corto, lo que se quiere es que su contenido sea breve, ya que muchos informes pueden ser amplios porque las circunstancias as lo requieren; sin embargo no deben incluir hechos impertinentes, superfluos o insignificantes.

El Informe Conciso no debe contener conceptos que no ayudan a entender el tema principal del informe, es decir, no debe incluir demasiado detalle que afecte el concepto principal del informe.

Los Informes, deben ser oportunos, de modo tal que la administracin del gobierno local pueda tomar accin

inmediata; porque de otra forma, los informes atrasados pierden valor a pesar de su buena preparacin; en

consecuencia los asuntos pendientes de solucin que ocasionan demoras, deben tratarse a su debido tiempo durante el trabajo de campo.

Adems es importante resaltar que, un informe ser til si rene los otros requisitos sealados para su redaccin como:

150 claridad y simplicidad, exactitud, concisin, oportunidad, tono constructivo y sustentacin adecuada.

El informe de auditora operativa, debe tener un tono constructivo apropiado a la circunstancia para la cual fue emitido, con esto queremos significar que, deben tomarse en consideracin las virtudes de la cortesa y el respeto; adems no deben menospreciarse los mtodos de trabajo o cualquier accionar de los funcionarios involucrados en los hechos observados, es preferible omitir el nombre de las personas involucradas e indicar solamente sus cargos en la redaccin de la observacin; excepto en el deslinde de responsabilidad.

El informe de la auditora operativa debe contar con una sustentacin adecuada, debe basarse en evidencias, las mismas que deben estar amparadas en documentos, pruebas u otros elementos de juicio objetivos, que permitan demostrar la validez de las observaciones; as mismo, esa objetividad debe incluir una clara diferenciacin entre lo que son: hechos, opiniones y, declaraciones.

Respecto a la estructura del informe, en el sector pblico la NAGU 4.40 establece la estructura del informe de auditora gubernamental, con el objeto de asegurar que su

denominacin, estructura y el desarrollo de sus resultados

151 guarden la debida uniformidad, ordenamiento, consistencia y calidad, para fines de su mxima utilidad por la entidad examinada. Por lo tanto, el auditor gubernamental debe cumplir esta norma en la formulacin del informe.

Sobre el particular, cabe indicar que dicha norma establece que el auditor debe expresar sus conclusiones de carcter profesional, basados en las observaciones establecidas, que se formulan como consecuencia del examen practicado; al respecto, consideramos que las conclusiones deben estar referidas a la evaluacin de los resultados del rea o proceso examinado, teniendo en cuenta los objetivos de la auditora, resaltando si la administracin utiliz los recursos pblicos, en trminos de economa, eficiencia y eficacia.

5.1.4 Constrastacin y verificacin de hiptesis

Luego del desarrollo de los objetivos especficos en la cual se ha discutido y analizado el resultados de las encuestas, entrevistas y las variables en el contexto de la realidad, con la finalidad de obtener conclusiones que nos permitan verificar y constatar la hiptesis postulada. En tal sentido, se ha analizado interpretado y comparado los resultados dentro de una relacin netamente estructural, entre los objetivos, hiptesis y conclusiones encontrndose una total relacin, lo cual nos expresa; porcentualmente el 95%, considerando el

152 siguiente ndice de relacin, tal como se muestra en el cuadro en el Anexo N 4 la relacin fue A y B.

Indice de relacin A. Total relacin B. Muy Buena relacin C. Buena relacin D. Regular relacin
E. Ninguna relacin

5 4 3 2
0

Como resultado de la contrastacin de las hiptesis, obtenidos en la prueba de campo ha permitido determinar que la hiptesis presentada tiene un alto nivel de consistencia y veracidad, toda vez que la Aplicacin del Mtodo de Monitoreo a la auditora Operativa, para la Emisin Oportuna del Informe de auditora, en un Gobierno Local, permitira que los rganos de Control Institucional de los gobiernos locales de Lima Metropolitana cuenten con un adecuado sistema de control de calidad que les permita ofrecer seguridad razonable que la Auditora se ejecuta en concordancia con las Normas , Manual y las Guas de Auditora Gubernamental; y, el supervisor evidencie su labor durante el desarrollo de la auditora, en cuanto a la oportunidad y el aporte tcnico que brind.

153 Como resultado de la contrastacin de las hiptesis, obtenidos en la prueba de campo ha permitido determinar que la hiptesis presentada tiene un alto nivel de consistencia y veracidad, toda vez que la Aplicacin del Mtodo de Monitoreo a la auditora Operativa, para la Emisin Oportuna del Informe de auditora , en un Gobierno Local , permitira que los rganos de Control Institucional de los gobiernos locales de Lima Metropolitana cuenten con un adecuado sistema de control de calidad que les permita ofrecer seguridad razonable que la Auditora se ejecuta en concordancia con las Normas, Manual y las Guas de Auditora Gubernamental; y, el supervisor evidencie su labor durante el desarrollo de la auditora, en cuanto a la oportunidad y el aporte tcnico que brind.

En base a los resultados de la presente investigacin, se ha formulado un mtodo de supervisin, cuyo ejemplar se adjunta en el Anexo N 1, denominado MONITOREO DEL PROCESO DE AUDITORA OPERATIVA GUBERNAMENTAL EN UN GOBIERNO LOCAL, PARA LA EMISIN OPORTUNA Y ADECUADA DEL INFORME, con la finalidad de brindar una herramienta tcnica para la supervisin del proceso de Auditora Operativa Gubernamental (Examen Especial) en los gobiernos locales de Lima Metropolitana y fortalecer el accionar del rgano de Control Institucional de dichas entidades pblicas. Esta propuesta se basa en mi experiencia profesional como auditora de la Contralora General de la Repblica, en las funciones de supervisor de auditora y de la evaluacin de los informes emitidos por los rganos de Control Institucional de los Gobiernos Locales.

154 5.2 Conclusiones En el marco de la investigacin y teniendo en cuenta que la Contralora General de la Repblica ha dispuesto que los rganos de Control Institucional de los Gobiernos Locales, deben establecer un adecuado sistema de control de calidad de las acciones de control que realizan, se concluye en lo siguiente:

a. La Contralora General de la Repblica, como ente rector del Sistema Nacional de Control, no ha establecido un sistema de supervisin de la auditora gubernamental que facilite y garantice su ejecucin de manera eficaz, pese a que la supervisin que se realiza no siempre incide en los aspectos crticos del mismo; sin embargo, mediante el mtodo de monitoreo de la auditoria operativa gubernamental es posible determinar esos aspectos a ser focalizados, en base a los cuales se pueden advertir las variaciones o sucesos de importancia que limiten o impidan cumplir con los objetivos y metas previstos, brindando como resultado informes con calidad y en la oportunidad requerida, que consignen

recomendaciones con valor agregado y factibles de ser implementados, tendiendo en cuenta beneficio/costo en el marco del cumplimiento legal.

b. Los rganos de Control Institucional de los gobiernos locales no cuentan con un adecuado sistema de control de calidad de las acciones de control que realizan y la Contralora General no supervisa el accionar de stos durante el proceso de la auditora gubernamental, y la manera tradicional de supervisin permite deficiencias e inoportunidad en la formulacin y la

155 emisin de los informes, lo cual puede ser revertido con el mtodo de monitoreo de esta auditora, convirtindose en una opcin adecuada.

c. Los informes que emiten los rganos de Control Institucional de los gobiernos locales de Lima Metropolitana, no siempre reflejan los resultados esperados de acuerdo a los objetivos de los planes anuales de control, por lo tanto el mtodo de monitoreo debe ser adecuadamente realizado por el supervisor avocndose en los aspectos crticos e importantes de las etapas de la auditora operativa gubernamental, para cumplir con los objetivos establecidos en el memorando de planificacin, y requiere que los recursos humanos se encuentre n debidamente entrenados y/o con experiencia. De esta manera el monitoreo al proceso de la auditora operativa reducir el nmero de los reprocesos y minimizar el insumo de horas hombre en aspectos de poca importancia y por ende se aprovechar adecuadamente el tiempo y los costos establecidos en el plan anual de Acciones de Control del rgano de Control Institucional de un gobierno local.

d. La NAGU 3.30 Supervisin del Trabajo de Auditora, dispone que aquellos que ejercen la funcin de supervisin, deben dejar evidencia de la labor realizada en los papeles de trabajo durante el desarrollo de la auditora, a efectos de establecer la oportunidad y el aporte tcnico que brindaron, sin embargo no establece los documentos a emitirse; por lo tanto, los formatos de monitoreo permitiran estandarizar las actividades de supervisin y los aspectos a ser revisados prioritariamente, facilitando y encausando su

156 labor de manera eficaz y que a la participacin. vez permitar la evaluacin de su

5.3 Recomendaciones

En base a las conclusiones obtenidas en la investigacin, se infieren las siguientes recomendaciones:

a. Es importante y necesario que la Contralora General de la Repblica considere y apruebe la metodologa de monitoreo para supervisar la realizacin del Examen Especial, denominado en este documento como auditora operativa, ejecutado por los rganos de Control Institucional de los Gobiernos Locales de Lima Metropolitana, para que los informes resultantes se emitan con el sustento tcnico y normativo que corresponda, es decir con la calidad razonable, en el tiempo establecido en el Plan Anual de Control.

b. La Contralora General de la Repblica debe incluir en el Reglamento de rganos de Control Institucional el mtodo de monitoreo para el control de las fases de la auditora: planeacin y ejecucin, aplicando procedimientos preventivos y concurrentes que minimicen los posibles errores y eviten reprocesos en la formulacin de las observaciones y del informe resultante, emitidos por los rganos de Control Institucional de los Gobiernos Locales de Lima Metropolita.

157 c. Que, la Contralora General de la Repblica establezca un sistema de certificacin de Supervisor especialista en Monitoreo, capacitado en control de calidad y administracin de riesgos en el proceso de auditora operativa (Examen Especial) de un Gobierno Local. As mismo, establezca esta certificacin como uno de los requisitos para asumir la Jefatura del rgano de Control Institucional de un Gobierno Local.

d. Que, La Contralora General de la Repblica, disponga que en el Manual de Auditora Gubernamental - MAGU se incluya como parte de los papeles de trabajo del supervisor, los formatos de monitoreo y el file de Monitoreo del Auditora Operativa Gubernamental (Examen Especial) en un gobierno local, que se consignan en la propuesta de metodologa de monitoreo, anexo a la presente tesis.

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GERENCIA DE

SOCIAL,

DISEO

EVALUACIN

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SOCIALES,

UNIVERSIDAD DEL PACIFICO. CENTRO DE INVESTIGACIN, p.p. 196210.

160

ANEXOS

161 ANEXO N 1

PROPUESTA DE UNA METODOLOGA DE SUPERVISIN

MONITOREO DEL PROCESO DE AUDITORA OPERATIVA GUBERNAMENTAL EN UN GOBIERNO LOCAL, PARA LA EMISIN OPORTUNA Y ADECUADA DEL INFORME

162 Finalidad Establecer un mtodo de monitoreo o seguimiento focalizando los aspectos crticos de la auditora operativa gubernamental, basado en criterios tcnicos, para que la labor de supervisin de una auditora operativa sea eficaz, permitiendo lograr una razonable seguridad de que sta es llevada a cabo, de conformidad con los objetivos previstos y el cumplimiento de las normas de auditora.

As mismo, apoyar al supervisor y al Jefe del rgano de Control Interno de los Gobiernos Locales para una eficiente ejecucin de la auditora operativa, logrando un trabajo con objetividad, de calidad y oportuno ; adems incidir en la reduccin de costos y tiempos en reprocesos, mejorando el servicio que brindan los rganos de Control Interno en las entidades municipales y elevando su prestigio en el mbito del Sistema Nacional de Control.

Alcance La presente metodologa abarca: El proceso de supervisin de la auditora operativa en las etapas de: planeamiento, ejecucin, formulacin y emisin de los Informes.

La formulacin de papeles de trabajo estndar (formatos) para documentar el monitoreo realizado por el supervisin.

163 Base normativa Ley N 27785 Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica.

Normas de Auditora Generalmente Aceptadas-NAGA.

Declaraciones de Procedimientos de Auditora (Statements of Auditing Standards) en la medida que resulten aplicables

Manual Internacional de Pronunciamientos de Auditora y Aseguramiento Edicin 2004 preparado por la Federacin Internacional de Contadores -IFAC. Normas de Auditora Gubernamental NAGU, aprobado con Resolucin de Contralora N 162-95-CG de 26 de setiembre de 1995 y modificada por Resolucin de Contralora N 141-99-CG.

Manual de Auditora Gubernamental MAGU, aprobado con Resolucin de Contralora N 152-98-CG de 18 de diciembre de 1998.

La presentacin de esta metodologa se ha estructurado en tres partes, que se indican y desarrolla a continuacin. I. Aspectos bsicos del monitoreo en la ejecucin de una auditora operativa gubernamental. II. Monitoreo del cumplimiento de los lineamientos de poltica de control de calidad y procedimientos de supervisin. III. El proceso de la supervisin de auditora y los aspectos crticos de control.

164 I. ASPECTOS BSICOS DEL MONITOREO EN LA EJECUCIN DE UNA AUDITORA OPERATIVA GUBERNAMENTAL.

1.

Identificar o determinar los controles en el proceso de la Auditora Operativa

Controles generales de calidad, referidos a aspectos tcnico normativos para el desarrollo de la auditora , con nfasis en la seleccin, capacitacin, entrenamiento, y cualidades personales de los auditores.

Controles en el desarrollo de la auditora, referido a la supervisin y direccin del equipo de auditora, con instrucciones y directivas apropiadas. As mismo la adecuada delegacin en personal idneo y experimentado.

Controles aplicados durante el desarrollo y una vez concluida la auditora, referidos a establecer polticas y procedimientos que permitan confirmar que estos procedimientos de control de calidad se han aplicado satisfactoriamente, asegurando la calidad y oportunidad de los informes.

2.

Optimizacin de los recursos, mediante una supervisin efectiva La primera Norma de Auditora Generalmente Aceptada NAGA, relativa a la Ejecucin del Trabajo, establece: El trabajo debe planificarse adecuadamente y los asistentes, si los hay, deben supervisarse apropiadamente:

165 La supervisin debe estar a cargo de un profesional calificado para absolver consultas tcnicas y operativas, resolver problemas que puedan surgir con la entidad auditada o al interior de la comisin, reforzar los criterios de auditora hacia la conduccin exitosa del trabajo.

El supervisor debe mostrarse como un tutor o instructor, par evitar la dependencia. De esta forma se logra que el personal aprenda a pensar por si mismos. El supervisor no debe sentir que debe tener todas las respuestas. Y si las tuviera, ello no necesariamente ayudara al supervisado; para monitorear adecuadamente a cada integrante, es conveniente formular preguntas, antes de ofrecer asesoramiento, averiguar de qu manera el auditor manejara una situacin determinada.

El supervisor durante el monitoreo, puede ofrecer sugerencias, pero como un punto de vista y no como la palabra final y terminante. Por lo cual debe utilizar las siguientes frases: "Otra forma de ver este asunto es..." "Tal como yo lo veo..." "Quiz le convenga pensar en una explicacin alternativa..." "Parecera que..."

El sistema de monitoreo permite que el supervisor sea un instructor, ensee tanto la tarea como los alcances interpersonales

166 de la misma, considerando que todo trabajo tiene dos

dimensiones: los requisitos de la tarea (como llevarla a cabo) y los requisitos interpersonales (como trabajar con gente mientras se realiza la tarea). Sus puntos de vista sobre la dimensin interpersonal pueden ser particularmente valiosos.

El sistema de monitoreo esta orientado a reducir el riesgo de los sobre costos y los tiempos por reprocesos, cautelando que la auditora sea llevada a cabo de conformidad con los objetivos, polticas y normas previstas; as como, la emisin de informes de auditora que muestren recomendaciones tcnicas importantes y significativas que redunden en una gestin eficiente y transparente de los funcionarios y servidores pblicos, y consecuentemente, el mejoramiento de los servicios pblicos que dicha entidad brinde a la ciudadana.

Obtener una razonable seguridad de que la auditora en todas sus etapas es llevada a cabo, de conformidad con las normas de auditora, acorde con los objetivos previstos y si los procedimientos claves de la auditora de impacto en sus resultados, se vienen administrando con la debida eficacia y oportunidad.

La supervisin con el sistema de monitoreo del desarrollo de la auditora pretende lograr:

167 Una mayor seguridad de la calidad del examen realizado y de sus resultados. Emisin oportuna de informes con la debida calidad. Informes que impulsen un mejoramiento continuo y una cultura de calidad. Disminucin significativa de reproceso de los informes emitidos: Informes documentados y sustentados tcnicamente por especialistas idneos Formulacin aplicables de recomendaciones significativas y

II.

Monitoreo del cumplimiento de los lineamientos de poltica de control de calidad y procedimientos de supervisin

Consideraciones en torno a las Polticas y Procedimientos de Supervisin.

Las normas internacionales de auditora y las emitidas por el Sistema Nacional de Control contemplan normas relativas al Control de Calidad: con tal objetivo establecen criterios para implementar las polticas y

procedimientos de control de calidad a fin de asegurar que todas las auditoras sean ejecutadas de acuerdo con dichas normas.

As tenemos que la Norma Internacional de Auditora 220 emitida por el IFAC y aprobada en Diciembre de 2004 por la Comisin Permanente de Normas

168 Internacionales de Auditora de la Junta de Decanos de Colegios de Contadores Pblicos del Per, destaca la Supervisin como un elemento importante, estableciendo que la supervisin est estrechamente vinculada a la direccin y a la revisin del trabajo de auditora. As mismo precisa que el auditor a cargo de la supervisin debe cumplir las siguientes funciones:

a)

Supervisar el avance de la auditora para determinar si: Los auditores tienen la habilidad y competencia necesarias para llevar a cabo las tareas asignadas; Han comprendido las normas de auditora; y El trabajo se est llevando a cabo de conformidad con el planeamiento y programa de auditora.

b)

Tomar conocimiento y hacer averiguaciones sobre los aspectos vinculantes con el desarrollo de la auditora, evaluando su importancia y en coordinacin con el Auditor Encargado, pueden optar por modificar el planeamiento y programa de auditora de acuerdo a las

circunstancias surgidas durante el desarrollo del examen.

c)

Resolver las diferencias de criterio profesional que surjan entre el personal del equipo de auditora y absolver consultas que sean necesarias.

169 d) Cautelar que la auditora se lleve a cabo de conformidad con las normas de auditora gubernamental a fin de asegurar el apropiado desarrollo de la auditora y los resultados de calidad.

e)

Durante la etapa de la ejecucin de la auditora, el Supervisor informar oportunamente a los niveles gerenciales correspondientes la labor de supervisin que viene efectuando, comunicando sobre los aspectos ms relevantes, el grado de avance del trabajo de auditora de acuerdo a los procedimientos establecidos en la planificacin, as como el desempeo de los auditores y especialistas integrantes del equipo de auditora.

Lineamientos de Poltica y de Procedimientos de Supervisin.

Los lineamientos de poltica y de procedimientos de supervisin que prescribe la norma antes citada son concordantes con nuestras normas de auditora gubernamental que seala el establecimiento de polticas y procedimientos de supervisin durante el desarrollo de la auditora para mantener la calidad de los trabajos de auditora.

Las polticas vinculadas con el trabajo de supervisin de la auditora, que se deben priorizar se indican a continuacin:

170 Poltica: habilidad y competencia profesional El titular del rgano de Control Institucional de los Gobiernos Locales, al asignar las labores de supervisin, deber tener en cuenta la experiencia profesional del auditor en lo siguiente:

a)

En la aplicacin estratgica de las tcnicas de anlisis y evaluacin de los sistemas de: gestin, informacin, ambiente de control, sistemas

administrativos de personal, de logstica, patrimonial, presupuestal, contable, tesorera, deuda pblica, en las evaluaciones de riesgos y en control de procesos.

b)

En la formulacin de informes de auditora, de calidad y otros tipos de informes ejecutivos provenientes de acciones de control.

c)

En disear estrategias de control para planificar acciones de control; formular y desarrollar procedimientos de auditora.

Poltica: asignacin de autoridad y responsabilidad.

1.

En la etapa de la planificacin de cada accin de control asignado, el supervisor y coordinar con el auditor encargado, las acciones necesarias que aseguren el establecimiento de un eficaz planeamiento estratgico as como la determinacin de los objetivos que sern desarrollados segn el tipo de auditora a efectuar.

171 2. Con un adecuado sistema de monitoreo a un auditor se le puede asignar ms de una supervisin de auditoras simultneas, pudiendo este nmero ser menor, dependiendo del tipo de auditora, alcance, complejidad de las operaciones a revisar, grado de urgencia u otros factores o circunstancias que demanden una gran cantidad de horas de supervisin de la accin de control.

3.

El sistema de monitoreo debe garantizar una adecuada direccin, supervisin y revisin del trabajo a todos los niveles, a fin de proporcionar certeza de que el trabajo delegado es desempeado eficientemente y cumple con los estndares apropiados de calidad.

4.

El Supervisor informar a travs de los formatos de monitoreo, la labor desarrollada por el personal a quines se les ha delegado trabajo,

determinando si se viene llevando a cabo de manera eficiente los aspectos siguientes:

a)

El cumplimiento de los procedimientos de auditora de acuerdo a lo programado y encaminado al logro de los objetivos establecidos en el planeamiento.

b)

Las reuniones de trabajo convocadas con el fin de: reforzar la ejecucin de la auditora, priorizar el trabajo en determinadas reas, perfeccionar las estrategias a aplicar, determinacin de las tcnicas a desarrollar, el establecimiento de criterios, discusin y anlisis de las causas y

172 efectos, determinacin de responsabilidades, comunicacin de

hallazgos y otras causales que determinen la necesidad de las reuniones de trabajo.

5.

El Supervisor en todo momento coordinar con el Auditor Encargado respecto a la direccin que viene efectuando al personal del equipo de auditora, respecto al avance y calidad del trabajo de auditora delegado a cada integrante, definiendo con ste las medidas inmediatas a aplicar para el reforzamiento del desarrollo de la accin de control acorde con las circunstancias.

6.

El Supervisor cautelar que la direccin que viene dando el Auditor Encargado a los integrantes del equipo de auditora sea oportuna, efectiva y est estrechamente vinculada con el desarrollo y logro de los objetivos establecidos.

7.

Igualmente supervisar si los procedimientos de auditora desarrollados por el personal sean eficaces y debidamente aplicados de acuerdo a la planificacin establecida.

8.

En caso de que el supervisor emita sus observaciones y/o sugerencias deber considerarlos en una nota de supervisin establecida, los plazos establecidos para la superacin correspondiente a dichos documentos debern constar en los papeles de trabajo, indicando fecha y hora de la supervisin y rbrica.

173 9. Las notas de supervisin formuladas al personal integrante del equipo de auditora, sern de conocimiento del Auditor Encargado por parte del Supervisor a los efectos de impulsar las acciones de superacin.

10. Sin perjuicio de la informacin que le soliciten sobre los avances de la supervisin, el supervisor mediante sus formatos de monitoreo, en cualquier momento, puede reportar al nivel inmediato superior los aspectos ms importantes de la auditora.

11. El Supervisor deber revisar los papeles de trabajo fsicos y/o electrnicos para establecer si la ejecucin de los programas de auditora, se vienen realizando de manera apropiada.

12. Evaluar las situaciones importantes que se hayan detectado, con la finalidad de establecer los documentos que, se requieren para sustentarlo como un aspecto de importancia o una observacin.

13. Supervisar que las evidencias obtenidas sean debidamente evaluadas con criterio y oportunidad a fin que los juicios y opiniones sean razonables y oportunas.

14. Velar que las evidencias y/o pruebas obtenidas renan los requisitos de calidad y estn vinculados con las operaciones examinadas y contribuyan a sustentar fehacientemente los hallazgos de auditora, antes de su redaccin.

174 15. La responsabilidad de la ejecucin de la auditora recae en lo pertinente, en el supervisor respecto a la labor desarrollada como tal, auditor encargado, auditores y especialistas.

16. El supervisor documentar con formatos de monitoreo los aspectos tratados en las reuniones de trabajo.

17. Cautelar que los hallazgos hayan sido revisados por el Auditor Encargado y contengan los atributos pertinentes y se ajusten a las normas vigentes.

Papel de trabajo Los lineamientos impartidos para cumplir con los objetivos deben indicarse por escrito, deben ser en los formatos establecidos para el monitoreo y facilita la supervisin de instancias superiores.

El formato de monitoreo debe ser simple y contener aspectos importantes y redactarse de manera sencilla.

Ejemplo:

175

Municipalidad Distrital De Alvarado Auditora al rea de Obras - Periodo 2004 HOJA DE COORDINACIN

Fecha Hora Inicio

: 22. Ma yo.2004 : 10 hr. Hora Trmino: 11hr.

ASUNTOS: (redactado de manera concisa y aspectos importantes) a) Obras a revisarse b) Obras pendiente de liquidacin c) Obras en curso PROPUESTAS PARA: (para cada asunto tratado debe establecerse una alternativa de solucin o manera de tratarlo) a) Que se considere los montos presupuestados b) Que se considere los que estn mayor tiempo pendiente de liquidacin c) Los que son de mayor monto y se realizan por administracin directa y por contrata LINEAMIENTOS ESTABLECIDOS: (indicar las tareas a realizar de manera estratgica) 1. Las obras que se evaluaran sern los de mayor monto presupuestado y ejecutado, considerando los que estn concluidos, pendientes de ejecucin y en proceso por administracin directa. 2. 3. En el caso de obras por contrata, enfatizar en las garantas establ ecidas y ofrecidas. Aquella obras que tiene alguna falla a simple vista, verificado en la visita de inspeccin inicial, tome fotos y levante acta con el encargado del rea de desarrollo urbano. Auditores:

Auditor Encargado

Supervisor

176 III. EL PROCESO DE LA SUPERVISIN DE AUDITORA Y LOS ASPECTOS CRTICOS DE CONTROL

Cabal cumplimiento de las funciones del supervisor constituye un factor importante para el xito de la auditora. Los supervisores son representantes directos, del titular del rgano de Control Institucional, por lo tanto tienen la capacidad suficiente y la habilidad necesaria para cumplir a cabalidad su rol. Los supervisores cautelarn que el trabajo de campo sea realizado por el personal que posea la competencia tcnica necesaria, de tal forma que se obtengan resultados ptimos en los trabajos delegados por el Auditor Encargado.

Los procedimientos que a continuacin se sealan, no tienen carcter exhaustivo ni limitativo. Su aplicabilidad depender de la naturaleza y situacin para cada caso especfico.

ETAPA DEL PLANEAMIENTO La Etapa de Planeamiento de un Examen especial comprende las siguientes fases:

177

Comprensin del rea o actividad a ser examinada

Examen preliminar

Identificacin de criterios de auditora

Elaboracin del Memorndum de Programacin

Formulacin del Plan de Auditora

En esta etapa el Supervisor debe de establecer si el equipo de auditora viene desarrollando de manera apropiada las actividades de la estrategia general, para lo cual deber asegurarse si el personal a quienes se les deleg el trabajo lograron:

1.

Obtener la informacin bsica a travs de la Carpeta Documental y/o Archivo Permanente, informes de auditora del rgano de Control Institucional y Sociedades de Auditora designadas, y de los sistemas informticos vigentes, para adquirir un apropiado conocimiento y entendimiento del rea a examinar, de los aspectos materia de examen,

178 as como los aspectos vinculados con la naturaleza y base legal de los procedimientos del rea y estructura orgnica y lneas de autoridad y responsabilidad en el rea a examinar, influencias externas e internas en relacin al asunto por examinar.

En tal sentido, se debe tener en cuenta el cumplimiento de la Norma de Auditora Gubernamental NAGU 2.40 Archivo Permanente, y el Manual de Auditora Gubernamental, debe contener los siguientes documentos y/o informacin con el siguiente formato:

Contenido del Archivo Permanente Ley Orgnica de la Entidad y Normas Legales que regulan su funcionamiento Organigrama Estructural Aprobado y Vigente Reglamento de Organizacin y Funciones ROF Aprobado Manual de Organizacin y Funciones MOF Aprobado Manuales de Procedimientos Aprobados Flujogramas de las Principales Acti vidades de la Entidad Plan Operativo Institucional Presupuesto Institucional incluyendo modificaciones y evaluaciones Estados Financieros Informes de Auditora Denuncias Plan Anual de Control, incluyendo reprogramaciones Informes de Evaluacin del Plan Anual de Control Resumen de las decisiones ms importantes adoptadas por la alta direccin Resoluciones y Directivas emitidas por el Entidad Convenios y Contratos Trascendentes Memoria de Gestin Relacin de Funcionarios de la Entidad Donaciones

SI

NO

Observaciones

179 2. De ser el caso, realizar en el rea un examen preliminar y obtener informacin para completar la preparacin del plan de examen especial.

3.

En la ejecucin del examen preliminar, aplicar pruebas para: Confirmar y analizar la informacin obtenida determinando la veracidad de la informacin acumulada en torno al rea o proceso as como su aplicacin efecti va, mediante (a) confirmacin de programas y/o sistemas, (b) confrontacin entre los propsitos de la entidad o del rea segn la normatividad aplicable y la prctica de las operaciones. Confirmar la utilizacin de los recursos en actividades propias de la entidad. Establecer las medidas para la proteccin de activos y recursos. Confirmar el entendimiento de las estrategias y los procedimientos operativos, as como de los sistemas y controles gerenciales ms importantes. Identificar situaciones que estn permitiendo la existencia de alguna debilidad significativa en los procedimientos gerenciales. El supervisor mediante el monitoreo podr tener un enfoque eficaz para consolidar el examen, adoptando una actitud interrogativa y formular de manera sistemtica seis cuestionamientos sobre las operaciones del rea: Qu trabajo hace? Para que lo hace? Naturaleza o tipo de labores que realiza. Propsitos que pretenden alcanzar.

180 Quin lo hace? Cmo se hace? Con que se hace? Cundo se hace? Personal que interviene. Mtodos y tcnicas que se aplican. Equipos e instrumentos que se utilizan. Estacionalidad, requeridos. secuencia y tiempos

Despus de obtener respuestas claras y precisas para cada una de las preguntas anteriores, estas deben someterse, a su vez, a un nuevo interrogatorio, planteando la pregunta Por que? las veces necesarias, hasta en cinco ocasiones, de manera consecutiva. A partir de este momento, el examen se torna ms crtico, y permite que las nuevas respuestas vayan abriendo una perspectiva cada vez mas profunda en cuanto a las alternativas para respaldar las conclusiones y juicios del auditor.

4.

En base a la aplicacin de pruebas preliminares, conseguir la acumulacin de evidencias suficientes y necesarias para llevar a cabo evaluaciones y para adoptar decisiones preliminares en relacin a cualquier problema significativo que est experimentando el rea o la entidad respecto al cumplimiento de objetivos, sistemas y/o controles gerenciales ms importantes.

5.

Mediante dichos controles preliminares, estar en condiciones de decidir acerca de los aspectos siguientes:

181 Controles diseados que pueden estar funcionando bien, como de aquellos que presentan deficiencias de diseo y operacin. Controles que resultan necesarios pero, no existen. Grado en que las operaciones del rea o proceso corresponden a los sistemas diseados. Validez y confiabilidad de los informes formulados por el sistema de informacin gerencial, en especial, aquel referido al

cumplimiento de objetivos y metas. La naturaleza y extensin de problemas determinados en la entrega de los bienes o servicios proporcionados. Los procedimientos adoptados por la entidad para medir e informar sobre la efectividad del programa o actividad gubernamental.

6.

Profundizar sus conocimientos sobre el ambiente de control interno de la entidad o programa bajo examen, con el fin de comprender su actitud frente al control interno y las acciones adoptadas por la Alta Direccin y Gerencia para establecer y mantener el sistema de control interno especialmente en cuanto a: a) b) c) d) e) f) Integridad y valores ticos Asignacin de autoridad y responsabilidad Estructura organizacional Polticas de administracin de recursos humanos Clima de confianza en el trabajo y Responsabilidad.

182 7. Adquirir un adecuado conocimiento acerca de los factores externos que pueden afectar el desarrollo de las actividades y operaciones en la entidad en cuanto a: a) b) c) d) e) Origen de fondos, Eventos temporales (hechos inusuales, cambios importantes.) Situacin poltica actual de la entidad o programa, Grupos de inters ajenos a la entidad y Modificaciones legales en trmite.

8.

Adquirir un adecuado conocimiento acerca de los factores internos que pueden tener un efecto negativo en el desarrollo de sus actividades y operaciones en cuanto: a) b) c) d) e) f) Tamao de la entidad, Importancia de las actividades ejecutadas, Estructura de operaciones Grado de complejidad de las operaciones, Calificaciones y competencia del personal clave y Nivel de rotacin del personal gerencial, contable y de auditora interna.

9.

Identificar los criterios de auditora: disposiciones legales y normas gubernamentales, opinin de expertos, sentido comn, buenas

prcticas gerenciales y de administracin.

183 10. Identificar los asuntos que se consideran claves para el xito de la auditora operativa, respecto al alcance, naturaleza de las actividades a ser examinadas en detalle, personas vinculadas con los aspectos significativos a examinarse.

11. Elaborar el Memorando de Programacin que soporta las principales decisiones adoptadas con respecto a los objetivos, alcance y la estrategia a utilizar en la ejecucin del examen especial.

12. Asimismo, elaborar el Plan del Examen Especial considerado los rubros que seala la Seccin 720 del MAGU - Memorndum de Planificacin del Examen Especial y la NAGU 2.20 aprobada por R.C. N 162-95-CG, modificada por R.C. N 141-99-CG - MAGU 720, aprobada por R.C. N 152-98-CG de 18 Dic.1998, monitoreando con el siguiente formato:
Contenido del Plan de Examen Especial SI NO Observaciones

Origen del examen Antecedentes de la entidad y de los asuntos que sern examinados Objetivos y alcance del examen (*) Los objetivos corresponden a los considerados en el Plan Anual de Control 2007? (*) Los objetivos del examen se refieren a lo que se desea lograr, como consecuencia del examen? En el alcance del examen se identifica el perodo a examinar y la profundidad del trabajo a ejecutar? Criterios de auditora a utilizar El marco normativo considerado corresponde a normativa que se encontraba vigente a la fecha que ocurrieron los asuntos que seran examinados por el equipo de auditora? Se adjunta el Programa de Auditora con los procedimientos a ejecutar en el examen Recursos de personal y especialistas (*) Informacin administrativa Presupuesto de tiempo Informes a emitir y fecha de entrega (*) Formato tentativo del informe El Plan de examen se encuentra suscrito por el auditor encargado y supervisor de la comisin El Plan de Examen Especial se encuentra sustentado y referenciado con papeles de trabajo
(*) De acuerdo al Plan Anual de Control del rgano de Control Institucional, aprobado por CGR

184 Los aspectos crticos de Control del Planteamiento

Obtencin de la informacin de la entidad, rea o proc eso a evaluar

Identificar los posibles hechos deficientes en el proceso a evaluar

A S P E C T O S

Profundizacin sobre los elementos que conforman el Sistema de Control Interno

Adquirir un adecuado conocimiento acerca de los factore s externos.

Profundizar sus conocimientos sobre los elementos que forman parte del ambiente de control

C R I T I C O S

D E
Adquirir un adec uado conocimiento acerca de los factores internos

Identificar los criterios de auditora

C O N T R O L

Identificacin de los asuntos significativos claves para la auditora operativa

Elaboracin del Memorando de Planific acin

185 El monitoreo debe enfatizar en el conocimiento de: Operaciones principales del rea a examinar Normativa correspondiente Controles internos que deben revisarse en las operaciones a examinar. Experiencia del personal y la cantidad de auditores. Programa orientado a las operaciones principales y los controles de las operaciones. El tiempo que se requiere teniendo en cuenta el alcance del examen: perodo, volumen de las operaciones.

En tal sentido se propone los siguientes formatos para el monitoreo.

Papel de trabajo:

OPERACIONES PRINCIPALES A EXAMINAR

Operaciones Principales
1.Adquisic iones 2. Obras

reas Involucradas Admini strac.


X

Tesorera
x

Contabilidad
X X

Otro

Norma
Ley adq.

Referencia al Programa de Auditora *


Obj. N 1 Obj. N 2 5-20 1-15

Ley adq.

(*) Para controlar la formulacin del Programa de auditora: Objetivos y Procedimientos

186 Papel de trabajo:

CONTROL DE LA FORMULACIN DEL PROGRAMA DEL EXAMEN POR OBJETIVOS

objetivos N 1 N 2

Norma Fecha Artculo

Detalle de la norma

Referencia al Programa de Auditora

(*) Para controlar los criterios a utilizarse en el programa de auditora: las leyes, los decretos supremos, normativa especfica para la entidad y otros de acuerdo al rea o proceso evaluado.

Uno de los aspectos que se debe monitorear es la formulacin de nuevos procedimientos o el ajuste de un procedimiento programado y la adecuada asignacin de tareas al personal, con los siguientes formatos:

187 Papel de trabajo:

MODIFICACIN DEL PROGRAMA DE AUDITORA

Objetivo N 1
Procedimientos N
12

rea: Abastecimiento
Procedimiento Nuevo
Norma Art., inc.,num. La muestra se increment con los casos denunciados La entrevista a terceros debe realizare para tomar conocimiento claro de los hechos.

Planificado
x

Modificado
x

Explicacin del motivo (*)

21

Ley 27785

(*) Explicar concisamente la razn por la cual se modific o se tuvo que crear el procedimiento.

Auditor

Supervisor

Papel de trabajo: ASIGNACIN DE TAREAS EN H/H


Alcance Auditor/ Especialista
Ing. Arturo Valdo CPC. Martha Alva CPC. Berta Dionisio Econ. Daniel Loo

Tiempo (H/H)* Muestra


Todas las obras Los contratos de obras Periodos de las transacciones Costos de las obras

rea
Obras Tesorera Contabilidad Administracin

Perodo
2003-2004 2003-2004 2003-2004 2003-2004

Estimado
90 60 50 20

Ejecutado
20 20 10 10s

(*) Considerar solo horas hombres (H/H) efectivos.

188

ETAPA DE LA EJECUCIN

En la Etapa de la ejecucin de la Auditora Operativa, se debe tener en cuenta que comprende los siguientes procedimientos generales:

Ejecucin del Memorando de Planificacin

Declaraciones de funcionarios oempleados

Confirmaciones

Inspeccin Fsica

Revisin Documentaria

Desarrollo de Hallaz gos de Auditora

Aauditora

En esta etapa uno de los aspectos crticos es la determinacin de la muestra a examinar. Una va fundamental de acceso a la auditoria moderna es el muestreo, y en la auditoria gubernamental el supervisor debe monitorear que, el auditor aplique toda su experiencia y astucia para elegir la muestra que posiblemente no cumplen con las normas del control interno establecido y que no estn de acuerdo con las normas espec ficas del caso; que el auditor considere la posibilidad de que ciertas operaciones o cuentas tienen mayor probabilidad de contener errores que las dems o son ms susceptibles a la corrupcin.

Por lo general el auditor no tiene un conocimiento especial sobre los posibles errores en muchas de las operaciones y por consiguiente se debe monitorear que seleccione una muestra representativa para revisin y evaluacin. Con

189 frecuencia la seleccin de la informacin se lleva a cabo mediante el uso de tcnicas estadsticas con el fin de que el auditor conozca, con un grado predeterminado de confianza, que las muestras son representativas del grupo de informacin bajo examen.

Sin embargo, as se utilicen procedimientos de muestreo estadsticos como no estadsticos, se debe monitorear que el auditor use su criterio profesional para la planeacin, desarrollo y evaluacin de la muestra.

En conclusin, el monitoreo a la selectividad de las pruebas est orientado a que deben ser lo suficientemente amplias como para que la evidencia comprobada permita al auditor expresar con seguridad profesional su opinin y sustentar sus hallazgos.

En esta etapa mediante el monitoreo el supervisor se encuentra involucrado para establecer si el equipo de auditora viene desarrollando de manera apropiada las actividades de la ejecucin del programa de auditora de acuerdo al planeamiento efectuado, para lo cual deber asegurarse si el personal a quines se les deleg el trabajo lograron:

1.

Establecer un apropiado tamao de la muestra, aplicando el debido criterio profesional y como resultado de la aplicacin de los procedimientos de auditora, evaluaron los resultados de la muestra.

190 2. Aplicar pruebas de controles para obtener seguridad de la efectividad de los controles; pruebas de cumplimiento a fin de obtener evidencias sobre el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias pertinentes, as como las pruebas sustantivas con la finalidad de obtener evidencias con respecto a la confiabilidad de los registros y reportes que emita la entidad, es decir que, carecen de errores significativos.

3.

Documentar en los papeles de trabajo los resultados de la muestra aplicada.

4.

Tomar conocimiento en base a indagaciones si existen fraudes o errores significativos que hayan sido descubiertos.

5.

Avanzar el trabajo de auditora cumpliendo los plazos establecidos. Por lo tanto, el progreso de la auditora en comparacin con los presupuestos de tiempo aprobados estn de acuerdo y de esta forma controlar los costos de la auditora.

6.

Aplicar los procedimientos diseados para cada objetivo y se vienen obteniendo los resultados (deficiencias e irregularidades) previstos.

7.

Contar con los elementos de juicio suficientes para preparar en base a las evidencias y papeles de trabajo la comunicacin de hallazgos a las

191 personas involucradas en las deficiencias e irregularidades que dan lugar a los hallazgos.

8.

Efectuar un eficiente proceso de comunicacin de hallazgos y evaluar los descargos presentados:

Identificando a los funcionarios y servidores que han originado los hechos irregulares, de acuerdo al cargo y periodo laborado.

Comunicar oportunamente los hallazgos a los funcionarios y servidores comprendidos en los hechos materia de examen, a fin que presenten sus descargos sustentados documentadamente, los cuales sern evaluados y registrados en el informe.

9.

Que estn elaborando papeles de trabajo para todos los anlisis y estn completos y suficientemente detallados para proporcionar una

comprensin global de la auditora. Los papeles de trabajo respaldan la opinin del auditor sobre el objetivo materia del examen y a la vez deben cumplir con los requisitos establecidos en las normas de auditora gubernamental.

10. Disear y organizar los papeles de trabajo para responder a las necesidades del auditor y del control de calidad que realizar el supervisor. Deben estar adecuadamente formulados, y visados en las columnas, hecho por, fecha, revisado por, fecha.

192 11. Adoptar procedimientos apropiados para mantener la confidencialidad y custodia de los papeles de trabajo y su conservacin por un periodo suficiente para cumplir con los requerimientos legales.

Por lo tanto, el supervisor debe monitorear el desarrollo de los papeles de trabajo y visarlos antes de cursar las comunicaciones de hallazgos y la culminacin del trabajo de auditora. De esta manera podr identificar en los papeles de trabajo, el grado de avance, debilidades en la aplicacin de los procedimientos aplicados.

As mismo, comprobar que se ha obtenido la Carta de Representacin solicitada, debidamente firmada por la entidad auditada y con la fecha apropiada, que cada auditor haya conversado con el personal responsable de la entidad sobre las deficiencias detectadas a fin de asegurarse que el hecho observado subsiste.

Realizar la reunin final con la Jefatura del rgano de Control Institucional a fin de tratar de manera general los resultados y aspectos ms importantes.

193 Aspectos Crticos de Control de la ejecucin

Reunin final con la Alta Direccin de la Entidad .

Requerimiento y obtencin de la Carta de Representacin

E valuacin de las Cartas de Abogados .

A S P E C T O S C R I T I C O S D E C O N T R O L

Determinacin de la responsabilidad administrativa y presuncin de delito a los responsables Comunicacin y evaluacin de los hallazgos

E videnciar y sustentar las irregularidades y deficiencias (hallazgos) Aplicacin de pruebas de controles y pruebas sustantivas. E valuacin de las pruebas

Aplicacin de tcnicas de Muestreo selectivo. Seleccin del universo, la muestra y su evaluacin de las pruebas

Teniendo en cuenta los aspectos indicados en el grfico anterior, el monitoreo debe realizarse principalmente sobre los siguientes:

Determinacin de la muestra Atender las Notas de supervisin Determinar los posibles hallazgos y redaccin de estos Documentacin adecuada y suficientemente que sustenten los hechos detectados como irregulares Identificar la participacin comprobada de los funcionarios involucrados

194 En tal sentido se propone el siguiente formato para el monitoreo de la formulacin de los hallazgos:

Papel de trabajo:

ELEMENTOS DE HALLAZGOS (NAGU 3.60)

CONDICIONES a.Contrato sin aplicacin del Consejo. b. Contratos sin garantas.

CRITERIO (*1) Ley Municipal a. Ley N ......... art. .............. numeral........ literal........... b. Ley N ......... Le y Contratos

EFECTO (*2) Perjuicio Econmico por S/.....................

CAUSA (*2) Falta de controles Internos .............. ..............

Perjuicio Operativo... Otros:

Inadecuados Procesos Negligencia Funcional

(*1) (*2)

Aspectos puntuales y precisos Precisar uno de ellos . Si el perjuicio econmico est demostrado presupuestamente y contablemente sera un caso a ser consignado en un informe especial (hecho para denunciar o demandar)

Revisin de los papeles de trabajo y/o documentos que evidencian la ejecucin de los procedimientos del Programa de auditora, sobre evolucin de las operaciones principales.

Comunicacin de los hallazgos a los funcionarios y ex funcionarios comprendidos. Este procedimiento debe ser monitoreado

permanentemente y solo con el visto bueno del supervisor debe establecerse a quienes se les comunicar el hallazgo. As mismo, el

195 control de los documentos cursados, el nmero, la fecha de atencin y documento respuesta son imprescindibles para determinar la

oportunidad de la formulacin del informe y su conclusin.

Papel de trabajo:

Este formato se registra por cada hallazgo, de esta manera se puede controlar el cargo del funcionario y el perodo de gestin relacionando al hecho indicado en el hallazgo, los plazos otorgados y los plazos adicionales solicitados por los comunicados, teniendo en cuenta lo dispuesto en la NAGU 3.60.

CONTROL DE LA COMUNICACIN DE HALLAZGOS


SUMILLA DE HALLAZGO: ..
Oficio Comunicacin Fecha Vencto. (NAGU 3.60) del Plazo N Fecha
13 14 15 27.07.2005 27.07.2005 25.08.2005 02.08.2005 03.08.2005 28.08.2005

Apellidos # Cargo Nombre s (*)


1 Ana Lpez 2 Ral Len 3 Mara Tarazona Conta. Ing. Ing.

Perodo Desde Hasta

Documento Respue sta N


------001-MT

Fecha
---27.08.2006

20.06.2003 31.12.2004 01.12.2003 24.06.2004 01.06.2004 21.12.2004

C.001-AL 02.08.2005

(*) Verificados con los registros de la RENIEC o documento de identidad.

En la evaluacin de los comentarios y/o aclaraciones de los funcionarios y ex funcionarios, solo se debe tener en cuenta lo que concierne al tema del hallazgo, con la finalidad de obtener fundamento para el deslinde de responsabilidad.

196

Papel de Trabajo: DESLINDE DE RESPONSABILIDAD

SUMILLA DEL HALLAZGO: Se ejecutaron obras por administracin directa sin contar con planos aprobados. Nombre s y Apellidos Perodo Desde Hasta Funcin no cumplida en la operacin observada (*1) ROF y/o MOF (*2)
ROF, literarl G, numeral 12

Cargo

Raul Leon

Jefe Area

Aprob la ejecucin de la obra sin 01.12.03 24.06.04 tener en cuenta la normativa respectiva.

2 Mara Tarazona

Supervis ora de obras

01.06.20 Presentar planos sin contar con 21.12.04 03 aprobacin, y ejecutarlos.

MOF, literal H, numeral 25

(*1)

Participacin en el hecho observado, por haber realizado o dejado de realizar, incumpliendo sus funciones.

(*2)

En caso de no contar con estos documentos, se considera el D. L. 276 y otras normas aplicables.

197 ETAPA DE FORMULACIN DE LOS INFORMES

La Etapa de la formulacin del Informe de Auditora comprende las siguientes fases:


Supervisin de la Estructura y contenido del Borrador del Informe administrativo y debido respaldo en papeles de trabajo

E valuacin de los comentarios de los funcionarios de la entidad y supervisin del Informe Administrativo Final.

Etapa de Formulacin del Informe

Supervisin de las Observaciones, Conclusiones, Recomendaciones y el proce so de determinacin de las responsabilidades, administrativa s, civiles o penales

Supervisin del Informe Especial d e ser el caso: civil o penal

Revisin final y suscripcin de los informes

Cont rol de Calidad por part e de la jefat ura de la oficina

Trmite de aprobacin y remisin del Informe al titular de la entidad y a la Contralora general de la Repblica.

198 En esta etapa el Supervisor mediante el monitoreo podr establecer si el equipo de auditora viene desarrollando de manera apropiada las actividades

encaminadas a la elaboracin de los informes con la calidad deseada, para lo cual deber: 1. Determinar si el Auditor Encargado ha preparado oportunamente el borrador del informe, prestando nfasis a la estructura y contenido, especialmente en los objetivos, alcance, observaciones, conclusiones y recomendaciones, cerciorndose del sustento de los juicios emitidos y que rena los atributos de: importancia, utilidad, oportunidad, exactitud, suficiencia, objetividad, concisin, claridad, tono positivismo. constructivo, y

2.

Cautelar que el informe definitivo contenga los comentarios de los funcionarios y ex funcionarios de la entidad, la opinin del auditor respecto a las aclaraciones y medidas adoptadas por la entidad, sin perjuicio de la revelacin correspondiente del hecho observado.

3.

Verificar que los comentarios y observaciones estn sustentados en papeles de trabajo y respaldados con informacin suficiente y pertinente.

4.

Monitorear que el informe definitivo, refleje la superacin de las atingencias planteadas por el supervisor y sea remitido a la instancia correspondiente para la revisin integral.

199 5. Supervisar que en la emisin del informe definitivo est primando el criterio materialidad, magnitud de los recursos administrados, impacto del asunto en los servicios que presta la entidad.

6.

Verificar que se haya elaborado de acuerdo a las normas y criterios tcnicos establecidos por la Contralora General de la Repblica, dejando evidencia de su labor de supervisin en los borradores de informe y en los papeles de trabajo que sustentan las observaciones.

7.

Asegurarse que el informe definitivo haya sido redactado en forma narrativa, ordenada, sistemtica y lgica, empleando un tono

constructivo; cuidando utilizar un lenguaje sencillo y fcilmente entendible a fin de permitir su comprensin. Los hechos deben presentarse en forma objetiva y ponderada, evitando adjetivar y calificar hechos o personas.

8.

Determinar si en las observaciones de carcter pecuniario se han efectuado las respectivas cuantificaciones.

9.

Revisar en el Informe que los objetivos de auditora sean concordantes con las Conclusiones y que estos a su vez tengan relacin directa con las Recomendaciones.

10. Verificar que las Recomendaciones tengan las caractersticas de objetividad y aplicabilidad, y subsane principalmente la causa de la

200 deficiencia y/o irregularidad administrativa, as mismo, la condicin y el efecto. En tal sentido, en el desarrollo de las recomendaciones, mediante el monitoreo se cautelara que el auditor considere los siguientes aspectos:

Utilidad que reporta a la entidad . sta debe ser real y efectiva.

Recursos disponibles . Las recomendaciones debern ser acordes con las posibilidades de recursos de la entidad.

Costo

de ejecucin . La proporcin costo-beneficio

de

las

recomendaciones deber ser positiva.

Tiempos de realizacin . Las recomendaciones debern obtener resultados en un tiempo razonable.

Condiciones legales. Las recomendaciones debern ajustarse a las leyes y reglamentos gubernamentales.

Tambin ser conveniente que se monitoree que el auditor se plantee algunos cuestionamientos, antes y durante la elaboracin de las propuestas, como por ejemplo: Qu deben lograr las recomendaciones? Cules sern las diferencias entre lo actual y lo propuesto? Sern duraderos los efectos de las propuestas?

201 Qu dificultades pueden preverse de las recomendaciones? Quines sern afectados con las propuestas?

11. El monitoreo de los anexos es muy importante porque deben apoyar la informacin vertida en parte introductoria y observaciones. Este apoyo se da en forma de explicaciones ampliadas, grficas representativas, descripciones detalladas, cuadros demostrativos, listado de personas participantes, glosario de trminos cuando hay aspectos tcnicos, etctera.

12. Establecer en cuanto al Informe Especial que ste haya sido elaborado por el abogado en coordinacin con el Auditor Encargado, en lo posible, en caso el rgano de Control cuente con Abogado, porque la NAGU 4.50 indica que puede ser el abogado o solo el auditor, y que la estructura y contenido est de acuerdo con las normas vigentes, velando por la inclusin de las evidencias, correcta tipificacin del presunto delito e identificacin de las personas involucradas.

13. Verificar antes de la emisin definitiva de los informes, si el auditor encargado culmin con realizar los procedimientos siguientes:

Evaluacin de la carta de los abogados de la entidad (litigios que pueden involucrar la posibilidad de que ocurra una prdida importante).

202 Evaluacin de los eventos subsecuentes (sucesos o transacciones que tienen efectos importantes en la entidad).

Discusin oportuna del contenido de la Carta de Representacin con el representante legal de la entidad antes de que sta haya sido suministrada por la entidad.

14. Cautelar la calidad y el cumplimiento de los plazos para la presentacin oportuna de los informes ante los niveles correspondientes, debiendo efectuar un seguimiento permanente de los tiempos utilizados y los plazos pendientes.

203 ASPECTOS CRTICOS DE CONTROL EN LA FORMULACIN DEL INFORME

La preparacin oport una del borrador del Informe Que el informe definitivo mantenga una estructura de acuerdo a las normas y su contenido revele la aplicacin de criterios de materialidad Que los objetivos y el alcanc e del examen tengan relacin con las observaciones y conclusiones

A S P E C T O S C R T I C O S

Que las recomendaciones se orienten a superar las causas Que las recomendaciones tambin se orienten a superar las los efectos

La det erminacin adecuada de res ponsabilidades por los hec hos observados
DE

Que el Informe Especial sea formulado por el Abogado en coordinacin con el Auditor Encargado y Supervisor.
C O N T R O L

La emisin definitiva, revisin de calidad y su tramitacin sea efectu ada con la oportunidad debida ante las instancias de revisin, aprobacin y destinatarios respectivos .

En esta etapa, el aspecto ms importante es la evaluacin de los comentarios y aclaraciones. La importancia de sta radica en que depender de la cantidad y sustento para deslindar la responsabilidad que pudiera asumir un presunto responsable de los hechos observados, que obligara a insumir mayor cantidad de horas hombre y costos, para la conclusin del informe en el plazo programado. Se deber preparar el papel de trabajo que se muestra en el cuadro adjunto.

La certeza del peso ponderado por cada rubro fue probado en el monitoreo de tres acciones de control simultneas, permitiendo reportar de manera

204 razonable y sustentada del avance de la formulacin del informe; la informacin puede presentarse en forma porcentual.

El rubro ms importante es la formulacin de las recomendaciones, que deben estar orientados a superar la causa de los hechos observados y/o los efectos, tal es el caso de rendiciones de cuenta pendientes, los mismos pueden ser recuperadas por la va administrativa o judicial.

El

siguiente

formato

permite

monitorear

el

planteamiento

de

las

recomendaciones y orientar su adecuada formulacin.

Papel de Trabajo:

FORMULACIN DE RECOMENDACIONES
OBS N 1 2 3 4 Sumilla Recomendaciones (*1) Condicione s (*2) V X X # Causa V V V X Efectos V X X X N.A (*3)

(*1) (*2) (*3) X:

Conciso De ser pertinente No est relacionado a la observacin. Ver nota de supervisin Falta formular recomendacin, V : OK , #: No requiere

Cada integrante de la comisin debe llevar el control del avance de la ejecucin de sus procedimientos desarrollados, respecto a la formulacin del informe. En este caso, generalmente es la evaluacin de las aclaraciones y/o

205 comentarios; as como, las recomendaciones a los hechos observados. El encargado debe controlar el avance del informe, para lo cual se propone el formato de monitoreo siguiente:
AUDITORA AL REA DE ABASTECIMIENTO REPORTE RESUMEN AL 01.JUN.2005 PROGRAMA DE AUDITORA ASPECTOS PLANIFI C. PERS ONAL N de Auditores N de especialistas PROCEDIMIENTOS (*1) Objetivo N 01 Objetivo N 02 Objetivo N 03 FORMULACIN HALLAZGOS Objetivo N 01 Objetivo N 02 Objetivo N 03 FORMULACIN INFORMES Administrativo - Introduccin - Observaciones - E val. Aclaraciones - Conclusiones - Recomendaciones Informe Especial N 1 - Fundamento de hecho - Fundamento de Derecho Informe Especial N 2 - Fundamento de hecho - Fundamento de Derecho 5 2 80 100 80 EJECUT. 6 2 25 100 40 Falta apoyo adicional por volumen de documentos a revisar Las reas no entregan documentos COMENTARIOS

0 100 0

0 100 0

En el tiempo establecido

(*) 100% al comunicar hallazgos

La elaboracin del informe puede controlarse con los siguientes formatos, para monitorear las observaciones, conclusiones y recomendaciones; en el caso del informe, se considero pertinente establecer un peso para cada parte

206 del mismo, de acuerdo a su importancia y complejidad, que se presenta en la ejecucin de una auditoria gubernamental, para sustentar avance trimestral de Cumplimiento del Plan Anual, que se debe informar a la Contralora General de la Repblica. En esta fase se considera la parte crtica a la evaluacin de descargos, por lo cual tiene mayor peso.

MUNICIPALIDAD DISTRITAL ALVARADO ACCION DE CONTROL PERIODO 2004-2005

REVISIN DE LAS OBSERVACIONES, CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ANTES DE SER INCLUIDOS EN EL INFORME DE AUDITORA

O B S E R V A C I N

COND

CRIT

CAUS

EFEC

CONC

REC

1 2 3 4

Asignacin indebida de cargos de funcionarios en diversas dependencias de la municipalidad sin que existan plazas en el CAP Deficiente aplicacin y manejo de controles internos en el Convenio Presta Plata MDA. Banco Finanza. Acciones de Control ejecutadas por la Oficina Central de Personal en el ao 2004 no inherente a su competencia que ha dado lugar a un desembolso de dinero de S/. 23,700.00 com o retribucin del trabajo ejecutado. Pagos al personal bajo el concepto de bonificaciones especiales por un total de S/. 157,860.00 en el ao 2004, transgrediendo normas vigentes. Pagos indebidos por concepto de bonificacin diferencial por un total de S/. 127,094.91 en el ao 20005 En el ao 2000 se ha pagado la bonificacin por responsabilidad funcional y directriz (Plus) por un total de S/. 1937,055.40 La contratacin por Locacin de Servicios Profesionales para ocupar plazas y/o la prestacin de Servicios en la municipalidad, se han realizado sin contar con el proceso de convocatoria a concurso respectivo. Carencia de registros y legajos de las autoridades de la municipalidad que administraron la municipalidad en el ao 2005. Contratacin de personal sin el concurso pblico correspondiente y sin el respaldo de Ttulos y/o Grados Acadmicos formalizados. Inobservancia de la normatividad vigente relacionado con el otorgamiento de licencias con goce de haber; gener un pago indebido de S/. 69,716.47.

Y Y Y

X XX Y

Y Y Y

Y Y Y

Y Y Y

X X X

Y Y Y Y Y

Y Y Y Y Y

X XX X Y Y

Y Y Y Y Y

Y Y Y Y Y

X X XX X X

5 6 7 8 9

Y Y

Y Y

Y Y

Y Y

X X

10

2
Y: OK X: PENDIENTE XX: NO CORRESPONDE

EXAMEN ESPECIAL A LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ALVARADO

EXAMEN ESPECIAL A LA MUNI CIPALIDAD DISTRITAL DE ALVARADO


ESTADO SITUACIONAL DE LA EVALUACIN DE LOS COMENTARIOS Y/O ACLARACIONES Fecha de reporte: Sum illa del Hallazgo Se efectuaron gastos operativos por S/. 22,345.23 con los Fondos del programa de vaso de leche 2002. Los cuales estaban destinados solo a la adquisicin de insumos. No se determin la composicin de las raciones del programa del vaso de leche 2002. Ocasionando que las mismas fueran otorgadas sin alcanzar, el valor mnimo nutricional de 207 kilocaloras. Irregularidades en el proceso de adquisicin de insumos del programa de vaso de leche, para el ao 2002. Deficiencia de registro y control no permiten conocer la composicin de los saldos por cobrar, del impuesto predial y arbitrios municipales al 31.12.2002 La MD. De Alvarado no cuenta con un archivo central para la custodia y conservacin del patrimonio documumental limitando su ubicacin para requerimiento de la gestin. As como para el control posterior incumplindose las normas vigente del sistema nacional de archiv o. Durante el perodo set. 2002 no se llevo un registro de los ingresos y salidas de insumos del almacn del PVL. Depsito de los residuos slidos se realiza en un botadero a campo abierto ocacionando riesgos sanitarios y ambientales en la poblacin del distrito de Man. Deficiente recojo de residuos slidos genera riesgos sanitarios y ambientales en la ciudad de Alvarado. Irregularidades en los procesos de seleccin de postores para la ejecucin de obras en la poblacin del distrito de Man. Total descargos Peso Porcentual del total Descargo 05.Enero de 2004 Descargos Avance % de Evaluados Evaluacin Revisados Descargos 6 100.00% Avance % Supervisin Descargos 100.00%

Descargos Supervisados

Comentarios

% descargos por supervisar

3.05%

Supervidado

1.02%

100.00%

100.00%

Supervidado

2.03%

100.00%

100.00%

Supervidado

15

7.61%

15

100.00%

15

100.00%

por ajustar

4.06%

100.00%

100.00%

para ajustar

1.02% 17.26%

100.00% 8.82%

100.00% 100.00%

Supervidado

0 31

34

En evaluacin

8 9

23 6

11.68% 3.05%

23 6

100.00% 100.00%

23 6

100.00% 100.00%

por ajustar Se present informe especial

0 0

ESTADO SITUACINAL DE LA FORMULACIN DEL INFORME ADMI NISTRATIVO Fecha de reporte: 05.Enero de 2004

Sumilla de Hallazgo

Peso Peso porcentual porcentual avance del formulacin (*) Informe

% Avance formulacin (**)

Peso Porcentual Supervisin (*)

% Avance Supervisin (**)

Comentarios

1 2 3

5 6

Introduccin: Informacin, varios Introduccin: aspectos de import. Observaciones: revisin y ajuste de 16 casos Observaciones: evaluacin de 198 descargos y deslinde Conclusiones (16 observaciones) Recomendaciones (16 observaciones) TOTAL

5.00% 9.00% 7.50%

3.00% 8.00% 8.00%

3.00% 8.00% 6.00%

2.00% 2.00% 2.00%

2.00% 1.00% 1.50% Por absorver atigncias de supervisin.

28.47%

20.00%

15.75%

20.00%

12.72%

0.50% 0.50% 51%

10.00% 10.00% 59.00%

0.50% 0.50% 33.75%

5.00% 10.00% 41.00%

0.00% 0.00% 17.22%

(*) Valor porcent ual mximo al concluir (**) Ingrese informacin del avance porcentual

ANEXO N 2 GLOSARIO

ALCANCE DE LA AUDITORA.- El trmino "alcance" de la auditoria se refiere al grado de la extensin de las labores de auditoria o en otras palabras, el mbito y/o aspectos y perodo (s) materia del examen.

El alcance de la auditora tiene referencia con los procedimientos uti lizados en el caso especfico, o hasta el grado en que los registros o documentos examinados sirvan como base de comprobacin y confianza para el auditor, el alcance de la auditora est limitado slo al buen juicio del auditor.

AMBIENTE DE CONTROL .- Las acciones, polticas y procedimientos que reflejan las actividades globales de la alta direccin, los directores y los dueos de una entidad sobre el control y su importancia para la misma.

MBITO.- Contorno o permetro de un espacio o lugar.

ANLISIS DE LA CUENTA DE GASTO.- Examen de la documentacin de respaldo para las transacciones individuales y de los montos que integran el total de una cuenta de gastos.

ANLISIS DE LOS PAPELES DE TRABAJO.- Una cdula de apoyo que muestra la actividad en un estado de resultado o en una cuenta de balance durante todo el perodo que se est auditando.

2 ARCHIVO DE LOS PAPELES DE TRABAJO.- Los archivos de papeles de trabajo para cada labor se dividen en dos grupos bsicos: Archivo Corriente Archivo Permanente

ARCHIVO DE PAPELES DE TRABAJO ACTUALES .- Todos los papeles de trabajo aplicables slo al ao que se est auditando.

ARCHIVO PERMANENTE .- Son papeles de trabajo de los auditores que contienen datos de naturaleza histrica o continua relativa a la auditora q ue se est haciendo, por ejemplo copia del acta constitutiva, estatutos, contratos legales de emisin y compra de bonos y convenios.

AUDITOR.- Es el contador pblico colegiado que se especializa en su actuacin profesional como el que participa, dirige o supervisa una accin de auditora.

Es el contador pblico que se especializa en la actuacin profesional independiente, como revisor de contabilidades. Revisor de Cuentas Colegiado.

AUDITOR ENCARGADO.- Auditor que tiene la responsabilidad de dictaminar sobre los estados financieros de la entidad cuando estos estados incluyen informacin financiera de uno o ms componentes auditados por otro auditor. Es el jefe de equipo de la auditora.

3 AUDITOR GUBERNAMENTAL.- Personas que forman parte del Sistema Nacional de Control y tiene la responsabilidad final de la auditora. El trmino auditor; se usa tambin para referirse al personal de las sociedades de auditora independiente, que es designado para examinar los estados financieros de las entidades del Estado.

Es el profesional que rene los requisitos necesarios para el ejercicio del trabajo de auditora en las entidades sujetas al Sistema Nacional de Control, aplicando las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas - NAGA, las Normas Internacionales de Auditora - NIA y las Normas de Auditora Gubernamental NAGU.

AUDITORA.- Es el examen objetivo y sistemtico profesional de operaciones financieras o administrativas, efectuada con posterioridad a su ejecucin, con la finalidad de evaluarlas, verificarlas y elaborar su informe que contenga observaciones, conclusiones y recomendaciones. En el caso de Auditora Financiera, se emite el correspondiente dictamen.

Actividad profesional consistente en el examen de los libros de comercio de una empresa por una persona

AUDITOR INTERNO.- Un auditor que contrata una entidad para auditar a nombre del concejo directivo y de la administracin de la entidad.

4 AUDITORA GUBERNAMENTAL .- Auditora financiera u operacional de una dependencia gubernamental o una institucin a cargo del Estado.

AUDITORA

OPERACIONAL .-

Un

anlisis

de

cualquier

parte

de

los

procedimientos y mtodos operativos de un organismo con el propsito de evaluar su eficacia y efectividad; tambin se conoce como auditora administrativa.

AUDITORA ORGANIZACIONAL .- Auditora operacional que trata toda unidad organizacional, como departamento, sucursal o subsidiaria, para determinar con qu eficiencia y efectividad interactan las funciones.

CARTA DE COMPROMISO.- Es un convenio entre el despacho de co ntadores pblicos y el cliente en cuanto a los trminos de la auditora para su realizacin y servicios relacionados.

CERTEZA.- Grado de certeza del auditor de que las conclusiones sealadas en su reporte estn correctas.

CERTIFICACIN .- Una comunicacin por escrito con respecto a la confiabilidad de la afirmacin por escrito de otra parte. COLUSIN .- Un esfuerzo cooperativo entre empleados para defraudar a una empresa en efectivo, inventario u otros activos.

COMETIDO ESPECIAL .- Solicitud de la administracin de que se efecte una auditora operacional con un propsito especfico, como la investigacin de la

5 posibilidad de comisin de fraude en una divisin, o hacer recomendaciones para reducir el costo de un producto fabricado.

COMPETENCIA DE EVIDENCIAS.- El grado en el cual las evidencias pueden considerarse como crebles o dignas de confianza como; las evidencias son competentes cuando se obtienen de (1) una fuente independiente; (2) un cliente con una estructura de control interno eficaz; (3) el examen fsico, observacin, clculo e inspeccin por parte del auditor; (4) proveedores calificados tales como despachos de abogados y bancos; y (5) fuentes objetivas.

COMPROMISOS .- Acuerdos de que la entidad se sujetar a una serie fija de condiciones, como la compra o venta de mercancas a un precio sealado, en una fecha futura, sin importar lo que pueda acontecer a las utilidades o a la economa como un todo.

CONFIRMACIN .- La recepcin por parte del auditor de una respuesta verbal o por escrito de una tercera parte independiente que verifica la precisin de la informacin solicitada.

COMPROBACIN .- El uso de documentos para apoyar operaciones o montos registrados.

CONTRALORA GENERAL DE LA REPUBLICA.- La Contralora General de la Repblica es una entidad descentralizada de Derecho Publico que goza de autonoma conforme a su Ley Orgnica. Es el rgano Superior del Sistema

6 Nacional de Control. Supervisa la legalidad de la ejecucin del Presupuesto del Estado, de las operaciones de la deuda pblica y de los actos de las instituciones sujetas a control.

La Contralora General de la Repblica es el rgano rector del Sistema. Tiene autonoma tcnica, funcional, administrativa y financiera. Determina las funciones de los rganos del Sistema y su propia estructura organizativa.

CONTROL.- Comprobacin, inspeccin, fiscalizacin, intervencin. Lo adecuado en nuestro idioma es segn los casos: Comprobacin, fiscalizacin, inspeccin, predominio, intervencin, hegemona, registro, vigilancia, mando : gua, gobierno, freno, dominio,

supremaca,

direccin,

contencin,

regulador, factor, causa.

Vocablo de uso muy generalizado y con diversas aceptaciones. Se emplea como sinnimo de comprobacin o ve rificacin, supervisin, direccin, vigilancia e intervencin.

Comprende las acciones para cautelar previamente y verificar posteriormente la correcta administracin de recursos humanos, materiales y financieros y la obtencin de los resultados de la gestin pblica por parte de las entidades que integran el Sector Publico Nacional, as como la utilizacin de fondos pblicos por parte de otras entidades cualquiera sea su naturaleza jurdica.

7 CONTROLAR.- Es la accin de evaluar el conjunto de actividades que se realizan en un sistema completo de organizacin poltica, normas y procedimientos utilizados con el fin de lograr la mayor eficacia y eficiencia en el cumplimiento de los objetivos y responsabilidades establecidas en cada caso.

CONTROL CONCURRENTE.- Es el que se aplica conjuntamente a la realizacin de las operaciones cuya correccin se esta verificando.

CONTROL DE CALIDAD.- Es el conjunto de polticas y procedimientos, as como los recursos tcnicos especializados para cerciorarse que las auditorias se realizan de acuerdo con las normas de auditoria gubernamental.

CONTROLES.- Medios a travs de los cuales la gerencia de una entidad asegura que el sistema es efectivo y es manejado en armona con eficiencia y economa, dentro del marco legal vigente.

CONTROL GUBERNAMENTAL.- Consiste en la verificacin peridica del resultado de la gestin pblica, a la luz del grado de eficiencia, eficacia, transparencia y economa que hayan exhibido en el uso de los recursos pblicos, as como del cumplimiento por las entidades de las normas legales y de los lineamientos de poltica y planes de accin. Evala la eficacia de los sistemas de administracin y control y establece las causas de los errores e irregularidades para recomendar las medidas correctivas.

Este control es interno y externo; pero siempre selectivo y posterior.

8 CRITERIO DE SELECCIN.- Conjunto de factores o parmetros con los que evala cada propuesta para adquirir bienes o servicios no personales. Es posible someterlos a una escala para efectuar una calificacin por punto de cada factor.

CRONOGRAMA.- Grfico con recuadros donde se expresan las relaciones de actividades programadas de un plan ya establecido, figurando, adems, los responsables de la actividad y el tiempo en que debe ejecutarse dichas actividades.

CREDIBILIDAD DE EVIDENCIAS .- El grado en el que est convencido el auditor de que las evidencias apoyan la opinin de la auditora. Las cuatro determinantes de la credibilidad son la relevancia, la competencia, la suficiencia y la oportunidad de las evidencias.

CRITERIO PRELIMINAR SOBRE LA IMPORTANCIA.- El monto mximo por el cual el auditor cree que los estados financieros podran tener errores y an as no afectar las decisiones de usuarios razonables; se utiliza en la planificacin de la auditora.

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO.- Una serie de preguntas sobre los controles en cada rea de auditora que se utiliza como medio para indicar al auditor aspectos de la estructura de control interno que podran ser inadecuados.

9 DEBILIDADES DEL CONTROL INTERNO.- La ausencia de controles adecuados; una debilidad de control interno aumenta el riesgo de errores en los estados financieros.

DESEMPEO EXPEDITO.- El alegato legal de un auditor segn el cual este afirma que la auditora se realiz de acuerdo con las normas de auditora generalmente aceptadas.

DOCUMENTACION SUSTENTATORIA.- Es un elemento de evidencia que permite el conocimiento de la naturaleza, finalidad y resultados de la operacin o transaccin con los datos suficientes para su anlisis.

EFICACIA.- Para efectos de evaluacin presupuestaria, se aplica al grado de ejecucin de los ingresos y gastos respecto a lo programado as como al grado de cumplimiento de las metas presupuestarias. Es el logro de las metas u objetivos programados.

EFICIENCIA.- Esta referida a la relacin existente entre los bienes o servicios producidos o entregados y los recursos utilizados para ese fin, en comparacin con un estndar de desempeo establecido. Virtud y facultad para lograr un efecto determinado. Rendimiento efectivo sin desperdicio innecesario

Para efectos de evaluacin presupuestaria, el indicador de eficiencia contrasta los recursos financieros previstos y/o ejecutados con las metas formuladas, programadas y obtenidas, segn corresponda.

10 EFECTIVIDAD.- Se refiere al grado en el cual un programa o actividad gubernamental logra sus objetivos y metas u otros beneficios que pretendan alcanzarse, previstos en la legislacin o fijados por otra autoridad.

Tiene relacin directa con el logro de los objetivos y metas programados por una entidad o proyecto.

ENTIDAD.- Colectividad considerada como unidad. Lo que integra la esencia o forma de una cosa. Conjunto de personas organizadas jurdicamente. En Derecho, entidad es la persona, bien sea individual o colectiva y mas generalmente una sociedad o corporacin.

ERROR DE MUESTREO.- ste se presenta por que el auditor ha tomado muestras de una parte de la poblacin.

ERROR TOLERABLE .- La importancia asignada a cualquier saldo de cuenta; se utiliza en la planificacin de la auditora.

ERROR DE CORTE .- Errores que tienen lugar como resultado de las transacciones del perodo actual que se registran en un perodo posterior, o transacciones del perodo subsecuente que se registran en le perodo actual.

ESTATUTOS .- Reglas y procedimientos que adoptan los accionistas de una empresa, incluyendo el ao fiscal de la misma, y los deberes y poderes de sus funciones.

11 ESTIMACIN DE DIFERENCIAS .- Mtodo de muestreo de variables en que el auditor estima el error del universo multiplicando el error promedio en la muestra por el nmero total de partidas del universo y tambin calcula el error de muestreo.

ESTIMACIN DE PUNTO.- Mtodo de proyeccin de la muestra al universo para estimar el error del universo, por lo general mediante el supuesto de que los errores en el universo no auditados son proporcionales a los errores encontrados en la muestra.

ESTIMACIN DE RAZN .- Mtodo de muestreo de variables en que el auditor estima el error del universo multiplicando la parte de dlares de la muestra con errores por el valor en libros del universo total registrado y tambin calcula el riesgo de muestreo.

ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO.- Es el conjunto de polticas y procedimientos diseados para proporcionar a la administracin una garanta razonable de que las metas y objetivos que considera importantes se van a cumplir.

TICA.- Conjunto de principios o valores morales.

EVIDENCIA DE AUDITORIA.- Viene a ser la informacin que obtiene el auditor para ex traer conclusiones en las cuales basar su opinin. La evidencia de auditoria abarca los documentos fuente y los registros contables que sustentan a

12 los estados financieros y la informacin corroborativa proveniente de otras fuentes. Conocimiento indudable, certeza clara y absoluta acerca de una cosa abstracta o concreta.

Es la informacin obtenida durante el examen que sustenta los hechos observados.

Es el conjunto de hechos comprobados suficientes, competentes y pertinentes que sustenta las conclusiones del auditor. Es la informacin especfica obtenida durante la labor de auditoria a travs de observacin, inspeccin, entrevistas y examen de los registros en trminos generales. La evidencia de auditoria puede clasificarse en cuatro tipos: evidencia fsica, evidencia testimonial, evidencia documental y evidencia analtica.

EVIDENCIA COMPETENTE.- Prueba aportada o emitida por autoridad o funcionario facultado por la Ley o norma pertinente.

EVIDENCIA DOCUMENTAL.- Consiste en informacin elaborada, como la contenida en cartas, contratos, facturas y otros documentos.

EVIDENCIA SUFICIENTE.- Prueba cuyo alcance o cobertura sustenta una observacin.

13 EVIDENCIA.- Cualquier informacin que utiliza el auditor para determinar si la informacin cuantificable que se audita se presenta de acuerdo con criterios establecidos.

EXAMEN .- Compromiso de certificacin que resulta en una certeza positiva acerca de si las afirmaciones que se examinan se ajustan a los criterios aplicables.

EXAMEN FSICO.- La inspeccin o conteo que hace el auditor de un activo tangible. Expresado en magnitudes monetarias; tambin se conoce como muestreo del monto monetario acumulativo y muestreo con probabilidades en proporcin al tamao.

FASES DEL PROCESO DE AUDITORA.- Los cuatro aspectos de la auditora completa: (1) planear y disear un mtodo de auditora, (2) realizar pruebas de controles y pruebas sustantivas de operaciones, (3) realizar procedimientos analticos y pruebas de detalles de saldos y (4) concluir la auditora.

FLUJOGRAMA.- (o diagrama de flujo) una representacin diagramtica de los documentos y archivos de la entidad y la secuencia en la que se procesan.

FORMATO

DE

DESEMPEO

DE

PROGRAMA

DE

AUDITORA.-

Los

procedimientos de auditora para una clase de operaciones organizadas en el formato en que se va a realizar; el programa de auditora se prepara a partir de un formato de diseo de programa de auditora.

14 GARANTA DE LA AUDITORA.- Es un complemento del riesgo aceptable de auditora; un riesgo aceptable de auditora del 2% es lo mismo que una garanta de auditora del 98%; tambin recibe el nombre de garanta global y nivel de garanta.

GOBIERNO LOCAL.- Lo constituyen las municipalidades provinciales, distritos y delegadas conforme a ley. Tienen autonoma poltica, econmica y administrativa en los asuntos de su competencia.

HALLAZGOS DE AUDITORIA.- En la auditora financiera, se definen como asuntos que llaman la atencin del auditor y que en su opinin, deben comunicarse a la entidad, ya que representan deficiencias importantes que podran afectar en forma negativa, su capacidad para registrar, procesar, resumir y reportar informacin financiera uniforme, de acuerdo con las aseveraciones efectuadas por la gerencia en los estados financieros. Pueden referirse a diversos aspectos de la estructura de control interno, como son: ambiente de control, sistema de contabilidad o procedimientos de control. Los hallazgos de auditora son tambin conocidos como condiciones reportables.

Este concepto es utilizado para describir el resultado de la comparacin que se realiza entre un criterio (norma) y la situacin actual encontrada durante el examen a un rea, actividad u operacin o circunstancias en las cuales el criterio fue aplicado.

15 HOJA DE TRABAJO.- Se utiliza para ayudar al auditor a evaluar si su monto combinado es considerable; tambin se le conoce como resumen de posibles ajustes.

IMPORTANCIA.- La magnitud de una omisin o error de informacin contable que, a la luz de las circunstancias, hace probable que el criterio de una persona razonable que dependa de la informacin haya sido cambiada o influenciada por la omisin del error.

INDEPENDENCIA DEL HECHO.- La capacidad del auditor para adoptar una opinin imparcial en el desempeo de servicios profesionales.

INFORME DE AUDITORIA.- Es el producto final del trabajo del auditor, en el cual, el presenta sus conclusiones, observaciones y recomendaciones y en el caso del examen de estados financieros, el correspondiente dictamen.

LEY.- Regla obligatoria y necesaria. Regla, norma, precepto de la autoridad publica que manda, prohbe o permite algo. Ampliamente, todo reglamento, ordenanza, estatuto, decreto, orden u otro mandamiento de una autoridad en ejercicio de sus atribuciones.

Norma jurdica por excelencia que regula la vida y relacin de los hombres en sus diferentes manifestaciones sociales, polticas, econmicas, jurdicas, etc. y dentro de cuyos elementos esenciales concurren, entre otros: a) que la dicte la autoridad competente, lo que implcitamente acoge a todo tipo de normas; b) que mande o

16 prohba algo; c) que tenga sentido y alcance general, o sea para todos; y d) que sea obligatoria, bajo la autoridad y facultad compulsiva del Estado.

LEY ORGANICA.- La dictada con carcter complementario de la Constitucin del Estado, por orden a esta.

En Derecho Publico y en Derecho Administrativo la que reglamenta preceptos constitucionales en forma minuciosa, el estilo de un cdigo.

LISTA DE VERIFICACIN DE REVELACIN DE ESTADOS FINANCIEROS .Cuestionario que acuerda el auditor problemas de revelacin que se encuentran comnmente en las auditoras, y que facilita la revisin final de toda la auditora por un socio independiente.

MARCAS DE AUDITORIA.- Tambin llamadas "claves de auditora", "tildes", etc. Son signos particulares y distintivos que hace el auditor para sealar el tipo de trabajo o prueba efectuada. Toma varias formas y se pueden emplear varios colores de lpices o tinta para realizarlas.

Las marcas de auditoria se encuentran en los registros y documentos de la entidad bajo examen y en los papeles de trabajo; sirven como prueba vlida para recordarle al audi tor las labores efectuadas por el mismo.

MATERIALIDAD.- La informacin es material si su omisin o distorsin puede influir en las decisiones econmicas de los usuarios que se apoyan en los estados

17 financieros. La materialidad depende del tamao de la partida o del error considerado en las particulares circunstancias de la omisin o distorsin. Por ello, la materialidad constituye una referenda o un punto de corte antes que una caracterstica cualitativa principal para que la informacin pueda ser til.

Consiste en la concentracin del control en las transacciones u operaciones de ms significacin en la entidad examinada.

MEMORANDUM DE PLANEAMIENTO.- Documento interno que establece las decisiones de planeamiento de la auditoria y/o examen especial.

MUESTREO DE AUDITORA.- Es la aplicacin de un procedimiento sustantivo o de cumplimiento a menos del 100% de las partidas incluidas en el saldo de una cuenta o clase de transacciones, con el fin de obtener y evaluar evidencias sobre alguna caracterstica de las partidas seleccionadas y extraer conclusiones sobre el conjunto de las partidas de dicho saldo de cuenta o clase de transacciones.

MUNICIPALIDAD.- Las Municipalidades son los rganos del gobierno local. Tienen autonoma econmica y administrativa en los asuntos de su competencia. Corresponden al Concejo las funciones normativas y fiscalizadoras; y a la alcalda, las funciones ejecutivas.

MUESTRA REPRESENTATIVA.- Una muestra cuyas caractersticas son las mismas que las de la poblacin.

18 NORMAS DE AUDITORA GUBERNAMENTAL NAGU .- Son los criterios que determinan los requisitos de orden personal y profesional del auditor, orientados a uniformar el trabajo de la Auditora gubernamental y obtener resultados de calidad.

NARRATIVA.- Es una descripcin escrita del control interno de una entidad, incluyendo el origen, procesamiento y eliminacin de documentos y registros y los procedimientos de control pertinente.

NORMAS DE AUDITORA GENERALMENTE ACEPTADAS .- (NAGA) Son las normas de auditora que elabora el AICPA, que consisten en normas generales, normas de trabajo y normas de la informacin junto con interpretacin. A menudo reciben el nombre de normas de auditora.

OBJETIVIDAD .- Imparcialidad en el desempeo de servicios profesionales.

OBSERVACINES .- Las observaciones, segn la NAGU 4.40 refieren hechos o situaciones de carcter significativo y de inters para la entidad examinada, cuya naturaleza deficiente permita oportunidades de mejora y/o correccin, incluyendo sobre ellos informacin suficiente y competente relacionada con los resultados de la evaluacin efectuada a la gestin de la entidad examinada.

PAPELES DE TRABAJO.- Es el conjunto de cedulas y documentos en los cuales el Auditor registra los datos y la informacin obte nidas, as como los resultados de las pruebas realizadas durante su examen, que respaldan su informe.

19 Registra el planeamiento, naturaleza, oportunidad y alcance de los

procedimientos de auditora aplicados por el auditor; y los resultados y conclusiones extradas de la evidencia obtenida. Los papeles de trabajo pueden estar constituidos por datos conservados en papel, pelcula, medios electrnicos u otros medios.

El registro que tienen los auditores del planeamiento, el desempeo de la auditora que incluye supervisin y revisin. Documentos que contienen la evidencia que respalda los hallazgos,

observaciones, opiniones de funcionarios responsables de la entidad examinada, conclusiones y recomendaciones del auditor. Debe incluir toda la evidencia que se haya obtenido durante la auditora.

PLAN ANUAL DE AUDITORA GUBERNAMENTAL.- Es el instrumento orientador de las acciones de control y actividades a ser ejecutadas por los rganos conformantes del Sistema Nacional de Control en el periodo correspondiente a cada ejercicio presupuestario. Se formula en base a lineamientos y directivas de la Contralora General de la Repblica.

PLANEAMIENTO.- Accin que se emprende para hacer frente en la forma ms efectiva a necesidades futuras, basndose en pruebas; es decir obtenida en su mayor parte de la experiencia pretrita, proceso para determinar anticipadamente un curso de accin destinado a alcanzar un resultado deseado.

20 Significa desarrollar una estrategia general y establecer un enfoque apropiado respecto a la naturaleza, oportunidad y alcance de la auditora. El auditor formula su plan para llevar a cabo el trabajo de auditora de modo eficiente, eficaz y oportuno.

Fase de la auditora durante la cual el auditor se aboca a la identificacin de que examinar, como, cuando y con que recursos, as como la determinacin del enfoque de la auditora, objetivos, criterios y estrategia.

POLTICA.- Se puede definir a la poltica como cualquier regla que regula, gua o limita las acciones de una entidad. La poltica es la Inea de conducta predeterminada, que se aplica en la entidad para llevar a cabo todas sus actividades incluyendo aquellas no previstas.

Son criterios generales que sirven para orientar la accin, al mismo tiempo que se fijan lmites y enfoques bajo los cuales aquellas habrn de realizarse.

PRESUPUESTO.- Cantidad de dinero calculado para hacer frente los gastos generales de una auditora, en base al plan y cronograma establecido para la ejecucin de la auditora.

PROCEDIMIENTOS

DE

AUDITORA.-

Instrucciones

detalladas

para

la

recopilacin de evidencias.

21 PROGRAMA DE AUDITORA.- Instrucciones detalladas para la recopilacin total de evidencias de un rea o de toda una auditora. El programa de auditora siempre incluye procesos de auditora y tambi n tamaos de muestra, partidas a escoger y momento de las pruebas.

En tal sentido, el programa de auditora gua la accin del auditor, sustenta la determinacin de los recursos necesarios para efectuar la auditora, su costo y los plazos que demanda su ejecucin; as mismo, permiten la evaluacin de su avance y que los resultados estn de acuerdo con los objetivos propuestos.

PRONSTICO.- Estados financieros prospectivos que presentan la informacin financiera esperada de una entidad, los resultados de sus operaciones y flujos de efectivo para periodos futuros, segn el leal conocer y comprender de la parte responsable.

PRUEBA DE CONTROL .- Procedimiento de auditora para probar la eficacia de las polticas y procedimientos de control en apoyo de un riesgo de control evaluado reducido.

RECOMENDACIONES .- Las recomendaciones, segn la NAGU 4.40 constituyen las medidas especficas y posibles que, con el propsito de mostrar los beneficios que reportar la accin de control, se sugieren a la administracin de la entidad para promover la superacin de las causas y las deficiencias evidenciadas durante el examen. Estarn dirigidas al Titular o en su caso a los funcionarios que tengan competencia para disponer su aplicacin.

22 RELEVANCIA DE EVIDENCIAS .- La relevancia de evidencias con respecto al objetivo de auditora que se est poniendo a prueba.

REVISIN .- Compromiso de certificacin que resulta en una certeza negativa acerca del conocimiento del auditor de cualquier informacin que indica que las declaraciones no se presentan de conformidad con los criterios aplicables.

REVISIN DE PAPELES DE TRABAJO.- Revisin de los papeles de trabajo de la auditora terminada por parte de otro miembro del despacho de auditora para asegurar la calidad y contrarrestar el prejuicio.

RIESGO ACEPTABLE DE AUDITORA.- Es una medida de la disponibilidad del auditor a aceptar que los estados financieros contengan errores importantes despus de que se haya terminado la auditora y de que se haya emitido una opinin sin salvedades.

RIESGO DE AUDITORA .- La posibilidad de que el auditor llegue a la conclusin de que los estados financieros son razonables y que por lo tanto, se emita una opinin sin salvedad cuando, de hecho, contienen errores importantes.

RIESGO DE CONTROL .- Una medida de la evaluacin que hace el auditor de la probabilidad de que errores superiores a un monto tolerable en un segmento no se prevengan, ni se detecten por parte de la estructura de control interno del cliente.

23 RIESGO INHERENTE .- Medida de la evaluacin que hace el auditor de la probabilidad de que existan errores importantes en un segmento antes que considerar la eficacia del a estructura de control interno.

RECOMENDACIONES.- Constituyen las medidas sugeridas por el auditor a la administrador) de la entidad examinada para la superacin de las observaciones identificadas. Deben estar dirigidas a los funcionarios que tengan competencia para disponer la adopcin de correctivos y estar encaminadas a superar la condicin y las causas de los problemas.

Son sugerencias positivas con la finalidad de solucionar problemas significativos para mejorar los sistemas administrativos y financieros de la Entidad.

REFERENCIACION.- Identificacin de los asuntos contenidos en los papeles de trabajo que por su naturaleza o significado guardan relacin entre si, respecto al asunto examinado.

En la referencia se utilizan smbolos convencionales con el fin de indicar el procedimiento empleado.

RIESGO DE AUDITORA.- El riesgo de que el auditor emita inadvertidamente una opinin de auditora sin salvedad sobre estados financieros que contengan errores e irregularidades de importancia relativa.

24 RIESGO MUESTRAL.- Riesgo que surge de la posibilidad de que las conclusiones del auditor, basadas en muestras, puedan ser diferentes de las conclusiones a que habra llegado si la poblacin muestral completa hubiera sido sometida al mismo procedimiento de auditora.

SISTEMA.- Conjunto de reglas o principios sobre una materia enlazados entre s. Conjunto de cosas que ordenadamente relacionadas entre si contribuyen a determinado objeto. Conjunto de principios verdaderos o falsos reunidos entre si de modo que formen un cuerpo de doctrina.

Combinacin de partes reunidas para obtener un resultado o formar un conjunto. Modo de gobierno.

Conjunto de unidades fijadas para poder expresar las medidas principales de manera sencilla y racional.

Cualquier conjunto cohesionado de elementos que estn dinmicamente relacionados para lograr un propsito determinado.

SISTEMA NACIONAL DE CONTROL.- El Sistema Nacional de Control esta constituido por los organismos, normas, mtodos y procedimientos destinados al control de las entidades mixtas o asociadas y de las entidades privadas en que tenga participacin el Estado o reciban fondos pblicos, en cuanto a la utilizacin de los mismos.

25 SUMILLA.- Titulo que se utiliza en el hecho observado.

SELECCIN DIRECTA DE MUESTRA.- Mtodo no probabilstico de seleccin de muestras en la que cada partida en la muestra se escoge con base en algn criterio establecido por el auditor.

SUFICIENCIA DE LAS EVIDENCIAS.- La cantidad de las evidencias; el tamao de la muestra adecuado.

TAMAO INICIAL DE LA MUESTRA.- Tamao de la muestra determinado a partir de las tablas de muestreo de atributos.

TCNICAS DE AUDITORA.- Son los mtodos prcticos de investigacin y prueba que utiliza el auditor para obtener la evidencia necesaria que fundamente sus opiniones y conclusiones. Estos mtodos pueden agruparse de la siguiente manera: a. b. c. d. e. Tcnicas de verificacin ocular (comparacin, observacin, revisin selectiva, rastreo). Tcnica de verificacin verbal (indagacin). Tcnicas de verificacin escrita (anlisis, conciliacin, confirmacin). Tcnicas de verificacin documental (comprobacin, computacin). Tcnica de verificacin fsica (inspeccin).

TIPOS DE PRUEBA.- Las cinco categoras de pruebas de auditora que utilizan los auditores para determinar si los estados financieros se presentan en forma razonable; procedimientos para entender la estructura del co ntrol interno, pruebas

26 de controles, pruebas sustantivas de operaciones, procedimientos analticos y pruebas de detalles de saldos.

TRABAJO DE CAMPO.- Conjunto de actividades que desarrolla la comisin de auditora en aplicacin del programa de la Accin de Control durante su permanencia en la entidad o rea examinada.

VERIFICACIN DE CONTROL.- Procedimientos de auditora para verificar la eficacia de las polticas y procedimientos de control en apoyo a un menor riesgo de control ponderado.

VERIFICACIN SUSTANTIVA DE OPERACIONES .- Verificacin que realiza un auditor de los errores e irregularidades monetarias para una clase de operaciones.

ANEXO N 3 MATRIZ DE CONSISTENCIA


APLICACIN DEL MTODO DE MONITOREO A LA AUDITORA OPERATIVA, PARA LA EMISIN OPORTUNA DEL INFORME DE AUDITORA, EN UN GOBIERNO LOCAL
PROBLEMAS PROBLEMA PRINCIPAL La aplicacin del mtodo de monitoreo para la supervisin de las fases de la auditora operativa gubernamental, en un Gobierno Local de Lima Metropolitana, permitira la emisin del informe con calidad y oportunidad? OBJ ETIVOS OBJ ETIVO GENERAL Disear un mtodo de monitoreo para supervisar la ejecucin de una auditora operativa gubernamental, en los Gobiernos Locales de Lima Metropolitana, con la finalidad de obtener informes de calidad y de manera oportuna. OBJ ETIVOS ESPECFICOS HIPTESIS HIPTESIS GENERAL X. MONITOREO 1. Tipo de El mtodo de monitoreo para supervisar las Investigacin: auditoras realizadas en los Gobiernos Locales de Bsica o pura Lima Metropolitana, focalizando los aspectos X1.Aspectos crticos crticos, permite estandarizar el proceso de 2. Nivel de supervisin y mejorar la calidad de los informes X2.Procedimientos Investigacin: emitidos por la comisin de auditora en la descriptiva y oportunidad programada. X3.Documentos explicativa HIPTESIS SECUNDARIAS 3. Investigacin por objetivos 4. Muestra discrecional no probabilstica 5. Tcnicas Entre las principales que se utilizaron son: - Entrevista - Encuesta - Anlisis Documental 6. Instrumentos - Gua de Entrevista - Cuestionario - Anlisis Documental VARIABLES INDICADORES METODOLOGA

PROBLEMAS SECUNDARIOS

a. Cules seran los procedimientos a. del mtodo de monitoreo para cautelar la ejecucin de la auditora operativa en cumplimiento con el plan y cronograma de trabajo, para obtener resultados con calidad y oportunidad? b. b. Cules seran los aspectos a ser monitoreados para que la labor de supervisin de la auditora operativa sea eficaz? c. Cules seran los documentos de c. monitoreo que demostraran que el supervisor de auditora aplic los procedimientos ms adecuados, a los aspectos establecidos como importantes en el proceso de la auditora operativa?

Determinar los procedimientos de a. Estableciendo los procedimientos apropiados Y. INFORME DE monitoreo para supervisar para monitorear los procesos de la auditora AUDITORIA eficazmente el proceso de la operativa, se obtendr informes con calidad y de auditora operativa gubernamental, manera oportuna. para que el informe sea emitido con Y1. Calidad calidad y oportunidad. b. Estableciendo los aspectos crticos de la ejecucin de la auditora operativa Y2. Oportunidad Establecer los aspectos a ser gubernamental para focalizar el monitoreo, la monitoreados en la ejecucin de la labor del supervisor ser eficaz. auditora operativa gubernamental, para que la labor del supervisor sea b. Diseando los formatos para monitorear los eficaz. aspectos crticos del proceso de la auditora operativa gubernamental, se documentar y Disear los documentos de estandarizar el proceso de supervisin. monitoreo que el supervisor, debe emitir para demostrar que su intervencin se centro en los aspectos importantes de la auditora operativa.

2 ANEXO N 4 ANALISIS Y CONTRASTACIN DE HIPOTESIS


HIPT ESIS GENERAL El mtodo de monitoreo para supervisar las auditoras realizadas en los Gobiernos Locales de Lima Metropolitana, focalizando los aspectos crticos, permite estandariz ar el proceso de supervisin y mejorar la calidad de los informes emitidos por la comisin de auditora en la oportunidad programada. OBJETIVO GENERAL Disear un mtodo de monitoreo para supervisar la ejecucin de una auditora operativa gubernamental, en los Gobiernos Locales de Lima Metropolitana, con la finalidad de obtener informes de calidad y de manera oportuna. a. OBJETIVOS ESPECIFCOS CONCLUSIONES En base a los resultados de la presente investigacin, se ha contado con los aspectos necesarios para formular un mtodo de monitoreo para supervisar el proceso de auditora gubernamental, con la finalidad de cautelar la calidad de los procedimientos y el informe de auditora resultante. Determinar los procedimientos de monitoreo para supervis ar eficazmente el proceso de la auditora operativa gubernamental, para que el informe sea emitido con calidad y oportunidad. Aplicacin de los procedimientos de vigilancia constante del proceso de auditora, control del adecuado uso de las horas hombre, adoptar correctivos en los casos de desviacin de los objetivos, adecuar los procedimientos de control interno evitando o disminuyendo los reprocesos, control del tiempo y costos, para que el informe se presente en la oportunidad planificada. El monitoreo debe ser a las tres etapas de la auditora operativa gubernamental, principalmente a las siguientes actividades: determinacin de objetivos, criterios, alcance, muestra y tiempo de ejecucin de la auditora; evidencia, papeles de trabajo, ejecucin de los procedimientos, redaccin de los hallazgos y comunicacin de los hallazgos; y, la evaluacin de los descargos, determinacin de responsabilidades y formulacin de recomendaciones efectivas para superar las causas y los hechos observados. El diseo de los formatos de monitoreo debe permitir que el supervisor de auditoria documente el cumplimiento de su labor, constituyndose en una herramienta tcnica para medir el avance del proceso de auditora y evidenciar la focalizacin de los aspectos crticos; los cuales se presentan en la propuesta de mtodo de monitoreo en el Anexo N 1.

RELACIN: HIP. OBJ. CON. 5

b.

Establecer los aspectos a ser monitoreados en la ejecucin de la auditora operativa gubernamental, para que la labor del supervisor sea eficaz.

c.

Disear los documentos de monitoreo que el supervisor, debe emitir para demostrar que su intervencin se centro en los aspectos importantes de la auditora operativa.

20= 100%

0 ANEXO N 5

ENT REVIST A
INSTRUCCIONES La presente tcnica de la entrevista, tiene por finalidad recoger informacin importante sobre APLICACIN DEL MTODO DE MONITOREO A LA AUDITORA OPERATIVA, PARA LA EMISIN OPORTUNA DEL INFORME DE AUDITORA, EN UN GOBIERNO LOCAL. Sobre este particular requerimos responder las preguntas que a continuacin se formulan. Los datos que nos est proporcionando, nicamente tienen validez con fines acadmicos. empleada es annima, se le agradece su participacin. La tcnica

1.

Qu entiende usted por Auditora Operativa Gubernamental? ---------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------

2.

Qu entiende usted por monitoreo? -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

3.

Cree usted que se puede establecer un sistema de monitoreo, en los aspectos crticos de la Auditora Operativa Gubernamental? -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

1 4. Cree usted que la supervisin basada en los procesos importantes de las tres etapas de la auditora operativa gubernamental, permita cumplir con los objetivos de la auditora operativa, eficazmente? -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

5.

Cree usted que al establecer un sistema de monitoreo focalizando los aspectos crticos, permita reducir el tiempo y por lo tanto el costo de una auditora operativa gubernamental?

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

6.

Cree usted que se deba modificar los sistemas de monitoreo, para ser ms ptima la gestin de los rganos de Control Interno de las Municipalidades de Lima Metropolitana?

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

7.

Cree usted que los formatos que utilizan los supervisores, sean los adecuados para focalizar los aspectos crticos de una auditora operativa?

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

8.

Cree usted que durante las etapas de ejecucin de la auditora operativa gubernamental se pueda monitorear los aspectos relevantes, por medio de los formatos que utiliza actualmente el supervisor?

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

9.

Basando en su experiencia profesional, cules cree que son los aspectos principales y crticos que determinan el adecuado logro de los objetivos de la auditora operativa gubernamental en los gobiernos locales de Lima, y deberan ser incluidos en un sistema de monitoreo eficaz: En el Planeamiento a) ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------En el trabajo de campo b) ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------En la formulacin del informe c) -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

3 ANEXO N 6

ENCUEST A

INSTRUCCIONES La presente tcnica, tiene por finalidad recoger informacin importante

relacionada con el tema APLICACIN DEL MTODO DE MONITOREO A LA AUDITORA OPERATIVA, PARA LA EMISIN OPORTUNA DEL INFORME DE AUDITORA, EN UN GOBIERNO LOCAL . Sobre este particular, requerimos responder las preguntas, que a continuacin se formulan; elija la alternativa que considere correcta marcando para tal fin con un aspa (X). Esta tcnica es annima, se agradece su participacin.

1.

Cree usted que el logro de los objetivos y metas previstos en el plan de auditora, el cumplimiento de las Normas de Auditora

Gubernamental se deba a que existe un sistema de supervisin eficaz en los rganos de Control Institucional de los Gobiernos Locales de Lima Metropolitana?

a)

No siempre se cuenta con un supervisor para cautelar el logro de los objetivos ( ) ( ) ( ) ( )

b) c) d)

El sistema de supervisin no siempre lo permite No siempre se cumple con los objetivos previstos Ninguna de las anteriores

4 2. Cree usted que los formatos que utiliza el supervisor, cumplan con certeza los estndares apropiados que garanticen el seguimiento del logro de los objetivos en la auditora operativa gubernamental en los plazos previstos?

a) b)

No siempre los supervisores documentan s u labor Los formatos de supervisin deben adecuarse para que sean tiles y dejar de ser solo informativos

( )

( ) ( ) ( )

c) d)

No existe formatos que evidencien la labor de supervisin Ninguna de las anteriores

3.

Cree usted que los formatos, que utilizan los supervisores sean los adecuados para la Auditora Operativa de los Gobiernos Locales?

a) b) c)

S son los adecuados No son estndar Los formatos se deben de acondicionar de acuerdo a la entidad

( ) ( )

( ) ( )

d)

Ninguna de las anteriores

4.

Cul es su opinin de establecer un mtodo de monitoreo, focalizando los aspectos crticos en la Auditora Operativa en los Gobiernos Locales?

5 a) El sistema de monitoreo debe formularse de acuerdo a la entidad b) c) Debe estar basado en criterios tcnicos de auditora Solo si conocen los aspectos crticos de la auditora operativa gubernamental d) Ninguna de las anteriores ( ) ( ) ( ) ( )

5.

Cree usted que el mtodo de monitoreo focalizando los aspectos crticos del proceso de la auditora operativa gubernamental, aplicando en los Gobiernos Locales van a ayudar en el cumplimiento de los plazos previstos?

a) b)

Solo si el mtodo es adecuado Si el mtodo de monitoreo est basado en criterios tcnicos de auditora y la experiencia

( )

( ) ( ) ( )

c) d)

Depende si el mtodo es aplicable a todas las auditoras Ninguna de las anteriores

6.

Cules seran los resultados de aplicar el Mtodo de Monitoreo en una Auditora Operativa en los Gobiernos Locales? a) b) c) Solo se cumplira con las Normas de Auditora Focalizar los aspectos crticos Apoyar al supervisor, para un eficiente seguimiento de la auditora, optimizando su tiempo d) Ninguna de las anteriores ( ) ( ) ( ) ( )

6 7. Cundo el sistema de supervisin se complementa con un Mtodo de Monitoreo enfocando los aspectos crticos en una Auditora Operativa, se cumplir con los objetivos previstos, de manera eficaz?

a) b) c) d) e)

Definitivamente s Probablemente s No sabe, no opina Probablemente no Definitivamente no

( ) ( ) ( ) ( ) ( )

8.

Cul de los Mtodos de Monitoreo es el ms recomendable para aplicar al proceso de una Auditora Operativa en los Gobiernos Locales, a fin de cautelar el cumplimiento de los objetivos y metas, eficazmente?

a) b) c) d) e)

El PERT-CPM Diagrama de GANNT Grficas de Recursos Otros Ninguno

( ) ( ) ( ) ( ) ( )

9.

Cree usted que con formatos estndar los supervisores puedan determinar el avance exacto en porcentajes, del programa de auditora y de la formulacin del informe?

a)

Depende cmo estn formulados los formatos

( )

7 b) Estos formatos deben estar formulados teniendo en cuenta las etapas de la auditora c) d) No se requieren de formatos estndar Ninguna de las anteriores ( ) ( ) ( )