GESTIN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO Cada vez son ms las organizaciones que adoptan la estrategia de adquirir productos

y servicios a proveedores externos en lugar de desarrollarlos internamente. El objetivo de esta estrategia es mejorar la eficiencia operativa de la organizacin aprovechando la capacidad de los proveedores de entregar soluciones de mejor calidad, ms rpido, a menor coste y con la tecnologa ms adecuada. La problemtica de la adquisicin reside en que la organizacin que adquiere los productos y servicios es quien tiene la responsabilidad final de satisfacer las necesidades de sus usuarios, mientras que es el proveedor quien va a ejecutar las tareas necesarias para desarrollar y proporcionar la solucin. Segn algunos estudios, entre los grandes proyectos de adquisicin de TI (tecnologas de la informacin), el 25% fracasa en los dos primeros aos y el 50% fracasa en los cinco primeros aos. Como factores que contribuyen a este fracaso, destacan: Mala gestin Incapacidad de articular las necesidades del cliente Mala definicin de requisitos Seleccin de proveedores inadecuada Procesos de contratacin inadecuados Procedimientos de seleccin de tecnologas insuficientes Cambios de requisitos incontrolados La responsabilidad es compartida entre el adquiridor y los proveedores. La mayora de los fallos en los proyectos se podran evitar si el adquiridor supiera cmo gestionar adecuadamente la adquisicin con sus proveedores. Un aspecto muy importante para el xito de la relacin entre adquiridor y proveedor es la comunicacin. Muchas veces, el adquiridor se desentiende del proyecto una vez que lo contrata a un proveedor y, despus, se da cuenta demasiado tarde de que el proyecto va retrasado, la tecnologa elegida no es viable, etc., en definitiva, el proyecto ha fracasado. El adquiridor es el responsable del proyecto: es quien mantiene una relacin con los usuarios finales para comprender sus necesidades, realiza la gestin de todo el proyecto y es responsable de entregar la solucin a los usuarios. Adems, para realizar esta entrega al usuario de la solucin deseada, el adquiridor es responsable de elegir a los proveedores que la van a desarrollar y proporcionar de manera que cumpla las necesidades del cliente.

GESTIN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO La gestin de adquisiciones en una empresa incluye una serie de procesos para la adquisicin de productos o servicios, la gestin y administracin del contrato y gestin de control de cambios necesarios para administrar contratos u rdenes de compra emitidas por miembros autorizados del equipo de proyecto. Tambin incluye una buena seleccin y negociacin con los proveedores y un control de los riesgos que puedan surgir durante el proceso de adquisicin. Todos estos puntos que pueden verse en la siguiente grfica se tratarn en los siguientes apartados.

PLANIFICAR LAS COMPRAS Y ADQUISICIONES El proceso de planificar las compras y adquisiciones es el proceso de identificar qu necesidades del proyecto se pueden alcanzar mejor a travs de la adquisicin de productos y servicios fuera de la organizacin, y cundo y cmo hacerlo. A continuacin se muestran los principales pasos a seguir en este proceso:

La decisin de adquisicin se debe tomar siguiendo una estrategia de seleccin de fuentes que se centra en investigar y analizar los pros y contras de la externalizacin del servicio y la revisin de las funciones de toda la organizacin para conseguir el mximo beneficio. Por otro lado, las actividades de definicin de requisitos se plasmarn en un documento que ser la base funcional del contrato y servir como gua para el diseo de una solucin. PLANIFICAR LA CONTRATACIN La planificacin de la contratacin consiste en preparar los documentos necesarios para soportar las respuestas de los proveedores a los requerimientos de adquisiciones y seleccionar los proveedores con las mejores propuestas. Existen dos procesos fundamentales, el de preparacin de la oferta y el de desarrollo y establecimiento de los criterios de evaluacin.

PROCESO DE OFERTA En el proceso de oferta se eligen y desarrollan los documentos para tratar de comunicar las necesidades de la empresa que emite la oferta a los proveedores y el nivel de detalle de la solucin que espera recibir.

Los principales mtodos para obtener informacin de los proveedores son: 1 2 3 4 RFI (Request for information) Solicitud de informacin. RFP (Request for proposal) Solicitud de propuesta. RFQ (Request for quotation) Solicitud de presupuesto. IFB (Invitation for Bid) - Solicitud para ofertar.

A continuacin se describen algunas buenas prcticas para desarrollar los documentos de solicitud y obtener una buena respuesta a la oferta:

DESARROLLO DE CRITERIOS DE EVALUACIN En este punto se trata de contestar a la pregunta , cmo va a decidir la empresa entre las distintas opciones? En el siguiente grfico se muestran las principales actividades para fijar los criterios de evaluacin:

Algunos aspectos especficos a contemplar para cada uno de los tipos de criterios de evaluacin pueden ser:

SOLICITAR RESPUESTAS DE PROVEEDORES Este proceso obtiene respuestas, tales como ofertas y propuestas, de potenciales proveedores acerca de la forma en que puede cumplirse con los requisitos del proyecto. La mayor parte del esfuerzo de este proceso recae en los potenciales proveedores, normalmente sin un coste directo para el proyecto ni para el adquiridor. Debe de estar claramente definida la forma en que se interactuar con los proveedores.

SOLICITUD Y GESTIN DEL PROCESO DE OFERTA/RESPUESTAS A continuacin se describen algunas buenas prcticas para la solicitud de respuestas:

INTERACCIN CON PROVEEDORES Gestionar la interaccin con proveedores durante el proceso de adquisicin es uno de los aspectos ms difciles de la gestin de adquisiciones. Por ello, conviene tener en cuenta algunas consideraciones como las que se tratan a continuacin:

SELECCIN Y GESTIN DE PROVEEDORES Este proceso implica la recepcin de ofertas o propuestas, la aplicacin de los criterios de evaluacin para seleccionar un proveedor y la gestin y seguimiento del proveedor elegido. APLICAR CRITERIOS DE EVALUACIN El proceso a seguir en la aplicacin de los criterios de evaluacin se muestra a continuacin:

Adems de la importancia de la imparcialidad, tambin es clave determinar el nmero ms adecuado de evaluadores en el proceso de evaluacin en funcin de los objetivos de la evaluacin, de la exhaustividad que se quiera aplicar y de las ofertas recibidas. En la siguiente figura se ilustra este concepto:

Por otro lado, la evaluacin de las habilidades de los proveedores es clave para determinar el producto o servicio ms competitivo y que mejor satisfaga las necesidades de la empresa adquiridora. Algunas de las posibles habilidades a evaluar pueden ser:

Algunas buenas prcticas a tener en cuenta en este proceso son:

GESTIN Y SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES Para muchas compaas, la gestin de proveedores es una parte compleja del proceso de adquisiciones. Sin embargo, gracias a las nuevas tecnologas, el seguimiento de los proveedores se ha facilitado. Mediante la implementacin de programas de cuadros de mando , las compaas pueden cuantificar fcilmente datos intangibles relacionados con la calidad y con el nivel de servicio. Adems, la informacin obtenida de los cuadros de mando puede ayudar a justificar la eleccin de futuros proveedores para la empresa.

Para desarrollar buenas prcticas, las compaas deben examinar primero las polticas actuales relacionadas con la seleccin de proveedores y las estrategias de negociacin. Se podran considerar preguntas como las siguientes: Qu guas estn establecidas en cuanto a contratos con proveedores? Cmo se lleva a cabo el seguimiento del rendimiento de los proveedores?, o an ms importante, se realiza algn tipo de seguimiento sobre los proveedores? Se anima a nuevos proveedores a que respondan a las ofertas realizadas por la empresa adquiridora? GESTIN Y ADMINISTRACIN DEL CONTRATO El proceso de gestin no est completo una vez que se firma el contrato. El comprador tiene la responsabilidad de asegurarse de que el producto o servicio es entregado cuando es necesario y que est acorde con los requisitos del contrato. En este apartado se examinarn las actividades relacionadas con la administracin de contratos, y los procesos de seguimiento. Para gestionar de forma adecuada los contratos se deben seguir una serie de fases:

NEGOCIACIN Y PUESTA EN MARCHA Durante la fase de la negociacin hay que centrarse en el entendimiento por ambas partes, tanto de la empresa adquiridora como de los proveedores, de

las obligaciones y el objetivo de la negociacin, que es la de llevar a cabo de forma satisfactoria la adquisicin, y una vez que esto est claro se discutirn las clusulas y se harn previsiones de riesgos.

REUNIN DE NEGOCIACIN En la siguiente grfica se muestran algunos aspectos bsicos a tratar en la reunin de negociacin:

Una vez que se han dejado claro estos puntos, se comenzar con la puesta en marcha, y para ello es esencial haber ledo y entendido bien el contrato. ANLISIS DEL CONTRATO Durante la fase inicial de la puesta en marcha se analizar el contrato realizando reuniones que tambin ayudarn a asegurar el acuerdo ante los objetivos del contrato e identificar posibles riesgos. Una forma til de analizar el contrato es dividirlo en cuatro partes principales: mbito de aplicacin. Sobre qu trata el acuerdo? Roles y responsabilidades. Quin hace qu? Mtricas, SLAs, hitos Cmo asegurar el funcionamiento? Recursos, penalizaciones Qu pasa si algo va mal?

PROCESO DE COMUNICACIN Algunos aspectos clave a tener en cuenta en la definicin del proceso de comunicacin son: Es una pieza clave del xito del proyecto. Debe de ser rigurosamente ejecutado y planificado. Pueden ser tiles herramientas para llevarlo a cabo. Se debe especificar la informacin deseada. Qu informes queremos? Cmo nos vamos a comunicar? Hay que mantener un registro de la informacin comunicada y las decisiones tomadas. MONITORIZACIN DE LOS RESULTADOS El principal objetivo tras la concesin de un contrato es el control del riesgo. Se debe mantener en todo momento el control sobre el proyecto y asegurarse que se cumplen los requisitos de tiempo y coste. La monitorizacin de resultados viene conformada por los siguientes pasos principales:

Para cada uno de estos pasos es aconsejable seguir las siguientes prcticas:

GESTIN DEL PROCESO DE CONTROL DE CAMBIOS DEL CONTRATO

Debe existir un procedimiento estndar de control de cambios que defina cmo manejar los cambios que vayan surgiendo a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Este procedimiento debe ser consensuado y comunicado dentro de ambas partes de forma que todo el mundo tenga conocimiento y entienda cmo funciona el mecanismo de control de cambios. Por otro lado, hay que considerar las mtricas necesarias para monitorizar las posibles necesidades de cambio. Los pasos clave en la gestin de cambios son:

CONTROL Y MONITORIZACIN DE LOS RIESGOS

La calidad de la gestin de contratos tiene un efecto significante en el rendimiento del negocio. Los responsables de la gestin de riesgos relacionados con la negociacin deben entender los impactos de sus actividades, ser conscientes de la disponibilidad de herramientas y tcnicas, y desarrollar habilidades y conocimientos personales necesarios para obtener buenos resultados. A continuacin se explican algunas buenas prcticas que sera positivo seguir:

CIERRE DEL CONTRATO

Este proceso implica la verificacin de si el trabajo se complet de forma satisfactoria y correcta. Tambin implica actividades administrativas como la actualizacin de los registros para reflejar los resultados finales y el archivo de la informacin para su uso futuro.

La verificacin del alcance se relaciona principalmente con la aceptacin de los entregables. Los criterios de aceptacin del producto y las acciones relativas a este proceso deben estar claramente reflejados en el contrato. Si el proyecto se termina antes de lo previsto, el proceso de verificacin del alcance del proyecto debera establecer y documentar el nivel y alcance completado. La aceptacin puede ocurrir a diferentes niveles: Aceptacin incondicional: significa que el producto o servicio cumple con los requisitos contemplados en el contrato. Aceptacin parcial: slo algunas partes son aceptadas. Aceptacin completa con condiciones: el contratante tiene obligaciones sobre el producto tras la entrega. Rechazo total: el producto falla en alguno de los requisitos contractuales fundamentales.