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CINCO PASOS DE UN ADMINISTRADOR

1. Control de las operaciones Generalmente, cuando se van a hacer negocios nuevos, nos enfocamos demasiado en lo que est pasando ahora. Por ejemplo, los trmites que deben de cubrirse ante el gobierno, la compra de inventarios y maquinaria, entre otros. Ahora, pasando ese periodo de caos al inicio, hay que considerar que administrar un negocio significa llevar un control de todas las operaciones, siendo las principales ventas, compras, flujos de efectivo, contabilidad y tendencias del consumidor. Por ejemplo, en el caso de las ventas, necesitamos llevar un registro (incluso en lapiz y papel), de cuanto estamos vendiendo y de qu. Esto, despus de subirlo a una hoja de excel, nos puede ayudar a tomar mejores decisiones, como por ejemplo que el 80% de nuestras ventas son del producto X y Y, y que todos los dems se venden muy poco. En este caso, podriamos incentivar la venta de esos productos con ofertas, o enfocarnos completamente a reducir los costos y ofrecer el producto X y Y a un menor precio, y vender as ms. 2. Manejo de la gente Se nos olvida muy rpido, que lo principal en un negocio exitoso, es la gente. Tanto tus clientes como tus empleados son los que mueven el negocio, sin los clientes no tenemos ventas, y sin los empleados nadie realiza el proceso de ventas. La clave de administrar un negocio es la atencin al cliente, y la lealtad del empleado. Esto no nace de un da, sino se construye poco a poco. Y adicionalmente, se planea. No nada ms un da se me ocurre dar mayor atencin al cliente. Necesita planear exactamente cules son los pasos o puntos que va a considerar. Por ejemplo, en el caso de la atencin al cliente, si tengo una cafetera, considerara: - Tener una actitud positiva al cliente (sonreir, saludar) - Crear una tarjeta de membresa (el 10 caf es gratis) - Preguntar por mejoras (por encuesta o sondeo de opinin) Recomendado: Curso de Investigacin de Mercados MERCA2 3. Mejorar procedimientos Los procedimientos son los pasos para desarrollar una actividad. Por ejemplo, hay un procedimiento para hacer una venta:

- Buscar prospectos - Atender al prospecto - Seguimiento del prospecto - Venta - Servicio Postventa La clave de administrar un negocio exitoso, es crear procedimientos para aquellas actividades repetitivas. Muchas veces como empresarios o emprendedores, tendemos a hacer las cosas como salgan, improvisando. Esto es bueno para resolver problemas rpido, pero a largo plazo pueden dejar un mal hbito de no planear, o no hacer las cosas bien. Le recomiendo que, de forma sencilla, en un papel haga un diagrama con los pasos de su actividad ms importante. Vea si tiene claro qu es lo que tiene que hacer, y si sus empleados saben y hacen lo mismo. 4. Pruebas Antes de invertir su dinero o tiempo en un proyecto, producto, procedimiento uoportunidad de negocios, haga pruebas. La clave de administrar un negocio rentable, es que antes de gastar, sepa exactamente el valor de su idea. Por ejemplo, digamos que usted va a empezar un negocio de computadoras. Sin embargo, no sabe si vender laptops o computadoras de escritorio. Antes de empezar, necesita saber qu es lo que tiene ms demanda, con qu caractersticas, a qu precio y cmo prefieren la entrega. Para ello, tendra que investigar por ejemplo, en mercadolibre, y ver la demanda de ciertos productos. Puede tambin hacer un volante con 2 tipos distintos de publicidad (en una ofrece laptops, en otra slo computadoras de escritorio), y ver cul es el que ms preguntan por telfono. 5. Educarse cada da un poco Un problema que pasamos los empresarios y emprendedores, es que no tenemos tiempo para saber un poco ms de negocios.

Y esto pareciera que no importa, pero si afecta el como administrar un negocio. El hecho de no conocer soluciones potenciales a los problemas que enfrenta o enfrentar da a da, lo hace vulnerable al fracaso. Por ejemplo, un tema muy comn es el servicio al cliente. Es un trmino que todos conocen, pero nadie sabe con certeza cmo introducirlo al negocio. ORGANIGRAMA EN UNA EMPRESA El buen funcionamiento de una empresa depende de la organizacin, si la empresa no esta organizada esta as mismo tendr conflictos innecesarios y cada vez mas problemas, entonces es necesario otorgar responsabilidades para as tener un mejor control de los procesos Dentro de una empresa, y la expresin grfica de esta organizacin se da mediante un organigrama, el cual es como una pirmide en donde los gerentes generales, presidentes o dueos de una compaa ocupan la punta de la pirmide y luego vienen encargados de departamentos , luego el personal que esta bajo mando de estos y as hasta completar dicha pirmide. Puedes conseguir en el buscador Grficas de organigramas para que veas mas o menos como se forma un organigrama.

ORGANIGRAMA Y FUNCIONES DE LA EMPRESA INTRODUCCIN: Vamos a analizar el primer punto terico: el organigrama. Para empezar anunciaremos los elementos tericos: la definicin de organigrama y la funcin que tiene dentro de la empresa en general. A continuacin, explicaremos todos los tipos de organigrama segn su naturaleza, finalidad, mbito, contenido y su disposicin grafica. Seguidamente, lo aplicaremos nuestra empresa y describiremos las funciones de cada uno de sus componentes: direccin, departamento de investigacin y desarrollo, staff, Finalmente, llegaremos a una conclusin. Definicin de organigrama Un organigrama es la representacin grfica de la estructura organizativa de una empresa u organizacin. Representa las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerrquicas y competenciales de vigor en la organizacin. El organigrama es un modelo abstracto y sistemtico, que permite obtener una idea uniforme acerca de la estructura formal de una organizacin. Funciones de un organigrama Tiene una doble finalidad: * Desempea un papel informativo, al permitir que los integrantes de la organizacin y de las personas vinculadas a ellas que conozcan, a nivel global, sus caractersticas generales. * Es un instrumento para realizar anlisis estructurales al poner de relieve, con la eficacia propia de las representaciones grficas, las particularidades esenciales de la organizacin representada. En el organigrama no se tiene que encontrar toda la informacin, para conocer como es la estructura total de la empresa. Todo organigrama tiene que cumplir los siguientes requisitos: * Obtener todos los elementos de autoridad, los diferentes niveles de jerarqua, y la relacin entre ellos.

* Tiene que ser fcil de entender y sencillo de utilizar. * Debe contener nicamente los elementos indispensables

Las SEIS partes bsicas de la ORGANIZACIN: - Ncleo de las operaciones: Operadores. Trabajo bsico de fabricacin de productos y proveer servicios. Base de la organizacin. - pice estratgico: Gerente General. Se vigila la totalidad del sistema. - Lnea intermedia: conforme al crecimiento de la organizacin, administradores y gerentes de administradores. Es la jerarqua de autoridad entre el ncleo de operaciones y el pice estratgico. - Tecnoestructuras: formada por analistas. Tambin desempean tareas administrativas pero planean y controlan de manera formal el trabajo de otros, aunque de diferente naturaleza. Se los llama tambin staff. Componen fuera de la lnea de jerarqua de autoridad. - Apoyo administrativo: para proveer servicios internos, desde cafetera, correo y asesora legal, hasta relaciones pblicas. - Ideologa: cultura y creencias. Es lo que las distingue de otras. Le otorga su propio sello, tradiciones. Le infunde vida.

Ejemplo Organigrama de la empresa: El organigrama de la empresa L-P cleaning dedicada a servicios de limpieza general ser el siguiente:

4.3.2. Funciones: * Direccin: - tomar decisiones. - mantener a organizacin - establecer los objetivos. - Conseguir la financiacin para la supervivencia de la empresa. * Secretaria de direccin: -controlar la agenda - hacer las funciones adicionales de la direccin. - Asistir a todas las reuniones. * Departamento de Investigacin y desarrollo:

- continuar mejorado el servicio con mejoras tecnolgicas. - Crear anuncios para dar a conocer el producto al exterior. * Departamento comercial: - Se encarga de coordinar a todos los trabajadores: Trabajadores especializados en comunidades; Trabajadores especializados en bancos y cajas; Trabajadores especializados en hospitales y recidencias y los jardineros. - es el responsable del funcionamiento correcto de la empresa. * Recursos de personal: - es quien contrata a nuevo trabajadores. * Telefonista: - es quien atiende a las llamadas de los clientes. - tiene la agenda de todos los trabajadores para ayudar al departamento comercial. - revisa la pagina web y quien la actualiza. * Staff: - son servicios exteriores de la empresa. De los que encontramos: contabilidad, informtica y asesora jurdica.

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