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Microsoft

Access 2007
Utilisation avance

Fac simil

Mmento

AVERTISSEMENT

Microsoft Access 2007 est une marque dpose de la socit Microsoft. Toutes les marques cites
dans cet ouvrage sont des marques dposes par leurs propritaires respectifs.
Cet ouvrage nest pas la documentation officielle de Microsoft Access 2007 et son contenu
nengage pas la socit Microsoft.
Ce document contient des informations protges par copyright.
La loi du 11 mars 1957 nautorisant aux termes des alinas 2 et 3 de larticle 41, dune part, que
les copies ou reproductions strictement rserves lusage priv du copiste et non destines
une utilisation collective , et, dautre part, que les analyses et les courtes citations dans un but
dexemple et dillustration, toute reprsentation ou reproduction intgrale, ou partielle, faite sans
le consentement de lauteur ou de ses ayants droit ou ayants cause, est illicite (alina 1er de
larticle 40).
Cette reprsentation ou reproduction, par quelque procd que ce soit, constituerait donc une
contrefaon sanctionne par les articles 425 et suivants du Code pnal.

Rf : PK0307 Manuel de rfrence A4


Microsoft Office Access 2007 : Utilisation Avance
Octobre 2009

Editeur
TSoft
10, rue du Colise
75008 Paris
http://www.tsoft.fr
Tl. : 01 56 88 29 64
Fax : 01 53 76 03 64

Avant-propos
Conu par des pdagogues expriments, le but de cet ouvrage est de vous apprendre
rapidement utiliser les fonctions avances du logiciel Microsoft Office Access 2007, en
complment des fonctions de base traites dans un manuel publi chez le mme diteur Tsoft.
Vous avez pu vous passer de ces fonctions avances pour commencer travailler avec le
logiciel Access et raliser vos premires applications, mais vous devez maintenant les aborder et
les matriser pour devenir pleinement efficace et oprationnel.
Ce manuel prsente sous forme de fiches pratiques les fonctions avances Access 2007 et leur
mode demploi. Ces fiches peuvent tre utilises soit dans une dmarche d'apprentissage pas
pas, soit au fur et mesure de vos besoins, lors de la ralisation de vos propres documents.
Une fois les bases du logiciel matrises, vous pourrez galement continuer vous y rfrer en
tant qu'aide-mmoire. Si vous vous tes dj aguerri sur une version plus ancienne dAccess ou
sur un autre logiciel de base de donnes, ces fiches vous aideront vous approprier rapidement
ces fonctions avances de Microsoft Office Access version 2007.

Il existe chez le mme diteur Tsoft, un ouvrage d'exercices et de cas pratiques, qui vous
permettra dacqurir une bonne pratique sur les fonctions de base et avances de Microsoft
Access 2007. La ralisation du parcours complet des exercices et cas pratiques constitue une
excellente autoformation et vous prpare concevoir vos propres applications de manire
autonome.
Un formateur y trouvera aussi des cas pratiques pour animer une formation aux fonctions
avances de Microsoft Access 2007 : mis disposition des apprenants, ils permettent chaque
lve de progresser son rythme et de poser ses questions au formateur sans ralentir la
cadence des autres lves.

Conventions typographiques
Pour faciliter la comprhension visuelle par le lecteur de lutilisation pratique du logiciel, nous
avons adopt les conventions typographiques suivantes :
Gras :

les onglets, les groupes, les boutons et les zones qui sont sur le Ruban.

Gras :

noms des sections dans les menus ou dans les botes de dialogue (*).

Italique :

noms des items dans les listes/menus et noms des botes de dialogue (*).

Police bton :

noms de dossier, noms de fichier, donnes saisir ou contenu de champ.

<champ> :

noms de champ ou de colonne ou de proprit.

[xxxxx] :

boutons qui sont dans les botes de dialogue (*).

Actions :

les actions raliser sont prcdes dune puce.

(*) Dans cet ouvrage, le terme dialogue dsigne une bote de dialogue .

TABLE DES MATIRES


1- REQUTES AVANCES ......................................................... 3
Introduction................................................................................................... 4
Requte Cration de table .............................................................................. 5
Requte Ajout denregistrements ..................................................................... 6
Requte Suppression denregistrements ........................................................... 7
Requte Mise jour denregistrement .............................................................. 8
Requte Trouver les doublons ......................................................................... 9
Requte de Non correspondance ................................................................... 10
Requte dAnalyse croise ............................................................................ 11
Graphiques .................................................................................................. 13

2- CONTRLES DANS LES FORMULAIRES ET TATS ............. 17


Case cocher, case doption ou bouton bascule ............................................. 18
Zones de liste .............................................................................................. 21
Bouton de commande .................................................................................. 24
Contrle Onglet............................................................................................ 25
Liens hypertexte .......................................................................................... 26
Divers contrles ........................................................................................... 28

3- IMPORTER, LIER ET EXPORTER DES DONNES ................ 31


Importer ou lier ........................................................................................... 32
Importer ou Lier des objets base de donnes ................................................ 33
Importer ou Lier une feuille de calcul ............................................................. 35
Importer ou Lier un fichier texte.................................................................... 37
Exporter les donnes dune table ou une requte ........................................... 39
Exporter des donnes vers Excel ou Word ...................................................... 40
Effectuer un publipostage avec Word............................................................. 42
Exporter un tat ........................................................................................... 43

Tsoft Access 2007 : Utilisation avance

4- MACROS ............................................................................ 45
Principes de base des macros ........................................................................ 46
Crer des macros ......................................................................................... 47
Excuter une macro...................................................................................... 50

5- OUTILS DANALYSE DES TABLES ....................................... 51


Informations sur les dpendances ................................................................. 52
Analyseur de table ........................................................................................ 53
Analyseur de performances ........................................................................... 56
Documentation automatique ......................................................................... 57
INDEX................................................................................................................ 59

Tsoft Access 2007 : Utilisation avance

REQUTES
AVANCES

Tsoft Access 2007 : Utilisation avance

INTRODUCTION
Les requtes Slection, traites dans le manuel des fonctions de base, ont pour but deffectuer une
slection dans les tables et dafficher dans une feuille de rsultat les donnes dune ou de plusieurs
tables relies. Access propose aussi dautres types de requtes que vous devez connatre pour
exploiter pleinement les possibilits dAccess.

REQUTES ACTION
Ces requtes nont pas pour objectif dafficher des donnes, mais deffectuer diverses actions
(cration, suppression, ajout denregistrements, mise jour, etc.) sur les tables de la base de
donnes ouverte.
Requte Cration de table
Ce type de requte permet de crer de nouvelles tables en se basant sur le contenu ou une partie
du contenu de tables existantes.
Requte Suppression
Une requte Suppression efface une partie des enregistrements dune table. Utilisez-la pour
effacer en une seule fois tous les enregistrements dune table remplissant la mme condition.
Requte Ajout
Une requte Ajout sert ajouter une partie des enregistrements dune table dans une autre table
de la base de donnes en cours ou dune base de donnes externe. Le nombre de champs dans
les tables sources et dans la table de destination ne doit pas forcment tre le mme. La requte
Ajout ignore les champs qui ne sont pas mis en correspondance dans la table destination.
Requte Mise jour
Une requte Mise jour sert modifier de manire automatique et en une seule opration une
partie des donnes dans des tables existantes.
REQUTES COMPLEXES

Requte Trouver les doublons


Ce type de requte permet de rechercher les doublons (enregistrements en double) dans une table
ou une requte.
Requte Non-correspondance
Ce type de requte permet de trouver les enregistrements dune table qui ne sont pas relis un
enregistrement dune autre table.

REQUTE DANALYSE CROISE


Une requte danalyse croise est une requte qui prsente une synthse des donnes dans un
format de type feuille de calcul en utilisant les champs que lon spcifie comme en-ttes de ligne
et de colonne. Elle peut galement prsenter des donnes de synthse.

REQUTES SQL
Pour ces requtes, il faut matriser SQL car on sera amen taper des instructions dans ce
langage. Ce type de requtesnest pas trait dans cet ouvrage.
Requtes Union
Elles permettent de combiner les enregistrements de tables ayant des champs en commun.
Les requtes Dfinition de donnes
Elles permettent de crer ou de modifier des tables.

Tsoft Access 2007 : Utilisation avance

REQUTE CRATION DE TABLE


Ce type de requte permet de crer une nouvelle table partir du contenu dautres tables. Le
point de dpart dune requte Cration de table est une requte Slection sur une ou plusieurs
table(s) existante(s) que lon convertit. La structure de la table cre tient compte seulement du
type des donnes et de la taille des champs des tables source de la requte slection. Ni la cl
primaire, ni aucune autre proprit des tables source ne sont copies.

Crez une requte Slection naffichant que les


champs devant tre placs dans la nouvelle table,
affichez-la en mode Cration.

Sous longlet Outils de requte/Crer>groupe Type de


requte, cliquez sur le bouton Cration de table.

o
n

n Cochez <~ Base de donnes actuelle> pour crer la table dans la base de donnes actuelle,
ou cochez <~ Autre base de donnes> pour crer la table dans une autre base de donnes
puis saisissez le chemin daccs la base de donnes (C:\Comptes\Clients.accdb par
exemple, si vous omettez lextension Access la rajoute) ou cliquez sur [Parcourir] pour
slectionner le fichier base de donnes.
o Saisissez le nom de la table cible ou slectionnez un nom dans la liste droulante pour
remplacer ne table existante.

Cliquez sur [OK]. La requte devient une requte de cration de table, le bouton Cration de
table passe en surbrillance sur le Ruban dans le groupe Type de requte

Sous longlet Outils de requte/Crer>groupe Rsultats, cliquez sur le


bouton Excuter.

Cliquez sur [Oui]

Le nom de la nouvelle table cre apparat dans le volet de navigation. La requte cration de
table est toujours ouverte.

Fermez la requte : cliquez sur la case Fermeture, ou appuyez sur

Un message propose denregistrer la requte. sur [Oui] si vous voulez lenregistrer. Puis,
saisissez le nom que vous donnez la requte.

ou sur

+W.

La requte cration de table enregistre est gnralement utilise une seule fois et est
rarement enregistre. Pour visualiser le rsultat, ouvrez la table cre.

Tsoft Access 2007 : Utilisation avance

REQUTE AJOUT DENREGISTREMENTS


Une requte Ajout sert ajouter des enregistrements dune table source dans une table cible de la
mme base de donnes ou dune autre. Les tables source et cible n'ont pas forcment le mme
nombre de champs, ni les mmes noms des champs. Les champs sont mis en correspondance, et
la requte Ajout ignore les champs non mis en correspondance. Le point de dpart dune requte
Ajout est une requte Slection sur la table source.

Crez la requte Slection sur la table source des enregistrements ajouter. Aprs l'avoir vrifi
visuellement, affichez-la en mode Cration : dans la grille de requte, ne faites figurer que les
champs ayant une correspondance dans la table cible, y compris le champ correspondant la
cl primaire de la table cible (sauf sil est de type NumroAuto). Spcifiez ventuellement des
critres qui filtrent les enregistrements ajouter.

Sous longlet Outils de requte/Crer>groupe


Type de requte, cliquez sur le bouton Ajout.

o
n

n Pour ajouter une table de la base de donnes actuelle, cochez <~ Base de donnes
actuelle>. Pour ajouter une table dune autre base de donnes ou cochez <~ Autre base
de donnes> puis saisissez le chemin daccs\nom de la base de donnes (par exemple
C:\Clients\Archive, si vous omettez lextension Access la rajoute) ou cliquez sur
[Parcourir] pour slectionner le fichier base de donnes.
o Saisissez le nom de la table cible ou slectionnez-la dans la liste droulante.

Cliquez sur [OK]. La requte devient une requte de type ajout, le bouton Ajout passe en
surbrillance sur le Ruban dans le groupe Type de requte.
Access ajoute une ligne <Ajouter > dans la grille de requte et y place les champs de la table
cible de mme nom que ceux de la table source (mme nom et type). Dans cette ligne, vous
spcifiez aussi les champs cible qui correspondent un champ source de nom diffrent.

Les types de donnes des champs en correspondance dans les tables source et cible doivent tre
compatibles. Attention, il est impossible d'annuler les rsultats d'une requte Ajout, soyez vigilant.

Champs de noms diffrents


mis en correspondance.

Critre

Cliquez sur le bouton Excuter (sous longlet Outils de requte/Crer>groupe


Rsultat). Access affiche un message vous indiquant le nombre denregistrements qui
vont tre ajouts, cliquez sur [Oui] pour confirmer lajout.

Enregistrez la requte si vous voulez la conserver, puis fermez la requte.


Tsoft Access 2007 : Utilisation avance

REQUTE SUPPRESSION DENREGISTREMENTS


Une requte Suppression permet de supprimer en une seule manipulation des enregistrements
satisfaisant un mme critre (attention : elle ne peut pas tre annule). Le point de dpart dune
requte Suppression est une requte Slection que lon convertit.

Crez une requte Slection affichant seulement les enregistrements supprimer. Si tous les
enregistrements sont supprimer, mettez dans la grille de requte nimporte quel champ ou
tous les champs (*) et ne dfinissez aucun critre. La prsence dun champ suffit supprimer
tout lenregistrement.

Cliquez sur le bouton Affichage (sous longlet Outils de requte/Crer>groupe


Rsultats) pour visualiser les enregistrements qui seront supprims.

Cliquez sur le bouton Affichage pour revenir en mode Cration.

Sous longlet Outils de requte/Crer> groupe


de requte, cliquez sur le bouton Suppression.

Type

On supprime les clients dont la date de


cration est antrieure au 01/01/2004
La requte devient une requte Suppression, le bouton Suppression passe en surbrillance sur le
Ruban. Une ligne <Supprimer> est ajoute dans la grille de requte.
Si la requte contient plusieurs tables lies, dans la ligne <Supprimer>, vous pouvez utiliser la
mention A partir de pour dsigner la table dont vous voulez supprimer les enregistrements, lorsque
ce nest pas celle qui contient les critres.
A partir de dans une colonne dun champ de la table dont vous supprimez les enregistrements.
O dans une colonne dun champ pour lequel vous dfinissez un critre.

On supprime les produits des


fournisseurs parisiens

Cliquez sur le bouton Excuter (sous longlet Outils de requte/Crer>groupe


Rsultat). Access affiche un message vous indiquant le nombre denregistrements
qui vont tre supprims, cliquez [Oui] pour confirmer la suppression.

Enregistrez la requte si vous dsirez la conserver, puis fermez la requte.

Tsoft Access 2007 : Utilisation avance

REQUTE MISE JOUR DENREGISTREMENT


Une requte Mise jour sert modifier de manire automatique et en une seule opration une
partie des donnes dans des tables existantes. Par exemple dans une table Articles vous voulez
augmenter de 10% le prix de tous les produits dun fournisseur prcis. Le point de dpart dune
requte Mise jour est une requte Slection que lon convertit.
Il est recommand de sauvegarder votre base de donnes avant d'excuter une requte Mise
jour. Vous serez ainsi certain de pouvoir annuler vos modifications.

Crez une requte Slection affichant seulement les enregistrements mettre jour.

Cliquez sur le bouton Affichage (sous longlet Outils de requte/Crer>


groupe Rsultats) pour visualiser les enregistrements qui seront mis jour.
Puis, cliquez sur le bouton Affichage pour revenir en mode Cration.

Sous longlet Outils de requte/Crer> groupe Type


de requte, cliquez sur le bouton Mise jour.
Si la formule de mise jour est dlicate crire, il peut
tre prudent de la tester avant en lcrivant dans un champ
calcul (vu au chapitre 4).
La requte devient une requte de Mise jour, le bouton Mise jour passe en surbrillance sur
le Ruban dans le groupe Type de requte. La ligne <Mise jour> est ajoute dans la grille de
requte, cest cette ligne qui contiendra la formule ou lexpression de mise jour.
Cette requte remplace JOINVILLE par
JOINVILLE LE PONT.
Dans la ligne <Mise jour> de la colonne du champ que lon veut mettre jour, saisissez une
expression ou une valeur pour modifier les donnes.
Cette requte augmente de 10%
le chiffre daffaire des clients ayant
un abonnement OR.
Une expression de mise jour peut utiliser un autre champ, voire lui-mme. Dans ce cas,
mettez le nom du champ servant au calcul entre crochets. Si lautre champ fait partie dune
autre table dsignez-le selon la syntaxe suivant : [Table].[Champ].

Cliquez sur le bouton Excuter (sous longlet Outils de requte/Crer>groupe


Rsultat). Access affiche un message vous indiquant le nombre denregistrements qui
vont tre mis jour, cliquez [Oui] pour confirmer la mise jour.

Enregistrez la requte si vous dsirez la conserver, puis fermez la requte.

Il nest pas possible de mettre jour des enregistrements verrouills. En outre, vous ne pouvez
pas excuter de requte de mise jour sur des champs issus de calculs, des champs utilisant des
requtes de totaux, ou des champs de type NumroAuto.

Tsoft Access 2007 : Utilisation avance

REQUTE TROUVER LES DOUBLONS


Ce type de requte permet de rechercher les valeurs de champs qui se trouvent identiques dans
plusieurs enregistrements : des personnes diffrentes qui ont le mme nom, des personnes qui
saisies plusieurs fois. Votre objectif peut tre de masquer ou dliminer des donnes en double.

RECHERCHER DES DONNES EN DOUBLE

Sous l'onglet Crer>groupe Autre, cliquez sur Assistant Requte, puis dans le dialogue
Nouvelle requte, cliquez sur Assistant Requte trouver les doublons, puis sur [OK].

Dans la liste des tables ou requtes, slectionnez celle dont vous voulez analyser les valeurs de
champs identiques dans plusieurs enregistrements. Cliquez sur [Suivant].

Dans la liste des champs pour doublon, slectionnez uniquement le ou les champs qui
contiennent les valeurs identiques dans plusieurs enregistrements. Cliquez sur [Suivant].

Dans la liste des autres champs, slectionnez le ou les champs contenant les autres donnes
que vous voulez inspecter ou mettre jour, ou susceptibles de distinguer les enregistrements
qui ne sont pas en double. Cliquez sur [Suivant].

Spcifiez le nom de la requte, puis cliquez sur [Terminer].


Le rsultat de la requte saffiche :

Enregistrez la requte si vous dsirez la conserver, puis fermez la requte.

EXPLOITER LES DONNES EN DOUBLE

Vous pouvez modifier les donnes directement dans la requte trouver les doublons, vous
pouvez supprimer des enregistrements si ncessaire.

Dans le rsultat dune requte, des enregistrements sont considrs comme des doublons si
tous les champs renvoys par la requte contiennent les mmes valeurs. En attribuant la
requte la proprit Valeurs distincte = Oui, seul le premier enregistrement de chaque groupe
de doublons est affich, les autres sont masqus.

Pour que lenregistrement affich des groupes de doublons ne soit pas le premier, vous devez
utiliser des requtes Totaux avec une fonction dagrgation qui peut tre Premier, Dernier,
Max, Min. Vous pouvez aussi utiliser une fonction dagrgation : Compte, Somme, Moyenne
dun champ de donnes spcifique qui donne une statistique pour chaque groupe de doublons.

Tsoft Access 2007 : Utilisation avance

REQUTE DE NON CORRESPONDANCE


Ce type de requte permet de trouver les enregistrements dune table qui ne sont pas relis un
enregistrement dune autre table. Par exemple, si vous avez les tables Produit et Fournisseur,
ce type de requte peut servir obtenir la liste des produits qui nont pas de fournisseur.

Sous l'onglet Crer>groupe Autre, cliquez sur Assistant Requte, puis dans le dialogue
Nouvelle requte, cliquez sur Assistant Requte de non correspondance, puis sur [OK].

Slectionnez la table vrifier (ici, T_PRODUIT) n. Cliquez sur [Suivant].

Slectionnez la table lie dans laquelle vous cherchez les non-correspondances (dans notre
exemple : T_FOURNISSEUR) o. Cliquez sur [Suivant].

Pour chacune des tables, slectionnez le champ qui fait le lien avec lautre table, puis cliquez
sur le bouton
p, cliquez sur [Suivant].

Dans la zone <Champs slectionns>, placez les champs afficher dans le rsultat de la
requte q. Cliquez sur [Suivant].

Saisissez un nom pour la requte, puis


cliquez sur [Terminer]. Le rsultat de la
requte saffiche.

En mode Cration
Une requte de non-correspondance
est une requte possdant une liaison
de type Tous les enregistrements
de la table primaire (ici T_PRODUIT)

et les enregistrements de la table


trangre (ici T_FOURNISSEUR) qui
correspondent qui affiche les
enregistrements de la table primaire
nayant pas de correspondance (Est
Null) dans la table trangre.

10

Tsoft Access 2007 : Utilisation avance

Index

Analyse croise .................................................... 11


Analyseur
de performance ............................................... 56
de table ............................................................ 53
Assistant
analyseur de table ........................................... 53
attache de texte ............................................... 37
groupe d'options.............................................. 19
importation de feuille de calcul ....................... 35
importation de texte ........................................ 37
requte analyse croise ................................... 11
Attacher
feuille de calcul ................................................ 35
fichier texte ...................................................... 37
table ........................................................... 32, 33

Dpendances ....................................................... 52
Documentation .................................................... 57
Donnes
exporter ........................................................... 39
importer .......................................................... 32
lier ................................................................... 32

E
Enregistrement
ajouter ............................................................... 6
mise jour ......................................................... 8
supprimer .......................................................... 7
Etat
documentation ................................................ 57
Excel ................................................................35, 42
Exporter
donnes ........................................................... 39

Bouton de commande.......................................... 24

C
Contrle
lien hypertexte................................................. 26
OLE ................................................................... 28
onglet ............................................................... 25
Crer
liaison............................................................... 32
table ................................................................... 5

F
Feuille de calcul ................................................... 35
Fichier texte ......................................................... 37
Formulaire
documentation ................................................ 57
Fractionner .......................................................... 53

G
Groupe
d'options............................................... 18, 21, 24

Tsoft Access 2007 : Utilisation avance

59

Onglet .................................................................. 25

Hypertexte ........................................................... 26

Performances....................................................... 56
Publipostage Word .............................................. 42

Importer
feuille de calcul ................................................ 35
fichier texte ...................................................... 37
objets Access ................................................... 33
table ........................................................... 32, 33

L
Liaison
crer................................................................. 32
gestionnaire de tables lies ............................. 34
supprimer ........................................................ 34
Lien hypertexte .................................................... 26
Lier
feuille de calcul ................................................ 35
fichier texte ...................................................... 37
table ........................................................... 32, 33
Liste
droulante ....................................................... 21

M
Mailing Word ....................................................... 42
Mise jour ............................................................. 8

N
Non-correspondance ........................................... 10

O
Objet
documentation ................................................ 57
importer ........................................................... 33
OLE ................................................................... 28
Objets dpendances............................................. 52
Office .................................................................... 42
OLE ....................................................................... 28

60

R
Requte
ajout .................................................................. 6
analyse croise ................................................ 11
cration de table ............................................... 5
documentation ................................................ 57
exporter ........................................................... 39
mise jour ......................................................... 8
non-correspondance ....................................... 10
suppression ....................................................... 7

S
Supprimer
enregistrements ................................................ 7
liaison .............................................................. 34

T
Table
analyser ........................................................... 53
attacher ........................................................... 32
documentation ................................................ 57
exporter ........................................................... 39
fractionner ....................................................... 53
importer .....................................................32, 33
lier ..............................................................32, 33
Tableur ................................................................. 35

W
Word .................................................................... 42

Z
Zone
de liste ............................................................. 21

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Vos critiques et suggestions


TSOFT fait la mise jour ds que les lecteurs lui font part de leurs remarques et chaque fois
quune mise jour est ncessaire. Nous comptons sur vous pour nous faire part de toute
correction effectuer ou de toute amlioration apporter. Nous y serons attentifs.
Vous avez choisi les ouvrages TSOFT pour vous former ou former dautres personnes. Vous tes
donc les premiers concerns pour qu votre prochaine commande, le guide de formation ait
t rectifi si ncessaire ou complt sil le faut.
Titre de louvrage : .......................................................................................................
Date dachat ou dentre en possession de louvrage : ....................................................
Erreurs releves (notez les pages concernes)

Sujets ajouter (prcisez ventuellement le chapitre)

Critiques et suggestions

M. Mme Mlle .............................................................. Prnom .....................................


Socit ....................................................................... Profession .................................
Adresse........................................................................................................................
...................................................................................................................................
Code postal .................... Ville ................................................. Pays ...............................
A dcouper ou tlcopier et envoyer :
Tsoft Service lecteurs 10 rue du Colise 75008 Paris
Fax : 01 53 76 03 64 - e-mail : lecteur@tsoft.fr
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