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MANUEL de description du SME

manuel environnement

Code : Manuel Version : 08 Date : juin 2011 Nb pages : 29

Rdige par : V.Borroni Fonction : coordinatrice

Approuve par : C.Labie Fonction : Directeur Le :

SYSTEME DE MANAGEMENT ENVIRONNEMENTAL DE RAEE

Manuel de description du SME


Manuel Environnement

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MANUEL SME DE RHONALPENERGIE-ENVIRONNEMENT Version 08 07 06 05 04 03 02 02 01 01 Date Juin 2011 Mars 2011 Mai 2010 Janvier 2010 Juin 2009 Mars 2009 Avril 2008 Fvrier 2008 12/2007-01/2008 08/2007 Objet des modifications Modifications suite audit de re-certification Modifications suite audit de suivi et prparation nouvelle certification et rapport dtonnement Axel Richard Modifications suite rapport dtonnement de Sbastien Lefeuvre : changements provisoires Audit de suivi :Suite analyse des causes Modifications suites audits interne Modifications suite rapport dtonnement Cline Tholozan et audit de certification : changements Derniers ajustements Modification suite laudit interne Relecture et modifications par V Borroni Cration du Manuel

Contexte :

Un systme de management environnemental suit un processus pouvant tre schmatis par la roue de Deming, qui repose sur le principe du PDCA (Plan, Do, Check, Act). Il symbolise une roue sur une pente ascendante, avanant grce au SME. La roue suivante prsente succinctement ce que contient chaque tape :

SME

Le manuel environnement est une description du SME. Il sintitulera pour lquipe : manuel de description du SME .

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MANUEL SME DE RHONALPENERGIE-ENVIRONNEMENT

SOMMAIRE
CHAPITRE 1 : MANUEL ET PRESENTATION DE RHONALPENERGIE ENVIRONNEMENT ................................................................................................................. 4 A Manuel de description du SME = manuel environnement .............................................. 4 1.1 Objet du manuel ........................................................................................................... 4 1.2 Rdaction, modification, validation du manuel ........................................................... 4 1.3 Laccs au manuel ........................................................................................................ 4 B Prsentation de Rhnalpnergie Environnement .......................................................... 5 1.4 Prsentation de la structure .......................................................................................... 5 1.5 Les activits, les produits et les services de RAEE ...................................................... 8 1.6 Le primtre de certification ........................................................................................ 8 CHAPITRE 2 : LA POLITIQUE ENVIRONNEMENTALE .................................................... 9 CHAPITRE 3 : ELABORATION DU PROGRAMME dACTIONS = programme de management environnemental.................................................................................................. 10 3.1 Identification des aspects et impacts environnementaux ........................................... 10 3.2 Identification des exigences lgales et autres exigences et des non conformits rglementaires .................................................................................................................. 11 3.3 Dtermination des objectifs, des cibles, et laboration du programme dactions ...... 12 CHAPITRE 4 : MISE EN UVRE ET FONCTIONNEMENT DU SME ............................. 14 4.0 Comment entrer dans le SME .................................................................................... 14 4.1 Dfinition des ressources humaines, des rles et des responsabilits ........................ 15 4.2 Accueil des nouveaux arrivants, sensibilisation des personnes et formation de lquipe. ............................................................................................................................ 16 4.3 Communication .......................................................................................................... 17 4.4 Documentation : les documents du systme .............................................................. 18 4.5 Matrise de la documentation : validation, cration, rvision archivage, protection .......................................................................................................................................... 18 4.6 Matrise oprationnelle : matrise des actions dans le SME....................................... 20 4.7 Prparation et rponse aux situations durgence ........................................................ 21 CHAPITRE 5 : CONTROLE et EVALUATION DU SME .................................................... 22 A Contrle de lamlioration continue par rapport lenvironnement ............................. 22 5.1 Surveillance et mesurage des impacts, des objectifs et des actions ........................... 22 5.2 Evaluation de la conformit la rglementation ........................................................ 23 5.3 La gestion des carts ou/et dysfonctionnements ........................................................ 23 B Contrle et valuation du fonctionnement du SME ...................................................... 24 5.4 Matrise documentaire dont matrise des enregistrements ......................................... 24 5.5 Suivi du programme de management environnemental ............................................. 24 5.6 Suivi du fonctionnement des groupes et de la coordination....................................... 25 5.7 Les Audits .................................................................................................................. 25 CHAPITRE 6 : REVUE DE DIRECTION .............................................................................. 27 Liste des procdures et modes opratoires ............................................................................... 29

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MANUEL SME DE RHONALPENERGIE-ENVIRONNEMENT

CHAPITRE 1 : MANUEL ET PRESENTATION DE RHONALPENERGIE ENVIRONNEMENT


A Manuel de description du SME = manuel environnement
1.1 Objet du manuel
Ce Manuel Environnement prsente le Systme de Management Environnemental mis en place au sein de Rhnalpnergie Environnement selon le rfrentiel normatif NF EN ISO 14001 : 2004 Le primtre de certification et les activits concernes seront dtaills plus loin. Les objectifs de ce manuel sont : Prsenter le Systme de Management Environnemental de Rhnalpnergie Environnement, Indiquer les documents et les outils relatifs au Systme de Management, Servir de guide pour les personnes qui auront en charge la mise en uvre et le suivi du Systme de Management.

Nous utiliserons les abrviations suivantes : Systme de Management Environnemental = SME Rhnalpnergie Environnement = RAEE

1.2 Rdaction, modification, validation du manuel


Cest le coordinateur du SME qui rdige, rvise ou modifie ce manuel. Le manuel est approuv ou valid par le directeur de RAEE.

1.3 Laccs au manuel


Le manuel est accessible par tous les employs de RAEE grce lOutil de Gestion Documentaire informatique (OGD), une version papier est galement disponible lentre de RAEE. Enfin, il est accessible au public sur le site internet de RAEE.

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B Prsentation de Rhnalpnergie Environnement


1.4 Prsentation de la structure
a. Historique Suite au premier choc ptrolier, la Commission Peillon, mise en place par la Prfecture de Rgion en avril 1977, a t charge dexaminer dans la rgion, les diffrents projets possibles en matire de rcupration de chaleur, dconomie dnergie et dexploitation dnergies nouvelles. Dans ses conclusions, elle recommandait la cration dune structure rgionale permanente ayant pour objectif de promouvoir la mise en uvre des nombreux projets recenss en Rhne -Alpes en matire dnergie et qui pourrait la fois servir de relais aux pouvoirs publics et doutil aux collectivits locales. Cest lEtablissement Public Rgional qui a pris linitiative de mettre en application les propositions de la Commission Peillon et qui a dcid de crer RHONALPENERGIE, Association Rgionale pour lUtilisation Economique de lEnergie, lors de sa session de fvrier 1978. La mise en place de lassociation a pu se faire rapidement, puisque lassemble constitutive du 3 mars 1978 compose dlus de lEPR, de la SCET et de la Mission rgionale de la Prfecture, a permis un dpt des statuts de lassociation loi 1901 le 17 Mai 1978. Ses membres : la Rgion Rhne-Alpes, les dpartements de Rhne-Alpes, Les principales villes et communauts de communes, la Caisse des Dpts, SCET, EDF, GDF, CDF, FNCCR, SNEC, CCG Par ailleurs, Envirhnalpes cre en novembre 1991, avait pour mission le conseil et lassistance aux collectivits territoriales en matire denvironnement : dchets, observatoire de lenvironnement, parcs naturels, ducation lenvironnement, etc Un centre dinformation et de documentation sur lenvironnement tait mis disposition du grand public. Envirhnalpes a t dissoute le 16 dcembre 2004, ses missions ayant t reprises en grande partie par la Rgion Rhne-Alpes. Pour rpondre aux besoins manifests par les collectivits territoriales de poursuivre les activits en matire dnergie et denvironnement non reprises par la Rgion, lassemble gnrale de RHONALPENERGIE du 16 fvrier 1995, tend alors son objet social aux domaines de lenvironnement, les statuts sont modifis en consquence et lassociation prend alors le nom de Rhnalpnergie-Environnement (RAEE). Forte de 75 membres en 2010, Rhnalpnergie-Environnement est reconnue comme un lieu privilgi de rflexion et dchanges entre les diffrents partenaires institutionnels, conomiques et associatifs de Rhne-Alpes, concerns par les questions dnergie et denvironnement.

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b. Missions RAEE a pour mission de contribuer, notamment en facilitant l'action des collectivits locales dans ce domaine, promouvoir, coordonner et dvelopper les actions tendant conomiser l'nergie, utiliser des nergies renouvelables, prserver les ressources, protger et valoriser l'environnement. Lassociation est divise en 4 ples dactivits : Utilisation rationnelle de lnergie : Politique nergtique locale, matrise de lnergie, matrise de la demande en lectricit (MDE), cognration, chauffage urbain, plans climat territoriaux, ducation lnergie, observatoire rgional des missions de gaz effet de serre, formation. Dveloppement durable et environnement : Politique environnementale locale, dmarches de dveloppement durable, agendas 21 locaux, qualit de lair, dchets, Eau, risques, dplacements et mobilit, centre de ressources. Energies renouvelables : Solaire thermique et photovoltaque, biomasse (bois nergie, biogaz), olien, hydraulique, cognration, huiles vgtales pures (HVP), biocarburants. Parcs naturels rgionaux : Politique nergtique territoriale et environnementale, utilisation rationnelle de lnergie, nergies renouvelables. Dans ces domaines, RAEE pilote ou est partenaire de projets europens. RAEE est galement un organisme de formation.

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MANUEL SME DE RHONALPENERGIE-ENVIRONNEMENT c. Locaux et employs

RAEE occupe ses locaux cette adresse : Rhnalpnergie - Environnement 10, rue des Archers 69002 Lyon Tel. 04 78 37 29 14 Fax. 04 78 37 64 91

Les bureaux se situent dans un immeuble ancien du XVIII sicle (monument class), au 3me tage, et occupent une surface de 500m. Limmeuble est situ dans lhyper-centre de Lyon, sur la Presqule situe entre le Rhne et la Sane. RAEE se situe 500m de chaque fleuve mais les abords de limmeuble sont totalement impermables et les eaux uses et de pluie sont collectes et achemines vers la station dpuration de Pierre Bnite. Les locaux ont t lous en deux temps : Lancienne partie tait auparavant occupe par une agence de communication (locaux vides plusieurs annes entre le dpart de lagence et loccupation par RAEE), et la nouvelle partie anciennement occupe par un lyce priv. Des travaux damnagement ont t effectus ds la location des locaux.

Les autres occupants de limmeuble sont : Des magasins au RdC (Herms, Cartier, Villeroy et Bosch), Des particuliers et un chausseur (Bexley.com) au 1er , Une cole professionnelle de mode au 2me (Supdemod), Des particuliers au 4me.

RAEE emploie une vingtaine demploys en CDD ou CDI (1 directeur, 7 assistantes, 1 responsable de la communication et de la documentation, 13 chargs de mission) et recrute chaque anne plusieurs stagiaires. Dun point de vue de lenvironnement, lactivit de RhnalpnergieEnvironnement se rsume une activit de bureau, avec production de documents de communication, lorganisation de sminaires et de runions et des dplacements professionnels majoritairement en Rhne-Alpes, mais aussi en France et en Europe.

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1.5 Les activits, les produits et les services de RAEE


Rhnalpnergie-Environnement a comme activits : Le travail de bureau, Le stockage de matriel, de documents, Les runions dans les locaux ou hors des locaux La restauration / le repos / les toilettes, La circulation des personnes dans les locaux, Les dplacements professionnels et les dplacements domicile - bureau La reprographie, et Lentretien des locaux.

Rhnalpnergie-Environnement labore certains produits : supports dinformation/communication papiers, autres supports dinformation/communication, et rapport dtudes, envoi de courrier

Rhnalpnergie-Environnement assure des services auprs de porteurs de projets : organisation de sminaires, de runions hors locaux missions de conseil et daccompagnement

1.6 Le primtre de certification


RAEE a dfini un primtre de certification dans lequel elle sengage matriser et rduire limpact de ses activits sur lenvironnement. Ce primtre comprend : Les locaux de RAEE Les dplacements domicile - bureau de lquipe (depuis 2011) Les dplacements professionnels de lquipe engendrs par son activit, et Les runions organises par RAEE lextrieur des locaux (mais dans un premier temps Lyon). Ne sont pas pris en compte les dplacements des partenaires de RhnalpnergieEnvironnement, les manifestations hors Lyon, les greniers. Ce primtre sera susceptible dtre largi selon lvolution du systme du SME au sein de RAEE (volution dores et dj envisage : tous sminaires organiss hors de lagglomration lyonnaise).

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CHAPITRE 2 : LA POLITIQUE ENVIRONNEMENTALE


Elabore par la direction, elle donne les lignes directrices du SME. Elle est affiche pour tous et vrifie (et modifie si besoin) en revue de direction. Elle peut tre communique sur simple demande. Elle est disponible dans loutil de gestion documentaire informatique et sur le site internet de RAEE.

Politique environnementale

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CHAPITRE 3 : ELABORATION DU PROGRAMME dACTIONS = programme de management environnemental

3.1 Identification des aspects et impacts environnementaux


Etabli une premire fois en 2004 et totalement revisit en 2007, un tat des lieux environnemental a t effectu dans les locaux de RAEE. Il sagit de : Faire linventaire exhaustif des activits, produits et services de RAEE et didentifier dans le primtre les aspects1 et impacts2 environnementaux associs aux activits de RAEE. Faire une synthse de cet inventaire exhaustif pour dfinir des groupes dimpacts en liaison avec des grands aspects. Coter ces aspects en fonction de critres labors par RAEE pour calculer la criticit (= gravit) de ces aspects puis Hirarchiser ces aspects et impacts pour dterminer les objectifs et les actions prioritaires entreprendre.

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Aspect environnemental : lment des activits de RAEE susceptible d'interagir avec l'environnement. Impact environnemental : modification ngative ou bnfique de lenvironnement rsultant des aspects environnementaux de RAEE. Page 10 sur 29

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La procdure associe ce recensement et hirarchisation des aspects impacts est la procdure P.PME.1 et est applique lors de modifications dactivit, chaque volution rglementaire ou lorsque jug ncessaire par la direction et/ou le coordinateur SME, et/ou les coordinateurs de groupe.

P.PME.1 : planification / laboration du Programme de Management Environnemental

E.ASP.1 :
Recensement des activits / produits / services de RAEE

E.COT.1 :
Outil rsultat de cotation

MO.PME.1 :
dtermination des aspects et impacts significatifs

3.2 Identification des exigences lgales et autres exigences et des non conformits rglementaires
RAEE doit surveiller en permanence la conformit de ses activits sur son primtre aux textes rglementaires et lgaux lui tant imputables. Cette veille rglementaire est effectue par le groupe rglementation. Dautres exigences sont galement prendre en compte , si elles existent ou si elles apparaissent : ce sont celles des parties intresses (ex : nos adhrents). La veille rglementaire est dfinie travers une procdure :
P.REGL.1 : Ralisation et suivi de la veille rglementaire

Les rsultats de cette veille se retrouvent dans le fichier excel E.R.1. Attention Rhnalpnergie-Environnement nest pas un tablissement recevant du public. Elle ne relve pas de cette rglementation. Une non conformit rglementaire est inscrite dans le Programme dactions (PME), avec une action corrective. Elle est juge prioritaire (significative). En prvision dune exigence rglementaire future ou importante, une action prventive peut-tre mise en place, elle sera inscrite dans le programme dactions si ncessaire (si action lourde et importante).

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3.3 Dtermination des objectifs, des cibles, et laboration du programme dactions


Le Programme dactions ou programme de Management Environnemental (PME) prsente pour chaque aspect et impact significatif : Un objectif et des cibles Une ou des actions associes pour atteindre lobjectif Certaines actions peuvent concerner des aspects-impacts non significatifs. Les objectifs3 et cibles4 sont dfinis partir : De la politique environnementale Des aspects et impacts environnementaux identifis Des propositions faites par les groupes en charge des diffrentes thmatiques

Les actions du programme sont : Des actions qui vont viser la rduction des impacts Des actions correctives pour corriger des non conformits rglementaires Des actions prventives que lon souhaite mettre en oeuvre Des actions correctives ncessaires et identifies lors de dysfonctionnements, carts. Des actions ncessaires la vie et au fonctionnement du SME (veille.)

Les actions de formations sont inclues dans le plan de formation de RhnalpnergieEnvironnement. Les objectifs, cibles et actions du premier programme ont t discuts avec lquipe en runion plnire, les prochains seront proposs par les groupes. Les actions pourront tre discutes avec lquipe (cf. communication interne). La mise en uvre des actions est faite par les groupes. Pour chaque action sont dfinies : Un responsable de laction des moyens ncessaires et utiliser, lchance de mise en uvre de laction, une note de priorit un pourcentage de ralisation une date dvaluation donne des modalits dvaluation de lefficacit de laction Les actions lies aux impacts significatifs et celles lies aux non conformits rglementaires sont prioritaires.

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Objectif : but environnemental que se fixe RAEE. Cible : exigence de performance (souvent chiffre) devant tre ralise pour atteindre lobjectif. Il peut exister plusieurs cibles par objectifs.
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MANUEL SME DE RHONALPENERGIE-ENVIRONNEMENT Le PME est examin et valid lors des revues de direction. Pendant la vie du SME, il peut tre modifi si besoin par les groupes, le coordinateur SME et la direction. Le % de ralisation et la note de priorit permettent au coordinateur SME, dvaluer lavancement du PME. Le PME est un fichier excel avec des onglets. Aprs chaque anne civile coule, un onglet est cr dans lequel est copi le PME de lanne coule pour lillustrer et lvaluer. La dernire mouture, celle de lanne en cours, est alors toilette en retirant les actions ralises. Cette mouture pourra tre enrichie par les actions dcides pendant lanne en cours.

P.PME.1 : planification / laboration du Programme de Management Environnemental

E.PME : Programme de Management Environnemental

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CHAPITRE 4 : MISE EN UVRE ET FONCTIONNEMENT DU SME

4.0 Comment entrer dans le SME


Le SME est visible et accessible au moyen : - du panneau daffichage dans lentre, prsentant certaines informations et la politique, - des consignes affiches aux points cls des locaux (cuisine, photocopieurs), - du rseau informatique : loutil de gestion documentaire informatique, - de documents papiers disponibles sous le panneau daffichage, remis au personnes, ou dans le bureau du coordinateur SME. a. Le systme documentaire papier Une version papier partielle du systme documentaire se trouve dans le bureau du coordinateur SME. b. Le systme documentaire informatique : la colonne vertbrale du systme Afin de faciliter la diffusion des documents du SME, une interface a t cre pour naviguer dans la majorit de la documentation du systme. LOutil de Gestion Documentaire (OGD) est disponible sur le rseau de RAEE : Disque: \\Espace\OUTILS\Management Environnemental RAEE Outil de Gestion Documentaire.xls Cependant, lensemble des fichiers est toutefois consultable partir de : Disque: \\Espace\OUTILS\Management Environnemental RAEE \Bibliothque Informatique

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4.1 Dfinition des ressources humaines, des rles et des responsabilits


La direction de RAEE doit sassurer quelle met les moyens ncessaires la mise en uvre du SME, sa tenue jour, et son amlioration. Le Directeur de Rhnalpnergie-Environnement a autorit sur le SME. Tous les employs (CDD> 6 mois et CDI) sont rpartis dans des groupes de travail thmatiques afin de pouvoir au mieux assurer le suivi et la vie du SME. Chaque groupe est anim par un animateur-responsable. Voici lorganisation structurale du SME de RAEE : Direction

Coordination

Eau / nergie

Transports

Communication, sensibilisation

Rglementation

Achats / dchets

En cas de dpart dun animateur responsable le coordinateur recherche un autre responsable de groupe dans les 2 mois Un MO permet de prciser le rle du directeur, du coordinateur, des groupes et de leurs animateurs.

MO. Rle. doc

Chaque salari peut demander au bout dun an changer de poste. Pour les responsables de groupe, ceux-ci, dans la mesure, du possible cherchent un remplaant.

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4.2 Accueil des nouveaux arrivants, sensibilisation des personnes et formation de lquipe.
Cest le coordinateur SME qui est charg : Daccueillir les nouveaux arrivants (prsentation des locaux, bonnes pratiques), De leur expliquer le SME De les aider choisir un groupe thmatique,

Un compte rendu est produit pour chaque rencontre Cf. procdure suivante
P.COM.2 :

Les sous-traitants de RAEE sont sensibiliss sur sa politique environnementale et son SME au travers de la procdure P.COM.3
P.COM.3 :

La dtection des besoins de formation puis lorganisation de la formation rentre dans le cadre classique de la mise en place de la formation professionnelle Rhnalpnergie-Environnement. Les besoins peuvent tre identifis par le coordinateur, le directeur ou le responsable de groupe ou la demande du salari. Cf. procdure suivante
P.COM.2 :

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4.3 Communication
Il existe 2 types de communication : La communication au sein de RAEE, Et la communication externe vers les partenaires extrieurs.

a. la communication au sein de RAEE Plusieurs moyens sont utiliss pour communiquer et sont identifis dans la procdure :
P.COM.1 : communication interne

Ds quil sera jug ncessaire par la direction, la coordination et les responsables de groupe, une intervention pourra tre envisage, sur un sujet prcis (exemple travaux du groupe, action.), au cours dune runion dquipe. Ces runions dquipe font lobjet dun compte rendu sur le rseau informatique \\Espace\SECRETARIAT\Vie interne\Runions internes b. la communication vers les partenaires extrieurs Une personne ou un organisme extrieur peut vouloir obtenir des informations sur la dmarche de RAEE, voir des exemples. Par ailleurs RhnalpnergieEnvironnement souhaite communiquer auprs de ses sous-traitants ou partenaires. Afin de permettre une bonne gestion de cette communication externe, une procdure a t mise en place.

P.COM.3 : communication externe

Concernant les aspects et notamment les aspects significatifs, RhnalpnergieEnvironnement communique sur chaque aspect, une fois tous les trois ans. Cette communication se fera dans son rapport annuel.

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4.4 Documentation : les documents du systme


La documentation du SME comprend : le manuel de description du SME ou manuel environnement qui prsente le SME de RAEE dont la politique environnementale et le primtre de certification, des procdures qui donnent la marche suivre pour le bon fonctionnement du systme, des modes opratoires qui fournissent des prcisions aux procdures et se veulent des sortes de guides utilisateurs , des enregistrements : les indicateurs de suivi, les comptes-rendus des actions, les comptes-rendus de runions, les bilans annuels des outils oprationnels : guides des bonnes pratiques (= procdures environnement). des documents externes, des archives.

Tous les documents informatiques sont imprimables et disponibles sur le rseau. En revanche, il se peut que certains documents papiers ne soient pas disponibles en version informatique ; mais ils seront classs cf. P.DOC.1 Par ailleurs pour des raisons dconomie de papier, le classeur officiel comportera les dernires versions des documents valids par la direction, des procdures et modes opratoires. Le reste des documents ayant leur version informatique jour dans lOGD, ne seront mis jour sous forme papier quau fil de leau.

4.5 Matrise de la documentation : validation, cration, rvision archivage, protection


La matrise de la documentation est dfinie dans la procdure P.DOC.1

P.DOC.1 : matrise de la documentation

MO.DOC.1 : Utilisation de lOGD

MO.DOC.2 : Rdaction et codification dun document

Chaque responsable de groupe est responsable de la matrise documentaire de son groupe : il supervise la modification ou cration des documents de son groupe. Le coordinateur SME supervise le systme documentaire et veille sa bonne tenue.
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MANUEL SME DE RHONALPENERGIE-ENVIRONNEMENT Le systme documentaire est le tmoin du bon fonctionnement du SME et sera largement valu lors de laudit. La documentation informatique est sauvegarde sur CD ROM rgulirement : tous les 6 mois au moins en plus dune sauvegarde informatique du serveur. La documentation sur papier est stocke soit : par le coordinateur dans le classeur officiel pour des documents de pilotage du SME par les groupes pour les documents relatifs leurs actions par lassistante de direction pour les documents relatif s la maintenance et lentretien courant du primtre. Les documents informatiques archiver sont intgrs dans le dossier ARCHIVES de la Bibliothque Informatique (lien vers le dossier sur la page daccueil de lOGD) et sont conservs 3 ans. A terme, ils sont supprims du dossier par le coordinateur. Les documents sur papier ne faisant pas lobjet dun enregistrement informatique (fiches de destruction shred-it, fiches de contrle des chaudires, etc..) sont archivs par leurs responsables, pour une dure de conservation minimum de 4 ans. La cration, linsertion ou la modification de certains documents devront faire lobjet dune approbation ou dune validation : Le manuel environnement, le programme dactions devra tre approuv par le Directeur. Les procdures et les modes opratoires devront tre valids par le Coordinateur. La cration dindicateurs, les bilans annuels et la modification du guide des bonnes pratiques seront valids par les Responsables de groupe.

La procdure ci-dessous prcise entre autres les modalits de validation et de protection.


P.DOC.1 : matrise de la documentation

Une GED (gestion lectronique des documents) est en cours de mise en place pour permettre un meilleur fonctionnement de la scurit des fichiers et du systme de validation. Concernant la protection des fichiers, seules les personnes autorises dans le MO.Rle ont la possibilit de modifier les fichiers associs leur statut dans lorganigramme du SME, pour tous les autres les fichiers sont en lecture seule. Enfin la plupart des fichiers souvrent en lecture seule sauf si on fait expressment le choix de pouvoir les transformer.

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4.6 Matrise oprationnelle : matrise des actions dans le SME


Elle concerne les actions de tous les jours et donc notamment nos bonnes pratiques. Elle atteste de la bonne efficacit du systme mis en place, notamment en marche normale avec la gestion des aspects significatifs, mais aussi en lors de situations dgrades ou de situations durgence. La matrise oprationnelle doit prvenir tout risque de cration de nouveaux impacts significatifs ou laggravation de ceux existants. Cela passe notamment par le suivi des indicateurs ou des activits qui peuvent tmoigner dune perturbation (surveillance et mesurage). Ce sont les groupes de travail qui ralisent les actions du PME. Le MO suivant prcise notamment le rle des groupes / matrise oprationnelle

MO. Rle

Chaque groupe de travail a en charge une partie du programme daction s. Ces groupes de travail sont autonomes. Ces actions peuvent tre de nature diffrente : assurer le suivi dun indicateur, crer ou modifier un indicateur, travailler sur des aspects techniques (rgulation de chaudires), assurer des veilles, assurer la sensibilisation, la communication, rduire les carts, Pour chaque action est nomm un responsable charg de mener bien laction. Le temps pass par les individus est comptabilis dans une colonne SME de loutil de gestion du temps pass RAEE. Les moyens ncessaires la conduite de laction sont ngocis en revue de direction ou ventuellement lors de runions spcifiques avec le Directeur et le coordinateur. Pour les actions un peu lourdes (avec investissement), un compte-rendu spcifique est stock dans le systme et est aliment au fur et mesure par la personne en charge de laction ou le coordinateur de groupe.

Chaque groupe, au fil de leau, contribue lalimentation du guide de bonnes pratiques, qui est le rsultat concret des actions entreprises par RhnalpnergieEnvironnement pour limiter son impact sur lenviro nnement. Ces actions peuvent tre antrieures au SME ou dues aux nouvelles pratiques engendres par le SME.

Guide des bonnes pratiques

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MANUEL SME DE RHONALPENERGIE-ENVIRONNEMENT Le Guide des bonnes pratiques sensibilise et explique aux salaris de Rhnalpnergie-Environnement les actions conduire en matire de : - lectricit - chauffage - eau - achats-dchets - transport - colloque runion - papier - situation durgence

En cas de dysfonctionnement la procdure suivante propose une marche suivre

P.OPE.1 : traitement des dysfonctionnements

4.7 Prparation et rponse aux situations durgence


Nous dfinissons par situation durgence une situation pouvant engendrer des dgts immdiats, tels quun incendie, une fuite de gaz etc.

P.URG.1 : matrise des situations durgence

Les activits de RAEE ne sont pas risque . Les seuls vnements pouvant engendrer une pollution sont lincendie et/ou lexplosion. La pollution du sol ou de leau due aux eaux dextinction nest pas envisageable, car nous sommes situs dans une zone totalement impermable o les eaux sont diriges vers le rseau dassainissement de faon systmatique. En revanche nous pouvons engendrer une pollution de lair lors de lmission de fumes toxiques. Cependant, sur le primtre, aucun produit ne peut gnrer de dommages particuliers.

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CHAPITRE 5 : CONTROLE et EVALUATION DU SME

A Contrle de lamlioration continue par rapport lenvironnement


5.1 Surveillance et mesurage des impacts, des objectifs et des actions
Nous avons mis en place une batterie dindicateurs servant mesurer certains paramtres tels que la consommation dnergie, les rejets en CO2 dus aux dplacements etc. Le suivi des indicateurs permet de conforter les objectifs du PME et de permettre une meilleure gestion des actions. Tous les 6-12 mois seront tablis les indicateurs de suivi. Une communication pourra tre ralise en interne voire en externe. La surveillance et le mesurage permettent aussi didentifier ou de prvenir des dysfonctionnements ou carts par rapport aux objectifs environnementaux du SME ou par rapport la protection de lenvironnement. Les modes opratoires suivants prcisent comment sorganise le suivi des indicateurs et le rle de chacun.

MO. SURV MO. Rle

Les travaux de suivi des indicateurs sont examins en revue de direction

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5.2 Evaluation de la conformit la rglementation


Le groupe rglementation, charg dassurer lidentification des exigences lgales et autres exigences (cf. 3.2 Identification des exigences lgales et autres exigences), est galement charg deffectuer la veille rglementaire. En cas de non conformit dtecte au cours du SME, une action corrective est mise en place et inscrite dans le cadre du programme de management environnemental.

5.3 La gestion des carts ou/et dysfonctionnements


Chaque groupe est charg du suivi de sa thmatique sur le primtre du SME : suivi des indicateurs, identification des dysfonctionnements, mesurage surveillance. Les carts et/ou dysfonctionnements peuvent tre identifis au cours de la surveillance et du mesurage du systme par le groupe. P.OPE.1 :

Ces actions pourront se traduire notamment par la modification du guide de bonnes pratiques.

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B Contrle et valuation du fonctionnement du SME


5.4 Matrise documentaire dont matrise des enregistrements
La matrise documentaire est une cl de fonctionnement du SME. Toutes les actions entreprises et conduites dans le cadre du SME doivent tre incluses dans le systme documentaire sous forme denregistrements : indicateurs, comptes-rendus, programmes dactions, certificats. Aussi les enregistrements sont un type particulier de documents et mritent une attention toute particulire. Ce sont les garants de nos rsultats. Ils sont largement tudis lors des audits et gagent de notre amlioration continue. Ce sont les preuves du progrs de notre performance environnementale et de la vie du SME. Les enregistrements informatiques sont disponibles sur le rseau informatique. Certains sont galement disponibles en version papier. La procdure documentaire reprend ces lments P.DOC.1

5.5 Suivi du programme de management environnemental


Un programme dactions a t tabli, son avancement peut tre valu par le coordinateur. Chaque groupe de travail dfinit les actions mettre en uvre et prcise notamment : - une date de ralisation - un niveau de priorit sur 10 : 10 action prioritaire, 1 action moins prioritaire. La priorit pourra stablir sur le caractre durgence, defficacit, de rapidit ou de facilit de mise en uvre de laction - Un niveau de ralisation de laction en pourcentage : 100% action acheve 80% action pratiquement ralise, 10% action peu entreprise La multiplication des deux chiffres prcdents apportera une note davancement de laction. Le coordinateur assure le total thorique pour lensemble des actions, puis le total de lavancement et dtermine lavancement global du PME. Cette valuation se fait lors des revues de direction.

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5.6 Suivi du fonctionnement des groupes et de la coordination


Le responsable de groupe pourra faire un tat des travaux du groupe en runion dquipe. Les comptes-rendus des runions de groupe sont raliss et enregistrs. La revue de direction balaye les travaux de chaque groupe.

5.7 Les Audits


Le coordinateur est en charge de lorganisation des audits. Laudit du SME est indispensable pour : Vrifier l'application du systme par l'ensemble du personnel, Vrifier la conformit du systme avec la norme NF EN ISO 14001 : 2004, Vrifier l'efficacit du systme, en particulier par rapport aux objectifs et cibles. Et donc pour dvelopper lamlioration continue du systme Avoir lavis et le conseil de personnes extrieures Fournir la direction des informations sur les rsultats d'audits

Il existe trois types daudit : Laudit interne : il sera ralis chaque anne par une personne extrieure Rhnalpnergie-Environnement.. Il permet de donner lquipe une ide de lefficacit du SME et dapporter des pistes damlioration au systme. Le coordinateur dfinit le plan daudit sur 3 ans. Lobjectif est de balayer le systme en 3 ans. Les qualifications requises de lauditeur interne sont : connaissance de la norme, pratique au quotidien dun SME depuis plus de 3 ans, structure similaire Rhnalpnergie-Environnement, un plus si qualification pour audit interne Le rapport dtonnement : il sera ralis par le stagiaire SME qui arrive dans la structure lors de sa dcouverte du systme. Laudit de certification : ralis par un auditeur agr par lorganisme certificateur retenu par Rhnalpnergie-Environnement, cest lui qui va certifier la bonne dmarche en conformit avec ISO 14001. Il est valable trois ans. Chaque anne un audit de suivi est ralis par lauditeur. Celui-ci fixe son programme daudit. Chaque audit pourra faire lobjet dactions correctives qui seront inscrites au plan dactions en cas de dfaillance avre du systme. Ils seront source dinspiration pour de nouvelles organisations ou dispositions ou actions P.AUD.1
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MANUEL SME DE RHONALPENERGIE-ENVIRONNEMENT Ces trois types daudits pourront faire apparaitre trois types de constats diffrents : Non-conformit majeure : non-conformit qui remet en cause elle seule la viabilit du systme. Elle ne peut tre prononce que par rapport une exigence spcifie. Non-conformit mineure : non satisfaction partielle une exigence spcifie qui ne remet pas en cause elle seule la viabilit du systme. Observation : point sensible ou piste de progrs qui ne constitue pas en soit un cart mais qui pourrait le devenir.

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CHAPITRE 6 : REVUE DE DIRECTION

Les revues de direction sont organises systmatiquement avant et/ou aprs chaque audit de suivi. Elles sont animes par le coordinateur SME. Elles sont obligatoires pour tous les responsables de groupe, mais en libre accs tout le personnel. Le coordinateur et/ou les responsables de groupe aborderont les points suivants : Les rsultats et conclusions de laudit prcdent, Les nouvelles actions correctives lies audit, Les lments nouveaux concernant la rglementation et les nouvelles actions correctives mettre en uvre (si ncessaire), La relecture de la politique et sa validation, La validation du primtre, les volutions possibles du primtre (1 fois tous les 3 ans, si ncessaire), Les changements dans lanalyse environnementale (1 fois tous les 3 ans), Les indicateurs environnementaux du SME (1 fois par an), Le statut sur la performance environnementale de lorganisme. (1 fois par an) Les nouveaux indicateurs (si ncessaire), La cotation et la hirarchisation des impacts (1 fois tous les 3 ans, si ncessaire), Le programme dactions (actions, actions correctives ou prventives) : dcision tat davancement moyens ncessaires.., Les pistes damlioration et les nouvelles actions inscrire dans le programme : dcisions, moyens ncessaires.., Les rles et responsabilits, Les besoins de formation et de sensibilisations, Le bilan des formations et sensibilisation ayant t effectues, Les dysfonctionnements identifis, les actions mises en uvre (si ncessaire), La gestion des risques et des situations durgence, Le systme : sa documentation, ses procdures, son organisation et son amlioration La communication externe, les relations extrieures au primtre, Les lments nouveaux pouvant impacter sur le fonctionnement, Relev de dcision de la revue de direction prcdente.
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Des revues de direction exceptionnelles peuvent tre organises en fonction de faits importants ayant un impact sur lenvironnement ou le fonctionnement du SME. Un compte rendu de la revue de direction devra tre rdig par le coordinateur SME. Il reprendra les principaux rsultats de la runion.

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Liste des procdures et modes opratoires


TYPE DE DOCUMENT Procdure Procdure Procdure Procdure Procdure Procdure Procdure Procdure Procdure Mode Opratoire Mode Opratoire Mode Opratoire Mode Opratoire Mode Opratoire DOSSIER INTITULE, CONTENU Audits de certification Communication interne accueil des nouveaux arrivants, formation Communication externe Matrise de la documentation, cration, archivage, rvision d'un document et intgration d'un document extrieur. Identification et gestion des dysfonctionnements, actions correctives De l'analyse environnementale l'laboration du programme d'actions Ralisation et suivi de la veille rglementaire et autres exigences Matrise des situations d'urgence Utilisation de l'Outil de Gestion Documentaire Rdaction et codification d'un document Dtermination des Aspects et Impacts Significatifs (AIS) rles et responsabilits Surveillance et mesurage accs au dossier informatique CODE P.AUD.1 P.COM.1 P.COM.2 P.COM.3 P.DOC.1 P.OPE.1 P.PME.1 P.REGL.1 P.URG.1 MO.DOC.1 MO.DOC.2 MO.PME.1 MO.Rle.doc MO.SURV. Procdure MO

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