65 CAPITULO IV MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ACTIVOS FIJOS

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1. PROPOSITO. El propsito de este procedimiento es establecer un sistema, que contenga las polticas y normas que permitan un adecuado, gil y eficiente control de los ingresos, modificaciones, traspasos y egresos de los activos fijos de la Compaa.

2. ALCANCE. Se regirn por este procedimiento el responsable de Activos Fijos y todos los funcionarios y empleados contratados directamente o aquellos contratados por una agencia de empleo temporal de la Compaa Ecuatoriana del Caucho S.A. relacionados con el manejo y control de activos fijos.

3. DEFINICIONES. 3.1. Se consideran como activos fijos todos los bienes tangibles permanentes que ha sido adquirido para el funcionamiento de la empresa y que son necesarios para generar venta.

3.2. Los bienes a ser considerados como activos fijos deben tener una vida til superior a un ejercicio econmico, no susceptible de destruccin total por causas menores, que no sea fungible o propenso al consumo y no debe tenerse la intencin de enajenarlos.

3.3. Se considerarn activos fijos aquellos que superen los $500 y sea posible asignarles una vida til estimada. Se exceptan los tiles de escritorio y suministros.

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3.4. Se denominarn costos de mantenimiento aquellos en que se incurre en forma programada para mantener un bien en operacin normal.

3.5. Se denominan costos de reparacin aquellos en que se incurre en forma imprevista, para solucionar el desperfecto de algn bien y restituirle sus condiciones normales de operacin.

4. POLTICAS

1.- La Gerencia de Compras y sus distintas unidades, sern las nicas dependencias, de acuerdo con sus funciones, facultadas para realizar el trmite de adquisicin de activos fijos, luego de las aprobaciones respectivas.

2.- Toda compra de activos fijos deber contar con las aprobaciones que se especifican en la Poltica de Inversiones de Capital, conocida como (VR 11).

3.- Las propuestas que excedan de USD 250,000 deben ser aprobadas por el nivel de firmas autorizadas A constante en la Poltica de Inversiones de Capital, conocida como ( VR 11).

4.- Los gastos de capital menores estarn cubiertos por el presupuesto autorizado del departamento y debern ser aprobados en base a los lmites de desembolsos que corresponda, conforme a la delegacin de autoridad indicada en el VR11. De similar manera sern aprobados los rubros que no hayan sido incluidos en los presupuestos de departamento.

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5.- Los activos fijos se registrarn contablemente, de acuerdo con los principios y normas de contabilidad de general aceptacin, leyes, reglamentos y dems cuerpos normativos.

6.- Los activos fijos deben llevarse al costo de adquisicin o construccin histrico.

7.- La vida til asignada debe estar de acuerdo a las normas impartidas por la ley y deben expresarse en meses, as:

ACTIVO FIJO

EN AOS

EN MESES

Edificios Muebles y enseres Maquinaria y equipos Vehculos

20 10 10 5

240 120 120 60

8.- Los activos fijos deben controlarse en un auxiliar contable que identifique su cdigo, fecha de incorporacin, vida til, valor de adquisicin, depreciacin acumulada, depreciacin del ejercicio, valor neto e identificacin del departamento que usa el bien. Esto ltimo es de vital importancia pues permite definir el tipo de costo o gasto ya sea costo de produccin o gasto de administracin y ventas.

9.- Respecto de las escrituras de propiedad, se deben anotar detalladamente los datos completos en el registro correspondiente; el original lo conservar el departamento Legal y una copia ser para el departamento de contabilidad.

10- La transformacin de maquinas deben implicar dar de baja el antiguo cdigo e ingresar un cdigo nuevo.

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11.- Los desembolsos que mejoren la capacidad o la eficiencia operativa de un activo, si son sustanciales deben capitalizarse. Los desembolsos menores an cuando tengan la caracterstica de desembolso capitalizables, se llevan al gasto como costos del perodo.

12.- Cuando el costo de las mejoras es relativamente importante o cuando cambia la vida estimada de un activo, los cargos futuros por depreciacin se basan en el nuevo valor en libros y en la nueva vida til estimada (no se ajusta la depreciacin de perodos anteriores).

13.- Toda adicin mejora, mantenimiento o reparacin de activo fijo debe estar autorizado por el rea que solicita el bien, por el rea de mantenimiento o prevencin de riesgos y por la divisin financiera.

14.- Todos los bienes del activo fijo debern poseer una placa identificatoria que indique el cdigo asignado en el auxiliar de activo fijo, adems el sistema de activo fijo debe especificar la ubicacin de los bienes y el estado en que se encuentran.

15. Cada vez que se traslade un bien del activo fijo fuera de los edificios donde se registr originalmente debe ser ingresado al sistema a travs de un documento oficial.

16.- Los inventarios fsicos de los activos fijos deben ser cotejados y conciliados peridicamente con los registros contables.

17.- Considerando el alto volumen de tems que posee la compaa, se recomienda cada tres aos, realizar un inventario fsico de los bienes del activo fijo. Dicho inventario debe ser tomado por el rea de Contabilidad, bajo la responsabilidad del Contador de Activos Fijos. La valorizacin y comparacin con los registros auxiliares ser

responsabilidad de este.

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18.- Cada responsable de rea tiene que firmar un Acta de Responsabilidad Material de los activos fijos bajo su custodia.

19.- Cuando se cambie el responsable de un rea; debe efectuarse el chequeo de todos los activos fijos tangibles bajo su custodia, a fin de fijar la responsabilidad material correctamente.

20.- La recepcin y entrega de los equipos debe efectuarse con la documentacin debidamente autorizada.

21.- Depreciacin 21.1.- Los valores de los activos fijos tangibles se depreciarn mensualmente de acuerdo con las regulaciones vigentes y en base a las tasas establecidas para su reposicin. Las tasas de aplicacin para la depreciacin de cada tipo de activo fijo son las siguientes:
ACTIVO FIJO VIDA TIL % DEPRECIACIN

Edificios Muebles y enseres Maquinaria y equipos Vehculos

20 aos 10 aos 10 aos 5 aos

5% 10% 10% 20%

21.2 La parte de depreciacin correspondiente a los bienes del activo fijo que no aportan al giro de la compaa pero que se relaciona indirectamente como apoyo del giro, en la gestin administrativa o de venta debe imputarse a gastos de administracin y ventas, segn corresponda el uso u ubicacin del mismo.

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22.- Los terrenos y las obras en curso no deben depreciarse.

23.- Obras en curso o Proyectos de inversin 23.1.- Las inversiones en activos fijos por concepto de proyectos o ampliaciones de plantas o decisiones de compra deben estar reglamentadas por la poltica de inversiones anuales aprobadas por el Comit ejecutivo.

23.2.- Se debe preparar un presupuesto de inversin en activos fijos y obtener aprobacin por escrito para proyectos de cuanta, firmada por la Direccin General y/o de rea. La aprobacin debe incluir: necesidad del desembolso, costo estimado, disposicin de las unidades que se van a reemplazar, duracin estimada de los activos y tasas de depreciacin, etc.

23.3.- Respecto de las construcciones en proceso, stas deben estar sujetas a control por cuentas contables especficas, as como aprobar y definir claramente las variaciones que resulten al confrontar las estimaciones del presupuesto.

23.4.- Debern ser identificadas individualmente por proyecto u obra en una cuenta contable especfica en base al plan de inversin anual. Esta cuenta contable recoger todas las incorporaciones a nuevos proyectos, incluyendo intereses y gastos incurridos. Las obras en curso se cerrarn y activarn en el auxiliar de activo fijo una vez completada su ejecucin y puesta en marcha.

23.5.- Los proyectos de inversin deben indicar un tiempo definido de trmino. Ser responsabilidad del departamento de Contralora de Manufactura, evaluar

peridicamente el progreso de los proyectos u obras en curso, de tal forma que si existe algn proyecto que se conoce no ser concluido ajustar con cargo a resultados.

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23.6.- Se aceptar hasta un 10% adicional de exceso o grado de tolerancia de gastos por cada proyecto u obra en curso. Una cifra mayor requerir la emisin de una nueva solicitud de inversin debidamente autorizada.

23.7.- El traspaso desde obras en curso al auxiliar de activo fijo, deber hacerse individualizando los activos que conforman las obras en curso por ejemplo maquinarias, equipos, construcciones, otros, distribuyendo los gastos de la obra en cada valor unitario de los bienes.

24.- Corresponde a una decisin de la gerencia de administracin y finanzas, la opcin de contratar un leasing para la compra de cualquier activo de la empresa.

25.- Bienes en desuso, obras en curso o proyectos no llevados a cabo, o planes de venta. 25.1.- Para los bienes en desuso e inactivos por tiempo indefinido se debe mantener una cuenta por separado bajo el rubro otros activos fijos.

25.2.- Para dichos activos fijos se debe suspender la depreciacin y, el valor neto de libros deber ajustarse a su valor estimado de realizacin. Cuando este ltimo sea menor se imputara un cargo a los resultados del ejercicio, bajo el rubro otros egresos.

26.- Para el precio de venta de activos fijos se considerar el valor que consta en libros, los montos y niveles de autoridad delegado para aprobaciones de venta es la siguiente:

Manufactura Vicepresidencia Financiera Presidente Ejecutivo

$ 3.000 $ 10.000 mayores a $ 10.000

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27. Las donaciones de activos fijos sern aprobadas por el Presidente y Vicepresidente Ejecutivo.

5. PROCEDIMIENTOS 1.- Se proceder a registrar un activo fijo cuando la compaa haya comprado, construido o recibido en donacin un bien.

Para el registro se iniciar el trmite con la verificacin del activo fijo y su conciliacin con las facturas, orden de compra o cualquier documento pertinente

Inmediatamente en el sistema se proceder al registro de la incorporacin del bien, iniciando el proceso con la asignacin del nmero de identificacin del bien.

Este nmero de identificacin del activo deber escribirse en el activo que se est inventariando, en un lugar visible.

Si es un activo mvil, la responsabilidad ser personal, y si se tratare de un activo no mvil, la responsabilidad ser departamental.

Todos los documentos exigidos, para la incorporacin de activos fijos, servir al contador de activos fijos para alimentar la informacin en el subsistema de activos fijos, luego ser guardado en forma secuencial por departamento en un archivo de su responsabilidad Adicionalmente el encargado de activos fijos, al momento de registrar contablemente el bien, deber mediante memorando, enviar copias de la factura a la Ca. de Seguros, para el ingreso del bien dentro de la pliza correspondiente.

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2.- Todos los activos fijos que se incorporaran al sistema de activo fijo, correspondiente a bienes utilizados en la operacin deben ser chequeados fsicamente por el rea de mantenimiento, quien debe firmar un formulario de incorporacin de activos fijos y enviarlo a contabilidad. En el caso de otras reas usuarias debe ser firmado por quien verifica el estado inicial del bien. 3.- El jefe del rea de mantenimiento debe solicitar al encargado de activo fijo la placa identificatoria y ser su responsabilidad marcar cada activo fijo incorporado a la compaa. 4.- El rea Contable debe constar con la informacin mnima indispensable de estos bienes, para su correcta identificacin verificndose la suma de sus valores con el saldo de la cuenta control correspondiente peridicamente. 5.- Debe existir un encargado de activo fijo que mantenga actualizados los registros auxiliares de activo fijo, respecto de lo siguiente: - Incorporar todos los bienes - Dar de baja los bienes - Asignar la vida til de acuerdo a las exigencias de la ley - Validar mensualmente el clculo de depreciacin del ejercicio y correccin monetaria - Mantener un archivo fsico con los formularios de incorporaciones (adjuntando respaldo de copias o fotocopias de facturas), bajas o ventas (adjuntando copia o fotocopia de facturas de venta). - Emitir los registros auxiliares mensuales y efectuar las contabilizaciones.

6.- Todas las Incorporaciones de activo fijo deben adjuntar el formulario firmado por el rea de mantenimiento o del rea usuaria cuando corresponda.

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7.- Cada persona o departamento responsable de los activos fijos deben reportar un informe mensual con los bienes de la compaa que deben ser dados de baja por encontrarse en mal estado, ste informe debe enviarse a contabilidad.

8.- Deben elaborarse inmediatamente a su ocurrencia los diferentes movimientos de estos bienes, por las altas, bajas, traslados, enviados a reparar, ventas, etc.

9.- Las bajas, ventas y traslados de estos bienes deben estar aprobadas por los funcionarios autorizados.

10.- Todas las bajas de activo fijo deben estar documentadas y firmado por el rea usuaria que valida el mal estado del bien.

11.- El costo de adicin entendindose como tal un aumento del rendimiento, de la vida til o de la capacidad productiva de los elementos instalados, que se traducen en un incremento del valor del bien y que son capitalizables; excluyndose los reemplazos de partes del activo fijo

y las reparaciones, los mismos que son considerados como un gasto; se contabilizar de la siguiente manera:

11.1- Al costo del activo se le sumar el valor de la adicin, as como se ajustar la depreciacin acumulada del activo, de acuerdo al nuevo valor adquirido por ste.

11.2.- El tiempo de depreciacin del activo no variar por la adicin, a no ser que se haya incrementado la vida til del mismo, por los cambios sufridos por ste.

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12.- Solamente el presidente ejecutivo o el vicepresidente de manufactura o las personas que los subroguen podrn autorizar el cambio de ubicacin de un activo fijo no mvil destinado a la produccin.

13.- Los Vicepresidentes y los gerentes, en sus respectivas reas podrn autorizar el cambio de ubicacin de un activo fijo y responsable, para lo cual comunicarn por escrito a la persona responsable del bien y/o del departamento, con copia para el encargado de activos fijos, para que registre el movimiento.

14.- El encargado de activos fijos enviar a la nueva persona o departamento responsable del bien un memorando escrito, para su firma de aceptacin, el mismo que contendr un original y una copia.

15.- El original deber retornar al contador de activos fijos y la copia guardar la persona o el departamento responsable del bien.

16.- Con el original del memorando escrito, mediante el sistema se actualizar ste y luego se comunicar, la transferencia a la persona o departamento, que eran responsables del bien, para que lo archiven como documento de respaldo.

17.- El encargado de activos fijos deber realizar inventarios fsicos peridicos, parciales y totales, para lo cual se recomienda:

17.1.- Activos no mviles.- Los activos no mviles o que se encuentran instalados permanentemente debern verificarse por lo menos cada tres aos.

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17.2.- Activos mviles.- Los activos mviles como equipo general de fbrica, muebles, enseres y otros no instalados deberan verificarse rotativa e indistintamente cada ao.

18.- Las diferencias que se encuentran como resultado de la verificacin fsica sern: 18.1.- cuando el bien faltante haya estado bajo la responsabilidad personal de algn funcionario o empleado, ste deber entregar otro bien de caractersticas similares o cubrir el valor del mismo a costo de reposicin, salvo que justifique plenamente la razn del faltante.

18.2.- Cuando el faltante haya estado bajo la responsabilidad de un departamento deber realizarse las investigaciones correspondientes, y el encargado de activos fijos presentar un informe al gerente de contralora administrativa, quien deber ver la forma ms conveniente de resolver el problema.

19- Es importante que se mantengan cuentas contables separadas por rubro de activo fijo, su depreciacin del ejercicio y su depreciacin acumulada.

20.- Todas las ventas deben estar respaldadas por la factura de venta y por la gua de despacho y memorando o autorizacin correspondiente, canalizada a travs de la gerencia de administracin y finanzas. 21.- Para el caso de activos en leasing debe estar contabilizado al valor actual del contrato y deben estar respaldados por el contrato de leasing correspondiente.

6. RESPONSABILIDAD. Todos los funcionarios y empleados, relacionados con el manejo y control de activos fijos.

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Preparado por: Soledad Jara Revisin: Original 7. REGISTROS. 1.1 Facturas 1.2 Liquidacin de importacin 1.3 Ordenes de compra 1.4 Solicitud de Compra 1.5 Memorando 1.6 VR 11 Fecha: 2004-04-5 Pgina: 13 de 13

8. HISTORIA DE LAS REVISIONES Revisin NCP # Razn del Cambio Entrada original Fecha 2004-04-5

9. DISTRIBUCIN

El Contador de Activos Fijos ser el encargado de proporcionar una copia de este Manual al Vicepresidente de los departamentos de Finanzas, Recursos Humanos, Manufactura, y Comercial; los mismos que sern responsables de distribuirlo a todos sus subordinados.