ERP CONCEITOS E EVOLUO

Ismael Neis Moccelin, Lissandro Gustavo Tonin

URI -, Universidade Regional Integrada, Curso de Engenharia Mecnica E.M. Campus II RS 331, n 345 Bairro Demoliner CEP 99700-000, Erechim, RS. E-mail para correspondncia: lissandrotonin@superig.com.br

Resumo. O inicio da implantao dos sistemas ERP pelos grandes grupos industriais e a evoluo dos mesmos teve incio nos anos 90. Esses sistemas tm sido utilizados como infraestrutura tecnolgica para suporte das operaes de empresas com vantagens sobre sistemas anteriormente desenvolvidos internamente. Essas vantagens incluem a possibilidade de integrar os diversos setores da empresa, a atualizao permanente da base tecnolgica e benefcios relacionados terceirizao do desenvolvimento de aplicaes. Sero abordados, as caractersticas, processo de escolha, implementao e utilizao, suas vantagens e desvantagens, e auxiliar com o aprofundamento do conhecimento sobre esses sistemas e para o desenvolvimento de um modelo terico que permita analisar os benefcios que esses sistemas podem trazer para as empresas, bem como as dificuldades a eles relacionadas. A evoluo dos negcios das empresas com a implantao dos sistemas ERP que substitui os sistemas anteriores, onde no havia total integrao entre todos os ambientes da empresa em apenas um banco de dados.

Palavras chave: sistemas ERP, sistemas integrados, implantao de ERP, evoluo do ERP.

1-Introduo Com o avano da tecnologia da informao as empresas passaram a utilizar sistemas computacionais para suportar suas atividades. Geralmente, em cada empresa, vrios sistemas foram desenvolvidos para atender aos requisitos necessrios de cada rea, ou seja, o sistema de planejamento de produo diferente com relao aos outros sistemas da organizao. Tomando como exemplo ainda o departamento de planejamento da produo, este utiliza um conceito prprio, diferentemente do departamento de vendas, que utiliza outro. Dessa forma, a informao fica dividida entre diferentes sistemas. Os sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) so uma evoluo dos sistemas MRP, integrando algumas funes como programao mestre de produo, necessidades de capacidade, controle de compras, gesto financeira, recursos humanos. Atualmente os sistemas de ERP tem uma grande relevncia na organizao e funcionalidade das empresas, consequentemente, estabelecendo uma plataforma comum para vrias tecnologias. Alm disso, os fornecedores de sistemas ERP esto aumentando a abrangncia dos sistemas com a incluso de novas funcionalidades que possibilitam melhor gerenciamento da empresa por unificar as informaes em um nico banco de dados. 2-Conceito e Funcionamento ERP uma sigla em ingls para Enterprise Resourse Planning, que em portugus significa Planejamento de Recursos Empresariais. um sistema de gesto que integra as operaes da empresa, seus relacionamentos com o ambiente e fornece as informaes precisas, de forma rpida e intuitiva para que os gestores possam analisar as relaes de causa e efeito, fazer simulaes e construes de cenrios, alm de acompanhar o resultado das aes planejadas. Essa plataforma de software tem o objetivo de integrar todos os dados e processos de uma organizao em um nico sistema, possibilitando assim, uma automao e armazenamento de todas as informaes e negcios. O ERP constitudo de vrios mdulos, que suportam todas as reas de uma empresa. Por se tratar de um sistema genrico, independe do fato de a empresa que vai adot-lo ser de manufatura ou prestadora de servio. A abrangncia do sistema limitada de acordo com a necessidade da empresa. Com o objetivo de ampliar a abrangncia dos produtos vendidos, os fornecedores de sistemas desenvolveram mais mdulos, integrados aos mdulos de manufatura, mas com o escopo que ultrapassa os limites da manufatura. Como exemplo, foram criados os mdulos de gerenciamento de Recursos Humanos,

Vendas e Distribuio, Finanas e Controladoria, entre outros. Esses novos sistemas, capazes de suportar as necessidades de informao para todo o empreendimento, so denominados ERP. (SOUZA & ZWICKER, 2000) definem como sistema de informao integrado, adquiridos como na forma de pacotes comerciais, para suportar a maioria das operaes de uma empresa. Procuram atender os requistos genricos do maior nmero possvel de empresas, incorporando modelos de processos de negcio obtidos pela experincia acumulada de fornecedores, consultorias e pesquisa em processos de benchmarking. A integrao possvel pelo compartilhamento de informaes comuns entre os diversos mdulos, armazenados em um nico banco de dados. Os sistemas ERP controlam corporaes de ponta a ponta, da produo s finanas, assumindo a responsabilidade de registrar e processar cada fato novo da engrenagem corporativa, alm de distribuir a informao de forma clara e segura, em tempo real. Cada vez que um pedido entra no departamento de vendas, o programa aciona ordens para todos os setores da empresa, assim desencadeando a logstica corporativa. Um exemplo o estoque, que recebe ordem para separar a matria-prima necessria confeco do produto, ao mesmo tempo o setor de compras alertado da necessidade de repor material. Nesse caso h uma movimentao financeira, que teoricamente aumenta a receita, e por sua vez mostra o desempenho da empresa. 3-Histrico e Evoluo Para entender o que significa o ERP na prtica, interessante voltar ao final da dcada de 50, quando os conceitos modernos de controle tecnolgico e gesto corporativa tiveram seu incio. certo que a tecnologia vigente na poca, baseada nos gigantescos mainframes, nem de longe lembra a facilidade de uso dos computadores atuais. No entanto, eram essas mquinas que rodavam os primeiros sistemas de controle de estoques atividade pioneira da interseo entre gesto e tecnologia. A automatizao era cara, lenta mas j demandava menos tempo que os processos manuais e para poucos.

Figura 1 Mainframe IBM System/360 de 1964.

No incio da dcada de 70, a expanso econmica e a maior disseminao computacional geraram o av dos ERPs, os MRPs. Eles surgiram j na forma de conjuntos de sistemas, tambm chamados de pacotes, que conversavam entre si e possibilitavam o planejamento do uso dos insumos e a administrao das mais diversas etapas dos processos produtivos, ou seja, tinha como premissa o planejamento e organizao de toda lista de materiais, conhecidos como BOM (Bill of Materials), para atender a demanda dependente, levando em considerao todas as variveis compreendidas no processo, como por exemplo, a quantidade de material em estoque. Segundo Haberkorn (2004), os sistemas MRP, basicamente, calculam as necessidades de compra de matrias-primas e produo de componentes a partir da previso de vendas e de uma solicitao de estoque. Estes sistemas informavam o que deveria ser produzido e o que deveria ser comprado, porm no informava como. A partir da, na dcada de 80, surgiu o MRP II (evoluo do MRP), onde era possvel saber quem vai produzir, quando e com quais recursos, ou seja, a fbrica alocada minuto a minuto, operao a operao de acordo com um calendrio pr-definido e um conjunto de recursos disponveis. Na prtica, o MRP II j poderia ser chamado de ERP pela abrangncia de controles e gerenciamento. Mas no se sabe ao certo quando o conjunto de sistemas ganhou essa denominao. Porm, estes sistemas eram softwares que atendiam a departamentos especficos, ou seja, no promoviam uma integrao total entre os diversos departamentos da empresa. Logo, com o mercado cada vez mais exigente e a crescente concorrncia, percebeu-se a necessidade de desenvolvimento de outros mdulos, que alm de atender s demandas da manufatura, fossem alm desta. Seguindo a linha evolutiva, a dcada de 80 marcou o incio das redes de computadores ligadas a servidores mais baratos e fceis de usar que os mainframes e a revoluo nas atividades de gerenciamento de produo e logstica. O MRP (Material Requirement Planning Planejamento das Necessidades Materiais) transformou-se em MRP II(Manufactoring Resources Planning Planejamento dos Recursos de Manufatura), que agora tambm controlava outras atividades como mo de obra e maquinrio. Com a mudana da era industrial para a era da informao, iniciada a partir da dcada de 90, e atualmente com a era de conhecimento as empresas passaram a dar mais valor ao prprio conhecimento ao contrrio dos bens tangveis que eram, at ento, as prioridades. A partir deste momento surgiram sistemas de ERP e houve um expressivo crescimento no mercado de solues de informtica, devido s presses competitivas para reduo de custo e de diferenciao de produtos. No passado os sistemas eram customizados e desenvolvidos a pedido do departamento da empresa. O ERP pode ser entendido como um termo genrico para designar o conjunto de atividades executadas por um software multi-modular que integra as operaes da empresa, incluindo desenvolvimento de produto, compra de itens, manuteno de inventrios, manufatura, logstica, finanas e recursos humanos, atravs da integrao de todas as informaes em um nico banco de dados, compartilhado por todos os usurios.

Figura 2 Diagrama ERP

No existem registros precisos sobre quando foram criados os sistemas ERP, mas diversas pesquisas apontam que sua origem foi em 1979 na Europa, quando a empresa alem SAP (Systeme, Anwendunge, und Produkte in Datenverarbeitung) desenvolveu o R/2, uma primeira verso de seu software ERP. Abaixo, Davenport (1998) mostra um sistema empresarial com uma estrutura integrada:

Figura 3 Anatomia de um sistema empresarial Fonte: Corra, Gianesi e Caon (2001, p. 140) Davenport (1998) divide o ERP em quatro blocos: financeiro, recursos humanos, operaes e logstica, vendas e marketing. Mdulos do bloco financeiro: contabilidade, contas a pagar, contas a receber, fluxo de caixa. Mdulos do bloco de recursos humanos: folha de pagamento, gerenciamento de recursos humanos e controle de despesas de viagem. Mdulos de operaes e logstica: o gerenciamento de estoques, o MRP, o faturamento. Mdulos de vendas e marketing: processamento de pedidos e gerenciamento de planejamento de vendas. 4-Caractersticas Conceitos como funcionalidade, mdulos, parametrizao, configurao, customizao, localizao e atualizao de verses so muito importantes para a implantao do sistema ERP. Funcionalidade So as funes embutidas, suas caractersticas e suas diferentes possibilidades de uso. Mdulos So os menores conjuntos de funes que podem ser adquiridos e implementados separadamente. Parametrizao o processo de adequao da funcionalidade de um sistema ERP a uma determinada empresa atravs da definio dos valores de parmetros j disponibilizados no prprio sistema. Configurao representada pelo conjunto total de parmetros do sistema aps a sua definio, englobando o conjunto das opes de funcionamento das diferentes funes de um sistema ERP. Customizao Corresponde modificao do sistema ERP para adequ-lo a situao empresarial especifica.

Localizao Corresponde adaptao do sistema desenvolvida em determinado pas para utilizao em outro, a fim de adequ-lo s leis e procedimentos comerciais, locais, como leis, moeda, idioma.

Atualizao de verses (upgrade) Compreende o processo por meio do qual o fornecedor do software disponibiliza aumentos de funcionalidade do sistema, correo de bugs e otimizao do sistema.
5-Vantagens e Desvantagens Algumas das vantagens da implementao de um ERP numa empresa so: Eliminar o uso de interfaces manuais; Menor volume de digitao; Maior transparncia nas atualizaes das informaes; Informaes on-line; Maior integridade dos dados; Reduo de custos; Otimizar o fluxo da informao e a qualidade da mesma dentro da organizao (eficincia) Otimizar o processo de tomada de deciso; Eliminar a redundncia de atividades; Reduzir os limites de tempo de resposta ao mercado; Reduz as incertezas do lead-time

As vantagens da implantao de ERP possibilitam os administradores entender todos os aspectos das operaes e do desempenho de uma empresa de forma rpida e sucinta. Espera-se que o ERP proporcione mudanas organizacionais e estratgicas como, por exemplo:
Integrao efetiva das funes aos processos de negcios da empresa; Melhoria da comunicao e da coordenao entre as vrias atividades de uma organizao; Melhoria do desenho e controle de processos de tomada de deciso; Melhoria da utilizao de recursos dos sistemas de informao; Aumento da eficcia e da produtividade global da empresa; Fim das estruturas funcionais, fim das hierarquias, fim do comando centralizado, por meio das organizaes baseadas em processos de negcios; Participao efetiva das pessoas na formulao de estratgias e grande interao das pessoas com o mercado; Fim das atividades e dos procedimentos de trabalho rotineiros; Envolvimento cada vez maior das pessoas na gerao de conhecimento; Capacitao e qualificao contnua das pessoas; Intenso compartilhamento e gesto coletiva da informao; Autocontrole dos funcionrios; Integrao das pessoas independentemente das reas funcionais a que estejam vinculadas, entre outros. Muitos gestores acham que a simples implantao de um sistema ERP por si s integra a organizao, o que na prtica no acontece, muito pelo contrrio, se o sistema ERP no encontrar um ambiente adequado para seu funcionamento, pode funcionar de forma inversa ao esperado, desestruturando toda uma organizao. Um sistema ERP deve ser implantado ao longo dos anos, de uma forma estruturada e cadenciada, devido ao seu alto custo e seu grau de complexidade. Somente desta forma a relao custo/ benefcio investida no sistema justificada. Outro ponto desfavorvel quando ocorre a compra do sistema, pois a organizao fica dependente do fornecedor do software. Por isso, antes de adquirir um sistema ERP, devemos analisar o fornecedor para avaliarmos se o mesmo possui uma estrutura slida e ser capaz de honrar com seus compromissos. Por fim, podemos falar na resistncia do usurio final, pois o mesmo se sente de certa forma controlado pelo sistema, uma vez que o sistema monitora seu trabalho. Uma das causas do no funcionamento do sistema ERP exatamente o no comprometimento do usurio final com o sistema.

Davenport (1998), baseado no aplicativo da empresa alem SAP, listou os setores da organizao suportados por sistemas ERP:

Figura 4 Setores das organizaes suportadas pelo ERP Fonte: Davenport (1998) 6-Implantao e Implementao Implementao so todas as atividades organizacionais realizadas em direo adoo, gerenciamento e rotinizao de uma inovao. Implementao tem como objetivo nico colocar o novo processo em funcionamento e em uso. Tem como uma das partes do seu processo a implantao, esta ltima tem objetivo a disponibilizao de uma rotina de trabalho ou de um processo para o usurio final. A implementao vai alm da implantao e para se obter xito necessrio o convencimento junto aos usurios de que utilizar o novo processo e/ou rotina lhes traro benefcios, ou seja, tero vantagens com sua utilizao. Para alcanar este objetivo, pessoas responsveis por implementao, passam aos usurios, aps a implantao, treinamentos, manuais, palestras, etc., tudo para garantir que o processo seja utilizado. Afirmam Souza e Zwicker (2000), A implantao de um ERP pode ser definida como o processo pelo qual os mdulos do sistema so colocados em funcionamento na empresa. Isso significa dar incio utilizao do

sistema no processo de transaes empresariais. Para isso necessrio que o sistema tenha sido adequadamente parametrizado, customizado (se necessrio), que os dados iniciais tenham sido inseridos no sistema, que os processos de negcio tenham sido alterados para adaptar-se utilizao do sistema, etc. A implantao de um ERP depende do tamanho da empresa, da quantidade de processos que devero ser modificados e dos recursos disponveis. Um modelo de implantao genrico pode ser dividido em planejamento, desenho da soluo, construo e testes. No processo de implantao de ERP, Corra, Gianesi e Caon (2001) citam as seguintes atividades, entre outras: treinamento conceitual da lgica do pacote, treinamento operacional, redesenho de processos, mudana organizacional, eventuais customizaes e parametrizao do sistema. A implantao depende das cinco etapas do ciclo de vida do ERP, conforme cita Mendes e Escrivo Filho (2007). O ciclo representado conforme figura abaixo:

Figura 5 Ciclo de vida ERP Fonte: Mendes e Escrivo Filho (2007) Avaliao sobre a necessidade de ERP: Consiste em analisar a situao atual da organizao e identificar como o sistema pode contribuir para a soluo dos problemas organizacionais; Seleo e adequao: Anlise, verificao da adequao de funcionalidades do ERP; Implantao: Planejamento e execuo das atividades de implantao; Conscientizao e Treinamento: Realizao de palestras, seminrios e atividades de conscientizao para os membros organizacionais e de treinamento operacional e gerencial; Utilizao: Uso e identificao de alteraes para atender as mudanas nas regras de negcio.

7-Concluso

Os sistemas ERP, conhecidos tambm como sistemas de gesto empresarial integrada, so organizados em mdulos e funcionalidades, com o objetivo de suportar e integrar os diversos processos operacionais da organizao. Sua utilizao aperfeioa o fluxo de informaes e facilita o acesso aos dados operacionais, tornando as informaes mais consistentes e possibilitando a tomada de decises com base em dados que refletem a realidade da empresa, trazendo a otimizao e integrao dos diversos processos do negcio. A correta implantao de um sistema ERP deve permitir que seja a empresa quem define os processos e sequencias. Deve permitir tambm a definio de quem pode fazer o qu, admitindo a rastreabilidade, ou seja, saber quando um registro foi criado e alterado pela ltima vez. O principal resultado da informatizao desses processos, alm de permitir saber como anda a situao financeira da empresa, eliminar a informalidade e organizar os sistemas corporativos. Com os pacotes de gesto todos os processos so documentados e contabilizados. Isso gera regras

de negcios bem definidas e permite a administrao de custos, controle fiscal e estoques, que so pontos vulnerveis do negcio, mas que podem ser controlados com mais rigor. No perodo de implementao, o treinamento ao usurio de todos os recursos do sistema indispensvel para um saudvel andamento dos processos.
8-Referncias Bibliogrficas Mendes e Escrivo Filho, Sistemas Integrados de Gesto ERP, disponvel em http://www.scielo.br Haberkorn, Ernesto, Gesto Empresarial com ERP. Souza e Zwicker, Ciclo de Vida de Sistemas ERP. Corra, Gianesi e Caon, Planejamento, Programao e Controle de Produo: MRP II / ERP Conceitos, Uso e Implantao.

Barreto, Fernando, Implantao e Implementao, disponvel em http://www.profissionaldeti.com.br Davenport, Thomas, Putting the Enterprise into the Enterprise System, disponvel em http://www.numa.org.br