DIRECCIN GENERAL DE EDUCACIN SECUNDARIA

SISTEMA DE CALIDAD ISO 9001:2008

CLAVE: PDGC03

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NO. REVISIN 06-A FEHA 20 mayo 2011

PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE DOCUMENTOS

1.0 OBJETIVO: Describir las directrices a seguir para el adecuado control de documentos del sistema de calidad, asegurando que stos se encuentren disponibles y en su edicin pertinente en las reas de la organizacin que as lo requieran. 2.0 ALCANCE: Desde que surge la necesidad de documentar cierta actividad que incide en la calidad, hasta el control de las revisiones y modificaciones de los documentos, incluyendo los de origen externo. 3.0 CAMPO DE APLICACIN: Este procedimiento es aplicable a todos los documentos relacionados con las reas que inciden en la calidad. 4.0 REFERENCIAS: Norma ISO 9001:2008 Manual de Calidad DEFINICIONES: Documento Obsoleto: Documento cuyo contenido ya no es aplicable dentro del sistema de aseguramiento de la calidad. Formato: Hoja diseada para hacer ms fcil y uniforme el registro de actividades o informacin. RESPONSABILIDADES: El director de cada rea es responsable de la elaboracin de los documentos dentro de su campo de influencia. Es responsabilidad del Coordinador de ISO el revisar los documentos y de la Direccin el aprobarlos antes de su distribucin. Es responsabilidad de cualquier trabajador que emprenda la documentacin de un procedimiento, instruccin de trabajo o formato, o bien su actualizacin, aplicar los pasos que contempla el procedimiento para hacer procedimientos. El coordinador de ISO 9001:2008 es el responsable de la custodia y control de distribucin de documentos y datos, as como de que este procedimiento se cumpla tal y como est estipulado. Es responsabilidad del Coordinador de ISO revisar, corregir, aprobar y prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificacin adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razn. DESARROLLO: 7.1 Todo documento, cuando surge la necesidad de elaborarse, se desarrolla bajo las directrices establecidas en el procedimiento para hacer procedimientos de la Secretaria de la Contralora General. 7.2 Una vez elaborado el documento ya sea procedimiento, instruccin, etc., se enva al Coordinador de ISO 9001:2008 para su control temporal mientras se turna a la Direccin para su anlisis y aprobacin.

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COPIA CONTROLADA 1

DIRECCIN GENERAL DE EDUCACIN SECUNDARIA

SISTEMA DE CALIDAD ISO 9001:2008

CLAVE: PDGC03

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PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE DOCUMENTOS

7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8 7.9 7.10

La Direccin revisa y otorga el visto bueno al documento, de lo contrario se le regresa al autor original para realizar los ajustes necesarios a travs del Coordinador de ISO 9001:2008 Una vez otorgado el visto bueno se entrega al Coordinador de ISO 9001:2008 para su control del original. El Coordinador de ISO 9001:2008 remite va electrnica como copia no controlada a los Enlaces ISO y Supervisores de Zona, los documentos del Sistema de Calidad actualizados. El Coordinador de ISO 9001:2008 anexa original al nico ejemplar original. ( No es necesario el listado maestro de documentos, ya que solo existe un original y todos los dems documentos son copias no controladas digitales. En caso de requerirse el resguardo de un ejemplar de los retirados de circulacin, se aplica el punto 7.8, el resto es destruido de inmediato. Los documentos obsoletos que se guarden con fines legales o de informacin, se identificarn con la leyenda DOCUMENTO OBSOLETO sellada con tinta de color rojo. Cualquier copia o ejemplar que carezca del sello pertinente, es una COPIA NO CONTROLADA. Los documentos obsoletos se envan a archivo muerto hasta el termino de su vigencia legal, en caso de no tenerla se guardan por un perodo de un ao.

8.0 MEDICIN Y SEGUIMIENTO: La medicin de la eficacia de este procedimiento se lleva a cabo a travs de las auditorias internas al sistema de calidad. 9.0 FORMATOS: - No Aplica REGISTROS: El manual aprobado (Copia controlada 1), se mantienen en los archivos del coordinador de ISO 9001:2008 por el tiempo de su vigencia ms seis meses. El Coordinador de ISO 9001:2008 mantiene tambin el control de los originales de los documentos cuando stos son manuales, procedimientos, instrucciones, ayudas visuales o cualquier otro documento de origen interno que sirva para llevar a cabo tareas de la organizacin que afectan la calidad, por el tiempo que estn vigentes. .

ELABOR: C.P. y L.A. Alejandro Garca Surez Ampos Representante de la Direccin

REVIS: C.P. y L.A. Alejandro Garca Surez Ampos Representante de la Direccin

AUTORIZ: Mtro. Carlos Manuel Salazar Granillo Encargado del Despacho de la Direccin General de Educacin Secundaria.

COPIA CONTROLADA 1