LECCION 36 Proteger el documento

Ya hemos visto en lecciones anteriores como crear copias de seguridad y ficheros de auto recuperacin. Pero en ambientes laborales de trabajo compartido, tan importante como guardar la informacin es asegurar la integridad de los datos. Es decir, es necesario asegurar que el informe de trabajo es el que nosotros hemos escrito y que permanecer sin aadidos o modificaciones a pesar de que pase por diferentes manos

Word, tiene diversas herramientas para que podamos proteger la integridad de nuestro trabajo. En esta leccin aprenderemos paso a paso a proteger nuestros documentos. Una vez que lo hayamos redactado, lo guardaremos, pero utilizaremos la opcin "Guardar como" del men archivo

En la ventana de dilogo de la opcin "guardar como", en la barra superior pulsaremos el botn "Herramientas", y en el men que se desplegar, elegiremos "opciones generales"

Las opciones de seguridad que nos interesan en este apartado podemos encontrarlas al final de la ventana de dialogo, bajo el ttulo "Opciones para compartir archivos". Veremos que se nos piden dos contraseas distintas, la primera controla el acceso a la lectura del documento, y la segunda controla los permisos de escritura en el documento.

Para que las opciones de seguridad sean realmente tiles, Word debe ser muy estricto con el uso de las contraseas una vez que estn aplicadas. De manera que si olvidamos o perdemos la contrasea no podremos acceder o modificar el documento. Para evitar problemas por errores de escritura, Word, nos exige que confirmemos la contrasea y no nos dejara continuar a no ser que las dos veces la contrasea sean idnticas.

Cuando abrimos el documento, antes de mostrar el texto, un cuadro de dialogo nos pregunta por la contrasea para abrir el archivo.

En el caso de que nuestro documento tenga activada la proteccin de contrasea de escritura, al abrirlo se nos mostrara una ventana de dialogo como la inferior, observa que si desconocamos la contrasea anterior no se nos permita ver el documento, en cambio al fallar la contrasea de escritura se nos permite acceder al documento en modo de "Slo lectura".

En el caso de que intentemos modificar el archivo solo lectura, Word no nos lo impedir, pero si que evitara que sobrescribamos, al pulsar el botn "guardar", con el siguiente mensaje

Cmo dar formato a las pginas Web a partir de una hoja de estilo personalizada
Los usuarios informticos avanzados pueden hacer que las pginas Web aparezcan utilizando sus propias hojas de estilo. Las hojas de estilo pueden establecer el estilo, el color y el tamao de la fuente, as como el fondo de los textos y titulares. En este tutorial se explica cmo puede elegir su propia hoja de estilo a travs de las Opciones de Internet en Panel de control. Utilizando el ratn 1 En el men Inicio :

Utilizando el teclado Muestre el men Inicio pulsando CTRL+ESC (o la tecla con el logotipo de Windows ).

Seleccione Panel de control

Seleccione el Panel de control pulsando C.

2 En el Panel de control:

En el Panel de control:

Asegrese de que est utilizando el men Inicio clsico (se ven todos los iconos del panel de control). Si no es as, debajo de Panel de control en el panel de la izquierda, seleccione Cambiar

Asegrese de que est utilizando el men Inicio clsico (se ven todos los iconos del panel de control). Si no es as, debajo de Panel de control en el panel de la izquierda, seleccione Cambiar a men

a men clsico. Seleccione Opciones de Internet.

clsico pulsando el tabulador. Pulse INTRO. Vaya a Opciones de Internet utilizando las teclas de las flechas. Pulse ENTER.

3 En el cuadro de dilogo de Propiedades de Internet en la etiqueta General:

En el cuadro de dilogo de Propiedades de Internet en la etiqueta General:

Seleccione el botn de Accesibilidad

Seleccione el botn de Accesibilidad pulsando ALT+S.

4 En el cuadro de dilogo de Accesibilidad debajo de Hoja de estilo del usuario:

En el cuadro de dilogo de Accesibilidad debajo de Hoja de estilo del usuario:

Seleccione la opcin Dar formato a los documentos utilizando mi hoja de estilo . Pulse el botn Explorar. Vaya hasta la hoja de estilo, brala y gurdela.

Seleccione la opcin Dar formato a los documentos utilizando mi hoja de estilo pulsando D. Seleccione el botn Explorar pulsando X. Vaya hasta la hoja de estilo, brala y gurdela sirvindose del tabulador y las teclas de las flechas. Pulse ENTER para seleccionar la hoja de estilo.

5 Para guardar la nueva configuracin y Para guardar la nueva configuracin y cerrar el cuadro de dilogo de cerrar el cuadro de dilogo de Opciones Opciones de Internet: de Internet:

Pulse sobre Aceptar dos veces.

Pulse ENTER dos veces.

6 Para cerrar el panel de control:

Para cerrar el panel de control:

Seleccione el botn Cerrar .

Pulse ALT+A, C.

Panel de control: Opciones de Internet: Etiqueta General: botn de Accesibilidad: Hoja de estilo del usuario: Dar formato a los documentos utilizando mi hoja de estilo

Combinar una correspondencia en Word

Para aquellos que tienen que enviar cartas a invitados, o agradecer a los asistentes o si deseas crear las etiquetas de algn producto con un nmero de serie correlativo, es hoy el da para que dejes de hacer uno por uno aquel trabajo. Word es el procesador de texto de la suite Office, y como todo office, tiene excelentes y variadas funciones que no son utilizadas (ac entra el principio de Pareto, de que 90% de los usuarios utilizan el 10% de las funciones), una de estas es la de Combinacin de correspondencia. Esta funcin consiste en que puedas automatizar el asignar ciertos datos a un documento, dependiendo a quien vaya dirigido, ejemplo claro de esto es el caso de las cuentas de los servicios bsicos, donde en un solo formato de documento, los datos cambian segn el cliente. En esta oportunidad les mostrare como utilizar esta funcin para enviar cartas, para esto necesitaremos lo siguiente: 1 Carta redactada en Word 1 Base de datos, en este caso utilizaremos un archivo Excel, pero puedes utilizar otras opciones como Access o Outlook 250 grs de tiempo para aprender.

El ejemplo consiste en el envi de una carta, ofreciendo los servicios de una empresa de redaccin de documentos. lo que haremos es que podamos personalizar la carta con los datos de los destinatario. Teniendo la carta ya redactada, tenemos que ver el tema de los datos que utilizaremos, en este caso, sern solo: Nombre, Direccin, Empresa, Profesin. tal como lo muestra la siguiente imagen

Les recomiendo que tengan claro donde tengan guardado el archivo Excel, ahora vamos al Word y como combinamos la BD con la carta. Vamos a:

1: Combinacin de Correspondencia 2: Iniciar combinacin de correspondencia Seleccionamos asistente de correspondencia 3: Comenzamos con el asistente de correspondencia Ponemos en tipo de documento: Carta y siguiente Utilizar el documento actual y siguiente

En escoger los destinatarios, ponemos Utilizar una lista existente, y seleccionamos al presionar sobre EXAMINAR (que esta en el cuadrado azul). ac es donde buscamos nuestro archivo excel. Despus al seleccionar el archivo (este caso el excel) saldr una ventana como esta

En la cual ponen aceptar si los datos estn en la hoja 1, sino, seleccionan la que corresponda. Posteriormente aparece una donde puedes editar que registros colocar en la carta, posibilitando el filtrar, ideal si solo quieres enviar tu carta a algunas personas y no a todos.

Despus ponemos siguiente: escriba la carta, como ya la tenemos escrita, procedemos a la asignacin de los campos, como campos entenderemos que se refiere al dato, como ejemplo, Nombre o Ciudad.

Personalmente prefiero asignar manualmente los campos, para esto presionamos en Ms Elementos, arrogando una ventana que muestra los campos para asignar, lo cuales puedes poner en el documento al al posicionarte sobre el campo y luego INSERTAR. no te preocupes si el campo no esta donde debiese en el documento, lo puedes mover con un simple cortar y pegar o haber dejado indicado el lugar en el cual quieres colocar el campo.

Al asignar un campo, en el archivo Word quedan de la siguiente forma <<Nombre>>, es solo el nombre del campo. quedando de esta forma en el documento.

Para ver los resultados de la combinacin, debes ir a la pestaa de Word de correspondencia y luego seleccionar, vista previa y puedes ver como cambia con los controles

Y eso es todo, fcil, no es complicado, es solo de saber de que trata la herramienta y un poco de paciencia. Ahora, las opciones para enviar el documento son 3, en el botn que dice Finalizar y Combinar puedes escoger entre 1. Editar Documentos Individualmente: Abre un Archivo Word con la carta y los datos correspondiente al nmero de registro que tengas en el cuadro de control 2. Imprimir: No creo que necesite explicacin, ahora, si tienes instalado el DOPDF puedes exportarlos al formato Pdf. 3. Enviar por Correo: en esta, debes escribir la direccin del destinatario. Se que parece mucho trabajo escribir uno por uno los email de todos los destinatarios, sin embargo existe la posibilidad de combinar con Outlook, pero eso lo dejaremos para mas adelante debido a que an no necesito usar el cliente de email por lo cul no lo he puesto en practica. as que los invito a que prueben y si pueden dar los paso para aquello, se los agradecera. Seoras y Seores, eso es todo y recuerden, que depende de tus necesidades y creatividad sacarle el mayor provecho a esta y en general, a todas las opciones que nos entrega Office.