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Guide Organisateur

webmeeting

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Contact & Information : contact@ecomeeting.com


Guide Organisateur

Inscription au service

Pour obtenir une salle Ecomeeting, vous devez au préalable vous


enregistrer en ligne :

• Connectez vous sur www.ecomeeting.com

• Cliquez sur le bouton Inscription en ligne

Votre inscription en 4 étapes

• Enregistrez-vous en ligne sur notre formulaire en ligne

• Recevez votre email de confirmation avec un lien à valider

• Recevez automatiquement par retour dʼemail vos codes dʼaccès

• Accédez à lʼespace de conférence en ligne

Inviter des participants à votre réunion

Pour inviter des participants à rejoindre votre salle, vous devez leur
communiquer :

• Lʼadresse de notre site : www.ecomeeting.com


• Votre code salle

Si vous organisez une conférence audio uniquement, vous devez


communiquer aux participants le numéro de téléphone dʼEcomeeting
et votre code salle.

Pour rappel : lʼensemble de ces informations sont disponibles dans la


rubrique information du menu en ligne.

Ouvrir votre salle aux participants

Pour ouvrir votre salle aux participants, vous devez vous connecter en
ligne dans votre salle et suivre les instructions :

• Ouvrer votre salle par téléphone


• Composer votre code salle sur votre téléphone
• Composer votre code organisateur pour ouvrir la salle
• Composer le : *00* et votre code de synchronisation

Important : vous pouvez préparer votre réunion en ligne sans ouvrir


votre salle. Vos invités pourront accéder à votre salle uniquement
après votre synchronisation par téléphone.

Pour rappel : lʼensemble de ces informations sont disponibles dans la


rubrique information du menu en ligne.

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Guide Organisateur

Lʼinterface webmeeting
Lʼinterface Ecomeeting se compose de deux menus en haut à gauche
de votre écran permettant de choisir vos modes de collaboration :

Présentation en ligne


Visioconférence en ligne

Rubrique Présentation

Le menu de lʼinterface Présentation se compose de 5 rubriques sur la


gauche de votre écran pour piloter votre session en ligne :

• Présentation : gestion de vos présentations


• Participant : gestion des invités
• Chat : outil de messagerie instantanée
• Transfert de fichiers : gestion des transferts de fichiers
• Information : aide et ressources

Le chiffre présent à gauche de chaque rubrique indique la quantité de


documents, de fichiers disponibles sur lʼinterface et le nombre de
participants connectés au service.

Pour ouvrir ou fermer lʼune des rubriques, cliquez directement sur


lʼonglet correspondant .

Vous pouvez décider dʼafficher ou non le menu en utilisant :

<< pour cacher votre menu


< pour cacher lʼaffichage du menu aux participants

Pour fermer votre salle web, cliquez sur le bouton:

> Quitter en haute à gauche de votre écran.

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Guide Organisateur

Onglet Présentation
Lʼonglet présentation vous permet la gestion complète de vos documents
en ligne. Ils sont répertoriés de la manière suivante :

• Fichier : nom du document


• Date : date de la mise en ligne
• Statut : statut de votre document (actif, en cours de téléchargement..)

Télécharger une nouvelle présentation

• Cliquer sur le bouton Charger dans le menu


• Choisir un fichier sur votre ordinateur
• Renommer si besoin le nom du document pour plus de clarté
• Cliquer sur Charger maintenant pour charger le document

Information utile
Format de fichier accepté : ppt, pdf, doc, odt, gif, jpeg
Taille maximum en standard : 40 Mb

Piloter une présentation

Pour afficher votre présentation sur lʼécran principal, il vous suffit de le


sélectionner dans la liste et d'appuyer sur le bouton Afficher

La navigation sʼeffectue grâce au bouton

Les flèches gauche et droite permettent de naviguer dans votre


présentation en avant et en arrière.

Vous pouvez également atteindre directement une page en


sélectionnant le menu déroulant : 1/nombre de pages

Lʼonglet présentation est doté dʼune barre de boutons permettant de


réaliser les actions suivantes:

Tout select. : cocher lʼensemble des documents


Permuter: inverser la sélection dans la liste

Charger: charger une nouvelle présentation


Doc. list : voir la liste des présentations disponibles dans lʼonglet

Afficher : envoyer la présentation sur lʼécran principal


Supprimer : effacer un ou plusieurs documents de lʼinterface

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Guide Organisateur

Onglet Participant
Cet onglet vous permet de piloter les participants connectés à lʼinterface
Web et au téléphone. Les participants en ligne sont répertoriés de la
manière suivante :

• Nom : identité (nom ou numéro de téléphone) connectée au service


• Canal : mode de connexion utilisé (web, tel ou web et tel)
• Statut : Rôle ( Organisateur ou participant )

Lʼorganisateur figure toujours en tête de liste et dispose du contrôle


complet de lʼinterface.

Les lettres T et W indique le mode de connexion de chaque participant :

• T = téléphone uniquement
• W = web uniquement
• TW = téléphone et web synchronisés

Rappel : Les participants connectés en mode W uniquement nʼont pas


accès à la présentation. Ils doivent se synchroniser par téléphone pour
accéder à la réunion.

Le statut de chaque participant est dynamique et est représenté par les


icônes suivants :

indique qui à la main sur la présentation

indique la prise de parole

indique la fonction «écoute» sans pouvoir intervenir

Lʼonglet participant est doté dʼune barre de boutons permettant de


réaliser les actions suivantes:

Tout select. : cocher lʼensemble des participants


Permuter: inverser la sélection dans la liste

Micro off : désactiver le canal audio


Micro on : activer le canal audio

Doc on : donner la main à un participant sur la présentation


Doc off : désactiver la prise en main de la présentation

Expulser : déconnecter un ou plusieurs participants

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Guide Organisateur

Onglet Chat
Cet onglet vous permet de communiquer instantanément par écrit entre et
avec les participants. Le chat fonctionne de la manière suivante :

Lʼorganisateur peut dialoguer vers tous les participants ou vers un


participant en le sélectionnant dans la liste déroulante.

Le participant peut dialoguer vers tous les participants ou vers


l'organisateur uniquement

Les messages sont envoyés au fil de lʼeau dans lʼonglet et identifiés de la


manière suivante :

Nom de lʼéméteur @ all (vers tous les participants)


Nom de lʼémeteur @ nom du participant ou organisateur (chat privé)

Lʼonglet chat est doté dʼune barre de boutons permettant de réaliser les
actions suivantes:

Envoyer : valider votre message


Vider: effacer le contenu des messages dans lʼinterface (réservé à
lʼorganisateur uniquement)

Onglet Transfert de fichiers


Cet onglet vous permet de partager des fichiers de tout format avec ou
entre les participants. Les fichiers en ligne sont répertoriés de la manière
suivante :

• Fichier : nom du fichier disponible


• From : origine du fichier

Charger un nouveau fichier sur lʼinterface

• Cliquer sur le bouton Choisir le fichier dans le menu


• Choisir un fichier sur votre ordinateur
• Cliquer sur Transfert pour charger le document

Télécharger un fichier depuis lʼinterface

• Sélectionner le fichier dans la liste


• Cliquer sur Télécharger pour sauvegarder le fichier sur votre ordinateur

Lʼonglet transfert de fichiers est doté dʼune barre de boutons permettant


de réaliser les actions suivantes:

Transfert : charger un fichier sur lʼinterface


Téléchager: récupérer un fichier depuis lʼinterface

Vider: supprimer lʼintégralité des fichiers (organisateur uniquement)

Information utile
Taille maximum en standard : 40 Mb
Les fichiers chargés sur lʼinterface ne sont pas stockés

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Guide Organisateur

Rubrique Visioconférence

La rubrique visioconférence vous permet de transmettre lʼimage de votre


webcam et celle de vos participants afin de rendre votre collaboration en
ligne plus conviviale.

Les conditions requises pour activer le mode Visioconférence sont :

• une webcam correctement installée et connectée

• Adobe® Flash® Player installé sur votre ordinateur. Ce logiciel gratuit


est installé sur plus de 98 % des micro-ordinateurs équipés d'une
connexion internet. Pour télécharger le player flash : www.adobe.com/fr

La salle de visioconférence dispose dʼune capacité des plus importantes


du marché et peut accueillir jusquʼà 18 webcams connectés
simultanéments.

Onglet Visio
Pour activer une session visio, cliquez sur le bouton Démarrer.

Afin de garantir la confidentialité dʼaccès, vous devez autoriser lʼaccès à


votre webcam au module Adobe® Flash® Player.

Pour accepter lʼactivation de votre webcam, cochez la case Autoriser.

Si vous souhaitez que lʼinterface se rappelle automatiquement de votre


activation lors de vos prochaines visites cochez la case Mémoriser.

Si vous disposez de plusieurs webcams ou dʼautres appareils vidéos


connectés à votre ordianateur, vous pouvez sélectionnner la source de
diffussion en cliquant sur lʼicône Caméra dans le menu Adobe® Flash®
Player.

Dans lʼonglet viso, vous pouvez visualiser votre flux vidéo depuis votre
webcam et au centre de lʼinterface la diffusion temps réel avec lʼensemble
des participants connectés.

Pour désactiver la session vidéo, cliquez sur le boutton Arrêter

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Guide Organisateur

Onglet Participant - Visio

Cet onglet vous permet de piloter les participants connectés à lʼinterface


en mode Visio. Les participants en ligne sont répertoriés de la manière
suivante :

• Nom : identité (nom ou numéro de téléphone) connectée au service


• Canal : mode de connexion utilisé (web, tel ou web et tel)
• Statut : Rôle ( Organisateur ou participant )

Lʼorganisateur figure toujours en tête de liste et dispose du contrôle


complet de lʼinterface.

Les lettres T, V et W indiquent le mode de connexion de chaque


participant :

• T = téléphone uniquement
• W = web uniquement
• TW = téléphone et web synchronisés
. TWV = téléphone, web synchronisés et webcam activée

Rappel : Les participants connectés en mode W uniquement nʼont pas


accès à la salle. Ils doivent au préalable se synchroniser par téléphone
pour accéder à la réunion.

Le statut de chaque participant est dynamique et est représenté par les


icônes suivants :

indique qui à la main sur la visio

indique la prise de parole

indique la fonction «écoute» sans pouvoir intervenir

Lʼonglet participant est doté dʼune barre de boutons permettant de


réaliser les actions suivantes:

Tout select. : cocher lʼensemble des participants


Permuter: inverser la sélection dans la liste

Micro off : désactiver le canal audio


Micro on : activer le canal audio

Visio on : activer la webcam pour un ou plusieurs participants


Visio off : désactiver la webcam pour un ou plusieurs participants

Expulser : déconnecter un ou plusieurs participants

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Guide Organisateur

Onglet Information

Cet onglet vous permet de retrouver lʼensemble des informations


nécessaires à votre réunion :

• Code Synchro : numéro de synchronisation sur le service audio


• Info Salle : numéro de téléphone de votre salle et le code salle
• Info Personnel : information personnel

Pour modifier votre compte, cliquez sur le lien Modifier mon profil

Modifier votre compte


Pour modifier votre compte, cliquez sur le lien Modifier mon profil

Cet espace vous permet de compléter vos informations personnelles


(contact, email…) et de modfier votre code organisateur

Pour enregistrer vos informations, cliquez sur le bouton Modifer pour


chaque rubrique.

Si vous avez besoin dʼune aide ou dʼun conseil, vous pouvez contacter
notre service client par email: contact@ecomeeting.com

Pilotage audio depuis votre téléphone


Si vous nʼavez pas de documents à partager, vous pouvez également
utiliser le service pour vos réunions téléphoniques.

Fonctions disponibles pour l'organisateur et les participants :

*40* couper son micro

Fonctions disponibles pour l'organisateur uniquement:

*10* bloquer la salle réunion aux nouveaux participants


*30* couper le micro de tous les participants
*50* faire sortir de la réunion le dernier participant entré
*80* fermer la réunion
*60* s'informer du nombre de participants dans la réunion

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