ARQUIVO PBLICO DO ESTADO Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo SAESP

GESTO DOCUMENTAL APLICADA

Ge s t o D o c u m e n ta l A p lic a d a
Ieda Pimenta Bernardes Hilda Delatorre

Governo do Estado de So Paulo So Paulo 2008

Gesto Documental Aplicada

Ieda Pimenta Bernardes Hilda Delatorre

GOVERNO DO ESTADO DE SO PAULO

Jos Serra
Governador

CASA CIVIL Aloysio Nunes Ferreira Filho

Secretrio Chefe

ARQUIVO PBLICO DO ESTADO Carlos de Almeida Prado Bacellar

Coordenador

DEPARTAMENTO DE GESTO DO SISTEMA DE ARQUIVOS DO ESTADO DE SO PAULO - SAESP Ieda Pimenta Bernardes
Diretora Tcnica

FICHA CATALOGRFICA
______________________________________________________________________________________________________________________

Ieda Pimenta Bernardes (Coordenao) Gesto Documental Aplicada / Ieda Pimenta Bernardes, Hilda Delatorre So Paulo: Arquivo Pblico do Estado de So Paulo, 2008 54 p. ISBN: 978-85-61599-02-7. 1. Arquivologia 2. Arquivos pblicos So Paulo (Estado) 3. Gesto documental 4. Plano de classificao 5. Tabela de temporalidade 6. Documentos Pblicos So Paulo (Estado) I. Ttulo ______________________________________________________________________________ Copyright 2008 by Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo SAESP Rua Voluntrios da Ptria, 596, 02010-000, So Paulo-SP Fone: (0xx11) 2221-3990 saesp@arquivoestado.sp.gov.br www.saesp.sp.gov.br Arquivo Pblico do Estado www.arquivoestado.sp.gov.br

ndice
Gesto documental e cidadania.........................................................................6 Os arquivos e a gesto documental..................................................................7 Objetivos da gesto de documentos..............................................................................8 Atividade da gesto de documentos...............................................................................9 A gesto e o ciclo de vida dos documentos..................................................................10 Instrumentos de gesto de documentos.......................................................................10 Gesto de documentos: fundamentos legais................................................11 Plano de Classificao de Documentos de Arquivo...................................14 Objetivos e benefcios da classificao........................................................................14 Contexto de produo e organicidade..........................................................................15 Classificao e anlise de documentos........................................................................15 Propriedades dos documentos de arquivos..................................................................15 Documentos de arquivo: elementos caractersticos......................................................16 Metodologia e estratgias para elaborao do Plano de Classificao de Documentos de Arquivo.....................................................................16 Etapas para elaborao do Plano de Classificao de Documentos de Arquivo..........23 Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo...............................33 Conceito de Avaliao Documental...............................................................................35 Objetivos e benefcios da avaliao documental...........................................................35 Por que elaborar a Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo?.................36 O que a Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo?................................36 Competncia para avaliar documentos: Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo............................................................................................37 Metodologia e estratgias para elaborao da Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo............................................................................................38 Etapas para elaborao do Plano de Classificao de Documentos de Arquivo..........39 Avaliao e eliminao da massa documental acumulada em rgos pblicos: atividades tcnicas e procedimentos administrativos......................................................................45 Concluso..................................................................................................................50 Bibliografia................................................................................................................52

1. Gesto documental e cidadania

As informaes produzidas, recebidas e acumuladas pelos rgos e entidades da Administrao Pblica no exerccio de suas funes e atividades so registradas nos documentos pblicos, que, por sua vez, so preservados nos arquivos pblicos, instrumentos essenciais para a tomada de decises, para a comprovao de direitos individuais e coletivos e para a o registro da memria coletiva. Torna-se cada vez mais estratgico para o Estado Moderno o amplo acesso s informaes de governo, considerando-se o fortalecimento da democracia e o pleno exerccio da cidadania, bem como o avano das tecnologias da informao, que vem permitindo crescente racionalizao de procedimentos, operaes e rotinas de trabalho. Entretanto, a ausncia da poltica de gesto conduz a uma pluralidade, heterogeneidade e, por vezes, ausncia de normas, mtodos e procedimentos de trabalho nos servios de protocolo e arquivo dos rgos da administrao pblica, que vm dificultando o acesso s informaes, bem como provocando o acmulo desordenado de documentos, transformando os arquivos em meros depsitos empoeirados de papis. Os Planos de Classificao e as Tabelas de Temporalidade de Documentos associados garantem a simplificao e a racionalizao dos procedimentos de gesto documental, imprimem maior agilidade e preciso na recuperao dos documentos e das informaes e autorizam a eliminao criteriosa de documentos cujos valores j se esgotaram. Por outro lado, pode parecer ao Poder Pblico que o pleno e rpido acesso s informaes depende exclusivamente da incorporao de tecnologias avanadas. No se cogita que o desenvolvimento de sistemas informatizados dependa de requisitos que apenas uma poltica de gesto documental possa definir. Nesse sentido, preciso esclarecer que a informtica apresentase como uma ferramenta da gesto integral de documentos e que o Poder Pblico precisa produzir e/ou consolidar um conhecimento sobre sua produo documental, o que envolveria uma rea tambm tcnica - a arquivstica, e que esse trabalho demanda, assim como os trabalhos na rea de tecnologia da informao, um aporte de recursos humanos e financeiros. Somente a elaborao de um conjunto de normas e procedimentos tcnicos para a produo, tramitao, avaliao, uso e arquivamento de documentos durante todo o seu ciclo de vida (idade corrente, idade intermediria e idade permanente), com a definio de seus prazos de guarda e de sua destinao final permite o desenvolvimento e a implementao eficaz de sistemas informatizados de gesto de documentos e informaes. Ao definir normas e procedimentos tcnicos referentes classificao, avaliao, preservao e eliminao de documentos pblicos, a gesto documental contribui decisivamente para atender s demandas da sociedade contempornea por transparncia nas aes de governo e acesso rpido s informaes.

2. Os arquivos e a gesto de documentos

Em geral, o arquivo considerado uma unidade administrativa menor, sem atribuies bem definidas a no ser guardar papis. O conceito corrente de arquivo sinnimo de arquivo morto, ou seja, um amontoado de papis velhos sem utilidade nenhuma. Sua posio hierrquica na estrutura administrativa dos rgos pblicos e das empresas privadas induz ao desprestgio, desvalorizao de seus servios e falta de recursos materiais e humanos com qualificao tcnica adequados ao seu pleno funcionamento. Por outro lado, para o controle pleno dos documentos, desde a sua produo at a sua destinao final, torna-se necessrio assegurar a integrao dos protocolos com os arquivos visando padronizao dos procedimentos tcnicos. Essa integrao permitir que os documentos sejam rapidamente localizados no apenas durante sua tramitao, mas tambm durante o perodo em que aguardam o cumprimento de seus prazos no arquivo corrente, intermedirio e permanente. As falhas nos sistemas de controle da produo e tramitao dos documentos, a acumulao desordenada e a falta de normas e procedimentos arquivsticos comprometem a qualidade das atividades rotineiras, uma vez que dificulta o acesso informao, onera o espao fsico e aumenta os custos operacionais. Assim, a implantao de um programa de gesto documental garante aos rgos pblicos e empresas privadas o controle sobre as informaes que produzem ou recebem, uma significativa economia de recursos com a reduo da massa documental ao mnimo essencial, a otimizao e racionalizao dos espaos fsicos de guarda de documentos e agilidade na recuperao das informaes. O programa de gesto documental dever definir normas e procedimentos tcnicos referentes produo, tramitao, classificao, avaliao, uso e arquivamento dos documentos durante todo o seu ciclo de vida (idade corrente, idade intermediria e idade permanente), com a definio de seus prazos de guarda e de sua destinao final, requisitos necessrios inclusive, para o desenvolvimento de sistemas informatizados de gesto de informaes. Ao fazer gesto documental no estamos nos preocupando somente em atender aos interesses imediatos do organismo produtor, de seus clientes ou usurios, mas estamos nos assegurando que os documentos indispensveis reconstituio do passado sejam

definitivamente preservados. Aliado ao direito informao est o direito memria. A gesto documental pressupe uma ampla pesquisa e estudo da produo documental de um organismo produtor. A fim de identificar os tipos documentais produzidos, recebidos e acumulados, definir quais e quando podero ser eliminados e quais devero ser preservados permanentemente. A execuo das atividades de gesto, classificao e avaliao, permitem a elaborao do Plano de Classificao e de Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo.

Esses dois instrumentos associados garantem a simplificao e a racionalizao dos procedimentos de gesto documental, imprimindo maior agilidade e preciso na recuperao dos documentos e informaes. Na Administrao Pblica, atualmente, graas Constituio Federal de 1988, os arquivos esto associados conquista de direitos civis e ao exerccio pleno da cidadania. No captulo sobre os direitos e garantias fundamentais, a Constituio Federal, assegurou a todos o direito ao acesso informao e o direito de receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo geral (art. 5, incisos XIV, XXIX) resgatando assim a vocao inicial dos arquivos, de coadjuvante das aes de governo, uma vez que responsvel pela formulao de poltica pblica de gesto de documentos, nos termos da Lei federal n. 8.159/91, que regulamentou o artigo 216 da Constituio Federal. Os Arquivos Pblicos responsabilizavam-se apenas pela guarda e divulgao do patrimnio documental de valor histrico e cultural. Para executar a atribuio de formular poltica pblica de gesto de documentos, determinada pela Constituio Federal e pela Lei federal de arquivos, precisam sair do isolamento ao qual se confinaram e interagir com os geradores da produo documental dos rgos pblicos. Para desenvolver as atribuies referentes gesto documental as instituies arquivsticas esto adotando a estratgia de criar, oficialmente, sistemas de arquivos para integrar todos os rgos e entidades da administrao pblica, tendo como rgo central a prpria instituio arquivstica, isto , o Arquivo Pblico. Outra estratgia a instituio de Comisses de Avaliao de Documentos em cada um dos rgos e entidades da administrao, para garantir a articulao entre o rgo central e os rgos setoriais, integrantes do Sistema. A importncia dessa estratgia reside no fato de ser a gesto documental um conjunto de atividades que para o seu desenvolvimento precisa adotar uma metodologia participativa, pois envolve todos os agentes pblicos envolvidos com a produo, recebimento, acumulao e uso de documentos.

Objetivos da gesto de documentos:

Assegurar o pleno exerccio da cidadania Agilizar o acesso aos arquivos e s informaes Promover a transparncia das aes administrativas Garantir economia, eficincia e eficcia na administrao pblica ou privada Agilizar o processo decisrio Incentivar o trabalho multidisciplinar e em equipe Controlar o fluxo de documentos e a organizao dos arquivos Racionalizar a produo dos documentos

Normalizar os procedimentos para avaliao, transferncia, recolhimento, guarda e eliminao de documentos Preservar o patrimnio documental considerado de guarda permanente

Atividades da gesto de documentos Produo de documentos elaborao padronizada de tipos/sries documentais, implantao de sistemas de organizao da informao e aplicao de novas tecnologias aos procedimentos administrativos. Utilizao dos documentos - inclui todas as atividades de Protocolo (recebimento, classificao, registro, distribuio, tramitao e expedio), todas as atividades de Arquivo (organizao e arquivamento, reproduo, acesso documentao e recuperao de informaes) e a gesto de sistemas de protocolo e arquivo, sejam eles manuais ou informatizados. Destinao de documentos - inclui uma das atividades mais complexas da gesto de documentos que a avaliao. A avaliao se desenvolve a partir da classificao dos documentos produzidos, recebidos e acumulados pelos rgos pblicos ou empresas privadas, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda e sua destinao final, garantindo a preservao de documentos de guarda permanente e a eliminao criteriosa de documentos desprovidos de valor probatrio e informativo. Tramitao - estudo das instncias de deciso, padronizao e controle do fluxo documental (workflow). Organizao e arquivamento de acordo com os critrios definidos no Plano de Classificao. Reproduo Duas razes para a reproduo: 1. reproduo visando a preservao do documento original de guarda permanente e, 2. reproduo visando a substituio do documento em papel pelo microfilme. O documento em papel de guarda temporria poder ser eliminado e o microfilme dever ser preservado pelo prazo indicado na Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo. Classificao recupera o contexto de produo dos documentos, isto , a funo e a atividade que determinou a sua produo e identifica os tipos/sries documentais. Avaliao trabalho multidisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda e destinao (eliminao ou guarda permanente).

A gesto e o ciclo de vida dos documentos

A gesto documental assegura o cumprimento de todas as fases do documento: corrente, intermediria e permanente. Nesse sentido a gesto documental garante o efetivo controle do documento desde sua produo at sua destinao final: eliminao ou guarda permanente e permite a localizao dos documentos e acesso rpido s informaes.

Arquivo corrente ou 1 idade: os documentos esto estreitamente vinculados aos fins imediatos (administrativo, fiscal, legal) que determinaram sua produo ou recebimento no cumprimento de atividades e se encontram junto aos rgos produtores/acumuladores em razo de sua vigncia e da freqncia com que so consultados por eles. nessa idade que os documentos devem ser avaliados determinando-se os prazos de permanncia dos documentos no arquivo corrente, quando devero ser transferidos ao arquivo intermedirio, quais os que podero ser eliminados e quais devero ser recolhidos ao arquivo permanente. Arquivo intermedirio ou 2 idade: documentos originrios do arquivo corrente, com pouca freqncia de uso e que aguardam cumprimento de prazos de prescrio ou precauo no arquivo destinado guarda temporria. So consultados, com maior freqncia, pelo rgo produtor. Nessa fase, aps o cumprimento dos prazos estabelecidos, executa-se a destinao final procedendo-se eliminao, coleta de amostragem dos documentos que sero eliminados ou recolhimento ao arquivo permanente. Arquivo permanente ou 3 idade: os documentos so preservados em definitivo em razo de seu valor histrico, testemunhal, legal, probatrio e cientfico-cultural. Como fonte de pesquisa so liberados para consulta, sendo permitido o acesso ao pblico em geral. Instrumentos da gesto de documentos O Plano de Classificao e a Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo so instrumentos eficazes de gesto documental. Estes dois instrumentos garantem a simplificao e a racionalizao dos procedimentos de gesto, imprimindo maior agilidade e preciso na recuperao dos documentos e das informaes, autorizando a eliminao criteriosa de documentos desprovidos de valor que justifique a sua guarda e a preservao dos documentos de guarda permanente.

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O Plano de Classificao de Documentos de Arquivo resulta da atividade de classificao que recupera o contexto de produo dos documentos de arquivo agrupando-os de acordo com o rgo produtor, a funo, a subfuno e a atividade responsvel por sua produo ou acumulao. A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo resulta da atividade de avaliao, que define prazos de guarda para os documentos em razo de seus valores administrativo, fiscal, jurdico-legal, tcnico, histrico, autoriza a sua eliminao ou determina a sua guarda permanente.

3. Gesto de documentos: fundamentos legais Gesto documental Constituio Federal de 1988, art. 216, 2. Cabem administrao pblica, na forma de lei, a gesto da documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem. Lei Federal de Arquivos n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, art. 1. dever do poder pblico a gesto documental e a proteo especial a documentos de arquivo, como instrumento de apoio administrao, cultura e ao desenvolvimento cientfico e como elemento de prova e informao. Lei Federal de Arquivos n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, art. 3. Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Lei Federal de Arquivos n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, art. 17 A administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete s instituies arquivsticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.

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Lei Federal de Arquivos n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, art. 21 Legislao estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios de organizao e vinculao dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gesto e o acesso aos documentos observado o disposto na Constituio Federal e nesta Lei. Acesso informao Constituio Federal de 1988, art. 5., XXXIV Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado. Lei Federal de Arquivos n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, art. 4 Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Lei Federal de Arquivos n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, art. 22 assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos. Arquivos Lei federal de Arquivos n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, art. 2. Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. Arquivos Pblicos Lei federal de Arquivos n. 8.159, art. 7, 1 Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias. So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades. Decreto federal n. 4.073, de 3 de janeiro de 2002, art. 15 So arquivos pblicos os conjuntos de documentos: I produzidos e recebidos por rgos e entidades pblicas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais, em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias; II produzidos e recebidos por agentes do Poder Pblico, o exerccio de seu cargo ou funo ou deles decorrente; III produzidos e recebidos pelas empresas pblicas e pelas sociedades de economia mista. Proteo ao patrimnio documental Constituio Federal de 1988, art. 23 competncia comum da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios: III proteger os documentos, as obras e outros bens de valor histrico e cultural, os monumentos, as paisagens naturais notveis e os stios arqueolgicos. Constituio Federal de 1988, art. 24 Compete Unio, aos Estados, e ao Distrito Federal legislar concorrentemente sobre: VII - proteo ao patrimnio histrico, cultural, turstico e paisagstico.

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Decreto estadual n. 22.789, de 19 de outubro de 1984, art. 3. Consideram-se integrantes do patrimnio arquivstico pblico todos os documentos, de qualquer tipo e natureza, gerados e acumulados no decurso das atividades de cada rgo da administrao do Estado de So Paulo, como produto do exerccio de funes executivas, legislativas e judicirias. Eliminao de documentos pblicos Lei federal de Arquivos n. 8.159, art. 9 A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia. Lei federal de Arquivos n. 8.159, art. 10 Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis. Decreto Federal n. 1.799, de 30/01/96, art. 11 Os documentos, em tramitao ou em estudo, podero, a critrio da autoridade competente, ser microfilmados, no sendo permitida a sua eliminao at a definio de sua destinao final. Decreto Federal n. 1.799, de 30/01/96, art. 12 A eliminao de documentos, aps a microfilmagem, dar-se- por meios que garantam sua inutilizao, sendo a mesma precedida de lavratura de termo prprio e aps a reviso e a extrao de filme cpia. Resoluo CONARQ n. 5, de 30 de setembro de 1996 (D.O.U de 11/10/1996). Dispe sobre a publicao de editais para eliminao de documentos nos dirios oficiais da Unio, Distrito Federal, Estados e Municpios. Resoluo CONARQ n. 7, de 20 de maio de 1997 (D.O.U de 23/5/97). Dispe sobre os procedimentos para a eliminao de documentos no mbito dos rgos e entidades integrantes do Poder Pblico. Crimes contra os documentos pblicos Cdigo Penal, art. 305 Destruir, suprimir ou ocultar, em benefcio prprio ou de outrem, ou em prejuzo alheio, documento pblico ou particular verdadeiro, de que no podia dispor: Pena recluso de dois a seis anos, e multa, se o documento pblico, e recluso, de um a cinco anos, e multa, se o documento particular. Lei Federal n. 9.605, de 12 de fevereiro de 1998 Dispe sobre as sanes penais e administrativas derivadas de condutas e atividades lesivas ao meio ambiente, e d outras providncias. Dos crimes contra o ordenamento urbano e o patrimnio cultural Art. 62 Destruir, inutilizar ou deteriorar: II arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalao cientfica ou similar protegido por lei, ato administrativo ou deciso judicial: Pena recluso, de um a trs anos, e multa Decreto Federal n. 3.179, de 21 de setembro de 1999 Dispe sobre a especificao das sanes aplicveis s condutas e atividades lesivas ao meio ambiente, e d outras providncias Art. 49 Destruir, inutilizar ou deteriorar: II arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalao cientfica ou similar protegido por lei, ato administrativo ou deciso judicial: Multa de R$ 10.000,00 (dez mil reais) a R$ 500.000,00 (quinhentos mil reais)

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Legislao do Estado de So Paulo Decreto n. 22.789, de 19 de outubro de 1984 - Institui o Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo Decreto n. 29.838, de 18 de abril de 1989 - Dispe sobre a constituio da Comisso de Avaliao de Documentos de Arquivo nas Secretarias de Estado Decreto n 48.897 de 27 de agosto de 2004 - Dispe sobre os arquivos pblicos, os documentos de arquivo e sua gesto, os Planos de Classificao e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Administrao do Estado de So Paulo, define normas para avaliao, guarda e eliminao de documentos de arquivo e d providncias correlatas. Decreto n 48.897 de 27 de agosto de 2004 - Aprova o Plano de Classificao e a Tabela de Temporalidade dos Documentos da Administrao Pblica do Estado de So Paulo: AtividadesMeio e d providncias correlatas. 4. Plano de Classificao de Documentos de Arquivo A ausncia de normas, mtodos e procedimentos de trabalho provocam o acmulo desordenado de documentos, transformando os arquivos em meros depsitos de papis, dificultando o acesso aos documentos e a recuperao de informaes necessrias para a tomada de decises no mbito das instituies pblicas e privadas. Diante dessa realidade, a elaborao do Plano de Classificao assume uma importncia relevante como ferramenta de gesto documental, exigindo, para sua elaborao, profundo conhecimento da estrutura e funcionamento do organismo produtor e o comprometimento dos profissionais de todas as suas reas de atuao. O Plano de Classificao de Documentos de Arquivo apresenta os documentos hierarquicamente organizados de acordo com a funo, subfuno e atividade (classificao funcional), ou de acordo com o grupo, subgrupo e atividade (classificao estrutural), responsveis por sua produo ou acumulao. Para recuperar com maior facilidade esse contexto da produo documental, atribumos cdigos numricos aos tipos/sries documentais. Classificao: Seqncia de operaes que, de acordo com as diferentes estruturas, funes e atividades da entidade produtora, visam a distribuir os documentos de um arquivo.
(CAMARGO, Ana Maria de A., BELLOTTO, Helosa L. Dicionrio de Terminologia Arquivstica. So Paulo: AABSP, Secretaria de Estado da Cultura, 1996)

Entende-se por classificao de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas que visam a agrupar os documentos de arquivo relacionando-os ao rgo produtor, funo, subfuno e atividade responsvel por sua produo ou acumulao. O instrumento resultante da classificao o Plano de Classificao de Documentos. So Paulo (Estado). Decreto estadual n 48.897, de 27 de agosto de 2004, art. 10, pargrafo nico. Objetivos e benefcios da classificao Organizao lgica e correto arquivamento de documentos Recuperao da informao ou do documento Recuperao do contexto original de produo dos documentos Visibilidade s funes, subfunes e atividades do organismo produtor Padronizao da denominao das funes, atividades e tipos/sries documentais Controle do trmite Atribuio de cdigos numricos

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Subsdios para o trabalho de avaliao e aplicao da Tabela de Temporalidade

Contexto de produo e organicidade No decorrer do exerccio das funes e atividades de um rgo pblico ou empresa privada, os documentos so acumulados organicamente, de forma natural, independentemente da natureza ou do suporte da informao. Os documentos de arquivo caracterizam-se por sua unicidade e por serem provenientes de uma nica fonte geradora, ou seja, do organismo que os produziram. O arquivo, portanto, um conjunto indivisvel de documentos que espelha a trajetria e o funcionamento do organismo produtor. Assim, o documento em seu contexto original de produo pleno de significado, pois integra um conjunto de documentos que possibilita compreender as funes e atividades executadas pelo rgo produtor. Os documentos de arquivo no tm importncia em si mesmos, isolados, ainda que contenham informaes aparentemente valiosas. Classificao e anlise de documentos A classificao de um documento de arquivo exige uma rigorosa anlise documental que deve partir, antes de qualquer coisa, da definio do objeto a ser analisado: o documento de arquivo. Os documentos de arquivo so registros de informao, em qualquer suporte, inclusive o magntico ou ptico, produzidas, recebidas e mantidas por um rgo pblico ou empresa privada no exerccio de suas atividades, que apresentam caractersticas prprias: So produzidos, recebidos ou acumulados organicamente no exerccio de funes e atividades de um rgo pblico ou empresa privada. J nascem com valor probatrio. Primeiro, porque testemunham o exerccio de uma funo/atividade e, segundo, porque podem asseguram direitos individuais ou coletivos. Propriedades dos documentos de arquivo Os documentos de arquivo so produzidos para atender determinadas demandas e trazem uma promessa de fidelidade aos fatos e aes que manifestam e para cuja realizao contribuem. Os documentos so autnticos porque so criados, mantidos e conservados sob custdia de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados. Os documentos de arquivo so acumulados de maneira contnua e progressiva, como sedimentos de estratificaes geolgicas, o que os dota de um elemento de coeso espontnea, ainda que estruturada. Os documentos de arquivo esto ligados entre si por um elo que criado no momento em que so produzidos ou recebidos, que determinado pela razo de sua produo e que necessrio sua prpria existncia, capacidade de cumprir seu objetivo, ao seu significado, confiabilidade e autenticidade. Cada documento de arquivo assume um lugar nico na estrutura documental do grupo ao qual pertence e no universo documental.

Imparcialidade

Autenticidade

Naturalidade

Interrelacionamento

Unicidade

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Fonte: DURANTI, Luciana. Registros documentais contemporneos como provas de ao. Estudos histricos, Rio de Janeiro, v.7. n 13, 1994, p.49-64 (extrado da apostila Introduo poltica e ao tratamento dos arquivos. Apostila 01/2002 Classificao e Ordenao Janice Gonalves p.80)

Documentos de arquivo: elementos caractersticos Na anlise documental podem ser identificados os elementos caractersticos de cada documento, individualmente, conforme quadro abaixo:

Suporte Forma

Formato

Material sobre o qual as informaes so registradas Estgio de preparao e transmisso dos documentos Configurao fsica que assume um documento, de acordo com a natureza do suporte e o modo como foi confeccionado

papel, disco magntico, fita magntica, filme de nitrato, papiro, pergaminho, argila original, cpia, minuta, rascunho livro, caderno, caderneta, cartaz, diapositivo, folha, mapa, planta, rolo de filme, microfilme, gravura Textuais: a linguagem bsica a palavra escrita textos manuscritos, impressos, digitados, em disquete Audiovisuais: a linguagem bsica a associao do som e da imagem - filmes, vdeos, DVDs Fonogrficos: a linguagem bsica o som discos, fitas magnticas, CDs Iconogrficos: a linguagem bsica a imagem cartes postais, mapas, fotografias, gravuras, desenhos, cartes postais Relatrio, ata, boletim, certido, declarao, atestado

Gnero

Configurao que assume um documento de acordo com o sistema de signos (com a linguagem) utilizado na comunicao de seu contedo

Espcie

Configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nele contidas

Tipo

Documento simples Documento composto

Relatrio de atividades, relatrio de fiscalizao, ata de reunio de diretoria, ata Configurao que assume uma de licitao, boletim de ocorrncia, certido de espcie documental de acordo nascimento, certido de tempo de servio, com a atividade que a gerou declarao de imposto de renda, atestado de freqncia Os documentos so simples quando formados por um nico Carta, recibo, nota fiscal item Os documentos so compostos quando, ao longo de sua Pronturio mdico, dossi de evento, processo judicial, processo de adiantamento trajetria, acumulam vrios documentos simples

Metodologia e estratgias para a elaborao de Plano de Classificao de Documentos de Arquivo Considerando o volume da produo documental, recomenda-se que o trabalho seja realizado, primeiramente, com os documentos resultantes do exerccio das atividades-meio, pois

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nessas reas j existem trabalhos que podem servir de referncia e a legislao que fundamenta prazos prescricionais est mais disponvel e mais conhecida. A atividade-meio a ao, encargo ou servio que um rgo leva a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuies especficas e que resulta na produo e acumulao de documentos comuns nos vrios rgos e entidades, documentos estes de carter instrumental e acessrio. No caso da Administrao Paulista, foram identificadas as seguintes funes que agrupam as atividades-meio: 1. Organizao administrativa; 2. Comunicao institucional; 3.Gesto de recursos humanos; 4. Gesto de bens materiais e patrimoniais; 5. Gesto oramentria e financeira; 6. Gesto de documentos e informaes; 7. Gesto de atividades complementares. A atividade-fim a ao, encargo ou servio que um rgo leva a efeito para o efetivo desempenho de suas atribuies especficas e que resulta na produo e acumulao de documentos tpicos, de carter substantivo e essencial para o seu funcionamento. Exemplos de funes que agrupam as atividades-fim: Cultura, Educao, Meio Ambiente, Sade, Segurana Pblica, Prestao de Servios (mdico, odontolgico, consultoria, consertos...), Explorao de atividade econmica (fabricao de mveis, restaurantes, supermercados). Mtodo estrutural A classificao estrutural representa, de acordo com o organograma, os vrios nveis de diviso interna do organismo produtor: coordenadorias, departamentos, divises, centros, setores e cada um dentro da estrutura executam determinadas atribuies. Se a atribuio de um setor for transferida para um outro ou, ento, se um novo setor for criado e suas atribuies forem redistribudas, reestruturao. todos os documentos devero ser reclassificados para acompanhar a

Inconvenincias da classificao estrutural: a estrutura, muitas vezes, no informa a totalidade das funes e atividades do organismo produtor a estrutura pode sofrer constantes alteraes um mesmo tipo documental poder constar no Plano de Classificao com cdigos distintos quando registrarem atividades comuns s vrias unidades da estrutura do rgo produtor. Exemplos: ofcios, cartas, memorandos, requisio de material, relatrios. Para exemplificar a classificao estrutural, vamos tomar como exemplo uma empresa de mdio porte que atua na rea da construo civil. Para desenvolver com eficincia as suas atividades, a empresa foi organizada em trs Diretorias: Tcnica, Comercial e AdministrativaFinanceira. As Diretorias, assim, constituram a primeira diviso interna da empresa. Como o trabalho tornou-se mais volumoso e complexo, as Diretorias foram subdivididas em Gerncias. A Diretoria Tcnica subdividiu-se em Gerncia Tcnica e de Obras e em Gerncia de Suprimentos. A Diretoria Comercial subdividiu-se em Gerncia Comercial, Gerncia de

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Oramentos e Gerncia de Contratos. A Diretoria Administrativa-Financeira subdividiu-se em Arquivo Central, Gerncia Financeira e Gerncia Administrativa e de Recursos Humanos. As Gerncias constituram a segunda diviso interna da empresa. Mas, as atividades se multiplicaram e se tornaram ainda mais complexas e as Gerncias precisaram se subdividir em setores de trabalho ainda mais especficos, que constituram a terceira diviso interna da empresa. Pois bem, quando os documentos de uma Diretoria, Gerncia ou Setor chegam ao arquivo, preciso que eles sejam identificados de acordo com a sua origem (unidade produtora) para que no se misturem com os documentos de outra Diretoria, Gerncia ou Setor. Do contrrio, quando os documentos forem solicitados, como eles sero localizados? Por isso, o primeiro passo para se organizar corretamente um arquivo o estudo da estrutura e do funcionamento da organizao responsvel pela produo e acumulao de documentos. Esse estudo das estruturas, funes e atividades nos permitir elaborar um Plano de Classificao. Observe abaixo, o Plano de Classificao da empresa que tomamos como exemplo: 1. Diretoria Tcnica 1.1 Gerncia Tcnica e de Obras 1.1.1 Coordenadoria de Obras 1.2 Gerncia de Suprimentos 1.2.1 Setor de Compras 1.2.2 Setor de Transportes 2. Diretoria Comercial 2.1 Gerncia Comercial 2.1.1 Assistncia de Obras Privadas 2.2 Gerncia de Oramentos 2.2.1 Assistncia de Oramentos

2.3 Gerncia de Contratos 3. Diretoria Administrativa e Financeira 3.1 Arquivo Central 3.2 Gerncia Financeira 3.2.1 Faturamento 3.2.2 Contas a Pagar 3.2.3 Contabilidade 3.3 Gerncia Administrativa e de Recursos Humanos 3.3.1 Departamento de Pessoal 3.3.2 CIPA 3.3.3 Servios Gerais

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O Plano de Classificao a representao lgica da estrutura e do funcionamento da organizao. Por isso, o arquivo organizado de acordo com a classificao proposta assemelha-se a um espelho que reflete a imagem da organizao com toda fidelidade. Observando o Plano, identificamos as funes de natureza tcnica que desencadeiam a realizao de atividades-fim, ou seja, atividades que justificam a sua criao: edificao de obras pblicas e particulares. Identificamos tambm as funes que se relacionam com a administrao interna da empresa. Essas funes desencadeiam a realizao de atividades-meio, pois constituem os instrumentos utilizados pela organizao para atingir os seus fins. So as atividades auxiliares, comuns a todos os rgos pblicos e empresas privadas, geralmente identificadas como Oramento e Finanas, Recursos Humanos, Material e Patrimnio, Comunicao, Atividades Complementares como transporte, manuteno, portaria, zeladoria, etc. O objetivo da classificao dos documentos, portanto, facilitar a recuperao da informao ou do documento com economia de tempo e dinheiro. Para alcanar esse objetivo, apesar do grande volume de documentos que a organizao produz e recebe, torna-se necessrio um Plano de Classificao que indique a famlia do documento, permitindo o seu correto arquivamento. A classificao permite a organizao fsica dos documentos, mas tambm a sua organizao lgica por meio da atribuio de cdigos numricos de identificao das famlias, ou seja, das funes e atividades geradoras dos documentos. Observe que no Plano os trs primeiros nmeros correspondero sempre unidade produtora dos documentos. Digamos que nos chegou ao arquivo um documento do Departamento de Pessoal. Evidente que o cdigo da unidade produtora do documento ser 3.3.1, no ? Mas o Departamento de Pessoal realiza inmeras atividades e produz vrios documentos diferentes. Como organiz-los? Alm de identificar o setor, preciso identificar tambm as atividades realizadas pelo setor e os documentos produzidos em decorrncia do exerccio dessas atividades. Ora, de forma geral o que faz um Departamento de Pessoal? Seleciona candidatos, controla a freqncia dos funcionrios, promove cursos de treinamento, controla as frias e licenas, expede atestados e certides. Pois bem, essas atividades que sero responsveis pela produo dos documentos desse setor. Tomemos, novamente, o exemplo da Construtora:

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Muito bem, para organizar o documento preciso saber qual a atividade responsvel por sua produo. Qual o documento em questo? Digamos, folha de ponto. Por quem e para qu so produzidas as folhas de ponto? Claro, as folhas de ponto so produzidas pelo setor de Departamento de Pessoal para exercer a atividade de controlar a freqncia dos funcionrios. Mas, para cumprir essa atividade, apenas as folhas de ponto so produzidas? Evidente que no. Vejamos, abaixo, os documentos gerados pela atividade de controlar a freqncia dos funcionrios.

Ento, podemos afirmar: para arquivar corretamente as folhas de ponto e encontr-las no arquivo com rapidez quando o setor de Departamento de Pessoal solicit-las, devemos classificar as folhas de ponto com o cdigo 3.3.1.2.6.

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Plano de classificao: estrutural 3. Diretoria Administrativa e Financeira: GRUPO 3.3. Gerncia Administrativa de Recursos Humanos: SUBGRUPO Unidade de Produo Atividades 3.3.1.1 Selecionar candidatos 3.3.1.2.1. Atestado de freqncia 3.3.1.2.2 Banco de horas 3.3.1.2.3 Boletim de freqncia 3.3.1.2.4 Comunicado de ocorrncias 3.3.1.2.5 Formulrio de justificativa de falta 3.3.1.2.6 Folhas de ponto 3.3.1.2.7 Planilha de controle de horas-extras Documentos

3.3.1 Departamento de Pessoal

3.3.1.2 Controlar a freqncia de funcionrios

3.3.1.3 Realizar cursos de treinamento 3.3.1.4 Controlar as frias e licenas

Mtodo funcional A classificao funcional a representao lgica das funes, subfunes e atividades do organismo produtor. Por isso, ela independe da estrutura e de suas mudanas no decorrer do tempo. A classificao funcional a mais apropriada para rgos pblicos do Poder Executivo que sofrem freqentes alteraes em sua estrutura, de acordo com as injunes polticas. Apesar de mais complexa, a classificao funcional mais duradoura. Considerando-se que as estruturas podem mudar com alguma freqncia e que as funes e atividades, em geral, permanecem estveis, o Plano de Classificao funcional permite atualizaes peridicas sem comprometer os cdigos numricos de classificao atribudos aos tipos/sries documentais.

Convenincias:

as funes e atividades permanecem inalteradas; identifica a totalidade das funes e atividades do organismo produtor; as atividades e documentos comuns s vrias unidades da estrutura do organismo constaro uma nica vez no Plano de Classificao.

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Plano de classificao: funcional

Plano de Classificao: funcional 3. Gesto de Recursos Humanos: FUNO 3.3 Controle da Freqncia: SUBFUNO Atividade Documentos 3.3.1.1 Atestado de freqncia 3.3.1.2 Banco de horas 3.3.1.3 Boletim de freqncia 3.3.1 Registro de freqncia 3.3.1.4 Comunicado de ocorrncias 3.3.1.5 Formulrio de justificativa de falta 3.3.1.6 Folha de ponto 3.3.1.7 Planilha de controle de horas-extras

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O que deve ser evitado? Qualquer que seja o mtodo de classificao adotado deve-se evitar a utilizao do assunto tanto na identificao da funo e da atividade, quanto na identificao do tipo/srie documental. A identificao da funo e atividade como assunto poder causar dificuldades ao processo de avaliao, que dever incidir sobre conjuntos documentais e no sobre assuntos ou unidades isoladas. Ainda, um mesmo tipo/srie documental poder ser associado a assuntos distintos, o que ocasionar dificuldades no momento da classificao. O assunto refere-se ao contedo informativo do documento e dever ser identificado no momento da descrio, que uma outra atividade da gesto documental. Etapas para a elaborao do Plano de Classificao de Documentos de Arquivo O organismo produtor dos documentos: estrutura e funcionamento O organismo produtor a instituio ou entidade, pblica ou privada, juridicamente constituda e organizada responsvel pela execuo de funes e atividades. Para cumprir a finalidade pela qual foi criado, o organismo produtor executa inmeras atribuies. Essas atribuies apresentam-se distribudas entre suas diversas unidades internas (Coordenadorias, Departamentos, Divises, Centros, Setores). Para estudar a estrutura e o funcionamento do organismo produtor necessrio localizar as fontes de informao: documentos relacionados sua criao e instalao, documentos de reformulao ou redirecionamento administrativo, organogramas, leis, decretos, regimentos, regulamentos, estatutos, relatrios de atividades, estatutos sociais, atas de reunio, planos de metas, projetos institucionais. O estudo da estrutura e do funcionamento do organismo produtor permite identificar o conjunto de atribuies relacionadas s atividades-fim e atividades-meio, e, a partir das atribuies, identificar as funes, subfunes e atividades das quais decorrem a produo dos documentos.

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Sistematizao de dados Aps o estudo da estrutura e do funcionamento do organismo produtor, preciso elaborar um quadro com a estrutura detalhada e as atribuies de cada rea de atuao.

Vamos usar como exemplo o organograma da Secretaria de Agricultura e Abastecimento de So Paulo:

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Estrutura organizacional da Secretaria de Agricultura e Abastecimento Administrao Direta Secretrio adjunto Gabinete do secretrio Organograma da Secretaria de Agricultura e Abastecimento Assessoria tcnica Chefia de gabinete Comisso processante permanente Consultoria jurdica DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAO Diviso de comunicaes administrativas Ncleo de protocolo e arquivo Diviso de finanas Ncleo de administrao patrimonial Departamento de recursos humanos Centro de planejamento e controle de recursos humanos Centro de seleo e desenvolvimento de recursos humanos AGNCIA PAULISTA DE TECNOLOGIA DOS AGRONEGCIOS - APTA Departamento de descentralizao do desenvolvimento Unidades de pesquisa e desenvolvimento Ncleo de informao e transferncia de conhecimento Instituto agronmico Instituto de economia agrcola Instituto de pesca Instituto de tecnologia de alimentos - ital COORDENADORIA DA DEFESA AGROPECURIA Ncleo de anlises de produtos Ncleo de anlises e diagnsticos de insumos agropecurios Ncleo de diagnsticos de doenas dos animais Centro de defesa sanitria, animal e vegetal Centro de inspeo de produtos de origem animal Centro de fiscalizao de insumos e conservao do solo COORDENADORIA DE DESENVOLVIMENTO DOS AGRONEGCIOS - CODEAGRO Departamento de abastecimento, alimentao e nutrio Centro de execuo, monitoramento e controle de programas e projetos Centro de segurana alimentar e nutricional sustentvel Departamento de planejamento e informaes Centro de informaes tcnicas Centro de planejamento Instituto de cooperativismo e associativismo Centro de capacitao e assistncia tcnica rural Centro de organizao e planejamento rural Ncleo de documentao tcnica

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Do organograma da Secretaria de Agricultura e Abastecimento, a ttulo de exemplo, vamos detalhar a Coordenadoria de Desenvolvimento dos agronegcios CODEAGRO. ESTRUTURA DIVISES DA ESTRUTURA SUBDIVISES DA ESTRUTURA

ATRIBUIES Executar e supervisionar os programas e projetos nas reas de abastecimento, alimentao e nutrio Implantar aes que visem produo e comercializao de produtos e insumos agrcolas, agropecurios e agroindustriais Coordenar e executar aes de abastecimento alimentar e de combate fome Realizar cursos, palestras e treinamentos voltados aos setores dos agronegcios Operacionalizar sistemas de monitoramento e controle dos padres de qualidade dos programas e projetos desenvolvidos Acompanhar os resultados de anlises fsicas, qumicas e biolgicas, provenientes dos programas e projetos realizadas por laboratrios credenciados Executar aes especficas, nas reas de alimentao, nutrio, economia domstica e segurana alimentar Desenvolver instrumentos e estratgias de informao e conhecimento no que se refere segurana alimentar e nutricional Propor aes de segurana alimentar e nutricional sustentvel Realizar cursos, palestras, treinamentos e eventos educativos visando ao combate ao desperdcio, adequada manipulao dos alimentos e ao aproveitamento de suas partes no convencionais Desenvolver receitas e cardpios de elevado valor nutritivo Realizar anlises e estudos sobre mtodos de higiene e manipulao de alimentos

Centro de execuo, monitoramento e controle de programas e projetos

COORDENADORIA DE DESENVOLVIMENTO DOS AGRONEGCIOS CODEAGRO Decreto n 43.142 de 02/06/1998

Departamento de abastecimento, alimentao e nutrio

Centro de segurana alimentar e nutricional sustentvel

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ESTRUTURA

DIVISES DA ESTRUTURA

SUBDIVISES DA ESTRUTURA

ATRIBUIES

COORDENADORIA DE DESENVOLVIMENTO DOS AGRONEGCIOS CODEAGRO Instituto de cooperativismo Decreto n 43.142 de e 02/06/1998 associativismo

Departamento de planejamento e informaes

Centro de informaes tcnicas Centro de planejamento Centro de capacitao e assistncia tcnica rural Centro de organizao e planejamento rural Ncleo de documentao tcnica

Observando o quadro acima, podemos constatar que os dois Centros executam atividades semelhantes: realizar cursos, palestras e treinamentos, o que difere a rea de atuao. Se o Plano for elaborado de acordo com o mtodo funcional as atribuies idnticas e semelhantes devero ser agrupadas e dever ser definida uma proposta de redao que represente esse conjunto. Se o mtodo for o estrutural podemos perceber uma das inconvenincias apontadas anteriormente: um mesmo tipo/srie documental poder constar no Plano de Classificao com cdigos distintos quando registrarem atividades comuns s vrias unidades da estrutura do rgo produtor. Trabalhando com as atribuies
ESTRUTURA

DIVISES DA ESTRUTURA

SUBDIVISES DA ESTRUTURA

ATRIBUIES

FUNO

SUBFUNO

ATIVIDADE

SRIE DOCUMENTAL

ou
GRUPO SUBGRUPO ATIVIDADE SRIE DOCUMENTAL

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Plano de classificao funcional FUNO SUBFUNO ATIVIDADES Execuo e superviso dos programas e projetos nas reas de abastecimento, alimentao e nutrio Implantao de aes que visem produo e comercializao de produtos e insumos agrcolas, agropecurios e agroindustriais coordenao e execuo de aes de abastecimento alimentar e de combate fome Realizao de cursos, palestras, treinamentos e eventos educativos voltados aos setores de agronegcios e visando ao combate ao desperdcio, adequada manipulao dos alimentos e ao aproveitamento de suas partes no convencionais Operacionalizao de sistemas de monitoramento e controle dos padres de qualidade dos programas e projetos desenvolvidos Acompanhamento dos resultados de anlises fsicas, qumicas e biolgicas, provenientes dos programas e projetos avaliao, cadastramento e credenciamento de beneficirios, produtores rurais e instituies pblicas e privadas, abrangidos pelos programas e projetos Execuo de aes especficas, nas reas de alimentao, nutrio, economia domstica e segurana alimentar

Desenvolvimento dos agronegcios

Gerenciamento de abastecimento, alimentao e nutrio

A Coordenadoria de Desenvolvimento dos Agronegcios CODEAGRO aparecer no Plano como a funo Desenvolvimento dos agronegcios e o Departamento de abastecimento, alimentao e nutrio como a subfuno Gerenciamento de abastecimento, alimentao e nutrio.

Plano de classificao estrutural GRUPO SUBGRUPO UNIDADE PRODUTORA ATIVIDADES Execuo e superviso dos programas e projetos nas reas de abastecimento, alimentao e nutrio Implantao de aes que visem produo e comercializao de produtos e insumos agrcolas, agropecurios e agroindustriais coordenao e execuo de aes de abastecimento alimentar e de combate fome Realizao de cursos, palestras e treinamentos voltados aos setores dos agronegcios

Coordenadoria de desenvolvimento dos agronegcios

Departamento de abastecimento, alimentao e nutrio

Centro de execuo, monitoramento e controle de programas e projetos, atravs do corpo tcnico

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GRUPO

SUBGRUPO

UNIDADE PRODUTORA

ATIVIDADES Executar aes especficas, nas reas de alimentao, nutrio, economia domstica e segurana alimentar Propor aes de segurana alimentar e nutricional sustentvel Realizar cursos, palestras, treinamentos e eventos educativos visando ao combate ao desperdcio, adequada manipulao dos alimentos e ao aproveitamento de suas partes no convencionais

Coordenadoria de desenvolvimento dos agronegcios

Centro de segurana alimentar e nutricional sustentvel

Identificao da produo documental: anlise dos tipos documentais, controle de vocabulrio e atribuio de cdigos numricos. Para a identificao da produo documental necessrio analisar os tipos documentais produzidos. O Tipo Documental a configurao que assume uma espcie documental de acordo com a atividade que a gerou. O tipo documental composto pela srie + ao + objeto. No devemos confundir com assunto.

Exemplos:

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Estratgia: a identificao dos tipos documentais pode ser realizada pelos agentes/funcionrios que executam as atividades e, portanto, produzem, recebem e acumulam documentos ou por meio de entrevistas com os agentes/funcionrios que produzem, recebem e acumulam documentos em suas respectivas reas de atuao

No Plano de Classificao, o Tipo Documental associado ao rgo Produtor + Funo + Subfuno + Atividade representado pela Srie Documental.

Srie documental: o conjunto de documentos do mesmo tipo documental produzido por um mesmo rgo, em decorrncia do exerccio da mesma funo, subfuno e atividade e que resultam de idntica forma de produo e tramitao e obedecem mesma temporalidade e destinao.
So Paulo (Estado). Decreto estadual n 48.897, de 27 de agosto de 2004, art. 12

Controle do vocabulrio: padronizao da denominao dos documentos A elaborao de um ndice contribui para a ampliao das formas de busca. O ndice um instrumento complementar ao Plano de Classificao que favorece a recuperao dos documentos a partir das variantes do seu contedo e das modalidades da sua produo, ao relacionar alfabeticamente e de forma permutada, todos os tipos documentais, funes, subfunes e atividades ou grupos, subgrupos e atividades, bem como os termos e expresses utilizados freqentemente. O ndice alfabtico, remissivo e permutado confere credibilidade e confiabilidade ao sistema que est sendo adotado ao cumprir a funo de padronizar a denominao dos documentos, possibilitando o controle do vocabulrio. O ndice estabelece um sistema de pontes ligando as expresses usualmente utilizadas, porm no adotadas pelo Plano de Classificao, s

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expresses convencionadas, permitindo a busca de tipos documentais a partir das variantes de seu contedo e das modalidades de sua produo. O ndice alfabtico, remissivo e permutado, nos permite ainda: organizar em ordem alfabtica as funes, subfunes, atividades e tipos documentais, bem como os assuntos usualmente utilizados por tradio administrativa; realizar remissivas por meio da expresso USE para encaminhar o usurio s denominaes padronizadas. orientar o usurio a localizar documentos simples quando estes integram documentos compostos, por meio da expresso INTEGRA. Exemplo de padronizao de vocabulrio Contas de luz Contas de gua Contas de telefone Benefcios do ndice Contribui para o controle do vocabulrio Liga as expresses tradicionalmente adotadas s expresses padronizadas pelo Plano de Classificao Confere credibilidade e confiabilidade ao sistema de controle adotado

USE

Processo de pagamento de contas de utilidade pblica

Exemplo de ndice Alfabtico, Remissivo e Permutado: Acidente de trabalho ou doena profissional, Licena por USE Processo de afastamentos ou licenas Adoo, Licena por USE Processo de afastamentos ou licenas Afastamento com vencimentos USE Processo de afastamentos ou licenas Afastamento de funcionrio preso USE Processo de afastamentos ou licenas Afastamento para desempenho de mandato eletivo USE Processo de afastamentos ou licenas Afastamento para executar servios obrigatrios por lei USE Processo de afastamentos ou licenas Afastamento para exerccio de cargo em comisso USE Processo de afastamentos ou licenas Afastamento para exerccio de cargo em sindicato USE Processo de afastamentos ou licenas Afastamento para exerccio em atividades com as quais o Estado mantenha convnio USE Processo de afastamentos ou licenas Afastamento para participao em congressos e outros certames culturais, tcnicos ou cientficos USE Processo de afastamentos ou licenas 3.3.4.5 3.3.4.5 3.3.4.5 3.3.4.5 3.3.4.5 3.3.4.5 3.3.4.5 3.3.4.5 3.3.4.5 3.3.4.5

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Atribuio de cdigos de classificao No Plano de Classificao, o rgo produtor, as funes, subfunes, atividades e documentos apresentam-se hierarquicamente organizados e recebem cdigos numricos prprios. O cdigo de classificao a referncia numrica que associa o documento ao seu contexto de produo, e composto das seguintes unidades de informao: rgo produtor; funo; subfuno; atividade e srie documental. So Paulo (Estado). Decreto estadual n 48.897/2004,
artigo 13.

Representao do Cdigo de Classificao:

O cdigo de classificao da srie documental composto das seguintes unidades de informao: rgo produtor, funo, subfuno, atividade, srie documental. rgo produtor: o rgo pblico ou empresa privada juridicamente constituda e organizada responsvel pela execuo de funes e atividades. Funo: corresponde ao conjunto das atividades que um rgo pblico ou empresa privada exerce para a consecuo de seus objetivos. As funes podem ser diretas ou essenciais e indiretas ou auxiliares. As funes indiretas ou auxiliares so as que possibilitam a infra-estrutura administrativa, financeira, de recursos humanos, de material e patrimnio, transporte e de comunicao, infra-estrutura necessria ao desempenho concreto e eficaz das funes essenciais. Subfuno: refere-se a um agrupamento de atividades afins, correspondendo cada subfuno a uma vertente da respectiva funo. Atividade: aes, encargos ou servios decorrentes do exerccio de uma funo.

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Ilustrao do Plano de Classificao de Documentos da Administrao Pblica do Estado de So Paulo: Atividades-Meio, oficializado pelo Decreto n 48.897/2004:

5. Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo Todos ns j nos deparamos com o acmulo desordenado de documentos em nossos armrios, mesas ou gavetas. Quantos j no se perguntaram: ser que no posso eliminar esses documentos? Eles ainda me so teis para alguma coisa? Pois , ao nos fazer essa pergunta estamos nos colocando o grande desafio da avaliao de documentos. Existem documentos que no podemos eliminar jamais porque comprovam fatos ou atos fundamentais para nossa existncia civil e para nossa vida pessoal: certido de nascimento, de casamento, de bito, diplomas e certificados, histrico escolar, cdula de identidade, ttulo de eleitor, carteira de motorista, carteira de trabalho, escrituras de imveis, cartas, fotografias de famlia etc. Se perder ou eliminar tais documentos, uma pessoa no tem como provar sua existncia ou realizaes, e, por isso, no pode exercer os seus direitos, ou ainda, fica desmemoriada, sem provas de sua passagem pela vida e de suas realizaes. No entanto, determinados documentos cumprem uma funo importante durante um certo tempo e depois perdem o seu valor original e devem ser eliminados, sob pena de dificultarem o acesso a outros documentos com valor informativo e probatrio relevantes. Trata-se de documentos rotineiros, instrumentais, que acumulamos em grande volume: notas fiscais, contas de gua, luz, telefone, gs, carns de prestaes, recibos de pagamento, notas fiscais, extratos bancrios, imposto de renda, convites etc. Por isso, de tempos em tempos, as pessoas se sentem obrigadas a realizar uma limpeza nas gavetas pois, do contrrio, ficariam submersas numa montanha de papis...

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Pois , mas o grande desafio saber o qu podemos eliminar e quando, sem prejudicar nenhum de nossos direitos e sem destruir nossas melhores lembranas de tempos passados. Se voc eliminar uma nota fiscal e depois desejar trocar ou consertar uma mercadoria, a loja no efetuar a troca e nem o conserto. Por qu? Porque a nota fiscal prova que aquela mercadoria de fato foi adquirida naquela determinada loja e sem essa prova, o seu direito de trocar ou consertar a mercadoria no poder ser exercido. Por isso, a nota fiscal somente poder ser eliminada quando se esgotar o prazo de troca (previsto no Cdigo de Defesa do Consumidor) ou o prazo da garantia (definido no certificado de garantia do produto). Se voc no conhecer ou no souber como exercer os seus direitos, precisar da colaborao de um outro profissional que possa orient-lo. Por isso, em geral, no decidimos sozinhos sobre os valores dos documentos. Nesse sentido, observamos que no possvel e nem desejvel que todos os documentos sejam preservados. No entanto, a preservao e a eliminao dependem de uma anlise prvia dos documentos que possa nos orientar sobre quais deles e quando devem ser eliminados. Esse trabalho de anlise denomina-se avaliao de documentos e, nesse processo, geralmente precisamos contar com a colaborao de outros profissionais, de outras reas do conhecimento. Nas organizaes, pblicas e privadas, tambm nos deparamos com documentos que devem ser preservados e outros que precisam ser eliminados quando seus valores tiverem se esgotado. Em relao organizao administrativa de nossa construtora, por exemplo, vamos encontrar tipos documentais que registram a sua criao, o seu funcionamento e as suas atividades-fim, tais como contratos sociais e alteraes contratuais, metas e programas, propostas tcnicas, projetos (arquitetura, estrutural, hidrulica, eltrica), ensaios tecnolgicos (ao, concreto, solo, eltrica etc), memorial descritivo, laudos tcnicos, registros fotogrficos, dirio da obra, livro de registro de inspeo etc. Esses documentos certamente precisam ser preservados para sempre, sob pena da empresa perder a sua memria. Por outro lado, determinados documentos possuem um valor fiscal que se esgota depois de cinco anos (de acordo com o Cdigo Tributrio Nacional), tais como notas fiscais, comprovantes de pagamento, comprovantes de recebimento, extratos bancrios, etc. Esses documentos que tm seu prazo de guarda definido no Cdigo Tributrio (denomina-se prazo prescricional o prazo de guarda definido em lei), podero ser eliminados, aps os cinco anos, sem nenhum prejuzo para a empresa. O importante perceber que a guarda do documento decorre do valor que ele possui. Analisar os valores dos documentos uma atividade tcnica da gesto documental denominada avaliao. A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo o instrumento resultante da atividade de avaliao documental.

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Conceito de avaliao documental A avaliao documental um processo multidisciplinar de anlise que permite a identificao dos valores dos documentos, para fins da definio de seus prazos de guarda e de sua destinao final (eliminao ou guarda permanente). A avaliao contribui decisivamente para a racionalizao dos arquivos, para a agilidade e eficincia administrativa, bem como para a preservao do patrimnio documental. Os valores primrios ou imediatos relacionam-se ao motivo que determinou a produo do documento, considerando seu uso para fins administrativo, jurdico-legal e fiscal. Os valores secundrios ou mediatos relacionam-se ao potencial do documento como prova ou fonte de informao para a pesquisa em qualquer rea do conhecimento (urbanismo, meio-ambiente, histria, clnica mdica etc.) Assim, a avaliao consiste fundamentalmente em identificar valores e definir prazos de guarda para os documentos de arquivo, independentemente de seu suporte material ser o papel, o filme, a fita magntica, o disquete, o disco tico ou qualquer outro. Assim como a classificao, a avaliao deve ser realizada no momento da produo do documento, para evitar a produo e acumulao desordenadas, segundo critrios temticos, numricos ou cronolgicos. A avaliao deve ser realizada dentro de parmetros tcnicos e jurdicos, a fim de se assegurar ao processo de anlise a objetividade possvel. Por isso, observa-se, de um lado, a legalidade (a conformidade dos prazos de guarda com a legislao vigente) e, por outro, a legitimidade (a elaborao multidisciplinar e coletiva de critrios). Alm disso, o trabalho almeja um estatuto cientfico, pois deve ser conduzido por tcnicas, princpios e conceitos consagrados pela Arquivstica. Importante registrar que se a objetividade total no alcanvel, no apenas na Arquivstica, mas em qualquer rea do conhecimento humano, ao menos, se observados esses parmetros, a subjetividade ser reduzida a nveis tolerveis. O conhecimento dinmico e est permanentemente em construo. Alm do mais, os profissionais de qualquer rea atuam a partir do conhecimento legado e de acordo com os valores e a viso de mundo predominantes na sua poca. Nesse sentido, a avaliao permite a elaborao de critrios que podem e devem ser periodicamente revisitados para possveis ajustes e aperfeioamentos. O que importa, contudo, que o profissional de arquivo esteja comprometido com a anlise e com a definio de critrios, e no se intimide diante da complexidade e do alcance desse desafio. Objetivos e benefcios da avaliao documental Identificar os valores imediatos e mediatos dos documentos Definir os prazos de guarda e a destinao dos documentos Elaborar a Tabela de Temporalidade de Documentos Agilizar a recuperao dos documentos e das informaes Reduzir a massa documental acumulada

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Liberar espao fsico Dar visibilidade e preservar os documentos de guarda permanente Autorizar a eliminao criteriosa de documentos Estimular a pesquisa e uso de dados retrospectivos

Por que elaborar a Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo? Com o Plano de Classificao garantimos a organizao lgica e fsica dos documentos, recuperamos as informaes em seu contexto original de produo e visualizamos as funes, subfunes e atividades do organismo produtor. Por essa razo, o Plano de Classificao precede e orienta a elaborao da Tabela de Temporalidade de Documentos. Contudo, mesmo com o Plano de Classificao, continuamos com os arquivos abarrotados de documentos e sem espao para acomod-los, pois diante do volume no possvel guardar a totalidade da produo documental. Desta forma torna-se necessrio fazer a avaliao de documentos e consolidar os resultados dessa anlise na Tabela de Temporalidade de Documentos, instrumento que autoriza a eliminao de documentos rotineiros, sem valor para a administrao ou para a coletividade e que, ao mesmo tempo, garante a preservao de probatrio. O que a Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo? o instrumento de gesto, resultante da avaliao documental, aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda e a destinao de cada srie documental, determinando sua preservao ou autorizando a sua eliminao. A oficializao e efetiva aplicao da Tabela de Temporalidade permitir ao rgo ou entidade preservar os documentos que possuam valor probatrio e informativo relevantes e que sejam considerados de guarda permanente, ou ainda, eliminar com segurana, de acordo com os procedimentos tcnicos e legais, aqueles documentos desprovidos de valor, sem que haja prejuzo administrao ou sociedade. Em se tratando de documentos pblicos ou considerados de interesse pblico, a Tabela de Temporalidade dever ser encaminhada para aprovao da instituio arquivstica pblica em sua esfera de competncia, de acordo com o que determina o artigo 9. da Lei Federal n. 8.159/1991. Por ser um instrumento dinmico de gesto, a Tabela de Temporalidade deve ser atualizada periodicamente: primeiro, porque com o passar do tempo, provvel que muitos documentos deixem de existir e outros novos sejam produzidos, segundo, porque a legislao ou as razes administrativas ou tcnicas que justificaram alguns prazos de guarda podem sofrer alteraes. documentos com relevante valor informativo e

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Competncia para avaliar documentos: as Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo

As Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo so grupos permanentes e multidisciplinares responsveis pela elaborao e aplicao, em suas respectivas reas de atuao, de Planos de Classificao e de Tabelas de Temporalidade de Documentos. Devem integrar as Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo profissionais das reas jurdica, administrao geral, oramentria e financeira, protocolo e arquivo, informtica e de reas especficas de atuao do rgo, entidade ou empresa. Recomenda-se, para no inviabilizar as reunies, que as Comisses sejam compostas de no mnimo 3 e no mximo 9 membros designados pelo titular do rgo. O nmero ideal de membros deve ser mpar, para se evitar casos de empate nos momentos em que forem necessrias as votaes. Por outro lado, o nmero de integrantes depende da necessidade do caso concreto, tamanho e complexidade do rgo, entidade ou empresa. s Comisses de Avaliao cabe, tambm, propor critrios para orientar a seleo de amostragens dos documentos destinados eliminao. As Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo devero consultar, em caso de dvida, a Consultoria/Assessoria Jurdica acerca das aes judiciais encerradas ou em curso para que se possa dar cumprimento aos prazos prescricionais e precaucionais de guarda previstos nas Tabelas de Temporalidade. Os documentos necessrios instruo de processos administrativos ou aes judiciais devero ter sua prescrio suspensa e o seu ao. Para garantir a efetiva aplicao dos Planos de Classificao e Tabelas de Temporalidade de Documentos, as Comisses de Avaliao devero solicitar as providncias necessrias para sua incluso nos sistemas informatizados utilizados nos protocolos e arquivos de seus respectivos rgos ou entidades. As Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo devero receber orientao tcnica na rea arquivstica das unidades de Arquivo Central e, em se tratando de documentos pblicos, tambm das instituies arquivsticas pblicas em suas respectivas esferas de competncia. Para executar a atividade de avaliao dos documentos as Comisses de Avaliao de Documentos podero solicitar a nomeao de grupos de trabalho auxiliares ligados s diversas reas de atuao do organismo produtor, por ser um trabalho de grande complexidade e responsabilidade. O conhecimento sobre a produo documental consolidado nos Planos de Classificao e Tabelas de Temporalidade resulta de um esforo coletivo, por isso fundamental promover a participao e integrao entre os membros das comisses e grupos, os responsveis pela coordenao dos trabalhos, e os profissionais das reas produtoras/acumuladoras de documentos. prazo de guarda dever ser reiniciado a partir do encerramento definitivo da

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Para a execuo do trabalho, imprescindvel, ainda, o apoio da superior administrao por meio de suas Diretorias ou Gerncias. No Estado de So Paulo, por exemplo, o trabalho realizado para a elaborao do Plano de Classificao e da Tabela de Temporalidade das atividades-meio contou com a participao de 51 Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo, institudas em 20 Secretarias de Estado, 8 Fundaes, 13 Autarquias, 8 Empresas, Procuradoria Geral do Estado e Ministrio Pblico Estadual, em conjunto com os grupos auxiliares de trabalho e eventuais colaboradores, totalizando cerca de 800 agentes pblicos envolvidos no projeto, entre assessores, procuradores, diretores de departamentos e tcnicos altamente especializados, alm da consultoria de profissionais especializados em arquivstica. Com a responsabilidade de orientar e realizar o processo de classificao e avaliao dos documentos produzidos, recebidos e acumulados em sua esfera de atuao, as Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo devero ser as principais interlocutoras, o elo de ligao entre os rgos que representam e o grupo que coordena o programa de gesto documental, disseminando a orientao tcnica e o conhecimento arquivstico recebidos, bem como, disponibilizando ao programa um saber especfico de cada uma de suas reas de atuao.

Metodologia e estratgias para a elaborao da Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo Campos de informao da Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo Na Tabela de Temporalidade de Documentos devero constar os seguintes campos de informao: prazos de guarda (na unidade produtora e na unidade com atribuio de arquivo); destinao (eliminao ou guarda permanente) e observaes.

Exemplo: Resultados da Classificao Resultados da Avaliao

PRAZOS DE GUARDA (em anos) FUNO SUBFUNO ATIVIDADE SRIE DOCUMENTAL Unidade com atribuies de arquivo

DESTINAO

OBSERVAES Eliminao Guarda Permanente

Unidade Produtora

Informaes para o Plano de Classificao de Documentos de Arquivo

Informaes para a Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo

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Etapas para a elaborao da Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo As informaes necessrias para preencher os campos da Tabela de Temporalidade sero obtidas por meio da avaliao de documentos. Para compreender melhor o que avaliao de documentos vamos a seguir analisar cada uma das seguintes etapas:

Identificao dos valores dos documentos Valor primrio ou imediato (administrativos, fiscal e legal): O valor primrio decorre da razo pela qual o documento foi gerado pela instituio, no exerccio de suas atividades, destacando-se o valor administrativo, fiscal e legal. Valor secundrio ou mediato (probatrios, informativos, histricos e culturais): Alguns documentos, mesmo depois de esgotado seu valor primrio continuam tendo relevncia probatria, informativa, ou histrica e, portanto tornam-se importantes fontes de pesquisa, tanto para a administrao quanto para a comunidade. Anlise do ciclo de vida dos documentos Esta etapa compreende o estudo dos documentos desde a sua criao at a sua destinao final, permite identificar os valores e definir o tempo em que o documento dever permanecer na unidade produtora (arquivo corrente) e na unidade com atribuies de arquivo (arquivo intermedirio ou central), bem como se a sua destinao ser a guarda permanente (arquivo permanente) ou a eliminao. Pesquisa da temporalidade dos documentos Considerando a legislao especfica: O objetivo desta etapa de trabalho identificar o prazo de guarda do documento definido na legislao (prescrio). Para tanto, o primeiro passo o levantamento da legislao que determina eventuais prazos de prescrio dos documentos produzidos/acumulados no exerccio das atividades-meio e das atividades-fim. Por exemplo: Leis, Decretos, Resolues, Portarias e outros atos normativos. Considerando as necessidades administrativas: Para os documentos cujos prazos de guarda no so regulamentados por legislao especfica devero ser consideradas as necessidades administrativas do rgo/entidade, a fim de se definir os prazos de guarda (precauo) e a destinao dos documentos. Esse trabalho dever contar com a colaborao dos representantes das reas envolvidas, pois so eles que, como produtores ou acumuladores

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dos documentos, melhor conhecem sua rea de atuao, suas normas, procedimentos, trmites, rotinas e antecedentes. Definio dos prazos de guarda dos documentos: vigncia, prescrio e precauo Realizada a pesquisa na legislao e o estudo das necessidades administrativas poder ser preenchido o campo PRAZOS DE GUARDA na Tabela: PRAZOS DE GUARDA (em anos) - com fundamento em legislao especfica ou nas demandas administrativas para cada srie documental dever ser indicado o correspondente prazo de guarda, ou seja, o tempo de permanncia de cada conjunto documental na unidade produtora e na unidade com atribuies de arquivo. Unidade Produtora: deve ser indicado o nmero de anos em que o documento dever permanecer no arquivo corrente, cumprindo a finalidade para a qual foi produzido. Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que se conservam junto s unidades produtoras em razo de sua vigncia e da freqncia com que so por elas consultados. Quando utilizamos o conceito vigncia, na unidade produtora, estamos nos referindo ao intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram sua produo. Este intervalo de tempo dever, sempre que possvel, ser definido em anos e quando no for possvel, recomendamos o uso da palavra VIGNCIA. O registro da informao que explica o trmino da VIGNCIA dever ser inserido no campo OBSERVAES.

ATIVIDADES

DOCUMENTOS

PRAZOS DE GUARDA (em anos) Unidade Unidade com Produtora atribuies de arquivo vigncia

DESTINAO Guarda Permanente OBSERVAES

Eliminao

4.5.8 Controle da guarda e do uso de veculos 4.5.9 Controle do consumo de combustvel

4.5.8.15 Processo relativo ao uso irregular de veiculo oficial 4.5.9.5 Quadro demonstrativo mensal de consumo de combustvel

A vigncia esgota-se com o trmino da apurao ou com a prescrio criminal.

Exemplos de alguns documentos de valor primrio ou imediato e guarda temporria: Unidade com atribuies de Arquivo: deve ser indicado o nmero de anos em que o documento dever permanecer na unidade com atribuies de arquivo cumprindo prazos prescricionais ou precaucionais (documentos intermedirios). Consideram-se documentos

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intermedirios aqueles com uso pouco freqente que aguardam prazos de prescrio e precauo nas unidades que tenham atribuies de arquivo. Os prazos considerados para a definio do tempo de guarda na Unidade com atribuies de arquivo so os seguintes: Prazo de Prescrio intervalo de tempo durante o qual pode-se invocar a tutela do Poder Judicirio para fazer valer direitos eventualmente violados. O tempo de guarda dos documentos ser dilatado sempre que ocorrer a interrupo ou suspenso da prescrio, em conformidade com a legislao vigente. Exemplo:
PRAZOS DE GUARDA (em anos) Unidade Unidade com Produtora atribuies de arquivo DESTINAO Guarda Permanente OBSERVAES

ATIVIDADES

DOCUMENTOS

Eliminao

5.2.11 Controle da contabilidade

5.2.11.9 Guia de Recolhimento de FGTS

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Lei Federal n. 8.036/90, art. 23, 5. - O processo de fiscalizao, de autuao e de imposio de multas reger-se- pelo disposto no Titulo VII da CLT, respeitado o privilgio do FGTS prescrio trintenria.

Prazo de precauo intervalo de tempo durante o qual guarda-se o documento por precauo, antes de elimin-lo ou encaminh-lo para guarda permanente. Exemplo:
PRAZOS DE GUARDA DESTINAO (em anos) DOCUMENTOS Unidade Unidade com Guarda Eliminao Produtora atribuies Permanente de arquivo

ATIVIDADES

OBSERVAES

4.2.4 Registro da movimentao de bens patrimoniais

4.2.4.4. Processo de transferncia de bens patrimoniais

As informaes esto contidas no documento Inventrio fsico de bens patrimoniais mas por precauo o processo deve ser guardado por mais 5 anos. Caso haja alguma irregularidade no Inventrio quando analisado pelo Tribunal de Contas, as informaes do processo podero auxiliar na elucidao dos problemas.

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O prazo de guarda do documento na unidade com atribuies de arquivo, freqentemente, coincide com o seu prazo prescricional e precaucional e deve ser contado a partir do cumprimento do prazo de vigncia na Unidade Produtora. importante considerar que estes prazos podem ser interrompidos quando instaurada uma ao judicial ou por qualquer ato inequvoco ainda que extrajudicial, passando a se contar o prazo, novamente, a partir da data da deciso ou resoluo do ato que a interrompeu. Entretanto, uma simples consulta ao documento no interrompe a contagem do prazo previsto na unidade com atribuies de arquivo. DESTINAO: eliminao ou guarda permanente O ltimo passo da avaliao definir, em razo de seus valores, se a destinao de cada um das sries documentais a eliminao ou a guarda permanente. Entende-se por destinao a deciso decorrente da avaliao documental, que determina o seu encaminhamento. Eliminao: Os documentos destinados eliminao so aqueles que j cumpriram seus prazos de guarda na unidade produtora e na unidade com atribuies de arquivo e no apresentam valor secundrio que justifique a sua guarda. Documentos de guarda temporria so aqueles que, esgotados os prazos de guarda na unidade produtora ou nas unidades que tenham atribuies de arquivo, podem ser eliminados sem prejuzo para a coletividade ou memria do rgo pblico ou empresa privada. Exemplo:
PRAZOS DE GUARDA (em anos) Unidade Unidade com Produtora atribuies de arquivo vigncia DESTINAO Guarda Permanente OBSERVAES

ATIVIDADES

DOCUMENTOS

Eliminao

4.2.2 Defesa de bens patrimoniais 4.2.4 Registro da movimentao dos bens patrimoniais

4.2.2.1 Certificado de garantia 4.2.4.4 Processo de transferncia de bens patrimoniais

Justifica-se a guarda somente durante o prazo de validade do certificado. As informaes esto contidas no Inventrio fsico de bens patrimoniais.

Guarda permanente: Os documentos destinados guarda permanente so aqueles cujas informaes so consideradas imprescindveis ao rgo produtor e para a comunidade. Esses documentos, alm do valor administrativo, legal e fiscal, encerram tambm valor de prova e como fonte para a pesquisa e, portanto, devem ser definitivamente preservados. So exemplos de documentos de guarda permanente os constitutivos e extintivos de direitos, os que encerram orientaes normativas, os que refletem a evoluo social, econmica e

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administrativa da instituio, os que emanam da direo superior, como planos, projetos, programas e relatrios anuais, os que tratam de poltica de pessoal, dentre outros. Exemplo:
PRAZOS DE GUARDA (em anos) ATIVIDADES DOCUMENTOS Unidade Produtora 1.2.1 Formulao de diretrizes e metas de ao 1.2.2 Execuo, acompanhament o e avaliao de atividades 1.2.1.1 Plano, programa ou projeto 1.2.2. 6 Relatrio anual de atividades do rgo, entidade ou empresa 5 5 b O documento importante para a preservao da memria institucional. vigncia 5 b Unidade com atribuies de arquivo DESTINAO OBSERVAES Eliminao Guarda Permanente

Preenchimento do campo OBSERVAES Este campo da Tabela reservado para o registro dos atos legais e das razes de natureza administrativa que fundamentaram a indicao dos prazos propostos ou ainda informaes relevantes sobre a produo, guarda ou contedo do documento. Exemplo:
PRAZOS DE GUARDA (em anos) Unidade Unidade com Produtora atribuies de arquivo DESTINAO Guarda Permanente OBSERVAES

ATIVIDADES

DOCUMENTOS

Eliminao

5.2.11 Controle da Contabilidade

5.2.11.10 Guia de Recolhimento do FINSOCIAL

Indicao da legislao sobre temporalidade Decreto-Lei Federal n. 2.049/83 Art. 9. - A ao para cobrana das contribuies devidas ao FINSOCIAL prescrever no prazo de dez anos, contados a partir da data prevista para seu recolhimento. Necessidades administrativas sobre temporalidade Fica na unidade enquanto estiver vigente e no elimina. Algum pode reclamar que uma eliminao no respeitou os prazos da tabela e na verdade foram respeitados os prazos da tabela vlida na poca da eliminao e no da atual. Informado pelo produtor/acumulador do documento.

6.1.6 Avaliao e destinao de documentos

6.1.6.2 Tabela de temporalidade de documentos

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Ilustrao da Tabela de Temporalidade de Documentos da Administrao Pblica do Estado de So Paulo: Atividades-Meio, oficializada pelo decreto n 48.897/2004.

6. Avaliao e eliminao da massa documental acumulada em rgos pblicos: atividades tcnicas e procedimentos administrativos O grande desafio no momento de avaliar massas documentais acumuladas nos arquivos centrais ou intermedirios, especialmente nos do setor pblico, que o critrio predominante de arquivamento dos processos administrativos ainda o seqencial numrico/cronolgico, de acordo com o nmero recebido no protocolo no momento da autuao. Essa prtica resulta na mistura de documentos gerados no exerccio de funes e atividades distintas, tornando difcil a recuperao do contexto original da produo. A avaliao de documentos arquivados em seqncia numrica implica basicamente na anlise de documento por documento, o que bastante trabalhoso face massa documental acumulada com o decorrer do tempo. freqente, por isso, a eliminao sem critrio ou, o que igualmente grave, a reproduo do acervo em outros suportes, sem a prvia identificao e avaliao dos conjuntos documentais. O que interessa, nessa viso imediatista a liberao de espao. Contudo, esse procedimento pode representar um investimento intil quando incidir sobre documentos rotineiros, repetitivos, desprovidos de valor informativo ou probatrio, que poderiam ser eliminados, conservando-se deles apenas pequenas amostragens. Por isso, a avaliao deve preceder qualquer processo de reproduo de documentos, seja pela microfilmagem, seja pela digitalizao. Vale lembrar que documentos digitalizados no possuem valor legal e que os originais dos documentos de guarda permanente devem ser preservados, mesmo se estiverem microfilmados ou digitalizados.

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O que autoriza a eliminao de documentos a avaliao. Mesmo que a Tabela de Temporalidade no estiver concluda e oficializada, pode-se eliminar documentos, adotando-se aos seguintes procedimentos: 1. Edio de ato oficial instituindo a Comisso de Avaliao de Documentos

(Resoluo/Portaria/Ato). 2. Elaborao da Relao de Eliminao de Documentos - tem por objetivo registrar informaes pertinentes aos documentos a serem eliminados, de acordo com orientao do CONARQ, Resoluo n. 7, de 20/05/97. Essa Relao de Eliminao dever ser aprovada pela Comisso de Avaliao de Documentos e, no setor pblico, encaminhada para aprovao da instituio arquivstica pblica, em sua esfera de competncia, no caso da Tabela de Temporalidade ainda no estar concluda e oficializada. 3. Definio de amostragem dos documentos destinados eliminao. Amostragem documental o fragmento representativo de um conjunto de documentos destinado eliminao, selecionado por meio de critrios qualitativos (estudo das caractersticas informacionais do tipo documental) e quantitativos (anlise estatstica). Em geral, so contemplados critrios estatsticos, cronolgicos, e geogrficos. O trabalho extenso e especializado visto que para cada srie possvel se adotar critrios especficos. O ideal seria constituir um grupo tcnico com profissionais da rea de estatstica e representantes das Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo para realizar os estudos necessrios. 4. Elaborao da ata de reunio da Comisso de Avaliao de Documentos aprovando a relao proposta - a Relao de Eliminao dever ser aprovada pela Comisso de Avaliao de Documentos e esta deliberao dever ser registrada em Ata, e no setor pblico, a cpia ser encaminhada instituio arquivstica pblica. 5. Elaborao de ofcio da Comisso de Avaliao de Documentos ao Diretor da instituio arquivstica pblica, no setor pblico, solicitando autorizao para eliminar os documentos avaliados. 6. Elaborao de Edital de Cincia de Eliminao - o Edital de Cincia de Eliminao de Documentos tem por objetivo dar publicidade, no Dirio Oficial do Estado de So Paulo ao ato de eliminao dos documentos pblicos, de acordo com a Resoluo n . 5 do CONARQ. O objetivo do Edital que os interessados possam requerer Comisso de Avaliao de Documentos de Arquivo, no prazo definido no edital, o desentranhamento de documentos ou cpias de peas do processo, mediante petio, desde que tenham a respectiva qualificao e demonstrao de legitimidade do pedido. 7. Fragmentao manual ou mecnica de documentos, de acordo com a Resoluo n. 7 do CONARQ, de 20/5/1997. Quando os documentos a serem eliminados encontram-se fora da sede do rgo ou entidade e nenhum membro da Comisso de Avaliao de Documentos de Arquivo puder presenciar a eliminao no local do evento, a mesma dever designar um

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representante junto unidade que efetivar a eliminao, para que este presencie a fragmentao e assine o Termo de Eliminao de Documentos. A incinerao de documentos em papel pode ser considerado crime ambiental. 8. Elaborao do Termo de Eliminao de Documentos - tem por objetivo registrar as informaes relativas ao ato de eliminao, de acordo com a orientao do CONARQ, Resoluo n. 7, de 20/05/2000. Recomendaes para eliminar documentos com segurana Verificar a situao de aes judiciais encerradas ou em curso A Comisso de Avaliao de Documentos dever consultar a Consultoria/Assessoria Jurdica sobre as aes judiciais encerradas ou em curso, para que se possa dar cumprimento aos prazos prescricionais e precaucionais de guarda previstos na Tabela de Temporalidade de Documentos. Verificar se h documentos de guarda permanente microfilmados ou reproduzidos em outro suporte: Todo documento considerado de guarda permanente no poder ser eliminado aps microfilmagem, digitalizao ou qualquer outra forma de reproduo, devendo ser preservado pelo prprio rgo produtor ou, se tratar-se de documentos pblicos, recolhido ao Arquivo Pblico, na sua esfera de competncia. O documento de guarda permanente inalienvel e imprescritvel (Lei federal de arquivos n. 8.159/91, art. 10) Eliminao de documentos que no constam na Tabela de Temporalidade: no setor pblico, a eliminao de documentos que no constam em Tabelas de Temporalidade de Documentos oficializadas pelo rgo, entidade ou empresa s ser possvel mediante autorizao do Arquivo Pblico, em seu mbito de atuao, aps anlise da Relao de Eliminao de Documentos que dever ser encaminhada pelo rgo ou entidade. Eliminao de documentos pblicos: fundamentos legais A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia (Lei Federal n. 8.159, de 08/10/91, art. 9.) Os documentos, em tramitao ou em estudo, podero, a critrio da autoridade competente, ser microfilmados, no sendo permitida a sua eliminao at a definio de sua destinao final (Decreto Federal n. 1.799, de 30/01/96, art. 11) A eliminao de documentos, aps a microfilmagem, dar-se- por meios que garantam sua inutilizao, sendo a mesma precedida de lavratura de termo prprio e aps a reviso e a extrao de filme cpia (idem, art. 12) A eliminao de documentos oficiais ou pblico s dever ocorrer se prevista na tabela de temporalidade do rgo, aprovada pela autoridade competente na esfera de sua atuao e respeitado o disposto no art. 9. da Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (idem, art. 12, pargrafo nico)

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Fica vedada a eliminao de documentos integrantes do patrimnio arquivstico pblico, sem prvia consulta ao rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo (Decreto Estadual n. 22.789, de 19/10/84, art. 13).

Recomendaes para o recolhimento de documentos ao arquivo permanente O recolhimento a passagem de documentos que foram considerados de guarda permanente no processo de avaliao, em funo de seu valor informativo ou probatrio, para o arquivo permanente. Os documentos de arquivo a serem recolhidos ao arquivo permanente devero estar avaliados, organizados, higienizados e acondicionados. Antes de desencadear o processo de recolhimento importante fazer uma reviso para assegurar que todos dos documentos estejam devidamente classificados de acordo com o Plano de Classificao e obedecem aos prazos previstos nas respectivas Tabelas de Temporalidade. Essa cautela deve-se ao fato de que uma vez recolhido, o documento no dever mais ser eliminado ou voltar ao arquivo de origem. A organizao do acervo a ser recolhido dever ser feita de acordo com critrios tcnicos de identificao, classificao e descrio. importante observar se os documentos esto devidamente higienizados e livres de pragas, a fim de evitar a contaminao do acervo ao qual sero incorporados. Os documentos devero estar acondicionados em embalagens adequadas, que os protejam de eventuais danos. Os documentos textuais podero ser acondicionados em caixas de polionda de tamanho padro (0,14 m de largura por 0,27 m de altura e 0,39 m de comprimento). Os documentos que excedam ao padro convencional devero ser acondicionados em embalagens adequadas s suas dimenses. Documentos audiovisuais, cartogrficos, microgrficos e informticos devero ser acondicionados em estojos ou caixas de material inerte ou sem acidez. As unidades de acondicionamento devero ser identificadas com etiquetas contendo, no mnimo, o nome do fundo/coleo, datas-limite e numeradas em ordem seqencial. Elaborao da relao e do termo de recolhimento, contendo as seguintes informaes: nome do rgo ou entidade transferidor (a), as sries documentais, as datas-limite, a mensurao (em metros lineares) e quantificao (quantidade de caixas). Os documentos a serem transferidos ou recolhidos devero ser acompanhados de todos os instrumentos de busca existentes, incluindo listagens, fichrios, bases de dados etc. Definio da estratgia de trabalho Antes de iniciar um trabalho desse porte, recomendvel elaborar um Projeto com a justificativa, os objetivos, as estratgias e as atividades para o seu desenvolvimento, os agentes que

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sero envolvidos, os produtos que sero gerados pelo projeto e os benefcios que a implementao da gesto documental trar para o rgo pblico ou empresa privada. Esse projeto dever ser encaminhado ao dirigente do rgo ou empresa, com o intuito de sensibiliz-lo para a necessidade de apoiar o trabalho e fortalecer o relacionamento da Comisso de Avaliao de Documentos e do responsvel pela unidade de arquivo e protocolo com todos os profissionais das mais diversas reas de sua atuao. Programao das atividades Elaborar a programao com todas as atividades necessrias para o desenvolvimento do trabalho, tais como: Estudo da estrutura administrativa do rgo para identificar as competncias, funes e atividades de cada uma de suas unidades por meio da legislao que dispe sobre sua organizao e funcionamento; para gerar o quadro de atribuies de cada rea meio e/ou de cada rea fim. Levantamento de toda a produo documental. Elaborao do Plano de Classificao com as funes, subfunes e atividades para a incluso dos documentos identificados. Padronizao na nomeao das tipologias documentais geradas no exerccio da mesma funo; Atribuio de cdigos de classificao aos documentos. Estudo de atos legais ou de razes de natureza administrativa que fundamentam, para cada tipo de documento, a indicao da temporalidade e da destinao proposta. Definio dos prazos de guarda em cada local de arquivamento, bem como sua destinao final: guarda definitiva ou eliminao dos documentos de arquivo, em conformidade com a legislao em vigor, respeitados os prazos de vigncia, prescrio e precauo. Elaborao da Tabela de Temporalidade dos Documentos a partir do Plano de Classificao, para inserir os valores indicados para os documentos de acordo com sua idade: administrativo, legal, fiscal, tcnico, histrico, fundamentando com a legislao especfica, quando houver. Consistncia tcnica arquivstica do Plano de Classificao e a Tabela de Temporalidade e anlise da Consultoria/Assessoria Jurdica. Oficializao dos instrumentos de gesto documental.

Reunies com todos os agentes envolvidos Realizar reunies com os profissionais das reas que produzem documentos relativos s atividades-meio e atividades-fim para divulgar a legislao que dispe sobre documentos pblicos e privados, oferecer informaes a respeito da importncia da gesto documental e a metodologia a ser adotada pela Comisso de Avaliao de Documentos para a execuo do trabalho.

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Terceirizao da guarda de documentos pblicos ou de servios arquivsticos Os servios arquivsticos terceirizados devero ser realizados sob a superviso das Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo e de acordo com os critrios tcnicos estabelecidos pela legislao arquivstica, respeitando-se as determinaes dos atos normativos vigentes. A guarda dos documentos pblicos exclusiva dos rgos e entidades do Poder Pblico, visando garantir o acesso e a democratizao da informao, sem nus, para a Administrao e para o cidado. Podero ser contratados servios para a execuo de atividades tcnicas auxiliares, desde que planejados, supervisionados e controlados por agentes pblicos pertencentes aos rgos e entidades produtores e acumuladores dos documentos. (Resoluo n. 6, de 15 de maio de 1997,
do Conselho Nacional de Arquivos, artigos 2 e 3)

7. CONCLUSO Benefcios da gesto A aplicao dos instrumentos de gesto na produo atual permite que o documento seja classificado no momento de sua produo, com seus prazos de guarda, destinao e e localizao fsica definidos, interrompendo o acmulo desordenado de documentos nos arquivos. A aplicao dos instrumentos de gesto na massa documental acumulada permitir a eliminao criteriosa e conseqente liberao de espao fsico, garantindo assim uma melhor conservao dos documentos de guarda permanente. Gesto documental: interfaces com os programas de qualidade

Ao definir normas e procedimentos tcnicos referentes classificao, avaliao, preservao e eliminao de documento, um programa de gesto documental contribui decisivamente para atender s demandas da sociedade contempornea por transparncia que permitam a fiscalizao das aes do governo, assegurando o efetivo exerccio da cidadania e acesso rpido aos documentos e informaes gerados pelo Poder Pblico. A gesto documental vem ao encontro, tambm, da orientao dos governos de simplificar os procedimentos administrativos, imprimir maior qualidade e produtividade, bem como de assegurar o direito de acesso pleno informao pelo usurio do servio pblico, em conformidade com as disposies da Constituio Federal e da Lei federal de arquivos n. 8.159/91. Nessa mesma direo, a gesto documental atende tambm aos objetivos mais elevados da Lei de Responsabilidade Fiscal (Lei Complementar n. 101/2000), quais sejam, os de assegurar condies para o planejamento, o controle e a transparncia nas finanas pblicas. A administrao racional dos arquivos e o processamento tcnico das informaes representam uma significativa economia de recursos, pois permitem a eliminao de documentos desprovidos de valores, reduzindo a massa documental ao mnimo essencial, a otimizao dos

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espaos fsicos dos arquivos e, por outro lado, permitem a preservao de documentos que encerram valor informativo ou probatrio. Da mesma forma, a agilidade na recuperao das

informaes alm de permitir o planejamento estratgico capaz de imprimir maior rapidez ao processo decisrio e garantir a eficincia da administrao pblica. Definio de requisitos para o desenvolvimento de sistemas informatizados de gesto arquivstica de documentos Muitas vezes, parece inquestionvel para as administraes pblicas que o pleno e rpido acesso s informaes depende exclusivamente da incorporao de tecnologias avanadas. No se cogita que o desenvolvimento de sistemas informatizados dependa de requisitos que apenas uma poltica de gesto documental possa definir. Entretanto, no a informtica, mas a elaborao de um conjunto de normas e procedimentos tcnicos para a produo, tramitao, avaliao, uso e arquivamento dos documentos durante todo o seu ciclo de vida (idade corrente, idade intermediria e idade permanente), que lanar as bases para o adequado desenvolvimento e eficaz implementao de sistemas informatizados de gesto de documentos e informaes. Caso contrrio, um aporte expressivo de recursos financeiros e humanos poderia ser mobilizado, sem eficcia, na informatizao do caos. Por outro lado, o avano das tecnologias da informao vem demonstrando que, cada vez mais, a definio e adoo de critrios de classificao e avaliao de documentos assumem o papel de requisitos indispensveis ao desenvolvimento ideal de sistemas informatizados de gesto de documentos e informaes. Estes critrios permitem uma identificao completa e padronizada dos tipos documentais produzidos, a descrio do contedo, o controle do trmite, e estabelecem os prazos de guarda e a destinao final dos documentos, dados esses, imprescindveis ao bom desempenho do sistema. A gesto integral dos documentos pblicos lanar, tambm, as bases necessrias integrao dos protocolos aos arquivos garantindo assim a rpida localizao dos documentos no apenas durante sua tramitao, mas tambm durante o perodo em que aguardam o cumprimento de seus prazos nos arquivos administrativos, ou, at mesmo, quando integrarem acervos permanentes. Nesse sentido, os responsveis pela implementao de programas de gesto documental devem demonstrar no apenas que a organizao precisa produzir e/ou consolidar um conhecimento sobre sua produo documental, o que envolveria uma rea tcnica - a arquivstica , mas tambm que a integrao dos protocolos com os arquivos faz-se cada vez mais necessria e que a informtica apresenta-se neste trabalho como uma ferramenta da gesto arquivstica de documentos e informaes.

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