DISEO DEL MANUAL DE

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA

RECURSOS HUMANOS DEL ISS, POR TIPO DE SECCIONAL DE ACUERDO A COMPLEJIDAD Y TAMAO (MODELO SECCIONAL CUNDINAMARCA Y D.C.)

MELBA LUCIA VERGARA

UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS BOGOTA 2007

DISEO DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DEL ISS, POR TIPO DE SECCIONAL DE ACUERDO A COMPLEJIDAD Y TAMAO (MODELO SECCIONAL CUNDINAMARCA Y D.C.)

MELBA LUCIA VERGARA

Trabajo de Grado para optar por el ttulo de Administrador de Empresas

Directora GILMA ARDILA DUARTE

UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS BOGOTA 2007

Nota de Aceptacin:

Presidente del Jurado

Jurado

Jurado

Bogot, 24 de Abril de 2007

DEDICATORIA Este trabajo esta dedicado en primera instancia a Dios por darme fe, esperanza y sabidura en mi camino y fuerza para levantarme cuando he decado.

A mi esposo Henry Alfonso y a mi linda Hija Ana lucia por su gran afecto, y compaa han ayudado alcanzar esta meta.

A mis padres Anibal y melba por brindarme su gran apoyo, confianza y su colaboracin para culminar mi carrera; con su gran amor han sabido iluminar todos mis triunfos y me han apoyando en mis cadas de manera incondicional A mis hermanos por su respaldo y empuje para realizar este sueo.

AGRADECIMIENTOS

La autora de este proyecto expresa sus agradecimientos a:

La doctora Gilma Ardila Duarte, directora de tesis, por sus aportes, conocimientos y apoyo acadmico durante la ejecucin del mismo. Al docente Lus Ignacio Lpez Farfn, por sus conocimientos y consejos relacionados en el contenido de la investigacin. Al docente ngel Alberto Montoya Corrales, por su mpetu y colaboracin metodolgica en la realizacin del mismo. Al instituto de los Seguros Sociales, por brindarme la oportunidad en este proyecto de ampliar la visin en el mejoramiento organizacional. A las doctoras Olga Beatriz Ramrez, asesora coordinacin de Seleccin y Administracin de personal ISS y Mara Luca Riao Crdenas, directora de Planeacin Corporativa; por confiar plenamente en las capacidades para la elaboracin de dicho proyecto, y al coordinar los pasos y procesos que fueron en tenidos en cuenta para dicha realizacin. A mi tutor Fabio Augusto Espinosa Salazar, por asesorarme en aspectos de metodologa y marcos tericos de administracin moderna. A mis padres, a mi esposo y a mi linda hija Ana Lucia.

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION. 1. PLANTEAMIENTO Y FORMULACION DEL PROBLEMA. 1.1. ENUNCIADO DEL PROBLEMA . 1.2. FORMULACION DEL PROBLEMA DE INVESTIGACION.. 2. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN.. 2.1. OBJETIVO GENERAL... 2.2. OBJETIVOS ESPECFICOS 3. JUSTIFICACION DE LA INVESTIGACION 3.1 DELIMITACION DE LA INVESTIGACION... 4. ANTECEDENTES.. 5. MARCO DE REFERENCIA.. 5.1. MARCO ANTROPOLOGICO FILOSOFICO 5.2 MARCO INSTITUCIONAL 5.2.1. MISIN.. 5.2.2. VISIN... 5.2.3. VALORES CORPORATIVOS 5.2.4. OBJETIVOS ESTRATGICOS. 5.2.5. POLTICA DE CALIDAD. 5.2.6. ORGANIGRAMA A NIVEL NACIONAL. 5.2.7. ORGANIGRAMA VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA... 5.2.8. SEGURO SOCIAL SECCIONAL CUNDINAMARCA... 5.2.9. FUNCIONES DE SERVIDORES DE LA FUNCIN PBLICA.. 5.3. MARCO LEGAL 5.4. MARCO TEORICO. 5.4.1. DEFINICIN DEL ALCANCE DEL PROYECTO. 5.4.2. CONCEPTO, OBJETIVOS Y VENTAJAS. 5.4.3. REGLAMENTO Y MANUAL

Pg. 11 12 12 13 14 14 14 15 17 18 21 21 23 28 28 28 29 30 31 33 34 37 41 46 48 52 54

5.4.4. CARACTERSTICAS DEL MANUAL. 5.4.5. CARACTERSTICAS DE LOS PROCESOS. 5.4.6. CLASIFICACIN DE LOS PROCESOS 5.4.7. ADECUACIN DE PROCESOS PREVIOS.. 5.4.8.HERRAMIENTAS PARA LA PLANIFICACIN DE PROCESOS.. 6. DISEO METODOLOGICO 6.1. TIPO DE INVESTIGACION. 6.2. DEFINICION DE LA POBLACION. 6.3.INSTRUMENTOS Y TECNICAS DE RECOLECCION DE DATOS 7. RESULTADOS ESPERADOS. 8. CRONOGRAMA CONCLUSIN BIBLIOGRAFA.. ANEXOS..

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LISTA DE TABLAS

TABLA 1. Disposiciones Internas Departamento Nacional de Compensaciones y Beneficios. TABLA 2. Disposiciones Internas Departamento Nacional de Desarrollo de Personal .. TABLA 3. Disposiciones Internas Departamento Nacional de Desarrollo de Personal - Salud Ocupacional .. TABLA 4. Disposiciones Internas Departamento Nacional de Seleccin y Administracin de Personal .

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LISTA DE FIGURAS

Pag. Figura 1. Organigrama Administrativo ISS nacional Figura 2 Organigrama vicepresidencia administrativa nacional 31 33

Figura 3. Organigrama a nivel departamental y Seccional ISS.... Figura 4. Organigrama ISS Seccional Cundinamarca rea de recursos humanos.

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NTRODUCCIN

El seguro social es objeto de investigacin por cuanto una de sus reas fundamentales tiene dificultades debido a que no se cuenta con un documento que enmarque todas las actividades diarias, propias de sus procesos, en los que se renan normas, directrices y formatos de los cuales todos los

funcionarios deben tener conocimiento; dicha rea es la relacionada con el Recurso humano. Actualmente se han presentado en el ISS grandes conflictos ocasionados por el mal manejo administrativo y esto ha afectado

enormemente la Gestin Operativa del Instituto.

Debido a la falta de un documento como soporte y gua para desarrollo de las funciones en el rea de Recursos Humanos seccional, el Departamento de Planeacin Nacional vio la necesidad de implantar el manual de procesos y procedimientos con el fin de incrementar la eficiencia, eficacia y efectividad en el desarrollo de las actividades y tareas; proyectando a la Institucin una cultura de mejoramiento continuo, orientado en la calidad del servicio y el uso eficiente de los recursos.

En los ltimos aos, el Seguro Social ha enfrentado grandes conflictos, debido al mal manejo administrativo, lo cual llev al gobierno ha tomar ciertas

determinaciones como escindir al Instituto de los Seguros Sociales y crear unas Empresas Sociales del Estado lo cual es muestra de su gran debilidad en trminos financieros y econmicos de la entidad.

Es de til importancia llevar a cabo el Manual, debido a que se necesita implementar un manual de base de acuerdo a complejidad y tamao (Seccional Atlntico, Valle y Antioquia).

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1. PLANTEAMIENTO Y FORMULACIN DEL PROBLEMA

1.1 ENUNCIADO DEL PROBLEMA

En la actualidad, la ISS Seccional Cundinamarca no cuenta con un Documento de informacin organizado, oportuno y unificado que le permita hacer uso eficiente de los recursos y facilitar la toma de decisiones. Las funciones que desarrollan los diferentes empleados del rea de Recursos Humanos no se coordinan, lo que permite que exista una duplicidad de tareas. La estandarizacin de procesos es una necesidad en el seguro social si se tiene en cuenta que a nivel Cundinamarca existen un grupo de tareas que deben llevar a cabo funcionarios de la entidad para cumplir con los objetivos de eficacia de la cultura organizacional.

Por lo tanto, la falta de un manual para el manejo de las responsabilidades ha conducido a que se apliquen juicios personales en la valoracin de los perfiles evaluados en los cargos y una falta de claridad frente al proceso necesario. Al no estar los procedimientos estandarizados, el proceso se puede estancar en la transicin de un paso a otro sin que nadie se percate de ello por la falta de comunicacin entre las dependencias.

De manera que el desempeo del rea en mencin, sea indispensable para la toma de decisiones, correspondiendo a la planeacin administrativa de los directivos, hacerse responsable en el diseo y elaboracin de manuales acordes con la gestin de la organizacin.

Si existe falta de coordinacin entre las funciones desempeadas por los empleados que laboran en las dependencias del rea de Recursos humanos;

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Dichas labores afectarn la ejecucin de las actividades que realizan las reas que de ellos dependen.

1.2 FORMULACION DEL PROBLEMA DE INVESTIGACION

El rea de Recursos Humanos Seccional Cundinamarca de la ISS Seccional Cundinamarca, requiere el diseo de manuales para el mejoramiento de sus procesos, operaciones y actividades que se realizan?

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2 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN

2.1. OBJETIVO GENERAL

Disear en el rea de Recursos Humanos de la ISS Seccional Cundinamarca el Manual de procesos y procedimientos, identificando cada uno de los procesos administrativos con su soporte reglamentario, procedimental y la identificacin de los Riesgos con el fin de garantizar eficiencia y efectividad en su aplicacin.

2.2. OBJETIVOS ESPECFICOS

Recopilar en un slo documento la informacin necesaria para el diseo del Manual de procesos y procedimientos que se desarrollan en cada una de las reas de la Seccional Recursos Humanos, que permita incrementar la eficiencia, eficacia, y efectividad de los mismos.

Estandarizar los procesos y procedimientos que se desarrollan en el rea con el fin de promover e interiorizar en mejoramiento continuo. los empleados una cultura de

Proporcionar una Herramienta que sirva de gua para la deteccin de los riesgos y los mecanismos de control que se implementaran en las diferentes reas.

Facilitar la induccin y el entrenamiento a cada nuevo puesto de trabajo.

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3. JUSTIFICACIN DE LA INVESTIGACIN

El diseo de un Manual de procesos procedimientos es importante en las organizaciones gubernamentales porque contiene una descripcin de

actividades que deben realizarse a travs de las funciones que desempean en cada unidad, rea o departamento existente. El manual incluye adems los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su

responsabilidad y participacin.

En la elaboracin de esta herramienta, se observan tanto actividades crticas que no son tenidas en cuenta por muchos funcionarios que deberan

desarrollarlas como tambin aquellas labores que tienen un grado de relevancia en la labor desempeada, es importante dado a que en el se contiene informacin de los procesos segn puestos de trabajo y su implicacin en la gestin.

Siendo la ISS Seccional Cundinamarca, una entidad de tipo gubernamental, requiere que sus actividades sean monitoreadas con cautela dados los procesos que en ella ocurren segn los niveles de jerarqua. La infraestructura orgnica de la ISS Seccional Cundinamarca, comprende el funcionamiento a nivel nacional presidencia, vicepresidencia y departamentos y a nivel seccional de gerente seccional, secretara seccional, departamentos y coordinaciones; cada rea se regula de forma autnoma y descentralizada con legislaciones del ISS del nivel nacional que se aprueban mediante decretos y resoluciones.

Si se observa a nivel seccional en el rea de Recursos Humanos, se encuentra que existen diversas actividades que con frecuencia pasan desapercibidas ya que normalmente cada trabajador no se concentra en las que son propias de su

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puesto de trabajo muchas veces sin tener claridad de porque y para que las ejecuta y cual es su importancia en el contexto de las dems actividades.

En consecuencia, tiene dificultades en el desarrollo de sus procesos, un gran porcentaje de los problemas que enfrenta tienen que ver con procesos mal diseados o ejecutados, los cuales requieren ser revisados y rediseados con miras a mejorar la eficiencia, el control y la productividad en el uso de los recursos, por esto se requerir de disear un Manual Procedimientos de Procesos y

En miras de corregir las fallas en los procesos, es importante disear un manual, el cual responde al levantamiento de estos e integra los mismos, con el fin de reducir tiempos, costos, actividades, tareas; orientadas a incrementar la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos del Instituto de Seguros Sociales en el rea de Recursos Humanos.

Este Trabajo de Grado se basa en el diseo de un Manual de Procesos el cual esta orientado a compilar la informacin que facilite al personal de la Institucin el cumplimiento de las actividades y la forma como deben ser desarrolladas.

Puede decirse que la utilidad del manual de procesos es mltiple, en virtud de ser un instrumento que permite conocer el funcionamiento interno en lo que respecta a la descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin. Asimismo, auxilia en la induccin al puesto y en el adiestramiento y capacitacin del personal en virtud de que describen en forma detallada las actividades por puesto.

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Como herramientas metodolgicas para el diseo del Manual se cuenta con documentos suministrados por la Direccin de Planeacin Corporativa del ISS. Inicialmente se realiza un levantamiento de la informacin por medio de entrevistas directas con cada uno de los funcionarios de las diferentes reas de Recursos Humanos, con respecto a los procedimientos que debe realizar para ejecutar su tarea, posteriormente se documentan los datos recopilados de las entrevistas en los formatos suministrados por el rea de dicha planeacin basndose en la Normatividad que rige al ISS. Una vez determinadas las actividades o pasos a seguir dentro de cada proceso se diagrama con los respectivos responsables de dichas actividades y se determinan los posibles riesgos existentes y se toman los controles necesarios para el desarrollo adecuado de las Actividades.

3.1 DELIMITACION DE LA INVESTIGACIN

Con el diseo del

Manual de Procesos se pretende facilitar la Correcta

ejecucin de las Actividades y Tareas definitivas para el logro de la Misin Institucional, sirviendo de gua para la Gestin de los funcionarios del Departamento asignado para la implementacin del manual. Dicha Investigacin se Inicio el da 2 de Junio aproximadamente de 8 meses. Este proyecto se Realiz Cundinamarca en el Instituto de Seguros Sociales Seccional de 2006 Con una Duracin

Ubicado en la Av. 19 No 14-21 piso 4 Departamento de

Recursos Humanos El Departamento de Recursos Humanos Seccional Cundinamarca , Gestin del talento Humano esta Conformada por 4 reas que son : Coordinacin de Seleccin Y Administracin de Personal. Coordinacin de Desarrollo de Personal.

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Coordinacin de Bienestar Social . Oficina de Pensiones. 4. ANTECEDENTES

El Recurso Humano es una de las reas por excelencia que tiene gran cantidad de autores proponentes de teoras y conceptos, el talento de la fuerza laboral debe observarse como un proceso que tiene en cuenta los conocimientos y habilidades en el desempeo del cargo, segn el autor Idalberto Chiavenato: La administracin de recursos humanos (personal) es el proceso administrativo aplicado al acrecentamiento y conservacin del esfuerzo, las experiencias, la salud, los conocimientos, las habilidades, etc., de los miembros de la organizacin, en beneficio del individuo, de la propia organizacin y del pas en general.1 Es por esto que las habilidades en el desempeo laboral han sido evaluadas, de acuerdo a cierta cantidad de factores que influyen, tenindose en cuenta los procesos que debe llevar a cabo en una organizacin. La administracin en el intento de estudiar el rendimiento de cada trabajador, propone a las organizaciones la creacin de manuales de funciones, procesos y procedimientos, como en cierta oportunidad el autor expresa: El manual incluye adems los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participacin. Suelen contener informacin y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, mquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa. En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsin la informacin bsica referente al funcionamiento de todas las Franklin Fincowsky

1 CHIAVENATO Idalberto, Administracin de Recursos Humanos, McGraw Hill, Mxico, 1993. pag. 173,174

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unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluacin y control interno y su vigilancia, la conciencia en los

Empleados y en sus jefes de que el trabajo se esta realizando o no adecuadamente.2 En la implementacin de un manual implica aplicar muchos conceptos en torno a la reglamentacin y la cultura corporativa de la organizacin como explica el autor Enrique Benjamn Franklin:

Se debe tomar en cuenta la reglamentacin jurdicoadministrativa que regula la realizacin del trabajo, como se ha atendido por parte de las unidades responsables de hacerlo y qu efecto ha tenido sobre otras unidades, organizaciones, clientes y/o usuarios.

es oportuno, en su caso, considerar la evolucin o desarrollo de las estructuras organizacionales anteriores y los resultados que se obtuvieron, lo cual permite contar con un marco de referencia histrico para comprender mejor la situacin actual.

Se toma en cuenta los siguientes aspectos: Objetivos, Estructura orgnica Normas y polticas administrativas, Funciones, Procedimientos, Instrumentos jurdico

2 ENRIQUE Benjamn, Organizacin de empresas, anlisis diseo y estructura FCA - UNAM MXICO

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administrativos, Equipo, Condiciones de trabajo, Ambiente laboral.3

En muchas organizaciones de tipo empresarial y estatal, la implementacin de manuales ha tenido una gran relevancia como se observa en el Fondo de Desarrollo de la Educacin Superior (FODESEP), entidad de Economa Solidaria que promova la creacin de un manual de procesos y procedimientos con el fin de fortalecer los mecanismos de sensibilizacin, que se despliegan y solidifican para brindar fortalecimiento a la cultura del Autocontrol y del mismo Sistema de Control Interno.

El manejo de los Procesos que en el se dieron a conocer, describen la estructura, base conceptual y visin en conjunto, de las actividades misionales y de soporte del Fondo de Desarrollo de la Educacin Superior, con el fin de dotar a la misma Entidad, de una herramienta de trabajo que contribuya al cumplimiento eficaz y eficiente de la misin y metas esenciales, contempladas en el Plan Estratgico.

3 BENJAMN FRANKLIN, ENRIQUE, Organizacin de Empresas, Anlisis y Diseo de Estructuras. Editorial MC Graw Hill. Mxico 2001

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5. MARCO DE REFERENCIA

5.1 MARCO ANTROPOLGICO- FILOSOFICO

En la presente investigacin se delimita una concepcin filosfica del hombre como el factor primordial tanto en la sociedad como para el desarrollo de la organizacin. Actualmente las empresas atraviesan por un momento de continuos cambio debido a la globalizacin, a los avances tecnolgicos y a la competitividad lo cual la obliga a adaptarse a Modelos Administrativos que les permitan competir y Sobresalir en el mercado y poder enfrentarse a los continuos cambios que ocurren en el mundo. De modo que ser necesario crear una conciencia de tipo investigativo en las empresas y organizaciones Colombianas con el fin de apoyar la participacin y el compromiso de todos los empleados, en la bsqueda de ptimos resultados buscando no solo el beneficio propio sino el beneficio conjunto de la organizacin. El hombre como eje de la organizacin debe estar en continuo desarrollo y capacitacin, contribuyendo con la organizacin en el desarrollo las metas y objetivos ayudando a conseguir el xito trabajando de manera tica y buscando construir una Cultura Organizacional esencial y de Pertenencia. El enfoque de calidad en la planeacin ayuda a la comprensin del

mejoramiento en los procesos: La filosofa de Calidad total deber llevar a una nueva y permanente transformacin de la concepcin del hombre como el centro de atencin de toda la empresa, ya sea un Gerente, un funcionario, un jefe, un Supervisor, modificando las relaciones tradicionales tanto de la empresa con su entorno como en su interior en toda su estructura orgnica4.
4 MARIO, Hernando. Planeacin Estratgica. Taller Editorial. Bogot, 1999.

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Segn la teora administrativa de control de gestin, la elaboracin de manuales en empresas busca que exista un documento completo y actualizado de consulta, que establezca un mtodo estndar para ejecutar el trabajo de las dependencias. En este sentido, el Manual de Procesos y Procedimientos est dirigido a todas las personas constituye en un elemento de apoyo til para el cumplimiento de las responsabilidades asignadas, y para coadyuvar,

conjuntamente con el control Interno, en la consecucin de las metas de desempeo y rentabilidad, asegurar la informacin y consolidar el cumplimiento normativo.

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5.2 MARCO INSTITUCIONAL

El ISS es una de las empresas ms grandes del Estado y el principal actor en el campo de la Seguridad Social en Colombia; durante ms de 50 aos ha brindado servicios de salud y garantizado las pensiones de millones de colombianos.

1945 - 1950. Creacin del instituto colombiano de seguros sociales (ICSS)

El Ministro de Trabajo y Seguridad Social, Adn Arriaga Andrade, present en 1945 al Senado de la Repblica un proyecto de ley por la cual se estableca en Colombia el Seguro Social obligatorio. La ley contena 6 captulos y 84 artculos. Paralelamente fue creado el Ministerio de Higiene por medio de la Ley 27 de 1946. Rudolph Metalle propuso la creacin por medio del Decreto 2402 del 17 de Julio de 1947, con el nombre de Departamento Nacional de Seguros Sociales.

Finalmente fue establecido legalmente el 19 de Junio de 1948, mediante el Decreto 2347 de ese mismo ao, bajo el nombre de Instituto Colombiano de Seguros Sociales. Su primer gerente fue el abogado y economista Carlos Echeverri Herrera hasta Noviembre de 1950. El capital inicial era tripartito, es decir lo componan 3 partes: El Gobierno, los empresarios y los trabajadores (representados por los sindicados). 1.977 El ICSS cambia de nombre a Instituto de Seguros Sociales Mediante decreto ley 650 desarrollo de la Ley 12 de 1977, le cambi el nombre de Instituto Colombiano de Seguros Sociales por el de Instituto de Seguros Sociales (ISS), como se le conoce en la actualidad. Fue creado como una institucin autnoma de derecho social, con patrimonio independiente. Se

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separ la estructura financiera de los riesgos econmicos y de salud. Se aplic una Reforma Pensional y se evit una duplicidad de funciones existentes hasta entonces entre el ISS y el Sistema Nacional de Salud.

1991 La gran reforma de la seguridad social: constitucin de 1991.

El artculo 48 de la carta establece: La Seguridad Social es un derecho pblico de carcter obligatorio que se prestar bajo la direccin y control del Estado, en su gestin a los principios de eficiencia, universalidad y solidaridad en los trminos que establezca la ley. Se le garantiza a todos los habitantes el derecho irrenunciable de la Seguridad Social.

El Decreto 2148 de 1992 establece que El Instituto de Seguros Sociales es una Empresa Industrial y Comercial del Estado, del orden nacional, con personera jurdica, autonoma administrativa y capital independiente, vinculada al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social; adems, la Ley 100 de 1993 le asign competencias en tres grandes reas de gestin: Salud, Pensiones, y Riesgos Profesionales, convirtindose en el mayor holding empresarial con cubrimiento nacional en el rea de la Seguridad Social:

1993. La Ley 100 de 1993 le asign competencias en 3 grandes reas de gestin: SALUD, PENSIONES y RIESGOS PROFESIONALES, otorgando cubrimiento Nacional en el rea de Seguridad Social. La Superintendencia Nacional de Salud expidi el Certificado de funcionamiento al Instituto de Seguros Sociales Entidad Promotora de Salud - mediante Resolucin No. 0024 de enero 18 de 1995 y con la Resolucin No.193 de 1995, se aprueba el rea geogrfica de influencia a los 28 departamentos del pas. Desde 1995 hasta junio de 2003,

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la Empresa Promotora de Salud del Seguro Social garantiz la prestacin de los servicios contemplados por la Ley 100 y definidos por el Plan Obligatorio de Salud, a travs de una red propia de IPS (Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud) conformada por 234 Centros de Atencin Ambulatoria (CAA) y 37 clnicas en todo el pas.

Desde 1995 hasta junio de 2003, la Empresa Promotora de Salud del Seguro Social garantiz la prestacin de los servicios contemplados por la Ley 100 y definidos por el Plan Obligatorio de Salud, a travs de una red propia de IPS (Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud) conformada por 234 centros de Atencin Ambulatoria (CAA) y 37 clnicas en todo el pas pertenecientes en ese entonces al Seguro Social.

El Decreto 1750 de junio 26 de 2003 separa del Instituto de Seguros Sociales - Vicepresidencia de Prestacin de Servicios de Salud (EPS ISS), todas las Clnicas y Centros de Atencin Ambulatoria, quedando estas instituciones organizadas a travs de la figura de Empresas Sociales del Estado - ESE de acuerdo con la regionalizacin en el pas y adscritas al Ministerio de Proteccin Social.

- Salud: Para cumplir con los objetivos establecidos por el Sistema General de Seguridad Social en Salud, en cuanto a regular el servicio pblico esencial de salud y crear condiciones de acceso de toda la poblacin al servicio en todos los niveles de atencin, el ISS cuenta con una cobertura nacional en ms de 1014 municipios. Los servicios son ofrecidos a travs de 230 Centros de Atencin Ambulatoria (CAA), encargados de prestar el primer nivel de atencin (servicios de baja complejidad). A partir del decreto 1750 de 2003 se escinde el

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Instituto de Seguros Sociales y se crean unas Empresas Sociales del Estado de la siguiente manera: Artculo 1. Escisin. Escndese del Instituto de Seguros Sociales la Vicepresidencia de Prestacin de Servicios de Salud, todas las Clnicas y todos los Centros de Atencin Ambulatoria.

Artculo 2. Creacin de empresas sociales del Estado. Cranse las siguientes Empresas Sociales del Estado, que constituyen una categora especial de entidad pblica descentralizada del nivel nacional, con personera jurdica, autonoma administrativa y patrimonio propio, adscritas al Ministerio de la Proteccin Social, y cuyas denominaciones son: 1. Empresa Social del Estado Rafael Uribe Uribe. 2. Empresa Social del Estado Jos Prudencio Padilla. 3. Empresa Social del Estado Antonio Nario. 4. Empresa Social del Estado Lus Carlos Galn Sarmiento. 5. Empresa Social del Estado Policarpa Salavarrieta. 6. Empresa Social del Estado Francisco de Paula Santander, y 7. Empresa Social del Estado Rita Arango lvarez del Pino. Gerencias seccionales: Se constituyen en nmero de veinticinco (25), teniendo tal calidad de la atencin ambulatoria y la administrativa, sin perjuicio que la presidencia del instituto las puede constituir en una sola, cuando as se requiera para racionalizar el servicio. Se encuentran as distribuidas: No. 1 Cundinamarca No. 2. Antioquia No. 3. Risaralda No. 4. Valle del Cauca No. 5. Magdalena No. 6 Boyac No. 7 Caldas No. 8 Huila No. 9 Nario No. 10 Meta No. 11 Tolima No. 12 Guajira

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No. 13 Santander No. 14 Norte de Santander No. 15 Cauca No. 16 Cesar No. 17 Atlntico No. 18 Bolvar No. 19 Choc No. 20 Quindo No 21 Putumayo No. 22 Amazonas No. 23 San Andrs No. 24 Sucre - Pensiones: El Sistema General de Pensiones est compuesto por dos regmenes que coexisten, pero excluyentes entre s. El Rgimen de Ahorro Individual con Solidaridad, manejado por las administradoras de Fondos de Pensiones, AFP; y el Rgimen Solidario de Prima Media con Prestacin Definida, administrado por el ISS, mediante el cual los afiliados o sus beneficiarios obtienen una Pensin de Vejez, Invalidez o Sobrevivientes o en su defecto la Indemnizacin Sustitutiva, previamente definidas en la Ley. Para la administracin de est ltimo Rgimen de Pensiones, el Seguro Social cuenta con ms de 27 Centros de Atencin de Pensiones (CAP) a lo largo del territorio colombiano.

- Riesgos Laborales: El Seguro Social cuenta en la actualidad a nivel nacional con 29 Centros de Atencin Bsica en Salud Ocupacional (CABSO), 4 Laboratorios de Toxicologa Analtica y con la red de apoyo del ISS, para cumplir con los objetivos establecidos por el Sistema General de Riesgos Profesionales en cuanto a establecer actividades de promocin y prevencin tendientes a mejorar las condiciones de trabajo y salud de la poblacin trabajadora; fijar las prestaciones de atencin de la salud de los trabajadores y las prestaciones econmicas por incapacidad temporal, permanente, por invalidez y muerte, por enfermedad o accidente de origen profesional; fortalecer

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las actividades encaminadas a establecer el origen de los accidentes y las enfermedades profesionales y el control de los agentes de riesgos ocupacionales. 5.2.1. MISIN

Brindar

aseguramiento

los

trabajadores,

empresas

pensionados

colombianos y sus familias en salud, pensiones, riesgos profesionales y otros seguros de proteccin social, orientados por los principios de universalidad, sostenibilidad, calidad y eficiencia.

5.2.2. VISIN

En el 2015 seremos reconocidos como la empresa de aseguramiento en salud, pensiones, riesgos profesionales y otros seguros de proteccin social, preferida por los colombianos por los altos estndares de calidad, oportunidad e innovacin de nuestros servicios, con un alto sentido humano y responsabilidad social. 5.2.3. VALORES CORPORATIVOS APRENDIZAJE CONTINUO: Se refiere a la habilidad para adquirir y asimilar nuevos conocimientos y destrezas y utilizarlos en la prctica laboral como un valor agregado. Tambin se refiere a la permanente actitud de aprendizaje.

TRABAJO EN EQUIPO: Es la capacidad de trabajar con otros para conseguir metas comunes. Es participar activamente en equipos ofreciendo abiertamente ideas y opiniones demostrando compromiso con los objetivos comunes del grupo.

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SERVICIO Y SATISFACCIN DE LOS USUARIOS: Es la disposicin para cumplir y superar las expectativas de los clientes internos y externos Satisfaciendo sus necesidades .Es tambin la habilidad para obtener informacin de los clientes y utilizarla para mejorar el servicio anticipndose a las necesidades de los usuarios.

RESPONSABILIDAD POR RESULTADOS: Capacidad para superar con xito las metas y objetivos propuestos por la organizacin siendo persistente utilizando eficazmente los recursos y revisando peridicamente el progreso hacia las metas de corto y largo plazo obteniendo resultados medibles sustentados por datos especficos.

EXCELENCIA: Es ser el mejor dentro de los mejores

COMPETITIVIDAD: Se refiere a tener los mejores indicadores del sector, los mejores estndares de calidad al menor costo y un equipo humano formado, entrenado y capacitado, flexible al cambio, con una gran vocacin de servicio.

5.2.4. OBJETIVOS ESTRATGICOS 1. Desarrollar un equipo humano capaz de llevar a cabo la estrategia. 2. Implementar un Sistema de Gestin de la Calidad que garantice los altos estndares que requiere el asegurado. 3. Disponer de un modelo de administracin que garantice una eficiente promocin y prevencin de los riegos. 4. Garantizar la permanencia de los asegurados y ampliar la cobertura. 5. Mejorar la tecnologa y los sistemas de informacin y comunicacin para respaldar una eficiente gestin.

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6. Lograr el equilibrio financiero operacional que garantice la sostenibilidad del ISS.

5.2.5. POLTICA DE CALIDAD EL INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES trabajar en forma permanente para brindar los servicios de aseguramiento en salud, pensiones y riesgos profesionales, con calidad innovacin y eficiencia, para lo cual se compromete a:

Atender a sus asegurados en las mejores condiciones de oportunidad, eficiencia, seguridad y comodidad. Promover el cuidado de la salud y la prevencin de la enfermedad de sus asegurados en salud y en riesgos profesionales. Garantizar el oportuno reconocimiento de las prestaciones econmicas y asistenciales de sus asegurados. Garantizar la disponibilidad permanente de la red de servicios asistenciales. Cumplir los compromisos adquiridos con los asegurados y aquellos que le establece la ley. Garantizar informacin oportuna y precisa para el anlisis, administracin y gestin de riesgos, que requieren sus asegurados. Contar con personal idneo y calificado para la atencin a sus asegurados. Promover el mejoramiento continuo de la eficacia, eficiencia y efectividad de sus procesos en especial a partir de la retroalimentacin de sus asegurados. Garantizar la adecuada gestin de los ingresos y la eficiente utilizacin de los recursos para lograr el equilibrio financiero requerido.

5.2.6. ORGANIGRAMA A NIVEL NACIONAL

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A nivel nacional, la jerarqua del Instituto de los seguros sociales ISS se conforma por un consejo directivo, la revisora fiscal, la presidencia que tiene a cargo la secretaria general, las direcciones: jurdica Nacional, de auditoria disciplinaria, de auditoria interna, de planeacin corporativa, de relaciones corporativas y comunicaciones; que a su vez coordinan 5 vicepresidencias cada una con su propia estructura., y 25 seccionales que segn su tamao presentan una estructura diferente y se clasifican en seccional tipo A, B, C D, las cuales tambin dependen directamente de la Presidencia del ISS, representadas de la siguiente manera:

Figura 1. Organigrama Administrativo ISS nacional Fuente: www.iss.gov.co/ estructuraiss.pdf

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La vicepresidencia administrativa es el rgano encargado de coordinar la ejecucin de las operaciones realizada por la gerencia nacional de bienes y servicios, de Recursos Humanos, Nacional de Informtica, Nacional Comercial y de Administracin de la sede administrativa nacional.

La gerencia Nacional de Bienes y servicios es responsable de la implementacin de activos hospitalarios, compras necesarias para el

funcionamiento de los Centros de Atencin Ambulatoria (CAA) y Entidades Sociales del Estado (E.S.E.).

La gerencia Nacional de Recursos Humanos es el rea que tiene a su cargo la seleccin del talento humano y el proceso de contratacin laboral, la informacin de la nomina correspondiente del Seguro social a nivel nacional, y a su vez dirige y coordina el plan de compensaciones para los trabajadores del estado, desarrolla actividades en las relaciones laborales.

La gerencia Nacional de Informtica es el rea que coordina la instalacin de sistemas de informacin, velando por la entrega de los medios magnticos, actualizacin base de datos de los afiliados y trabajadores del estado.

La gerencia Nacional Comercial es el rea que se encarga de promover la afiliacin de salud, pensiones y nacional. ARP con asesores especializados a nivel

El Departamento Administrativo de la Sede Administrativa Nacional es la dependencia que se encarga de planear estrategias para la ejecucin de polticas a nivel de todas las seccionales en el pas.

32

5.2.7. ORGANIGRAMA VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA NACIONAL

Figura 2. Organigrama vicepresidencia administrativa nacional

FUENTE: Pgina Web del ISS: www.iss.gov.co/estructuraiss.pdf

Durante el ao 2005, mediante expedicin del decreto del 20 de Mayo, el Presidente de la Repblica adopta el modelo de Control interno para todas las entidades que contemplan el artculo 5 de la ley 87 de 1993, contribuyendo a fortalecer la gestin de las organizaciones.

33

En la actual coyuntura Administrativa teniendo en cuenta la expedicin del Decreto 1599 del 20 de Mayo de 2005 mediante el cual, el Presidente de la Republica previa revisin del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en

materia de Control Interno adopta el Modelo para todas las entidades que contemplan dicho artculo contribuyendo a fortalecer Organizaciones. la Gestin de las

Para el logro de la Misin Institucional, se adopto mediante Resolucin No 0142 del 23 de enero del 2006, tomando como referencia el Manual de polticas, proceso y procedimientos del la Gerencia Nacional de Recursos Humanos.

Algunos procesos contemplados en este manual son aplicables en las Seccionales y con la finalidad de cumplir con los mismos objetivos.

5.2.8. SEGURO SOCIAL SECCIONAL CUNDINAMARCA

Teniendo presente el modelo adoptado por la Gerencia Nacional del Recurso Humano, la Seccional Cundinamarca, implementar dicho manual de acuerdo a niveles de complejidad y tamao administrativo en cuatro reas fundamentales: coordinacin de bienestar social, coordinacin de administracin y desarrollo de personal, coordinacin de seleccin de personal y el rea de pensin por jubilacin. De acuerdo con el principio de eficacia es responsabilidad de los servidores del estado promover el uso de manuales y documentos los cuales deben ser difundido en Recursos Humanos Seccional Cundinamarca del ISS dando a conocer la Normatividad vigente e identificar las principales actividades Homologas con el Nivel Nacional y para el fortalecimiento de la deteccin de Riesgos. A Partir de su revisin se debe homologar los procesos del manual de

34

procesos y procedimientos del Nivel Nacional con los de la Seccional Cundinamarca.

Para el cumplimiento y requerimiento de la homologacin, se inician actividades de: revisin , Levantamiento, Estandarizacin , Documentacin y Validacin de los Procesos Procedimientos y Riesgos, para Optimizar los Recursos y Brindar un Mejor Servicio.

FIGURA 3. Organigrama a nivel departamental y Seccional ISS

FUENTE: Pgina Web del ISS: www.iss.gov.co/estructuraiss.pdf

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SEGURO SOCIAL SECCIONAL CUNDINAMARCA AREA DE RECURSOS HUMANOS Gestin del Talento Humano

COORDINACION SELECCIN Y ADMINISTRACION DE PERSONAL

SITUACIONES ADMINISTRATIVAS

BIENESTAR COORDINACION DE BIENESTAR SOCIAL SALUD OCUPACIONAL

AREA DE RECURSOS HUMANOS GESTION DEL TALENTO HUMANO

COORDINACION DESARROLLO DE PERSONAL

CAPACITACION

OFICINA DE PENSIONES

DE PENSION DE JUBILACION

Coordinacin, Seleccin y Administracin de Personal Coordinacin de Bienestar Social Coordinacin desarrollo de Personal Oficina de Pensiones Figura 4. Organigrama ISS seccional Cundinamarca rea de Recursos Humanos
FUENTE: Pgina Web del ISS: www.iss.gov.co/estructuraiss.pdf

36

5.2.9. FUNCIONES DE SERVIDORES DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS-SECCIONAL CUNDINAMARCA

Decreto No 1403 por el cual se aprueba el acuerdo No. 62 del 29 de Junio de 1994 del consejo directivo del ISS que adopta la estructura interna y establece las funciones de sus dependencias.

Art. 106 El Departamento Seccional de Recursos Humanos, cumplir las siguientes funciones:

Ejecutar las Normas y procedimientos establecidos para el manejo de los recursos Humanos de su rea de influencia.

Cumplir y hacer cumplir la normatividad en lo referente a la administracin del recurso humano en la seccional .

Evaluar el cumplimiento y efectividad de las normas y procedimientos establecidos para el manejo de recurso humano.

Asistir , Coordinar y evaluar a las unidades operativas en el cumplimiento de las polticas y definicin de planes y programas sobre gestin de recursos humanos.

Consolidar las necesidades de Recurso humano prevista a corto y mediano plazo de la seccional.

Evaluar la aplicacin del sistema de salarios y beneficios al personal de su rea de influencia y proponer los ajustes necesarios.

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Presentar proyectos de asignacin de primas, estmulos y beneficios de los servidores del ISS.

Administrar las convenciones colectivas que celebre el ISS y sus agremiaciones sindicales.

Atender a las agremiaciones sindicales y proponer soluciones a sus solicitudes laborales , en relacin con las convenciones colectivas y dems normas vigentes.

Resolver los requerimientos laborales de los servidores ISS en uso de su derecho de peticin.

Dirigir los procesos judiciales en materia laboral de su rea de influencia.

Aplicar los mecanismos que permitan el adecuado manejo de la planta de personal.

Atender consultas y reclamos de los empleados.

Las dems que se le asignen.

ART. 107 - La Coordinacin Seleccin y Administracin de Personal, cumplir las siguientes funciones:

Ejecutar las normas y procedimientos establecidos para la seleccin de personal de su rea de influencia.

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Velar por el cumplimiento de las normas y procedimientos en materia de seleccin de personal.

Evaluar el cumplimiento y efectividad de las normas y procedimientos establecidos para la seleccin de personal.

Realizar las negociaciones con las entidades externas en materia de seleccin de personal de acuerdo con los parmetros establecidos por el Nivel Nacional.

Administrar el archivo de los documentos y hojas de vida de los empleados de la sede seccional.

Velar por la correcta administracin y archivo de los documentos y hojas de vida de las unidades operativas.

Tramitar consultas y reclamos de los empleados.

Art. 108. La Coordinacin Desarrollo de Personal cumplir las siguientes funciones:

Ejecutar las normas y procedimientos establecidos para el desarrollo del personal de su rea de influencia.

Velar por el cumplimiento de las normas y procedimientos en materia de desarrollo de personal.

Evaluar el cumplimiento y efectividad de las normas y procedimientos establecidos para el desarrollo del personal.

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Proponer modificaciones y actualizaciones de normas y procedimientos de desarrollo de personal.

Ejecutar los programas de desarrollo de personal en virtud de convenios nacionales e internacionales celebrados por el ISS.

Tramitar consultas y reclamos de los empleados.

Art. 110. La Coordinacin de Bienestar Social cumplir las siguientes funciones: Ejecutar las normas y procedimientos establecidos para el desarrollo del personal de su rea de influencia.

Velar por el cumplimiento de las normas y procedimientos en materia de desarrollo de personal.

Evaluar el cumplimiento y efectividad de las normas y procedimientos establecidos para el desarrollo del personal.

Proponer modificaciones y actualizaciones de normas y procedimientos de desarrollo de personal.

Art. 112. La Oficina de Pensiones cumplir las siguientes funciones: Brindar la informacin disponible de las prestaciones sociales de los empleados oficiales.

Realizar el trmite correspondiente de las pensiones por jubilacin, invalidez y fallecimiento de cnyuge o correspondiente por grado de consanguinidad.

40

5.3 MARCO LEGAL El rea de Recursos Humanos como entidad que representa la seguridad social del estado, hace empleo de las normatividades en disposiciones internas y externas relacionando salud, pensiones y Riesgos profesionales. DISPOSICIONES INTERNAS DEL ISS RELACIONADAS CON LOS

SISTEMAS DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD, PENSIONES Y RIESGOS PROFESIONALES

GERENCIA NACIONAL DE RECURSOS HUMANOS Tabla 1. Disposiciones Internas Compensaciones y Beneficios

No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 Acto Administrativo Resolucin 0749 Fecha 02-07-75

Departamento
Asunto

Nacional

de

Acuerdo 051 25-01-79 Acuerdo 056 29-03-79 Concepto DJN 2770 11-08-86 Resolucin 0416 Resolucin 3263 Resolucin 3674 Resolucin 2771 Resolucin 2904 Resolucin 3806 Concepto DJN 12966 Resolucin 4771 Circular 0061 Resolucin 7372 Resolucin 0666 Resolucin 1130 Circular 0034 30-01-89 24-07-95 14-08-95 07-06-96 13-06-96 22-07-96 26-07-96 09-09-96 22-11-96 30-12-96 27-02-97 08-04-97 10-04-97

Creacin de la Guardera 2, Seccional Cundinamarca. Trabajo suplementario o de horas extras. Trabajo en dominicales y festivosCesantas e intereses sobre las cesantas. Creacin del preescolar Seccional Cundinamarca. Funciones Coordinacin nacional de nminas y de Bienestar social. Disposiciones para el Programa de Retiro Laboral ISS Reconocimiento prima de localizacin. Prima tcnica. Reconocimiento prima de localizacin. Cesantas e intereses sobre las cesantas. Reconocimiento prima de localizacin. Procedimiento para autorizacin y pago de horas extras. Crea Fondo Reserva de Cesantas Normas sobre venta de inservibles. Dotacin de uniformes. Sentencia 579/96 corte constitucional. Consultas e inquietudes sobre aplicacin beneficios

41

No.

Acto Administrativo

Fecha

Asunto convencin colectiva funcionarios de seguridad social y pblicos

18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34

Circular 0063 Circular 0072 Circular 0109 Resolucin 3094 Circular 0122 Resolucin 3696 Resolucin 3695 Resolucin 3699 Concepto DJN 913 Oficio GNRH 8390 Circular 0260 Concepto DNRL 27676 Concepto 2550 Circular 0306 Circular 0328 Resolucin 3523 Resolucin 0248

25-06-97 15-07-97 15-10-97 27-10-97 04-11-97 16-12-97 16-12-97 17-12-97 15-03-98 17-04-98 02-12-98 23-12-98 05-05-99 07-05-99 10-09-99 29-10-99 28-01-00

Aportes para fiscales. Trabajo horas extras, dominicales y festivos Reemplazos personal supernumerario Premio ISS a la excelencia acadmica. Provisin temporal de vacantes definitivas de trabajadores oficiales mediante contrato de trabajo a trmino fijo Bienestar social- vivienda. Reglamenta la composicin y funcionamiento de los comits de bienestar social en el ISS y los procesos por desarrollar. Comit de cesantas. Cesantas e intereses sobre las cesantas. Instrucciones sobre auxilios de guardera segn artculo 74 de la CCT Traslado obligatorio de cesantas empleados pblicos al fondo Nacional del Ahorro. Trabajo suplementario. Cesantas parciales. Racionalizacin del gasto por horas extras, dominicales y festivos Trabajo horas extras, diurnas y nocturnas, dominicales y festivos Modifica en parte la resolucin 3696/97 de vivienda Delegaciones en Administracin de Recursos Humanos Regula las condiciones y las relaciones de trabajo. Premio nacional del Instituto de Seguros Sociales a la excelencia acadmica, art. 96 Dotacin de uniformes a los trabajadores oficial del ISS, art. 89 Plan especial de prstamos de vivienda, art. 64 Reglamenta el fondo de estmulos a la gestin en el ISS Composicin y Funcionamiento Comit Cesantas Adopta Manual de Procesos del Fondo Cesantas Se reglamenta dotacin de uniformes en el ISS Modifica resolucin 629/2002. Comit de Cesantas

35

Acuerdo Integral entre el Gobierno, el ISS y 31-10-01 Sintraseguridad Social Resolucin 5890 Resolucin 0629 Resolucin 1551 Resolucin 1693 Resolucin 3104 31-12-01 06-02-02 05-04-02 16-04-02 19-07-02

36 37 38 39 40

42

Tabla 2. Disposiciones Internas Departamento Nacional de Desarrollo de Personal

No. 1 2 3 4

Acto Administrativo Resolucin 13781 Resolucin 2575 Resolucin 3694 Resolucin 0225 Acuerdo Integral entre el Gobierno, el ISS y Sintraseguridad Social Resolucin 5890 Resolucin 0631

Fecha 07-02-91 13-06-95 10-12-97 28-01-98

ASUNTO Se fijan procedimientos para solicitudes de Especializacin en el exterior. Se adopta el Manual de Induccin y Reinduccin en el ISS. Por medio de la cual se reglamenta la composicin y funcionamiento del Comit Docente Nacional y los Comits Seccionales, Clnicas y Zona de Urab de Capacitacin Reglamento de Capacitacin en el ISS. Se reglamenta la adecuacin de horarios para capacitacin Pargrafo 1 Art.84 Por la cual se reglamenta el Fondo de Estmulos a la Gestin en el Instituto de Seguros Sociales. Delegacin de facultades y funciones en materia de admn.. de Recursos Humanos.

31-10-01

6 7

31-12-01 18-03-03

Tabla 3. Disposiciones Internas Departamento Nacional de Desarrollo de Personal - Salud Ocupacional No. Acto Administrativo Fecha Asunto Accidente de Trabajo antes o despus de la jornada. Art. 77. Conformacin de Comit Paritario de Salud Ocupacional, creacin del rea de Salud Ocupacional, asignacin de $ 150.000.000 anuales para salud ocupacional, elaboracin del Programa de Salud Ocupacional, dotacin de elementos de proteccin persona, art. 78 Por la cual se establecen los mecanismos de eleccin de miembros para integrar los comits paritarios de Salud Ocupacional del Instituto de Seguros Sociales

Acuerdo Integral entre el Gobierno, el ISS y 31-10-01 Sintraseguridad Social

Resolucin 0419

24-02-05

Tabla 4. Disposiciones Internas Departamento Nacional de Seleccin y Administracin de Personal No. 1 2 3 4 5 6 7 8 10 Acto Administrativo Acuerdo 064 Resolucin 2800 Resolucin 1861 Resolucin 1798 Resolucin 6378 Resolucin 4111 Resolucin 0665 Resolucin 2904 Resolucin 0005 Fecha 29-06-94 01-07-94 08-05-95 25-06-95 28-07-95 06-09-95 26-01-96 16-06-96 05-01-98 Asunto Planta de personal global y flexible para el ISS. Manual de funciones y requisitos para el desempeo de empleos en el I.S.S. Modifica parcialmente la resolucin 2800 Modifica parcialmente la resolucin 2800 Estructura de las Clnicas Autoriza el Funcionamiento de los CAA,s Modifica parcialmente la resolucin 2800 Se reglamenta la Prima Tcnica para los mdicos del rea asistencial Establece procedimientos para la provisin de cargos de trabajador oficial.

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Resolucin 0142 del 23 de Enero de 2006

Por medio del cual se adopta el manual de polticas, procesos y procedimientos de la Gerencia Nacional de Recursos Humanos del Instituto de Seguros Sociales.

El presidente del Instituto de los Seguros Sociales En uso de sus facultades legales, y en especial de las conferidas en los numerales 1,3 y 14 del artculo 11 del Decreto 2148 de 1992; y en los literales b), c) e i) del artculo 4 La ley 87 de 1993;

Considerando Que de conformidad con lo establecido en el pargrafo nico del artculo 1 de la ley 87 de 1993, los manuales de procesos constituyen uno de los instrumentos a travs de los cuales se cumple el control interno de la entidad.

Que para el Instituto de los Seguros Sociales la aplicacin de este instrumento contribuye al cumplimiento de uno de los objetivos del control interno como es el de garantizar la eficacia, eficiencia y economa de todas las operaciones, promoviendo y facilitando la correcta ejecucin de las actividades y tareas definidas para el logro de la misin institucional.

Que los manuales de procesos permiten al instituto contar con un adecuado manejo de desarrolla administrativo, dentro de parmetros de calidad y agilidad de gestin en la Entidad.

Que en virtud de lo anterior se hace necesario optimizar la calidad de la prestacin de los servicios, mediante la orientacin de su recurso humano atendiendo a las metas que el Instituto de los Seguros Sociales debe cumplir.

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Que para lograr este objetivo se hace necesario dotar a la gerencia Nacional de Recursos Humanos de una herramienta de gestin operativa que permita identificar cada uno de los procesos administrativos con su soporte reglamentario y procedimental con el fin de garantizar la eficiencia y

efectividad en su aplicacin. Que en consecuencia, Resuelve Artculo primero: Adoptar el manual de polticas, procesos y procedimientos de la Gerencia Nacional de Recursos Humanos del Instituto de Seguros Sociales.

5.4 MARCO TEORICO

El diseo de un manual de procesos y procedimientos para el rea de Recursos Humanos en la seccional Cundinamarca tendr como fundamentos tericos

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toda la metodologa empleada por la administracin moderna y asimismo la de manuales adoptados por el Instituto de los Seguros Sociales en la Gua de Mejoramiento de Procesos.

El enfoque administrativo deber emplear modelos que suministren principios de eficiencia, eficacia en todas las organizaciones cuyas bases para el desarrollo y el mejoramiento continuo, contribuye a todos los niveles de las empresas desde el director de Recursos Humanos hasta el encargado del archivo; segn el autor Guillermo Linares Velez:

para el alto nivel directivo de la grande, mediana y pequea empresa, la clave para aumentar la eficiencia administrativa y operacional de sus diferentes dependencias, requiere una tcnica gerencial muy efectiva y concreta, para permitir el xito y lograr los objetivos y metas y as aumentar la productividad5

La planeacin empleada para el diseo del manual empieza con la conformacin de un grupo de trabajo compuesto por personas idneas en conocimientos dirigidos por los jefes de cada dependencia. El grupo

coordinado de esta manera deber promover los procesos seguidos en el rea como tambin aquellos procesos que no se llevan a cabo continuamente.

Se debe tener al alcance la informacin que implica los procesos comunes en la organizacin y se debe determinar los tipos de formatos que se aplican en el mbito de la misma para llevar a cabo dichos procesos. Es importante describir la informacin de los procesos involucrados que se realizan.

LINARES VELEZ Guillermo. Cmo Hacer Procedimientos., p 32

46

Como lo expresa el autor Guillermo Linares Velez:

La clave de esta tcnica para aumentar la productividad y eficiencia administrativa, es la identificacin, el anlisis y la simplificacin de los procedimientos6

La siguiente metodologa se ubica en el contexto del libro como hacer procedimientos:

Para el diseo del manual de procedimientos y formatos se debe conformar un grupo de trabajo compuesto por profesionales de buen conocimiento en el tema y los jefes de grupo o de rea. Este grupo integrado de esta manera deben describir con claridad los procesos ms comunes en la empresa y otros que posiblemente falten pero que se hacen necesarios para las labores que se realizan. Adems de los procesos, se debe determinar la informacin tcnica o administrativa que requiere la empresa para su base de datos e informacin y sus respectivos formatos. Es clave que para la descripcin de los procesos, la informacin requerida por la empresa y el diseo de los formatos se trabaje conjuntamente con los clientes que de una u otra manera participan en cada uno de los procesos involucrados.

Aunque en el mercado existen ya muchos formatos que posiblemente se pueden utilizar en una empresa, no se debe perder de vista que cada empresa es diferente y como tal, existen algunas actividades propias e 1 importantes para el negocio que implica que la informacin debe ser recogida y discriminada de una manera especial y adecuada para asegurar su calidad y facilitar su anlisis.
6

Ibid., p.33

47

Es indispensable,

al iniciar un proyecto de levantamiento, anlisis y

simplificacin de procedimientos; llevar a cabo la elaboracin de un plan de trabajo en el cual se detalle punto por punto, todos aquellos aspectos que deben ser estudiados o realizados durante el desarrollo del proyecto

La elaboracin del plan de trabajo consta de dos partes, una general en donde se define en pocos puntos cual es el alcance del proyecto y otra detallada, en donde definiremos punto por punto, los aspectos que fueron mencionados en el alcance del proyecto.

5.4.1. DEFINICIN DEL ALCANCE DEL PROYECTO.

La definicin del alcance de un proyecto se inicia con el conocimiento y anlisis de lo que existe actualmente en la empresa, determinando las posibles reas crticas sujetas a anlisis con base en las prioridades establecidas por el alto nivel gerencial. Una vez determinadas las reas crticas y establecidas las prioridades para llevar a cabo el o los proyectos que se aprueben realzar, se debe desarrollar lo siguiente:

Parte I: Levantamiento de la estructura de informacin del rea de estudio. Parte II: Levantamiento del sistema de informacin del rea de estudio. Parte III: Diagnostico y simplificacin de los procedimientos del rea. Parte IV: Conformacin de los manuales de procesos. Parte V: Implementacin de los procesos y procedimientos.

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Cada una de las anteriores partes es un subproceso. Para poder implementar el proyecto en forma total, se debe haber desarrollado estas cinco partes o subproyectos.

Levantamiento de la estructura y del sistema de informacin del rea de estudio las etapas a seguir son las siguientes:

1. Preparar el organigrama detallando el rea, incluyendo nmero de personas, niveles y funciones. 2. Identificacin de todos los procedimientos aplicables existentes, con base en la elaboracin del inventario de Procesos con su respectivo nombre. 3. Levantamiento de procesos existentes. 4. Diagramacin de los procesos existentes. 5. Elaboracin del informe de avance de levantamiento y diagramacin de procesos.

Diagnostico y simplificacin de procedimientos del rea, los pasos a seguir son los siguientes: 6. Definicin de los conceptos de diagnstico para la simplificacin de procesos. 7. Anlisis y simplificacin de procesos. 8. Elaboracin del informe de avance del anlisis y simplificacin de procesos.

Conformacin de manuales de procesos la etapa a seguir es:

9. Elaboracin de manuales de procedimientos. En esta etapa se redactan y digitan los nuevos procedimientos, se elaboran los nuevos diagramas de flujo, se conforman los manuales de procedimientos para la (s) rea(s) estudiada (s) estableciendo las caractersticas para cada trmite y se prueban por el alto nivel directivo.

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Elaboracin del proceso, la etapa a seguir es:

10. Alcance y divulgacin del Proceso.

Se debe hacer una divulgacin de los mismos a todo nivel de la empresa para asegurar el conocimiento del nuevo proceso, los formatos que involucra, los clientes objetivo del proceso y los beneficios que tendr el Instituto en su implementacin. Se debe hacer una propagacin de la informacin por medio de la Intranet manejada por el ISS, perneando dicha informacin tanto al rea Nacional, como a las diferentes seccionales del Instituto. Se deben generar espacios de reunin por parte de cada rea y seccional en donde se d a conocer el contenido del manual, lo que permitir que cada trabajador sepa que en una situacin determinada existe una herramienta que le ayudar a dar solucin a su problema en lo que a responsabilidades se refiere. No est de ms escuchar las sugerencias que puedan hacer los trabajadores acerca de un proceso, pues en Muchas ocasiones en la etapa de introduccin se pueden presentar sugerencias muy efectivas para ajustar cualquiera de los

componentes del proceso que hagan de su implementacin un xito. Es de responsabilidad de cada uno de los jefes de seccin o de rea dar a conocer los nuevos procesos, velar porque se ejecuten los nuevos procesos, se diligencien adecuadamente sus formatos y que la informacin fluya rpidamente por cada seccin del Instituto. Es responsabilidad de los jefes que en cada grupo de trabajo se le d la importancia necesaria a cada uno de los procesos para que se vuelvan parte de la cotidianidad y la cultura de la empresa.

La elaboracin cuidadosa de los manuales de procesos, su adecuada divulgacin,

50

ejecucin y control facilitan el xito de la empresa en sus diferentes actividades, independientemente de que su elaboracin sea en tomos de hojas intercambiables o de que su consulta se efecte por pantalla.

Con el estado actual de innovacin tecnolgica, la complejidad de los mercados y la competitividad, que tipifican al mundo empresarial moderno, los gerentes perciben que la buena elaboracin de estrategias y difusin de los objetivos, polticas, normas de trabajo y rutinas administrativas y operativas dentro del mbito apropiado, son actos indispensables para el logro de los objetivos. La finalidad del manual es ofrecer una descripcin actualizada, concisa y clara de las actividades contenidas en cada proceso. Por ello, un manual jams podemos considerarlo como concluido y completo, ya que debe evolucionar con la organizacin.

As se puede pensar que una empresa comienza a justificar la creacin de un manual, cuando, en razn de su tamao, actividades y complejidad, sus directivos empiezan a perder la visin de conjunto, a tener dificultad en conocer las actividades y finalidades de las dems dependencias, en fin, a tener dudas respecto del lmite de su autoridad y responsabilidad.

Es por dems inconveniente, riesgoso y hasta cierto punto impracticable, confiar que alguien o pocas personas puedan tener la capacidad de memorizar todos los procesos y las normas asociadas con ellos, las rutinas y los formularios necesarios en una organizacin. La verdadera orientacin consiste en establecer una gua de trabajo normalizada, oficial y racional, formalizando la aprobacin del conjunto de instrumentos administrativos y estableciendo la obligatoriedad del uso a travs de un manual, para evitar que el largo y arduo trabajo de la organizacin sea diluido, distorsionado, negado y hasta

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ridiculizado por algunas personas que, generalmente, lo combaten de todas las formas posibles porque lo consideran innecesario.

5.4.2. CONCEPTO, OBJETIVOS Y VENTAJAS

Todo trabajo debe ser divulgado para conocimiento y utilizacin del grupo respectivo de la empresa. Para alcanzar este objetivo, es preciso consolidarlo y presentarlo adecuadamente, bajo un documento conocido como manual, que debe ser aprobado por la autoridad estatutaria, para que adquiera la fuerza necesaria y se aplique como corresponda, ya que existe la tendencia a resistir cualquier norma reguladora que limite la libertad de improvisar y de hacer lo que ms le convenga a cada uno.

Por manual de procesos se debe entender la coleccin sistemtica de los procesos que indique al personal de la empresa las actividades a ser cumplidas y la forma como deben ser realizadas.

Tiene como propsito describir los procesos de la empresa. Las rutinas de trabajo deben ser agrupadas de tal manera que faciliten las consultas sobre el tema deseado y aseguren las orientaciones para ejecutar adecuadamente las actividades en vigor.

El manual debe presentar una descripcin detallada de las rutinas de trabajo, acompaadas de los respectivos diagramas que faciliten su percepcin y retencin, y del modelo de los formularios, con las instrucciones para el diligenciamiento.

El manual tiene como objetivos:

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Coadyuvar a la ejecucin correcta y oportuna de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo. Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecucin del trabajo, evitando la repeticin de instrucciones. Servir de medio de integracin y orientacin al personal nuevo, que facilite su incorporacin al trabajo. Facilitar el aprovechamiento de los recursos humanos y materiales. Ser un instrumento til para la orientacin e informacin al cliente. Facilitar la supervisin y evaluacin del trabajo. Propiciar el mejoramiento de la productividad de la empresa.

Las principales ventajas de los manuales pueden resumirse en:

Ayudan al incremento de la eficiencia, la calidad y la productividad. Son una fuente importante y constante de informacin sobre los trabajos en la empresa. Aumentan la predisposicin del personal para asumir responsabilidades. Son un elemento importante de auditoria, control interno, revisin y evaluacin objetiva de las prcticas de trabajo institucionalizadas. Representan una restriccin a la improvisacin que aparece en la empresa de las ms variadas formas. Constituyen un instrumento efectivo de consulta, orientacin y

entrenamiento. Facilitan el proceso de hacer. efectivas las normas, procesos y funciones administrativas. Evitan discusiones innecesarias y equvocos. Ayudan a fijar criterios y patrones, as como la uniformidad en la

53

terminologa tcnica. Con esto, facilita la normalizacin de las actividades administrativas y productivas. Constituyen una memoria institucional.

5.4.3. REGLAMENTO Y MANUAL

Es comn encontrar empresas donde se renen en un solo instructivo dos aspectos que bien vale la pena analizar por sus implicaciones en la ejecucin del trabajo. El primero est relacionado con los procesos de trabajo propiamente dichos, en donde se presenta el paso a paso, el ejecutante, los documentos, sin el contenido de los aspectos reglamentarios. El segundo aspecto se relaciona con las normas que se deben cumplir en la ejecucin diaria del trabajo.

No es necesario enfatizar las confusiones que normalmente resultan de esta forma de estructurar manuales, cuya principal caracterstica como bien sabemos es facilitar la realizacin de las labores, agilizar el trabajo y atender con prontitud al cliente.

Las normas generalmente se agrupan en un reglamento, al cual se acude en procura de aclarar dudas sobre el cumplimiento de la ley, las disposiciones generales, los estatutos, los cdigos, orientaciones y las instrucciones especficas que se consultan espordicamente y para casos muy particulares.

Por eso, resulta til deslindar la parte normativa de la parte prctica, con lo cual se gana agilidad y seguridad en la realizacin de las tareas y se delimita con claridad lo qu es estrictamente procedimental y lo que forma parte de una normatividad o especie de constitucin a la que se acude en ocasiones muy especiales.

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Para ilustrar la diferencia, se puede tomar el caso de las compras. La parte reglamentaria correspondera a las definiciones (comit de compras, facultades para comprar, firmas autorizadas, controles, contratacin con terceros, inscripcin de proveedores). La parte de los procesos se referira al paso a paso de la compra, indicando la secuencia desde el momento en que se genera la necesidad de compra hasta que se da entrada a la mercanca, el cual se ejecuta teniendo en cuenta las normas establecidas para la actividad de compras en la empresa.

La habilidad para manejar con acierto los dos aspectos comentados radica en definir hasta dnde es conveniente y prctico-por la condicin de sencillez del proceso-juntar las normas y los procesos en un mismo texto, o por el contrario, separarlos considerando que son partes vitales para la correcta, segura y oportuna ejecucin del trabajo.

5.4.4. CARACTERSTICAS DEL MANUAL Partiendo de las ventajas de la utilizacin de los manuales de procedimientos, se pueden enunciar algunas caractersticas que ellos deben cumplir: Satisfacer las necesidades reales de la empresa. Contar con instrucciones apropiadas de uso, manejo y conservacin. Facilitar la localizacin de las orientaciones y disposiciones especficas, mediante una que corresponda a su verdadera necesidad Redaccin simple, corta y comprensible. Hacer uso racional y adecuado, por parte de los destinatarios. Gozar de adecuada flexibilidad para cubrir diversas situaciones. Tener un proceso continuo de revisin y actualizacin.

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Facilitar, a travs del diseo, su uso, conservacin y actualizacin. Estar debidamente formalizado por la instancia correspondiente de la empresa. Un aspecto importante que debemos observar en materia de compilacin y consulta de los manuales es el relacionado con la utilizacin de aplicaciones de sistemas que permiten actualizacin y consulta rpidas de ellos.

En la medida en que la presentacin y consulta de los manuales pueda llevarse a cabo por medios electrnicos mucho mejor desde el punto de vista de la agilidad, seguridad y costos.

5.4.5. CARACTERSTICAS DE LOS PROCESOS Frecuentemente se convive e interacta con muchos procesos los cuales imprimen la dinmica a cada organizacin. Al reflexionar sobre la empresa como un sistema en constante transformacin se encuentra que los procesos son: Son mutuamente dependientes, ninguno existe sin la ayuda o intervencin del otro. Se interceptan los unos con los otros y se retroalimentan en forma permanente. Se agregan valor entre s. Tienen cabeza iniciacin que puede ser a su vez la finalizacin o cola de otros. Bien ejecutados facilitan la ejecucin exitosa de los dems procesos. Cruzan lneas organizacionales, frecuentemente tienen que ver con ms de una dependencia. Algunos tienen un impacto ms alto que otros sobre la organizacin y los clientes.

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5.4.6. CLASIFICACIN DE LOS PROCESOS

Segn la Gua de Mejoramiento de Procesos del Instituto de Seguros Sociales existe la siguiente clasificacin de procesos:

Procesos Claves de la Unidad Estratgica de Actividad: Los procesos claves estn definidos como los procesos inherentes al producto o servicio y se caracterizan por:

Surgen en la actividad propia de la unidad. Guardan relacin directa con los clientes. Generan de manera autnoma servicios o productos. Son propios de la estructura logstica del negocio. As, sern los relacionados con el cumplimiento de las funciones propias de cada rea, ejecutados directamente por la misma, de elevado impacto para el logro de los objetivos.

Procesos Compartidos: Son vitales para las Unidades Estratgicas pero se ejecutan por las reas de apoyo administrativo para ms de un rea de actividad. Procesos de Soporte: Apoyan a la ejecucin de los procesos claves y de los compartidos, ejecutados tambin por las reas de apoyo.

Procesos Corporativos: Procesos comunes a toda la organizacin, orientados a garantizar el desarrollo armnico del nivel corporativo y las unidades de actividad.

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Para Braulio Mejia Garca existe la siguiente clasificacin de tareas dentro de un determinado proceso7:

TAREA Es la ms pequea accin ejecutada por una persona, que suele terminarse en un plazo determinado

ACTIVIDAD Es especfica y observable y contiene un verbo y un sustantivo

TIPOS DE TAREAS.

Preventivas: Buscan que el trabajo se haga bien desde la primera vez, entre estas tenemos:

- Educar - Capacitar - Dialogar - Entender - Actualizar Normativas: Estas aseguran que la actividad cumpla con las normas y requerimientos establecidos, ejemplos: Visar. Auditar. Chequear Verificar.

7 MEJIA GARCIA Braulio. Gerencia de Procesos. W Taller Editorial Ltda. Bogot, Colombia 1998

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Medir. Contar. Comparar Confrontar.

Correctivas: Estas desechan y corrigen las actividades que no cumplen con los requerimientos, ejemplos:

Redisear. Remediar. Revisar. Reprocesar. Reponer.

5.4.7. ADECUACIN DE PROCESOS PREVIOS. Gran parte del diseo de procesos consiste en la adecuacin de diseos previos. Esta operacin puede inadvertidamente arrastrar indeseables

huspedes no invitados: problemas crnicos de la calidad que no han sido nunca resueltos. Los diseadores deben informarse por s mismos de los rendimientos de los anteriores procesos. Una vez informados, podrn hacer frente a las tres alternativas: rechazarlos, revisarlos o adoptarlos como estn.

5.4.8. HERRAMIENTAS PARA LA PLANIFICACIN DE PROCESOS

Estas herramientas son numerosas. Todas las que estn fuertemente orientadas hacia la calidad incluyen el concepto de predominio, de cuantificacin de la capacidad del proceso y los formularios.

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Concepto de Predominio. Los procesos operativos contienen numerosas variables, pero siguen el principio de Pareto (El Principio dice que el 20% de cualquier cosa producir el 80% de los efectos, mientras que el 80% restante slo cuenta para el 20% de los efectos.)16 de haber pocas vitales y muchas triviales, a menudo una de las variables es ms importante que todas las dems juntas. Los planificadores deben identificar la variable dominante y darle mayor peso y mayor prioridad.8 Cuantificacin de la Capacidad del Proceso: Esta es una de las herramientas ms tiles de planificacin del proceso. Los potenciales beneficios de la cuantificacin de la capacidad del proceso son de gran alcance los cuales contienen:

La capacidad de evaluar la capacidad del proceso en nmeros y en forma normalizada. Ayuda a fijar las primeras observaciones durante la revisin del diseo. Medios para especificar cul es una aceptable capacidad del proceso. Un medio para comparar la capacidad de los procesos alternativos.

Los Formatos Esta herramienta ayuda a los planificadores a organizar su trabajo de Forma sistemtica..

8 JURAN J.M. y GRYNA Frank. Manual de Control de Calidad. Mc Graw Hill. 4 Edicin.

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6 DISEO METODOLOGICO 6.1 TIPO DE INVESTIGACION: Este proyecto es de carcter descriptivo debido a, debido a que su Propsito es el levantamiento de Procesos del Departamento de Recursos Humanos

Seccional Cundinamarca del Instituto de Seguros Sociales.

Para la realizacin de este proyecto el tipo de investigacin que se utiliza es el estudio Descriptivo, ya que se acude a Tcnicas especificas de Recoleccin de informacin, y se utilizo como soporte el Manual de Procesos y Procedimientos del Nivel Nacional. El levantamiento de la informacin se realiz por intermedio de observacin y entrevistas realizadas a cada uno de los funcionarios sobre los procedimientos que se deben seguir para el buen desempeo de sus respectivos cargos. En este caso se utilizo para el levantamiento y Revisin de la informacin la Estandarizacin, Documentacin y Validacin de los Procesos. La lnea de investigacin que lleva a cabo la Facultad de Administracin de Empresas de la Universidad de la Salle esta orientada Empresarial y esta investigacin estar ubicada en el rea de Administracin. Especficamente en el rea de Gestin Humana. al Desarrollo

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6.2 DEFINICION DE POBLACIN La poblacin objeto de estudio esta conformada por los funcionarios que Constituyen el Departamento de Recursos Humanos, Seccional Cundinamarca , por lo tanto no se estableci una muestra representativa. Nombre
1. Dra. Claudia Patricia Torres 2. Dra. Olga Beatriz Ramrez 3. Dra. Rebeca Beleo Daz 4. Luz helena Jimnez 5. Consuelo Ortiz 6. Esperanza Prez. 7. German Corredor. 8. Libertad Snchez 9. Miguel torres 10. Liliana Mario 11. Constanza Daz 12. Carlos alonso Vlez 13. Francisco Lpez 14. Mabel sabes 15. Maria Cristina Martnez. 16. Alicia Ortega. 17. Jairo Jimnez 18 Nstor Velandia. Jefe de la Coordinacin de Nominas.

Cargo
Jefe Departamento de Recursos Humanos Coordinadora de Seleccin y Desarrollo de Personal Coordinadora de Bienestar social. Secretaria Secretaria. Auxiliar Tcnico Profesional. Coordinador del rea de Pensin Tcnico Administrativo. Secretaria de Pensiones. Auxiliar de Servicios Admn.. Tcnico de Servicios Admn. Auxiliar Asistencial Seccional/ Salud Ocupacional Tcnico de Servicios Administrativo . Profesional. Profesional.

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6.3 INSTRU MENTOS Y TECNICAS DE RECOLECCION DE DATOS Respecto a las tcnicas e instrumentos que se utilizaron para la elaboracin del manual de procesos y procedimientos Para la recoleccin de la informacin en cada una de las reas fue necesaria la entrevista directa con cada unos delos funcionarios para el levantamiento de las procesos plasmando la informacin en cada unos de los formatos ,todo con la colaboracin de cada unos de los funcionarios, coordinadores y jefes de reas. De acuerdo con la metodologa establecida por la Direccin Nacional de Planeacin Corporativa del Instituto de Seguros Sociales, cada proceso documentado conserva la misma estructura y formato para facilitar a los usuarios la interpretacin y as mejorar el desarrollo y la aplicacin de los mismos. Dentro de cada Subproceso se desarrollan los siguientes formatos: 1. Identificacin de proceso 2. Descripcin de Actividades 3. Flujo grama 4. Marco normativo. 5. Mapa de Riesgo

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7. RESULTADOS ESPERADOS Los resultados esperados con el Diseo Procedimientos son los siguientes: del manual de procesos y

Los procesos queden debidamente documentados sea avalado e implementado en cada una de las reas competentes en el Area De Recursos Humanos Seccional Cundinamarca ( Seleccin y Desarrollo de personal, Bienestar social, y pensiones) La publicacin del Manual de sea aprobado mediante resolucin por la Presidencia del ISS y sea difundido, aplicado por todos los funcionarios y servidores que participan en los procesos Servir de medio para la orientacin del nuevo personal vinculado que contribuya a su incorporacin al cargo Con la ayuda de dicho manual de proceso funcionario pueda desempear el cargo segn el rea de la manera ms eficaz y eficiente. Que mejoren los tiempos y el desempeo de las actividades realizada por los funcionarios evitando el desgaste administrativo.

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65

CONCLUSIN

Este proyecto es indispensable de realizarlo en el Seguro Social a nivel seccional Cundinamarca, ya que es una entidad gubernamental con muchas dificultades en la gestin administrativa, y en la medida que el Ministerio de Proteccin Social y entidades estatales, decidan llevar a cabo auditorias en cada una de las seccionales, ser necesario que el rea de recursos humanos adopte acciones en cada proceso y procedimiento que realice en beneficio del seguro como institucin del estado El diseo de un manual de procesos y procedimientos es una herramienta eficaz en la que todos los funcionarios del rea de recursos humanos debern participar, cada proceso que se utilice implementarn normas de calidad que permitan verificar el cumplimiento del proceso.

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BIBLIOGRAFIA LVAREZ Torres, Martn G. Manuales para Elaborar Manuales de Polticas y Procedimientos. Editorial Panorama. Mxico, 2001. BENJAMN FRANKLIN, ENRIQUE, Organizacin de Empresas, Anlisis y Diseo de Estructuras. Editorial MC Graw Hill. Mxico 2001 CHIAVENATO Idalberto, Administracin de Recursos Humanos, McGraw Hill, Mxico, 1993. pag. 173,174 JURAN J.M. y GRYNA Frank. Manual de Control de Calidad. Mc Graw Hill. 4 Edicin. LINARES VELEZ Guillermo. Cmo Hacer Procedimientos. Bogota. 1998 MEJIA GARCIA Braulio. Gerencia de Procesos. W Taller Editorial Ltda. Bogot, Colombia 1998. MUNICH Galindo, GARCA Martnez. Fundamentos de Administracin. Editorial Trillas, Mxico 2001. MEJIA, Braulio. Gerencia de Proceso. W Tller Editorial Ltda. 1998 MENDEZ, Carlos A. Metodologa de La Investigacin, 2da Edicin, Ed. Mc Graw Hill. Bogot, Colombia. 1995 MARIO , Hernando. Planeacin estratgica Taller Editorial 1999 RODRIGUEZ VALENCIA, Joaqun. Auditoria Interna, Editorial Thomson Enciclopedia Microsoft Encarta 99. 2000 Microsoft Milenium INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACION. Normas Colombianas para la presentacin de trabajos de investigacin. Quinta edicin. Bogota D.C ICONTEC, 2005 GUIA DE ADMINISTRACIN DEL RIESGO, Departamento Administrativo de la Funcion Publica

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ANEXO I

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS AREA DE RECURSOS HUMANOS ISS SECCIONAL CUNDINAMARCA

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TABLA DE CONTENIDO

1. 1.1. 1.2. 2. 3. 4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.5.1. 4.5.1.1 4.5.1.2. 4.5.1.3. 4.5.2.2. 4.5.2.3. 5 6 7 8 9 9.1 9.1.2.1 9. 9.1. 9.1.2.2. 9.1.2.2.1. 9.1.2.2.2. 9.1.2.2.3. 9.1.2.2.4. 9.1.2.3. 9.1.2.3.1 9.1.2.3.2 9.1.2.3.3 9.1.2.4. 9.1.2.4.1. 9.1.2.4.2. 9.1.2.4.3. 9.1.2.4.4. 9.1.2.5. 9.1.2.5.1 9.1.2.5.2 9.1.2.5.3 9.1.2.5.4 9.1.2.6. 9.1.2.6.1. 9.1.2.6.2. 9.1.2.6.1. 9.1.2.6.1. 9.1.2.7. 9.1.2.7.1 9.1.2.7.1.1 9.1.2.7.1.2. 9.1.2.7.1.3. 9.1.2.7.2.

8 10 OBJETIVO GENERAL............................................................................................................................................................................. 10 OBJETIVOS ESPECFICOS.................................................................................................................................................................... 10 ALCANCE Y MBITO DE APLICACIN................................................................................................................................................. 11 BENEFICIOS ESPERADOS.................................................................................................................................................................... 12 METODOLOGA UTILIZADA................................................................................................................................................................... 13 MAPA DE MACROPROCESOS Y PROCESOS..................................................................................................................................... 13 FLUJOGRAMA 13 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES 15 MARCO NORMATIVO 16 MAPA DE RIESGOS 17 ANLISIS DEL RIESGO 17 ANLISIS CUALITATIVO 17 ANLISIS CUANTITATIVO 18 DETERMINACIN DEL NIVEL DEL RIESGO 19 ELABORACIN DEL MAPA DE RIESGOS 19 DESCRIPCIN DEL MAPA DE RIESGOS 19 FORMALIZACION DEL MANUAL 21 MANEJO Y CONSERVACION DEL MANUAL 22 FUNCIONES, POLTICAS Y PRINCIPIOS DE RECURSOS HUMANOS NIVEL SECCIONAL............................................................... 23 GLOSARIO 26 FUENTES BIBLIOGRAFICAS 30 PROCESOS, PROCEDIMIENTOS Y NORMAS...................................................................................................................................... 31 DEPARTAMENTO SECCIONAL DE RECURSOS HUMANOS ............................................................................................................. 32 IDENTIFICACIN DE PROCESOS Y SUBPROCESOS......................................................................................................................... 33 COORDINACIN DE SELECCIN Y ADMINISTRACIN DE PERSONAL............................................................................................ 35 IDENTIFICACIN DE PROCESOS Y SUBPROCESOS......................................................................................................................... 36 CALIFICACIN DE HOJAS DE VIDA 38 FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES.......................................................................................................................................................... 39 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES 40 MARCO NORMATIVO 42 MAPA DE RIESGOS 43 NOMBRAMIENTO ORDINARIO.............................................................................................................................................................. 44 FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES.......................................................................................................................................................... 45 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES......................................................................................................................................................... 46 MARCO NORMATIVO 47 POSESIN FIRMA DEL CONTRATO................................................................................................................................................. 48 FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES.......................................................................................................................................................... 49 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES......................................................................................................................................................... 54 MARCO NORMATIVO 60 MAPA DE RIESGOS 61 COMISIN .. 62 FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES.......................................................................................................................................................... 63 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES......................................................................................................................................................... 64 MARCO NORMATIVO 66 MAPA DE RIESGOS COMISIN DE SERVICIOS 69 ENCARGO................ 70 FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES.......................................................................................................................................................... 71 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES......................................................................................................................................................... 73 MARCO NORMATIVO 73 MAPA DE RIESGO. ENCARGOS 74 TRASLADO.. 75 TRASLADO (POR SOLICITUD DEL TRABAJADOR) FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES..................................................................... 76 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES......................................................................................................................................................... 78 MARCO NORMATIVO 81 MAPA DE RIESGOS TRASLADOS 82 TRASLADO (POR SOLICITUD DE LA ADMINISTRACION) FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES........................................................... 83
INTRODUCCIN.. OBJETIVOS .............

70

TABLA DE CONTENIDO

9.1.2.7.2.1. 9.1.2.7.2.2. 9.1.2.8. 9.1.2.8.1. 9.1.2.8.1.2. 9.1.2.8.1.3. 9.1.2.8.1.4. 9.1.2.8.2. 9.1.2.8.2.1. 9.1.2.8.2.2. 9.1.2.8.2.3. 9.1.2.9. 9.1.2.9.1 9.1.2.9.1.2 9.1.2.9.1.3 9.1.2.9.1.4 9.1.2.9.2. 9.1.2.9.2.2 9.1.2.9.2.3 9.1.2.9.2.4 9.1.2.10. 9.1.2.10.1. 9.1.2.10.2. 9.1.2.10.3. 9.1.2.10.4. 9.1.2.11. 9.1.2.11.1 9.1.2.11.2 9.1.2.11.3 9.1.2.12. 9.1.2.12.1 9.1.2.12.2 9.1.2.12.3 9.1.2.12.4 9.1.2.13. 9.1.2.13.1. 9.1.2.13.2. 9.1.2.13.3. 9.1.2.13.4. 9.1.2.14. 9.1.2.14.1 9.1.2.14.2 9.1.2.14.3 9.1.2.14.4 9.1.2.15. 9.1.2.15.1. 9.1.2.15.2. 9.1.2.15.3. 9.1.2.16 9.1.2.16.1 9.1.2.16.2 9.1.2.16.3 9.1.2.16.4 9.1.2.17. 9.1.2.17.1. 9.1.2.17.2. 9.1.2.17.3. 9.1.2.17.4. 9.1.2.18. 9.1.2.18.1 9.1.2.18.2 9.1.2.18.3 9.1.2.18.4

85 88 SUSPENSIN..................................................................................................................................................................................... 89 SUSPENSIN (POR SANCION DISCIPLINARIA) FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES.......................................................................... 90 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES. 91 MARCO NORMATIVO 93 MAPA DE RIESGOS 94 SUSPENSIN (PROVISIONAL DENTRO DE UN PROCESO DISCIPLINARIO) FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES............................ 95 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES......................................................................................................................................................... 97 MARCO NORMATIVO 99 MAPA DE RIESGOS 100 TERMINACIN UNILATERAL DEL CONTRATO DE TRABAJO............................................................................................................. 101 FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES.......................................................................................................................................................... 102 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES......................................................................................................................................................... 103 MARCO NORMATIVO 105 MAPA DE RIESGOS 106 TERMINACIN DEL CONTRATO POR MUTUO CONSENTIMIENTO................................................................................................... 107 FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES.......................................................................................................................................................... 108 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES......................................................................................................................................................... 109 MARCO NORMATIVO 111 RENUNCIA.............................................................................................................................................................................................. 112 FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES.......................................................................................................................................................... 113 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES......................................................................................................................................................... 114 MARCO NORMATIVO 116 MAPA DE RIESGOS 117 DECLARACIN DE INSUBSISTENCIA DEL NOMBRAMIENTO............................................................................................................ 118 FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES.......................................................................................................................................................... 119 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES......................................................................................................................................................... 120 MARCO NORMATIVO 121 SISTEMA NICO DE INFORMACIN PERSONAL - SUIP -.................................................................................................................. 122 FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES.......................................................................................................................................................... 123 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES......................................................................................................................................................... 124 MARCO NORMATIVO 125 MAPA DE RIESGOS SUIP Y SIDEC 126 SISTEMA PARA EL CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LA DECLARACION DE BIENES Y RENTAS -SIDEC- 127 FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES.. 128 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES......................................................................................................................................................... 129 MARCO NORMATIVO 130 MAPA DE RIESGOS SUIP Y SIDEC 131 ACTUALIZACIN DATOS DE JUNTAS DIRECTIVAS Y COMITES DE LAS DIFERENTES ORGANIZACIONES SINDICALES ... 132 FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES......................................................................................................................................................... 133 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES........................................................................................................................................................ 134 MARCO NORMATIVO 136 MAPA DE RIESGOS. 137 REGISTRO DE PERMISOS SINDICALES OCASIONALES Y PERMANENTES.. 138 FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES.......................................................................................................................................................... 139 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES......................................................................................................................................................... 140 MARCO NORMATIVO 141 ATENCION A PETICIONES, CONSULTAS, QUERELLAS Y REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO142 FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES......................................................................................................................................................... 143 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES........................................................................................................................................................ 144 MARCO NORMATIVO 146 MAPA DE RIESGOS................................................................................................................................................................................ 148 COMIT DE RELACIONES LABORALES 149 FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES....... 150 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES........................................................................................................................................................ 151 MARCO NORMATIVO 152 MAPA DE RIESGOS................................................................................................................................................................................ 153 LIQUIDACIN DE VIATICOS 154 FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES......................................................................................................................................................... 155 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES........................................................................................................................................................ 156 MARCO NORMATIVO 158 MAPA DE RIESGOS................................................................................................................................................................................ 159
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES......................................................................................................................................................... MAPA DE RIESGOS - TRASLADOS

71

TABLA DE CONTENIDO

9.1.3. 9.1.3.1. 9.1.3.2. 9.1.3.2.1. 9.1.3.2.2. 9.1.3.2.4. 9.1.3.2.5. 9.13.3 9.1.3.3.1. 9.1.3.3.2. 9.1.3.3.3. 9.1.3.3.4. 9.1.3.4. 9.1.3.4.1 9.1.3.4.2 9.1.3.4.3 9.1.3.4.4 9.1.3.5. 9.1.3.5.1 9.1.3.5.2 9.1.3.5.3. 9.1.3.5.4. 9.1.3.6. 9.1.3.6.1. 9.1.3.6.2. 9.1.3.6.3. 9.1.3.6.4. 9.1.4. 9.1.4.1. 9.1.4.2. 9.1.4.2.1. 9.1.4.2.1.1. 9.1.4.2.2. 9.1.4.2.2.1. 9.1.4.2.3. 9.1.4.2.3.1. 9.1.4.2.4. 9.1.4.2.4.1. 9.1.4.2.5. 9.1.4.2.5.1 9.1.4.2.6. 9.1.4.2.6.1. 9.1.4.2.7. 9.1.4.2.7.1. 9.1.4.2.8. 9.1.4.2.8.1. 9.1.4.2.8.2. 9.1.4.2.8.3. 9.1.4.2.9. 9.1.4.2.9.1. 9.1.4.2.10. 9.1.4.2.10.1. 9.1.4.2.11. 9.1.4.2.11.1. 9.1.4.3. 9.1.4.3.1. 9.1.4.3.2. 9.1.4.3.3.

COORDINACIN SECCIONAL DE DESARROLLO DE PERSONAL.... INDUCCIN ..

160

IDENTIFICACIN DE PROCESOS Y SUBPROCESOS..161

162 163 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES......................................................................................................................................................... 164 MARCO NORMATIVO 167 MAPA DE RIESGOS 168 REINDUCCIN .. 169 FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES 170 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES 172 MARCO NORMATIVO 175 MAPA DE RIESGOS 176 LICENCIA ORDINARIA SIN SUELDO PARA ESTUDIOS. 177 FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES...... 178 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES......................................................................................................................................................... 180 MARCO NORMATIVO 182 MAPA DE RIESGOS. 183 PLAN INSTITUCIONAL DE FORMACIN Y CAPACITACIN............................................................................................................... 184 FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES.......................................................................................................................................................... 185 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES......................................................................................................................................................... 187 MARCO NORMATIVO 192 MAPA DE RIESGOS 193 ADECUACIN DE HORARIO.................................................................................................................................................................. 194 FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES.......................................................................................................................................................... 195 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES......................................................................................................................................................... 196 MARCO NORMATIVO 198 MAPA DE RIESGOS 199 COORDINACIN SECCIONAL DE BIENESTAR SOCIAL ......................... 200 IDENTIFICACIN DE PROCESOS Y SUBPROCESOS................... 201 PRSTAMO DE VIVIENDA........ 202 PRSTAMO DE VIVIENDA (ADJUDICACIN) FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES 203 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES 205 PRSTAMO DE VIVIENDA (PARA COUTA INICIAL) FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES.............. 207 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES......................................................................................................................................................... 210 PRSTAMO DE VIVIENDA (PARA LIBERACION DE GRAVAMEN HIPOTECARIO)FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES.................... 215 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES......................................................................................................................................................... 219 PRSTAMO DE VIVIENDA (SEGUIMIENTO Y CONTROL)FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES..................... 223 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES..........225 PRSTAMO DE VIVIENDA (BENEFICIARIOS EN MORA)FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES..............227 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES......................................................................................................................................................... 229 PRSTAMO DE VIVIENDA (DESCUENTO DE COUTAS)FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES.............................................................. 231 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES......................................................................................................................................................... 232 PRSTAMO DE VIVIENDA (PAGOS POR TESORERA).FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES............................................................... 234 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES......................................................................................................................................................... 237 PRSTAMO DE VIVIENDA (LEVANTAMIENTO DE HIPOTECA) FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES.................................................. 239 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES....................................................................................................................................................... 241 MARCO NORMATIVO GENERAL PROCESO PRSTAMO DE VIVIENDA 243 MAPA DE RIESGOS GENERAL PROCESO PRSTAMO DE VIVIENDA 244 PRSTAMO DE VIVIENDA (DESISTIMIENTO-REVOCATORIA-INHABILIDAD).. 245 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES 247 PRSTAMO DE VIVIENDA (PRORROGA).249 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES 250 PRSTAMO DE VIVIENDA (COBRO COACTIVO). 251 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES 252 DOTACIN DE UNIFORMES..... 254 FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES.......................................................................................................................................................... 255 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES......................................................................................................................................................... 257 MARCO NORMATIVO258
FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES..........................................................................................................................................................

72

TABLA DE CONTENIDO

9.1.4.3.4. 9.1.4.4. 9.1.4.4.1. 9.1.4.4.2. 9.1.4.4.3. 9.1.4.4.4. 9.1.4.5. 9.1.4.5.1. 9.1.4.5.2. 9.1.4.5.3. 9.1.4.5.4. 9.1.4.6. 9.1.4.6.1. 9.1.4.6.2. 9.1.4.6.3. 9.1.4.6.4. 9.1.4.7. 9.1.4.7.1. 9.1.4.7.2. 9.1.4.7.3. 9.1.4.7.4. 9.1.4.8. 9.1.4.8.1. 9.1.4.9. 9.1.4.9.1. 9.1.4.9.2. 9.1.4.9.3. 9.1.4.9.4. 9.1.4.10. 9.1.4.10.1. 9.1.4.10.2. 9.1.4.10.3. 9.1.4.10.4. 9.1.4.11. 9.1.4.11.1. 9.1.4.11.2. 9.1.4.11.3. 9.1.4.12. 9.1.4.12.1. 9.1.4.12.2. 9.1.4.12.3. 9.1.5. 9.1.5.1. 9.1.5.2.1. 9.1.5.2.2. 9.1.5.2.3. 9.1.5.2.4. 9.1.5.3.1 9.1.5.3.2 9.1.5.4.1. 9.1.5.4.2. 9.1.5.4.3. 9.1.5.5.1. 9.1.5.5.2. 9.1.5.5.3. 9.1.5.6.1. 9.1.5.6.2. 9.1.5.6.3. 9.1.5.7.1. 9.1.5.7.2. 9.1.5.7.3. 9.1.5.8.1. 9.1.5.8.2.

259 260 FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES.......................................................................................................................................................... 261 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES......................................................................................................................................................... 263 MARCO NORMATIVO 265 MAPA DE RIESGOS 266 JARDN INFANTIL Y PREESCOLAR...................................................................................................................................................... 267 FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES.......................................................................................................................................................... 268 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES......................................................................................................................................................... 271 MARCO NORMATIVO 273 MAPA DE RIESGOS 274 MEDICINA FAMILIAR.............................................................................................................................................................................. 275 FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES.......................................................................................................................................................... 276 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES......................................................................................................................................................... 278 MARCO NORMATIVO280 MAPA DE RIESGOS 281 SALUD OCUPACIONAL.......................................................................................................................................................................... 282 FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES 283 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES 285 MARCO NORMATIVO 286 MAPA DE RIESGOS 287 PROGRAMA RIESGO ERGONMICO FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES. 288 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES......................................................................................................................................................... 289 PREVENCIN Y MANTENIMIENTO SALUD 290 FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES 291 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES 293 MARCO NORMATIVO 294 MAPA DE RIESGOS 295 SEGURIDAD E HIGIENE INDUSTRIAL 296 FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES 297 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES 299 MARCO NORMATIVO 301 MAPA DE RIESGOS 302 COMIT PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL - COPASO -....303 FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES.......................................................................................................................................................... 304 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES......................................................................................................................................................... 305 MARCO NORMATIVO 306 ACTIVIDADES CULTURALES, RECREATIVAS Y DEPORTIVAS FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES 307 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES 309 MARCO NORMATIVO 310 MAPA DE RIESGOS 311 AREA DE PENSIN POR JUBILACIN 312 IDENTIFICACIN DE PROCESOS Y SUBPROCESOS......... 313 RECONOCIMIENTO DE PENSIN JUBILACIN PLENA FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES 314 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES 316 MARCO NORMATIVO 318 MAPA DE RIESGOS 319 RECONOCIMIENTO DE PENSIN JUBILACIN COMPARTIDA FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES 320 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES 322 CONTROL DE SUPERVIVENCIAS JUBILADOS FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES325 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES 326 MAPA DE RIESGOS 327 CUOTA PARTE PENSIONAL POR PAGAR FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES 328 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES 329 MAPA DE RIESGOS 330 SUSTITUCIN PENSIONAL FLUJOGRAMA DE ACTIVADADES 331 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES 332 MAPA DE RIESGOS 334 SOLICITUD PENSIN VEJEZ (ACTIVIDAD 97) FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES 335 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES 337 MAPA DE RIESGOS. 338 PAGO DAS PENDIENTES BENEFICIARIOS JUBILADOS (q.e.p.d.) FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES 339 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES 341
MAPA DE RIESGOS PREMIO A LA EXCELENCIA ACADEMICA............................................................................................................................................

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TABLA DE CONTENIDO

9.1.5.8.2. 9.1.5.8.3. 9.1.5.9.1. 9.1.5.9.2. 9.1.5.9.3. 9.1.5.9.4.

341 343 AUXILIO FUNERARIO FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES 344 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES 346 MARCO NORMATIVO PENSIONES DE JUBILACIN348 MAPA DE RIESGOS 349
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES MAPA DE RIESGOS

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INTRODUCCIN Un manual tiene como propsito orientar las acciones que deben guiar a todos los servidores en una meta comn de optimizar la calidad en la prestacin de los servicios y de orientar al Recurso Humano de manera ecunime y acorde con el fin del rea en su conjunto, para lograr altos niveles de productividad y competitividad, en armona con las polticas del Instituto de Seguros Sociales. Lograr estandarizar los procesos de las reas de Recursos Humanos conlleva a satisfacer normas de calidad que se orientan a las Coordinaciones de Seleccin y Administracin de Personal, Compensaciones y Beneficios, Capacitacin y Desarrollo de Personal y Relaciones Laborales. El presente documento contiene las bases del manual que ayuda a la gestin de los Recursos Humanos en la seccional Cundinamarca, la informacin en l contenida muestra cada una de las tareas que se realizan. Se mencionan las normas y los procedimientos relacionados con las situaciones administrativas. Por lo tanto se presenta como respuesta a los requerimientos de racionalizacin y mejoramiento de procesos administrativos y a las necesidades en la toma de decisiones de la seccional.

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1. OBJETIVOS

1.1. Objetivo General - Instruir a los servidores del estado y funcionarios de la Seccional, con una herramienta de gestin operativa, identificando cada uno de los procesos administrativos con su soporte. 1.2. Objetivos Especficos Integrar en un solo documento la totalidad de procesos que se desarrollan en cada uno de las coordinaciones del ISS seccional Cundinamarca en el rea de Recursos Humanos. Estandarizar los procesos y procedimientos que se desarrollan en cada coordinacin. Servir de gua y a la vez de control en las diferentes coordinaciones. Facilitar la induccin y el entrenamiento a cada puesto de trabajo. Contar con un insumo que permita generar oportunidades de mejoramiento de procesos

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2. ALCANCE Y AMBITO DE APLICACIN El diseo del manual de procesos y procedimientos sirve como instrumento para distinguir cada uno de los procesos y los procedimientos que se aplican en las seccionales, bajo la supervisin y control de los jefes de las reas; igualmente implica conceptos utilizados de las funciones que desempea cada funcionario.

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3 BENEFICIOS ESPERADOS Claridad en el desarrollo e implementacin de los procesos. Gua la gestin operativa del Departamento de Recursos Humanos. Eficiencia y efectividad al realizar cada proceso. Disminucin del riesgo en el uso inapropiado de los Recursos tanto humanos como fsicos. Recurso Humano capacitado en el manejo de informacin integral. Suministro de informacin oportuna a los diferentes entes de control internos y externos que lo requieran.

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4. METODOLOGIA UTILIZADA DEL MANUAL 4.1 MAPA DE MACROPROCESO Y PROCESO La primera actividad consiste en identificar y relacionar los productos de los cuales es responsable el rea que realiza el anlisis, informacin que se consigna en el formato 1. La determinacin del mapa de Macroprocesos, procesos y subprocesos se complementan con las relaciones entre los mismos, establecidas con base en las entradas o inputs y las salidas o Outputs de cada uno. Esta informacin permite elaborar los diagramas de primer nivel los cuales se constituyen en una herramienta de anlisis para redefinir o mejorar el sistema de informacin. Algunos procesos pueden dividirse en subprocesos , nicamente con el propsito de facilitar el levantamiento de la informacin. De todas maneras, si se establecen subprocesos, estos deben satisfacer adecuadamente la definicin de proceso, es decir ,que sea secuencias de actividades, relacionadas lgicamente, permitiendo lograr un resultado que agrega valor hacia los clientes. A diferencia de los otros formatos en los cuales se documenta un solo proceso, el N 1 puede incluir varios procesos y subprocesos simultneamente. 4.2 FLUJOGRAMA El flujograma es una herramienta de representacin grafica del proceso que tiene, entre otras, las siguientes ventajas : Identifica con facilidad los aspectos mas relevantes : la disposicin del equipo humano genera calidad tcnica) estructura y proceso).Costo racionales, servicio y amplia seguridad para la satisfaccin total del cliente lo que genera supervivencia de la organizacin. Facilitar el anlisis y mejoramiento. Muestra la dinmica del trabajo y los responsables Permite visualizar en forma rpida las cargas de trabajo. Provee elementos que facilitan el control del trabajo. El flujograma permite visualizar de una manera grafica las distintas actividades que en forma secuencia, se llevan a cabo al interior de un proceso. Ilustra cada

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paso o actividad, la generacin de un documento, la toma de decisiones, los procesos automatizados. De los diferentes tipos de flujogramas existentes, se ha seleccionado el de tipo vertical , indicando en el primera columna la descripcin de la actividad, el responsable de la actividad y el smbolo correspondiente. Este tipo de flujograma permite identificar las responsabilidades y participaciones de cada uno de los ejecutores de actividades que intervienen en el proceso. Existe una gran variedad de smbolos para representar un flujograma, cada disciplina define muchos de manera especifica segn sus propias necesidades para simplificar la visualizacin del flujograma se han seleccionados un grupo bsico , que considera los usos mas frecuente para facilitar la comprensin del proceso. CONVENCION DESCRIPCION

TERMINAL: Indica la iniciacin o terminacin de un proceso o subproceso.

OPERACIN :Smbolo A, representa la accin necesaria para transformar una informacin recibida o crear una nueva. Se utiliza para describir el trabajo de aadir informacin a cualquier documento o registro existente realizada manualmente.

DECISIN : Indica un punto dentro del flujo en que son posibles caminos alternativos. La tendencia es a suprimir cada vez mas este smbolo, ya que se considera que el proceso se disea de manera positiva, es decir se ajusta como esta previsto, evitndose preguntas innecesarias

DOCUMENTO: El smbolo A representa cualquier tipo de comunicacin y aporta informacin para que este se pueda desarrollar. Smbolo B , Cuando el documento tiene copias.

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REFERENCIA DE PROCESO :Cuando en el desarrollo del proceso , se deba realizar otro proceso completo que requiere ser descrito en forma separada , se utilizar este smbolo identificando claramente tal proceso

CONECTOR: Smbolo que facilita la continuidad de las rutinas de trabajo, evitando la interseccin de lneas. Normalmente se indica la continuidad de una actividad con otra mediante letras o nmeros insertos en el smbolo.

SENTIDO DE CIRCULACIN DEL TRABAJO : Conecta los smbolos sealando el orden en que se ejecutan las distintas actividades

ALMACENAMIENTO DE ACCESO DIRECTO

OPERACIN MANUAL

ALMACENAMIENTO INTERNO

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4.3 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES El flujograma describe las actividades bsicas y en forma resumida. Sin embargo, para conocer en detalle las tareas al interior de cada actividad y la interconexin de las mismas, es necesario efectuar una descripcin detallada de cada actividad y las tareas que implica. Contiene, adems de las actividades detalladas en secuencia lgica, los productos o resultados que estas arrojan y la identificacin de los riesgos inherentes a su ejecucin. La identificacin de los productos o resultados permite definir el objetivo final que se espera lograr con la ejecucin del proceso y los resultados intermedios que garantizan la consecucin de ese objetivo. Es por lo tanto, una herramienta que permite conocer si los objetivos se cumplen, identificar la mejor manera de lograrlos y definir su impacto. Del cuidado con que se diligencie la descripcin, depende en gran parte el planteamiento de alternativas de mejoramiento, por ello, se debe indagar a fondo y asumir una actitud critica, para que la informacin se recolecte apropiadamente desde la primera vez y no sea necesario volver al formato para aclarar aspectos que posteriormente se observe que no son claros. Es importante que en la descripcin de cada actividad no se escatime esfuerzo para que se describa el control que se aplica en ella y como la persona responsable deja el evidencia del control para asegurar su posterior verificacin, tales como confrontaciones, conciliaciones, comparaciones en los procesos, revisiones u otros deben poderse verificar posteriormente de acuerdo con la ley 87 del 93. Es muy importante para que el analista del proceso conozca el detalle de los riesgos identificacin, su descripcin , impacto y causa posibles que fueron definidos para obtener el mayor provecho en el tiempo dedicado a diagramar y describir el proceso.

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4.4 MARCO NORMATIVO El Marco Normativo recoge las normas internas y externas )Convenios Internacionales, Tratados, Constitucin Nacional, Leyes , Decretos, Resoluciones, Acuerdos, Directivas, Circulares Internas y Externas), Organigramas del rea e instructivos. Las normas deben citarse con exactitud, indicando el artculos especficos y no solo mencionado la ley , decreto u otra forma. Enmarcar el subproceso a la luz del marco normativo permite visualizar alternativas o restricciones para su mejoramiento. El anlisis del marco normativo permite identificar el proceso que verdaderamente se ejecutan en la practica, el cual frecuentemente varia en las distintas dependencias o reas de trabajo porque cada persona conoce solamente una parte del mismo, dependiendo de sus necesidades particulares; tambin permite identificar el que debe llevarse a cabo de acuerdo con el marco legal. Se define un formato para este levantamiento, enfatizando en las necesidades de precisar las normas particulares que apliquen a las actividades del proceso.

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4.5. MAPA DE RIESGO La descripcin se completamente con la identificacin del riesgo, entendido como todo aquello que eventualmente puede ocurrir en un proceso que reduce su eficiencia, aumenta el costo y amenaza la consecucin de objetivos. No hay que olvidar que todos los tipos de riesgos deben ser considerados, los cuales, dependiendo del hecho que los genere y segn su naturaleza, se agrupan en las siguientes categoras: RIESGOS OPERATIVOS: Afectan la ejecucin del proceso. RIESGO ADMINISTRATIVOS: Obstaculizan el control y el seguimiento. RIESGOS FINANCIEROS: Generan un impacto en los ahorros y economa del proceso. RIESGOS LEGALES: Generan sanciones o procesos legales en contra de la Institucin o de los funcionarios que desempean cargos de responsabilidad y manejo. En la fase de diagnostico se construye parte del Mapa de Riesgos, esto es en las etapas de Identificacin, causa de Riesgo , Impacto, probabilidad, Controles existentes y Nivel de Riesgo. La identificacin del riesgo con sus causas posibles, deben hacerse antes de iniciar la diagramacin del proceso por un grupo conocedor de este en sus factores de riego interno y externos, con el fin de no dejar posibilidad de ocurrencia sin considerar y en el momento de diagramarlo el analista pueda determinar si existen controles para mitigar la ocurrencia de cada riesgo y mecanismo de cumplimiento de tales controles. 4.5.1. ANLISIS DEL RIESGO: El objetivo del anlisis es el de establecer una valoracin y priorizacion de los riesgos con base en la informacin obtenida en el formato de identificacin de riesgos elaborados en la etapa de identificacin, con el fin de obtener informacin para establecer el nivel de riesgo y las acciones que se van a implementar. El anlisis del riesgo depender de la informacin sobre el mismo, de su causa y la disponibilidad de datos. Para adelantarlo es necesario disear escalas que pueden ser cuantitativas o cualitativas. Se han establecido dos aspectos para realizar el anlisis de los riesgos identificados :

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PROBABILIDAD: La posibilidad de ocurrencia del riesgo; esta puede ser medida con criterios de frecuencia o teniendo en cuenta la presencia de factores internos externos que pueden propiciar el riesgo , aunque este no se haya materializado. IMPACTO: Consecuencias que puede ocasionar a la organizacin la materializacin del riesgo. 4.5.1.1. ANLISIS CUALITATIVOS: Se refiere a la utilizacin de formas descriptivas para presentar la magnitud de consecuencias potenciales y la posibilidad de ocurrencia .Se disean escalas ajustadas a las circunstancias de acuerdo a las necesidades particulares de cada organizacin o el concepto particular del riesgo evaluado. Escala de medida cualitativa de PROBABILIDAD : Se debe establecer las categoras a utilizar y la descripcin de cada una de ellas, con el fin de que cada persona que aplique la escala mida a travs de ella los mismos tems , por ejemplo: ALTA : Es muy factible que el hecho se presente. MEDIA : Es factible que el hecho se presente. BAJA: Es muy poco factible que el hecho se presente.

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4.5.1.2. ANLISIS CUANTITATIVO: Este anlisis contempla valores numricos para los cuales se pueden construir tablas: la calidad depende de lo exactas y completas que estn las cifras utilizadas. La forma en la cual la probabilidad y el impacto es expresada y las formas por las cuales ellos se combinan para proveer el nivel de riesgo puede variar de acuerdo al tipo de riesgo.

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4.5.1.3. DETERMINACIN DEL NIVEL DEL RIESGO La determinacin del nivel de riesgo es el resultado de confrontar el impacto y la probabilidad con los controles existentes al interior de los diferentes procesos y procedimientos que se realizan. Para adelantar esta etapa se deben tener muy claros los puntos de control existentes en los diferentes procesos, los cuales permiten obtener informacin para efectos de tomar decisiones, estos niveles de riesgos pueden ser: ALTO: Cuando el riesgo hace altamente vulnerable a la entidad o unidad.(Impacto y probabilidad alta vs controles) MEDIO: Cuando el riesgo presenta una vulnerabilidad media.(Impacto alto_ probabilidad baja o impacto bajo_ probabilidad alta vs controles). BAJO: Cuando el riesgo presenta vulnerabilidad baja.(Impacto y probabilidad baja vs controles). Un ejemplo de la determinacin del nivel del riesgo y del grado de exposicin al mismo: Riesgo: perdida de informacin debido a la entrada de un virus en la red de informacin de la entidad. Probabilidad: Alta, porque todos los computadores de la entidad estn conectados a la red de Internet e intranet. Impacto: Alto, porque la prdida de informacin traera consecuencias graves para el quehacer de la entidad. Controles existentes: La entidad tiene establecidos controles semanales haciendo backup o copias de seguridad y vacunando todos los programas y equipos adems guarda la informacin mas relevante desconectada de la red en un centro de informacin. Resultado Nivel de riesgo: Medio por los controles establecidos Lo anterior significa que a pesar de que la probabilidad y el impacto son altos confrontado con los controles, se puede afirmar que el nivel de riesgo es medio y por lo tanto las acciones que se implementen entraran a reforzar los controles existentes y a valorar la efectividad de los mismos.

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4.5.2.2. ELABORACIN DEL MAPA DE RIESGOS. Para la consolidacin del Mapa de Riesgos, adicional a las consideraciones expuestas , es necesario identificar las causas que los pueden ocasionar , lo cual facilita el proceso de definicin de acciones para mitigar los mismos. La seleccin de las acciones mas convenientes debe considerar la viabilidad jurdica, tcnica, institucional, financiera y econmica y se puede realizar con base en los siguientes factores: El nivel del Riesgo . El balance entre el costo de la implementacin de cada accin contra el beneficio de la misma. As mismo en el mapa de Riesgos se deben identificar los controles existentes, las reas o dependencias responsables se llevar a cabo las acciones , es definir un cronograma y unos indicadores que permitan verificar el cumplimiento para tomar medidas correctivas cuando sea necesario. ( Ver formato) 4.5.2.3. DESCRIPCIN DEL MAPA DE RIESGOS RIESGO: Posibilidad de ocurrencia de aquella situacin que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos. IMPACTO: Consecuencias que puede ocasionar a la organizacin la materializacin del Riesgo. PROBABILIDAD: Entendida como la posibilidad de ocurrencia del riesgo ; esta puede ser medida con criterios de frecuencias o teniendo en cuenta la presencia de factores externos e internos que pueden propiciar el riesgo aunque este no se haya presentado nunca. CONTROLES EXISTENTES : Especificar cual es el control que la entidad tiene implementado para combatir ,minimizar o prevenir el riesgo. NIVEL DE RIESGO : El resultado de la aplicacin de la escala escogida para determinar el nivel riesgo de acuerdo a la posibilidad de ocurrencia, teniendo en cuenta los controles existentes

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. CAUSA : Son los medios, circunstancias y agentes que generan los riesgos. ACCIONES : Es la aplicacin concreta de las opciones del manejo del riesgo que entraran a prevenir o reducir el riesgo y harn parte del plan de manejo del riesgo. RESPONSABLES: Son las dependencias o reas encargadas de adelantar las acciones propuestas. CRONOGRAMA: Son las fechas establecidas para implementar las acciones por parte del grupo de trabajo. INDICADORES: Se consignan los indicadores desarrollo de las acciones implementadas. diseadas para evaluar el

Finalmente, partiendo de que el fin ultimo de la administracin del riesgo es propender por el cumplimiento de la misin y objetivos Institucionales los cuales estn consignados en la planeacin anual de la entidad, se sugiere articular el mapa de riesgos con la planeacin de manera que no sean planes aislados sino complementarios.

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5. FORMALIZACION DEL MANUAL El manual de polticas, procesos y normas de calidad a nivel nacional ha sido adoptado mediante resolucin XXXXX, expedido por el presidente del Seguro Social. Una vez adoptado se iniciar la respectiva divulgacin a travs de medio informtico y como parte del programa de induccin y entrenamiento en el puesto de trabajo.

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6.. MANEJO Y CONSERVACION DEL MANUAL El manual ser de uso privado del Instituto por lo tanto solo debern manejarse copias controladas de l, localizadas en el Centro de Docurmentacin de la gerencia de la seccional de Recursos humanos, bajo la responsabilidad de los encargos de estas dependencias. Las modificaciones o ajustes en cualquiera de sus procesos, sern de responsabilidad exclusiva del Departamento de Recursos Humanos, de acuerdo a las necesidades de la institucin; estas deben ser presentadas ante la Gerencia por el Jefe del Departamento acompaada de la justificacin del cambio solicitado y de una descripcin de las tareas que en lo sucesivo se adoptarn. Las actualizaciones se harn por medio de circulares reglamentarias de la Presidencia del ISS y se debern sustituir, eliminar o adicionar las hojas segn se indique. Las seccionales de todo el pas, contarn con una copia en medio magntico con el fin de facilitar su consulta. Toda actualizacin ser formalizada mediante envo de la nueva versin en consulta. La actualizacin a travs de medio informtico lo adelantar un delegado de la Gerencia quien tendr una clave de acceso para hacer los cambios correspondientes, verificando previamente que cumpla las condiciones descritas.

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7. FUNCIONES Y PRINCIPIOS DE RECURSOS HUMANOS A NIVEL SECCIONAL CUNDINAMARCA Funciones de Servidores en la Seccional de Cundinamarca Decreto No 1403 por el cual se aprueba el acuerdo No. 62 del 29 de Junio de 1994 del consejo directivo del ISS que adopta la estructura interna y establece las funciones de sus dependencias. Del departamento Seccional de Recursos Humanos. Art. 106 El Departamento Seccional de Recursos Humanos, cumplir las siguientes funciones: Ejecutar las Normas y procedimientos establecidos para el manejo de los recursos Humanos de su area de influencia. Cumplir y hacer cumplir la normatividad en lo referente a la administracin del recurso humano en la seccional . Evaluar el cumplimiento y efectividad de las normas y procedimientos establecidos para el manejo de recurso humano. Asistir , Coordinar y evaluar a las unidades operativas en el cumplimiento de las polticas y definicin de planes y programas sobre gestin de recursos humanos. Consolidar las necesidades de Recurso humano prevista a corto y mediano plazo de la seccional. Evaluar la aplicacin del sistema de salarios y beneficios al personal de su rea de influencia y proponer los ajustes necesarios. Presentar proyectos de asignacin de primas, estmulos y beneficios de los servidores del ISS. Administrar las convenciones colectivas que celebre el ISS y sus agremiaciones sindicales.

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Atender a las agremiaciones sindicales y proponer soluciones a sus solicitudes laborales , en relacin con las convenciones colectivas y dems normas vigentes. Resolver los requerimientos laborales de los servidores ISS en uso de su derecho de peticin. Dirigir los procesos judiciales en materia laboral de su rea de influencia. Aplicar los mecanismos que permitan el adecuado manejo de la planta de personal. Atender consultas y reclamos de los empleados . Las dems que se le asignen. ART. 107 - La Coordinacin Seleccin y Administracin de Personal, cumplir las siguientes funciones: Ejecutar las normas y procedimientos establecidos para la seleccin de personal de su rea de influencia. Velar por el cumplimiento de las normas y procedimientos en materia de seleccin de personal. Evaluar el cumplimiento y efectividad de las normas y procedimientos establecidos para la seleccin de personal . Realizar las negociaciones con las entidades externas en materia de seleccin de personal de acuerdo con los parmetros establecidos por el Nivel Nacional. Administrar el archivo de los documentos y hojas de vida de los empleados de la sede seccional. Velar por la correcta administracin y archivo de los documentos y hojas de vida de las unidades operativas. Tramitar consultas y reclamos de los empleados. Art. 108. La Coordinacin Desarrollo de Personal cumplir las siguientes funciones:

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Ejecutar las normas y procedimientos establecidos para el desarrollo del personal de su rea de influencia. Velar por el cumplimiento de las normas y procedimientos en materia de desarrollo de personal. Evaluar el cumplimiento y efectividad de las normas y procedimientos establecidos para el desarrollo del personal . Proponer modificaciones y actualizaciones de normas y procedimientos de desarrollo de personal. Ejecutar los programas de desarrollo de personal en virtud de convenios nacionales e internacionales celebrados por el ISS. Tramitar consultas y reclamos de los empleados. Art. 110. La Coordinacin de Bienestar Social cumplir las siguientes funciones: Ejecutar las normas y procedimientos establecidos para el desarrollo del personal de su rea de influencia. Velar por el cumplimiento de las normas y procedimientos en materia de desarrollo de personal. Evaluar el cumplimiento y efectividad de las normas y procedimientos establecidos para el desarrollo del personal . Proponer modificaciones y actualizaciones de normas y procedimientos de desarrollo de personal. Ejecutar los programas de desarrollo de personal en virtud de convenios nacionales e internacionales celebrados por el ISS. Tramitar consultas y reclamos de los empleados.

Art. 112. La Oficina de Pensiones cumplir las siguientes funciones: Brindar la informacin disponible de las prestaciones sociales de los empleados oficiales.

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Realizar el trmite correspondiente de las pensiones por jubilacin, invalidez y fallecimiento de cnyuge o correspondiente por grado de consanguinidad. Realizar el procedimiento de traspaso y pago oportuno de las sustituciones pensionales.

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8. GLOSARIO PROCESO Secuencia de acciones u operaciones respectivas y sistemticas mediante las cuales convertimos una entrada en una salida, que es un producto, bien o servicio predeterminado que agrega valor hacia los clientes. Repetitivo Acciones Operaciones consecutivos : Realizadas de manera Similar Con determinada Periodicidad Acciones Operaciones : Actividades observables y definibles Asociadas a un proceso Para su ejecucin se requiere de mano de obra, materiales, maquina, mtodos , medidas , medio ambiente , planeacin , equipos mdicos , protocolos , capacitacin. Cualquier proceso Macro, Medio, ambiente, planeacin , equipos mdicos ,protocolos, capacitacin MACROPROCESO. Los procesos, a su vez se pueden agrupar en Macroprocesos, teniendo en cuenta que cumplan propsitos afines y exprese una cadena de adicin de valor completa. Esta agrupacin suele coincidir con las principales funciones de la organizacin, o expresan de forma resumida la misin de dichas funciones y deben estar claramente identificados en el mapa de la organizacin. SUBPRODUCTO Algunos procesos pueden dividirse en subprocesos, nicamente con el propsito de facilitar el levantamiento de la informacin. De todas maneras, si se establecen subprocesos, estos deben satisfacer adecuadamente la definicin de procesos, es decir , que sean secuencias de actividades , relacionadas lgicamente, permitiendo lograr un resultado que agrega valor hacia los clientes. ACTIVIDADES

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Parte o partes de un Proceso Secuencias de tareas. TAREAS Trabajos concretos a realizar. Instrucciones especificas. PRODUCTO Es el resultado de una actividad especifica (fsica o mental ), o de Un proceso ; pueden ser bienes ( Cuando son tangibles) o servicios )cuando son intangibles.). Es a travs de los productos como se construyen las relaciones internas y externas ( al puesto del trabajo, al rea y a la organizacin) Los productos ( bienes o servicios) son el punto de partida del anlisis de los procesos. CLIENTES USUARIOS Son los destinatarios de los esfuerzos, es decir aquellas personas, reas u organizacin, que reciben los productos y a los cuales se satisface a travs de respuestas a sus necesidades y expectativas. Es decir, nuestro cliente es : Quien recibe el impacto de nuestra actividad El siguiente en e l proceso. CLIENTE EXTERNO : Ajeno a nuestra organizacin. Directos : Reciben y utilizan nuestros servicios y productos. Indirectos : Reciben el impacto de nuestros productos y servicios pero no necesariamente los utilizan. CONTROL DETECTIVO Actividad manual a automtica que al operar o ejecutarse en el proceso avisa INMEDIATAMENTE las desviaciones o acciones anormales y evita que se continu con el proceso hasta tanto la actuacin se ejecute como ha sido prevista.

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CONTROL CORRECTIVO Actividad manual a automtica que al operar o ejecutarse en el proceso registra una desviacin que se ha presentado en una etapa anterior del proceso ,y permite continuar con su desarrollo o ejecucin. Las caractersticas de los indicadores: Que sean medibles, verificables, asequibles en su coste. ESTANDAR Consenso sobre lo que se optimo en los objetivos , procesos o actividades, documentado de una manera simple y unificada, que sea conveniente y benfico para las personas involucradas . Es la base de comparacin o meta a las cuales se deben hacer seguimiento a travs de los indicadores. EXPECTATIVAS Conjunto de valores de un bien )producto + servicio)que el cliente espera recibir a cambio de un precio razonable y cuya adecuacin bondad juzga para decidir entre las diversas opciones de compra. REQUISITOS VALIDOS Aquella normas, especificaciones o criterios que relacionadas directamente con expectativas y aplicadas al producto o servicio, han sido tacita o explcitamente acordadas entre cliente y proveedor. CARACTERSTICAS DE LOS PROCESOS Frecuentemente se convive e interacta con muchos procesos los cuales imprimen la dinmica a cada organizacin. Al reflexionar sobre la empresa como un sistema en constante transformacin se encuentra que los procesos : Son mutuamente dependientes, ninguno existe sin la ayuda o intervencin de otro. Se interceptan unos con otros y se retroalimentan en forma permanente. Se agrega valor entre si. Tiene cabeza o iniciacin que pueda a su vez ser la finalizacin o cola de otros. Bien ejecutados facilitan la ejecucin exitosa de los dems procesos.

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Cruzan lneas organizacionales, frecuentemente tiene que ver con mas de una dependencia. Algunos tienen un impacto mas alto que otros sobre la organizacin y los clientes. CLASIFICACION DE LOS PROCESOS Surge la necesidad de establecer una clasificacin de los procesos teniendo en cuenta su importancia relativa con base en su contribucin al cumplimiento de las polticas del ISS. Y sus unidades de actividad. Esta clasificada, teniendo en cuenta la estructura actual del Instituto es la siguiente: PROCESOS CLAVES DE LA UNIDAD ESTRATEGICA DE ACTIVIDADES Los proceso calves estn definidos como los procesos inherentes al producto o servicio, as se caracterizan por : Surgen en la actividad propia de la unidad Guardan relacin directa con los clientes. Generan de manera autnoma servicios o productos. Son propios dela estructura logstica del negocio. As sern los relacionados con el cumplimiento de las funciones propias de cada rea, ejecutados directamente por la misma, de elevado impacto para el logro delos objetivos : Ej : Compensacin, Atencin en salud. PROCESOS COMPARTIDOS Son vitales para las Unidades Estratgicas pero se ejecutan por las reas de apoyo administrativo para mas de un rea de actividad, ejemplo : Recaudo. PROCESOS CORPORATIVOS Procesos comunes a toda la organizacin, orientados a garantizar el desarrollo armnico del nivel corporativo y las Unidades de actividad Ej. : Planeacin., FASE DE DIAGNOSTICO Para realizar el diagnostico de un proceso se requiere la aplicacin de las herramientas, las cuales exigen un anlisis detallado o minucioso al interior de las actividades y de las tareas, pero tienen la ventaja de que producen

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informacin suficiente y si se aplican correctamente, informacin confiable, para determinar los aspectos a mejorar del proceso.

100

BIBLIOGRAFIA

MEJIA, Braulio. Gerencia de Proceso. W Tller Editorial Ltda. 1998 MENDEZ, Carlos A. Metodologa de La Investigacin, 2da Edicin, Ed. Mc Graw Hill. Bogot, Colombia. 1995 MARIO , Hernando. Planeacin estratgica Taller Editorial 1999 RODRIGUEZ VALENCIA, Joaqun. Auditoria Interna, Editorial Thomson Enciclopedia Microsoft Encarta 99. 2000 Microsoft Milenium INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACION. Normas Colombianas para la presentacin de trabajos de investigacin. Quinta edicin. Bogota D.C ICONTEC, 2005 GUIA DE ADMINISTRACIN DEL RIESGO, Departamento Administrativo de la Funcion Publica

101

80

9.1.3. COORDINACION SECCIONAL DE DESARROLLO DE PERSONAL

81

9.1.3. COORDINACION SECCIONAL DE DESARROLLO DE PERSONAL

82

9.1.2.2.. CALIFICACION HOJA DE VIDA Definicin Se refiere al proceso a travs del cual se evalan las hojas de vida de aspirantes a ingresar moverse dentro de la entidad, frente a los requisitos para el desempeo de los diferentes empleos.

83

9.1.2.3. Nombramiento Ordinario

Definicin Vinculacin de carcter legal y reglamentario, opera para nombrar empleados pblicos, los cuales son de libre nombramiento y remocin.

84

9.1.2.4. Posesin o Firma del Contrato Definicin Es una formalidad de linaje constitucional que tiene por objeto comprometer el ejercicio de la funcin por parte de los servidores del Estado, dentro del marco de la Constitucin y la Ley.

89

9.1.2.5. Comisin. Definicin El empleado se encuentra en comisin cuando, por disposicin de autoridad competente, ejerce temporalmente las funciones propias de su cargo en lugares diferentes a la sede habitual de su trabajo atendiendo transitoriamente actividades oficiales distintas a las inherentes al empleo de que es titular.

108

9.1.2.6. Encargo Definicin Proceso mediante el cual se designa transitoriamente a un servidor para asumir total o parcialmente, las funciones de otro empleo vacante, por falta temporal o definitiva de su titular, desvinculndose o no de las funciones propias de su cargo.

115

9.1.2.7. Traslado Definicin Se entiende por traslado, cuando un cargo definitivamente vacante se provee con un Trabajador Oficial que desempea un empleo con funciones afines, para cuyo ejercicio se exigen requisitos mnimos similares y al que corresponde la misma asignacin bsica mensual de ingreso. El traslado, tambin puede operar, con incremento o disminucin de la jornada laboral; dentro del mismo nivel de operacin o entre diferentes niveles de operacin.

116

9.1.2.8. Suspensin Definicin Es la separacin temporal del servicio activo que se ordena a un servidor pblico, bien sea para adelantar una investigacin disciplinaria, o como aplicacin de una sancin disciplinaria, o por peticin de autoridad judicial competente.

139

9.1.2.9. Terminacin Unilateral del Contrato de Trabajo Definicin Cuando una de las partes decide terminar el vnculo laboral, con previo aviso dado por escrito a la otra parte con antelacin por lo menos igual al perodo que regule los pagos de los salarios correspondientes a tal perodo.

164

9.1.2.9.2. Terminacin del Contrato por mutuo consentimiento Definicin Cuando el servidor presenta de manera libre y espontanea su voluntad de dar por terminado el contrato de trabajo, en la fecha que l registra.

169

9.1.2.10. Renuncia Definicin Se predica tanto para empleados pblicos como para trabajadores oficiales. La renuncia se produce cuando el empleado manifiesta en forma escrita e inequvoca su voluntad de separarse del servicio.

179

9.1.2.11. Declaracin de Insubsistencia del nombramiento Definicin Esta situacin solamente es predicable con respecto a lo servidores de libre nombramiento y remocin, que no pertenezcan a la carrera administrativa y, se produce cuando el nominador en uso de la facultad discrecional que la ley le concede, declara insubsistente libremente a un servidor sin motivar el acto administrativo. Sin embargo deber dejarse constancia en la hoja de vida, de tal hecho y de las causas que lo motivaron.

184

9.1.2.12. Sistema nico de Informacin Personal SUIPDefinicin Este sistema de informacin se constituye en el principal instrumento del Gobierno Nacional para facilitar la toma de decisiones en materia de empleo pblico y organizacin administrativa de Colombia.

193

9.1.2.13. Sistema para el control y seguimiento de la Declaracin de Bienes y Rentas de los Servidores Pblicos SIDEC Definicin. Es una herramienta informtica que permite: A las entidades pblicas del orden nacional, manejar sistematizadamente la informacin del Formulario Unico de Declaracin Juramentada de Bienes y Rentas y Actividad Econmica Privada. Al Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, y al Gobierno Nacional, realizar el seguimiento a los bienes y rentas de todos los servidores pblicos.

198

9.1.2.14. Actualizacin datos de organizaciones sindicales. Definicin.

juntas directivas y comits de las diferentes

Es la operacin por la cual se consignan datos actualizados de las Juntas Directivas y Comits; sobre nombramientos.

199

9.1.2.15. Registro de permisos sindicales. Definicin. Situacin administrativa especial consagrada en la Convencin Colectiva de Trabajo, para garantizar y facilitar el libre ejercicio de la actividad sindical en los trminos que establece la Constitucin Poltica.

571

9.1.2.16. ATENCION A PETICIONES, CONSULTAS, QUERELLAS Y REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO Definicin Es la facultad de toda persona de presentar ante la administracin solicitudes o requerimientos con el fin de obtener una pronta solucin pronunciamiento.

572

9.1.2.17. Comits de relaciones laborales. Definicin rgano conformado para garantizar y facilitar la toma de decisiones de carcter disciplinario y sanciona torio frente a hechos irregulares cometidos por funcionarios del ISS; el comit se encuentra consagrado en la Convencin Colectiva de Trabajo y esta conformado por representantes del sindicato, representantes del ISS.

573

9.1.2.18. Viticos. Definicin. Es la asignacin que se otorga al personal comisionado, para cubrir gastos de alimentacin, alojamiento, movilidad local y movilidad de traslado.

204

9.1.2. COORDINACION SECCIONAL DE SELECCIN Y ADMINISTRACION DE PERSONAL

207

9.1.4.2. Prstamo de Vivienda Definicin Permitir a los servidores del Instituto de Seguros Sociales el mejoramiento de su calidad de vida a travs de la adjudicacin de prstamos para vivienda, con destino a Cuota Inicial o Liberacin de gravamen Hipotecario debidamente reglamentados y controlados por el Comit Nacional de Vivienda.

213

9.1.4.3. Dotacin de uniformes Definicin Suministrar ropa y zapatos a los Trabajadores Oficiales de acuerdo con sus funciones y oficios, en las cantidades y especificaciones pactadas en la Convencin Colectiva de Trabajo.

306

9.1.4.4. Premio a la Excelencia Acadmica Definicin Exaltar los logros acadmicos de los hijos de los Trabajadores Oficiales del ISS, demostrados en los resultados de los exmenes de estado (ICFES), mediante el otorgamiento de Beca, Medias Becas y Auxilios como apoyo al desarrollo de estudios universitarios.

313

9.1.4.5. Jardn Infantil y Preescolar Definicin Es la prestacin de un servicio con el que se busca la formacin integral de los nios, basndose en el respeto a cada uno como ser nico, poseedor de derechos y deberes para consigo mismo, para con los otros y para con el medio ambiente, a travs de Convenio nter administrativo con el ICBF.

323

9.1.4.6. Medicina Familiar Definicin. Afiliar y prestar servicios de salud a los padres de los Trabajadores Oficiales del ISS, en todo el pas, que dependan econmicamente del trabajador y que no se encuentren amparados por el Sistema de Seguridad Social en Salud.

395

9.1.4.7. SALUD OCUPACIONAL Definicin Conjunto de disciplinas que tienen como finalidad la promocin de la salud en el trabajo a travs del fomento y mantenimiento del ms elevado nivel de bienestar en los trabajadores de todas las profesiones, previniendo alteraciones de la salud por las condiciones de trabajo, protegindolos contra los riesgos resultantes de la presencia de agentes nocivos y colocndolos en un cargo acorde con sus aptitudes fsicas y psicolgicas.

396

9.1.4.9. Prevencin y mantenimiento en salud. Definicin. Programa por el cual se propone lograr una adecuada Prevencin y Mantenimiento en Salud en el ambiente de trabajo a travs de la implementacin de Citas mdicas, Odontolgicas y otros servicios de Salud ofrecidos por la Coordinacin de Bienestar Social.

397

9.1.4.10. Seguridad Industrial e Higiene Industrial. Definicin Conjunto de actividades destinadas a la identificacin, evaluacin y control de los factores de riesgo o condiciones de trabajo que puedan producir accidentes de trabajo y puedan alterar la salud de los trabajadores, generando enfermedades profesionales.

326

9.1.4.11. Comit Paritario de Salud Ocupacional COPASO Definicin Es un organismo que vigila el desarrollo de las actividades dirigidas al ambiente y al trabajador que debe realizar la empresa de acuerdo con los factores de riesgos prioritarios.

327

9.1.3.2.Induccin Definicin Actividad de formacin dirigida a facilitar y sealar la integracin del servidor a la organizacin, a sus procesos, a su cultura y a suministrarle la informacin necesaria para el mejor conocimiento de la misma y de las funciones propias de su cargo.

339

9.1.3.3. Reinduccin Definicin Proceso de capacitacin dirigido a reorientar la integracin de todo el personal a la cultura organizacional, en virtud de los cambios producidos dentro de la entidad, que incluye obligatoriamente un proceso de actualizacin acerca de la institucin.

356

9.1.3.4. Licencia Ordinaria sin sueldo para estudios Definicin Es aquella situacin administrativa en la cual el servidor se separa temporalmente de las funciones propias del cargo del cual es titular, dentro del territorio nacional, para recibir capacitacin, adiestramiento o perfeccionamiento en materias relacionadas con las funciones propias del empleo y/o materias relacionadas con los servicios que presta el Institut

357

9.1.3.5. Plan Institucional de Formacin y Capacitacin Definicin Instrumento de gestin institucional, que contiene el conjunto de actividades de capacitacin, que se obtienen del diagnstico, de las polticas y de los lineamientos del plan de gestin institucional que se ejecutan en una vigencia fiscal o como componente del plan de desarrollo cuatrienal.

358

9.1.3.6. Adecuacin de Horario Definicin Situacin Administrativa mediante la cual se permite que un trabajador oficial asista a un programa de capacitacin rotando sus horarios de trabajo y compensando los tiempos correspondientes.

361

9.1.4.13. Plan Integral de Capacitacin Definicin Conjunto de actividades interrelacionadas que buscan mejorar y prevenir las condiciones de trabajo.

402

9.1.5. AREA DE PENSION POR JUBILACION.

575

SISTEMA GENERAL DE PENSIONES. Objeto: Art. 10 ley 100 de 1993. El sistema general de pensiones tiene por objeto garantizar ala poblacin el amparo contra las contingencias derivadas de la vejez, la invalidez y la muerte, as como propender por la ampliacin progresiva de cobertura a los segmentos de poblacin no cubiertos con un sistema de pensiones. Cobertura. Art. 11. El sistema general de pensiones, con las excepciones previstas en el art. 279 de la presente Ley, se aplicara a todos los habitantes del territorio nacional, conservando adicionalmente todos los derechos, garantas , prerrogartivos , servicios y beneficios adquiridos y establecidos conforme a disposiciones normativas anteriores para quienes a la fecha de vigencia de esta ley hayan cumplido los requisitos para acceder a una pensione o reencuentren pensionados por jubilacin, vejez, invalidez, sustitucin o sobrevivientes de los sectores publico, oficial, semioficial, en todos sus ordenes , del Instituto de Seguros Sociales y del sector privado en general.

576

CONTINUA Archivos de Excel SELECCIN Y DESARROLLO ARCHIVO DE EXCEL PROCESOS BIENESTAR PENSION

585

9.1.1.IDENTIFICACINDEPROCESOSYSUBPROCESOS
SECCIONALCUNDINAMARCA DEPARTAMENTOSECCIONAL DEPARTAMENTODEDERECURSOSHUMANOS SUBPROCESO CalificacinhojasdeVida Dependencia

UNIDADDENEGOCIO DEPENDENCIA DEPARTAMENTOO SECCION

MACROPROCESO

PROCESO SeleccindePersonal

CLIENTE

PRODUCTORESULTADO EvaluacindeHojasdeVidapara personaldeplantacargosde planta. IdoneidaddelContratistade ServiciosPersonales. ActadePosesinofirmadel contrato. Comunicacindetraslado

GestindelTalento Humano
Posesin Traslado: Situacionesadministrativa Porsolicituddeltrabajador Porsolicituddela administracin Encargo Dependenciaytrabajador Dependencia DependenciasOrigenyDestino

ComunicacindeEncargo ComunicacionesporSuspensin

Suspensin: Empresa Porsancindisciplinario Provisional dentro de un procesodisciplinario Por Orden Judicial RetirodeServicio Terminacinunilateraldel contratodetrabajo EmpresaoTrabajadorOficial

Comunicacindelaterminacin unilateraldelcontrato.Tramite deVacante Comunicacinaceptandola terminacindelcontratopor mutuoacuerdofirmadaporla GerenciadeRecursosHumanos. Vacante Cartadeaceptacinderenuncia ResolucindelPresidentedando porterminadoelcontratode trabajo. Comunicacindeinsubsistencia.

Terminacindelcontratopor EmpresaoTrabajadorOficial mutuoconsentimiento

Renuncias

Trabajadoroficialyempleadopublico

DesvinculacindePersonal

Terminacin del contrato oEmpresa,Trabajador destitucin producto de sancindisciplinaria Declaracin deinsubsistenciaEmpresa denombramiento Actualizacin de base deEmpresa,Trabajador datosPlantadePersonal SistemaUnicodeInformacin Empresa. dePersonalSUIP

Reportesinformaciondela funcionpublica

Informacinactualizada,reporteal NivelNacionalparaDepartamento AdministrativodelaFuncin

Sistema para el control yEmpresa seguimientodelaDeclaracin

Informacinactualizada,reporteal NivelNacional

GestindelTalento Humano
DesarrollodePersonal

Juramrntada de Bienes y Rentas y Actividad Econmica Privada Persona NaturalSIDEC Induccin Trabajador Capacitacinalpersonal Capacitacinalpersonal CapacitacinporelISS,Sena, Esap,uotrosconsultores externos Capacitacinalpersonalsin sueldoparaEstudio ResolucindeDesembolso,Oficio paraOperacionesBancarias solicitandodesembolso,Oficio paraContabilidad,Oficioparala CoordinacinNacionalde Nminas,OficioparalaCompaa deSeguros

Trabajador Reinduccin Plan de Capacitacin (por Trabajador ofertaodemanda) Licencia Ordinaria paraTrabajador estudio Prstamo de vivienda

BienestarSocial

TrabajadoroficialyEmpleadopublico

(Seguimientoycontrol) Prstamo de vivienda (para TrabajadoroficialyEmpleadopublico cuotainicial) Prstamo de vivienda (para liberacin de gravmen TrabajadoroficialyEmpleadopublico hipotecario) Prstamo de vivienda TrabajadoroficialyEmpleadopublico (Beneficiariosenmora) Prstamo de vivienda TrabajadoroficialyEmpleadopublico (DescuentodeCuotas) Prstamo de vivienda(Pagos Trabajadoroficial,Empleadopublicoy exfuncionario portesorera) Prstamo de viviendaTrabajadoroficial,Empleadopublicoy (Levantamientodehipoteca) exfuncionario Prstamo de vivienda (DesistimientoRevocatoria TrabajadoroficialyEmpleadopublico Inhabilidad) Prstamo de vivienda TrabajadoroficialyEmpleadopublico (Prrroga) Prstamo de vivienda (cobroTrabajadoroficial,Empleadopublicoy exfuncionario coactivo) Prstamodevivienda(Saldos Trabajadoroficial,Empleadopublicoy exfuncionario afavor) Prstamo de vivienda Trabajadoroficialycontratista (TrasladodelBeneficiario) Trabajadoroficial DotacindeUnformes Entregadeuniformes Trabajadoroficial Reportedesolicitudes Identificaciondebeneficiario comittecnico TrabajadoresOficiales(Secretarias, auxiliaresyayudantes) Conceptoderequisitosy derechos

GestindelTalento Humano

Procesodeconciliacion

TrabajadoresOficiales(Secretarias, auxiliaresyayudantes)

seleccindetrabajadores benficiados Comunicacionalbeneficiariodela resoluciondelaadjudicacion

Trabajadoroficial PremioalaExcelencia Acdemicarevision documentacion,envioanivel nacional Hijodelostrabajadoresoficiales Jardininfantilypreescolar (conveniooauxilio)

ConvenioInteradministrativo InstitutodeSegurosSocialese InstitutoColombianodeBienestar Familiar PrestacindelServicio Beneficiodelpersonal Beneficiodelpersonal Beneficiodelpersonal

MedicinaFamiliar

PadresdeTrabajadoresOficiales

PensionporJubilacinISS

Retiro Laboral (Jubilados Trabajadoroficial prepensionados) Actividades Culturales, Trabajadoroficialycontratista RecreativasyDeportivas Trabajadoroficial,empleadopublicoy Saludocupacional contratista Prevencin y MantenimientoTrabajadoroficial,empleadopublicoy contratista ensalud Programa Personal AfiliadoTrabajadoroficial,empleadopublicoy contratista ARP Capacitacin fomento de Trabajadoroficial,empleadopublicoy Estilo de Vida y trabajo contratista saludableEPS,ARP Comit Paritario de Salud TrabajadoroficialyEmpleadopublico OcupacionalCOPASO(ISS) Brigadas de EmergenciaTrabajadoroficialybrigada (ISS) LevantamientodePanorama Trabajadoroficial,empleadopublicoy contratista deRiesgos Reconocimiento Pensin jubilados jubilacinplena Reconocimiento Pensin jubilados jubilacincompartida Cuota parte pensional por jubilados pagar Control supervivencias jubilados jubilados jubilados SustitucinPensional jubilados SolicitudPensindeVejez Reliquidacin de Pensin jubilados Jubilacin Pago Das pendientes jubilados Beneficiarios Jubilados (Q.E.P.D) Auxilio Funerario (ISS jubilados Patrono)

Bienestarfisicoymental Bienestarfisicoymental Bienestarfisicoymental Bienestarfisicoymental Gestionparitaria(empresay trabajadores)ensalud ocupacional) Proteccionalostrabajadores Panoramaderiesgo

Derechodelpersonal Derechodelpersonal Derechodelpersonal Controlempresa Beneficiodelpersonal Derechodelpersonal Derechodelpersonal Derechodelpersonal

Beneficiodelpersonal

9.1.4.2.1.FLUJOGRAMADEACTIVIDADES.
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. ACTIVIDAD DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO BIENESTARSOCIAL PRSTAMODEVIVIENDA(ADJUDICACIN) RESPONSABLE PRESIDENTEDELCOMITNACIONALDEVIVIENDA. PROFESIONALOTCNICO

INICIO

1 FijarpolticasdeVivienda.

2 InformarcronogramaenviadoporelNivelNacionalalosinteresadosde prstamodevivienda.

3 Realizarconvocatoriadetrabajadoresquedeseanprstamodevivienda.

4 Realizarreunionesinformativas.

5 Entregaralinteresadoformulariodesolicituddeprstamodevivienday elaborarconsolidado.

6 Revisaryverificarlainformacinrecepcionadoenlosformulariosdesolicitudel prstamodevivienda.

7 SolicitaraNminasasignacinbsicamensual,cesantasliquidadas acumuladasysituacionesdisciplinariasdelinteresado.

8 Revisar,analizar,calificaryconsolidarlainformacindelsolicitante.

9 Consolidarlainformacindelosformulariosdesolicituddeprstamos totalmentediligenciadosenunabasededatos.

10 PrepararlistadoypresentarconsolidadoalComitSeccional.

11 EnviaralNivelNacionaleldocumentofinalconvistobuenodelComit Seccional.

12 Comunicaracadaunodelosbeneficiariosdelprstamosobrelarespectiva adjudicacinytrmites.

FIN

9.1.4.2.1.1.DESCRIPCIONDEACTIVIDADES.
INFORMACIN
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Actividad DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO BIENESTARSOCIAL PRESTAMODEVIVIENDA(ADJUDICACION) Ejecutor ComitNacional deVivienda. Tarea FijarPoliticasdeVivienda. C Donde ComitNacionalde Vivienda. Politicas Insumos Productoy/o Resultado Politicas VA Observaciones

1Fijarpolticasde Vivienda.

2Informarcronograma enviadoporelNivel Nacionalalos interesadosde prstamodevivienda. 3Realizarconvocatoria detrabajadoresque deseanprstamode vivienda.

Profesional Tcnico

Clasificarlosformulariosunosparacuotainicial CP yotroparaliberacindegravamenhipotecario.

CoordinacinSeccional Cronogramaestablecidoporel deBienestarSocial. comitnacionaldevivienda.

Clasificacinde formulario.

Profesional Tcnico

Realizarconvocatoria.

CoordinacinSeccional Comunicado. deBienestarSocial.

Comunicado.

4Realizarreuniones informativas.

Profesional Tcnico

Realizarreuniones.

CoordinacinSeccional Reuniones. deBienestarSocial.

Reuniones.

5 Entregaralinteresado formulariodesolicitud deprstamode viviendayelaborar consolidado.

Profesional Tcnico

Entregarformulariosdesolicitudalos funcionariosinteresadosdelaSeccional, elaborarconsolidadodepersonasalosquese leentrego.

CoordinacinSeccional Formulariodesolucitud. deBienestarSocial.

Formulario diligenciado correctamente.

6Revisaryverificarla Profesional informacin Tcnico recepcionadoenlos formulariosdesolicitud elprstamodevivienda.

Revisarlainformacin.

CoordinacinSeccional Formulario. deBienestarSocial.

Clasificacinde lainformacin.

7SolicitaraNminas asignacinbsica mensual,cesantas liquidadas acumuladasy situaciones disciplinariasdel interesado.

Profesional Tcnico

Elaborarmemorandouoficiodetodoslos interesadosyenviarsoportesaNminasdela SeccionalCundinamarca.

CoordinacinSeccional .Memorando,oficiosyrelacin. deBienestarSocial.

Recibir informacinclara yprecisa.

8Revisar,analizar, Profesional calificaryconsolidarla Tcnico informacindel solicitante.

Verificarelderechodeparticiparenla adjudicacin.

CoordinacinSeccional .Formulariosconvistobueno. deBienestarSocial. .InformacindeNminas.

Informacin consolidada.

9 Consolidarla Profesional informacindelos Tcnico formulariosdesolicitud deprstamos totalmentediligenciados enunabasededatos.

Informacindeformularioseinformaciones solicitadasaotrasdependencias(Nminas).

CoordinacinSeccional Memorandouoficio. deBienestarSocial.

Basededatos X alimentadacon losdatosdelos solicitantes.

10Prepararlistadoy presentarconsolidado alComitSeccional.

Profesional Tcnico

Imprimirconsolidadodelainformacinajustado alaresolucinyreglamentospropuestospara prstamodevivienda.

CoordinacinSeccional Listado. deBienestarSocial. .Memorando.

Consolidadocon vistobuenodel Comit Seccional.

11EnviaralNivelNacional Profesional eldocumentofinalcon Tcnico vistobuenodelComit Seccional.

Prepararactaydocumentossoporte.

CoordinacinSeccional Actaydocumentos. deBienestarSocial.

Aprobacinde X prstamos mediante resolucin firmadaporel Presidentedel ISS.

12Comunicaracadauno Profesional delosbeneficiariosdel Tcnico prstamosobrela respectivaadjudicacin ytrmites.

Oficioparacadaunodelosbeneficiariosde prstamodeviviendadelaSeccional informandolarespectivaadjudicaciny trmitessegnlaResolucin3696del16de diciembrede1997yResolucin3523del29 deoctubrede1999.

CoordinacinSeccional Listadebeneficiariosde deBienestarSocial. prstamosdelaSeccional.

Satisfacerlas X necesidadesde losfuncionarios.

9.1.4.2.2.FLUJOGRAMADEACTIVIDADES.
INFORMACIN
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO BIENESTARSOCIAL PRESTAMODEVIVIENDA(PARACUOTAINICIAL) RESPONSABLE No. ACTIVIDAD BENEFICIARIO/FUNCIONARIO PROFESIONAL JEFEDEPARTAMENTO DERECURSOS HUMANOS ASEGURADORA AREAJURIDICA AREADEOPERACIONES AREADECONTABILIDAD BANCARIAS

Inicio

1 Presentardocumentossoporteal Formulariodesolicituddeprstamo(se tiene1mesparapresentar). 2 Revisarladocumentacinacreditadapor losbeneficiarios. 3 Elaboraryremitirinformesobre cumplimientoderequisitosaBienestar Nacional. 4 Solicitaralbeneficiariodocumentacin soportedelcrdito. 5 Presentarpromesadecompraventa, escrituraycertificadodetradicinylibertad delvendedor. 6 Formalizarautorizacindedescuentospor nminas,pignoracindecesantasy constituyepagardegarantade codeudor.

7 Enviarsolicituddeafiliacinalacompaa deseguros(vida,incendioyterremoto).

8 Recibirlasolicituddelaaseguradorapara seguirtrmite.

9 Recibirydiligenciarafiliacin.

10 SolicitaralreadeBienesyServicios conceptotcnicodelavalocomercialdel inmueble. 11 Realizaraperturadeexpedientepor beneficiario.

12 SolicitaralreaJurdicaelestudiodela viabilidaddelaadquisicindelinmueble.
ESTUDIODE LA DOCUMENTA CIONYDE LOSTITULOS

13 Entregaralbeneficiariomodelodela minutaparaconstitutirhipotecaalISS. 14 Realizardiligenciasparalaelaboracinde escrituradehipotecaafavordelISS. 15 Revisarlaescrituradehipoteca.

16 RegistrarFirmadelaescrituradehipoteca.

17 EnviarlaescrituraaBeneficenciay NotariadoyRegistroysolicitarel certificadodelibertadytradicin. 18 Recibiryrevisarcopiadelaescritura debidamenteregistradayCertificadode LibertadyTradicin. 19 ElaborarResolucindeDesembolso.

20 Digitarordendepagodirectamenteenel reafuenteusandoelprogramadepagos ycajadesarrolladoporlaGerencia NacionaldeTesorera.

21 Proyectaroficioparaelreade OperacionesBancariasconelfinde solicitareldesembolso. 22 Proyectaroficioparaelreade Contabilidadconelfindequesehagala respectivainclusinenelkardexde vivienda. 23 ProyectaroficioparaelreadeNominas conelfindereportareldesembolsopara incluirdescuentos. 24 Proyectaroficiodirigidoalacompaade segurosparalaexpedicindelasplizas correspondientes. 25 Diligenciarchequeafavordelapersonao entidadvendedora

B
DESEMBOLSO

INCLUSIONEN KARDEX

Fin

9.1.4.2.2.1DESCRIPCIONDEACTIVIDADES.
INFORMACIN
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Actividad DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO BIENESTARSOCIAL PRSTAMODEVIVIENDA(PARACUOTAINICIAL) Ejecutor Tarea Realizarentregamedianteescritodelos documentossoportealformulariodesolicitud, relacionandolosdocumentosaentregar, segnResolucin3696del16dediciembre de1997yResolucin3523del29deoctubre de1999. C Donde Coordinacin Seccionalde Bienestar. Insum os Oficiodondesenotificadel prstamo. Productoy/oResultado Presentacindela documentacin. VA X Observaciones

1Presentardocumentos Beneficiario soportealFormulario Funcionario desolicitudde prstamo(setieneun mesparapresentar).

2Revisarla documentacin acreditadaporlos beneficiarios.

Profesional

Revisardocumentacin.

CD Coordinacin Seccionalde Bienestar.

Documentosacreditadospor Documentosrevisados. losbeneficiarios.

3Elaboraryremitir Profesional informesobre cumplimientode requisitosaBienestar Nacional.

Archivarlosdocumentosacreditadosporel beneficiarioencadaexpediente.

CP Coordinacin Seccionalde Bienestar.

Documentosacreditadospor Expediente. losbeneficiariosrevisados.

4Solicitaralbeneficiario Profesional documentacinsoporte delcrdito.

PresentarlosrequisitossegnResolucin 3696del16dediciembrede1997y Resolucin3523del29deoctubrede1999.

Coordinacin Seccionalde Bienestar.

Oficiodondesenotificadel prstamo.

Presentacindela documentacin.

5Presentarpromesade Beneficiario compraventa,escritura ycertificadode tradicinylibertaddel vendedor.

Entregadocumentos.

CD Coordinacin Seccionalde Bienestar.

Documentosacreditadospor Revisiondeladocumentacin.X losbeneficiarios.

6Formalizarautorizacin Beneficiario dedescuentospor nminas,pignoracin decesantasy constituirpagarde garantadecodeudor.

Formalizaautorizacin.

Coordinacin Seccionalde Bienestar.

Documentosrequeridos.

Documentosrevisados.

7Enviarsolicitudde Profesional afiliacinalacompaa deseguros(vida, incendioyterremoto).

Enviarsolicitud.

Coordinacin Seccionalde Bienestar.

Solicitudafiliacin.

Solicitudafiliacin.

8Recibirlasolicitudde Aseguradora laaseguradorapara seguirtrmite.

Realizatrmiteasegurador.

Oficinaaseguradora.

Solicitudtramitada.

Solicitudtramitada.

9Recibirydiligenciar afiliacin.

Profesional

Realizartrmite.

Coordinacin Seccionalde Bienestar.

Solicitud.

Solicitudtramitada.

10Solicitaralreade BienesyServicios conceptotcnicodel avalocomercialdel inmueble.

Beneficiario

Solicitarmedianteoficioconceptotcnicodel CD BienesyServicios. avalocomercialdelinmueble.

Promesadecompraventadel Copiaderecibidodeloficio. inmueble.

Profesional

Proyectarborradordeoficiodirigidoalrea deBienesyServiciossolicitandoelconcepto tcnicodelavalocomercialdelinmueble.

Coordinacin Seccionalde Bienestar.

Promesadecompraventadel Borradordeloficio. inmueble.

Jefe Revisinyfirma. Departamentode Recursos Humanos

Coordinacin Oficio. SeccionaldeBienestar

Oficiofirmado.

11Realizaraperturade expedientepor beneficiario.

Profesional

RecibirconceptotcnicodelDepartamento deBienesyServicios,registrarloenlalista dechequeoyarchivarloenelexpedientedel beneficiario.

Coordinacin Conceptotcnico. SeccionaldeBienestar

Conceptotcnicoarchivado.

12Solicitaralrea Jurdicaelestudiode laviabilidaddela adquisicindel inmueble.

Profesional

Proyectarborradordeoficiodirigidoalrea CD Coordinacin Jurdicasolicitandoelestudiodelaviabilidad Seccionalde delaadquisicindelinmueble. Bienestar.

Expedientedelbeneficiario.

Borradordeloficio.

13Entregaralbeneficiario Profesional modelodelaminuta paraconstitutir hipotecaalISS.

Entregarmodelodelaminutaycopiadelos CP Coordinacin artculosrelacionadosenelparagrafodel Seccionalde artculo13delaResolucin3696del16de Bienestar. diciembrede1997.

Modelodelaminutaenmedio Modelodelaminuta magnticoyResolcuin3696 entregadoacadabeneficiario del16diciembre. ycopiadelosartculos.

14Realizardiligencias Beneficiario paralaelaboracinde Funcionario escrituradehipotecaa favordelISS.

GestionarantelaNotariaasignadala CD Notariaasignada. elaboracindelaescrituraconstituyendo hipotecadeprimergradoafavordelSeguro Social.

Modelodeminuta.

Escritura.

15Revisarlaescriturade Profesional hipoteca.

Verificarescritura.

Coordinacin Seccionalde Bienestar.

Escritura.

Escriturarevisada.

16RegistrarFirmadela Profesional escrituradehipoteca.

Registrarfirma.

DireccinJurdica.

Escriturarevisada.

Escriturafirmada.

17Enviarlaescrituraa Beneficiario Beneficenciay NotariadoyRegistroy solicitarelcertificado delibertadytradicin.

Enviarabeneficenciaescritura.

Beneficencia, NotariadoyRegistro.

Escriturafirmada.

Escrituradebidamente registradayCertificadode LibertadyTradicin.

18Recibiryrevisarcopia Profesional delaescritura debidamente registradayCertificado deLibertadyTradicin .

Verificarquerealmenteseencuentra registradalahipotecaalSeguroSocialyse encuentreanexoelcertificadodelibertady tradicin.

CD Coordinacin Seccionalde Bienestar.

Escrituradebidamente registradayCertificadode LibertadyTradicin

Escriturarevisada.

19ElaborarResolucinde Jefe ElaborarproyectodeResolucinde Desembolso. Departamentode Desembolso. Recursos Humanos

CP JefaturadeRecursos Escriturafirmada. Huamnos.

Resolucinenborrador.

Profesional

TranscribirResolucin.

JefaturadeRecursos Resolucinenborrador. Huamnos.

Resolucin.

GerenteSeccional Revisinyfirma. deRecursos Humanos

GerenciaSeccionalde Resolucin. RecursosHumanos.

Resolucinfirmada.

20Digitarordendepago Profesional directamenteenel reafuenteusandoel programadepagosy cajadesarrolladoporla GerenciaNacionalde Tesorera. 21Proyectaroficioparael Profesional readeOperaciones Bancariasconelfinde solicitarel desembolso.

Digitarordendepago.

Tesorera

Programaenviadoporla GerenciaNacionalde RecursosHumanosyla relacindepagos.

Relacindepagodigitado.

Proyectaroficioenborradorparaoperaciones CP Coordinacin bancariasanexandolarelacindeordende Seccionalde pago,Resolucindedesembolsoy Bienestar. certificacinbancaria.

CopiadelaResolucin, relacindeordendepagoy certificacinbancaria.

Borradordeloficio.

Profesional

Transcribiroficio.

Coordinacin Seccionalde Bienestar.

Borradordeloficio.

Oficio.

22Proyectaroficioparael Profesional readeContabilidad conelfindequese hagalarespectiva inclusinenelkardex devivienda.

Proyectaroficiodirigidoalreade Contabilidad.

CP Coordinacin Seccionalde Bienestar.

Resolucin.

Borradordeloficio.

23Proyectaroficioparael Profesional readeNominascon elfindereportarel desembolsopara incluirdescuentos.

ProyectaroficiodirigioalreadeNminas.

CP Coordinacin Seccionalde Bienestar.

Resolucin.

Borradordeloficio.

24Proyectaroficiodirigido Profesional alacompaade segurosparala expedicindelas plizas correspondientes.

Proyectaroficiodirigidoalacompaade serguros.

CP Coordinacin Seccionalde Bienestar.

Resolucin.

Borradordeloficio.

25Diligenciarchequea favordelapersonao entidadvendedora.

Profesional

Realizargiroatravsdetransferencia bancaria.

GerenciaSeccionalde Resolucin. RecursoHumano.

Transaccinbancaria.

Profesional

Recepcionarcopiaparaarchivaral expediente.

GerenciaSeccionalde Copiadelatransaccin RecursoHumano. bancaria.

Documentoarchivadoenel expediente.

9.1.4.2.3.FLUJOGRAMADEACTIVIDADES.
INFORMACIN
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO BIENESTARSOCIAL PRESTAMODEVIVIENDA(PARALIBERACIONDEGRAVAMENHIPOTECARIO) RESPONSABLE

No.

ACTIVIDAD

BENEFICIARIO

JEFEDEPARTAMENTO NACIONALDEDESARROLLO DEPERSONALOJEFE SECCIONALDERECURSOS HUMANOS

PROFESIONALDELA COORDINACION SECCIONALDE BIENESTAR

TESORERIA

NOTARIA

DIRECCIONJURIDICA

Inicio

Presentardocumentossoporteal Formulariodesolicituddeprestamode vivienda.

Revisarladocumentacinacreditadapor losbeneficiarios.

Presentarrequisitosparaelestudiode documentosytitulacin

Presentarinformesobrecumplimientode requisitos.

Entregarcertificado.

Elaborarexpedientesdecadaunodelos beneficiariosconladocumentacin aportada.

SolicitaralreaJurdicaelconceptosobre ladocumentacinaportadaporel beneficiarioparaelrespectivo desembolso.

ESTUDIODE DOCUMENTOSY TITULOS

Realizarestudiodedocumentaciny remiteconcepto.

Elaborarprevioconceptofavorable proyectoderesolucindedesembolsoy/o ordendepagoparafirmadeldelegado.

10

Revisaryponerpiedefirma,previo conceptofavorable.

11

SolicitaraNminascapacidadde descuentos.

12

SolicitaraTesoreraNacionalel desembolsoconlarespectiva documentacinsoporte

Desemb olso

13

Enviaatesoreriasolicitandoelgirode chequeafavordelaentidadacreedora ,remitecopiaaBienestarSocial.

Girode cheque

14

ReportaraNminaseldesembolsodel prstamosparainiciardescuentos.

15

SolicitarconoficioalaCompaade Seguroslaexpedicindelasplizas correspondientes.

16

DiligenciarExpedicindepliza.

17

Solicitarcuentas.

18

Entegamodelodeminuta

19

Realizardiligenciasantenotarapara elaboracindehipotecaafavordelISSy entregaaBienestarSocial.

20

Revisarescrituradehipotecaafavordel ISS.

21

Recibiryrevisarescrituradehipotecaa favordelISS,emiteconceptoydevuelve.

22

Revisarycolocarpiedefirma,previo conceptofavorable.

23

RealizarFirmadeescrituradehipotecaa favordelISSydevuelveaBienestarSocial.

24

Entregarescrituradehipotecaafavordel ISSycertificadodetradicinylibertad dondeconsteestanovedad,sinexcederde 90diasdespusdeldesembolso.

25

Entregaralbeneficiariopagardegaranta previamenteconstitdo.

26

Recibirpagardegaranta.

27

ComunicaraNminaslanovedadpara suspensindedescuentos.

28

Recibirsuspensindedescuentos.

29

Solicitarladesafiliacindelbeneficiarioa laCompaadeSeguros.

30

Solicitarlacancelacindelahipoteca suministrandolacorrespondienteminuta.

31

RealizarLevantamientodehipoteca.

Fin

9.1.4.2.3.1.DESCRIPCIONDEACTIVIDADES.
INFORMACIN
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Actividad DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO BIENESTARSOCIAL PRESTAMODEVIVIENDA(PARALIBERACIONDEGRAVAMENHIPOTECARIO) Ejecutor Tarea Realizarentregamedianteoficiode documentossoportealformulariodesolicitud, relacionandodocumentosaentregar,segn Resolucin3696del16dediciembrede1997 yResolucin3523del29deoctubrede1999. C Donde Insumos Productoy/oResultado Presentacindela documentacin. VA Observaciones

1Presentardocumentos Beneficiario soportealformulariode solicituddeprstamo (en1mes).

CoordinacinSeccional Oficiodondesenotificadel deBienestar. prstamo.

2Revisarla documentacin acreditadaporlos beneficiarios.

Profesional

Revisardocumentacin.

CD

CoordinacinSeccional Documentosacreditadospor deBienestar. losbeneficiarios.

Documentosrevisados.

3Presentarrequisitos Beneficiario paraelestudiode documentosytitulacin 4Presentarinformesobre Profesional cumplimientode requisitos. Profesional

PresentarrequisitossegnResolucin3696 del16dediciembrede1997yResolucin 3523del29deoctubrede1999. Presentarinforme.

CoordinacinSeccional Oficiodondesenotificadel deBienestar. prstamo

Presentacindela documentacin.

CoordinacinSeccional Informe. deBienestar. CoordinacinSeccional Informe. deBienestar. CoordinacinSeccional Certificado. deBienestar.

Informe.

Revisarinforme.

Informe.

5Entregarcertificado

Beneficiario

Entregarcertificadoexpedidoporlaentidad acreedorasobreladeudaactual,escrituray certificadodetradicinylibertaddel beneficiario.Suscribeautorizacinde descuentospornmina,pignoracinde cesantas,afiliacinalacompaadeseguros paralascoberturasdevida,incendioy terremoto.yconstituyepagardegarantiade codeudor Archivarlosdocumentossoporteencada expediente. CP

Certificado.

6Elaborarexpedientesde Profesional cadaunodelos beneficiariosconla documentacin aportada.

CoordinacinSeccional Documentosacreditadospor deBienestar. losbeneficiariosrevisados.

Expediente.

7SolicitaralreaJurdica Profesional elconceptosobrela documentacin aportadaporel beneficiarioparael respectivodesembolso.

Proyectarborradordeoficiodirigidoalrea Jurdicasolicitandoelconceptoparaposible desembolso.

CD

CoordinacinSeccional Expedientedelbeneficiario. deBienestar.

Borradordeloficio.

8Realizarestudiode Profesional documentacinyremite concepto. 9Elaborarprevio Profesional conceptofavorable proyectoderesolucin dedesembolsoy/o ordendepagopara firmadeldelegado.

Realizarestudio.

CP

DepartamentoJurdico. ConceptodelaDireccin Jurdica. CoordinacinSeccional Concepto. deBienestar.

ConceptodelaDireccin Jurdica. Concepto.

ElaborarproyectodelaResolucinde Desembolso.

10Revisaryponerpiede Profesional firma,previoconcepto favorable.

Revisar.

JefaturadeRecursos Humanos. JefaturadeRecursos Humanos.

Piedefirma.

Piedefirma.

JefedeRecursos RealizarFirmaderesolucinyenvaa Humanos. BienestarSocial. Profesional TranscribirResolucin.

Resolucinfirmada.

Resolucinfirmada.

CoordinacinSeccional Resolucinenborrador. deBienestar. CoordinacinSeccional Solicitud. deNminas. CoordinacinSeccional Solicitud. deBienestar.

Resolucin.

11SolicitaraNminas capacidadde descuentos.

Profesional

Solicitudcapacidaddescuentos.

Solicitud.

12SolicitaraTesorera Profesional Nacionaleldesembolso conlarespectiva documentacinsoporte.

Solicituddesembolso.

Solicitud.

13Enviaatesorera solicitandoelgirode chequeafavordela entidadacreedora ,remitecopiaa BienestarSocial.

Profesional

Realizagirodecheque.

CP

CoordinacinSeccional Relacindechequegirado. deBienestar.

Relacindechequegirado.

Profesional 14ReportaraNminasel Profesional desembolsodel prstamosparainiciar descuentos.

Avalachequegirado. Reporteanminasdeprstamo desembolsado.

Tesorera.

Verificacincheque.

Verificacincheque. Oficio.

CoordinacinSeccional Oficio. deBienestar.

15Solicitarconoficioala Profesional CompaadeSeguros laexpedicindelas plizas correspondientes. 16DiligenciarExpedicin depliza. 17Solicitarcuentas. Profesional Profesional

Solicituddepliza.

CoordinacinSeccional Oficio. deBienestar.

Oficio.

Expedicinpliza. Solicitarcuentas.

Aseguradora.

Enviopliza.

Enviopliza. Solicitudcuentas.

CoordinacinSeccional Solicitudcuentas. deBienestar. CoordinacinSeccional Oficio. deBienestar.

18Entegamodelode minuta

Profesional

Entregarabaneficiario:modelodeminutapara constituirhipotecaalISS,resolucin reglamentariadelosprstamos,resolucinde representacin,resolucindenombramientoy actadeposesindelfuncionariocompertente parafirmadeescitura. Elaborarhipoteca.

Oficio.

19Realizardiligenciasante Beneficiario notaraparaelaboracin dehipotecaafavordel ISSyentregaa BienestarSocial. 20Revisarescriturade hipotecaafavordel ISS. Profesional

Notara.

Documentodehipoteca.

Documentodehipoteca.

Revisarescritura.

CoordinacinSeccional Escritura. deBienestar. DireccinJurdica. Escritura.

Escritura.

21Recibiryrevisar DireccinJurdica. Recibiryrevisarescritura. escrituradehipotecaa favordelISS,emite conceptoydevuelve. 22Revisarycolocarpiede Profesional firma,previoconcepto favorable. Revisaycolocapiedefirma.

Escritura.

CoordinacinSeccional Piedefirma. deBienestar. JefaturadeRecursos Humanos. Firmadeescritura.

Piedefirma.

23 Firmadeescriturade JefedeRecursos FirmadeescrituradeHipoteca. hipotecaafavordelISS Humanos. ydevuelveaBienestar Social. 24Entregarescriturade Beneficiario hipotecaafavordelISS ycertificadodetradicin ylibertaddondeconste estanovedad,sin excederde90das despusdel desembolso. Entregarescrituradehipoteca.

Firmadeescritura.

CoordinacinSeccional Escritura. deBienestar.

Escritura.

25Entregaralbeneficiario Profesional pagardegaranta previamenteconstitdo.

Entregaralbeneficiariopagardegaranta previamenteconstitdo.Alaamortizacintotal delprstamoypreviaexpedicindelpazy salvo(apartirdel01/01/02,serexpedidopor BienestarSocialoquienhagasusveces,con baseenelkrdexmensual. Recibepagar.

CoordinacinSeccional Pagaranulado. deBienestar.

Pagaranulado.

26Recibirpagarde garanta.

Beneficiario

CoordinacinSeccional Pagaranulado. deBienestar. CoordinacinSeccional Novedaddedescuento. deBienestar.

Pagaranulado.

27ComunicaraNminas Profesional lanovedadpara suspensinde descuentos. 28Recibirsuspensinde Profesional descuentos. 29Solicitarladesafiliacin Profesional delbeneficiarioala CompaadeSeguros.

Comunicaanminas.

Novedaddedescuento.

Recibesuspensin.

CoordinacinSeccional Suspensindedescuentos. denminas. CoordinacinSeccional Solicituddesafiliacin. deBienestar.

Suspensindedescuentos.

Solicitardesafiliacin.

Solicituddesafiliacin.

30Solicitarlacancelacin Beneficiario delahipoteca suministrandola correspondienteminuta.

Solicitardesafiliacin.

Aseguradora.

Solicituddesafiliacin.

Solicituddesafiliacin.

31RealizarLevantamiento Beneficiario dehipoteca.

Levantamientodehipoteca.

CoordinacinSeccional Documentolevantamiento deBienestar. hipoteca.

Documentolevantamiento hipoteca.

9.1.4.2.4.FLUJOGRAMADEACTIVIDADES.
INFORMACIN
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO BIENESTARSOCIAL PRSTAMODEVIVIENDA(SEGUIMIENTOYCONTROL) RESPONSABLE

No.

ACTIVIDAD

PROFESIONALCOORDINACINSECCIONALDE BIENESTARSOCIALOPERSONAENCARGADAENLA SECCIONAL

PROFESIONALDEPARTAMENTONACIONALDE CONTABILIDAD.

Inicio

1 Controlarlosdesembolsosyhacerseguimientoa:descuentos mensuales,abonosdecesanta,yextincintotaldelasdeudasy pagosporTesorera.(Conbaseenelinformemensualdecartera kardexemitidoporelDepartamentoNacionaldeContabilidad). 2 ReportaroficioalDepartamentoNacionaldeContabilidadlas novedadesdeajuste,previaverificacin.(Debidamentesoportadas).

3 Atenderlasconsultasdelosbeneficiariosreferentealossaldosde susprstamos,descuentosabonosetc.

4 Elaborarestadosdecuentaquesoliciten.

5 Elaborarpazysalvoporpagototaldeladeuda.

6 RevisarkardexyreportaraNminasencasodequefigurensaldosa favordelosbeneficiarios. 7 ProyectareliniciodelSubprocesoDevolucindesaldosafavor.

8 Controlarquelosbeneficiariosdeprstamospresentenlos documentossoportesdelmismodentrodelosseis(6)meses siguientesalafechadeexpedicindelaResolucindeadjudicacin. 9 VerificarpormediodeInformacinalNivelNacional,encasodeque pasadosseis(6)mesesnoseefectaeldesembolso. 10 Controlaryconservarlasgarantaspersonales(pagar)ylas garantasreales(escrituradehipoteca).

11 EnviarInformacinalasreascompetentes,acercadelos prstamosalosqueserequierahacerefectivaslasgarantas.(en casodenoconstitucindehipoteca). 12 Realizaraperturadeexpedientes,eincorporaryfoliardocumentos.

13 RealizarprocesodeCustodiaryactualizarlosexpedientes.

14 Enviarelexpedientealarchivoinactivo,unavezcanceladoel prstamo,debidamentelegalizadaslasdeshipotecas,ypazysalvos correspondientes. 15 Revisarlasnovedades(jubilaciones,retiros,traslados,fallecimientos, insubsistencias,etc)segnelinformemensualyprocedersegnel caso. 16 Realizarmantenimientodecomunicacinconlasdiferentes dependenciasinvolucradasenelprocesodevivienda,ydarsolucin oportunaasituacionesqueloafecten.

Fin

9.1.4.2.4.1.DESCRIPCINDEACTIVIDADES.
INFORMACIN
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Actividad DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO BIENESTARSOCIAL PRSTAMODEVIVIENDA(SEGUIMIENTOYCONTROL) Ejecutor Tarea C Donde Insum os Kardexdevivienda. Productoy/o Resultado Anlisisdel informe. VA Observaciones

1Controlarlosdesembolsosy Profesional hacerseguimientoa: descuentosmensuales, abonosdecesantasy extincintotaldelasdeudas ypagospoTesorera.(Con baseenelinformemensual decarterakardexemitido porelDepartamento NacionaldeContabilidad).

RevisarelKardexdeviviendatransmitido CD Coordinacin mensualmenteporelDepartamentoNacional Seccionalde deContabilidad. Bienestar.

2ReportaralDepartamento Profesionalde NacionaldeContabilidadlas Contabilidad novedadesdeajuste,previa verificacin.(debidamente soportadas).

ProyectaroficioreportandoalDepartamento CC Contabilidad. NacionaldeContabilidadlasnovedadesde ajustequeresultarondelanlisis,como nmerodecdulaonombreincorrecto, aplicacindedescuentos,ubicacinenel kardex,personarepetidaconinformacin diferente. Transcribiroficio. Coordinacin Seccionalde Bienestar. Coordinacin Seccionalde Bienestar.

Anlisisdelinformede cartera.

Proyectode Oficio.

Profesional

ProyectodeOficio.

Oficio.

Jefe Departamento Seccional Desarrollode Personal. Profesional

Revisinyfirma.

Oficio.

Oficiofirmado.

Numeracin,radicacinyenvo.

Coordinacin Oficio. SeccionaldeBienestar oDepartamento SeccionaldeRecursos Humanos. CP Coordinacin Expedientedelbeneficiario, SeccionaldeBienestar informedecartera. oDepartamento SeccionaldeRecursos Humanos.

Copiaderecibido deloficio.

3Atenderlasconsultasdelos Profesional beneficiariosreferentealos saldosdesusprstamos, descuentosabonosetc.

Atencinpersonalizadaacadabeneficiario quelorequiera

Atencindela consulta.

4Elaborarestadosdecuenta quesoliciten.

Profesional

Entregarelestadodecuentadelsolicitante. CP Coordinacin Informedecartera. SeccionaldeBienestar oDepartamento SeccionaldeRecursos Humanos.

Estadode cuenta.

5Elaborarpazysalvoporpago Profesional totaldeladeuda.

RealizarlacertificacinqueindiqueelPazy CP Coordinacin Informedecartera. Salvo. SeccionaldeBienestar oDepartamento SeccionaldeRecursos Humanos. RevisarelKardex. CD Coordinacin Expedientedelbeneficiario. SeccionaldeBienestar oDepartamento SeccionaldeRecursos Humanos. Coordinacin Expediente. SeccionaldeBienestar oDepartamento SeccionaldeRecursos Humanos. Coordinacin Entregadocumentos. SeccionaldeBienestar oDepartamento SeccionaldeRecursos Humanos.

Pazysalvo.

6Revisarkardexyreportara Profesional Nminasencasodeque figurensaldosafavordelos beneficiarios.

Expediente revisado.

7Proyectareliniciodel SubprocesoDevolucinde saldosafavor.

Profesional

Devolucindesaldos.

Expediente.

8Controlarquelos Profesional beneficiariosdeprstamos presentenlosdocumentos soportesdelmismodentrode losseis(6)mesessiguientes alafechadeexpedicindela Resolucindeadjudicacin 9Verificarpormediode Profesional InformacinalNivelNacional, encasodequepasadosseis (6)mesesnoseefectael desembolso. 10Controlaryconservarlas Profesional garantaspersonales(pagar) ylasgarantasreales (escrituradehipoteca).

Controlpresentacindedocumentos.

Entrega documentos.

informacinalNivelNacional.

Coordinacin Oficio. SeccionaldeBienestar oDepartamento SeccionaldeRecursos Humanos. Coordinacin Revisin. SeccionaldeBienestar oDepartamento SeccionaldeRecursos Humanos. Coordinacin Informe. SeccionaldeBienestar oDepartamento SeccionaldeRecursos Humanos.

Oficio.

Controldegarantas.

Revisin.

11EnviarInformacinalas reascompetentes,acerca delosprstamosalosque queserequierahacer efectivaslasgarantas.(en casodenoconstitucinde hipoteca).

Profesional

Entregarelestadodecuentadelsolicitante.

Informe.

Profesional 12Realizaraperturade expedientes,eincorporary foliardocumentos. Profesional

Entregarelestadodecuentadelsolicitante. Abrirexpedientes.

DireccinJurdica.

Informe.

Informe. Apertura expedientes.

Coordinacin Aperturaexpedientes SeccionaldeBienestar oDepartamento SeccionaldeRecursos Humanos.

13Realizarprocesode Custodiaryactualizarlos expedientes.

Profesional

Custodiaryactualizarexpedientes.

Coordinacin Custodiadeexpediente. SeccionaldeBienestar oDepartamento SeccionaldeRecursos Humanos. Coordinacin Envoexpediente. SeccionaldeBienestar oDepartamento SeccionaldeRecursos Humanos. Coordinacin Informe. SeccionaldeBienestar oDepartamento SeccionaldeRecursos Humanos. Coordinacin Comunicacin. SeccionaldeBienestar oDepartamento SeccionaldeRecursos Humanos.

Custodiade expediente.

14Enviarelexpedienteal Profesional archivoinactivo,unavez canceladoelprstamo....y debidamentelegalizadaslas deshipotecasypazysalvos correspondientes. 15Revisarlasnovedades( Profesional jubilaciones,retiros, traslados,fallecimientos, insubsistencias,etc)segnel informemensualyproceder segnelcaso. 16Realizarmantenimientode Profesional comunicacinconlas diferentesdependencias involucradasenelprocesode vivienda,ydarsolucin oportunaasituacionesquelo afecten.

Envodeexpedienteaarchivo.

Envi expediente.

Revisanovedades.

Informe.

Mantenercomunicacincondiferentes dependencias.

Comunicacin.

9.1.4.2.5.FLUJOGRAMADEACTIVIDADES.
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO BIENESTARSOCIAL PRESTAMODEVIVIENDA(BENEFICIARIOSENMORA) RESPONSABLE PROFESIONALCOORDINACIONSECCIONAL DEBIENESTARSOCIALOPERSONA ENCARGADAENLASECCIONAL

No.

ACTIVIDAD

BENEFICIARIO

CONTABILIDADSECCIONAL

Inicio

1 Elaborarlistadoconsolidadosobreretiros, jubilaciones,destituciones,retirosvoluntarios, licenciasnoremuneradas,fallecimientos, traslados.

2 Revisarloscasosderetiros,jubiladosy/olicencias noremuneradasquecorrespondanabeneficiarios deprstamosdevivienda,especficamenteMoras. 3 Solicitarladeterminacindelacuotaapagarpor partedelbeneficirario. 4 Solicitarlaliquidacindelosinteresesdemoraa contabilidad.

LIQUIDACION DEMORA

5 Establecerinformacinalbeneficiarioyloorienta acercadelasaccionesaseguir.

6 Comunicaralbeneficiarioyloorientasobreel pagodelossegurosdevida,terremotoeincendio.

SolicitaralacompaadeSeguroselinformede lospagosrealizadosporelBeneficiarioenMora

Realizarseguimientoycontroldelospagos realizadosporelbeneficiario,hastalaextincinde ladeuda.

Fin

9.1.4.2.5.1.DESCRIPCIONDEACTIVIDADES.
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Actividad DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO BIENESTARSOCIAL PRESTAMODEVIVIENDA(BENEFICIARIOSENMORA) Ejecutor Tarea C Donde Insumos Productoy/oResultado Anlisisdelinforme consolidado. VA X Observaciones

1Elaborarlistado Profesional consolidadosobre retiros,jubilaciones, destituciones,retiros voluntarios,licenciasno remuneradas, fallecimientos, traslados. 2Revisarloscasosde Profesional retiros,jubiladosy/o licenciasno remuneradasque correspondana beneficiariosde prstamosdevivienda, especficamenteMoras.

Remitircopiasdenovedadesdepersonal, CD especificamenteretiros(jubilaciones, destituciones,retirosvoluntarios)licencias( estudios,maternidad,enfermedad,licenciano remunerada)vacaciones,fallecimientos, traslados.Copiasdeliquidacionesdecesantas.

CoordinacinSeccional Informerecibidodelreade deNminas. Nminas.

ProyectaroficioalDepartamentoNacionalde CD Contabilidadsolicitandolareliquidacindel prestamodelosbeneficiariosenmoraconelfin dedeterminarlacoutaapagar.

CoordinacinSeccional Anlisisdelinforme. deBienestaro Departamento SeccionaldeRecursos Humanos.

ProyectodeOficio.

Profesional

Transcribiroficio.

CoordinacinSeccional ProyectodeOficio. deBienestaro Departamento SeccionaldeRecursos Humanos. CoordinacinSeccional Oficio. deBienestaro Departamento SeccionaldeRecursos Humanos. CoordinacinSeccional Solicitud. deBienestaro Departamento SeccionaldeRecursos Humanos.

Oficio.

JefeDepartamento Revisinyfirma. Desarrollode personalopesona encargada

Oficiofirmado.

3 Solicitarla determinacindela cuotaapagarporparte delbeneficirario.

Profesional

Solicituddecuota.

Solicitud.

Profesional

Informacinsobrecuota.

readeContabilidad.

Informe.

Informe.

4Solicitarlaliquidacin delosinteresesde moraacontabilidad.

Profesional

Liquidacindelosintereses.

readeContabilidad.

Comunicado.

Comunicado.

5Establecerinformacin Profesional albeneficiarioylo orientaacercadelas accionesaseguir.

Informacinbeneficiario.

Beneficiario.

Informacin.

Informacin.

6Comunicaral Profesional beneficiarioyloorienta sobreelpagodelos segurosdevida, terremotoeincendio.

Comunicacinalbeneficiario.

Beneficiario.

Comunicado.

Comunicado.

Beneficiario

Realizapagos.

Beneficiario.

Recibos.

Recibos.

7Solicitaralacompaa Profesional deSeguroselinforme delospagosrealizados porelBeneficiarioen Mora

EstableceryCoordinarelpagodebeneficiarios enmora.

CoordinacinSeccional Pagos. deBienestaro Departamento SeccionaldeRecursos Humanos.

Pagos.

Personalde aseguradora

Constatapagos.

Aseguradora.

Constatapagos.

Constatapagos.

8Realizarseguimientoy Profesional controldelospagos realizadosporel beneficiario,hastala extincindeladeuda.

Realizaseguimientoycontrol.

CoordinacinSeccional Verificacindepagos. deBienestaro Departamento SeccionaldeRecursos Humanos.

Verificacindepagos.

9.1.4.2.6.FLUJOGRAMADEACTIVIDADES.
INFORMACIN
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANSOSECCIONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO BIENESTARSOCIAL PRESTAMODEVIVIENDA(DESCUENTODECUOTAS) RESPONSABLE ACTIVIDAD

No.

PROFESIONAL

1 Establecerautorizacindedescuentopornminaypignoracinde cesantas.

2 EnivarcopiadelaautorizacinalreadeNominas.

3 Verificarelinformemensualdecartera(kardex)conelfindedetectar beneficiariosqueyahayancompletadoelpagodelprestamo. 4 InfiormaralreadeNminaslasuspensindelosdescuentosdelos beneficiariosqueyahancompletadoelpagodelprstamo. 5 Informaralacompaaaseguradoraqueelbeneficiarioseencuentraapaz ysalvoconelprstamo. 6 InformaralDepartamentoNacionaldeContabilidadqueelbeneficiariose encuentraapazysalvo. 7 Informaralbeneficiarioqueyaseencuentraapazysalvoconelprstamo.

8 Expedirpazysalvoalbeneficiario.

Fin

9.1.4.2.6.1.DESCRIPCIONDEACTIVIDADES.
INFORMACIN
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Actividad DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO BIENESTARSOCIAL PRESTAMODEVIVIENDA(DESCUENTODECUOTAS) Ejecutor Tarea C Donde Insumos Productoy/o Resultado Autorizacin. VA Observaciones

1Establecerautorizacin Beneficiario dedescuentopor nminaypignoracin decesantas. 2Enviarcopiadela Profesional autorizacinalreade Nminas. Profesional Proyectaroficioenviandocopiadela autorizacinalreadeNminas. Transcribiroficio. CP

CoordinacinSeccional Formatodeautorizacin. deBienestar.

CoordinacinSeccional Formatodeautorizacin. deBienestar. CoordinacinSeccional ProyectodeOficio. deBienestar. CoordinacinSeccional Oficio. deBienestar.

Proyectode Oficio. Oficio.

JefeDepartamentoNacionalde Revisinyfirma. DesarrollodePersonalopersona encargadadelprocesoenla seccional Profesional Numeracin,radicacinyenvo.

Oficiofirmado.

CoordinacinSeccional Oficio. deBienestar. CD CoordinacinSeccional Informemensualdecartera deBienestar. (kardex).

Copiaderecibido deloficio. Informede X beneficiariosque seencuentrana pazysalvo.

3Verificarelinforme Profesional mensualdecartera (kardex)conelfinde detectarbeneficiarios queyahayan completadoelpagodel prstamo. 4Infiormaralreade Profesional Nminaslasuspensin delosdescuentosde losbeneficiariosqueya hancompletadoelpago delprstamo. Profesional

Consolidarlistadodebeneficiariosque terminarndecancelarelprstamo.

ProyectaroficiodirigidoalreadeNminas informandolasuspensindelosdescuentos.

CP

CoordinacinSeccional Informedebeneficiariosquese Proyectode deBienestar encuentranaPazySalvo. Oficio.

Transcribiroficio.

CoordinacinSeccional ProyectodeOficio. deBienestar. CoordinacinSeccional Oficio. deBienestar.

Oficio.

JefeDepartamentoSeccionalde Revisinyfirma. DesarrolloPersonalopersona encargadadelprocesoenla seccional Profesional Numeracin,radicacinyenvo.

Oficiofirmado.

CoordinacinSeccional Oficio. deBienestar.

Copiadel recibidodel oficio.

5Informaralacompaa Profesional aseguradoraqueel beneficiariose encuentraapazysalvo conelprstamo.

Proyectaroficiodirigidoalacompaa aseguradora.

CP

CoordinacinSeccional Informedebeneficiariosquese Proyectode deBienestar. encuentranaPazySalvo. Oficio.

Profesional

Transcribiroficio.

CoordinacinSeccional ProyectodeOficio. deBienestar. CoordinacinSeccional Oficio. deBienestar.

Oficio.

JefeDepartamentoNacionalde Revisinyfirma. DesarrollodePersonalopersona encargadadelprocesoenla seccional Profesional Numeracin,radicacinyenvo.

Oficiofirmado.

CoordinacinSeccional Oficio. deBienestar. CP

Copiadel recibidodel oficio. X

6Informaral Profesional DepartamentoNacional deContabilidadqueel beneficiariose encuentraapazysalvo.

ProyectaroficiodirigidoalDepartamento NacionaldeContabilidadinformandoqueel beneficiarioyaseencuentraaPazySalvo.

CoordinacinSeccional Informedebeneficiariosquese Proyectode deBienestar. encuentranaPazySalvo. Oficio.

Profesional

Transcribiroficio.

CoordinacinSeccional ProyectodeOficio. deBienestar. CoordinacinSeccional Oficio. deBienestar.

Oficio.

JefeDepartamentoNacionalde Revisinyfirma. DesarrollodePersonalopersona encargadadelprocesoenla seccional Profesional Numeracin,radicacinyenvo.

Oficiofirmado.

CoordinacinSeccional Oficio. deBienestar. CP

Copiaderecibido deloficio.

7Informaralbeneficiario Profesional queyaseencuentraa pazysalvoconel prstamo. Profesional

Proyectaroficiodirigidoalbeneficiario informandolequeyaseencuentraaPazy salvo.

CoordinacinSeccional Informedebeneficiariosquese Proyectode deBienestar. encuentranaPazySalvo. Oficio.

Transcribiroficio.

CoordinacinSeccional ProyectodeOficio. deBienestar. CoordinacinSeccional Oficio. deBienestar.

Oficio.

JefeDepartamentoNacionalde Revisinyfirma. DesarrolloPersonalopersona encargadadelprocesoenla seccional. Profesional Numeracin,radicacinyenvo.

Oficiofirmado.

CoordinacinSeccional Oficio. deBienestar.

8Elaborarpazysalvoal Profesional beneficiario.

Elaborarcertificacinqueindiquequeel beneficiarioseencuentraapazysalvo.

Copiadel recibidodel oficio. CoordinacinSeccional Informedebeneficiariosquese Pazysalvo. deBienestar. encuentranaPazySalvo.

9.1.4.2.7.Formato2.FLUJOGRAMADEACTIVIDADES.
INFORMACIN
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO BIENESTARSOCIAL PRESTAMODEVIVIENDA(PAGOSPORTESORERIA) RESPONSABLE No. ACTIVIDAD PERSONALDE CONTABILIDAD AREADE CONTABILIDAD

FUNCIONARIO

PROFESIONAL

PERSONALDETESORERIA

Inicio

1 Recibiryrevisarelinformedelreade Nominassobrenovedadesderetiro, trasladoolicencianoremuneradadeun beneficiariodeprstamoparavivienda, indicandosisetrataderetirovoluntario, destitucin,pensin. 2 Recibirnotificacin.

3 Revisarestadodecuentadelservidorque seretirayclasederetiro. 4 Solicitarvalordeprestacionessociales definitivasparatodosloscasos(retiro voluntario,pensinodestitucin). 5

Revisarprestacionessocialesdelservidore informarvalor.

6 Verificarsilasprestacionessocialescubren latotalidaddeladeuda.

A
Solicitarlaexpedicindecertificadodepaz ysalvo.

8 SolicitarlaDesafiliacinalservidordela compapadeseguros.

9
RELIQUIDACIO NDEL PRESTAMODE VIVIENDA

Solicitarreliquidacindelprstamo.

10

RealizarReliquidacinyenviode certificacinquecontenga:Ndecuotas pendientesporpagar,valordelacuota mensualconelnuevoporcentajeporser exfuncionariaretiradavoluntariamente (18%),pensionada(12%).

11 Enviarcomunicacindelareliquidacinal AreadeTesoreria 12 Recibircomunicacindelareliquidacinde laTesoreria 13 SolicitarInformacincuandosetratade beneficiariosdestituidosquedeben cancelarlatotalidaddelprestamoenun trminonomayora(30)das. 14 RealizarlaCancelacindeladeuda(En casodenocumplirconlacancelacin,se comunicaalaOficinaJurdica). 15 ElaborarIniciosubprocesodecobro coactivo.
Cobro Coactivo

16 Remitirmensualmente,relacindepagos deprstamosdeviviendaefectuadosall, paraafectarlossaldosenelkardexde vivienda. 17 Verificaryenviar. 18 Revisarrelacindepagos,controlaestados decuenta,pagosalacompaadeseguros. 19 Diligenciarlaexpedicindelcertificadode pazysalvo,unavezverificadala cancelacindeladeuda. 20 Revisarlosestadosdecuenta(kardex), pagosalacompaadesegurosyunavez finalizadoseexpidepazysalvoyse procedealadeshipoteca.

Fin

9.1.4.2.7.1.DESCRIPCIONDEACTIVIDADES.
INFORMACIN
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Actividad DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO BIENESTARSOCIAL PRESTAMODEVIVIENDA(PAGOSPORTESORERIA) Ejecutor Tarea C Donde Insum os Productoy/o Resultado Recibidodelinforme VA Observaciones

1RecibiryrevisarelinformedelreadeNominas Profesional sobrenovedadesderetiro,trasladoolicenciano remuneradadeunbeneficiariodeprstamopara vivienda,indicandosisetrataderetirovoluntario, destitucin,pensin. 2Recibirnotificacin. Profesional

Elaborarconsolidadosobreretiros, CD Coordinacin Informeenviadoporla licenciasnoremuneradas, SeccionaldeBienestar CoordinacinSeccional insubsistenciasdeunservidor oDepartamento deNminas. beneficiariodeprestamodevivienda. SeccionaldeRecursos Humanos. Recibenotificacin. Coordinacin Notificacin. SeccionaldeBienestar oDepartamento SeccionaldeRecursos Humanos. Coordinacin Estadodecuenta. SeccionaldeBienestar oDepartamento SeccionaldeRecursos Humanos. Coordinacin Valordeprestaciones. SeccionaldeBienestar oDepartamento SeccionaldeRecursos Humanos. Coordinacin Informe. SeccionaldeNminas. Coordinacin Verificacin. SeccionaldeBienestar oDepartamento SeccionaldeRecursos Humanos.

Notificacin

3Revisarestadodecuentadelservidorquese retirayclasederetiro.

Profesional

Revisaestadodecuenta.

Estadodecuenta

4Solicitarvalordeprestacionessocialesdefinitivas Profesional paratodosloscasos(retirovoluntario,pensino destitucin).

Solicitavalordeprestaciones.

Valordeprestaciones

5Revisarprestacionessocialesdelservidore informarvalor. 6Verificarsilasprestacionessocialescubrenla totalidaddeladeuda.

Profesional

Revisaprestacionessociales.

Informe.

Profesional

Verificaprestaciones.

Verificacin.

7Solicitarlaexpedicindecertificadodepazy salvo.

Profesional Profesional

Verificaprestaciones. Solicitarexpedicin.

Areadecontabilidad. Verificacin. Verificacin. Coordinacin Certificadopazysalvo. Certificadopazy SeccionaldeBienestar salvo. oDepartamento SeccionaldeRecursos Humanos. Coordinacin Solicitud. SeccionaldeBienestar oDepartamento SeccionaldeRecursos Humanos. Solicitud.

8SolicitarlaDesafiliacinalservidordela compapadeseguros.

Profesional

Solicitardesafiliacin.

9Solicitarreliquidacindelprstamo.

Profesional

Solicitareliquidacindelprstamo.

Coordinacin Solicitud. SeccionaldeBienestar oDepartamento SeccionaldeRecursos Humanos. Areadecontabilidad. Areadecontabilidad. Solicitud. Certificacin.

Solicitud.

10RealizarReliquidacinyenviodecertificacin quecontenga:Ndecuotaspendientespor pagar,valordelacuotamensualconelnuevo porcentajeporserexfuncionariaretirada voluntariamente(18%),pensionada(12%). 11EnviarcomunicacindelareliquidacinalArea deTesoreria

Personalde Contabilidad Personalde Contabilidad

Realizareliquidacin. Reliquidayenviacertificacin.

Solicitud. Certificacin.

Profesional

Enviodecomunicacin.

Coordinacin Comunicacin. SeccionaldeBienestar oDepartamento SeccionaldeRecursos Humanos. Tesorera, aseguradoray Beneficiario. Comunicacin.

Comunicacin.

12Recibircomunicacindelareliquidacindela Tesoreria

Profesional

Recibencomunicacin.

Comunicacin.

13SolicitarInformacincuandosetratade Profesional beneficiariosdestituidosquedebencancelarla totalidaddelprestamoenuntrminonomayora (30)das.

Solicituddeinformacin.

Coordinacin Informacin. SeccionaldeBienestar oDepartamento SeccionaldeRecursos Humanos. Sitioacordadode pago. reaJurdica. Tesorera.

Informacin.

14RealizarlaCancelacindeladeuda(Encaso Funcionario denocumplirconlacancelacin,secomunicaa laOficinaJurdica). 15ElaborarIniciosubprocesodecobrocoactivo. 16Remitirmensualmente,relacindepagosde prstamosdeviviendaefectuadosall,para afectarlossaldosenelkardexdevivienda. 17Verificaryenviar. 18Revisarrelacindepagos,controlaestadosde cuenta,pagosalacompaadeseguros. Personalarea Juridica Personalarea Tesoreria.

Realizacancelacindeladeuda.

Cancelacinpazysalvo. Cancelacinpazy salvo. Cobrocoactivo. Rerlacindepagos. Cobrocoactivo. Rerlacindepagos.

Iniciodecobrocoactivo. Remiterelacindepagos.

PersonalAreade Verificayenvia. Contabilidad. Profesional Revisarrelacindepagos.

Tesorera.

Verificacin.

Verificacin. Rerlacindepagos.

Coordinacin Rerlacindepagos. SeccionaldeBienestar oDepartamento SeccionaldeRecursos Humanos.

19Diligenciarlaexpedicindelcertificadodepazy Profesional salvo,unavezverificadalacancelacindela deuda.

Expedicindecertificadopazysalvo.

Coordinacin Certificacinpazysalvo. Certificacinpazy SeccionaldeBienestar salvo. oDepartamento SeccionaldeRecursos Humanos. Coordinacin Anlisisdelestadode SeccionaldeBienestar cuentaypagosala oDepartamento compaadeseguros. SeccionaldeRecursos Humanos. Pazysalvo.

20Revisarlosestadosdecuenta(kardex),pagosa Profesional lacompaadesegurosyunavezfinalizadose expidepazysalvoyseprocedealadeshipoteca.

Revisaestadosdecuenta.

9.1.4.2.8.FLUJOGRAMADEACTIVIDADES.
INFORMACIN
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. ACTIVIDAD PROFESIONAL BENEFICIARIO DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO BIENESTARSOCIAL PRESTAMODEVIVIENDA(LEVANTAMIENTODEHIPOTECA) RESPONSABLE PERSONALDEJURIDICA JEFEDEPARTAMENTODE RECURSOSHUMANOS

Inicio

1 Realizarlaexpedicindepazysalvo.

2 Solicitaralbeneficiariolafinalizacindelpagodel prestamoyentregarelmodelodelaminutaparael levantamientodehipotecayespecificarelplazo correspondienteparafinalizarelproceso. 3 Recibirnotificacin.

4 DiligenciarminutadedeshipotecaantelaNotaria respectivaydevuelvepararevisiny/ofirma.

5 RealizarDevolucindeminutapararevisiny/o firma. 6 Revisarcorrectodiligenciamientodelaminuta.

7 EnviaraDireccinJuridicaparaestudioy concepto. 8 Realizarelestudioyremitirconceptofavorable.

9 Establecerdevolucinminutaparaajustarsegn correcciones. 10 RealizarajustesydevuelveaBienestarSocialsi esdelcaso. 11 RemitiraRecursosHumanosparavistobueno.

12 Revisar,ydarvistobuenoyenvaparaFirma.

13 Devuelveabeneficiarioparaquecontinueel trmite. 14 RemitirminutaalaNotariaparafinalizartrmitesy registrarladeshipoteca. 15 Recibirenunplazonomayora90das certificadodetradicinylibertadanombredel servidor. 16 Archivarelcertificadodetradicinylibertadenel expedienteyenviarloalarchivoinactivo, debidamenteprotegido.

Fn

9.1.4.2.8.1.DESCRIPCIONDEACTIVIDADES.
INFORMACIN
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Actividad DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO BIENESTARSOCIAL PRESTAMODEVIVIENDA(LEVANTAMIENTODEHIPOTECA) Ejecutor Profesional Tarea Realizaexpedicindepazy salvo. C Donde Insumos Productoy/o Resultado Pazysalvo. VA Observaciones

1Realizarlaexpedicindepazysalvo.

CoordinacinSeccionalde Pazysalvo. BienestaroDepartamento SeccionaldeRecursosHumanos.

2Solicitaralbeneficiariolafinalizacindelpago Profesional delprestamoyentregarelmodelodela minutaparaellevantamientodehipotecay especificarelplazocorrespondientepara finalizarelproceso. 3Recibirnotificacin. Beneficiario

Proyectaroficionotificandoal beneficiariolafinalizacindel pagodelprstamo.

CP CoordinacinSeccionalde Estadodecuentay BienestaroDepartamento pazysalvo. SeccionaldeRecursosHumanos.

Proyectodeoficio. X

Recibenotificacin.

CoordinacinSeccionalde Notificacin. BienestaroDepartamento SeccionaldeRecursosHumanos. Notaria. Deshipoteca.

Notificacin.

4Diligenciarminutadedeshipotecaantela Beneficiario Notariarespectivaydevuelvepararevisiny/o firma. 5RealizarDevolucindeminutapararevisin Beneficiario y/ofirma.

Diligenciarminutade deshipoteca.

Deshipoteca.

Devolverminutapararevisin.

CoordinacinSeccionalde Devolucinminuta. BienestaroDepartamento SeccionaldeRecursosHumanos.

Devolucinminuta.

6Revisarcorrectodiligenciamientodela minuta.

Beneficiario

Revisardiligenciamiento minuta.

CoordinacinSeccionalde Revisinminuta. BienestaroDepartamento SeccionaldeRecursosHumanos.

Revisinminuta.

7EnviaraDireccinJuridicaparaestudioy concepto. 8Realizarelestudioyremitirconcepto favorable. 9Establecerdevolucinminutaparaajustar segncorrecciones.

Profesional

Enviaradireccinjurdica.

DireccinJurdica.

Enviominuta.

Enviominuta.

Personalrea Juridica Profesional

Realizaestudio.

DireccinJurdica.

Concepto.

Concepto.

Devolucindeminuta.

CoordinacinSeccionalde Devolucinminuta. BienestaroDepartamento SeccionaldeRecursosHumanos.

Devolucinminuta.

10RealizarajustesydevuelveaBienestarSocialBeneficiario siesdelcaso.

Realizarajustes.

CoordinacinSeccionalde Ajustesminuta. BienestaroDepartamento SeccionaldeRecursosHumanos.

Ajustesminuta.

11RemitiraRecursosHumanosparavisto bueno. 12Revisar,ydarvistobuenoyenvapara Firma.

Profesional

RemitiraRecursosHumanos.

JefaturadeRecursosHumanos.

Vistobueno.

Vistobueno.

JefedeRecursos Revisaydavistobueno. Humanos Recibirydevolverabeneficiario.

JefaturadeRecursosHumanos.

Vistobuenoyfirma.

Vistobuenoy firma. Recibeydevuelve minuta.

13Devuelveabeneficiarioparaquecontinueel Profesional trmite.

CoordinacinSeccionalde Recibeydevuelve BienestaroDepartamento minuta. SeccionaldeRecursosHumanos.

14RemitirminutaalaNotariaparafinalizar trmitesyregistrarladeshipoteca.

Beneficiario

Devuelveminutaalanotaria.

Notaria

Registrardeshipoteca. Registrar deshipoteca.

15Recibirenunplazonomayora90dias Profesional certificadodetradicinylibertadanombredel servidor.

Recibircertificadodetradiciny libertad.

CoordinacinSeccionalde Certificadodelibertad. Certificadode BienestaroDepartamento libertad. SeccionaldeRecursosHumanos.

16Archivarelcertificadodetradicinylibertad Profesional enelexpedienteyenviarloalarchivoinactivo, debidamenteprotegido.

Archivarcertificadodelibertad.

CoordinacinNacionalde ExpedienteCompleto. Expedienteenel BienestaroDepartamento archivoinactivo. SeccionaldeRecursosHumanos.

9.1.4.2.8.2.MARCONORMATIVOGENERALDEPRESTAMODEVIVIENDA
DEPENDENCIA DEPARTAMENTOOSECCION PROCESO SUBPROCESO FUENTEJURDICADELPROCESO (NOMBRE,NMEROYFECHA) Resolucin3696del16dediciembrede1997 Resolucin3523del16dediciembrede1999 ConvencinColectivadeTrabajocelebradaentreelInstitutodeSeguros SocialesyelSindicatoNacionaldeTrabajadoresdelaSeguridadSocial, Octubre2001.Artculo64 Resolucin6213del29deNoviembrede2005 DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO BIENESTARSOCIAL PRSTAMODEVIVIENDA DESCRIPCIN "PorlacualsereglamentaelPlanEspecialdeprestamoparaviviendaenelSeguroSocial". PorlacualsemodificalaResolucin3696del16dediciembrede1997quereglamentael"Planespecialdeprestamoparaviviendaenel seguroSocial". "PlanEspecialdePrestamosdeVivienda".

"PorlacualseestablecenlascondicionesdepagodePrestamosdeViviendadetrabajadoresoficialesqueseacogieronalPlandeRetiro Voluntario".

9.1.4.2.8.3.MAPADERIESGOSGENERALPROCESODEPRSTAMODEVIVIENDA
INFORMACIN
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Riesgo DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO BIENESTARSOCIAL PRESTAMODEVIVIENDA Causa Entregadelformulariocon documentacinfalsaporpartedel beneficiario. Probabilidad Medio Consecuencia Selequitalaoportunidadaotra personaparaqueentrege documentos. Im pacto Medio ControlesExistentes Tipode control Correctivo Nivelde Riesgo Medio

1DesgasteAdministrativo.

2 Informacinfuentecondos mesesderetrazo.

KardexdecontabilidaddeNivel Alto Nacionaldesactualizado(dosmeses).

Elbeneficiarionovereflejadoenel Kardexelsaldoquehacancelado.

Alto

Kardexdecontabilidad unicamenteesledoenla Seccionalelprogramaes manejadoenNivelNacional.

Correctivo

Alto

Setieneinformacindesactualizada sobrelossaldosdeloscrditos.

3Desgasteadministrativoy sobrecargaalRecurso Humano.

Lentitudenelsuministroy procesamientodelainformacin.

Medio

Elbeneficariopornegligenciano cumpleconlostrmites.

Alto

Resolucin3696de1997 Planespecialparaprstamode viviendaenelSeguroSocial. Resolucin3523de1999. .Entregadeinstructivos "Requisitosparaadjudicacinde Vivienda". OficiodeRadicacindelas minutasdecancelacinde hipoteca.

Preventivo

Medio

5Represamientodeexpedientes Demoraenlosconceptosdelrea convistobuenodel JurdicaenlaSeccional. DepartamentoJurdico.

Alto

Vencimientodetrminosparael Alto levantamientodehipotecapornotener soportesdeResolucinde NombramientoyposesindeGerente delISS.

Preventivo

Alto

9.1.4.3.1.FLUJOGRAMADEACTIVIDADES
INFORMACIN
DEPENDENCIA: MACROPROCESO: PROCESO: SUBPROCESO: DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO BIENESTARSOCIAL DOTACIONDEUNIFORMES RESPONSABLE

No.

ACTIVIDAD

DELEGADODELCOMITDEBIENESTAR SOCIAL

TECNICODESERVICIOS ADMINISTRATIVOSOPERSONA ENCARGADAENLASECCIONAL

COORDINACINDEBIENESTARSOCIAL SECCIONAL

inicio

1 RevisarprogramacinparalacompradeDotacindeUniformes.

2 Digitarproyectodeoficiosolicitandonovedadesdepersonal.

3 Revisaryfirmaroficio.

4 Envaroficioalreacorrespondiente.

5 Recibirlistadoyenvaracadanegocioyreaparasuverificacin.

6 Revisarlistado,verificarcargosyfuncionesdelosTrabajadores.

7 Recepcionarlistadosyconsolidarinformacin.

8 Definirlistadodeuniformes.

9 Revisar,firmarlistadosyenvaraBienesyServicios.

10 RealizarConvocatoriaparaComitdeBienestarSocial.

11

Definirespecificacionesdelosuniformes.

12 Recibirdotacindelalmacn.

13

Realizarentregaindividual.

14

Realizarseguimientoysupervisinpermanentedelproceso.

Fin

9.1.4.3.2.DESCRIPCIONDEACTIVIDADES
INFORMACIN
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Actividad DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO BIENESTARSOCIAL DOTACIONDEUNIFORMES Ejecutor Tarea Revisaydefinelos lineamientosaseguir. C Donde Coordinacin Seccionalde Bienestar. Coordinacin Seccionalde Bienestar. Coordinacin Seccionalde Bienestar. Coordinacin Seccionalde Bienestar. Coordinacin Seccionalde Bienestar. Coordinacin Seccionalde Bienestar. Coordinacin Seccionalde Bienestar. Coordinacin Seccionalde Bienestar. Coordinacin Seccionalde Bienestar. Coordinacin Seccionalde Bienestar. Coordinacin Seccionalde Bienestar. Coordinacin Seccionalde Bienestar. Coordinacin Seccionalde Bienestar. Coordinacin Seccionalde Bienestar. Productoy/o Resultado Documentossoporte documentos delprocesode soporte compradotacinde uniformes. Insum os ProyectoOficio. ProyectoOficio VA Observaciones

1Revisarprogramacinparalacomprade TcnicoServiciosAdministrativosla DotacindeUniformes. personaencargadaenlaseccional

2Digitarproyectodeoficiosolicitando novedadesdepersonal. 3Revisaryfirmaroficio.

TcnicoServiciosAdministrativosla personaencargadaenlaseccional

Digitaproyectodeoficio.

CoordinadorBienestarSocialSeccional Revisayfirmaoficio.

Revisayfirmaoficio. Revisayfirma oficio Oficio. oficio

4Envaroficioalreacorrespondiente.

TcnicoServiciosAdministrativosla personaencargadaenlaseccional

Enviooficio.

5Recibirlistadoyenvaracadanegocio CoordinadorBienestarSocial yreaparasuverificacin. Seccional

Recibirlistadoyenva.

Listado.

Listado.

6Revisarlistado,verificarcargosy funcionesdelosTrabajadores. 7Recepcionarlistadosyconsolidar informacin. 8Definirlistadodeuniformes.

TcnicoServiciosAdministrativosla personaencargadaenlaseccional TcnicoServiciosAdministrativosla personaencargadaenlaseccional TcnicoServiciosAdministrativosla personaencargadaenlaseccional

Revisarlistado.

Listado.

Listado.

Recepcionarlistados.

Listado.

Listado.

Consolidarlistadode uniformesespecificando persona,talla,colory medidas. Revisaryfirmarlistados.

Listadoconsolidado. Listado.

9Revisar,firmarlistadosyenvaraBienes CoordinadorBienestarSocial yServicios Seccional 10RealizarConvocatoriaparaComitde BienestarSocial. 11Definirespecificacionesdelos uniformes. 12Recibirdotacindelalmacn. TcnicoServiciosAdministrativosla personaencargadaenlaseccional DelegadosyComitde BienestarSocial CoordinadorBienestarSocial Seccional TcnicoServiciosAdministrativosla personaencargadaenlaseccional CoordinadorBienestarSocial Seccional

Revisaryfirmar.

Revisaryfirmar.

reuniralcomitde Uniformes. Definecaractersticasde losuniformes. RecibeDotacin.

Listadodelcomit.

Listado.

Definen caractersticas. RecibeDotacin.

Define caractersticas. RecibeDotacin.

13Realizarentregaindividual.

Realizaentrega.

Realizaentrega.

Realizaentrega.

14Realizarseguimientoysupervisin permanentedelproceso.

Realizaentregaindividual.

Realizaentrega.

Realizaentrega.

9.1.4.3.3.MARCONORMATIVO
DEPENDENCIA DEPARTAMENTOOSECCION PROCESO SUBPROCESO FUENTEJURDICADELPROCESO (NOMBRE,NMEROYFECHA) ResolucinN.1130del08deabrilde1997 DEPARTAMENTODERECUROSHUMANOSSECCIONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO BIENESTARSOCIAL DOTACIONDEUNIFORMES DESCRIPCIN "PormediodelacualsereglamentaelsuministrodeuniformesdelosempleadosplbicosytrabajadoresoficialesdelInstitutodeSeguros Sociales".

ConvencinColectivadeTrabajocelebradaentreelInstitutodeSeguros DotacindeUniformesalostrabajadoresoficiales SocialesyelSindicatoNacionaldeTrabajadoresdeladelaSeguridadsocial, octubre2001,Artculo89 ResolucinN.1693del16deabrilde2002 "PormediodelacualsereglamentaelsuministrodedotacindeuniformesdelostrabajadoresoficialesdelInstitutodeSegurosSociales".

ConceptoemitidoporlaDireccinJuridicanacionalmedianteOficioDJNUS ConceptosobreentregadeDotacin N.11572del24denoviembrede2004

Resolucin0421del24deFebrerode2005

"PorlacualsereglamentaelsuministrodelaDotacindeUniformesparalostrabajadoresdelISS".

9.1.4.3.4.MAPADERIESGO
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO BIENESTARSOCIAL DOTACINDEUNIFORMES RIESGO Causa Probabilidad Consecuencia Im pacto ControlesExistentes Actualmenteexistemayor Coordinacinentrelasreas. Tipode control Correctivo Nivelde Riesgo Medio

PROCESO
SUBPROCESO No. 1

Incumplimientodelcronograma Variacindelaprogramacinen Alto porpartedelNivelNacional cuantoalaasignacinpresupuestale (adjudicacinderecursos). incumplimientodefechasporfaltade recursospresupuestales. .ContinuoscambiosdeNormatividad.

Faltadecredibilidaddelpersonalal Medio sentirquenosecumplelaConvencin ColectivadelTrabajo.. Desmotivacindelpersonal. .Desgasteadministrativo.

Imcumplimientode obligaciones.

Alnopodercumplirconloestabledico Alto enelcronograma,demoraenlos procesossepuedengenerar reclamacionesdetipojurdico.

Losfuncionariosafectadosinstauran Medio Tutelas,DerechosdePeticinyotros.

Noexistencontroles.

Correctivo

Medio

Informacinincompleta.

Jefesomitenalgunosempleadosen listaparaentregadedotacin.

Alto

Inconformidaddelpersonalquenove Alto resueltassusnecesidadesdedotacin.

verificacindelalistaenvidapor losdepartamentosvs.Listade planta.

Preventivo

Medio

9.1.4.4.1.FLUJOGRAMADEACTIVIDADES INFORMACIN
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO BIENESTARSOCIAL PREMIOALAEXCELENCIAACADEMICA RESPONSABLE

No.

ACTIVIDAD

BENEFICIARIO

COMITSECCIONALDE BIENESTAR

TECNICODESERVICIOS ADMINISTRATIVOSOPERSONA ENCARGADAENLASECCIONAL

PROFESIONALUNIVERSITARIODE LACOORDINACIONNACIONALDE BIENESTAROTECNICODE SERVICIOSADMINISTRATIVOS

Inicio

1 Fijarpoliticas.

2 Realizarypublicarconvocatoriaparala adjudicacindepremioalaexcelencia,donde seespecifiquelasfechasylosrequitosexigidos segnResolucin3094del27deoctubrede 1997yellugardondesedebenentregar. 3 RealizarentregadeFormularios.

4 Diligenciarsolicitudenformulariorespectivos conlosdocumentossoportesenelplazodado.

5 RecepcionarFormulariosdesolicitudesylos documentossoportesenlasfechas establecidas. 6 RevisaryVerificarlainformacinde documentossoporte.

7 RealizaradjudicacinaBeneficiariosyproyecta resolucin. 8 RealizarnotificacinActoAdministrativoacada beneficiario. 9 RealizarfirmaActoAdministrativo.

10 RealizarinformesdeNotificaciones.

11 RealizarautorizacindeGiros.

12 RealizarAbonoCuentas.

13 Realizarelseguimientoycontroldela informacin,revisandolasnotasoficiales, recibosdepagosconelfindealimentarlabase dedatos.

Fin

9.1.4.4.2.DESCRIPCIONDEACTIVIDADES
INFORMACIN

DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO

SUBPROCESO No. 1Fijarpoliticas. Actividad

DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO BIENESTARSOCIAL PREMIOALAEXCELENCIAACADEMICA Ejecutor ProfesionalUniversitario CoordinacinNacional TcnicoServicios Administrativos Fijarpolitcas. Tarea C CD Donde Coordinacin Nacionalde Bienestar. Insumos Adjudicaciones anterioresyposibles nuevas adjudicaciones. Calendarioy Resolucin3094del 27deoctubrede 1997. Productoy/o VA Resultado Clculode X Presupuesto. Observaciones

2Realizarypublicarconvocatoriaparala TcnicoServicios adjudicacindepremioalaexcelencia, Administrativospersona dondeseespecifiquelasfechasylos encargadaSeccional requitosexigidossegnResolucin3094 del27deoctubrede1997yellugar dondesedebenentregar.

Elaborarconvocatoriaespecificando CP fechas,requisitosylugar.

Coordinacin Seccionalde Bienestar.

Convocatoriaen X borrador.

3RealizarentregadeFormularios.

TcnicoServicios Administrativospersona encargadaSeccional

Realizaentregaformularios.

Coordinacin Seccionalde Bienestar.

Entregaformularios.

Entrega formularios.

4Diligenciarsolicitudenformulario Beneficiario respectivosconlosdocumentossoportes enelplazodado.

Presentarelformulariodesolicitudy losdocumentosrespectivossegn Resolucin3094del27deoctubre de1997,enelDepartamento NacionaldeRecursosHumanospara losfuncionariosdelasseccionaleso alaCoordinacinNacionalde Bienestar.

Coordinacin Seccionalde Bienestar.

Formulariodesolicitud Solicitud yrequisitos. recepcionada.

5RecepcionarFormulariosdesolicitudesy TcnicoServicios losdocumentossoportesenlasfechas Administrativospersona establecidas. encargadaSeccional

Recepcionarsolicitudydocumentos soportedeacuerdoalaResolucin 3094del27deoctubrede1997.

Coordinacin Seccionalde Bienestar.

Solicitudesy Solicitudesy documentossoportes. documentos soportes recepcionados. Solicitudesy Solicitudesy documentossoportes. documentos soportes verificados. Acta. Acta.

6RevisaryVerificarlainformacinde documentossoporte.

ComitSeccionaldeBienestar Revisarinformacindedocumentos.

Coordinacin Seccionalde Bienestar.

ComitSeccionaldeBienestar GeneraActa.

Coordinacin Seccionalde Bienestar.

7RealizaradjudicacinaBeneficiariosy proyectaresolucin.

ProfesionalUniversitario CoordinacinNacional TcnicoServicios Administrativos

ProyectarResolucinde AdjudicacindeAuxilios,Medias BecayBeca.

Coordinacin Nacionalde Bienestar.

Aprobacinporparte Proyectode delComitNacional Resolucin. deBienestarSocial.

8RealizarnotificacinActoAdministrativoa TcnicoServicios cadabeneficiario. Administrativospersona encargadaSeccional

Realizanotificacin.

Coordinacin Seccionalde Bienestar.

Notificacin.

Notificacin.

9RealizarfirmaActoAdministrativo.

Beneficiario

Firmaactoadministrativo.

Coordinacin Seccionalde Bienestar. Coordinacin Seccionalde Bienestar.

Actoadministrativo.

Acto administrativo.

10RealizarinformesdeNotificaciones.

ProfesionalUniversitario CoordinacinNacional TcnicoServicios Administrativos ProfesionalUniversitario CoordinacinNacional TcnicoServicios Administrativos ProfesionalUniversitario CoordinacinNacional TcnicoServicios Administrativos TcnicoServicios Administrativospersona encargadaSeccional

Informenotificacin.

Notificacin.

Notificacin.

11 RealizarautorizacindeGiros.

AutorizacinGiro.

Coordinacin Nacionalde Bienestar.

Giro.

12RealizarAbonoCuentas.

Realizaabonodecuentas.

Bancos.

Abonodecuentas.

Abonode cuentas.

13Realizarelseguimientoycontroldela informacin,revisandolasnotas oficiales,recibosdepagosconelfinde alimentarlabasededatos.

Realizaseguimientoycontrol.

CP

Coordinacin Seccionalde Bienestar.

Certificacindenotas, Basededatos recibosdepago. actualizada.

9.1.4.4.3.MARCONORMATIVO
DEPENDENCIA DEPARTAMENTOOSECCION PROCESO SUBPROCESO FUENTEJURDICADELPROCESO (NOMBRE,NMEROYFECHA) Resolucin3094del27deoctubrede1997 DEPARTAMENTIODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO BIENESTARSOCIAL PREMIOALAEXCELENCIAACADEMICA DESCRIPCIN "PorlacualsereglamentaelPremioNacionaldelInstitutodeSegurosSocialesalaExcelencia Acadmica".

ConvencinColectivadeTrabajocelebradaentreelInstitutode PremioNacionaldelInstitutodeSegurosSocialesalaExcelenciaAcadmica. SegurosSocialesyelSindicatoNacionaldeTrabajadoresdelade laSeguridadsocial,octubre2001,Artculo96

9.1.4.4.4.MAPADERIESGOS
INFORMACIN
DEPENDENCIA MACROPROCESO DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO BIENESTARSOCIAL PREMIOALAEXELENCIAACADEMICA RIESGO Causa Probabilidad Consecuencia Desgasteadministrativo. .Prdidadecredibilidadhaciala institucin. Im pacto Medio ControlesExistentes Verificacindebasededatos fsicosymagnticos. Tipode control Preventivo Nivelde Riesgo Medio

PROCESO
SUBPROCESO No.

1 Inoportunidadenel RetrazodelISSenelpagodelpremio Medio cumplimientoporpartedelISS. alaExelenciaAcadmica.

2 Incumplimientoporpartedel Beneficiario.

ElBeneficiarionocumplecontodoslos Medio requisitossolicitadoscomoson certificadosdenotas.

Puedeelfuncionarioperderel Alto beneficiodelpremioalaExelencia Acadmicapordemoraenlaentrega dedocumentos.

Establecimientodefechaspara entregadedocumentos.

Preventivo

Medio

3Incumplimientode obligaciones.

Faltadecumplimietnoconlos Medio cronogramasfijadosparaelcomitde ExcelenciaAcadmica.

.Inoportunidadenlospagospor vigenciasdedinerosvencidos.

Medio

.Adjudicacinanualdelpremio, Correctivo segnloreglamentado. Basededatos. Revisindedocumentossoporte.

Medio

9.1.4.5.1.FLUJOGRAMADEACTIVIDADES INFORMACIN
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO DEPARTAMENTODERECUROSHUMANOSSECCIONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO BIENESTARSOCIAL JARDININFANTILYPREESCOLAR RESPONSABLE

No.

ACTIVIDAD

SOLICITANTE /FUNCIONARIO

COORDINACINDE BIENESTARSOCIAL NIVELNACIONAL

TECNICODESERVICIOS JEFEDEPARTAMENTO ADMINISTRATIVOS DERECURSOSHUMANOS SECCIONAL SECCIONAL

JEFEDEPARTAMENTO NACIONALDE DESARROLLODE PERSONAL

PERSONAENCARGADA DEGUARDERIA

Inicio

1 FijarlasPolticasyAsignacinde Recursos. 2 RealizarConvocatorias.

3 ElaborarPlandeActividades.

4 RealizarAprobacindelPlan.

5 RealizarentregadeFormularios.

6 DiligenciarFormulario.

7 Presentarsolicituddeinscripcin dehijosalasguarderasdel insititutoColombianodeBienestar Familiar.

8 Recibirformulariosyconsolidarlas solicitudesdefuncionarios interesadoseninscribirloshijosen lasguarderasdelInstituto ColombianodeBienestarFamiliar. 9 AnalizaryRevisarFormularios.

10 ClasificacindeFormularios.

11 Realizarconveniomediante ContratoInteradministrativoconel InstituoColombianodeBienestar Familiar. 12 RealizarConfirmacindeCupo.

13 AceptarCupo.

14 DiligenciarMatrcula.

15 Realizarentregaderequisitosde Escolaridad.

16 RealizarCumplimientode Requisito.

17 RealizarIniciodeActividades Escolares

18 EstablecerSeguimientoyControl.

19 RealizarEvaluacin.

20 AnalizaryElaborarInforme

21 Analizarinforme.

Fin

9.1.4.5.2.DESCRIPCIONDEACTIVIDADES
INFORMACIN
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO BIENESTARSOCIAL JARDININFANTILYPREESCOLAR

No.

Actividad

Ejecutor

Tarea

Donde

Insum os

Productoy/oResultado

VA

Observaciones

1FijarlasPolticasy Asignacinde Recursos. 2Realizar Convocatorias.

Coordinacinde BienestarSocialNivel Nacional

Fijarpolitcas.

Coordinacinde PolitcasyAsignacinde BienestarSocialNivel Recursos. Nacional. Coordinacinde BienestarSocial Seccional. Coordinacinde BienestarSocial Seccional. Convocatoria.

PolitcasyAsignacinde Recursos. Convocatoria.

TcnicodeServicios Realizaconvocatoria. Administrativoo personaencargadaen seccional TcnicodeServicios Elaboraplandeactividades. Administrativoo personaencargadaen seccional JefeDepartamentode Realizaaprobacinplan. RecursosHumanos GerenteSeccional Realizaaprobacinplan. TcnicodeServicios Entregadeformularios. Administrativoo personaencargadaen seccional Diligenciaformulario.

3ElaborarPlande Actividades.

Plandeactividades.

Plandeactividades.

4RealizarAprobacin delPlan. 5Realizarentregade Formularios.

JefaturadeRecursos Aprobacindelplan. Humanos. GerenciaSeccional. Aprobacindelplan. Coordinacinde BienestarSocial Seccional. Coordinacinde BienestarSocial Seccional. Entregadeformularios.

Aprobacindelplan. Aprobacindelplan. Entregadeformularios.

6DiligenciarFormulario. Solicitante/funcionario

Diligenciaformulario.

Diligenciaformulario.

7Presentarsolicitudde Solicitante/funcionario inscripcindehijosa lasguarderasdel insititutoColombiano deBienestarFamiliar.

Presentasolicituddeinscripcin.

CoordinacinNacional Solicitud. deBienestar.

Solicitudrecepcionada.

8Recibirformulariosy TcnicodeServicios Recepcionaformularios. consolidarlas Administrativoo solicitudesde personaencargadaen funcionarios seccional interesadoseninscribir loshijosenlas guarderasdelInstituto Colombianode BienestarFamiliar. 9AnalizaryRevisar Formularios. TcnicodeServicios Analizaformularios. Administrativoo personaencargadaen seccional TcnicodeServicios Clasificaformularios. Administrativoo personaencargadaen seccional

Coordinacinde BienestarSocial Seccional.

Recepcionaformularios.

Recepcionaformularios.

Coordinacinde BienestarSocial Seccional. Coordinacinde BienestarSocial Seccional.

Analizaformularios.

Analizaformularios.

10Clasificacinde Formularios.

Clasificaformularios.

Clasificaformularios.

Solicitante/funcionario

Clasificaformularios.

Coordinacinde BienestarSocial Seccional.

Solicitudes.

Solicitudes.

11Realizarconvenio medianteContrato Interadministrativocon elInstituoColombiano deBienestarFamiliar. 12RealizarConfirmacin deCupo.

JefeDepartamento Realizaconvenio. NacionaldeDesarrollo dePersonal TcnicodeServicios Confirmacupo. Administrativoo personaencargadaen seccional Solicitante/funcionario Aceptarcupo.

CoordinacinNacional Solicitudes. deBienestar.

Contrato.

Coordinacinde BienestarSocial Seccional. Coordinacinde BienestarSocial Seccional. Guardera. Guardera.

Cupo.

Cupo.

13AceptarCupo.

Cupo.

Cupo.

14DiligenciarMatricula. 15Realizarentregade requisitosde Escolaridad.

Personaencargadaen Diligenciamatrcula. Guardera Personaencargadaen Entyregaderequisitos. Guardera

DiligenciaMatrcula. Entregaderequisitos.

DiligenciaMatrcula. Entregaderequisitos.

16RealizarCumplimiento Solicitante/funcionario Realizacumplimientoderequisitos. deRequisito. 17RealizarIniciode Personaencargadaen Iniciodeactividadesescolares. ActividadesEscolares. Guardera 18Establecer Personaencargadaen Estableceseguimientoycontrol. SeguimientoyControl. Guardera 19RealizarEvaluacin. Personaencargadaen Realizaevaluacin. Guardera Solicitante/funcionario Realizaevaluacin. TcnicodeServicios Analizayelaborainforme. Administrativoo personaencargadaen seccional Coordinacinde BienestarSocialNivel Nacional Analizainforme.

Guardera. Guardera.

cumplimientoderequisitos. Inicioactividades.

cumplimientoderequisitos. Inicioactividades.

Guardera.

Seguimientoycontrol.

Seguimientoycontrol.

Guardera. Guardera. Coordinacinde BienestarSocial Seccional.

Evaluacin. Evaluacin. Informe.

Evaluacin. Evaluacin. Informe.

20AnalizaryElaborar Informe.

21Analizarinforme.

Coordinacinde Informe. BienestarSocialNivel Nacional.

Informerevisado.

9.1.4.5.3.MARCONORMATIVO
DEPENDENCIA DEPARTAMENTOOSECCION PROCESO SUBPROCESO DEPARTAMENTORECUROSHUMANOSSECCIONAL GESTIONTALENTOHUMANO BIENESTARSOCIAL

JARDININFANTILYPREESCOLAR FUENTEJURDICADELPROCESO (NOMBRE,NMEROYFECHA) ConvencionColectivadeTrabajocelebradaentreelInstitutodeSeguros Salacunasyguarderasinfantiles. SocialesyelSindicatoNacionaldeTrabajadoresdelaSeguridadSocial2001 2004,Octubre2001,artculo75a ContratoInteradministrativo001del22deenerode2004

DESCRIPCIN

ContratoInteradministrativocelebradoentreelInstitutodeSegurosSocialesyelInstitutoColombianodeBienestarFamiliar.

9.1.4.5.4.MAPADERIESGOS
INFORMACIN
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. RIESGO DEPARTAMENTODERECUROSHUMANOSSECCIONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO BIENESTARSOCIAL JARDININFANTILYPREESCOLAR Causa Nohayninguntipodeconveniocon InstitutoColombianosdeBienestar Familiar. Probabilidad Alta Consecuencia Actualmenteloslugaresendonde funcionabanlosJardinesseestn utilizandoparaotrasactividades totalmentediferentes,losmueblesy enseresfueronvendidos. Im pacto Medio ControlesExistentes Nohaycontroles. Tipode control Correctivo Nivelde Riesgo Alto

1Actualmentenoestan funcionando.

9.1.4.6.1.FLUJOGRAMADEACTIVIDADES
INFORMACIN
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO BIENESTARSOCIAL MEDICINAFAMILIAR RESPONSABLE

No.

ACTIVIDAD

SOLICITANTE

TECNICOSERVICIOSADMINISTRATIVOS SECCIONAL

DESARROLLODEPERSONALNIVEL NACIONAL

Inicio

1SolicitarlainformacindeMedicinaFamiliar(Art75CCT).

2Realizardiseodeformatoparaobtenerinformacin.

3EstablecerrepartodeformularioscondesprendibledeNmina.

4Presentarsolicitudyformulariodiligenciado.

5Verificarlosdatosdelosbeneficiariosadicionales,teniendoencuenta quenoseencuentrenjubiladosyquetenganderechosegnel artculo75delaConvencinColectivaocubre/01.

6Recepcionarlainformacinydepurarla.

7Hacerrelacindenovedadesquecontemple:Ingresodenuevos servidoresalISS,fallecimientodelservidoroalgunodesus beneficiarios,prdidadecarnes

8Ingresaralabasededatoslarelacindelasnovedadesdela Seccional.

9ConsolidaryenviarlainformacinalDepartamentodeDesarrollode PersonalNivelNacional.

10Recepcionarlosformulariosygestionaactoadministrativo.

Fin

9.1.4.6.2.DESCRIPCIONDEACTIVIDADES
INFORMACIN
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Actividad DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO BIENESTARSOCIAL MEDICINAFAMILIAR Ejecutor Tarea SolicitarInformacinMedicinaFamiliar. C Donde DesarrollodePersonal NivelNacional. Insumos SolicitudInformacin. Productoy/oResultado SolicitudInformacin. VA Observaciones

1Solicitarlainformacin Persona deMedicinaFamiliar( encargadaen Art75CCT). Desarrrollode PersonalNivel Nacional 2Realizardiseode formatoparaobtener informacin.

Tcnicode Realizardiseodeformato. Servicios Administrativoso personaencargada enSeccional Tcnicode Repartodeformularios. Servicios Administrativoso personaencargada enSeccional Presentarsolicitud.

Coordinacinde BienestarSocial Seccional.

Diseodeformato.

Diseodeformato.

3Establecerrepartode formularioscon desprendiblede Nmina.

Coordinacinde NminasSeccional.

Entregaformularios.

Entregaformularios.

4Presentarsolicitudy Solicitante formulariodiligenciado.

5Verificarlosdatosdelos Tcnicode Verificardatos. beneficiarios Servicios adicionales,teniendoen Administrativoso cuentaquenose personaencargada encuentrenjubiladosy enSeccional quetenganderecho segnelartculo75de laConvencinColectiva ocubre/01. 6Recepcionarla Tcnicode Depuracindelainformacin. informacinydepurarla. Servicios Administrativoso personaencargada enSeccional

Coordinacinde BienestarSocial Seccional. Coordinacinde BienestarSocial Seccional.

Formulariodesolicitud.

Solicitudrecepcionada.

Formulariodesolicitud diligenciado.

Verificacindelosdatosdelos X beneficiarios.

Coordinacinde BienestarSocial Seccional.

Depurainformacin.

Depurainformacin.

7Hacerrelacinde novedadesque contemple:Ingresode nuevosservidoresal ISS,fallecimientodel servidoroalgunode susbeneficiarios, prdidadecarnet`s. 8Ingresaralabasede datoslarelacindelas novedadesdela Seccional.

Tcnicode Hacerrelacindenovedades. Servicios Administrativoso personaencargada enSeccional

CP

Departamento Novedades SeccionaldeRecursos Humanoso CoordinacinNacional deBienestar

Relacindenovedades

Tcnicode Ingresaralabasededatosnovedades. Servicios Administrativoso personaencargada enSeccional Tcnicode Consolidayenvainformacin Servicios Administrativoso personaencargada enSeccional Tcnicode Recepcionalosformularios. Servicios Administrativoso personaencargada enNivelNacional

CP

CoordinacinNacional Relacindenovedadesdela deBienestar Seccional.

Actualizacindelabasede datos.

9Consolidaryenviarla informacinal Departamentode DesarrollodePersonal NivelNacional. 10Recepcionarlos formulariosygestiona actoadministrativo.

Coordinacinde BienestarSocial Seccional.

Consolidarinformacin.

Consolidarinformacin.

Coordinacinde BienestarSocial Nacional.

Recepcionaformularios.

Recepcionaformularios.

9.1.4.6.3.MARCONORMATIVO
DEPENDENCIA DEPARTAMENTOOSECCION PROCESO SUBPROCESO FUENTEJURDICADELPROCESO (NOMBRE,NMEROYFECHA) DecretoLey1650de1973 DEPARTAMENTODERECURSOHUMANOSSECCIONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO BIENESTARSOCIAL MEDICINAFAMILIAR DESCRIPCIN "PorelcualsedeterminanelRgimenylaadministraciondelosSegurosSocialesObligatoriosysedictanotrasdisposiciones".

ConvencionColectivadeTrabajocelebradaentreelInstitutodeSeguros ServiciosMedicoAsistencialesparalosfamiliaresdelosTrabajadoresOficiales. SocialesyelSindicatoNacionaldeTrabajadoresdelaSeguridadSocial2001 2004,octubre2001,Artculo75

9.1.4.6.4.MAPADERIESGOS
INFORMACIN
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. RIESGO DEPARTAMENTODERECUROSHUMANOSSECCIONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO BIENESTARSOCIAL MEDICINAFAMILIAR Causa .Basededatosdelainstitucin desactualizadaeincompleta,no verificanlosdatosdelosbeneficiario. Probabilidad Alto Consecuencia Im pacto ControlesExistentes Tipode control Nivelde Riesgo Alto

1Incumplimientode obligaciones(deacuerdos convencionalesvigentes).

.Noprestacindeserviciosoportunos Alto desaludalosbeneficiarios. Prestacindeserviciosaquienno tienederecho. Demandas.

.Implementacindebasede Correctivo datosyvalidacindelosderechos.

2Informacindesactualizadaen Ellistadodelaspersonasquetienen Alta lospuntosdeatencinal derechoalaMedicinaFamiliarseenvia usuario. cada6mesesylaactualizacindelos datosporpartedeltrabajadorsehace cadaao.

Lainformacinquesetieneespoco confiable.

Alto

.Implementacindebasede Preventivo datosyvalidacindelosderechos.

Alto

9.1.4.7.1.FLUJOGRAMADEACTIVIDADES
INFORMACIN
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL BIENESTARSOCIAL SALUDOCUPACIONAL SALUDOCUPACIONAL RESPONSABLE No. ACTIVIDAD SALUDOCUPACIONALNIVEL NACIONAL AUXILIARASISTENCIAL SECCIONAL/SALUD OCUPACIONAL JEFEDEPARTAMENTODE RECURSOSHUMANOS SECCIONAL

A.R.P

FUNCIONARIO

Inicio

1 Definirdirectrices.

2 Recepcinarencuestas.

3 Realizarclasificacindeencuestassegn riesgo. 4 EnvarencuestasaA.R.P.

5 Analizarencuestassegnriesgo.

6 Programarlogsticapararealizartalleres.

7 Proyectarinvitacinatalleres.

8 Realizarfirmainvitacinatalleres.

9 Recibirinvitacinatalleres.

10 Realizartalleresdecapacitacin.

11 Controlaryrealizarseguimiento.

Fin

9.1.4.7.2.DESCRIPCIONDEACTIVIDADES
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Actividad DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL BIENESTARSOCIAL SALUDOCUPACIONAL SALUDOCUPACIONAL Ejecutor SaludOcupacional Fijadirectrices. NivelNacional Tarea C donde Insum os Productoy/o Resultado a Politcas a seguir. VA Observaciones

1Definirdirectrices.

Coordinacinde Politcas BienestarSocial seguir. NivelNacional/Salud Ocupacional. Coordinacinde BienestarSocial Seccional/Salud Ocupacional. Coordinacinde BienestarSocial Seccional/Salud Ocupacional. A.R.P. Encuesta.

2Recepcinarencuestas.

AuxiliarAsistencial RecepcindeEncuestas. Seccional/Salud Ocupacional AuxiliarAsistencial Realizarclasificacinencuestas. Seccional/Salud Ocupacional AuxiliarAsistencial Enviodeencuestas. Seccional/Salud Ocupacional Personaencargada Analizaencuestas. enlaA.R.P. AuxiliarAsistencial Programayorganizalogsticatalleres. Seccional/Salud Ocupacional AuxiliarAsistencial ProyectarInvitaciones. Seccional/Salud Ocupacional Jefede Firmadeinvitaciones. departamentode RecursosHumanos Seccional Funcionario Recibeinvitacin.

Encuesta.

3Realizarclasificacindeencuestas segnriesgo.

Clasificacin.

Clasificacin.

4EnvarencuestasaA.R.P.

Envio encuestas. Analiza encuestas. Organizar logstica.

Envio encuestas. Analiza encuestas. Organizar logstica.

5Analizarencuestassegnriesgo.

A.R.P.

6Programarlogsticapararealizar talleres.

Coordinacinde BienestarSocial Seccional/Salud Ocupacional. Coordinacinde BienestarSocial Seccional/Salud Ocupacional.

7Proyectarinvitacinatalleres.

Proyecta invitaciones.

Proyecta invitaciones.

8Realizarfirmainvitacinatalleres.

Jefaturadepersonal Firma deRecursos invitaciones. Humanos.

Firma invitaciones.

9Recibirinvitacinatalleres. 10Realizartalleresdecapacitacin.

Sitiodetrabajo Coordinacinde BienestarSocial Seccional/Salud Ocupacional.

AuxiliarAsistencial Facilitadordetalleresdecapacitacincon Seccional/Salud A.R.P,E.P.S,ymediosexternos. Ocupacional Personaencargada Realizatallerescapacitacin. enlaA.R.P.

Recibo Recibo invitacin. invitacin. Realizatalleres Realizatalleres

Sitiodetrabajobajo Realizatalleres. Realizatalleres. lasupervisindela A.R.P. Coordinacinde BienestarSocial Seccional/Salud Ocupacional. Controly Seguimiento. Controly Seguimiento.

11Controlaryrealizarseguimiento.

AuxiliarAsistencial ControlySeguimiento. Seccional/Salud Ocupacional

9.1.4.7.3.MARCONORMATIVO
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO FUENTEJURDICADELPROCESO (NOMBRE,NMEROYFECHA) Decreto0614de14demarzode1984 DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO SALUDOCUPACIONAL SALUDOCUPACIONAL DESCRIPCIN "PormediodelcualsereglamentaNormasdeSaludOcupacional".

ConvencinColectivadeTrabajocelebradaentreelInstitutode SegurosSocialesyelSindicatoNacionaldeTrabajadoresdela Seguridadsocial,Artculo78 ResolucinN.2013del06dejuniode1986

NormassobreSaludOcupacional

"PormediodelacualsereglamentaNormasdeSaludOcupacional".

Decreto1295de22dejuniode1994delMinisteriodeTrabajo Ley009TituloIIIdel24enerode1979 Resolucin2400delMinisteriodeTrabajode22mayo1979 Resolucin8321delMinisteriodeSaludde04agosto1983 Resolucin1075delMinisteriodeTrabajode30junio1992

"PormediodelacualsereglamentaNormasdeSaludOcupacional". "Normasparapreservar,conservarymejorarlasaluddelosindividuosensusocupaciones". "NormassobreVivienda,HigieneySeguridadenlosestablecimientosdetrabajo". "Normassobreproteccindelaaudicin,delasaludyelbienestardelaspersonas". "ActividadesenmateriadeSaludOcupacional".

9.1.4.7.4.MAPADERIESGOS
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO SALUDOCUPACIONAL SALUDOCUPACIONAL

PROCESO
SUBPROCESO

No.
1

RIESGO

Causa

Probabilidad
Baja

Consecuencia

Impacto

ControlesExistentes
Existecontroldeasistencia corroborandoolagenteque asisti.

Tipode control
Solicitudal Departmentode Bienesy Serviciosde prstamode espaciofsico parala realizacinde conferencia charlas.

Nivelde Riesgo
Medio

Desmotivacindelpersonal. Losespaciosapartadosparala .Incumplimientode realizacindecharlastalleres,son obligaciones. ocupadosconeventosquenoson previamentenotificados.

Atrasoenelprogramadecapacitacin Alto ynocumplimientodemetas. .Desercindelosparticipantesporno haberserealizadolasesin.

Nohayunaaltaparticipacindelos empleadosacursosdesalud ocupacional.

Bajo

Nosecumplelasmetasde capacitacinennmero.

Bajo

.Citarmstrabajadoresdelcupo Preventivoy permitidoparaelcurso. Correctivo .Seguimientoymotivacinalos asistentes.

Bajo

Laropaexigidaparaalgunoscursos noesdelagradodelaspersonas.

Alto

.Haydesercindeparticipantesalos Medio cursospornoquererllevarelvestuario requerido.

Nohayningntipodecontrol.

Medio

9.1.4.8.FLUJOGRAMADEACTIVIDADES
INFORMACIN
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDETALENTOHUMANO SALUDOCUPACIONAL PROGRAMARIESGOERGONOMICO(EstressCotidiano,HigienePostural.AcondicionamientoFisico, Escueladeespalda,ExamenesFisiatricos,Adicciones) RESPONSABLE

No.

ACTIVIDAD

AUXILIARASISTENCIALSECCIONAL/ SALUDOCUPACIONAL

CONFERENCISTA

Inicio

1 Realizarencuesta

2 EnvialaencuestaalaA.R.Pparaquelarevice

3 Pactar con Nivel Nacional y A.R.P el Programa a realizar.

4 Se Realiza y entrega la Invitacion segn listado de personasenriesgodeSalud.

5 RealizarLogisticadelevento

6 Serealizalascharlas

7 Realizarseguimiento.

FIN

9.1.4.8.1.DESCRIPCIONDEACTIVIDADES
INFORMACIN
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Actividad DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDETALENTOHUMANO SALUDOCUPACIONAL PROGRAMARIESGOERGONOMICO(EstressCotidiano,HigienePostural.AcondicionamientoFisico,Escueladeespalda,ExamenesFisiatricos,Adicciones) Ejecutor Tarea C Donde CoordinacindeBienestar SocialSeccional Insumos Encuesta Productoy/o Resultado Encuesta Diligenciada VA Observaciones

1Realizarencuesta

AuxiliarAsistencialSeccional/ Se Realiza la encuesta SaludOcupacional para saber que Programa de Riesgo le corresponde asistir

2Envia la encuesta a la A.R.P AuxiliarAsistencialSeccional/ La A.R.P califica la paraquelarevice SaludOcupacional encuestayenvialalistade las personas que les corresponde asistir a los programas de Riesgo Ergonomico 3Pactar con Nivel Nacional yAuxiliarAsistencialSeccional/ Realizarplanoprogramaa A.R.PelProgramaarealizar. SaludOcupacional desarrollarenconjuntocon la A.R.P y asignar conferencista 4Se Realiza y entrega laAuxiliarAsistencialSeccional/ Serealizayentregalas Invitacion segn listado deSaludOcupacional invitacionesconFirmadel personasenriesgodeSalud. Departamentode RecursosHumanosyla enviaalasPersonas segnlalistadelaA.R.P

CoordinacindeBienestar SocialSeccional

Encuestaylista

Encuesta revisada

CoordinacindeBienestar SocialSeccionall/Salud Ocupacional.

Realizarplan.

Plan.

CoordinacindeBienestar Social,Seccional

Comunicado.

Invistacion Firmada

5RealizarLogisticadelevento

AuxiliarAsistencialSeccional/ Concretarconferencistasy SaludOcupacional elespaciofisicopara realizarelPrograma

CoordinacindeBienestar Social,Seccional

Comunicado al Prstamo de DepartamentodeBienesySaln Auditario Servicios solicitandoy Medios prstamo de saln Audiovisuales. auditorio y medios audiovisuales. Diligenciamientode Formatode formatodeevaluciandel evaluacin. trabajorealizadoporel conferencista. SeguimientoyListadode Seguimiento. asistencia

6Serealizalascharlas

Conferencista

SeDictalaconferencia segnelprogramade RiesgoErgonomico.

CoordinacindeBienestar Social,Seccional

7Realizarseguimiento.

AuxiliarAsistencialSeccional/ Pasarlistadodeasistencia SaludOcupacional alosparticipantesdela charla

CoordinacindeBienestar socialSeccional/Salud Ocupacional.

9.1.4.9.1.FLUJOGRAMADEACTIVIDADES
INFORMACIN
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO SALUDOCUPACIONAL PREVENCIONYMANTENIMIENTOSALUD(Citasmdicas/Citologa/Odontologa/Mamografa) RESPONSABLE

No.

ACTIVIDAD

JEFEDERECURSOSHUMANOS SECCIONAL

AUXILIARASISTENCIAL SECCIONALSALUDOCUPACIONAL

EPS

FUNCIONARIO

Inicio

1 Definirlasdirectrices.

2 Comunicarconvocatoriaencarteleraparalosque tenganEPSISS. 3 Informarytenerconocimientodelaconvocatoria.

4 Proyectarlistadodeaspirantes.

5 Realizarfirmasdelistadodeaspirantes.

6 Realizarprogramacincitas.

7 Comunicarprogramacindecitas.

8 Informarcitasainteresados.

9 Atenderlacitamdicaprogramada.

10 Realizarseguimiento.

Fin

9.1.4.9.2.DESCRIPCIONDEACTIVIDADES
INFORMACIN
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Actividad DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO SALUDOCUPACIONAL PREVENCIONYMANTENIMIENTOSALUD(Citasmedicas/Citologa/Odontologa/Mamografa) Ejecutor Tarea C donde CoordinacindeBienestar SocialNivelNacional/Salud Ocupacional. CoordinacindeBienestar SocialNivelNacional/Salud Ocupacional. CoordinacindeBienestar SocialNivelNacional/Salud Ocupacional. CoordinacindeBienestar SocialNivelNacional/Salud Ocupacional. JefaturadeRecursos Humanos. E.P.S. CoordinacindeBienestar SocialNivelNacional/Salud Ocupacional. CoordinacindeBienestar SocialNivelNacional/Salud Ocupacional. SitiosealadoporelISS. CoordinacindeBienestar socialSeccional/Salud Ocupacional. Insumos Realizarplan. Productoy/o Resultado Plan. VA Observaciones

1Definirlasdirectrices.

AuxiliarAsistencialSeccional/ Realizarplanoprogramaa SaludOcupacional desarrollarenconjuntocon laA.R.PyE.P.S.

2Comunicar convocatoriaAuxiliarAsistencialSeccional/ publicarencartelera en cartelera para los queSaludOcupacional informacin. tenganEPSISS. 3Informar y tener Funcionario conocimiento de la convocatoria. 4Proyectarlistadode aspirantes. Tenerconocimientodela convocatoria.

Comunicado.

Comunicado.

Convocatoria.

Convocatoria.

AuxiliarAsistencialSeccional/ Proyectarlistado. SaludOcupacional Firmarlistadeaspirantes.

Listado.

Listado.

5Realizarfirmasdelistado JefedeRecursosHumanos deaspirantes. Seccional 6Realizarprogramacin citas. Personaencargadaenla E.P.S.

Listado.

Listado.

Realizaprogramacin citas.

Citas.

Citas.

7Comunicarprogramacin AuxiliarAsistencialSeccional/ Comunicacitas. decitas. SaludOcupacional 8Informarcitasa interesados. 9Atenderlacitamdica programada. 10Realizarseguimiento. AuxiliarAsistencialSeccional/ Informacitas. SaludOcupacional Funcionario Iralacitamdica.

Comunicacitas. Comunicacitas.

Comunicado.

Comunicado.

Asistircita mdica. Seguimiento.

Asistircita mdica. Seguimiento.

AuxiliarAsistencialSeccional/ Realizaseguimiento. SaludOcupacional

9.1.4.9.3.MARCONORMATIVO
DEPENDENCIA DEPARTAMENTOOSECCION PROCESO SUBPROCESO FUENTEJURDICADELPROCESO (NOMBRE,NMEROYFECHA) ConvencinColectivadelTrabajo,noviembrede1996a31deoctubrede 1999,Artculo79 "Serviciosodontolgicosintegrales". DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDETALENTOHUMANO SALUDOCUPACIONAL MEDICINAPREVENTIVAYDELTRABAJO(Citasmedicas/Tetanoderefuerzo/PerfilLipidico/Visiometrias/ProgramadeIngresoal mantenimientodelasalud/Citologa/Odontologa/Mamografa) DESCRIPCIN

ConvencinColectivadelTrabajo,noviembrede1996a31deoctubrede 1999,Artculo76.

"SaludOcupacional".

9.1.4.9.4.MAPADERIESGOS
INFORMACIN
DEPENDENCIA MACROPROCESO DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO SALUDOCUPACIONAL PREVENCIONYMANTENIMIENTOSALUD(Citasmedicas/Citologa/Odontologa/Mamografa) Causa Probabilidad Media Consecuencia Im pacto Controles Existentes Tipode control Nivelde Riesgo Medio

PROCESO
SUBPROCESO No. 1 RIESGO

Nosepuedallevaracabolo *Iinasistenciadelpersonal programado(cita citadoydelmedico. medica,citologia, *Consultorios,salones Mamografia,Odontologa). ocupados.

Nocumplimientoconla Medio programaciony directricesestablecidas . *Desgaste administrativo *Generadesconfianza. *Selequitala oportunidadaotra personaquepueda tenerderechoaeste beneficio.

Implementacionde Preventivo programasde control.

Lagentequeseincribeno Verificaciondelosdatosdela Media pertencealaEPSseguro personaqueseincriba social. pidiendocopiadelcarnetal beneficiario.

9.1.4.10.FLUJOGRAMADEACTIVIDADES
INFORMACIN
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDETALENTOHUMANO SALUDOCUPACIONAL SEGURIDADEHIGIENEINDUSTRIAL RESPONSABLE

No.

ACTIVIDAD

JEFEDEPARTAMENTODE RECURSOSHUMANOS SECCIONAL

AUXILIARASISTENCIAL SECCIONAL

COORDINADORDE BIENESTARSOCIAL NACIONAL

DELEGADOS/FUNCIONARIOS PORAREAS

COORDINADORDE BIENESTARSOCIAL SECCIONAL

Inicio

1 Definirdirectrices.

2 Proyectar oficios para cada jefe de Departamento.

3 Registrarfirmaenoficio.

4 Definir(2),personasporreaparaintegrar Brigada.

5 Recibiroficiosinformandodelegadospor rea.

6 Proyectaroficiosinvitandoacapacitacin.

7 Registrarfirmaenoficio.

8 RealizarOrganizacindeCapacitacinen Prevencinycontroldeincendios, Evacuacin,PrimerosauxiliosBsicos.

9 Asistiracapacitacin.

10 Evaluarcapacitacin.

11 RealizarInduccinapersonalnuevo iniciandoprocesodecapacitacin.

12 RealizarintegracindeCapacitacincon personalantiguoenBrigadade Emergencia. 13 AsignarDepartamentosacadaunodelos Brigadistas.

14 RealizarseguimientodeHistoriadeVida personalplanta/contratacin.

15 EnviaraNivelNacionallistadoactualizado depersonaldeplantaycontratacin.

Fin

9.1.4.10.1.DESCRIPCIONDEACTIVIDADES
INFORMACIN
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Actividad DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDETALENTOHUMANO SALUDOCUPACIONAL SEGURIDADEHIGIENEINDUSTRIAL Ejecutor CordinadorDesarrollode personalNivelNacional/salud ocupacional Tarea Realizar plan o programa a desarrollar. C Donde Coordinacinde Desarrollode personalNivel Nacional/Salud Ocupacional. Insumos Politcas. Productoy/o Resultado Plan. VA Observaciones

1Definirdirectrices.

2Proyectar oficios para cada jefeCordinadordebienestarsocial publicarencartelera deDepartamento. Seccional/saludocupacional informacin.

Coordinacinde BienestarSocial Seccional/Salud Ocupacional.

Publicacin.

Comunicado.

3Registrarfirmaenoficio.

JefedeRecursosHumanos Seccional

Tenerconocimientodela convocatoria.

JefaturadeRecursos Conoocimiento Humanos. Convocatoria.

Entrega Firmado.

oficio

4Definir(2),personasporrea paraintegrarBrigada.

AuxiliarAsistencialSeccional /SaludOcupacional

Definicinpersonasaintegrar Brigada.

Coordinacinde BienestarSocial Seccional/Salud Ocupacional.

Personas Personas escogidasBrigada escogidas deEmergencia. Brigadade Emergencia.

5Recibiroficiosinformando delegadosporrea.

AuxiliarAsistencialSeccional /SaludOcupacional

Recepcindeoficios.

Coordinacinde BienestarSocial Seccional/Salud Ocupacional.

Listado.

Listado.

6Proyectaroficiosinvitandoa capacitacin.

AuxiliarAsistencialSeccional /SaludOcupacional

Proyectaoficios.

Coordinacinde BienestarSocial Seccional/Salud Ocupacional.

Oficio.

Oficio.

7Registrarfirmaenoficio.

JefedeRecursosHumanos Seccional

Firmaenoficio.

JefaturadeRecursos Firmaoficio. HumanosSeccional

Firmaoficio.

8RealizarOrganizacinde CapacitacinenPrevenciny controldeincendios, Evacuacin,Primerosauxilios Bsicos.

AuxiliarAsistencialSeccional /SaludOcupacional

Realizaorganizacinde capacitacin.

Coordinacinde BienestarSocial Seccional/Salud Ocupacional.

Capacitacin.

Capacitacin.

9Asistiracapacitacin.

DelegadosoFuncionariospor Iralacitamdica. rea

Coordinacinde BienestarSocial Seccional/Salud Ocupacional. Coordinacinde BienestarSocial Seccional/Salud Ocupacional. Coordinacinde BienestarSocial Seccional/Salud Ocupacional.

Asistencia.

Asistencia.

10Evaluarcapacitacin.

AuxiliarAsistencialSeccional /SaludOcupacional

EvaluacindeCapacitacin.

Evaluacin.

Evaluacin.

11RealizarInduccinapersonal nuevoiniciandoprocesode capacitacin.

AuxiliarAsistencialSeccional /SaludOcupacional

Realizainduccinpersonal nuevo.

Induccin.

Induccin.

12Realizarintegracinde Capacitacinconpersonal antiguoenBrigadade Emergencia. 13AsignarDepartamentosacada unodelosBrigadistas.

Delegados/funcionariospor rea

Realizaintegracinde Capacitacin.

Coordinacinde BienestarSocial Seccional/Salud Ocupacional. Coordinacinde BienestarSocial Seccional/Salud Ocupacional. Coordinacinde BienestarSocial Seccional/Salud Ocupacional. Coordinacinde BienestarSocial Seccional/Salud Ocupacional.

Integracin capacitacin.

Integracin capacitacin.

AuxiliarAsistencialSeccional /SaludOcupacional

AsignarDepartamentos.

Asignacin Departamentos.

Asignacin Departamentos.

14RealizarseguimientodeHistoria AuxiliarAsistencialSeccional deVidapersonal /SaludOcupacional planta/contratacin.

Realizaseguimiento.

Seguimiento.

Seguimiento.

15EnviaraNivelNacionallistado actualizadodepersonalde plantaycontratacin.

AuxiliarAsistencialSeccional /SaludOcupacional

EnvioaNivelNacionalListado.

Listado.

Listado.

9.1.4.10.3.MARCONORMATIVO
DEPENDENCIA DEPARTAMENTOOSECCION PROCESO SUBPROCESO FUENTEJURDICADELPROCESO (NOMBRE,NMEROYFECHA) ResolucinN.1016del31demarzode1989delMinisteriodeTrabajo DEPARTAMENTORECUROSHUMANOSSECCIONAL GESTINDETALENTOHUMANO SALUDOCUPACIONAL SEGURIDADEHIGIENEINDUSTRIAL DESCRIPCIN "PormediodelcualelMinisteriodeTrabajohacereferenciaalasBrigadasdeEmergencia".

ConvencinColectivadelTrabajo,noviembrede1996a31deoctubre de1999,Artculo76.

"SaludOcupacional".

9.1.4.10.4.MAPADERIESGOS
INFORMACIN
DEPENDENCIA MACROPROCESO DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDETALENTOHUMANO SALUDOCUPACIONAL SEGURIDADEHIGIENEINDUSTRIAL RIESGO Causa Probabilidad Consecuencia Almomentodepresentarseuna Alto eventualidad(incendi, atentadoconexplosivo,)noexiste unplanclaroaseguir. Desconocimientoporpartedel personaldeledificioCUDECOM sobrecomoreaccionarfrentea unaemergencia. Medio Im pacto Controles Existentes Noexisteningn control. Tipodecontrol NiveldeRiesgo Notieneningn Alto tipodecontrol.

PROCESO
SUBPROCESO No.

1 Nosecuentacondotacin FaltadeRecursoseconmicos Alto comoelementosydistintivos paralacompradeelementosy parahacerbrigadas. distintivosparahacerBrigadasde Emergencia. 2 Deficientesseguridadesenlos .LosBrigadistasnomultiplican sistemasdeinformacin. susconocimientosasus compaerosdetrabajo. Medio

Noexisteningn control.

Notieneningn Medio tipodecontrol.

3 Posibilidadqueocurrauna eventualidad.

Noexistencapacitaciones Media continuas. .Losejerciciosprcticosparalos Brigadistasnosellevanacabo.

.Noseestcumpliendoconlos Medio objetivosdelgrupodebrigadas deemergencia..La capacitacindelosbrigadistases interrumpidafrecuentemente. .Losconocimientosadquiridos porelequipodebrigadistasnose confrontanconlapractica.

Noexisteningn control.

Notieneningn Medio tipodecontrol.

Desmotivacindelpersonal

.Faltacompromisode Alto funcionariosconcapacidadde mandoqueintegrenelgrupode brigadistasparaentraradirigirel grupo..Jefes inmediatosconpocaVoluntad Administrativadenopermitirque losfuncionariosparticipenen capacitacionesaduciendo necesidadesdeservicio.

Pocacapacidaddereaccinfrente Alto aunaeventualidadcatastrfica.

Noexisteningn control.

Notieneningn Alto tipodecontrol.

9.1.4.11.1.FLUJOGRAMADEACTIVIDADES
INFORMACIN
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDETALENTOHUMANO SALUDOCUPACIONAL COMITPARITARIODESALUDOCUPACIONALCOPASO RESPONSABLE No. ACTIVIDAD COORDINADORDEBIENESTARSOCIAL SECCIONAL

AUXILIARASISTENCIALSECCIONAL

INTEGRANTESCOPASO

Inicio 1 RealizarDivulgacindelComitParitariodeSaludOcupacional.

2 RealizarInscripcindedelegadosparaparticiparenelCOPASO. 3 RealizarVotacinyEleccindedelegadosparaconformarelComit. 4 RealizarSeleccindelosrepresentantesalComit. 5 RegistrarelactadeconformacindelCOPASOanteelMnisteriode laProteccinSocial. 6 EnviaraNivelNacionalparadirectrices. 7 EstablecerProgramacindelpersonalaCapacitacindelCOPASO. 8 RealizarCronogramadeActividadesCOPASO.

A
9 Realizarprogramacinparareunionessemanalesdecuatro(4)horas.

Fin

9.1.4.11.2.DESCRIPCINDEACTIVIDADES
INFORMACIN
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Actividad DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDETALENTOHUMANO SALUDOCUPACIONAL COMITPARITARIODESALUDOCUPACIONALCOPASO Ejecutor Tarea C donde Coordinacinde BienestarSocial Seccional/Salud Ocupacional. Coordinacinde BienestarSocial Seccional/Salud Ocupacional. Insumos Divulgar COPASO. Productoy/o Resultado Divulgar COPASO. VA Observaciones

1 Realizar Divulgacin del Comit ParitariodeCoordinadordeBienestar DivulgacindelCOPASO. SaludOcupacional. SocialSeccional/Salud Ocupacional 2 Realizar Inscripcin de delegados paraAuxiliarAsistencial participar en el COPASO por votacin deSeccional/Salud trabajadores. Ocupacional Realizainscripcin.

Inscripcin.

Inscripcin.

3 Realizar Votacin y Eleccin de delegados CoordinadordeBienestar RealizacindeVotaciny paraconformarelComit. SocialSeccional/Salud Eleccin. Ocupacionaljuntocon losfuncionarios delegadosdelasreas

Sitioacordadopara Votacin realizareleventoen Eleccin. laSeccional.

yVotacin Eleccin.

4 Delegar por parte del Representante Legal Personasquevana del ISS Seccional Cundinamarca los integrarelCOPASO delegadosaparticiparenelCOPASO. 5 Registrarelactadeconformacindel Personasquevana COPASOanteelMnisteriodelaProteccin integrarelCOPASO Social. 6 Dar a conocer el nombre de quienes AuxiliarAsistencial conformanelCOPASOaelNivelNacional. Seccional/Salud Ocupacional 7 Establecerprogramacinparaelpersonal AuxiliarAsistencial delCOPASOen:Directrices,funcionesy Seccional/Salud capacitacin. Ocupacional 8 RealizarCronogramadeActividades COPASO.

RealizarSeleccindepersonas queintegraranelcomit.

Sitioacordadopara Integracin realizareleventoen COPASO. laSeccional. Ministeriodela ProteccinSocial. Coordinacinde BienestarNivel Nacional/Salud Ocupacional. Coordinacinde BienestarSocial Seccional/Salud Ocupacional. Coordinacinde BienestarSocial Seccional/Salud Ocupacional. Coordinacinde BienestarSocial Seccional/Salud Ocupacional. Registro COPASO.

del Integracin COPASO.

del

Registrodeactaconformacin COPASO. Enviodeinformacindel COPASOalNivelNacional.

del Registro COPASO.

del

Envio Envio conformacin del conformacin del COPASO al COPASO al NivelNacional. NivelNacional. ProgramacindeProgramacinde personal apersonal a capacitacin. capacitacin. Cronograma deCronograma de actividades. actividades.

Programacindepersonala capacitacin.

Personasqueintegranel CronogramadeActividades COPASO Copaso.

9 Realizarprogramacinparareuniones semanalesdecuatro(4)horas.

Personasqueintegranel Programacinparareuniones COPASO semanalesdelcomit.

Programacin reuniones.

Programacin reuniones.

9.1.4.11.3.MARCONORMATIVO
DEPENDENCIA DEPARTAMENTOOSECCION PROCESO SUBPROCESO FUENTEJURDICADELPROCESO (NOMBRE,NMEROYFECHA) Decreto614deMarzode1984 DEPARTAMENTORECUROSHUMANOSSECCIONAL GESTINDETALENTOHUMANO SALUDOCUPACIONAL COMITPARITARIODESALUDOCUPACIONALCOPASO DESCRIPCIN "ContieneloselementosbsicosdelosprogramasdeSaludOcupacionalenlasempresas,tienecomo responsabilidad,ladeserunorganismodepromocionyvigilanciadelasnormasyreglamentosdeSaul Ocupacionaldelaempresa". "LacualestipulalasfuncionesdelCOPASO".

Resolucin2013de1986

ArtculoQuintodelaresolucion2013de1986

"Porelcualelpatronodestinaraasusrepresentantes".

9.1.4.12.FLUJOGRAMADEACTIVIDADES
INFORMACIN
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO BIENESTARSOCIAL ACTIVIDADESCULTURALES,RECREATIVASYDEPORTIVAS RESPONSABLE COORDINADORDE BIENESTARSOCIAL NACIONAL COORDINADORDE BIENESTARSOCIAL SECCIONAL TECNICODESERVICIOS PERSONAL ADMINISTRATIVOSO JEFEDEPARTAMENTO ENCARGADODE PERSONAS DERECURSOS BIENESYSERVICIOS ENCARGADASDELA HUMANOS SECCIONAL

No.

ACTIVIDAD

FUNCIONARIO

1 FijarPoliticas.

2 ElaborarPlandeactividadesaNivelSeccionaly envioalNivelNacionalparaVistoBueno. 3 PresentarcronogramadeActividades.

4 AnalizaryAprobar.

5 RealizarComitdeBienestarSocialSeccional.

6 RealizarConvocatoriaconbaseencronograma.

7 RealizarConfirmacindeAsistencia.

8 SolicitarSoporteLogstico.

9 RealizarSoporteLogstico.

10 Realizardesarrollodelaactividad.

11 Evaluaractividad.

Fin

9.1.4.12.1.DESCRIPCIONDEACTIVIDADES
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Actividad DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO BIENESTARSOCIAL ACTIVIDADESCULTURALES,RECREATIVASYDEPORTIVAS Ejecutor Coordinadorde BienestarSocialNivel Nacional Coordinadorde BienestarSocial Seccional Coordinadorde BienestarSocial Seccional JefeDepartamentode RecursosHumanos GerenteSeccional 5RealizarComitdeBienestarSocial Seccional. JefedeRecursos HumanosyGerente Seccional Coordinadorde BienestarSocial Seccional Fijapolitcas. Tarea C donde Coordinacinde BienestarSocial NivelNacional. Coordinacinde BienestarSocial NivelNacional. Coordinacinde BienestarSocial Seccional. Insumos Politcas. Productoy/o Resultado Politcas. VA Observaciones

1FijarPoliticas.

2ElaborarPlandeactividadesaNivel SeccionalyenvioalNivelNacional paraVistoBueno. 3Presentarcronogramade Actividades. 4AnalizaryAprobar.

Elaboracindelplandeactividades.

Plande actividades.

Plande actividades.

Presentacronogramadeactividades.

Cronograma.

Cronograma.

Analizayaprueba.

JefaturadeRecursos Cronograma Humanos. aprobado. GerenciaSeccional. Cronograma aprobado. GerenciaSeccional. Cronograma aprobado.

Cronograma aprobado. Cronograma aprobado. Cronograma aprobado.

Analizayaprueba. Analizayaprueba.

6RealizarConvocatoriaconbaseen cronograma.

Realizaconvovatoria.

Coordinacinde BienestarSocial Seccional. Coordinacinde BienestarSocial Seccional. Coordinacinde BienestarSocial Seccional. BienesyServicios.

Listado Convocatoria.

Listado Convocatoria.

7RealizarConfirmacindeAsistencia. Funcionario

Confirmacinasistencia.

Confirmacin asistencia.

Confirmacin asistencia.

8SolicitarSoporteLogstico.

Coordinadorde BienestarSocial Seccional

Solicitasoportelogstico.

Soportelogstico.Soportelogstico.

9RealizarSoporteLogstico.

Personaencargadade Realizasoporte. BienesyServicios TcnicodeServicios Administrativoso personaencargada seccional Coordinadorde BienestarSocial Seccional Realizaactividad.

RealizaSoporte. RealizaSoporte.

10Realizardesarrollodelaactividad.

Coordinacinde BienestarSocial Seccional. Coordinacinde BienestarSocial Seccional.

Desarrollode actividad.

Desarrollode actividad.

11Evaluaractividad.

Evaluaactividad.

Evaluacin Actividad.

Evaluacin Actividad.

9.1.4.12.2.MARCONORMATIVO
DEPENDENCIA DEPARTAMENTOOSECCION PROCESO SUBPROCESO FUENTEJURDICADELPROCESO (NOMBRE,NMEROYFECHA) ConvencionColectivadeTrabajoNoviembrede1996al31deOctubrede 1999,Articulos87 ConvencionColectivadeTrabajoNoviembrede1996al31deOctubrede 1999,Articulos88 Resolucin3263del85 DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTIONTALENTOHUMANO BIENESTARSOCIAL ACTIVIDADESCULTURALES,RECREATIVASYDEPORTIVAS DESCRIPCIN "FomentoalaactividadDeportiva,RecreativayCultural".

"PolticaintegraldelDeporte,laRecreacin,laCulturayelusoracionaldeltiempo libre". "PorlacualseestipulanlasfuncionesdeBienestarSocial".

"PorlacualseestipulanlasfuncionesdeBienestarSocial". Resolucin3695deDicde1997 Disposicionesgenerales,CdigoDisciplinarioynormaregalmantariadelos juegiosdeportivosdelISS. "PorlocualreglamentalaActividaddeportivadelISS".

9.1.4.12.3.MAPADERIESGOS
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. RIESGO DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO BIENESTARSOCIAL ACTIVIDADESCULTURALES,RECREATIVASYDEPORTIVAS Causa Probabilidad Consecuencia Im pacto ControlesExistentes Envideinvitacionesa actividades. Tipode control Preventivo. Nivelde Riesgo Alto

1 Desmotivacindelpersonal.

Bajointersdelosfuncionariosy Alta empleadosporparticiparen actividadesculturales,recreativasy deportivasdebidoalasituacinactual delaempresa.

.Fomentodelsedentarismoalinterior Alto delISS. .Pocaaperturadeespaciospara compartirentrecompaerosnuevosy antiguosdelISS. .Losasistentesalasactividades encuentranpocosincentivospara participar. Alto

2Pocaasignacinpresupuestas Bajopresupuestoeconmicoparala Alta porpartedelainstitucin. realizacindeActividadesCulturales, recreactivas,deportivasysurespectiva premiacin.

SolicitarSoporteLogstico.

Preventivo.

Alto

PENSIONPORJUBILACION

9.1.5.2.1. .FLUJOGRAMADEACTIVIDADES
INFORMACIN
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO PENSIONDEJUBILACIN RECONOCIMIENTOPENSINJUBILACIONPLENA RESPONSABLE

No.

ACTIVIDAD

SECRETARIA

JEFEDEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOS SECCIONAL

Inicio

1 Recibiryrevisarlosdocumentos.

2 SolicitarCertificadodenopensionadoydesalarios.

3 Transcribirsolicitudcertificadodenopensionadosydesalarios.

4 RecepcionaryComunicaroficiocumplimientorequisitosalpeticionario.

5 Recibiraceptacinderenuncia.

6 RecibirResolucionesdereconocomientopensinelaboracioncitacin notificacionpersonal. 7 Recepcionaractadenotificacinpersonal.

8 RecepcionarRecursoreposicincontralaResolucinquereconocelapensin dejubilacin. 9 ElaboraractadeejecutoriadelaResolucindereconocimientodepensinde jubilacin. 10 RecibirResolucinresolviendorecursoreposicin.

Fin

9.1.5.2.2.DESCRIPCIONDEACTIVIDADES
INFORMACIN
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Actividad DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO PENSIONESDEJUBILACION RECONOCIMIENTOPENSIONJUBILACIONPLENA Ejecutor Secretara Tarea Recibeyrevisasolicitudy documentossoporte. C Donde Insumos Productoy/oResultado VA Observaciones Paradocumentossoportever marconormativo:Convencin ColectivadeTrabajoarticulo98, Decreto1653de1977.

1Recibiryrevisarlosdocumentos.

CD Departamento SeccionalRecursos Humanos.Oficina Pensiones.

Fotocopiacdula Organizarexpedientepensional. Registrocivil nacimiento constanciade tiempodeservicio. Solicitudpensin. Proyectodesolicitudcertificadode nopensin.ydeSalariosTraslado expedienteoficinapensiones Seccionalradicado.

2SolicitarCertificadodeno pensionadoydesalarios.

JefeDepartamento deRecursos Humanos

Proyectasolicitudde constanciadetiempode servicioysalariosala CoordinacinNominasS.C.y certificadodenopensionado delaCajaNacionaly PensionesISS ASEGURADOR. Transcribeoficiossolicitando constanciatiempode serviciosysalariosala CoordinacindeNminas S.C.,ycertificadodeno pensionadoalaCajaNacional dePrevisinyaPesionesISS ASEGURADOR.

OficinaPensiones deJubilacin.

Art.128deConstitucinPolitca (incompatibilidad).

3Transcribirsolicitudcertificadodeno Secretara pensionadosydesalarios.

OficinaPensiones dejubilacin.

ProyectodeJefe RecursosHumanos desolicitudesde certificacionesCaja Nal,ISS Aseguradory Nminas.

Certificadodenopensin.yde SalariosTrasladoexpediente oficinapensionesNivelNacional conoficio.

Resol.1699del09.09.2004,para reconocimientopensiones plenas.Art.128deConstitucin Politca(incompatibilidad).

4RecepcionaryComunicaroficio cumplimientorequisitosal peticionario. 5Recibiraceptacinderenuncia.

Secretara

Entregaoficiooriginala peticionarioydejafotocopia paraexpediente. OficioalaCoordinacinde Nminas,solicitandorelacin desalarios. Recibecopiasyresoluciones elaboraoficiocitacin notificacinpersonal. Serecibeactadenotificacin ysehaceseguimientoalos terminosdeleypara interposicinderecursos. CD

OficinaPensiones deJubilacin. OficinaPensiones deJubilacin. OficinaPensiones deJubilacin

Cartainformando cumplimiento requisitos. Cartaaceptacin renuncia. Resolucinde reconocimiento.

informacinalpeticionario.

Secretara

constanciadesalariosyenvoal NivelNacional. ActadeNotificacin.

6RecibirResolucionesde Secretara reconocomientopensinelaboracion citacinnotificacionpersonal. 7Recepcionaractadenotificacin personal. Secretara

OficinaPensiones deJubilacin

Actadenotificacin. Controlapresentacionderecursos.

CodigoContenciosoAtivo.Arti.55.

9.1.5.2.2.DESCRIPCIONDEACTIVIDADES
INFORMACIN
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Actividad DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO PENSIONESDEJUBILACION RECONOCIMIENTOPENSIONJUBILACIONPLENA Ejecutor Tarea Recepcionarecursoyelabora oficiotrasladandoalla GerenciaNacionalde RecursosHumanos,por competencia. Vencidoeltrmino,no interponerecursoel interesado,seelaboraacta deejecutoria,yseanexa copiaaexpedientepensional, elaboraoficioaNminas novedadingresoanmina jubilados,copiaaexpediente, remiteexpedientepensionalal archivo. RecibeResolucin resolviendorecursoyelbora oficionotificacinpersonal. C Donde OficinaPensiones deJubilacin Insumos Recursode Reposicin. Productoy/oResultado OficiodetrasladoalNivelNacional paralarespuestarespectiva. VA Observaciones

8 RecepcionarRecursoreposicin Secretara contralaResolucinquereconocela pensindejubilacin.

9Elaboraractadeejecutoriadela Resolucindereconocimientode pensindejubilacin.

Secretara

OficinaPensiones deJubilacin.

Resolucin,actade ActadeEjecutoriaoficionovedad notificacin,Actade deingresoanminascon ejecutoria,afiliacin Resolucinyanexosarhivode saludypensin, expedientepensional. certificacinNo. cuenta.

Articulo55C.C.A..

10 RecibirResolucinresolviendo recursoreposicin.

Secretara

OficinaPensiones deJubilacin.

ResoluciIn.

citacinalanotificacinpersonal.

Continuaconelprocesode recepcionactanotificacin,conla observacionquenohayms recursosporvagubernativa,paso 7,8,9.

9.1.5.2.3.MARCONORMATIVO
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO FUENTEJURDICADELPROCESO (NOMBRE,NMEROYFECHA) Ley100de1993 DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO PENSIONDEJUBILACION DESCRIPCIN Articulo35:"PensionMinimadevejezojubilacin.".

Articulo98al107DelaConvencionColectivadeTrabajadores

"PorlacualseOtorgalapenciondejubilacionalostrabajadoresOficialesdelISS".

ReformapensionalLey797Deenerodel2003

"PorlacualhaceReferentealaLeydepensiones".

9.1.5.2.4.MAPADERIESGOS
INFORMACIN
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Riesgo DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO PENSIONESDEJUBILACION RECONOCIMIENTOPENSIONJUBILACIONPLENA Causa Documentostestimoniosfalsos. Probabilidad Baja Consecuencia Sepuedenverafectadosdinerosdel Estado..Desgaste Administrativo. Im pacto Medio Tipode control Revisindedocumentosporparte Preventivo delNivelNacionalGerencia NacionaldeRecursosHumanos. ControlesExistentes Nivelde Riesgo Medio

1Informacinfuente desactualizada,incompleta pococonfiable.

9.1.5.3.1.FLUJOGRAMADEACTIVIDADES..
INFORMACIN
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO DEPARTAMENTODERECUROSHUMANOSSECCIONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO PENSIONESDEJUBILACION RECONOCIMIENTOPENSIONJUBILACIONCOMPARTIDA RESPONSABLE

No.

ACTIVIDAD

SECRETARIA

JEFEDEPARTAMENTODERECURSOS HUMANOS

TECNICO

Inicio

1 Recibiryrevisarlosdocumentos.

2 SolicitarCertificadodenopensionadoy desalarios. 3 Transcribirsolicitudcertificadodeno pensionadosydesalarios. 4 Elaborarproyectodeconsultacuota partealasdiferentesEntidades. 5

Hacerseguimientoalostrminosde aceptacindelacuotapartepensional consultada. Recepcionaroficioaceptacincuota partepensionalporpartedelaentidad consultada. Recepcionaroficioobjecincuotaparte pensionalporpartedelaentidad consultada.

8 Revisarproyectoconsultacuotaparte pensionalobjetadoporlaentidad concurrente. 9 RecepcionaryComunicaroficio cumplimientorequisitosalpeticionario. 10 Recibiraceptacinderenuncia.

11

RecibirResolucionesde reconocomientopensinyelaborar citacinnotificacinpersonal.

12 Recepcionaractadenotificacin personal. 13

RecepcionarRecursoreposicincontra laResolucinquereconocelapensin dejubilacin. Elaboraractadeejecutoriadela Resolucindereconocimientode pensindejubilacin.

14

15 RecibirResolucinresolviendorecurso reposicin. 16 RemitircopiaResolucinenfirmea entidadesconcurrentes.

Fin

9.1.5.3.2.DESCRIPCIONDEACTIVIDADES
INFORMACIN
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Actividad DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO PENSIONESDEJUBILACION RECONOCIMIENTODEPENSIONJUBILACIONCOMPARTIDA Ejecutor Secretaria Tarea Recibeyrevisasolicitudy documentossoporte. C Donde Insumos Fotocopiacdula Registrocivil nacimiento constanciasde tiempodeservicioen entidades. Solicitudpensin. Productoy/o Resultado Organizarexpediente pensional. VA Observaciones Paradocumentossoportevermarconormativo: ConvencinColectivadeTrabajoarticulo98, Decreto1653de1977,LEY33de1985,LEY 100de1993,articulo36.Resolucin1699de 1994silaspeticionesanterioresaSeptiembre 2004resuelveNivelSeccional. Art.128deConstitucinPolitca (incompatibilidad).

1Recibiryrevisarlos documentos.

CD Departamento SeccionalRecursos Humanos.Oficina Pensiones.

2SolicitarCertificadodeno pensionadoydesalarios.

JefeDepartamento Proyectasolicitudde deRecursos constanciadetiempode Humanos servicioysalariosala CoordinacinNominasS.C. ycertificadodeno pensionadodelaCaja NacionalyPensionesISS ASEGURADOR. Secretaria Transcribeoficiossolicitando constanciatiempode serviciosysalariosala CoordinacindeNminas S.C.,ycertificadodeno pensionadoalaCaja NacionaldePrevisinya PesionesISS ASEGURADOR. Liquidapensinjubilaciny elaboraproyectodeconsulta cuotaparte. Vencidoeltrminolegal CD paraaceptar,sinohay pronunciamiento,se trasladaexpediene pensionalalNivelNacional paraaplicacinsilencio adtivopositivo. Trasladaexpediente pensionalconproyectoy oficiosconsultafotocopia expedientearchivo seccional.

OficinaPensiones deJubilacin.

Proyectodesolicitud certificadodeno pensin.ydeSalarios Trasladoexpediente oficinapensiones Seccionalradicado.

3Transcribirsolicitud certificadodeno pensionadosydesalarios.

OficinaPensiones dejubilacin.

proyectodeJefe RecursosHumanos desolicitudesde certificacionesCaja Nal,ISSAsegurador yNminas.

Certificadodeno pensin.ydeSalarios Trasladoexpediente oficinapensiones Seccionalradicado.

4ElaborarproyectodeconsultaTcnico cuotapartealasdiferentes entidades. 5Realizarseguimientoalos Secretaria trminosdeaceptacindela cuotapartepensional consultada.

OficinaPensiones jubilacin.

Expediente pensional.

Proyectodeconsulta oficioconsultaa entidades concurrentes.

Consultaqueseenvaalasotrasentidadesen lascualeshalaborado,deacuerdoalartculo2o. delaLey33de1985.

OficinaPensiones jubilacin

Proyectodeconsulta Envoexpediente efectuadoalas pensionalalNivel entidades. Nacional,Gerencia NacionaldeRecursos Humanos.

6Recepcionaroficio aceptacincuotaparte pensionalporpartedela entidadconsultada.

Secretaria

OficinaPensiones deJubilacin.

Oficioaceptacionde Envoexpediente cuotapartepensional pensionalalNivel Nacional,Gerencia NacionaldeRecursos Humanos.

7Recepcionaroficioobjecin cuotapartepensionalpor partedelaentidad consultada.

Secreataria

recepcionaoficionegacion cuotaparte,pasa documentoalaJefaturade RecursosHumanos,para quesetrasladealTcnico liquidarquetengaradicado elcaso. Revisarlasobjeciones presentadas,sinose aceptanlasobjeciones planteadas,sereiterala consultaformulada,ydeser necesariaalguna modificacinseelabora nuevamenteproyetode consultaalasentidades concurrentes.Iniciando nuevamenteelproceso. Recepcionaroficiooriginala peticionarioyentrega originalalpeticionario, dejandofotocopiapara expedienteoficinajubilados.

OficinaPensiones deJubilacin.

Cartaobjecincuota TrasladaaOficinade partepensional. Pensionescon expedientepensional pararevisiny/o modificacinProyecto Consuslta

8Revisarproyectoconsulta cuotapartepensional objetadoporlaentidad concurrente.

Tcnico

OficinaPensiones deJubilacin.

Cartaobjecioncuota oficioreiteracin partepensional. consultacuotaparte pensionaloproyecto deconsultamodificado pararemitir nuevamentealas entidades concurrentes.

Reiniciaprocesosconsultadescritoenlos numerales4al06.

9RecepcionaryComunicar Secretaria oficiocumplimientorequisitos alpeticionario.

OficinaPensiones deJubilacin.

Cartainformando cumplimiento requisitos.

Comunicacinal peticionario cumplimientorequisitos parapension jubilacin.

10Recibiraceptacinde renuncia.

Secretaria

Archivarenexpedienteoficio remisorioalNivelNacional solicitasalariosa CoordinacinNominasS.C. Recibecopiasy resolucioneselaboraoficio notificacinpersonal. Serecibeactade CD notificacinysehace seguimientoalosterminos deleyparainterposicinde recursos. Recepcionarecursoy elaboraoficiotrasladandoal laGerenciaNacionalde RecursosHumanos,por competencia.

OficinaPensiones deJubilacin.

Cartaaceptacin renuncia.

solicitaconstanciade salarios(ltimoao)y envoalNivelNacional.

11RecibirResolucionesde Secreataria reconocomientopensiny elaborarcitacinnotificacin personal. 12Recepcionaractade notificacinpersonal. Secretaria

OficinaPensiones deJubilacin.

Resolucinde reconocimiento.

Oficiocitacin Notificacinpersonal

OficinaPensiones deJubilacin.

Actadenotificacin. Controlapresentacion derecursos.

CdigoContenciosoAtivo.Artculo.55.

13 RecepcionarRecurso Secreataria reposicincontrala Resolucinquereconocela pensindejubilacin.

OficinaPensiones deJubilacin.

Recursode Reposicin.

Oficiodetrasladoal NivelNacionalparala respuestarespectiva.

14Elaboraractadeejecutoria delaResolucinde reconocimientodepensin dejubilacin.

Secretaria

Vencidoeltrmino,no interponerecursoel interesado,seelaboraacta deejecutoria,yseanexa copiaaexpediente pensional,elaboraoficioa Nminasnovedadingresoa nminajubilados,copiaa expediente,remite expedientepensionalal archivo.

OficinaPensiones deJubilacin.

Resolucin,actade notificacin,Actade ejecutoria,afiliacin saludypensin, certificacinNo. cuenta.

ActadeEjecutoria oficionovedadde ingresoanminascon Resolucinyanexos arhivodeexpediente pensional.

Artulo55C.C.A.

15 RecibirResolucin resolviendorecurso reposicin.

Secretaria

RecibeResolucin resolviendorecursoyelbora oficionotificacinpersonal. Elaboraoficioremisorioalas entidadesconcurrentes remitiendocopiadela Resolucindebidamente ejecutoriada.,archivacopias enexpedientepensional,y elaboranovedaddeingreso alanminadejubilados.

OficinaPensiones deJubilacin.

Resolucin.

Citacinala notificacinpersonal.

Continuaconelprocesoderecepcinacta notificacin,conlaobservacinquenohayms recursosporvagubernamental.

16RemitircopiaResolucinen Secretaria firmeaentidades concurrentes.

OficinaPensiones deJubilacin.

Resolucin ejecutoriada.

Novedadingresoa nminas,oficioreparto entidades concurrentes,archivo expedientepensional.

9.1.5.4.1.Formato2.FLUJOGRAMADEACTIVIDADES.
INFORMACIN
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO DEPARTAMENTODERECUROSHUMANOSSECCIONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO PENSIONDEJUBILACIN CONTROLDESUPERVIVENCIASJUBILADOS RESPONSABLE

No.

ACTIVIDAD

TECNICOSESERVICOSADMINISTRATIVOS

AUXILIARDESERVICIOSADMINSTRATIVOS

Inicio

1 Elaborarlistadocontrolsupervivencias.

2 Atenderajubiladosparafirmadellistadoorecepcin supervivenciaparadescargarlodellistado

3 Registrarenbasededatosactualizacinsupervivencia.

4 Ordenalassupervivencias

5 Efectuarcontrolsupervivenciasparaordenarsuspensinal cortedeltrimestrecorrespondiente. 6 ActivaryAutorizarpagoretenidosporsupervivenciacon oficio. 7 Archivarsupervivencias.

Fin

9.1.5.4.3.DESCRIPCIONDEACTIVIDADES
INFORMACIN
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Actividad DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO PENSIONDEJUBILACIN CONTROLSUPERVIVENCIASJUBILADOS Ejecutor TcnicoServicios Administrativos Tarea Elaboraellistadodecontrol supervivenciastomandocomobase listadodenominasinoperactualizandoe identificandolaclasedebeneficioenla basededatosdejubilados. Atiendealosjubiladospararecepcionar supervivencia. Actualizasupervienciaenbasededatos, marcacionconnumeroconsecutivo. Ordenalassupervivenciasenorden ascendente. C Donde Insum os Productoy/o Resultado Listadodecontrol supervivencias/traslado afuncionariospara recepcin. VA Observaciones Elprocesoseejecutatrimestralmente Marzo,Junio,Septiembre,Diciembre.

1Elaborarlistadocontrol supervivencias.

OficinaPensionesde Archivojubilados Jubilacin. nminasinoper.

2 Atenderajubiladospara AuxiliarServicios firmadellistadoo Administrativos recepcinsupervivencia paradescargarlodel 3 RegistrarenbasededatosTcnicoServicios actualizacin Administrativos supervivencia. 4 Ordenalassupervivencias AuxiliarServicios Administrativo 5 Realizarcontrol supervivenciaspara ordenarsuspensinal cortedeltrimestre correspondiente. TcnicoServicios Administrativos

OficinaPensionesde Listadoactualizado Jubilacin. supervivencias. OficinaPensionesde Certificadosde Jubilacin. supervencias. OficinaPensionesde Certificadosde Jubilacin. supervencias numerado.

Supervivenciasordenada salfabticamente. Basedatosactualizada.

Archivosupervivencias jubilados.

Verificalistadobasededatoscontra CP OficinaPensionesde supervivenciasrecibidasypasareportede Jubilacin. suspensindepagoaCoordinacinde nominasSeccional,oficiosuscritoporel JefeDeptoRecursosHumanos.

Totaldesupervivencias Oficioremisoriode recepcionadasBasede Listadodesuspensin datosactualizadaal mesadaspensionales cortetrimestral. pornoacreditar supervivencia. Oficioautorizandoorden depagoArchivoentrega supervivenciapara archivo. Archivoactualizado. Estaactividadesparalosquetienen pagosuspendidoporlanopresentacin oportunadelasupervivencia.

6 SolicitarActivaryAutorizar TcnicoServicios pagoretenidospor Administrativos supervivenciaconoficio.

Recepcionarsupervivenciasparaabono CC OficinaPensionesde Supervivencia decuentasretenidasverificayhace Jubilacin. (entregada controldellistadobasededatos,numera, extemporneamente) yelaborardendepagoparafirmaJefe DeptodeRecursosHumanos. Recepcionasupervivencias extemporaneasyarchivoenconsecutivo. OficinaPensionesde supervivencia Jubilacin. extempornea.

7 Archivarsupervivencias.

AuxiliarServicios Administrativo

9.1.5.4.3.MAPADERIESGOS
INFORMACIN
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Riesgo DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO PENSIONDEJUBILACIN CONTROLSUPERVIVENCIASJUBILADOS Causa Falsedaddedocumentos. Probabilidad Baja Consecuencia .Afectacindelpatrimoniodel ISS..Desgaste Administrativo,personal asignadoparacorregirerrres deprocedimientos. Im pacto Alto ControlesExistentes Actualizacindelistasde supervivenciascada(3)tres meses.. Verificacindelistasde supervivienciasparareportede suspensindepagoa CoordinacindeNminas. .Sieljubiladoviveenelexteriorse solictaentregadesupervivenciaen originalconfirmadelconsulado. Tipode control Preventivo Nivelde Riesgo Medio

1Informacinfuente desactualizada,incompleta pococonfiable.

2Prdidadeimagen.

Atencinineficazdetrmites Media ausuarios.

InsatisfacciondelosJubilados porelServicioqueseprestaal usuario.

Medio

Nohaycontrol

Correctivo

Medio

9.1.5.5.1.FLUJOGRAMADEACTIVIDADES.
INFORMACIN
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO DEPARTAMENTODERECUROSHUMANOSSECCIONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO PENSIONESDEJUBILACION CUOTAPARTEPENSIONALPORPAGAR RESPONSABLE

No.

ACTIVIDAD

SECRETARIA

JEFEDEPARTAMENTODERECURSOS HUMANOS

TCNICO

Inicio

1 Recepcionarconsultacuotapartepensionalporpagar.

2 EntregarsolicitudesconsultaJefaturaRecursosHumanos.

3 AnalizaryverificarCuotapartepensional.

4 Enviaroficioaceptacinorechazo.

5 RecepcionarResolucindefinitivocuotapartepensionalporpagar.

6 RevisarProyectodefinitivocuotapartepensionalporpagar,registro enBasedeDatosCuotaspartesporpagar.

Fin

9.1.5.5.2.DESCRIPCIONDEACTIVIDADES
INFORMACIN
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Actividad DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO PENSIONESDEJUBILACION CUOTAPARTEPENSIONALPORPAGAR Ejecutor Tarea Recepcionalapeticinde entidadesdederechopblico documentossoporte. C Productoy/o Resultado DepartamentoSeccional Oficiodeconsultacuotaparte Radicaconsultaa deRecursosHumanos. pensionalporpagarsuscritapor OficinaPensiones entidadesdederechopblico,yanexos jubilacinapertura (ProyectodeResolucin,registrocivil expediente. nacimiento,cdula,constanciasde tiempodeservicios). Donde Insum os DepartamentoSeccional Oficiodeconsultayexpediente. deRecursosHumanos. Asignarepartoal funcionario(tcnico administrativo). Oficiodeaceptacin orechazocuotaparte pensional(firma GerenteSeccional). VA Observaciones

1Recepcionarconsulta Secretara cuotapartepensionalpor pagar.

2 Entregarsolicitudes consultaJefatura RecursosHumanos.

Jefe Departamento deRecursos Humanos

Recibesolicitudyasignaal Tcnicoliquidadorparala revisinydeterminar aceptacinorechazo.

3 AnalizaryverificarCuota Tcnico partepensional.

Estudiayverificaaplicacin CD OficinaPensionesde delanorma,liquidacincuota Jubilacin. partepensional asignada,montosycuantas, ycotejacontraexpedientede laSeccional. NumerayDespachalos oficiosyanexos,archivay remitecopiaalarea pensionesjubilacin. Recepcionalaresoluciny anexosdepensinde jubilacinasignandolacuota parte. OficinaPensionesde Jubilacin.

Consultacuotaparteporpagary documentosanexos.

Marconormativo:Ley33de1985,Decreto 1848del69y3135de1968.Elrechazo puedeobedeceralassiguientesrazones: errordeClculo

4 enviaroficioaceptacino Secretara rechazo.

Oficioaceptacinorechazocuotaparte Remisindeoficiosy pensional. archivo.

5 RecepcionarResolucin Secretara definitivocuotaparte pensionalporpagar. Tcnico 6 RevisarProyecto definitivocuotaparte pensionalporpagar, registroenBasedeDatos Cuotaspartesporpagar.

OficinaPensionesde Jubilacin.

Resolucindefinitivacuotaparte pensional.

TrasladoalTcnico pararevisin radicado. ActualizacinBase deDatosReparto areascompetentes Archivo.

Revisacuotapartepensional CD OficinaPensionesde asignada,yactualizaBasede Jubilacin. Datos,radicacopiay comunicaaContabilidad SeccionalyCobranzasNivel Nacional.

Resolucindefinitivacuotaparte pensional.

9.1.5.5.3.MAPADERIESGOS
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Riesgo DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO PENSIONESDEJUBILACION CUOTAPARTEPENSIONALPORPAGAR Causa Probabilidad Consecuencia Atrazoenprocesodecuotaparte pensionalporpagar. Im pacto Bajo ControlesExistentes Revizarencomercialbasede datosdeContralora,Fosigay otrasinstitucionesdecarcter Nacional. Tipode control Preventivo Nivelde Riesgo Bajo

1Informacinfuenteincompleta. Documentosincompletoscomo: Baja ProyectodeResolucin,RegistroCivil, fotocopiadeCduladeCiudadana, Constanciadeservicios.

2Inoportunidadenlossistemas EnvideOficiodeaceptacinu Media deinformacin. objecindecuotapartepensionalpor pagar,quenollegadeformaoportuna alinteresadoporcorrespondencia.

Aplicacindesilencioadministrativo Alto positivocuandonollegarespuestade partedecorrespondenciasobreenvi deOficio.. Afectaprocesodepensin.

CorreoCertificado.

Preventivo

Medio

9.1.5.6.1.FLUJOGRAMADEACTIVIDADES.
INFORMACIN
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO DEPARTAMENTODERECUROSHUMANOSSECCIONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO PENSIONDEJUBILACIN SUSTITUCIONPENSIONAL RESPONSABLE No. ACTIVIDAD

SECRETARIA

Inicio

1 Recibiryrevisarlosdocumentos.

2 Informarnovedadfallecimientojubilado.

3 SolicitarPublicacinedicto.

4 RecibirResolucionesdereconocimientosustitucinpensional.

5 Recepcionaractadenotificacinpersonal.

6 RecepcionarRecursoreposicincontralaResolucinque reconocelasustitucindelapensindejubilacin. 7 ElaboraractadeejecutoriadelaResolucindereconocimiento desustitucindepensindejubilacin. 8 RecibirResolucinresolviendorecursoreposicin.

Fin

9.1.5.6.2.DESCRIPCIONDEACTIVIDADES
INFORMACIN
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Actividad DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO PENSIONESDEJUBILACION SUSTITUCIONPENSIONAL Ejecutor Secretaria Tarea C Donde Insum os Productoy/oResultado VA Observaciones Paradocumentossoportevermarco normativo:ConvencinColectivade Trabajo,art.47Ley100de1993, Decreto1889de1994.Resolucin 1699de1994silaspeticiones anterioresaSeptiembre2004resuelve NivelSeccional.

1Recibiryrevisarlos documentos.

Revisayrecepcionasolicitud CP OficinaPensionesde ydocumentossoporte. Jubilacin.

Registrodenacimiento Organizarexpediente peticionarios,Fotocopiacdulapensional. peticionarios,registrocivilyde funcindeljubilado(causade fallecimiento),registrocivil matrimonio,declaracin juramentadaconvivenciadel peticionarioydedostestigos, certificadoafili

2Informarnovedad Secretaria fallecimientojubilado.

Elaboraoficiodenovedad, CD OficinaPensionesde sobrefallecimientojubiladoa Jubilacin. laCoordinacindenminas paralopertinente(retiroy reintegrodinerosBanco). Anexafotocopiaregistrocivil defuncin. Elaboraoficiosolicitud publicacinedictoaDepto. DeBienesyServicios,anexa registrocivildenacimiento, anexacopiadeoficioa expedientepensional,saca fotocopiaexpedientepara archivooficinajubilados trasladaexpedienteoriginala laGerenc OficinaPensionesde Jubilacin.

Registrocivildefuncin.

Oficionovedadde fallecimientodirigidoala Coordinacindenminas S.C..archivarexpediente pensional.

3 SolicitarPublicacin edicto.

Secretaria

Solicitudsustitucinpensional. Oficiosoliciitudpublicacin archivarexpediente pensional/traslado expedientepensionalal NivelNacionalpara respuesta.

4RecibirResoluciones Secretaria dereconocimiento sustitucinpensional. 5Recepcionaractade notificacinpersonal. Secretaria

Recibecopiasyresoluciones elaboraoficiocitacina notificacinpersonal. Serecibeactadenotificacin ysehaceseguimientoalos terminosdeleypara interposicinderecursos. CD Recepcionarecursoy elaboraoficiotrasladandoa laGerenciaNacionalde RecursosHumanos,por competencia.

OficinaPensionesde Jubilacin.

Resolucindereconocimiento Oficiodecitacina sustitucinpensional. Notificacinpersonal.

OficinaPensionesde Jubilacin.

Actadenotificacin.

Controlapresentacionde recursos.

CdigoContenciosoAtivo.Artculo. 55.

6 RecepcionarRecurso Secretaria reposicincontrala Resolucinque reconocelasustitucin delapensinde jubilacin.

OficinaPensionesde Jubilacin.

RecursodeReposicin.

OficiodetrasladoalNivel Nacionalparalarespuesta respectiva.

7Elaboraractade Secretaria ejecutoriadela Resolucinde reconocimientode sustitucindepensin dejubilacin.

Vencidoeltrmino,no interponerecursoel interesado,seelaboraacta deejecutoria,yseanexa copiaaexpediente pensional,elaboraoficioa Nminasnovedadingresoa nminajubilados,copiaa expediente,remite expedientepensionalal archivo. RecibeResolucin resolviendorecursoyelabora oficionotificacinpersonal.

OficinaPensionesde Jubilacin.

Resolucin,actade ActadeEjecutoriaoficio notificacin,Actadeejecutoria, novedaddeingresoa afiliacinsaludypensin, nminasconResoluciny certificacinNo.cuenta. anexosarchivode expedientepensional.

Artculo55C.C.A.

8 RecibirResolucin resolviendorecurso reposicin.

Secretaria

OficinaPensionesde Jubilacin.

Resolucin.

Citacinalanotificacin personal.

Continuaconelprocesoderecepcin actanotificacin,conlaobservacin quenohaymsrecursosporva gubernativa.

9.1.5.6.3.MAPADERIESGOS
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Riesgo DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO PENSIONESDEJUBILACION SUSTITUCIONPENSIONAL Causa Probabilidad Consecuencia Retrazoenelprocesodesustitucin pensional. Im pacto Alto ControlesExistentes CorreoCertificado. Tipode control Preventivo. Nivelde Riesgo Medio

1Deficienciaenlossistemasde InoportunaentregadeResolucinde Bajo informacin. SustitucinPensionalpor corespondencia.

9.1.5.7.1.FLUJOGRAMADEACTIVIDADES.
INFORMACIN
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO COMPARTIBILIDADPENSIONESJUBILACION SOLICITUDPENSIONVEJEZ(ACTIVIDAD97) RESPONSABLES

No.

ACTIVIDAD

TECNICOADMINISTRATIVO

AUXILIARADMINISTRATIVO

SECRETARIA

Inicio

1 Verificarrequisitos.

2 Recopilarlosdocumentossoporteparalasolicitud.

3 Diligenciarcarpetavejez.

4 Controlarsolicitudespensinvejez.

5 RecepcionarResolucinreconocimientopensinvejez.

6 Realizarnotificacinpersonal.

7 Elaborarnovedadparanminajubilados(Deduccin pensionalpensincompartida)CONTROL.

8 EnviarelexpedientealDepartamentodeAtencinal Pensionadosinohayrecurso. 9 Realizarrecursoreposicin.

Si

No

10 RealizarTrasladorecursoreposicinporcompetencia.

Fin

9.1.5.7.2.DESCRIPCINDEACTIVIDADES
INFORMACIN
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Actividad DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOS GESTINELTALENTOHUMANO COMPARTIBILIDADPENSIONESJUBILACIN SOLICITUDPENSINVEJEZ(ACTIVIDAD97) Ejecutor Tarea C Donde Insum os Expedientepensional solicituddirectadel jubilado. Productoy/oResultado requisitosverificadosinclusin enbasededatossolicitud pensinvejezalgrupo transmileniosolicitaeltrmite. Documentosfotocopiadosy autenticadosarchivaren carpetadevejez. VA Observaciones

1Verificarrequisitos.

Tcnicode Verificalosrequisitosparaeltrmitedela CP OficinaPensiones Servicios pensindevejezdeljubilado(hombre60 deJubilacin. Administrativos aos,mujer55aos).

Decreto758de1990,y813de 1994.

2 Recopilarlosdocumentos soporteparalasolicitud.

Auxiliar Tomafotocopiaalosdocumentosque Servicios reposanenexpedientepensional Administrativos (Resolucinjubilacin,registrocivil nacimiento,fotoc.Cedula),autntica,y elaboraactadeejecutoriadela Resolucinpensinjubilacin.

OficinaPensiones deJubilacin.

Solicitudtramitepensin vejez.

3 Diligenciarcarpetavejez.

Tcnico Diligencialacarpetacondatosdelos Servicios documentossoportedelasolicitudy Administrativos radicaconoficiosolicitudesalISS ASEGURADOR.

OficinaPensiones deJubilacin.

Carpeta.

Carpetadebidamente diligenciada/trasladaconoficio alDepartamentodeAtencinal Pensionado.

Incluyelascarpetasenbasededatosde 4 Controlarsolicitudespensin Tcnico vejez. Servicios pensionesvejezentrmite. Administrativos 5 RecepcionarResolucin reconocimientopensin vejez. 6 Realizarnotificacin personal. Auxiliar RecepcionaResoluciones Servicios reconocimientopensinvejezcon Administrativos carpetavejezelaboraoficiocitacin notificacinpersonal. Elaboraactanotificacinalinteresado, solicitacopiaampliadacdula. Elaboraoficioremisorioanminas, anexandocopiaResolucinvejez debidamentenotificadasacafotocopia paraexpedientepensinjubilacin (archivo)yparacarpetapensinvejez.

OficinaPensiones deJubilacin.

Oficioremisoriodesolicitud Controldeexpedientes pensinvejez. tramitados.

OficinaPensiones deJubilacin.

Resolucinpensinvejez. oficiocitacinnotificacin personalarchivocarpeta pensinvejez. Oficionotificacin ActadeNotificacin. Resolucinpensinvejez. ResolucinyActade Notificacin. OficioaCoordinacinde Nminas,novedaddeduccin pensional,yoficioremisorioal ArchivodelasResoluciones vejeznotificadasparaincluiren expedientejubilacin. Oficioenviandoexpedienteal DepartamentodeAtencinal Pensionadoanexandoy relacionandocarpetas.

Auxiliar Servicios Administrativos 7Elaborarnovedadpara Tcnico nminajubilados(Deduccin Servicios pensionalpensin Administrativos compartida).

OficinaPensiones deJubilacin. OficinaPensiones deJubilacin.

8Enviarelexpedienteal Tcnico DepartamentodeAtencinal Servicios Pensionadosinohay Administrativos recurso.

Sinohayrecurso,dentrodeloscinco dassiguientesalanotificacin,elabora oficiodevolviendoexpedientecon Resolucinpensinvejezdebidamente notificada,alDepartamentodeAtencin alPensionado.

OficinaPensiones deJubilacin.

CarpetavejezActa notificacinResolucin vejez.

9Realizarrecursoreposicin. Secretaria

RecepcionaRecurso.

OficinaPensiones deJubilacin. OficinaPensiones deJubilacin.

Oficiorecursoreposicin. Recursoreposicin.

Trasladaconexpedienteal tcnicoparaverificacin. Trasladorecursopor competenciaalDeptoAtencin alPensionado.

10RealizarTrasladorecurso Tcnico ElaboraoficiotrasladoalDeptoAtencin reposicinporcompetencia. Servicios alPensionadorecursoporcompetenciay Administrativos anexacarpetavejez.

9.1.5.7.3.MAPADERIESGOS
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Riesgo DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOS GESTINELTALENTOHUMANO COMPARTIBILIDADPENSIONESJUBILACIN SOLICITUDPENSINVEJEZ(ACTIVIDAD97) Causa NoenviretroactivoalISSPatrn. Probabilidad Bajo Consecuencia AfectaelPatrimoniodelInstitutode SegurosSociales. Im pacto Alto ControlesExistentes RevisindelaResolucin retroactivadelaempresadel pensionado. Tipode control Correctivo Nivelde Riesgo Medio

1ServicioInoportuno

9.1.5.8.1.FLUJOGRAMADEACTIVIDADES.
INFORMACIN
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO PENSIONDEJUBILACION PAGODIASPENDIENTESBENEFICIARIOSJUBILADO(q.e.p.d) RESPONSABLE

No.

ACTIVIDAD

TECNICODESERVICIOS ADMINISTRATIVOS

JEFEDEPART.DERECURSOS HUMANOS

SECRETARIA

PROFESIONAL

Inicio

1 Recibirsolicitudyrevisarlosdocumentos.

2 Recepcionaravisosdeprensa.

3 Elaborarliquidacinyactoadtivoparapagodias pendientes. 4 Elaborarproyectoresolucinaprobandoelpago.

5 Revisaryaprobarproyectoresolviendorecurso.

6 RecibirResolucionepagodaspendientes.

7 Elaboraractadeejcutoriasinohayrecurso.

SI NO

8 RealizarReparto.

9 RealizarRecursoreposicin.

10 AtenderResolucinrecurso.

11 Revisaryaprobarproyectoresolviendorecurso.

Fin

9.1.5.8.2.DESCRIPCIONDEACTIVIDADES
INFORMACIN
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Actividad DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO PENSIONDEJUBILACION PAGODIASPENDIENTESBENEFICIARIOSJUBILADO(q.e.p.d) Ejecutor Tarea Recibeyrevisasolicitudy documentossoporteefecuta solicitudpublicacinedicto (avisoprensa2). C Donde Insum os Productoy/oResultado trasladasolicitudydocumentos soportealaCoordinacinde nminasparaeltramitede pago,sielfallecimientoes posteriora1994paraeldebido tramiteanteelNivelnacional,si esanteriortrasladaoficina Pensiones. VA Observaciones Resolucin1699de1994silaspeticiones correspondeafallecimientosanterioresa Septiembrede1994,resuelveNivelSeccional,si esposterioradichafechaResuelveelNivel NacionalyremitesoporteslaCoordinacinde NminasSeccional.

1Recibirsolicitudy Secretara revisarlosdocumentos.

CP Departamentode Sollicitudregistro Recursos civildefuncin Humanos. jubiladofallecido.

2Recepcionaravisosde Secretaria prensa. 3Elaborarliquidaciny actoadtivoparapago daspendientes. Tecnicoadtivo

Recepcionaavisos.

Departamentode Avisos. Recursos Humanos. CD Oficina Pensionesde Jubilacin.

trasladaaoficinapensionesoa laCoordinacinNminassegn seaelcaso.

Sielfallecimientoesanteriora Septiembre1994,recibe solicitud,documentosanexasy procedealiquidarvaloresa pagarSolicitaaCoordinacin deNminascertificadode reintegroalSeguroSocialde losdinerosconsignadosenla cuenta. ElaboraProyectodepagodas pendientesparaaprobacin JefaturaRecursosHumanos.

Solicitudy Elaboraproyectoliquidacin documentosanexos. oficiosolicitudcertificacinde reintegrodeldineroalISS, dirigidoalaCoordinacinde NminasSC.

4Elaborarproyecto Profesional resolucinaprobandoel pago.

Oficina Pensionesde Jubilacin.

Certificadodel ProyectoResolucinpagodas reintegrodeldinero pendientes. alISS(debeser suscritoporel TesoreroNacional).

5 Revisaryaprobar proyectoresolviendo recurso. 6RecibirResolucione pagodaspendientes. 7Elaboraractade ejcutoriasinohay recurso. 8RealizarReparto.

Jefe Departamento deRecuros Humanos Tecnicoadtivo

Revisaeimparteaprobacinal ProyectoResolviendoRecurso.

Departamentode Proyecto RemiteaGerenciaSeccionala Recursos resolviendoRecurso firma. Humanos. reposicin. Continuaconlospasos8,9y10. Oficina Pensionesde Jubilacin. Oficina Pensionesde Jubilacin. Oficina Pensionesde Jubilacin. Oficina Pensionesde Jubilacin. Resolucinde ActadeNotificacin. reconocimientodas pendientes. Resolucin,actade Oficionovedaddeingresoa notificacin. nominaconanexos. Resolucinyacta dejecutoriay expediene pensional. Recursode Reposicin. RepartoalArchivodejubilados.

Recibecopiasyresoluciones elaboraoficionotificacin personal Elaboraactadeejecutoria.

Secretara

Secretara

Organizaexpedientepensionaly pasaaArchivo.

9RealizarRecurso reposicin.

Secretara

Recepciona.

TrasladaalProfesional radicado. CdigoContenciosoAtivo.Arti.55

10AtenderResolucin recurso.

Profesional

Estudiarecursoyproyecta Resolucinresolviendorecurso.

Oficina Pensionesde Jubilacin.

Recursode reposicin.

ProyectoresolviendoRecursoy pasaaDeptoRecursos Humanosparaaprobacin.

11Revisaryaprobar proyectoresolviendo recurso.

Jefe Departamento deRecuros Humanos

Revisaeimparteaprobacinal ProyectoResolviendoRecurso.

Departamentode Proyecto RemiteaGerenciaSeccionala Recursos resolviendoRecurso firma. Humanos. reposicin. Continuaconlospasos8,9y10.

NOTA: CuandolareliquidacincorrespondaapensionesdejubilacinreconocidasconposterioridadaSeptiembrede2004,deacuerdoaladelegacinconferidamediante Resolucin1699de2004,eslaGerenciaNacionaldeRecursosHumanosquienresuelvetalsolicitud,entalcasoseaplicaelpaso1,yseremitealaGerenciaNacional deCompensacionesyBeneficiosparalopertinente.

9.1.5.8.3.MAPADERIESGOS INFORMACION
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Riesgo DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO PENSIONDEJUBILACION PAGODIASPENDIENTESBENEFICIARIOSJUBILADO(q.e.p.d) Causa .Elprocedimientodepagopara jubiladosseefectaportarjetade crdito. Probabilidad Bajo Consecuencia .Giromesadasdelfallecidojubilado cobradasporterceraspersonas. .Tratocongenteinescrupulosa. Im pacto Alto ControlesExistentes .Recepcindesupervivencias cada(3)tresmeses. .Noentregadesupervivencia autorizacinaNminasdeno pago. Tipode control Preventivo Correctivo. Nivelde Riesgo yMedio

1Perdidaporactosilicitoso Fraude

2 AfectacinalPatrimoniodel ISS.

.Recepcindesupervivenciascada(3) Bajo tresmeses,siendoindetectableel fallecimientodealgunosJubilados.

.Seautorizalacontinuidaddelpago Alto demesadasapersonasfallecidas.

NohayControles

Preventivo Correctivo.

yMedio

9.1.5.9.1.FLUJOGRAMADEACTIVIDADES.
INFORMACIN
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO PENSIONDEJUBILACIN AUXILIOFUNERARIO(ISSPATRONO) RESPONSABLES

No.

ACTIVIDAD

TECNICODESERVICIOS ADMINISTRATIVOS

JEFEDEPART.DERECURSOSHUMANOS

SECRETARIA

Inicio

1 Recibirsolicitudyrevisarlosdocumentossoportedela solicitud. 2 Revisaryasignartramitealtcnicoliquidador.

3 Revisardocumentossoportedelasolicituddeauxilio funerario. 4 Revisarcumplimientorequisitosparalaprocedenciadel auxiliosolicitado. 5 Revisaryaprobacinproyectoauxiliofunerario.

6 RecibirResolucionesdereconocomientoauxiliofunerario elaboracioncitacinnotificacionpersonal. 7 Recepcionaractadenotificacinpersonal.

8 RecepcionarRecursoreposicincontralaResolucinque reconoceauxiliofunerario.

9 ElaboraractadeejecutoriadelaResolucinde reconocimientoauxiliofunerario. 10 RecibirResolucinresolviendorecursoreposicin.

Fin

9.1.5.9.2.DESCRIPCIONDEACTIVIDADES
INFORMACIN
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Actividad DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO PENSIONDEJUBILACIN AUXILIOFUNERARIO(ISSPATRONO) Ejecutor Tarea Recibeyrevisasolicitudydocumentos soporteypasaalJefeDepartamento RecursosHumanospararevisin. C Donde Insum os Productoy/oResultado VA Observaciones Resolucin1699de1994silas peticionescorrespondea fallecimientosanterioresa Septiembrede2004,resuelveNivel Seccional,siesposterioradicha fechaResuelveelNivelNacional.

1Recibirsolicitudyrevisar Secretara losdocumentossoportede lasolicitud.

CP Departamentode Recursos Humanos.

Solicitud,registrocivil documentospararevisindel defuncinjubiladofallecido, JefeDepartamentode facturadebidamente RecursosHumanos. canceladaanombredel solicitante,pruebade parentesco,contratopre exequialsiserequiere, certificacinbancaria.

2Revisaryasignartramite altcnicoliquidador.

JefeDepartamento deRecursos Humanos

Recibedocumentacinauxiliosfunerarios, revisayasignaaTcnicoliquidadorpara trmite.

OficinaPensiones Solicitud,registrocivil Radicacindocumentosal deJubilacin. defuncinjubiladofallecido, tcnicoliquidador,Oficina facturadebidamente PensionesJubilacIn. canceladaanombredel solicitante,pruebade parentesco,contratopre exequialsiserequiere, certificacinbancaria. OficinaPensiones Solicitud,registrocivil deJubilacin. defuncinjubiladofallecido, facturadebidamente canceladaanombredel solicitante,pruebade parentesco,contratopre exequialsiserequiere, certificacinbancaria. Oficiossolicitandoinformacin alaCoordinacindeNminas Seccional,ydeaportesala SeguridadSocial.

3Revisardocumentos soportedelasolicitudde auxiliofunerario.

TnicodeServicios Recibeyrevisadocumentacin,ysolicitaala Administrativos CoordinacindeNminascertificacinde fechaderetirodenmina,mesadas posterioresalfallecimientoyreintegrodel Banco,generalistadodeAutolisspara verificarpagodeaportesSeguridadSocial.

4Revisarcumplimiento requisitosparala procedenciadelauxilio solicitado.

TcnicodeServicios Determinasisehancanceladomesadascon Administrativos posterioridadalfallecimiento,ysisehicieron pagosporaportesdeIVMalSeguroSocial,y fechadeltimacotizacinefectuadaporel patrono,sialafechadefallecimientodel jubiladosehicieronaportesde

OficinaPensiones CertificadodeNminasy deJubilacin. certificacindeaportesde SeguridadSocial.

Proyectodepagoauxilio funerarioliquidacinencaso decancelarelpatrono,u oficiotrasladocon documentossoportedela solicitud,sicancelaelISS ASEGURADOR..

5Revisaryaprobacin JefeDepartamento proyectoauxiliofunerario. deRecursos Humanos 6RecibirResolucionesde reconocomientoauxilio funerarioelaboracion citacinnotificacion personal. 7Recepcionaractade notificacinpersonal. Secretara

RevisaeimparteaprobacinalProyecto ResolviendoRecursotrasladaalaDireccin JurdicaSeccionalpararevisin. Recibecopiasyresolucioneselaboraoficio citacinnotificacinpersonal

Departamentode Recursos Humanos.

Proyectocancelacinauxilio RemiteaJurdicaSeccionaly funerario. aGerenciaSeccionalafirma.

continuaconlospasos8,9y10.

OficinaPensiones Resolucinde deJubilacin. reconocimientoauxilio funerario.

OficiocitacinNotificacin personal.

Secretara

Serecibeactadenotificacinysehace seguimientoalosterminosdeleypara interposicinderecursos. Recepcionarecursoyelaboraoficio trasladandoalaautoridadquereconociel auxiliofunerario.

OficinaPensiones Actadenotificacin. deJubilacin. CD OficinaPensiones RecursodeReposicin. deJubilacin.

Controlapresentacionde recursos. OficiodetrasladoalNivel NacionaoSeccional,parala respuestarespectiva.

CdigoContenciosoAtivo.Arti.55

Secretara 8 RecepcionarRecurso reposicincontrala Resolucinquereconoce auxiliofunerario. 9Elaboraractadeejecutoria Secretara delaResolucinde reconocimientoauxilio funerario.

Vencidoeltrmino,nointerponerecursoel interesado,seelaboraactadeejecutoria,y seanexacopiaaexpedientepensional, elaboraoficioaNminasnovedadingresoa nminajubiladossielbeneficiarioessustituto depensindejubilacin,ode

OficinaPensiones Actadenotificacin. deJubilacin.

ActadeEjecutoriaoficio novedaddeingresoa nminasotrasladoacuentas porpagarconResoluciny anexosarhivodeexpediente pensional.

Artculo55ConstitucinNacionalde Colombia.C.C.A.

10 RecibirResolucin resolviendorecurso reposicin.

Secretara

RecibeResolucinresolviendorecursoy elboraoficionotificacinpersonal.

OficinaPensiones ResoluciIn. deJubilacin.

Citacinalanotificacin personal.

Continuaconelprocesoderecepcion actanotificacinyelaboracin novedaddenmina,descritoenel numeral6.

Resolucin1699de2004,eslaGerenciaNacionaldeRecursosHumanosquienresuelvetalsolicitud,entalcasoseaplicaelpaso1, yseremitealaGerenciaNacionaldeCompensacionesyBeneficiosparalopertinente.

9.1.5.9.4.MAPADERIESGOS
INFORMACIN
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Riesgo DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO PENSIONDEJUBILACIN AUXILIOFUNERARIO(ISSPATRONO) Causa Informacinfuentepococonfiable. Probabilidad Bajo Consecuencia Seveafectadoelpatrimoniodel ISSporpagodeauxilio funerario. Im pacto Alto ControlesExistentes Tipodecontrol NiveldeRiesgo Medio

1Decisioneserrneas.

Solicitud,registrocivildefuncin Preventivo jubiladofallecido,facturadebidamente canceladaanombredelsolicitante, pruebadeparentesco,contratopre exequialsiserequiere,certificacin bancaria.

9.1.5.9.3.MARCONORMATIVOGENERALDEPENSIONES
DEPENDENCIA DEPARTAMENTOOSECCION PROCESO SUBPROCESO DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTIONTALENTOHUMANO BIENESTAR

PENSIONES FUENTEJURDICADELPROCESO DESCRIPCIN (NOMBRE,NMEROYFECHA) ConvencinColectivadelTrabajocelbradaentreelInstitutodeSeguroSocialy Artculo98:"Acumulacindetiempodeservicios".Artculos99al107"PorlacualseOtorgalapensindeJubilacionalostrabajadores elSindicatoNacionaldeTrabajadoresdelaSeguridadSocial20012004 OficialesdelISS". Octubrede2001. Decreto3135de1968 Decreto1848de1969"PrestacionesSocialesServidoresPblicos". Decreto1653de1977 Ley33de1985 Decreto758de1990 ConstitucinPolticadeColombia Ley100de1993 Resolucin1699de1994 Decreto1889de1994,Artculosdel7al14 Decreto813de1994 ReformapensionalLey797Deenerodel2003 IntegracinSeguroSocialSectorPblicoyPrivado. Artculo68,75,78:"PensionesdeJubilacin",Artculo72"AcumulacindetiempodeServicios". "FuncionariosdeSeguridadSocialPensionesdeJubilacin". Artculo2:"JubilacinSectorPblico". "ReglamentoGeneraldelSeguroSocialobligatoriodeInvalidez,VejezyMuerte". Artculo128:"Prohibicionesalosservidorespblicoseneldesempeodelcargo".(incompatibilidad). Articulo35:"PensionMinimadevejezojubilacin.",Artculo36:"RegimendeTransicin". "Porlacualsemodifica:peticionesrealizadasanterioresaSeptiembrede2004resuelveNivelSeccional,sisonposteriores NivelNacional". Artculos7al14:"BeneficiariosPensionesdeSobreviventes". "CompartibilidaddelaPensin". "PorlacualhaceReferentealaLeydepensiones".

9.1.2.2.1.FLUJOGRAMADEACTIVIDADES
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO COORDINACINDESELECCINYADMINISTRACINDEPERSONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO PRESELECCIONDEPERSONAL CALIFICACIONHOJADEVIDA RESPONSABLE No. ACTIVIDAD COORDINADORSELECCINY ADMINISTRACINDEPERSONALOQUIEN HAGASUSVECES PROFESIONAL SECRETARIA

Inicio

1 Recepcionarlashojasdevida,conoficioremisorioeinstruccin.

3 Verficarlasolicitudyhojadevidarecibida.

2 Asignarcalificador.

4 Solicitardocumentosencasoquenosetengancompletos.

5 Revisarlosdocumentosaportadosporlosaspirantes.

6 Diligenciarformatodecalificacinoidoneidadsilasolicitudes parauncontratodeprestacindeservicios.

7 Verificarquelaevaluacinestedebidamentediligenciada.

8 Proyectaroficiodirigidoalsolicitante(Gerente,Jefes).

9 Entregapersonaldelaevaluacinysoportesalsolicitante.

10 Actualizarbasededatos.

Fin

9.1.2.2.2.DESCRIPCIONDEACTIVIDADES
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Actividad 1Recepcionarlashojasde vida,conoficioremisorioe instruccin Ejecutor Secretaria Tarea C Donde Insum os DEPARTAMENTOSECCIONALDERECURSOSHUMANOS GESTIONDELTALENTOHUMANO SELECCINDEPERSONAL CALIFICACIONDEHOJASDEVIDA Productoy/o Resultado VA Observaciones

Revisarquelashojasdevida Hojasdevida,oficio Hojasdevida CD Coordinacin allegadasporJefestenganvisto Selecciny remisorioeinstruccin. recepcionadas. buenodeGerencia,paraverificar Administracinde cumplimientoderequisitosparael Personall CargoIdoneidadparaelObjetodel Contrato.

2AsignarCalificador

Coordinadorde Selecciny Administracin dePersonal Seccionalo quienhagasus veces Secretaria Revisarquelossoportesesten completos:documentospersonales, certificacionesdeformacin acadmica(nombredelainstitucin, ttulo,fechas,intensidadhoraria), tarjetaprofesionalcuandoseaelcaso certificacionesdeexperiencia(cargo, funcione Ubicaralaspiranteyrequerir documentos

Solicituddeidoneidad Instruccinsobre CC Coordinacin Selecciny ocumplimientode requisitosy Administracinde requisitosparael calificadorasignado. Personall cargo,HojadeVida.

3Verficarlasolicitudyhoja devidarecibida

Coordinacin Oficioremisorio, Documentos X Selecciny instruccintipode faltantes Administracinde calificacin,Hojade Identificadose Personall Vida,certificacionesde informeal escolaridady Coordinadoroquien experiencia. hagasusveces

4Solicitardocumentosen casoquenosetengan completos

Secretaria

Hojadevida,N CP Coordinacin Selecciny telefnico. Administracinde Personall Coordinacin Nuevosdocumentos Selecciny Administracinde Personall

Nuevosdocumentos recibidos.

5Revisarlosnuevos Secretaria documentosaportadospor losaspirantes

Docuemtnos revisados.

6Diligenciarformatode calificacinoidoneidad

Secretaria

Diligenciarelformatodeevaluacin CD Coordinacin Hojadevida, donderelacionalaResolucin Selecciny documentossoporte, respectivasiesparauncargode Administracinde formatodeevaluacin, plantadeidoneidaddelcontratista Personal Normatividadvigente. silasolicitudesparauncontratode prestacindeserviciospersonales.

Formatode Evaluacinode Idoneidaddel Contratista diligenciado.

7Verificarquelaevaluacin estedebidamente diligenciada

Coordinadorde Selecciny Administracin dePersonal Seccionalo quienhagasus veces

Revisarevaluacin,queel diligenciamiento,correspondaala solicitudyalosdocumentos acreditados.

Coordinacin Hojadevida,soportes, Formatode Selecciny formatodeEvaluacin evaluacin Administracinde Idoneidad idoneidadfirmado. Personall diligenciado, Normatividadvigente.

8Proyectaroficiodirigidoal solicitante.

Secretaria

Proyectaroficiodirigidoalsolicitante, (Gerente,Jefes),anexandohojade vidayevaluacinqueindiqueel cumplimientoonoderequisitosy/o idoneidaddelcontratista.

Coordinacin Solicitud,hojadevida Proyectodeoficio. Selecciny yEvaluaciny/o Administracinde idoneidad Personall diligenciados.

9Entregapersonaldela evaluacinysoportesal solicitante 10Actualizarbasededatos

Coordinadorde Revisaryfirmaroficio. Selecciny Administracin dePersonal Seccionalo quienhagasus veces Secretaria

Coordinacin Solicitud,hojadevida Oficiofirmado Selecciny yEvaluaciny/o Administracinde idoneidad Personall diligenciados.

Coordinacin Oficiofirmadoyanexos Copiadelrecibido Selecciny deloficio Administracinde Personall Formatodeevaluacin Basededatos CP Coordinacin Selecciny Idoneidaddel actualizada Administracinde contratista Personal diligenciadosyoficio

Secretaria

RegistrardatosdeHojadevida calificada,oidoneidaddelaspirante, fechadeevaluacin,cargouobjeto delcontrato,ubicacinyarchivar copiadecalificacin.

9.1.2.2.3.MARCONORMATIVO
DEPENDENCIA DEPARTAMENTOOSECCIN PROCESO SUBPROCESO FUENTEJURDICADELPROCESO (NOMBRE,NMEROYFECHA) Ley30del29diciembrede1992. DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO PRESELECCIONDEPERSONAL CALIFICACINDEHOJASDEVIDA DESCRIPCIN PorlacualseorganizaelserviciopblicodeEducacinSuperior.

Resolucin2800de1juliode1994

PorlacualseestableceelmanualdefuncionesyrequisitosparaeldesempeodelosempleosdelISSysedictanotrasdisposiciones.

Resolucin1798del27abrilde1995

PorlacualsemodificaelmanualdefuncionesyrequisitosparaeldesempeodelosempleosdelISSysedictanotrasdisposiciones

Resolucin1861del8mayode1995

PorlacualseadicionaelmanualdefuncionesyrequisitosparaeldesempeodelosempleosdelISS.

Ley190del6juniode1995

NormastendientesapreservarlamoralidadenlaAdministracinPblicaysefijandisposicionesconelfindeerradicarlacorrupcin administrativa.RgimendelosServidoresPblicosArt.1,numerales1y2,Art.3,inciso1. Se suprimen yreforman regulaciones, procedimientos otrmites innecesarios. Art. 1.Supresin de autenticaciones y reconocimientos. Art. 10."Prohibicindeclaracionesextrajuicio".Art.13."Prohibicindeexigircopiasofotocopiasdedocumentosqueseposeen".

Decreto2150del5diciembrede1995

Art. 14. "Prueba de requisitos previamente acreditados". Art. 17."Antecedentes judiciales o de Polica, Disciplinarios y Profesionales" Art.62."SupresindelRegistroestataldettulosprofesionales". Art.63."RegistrodettulosenlaInstitucionesdeEducacinSuperior.Art.65.SupresindeRegistros"

Resolucin0665del26enerode1996

PorlacualseadicionaymodificaelmanualdefuncionesyrequisitosparaeldesempeodelosempleosdelInstitutodeSegurosSociales

Resolucin0165del22deenerode1998

Porlacualseestableceunrgimenespecialenmateriaderequisitosparaeldesempeodealgunosempleosdelreaasistencialenel SeguroSocial. PorlacualsemodificaelmanualdefuncionesyrequisitosparaeldesempeodelosempleosdelISS.

Resolucin3441del16diciembrede1998

Resolucin0042del7enerode1999

PorlacualseestableceunrgimenespecialenmateriaderequisitosparaeldesempeodealgunosempleosdelreaAdministrativaenel SeguroSocial. PorlacualseaclaraelmanualdefuncionesyrequisitosparaeldesempeodelosempleosdelInstitutodeSegurosSociales.

Resolucin3685del18noviembrede1999

Resolucin0148del23enerode2003

PorlacualseaclaraelmanualdefuncionesyrequisitosparaeldesempeodelosempleosdelInstitutodeSegurosSociales.

CircularN595del14juliode2004

InstructivoNuevaContratacindeServiciosProfesionalesy/oApoyoalaGestindelaAdministracin.

Ley962del08agostode2005

Porlacualsedictandisposicionessobreracionalizacindetrmitesyprocedimientosadministrativosdelosorganismosyentidadesdel estadoydelosparticularesqueejercenfuncionespblicasoprestanserviciospblicos.Artculo25."Prohibicindedeclaracinextrajuicio".

9.1.2.2.4.MAPADERIESGOS
INFORMACIN
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. RIESGO DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO SELECCINDEPERSONAL CALIFICACINHOJASDEVIDA Causa Probabilidad Alta Consecuencia .Prdidadelasventajasqueofreceel mercadoenpersonalmascalificado quenotienenoportunidadde concursarparaingresaralISS. .Bajorendimiento,sobrecostospor ineficienciadelrecursohumanono idneo. Im pacto Alto ControlesExistentes Ninguno Tipode Nivelde control Riesgo Noexiste Alto ningntipode control.

1 .Desmotivacindelpersonal, .Carenciadeunprocesoabiertoy prdidadeimagenInstitucional estandarizadopararecepcionarhojas devidadeaspirantes.

2 Falsedaddedocumentos

.Inmediatezdelascalificaciones. Media .Dejarpendientelaentregade documentos..Soportes entregadosporelaspirante,sinavalar porpartedelasEntidadesconsultadas.

.MaldesempeodelasFuncionesodel Alto objetodelContrato..Fraude. .Contratacindepersonalsin cumplimientoderequisitosmnimos sealadosparaeldesempeodel cargo..Revoc

.Cotejardocumentosaportados Preventivoy conoriginales.Encasodeduda Correctivo verificarformacinacadmicacon InstitucionesEducativasy CertificacionesLaboralescon Empresasrespectivas.

Medio

3 DecisionesErrneas

.PorlasituacinactualdelISS,tener queasignarelprocesodecalificacin eidoneidaddehojasdevida,a personalsinconocimientoni experiencia.

Baja

.Entrenamientoparaelpersonal. Alto .Reiterarenerrores.Sobrecarga deltrabajoysobrecostospor ineficienciadelosservidores contratados..Faltade personalcalificado.

.Bajarotacindepersonalenel Preventivoy reayexperienciadepersonal Correctivo paracalificacindelashojasde vidayverificacindedocumentos.

Medio

2DecisionesErrneasen VinculacindelPersonal

.Cumplirrequisitosparaelcargo,sin Media corresponderalperfilespecficodel mismo. .Requisitosexigidossinvigencia. .Seleccindelpersonaldeplantay ContratstasdePrestacindeServicios sinconcurso

.Bajodesempeo.. Alto Rotacindelpersonal..Falta decompetenciasgeneralesy/o especficas..Asignacin defuncionesoactividadesnoacordes conelperfil.

.Resolucin2800de1994, Preventivoy requisitosparacargosdelpersonal Correctivo deplantaysusreglamentarios. .FornmatodeIdoneidad. .CoordinacinNacionalde SeleccinyAdministracinde Personal.

Medio

9.1.2.3.1.FLUJOGRAMADEACTIVIDADES
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO INFORMACIN COORDINACINDESELECCINYADMINISTRACINDEPERSONAL GESTINDELTALENTOHUMANO VINCULACINDEPERSONAL NOMBRAMIENTOORDINARIO RESPONSABLE ACTIVIDAD

No.

TCNICODESERVICIOSADMINISTRATIVOS

COORDINACIONDESELECCIN DEPERSONAL

SECRETARIA

Inicio

RecepcionarlaResolucindeNombramientoenviada vafaxporlaGerenciaNacionaldeRecursos Humanos. Radicaryentregarlaresolucinylacalificacindela hojadevidaalaCoordinacindeSeleccinde Personal. CALIFICACION HOJADEVIDA

3 Comunicaralinteresadoelnombramiento.

4 ElaborarelActadePosesin.

5 Ingresaralabasededatoselnuevonombramiento.

Fin

9.1.2.3.2.DESCRIPCINDEACTIVIDADES
INFORMACIN COORDINACINDESELECCINYADMINISTRACINDEPERSONAL GESTINDELTALENTOHUMANO VINCULACINDEPERSONAL NOMBRAMIENTOORDINARIO Ejecutor Tarea RecibevafaxlaResolucindenombramiento ylarespectivacalificacin. C Donde Departamentode RecursosHumanos Productoy/o Resultado Resolucindenombramientoy Resolucinde calificacindeHojadeVida. Nombramiento. Insumos VA X Observaciones

DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Actividad

1Recepcionarla Tcnicode Resolucinde Servicios Nombramientoenviada administrativos vafaxporlaGerencia NacionaldeRecursos Humanos. 2Radicayentregala Tcnicode resolucinyla Servicios calificacindelahoja administrativos devidaala Coordinacinde SeleccindePersonal.

RadicaryentregarenlaCoordinacinde SeleccindePersonallaResolucinde nombramiento.

Departamentode RecursosHumanos

Resolucindenombramientoy Entregadela calificacindeHojadeVida. Resolucin.

3ComunicaralinteresadoSecretaria elnombramiento.

TranscribirOficiodirigidoalinteresado, CP comunicandoelcargo,ladependenciaparael cualfuenombradoyrequisitosparala posesin.

Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal

Resolucindenombramientoy Proyectodeoficio. X calificacindeHojadeVida.

Asesordela Revisaroficioypiedefirma. Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal JefeDepartamento Revisaryfirma. deRecursos Humanos

Resolucinyoficiode comunicacin.

Oficiode comunicacinpara firma.

Departamentode RecursosHumanos

Oficioyresolucinde nombramiento.

Oficiofirmado.

4ElaboracindelActade Secretaria Posesin.

VerificarelcumplimientodeRequisitosy elaborarelactadeposesinparafirmadel Funcionario,delGerenteSeccionalyTestigo.

Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal GerenciaSeccional

Resolucindenombramientoy ActadePosesin. documentosparalaposesin.

GerenteSeccional Realizareljuramentoalnuevofuncionarioy firmarelactadeposesin.

ResolucindeNombramiento. ActadePosesin.

5Ingresar a la base deSecretaria datos el nuevo nombramiento.

SedeberelacionarlafechadelaResolucin.

CP

Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal.

CopiadelaResolucin.

Actualizacindela X basededatos.

9.1.2.3.3.MARCONORMATIVO
DEPENDENCIA PROCESO SUBPROCESO FUENTEJURDICADELPROCESO (NOMBRE,NMEROYFECHA) DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL VINCULACINDEPERSONAL NOMBRAMIENTOORDINARIO

DESCRIPCIN

Decreto2148del30deDiciembrede1992articulo11,numeral9

"PorelcualseReestructuraelInstitutodeSegurosSociales".

Decreto1950de1973,TtuloIII,Capitulo2.Articulo26

"PorelcualsereglamentanlosDecretosleyes2400y3074de1968yotrasnormassobreadministracindelpersonalcivil.Articulo26.libre nombramientoparalosempleadospblicos".

9.1.2.4.1.FLUJOGRAMADEACTIVIDADES
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO DEPARTAMENTOSECCIONALDERECURSOSHUMANOS GESTIONDELTALENTOHUMANO VINCULACIONDEPERSONAL POSESIONOFIRMADELCONTRATO RESPONSABLE

No.

ACTIVIDAD

FONDONACIONAL PERSONAA DELAHORRO TOMARPOSESION

GERENTE SECCIONAL

SECRETARIA DIRECCIONDE (COORDINACION COORDINACION COORDINACIO SECCION RECLUTAMIENTOY COORDINACION SELECCINY DESARROLLO NBIENESTAR INVENTARIOSY CONTROL DENOMINAS ADMINISTRACIONDE DEPERSONAL SOCIAL ACTIVOSFIJOS RESERVASDEL PERSONAL) EJERCITO.

Inicio

1 RecibirlaResolucinde nombramientoocontrato

2 Revisarquesehayan acreditadotodoslos documentosparael cumplimientodelosrequisitos.

3 Comunicaralinteresadolos requisitosnecesariosparala tomadeposesinofirmadel contrato

4 Confrontarquelapersona aportefotocopiasdel documentodeidentidad, fotografarecienteydelibreta militar(parahombres)

5 Proyectaroficiodirigidoal EjercitoNacional,solicitandola verificacindelaLibretaMilitar.

VERIFICACIO NSITUACION MILITAR

6 Verificarelcorrecto diligenciamientodelFormato UnicodeHojadeVida

7 Verificarelcorrecto diligenciamientodelFormulario UnicoDeclaracinJuramentada deBienesyRentasyActividad EconomicaPrivada 8 Verificarlaacreditacindel certificadodeantecedentes disciplinariosoensudefectola consignacin

9 Verificarlaacreditacindela copiadelcertificadojudicialy depolicia.

10 Verificarelcorrecto diligenciamientodela autorizacinparaconsignarla asignacinmensual correspondiente 11 Diligenciarytramitarel formulariodeafiliacine inscripcinalaEPSRegimn contributivo

12 Verificarelcorrecto diligenciamientodela constanciadondeseespecifica queseescogioenformalibrey voluntariaafiliarsealaEPS SeguroSocial(silaafiliacin correspondealaEPSISS)

13 Recepcionaryverificarla CertificacinFondode Pensionespresentadaporla personaquesevaa posesionar 14 Diligenciarytramitarel formulariodevinculacino actualizacinalSistema GeneraldePensiones(Encaso quesehayaescogidocomo FondodePensionesalISS)

15 Verificarelcorrecto diligenciamientodelaparteque constaqueseescogioenforma libreyvoluntariaafiliarse PensionesdelSeguroSocial( silaafiliacincorrespondea PensionesdelISS) 16 Diligenciarytramitarel formulariodesolicitudde vinculacindeltrabajadoral SistemaGeneraldeRiesgos ProfesionalesdelSeguroSocial

17 TramitarlaafiliacinalFondo NacionaldelAhorro

18 RemitiralFondoNacionaldel Ahorro,losdocumentosparala afiliacin

AFILIACION

19 Verificarlaacreditacindel examenmedicoocupacionalo deingreso,aptitudparatrabajar 20 Verificarlaacreditacindelacta determinacindelcontratosila personaescontratistadel SeguroSocialyvaaser vinculadoalaplanta

21 ElaborarelActadeposesin paralafirmadelGerente SeccionalparalosJefesde Departamentoofirmadel contratodetrabajoparalos TrabajadoresOficiales.

22 LegalizacindelaPosesin

23 Expedirlaescarapelaparael nuevofuncionarioopara personaldecontratode prestacindeservicios personales 24 RemitiralaCoordinacinde Nminaslosdocumentosdel nuevofuncionarioparaquesea incluidoenlanmina

IniciaProcesoNminade Activos(IngresoaNmina).

Elaboraroficioincluyendo relacindelosnuevos funcionarios

Fin

9.1.2.4.2.DESCRIPCIONDEACTIVIDADES
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Actividad DEPARTAMENTOSECCIONALDERECURSOSHUMANOS GESTIONDELTALENTOHUMANO VINCULACIONDEPERSONAL POSESIONOFIRMADELCONTRATO Ejecutor Secretaria Tarea RecibirResolucin,hojadevida,calificaciny soportes C donde Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal CD Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal Insum os Resolucin, calificaciny soportes Productoy/oResultado Copiaderecibido VA Observaciones

1 RecibirlaResolucinde nombramientoocontrato.

2 Revisarquesehayan acreditadotodoslos documentosparael cumpliminetodelos requisitos.

Secretaria

Examinarsienelareadeobservacionesdela calificacindelahojadevidaserelacionan documentospendientesdeescolaridad, experienciatarjetaprofesionalsilarequiere.

Calificacinde hojadeviday soportes

Solicitudalinteresadode documentosfaltantes.

3 Comunicaralinteresadoel Secretaria nombramientoylos requisitosnecesariosparala tomadeposesinofirmadel contrato 4 Confrontarquelapersona Secretaria portefotocopiadel documentodeidentidad, fotografiarecientey fotocopiadelalibretamilitar (parahombres). 5 Proyectaroficiodirigidoal Secretaria EjrcitoNacionalsolicitando laverificacindelaLibreta Militar(parahombres).

Informarplazosparaaceptaronoel CP Coordinacinde nombramientoyparalatomadeposesin,dara Selecciny conocerlosdocumentosquedebeacreditary Administracinde entregarlosformatosquedebediligenciar Personal

Comunicacin, Comunicacinescritadel Resolucinde nombramientoocontrato, nombramiento, requisitosparaelactode requisitosparala posesinyformatos posesin,formatos entregados.

Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal

Resolucinde Recepcindedocumentos X nombramiento, exigidos soportesallegados

Proyectaroficio

CD Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal

NDocumentode Oficio identidad

Coordinadorde Revisaryfirmar Selecciny Administracin dePersonalo quienhagasus veces Auxiliar Numerar,radicaryenviar Servicios Administrativos 6 Verificarelcorrecto diligenciamientodel FormatoUnicodeHojade Vida. Secretaria Lapersonadebediligenciarelformato anexandolosdocuemntosquesoportenla informacinconsignada(certificadosde escolaridadyexperiencia,indicandocargoo cargosdesempeados,fechasdeingresoy retiroeintensidadhorariaytarjetaprofesion

oficio

Oficiofirmado

Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal CD Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal

Oficiofirmado

Oficioenviado

FormularioUnico Formatodiligenciadoy Declaracin revisado Juramentadade BienesyRentasy Actividad EconomicaPrivada

INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Actividad DEPARTAMENTOSECCIONALDERECURSOSHUMANOS GESTIONDELTALENTOHUMANO VINCULACIONDEPERSONAL POSESIONOFIRMADELCONTRATO Ejecutor Tarea Lapersonadebediligenciarcompletamenteel formatoconfirmayfecha C donde Insum os Productoy/oResultado VA X Observaciones

7 Verificarelcorrecto Secretaria diligenciamientodel FormularioUnico DeclaracinJuramentadade BienesyRentasyActividad EconmicaPrivada. 8 Verificarlaacreditacindel Secretaria certificadodeantecedentes disciplinariosoensudefecto laconsignacin. Secretaria

CD Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal

FormularioUnico Formatodilitgenciadoy Declaracin revisado Juramentadade BienesyRentasy Actividad EconomicaPrivada FormatoUnicode Formatodiligenciadoy HojadeVida revisadocontrasoportes

Verificarqueaporteeloriginaldelos CD AntecedentesDisciplinarios,debetenervigencia nomayoratresmeses,coincidirelnombreyel nmerodecdula,yquenoregistrarsancin Encasodenoacreditareloriginal,sedebe recibircopiadelaconsignacinefectuadaenla entidadbancariadesignadaporlaProcuradura, laautorizacinfirmadaporlapersonanombrada yfotocopiadelacdulaparaqueelISSsolicite elcertificado

Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal

Oficiodesolicitud, Documentosrecepcionados Recibode consignacin autorizacny fotocopiadela cdula Originalycopiadel CertificadoJudicialyde certificadojudicial Policiaverificado ydepolicia Formatode Formatodiligenciadoy autorizacinpara verificado consignar X

9 Verificarlaacreditacinde Secretaria lacopiadelcertificado: judicialydepolicia. 10 Verificarelcorrecto Secretaria diligenciamientodela autorizacinparaconsignar laasignacinmensual correspondiente. 11 Diligenciarytramitar formulariodeafiliacine inscripcinalaEPS Regimncontributivo. Personaque vaatomar posesiny/o Secretaria Secretaria

Cotejarcertificadooriginalconlacopia,vigencia CD Coordinacinde derefrendacinnomayoraunao,nombresy Selecciny nmerodelacdula. Administracinde Personal Comprobarquecorrespondanlosnombres, CD apellidos,nmerodecdula,nmerodecuenta, bancoocorporacin,nmerodetlefono, direccin,dependenciadondehasidonombrado Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal

UnicamentelosBancoso Corporacionesquetengan convenioconelSeguro Social Elgrupofamiliardebe perteneceralamismaEPS.

Diligenciarlosdatoscorrespondientesalafiliado CD Coordinacinde solicitanteybeneficiariosacreditandolos Selecciny documentosrequeridosparasustentartal Administracinde calidadsegnseaelcaso. Personal Diligenciarlapartecorrespondientealempleador Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal GerenciaSeccional Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal

Formulariode afiliacine inscripcinala EPS Formato diligenciadocon losdatosdelISS Formato diligenciado Formulario diligenciadoy firmado

Formulariodiligenciado

Formatodiligenciado

Gerente Seccional

Revisinyfirmadelformularioporpersona autorizada

Formatodiligenciadoy firmado Formularioradicadoen EPS,entregadecopiasal afiliadoyalempleadorcon selloyfechaderecibido

Auxiliar RadicarelformularioenlaEPSrespectiva Servicios Administrativos

INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Actividad DEPARTAMENTOSECCIONALDERECURSOSHUMANOS GESTIONDELTALENTOHUMANO VINCULACIONDEPERSONAL POSESIONOFIRMADELCONTRATO Ejecutor Secretaria Tarea C donde Insum os Formulariode afiliacine inscripcinala EPS Productoy/oResultado Formatocompletamente diligenciadoyverificado VA X Observaciones

12 Verificarelcorrecto diligenciamientodela constanciadondese especificaqueescogioen formalibreyvoluntaria afiliarsealaEPSSeguro Social 13 Recepcionaryverificarla CertificacinFondode Pensionespresentadapor lapersonaquesevaa posesionar 14 Diligenciarytramitarel formulariodevinculacino actualizacinalSistema GeneraldePensiones(en casoquesehayaescogido comoFondodePensiones alISS)

Verificarquecontengafirma,nmerodecdulay CP Coordinacinde suvoluntaddeafiliacinalaEPSISS Selecciny Administracinde Personal

Secretaria

Lacertificacindeunfondodepensiones diferentealISS,dondeseencuentreafiliado, debeestarvigenteeindicarfechade vinculacin.

CP Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal

Certificacin Fondode Pensiones

Certificacinrevisada

Personaque vaatomar posesiny/o secretaria

Diligenciarlosdatoscorrespondientesalafiliado CP Coordinacinde solicitanteyalempleador Selecciny Administracinde Personal

Formatode afiliacino actualizacin

Formatodiligenciado

Estetramitesedacuandola personanoseencuentra afiliadaaningnfondode pensiones

Secretaria

Diligenciarlapartecorrespondientealempleador

Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal GerenciaSeccional

Formulario Formatodiligenciado, diligenciadocon revisadoyfirmado losdatosdel afiliadosolicitante ydelempleador Formulariode vinculacino actualizacinal SistemaGeneral dePensiones Formulario diligenciadoy firmado Formato Formatodiligenciadoy firmado

Gerente Seccional

Revisaryfirmarelformularioporpersona autorizada

Auxiliar RadicarelformularioanteelISSelFondode Servicios Pensionesydevolverlascopias Administrativos correspondientes 15 Verificarelcorrecto Secretaria diligenciamientodelaparte queconstaqueescogioen formalibreyvoluntaria afiliarsePensionesdel SeguroSocial(sila afiliacincorrespondea PensionesISS) 16 Diligenciarytramitarel Personaque formulariodesolicitudde vaatomar vinculacindeltrabajadoral posesiny/o SistemaGeneraldeRiesgos secretaria ProfesionalesdelSeguro Social. Verificarquesehallafirmadoyquetengael nmerodelacdula

Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal CP Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal

Copiaparaelafiliadoyel empleadorconselloyfecha derecibido Formatodiligenciadoy verificado X

Sediligencialosdatosdelafiliadosolicitantey empleador

CP Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal

Formulariode solicitudde vinculacindel trabajadoral SistemaGeneral deRiesgos Profesionales

Formulariodiligenciado

INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Actividad DEPARTAMENTOSECCIONALDERECURSOSHUMANOS GESTIONDELTALENTOHUMANO VINCULACIONDEPERSONAL POSESIONOFIRMADELCONTRATO Ejecutor Secretaria Tarea Diligenciarlapartecorrespondientealempleador C donde Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal Insum os Productoy/oResultado VA Observaciones

Formato Formatodiligenciado diligenciadocon losdatosdel afiliadosolicitante Formulariodiligenciadoy firmado Formulariosradicadoy sellado

Gerente Seccional Secretaria

Revisaryfirmarelformularioporpersona GerenciaSeccional Formulario autorizada diligenciado Radicarelformularioydevorlveralafiliadoyala CP CoordinacinSeccional Formularios CoordinacindeSeleccinlascopias deAfiliacinyRegistro debidamente correspondientes diligenciadosy firmado Diligenciarelformulariodesolicitudenlaparte correspondientealainformacinpersonal CP CoordinacinSeccional Formulariode deSelecciny solicitud Administracinde Personal CoordinacinSeccional Formulariode deSelecciny solicitud Administracinde Personal

17 Tramitarlaafiliacinal FondoNacionaldelAhorro

Personaque vaatomar posesin

FormulariodeSolicitud diligenciadoenlaparte correspondientealafiliado solicitante FormulariodeSolicitud totalmentediligenciado.

Secretaria

Diligenciarelformulariodesolicitudenlaparte correspondientealavinculacinlaboralactual.

Personaque vaatomar posesin

Firmadelsolicitante,documentodeidentidady huelladactilar

CoordinacinSeccional Tarjetaderegistro Tarjetaderegistroycontrol deSelecciny ycontroldefirmas conlosdatosdelafiliado Administracinde diligenciados. Personal CoordinacinSeccional Tarjetaderegistro Tarjetaderegistro deSelecciny ycontroldefirmas totalementediligenciado Administracinde conlosdatosdel Personal afiliadosolicitante diligenciado CoordinacinSeccional Tarjetadecontrol Tarjetadecontrolyregistro deSelecciny yregistro totalmentediligenciaday Administracinde totalmente confirmas Personal diligenciada X Antesdeenviarelformulario sedebendejarlascopias correspondientesalafiliado yalempleador.

Secretaria

Diligenciarlatarjetaderegistroycontrolde firmasenlapartecorrespondientealosdatos delempleador

Personaque vaatomar posesin

Firmadelafiliadoyhuelladactilar

18 RemitiralFondoNacional delAhorrolosdocumentos paralaafiliacin

Secretaria

ProyectaroficiodirigidoalFondonacionaldel CP CoordinacinSeccional Formulariode Oficio Ahorro,anexandoformulariodesolicitud,tarjeta deSelecciny solicitud,tarjetade deregistroycontrol Administracinde registroycontroly Personal fotocopiadela cdula

INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Actividad DEPARTAMENTOSECCIONALDERECURSOSHUMANOS GESTIONDELTALENTOHUMANO VINCULACIONDEPERSONAL POSESIONOFIRMADELCONTRATO Ejecutor Coordinadorde Revisaryfirmar Selecciny Administracin dePersonalo quienhagasus veces 19 Verificarlaacreditacindel Secretaria examenmedicoocupacional odeingreso,aptitudpara trabajar 20 Verificarlaacreditacindel Secretaria actadeterminacindel contratosilapersonaera contratistadelSeguroSocial yvaaservinculadoala planta 21 ElaborarelActadeposesin Secretaria paralafirmadelGerente Seccional(paralosjefesde Departamento)ofirmadel contratodetrabajopara TrabajadoresOficiales. Gerente Seccional Tarea C donde Insum os Productoy/oResultado Oficiofirmado VA Observaciones

CoordinacinSeccional Oficio deSelecciny Administracinde Personal

Revisarlosdatospersonales,aptitud,fechadel CP Coordinacinde examendeadmisin. Selecciny Administracinde Personal Verificarterminacindelcontrato,fechayfirmas CP Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal

Examenmdico

Examnmdicoverificado

Actade terminacindel contrato

Verificacindeactade terminacindelcontrato

ElaborarelactadeacuerdoconlaResolucin CP Coordinacinde denombramiento,relacionandociudad,fecha, Selecciny nombredelapersonaquevaatomarposesin, Administracinde cargo,dependencia,intensidadhoraria,nmero Personal decdula,salarioydemsdatossolicitados., paralafirmadelGerente. TomadelJuramentodelfuncionariocomoacto dePosesin GerenciaSeccional

Resolucinde nombramiento

ActadePosesino ContratodeTrabajo

LaPosesindelGerente Seccional,serealizaanteel GerenteNacionalde RecursosHumanos.

Resolucin, ActodePosesinoconrato soportesrequisitos detrabajo paraposesin. ActadePosesin ActadePosesinocontrato ocontratode detrabajodebidamente trabajo legalizados. ActadePosesin firmadaoContrato deprestacinde servicios personales/profesi onales debidamente legalizado Documentos allegadosporel interesado Escarapelaqueidentificaa laspersonascomo servidoresdelISSo contratistasparapiede firmadelCoordinadoro quienhagasusvecesy firmadelJefedeRecursos Humanos Oficioparafirmadel Coordinadoroquienhaga susveces X

22 LegalizacindelaPosesin Personasque FirmarelActadePosesinelContratode intervienenen TrabajoporelGerenteSeccional,nuevo laposesin funcionarioposesionadoyuntestigo. 23 Expedirlaescarapelaparael Secretaria nuevofuncionarioopara personaldecontratode prestacindeservicios personales Diligenciarenunapreforma:modalidadde vinculacion,nombre,apellidos,nmerode cdula,cargo,uobjetodelcontrato,ubicaciny tipodesangre

GerenciaSeccional

Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal

24 RemitiralaCoordinacinde Secretaria Nminaslosdocumentos delnuevofuncionario

ProyectaroficioparaCoordinacindeNminas, CP Coordinacinde anexandofotografia,originalesdela Selecciny DeclaracinJuramentadaLey311,Examen Administracinde mdico,certificadodeantecedentes Personal disciplinarios,declaracindebienesyrentasy fotocopiasde:Actadeterminacindelcontrato.

INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Actividad DEPARTAMENTOSECCIONALDERECURSOSHUMANOS GESTIONDELTALENTOHUMANO VINCULACIONDEPERSONAL POSESIONOFIRMADELCONTRATO Ejecutor Secretaria Tarea C donde Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal Insum os Documentos Productoy/oResultado Oficioparafirmadel Coordinadoroquienhaga susveces VA Observaciones

Copiasdelformulariodeafiliacineinscripcina CP laEPS,delformulariodevinculacino actualizacinalSistemaGeneraldePensioneso certificadodelFondodepensiones,dela solicituddevinculacindeltrabajadoralSistema GeneraldeRiesgosP.

Coordinadorde Revisinyfirmadelosformunariosyoficios Selecciny citados Administracin dePersonal Seccionalo quienhagasus veces Secretaria EntregarenlaCoordinacindeNminas

Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal

Oficiosy documentos

Oficiosfirmados

Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal. Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal

Oficioysoportes

Oficioconradicacinysello derecibido

Secretaria

SuministrarfotocopiasdelFormatoUnicode HojadeVidayDeclaracindeBienesyRentas alaspersonasencargadasdeingresarla informacindelosaplicativosSUIPySIDEC ProyectaryenviaroficioparaCoordinacinde Nminas,concopiaparaCoordinacionesde DesarrollodePersonalydeBienestarSocial,y paralaSeccindeInventariosyActivosFijos, SeccionalCundinamarca,paraqueseinicienlos Subprocesoscorrespodiente.

Fotocopiasde formatos

Formatosentregados

25 Elaboraroficioincluyendo relaciondenuevos funcionarios

Secretaria

Oficioylistadode Oficioparafirmadel nuevos Coordinadoroquienhaga funcionarios susveces

Coordinadorde Revisinyfirma Selecciny Administracin dePersonal Seccionalo quienhagasus veces

Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal

Oficioylistados

Oficioremisoriofirmado, entregadoalasdiversas Dependencias.

INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Actividad DEPARTAMENTOSECCIONALDERECURSOSHUMANOS GESTIONDELTALENTOHUMANO VINCULACIONDEPERSONAL POSESIONOFIRMADELCONTRATO Ejecutor Tarea C donde Insum os Productoy/oResultado VA Observaciones

INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Actividad DEPARTAMENTOSECCIONALDERECURSOSHUMANOS GESTIONDELTALENTOHUMANO VINCULACIONDEPERSONAL POSESIONOFIRMADELCONTRATO Ejecutor Tarea C donde Insum os Productoy/oResultado VA Observaciones

INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Actividad DEPARTAMENTOSECCIONALDERECURSOSHUMANOS GESTIONDELTALENTOHUMANO VINCULACIONDEPERSONAL POSESIONOFIRMADELCONTRATO Ejecutor Tarea C donde Insum os Productoy/oResultado VA Observaciones

INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Actividad DEPARTAMENTOSECCIONALDERECURSOSHUMANOS GESTIONDELTALENTOHUMANO VINCULACIONDEPERSONAL POSESIONOFIRMADELCONTRATO Ejecutor Tarea C donde Insum os Productoy/oResultado VA Observaciones

INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Actividad DEPARTAMENTOSECCIONALDERECURSOSHUMANOS GESTIONDELTALENTOHUMANO VINCULACIONDEPERSONAL POSESIONOFIRMADELCONTRATO Ejecutor Tarea C donde Insum os Productoy/oResultado VA Observaciones

INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Actividad DEPARTAMENTOSECCIONALDERECURSOSHUMANOS GESTIONDELTALENTOHUMANO VINCULACIONDEPERSONAL POSESIONOFIRMADELCONTRATO Ejecutor Tarea C donde Insum os Productoy/oResultado VA Observaciones

9.1.2.4.3.MARCONORMATIVO
DEPENDENCIA DEPARTAMENTOOSECCIN PROCESO SUBPROCESO FUENTEJURDICADELPROCESO (NOMBRE,NMEROYFECHA)
Decreto1950de1973,Ttulotercero,capituloVI,artculo44,capituloVIII, artculos46,47,49,50

DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO VINCULACINDEPERSONAL POSESINFIRMADELCONTRATO DESCRIPCIN

"PorelcualsereglamentanlosDecretosLeyes2400y3074de1968yotrasnormassobreadministracindelpersonal civil".TtuloIII."Delaprovisindeempleos".CaptuloVI."Delacompetenciaydelprocedimientoparalaprovisinde empleos",CaptuloVIII."Delaposesin." Artculo251."Juramento". "Porlacualsereglamentaelserviciodereclutamientoymovilizacin.Artculo36.Presentacintarjetadereservista provisionalmilitar". "PorlacualsecreaelSistemadeSeguridadSocialysedictanotrasdisposiciones". "Porelcualsesuprimeyreformanregulaciones,procedimientosotrmitesinnecesariosexistentesenlaAdministracin Pblica". "Porlacualsedictannormastendientesapreservarlamoralidadenlaadministracinpblicaysefijandisposiciones conelfindeerradicarlacorrupcinadministrativa".Artculo1."PresentacindelFormatonicodeHojadeVida". Artculos13,14y15."DeclaracindeBienesyRentas". "PorlacualsecreaelRegistroNacionaldeProteccinFamiliarysedictanotrasdisposiciones".Artculo6. "Presentacindeladeclaracinbajolagravedaddejuramentoindicandositieneonoconocimientodeprocesos pendientesdecarcteralimentariooquecumpliereconsusobligacionesdefamilia". "PorlacualsereorganizaelFondoNacionaldeAhorro,setransformasunaturalezajurdicaysedictanotras disposiciones.Artculo5.AfiliacindeServidoresPblicosalFondoNacionaldelAhorro". "PorelcualsereglamentalaLey432de1998quereorganizelFondoNacionaldeAhorrosetransformosunaturaleza jurdicaysedictanotrasdisposiciones".Artculo19."AfiliadosobligatoriosalFondoNacionaldelAhorro". "PorelcualsedictandisposicionesrelacionadasconeldesarrollodelSistemaGeneraldeInformacinAdministrativadel SectorPblico".Artculo8."ObligadosadiligenciarelFormatonicodeHojadeVida". "PorelcualseadoptanmedidasparapromoverycontrolarlaafiliacinyelpagodeaportesenelSistemaGeneralde SeguridadSocialenSalud". "PorelcualsemodificaelDecreto1703de2002".

RgimenPolticoMunicipal Ley48de1993,artculo36 Ley100de1993 Decreto2150de1995,artculo111 Ley190de1995,artculos,1,13,14y15

Ley311de1996,artculo6

Ley432de1998,artculo5

Decreto1453de1998,artculo19

Decreto1049de2001,artculo8

Decreto1703de2002

Decreto2400de2002

Ley797del29deenerode2003

"PorlacualsereformaalgunasdisposicionesdelsistemageneraldepensionesprevistoenlaLey100de1993yse adoptandisposicisionessobrelosRegmenesPensinalesexceptuandoyespeciales". "Porlacualsedeleganalgunasfacultadesdeordenacindelgasto,sedeleganydefineninstanciasparalaResolucin derecursossobreactuacionesadministrativas,sedeleganalgunasfacultadesenmateriadeprocesosjudiciales,se deleganfuncionesenmateriaderecursohumanoysedictanotrasdisposiciones". "Porlacualseestablecennormastributarias,aduanerasydecontrolparaestimularelcrecimientoeconmicoyel saneamientodelasfinanzaspblicas".Artculo66."Informacindepurada". "PorelcualsedictandisposicionesrelacionadasconeldesarrollodelSistemaGeneraldeInformacinAdministrativadel SectorPblico,SUIP".Artculo7."FormatonicodeHojadeVida.Artculo8.ObligadosadiligenciarelFormato nicodeHojadeVida".

ResolucinN.0631del18demarzode2003,CaptuloIII,Artculo20

Ley863de2003.Artculo66

Decreto1145de2004,artculos7y8

9.1.2.4.4.MAPADERIESGOS
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. RIESGO COORDINACINDESELECCINYADMINISTRACINDEPERSONAL GESTINDELTALENTOHUMANO VINCULACINDEPERSONAL POSESINFIRMADELCONTRATO Causa Probabilidad Consecuencia .Desgasteadministrtivopara entrenamientoenlaejecucindelas funcionesconcalidadyoportunidad .Bajodesempeo .DesmotivacinparaServidoresISS. Im pacto Alto ControlesExistentes .Resolucin2800de1994. .Cotejardocumentosaportados conoriginales. Tipode control Preventivosy Correctivos Nivelde Riesgo Alta

1Decisioneserrneas

.Posesin,cumpliendorequisitos,sin Baja perfiladecuado,faltadecompetencias especficasdelvinculado. .Resolucin2800de1994vigente, perodesactualizada:faltadefinirpor partedelInstitutolosrequisitosactual

2.Incumplimientode disposicionesLegales

.Losprocesosdevinculacinadolecen Baja delosprincipiosdetransparenciay SeleccinObjetiva..Faltaarticularel procedimientodeSeleccinentreel NivelCentralylaSeccional. .Lanoentregaoportunadedocumento

.AfectacindelClimalaboral Alto .Lanoinclusintemporalennmina queconllevaareclamacionesdel vinculado. .DemandasyQuerellasparaelISS,por partedeotrosfuncionariosode usuarios,porafectaci

.ConstitucinPolticade Preventivoy Colombia..Resolucin correctivo 2800/94Instructivos, Memorandos,Circulares.

Medio

3Posesin,sincumplimientode .Falsedaddedocumentosaportados. requisitos. .Documentacinincompletay/o desactualizadaopococonfiable.

Baja

.Noreunirlosrequisitosmnimospara Alto eldesempeodelcargo,afectalos pricipiosdeJusticia,Equidady Transparenciaalrealizarlosprocesos deseleccinyvinculacin. .Fraude. .Demand

.Resolucin2800de1994. Preventivosy .Cotejardocumentosaportados Correctivos conoriginales..En casodedudasverificarformacin acadmicaconInstituciones EducativasyCertificaciones LaboralesconEmpresas respectivas.

Medio

4Sobrecargadetrabajodel
recursohumnao

.Laplantadepersonalnocorresponde Media cualitativanicuantitativamente,alos procesosquesedesarrollanenlas diferentesreas. .Noadecuadadistribucindelas cargasdetrabajo.

.Subutilizacindeltalentohumano Alto capacitadoy/oexcesodetrabajopara algunosservidores. .Deteriorodelclimalaboral..Funciones noacordesaperfil..Mal desempeodelasfuncionespropias delc

.Circulares. Preventivo .Asignacindefuncionesacordes conelniveldelcargo,paraelcual sehanvinculado.

Alto

9.1.2.5.1.FLUJOGRAMADEACTIVIDADES
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO SITUACIONESADMINISTRATIVAS COMISIN RESPONSABLE No. ACTIVIDAD GERENCIASECCIONALOJEFESDE DEPENDENCIA

TCNICOSERVICIOSADMINISTRATIVOS

SECRETARIA

Inicio 1 SolicitaralaJefaturadeRecursosHumanos,comisin paraunfuncionario. 2 Recibirsolicituddecomisin. 3 EntregarsolicitudenlaCoordinacindeSelecciny AdministracindePersonal. 4 SolicitarcomisinalaGerenciaNacionaldeRecursos Humanos 5 RecibirlaResolucindecomisin,enJefaturade RecursosHumanos,vafax. 6 Transcribircomisin. 7 RecibirResolucindecomisin. 8 ComunicarActoAdministrativodecomisin. 9 Registrarnovedaddecomisinenlabasededatos.

Fin

9.1.2.5.2.DESCRIPCINDEACTIVIDADES
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Actividad DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO SITUACIONESADMINISTRATIVAS COMISIN Ejecutor Tarea Solicitarlacomisin. C Donde Gerenciao Dependencias. Insum os Productoy/oResultado VA X Observaciones

1 SolicitaralaJefaturade GerenciaSeccionalo RecursosHumanos, Jefesdedependencias comisinparaunfuncionario. convistobuenode Gerente 2Recibirsolicituddecomisin. TcnicodeServicios Administrativos

Peticinderecursohumano. Oficioautorizando comisin.

Recibirsolicitudescritayremitirlaala CoordinacindeSeleccinyAdministracin dePersonal.

JefaturadeRecursos Oficiosolicitandocomisin. Humanos.

Remisindeoficioa Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal. Instruccindadaporel JefedeRecursos Humanos. Comisinsolicitada. X

3Entregarsolicitudenla TcnicodeServicios CoordinacindeSelecciny Administrativos AdministracindePersonal. 4Solicitarcomisinala GerenciaNacionalde RecursosHumanos. Secretaria

Remitirsolicitud.

JefaturadeRecursos Solicitud. Humanos.

Enviarporbolsasolicituddecomisincon vistobuenodelGerente.

Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal.

Solicituddecomisin, postulacinescrita.

5RecibirlaResolucinde TcnicodeServicios RadicarResolucin. comisin,enJefaturade AdministrativosSeccional RecursosHumanos,vafax.

JefaturadeRecursos Resolucin. Humano.

Resolucinentregadaala Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal. Oficiopararevisin.

6Transcribircomisin.

Secretaria

Proyectarcomunicacin,dirigidaal CP Coordinacinde interesado,concopiaalasdependencias Selecciny dondeperteneceporplanta,dondeva Administracinde comisionado,alasCoordinacionesde Personal. Nminas,BienestarSocialyalaSeccinde ActivosFijoseInventarios. Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal.

Resolucindecomisin.

CoordinadordeSeleccin Revisaryfirma. yAdministracinde Personaloquienhagasus veces

Resolucindecomisin.

Oficiorevisadoyconpie defirmadelCoordinador deSelecciny Administracinde Personaloquienhace susveces.

JefedeRecursos Humanos 7RecibirResolucinde comisin. TcnicodeServicios Administrativos

RevisaryfirmadelJefedeDepartamentode RecursosHumanos. RecibirdelaGerenciaNacionaldeRecursos Humanos(vafax)Resolucindecomisin.

JefaturadeRecursos Resolucindecomisin,oficio Oficiofirmadopara Humanos. comunicandolacomisin. comunicarelcomisin. JefaturadeRecursos Resolucin. Humanos. ActoAdministrativo radicadoyentregado parasutramiteala Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal.

8ComunicarActo Administrativodecomisin.

Secretaria

Entregaramanoalinteresado,oporbolsa oficioquecomunicaelcomisinycopiadela Resolucin.

Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal.

Oficiofirmado,Resolucin.

Copiaderecibidoporel interesadooporpersonal delreaenquese desempea. Basededatosplantade X personalactualizada.

9Registrarnovedadde comisinenlabasede datos.

Secretaria

Registrarenlabasededatoscomisin: CP Coordinacinde nmerodeResolucin,fecha,dependencia. Selecciny Administracinde Personal.

CopiadelaResolucin.

9.1.2.5.3.MARCONORMATIVO
UNIDADDENEGOCIO MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO FUENTEJURDICADELPROCESO (NOMBRE,NMEROYFECHA) DecretoLey2400de1968 DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO SITUACIONESADMINISTRATIVAS COMISIN DESCRIPCIN Pormediodelcualsereglamenta:"Alosempleadosselespuedeotorgarcomisin".

DecretoReglamentario1950de1973,Artculo76

"LasComisiones".

9.1.2.5.4.MAPADERIESGOS
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. RIESGO COORDINACINDESELECCINYADMINISTRACINDEPERSONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO SITUACIONESADMINISTRATIVAS COMISIONDESERVICIOS Causa Probabilidad Consecuencia Im pacto ControlesExistentes Nosecuentaconcontroles efectivos. Tipode control Preventivoy Correctivo Nivelde Riesgo Alto

1 IncumplimientodelasNormas .Elpersonaldeplantanocorresponde Alta legales alasnecesidadesreales,ennmero,ni enperfil,pornecesidadesdelservicio sesolicita:Comisionaralos trabajadorespormsdetres(3) mesessolicitarEncargopara trabajadoresenvacantesopor ausencia. 2 Desmotivaciondelpersonal. .Movimientosdelpersonalsinsuficiente Alta justificacin:SolicitarComisiones, EncargosoTraslados,sinprevio anlisisdelpefilynecesidadesdel personalenlasreas.

.DemandascontraelISSexigiendo Alto nombramientodefinitivoenelcargoy/o pagodediferenciasalarialcon respectivasprestacionessociales. .Desmotivacindelpesonalybajonivel deproductividad..Afectacinal personal.

.Trasladarproblemasentrelasreas. Alto .Afectarelrecursohumano:sobrecarga detrabajoparaelpersonaldelrea, afectandoelservicioeincrementando represareltrabajo. .ReclamacionesalaAdministracin.

.Nosecuentaconcontroles efectivos.

Preventivoy Correctivo

Alto

9.1.2.6.1.FLUJOGRAMADEACTIVIDADES
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO SITUACIONESADMINISTRATIVAS ENCARGO RESPONSABLE No. ACTIVIDAD SECRETARIA TCNICODESERVICIOS ADMINISTRATIVOSSECCIONAL GERENTESECCIONALOJEFEDEL DEPARTAMENTO

Inicio

1 SolicitaralaJefaturadeRecursosHumanos,encargoparaun funcionario. 2 Recepcionarsolicituddeencargo. 3 SolicitarHojadeVidadelpostulado. 4 ElaborarresumendeHojadeVida.

5 Elaboraroficio.

6 Trasladarporcompetenciasolicituddeencargo.

7 RecibirlaResolucindeencargo,enJefaturadeRecursosHumanos, vafax. 8 Transcribirencargo.

9 RecibirResolucindeencargo.

10 ComunicarActoAdministrativodeencargo.

11 ActadePosesin.

12 Actualizarelencargoenlabasededatos.

Fin

9.1.2.6.2.DESCRIPCINDEACTIVIDADES
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Actividad DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO SITUACIONESADMINISTRATIVAS ENCARGO Ejecutor Tarea C Donde Gerenciao Dependencias. Insum os Productoy/oResultado VA X Observaciones

1 SolicitaralaJefatura deRecursos Humanos,encargo paraunfuncionario.

Gerencia Solicitudescrita,incluyecargo,dependencia, SeccionaloJefes ubicacin dedepartamento convistobueno deGerente

Peticinderecursohumano. Oficioautorizandoencargo, allegadoalaJefaturade RecursosHumanos.

2Recepcionarsolicitud Tcnicode deencargo. Servicios Administrativos 3SolicitarHojadeVida Secretaria delpostulado.

Recibirsolicitudescritayremitirlaala CoordinacindeSeleccinyAdministracin dePersonal. SolicitarenlaCoordinacindeNminasla HojadeVida..

JefaturadeRecursos Oficiosolicitandoencargo. Humanos.

Radicaryremisinoficiocon X instruccindelaJefede RecursosHumanos.

Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal. CP Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal. Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal. Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal

Solicituddeencargo,formato HojadeVidaentregada. desolicitudHojadeVida.

4Elaborarresumende HojadeVida.

Secretaria

DigitardatosdeHojadeVidaactualizados, Perfil:formacinacadmicayexperiencia laboral.

HojadeVida.

ResumendeHojadeVida, pararevisinyfirma.

5Elaboraroficio.

Coordinadorde Revisinyfirma. Selecciny Administracinde Personaloquien hagasusveces Secretaria ProyectaroficiosolicitandoEncargoala GerenciaNacionaldeRecursosHumanos, parapiedefirmadellderdelaCoordinacin deSeleccinyAdministracindePersonaly delJefeDepartamentodeRecursos Humanos. GerenteSeccionalRevisaryfirma.

Solicituddeencargo,Hojade ResumendeHojadeVida Vida,ResumendeHojade firmada. Vida.

Solicituddeencargo, Oficio,revisadoconpiede antecedentes,ResumenHoja firma,parafirmadeGerente. deVida.

GerenciaSeccional

Solicituddeencargo.

Solicitudaprobadaporel GerenteSeccional.

6Trasladarpor Secretaria competenciasolicitud deencargo.

EnviarporbolsaalaGerenciaNacionalde RecursosHumanos,solicituddeencargo, anexandoResumenHojadeVida.

Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal

Solicituddeencargoy resumendeHojadeVida.

Solicituddetramitede encargoanteelcompetente.

7RecibirlaResolucin deencargo,en JefaturadeRecursos Humanos,vafax.

Tcnicode Servicios Administrativos Seccional

RadicarResolucinparalaCoordinacinde SeleccinyAdministracindePersonal.

JefaturadeRecursos Resolucin. Humanos

Resolucinentregadaala CoordinacindeSelecciny AdministracindePersonal.

8Transcribirencargo.

Secretaria

Proyectarcomunicacindeencargo,dirigida CP Coordinacinde alinteresado,concopiaalasdependencias Selecciny dondeperteneceporplanta,dondeva Administracinde encargado,alasCoordinacionesde Personal Nminas,BienestarSocialyalaSeccinde ActivosFijoseInventarios. Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal

ResolucindeEncargo.

Oficiopararevisin.

Coordinadorde Revisaryfirma. Selecciny Administracinde Personaloquien hagasusveces Secretaria RevisaryfirmadelJefedeDepartamentode RecursosHumanos.

ResolucindeEncargo.

Oficiorevisadoyconpiede firmadelCoordinadorde SeleccinyAdministracinde Personaloquienhacesus veces.

JefaturadeRecursos Resolucindeencargo,oficio Oficiofirmadoparacomunicar Humanos comunicandoelencargo, elencargo. postulacinescrita. JefaturadeRecursos Resolucin. Humanos ActoAdministrativoradicadoy remitidoparasutramite.

9RecibirResolucinde Tcnicode encargo. Servicios Administrativos

RecibirdelaGerenciaNacionaldeRecursos Humanos(vafax)laResolucindeencargo, remitirlaalaCoordinacindeSelecciny AdministracindePersonal. Entregaralamanooficioquecomunicael encargoycopiadelaResolucin,al interesado,enelreaenlasedesempea oporbolsa. ConcopiadeResolucinelaboraractade Posesinindicandocargodelencargo, tiempodeduracin,Dependenciaycdula.

10ComunicarActo Administrativode encargo. 11ActadePosesin.

Secretaria

Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal GerenciaSeccional

Oficiofirmado,Resolucin.

Secretaria

CopiadelaResolucin.

Copiaderecibidoporel X interesado,porpersonaldel reaenquesedesempea deAdministracinde documentos. Actadeposesinparatoma dejuramentoyfirma.

Gerente Seccional, funcionario posesionadoy testigo 12Actualizarelencargo enlabasededatos. Secretaria

TomadeJuramentodelfuncionarioyfirma delActadePosesinporGerente, funcionarioPosesionadoytestigo.

Resolucin,ActadePosesin.Actalegalizada.

Registrarenlaplantadepersonal,encargo: CP Coordinacinde nmerodeResolucin,ActadePosesin, Selecciny fecha,dependencia. Administracinde Personal

CopiadelaResolucin,Acta Registrodedatos, dePosesin. actualizacindebasede datosplantadepersonal.

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UNIDADDENEGOCIO MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO FUENTEJURDICADELPROCESO (NOMBRE,NMEROYFECHA) DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO SITUACIONESADMINISTRATIVAS ENCARGO

DESCRIPCIN

Decreto1950de1973,TtuloIII,captuloIVartculo3437

"PorelcualsereglamentanlosDecretosLeyes2400y3074de1968yotrasnormassobreadministracindelpersonalcivil".TtuloIII."Dela provisindeempleos".CaptuloIV."Delencargo".

ConvencinColectivadetrabajocelebradaentreelInstitutodeSeguros Artculo23."Encargos". SocialesyelSindicatoNacionaldeTrabajadoresdelaSeguridadSocial,2001 2004,octubrede2001

9.1.2.6.1.MAPADERIESGOS
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. RIESGO COORDINACINDESELECCINYADMINISTRACINDEPERSONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO SITUACIONESADMINISTRATIVAS ENCARGOS Causa Probabilidad Consecuencia Im pacto ControlesExistentes Nosecuentaconcontroles efectivos. Tipode control Preventivoy Correctivo Nivelde Riesgo Alto

1 IncumplimientodelasNormas .Elpersonaldeplantanocorresponde Alta legales alasnecesidadesreales,ennmero,ni enperfil,pornecesidadesdelservicio sesolicita:Comisionaralos trabajadorespormsdetres(3) mesessolicitarEncargopara trabajadoresenvacantesopor ausencia. 2 Desmotivaciondelpersonal. .Movimientosdelpersonalsinsuficiente Alta justificacin:SolicitarComisiones, EncargosoTraslados,sinprevio anlisisdelpefilynecesidadesdel personalenlasreas.

.DemandascontraelISSexigiendo Alto nombramientodefinitivoenelcargoy/o pagodediferenciasalarialcon respectivasprestacionessociales. .Desmotivacindelpesonalybajonivel deproductividad..Afectacinal personal.

.Trasladarproblemasentrelasreas. Alto .Afectarelrecursohumano:sobrecarga detrabajoparaelpersonaldelrea, afectandoelservicioeincrementando represareltrabajo. .ReclamacionesalaAdministracin.

.Nosecuentaconcontroles efectivos.

Preventivoy Correctivo

Alto

9.1.2.7.1.FLUJOGRAMADEACTIVIDADES
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO SITUACIONESADMINISTRATIVAS TRASLADO(SOLICITUDDELTRABAJADOR) RESPONSABLE

No.

ACTIVIDAD

TRABAJADOR

GERENTESECCIONAL

TCNICODESERVICIOS ADMINISTRATIVOSSECCIONAL

SECRETARIA

Inicio

1 SolicitarantelaGerenciaSeccional,trasladoparaotra dependenciaonegociodelaSeccional Cundinamarca. 2 RemitirlasolicitudalaJefaturadeRecursos Humanos. 3 Recepcionarsolicitudylaradicarla.

4 Recepcionarlasolicitud.

5 Proyectaroficio.

6 RemitirlasolicitudconsoportesalGerenteNacional deRecursosHumanos. 7 SolicitaranteelGerenteSeccional,trasladoparaotra Seccional.

8 RemitirlasolicitudalaJefaturadeRecursos Humanos. 9 Recibirsolicituddetraslado.

10 Recepcionarlasolicitud.

11 Trasladarporcompetenciasolicituddetraslado.

12 RecibirdelaGerenciaNacionaldeRecursos Humanosvafax,Resolucinautorizandotraslado paralamismaSeccionaloparaotraSeccional. 13 ComunicarResolucindeTraslado.

14 Actualizarbasededatos.

15 Informaralsolicitante,encasodenoserautorizadoel traslado.

Fin

9.1.2.7.1.1.DESCRIPCINDEACTIVIDADES
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Actividad DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO SITUACIONESADMINISTRATIVAS TRASLADO(SOLICITUDDELTRABAJADOR) Ejecutor Trabajador Tarea Cartadesolicitudavaladaporel superiorJerrquico. C Donde Enellugardeorigen delempleado. Insumos Productoy/o Resultado VA X Observ aciones

1SolicitaranteelGerente Seccional,trasladoparaotra dependenciaonegociodela SeccionalCundinamarca.

Solicitudporescritoyavalo Recepcin avalesrespectivos. solicitudde traslado. Solicitudavalada,para tramitedetraslado. Solicitudavalada,para tramitedetraslado. Radicayremite solicitudcon instruccin.

2Remitirlasolicitudala GerenteSeccional DarinstruccionesalaJefaturade C JefaturadeRecursosHumanos RecursosHumanos. . 3Recepcionarsolicitudyla radicarla. Tcnicode Servicios Administrativos Secretaria Remitirporcompetenciaala CoordinacindeSelecciny AdministracindePersonal. C

GerenciaSeccional.

JefaturadeRecursos Humanos.

Recepciona,radica X solicitud.

4Recepcionarlasolicitud.

Verificarsieltrasladoesparael C mismonegociouotro,enbasede datos:cargo,dependencia,fecha deingresoalISSysesolicita vistosbuenossiserequierenalas reasinvolucradas. Solicitartraslado,alGerente NacionaldeRecursosHumanos

Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal.

Solicituddetrasladoavalada, Verificacinde HojadeVida,plantade datos, personal,necesidadesde cumplimientode personal,Normatividad requisitos, vigente. necesidadesde personal. Solicituddetrasladoavalada, Oficioremisorio cumplimientoderequisitos. parapiedefirmas.

5Proyectaroficio.

Secretaria

Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal.

Coordinadorde Revisarycolocarpiedefirmas. Selecciny Administracinde Personaloquien hagasusvecesy Jefedel Departamentode RecursosHumanos

Coordinacinde Solicituddetrasladoavalada. Oficioparafirma Selecciny delGerente Administracinde Seccional. PersonalyJefaturade RecursosHumanos.

GerenteSeccional Oficio,revisadoyfirmado.

GerenciaSeccional.

Oficioparasolicitudde traslado.

Oficio debidamente aprobadoy firmado. Solicitudde trasladoenviadaal NivelNacional.

6Remitirlasolicitudcon soportesalGerenteNacional deRecursosHumanos.

Secretaria

Enviarporlabolsa.

Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal. CP

Oficioparasolicitudde trasladoyantecedentes.

7SolicitaranteelGerente Seccional,trasladoparaotra Seccional.

Trabajador

Cartadesolicitudavaladaporel superiorJerrquico.

Lugardondepertenece Solicituddetraslado. odesempeasus funciones.

Recepcin,radicar solicitud.

8Remitirlasolicitudala GerenteSeccional Allegarsolicitudcon JefaturadeRecursosHumanos instrucciones. .

GerenciaSeccional.

Solicitudparatramitede trasladoeinstruccin.

Solicitudentregada X coninstruccina Jefaturade Recursos Humanos. Solicitudentregada alaCoordinacin deSelecciny Administracinde Personal.

9Recibirsolicituddetraslado.

Tcnicode Servicios Administrativos Seccional

Radicaryremitirsolicitudala CoordinacindeSelecciny AdministracindePersonal.

JefaturadeRecursos Humanos.

Solicitudparatramitede traslado..

10Recepcionarlasolicitud.

Secretaria

ElaborarresumendeHojadeVida .

Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal. Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal. Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal.

Solicituddetraslado,Hojade ResumendeHoja Vida. deVidapara revisinyfirma. Solicituddetraslado,Hojade ResumendeHoja Vida,ResumenHojade deVidarevisadoy Vida. firmado.

Coordinadorde Selecciny Administracinde Personaloquien hagasusveces Secretaria

RevisarResumendeHojadeVida CP .

Proyectaroficiopararemitirpor competenciaalaGerencia NacionaldeRecursosHumanos, solicituddetraslado,Resumende HojadeVida,fechadeingresoy fechadenacimiento.

Solicituddetraslado. Oficioparapiede firmadellderdela Coordinacinydel JefeDepartamento deRecursos Humanos. Solicituddetraslado, antecedentes,Resumen HojadeVida. Oficio,revisado conpiedefirmas, parafirmade Gerente.

Coordinadorde Revisin,piedefirmas. Selecciny Administracino quienhacesus vecesjefede RecursosHumanos

Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal.

GerenteSeccional Revisinyfirma.

GerenciaSeccional.

Solicituddetraslado, antecedentes,Resumen HojadeVida. Solicituddetraslado, antecedentes,Resumen HojadeVida.

Solicitudaprobada porelGerente Seccional. Solicituddetramite detrasladoanteel competente.

11Trasladarporcompetencia solicituddetraslado.

Secretaria

EnviarporbolsaalaGerencia NacionaldeRecursosHumanos, solicituddetraslado,anexando ResumenHojadeVida.

Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal.

12RecibirdelaGerenciaNacional Tcnicode deRecursosHumanosvafax, Servicios Resolucinautorizando Administrativos trasladoparalamisma Seccional Seccionaloparaotra Seccional.

Radicaryremitirdocumentoala CoordinacindeSelecciny AdministracindePersonal.

JefaturadeRecursos Humanos.

Resolucin.

Resolucin radicaday entregadaala Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal.

13ComunicarResolucinde Traslado.

Secretaria

Transcribirtextoparacomunicar Resolucinalinteresado aceptacindetraslado,concopia aladependencia(s) involucradas:dondeperteneca porplantadepersonal,dondefue trasladado,alaCoordinacinde Nminas(concopiadela Resolucin),Coordinacinde BienestarSocialySeccinde ActivosFijoseInventarios.

Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal.

Resolucinuoficio.

Oficio comunicando aceptacindel traslado,para revisinyfirmas.

Coordinadorde Revisarypiedefirma. Selecciny Administracinde Personaloquien hagasusvecesy Jefedel Departamentode RecursosHumanos

CP

Coordinacinde Resolucindetrasladoy Selecciny oficioproyectadopara Administracinde comunicareltraslado. PersonalyJefaturade RecursosHumanos.

Oficiorevisadocon X piedefirmay firma.

Secretaria

Entregarcomunicacinde aceptacindetraslado.

CP

Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal. Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal. Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal.

Resolucinuoficio.

Oficioentregadoa X lamanoenviado porbolsa.

14Actualizarbasededatos.

Secretaria

Registrarenlabasededatosel CP traslado,nmerodelaResolucin ydemsdatos. Proyectaroficioinformandoque CP nosedieronlosrespectivosvistos buenos,portantonofue autorizadoeltraslado,concopiaa ladependenciadondepertenece porplantadepersonal. Revisarypiedefirma.

Resolucin,basededatos. Registrodedatos. X

15Informaralsolicitante,encaso Secretaria denoserautorizadoel traslado.

Solicituddetrasladoy Proyectodeoficio. X respuestadelNivelCentral.

Coordinadorde Selecciny Administracinde Personaloquien hagasusveces JefedeRecursos Humanos

Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal. CP JefaturadeRecursos Humanos.

Solicituddetraslado,oficio delNivelCentral.

Oficiorevisadocon piedefirma.

Revisaryfirma.

Oficiofirmado.

Oficioenviadoal X interesadoy dependencias,por bolsa.

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DEPENDENCIA PROCESO SUBPROCESO FUENTEJURDICADELPROCESO (NOMBRE,NMEROYFECHA) DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL SITUACIONESADMINISTRATIVAS TRASLADO(SOLICITUDDELTRABAJADOR)

DESCRIPCIN

Decreto1950de1973,TtuloIII,captuloIIIartculo2933

"PorelcualsereglamentanlosDecretosLeyes2400y3074de1968yotrasnormassobreadministracindelpersonalcivil.TtuloIII."Dela provisindeempleos".CaptuloIII."Delostraslados".

Acuerdo064de1994artculo3

"PorelcualseestablecelaplantaglobaldepersonaldelInstitutodeSegurosSociales,loscargosdeempleadospblicos,funcionariosde seguridadsocialytrabajadoresoficiales".Artculo3."Distribucindecargosyubicacindelosservidores".

9.1.2.7.1.3.MAPADERIESGOS
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. RIESGO COORDINACINDESELECCINYADMINISTRACINDEPERSONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO SITUACIONESADMINISTRATIVAS TRASLADOS Causa Probabilidad Consecuencia Im pacto ControlesExistentes Nosecuentaconcontroles efectivos. Tipode control Preventivoy Correctivo Nivelde Riesgo Alto

1 IncumplimientodelasNormas .Elpersonaldeplantanocorresponde Alta legales alasnecesidadesreales,ennmero,ni enperfil,pornecesidadesdelservicio sesolicita:Comisionaralos trabajadorespormsdetres(3) mesessolicitarEncargopara trabajadoresenvacantesopor ausencia. 2 Desmotivaciondelpersonal. .Movimientosdelpersonalsinsuficiente Alta justificacin:SolicitarComisiones, EncargosoTraslados,sinprevio anlisisdelpefilynecesidadesdel personalenlasreas.

.DemandascontraelISSexigiendo Alto nombramientodefinitivoenelcargoy/o pagodediferenciasalarialcon respectivasprestacionessociales. .Desmotivacindelpesonalybajonivel deproductividad..Afectacinal personal.

.Trasladarproblemasentrelasreas. Alto .Afectarelrecursohumano:sobrecarga detrabajoparaelpersonaldelrea, afectandoelservicioeincrementando represareltrabajo. .ReclamacionesalaAdministracin.

.Nosecuentaconcontroles efectivos.

Preventivoy Correctivo

Alto

9.1.2.7.2.FLUJOGRAMADEACTIVIDADES
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO SITUACIONESADMINISTRATIVAS TRASLADO(SOLICITUDDELAADMINISTRACIN) RESPONSABLE

No.

ACTIVIDAD

GERENTESECCIONALDE RECURSOSHUMANOS

TCNICODESERVICIOS ADMINISTRATIVOSSECCIONAL

SECRETARIA

COORDINACINDESELECCINY ADMINISTRACINDEPERSONAL SECCIONAL

Inicio

1 Solicitarporescritoeltraslado,alaJefaturade RecursosHumanos. 2 Recibirsolicituddetraslado.

3 Verificarsolicitudybasededatos.

4 Revisarperfilycumplimientoderequisitos.

5 Solicitarelvistobuenodelosinvolucrados

6 Trasladarporcompetenciasolicituddetraslado.

7 RecibirResolucindetraslado.

INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO SITUACIONESADMINISTRATIVAS TRASLADO(SOLICITUDDELAADMINISTRACIN) RESPONSABLE

No.

ACTIVIDAD

GERENTESECCIONALDE RECURSOSHUMANOS

TCNICODESERVICIOS ADMINISTRATIVOSSECCIONAL

SECRETARIA

COORDINACINDESELECCINY ADMINISTRACINDEPERSONAL SECCIONAL

8 TranscribirResolucindetraslado. 9 Revisarcomunicacindetraslado. 10 ComunicarResolucin. 11 Registrarnovedaddetraslado.

Fin

9.1.2.7.2.1.DESCRIPCINDEACTIVIDADES
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Actividad DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO SITUACIONESADMINISTRATIVAS TRASLADO(SOLICITUDDELAADMINISTRACIN) Ejecutor Tarea C Donde GerenciaSeccional. Productoy/o Resultado Requerimientodepersonalde Solicitudescritaala lasdiferentesreas. JefaturadeRecursos Humanos. Insumos VA X Observaciones

1Solicitarporescritoel GerenteSeccional Recibir instruccin generalmente enviada con traslado,alaJefatura el sitio a donde se debe trasladar, se debe deRecursosHumanos. hacerparalamismaciudad

2Recibirsolicitudde traslado.

Tcnicode Servicios Administrativos

RadicaryremitiralaCoordinacinde SeleccinyAdministracindePersonal.

CD

JefaturadeRecursos Humanos.

Solicituddetraslado.

Recepcinar,radicar, remitirsolicitudcon instruccin. Solicitudverificada.

3Verificarsolicitudybase Secretaria dedatos.

CD VerificarsieltrasladoesparalaSeccional Cundinamarca:dentrodelmismonegocio,para negociodiferente,paraelNivelNacionaluotra Seccional. ResumenHojadeVida,digitardatosdehoja devida:estudios,experiencialaboraly/oSUIP (siserequiere).

CoordinacindeSelecciny AdministracindePersonal.

Solicituddetraslado.

4Revisarperfily cumplimientode requisitos.

Secretaria

CoordinacindeSeleccinde Solicituddetraslado,Hojade Personal. Vida.

ResumendeHojade Vida.

Nosiempresesolicitala verificacindelperfil.

Coordinadorde ResumendeHojadeVida. Selecciny Administracinde Personaloquien hagasusveces

CoordinacindeSelecciny AdministracindePersonal.

ResumendeHojadeVida, necesidadesdepersonal.

ResumendeHojade Vidarevisado, corregidoyfirmado, cumplimientode requisitos.

Oficioremisorioparapie defirmas.

5Solicitarelvistobueno Secretaria delosinvolucrados.

Sieltrasladoesparaunnegociodiferenteen CP lamismaSeccional,seproyectaoficiodirigidoa losinvolucradossolicitandoelVistobueno.

CoordinacindeSelecciny AdministracindePersonal.

Solicituddetraslado.

Proyectodeoficio.

Coordinadorde Selecciny Administracino quienhacesus vecesjefede Recursos Humanos Secretaria

Revisinypiedefirmayfirma.

CoordinacindeSelecciny AdministracindePersonal.

Solicituddetraslado,proyecto Oficiorevisadoy deOficio. firmado.

Recibidoelvistobuenodelasreas involucradas,seproyectaroficiosolicitando trasladoalaGerenciaNacionaldeRecursos Humanos,parapiedefirmadellderdela CoordinacindeSeleccinyAdministracinde PersonalydelJefeDepartamentodeRecursos Humanos.

CoordinacindeSelecciny AdministracindePersonal.

Solicituddetraslado.

Coordinadorde Selecciny Administracino quienhacesus vecesjefede Recursos Humanos

Revisarypiedefirmayfirma.

CoordinacindeSelecciny AdministracindePersonal.

Solicituddetraslado, antecedentes,ResumenHoja deVida.

Oficio,revisadoconpie defirma,parafirmade Gerente.

GerenteSeccional Revisaryfirma.

GerenciaSeccional.

Solicituddetraslado, antecedentes,ResumenHoja deVida. Solicituddetraslado, antecedentes,ResumenHoja deVida. Resolucin.

Solicitudaprobadapor elGerenteSeccional.

6Trasladarpor competenciasolicitud detraslado.

Secretaria

EnviarporbolsaalaGerenciaNacionalde RecursosHumanos,solicituddetraslado, anexandoresumenHojadeVida. RecibirdelaGerenciaNacionaldeRecursos Humanos(vafax)laResolucindetraslado, remitirlaalaCoordinacindeSelecciny AdministracindePersonal. Elaborarcomunicacindetrasladodirigidaal CP interesado,concopiaparalasdependencias involucradas(dondepertenecaporplantay dondeestrasladado,CoordinacindeNminas (concopiadelaResolucin),Coordinacinde BienestarSocialySeccindeActivosFijose Inventarios.

CoordinacindeSelecciny AdministracindePersonal.

Solicituddetramitede trasladoanteel competente. Resolucinentregada alaCoordinacinde Selecciny Administracinde Personal. Proyectodeoficio X comunicandoel traslado.

7RecibirResolucinde Tcnicode traslado. Servicios Administrativos

JefaturadeRecursos Humanos.

8TranscribirResolucin Secretaria detraslado.

CoordinacindeSelecciny AdministracindePersonal.

Resolucin.

9Revisarcomunicacin detraslado.

Coordinadorde Revisarypiedefirma. Selecciny Administracinde Personaloquien hacesusveces

CoordinacindeSelecciny AdministracindePersonal.

Proyectodeoficiocomunicando Oficio,conpiede eltraslado. firma.

JefedeRecursos Revisaryfirma. Humanos

JefaturadeRecursos Humanos.

Oficiocomunicandoeltraslado. Oficiofirmado.

10ComunicarResolucin. Secretaria

EnviarComunicacin(alamano,vafax, correo).

CoordinacindeSelecciny AdministracindePersonal.

CopiadelaResolucin.

Reportedelfaxofirma delrecibido.

11Registrarnovedadde traslado.

Secretaria

Registrarenlabasededatoslanovedad, CP cargo,dependencia,elnmeroyfechadela Resolucindetrasladoypersonaqueautoriza.

CoordinacindeSelecciny AdministracindePersonal.

CopiadelaResolucinde traslado.

Actualizacindebase X dedatos.

9.1.2.7.2.2.MAPADERIESGOS
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. RIESGO 1 Incumplimientode lasNormaslegales DEPARTAMENTODERECUROSHUMANOSSECCIONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO SITUACIONESADMINISTRATIVAS TRASLADOS Causa Probabilidad Consecuencia Im pacto ControlesExistentes Nosecuentaconcontroles efectivos. Tipode control Preventivoy Correctivo Nivelde Riesgo Alto

.Elpersonaldeplantanocorresponde Alta alasnecesidadesreales,ennumero,ni enperfil,pornecesidadesdelservicio sesolicita:Comisionaralos trabajadorespormsdetres(3) mesessolicitarEncargopara trabajadoresenvacantesopor ausencia. .Movimientosdelpersonalsinsuficiente Alta justificacin:SolicitarComisiones, EncargosoTraslados,sinprevio anlisisdelpefilynecesidadesdel personalenlasreas.

.DemandascontraelISSexigiendo Alto nombramientodefinitivoenelcargoy/o pagodediferenciasalarialcon respectivasprestacionessociales. .Desmotivacindelpesonalybajonivel deproductividad..

2 Desmotivaciondel personal.

.Trasladarproblemasentrelasreas. Alto .Afectarelrecursohumano:sobrecarga detrabajoparaelpersonaldelrea, afectandoelservicioeincrementando represas..Reclamaciones alaAdministrativas.

.Nosecuentaconcontroles efectivos.

Preventivoy Correctivo

Alto

9.1.2.7.1.2.MARCONORMATIVO
DEPENDENCIA PROCESO SUBPROCESO FUENTEJURDICADELPROCESO (NOMBRE,NMEROYFECHA) DESCRIPCIN DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL SITUACIONESADMINISTRATIVAS TRASLADO(SOLICITUDDELADMINISTRADOR)

Decreto1950de1973,TtuloIII,captuloIIIartculo2933

"PorelcualsereglamentanlosDecretosLeyes2400y3074de1968yotrasnormassobreadministracindelpersonalcivil.TtuloIII. "Delaprovisindeempleos".CaptuloIII."Delostraslados".

Acuerdo064de1994artculo3

"PorelcualseestablecelaplantaglobaldepersonaldelInstitutodeSegurosSociales,loscargosdeempleadospblicos,funcionarios deseguridadsocialytrabajadoresoficiales".Artculo3."Distribucindecargosyubicacindelosservidores".

9.1.2.8.1.FLUJOGRAMADEACTIVIDADES
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO SITUACIONESADMINISTRATIVAS SUSPENSIN(PORSANCINDISCIPLINARIA) RESPONSABLE No. ACTIVIDAD

TCNICOSERVICIOSADMINISTRATIVOS

SECRETARIA

Inicio

1RecepcionarResolucinSancin.

2RecibirlaResolucindelaJefaturadeRecursos HumanosverificarsisetratadeSuspensionoMulta.

3Proyectaroficioscomunicandoelcontenidodela Resolucinasancionado,aCoordnaciondeNominas yEntesdeControlqueOrdenelaResolucin. 4Hacerseguimiento

Fin

9.1.2.8.1.2.DESCRIPCINDEACTIVIDADES
INFORMACIN DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO SITUACIONESADMINISTRATIVAS SUSPENSIN(PORSANCINDISCIPLINARIA) Actividad 1RecepcionarResolucin Sancin. Ejecutor Tarea C Donde Jefaturade Recursos Humanos. Insumos Productoy/o Resultado VA Observaciones

DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No.

Tcnicode Recepciona Resolucin de laCP Servicios Direccin Nacional de Auditoria Administrativos Disciplinaria o del Grupo Seccional de Auditoria Disciplinara.

Resolucin RadicarResolucin X Sancinyoficio Sancinyoficio remisorio. remisorioyremitirlaa laCoordinacinde Selecciny Administracinde Personal. Resolucin sancin disciplinaria, oficioremisorio deAuditoria Disciplinariay antecedentes. Iniciarejecucinde sancin.Resolucin revisada,ubicacin laboralypersonaldel trabajadoro extrabajador sancionadodefinida. Ubicaralsancionado,sperteneceala plantadepersonaldelISS,sies activo,tipodevinculacin,cargo, dependencia,ltimadireccin registradaenhojadevida,sies inactivo,siesjubiladoono,si pertenecealaESE,

2RecibirlaResolucindela JefaturadeRecursos Humanosverificarsisetrata deSuspensionoMulta.

Secretaria

RevisarResolucin,verificarsi CD setratadesuspensinomulta, verificarsiseallegaronlas notificacionesy/oconstancias.

Coordinacinde Selecciny Administracin dePersonal Seccional.

3ProyectaroficioscomunicandoelcontenidodelaResolucinasancionado,aCoordnaciondeNominasyEntesdeControlqueOrdenelaResolucin. Secretaria ProyectaralSancionado CP Coordinacinde Resolucin Oficiosproyectados comunicndoleelcontenidode Selecciny Sancinyoficios pararevisinyfirmas. laResolucinylaFechade Administracin remisorios. Iniciodelasmismasconcopiaal dePersonaly readondepertenecen. Jefaturade Recursos Humanos.

Secretaria

Secretaria

Proyectaroficioparala CoordinacindeNminas, anexandoResolucinsancin paraqueregistrelanovedad, ejecutelasuspensin,haga seguimientoyarchiveenhojade vidadelsancionado. ProyectaroficioparalosEntes deControlqueordenela Resolucin(Procuradura GeneraldelaNacin,Direccin NacionaldeAuditoria Disciplinaria).

Coordinadorde Revisar,colocarpiedefirmay Selecciny firma,paracomunicarsancin. Administracin dePersonalo quienhagasus vecesyJefe Departamentode Recursos Humanos Secretaria Entregarcomunicacionesy CP Resolucindesancin,enla SeccindeAdministracinde Documentos,paranumerar, fechar,radicaryenviarenel casodelsancionadosesolicitar queseaporcorreocerificado.

Coordinacinde Selecciny Administracin dePersonal.

Resolucin sancin disciplinaria, oficiopara comunicar sancin.

Oficiosrevisadosy firmados.

SielSancionadoestaInactivoenel ISSynoseconocequeeste laborandoenotraentidaddelEstado, sesolicitaalNivelNacionalla conversindelasuspensinaMulta.

Coordinacinde Resolucinde Selecciny sancin Administracin disciplinaria. dePersonal.

Copiadeoficios X remisorioscon recibido,oplanillade envi.

Coordinadorde Revisaryfirmaroficiospara CP Selecciny comunicar.ResolucinSancin. Administracin dePersonalo quienhagasus vecesyJefe Departamentode Recursos Humanos 4Hacerseguimiento Secretaria Realizarseguimientoentodos loscasosparaejecutarla sancion.

Coordinacinde Resolucin Oficiosfirmadoscon Selecciny Sancinyoficios anexosparaser Administracin remisorios. enviados. dePersonaly Jefaturade Recursos Humanos.

9.1.2.8.1.3.MARCONORMATIVO
DEPENDENCIA PROCESO SUBPROCESO FUENTEJURDICADELPROCESO (NOMBRE,NMEROYFECHA) Circular1454del29defebrerode2000 NotificacindeSancionesDisciplinarias DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL SITUACIONESADMINISTRATIVAS SUSPENSIN(PORSANCINDISCIPLINARIA)

DESCRIPCIN

Circular1455del29defebrerode2000

Notificacinrecursoscontrolyvigilanciadelaejecucindelassancionesdisciplinarias.

Circular1464del29defebrerode2000

Ejecucinyregistrodelassancionesdisciplinarias.

Ley734de2002artculo46

"PorelcualseexpideelCdigonicoDisciplinario".

9.1.2.8.1.4.MAPADERIESGOS
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. RIESGO COORDINACINDESELECCINYADMINISTRACINDEPERSONAL GESTINDELTALENTOHUMANO SITUACIONESADMINISTRATIVAS SUSPENSIN(PORSANCINDISCIPLINARIA) Causa Probabilidad Consecuencia Im pacto ControlesExistentes .Revisindeantecedentesdel Procesodisciplinario(nica instanciaprimeraysegunda instancia,Audienciaverbal, .Nminasparapocadelos hechos. Tipode control Preventivoy Correctivo. Nivelde Riesgo Bajo

1 Decisioneserrneas

.Liquidacinincorrectaporunmonto Baja menormayorparahacerefectivala multa,ejecutadamedianteResolucin desancindisciplinaria. .Faltadedisponibilidadde Antecedentes(hojadevida,nminade pocadeloshechos).

.Faltadecredibilidad. Alto .Sancioneseconmicasal(los) funcionarios)queliquidarony/o comunicaronmalelmontodela sancin.. Ocultamientodeinformacinporparte delexfuncionariosancionado (conveniencia),quepagamenorvalor delasancin. .Contabilidaderrneafaltade racionabilidaddelosestados financieros. .Desgasteadministrativo, Alto incrementandolagestinadministrativa ylegal. .Vencidoelplazoparapagarlamulta impuesta,serecurrirantela Jurisdiccincoactiva. .Alnohacerefectivalasancinmulta, conllevaaprescripcindesancionesy detrimentopatrimonialparala Institucin..Al funcionarioquenocomunicalasancin disciplinariadentrodelostrminos establecidosporlaLey,seleinicia procesodisciplinario. .Alfuncionarioquenocomunicala Alto sancindisciplinarianolohaceenlos trminosestablecidosporlaLey,sele iniciaprocesodisciplinario. .Prescripcindesanciones. .Detrimentopatrimonialparala Institucin.

Incumplimientodenormas legales.

.Porirregularidadesrepresamientode Medio losprocesosdisciplinariosyfaltade oportunidaddelosactossancionatorios (etapadefallo),cuandosedecidey expidelaResolucinde ejecucindelassanciones disciplinarias,seafectalaefectividady cabalcumplimientodeloordenado medianteResolucinde ejecucinenelcasodelos exfuncionariosdelISS,losdatos personalesregistradosenhojadevida pierdenvigencia.

Noseconocencontroles existentes.

Correctivo

Medio

.Incumplimientodelosfallos Medio impuestos. .Losfuncionariosresponsablesde hacerefectivalaejecucindelas sancionesdisciplinarias,omitela comunicacin. .Faltacapacitacin,actualizaciny perfiladecuadodelpersonal responsabledelproceso. .Silasancindisciplinaria,consisteen multaynosehaceefectiva.

Noseconocencontroles existentes.

Preventivoy Correctivo.

Baja

9.1.2.8.2.FLUJOGRAMADEACTIVIDADES
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO SITUACIONESADMINISTRATIVAS SUSPENSIN(PROVISIONALDENTRODEUNPROCESODISCIPLINARIO) RESPONSABLE COORDINADORDESELECCINYADMONDE PERSONALOQUIENESHAGANSUSVECESYEL JEFEDERECURSOSHUMANOS.

No.

ACTIVIDAD

TCNICODESERVICIOSADMINISTRATIVOS

SECRETARIA

Inicio

1 RecepcionarResolucindesancin.

2 RemitiralaCoordinacindeSelecciny Administracin. 3

RecibirlaResolucin.

4 Ubicarsancionado.

5 Comunicaralsancionado.

6 ComunicaralosEntesdeControl.

7 ComunicaralaCoordinacindenminasy reasinteresadasenlasuspensin.

Revisaroficios,colocarpiedefirmayfirma.

8 Actualizacinderegistros.

Fin

9.1.2.8.2.1.DESCRIPCINDEACTIVIDADES
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Actividad DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO SITUACIONESADMINISTRATIVAS SUSPENSIN(PROVISIONALDENTRODEUNPROCESODISCIPLINARIO) Ejecutor Tarea Recibir laResolucin de AuditoriaDisciplinaria NivelNacionaloSeccional. C Donde JefaturadeRecursos Humanos. Insumos OficioremitiendoResolucin. Productoy/o VA Resultado ResolucinSancin, X radicada. Observaciones

1RecepcionarResolucin Tcnicode desancin. Servicios Administrativos 2Remitirala Coordinacinde Selecciny Administracin. 3RecibirlaResolucin. Tcnicode Servicios Administrativos

EntregarResolucindesancinyoficio remisoriodeAuditoriaDisciplinaria.

JefaturadeRecursos Humanos.

ResolucinSancinyoficio remisorio.

ResolucinSanciny oficioremisorio entregadoparainiciar ejecucindesancin. Resolucinrevisada.

Secretaria

RevisarlaResolucin.

Coordinacinde Selecciny Administracinde PersonalSeccional. Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal.

Resolucinyantecedentes.

4Ubicarsancionado.

Secretaria

CD RevisarResolucin,verificarubicacindel sancionado,spertenecealaplantade personaldelISS,siesactivo,tipode vinculacin,cargo,dependencia,ltima direccinregistradaenHojadeVida,sies inactivo,siesjubiladoono,siperteneceala ESE,verificarsiseallegaronlasnotificaciones y/oconstanciasecretarial.

ResolucinsancindisciplinariaDeterminar X yoficioremisoriodeAuditoria informacinlaboraly Disciplinaria. personaldeltrabajador oextrabajador sancionado.

5Comunicaral sancionado.

Secretaria

Proyectaroficioalsancionadocomunicandoel CD contenidodelaResolucinylafechadeinicio delamisma,concopiaalreadonde pertenece. ProyectaroficioparalosEntesdeControlque CP ordenelaResolucin:ProcuraduraGeneralde laNacin,AuditoriaDisciplinariadelNivel Nacional,anexandoResolucin. EnviarResolucinalaCoordinacinde Nminasparaejecucindesuspensiny registrodelanovedad,seguimientoyarchivo enHojadeVidadelsancionado,concopiaa reasinteresadas. CP

Coordinacinde Selecciny Administracinde PersonalSeccional. Coordinacinde Selecciny Administracinde PersonalSeccional. Coordinacinde Selecciny Administracinde PersonalSeccional.

Resolucinsancin.

Oficiode X ComunicacinyCopia deResolucinpara revisinyfirmas. Oficiode X ComunicacinyCopia deResolucinpara revisinyfirmas. Oficiode ComunicacinyCopia deResolucinpara revisinyfirmas.

6ComunicaralasEntes Secretaria deControl.

Resolucinsancin.

7Comunicarala Coordinacinde nminasyreas interesadasenla suspensin.

Secretaria

Resolucinsancin.

Coordinadorde Revisaroficios,colocarpiedefirmayfirma. Selecciny Admn.de Personaloquienes hagansusvecesy JefedeRecursos Humanos

Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal.

Resolucinsancin.

Oficiosfirmados.

Secretaria

EntregarcomunicacionesyResolucin sancin,enSeccindeAdministracinde Documentos,parasuradicacinyenvio.

CP

Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal. Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal.

Resolucindesancin disciplinaria.

Copiadeoficios X remisorioscon recibido,oplanillade envi. Actualizacindebase X dedatosplantade personal.

8Actualizacinde registros.

Secretaria

Registrarenlabasededatoslasuspensin fecha.

CP

Resolucinsancin,basede datos.

9.1.2.8.2.2.MARCONORMATIVO
DEPENDENCIA DEPARTAMENTOOSECCIN PROCESO SUBPROCESO FUENTEJURDICADELPROCESO (NOMBRE,NMEROYFECHA) Ley724del2002. DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINHUMANA SITUACIONESADMINISTRATIVAS SUSPENSIN(PROVISIONALDENTRODEUNPROCESODISCIPLINARIO)

DESCRIPCIN

"PorelCualseexpideelCdigonicodisciplinario".Artculo157:"SuspensinProvisional".

9.1.2.8.2.3.MAPADERIESGOS
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. RIESGO DEPARTAMENTODERECUROSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO SITUACIONESADMINISTRATIVAS SUSPENSIN(PROVISIONALDENTRODEUNPROCESODISCIPLINARIO). Causa Funcionariosancionadonoprestael suficienteapoyo. Probabilidad Baja Consecuencia Im pacto Tipode control Ley724del2002"PorelCualse Preventivo. expideelCdigonicodisciplinario "Artculo157. ControlesExistentes Nivelde Riesgo Bajo

1IncumplimientoTrminos Legales

.DerechosdePeticin,tutelasparael Bajo ISS. .Desgasteadministrativode funcionariosquedanrespuesta. .Desmotivacin. .Falsasexpectativas.

2Incumplimientode Obligaciones.

Demoraenelenvideresolucinde AuditoriaInternadeNivelNacional.

Baja

Retrocesoenlaimplementacindela Alto suspensinprovisionaldentrodeun procesodisciplinario.

Correctivo

Medio

9.1.2.9.1.FLUJOGRAMADEACTIVIDADES
INFORMACIN

DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO

DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO RETIRODELSERVICIO TERMINACINUNILATERALDELCONTRATODETRABAJO RESPONSABLE

No.

ACTIVIDAD

SECRETARIADESELECCINDEPERSONAL

TCNICOSERVICIOSADMINISTRATIVOS SECCIONAL

SECRETARIADELCOMITDE RELACIONESLABORALES.

Inicio

1 SolicitarTerminacindelcontratodeTrabajo.

2 RecibirActoAdministrativosuscritoporlaGerencia NacionaldeRecursosHumanos. 3 ComunicaralinteresadoterminacindelContrato.

4 ComunicaraEntesdeControllaterminacindel Contrato. 5 Registrarenlabasededatos.

6 ComunicarActoAdministrativoalaCoordinacinde Nminas.

Fin

9.1.2.9.1.2.DESCRIPCINDEACTIVIDADES
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Actividad DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONA GESTINDELTALENTOHUMANO RETIRODELSERVICIO TERMINACINUNILATERALDELCONTRATODETRABAJO Ejecutor Tarea C Donde Insumos ActassuscritasporelComit deRelacionesLaboralesy antedecenteslaboralesdel trabajador. Productoy/oResultado VA Documentosremitidos porcompetenciaala GerenciaNacionalde RecursosHumanos. Observaciones

1SolicitarTerminacin Secretariodel delcontratodeTrabajo. Comitde Relaciones Laborales

TrasladarporcompetenciaalaGerencia CP readondese NacionaldeRecursosHumanos,antecedentes encuentreubicadoel deltrabajadoryactaslegalizadasdelComitde SecretariodelComit RelacionesLaboralesenlacualessepresenta deRelaciones unanimidaddecriterio,cuandoseadoptela Laborales. decisindeterminarelcontratodetrabajopor justacausaprevistaenelartculo7delDecreto 2351,previasreunionesydeliberaciones.

X LaSecretaradel Comit(puede corresponderala AdministrcindelISS alSindicato).

2RecibirActo Administrativosuscrito porlaGerencia NacionaldeRecursos Humanos.

Tcnicode Servicios Administrativos Seccional

LaGerenciaNacionaldeRecursosHumanos remiteactoadministrativosuscritoporel PresidentedelISSconelcualsedapor terminadoelcontrato.

JefaturadeRecursos Humanos.

ActoAdministrativode PresidentedelISS.

Radicaryentregarala Coordinacinde SeleccindePersonal oficioyActo Administrativodel PresidentedelISS.

3ComunicaralinteresadoSecretaria terminacindel Contrato.

Proyectar oficio para el interesado comunicndole la terminacin del contrato informandosoportesrequeridosparasolicitarel pago de prestaciones sociales, con copia a CoordinacionesdeNminas,BienestarSocial, SeccindeActivosFijoseinventarios.

Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal.

ActoAdministrativosuscritopor Oficiopararevisiny elPresidentedelISSyoficio firma. deGerenciaNacionalde RecursosHumanos.

Coordinadorde Revisar,colocarpiedefirmayfirma. Selecciny Admn.de Personaloquienes hagansusvecesy JefedeRecursos Humanos

Coordinacinde Selecciny Administracinde PersonalyJefaturade RecursosHumanos.

ActoAdministrativosuscritopor Oficiofirmado. elPresidentedelISSyoficio deGerenciaNacionalde RecursosHumanos.

Secretaria

EntregarenlaSeccindeAdministracinde Documentosporbolsa.

Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal.

Oficioparanumerar fechar,radicar.

JefedeRecursos Entregar al funcionario oficio y ActoCP Humanos Administrativo emanada de la Presidencia del ISS, en caso de no realizarse comunicacin personal sedebesolicitar dichotramiteantela Seccin de Administracin de Documentos, porcorreocertificado. 4ComunicaraEntesde Secretaria Controllaterminacin delContrato. Proyectar oficio informando la terminacin del CP contratoconcopiadeActoAdministrativo.

JefaturadeRecursos Humanos.

ActoAdministrativosuscritopor Comunicacin X elPresidentedelISSyoficio entregadaalinteresado deGerenciaNacionalde enformapersonalpor RecursosHumanos. correocertificado, constanciaderecibido.

ActoAdministrativosuscritopor Oficiopararevisiny elPresidentedelISS. firma.

Coordinadorde Revisar,colocarpiedefirmayfirma. Selecciny Admn.de Personaloquienes hagansusvecesy JefedeRecursos Humanos

Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal.

ActoAdministrativosuscritopor Oficiofirmado. elPresidentedelISS.

Secretaria

EntregarenlaSeccindeAdministracinde Documentosenviarporlabolsa.

Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal. Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal.

ActoAdministrativosuscritopor Oficionumerado elPresidentedelISS. fechadoyradicado. Constanciaderecibido.

5Registrarenlabasede Secretaria datos.

RegistrarenelsistemaelActoAdministrativo, CP fecha,terminacin.

Actoadministrativosuscritopor Terminacindelcontrato X elPresidentedelISSyoficiode registrada. GerenciaNacionaldeRecursos Humanos.Comunicacinal interesado. ActoAdministrativo. Comunicacinalinteresadoy demssoportes. Registrodenovedaden X Coordinacinde Nminas.

6ComunicarActo Administrativoala Coordinacinde Nminas.

Secretaria

CP ElaboraroficioanexandocopiadeActo administrativosuscritoporelPresidentedel ISS,oficiodeGerenciaNacionaldeRecursos Humanos,comunicacinalinteresadoy soportesallegadosporelfuncionario,para registrodenovedad,iniciarpagode prestacionessocialesyarchivarenlaHojade Vida.

Coordinacinde Seleccin Administracinde Personal.

9.1.2.9.1.3.MARCONORMATIVO
UNIDADDENEGOCIO DEPENDENCIA PROCESO SUBPROCESO FUENTEJURDICADELPROCESO (NOMBRE,NMEROYFECHA) Ley6de1945 SECCIONALCUNDINAMARCA DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL RETIRODELSERVICIO TERMINACINUNILATERALDELCONTRATODETRABAJO

DESCRIPCIN

"Porlacualsedictanalgunasdisposicionesporconveniodetrabajo,asociacionesprofesionales, conflictocolectivo,jurisdiccinespecialdeltrabajo".

Decreto2127de1945

"PorelcualsereglamentalaLey6de1945enlorelativoalcontratoindividualdetrabajoenelartculo 48pargrafo2,artculo49pargrafo2,artculo50".

DecretoLey2351del04deseptiembrede1965artculo7

ReformaLaboral.Artculo7.Subrogaelartculo62delCdigoSustantivodelTrabajo"Terminacindel Contratoporjustacausa"

ConceptoDJNUAL06659del18deseptiembrede1997

Procedimientoparalaterminacindecontratosdetrabajo

ConvencinColectivadeTrabajocelebradaentreelInstitutodeSegurosSocialesyelSindicato NacionaldeTrabajadoresdelaSeguridadSocial20012004artculo5 ConvencinColectivadeTrabajocelebradaentreelInstitutodeSegurosSocialesyelSindicato NacionaldeTrabajadoresdelaSeguridadSocial20012004artculo108 ConvencinColectivadeTrabajocelebradaentreelInstitutodeSegurosSocialesyelSindicato NacionaldeTrabajadoresdelaSeguridadSocial20012004artculo109

EstabilidadLaboral ComitdeRelacionesLaborales ComitNacionaldeRelacionesLaborales

9.1.2.9.1.4.MAPADERIESGOS
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. RIESGO DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO RETIRODELSERVICIO TERMINACIONUNILATERALDELCONTRATODETRABAJO Causa .Inoportunidadenlacomunicacin sobrelaterminacindelContratode Trabajo. Probabilidad Baja Consecuencia Im pacto ControlesExistentes .DecretoLey2351del04de septiembrede1965artculo7. .ConvencinColectivadeTrabajo Tipode control Preventivoy Correctivo Nivelde Riesgo Bajo

1.ImplimientodeNormas Legales

.Incumplimientodelostrminos Alto establecidosporlasdisposiciones legales..Investigacin paralosfuncionariosresponsables delproceso.

2.Desequilibriofinanciero

.Faltadereportepuntualala CoordinacindeNminas.

Baja

.Pagodenminaporserviciosno Alto prestados. .Detrimentopatrimonialparael Instituto. .FraudeparaelISS. .Investigacinparalosfuncionarios responsablesdelproceso.

.Basededatos. .ActoAdministrativode terminacindecontrato.

Preventivoy Correctivo

Bajo

3.Informacinpococonfialbe.

.Faltadereporteoportunoala Baja dependenciaalacualpertenecael trabajador..Base dedatosdepersonaldeplanta,sin registrarnovedades.

.Procesoiniciadosporel Alto funcionariosaliente,quedan inconclusos. .Afectacinenelservicioyenla reasignacindefunciones. .Fallaseninformes,certificaciones.

.Basededatos. .ActoAdministrativode terminacindecontrato.

Preventivoy Correctivo

Bajo

9.1.2.9.2.2.FLUJOGRAMADEACTIVIDADES
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO RETIRODELSERVICIO TERMINACINDELCONTRATOPORMUTUOCONSENTIMIENTO RESPONSABLE No. ACTIVIDAD TRABAJADOROFICIALO EMPLEADO SECRETARIADE GERENCIA TCNICODESERVICIOS ADMINISTRATIVOS SECRETARIA SECRETARIADEL DEPARTAMENTODE RECURSOSHUMANOS

Inicio 1 PresentarlarenunciaalGerenteSeccional.

RemitirlarenunciaalDepartamentode RecursosHumanos.

3 Recepcionarrenuncia. 4

Recepcionaryrevisarlasolicitudde renuncia. EnviarrenunciaalaGerenciaNacionalde RecursosHumanos.

6 RecibirdelaGerenciaNacionaldeRecursos HumanoslaaceptacindelaTerminacin delContrato. 7 Comunicaralinteresado. 8 ElaborarCertificacin. 9 Actualizacinderegistros. 10

Comunicaralasreasinteresadasnovedad depersonal.

Fin

9.1.2.9.2.3.DESCRIPCINDEACTIVIDADES
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Actividad DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO RETIRODELSERVICIO TERMINACINDELCONTRATOPORMUTUOCONSENTIMIENTO Ejecutor Tarea C Donde AntelaGerencia Seccional. Insumos Comunicacinderenuncia. Productoy/oResultado VA Observaciones

1Presentarlarenunciaal TrabajadorOficialoPresentar renuncia libre y espontnea al GerenteSeccional. Empleado GerenteSeccional.

Cartaderenunciaradicadae X instruccin.

2Remitirlarenunciaal Departamentode RecursosHumanos.

Secretariade Gerencia

RemitirrenunciaalaJefaturadeRecursos Humanos.

GerenciaSeccional.

Solicitud.

Iniciartramitespara aceptacinderenuncia.

3Recepcionarrenuncia. Tcnicode Servicios Administrativos

Cartaderenunciaradicadaparaserentregada alaCoordinacindeSeleccindePersonal.

JefaturadeRecursos Humanos.

Cartaderenuncia.

Cartaderenunciaradicaday X entregadaenla CoordinacindeSeleccinde Personal. Verificacindelosdatosdela X renunciaysoportes requeridos.

4Recepcionaryrevisarla Secretaria solicitudderenuncia.

Revisarquelarenunciasealibreyespontnea, CP quetengafechadeterminacin,quese presenteporderechoaPensindeJubilacin, PensindeInvalidez,PensindeVejez,por decisindelTrabajadorOficialdelEmpleado.

Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal.

Cartaderenuncia.

5Enviarrenunciaala GerenciaNacionalde RecursosHumanos.

Secretaria

EnviarlaRenunciavafax.

Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal. JefaturadeRecursos HumanosSeccional.

Renuncia.

Renunciaenviadaparadar tramiteenelNivelNacional.

6RecibirdelaGerencia Secretaria RecibirdelaGerenciaNacionaldeRecursos NacionaldeRecursos Departamentode HumanosylaremitealaCoordinacinde Humanoslaaceptacin Recursos SeleccinyAdministracindePersonal. delaTerminacindel Humanos Contrato.

CP

Oficioderenunciayaceptacin Oficiodeaceptacin, . radicada,pararemitirala CoordinacindeSelecciny AdministracindePersonal.

7Comunicaral interesado.

Secretaria

Proyectaroficiocomunicandoalinteresadola aceptacindelaTerminacindelContrato, informandodocumentosquedebeacreditar: Actadeentregadeprocesosparacargosigual osuperioraTcnico,escarapelaodenuncio porperdida,pazysalvoporentregade elementosdevolutivos,copiadeladeclaracin juramentadadeBienesyRenta,concopiapara elreadondeperteneceporplantade personal.

Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal.

Oficiodeaceptacin.

Oficiocomunicando aceptacinderenunciapara piedefirmadelCoordinador oquienhagasusvecesy firmadelJefedeRecursos Humanos.

8ElaborarCertificacin.

Secretaria

ProyectarlaCertificacinporentregade documentos.

Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal. Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal.

Entregadedocumentos solicitados.

Certificacinpararevisiny firma.

Coordinadorde RevisaryfirmarCertificacin. Selecciny Administracinde Personalquien hagasusveces 9Actualizacinde registros. Secretaria Seregistraenlabasededatoselretiroyfecha. CP

Documentosyelementos sealados.

Certificacinfirmada.

Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal. Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal.

Basededatosyaceptacinde Actualizacindebasede terminacindeContrato. datosplantadepersonal.

10Comunicaralasreas Secretaria interesadasnovedades depersonal.

ElaboraroficioalaCoordinacinSeccionalde CP Nminas,anexandolaaaceptacindela renunciaycertificacinexpedidaporsta Coordinacin,parainiciarlaliquidacinde PrestacionesSocialesconcopiaparala CoordinacinBienestarSocial,Seccinde InventarioyActivosFijos.

Oficiodeaceptacinde Iniciodeltramitede renunciayCertificacindeno PrestacionesSocialesporla tenerasuntospendientesconel CoordinacindeNminas. ISS.

Coordinadorde Revisaryfirmar. Selecciny Administracinde Personalquien hagasusveces

Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal.

Documentosyelementos sealados.

Oficiofirmado.

9.1.2.9.2.4.MARCONORMATIVO
UNIDADDENEGOCIO DEPENDENCIA PROCESO SUBPROCESO FUENTEJURDICADELPROCESO (NOMBRE,NMEROYFECHA) Decreto2127de1945,literal.d,art.47 DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO RETIRODELSERVICIO TERMINACINDELCONTRATOPORMUTUOCONSENTIMIENTO

DESCRIPCIN

"PorelcualsereglamentalaLey6de1945enlorelativoalcontratoindividualdetrabajoenelartculo 48pargrafo2,artculo49pargrafo2,artculo50".

ConceptoDJNUAL06659del18deseptiembrede1997

"Procedimientoparalaterminacindecontratosdetrabajo".

Resolucin0631del18demarzode2003,CaptuloIII,artculo20,numeral21

"Porlacualsedeleganalgunasfacultadesdeordenacindelgasto,sedeleganydefineninstancias paralaresolucinderecursossobreactuacionesadministrativas,sedeleganalgunasfacultadesen materiadeprocesosjudiciales,sedeleganfuncionesenmateriadeadministracindeRecurso Humanoysedictanotrasdisposiciones". "PorelcualsereglamentanlosDecretoLeyes2400y3074de1968yotrasnormassobre administracindepersonalcivil".TtuloV."Elretirodelservicio".CaptuloII."Delarenuncia".

Decreto1950del24deseptiembrede1973.TtuloV,captuloII,artculos110116

9.1.2.10.1.FLUJOGRAMADEACTIVIDADES
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO COORDINACINDESELECCINYADMINISTRACINDEPERSONALSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO RETIRODELSERVICIO RENUNCIA RESPONSABLE No. ACTIVIDAD TRABAJADOROFICIALO EMPLEADO TCNICODESERVICIOS ADMINISTRATIVO SECRETARIADEGERENCIA SECRETARIA SECRETARIA DEPARTAMENTODE RECURSOSHUMANOS

Inicio 1

PresentarlarenunciaalGerente Seccional. RemitirlarenunciaalDepartamentode RecursosHumanos.

3 Recepcionarrenuncia. 4 Recepcionaryrevisarlasolicitudde renuncia. 5 EnviarrenunciaalaGerenciaNacionalde RecursosHumanos.

6 RecibirdelaGerenciaNacionalde RecursosHumanoslaaceptacindela TerminacindelContrato. 7 Comunicaralinteresado. 8 ElaborarCertificacin. 9 Actualizacinderegistros. 10 Comunicaralasreasinteresadas novedaddepersonal.

Fin

9.1.2.10.2.DESCRIPCINDEACTIVIDADES
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Actividad DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO RETIRODELSERVICIO RENUNCIA Ejecutor Tarea Por C Donde AntelaGerencia Seccional. Insumos Comunicacinde renuncia. Productoy/oResultado Cartaderenuncia radicadaeinstruccin. X VA Observaciones

1Presentarlarenunciaal TrabajadorOficialoRenuncia libre y espontnea. GerenteSeccional. Empleado jubilacinoretirodelservicio.

2Remitirlarenunciaal Departamentode RecursosHumanos.

Secretariade Gerencia

RemitirrenunciaalaJefaturadeRecursos Humanos.

GerenciaSeccional.

Solicitud.

Iniciartramitespara aceptacinderenuncia.

3Recepcionarrenuncia. Tcnicode Servicios Administrativos

Cartaderenunciaradicadaparaserentregada alaCoordinacindeSelecciny AdministracindePersonal.

JefaturadeRecursos Humanos.

Cartaderenuncia.

Cartaderenuncia X radicadayentregadaen laCoordinacinde SeleccindePersonal. Verificacindelosdatos X delarenunciaysoportes requeridos.

4Recepcionaryrevisarla Secretaria solicitudderenuncia.

Revisarlostrminosdelarenuncia:quesea libreyespontnea,queindiquefechade terminacin,quesepresenteporderechoa PensindeJubilacin,PensindeInvalidez, PensindeVejez,pordecisindel TrabajadorOficialdelEmpleado. EnviarlaRenunciavafax.

CP

Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal.

Cartaderenuncia.

5Enviarrenunciaala GerenciaNacionalde RecursosHumanos.

Secretaria

Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal. JefaturadeRecursos HumanosSeccional.

Renuncia.

Renunciaenviadapara dartramiteenelNivel Nacional.

CP 6RecibirdelaGerencia Secretaria RecibirActoAdministrativoyremitirloala NacionaldeRecursos Departamentode CoordinacindeSeleccinyAdministracinde Humanoslaaceptacin Recursos Personal. delaTerminacindel Humanos Contrato.

Oficioderenunciay aceptacin.

Oficiodeaceptacin, radicada,pararemitirala Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal.

7Comunicaral interesado.

Secretaria

Proyectaroficiocomunicandoalinteresadola aceptacindelaTerminacindelContrato, informandodocumentosquedebeacreditar: Actadeinformedegestinparacargosigualo superioraTcnicoconavaldelsuperior Jerrquico,escarapelaodenuncioporperdida, pazysalvoporentregadeinventario, FormularionicoDeclaracinJuramentadade BienesyRentayActividadEconmicaPrivada personanatural,.

Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal.

Oficiodeaceptacin. Oficiocomunicando aceptacinderenuncia parapiedefirmadel Coordinadoroquien hagasusvecesyfirma delJefedeRecursos Humanos.

8ElaborarCertificacin.

Secretaria

ProyectarlaCertificacinporentregade documentos.

Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal. Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal.

Entregade documentos solicitados.

Certificacinpara revisinyfirma.

Coordinadorde RevisaryfirmarCertificacin. Selecciny Administracinde Personalquien hagasusveces

Documentosy Certificacinfirmada. elementossealados.

9Actualizacinde registros.

Secretaria

Registrarenlabasededatoselretiroyfecha. CP

Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal. Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal.

Basededatosy aceptacinde terminacinde Contrato.

Actualizacindebase dedatosplantade personal.

10Comunicaralasreas Secretaria interesadasnovedadde personal.

ElaboraroficioalaCoordinacinSeccionalde CP Nminas,anexandolaaceptacindela renunciaycertificacinexpedidaporsta Coordinacin,parainiciarlaliquidacinde PrestacionesSocialesconcopiaparala CoordinacinBienestarSocial,Seccinde inventarios.

Oficiodeaceptacin Iniciodeltramitede derenunciay PrestacionesSociales Certificacindeno porlaCoordinacinde tenerasuntos Nminas. pendientesconelISS.

Coordinadorde Revisaryfirmar. Selecciny Administracinde Personalquien hagasusveces

Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal.

Documentosy Oficiofirmado. elementossealados.

9.1.2.10.3.MARCONORMATIVO
DEPENDENCIA DEPARTAMENTOOSECCIN PROCESO SUBPROCESO FUENTEJURDICADELPROCESO (NOMBRE,NMEROYFECHA) COORDINACINDESELECCINYADMINISTRACINDEPERSONALSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO RETIRODELSERVICIO RENUNCIA

DESCRIPCIN

Decreto1950del24deseptiembrede1973.TtuloV,captuloII,artculos110 "PorelcualsereglamentanlosDecretoLeyes2400y3074de1968yotrasnormassobreadministracindepersonalcivil".TtuloV."El 116 retirodelservicio".CaptuloII."Delarenuncia".

"Porlacualsedeleganalgunasfacultadesdeordenacindelgasto,sedeleganydefineninstanciasparalaresolucinderecursossobre Resolucin0631de18deMarzode2003.capituloIII.Articulo20,Numeral22 actuacionesadministrativas,sedeleganalgunasfacultadesenmateriadeprocesosjudiciales,sedeleganfuncionesenmateriade administracindeRecursoHumanoysedictanotrasdisposiciones".

Ley951del31deMarzode2005

"Porlacualsecreaelactadeinformedegestin".

9.1.2.10.4.MAPADERIESGOS
INFORMACIN
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Riesgo DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO RETIRODELSERVICIO RENUNCIA Causa Probabilidad Consecuencia Im pacto Tipode control .Establecimientodetrminospara Preventivo laentregadedocumentoscomo: Cartadesolicitudderenuncia.. Verificacindelosdatosquedebe tenerlarenuncia.. Solicitardocumentos:Actade informedegestin. ControlesExistentes Nivelde Riesgo Medio

1Serviciodeficiente

Noentrega Bajo oportunade documentospor vencimientode trminospara tramitarla Renuncia.

Noesaceptadala Medio renunciaporser tramitadaconpremura porpartedelsolicitante.

2ServicioInoportuno

Demoraen Medio envide solicitudde renunciapor partedel empleadora NivelNacional.

Retrazoenla Medio aceptacinde terminacindecontrato, afectandoalsolicitante.

Noexistencontroles

Correctivo

Medio

9.1.2.11.1.FLUJOGRAMADEACTIVIDADES
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO RETIRODELSERVICIO DECLARACINDEINSUBSISTENCIADELNOMBRAMIENTO DECLARACINDEINSUBSISTENCIA

No.

ACTIVIDAD

SECRETARIADEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOS

SECRETARIA

Inicio

1 RecibirResolucindeInsubsistencia.

2 Registrarenlabasededatoslanovedadinsubsistencia.

3 ElaborarCertificacin.

4 ComunicarlaResolucindeInsubsistencia.

5 ComunicaraNminas.

Fin

9.1.2.11.2.DESCRIPCINDEACTIVIDADES
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Actividad DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO RETIRODELSERVICIO INSUBSISTENCIADELNOMBRAMIENTO Ejecutor Tarea RecibirlaResolucinyenviarlaala CoordinacindeSeleccinyAdministracin dePersonal. RevisarlaResolucin. C Productoy/o VA Resultado JefaturadeRecursos Resolucinfirmada. Resolucin X Humanos. radicada,entregada aCoordinacinde Selecciny JefaturadeRecursos Resolucinyoficioremisorio. Administracinde Resolucin. Humanos. Donde Insum os Observaciones

1RecibirResolucinde Tcnicode Insubsistencia. Servicios Administrativos 2Remitirala Coordinacinde Selecciny Administracin. 3Comunicarla Resolucinde Insubsistencia. Tcnicode Servicios Administrativos

Secretaria

Proyectaroficiocomunicandoalinteresado, elcontenidodelaResolucinysoportes requeridosparasolicitarelpagode prestacionessociales.

CD Coordinacinde Selecciny Administracinde PersonalSeccional. Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal.

Resolucin.

Oficiopararevisiny X firmas.

Coordinadorde Revisin,piedefirmayfirmadelJefe. Selecciny Administracinde Personalquien hagasusvecesy JefedeRecursos Humanos

Resolucin.

Oficiorevisadoy firmado.

JefedeRecursos Comunicarinsubsistencia,entregaral CP Humanos funcionariooficioyActoAdministrativo emanadadelaPresidenciadelISS,encaso denorealizarcomunicacinpersonalsedebe solicitardichotramiteporcorreocertificado antelaSeccindeAdministracinde Documentos. 4Registrarnovedad. Secretaria RegistrarenelsistemaelActo Administrativo,fechadeinsubsistencia.

JefaturadeRecursos OficioycopiadeResolucin. Constanciade Humanosy/o recibidoporel Coordinacinde interesado,a Selecciny travsdelaSeccin Administracinde deAdministracinde Personal. Documentos.

Coordinacinde Selecciny Administracinde PersonalBasede datos. Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal. Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal.

BasededatosyResolucin Actualizacinde deinsubsistencia. basededatosplanta depersonal.

5ElaborarCertificacin. Secretaria

Proyectarcertificacinparaelempleado,por CP entregadeescarapela,declaracindeBienes yRentayactadeentregadeprocesose inventarios.

Resolucinydocumentos solicitados.

Certificacinpara revisinyfirma.

Coordinadorde RevisaryfirmarCertificacin. Selecciny Administracinde Personalquien hagasusveces

Documentosyelementos sealados.

Certificacinfirmada parasolicitarantela Coordinacinde Nminaselpagode Prestaciones Sociales.

6Comunicarala Secretaria CoordinacinNminas yreasinteresadas.

ProyectaroficioremitiendoalaCoordinacin CP deNminas,copiadelaResolucinde insubsistencia,parasuejecucin,registrode novedad,archivoenlaHojadeVida, allegandosoportesentregadosporel funcionarioparainiciarpagodeprestaciones sociales,concopiaaBienestarSocial, SeccindeActivosFijoseinventariosyrea dondeperteneca.

Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal.

Resolucin.

Resolucin entregada.Seinicia elpagode Prestaciones Sociales.

9.1.2.11.3.MARCONORMATIVO
DEPENDENCIA DEPARTAMENTOOSECCIN PROCESO SUBPROCESO FUENTEJURDICADELPROCESO (NOMBRE,NMEROYFECHA) DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO RETIRODELSERVICIO DECLARACINDEINSUBSISTENCIADELNOMBRAMIENTO

DESCRIPCIN

Decreto1950del24deseptiembrede1973.TtuloV,captuloI,artculos107"PorelcualsereglamentanlosDecretoLeyes2400y3074de1968yotrasnormassobreadministracinde 109 personalcivil".TtuloV."Elretirodelservicio".CaptuloI."Deladeclaratoriadeinsubsistencia".

9.1.2.12.1.FLUJOGRAMADEACTIVIDADES
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. ACTIVIDAD DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO REPORTESINFORMACINDELAFUNCINPBLICA SISTEMANICODEINFORMACINDEPERSONALSUIP RESPONSABLE NUEVOSERVIDORISS SECRETARIA

Inicio

1 DiligenciarlainformacindelFormatoUnicodeHojadeVida.

2 CompararlosdatosdelFormatoUnicodeHojadeVidacon documentos. 3 RegistrarlosdatosdelFormatoUnicodeHojadeVidaenel programainstaladoporlaFuncinPblica. 4 ActualizarlainformacindelosFormatosdeHojadeVidadelos funcionariosqueseencuentranvinculadosalInstitutodeSeguros Sociales. 5 EnviarformatonicodehojadevidaalaCoordinacindeNminas (HojadeVida).

Fin

9.1.2.12.2.DESCRIPCINDEACTIVIDADES
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Actividad DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO REPORTESINFORMACINDELAFUNCINPBLICA SISTEMANICODEINFORMACINDEPERSONALSUIP Ejecutor Productoy/o VA Resultado TramitaelFormularionicodehojadevida(FUHV)el CP Coordinacin Actadeposesin,Formulario. Formularionicode X dadelaposesin. SeccionaldeSeleccin hojadevidatramitado yAdministracinde yfirmado(por Personal. ingreso). Tarea C Donde Insum os Compararlosdatossuministradosenelformatonico CP Coordinacin FormatonicodeHojade deHojadeVidacontradocumentossoportados. SeccionaldeSeleccin Vidaydocumentos yAdministracinde soportadosporelinteresado. Personal. Formatonicode HojadeVida confrontadofrentea documentos allegadosporel interesado. Observaciones

1Diligenciarla NuevoServidor informacindel ISS. FormatonicodeHoja deVida. 2Compararlosdatosdel Secretaria FormatonicodeHoja deVidacon documentossoporte.

X Sialcotejarlosdatosestosnoson correctossesolicitatramitar nuevamenteelformularionicode hojadevidaycontinaelproceso.

Nuevofuncionario yGerente Seccionalde Recursos Humanos Secretaria

PiedefirmadelCoordinadordeSeleccindepersonal oquienhagasusvecesdelJefedelDepartamento SeccionaldeRecursosHumanossilosdatos comparadossoncorrectos.

Departamentode RecursosHumanos.

Formatonicodehojadevida Formatonicode confrontadofrentea HojadeVidafirmado. documentossoporte.

EnvacopiaalabasededatosdelNivelNacional.

CP Coordinacin FormatonicodeHojade SeccionaldeSeleccin Vidafirmado. yAdministracinde Personal. CP Coordinacin Programainstaladoporla SeccionaldeSeleccin Funcinpblicayformato yAdministracinde nicodeHojadeVida. Personal. CP Coordinacin FormatonicodeHojade SeccionaldeSeleccin Vidaydocumentos. yAdministracinde Personal.

Informacinenviadaa X labasededatosdel NivelCentral.

3Registrarlosdatosdel Secretaria nuevofuncionario.

CapturarlosdatosenlaAplicacindelaFuncin PblicaSUIP.

Datosregistradosen elprograma.

4 Actualizarla informacindel FormatonicodeHoja deVidadetodoslos servidorespblicos activos.

Secretaria

RecepcionaryverificarqueelformatonicodeHoja deVidaestedebidamentediligenciadoyanexelos soportescuandohayalgunaactualizacin. CapturarinformacinenlaAplicacindelaFuncin PblicaSUIP,pormodificacionesdedatos personales,formacinacadmicayexperiencia laboraldelosfuncionariosqueseencuentran vinculadosalInstitutodeSegurosSociales.

Formatonicode HojadeVida recepcionadosy verificados. Aplicativo actualizado.

X LaactualizacindelFormulario nicodehojadevidaconformealo establecidoporlaley,seefecta anualmente.

5Enviarformatonico dehojadevidaala Coordinacinde Nmina.

Secretaria

EnviarFormatosparasuarchivoenlaHojadeVida.

Coordinacin FormatonicodeHojade SeccionaldeSeleccin Vida. yAdministracinde Personal.

ArchivoHojade Vida.

9.1.2.12.3.MARCONORMATIVO
DEPENDENCIA PROCESO SUBPROCESO FUENTEJURDICADELPROCESO (NOMBRE,NMEROYFECHA) Resolucin009delaFuncinPblica,artculo1 DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL REPORTESINFORMACINDELAFUNCINPBLICA SISTEMANICODEINFORMACINDEPERSONALSUIP DESCRIPCIN Artculo1."AdoptarelFormatoUnicodeHojadevidaparapersonanatural,dequetrataelartculo1delaLey190de1995".

Ley190de1995,Artculo1

"Porlacualsedictannormastendientesapreservarlamoralidadenlaadministracinpblicaysefijandisposicionesconelfindeerradicarla corrupcinadministrativa",Artculo1."FormatoUnicodeHojadeVida".

Artculo36delaley489del29dediciembrede1.998

"PormediodelcualsecreaelSistemaGeneraldeInformacinAdministrativadelSectorPblico,integrada,entreotras,porlossubsistemas deorganizacininstitucional,degestinderecursoshumanos,materialesyfsicos,yeldedesarrolloadministrativo.ElDiseo,direccine implementacindelSistemaserresponsabilidaddelDepartamentoAdministrativodelaFuncinPblicaencoordinacinconlos organismoscompetentesenSistemasdeinformacinydeloscualesselevantarunamemoriainstitucional".

Decreto1145del24deabrilde2.004 "PorelcualsedictandisposicionesrelacionadasconeldesarrollodelSistemaGeneraldeInformacinAdministrativadelSectorPublico SUIP".

9.1.2.12.4.MAPADERIESGOS
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. RIESGO desactualizada,incompletao pococonfiable. COORDINACINDESELECCINYADMINISTRACINDEPERSONALSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO REPORTESINFORMACINDELAFUNCINPBLICA SISTEMANICODEINFORMACINDEPERSONALSUIP Causa Probabilidad Consecuencia Im pacto Tipode control .DepartamentoAdministrativodelaPreventivoy FuncinPblica,lartculos1,13, Correctivo 14delaLey190de1995. .Verificacindedatosacapturar antesdetransmitirinformacina laGerenciaNacionaldeRecursos Humanosy/oalDAFP. ControlesExistentes Nivelde Riesgo Medio

1 .Informacinfuente

.Diligenciamientodedatosincompleta Baja pococonfiable.. Fallasenlacapturadedatos.

.TransmisindeInformacincontenida Medio enelFormatonicodeHojadeVida "SUIP"yenFormularionico DeclaracinJuramentadadeBienesy RentasyActividadEconmicaPrivada "SIDEC",alaGerenciaNacionalde RecursosHumanosy/oal DepartamentoAdministrativodela FuncinPblica,incompleta desactualizada.

9.1.2.13.1.FLUJOGRAMADEACTIVIDADES
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO REPORTESINFORMACINDELAFUNCINPBLICA SISTEMAPARAELCONTROLYSEGUIMIENTODELADECLARACINDEBIENESYRENTASDELOSSERVIDORES PBLICOSSIDEC RESPONSABLE No. ACTIVIDAD SECRETARIA CoordinadordeSeleccinyAdministracindePersonal

Inicio 1 RequeririnformacinformatoDeclaracindeBienesyRentasy ActividadEconmicaPrivada. 2 Generarlistadodeplantadeservidoresdelaseccional. 3 Recibirlosformatosdebidamentediligenciados. 4 IngresarlainformacinalprogramadelaFuncinPblicaSIDEC.

5 RemitirformatosparaarchivoenlaHojadeVidadecadaservidor. 6 Revisarelproyectoyfirma

7 EnviaralNivelNacional. 8 Reportarlistadodeservidoresquenodiligenciaronelformato SIDEC.

Fin

9.1.2.13.2.DESCRIPCINDEACTIVIDADES
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Actividad DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO REPORTESINFORMACINDELAFUNCINPUBLICA SISTEMAPARAELCONTROLYSEGUIMIENTODELADECLARACINDEBIENESYRENTASDELOSSERVIDORESPBLICOSSIDEC Ejecutor Tarea C Donde Insumos Productoy/oResultado VA x Observaciones

1Requeririnformacin Secretaria formatoDeclaracinde BienesyRentasy ActividadEconmica Privada.

CP Coordinacinde Proyectaroficiodesolicitudparael Normatividadvigentesobrela Proyectodesolicitud. diligenciamientodelformatodeDeclaracinde SeleccindePersonal materia:Ley190/1995. BienesyRentasyActividadEconmica Seccional. ConstitucinPolticade Privadadirigidoalosservidoresdela ColombiayDecreto0736/1996. Seccional.

2 Generarlistadode Secretaria plantadeservidoresde laseccional.

Imprimirlistadodeservidoresdeplanta,donde CP Coordinacinde BasedeDatosPersonalde figurenombres,cdulas,cargoyubicacin. SeleccindePersonal Planta. Seccional.

Listado.

3 Recibirlosformatos debidamente diligenciados.

Secretaria

Recepcionarformatosdiligenciadosporlos servidoresdelNivelSeccional,controlarconel listadodepersonal.

CP Coordinacinde Formatosdebidamente SeleccindePersonal diligenciados. Seccional. Listado.

Formatosrecepcionados.

4Ingresarlainformacin Secretaria alprogramadela FuncinPblica SIDEC. 5Remitirformatospara Secretaria archivoenlaHojade Vidadecadaservidor.

Organizarlosformatosalfabticamente, ingresarlainformacinconsignadaencada unodeellosenelsistema.

CP Coordinacinde Formatosdebidamente SeleccindePersonal diligenciados. Seccional. Listado.

Informacinregistradaen elaplicativoSIDEC.

ProyectaroficiodirigidoalaCoordinacinde Nminasremitiendolosformatosregistradosen elsistema,paraarchivoenlahojadevidade cadaservidor.

Coordinacinde .Formatos. SeleccindePersonal .Proyectodeoficio. Seccional.

Proyectodeoficio.

6Revisarelproyectoy firma

Coordinadorde Elcoordinadorhacelarevisindelproyectoy Selecciny firma. Administracinde Personaloquien hagasusveces

Coordinacinde Proyectodeoficio. SeleccindePersonal Seccional.

Oficiofirmadoyentregado.

7EnviaralNivelNacional. Secretaria

EnviaralaGerenciaNacionaldeRecursos HumanosporcorreoCorporativo,elconsolido delainformacincapturada. Unavezrequeridolosservidoresquenohayan diligenciadoelformato,sereportaalGrupo SeccionaldeAuditoriaDisciplinaria(en cumplimientodelaLey190/1995).

Coordinacinde AplicativoBasedeDatos SeleccindePersonal SIDEC. Seccional.

BasededatosSIDEC enviada.

8Reportarlistadode Secretaria servidoresqueno diligenciaronelformato SIDEC.

Coordinacinde Listadecontroldeentregade Oficioentregado. SeleccindePersonal losFormatosdeservidoresde Seccional. planta.

9.1.2.13.3.MARCONORMATIVO
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO REPORTESINFORMACINDELAFUNCINPBLICA SISTEMAPARAELCONTROLYSEGUIMIENTODELADECLARACINDEBIENESYRENTASDELOSSERVIDORES PUBLICOSSIDEC FUENTEJURDICADELPROCESO (NOMBRE,NMEROYFECHA) Artculo122,Captulo2delaConstitucinPolticadeColombia

DESCRIPCIN "Antesdetomarposesindelcargo,alretirarsedelmismoocuandoautoridadcompetenteselosolicitedeberdeclarar,bajo juramento,elmontodesusbienesyrentas".

Ley190de1995,Artculo13,14y15

"Porlacualsedictannormastendientesapreservarlamoralidadenlaadministracinpblicaysefijandisposicionesconelfinde erradicarlacorrupcinadministrativa",Artculos13,14y15.DeclaracindeBienesyRentas

Resolucin009delaFuncinPblica,artculo4

Artculo4."AdoptarelFormularionicodeDeclaracinJuramentadadeBienesyRentasyActividadEconmicaPrivada,dequetratan losArtculos13,14y15delaLey190de1995".

Decreto2232del18diciembrede1995

"PorelcualsereglamentalaLey190de1995enmateriadeDeclaracindeBienesyRentaseinformedeActividadEconmicaPrivada ascomoelSistemadequejasyreclamos".

Decreto0736del22deabrilde1996

"Porelcualsemodificaelartculo4delDecreto2232de1995".

9.1.2.13.4.MAPADERIESGOS
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO COORDINACINDESELECCINYADMINISTRACINDEPERSONALSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO REPORTESINFORMACINDELAFUNCINPBLICA SISTEMANICODEINFORMACINDEPERSONALSUIPSISTEMAPARAELCONTROLYSEGUIMIENTODELADECLARACINDEBIENESYRENTASDELOS SERVIDORESPBLICOSSIDEC. RIESGO desactualizada,incompletao pococonfiable. Causa Probabilidad Consecuencia Im pacto Tipode control .DepartamentoAdministrativodelaPreventivoy FuncinPblica,lartculos1,13, Correctivo 14delaLey190de1995. .Verificacindedatosacapturar antesdetransmitirinformacina laGerenciaNacionaldeRecursos Humanosy/oalDAFP. ControlesExistentes Nivelde Riesgo Medio

SUBPROCESO No.

1 .Informacinfuente

.Diligenciamientodedatosincompleta Baja pococonfiable.. Fallasenlacapturadedatos.

.TransmisindeInformacincontenida Medio enelFormatonicodeHojadeVida "SUIP"yenFormularionico DeclaracinJuramentadadeBienesy RentasyActividadEconmicaPrivada "SIDEC",alaGerenciaNacionalde RecursosHumanosy/oal DepartamentoAdministrativodela FuncinPblica,incompleta desactualizada.

9.1.2.14.1.FLUJOGRAMADEACTIVIDADES
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO ADMINISTRACINDELAINFORMACINSINDICAL ACTUALIZACINDATOSDEJUNTASDIRECTIVASYCOMITSDELASDIFERENTESORGANIZACIONESSINDICALES RESPONSABLE No. ACTIVIDAD

TCNICODESERVICIOS ADMINISTRATIVOS

SECRETARIA

COORDINADORDEDESARROLLODE PERSONALOQUIENHAGASUSVECES

Inicio

1Recibirloslistadodelasdiferentes agremiacionessindicalesenviadosporel DepartamentoNacionaldeRelaciones Laborales.

2Recibirellistadoconlainformacindelas diferentesagremiacionessindicales.y Registrarlaenlabasededatos.

3ElaboraroficioParaelMinisteriodeproteccion Social

4RecibiroficiodelMinisteriodeProteccin Social,conlasResolucionesyActasde Ejecutoriadeconformacindejuntasdirectivas delasorganizacionessindicales. 5ProyectarrespuestaalDepartamentoNacional deRelacionesLabores.

Fin

9.1.2.14.2.DESCRIPCINDEACTIVIDADES
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Actividad DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO ADMINISTRACINDELAINFORMACINSINDICAL ACTUALIZACINDATOSDEJUNTASDIRECTIVASYCOMITSDELASDIFERENTESORGANIZACIONESSINDICALES Ejecutor Tcnicode Servicios Administrativos Tarea Recepcionarlistados. C Donde Insum os Productoy/oResultado Listadoradicado. VA Observaciones

1Recibirloslistadodelas diferentesagremiaciones sindicalesenviadosporel DepartamentoNacionalde RelacionesLaborales.

Listados. CP Departamento SeccionaldeRecursos Humanos.

Secretaria 2 Recibirellistadoconla informacindelasdiferentes agremiacionessindicales.y Registrarlaenlabasededatos . 3ElaboraroficioParaelMinisterio Secretaria deproteccionSocial

Incluirenlabasededatoslasnovedades presentadas.

CP Coordinacinde Selecciny Administracinde PersonalSeccional. CP Coordinacinde Selecciny Administracinde PersonalSeccional.

Listadoylabasededatos.

Registroyactualizacinde basededatosde AgremiacionesSindicales.

SeelaboraoficioparaelMinisteriode ProteccinSocialencasodeexistir novedadesenlaconformacindelasjuntas directivasdelasorganizacionessindicales, solicitandocopiadelasResoluciones modificatoriasylasrespectivasactasde ejecutoria.

Listadodenovedades.

Proyectodeoficio.

Coordinadorde Revisarelproyectodeoficioycolocapiede Selecciny firma. Administracinde Personalquien hagasusveces Jefe Revisaryfirma. Departamentode Recursos Humanos 4 RecibiroficiodelMinisteriode Secretaria ProteccinSocial,conlas ResolucionesyActasde Ejecutoriadeconformacinde juntasdirectivasdelas organizacionessindicales. 5 Proyectarrespuestaal DepartamentoNacionalde RelacionesLabores.

CP Coordinacinde Selecciny Administracinde PersonalSeccional.

Proyectodeoficio.

Oficioconpiedefirma.

CP JefaturadeRecursos Oficioylistadodenovedades.Oficiofirmadoparaenvi. Humanos.

Registroyactualizacindebasededatosde CP Coordinacinde AgremiacionesSindicales. Selecciny Administracinde PersonalSeccional.

OficiodelMinisteriode ProteccinSocial, ResolucionesyActasde EjecutoriaListadode novedades.

Basededatosactualizada.

Coordinador de Proyectarrespuesta. Seleccin y Administracin de Personal o quien hagasusveces

Oficio del Ministerio de Respuestaproyectadapara CP Coordinacin SeccionaldeSeleccin Proteccin Social, serdigitada. y Administracin de Resoluciones y Actas de Personal. Ejecutoria Listado de novedades.

Secretaria

DigitaroficioparaelDepartamentoNacional deRelacionesLaborales.

CP Coordinacinde Selecciny Administracinde PersonalSeccional. CP Coordinacinde Selecciny Administracinde PersonalSeccional. Proyectodeoficio.

Proyectodeoficio.

Coordinadorde Revisarypiedefirma. Selecciny Administracinde Personalquien hagasusveces Jefe Revisaryfirma. Departamentode Recursos Humanos

Oficiorevisadoconpiede firma.

CP JefaturadeRecursos Humanos.

Oficiofirmadoparaenvo.

9.1.2.14.3.MARCONORMATIVO
UNIDADDENEGOCIO DEPENDENCIA DEPARTAMENTOOSECCION PROCESO FUENTEJURDICADELPROCESO (NOMBRE,NMEROYFECHA) DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO ADMINISTRACINDELAINFORMACINSINDICAL ACTUALIZACINDATOSDEJUNTASDIRECTIVASYCOMITSDELASDIFERENTESORGANIZACIONESSINDICALES

DESCRIPCIN

CdigoSustantivodeTrabajo,SegundaParte:DerechoColectivodelTrabajo TtuloI:Sindicatos.

Artculo353:"DerechodeAsociasin",SubrrogadoArt.38,Ley50de1990.ModificadoArt.1Ley584del200. Artculo354:"ProteccindelDerechodeAsociacin"ModificadoAt.39Ley50de1990. Artculo355:"ActividadesLucrativas".Artculo 356:"SindicatodeTrabajadores.Clasificacin"ModificadoArt.40Ley50de1990Artculo 357:"RepresentacinSindical"ModificadoArt.26Decreto2351de1965.Artculo358:" LibertaddeAfiliacin"ModificadoArt.2Ley584del2000.

ConvencinColectivavigenteentreel1odenoviembrede2001yel31de octubrede2004.

Regulalascondicionesqueregirnloscontratosdetrabajodurantesuvigencia

9.1.2.14.3.MARCONORMATIVO
UNIDADDENEGOCIO DEPENDENCIA DEPARTAMENTOOSECCION PROCESO FUENTEJURDICADELPROCESO (NOMBRE,NMEROYFECHA) DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO ADMINISTRACINDELAINFORMACINSINDICAL ACTUALIZACINDATOSDEJUNTASDIRECTIVASYCOMITSDELASDIFERENTESORGANIZACIONESSINDICALES

DESCRIPCIN

9.1.2.14.3.MARCONORMATIVO
UNIDADDENEGOCIO DEPENDENCIA DEPARTAMENTOOSECCION PROCESO FUENTEJURDICADELPROCESO (NOMBRE,NMEROYFECHA) DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO ADMINISTRACINDELAINFORMACINSINDICAL ACTUALIZACINDATOSDEJUNTASDIRECTIVASYCOMITSDELASDIFERENTESORGANIZACIONESSINDICALES

DESCRIPCIN

9.1.2.14.4.MAPADERIESGOS
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. RIESGO DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO ADMINISTRACINDELAINFORMACINSINDICAL ACTUALIZACINDATOSDEJUNTASDIRECTIVASYCOMITSDELASDIFERENTESORGANIZACIONESSINDICALES Causa Probabilidad Consecuencia Im pacto ControlesExistentes .Registroyactualizacinde basededatosde AgremiacionesSindicales. .Actasdeejecutoriade Resolucionesmodificatoriasde JuntasDirectivasde OrganizacionesSindicales. Tipode control Preventivoy Correctivo. Nivelde Riesgo Bajo

1Informacinfuente desactualizada,incompleta pococonfiable.

.Dificultadenelaccesoadocumentos, Baja pornoreposarenlosarchivosdelISS. .Faltadeoportunidadenlacertificacin delMinisteriodeProteccinSocial, sobrelaconformacin,novedadesy Resolucionesmodificatorias

Informesdesactualizados..Permisos Alto Sindicales,sinderecholegal. .Tomadedecisioneserrneasporparte delaAdministracin..Faltade credibilidaddelInstituto..Demandas contraelISS.

9.1.2.15.1.FLUJOGRAMADEACTIVIDADES
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO ADMINISTRACINDELAINFORMACINSINDICAL REGISTRODEPERMISOSSINDICALESOCASIONALESYPERMANENTES RESPONSABLE

No.

ACTIVIDAD

COORDINADORDEDESARROLLODEPERSONALO QUIENHAGASUSVECES,CONJUNTAMENTECONEL TCNICODESERVICIOSADMINISTRATIVOS

SECRETARIA

TECNICODESERVICIOS ADMINISTRATIVO

Inicio

1 Recibirautorizaciondepermisosindicalenviados porlaGerenciaNacionaldeRecursosHumanos.

2 RecibirpermisosindicalenviadosporlaGerencia NacionaldeRecursosHumanos.

3 Elaboraroficios

4 RevisarelproyectodeOficio

FIN

9.1.2.15.2.DESCRIPCIONDEACTIVIDADES
INFORMACIN DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO ADMINISTRACINDELAINFORMACINSINDICAL REGISTRODEPERMISOSSINDICALESOCASIONALESYPERMANENTES Ejecutor Tarea Recepcionar. C CP Donde Departamento Seccionalde RecursosHumanos. Productoy/o Resultado ActoAdministrativo. ActoAdministrativo radicado. Insumos VA Observaciones

DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Actividad

1Recibirautorizacionde TcnicodeServicios permisosindicalenviados Administrativos porlaGerenciaNacional deRecursosHumanos. 2 Recibirpermisosindical Secretaria enviadosporlaGerencia NacionaldeRecursos Humanos. 3Elaboraroficios Secretaria

Incluirenlabasededatos PlantadePersonallas novedadespresentadas.

CP

Coordinacinde ActoAdministrativo. Registroy Selecciny actualizacindebase Administracinde dedatosPlantade PersonalSeccional. Personal. Coordinacinde ActoAdministrativo. Proyectodeoficio. Selecciny Administracinde PersonalSeccional.

Elaboraroficiosparaelrea dondeestnombradoy/o cumplesusfuncionesy paralaCoordinacinde Nminassobrenovedades, concopiadeActos Administrativos.

CP

4 Revisarelproyectode Oficio

CoordinadordeSelecciny Revisarelproyectodeoficio AdministracindePersonal ycolocarpiedefirma. quienhagasusveces

CP

Coordinacinde Proyectodeoficio. Selecciny Administracinde PersonalSeccional. Jefaturade Oficioylistadode RecursosHumanos. novedades.

Oficioconpiede firma.

JefeDepartamentode RecursosHumanos

Revisaryfirma.

CP

Oficiofirmadopara envo.

9.1.2.15.3.MARCONORMATIVO
UNIDADDENEGOCIO DEPENDENCIA DEPARTAMENTOOSECCION PROCESO FUENTEJURDICADELPROCESO (NOMBRE,NMEROYFECHA) DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO ADMINISTRACINDELAINFORMACINSINDICAL REGISTRODEPERMISOSSINDICALESOCASIONALESYPERMANENTES

DESCRIPCIN

CdigoSustantivodeTrabajo,SegundaParte:DerechoColectivodelTrabajo TtuloI:Sindicatos.

Artculo353:"DerechodeAsociasin",SubrrogadoArt.38,Ley50de1990.ModificadoArt.1Ley584del200. Artculo354:"ProteccindelDerechodeAsociacin"ModificadoAt.39Ley50de1990. Artculo355:"ActividadesLucrativas". Artculo356:"SindicatodeTrabajadores.Clasificacin"ModificadoArt.40Ley50de1990 Artculo357:"RepresentacinSindical"ModificadoArt.26Decreto2351de1965.

ConvencinColectivavigenteentreel1odenoviembrede2001yel31de octubrede2004.

Regulalascondicionesqueregirnloscontratosdetrabajodurantesuvigencia

9.1.2.15.3.MARCONORMATIVO
UNIDADDENEGOCIO DEPENDENCIA DEPARTAMENTOOSECCION PROCESO FUENTEJURDICADELPROCESO (NOMBRE,NMEROYFECHA) DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO ADMINISTRACINDELAINFORMACINSINDICAL REGISTRODEPERMISOSSINDICALESOCASIONALESYPERMANENTES

DESCRIPCIN

9.1.2.15.3.MARCONORMATIVO
UNIDADDENEGOCIO DEPENDENCIA DEPARTAMENTOOSECCION PROCESO FUENTEJURDICADELPROCESO (NOMBRE,NMEROYFECHA) DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO ADMINISTRACINDELAINFORMACINSINDICAL REGISTRODEPERMISOSSINDICALESOCASIONALESYPERMANENTES

DESCRIPCIN

9.1.2.9.16.1.FLUJOGRAMADEACTIVIDADES
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO REQUERIMIENTOS. ATENCIONAPETICIONES,CONSULTAS,QUERELLASYREGLAMENTOINTERNODETRABAJO RESPONSABLE COORDINADORDEDESARROLLODEPERSONALOQUIEN HAGASUSVECES,CONJUNTAMENTECONELTCNICODE SERVICIOSADMINISTRATIVOS

No.

ACTIVIDAD

SECRETARIA

JEFEDERECURSOSHUMANOS Y/OGERENTESECCIONAL

Inicio 1 Recepcionarlaconsulta,peticinoquerella

2 Determinar,ubicacinydatosdelpeticionario.

3 SolicitarHojadeVida.

4 Proyectarrespuesta.

Digitaroficio.

Hacer ajustes al proyecto y/o respuesta, revisar y piedefirma. Recepcionarelproyectoderespuestaparavisto buenoy/ofirma 6ConsolidarysoportarHistricamente.

Fin

9.1.2.9.16.2.DESCRIPCINDEACTIVIDADES
INFORMACION DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Actividad DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO REQUERIMIENTOS ATENCIONAPETICIONES,CONSULTAS,QUERELLASYREGLAMENTOINTERNODETRABAJO Ejecutor Secretara Tarea C Donde Insum os Productoy/oResultado VA o Consulta, peticin o querella recepcionada y radicada. Observaciones

1Recepcionarla consulta,peticino querella

RecepcindeDerechosdePeticin,Quejas, Consulta, peticin CP Coordinacin Reclamos,Manifestaciones,PeticionesdeInformacin, SeccionaldeSeleccin querellaysoportes. Certificaciones,Consultasrelacionadascon y Administracin de ReglamentoInternodeTrabajodeFuncionarios Personal. RequerimientosdeJuzgados,Tribunales.

2Determinar,ubicacin Secretara ydatosdel peticionario.

Verificarsilapeticincorrespondeaunfuncionario CP Coordinacin Peticin, Base de datos, Datospersonalesy exfuncionariodelISSSeccional,sesactivo,retirado. SeccionaldeSeleccin Planta de Personal y laboralesqueidentifiquen y Administracin de registros. alpeticionario. Personal.

3SolicitarHojadeVida. Secretara

SiesoeradelISS,Seccional,sesolicitalahojadevida enlaCoordinacindeNminasoenlasESE`Salaque pertenezcaperteneca.

Coordinacin Solicitud hoja de vida y SeccionaldeSeleccin antecedentes y Administracin de Personal.

4Proyectarrespuesta.

Coordinador de Estudiaryanlizarlasconsultas,peticionesyquerellas Seleccin y yproyectarrespuestadefondoalpeticionarioconlas Administracin de copiasrespectivas,trasladaroficioporcompetencia, Personal o quien concopiaalpeticionariocumpliendoconlostrminos hagasusveces establecidosporlaLey.

Coordinacin Peticin,HojadeVida, SeccionaldeSeleccin NormatividadVigente, y Administracin de ReglamentoInternode Personal. Trabajo.Convencin ColectivaVigente. EstructuradelISS. Resolucin2800de1994. Decreto1403/94.Decreto 337/95.Rgimen disciplinarionico. Coordinacin Oficioproyectado. SeccionaldeSeleccin y Administracin de Personal.

Proyectoderespuestade laconsulta,peticino querella,paraserdigitada

5Digitaroficio.

Secretara

Digitarrespuestasegnoficioproyectado.

Documentopararevisin X yfirmadelCoordinadoro quienhagasusveces.

Coordinador de Hacerajustesalproyectoy/orespuesta,revisarypiede Seleccin y firma. Administracin de Personal o quien hagasusveces

Coordinacin Proyectoderespuesta SeccionaldeSeleccin revisadoparaajustes y Administracin de Personal.

OficioparafirmadelJefe X deRecursosHumanosy/o GerenteSeccional.

Jefe de Recursos Recepcionarelproyectoderespuestaparavistobueno Humanos y/o y/ofirma GerenteSeccional

Jefatura de Recursos Oficios. Humanos y/oGerencia Seccional.

Respuesta con visto X bueno y firma del Jefe de Recursos Humanos y/o GerenteSeccional.

6Consolidarysoportar Secretara Histricamente

Realizarlostramitesparaenvoporcorrespondencia.

Coordinacin Proyectoderespuesta. SeccionaldeSeleccin y Administracin de Personal. Coordinacin Respuestanumeraday SeccionaldeSeleccin fechada y Administracin de Personal.

Respuestanumeraday fechada,conanexos

Secretara

Consolidaryarchivar.

Proyectoderespuesta remitidos,confirmade recibido,

9.1.2.9.16.3.MARCONORMATIVO
UNIDADDENEGOCIO DEPENDENCIA DEPARTAMENTOOSECCION PROCESO FUENTEJURDICADELPROCESO (NOMBRE,NMEROYFECHA) NormatividadExterna Resolucin000087del24deenerode2.003 Ley860de2003del26/12/03 ConstitucinPolticadeColombiade1991 Ley797del29/01/3 DecretoLey1750del26/06/03 Ley790del27/12/02 Ley789del27/12/02 Ley755del23/07/02 Ley311de1996 Ley734del5defebrerode2002 Ley712del05/12/01 Ley584del13/06/00 Ley489del29/12/98 Ley432del29/01/98 Ley344del22/12/96 Ley244del29/12/95 Ley190del06/06/95 Ley100del23/12/93 Ley4del18/05/92 Ley50del28/12/90 Ley71de1988 Ley33del29/01/85 Ley6a.del19/02/45 Decreto190del30/01/03 Decreto2813del29/12/00 Decreto1132del29/06/99 Decreto1453del29/07/98 Decreto604del07/03/97 Decreto416del20/02/97 Decreto2150del05/12/95 Decreto337del20/02/95 Decreto1403del01/07/94 Porlacualseapruebaelreglamentointernodetrabajo. ReformaalSistemaGeneraldePensiones CartaMagna. ReformaalRgimenPensional ModificalaEstructuradelISS Expidedisposicionesparaadelantarelprogramaderenovacindelaadministracinpblicayseotorganfacultadesextraordinariasal Presidente. ReformaLaboralrelacionadaconmodificacinalSubsidioFamiliar,RgimendeProteccinalDesempleado,Organizaciny FuncionamientodelasCajasdeCompensacinFamiliarycontratodeAprendizaje. LicenciadePaternidad RegistroFamiliarsobrelanoexistenciadeprocesosalimentarios. Rgimendisciplinarionico NuevoCdigoProcesaldelTrabajo ModificaelCdigoSustantivodelTrabajo Normassobreorganizacinyfuncionamientodelasentidadesdelordennacional SereorganizaelFondoNacionaldelAhorro RacionalizacinyReasignacindeRecursoshaciasectoresdeficitariosdelaentidadestatal(Cesantasinteresesypagosubsidio familiar) FijatrminosparaelpagooportunodeCesantasyseestablecensanciones Estatutoanticorrupcin CreaelSistemaIntegraldeSeguridadSocial. Fijaelsistemasalarialdelosservidorespblicos ReformaLaboral. Unificaelrgimenpensionalentresectorpblicoyprivado Dictaalgunasmedidassobrecajasdeprevisinyprestacionessocialesparaelsectorpblico DisposicionessobreConvencionesdetrabajo,asociacionesprofesionales,conflictoscolectivosyjurisdiccinespecialdeltrabajo. ConsagraproteccinespecialoretensocialreglamentariodelaLey790de2002 ReglamentariodelaLey584del2000sobrepermisossindicales ModificaelobjetodelFondoNacionaldeAhorro,reglamentariodeLey432de1998 ModificalanaturalezajurdicadelFondoNacionaldeAhorro Rgimensalarialyprestacionalespecial,vinculadosalISSyqueporvirtuddeldecreto416/97continanconsusprestaciones comodeFSS,suscargosseclasificancomodeEEPP. NuevaclasificacindelosservidoresdelISS. Simplificacindetrmites. Modificaeldecreto1403/94. DefinenuevaestructuraparaelISS. DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO REQUERIMIENTOS ATENCIONAPETICIONES,CONSULTAS,QUERELLASYREGLAMENTOINTERNODETRABAJO

DESCRIPCIN

UNIDADDENEGOCIO DEPENDENCIA DEPARTAMENTOOSECCION PROCESO FUENTEJURDICADELPROCESO (NOMBRE,NMEROYFECHA) Decreto1402del01/07/94 Decreto461del01/03/94 Decreto2148del30/12/92 Decreto01del02/01/84 DecretoLey1045del07/06/78 DecretoLey1042del07/06/78 Decreto1653del18/07/77 Decreto1950del24/09/73 Decreto1848del04/09/69 Decreto3135del26/12/68 Decreto3118del26/12/69 Decreto2400del19/09/68 Decretos2663y3743de1950 Decreto797del28/03/49 Decreto2127del28/08/45 Sentenciac579del30/10/96 Co.Col.01/11/01al31/10/04 Res87Minproteccin24/01/03 Resolucin631del18/03/03

DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO REQUERIMIENTOS ATENCIONAPETICIONES,CONSULTAS,QUERELLASYREGLAMENTOINTERNODETRABAJO

DESCRIPCIN NomenclaturadecargosenelISS. AdoptalosEstatutosdelISS ElISScomoempresaindustrialycomercialdelestado. CdigoContenciosoAdministrativo PrestacionesSocialesdeEmpleadosPblicosyTrabajadoresOficiales SistemadeNomenclaturayRemuneracindeEmpleos Salariosyprestacionesfuncionariosdeseguridadsocial NormassobreadministracindepersonalcivilenlaAdministracinPblica. NormassobreadministracindepersonalcivilenlaAdministracinPblica. RgimenPrestacionalEmpleadosPblicos CreaelFondoNacionaldeAhorro NormassobreadministracindepersonalcivilenlaAdministracinPblica. CdigoSustantivodelTrabajo Modificaelartculo52delDecreto2127de1945sobreindemnizaciones ReglamentalaLey6a.de1945sobrecontratoindividualdetrabajo Declarainexequiblelacategoradefuncionariosdeseguridadsocial Normatividadinterna Regulalacondicionesyrelacionesdetrabajo ApruebaelreglamentointernodelInstitutodeSegurosSociales DelegafuncionesenmateriadeRecursosHumanos

ResolucindePresidenciaISS2918del10dediciembrede PorlacualdereglamentaeltrmiteinternodelDerechodePeticin,informacin,consulta,quejasyreclamosanteelInstitutode 2003 SegurosSociales Memorando1215del18/02/04 InformacinSindical ConDJNUAL0659de18/09/97 Memorando6208del03/06/03 Resolucin0162del26/01/05 Resolucin1868del04/10/04 Resolucin1699del09/09/04 Sealaelprocedimientoparalaterminacindelcontratodetrabajo Seimparteninstruccionessobreactualizacindeinformacinsindical PorlacualsedelegaenelGerenteSeccionalBolivaralgunasfacultadesenmateriaderecursoshumanos ModificalaResolucin631del18/03/03enelsentidodeexceptuaralgerentedelaSeccionalBolivardealgunascompetenciasen materiaderecursohumano SemodificalaResolucin631del18/03/03enelsentidodeasignarapartirdelavigenciadelpresenteactoadministrativo,al GerenteNacionaldeRecursosHumanos,elpagodelaspensionesdejubilacinysustitucionespensionalesafavordelosservid ModificalaResolucion631del18/03/03,secentralizaenlaGerenciaNacionaldeRecursosHumanoslacompetenciaparareconocer pensionesdejubilacin,cuotaspartesybonospensionales. PorlacualseadicionalaResolucin631del18/03/03,ordenacindelgastorubrohonorarios. Instructivodedelegaciones Afiliacinsindical Permisossindicalespermanentes ConformacindelosComitesdeRelacionesLaboralesenelISS.

Resolucin1394del28/07/04 Resolucin764del01/04/03 Circular365del02/03/00 Circular386del01/09/00 Circular340del03/11/99 Circular166del25/03/98

9.1.2.9.16.4.MAPADERIESGOS
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. RIESGO COORDINACINDESELECCINYADMINISTRACINDEPERSONALSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO REQUERIMIENTOS ATENCIONAPETICIONES,CONSULTAS,QUERELLASYREGLAMENTOINTERNODETRABAJO Causa Probabilidad Consecuencia Im pacto Tipode control .ConstitucinPolticadeColombia. Preventivoy .CdigoContencioso Correctivo Administrativo. .Cuandoseactaatravsde mandatario,Cdigode ProcedimientoCivil. .ResolucinISSNo.2918de 2003. .Antecedentesybasesdedatos. ControlesExistentes Nivelde Riesgo Medio

1.Prdidadeimagen credibilidadpblica.

.Inoportunidadenlafechaderecibido Media delaspeticiones,parainiciartramite, nocorrespondealafechaderecepcin delaDependenciaqueremite. .Trasladodepeticionesalrea,sin tenerlacompetenciaparadar respuesta,nirelacindirectaconla peticinpresentada. .Faltadeseguimientoycontrol.

.Queelservidorpbliconoactucon Alto celeridadyeficacia..Nodar respuestasdefondoalapeticin planteada..Basesde datosdesactualizadas.

2IncumplimientodeNormas
Legales

.Noexisteunaoficinaconpersonal Media especializadopararesolverdefondolas peticiones,cumpliendocon normatividadyparmetrosvigentes. .Lasrespuestasnonecesariamente sonarticuladas,entrelasdiversas reascompetentes. .Peticionesmalformuladas,queno renanlainformacinodocumentos necesariospararesolverla. .Nocumplirconlostrminosprevistos porlaLey,pararesolverlosdiferentes tiposdepeticiones,requerimientos dejuzadosytribunales. .Faltadedisponibilidaddeinformacin documentos,pornoreposarenlos archivosoficialesybancosdedatosdel ISS.

.Transcurridoelplazopararespondero Alto decidir,nosenotificaalpeticionario, haySilencioAdministrativo. .Demorainjustificadaenabsolverlas peticiones,queconllevaasancin disciplinaria,pormalaconductae investigacindelaProcuradura GeneraldelaNacin. .Lapersonaafectadapuedeejercerel derechodeTutelas. .Sobrecostosoperativosyfinancieros.

.ConstitucinPolticadeColombia. Preventivoy .CdigoContencioso Correctivo Administrativo. .Cuandoseactaatravsde mandatario,Cdigode ProcedimientoCivil. .ResolucinISSNo.2918de 2003.

Medio

9.1.2.9.17.1.FLUJOGRAMADEACTIVIDADES
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Inicio ACTIVIDADES COORDINACIONDESELECCIN GESTIONDELTALENTOHUMANO ADMINISTRACIONDELAINFORMACIONSINDICAL COMITSDERELACIONESLABORALES RESPONSABLE SECRETARIA

RecibirlistadodeintegrantesdeComitsdeRelacionesLaborales.

ConsolidarysoportarHistricamente.

ReportarNovedades.

Fin

9.1.2.9.17.2.DESCRIPCINDEACTIVIDADES
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. 1 Actividad COORDINACINDESELECCIN GESTINDELTALENTOHUMANO ADMINISTRACINDELAINFORMACINSINDICAL COMITSDERELACIONESLABORALES Ejecutor Tarea Recepcionarlistadodeintegrantesque conformanlosComitsdeRelaciones Laborales. C CP Donde Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal. Insumos OficiosdelaGerencia SeccionalydelSindicatode TrabajadoresdelISS, SeccionalCundinamarca "SINTRAISS". Informacinregistradaenla BasedeDatos. Productoy/oResultado Nombredelosfuncionarios designadosporla Administracinyporel Sindicatocomo RepresentantesdelComit. BasesdeDatosdelComit deRelacionesLaboralesy PlantadePersonal actualizadas. Oficiopararevisinypiede firma. VA Observaciones

Recibirlistadode Secretaria integrantesdeComits deRelaciones Laborales.

Consolidarysoportar Histricamente.

Secretaria

Registrarinformacinenlabasededatosy elaborarCuadrosConsolidados, "RepresentantesdelComit". Elaboraroficio,comunicandonovedadesala GerenciaNacionaldeRecursosHumanos.

Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal. Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal. Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal.

ReportarNovedades. Secretara

Coordinadorde Revisinypiedefirmadeoficio,comunicando Selecciny novedades. Administracinde Personaloquien hagasusveces.

OficiosdelaGerencia SeccionalydelSindicatode TrabajadoresdelISS, SeccionalCundinamarca, "RepresentantesdelComit".

Oficiopararevisinyfirma.

Jefedel Revisinyfirmadeoficio,comunicando Departamentode novedades. Recursos Humanos Secretara Archivar.

JefaturadeRecursos Humanos.

Oficiofirmado.

Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal.

OficiosdelaGerencia Archivodelreportede SeccionalydelSindicatode Informacin,verificado, TrabajadoresdelISS, numeradoyfechado. SeccionalCundinamarca,y reportedenovedadala GerenciaNacionaldeRecursos Humanos.

9.1.2.9.17.3.MARCONORMATIVO
DEPENDENCIA DEPARTAMENTOOSECCIN PROCESO SUBPROCESO FUENTEJURDICADELPROCESO (NOMBRE,NMEROYFECHA) COORDINACINDESELECCIN GESTINDELTALENTOHUMANO ADMINISTRACINDELAINFORMACIN COMITSDERELACIONESLABORALES

DESCRIPCIN

ConvencinColectivadeTrabajo,Articulo108

"ComitdeRelacionesLaborales".

ConvencinColectivadeTrabajo,Articulo109

"SecrearenelNivelNacionaldelInstituto,elComitdeRelacionesLaborales,paraquesirvadeorganismodesegundainstanciaenlos procesosyreclamacionescuandonohayaacuerdoenelsenodelosComitsdeRelacionesLaboralesdelNivelSeccional.

9.1.2.9.17.4.MAPADERIESGOS
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. RIESGO COORDINACIONDESELECCIN GESTIONDELTALENTOHUMANO ADMINISTRACIONDELAINFORMACION COMITESDERELACIONESLABORALES Causa Probabilidad Consecuencia Incumplimientodefuncionesacargo delComit. Im pacto Alto ControlesExistentes ConvencinColectivade Trabajo,Artculo108y109 ComitdeRelaciones LaboralesdelNivelNacional. ConvencinColectivade Trabajo.ConstitucionPolitica. Tipode control Preventivo Nivelde Riesgo Alto

1 Incumplimientodelanormas

Noconvocarareunionesordinariasa Alta losmiembrosdelComitdeRelaciones Laborales.

2 DecisionesErrneas

Informacinincompletay Media desactualizadasobreintegrantesque conformanlosComitsdeRelaciones Laborales,decasosparaanalizaren Comit.

Demandas,querellaseinformacin distorcionada.

Medio

Preventivoy correctivo

Medio

9.1.2.9.18.1.FLUJOGRAMADEACTIVIDADES
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO COORDINACINDESELECCINYADMINISTRACINDEPERSONALSECCIONAL GESTONDELRECURSOHUMANO ADMINISTRACINDECOMPENSACIONESYBENEFICIOS LIQUIDACINDEVITICOS RESPONSABLE ACTIVIDAD

No.

TECNICODESERVICIOSADMINISTRATIVOS

COMISIONADO

Inicio

1Solicitarpresupuesto.

2Recepcionarsolicitud.

3LiquidacindeViticosyGastosdeTranspote(Si esnecesario).

4LegalizacindeViticosyGastosdeTransporte.

5Solicitar expedicin de Registro Presupustal (R.P.).

6Radicar la solicitud de los viticos en la CoordinacinCuentasporPagar.

7Legalizarviticos.

Fin

9.1.2.9.18.2.DESCRIPCIONDEACTIVIDADES
INFORMACIN
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Actividad DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOS GESTIONDELTALENTOHUMANO ADMINISTRACINDECOMPENSACIONESYBENEFICIOS LIQUIDACINDEVITICOS Ejecutor Tarea C Donde Insumos Productoy/oResultado anual para VA Observaciones

1Solicitarpresupuesto.

Tcnico deSolicitaracadaunadelasdependenciasde CP Servicios ApoyoAdministrativolasnecesidadesde Administrativos comisionesdeserviciosparalaposterior vigencia(Solamentesehaceesteprocesoenel NegociodeApoyoAdministrativo)yenviode estainformacinalaCoordinacinde Tesorera,PresupuestoyFacturacin.

Departamento deInformacindecadaunadelas Presupuesto RecursosHumanos. Dependencias de ApoyoViticos. Administrativo sobre las comisionesdeservicio.

2Recepcionarsolicitud.

Tcnico deRecepcin de la solicitud en la Jefatura del CP Servicios Departamento de Recursos Humanos por lo Administrativos menos con dez (10) das deanticipacin ala comisin de servicios (excepto en casos de urgencia comprobada), la cual debe ser autorizada por parte del ordenador del gasto (Gerente Seccional), donde debe indicar el nombredelfuncionarioodelcontratistaqueva a viajar, nmero de cdula, cargo (Funcionarios de Planta), dependencia, fecha de la comisin, das de desplazamiento, el lugar de destino, el objeto de la comisin, nmero de cuenta y entidad financiera y si es necesario liquidar transporte. Los funcionarios de planta deben anexar fotocopia del ltimo desprendible de pago. En el caso de los contratistas deben anexar fotocopia del ltimo contrato, poliza de cumplimiento y certificado de honorarios del mesanterior.

Departamento deSolicitud indicando nombre del Elaboracindeliquidacin. RecursosHumanos. funcionarioodelcontratistaque vaaviajar, nmero decdula, cargo(Funcionarios dePlanta), dependencia, fecha de la comisin, das de desplazamiento, el lugar de destino, el objeto de la comisin, nmero de cuenta y entidad financiera y si es necesarioliquidartransporte.

Departamento de Recursos Humanos inicia proceso de liquidacin en comisiones hasta de 5 dassuperioresaestos dias son autorizadas por el Presidente del ISS.

3Liquidacin de Viticos Tcnico deSihayqueliquidartransporteterrestre,sedebeCP y Gastos de TranspoteServicios averiguar en el Terminal deTransporteelvalor (Siesnecesario). Administrativos delostiquetesdeidayvuelta. Siel viajees enavinsesolicitaalDepartamentodeBienes y Servicios la compra de los tiquetes areos. Liquidacin de los viticos y gastos de transporte(Sisonsolicitados).

Departamento deDatos sobre valor de tiquetes RecursosHumanos. terrestresyareos.

4LegalizacindeViticos Tcnico deRevisin y firma de: liquidador, Comisionado, CP yGastosdeTransporte. Servicios JefeInmediatoyGerenteSeccional. Administrativos

Departamento deDocumento de liquidacin deRemitir liquidacin a laX RecursosHumanos. viticos. Coordinacin de tesorera, presupuestoyfacturacin.

5Solicitar expedicin deTcnico deSe remite la liquidacin de los viticos Registro Presupustal Servicios medianteoficioalaCoordinacindeTesorera, (R.P.) Administrativos Presupuesto y Facturacin para la expedicin delRegistroPresupuestal(RP).

Departamento deLiquidacin. RecursosHumanos.

PresupuestoAprobado.

6Radicar la solicitud deTcnico deEnviar la liquidacin de los viticos con oficioCP los viticos en laServicios firmado por la Gerente Seccional a la Coordinacin Cuentas Administrativos Coordinacin Cuentas por Pagar con su porPagar. respectivoRP,paralaelaboracindelaordeny pago.

Departamento deOficio. RecursosHumanos.

Pagos.

7Legalizarviticos

Tcnico deA partir de la fecha de la comisin, el CP Servicios comisionadotienecinco(5)dasparaallegaral Administrativos Departamento de Recursos Humanos el cumplido de la comisin y tiquetes de transporteopasabordo.

Departamento deAllegar el cumplido de laVerificacindecumplimientode RecursosHumanos. comisin y tiquetes delacomisin. transporteopasabordo.

9.1.2.9.18.3.MARCONORMATIVO
DEPENDENCIA DEPARTAMENTOOSECCION PROCESO SUBPROCESO FUENTEJURDICADELPROCESO (NOMBRE,NMEROYFECHA) Resolucin4645del31deoctubrede1989. DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOS GESTIONDELTALENTOHUMANO ADMINISTRACINDECOMPENSACIONESYBENEFICIOS LIQUIDACINDEVITICOS DESCRIPCIN PorelcualsedeleganfuncionesysereglamentaenmateriadecomisionesdeserviciosenelInstitutodeSegurosSociales.Artculo1: Tendrnderechoalreconocimientoypadodeviticosygastosdetransporte.... Artculo2:Comisionesquecausanviticos. Artculo3:ComisionesqueCausanviticos. Artculo4:Sedelegalafacultaddeautorizar,reconoceryordenarloscorrespondientesgastosdeviajeyviticos.... Artculo6:Duracindelascomisiones. Artculo8:LiquidacionypagodeViticos. Artculo11:TramitedeviticosygastosdeTransporte

9.1.2.9.18.4.MAPADERIESGOS
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. RIESGO DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOS GESTIONDELTALENTOHUMANO ADMINISTRACINDECOMPENSACIONESYBENEFICIOS LIQUIDACINDEVITICOS Causa Entregadedocumentossoportes falsos. Probabilidad Baja Consecuencia AfectaciondelPatrimoniodelISS Im pacto Bajo Tipode control .Elaboracindepresupuestopara Preventivo viticosanual..Asignacin derubronetodeviticosparalos negociosquesolicitaronviticarun ControlesExistentes Nivelde Riesgo Bajo

1InformacinFuentepoco confiable.

2Servicioinoportuno

Premuraenlasolicitudparaviticos. Alta

Elempleadonopuederealizarla comisin,nirepresentaralISS.

Alto

.Establecimientodetrminos(15 Preventivo. das)paraentregaFormulariode comisindeServicios.

Alto

9.2.DESARROLLODEPERSONAL

ONAL

9.1.3.2.1.FLUJOGRAMADEACTIVIDADES
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO DESARROLLODEPERSONAL INDUCCIN RESPONSABLE

No.

ACTIVIDAD

COORDINADORDEDESARROLLODE PERSONALOQUIENHAGASUSVECES, CONJUNTAMENTECONELTCNICODE SERVICIOSADMINISTRATIVOS

TCNICOADMINISTRATIVOSECCIONAL DEDESARROLLODEPERSONALY/OJEFE

SECRETARIA

Inicio

1 Recepcionarlistadodenuevosnombramientos.

2 Presentaralaspersonasvinculadas.

3 Seleccionardocentes.

4 ElaborarproyectodeInduccinTemasGeneralesyEspecficosISS.

5 PresentarelProyectodeInduccinISS.

6 Contactarala(s)persona(s)conelfindepresentarlaagendapara lainduccin. 7 Proyectaroficiossolicitandoapoyoalosdocentes.

8 InvitaraparticiparenelProgramadeInduccinsobreelISS.

9 Ejecutarelcursodeinduccinespecifica.

10 EvaluarelprogramadeInduccin.

11 Registrarenelsistemadeestadsticadecapacitacin.

Fin

9.1.3.2.2.DESCRIPCINDEACTIVIDADES
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Actividad DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO DESARROLLODEPERSONAL INDUCCIN Productoy/oResultado Ejecutor Secretaria Tarea C Donde Insum os Nombramientos. Listado. VA X Observaciones

1Recepcionarlistadode nuevosnombramientos. 2Presentaralaspersonas vinculadas.

RecibirdelaCoordinacindeSelecciny CP Coordinacinde AdministracindePersonallistadodenuevos Desarrollode nombramientos. Personal. Presentaralaspersonasvinculadas. Coordinacinde Desarrollode Personal. Coordinacinde Desarrollode Personal. Coordinacinde Desarrollode Personal.

Tcnicode Servicios Administrativos y/osecretaria Tcnicode Servicios Administrativos y/osecretaria Coordinadorde Desarrollode Personaloquien hagasusveces, conjuntamente conelTcnicode Servicios Administrativos

Listadoyservidorespblicos Prestacindelaspersonas vinculados. vinculadasalDepartamento dondefueronnombrados. DirectorioInterno,Listade docentes. Listadodedocentes.

3Seleccionardocentes.

Verificarlistadedocentesinternos.

Contactarlosposiblesdocentesenlos diferentesnegociosyreasdedesempeo estratgicodelaOrganizacinpara programaragendadeinduccin.

Datosdefinidosdeposibles docentes:fortalezas,tiempo requeridoparadesarrollar temticaspropiasdela Induccin,disponibilidadde tiempo,ayudasrequeridas.

4Elaborarproyectode InduccinTemas GeneralesyEspecficos ISS.

Coordinadorde ElaborarborradordeproyectodeInduccin Desarrollode ISS. Personaloquien hagasusveces, conjuntamente conelTcnicode Servicios Administrativos

Coordinacinde Desarrollode Personal.

Ley790de1995.Directrices ProyectodeInduccin. delDepartamentoNacionalde DesarrollodePersonal.

Teniendoencuentala escasavinculacindel personalyquelaplanta delISSestcongelada, eldesarrollodel Programadependersi setratadeunaInduccin paraungrupode servidoresosies personalizada,enste ltimocasoestara cargodelosintegrantes delaCoordinacinde DesarrollodePersonal, conapoyodelos negociossserequiere.

Secretaria

DigitarelProyectodeInduccinISS.

Coordinacinde Desarrollode Personal.

BorradordelProyectode Induccin.

ProyectodeInduccinparala firmadelCoordinadorde DesarrollodePersonalo quienhagasusveces.

Listadodedocentesy fortalezas.Temas generales:Historiadel ISS,Misin,Visin, Objetivos,Estructura Interna, Reestructuraciones, TemasEspecficos: Negocios:EPS,Pensin, ARP,Apoyo Administrativo.

5PresentarelProyectode InduccinISS.

Coordinadorde Desarrollode Personaloquien hagasusveces, conjuntamente conelTcnicode Servicios Administrativos Tcnicode Servicios Administrativos y/osecretaria Secretaria

PresentaralJefedelDepartamentode RecursosHumanosProyectodeInduccin ISS.Definirconjuntamentedocentes,temas propiosdelaInduccinISSparalavigencia, ajustesymodificaciones.

Coordinacinde Desarrollode Personal,Jefaturade RecursosHumanos.

Ley790de1995.Directrices ProgramadeInduccin delDepartamentoNacionalde definido:Jornadade DesarrollodePersonal. induccin,docentes,temasa tratarporcadauno,e intensidadhoraria,fechas.

6Contactarala(s)persona (s)conelfindepresentar laagendaparala induccin. 7Proyectaroficios solicitandoapoyoalos docentes.

Contactarala(s)persona(s)conelfinde presentarlaagendaparalainduccin. CoordinarconlosfacilitadoresCronograma deactividades. Proyectaroficiossolicitandoapoyoalos docentes,informandocronograma,convisto buenoalosJefessiserequiere.

Coordinacinde Desarrollode Personal,Jefaturade RecursosHumanos. Coordinacinde Desarrollode Personal.

DirectorioInterno,telefnico, ProgramacindelaInduccin Calendario,Computador, GeneralyEspecfica. disquete,programade Induccin. ProgramadeInduccin. Oficiosparapiedefirmadel Coordinadoroquienhaga susvecesyfirmadelJefedel DepartamentodeRecursos Humanos. Oficioentregado,con aceptacinonodelos docentesconvistobuenode losJefes,siserequiere. Oficioavaladoyfirmadoporel Coordinadoroquienhaga susvecesyfirmadoporel JefedelDepartamentode RecursosHumanosy entregadoenlas Dependencias. Consecucinde requerimientosparaelcurso.

Cronogramade actividades.

Coordinadorde Oficiorevisadoconfirmasyentregadoalos Desarrollode docentespostuladosparadesarrollarel Personaloquien programadeInduccin. hagasusveces. 8Invitaraparticiparenel ProgramadeInduccin sobreelISS. Secretaria ProyectaroficioparalafirmadelJefedel DepartamentodeRecursosHumanos, invitandoalosnuevosfuncionariosa participardelprogramadeInduccin, indicandocronograma.

Coordinacinde Desarrollode Personal. Coordinacinde Desarrollode Personal.

Oficioproyectado.

ProgramadeInduccin.

9Ejecutarelcursode induccinespecfica.

Tcnicode Servicios Administrativos y/oSecretaria

Reservaroportunamenteespaciofsico, coordinarpartelogstica:insumos,ayudasen generalpreverimprevistos.

Coordinacinde Desarrollode Personal.

Visitasalasdependencias, oficiosprevios,directorio interno,telfono.

Laspersonasquevana recibirlainduccin tendrnquedesplazarse alossitiosdondese encontreldocente.

Secretaria

Confirmarpersonalotelefnicamentecon anterioridaddetres(3)das,cursode Induccin,docentes,participantes,logstica.

Coordinacinde Desarrollode Personal.

Visitasalasdependencias, oficiosprevios,directorio, telfono.

10Evaluarelprogramade Induccin.

Tcnicode Evaluarlostemasdesarrollados,eldocentey Servicios laasistencia,atravsdeformato. Administrativos y/olderdelrea

Coordinacinde Desarrollode Personal.

Formatoyplanillade asistencia.

Recordarevento,reportaral CoordinadordeDesarrollode Personaloquienhagasus veces,imprevistos. EvaluacinFinal.

Correccionesyajustes delprogramade Induccin.

11Registrarenelsistemade Secretaria estadsticade capacitacin.

Digilenciarformatoregistrodecapacitacin.

Coordinacinde Desarrollode Personal.

Formatoderegistro.

Verificaactividades Programadas.

Enelformatoseregistra: Nombreyapellidos, identificacin, Dependencia,Cargo, Nmerodehorasde capacitacin.

Tcnicode Servicios Administrativos y/osecretaria

Registrarenlabasededatoslainformacin delformatoregistrodecapacitacin.

Coordinacinde Desarrollode Personal.

Formatoregistrode capacitacin.

Registrodelainformacinen labasededatos.

9.1.3.2.4.MARCONORMATIVO
UNIDADDENEGOCIO DEPENDENCIA PROCESO SUBPROCESO FUENTEJURDICADELPROCESO (NOMBRE,NMEROYFECHA) Resolucin2575del13dejuniode1995. SECCIONALCUNDINAMARCA DEPARTAMENTODERECUROSHUMANOSSECCIONAL DESARROLLODEPERSONAL INDUCCIN DESCRIPCIN "PorlacualseadoptaelManualdeInduccinyReinduccinenelInstitutodeSegurosSociales".

Resolucin0225deEnerode1998.

"SereglamentalacapacitacinenelInstitutoSeguroSocial".

9.1.3.2.5.MAPADERIESGOS
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Riesgo DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOS GESTINDELTALENTOHUMANO DESARROLLODEPERSONAL INDUCCION Causa Probabilidad Consecuencia Im pacto ControlesExistentes Tipode control Nivelde Riesgo

1Decisioneserrneas.

.Listadodepersonaldeplanta Alta entregadosporlaCoordinacinde SeleccinyAdministracindePersonal estnincompletosodesactualizados. .Eleccindetemas,segn lineamientosdelNivelCentral,ESAPy diagnsticodenecesidades,no acordesalasprioridadesyexpectativas delpersonalycambiosrecientesenel ISS. .Eleccinerrneadedocentes.

.Climalaboralinadecuado. Alto .Desinformacin. .Desmotivacin. .BajaProductividad. .Faltadeconocimientodelos cambiosenlaestructuradelISS, informacinparcializada.

.Plantadepersonal..Lineamientos Preventivoy Alto delDepartamentoNacionalde Correctivo. DesarrollodePersonalylaESAP, .ReportesalaGerenciaNacionalde RecursosHumanos..Evaluarlos temasdesarrollados,eldocenteyla asistencia,atravsdeformato. ResolucinNo.0225deenerode 1998:"Pormediodelacualse reglamentalacapacitacinenel InstitutodeSegurosSociales".

2DesgasteAdministrativo.

.Inasistenciaausentismodelpersonal Media citado..Desintersen participardelascapacitaciones. .Incertidumbreantereestructuracino transformacindelISSycreenciasdel personalquehayocultamientodela informacin..Falta decompromisoysentidode pertenenciaconelISS. .IncumplimientodelPlandeGestinde Capacitacinporpartedelos responsablesdelProceso,enla presentevigencia. .Dificultadenlaconsecucinde facilitadoresyapoyodeEntidadesdel Estado..Inasistenciade docentes..Faltade presupuesto.

.Lafaltadeinduccinde Alto conocimientodelISS,bajala productividad. .Desmotivacindelpersonala cargodelProceso,einvitados. .Retirodelapoyoacadmicopor partedelasEntidadesdelEstado querealizanlascapacitaciones. .Incumplimientodecronograma establecido. .IncumplimientodeNormas vigentes..Llamadadeatencin. .

.Ley790de1995. .Correctivo. .LineamientosdelNivelCentral, citaciones.Confirmarcon anterioridad,asistenciadedocentes, participantes..Listadosde asistenciayreportemensualala GerenciaNacionaldeRecursos Humanos..Formatoregistrode capacitacin.

Alto

3Extemporaneidaddela Induccin.

.Programarinduccinposteriorala Alta llegadadelosfuncionarios. .IncumplimientodelPlandeGestinde Capacitacinporpartedelos responsablesdelProceso,enla presentevigencia.

.Desinformacin. .Desmotivacindelpersonalque ingresaalISS.

Medio

.Cronogramaparainduccin. .ReportemensualalaGerencia NacionaldeRecursosHumanos.

Preventivoy Medio Correctivo.

9.1.3.3.1.FLUJOGRAMADEACTIVIDADES
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO COORDINACINDESARROLLODEPERSONAL GESTINDELTALENTOHUMANO DESARROLLODEPERSONAL REINDUCCIN RESPONSABLE COORDINADORDEDESARROLLODE PERSONALOQUIENHAGASUSVECES, CONJUNTAMENTECONELTCNICODE SERVICIOSADMINISTRATIVOS

No.

ACTIVIDAD

TCNICOADMINISTRATIVOSECCIONAL DEDESARROLLODEPERSONALY/OJEFE

SECRETARIA

Inicio

1 SolicitarplantadepersonalSeccional Cundinamarca.

ElaborarproyectodeReinduccinparael personaldelISSSeccionalCundinamarca. 3 Seleccionardocentes.

4 Definiragendadeejecucindelprocesode Reinduccin. 5 PresentarProyectoReinduccinISS,Seccional Cundinamarca. 6 Remitirprogramacin.

7 Atenderpartelogstica.

8 EvaluarelprogramadeInduccin.

9 Registrarenelsistemadeestadsticade capacitacin. 10 Reportarindicadoresdegestin.

Fin

9.1.3.3.2.DESCRIPCINDEACTIVIDADES
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Actividad DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO DESARROLLODEPERSONAL REINDUCCIN Ejecutor Secretaria Tarea C Donde Insumos Productoy/oResultado VA Plantadepersonal X SeccionalCundinamarca. Observaciones

1Solicitarlistadodela
plantadepersonal Seccional Cundinamarca.

CP RecibirdelaCoordinacindeSelecciny AdministracindePersonallistadodepersonal deplanta.

Coordinacinde listadosdelpersonal DesarrollodePersonal.

2Elaborar proyecto deCoordinadorde Organizarelportafolio:Definirtemas, CD Reinduccin para el Desarrollode incluyendoNormassobreinhabilidades, personal del ISS Personaloquien incompatibilidades,Normasquerienconla Seccional hagasusveces, moraladministrativa,Ley790de1995,yotros Cundinamarca. conjuntamentecon propiasdelaReinducciny/prioritarios elTcnicode segncambiosrecientes,lineamientosdel Servicios DepartamentoNacionaldeDesarrollode Administrativos PersonalydelaESAP. 3Seleccionardocentes. Tcnicode Examinarlistadedocentesinternos. Servicios Administrativosy/o lderdelrea Coordinadorde Contactarlosposiblesdocentesenlos Desarrollode diferentesnegociosyreasdedesempeo Personaloquien estratgicodelaOrganizacinparacoordinar hagasusveces, conlosfacilitadoresagendadeReinduccin. conjuntamentecon elTcnicode Servicios Administrativos

Coordinacinde Portafoliodetemas. DesarrollodePersonal Seccional.

Documentoconlistadode X temasatratar.

Conformeloestablece laLey190/95,el Programade Reinduccinsedebe programarparael personaldePlantacada dos(2)aos.

Coordinacinde DirectorioInterno,Listade DesarrollodePersonal. docentes.

Listadodedocentes.

Coordinacinde DirectorioInterno,telefnico, DesarrollodePersonal. Calendario,portafolio.

Informacinrecopilada: fortalezas,cronogramade actividades,tiempo requeridoparadesarrollar temas,disponibilidadde tiempo,ayudasrequeridas. Aceptacinonodelos docentesconvistobueno delosJefes,siserequiere.

4Definir agenda deCoordinadorde Definircronograma:temasseleccionados, ejecucin del procesoDesarrollode lugar,fecha,horapreviamenteacordadacon deReinduccin. Personaloquien expositoresinternos. hagasusveces, conjuntamentecon elTcnicode Servicios Administrativos

CP

Coordinacinde Listadosdeexpositores DesarrollodePersonal internos,aulasylogstica Seccional. seccional.

Proyectoreinduccin general.

Secretaria

DigitarelProyectodeReinduccinISS, SeccionalCundinamarca.

Coordinacinde BorradordelProyectode DesarrollodePersonal. ReinduccinISS,Seccional Cundinamarca..

ProyectodeReinduccin paralafirmadel CoordinadordeDesarrollo dePersonaloquienhaga susveces.

Listadodedocentesy fortalezas.Temas generales:Historiadel ISS,Misin,Visin, Objetivos,Estructura Interna, Reestructuraciones, Normassobre inhabilidades, incompatibilidades, Normasqueriencon lamoraladministrativa, Ley790de 1995.Temas especficos.

5Presentar ProyectoCoordinadorde PresentarProyectoalJefedelDepartamento Reinduccin ISS, Desarrollode deRecursosHumanosProyecto.Definir Seccional Personaloquien conjuntamentejornada,docentes,temas Cundinamarca. hagasusveces, propiosdelaReinduccinISS,parala conjuntamentecon presentevigencia,ajustesymodificaciones. elTcnicode Servicios Administrativos

Coordinacinde Ley790de1995.Directrices ProgramadeReinduccin DesarrollodePersonalydelDepartamentoNacionalde definiendo. JefaturadeRecursos DesarrollodePersonal. Humanos. Cronograma,docentes,temas, fechas.

Secretaria

DigitarProgramadeReinduccinISS, SeccionalCundinamarca,paraaprobaciny piedefirma.

Coordinacinde ProgramadeReinduccin DesarrollodePersonalydefiniendo.Cronograma, JefaturadeRecursos docentes,temas. Humanos.

Programaavaladoporel CoordinadordeDesarrollo dePersonaloquienhaga susveces,yelJefede RecursosHumanos. Memorandocorregidopor elCoordinadorde DesarrollodePersonalo quienhagasusveces. Memorandopararevisin, piedefirmayfirma.

Tcnicode Servicios Administrativos

ProyectarMemorandoinvitandoalpersonalde laSeccionalalaReinduccinprogramada, indicandocronograma.

Coordinacinde ProgramadeReinduccin. DesarrollodePersonal Seccional.

Secretaria

DigitarMemorandodeReinduccinISS, SeccionalCundinamarcaparapiedefirmadel CoordinadordeDesarrollodePersonaloquien hagasusveces.

Coordinacinde ProgramadeReinduccin. DesarrollodePersonal Seccional.

Coordinadorde Memorandopararevisinyfirma. Desarrollode Personaloquien hagasusvecesy elJefede Recursos Humanos

Coordinacinde ProgramadeReinduccin. DesarrollodePersonaly JefaturadeRecursos Humanos.

Memorandorevisadoy firmado,parafirmadel Gerente.

6Remitirprogramacin. Tcnico Administrativo Seccionalde Desarrollode Personaly/o Secretara

EnviaralosJefesdelasdiferentes Dependencias,Memorandoinstructivoyguas delprogramadeReinduccinespecificandola obligatoriedaddelaasistenciadetodoel personaldePlanta.

Coordinacinde Memorando,DirectorioInterno, Documentoentregado,con DesarrollodePersonal telefnico,Cronogramade firmaderecibido.Listado Seccional. actividades. deasistentes.

Evaluarlostemasdesarrolladosylaasistencia delpersonal. 7Atenderpartelogstica. Tcnicode Coordinarpartelogstica:Reservar Servicios oportunamenteespaciofsico,insumos,ayudas Administrativosy/o engeneralpreverimprevistos. Secretaria Secretaria Confirmarpersonalotelefnicamentecon anterioridaddetres(3)das,cursode Reinduccin,docentes,participantes,logstica.

Coordinacinde Visitasalasdependencias, Consecucinde DesarrollodePersonal. oficiosprevios,directoriointerno requerimientosparael ,telfono. desarrollodela Reinduccin. Coordinacinde Visitasalasdependencias, DesarrollodePersonal. oficiosprevios,directorio, telfono. Confirmacindeevento, reportaralCoordinadorde DesarrollodePersonalo quienhagasusveces, imprevistos. Correccionesyajustes delprogramade Induccin. Enelformatose registra:Nombrey apellidos,identificacin, Dependencia,Cargo, Nmerodehorasde capacitacin.

8Evaluarelprogramade Tcnicode Evaluarlostemasdesarrollados,eldocenteyla Induccin. Servicios asistencia,atravsdeformato. Administrativosy/o Secretaria 9Registrarenelsistema Secretaria deestadsticade capacitacin. Digilenciarformatoregistrodecapacitacin.

Coordinacinde Formatoyplanilladeasistencia.EvaluacinFinal. DesarrollodePersonal.

Coordinacinde Formatoderegistro. DesarrollodePersonal.

Verificaactividades Programadas.

Tcnicode Registrarenlabasededatoslainformacindel Servicios formatoregistrodecapacitacin. Administrativosy/o secretaria 10ReportarIndicadoresde Coordinadorde ReportaralaGerenciaNacionaldeRecursos Gestin. Desarrollode Humanos,loscinco(5)primerosdasdelmes Personaloquien gestinrealizadacuandocorresponda. hagasusvecesy elJefede Recursos Humanos

Coordinacinde Formatoregistrode DesarrollodePersonal. capacitacin.

Registrodelainformacin enlabasededatos.

Coordinacinde Formatoregistrode DesarrollodePersonal. capacitacin,Cuadrode Mando.

Reporteenviado.

9.1.3.3.3.MARCONORMATIVO
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO FUENTEJURDICADELPROCESO (NOMBRE,NMEROYFECHA) Resolucin2575del13dejuniode1995 DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO DESARROLLODEPERSONAL REINDUCCIN DESCRIPCIN "PorlacualseadoptaelManualdeinduccinyreinduccinelelInstitutodeSegurosSociales".

Decreto1567del05deagostode1998,DepartamentoAdministrativodela FuncinPblica

"PorelcualsecreaelSistemaNacionaldeCapacitacin".

9.1.3.3.4.MAPADERIESGOS
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Riesgo DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOS GESTINDELTALENTOHUMANO DESARROLLODEPERSONAL REINDUCCION Causa Probabilidad Consecuencia Im pacto ControlesExistentes Tipodecontrol NiveldeRiesgo Alto

1Decisioneserrneas.

.Listadodepersonaldeplanta Alta entregadosporlaCoordinacinde SeleccinyAdministracindePersonal estnincompletosodesactualizados. .Eleccindetemas,segn lineamientosdelNivelCentral,ESAPy diagnsticodenecesidades,no acordesalasprioridadesyexpectativas delpersonalycambiosrecientesenel ISS. .Eleccinerrneadedocentes.

.Climalaboralinadecuado. Alto .Desinformacin. .Desmotivacin. .BajaProductividad. .Faltadeconocimientode loscambiosenla estructuradelISS, informacinparcializada.

.Plantadepersonal. Preventivoy .LineamientosdelDepartamento Correctivo. NacionaldeDesarrollodePersonal ylaESAP,.ReportesalaGerencia NacionaldeRecursosHumanos. .Evaluarlostemasdesarrollados, eldocenteylaasistencia,atravs deformato.ResolucinNo.0225 deenerode1998:"Pormediode lacualsereglamentala capacitacinenelInstitutode SegurosSociales".

2DesgasteAdministrativo.

.Inasistenciaausentismodelpersonal Media citado..Desintersen participardelascapacitaciones. .Incertidumbreantereestructuracino transformacindelISSycreenciasdel personalquehayocultamientodela informacin..Falta decompromisoysentidode pertenenciaconelISS. .IncumplimientodelPlandeGestinde Capacitacinporpartedelos responsablesdelProceso,enla presentevigencia. .Dificultadenlaconsecucinde facilitadoresyapoyodeEntidadesdel Estado..Inasistenciade docentes..Faltade presupuesto.

.Lafaltadeinduccinde Alto conocimientodelISS,baja laproductividad. .Desmotivacindel personalacargodel Proceso,einvitados. .Retirodelapoyo acadmicoporpartedelas EntidadesdelEstadoque realizanlas capacitaciones. .Incumplimientode cronogramaestablecido. .Incumplimientode Normasvigentes. .Llamadadeatencin. .

.Ley790de1995. .Correctivo. .LineamientosdelNivelCentral, citaciones.Confirmarcon anterioridad,asistenciade docentes,participantes..Listados deasistenciayreportemensuala laGerenciaNacionaldeRecursos Humanos..Formatoregistrode capacitacin.

Alto

3Extemporaneidaddela Induccin.

.Programarinduccinposteriorala Alta llegadadelosfuncionarios. .IncumplimientodelPlandeGestinde Capacitacinporpartedelos responsablesdelProceso,enla presentevigencia.

.Desinformacin. .Desmotivacindel personalqueingresaal ISS.

Medio

.Cronogramaparainduccin. .ReportemensualalaGerencia NacionaldeRecursosHumanos.

Preventivoy Correctivo.

Medio

9.1.3.4.1.FLUJOGRAMADEACTIVIDADES
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO DEPARTAMENTODERECUROSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO DESARROLLODEPERSONAL LICENCIAORDINARIASINSUELDOPARAESTUDIO RESPONSABLE

No.

ACTIVIDAD

SOLICITANTE

JEFEDERECURSOSHUMANOS

TCNICODESERVICIOS ADMINISTRATIVOS

SECRETARIA

Inicio

1 PresentarsolicituddecapacitacinalaJefaturade RecursosHumanosdelaSeccional. 2 RemitiralaCoordinacindeDesarrollodePersonal Seccional. 3 Revisarsolicitudydocumentos.

4 Solicitarcertificacin.

5 RemitirdocumentosalaGerenciaNacionalde recursosHumanos. 6 RecepcionarResolucindeLicenciaOrdinariasin sueldo. 7 ComunicarActoAdministrativo.

8 Archivarelexpediente.

9 Registrarenbasededatosinformacindelicencia.

Fin

9.1.3.4.2.DESCRIPCINDEACTIVIDADES
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No Actividad DEPARTAMENTODERECUROSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO DESARROLLODEPERSONAL LICENCIAORDINARIASINSUELDOPARAESTUDIO Ejecutor Solicitante Tarea Solicitarlacapacitacinanexandolosrequisitos exigidosporlaResolucinN.0225de1998. C Donde JefaturadeRecursos HumanosSeccional. Insumos Productoy/o Resultado VA X Observaciones

1Presentarsolicitudde capacitacinala JefaturadeRecursos Humanosdela Seccional.

Cartaoformatodesolicitud, Solicitudentregada conanexos:conceptostcnicos favorablesdeJefeySuperior inmediato,Cartadeaceptacin delaInstitucineducativa, pnsumacadmico,fechasde iniciacinyterminacinde estudios,certificacinlaboral ISS,indicandotiempode serviciosyquenotiene antecedentesdisciplinarios.

2Remitirala JefeRecursos Coordinacinde Humanos DesarrollodePersonal Seccional Seccional. 3Revisarsolicitudy documentos. Tcnicode Servicios Administrativos Secretaria

Remitirpararevisindedocumentosy cumplimientoderequisitosdelsolicitante.

JefaturadeRecursos HumanosSeccional.

Solicitudyanexos

Solicitudentregada

Verificarcumplimientoderequisitos.

CD

Coordinacin Cartaoformatodesolicitud, DesarrollodePersonal Resolucin0225del28de Seccional. enerode1998.G20 Coordinacin SolicitudyResolucin0225 DesarrollodePersonal del28deenerode1998 Seccional.

DocumentosrevisadosX

4Solicitarcertificacin.

ProyectaroficioparalaCoordinacinde Nminas,solicitandotiempodeserviciosy antecedentesdisciplinarios,parafirmadel Coordinadoroquienhagasusveces.

Oficiopararevisiny X firma

Coordinador Oficiorevisadoyfirmado. Desarrollode Personalquien hagasusveces Secretaria Entregarsolicitud.

Coordinacin SolicitudyResolucin0225 DesarrollodePersonal del28deenerode1998 Seccional.

Oficiolistoparaser entregado.

Coordinacin Solicitudysoportes DesarrollodePersonal Seccional. Coordinacin Solicitudysoportes DesarrollodePersonal Seccional.

Oficioentregadoy Certificacindel SINOPER recepcionada. Oficiorevisadoconpie defirmadel Coordinador DesarrollodePersonal quienhagasus veces.

5RemitirdocumentosalaTcnicode GerenciaNacionalde Servicios RecursosHumanos. Administrativos

Proyectaroficio,paraestudiodesolicitudpor partedelaGerenciaNacionalderecursos Humanos.

JefeRecursos Humanos Seccional Secretaria

Oficiorevisadoyfirmado.

JefaturadeRecursos HumanosSeccional

SolicitudyResolucin0225 del28deenerode1998

Oficiorevisadoy firmadoporelJefede RecursosHumanos. Oficioradicado, numeradoconsellode recibido,listopara enviar. Resolucinradicada, X paraserentregadaa laCoordinacinde DesarrollodePersonal

Entregarporlabolsaopersonalmenteenla SeccindeAdministracindeDocumentos.

Coordinacin Oficioysoportes DesarrollodePersonal Seccional. CP JefaturadeRecursos HumanosSeccional. Documentosrevisados

6RecepcionarResolucin JefeRecursos deLicenciaOrdinaria Humanos sinsueldo. Seccional

RecibirdelaGerenciaNacionaldeRecursos Humanos,Resolucin.

Secretaria

RecibirActoAdministrativo,proyectaroficio, comunicandoResolucinconcopiaala Dependenciadondeperteneceporplantade personal.

Coordinacin ResolucindeLicencia DesarrollodePersonal Ordinariasinsueldo Seccional.

Oficiopararevisiny firma

Coordinador Oficiorevisadoyfirmado. Desarrollode Personalquien hagasusvecesy JefeRecursos Humanos Seccional 7ComunicarActo Administrativo. Tcnicode Servicios Administrativos RequeriralsolicitanteparaentregarResolucin einformarletramitesaseguir:presentarseala CoordinacinNacionaldeDesarrollode PersonalparafirmarContratode ContraprestacindeServiciosyConstitucin delaplizadegaranta.Ensudefectosolicitar alNivelNacional,elenvodelContratoparaser firmadoporelinteresadoenlaSeccional.

Coordinacin ResolucindeLicencia DesarrollodePersonal Ordinariasinsueldo yJefaturadeRecursos Humanos.

Oficiofirmadoy numeradoporla Seccinde Administracinde Documentos

Coordinacin ResolucindeLicencia DesarrollodePersonal Ordinariasinsueldo,visitaala Seccional. dependencia,directorio telefnico.

Contratode contraprestacinde serviciosfirmadopor elinteresado

8Archivarelexpediente. Secretariay Tcnicode Servicios Administrativos 9Registrarenbasede datosinformacinde licencia. Tcnicode Servicios Administrativos

Archivoyseguimiento.

CP

CoordinacinNacional Antecedentes,Resolucin, deCapacitacin. ContratodeContraprestacin deServicios,pliza

Expedientepara archivodefinitivo

DigitardatosdeResolucin,formacin CP acadmica,intensidadhoraria,fechade iniciacinyterminacindelalicenciaordinaria.

readeregistrodel Departamento.

Formatodeinformacinde capacitacin

Basededatos actualizada

9.1.3.4.3.MARCONORMATIVO
DEPENDENCIA DEPARTAMENTOOSECCION PROCESO SUBPROCESO FUENTEJURDICADELPROCESO (NOMBRE,NMEROYFECHA) Decreto694del14deabrilde1975 DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO DESARROLLODEPERSONAL LICENCIAORDINARIASINSUELDOPARAESTUDIOS DESCRIPCIN PormediodelacualseestableceelEstatutodePersonalparaelSistemaNacionaldeSalud(LicenciaOrdinariasinsueldoparaestudio)

Resolucion0225del28deenerode1998

"PormediodelacualsereglamentalacapacitacinenelInstitutodeSegurosSociales",CapituloIV:"DelaslicenciasOrdinariassin sueldoparaestudios".

9.1.3.4.4.MAPADERIESGOS
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. RIESGO DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO DESARROLLODEPERSONAL LICENCIAORDINARIASINSUELDOPARAESTUDIOS Causa .Faltadeoportunidadparaallegar requisitosexigidos,entregade documentacinincompleta. .Incumplimientoderequisitos. Probabilidad Baja Consecuencia Im pacto Tipode control .ResolucinNo.0225deenerode Preventivo 1998. .Seguimiento(certificadode asistencia,formacinacadmica, trabajosynotas,iniciaciny Correctivo. terminacindelalicencia ordinaria). .CoordinacinNacionalde DesarrollodePersonal. .ContratodeContraprestacinde ServiciosyConstitucindela plizadegaranta. ControlesExistentes Nivelde Riesgo Medio

1 .DesgasteAdministrativo

.Prdidadeoportunidaddeformacin Alto acadmica.

2 .Incumplimientode obligaciones.

.Demoraenelenvidedocumentacin Baja paraelNivelNacional. .Faltadeoportunidadporpartede GerenciaNacionalderecursos Humanos,enelestudioexpedicin deResolucinpormediodelacualse confierelaComisindeestudios.

.Elsolicitantenopuedeaccederala Medio formacinacadmica..Desmotivacin delpersonal..Faltade credibilidadenlaAdministracindel ISS.

9.1.3.5.1.FLUJOGRAMADEACTIVIDADES
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO COORDINACINDESARROLLODEPERSONAL GESTIONDELTALENTOHUMANO DESARROLLODEPERSONAL PLANINSTITUCIONALDEFORMACINYCAPACITACIN RESPONSABLE COORDINADORDEDESARROLLO DEPERSONALOQUIENHAGASUS VECESCONJUNTAMENTECONEL TECNICODESERVICIOS ADMINISTRATIVOS

No.

ACTIVIDAD

SECRETARIAY/OTECNICODE SERVICIOSADMINISTRATIVOS

GERENCIANACIONALDE RECURSOSHUMANOS

Inicio

1PrepararoficioalosDepartamentosdelaSeccional, solicitandoDiagnsticodenecesidadesde capacitacin. 2Recibir Lineamientos establecidos por el Nivel Nacional.

3IniciarProcesodediagnstico.

4Organizaragenda.

5ProyectarMemorandoparalasreas.

6Recibir formularios para establecer diagnstico de necesidades,diligenciadosenviadosporlasreasde laSeccional. 7Tabulardatoscontenidosenlosformatos:diagnstico denecesidadesdelaSeccional.

8RemitirinformacinalaGerenciaNacionalde RecursosHumanos.

9RecibirPlanAnualdeCapacitacinISSyPlande Gestindelaoovigenciaycronogramade ejecucin 10Prepararprogramadecapacitacinparaejecutarel PlanAnualdeCapacitacinparaelpersonaldelISS, Seccional. 11Remitir programacin a los Jefes de las diferentes dependencias.

12Desarrollarlascapacitaciones.

13RegistraravancesdelPlandeCapacitaciny asistenciasegnindicadoresdelNivelNacional.

14EfectuarseguimientoyArchivoenlosfolde's correspondientes.

Fin

9.1.3.5.2.DESCRIPCINDEACTIVIDADES
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Actividad COORDINACINDESARROLLODEPERSONAL GESTINDELTALENTOHUMANO DESARROLLODEPERSONAL PLANINSTITUCIONALDEFORMACINYCAPACITACIN Ejecutor Tarea C Donde Coordinacin Desarrollode Personal. Insum os Oficiodesolicitud. Productoy/oResultado VA Observaciones

1Prepararoficioalos Departamentosdela Seccional,solicitando Diagnsticode necesidadesde capacitacin.

Jefede EnviaroficioalosDepartamentosdela Coordinacinde Seccional,solicitandoDiagnsticode Selecciny necesidadesdecapacitacin. Administracinde Personal,Tcnico deServicios Asistencial, Secretaria

Oficio radicado y remitido con X instruccin a los Departamentos de la Seccional.

2Recibir lineamientos Jefede Recibir lineamientos establecidos por el establecidos por el Coordinacinde Nivel Nacional y Herramienta para identificar NivelNacional. Selecciny necesidadesdecapacitacinenlaSeccional. Administracinde Personal,Tcnico deServicios Asistencial, Secretaria

Coordinacin Desarrollode Personal.

Instructivo y formularios: EntregaralCoordinador 1.Registro de necesidades quienhagasusveces. individuales 2.Consolidado de necesidades de Capacitacin por Dependencias 3.Consolidado de necesidades.

3Iniciarprocesode diagnstico

Jefede Revisardocumentos. Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal,Tcnico deServicios Asistencial, Secretaria

CP Coordinacin Desarrollode Personal.

Instructivo del Nivel Nacional, Establecerpasospararealizar documentosdelDepartamento diagnsticodenecesidades Administrativo de la Funcin deCapacitacinSeccional. Pblica, de la Escuela Superior de Administracin PblicayFormularios.

4Organizaragenda

Jefede Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal,Tcnico deServicios Asistencial, Secretaria

Organizaragendaparaaplicacinde formulariosalosservidoresdeplantadela Seccional,ypresentarlaalJefedel DepartamentodeRecursosHumanos.

Coordinacin InstructivodelNivelNacional. Cronogramadeactividades, DesarrollodePersonal presentado,corregidoy/o yJefaturadeRecursos aprobado. HumanosSeccional.

5 ProyectarMemorando Jefede paralasreas. Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal,Tcnico deServicios Asistencial, Secretaria.

RedactarMemorandodandoinstrucciones paradiligenciarformatosanexos,dirigidoa Direcciones,Gruposdetrabajo,Jefesde Departamentos,Coordinadores,Jefesde SeccindelaSeccional.

Coordinacinde Instructivo del Nivel Nacional, MemorandoparaaprobacinypiedefirmadelJefedelDepartamentodeRecursosHum Formulariospara DesarrollodePersonal adjuntarformularios. identificacinde Seccional. necesidadesy consolidadode necesidadesaNivel Seccional.

Jefede Revisinypiedefirma. Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal,Tcnico deServicios Asistencial, Secretaria.

CP JefaturadeRecursos Instructivo del Nivel Nacional, Memorandoaprobadoycon Humanos. proyecto de Memorando y piedefirma. formatos.

Jefede Revisinyfirma. Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal,Tcnico deServicios Asistencial, Secretaria.

CP GerenciaSeccional

Instructivo del Nivel Nacional, Memorandofirmado. proyecto de Memorando y formatos.

Jefede Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal,Tcnico deServicios Asistencial, Secretaria.

EntregaporlabolsaparaNumeraciny radicacinenlaSeccinAdministracinde Documentosentregapersonalalos destinatarios.

Coordinacin Desarrollode Personal.

Memorandofirmado.

Documentoentregadoalas reas,conanexos.

6Recibir formularios Jefede para establecer Coordinacinde diagnstico de Selecciny necesidades, Administracinde diligenciados enviados Personal,Tcnico por las reas de la deServicios Seccional. Asistencial, Secretaria.

Hacerseguimientoyverificarenlistade chequeo,reasquecumplenconlas entregasdelosformulariosdebidamente diligenciados.

Coordinacin Desarrollode Personal.

ListadeDependenciasparael RelacindeDependencias X cotejo,visitasalasreasy querespondenoportunamente llamadasregistradas. yrequerimientoparalas dems.

7Tabular datos Jefede contenidos en los Coordinacinde formatos: diagnstico Selecciny de necesidades de la Administracinde Seccional. Personal,Tcnico deServicios Asistencial, Secretaria.

Identificarlasreastemticasde CP Coordinacin capacitacinmsrelevantesenlaSeccional, Desarrollode temasprioritarioseinformaralaGerencia Personal. NacionaldeRecursosHumanos,para estructurarelplandecapacitacinparael aoovigencia.

Formulariosdebidamente diligenciados:Registrode necesidadesindividuales. Consolidadodenecesidades deCapacitacinpor Dependencias.

Consolidadodenecesidades X deCapacitacindela Seccional.Resultadosdel diagnsticodenecesidades delaSeccionaltabulados.

Datosmsrelevantes, porencimadel70%.

8 RemitirInformacina laGerenciaNacional deRecursos Humanos.

Jefede ProyectaroficiopararemitirInformacin Coordinacinde consolidadaytabuladaalaGerencia Selecciny NacionaldeRecursosHumanos Administracinde Personal,Tcnico deServicios Asistencial, Secretaria.

Coordinacinde Instructivo del Nivel Nacional, Cartaparapiedefirmadel X DesarrollodePersonal Consolidado de necesidades CoordinadordeDesarrollode de Capacitacin de la Personalquienhagasus Seccionalydatostabulados. veces,parafirmadelJefedel DepartamentodeRecursos Humanos.

Jefede Revisinypiedefirma. Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal,Tcnico deServicios Asistencial, Secretaria.

JefaturadeRecursos InstructivodelNivelNacionaly Oficioaprobadoyfirmado. Humanos. datostabulados.

Jefede EnviarporlabolsaparaNumeraciny Coordinacinde radicacinenlaSeccinAdministracinde Selecciny Documentos. Administracinde Personal,Tcnico deServicios Asistencial, Secretaria.

Coordinacin Desarrollode Personal.

Oficiofirmado.

Documentoenviadoala GerenciaNacionalde RecursosHumanos.

RecibirPlanAnualde CapacitacinISSy PlandeGestindel aoovigenciay cronogramade ejecucin.

Jefede Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal,Tcnico deServicios Asistencial, Secretaria.

RadicaroficiodelaGerenciaNacionalde RecursosHumanos,circularde VicepresidenciaAdministrativaconPlande GestinyPlanAnualdeCapacitaciny entregaralJefedelDepartamento.

JefaturadeRecursos Oficio,Circular,PlanNacional EntregaralaJefedel Humanos. deCapacitacinaovigente. Departamento.

Jefede Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal,Tcnico deServicios Asistencial, Secretaria.

AnalizarelPlanNacionaldeCapacitacin ISS,temasespecficosygenerales,revisar indicadoresdeCapacitacinestablecidos porelNivelNacionalenlaprogramacindel PlandeGestinysuejecucin.

JefaturadeRecursos Oficio,Circular,PlanNacional Programacinrevisada, Humanos. deCapacitacinISS,ao Cronogramadeejecucin vigente. proyectadodeacuerdoa Diagnsticodenecesidades prioridadesInstitucionales, decapacitacindela indicandoresponsables Seccional. entregadoalaCoordinacin deDesarrollodePersonal.

Ajustesy modificacionesal cronograma.

10Prepararprogramade capacitacinpara ejecutarelPlananual decapacitacinpara elpersonaldelISS, Seccional.

Jefede Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal,Tcnico deServicios Asistencial, Secretaria.

PrepararypresentaralJefedel DepartamentodeRecursosHumanos,el programadecapacitacindeacuerdoalos temasincluidosenelPlanNacionalde Capacitacinycronogramaestablecido: PrioridadesInstitucionales,Objetivos Organizacionales.

CP Coordinacin de PlanNacionalde Desarrollo de Personal Capacitacin,Relacinde Seccional. temasparaejecutar.

ProgramadeCapacitacin X contenidos,posibles expositoresinternosy externos,ayudas audiovisualesaprobadoporel JefedelDepartamentode RecursosHumanos

Ajustesy modificaciones

11Remitir programacin Jefede Proyectarcomunicaciones,hacerdivulgacin a los Jefes de las Coordinacinde deloseventos. diferentes Selecciny dependencias. Administracinde Personal,Tcnico deServicios Asistencial, Secretaria.

Coordinacin Oficios,carteleras,visitas, Desarrollo de Personal contactostelefnicos, Seccional. consecucindeayudas.

Programas.

12 Desarrollarlas capacitaciones.

Jefede Hacerseguimientoresponderporel Coordinacinde desarrollologsticodeloseventosde Selecciny capacitacin,asistencia. Administracinde Personal,Tcnico deServicios Asistencial, Secretaria.

CP Coordinacin Listadodeasistentes. Desarrollo de Personal Seccional.

Prevenirycorregir imprevistos,contribuirconel buendesarrollodelevento.

Jefede Evaluarlostemasdesarrollados,expositores CP Coordinacin de Formato de evaluacin, Retroalimentacin,atender Coordinacinde yasistenciadelpersonal. Desarrollo de Personal planillasdeasistencia. recomendacionesenotras Selecciny Seccional. capacitaciones, Administracinde modificacionesalPlande Personal,Tcnico Capacitacinreportar deServicios inasistenciasalosjefes,con Asistencial, firmadelCoordinadorde Secretaria. DesarrollodePersonalo quienhagasusveces.

13 Registraravancesdel Jefede Manteneractualizadoslosregistrosenla CP Coordinacin Plandecapacitaciny Coordinacinde basededatosdecapacitacionesgeneralesy Desarrollode asistenciasegn Selecciny especficas. Personal. indicadoresdelNivel Administracinde Nacional. Personal,Tcnico deServicios Asistencial, Secretaria.

Base de datos, Planillas de Basededatosactualizada. asistencia.

Jefede Coordinacinde Selecciny Administracinde Personal,Tcnico deServicios Asistencial, Secretaria.

Presentarinformesmensualesde capacitacingeneralyespecficaalJefedel DepartamentodeRecursosHumanospara remitirlosalaGerenciaNacionaldeRecursos Humanos.

Coordinacin Desarrollode Personal.

Programa del Plan de Informepresentado. capacitacin, Planillas de asistencia, registros en base dedatos,CuadrodeMandoe indicadoresdegestin.

14Efectuarseguimientoy Jefede Velarporelarchivodelosdocumentosafines CP Coordinacin Archivoenlosfolde's Coordinacinde acapacitaciones. Desarrollode correspondientes. Selecciny Personal. Administracinde Personal,Tcnico deServicios Asistencial, Secretaria.

Solicitudes,programaciones, Documentosorganizados. folletos,planillas.

9.1.3.5.3.MARCONORMATIVO
UNIDADDENEGOCIO DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO FUENTEJURDICADELPROCESO (NOMBRE,NMEROYFECHA) Decreto682del16deenerode2003 SeadoptaelPlanNacionaldeformacinycapacitacin SECCIONALCUNDINAMARCA DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO DESARROLLODEPERSONAL PLANINSTITUCIONALDEFORMACINYCAPACITACIN

DESCRIPCIN

Decreto1567del05deagostode1998DepartamentoAdministrativodela FuncinPblica Resolucin415del21dejuniode2003DepartamentoAdministrativodela FuncinPblica Resolucin0242de1998,Artculo6.

PorelcualsecreaelSistemaAdicionaldeCapacitacinyelSistemadeEstmulosparalosempleadosdelestado

PorelcualseactualizaelPlandeFormacinyCapacitacindeServidoresPblicos

"PormediodelacualseaclaralaResolucinNo.225deenero28de1998",Artculo6:"SometimientoalPlanNacionalde Capacitacin".

9.1.3.5.4.MAPADERIESGOS
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. RIESGO DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO DESARROLLODEPERSONAL PLANINSTITUCIONALDEFORMACINYCAPACITACIN Causa Probabilidad Consecuencia Im pacto ControlesExistentes Enviodememorandoconfechas especficasdeentregade Diagnstico. Tipode control Preventivo Nivelde Riesgo Medio

1Enviodememorandos Imcumplimientodetrminos Medio notificandoinscripciones. delosDepartamentospara .Publicidadinvitandoalcurso. presentarrespuestaalos Diagnsticosdenecesidades.

Nosevenreflejadoslosinteresesde Medio capacitacindelosquenoentregraron elDiagnsticodenecesidades.

2Fallasenprocesamiento electrnicodedatos.

LoslineamientosdeNivel Bajo Nacional(solicitudinscripcin acursoesterno,listadode asistencia,evaluacinde capacitaciones)nosepueden imprimir,nimodificarpor encontrrsenenarchivos protegidos. Divulgacininsuficientepor partedeJefesde Departamentoyretardosen entregadecorrespondencia. Bajo

Nosepuedehomogenizarla Medio implementacindedichosformatos segnlineamientosdeNivelNacional.

SolicitarapoyodelDepartamento Correctivo deinformatica,paralograr impresin.

Bajo

3Informacininconsistente desactualizada.

Pocainscripcindelosempleadosy Bajo funcionariospordesconocimientodela ofertaeducativa.

.Enviodememorandos Preventivo notificandoinscripciones. .Publicidadinvitandoalcurso.. EnviodeFax. .Preinscripcineinscripcinal curso. .Listadeasistencia. Preventivoy Correctivo

Bajo

4Enviodememorandos .Nmerodepersonasinscritas Medio notificandoinscripciones. parahacerloscursos .Publicidadinvitandoalcurso. insuficiente.. Desercinalolargodelcurso delosparticipantes.

Retrazocancelacindelcursopor partedelainstitucinquecapacita.

Alto

Medio

9.1.3.6.1.FLUJOGRAMADEACTIVIDADES
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO DESARROLLODEPERSONAL ADECUACINDEHORARIO RESPONSABLE

No.

ACTIVIDAD

INTERESADOENLA CAPACITACIN

JEFEDERECURSOSHUMANOS

TCNICOSERVICIOS ADMINISTRATIVOS

SECRETARIAY/OTCNICODE SERVICIOSADMINISTRATIVOS

Inicio

1 PresentarsolicituddecapacitacinantelaGerencia Seccionaly/olaJefaturadeRecursosHumanos

2 RemitirlasocilicitudalaCoordinacindeDesarrolld Personal 3 Tramitaranteelcompetente,laadecuacindehorario

4 Recibirautorizacindehorarios

5 ComunicarActadeautorizacin

6 Archivardocumentosenfldercorrespondiente

Fin

9.1.3.6.2.DESCRIPCINDEACTIVIDADES
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. Actividad DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDELTALENTOHUMANO DESARROLLODEPERSONAL ADECUACINDEHORARIO Ejecutor Tarea Entregarsolicitudydocumentossoportes: CartadeSolicituddelTrabajadorOficial, conceptotcnicofavorabledelJefeInmediato, CartadeaceptacindelaInstitucineducativa, pnsumacadmico,fechasdeiniciaciny terminacindeestudios. C Productoy/o VA Resultado reasdondepertenece Solicitudydocumentossoporte.Comunicacinradicada, elinteresado. coninstruccin. Donde Insumos Observaciones

1Presentarsolicitudde Interesadoenla capacitacinantela capacitacin GerenciaSeccionaly/o laJefaturadeRecursos Humanos.

2Remitirlasocilicitudala JefedeRecursos Entregarsolicitudydocumentossoportes. Coordinacinde Humanos DesarrolldePersonal.

JefaturadeRecursos Humanos.

Solicitudydocumentossoporte.Solicitudentregada autorizandoeltramite.

3Tramitaranteel Tcnicode competente,la Servicios adecuacindehorario. Administrativos

Recepcionarsolicitud,proyectaroficioparala GerenciaNacionaldeRecursosHumanos.

Coordinacinde Solicitudydocumentossoporte.Oficioproyectado,para DesarrollodePersonal. revisin.

Coordinadorde Revisinypiedefirmas. Desarrollode Personaloquien hagasusvecesy JefedeRecursos Humanos

Coordinacinde Solicitudydocumentos Oficiorevisadoconpie DesarrollodePersonalysoportes,ConvencinColectiva defirmadel JefaturadeRecursos deTrabajovigente. Coordinadoroquien Humanos. hagasusvecesydel JefedeRecursos Humanos,paralafirma delGerenteSeccional.

GerenteSeccional Oficioaprobadoyfirmado.

GerenciaSeccional.

Oficio.

Oficiofirmado autorizandotramiteante elNivelNacional. Oficioyanexos, radicados,numeradosy despachados.

Secretaria

TramitarantelaSeccindeAdministracinde documentos,radicacin,numeracinyenvi.

Coordinacinde Oficioysoportes. DesarrollodePersonal.

4Recibirautorizacinde JefedeRecursos RecibedelaGerenciaNacionaldeRecursos horarios. Humanos Humanosautorizacindehorario.

JefaturadeRecursos Humanos.

Actadeautorizacinde adecuacindehorario, radicadayentregadaa laCoordinacinde DesarrollodePersonal.

5ComunicarActade autorizacin.

Tcnicode Servicios Administrativos

Proyectaoficioparaelinteresadoenla capacitacin,comunicandoautorizacinde adecuacindehorario,anexandoActade autorizacin,concopiaalJefeinmediato.

Coordinacinde SolicitudyActadeautorizacin.Proyectodeoficiopara DesarrollodePersonal. revisinypiedefirma.

Coordinadorde Desarrollode Personaloquien hagasusveces

Revisinypiedefirma.

Coordinacinde SolicitudyActadeautorizacin.Oficiorevisadoconpie DesarrollodePersonal. defirma.

JefeDepartamento Revisinyfirma. deRecursos Humanos Secretaria Radicayentregadocumentoalinteresadoenla capacitacinyalJefeinmediato.

JefaturadeRecursos Humanos.

SolicitudyActadeautorizacin Oficioaprobadoy deadecuacindehorario. firmado.

Coordinacinde Oficiofirmado. DesarrollodePersonal.

Oficioentregado.

6Archivardocumentosen Secretariay/o fldercorrespondiente. Tcnicode Servicios Administrativos

Archivarenexpediente.

Coordinacinde Copiadesolicitudysoportes, Expedienteactualizado. DesarrollodePersonal. documentosdetramite,Actade autorizacindeadecuacinde horario.

9.2.7.4.MARCONORMATIVO
DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO COORDINACINDESARROLLODEPERSONAL GESTINDELTALENTOHUMANO DESARROLLODEPERSONAL. ADECUACINDEHORARIO

FUENTEJURDICADELPROCESO DESCRIPCIN (NOMBRE,NMEROYFECHA) ConvencinColectivadeTrabajocelebradaentreelInstitutodeSeguros Elinstitutoadecuarloshorariosdelostrabajadoresqueadelantanestudiosconelfindefacilitarlesladebidaasistenciaaclase. SocialesyelSindicatoNacionaldeTrabajadoresdelaSeguridadSocial2001 2004,octubre2001Artculo84,Pargrafo1.

9.1.3.6.4.MAPADERIESGOS
INFORMACIN DEPENDENCIA MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO No. RIESGO DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL GESTINDETALENTOHUMANO DESARROLLODEPERSONAL ADECUACINDEHORARIO Causa Probabilidad Consecuencia Im pacto ControlesExistentes Verificar:cartadesolicituddel TrabajadorOficial,concepto tcnicofavorabledelJefe Inmediato,Cartadeaceptacinde laInstitucineducativa,pnsum acadmico,fechasdeiniciaciny terminacindeestudios. Tipode control Preventivo. Nivelde Riesgo Medio

1Falsedaddedocumento.

Constanciadehorariosdeclasepara Baja iniciarestudiosfalsificada.

.TrabajadordelISSbeneficiadoporla Medio adecuacindehorario,sinserjusto.